Распоряжение Губернатора Самарской области от 29.04.2013 № 234-р

если по актам прокурорского реагирования направлен ответ в органы прокуратуры за подписью Губернатора области. В данном случае электронный образ документа (ответа) заносится в АИС ДД и направляется в управление организации контроля должностными лицами, ответственными за исполнение данного документа;

если в управление организации контроля представлена копия отчета, направленного Губернатору области, либо сведения о докладе Губернатору области по вопросу исполнения поручения, содержащегося в резолюции Губернатора области на письма и обращения.

После проведения соответствующих мероприятий доклад об исполнении поручения направляется Губернатору области для принятия решения.

После вынесения соответствующей резолюции Губернатором области доклад об исполнении поручения представляется в управление организации контроля, которое проводит мероприятия по снятию с контроля либо продлению сроков исполнения поручения, а также вносит информацию в АИС ДД КИП.

Ответственный за делопроизводство органа исполнительной власти, которому дано поручение, организовывает работу в соответствии с резолюцией Губернатора области.

В случае, если исполнитель вносит на рассмотрение свое предложение о снятии с контроля соответствующего поручения, а Губернатор области принял решение о продлении срока исполнения поручения, управление организации контроля направляет в адрес исполнителя копию доклада с резолюцией Губернатора области путем прикрепления электронного образа документа в АИС ДД КИП.

Управление организации контроля по требованию вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области представляет информацию о контроле соблюдения исполнительской дисциплины органами исполнительной власти.

5.6. Учет и анализ объемов документооборота

5.6.1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в орган исполнительной власти и создаваемых им, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

5.6.2. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в структурном подразделении органа исполнительной власти, на который возложена функция регистрации документов.

5.6.3. Поступающие, исходящие и создаваемые документы учитываются отдельно.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

5.6.4. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства органа исполнительной власти и представляются руководству в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

5.6.5. Тиражированные экземпляры подсчитываются отдельно работником, осуществляющим копировально-множительную работу, согласно заказам на копировально-множительные работы.

6. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД

6.1. Формирование дел

6.1.1. Составление номенклатуры дел

6.1.1.1. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел для постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения.

6.1.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе исполнительной власти, его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа исполнительной власти, их виды, состав и содержание.

6.1.1.3. В органах исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 50) и сводная номенклатура дел органа исполнительной власти (приложение N 51).

6.1.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется не позднее 15 ноября текущего года сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом органа исполнительной власти и подписывается руководителем структурного подразделения.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее ответственному за делопроизводство органа исполнительной власти.

6.1.1.5. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти составляется ответственным за делопроизводство на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архива органа исполнительной власти.

6.1.1.6. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти подписывается ответственным за делопроизводство, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) органа исполнительной власти, экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) управления государственной архивной службы Самарской области и утверждается не позднее конца текущего года руководителем органа исполнительной власти. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти согласовывается с управлением государственной архивной службы Самарской области не реже одного раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре органа исполнительной власти.

6.1.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел органа исполнительной власти подразделения органа исполнительной власти получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

6.1.1.8. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел органа исполнительной власти является документом постоянного срока хранения, второй используется ответственным за делопроизводство в качестве рабочего, третий применяется в архиве органа исполнительной власти, четвертый - в управлении государственной архивной службы Самарской области, с которым согласовывалась номенклатура дел.

6.1.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

6.1.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа исполнительной власти.

6.1.1.11. Названиями разделов сводной номенклатуры дел органа исполнительной власти являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти.

6.1.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

6.1.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например "12-05", где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти, организаций, учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы, отчеты.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 номенклатуры дел указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПК управления государственной архивной службы Самарской области срок хранения.

В графе 5 "Примечание" номенклатуры дел указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например: "Переходящее с 2012 г."), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти для продолжения и др.

6.1.1.14. Если в течение года в органе исполнительной власти возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

6.1.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

6.1.2. Формирование дел

Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела в структурных подразделениях органов исполнительной власти формируются децентрализованно.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

1) документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;

2) в дело включается один экземпляр каждого документа;

3) каждый документ, помещенный в дело, оформляется в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;

4) в дела помещаются документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел;

5) в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в структурном подразделении органа исполнительной власти, документы выборных органов, их постоянных комиссий и др.);

6) дело не должно превышать 250 листов при толщине пачки документов не более 4 см. Если объем дела превышает установленные нормы, то относящиеся к данному делу документы формируются в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений "т. 1", "т. 2" и т.д.;

7) внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы, при этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или в алфавитном порядке (по авторам или корреспондентам);

8) приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся, приложения объемом более 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;

9) в дела помещаются только исполненные, правильно оформленные документы, то есть документы с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.п.;

10) при необходимости включения в дело факсограммы с нее снимается ксерокопия, которая подшивается в дело;

11) при оформлении дел запрещается использовать фломастер, скотч, силикатный клей, подклеивать документы необходимо только клеем "ПВА";

12) не допускается вносить в документы постоянного хранения и документы по личному составу исправления, не заверенные печатью и подписью должностного лица.

Номер дела, в которое будет подшит документ, определяет исполнитель, согласовав номер с работником соответствующей службы делопроизводства. На документе проставляются отметка "В дело N ...", дата передачи документа в дело, подпись исполнителя (с расшифровкой фамилии и инициалов), а при необходимости - также отметка о решении вопроса, затронутого в данном документе.

6.1.3. Систематизация отдельных категорий документов

При формировании дел осуществляется следующий порядок систематизации документов:

1) нормативные и организационные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

2) положения, инструкции, правила и т.п., являющиеся приложениями к распорядительным документам, группируются вместе с распорядительными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела;

3) приказы по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности. Приказы за один календарный год формируют в дело, внутри дела располагают их по номерам и датам начиная с января. Документы, послужившие основанием для издания приказа по личному составу (заявления на отпуск, служебные записки и др.), формируются отдельно;

4) постановления, распоряжения, приказы по основной деятельности формируются вместе с документами, послужившими основанием для их издания;

5) протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы заседаний комиссий, протоколы заседаний Правительства области, протоколы совещаний и т.д.). Протоколы группируются вместе с документами, на основании которых они готовились (повестки дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности рассмотрения вопросов. Стенограммы заседаний формируются в отдельные дела;

6) переписка за один календарный год размещается в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Не допускаются в делах разделение запросов и ответов, подшивка сопроводительных писем без приложений или отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих возврату;

7) утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты и другие документы группируются отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления, например, отчет за 2012 год, составленный в 2013 году, подшивается в дело 2012 года, а не 2013 года, план на 2013 год, составленный в 2012 году, - в дело 2013 года. Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к перспективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в хронологическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятельности, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: объяснительная записка к отчету, баланс, приложения. Последовательность приложений определяется последовательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке;

8) при формировании дел по предложениям, заявлениям и жалобам граждан раздельно группируются в самостоятельные дела предложения и заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы органов исполнительной власти и их заявления и жалобы по личным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявления, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Внутри группы документы располагаются в хронологическом порядке;

9) документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записки и т.д.), поступающие в вышестоящую организацию, группируются в самостоятельные дела по каждой организации или по документам с одним названием по всем подведомственным организациям;

10) договоры, соглашения (постоянного срока хранения) при отсутствии срока окончания договора (соглашения) формируются в дело по году подписания; внутри дела они располагаются в алфавитном порядке по названиям сторон;

11) законченные делопроизводством личные дела (на уволенных работников) формируются на каждого государственного гражданского служащего отдельно, документы (при их наличии) группируются в следующей последовательности:

опись документов, имеющихся в личном деле;

письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы Самарской области (далее - должность гражданской службы);

собственноручно заполненная и подписанная гражданином Российской Федерации анкета установленной формы с приложением фотографии;

документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

копия паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);

копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы Самарской области;

копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы Самарской области (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);

копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;

копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;

копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;

документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;

медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;

справка о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами.

В личное дело гражданского служащего вносятся также письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

К личному делу гражданского служащего приобщаются иные документы, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами Самарской области.

Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке в зависимости от времени их поступления;

12) личные карточки на уволенных работников формируются в дела по году увольнения, внутри дела - в алфавитном порядке фамилий. Запрещается подшивать личные карточки в личные дела;

13) лицевые счета по заработной плате (карточки-справки) формируются в дело за каждый календарный год отдельно. Дела располагаются в алфавитном порядке фамилий. Для обеспечения сохранности документов по окончании календарного года необходимо распечатать лицевой счет за календарный год на каждого работника. Запрещается использовать ежемесячные расчетные листки взамен лицевого счета;

14) трудовые книжки (невостребованные) хранятся в алфавитном порядке по фамилиям. Каждая трудовая книжка является самостоятельным делом, запрещается подшивать трудовые книжки в личные дела.

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются в хронологическом порядке снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, дела с документами постоянного срока хранения формируются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть в деле заключительным, а первый документ календарного года должен быть в начале дела.

Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов производится в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.

Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - в хронологическом порядке.

6.1.4. Организация оперативного хранения документов

6.1.4.1. С момента заведения и до передачи в архив службы делопроизводства или на уничтожение документы и дела находятся на оперативном хранении по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

Руководители структурных подразделений и ответственные за делопроизводство обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах вертикально, корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение 3 лет, а затем сдаются в архив.

Периодически, как правило, перед передачей в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, возврате дел, смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы делопроизводства, реорганизации и ликвидации органа исполнительной власти или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится внутреннее расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

6.1.4.2. Выдача дел другим структурным подразделениям производится на основании служебной записки с разрешения руководителя службы делопроизводства или его заместителя в соответствии с распределением обязанностей. Выдача дел работникам структурных подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела (приложение N 52). В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. По истечении указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего архив, по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело и находящиеся на оперативном хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа исполнительной власти с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

6.1.5. Подготовка документов

к последующему хранению и использованию

Завершенные дела постоянного срока хранения и по личному составу в течение 2 лет остаются в структурных подразделениях органов исполнительной власти для справочной работы, а затем сдаются в структурное подразделение, которое осуществляет дальнейшее хранение этих документов.

Дела временного срока хранения не подлежат передаче на архивное хранение, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Ответственность за сохранность документов и дел в структурных подразделениях органов исполнительной власти несут руководители служб, осуществляющих хранение документов.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

проведение экспертизы ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел;

составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях органов исполнительной власти.

Прием дел осуществляется только по описям в присутствии работника структурного подразделения органа исполнительной власти.

6.2. Передача дел в архив

6.2.1. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов проводится в следующих случаях:

при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая - ЭК органа исполнительной власти и при необходимости ЭК в его структурных подразделениях.

Экспертиза ценности документов постоянного срока хранения и по личному составу осуществляется в структурных подразделениях органов исполнительной власти членами ЭК и работниками структурных подразделений органов исполнительной власти для установления научной, исторической и практической значимости документов.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия:

отбор документов постоянного срока хранения для подготовки к передаче в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов;

отбор документов временного срока хранения (до 10 лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях органов исполнительной власти;

выделение к уничтожению документов, срок хранения которых истек (в том числе с отметкой "До минования надобности").

В процессе проведения экспертизы ценности документов проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании типового перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, факсимильные копии, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с пометкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру в целях выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного (более 10 лет) сроков хранения и дел по личному составу, а также акты о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и о выделении документов (дел) к уничтожению. При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела в графе "Примечание" делается соответствующая отметка, например: "Уничтожено 30.10.2012" или: "Передано на хранение в _______ по описи 26.08.2012".

Дела постоянного и временного (более 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу подлежат полистному просмотру в целях изъятия дублетных экземпляров, черновиков, факсограмм, документов, подлежащих возврату, документов временного срока хранения, неоформленных копий документов.

6.2.2. Оформление дела

6.2.2.1. Дела постоянного срока хранения и дела по личному составу при передаче из структурных подразделений органов исполнительной власти на архивное хранение подлежат полному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает проведение следующих мероприятий:

подшивка или переплет дела;

составление внутренней описи документов (при необходимости) согласно приложению N 53;

нумерация листов дела;

составление листа-заверителя дела согласно приложению N 54;

оформление обложки дела.

Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией черным графическим карандашом в верхнем правом углу (не задевая текста документа). Использование чернил или цветных карандашей при нумерации дел запрещается.

При наличии ошибок в нумерации листов возможно присвоение литерных номеров листам, например: "1а", "1б".

В случае большого количества ошибок (более 5) проводится перенумерация листов. При этом старые номера зачеркиваются карандашом одной наклонной чертой, а рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены другим краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.

Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Лист-заверитель составляется по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.

Лист-заверитель подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

Внутренняя опись документов составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Общее количество документов вместе с основным документом учитывается в графе "Количество документов". Ко внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документа, то составленная по установленной форме опись подклеивается ко внутренней стороне лицевой обложки дела.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляются новая итоговая запись ко внутренней описи и заверительная надпись дела.

Листы внутренней описи дела нумеруются отдельно и в листе-заверителе дела указываются через знак "+". Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению, допускается хранить их в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Подшивка дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Документы, составляющие дела, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Металлические скрепления (булавки, скрепки) должны быть удалены из дел.

Дела постоянного срока хранения должны храниться в закрытых твердых папках, коробках или в закрытых металлических шкафах.

6.2.2.2. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу оформляется по установленной форме согласно приложению N 55. На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения:

название органа исполнительной власти;

название структурного подразделения, где оформлялось дело;

индекс дела;

номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи;

заголовок дела;

дата дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела.

Большинство элементов описания дела обозначается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозначения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела.

Название организации приводится полностью в именительном падеже, в скобках дается ее сокращенное название. Название структурного подразделения указывается по тем же правилам. Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел.

Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. Заголовком личного дела являются фамилия, имя, отчество уволенного в именительном падеже.

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела органа исполнительной власти будут приняты на государственное хранение.

При изменении наименования органа исполнительной власти (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другой орган исполнительной власти (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этого органа исполнительной власти, а прежнее наименование органа исполнительной власти (структурного подразделения) заключается в скобки.

При объеме дела более 250 листов оно делится на тома. На обложку дела сначала выносится общий заголовок дела, а затем - содержание каждого тома, например: "Распоряжения Губернатора Самарской области N 1 - N 100, т. 1.".

В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается наличие копий.

На обложке дела обязательно указывается дата дела - год(ы) заведения и окончания дела делопроизводством.

При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год, например: "30 октября 2012 года".

При обозначении даты документа допускается ее сокращенное цифровое написание в том случае, если это не приводит к неоднозначности толкования даты, например: "30.10.2012".

Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты заседаний (даты принятия решений).

Крайними датами личного дела являются даты приема и увольнения лица, на которое это дело заведено.

Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки; полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком, например: "[не ранее 2010 г.]", "[не ранее апреля - не позднее мая 2011 г.]", "[не ранее 25] июня 2009 г.", "15 [января] 2007 г.", "5 августа [2001 г.]", "[22 сентября 2010 г.?]".

Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного срока хранения пишется: "Хранить постоянно").

Надписи на обложке дела следует производить машинописным способом, темными чернилами или тушью. Использовать цветные чернила, фломастеры запрещается.

Допускается наклеивание листа с реквизитами обложки дела, оформленного машинописным способом, на форзац переплетенного дела в случае, если оно имеет темную обложку.

6.2.3. Составление и оформление описей и актов

6.2.3.1. Ежегодно по результатам экспертизы ценности документов составляются описи и акты о выделении к уничтожению документов и дел. Оформление и описание дел производится в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

На все завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи (далее - опись).

Опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для учета и раскрытия их содержания.

Описи составляются отдельно на следующие виды дел:

дела постоянного срока хранения;

дела временного (свыше 10 лет) срока хранения;

дела по личному составу.

Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах, один из которых передается вместе с документами в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов, а второй экземпляр (с отметкой о приеме дел) остается в том структурном подразделении, в котором составлялась опись.

Систематизация дел в описи должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

Заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел. При внесении в опись нескольких дел с одинаковыми заголовками дела систематизируются в хронологическом порядке, при этом полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные дела обозначаются словами "то же", другие сведения указываются полностью (на каждом новом листе описи заголовок полностью повторяется).

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается запись: "Документы за данный год см. также в разделе описи за ... год, дело N ...", - которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к годовому разделу.

В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Графа описи "Примечание" используется для отметок об особенностях физического состояния дел, передаче дел другим структурным подразделениям, наличии копий и т.д.

Опись дел постоянного срока хранения

6.2.3.2. На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел органа исполнительной власти.

В годовой раздел сводной описи дел постоянного срока хранения включаются заголовки дел постоянного срока хранения, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного срока хранения составляется по форме согласно приложению N 56.

Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного срока хранения, нумеруются в валовом порядке.

Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.

Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел сводной описи дел по дате заведения дела. В конце годовых разделов сводных описей дел за последующие годы делается запись: "Документы за данный год см. также в разделе описи за ... год, дело N ...", - которая помещается после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года. Эта особенность оговаривается в предисловии к данному годовому разделу.

После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.

К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного срока хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.

В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре органов исполнительной власти за период, который охватывают дела описи, дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел, указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию, дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях, освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия.

Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие, более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу.

В оглавлении перечисляются предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).

Список сокращенных слов составляется в тех случаях, если в годовом разделе употребляются сокращения, характерные для деятельности органа исполнительной власти. Сокращения в списке помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагают в списке в алфавитном порядке.

Указатели составляются, как правило, по сведениям, содержащимся в описательных статьях раздела, без просмотра дел. Только в тех случаях, когда в раздел включены заголовки дел, сформированных по номинальному и хронологическому признакам, указатели составляются с просмотром дел. Понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.

Годовой раздел сводной описи составляется в четырех экземплярах. Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются.

Годовой раздел сводной описи дел постоянного срока хранения подлежит рассмотрению ЭК, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф "СОГЛАСОВАНО" с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Согласованные годовые разделы направляются на рассмотрение ЭПК управления государственной архивной службы Самарской области органа исполнительной власти.

После утверждения годового раздела ЭПК опись утверждается руководителем органа исполнительной власти, затем первый экземпляр описи передается в соответствующий государственный архив, а остальные экземпляры остаются в органе исполнительной власти.

Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного срока хранения, нумеруются в валовом порядке до тех пор, пока их число не достигнет четырехзначной цифры, после чего годовой раздел считается законченной описью дел фонда, при этом количество заголовков дел, включаемых в законченную опись, согласовывается с управлением государственной архивной службы Самарской области.

Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись.

Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист, оформленный согласно приложению N 57.

На титульном листе законченной описи дел постоянного срока хранения указываются:

название фонда;

номер фонда;

номер описи;

название описи, которая включает указание категории документов (постоянного, временного сроков хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;

крайние даты дел, включенных в опись.

Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела органа исполнительной власти.

Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней переплетается.

В годовой раздел сводной описи дел постоянного срока хранения включаются заголовки дел только после сверки их со сводной номенклатурой дел за этот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, при обнаружении ошибок дела подвергаются расшивке и переформированию.

Опись дел временного (свыше 10 лет) срока хранения

6.2.3.3. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения включаются заголовки дел, сформировавшихся в течение года в структурных подразделениях органа исполнительной власти.

Порядок внесения заголовков в годовой раздел сводной описи дел аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного срока хранения.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения составляется по форме согласно приложению N 58.

Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.

При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов.

Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения печатается в двух экземплярах.

Опись дел по личному составу

6.2.3.4. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляется по форме согласно приложению N 59. Порядок заполнения граф в данной описи аналогичен порядку внесения заголовков в опись дел постоянного срока хранения.

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

приказы по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате;

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Вышеперечисленные документы больших объемов могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи. Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту. На личные дела государственных служащих составляется отдельная опись. Независимо от того, что они хранятся в течение 10 лет на месте в структурных подразделениях, опись личных дел представляется в управление государственной архивной службы Самарской области.

Годовой раздел сводной описи дел по личному составу печатается в 3 экземплярах, подписывается составителем и работником кадровой службы и представляется на рассмотрение ЭК. После одобрения ЭК он подлежит согласованию с ЭПК, а затем утверждается руководителем органа исполнительной власти.

6.2.4. Уничтожение документов, не подлежащих хранению

Документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение, хранятся в структурных подразделениях органов исполнительной власти до истечения срока хранения, после чего уничтожаются по акту, который согласовывается с ЭК, утверждается руководителем органа исполнительной власти или уполномоченным им должностным лицом.

Заголовки однородных дел, выделенных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с 3-летним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2012 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2016 года, с 5-летним сроком хранения - не ранее 1 января 2018 года.

Образец оформления акта приведен в приложении N 60.

6.2.5. Передача дел на архивное хранение

В архив органа исполнительной власти передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, включая дела по личному составу. Передача производится только по утвержденным описям дел.

Дела с исполненными документами передаются в архив органа исполнительной власти после завершения их делопроизводством.

Прием каждого дела производится ответственным за архив органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения по описям. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив органа исполнительной власти и сотрудника, передавшего дела.

Документы постоянного срока хранения органа исполнительной власти по истечении сроков их временного хранения передаются в упорядоченном состоянии на постоянное хранение в государственные архивы Самарской области.

6.2.6. Порядок передачи документов при реорганизации

или ликвидации органа исполнительной власти

6.2.6.1. Порядок передачи и дальнейшего использования документов органов исполнительной власти при их ликвидации или реорганизации регулируется правовыми актами о ликвидации или реорганизации органов исполнительной власти.

6.2.6.2. Передача документов ликвидируемых органов исполнительной власти осуществляется ликвидационной комиссией.

В состав ликвидационной комиссии должен входить представитель управления государственной архивной службы Самарской области.

6.2.6.3. При ликвидации органа исполнительной власти:

документы постоянного срока хранения должны быть переданы в соответствующий государственный архив;

документы по личному составу должны быть переданы в государственное бюджетное учреждение Самарской области "Самарский областной государственный архив документов по личному составу";

документы с неистекшими временными сроками хранения должны быть переданы на архивное хранение в соответствующий государственный архив по акту приема-передачи с приложением актов о выделении к уничтожению документов отдельно за каждый год, подготовленному ликвидационной комиссией;

документы, срок хранения которых истек на момент ликвидации органа исполнительной власти, уничтожаются ликвидационной комиссией в установленном порядке.

6.2.6.4. При реорганизации органов исполнительной власти документы передаются вновь возникшим органам исполнительной власти в соответствии с их компетенцией.

6.2.6.5. Перед передачей документов органов исполнительной власти в случае ликвидации или реорганизации органов исполнительной власти проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества научно-технической обработки документов, находящихся в делопроизводстве или на архивном хранении органа исполнительной власти.

Если документы оформлены с нарушением установленных требований, то ликвидационная комиссия или реорганизуемый орган исполнительной власти организуют устранение указанных нарушений.

7. Организационно-технические мероприятия

7.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ЗАСЕДАНИЙ ПРАВИТЕЛЬСТВА ОБЛАСТИ

7.1.1. Подготовка и проведение заседаний Правительства области, оформление принятых на заседаниях правовых актов осуществляются в соответствии с Регламентом Правительства Самарской области <22>.

--------------------------------

<22> Постановление Правительства Самарской области от 12.10.2011 N 555 "О Регламенте Правительства Самарской области".

7.1.2. Члены Правительства области, руководители органов исполнительной власти, не являющихся министерствами (иные органы исполнительной власти), не позднее чем за два месяца до начала очередного полугодия представляют в секретариат Правительства области подготовленные предложения для включения в план работы Правительства области, содержащие:

наименование вопроса;

общую характеристику, основные положения предлагаемого к рассмотрению вопроса и обоснование необходимости его рассмотрения Правительством области;

форму акта Правительства области;

данные о головном исполнителе (перечне исполнителей), ответственном за подготовку рассмотрения вопроса Правительством области;

месяц, в котором планируется рассмотрение вопроса Правительством области.

7.1.3. Проекты правовых актов, принятие которых осуществляется исключительно на заседании Правительства области, в том числе проекты, включенные в план работы Правительства области как рассматриваемые исключительно на заседании <23>, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями раздела 3.2 Инструкции, представляются в управление делопроизводства и документооборота в срок не позднее чем за 15 календарных дней до даты проведения заседания.

--------------------------------

<23> Статья 8 Закона Самарской области от 30.07.2011 N 80-ГД "О Правительстве Самарской области".

Проекты правовых актов, касающихся использования бюджетных ассигнований резервного фонда Губернатора области, резервного фонда Правительства области, представляются в управление делопроизводства и документооборота и включаются в повестку дня заседания Правительства области по мере готовности проекта при соблюдении сроков и порядка подготовки, обозначенных в подразделе 3.2.2 Инструкции.

(в ред. Распоряжения Губернатора Самарской области от 12.08.2013 N 467-р)

7.1.4. К проекту правового акта прилагаются документы согласно пункту 3.2.2.6 Инструкции.

7.1.5. Члены Правительства области, руководители иных органов исполнительной власти, ответственные за подготовку проекта, подлежащего рассмотрению на заседании Правительства области, несут персональную ответственность за качество и своевременность представления материалов.

7.1.6. Управление делопроизводства и документооборота:

осуществляет контроль за своевременной подготовкой и внесением в установленном порядке материалов на рассмотрение Правительства области;

проводит лингвистическую экспертизу проекта правового акта и полную проверку пакета документов, сформированного в соответствии с пунктом 3.2.2.6 Инструкции, а в случае нарушения установленных требований обеспечивает их возврат в установленном порядке;

подготавливает проект списка лиц, приглашаемых на заседание Правительства области для рассмотрения вопросов;

осуществляет администрирование электронной информационной системы "Заседания Правительства Самарской области и совещания, проводимые Губернатором и вице-губернаторами Самарской области", предоставляющей доступ к материалам повестки дня заседаний Правительства области в электронном виде в части содержания, добавляет и редактирует информацию о заседаниях Правительства области, определяет список пользователей системой, добавляет и редактирует вопросы повестки дня заседания, отправляет уведомления об изменениях, осуществляет администрирование списка адресов рассылки.

7.1.7. Секретариат Правительства области подготавливает проект повестки дня заседания Правительства области для подписания Губернатором области или вице-губернатором - председателем Правительства области (лицом, его замещающим).

Одобренный проект повестки дня заседания Правительства области и материалы к нему рассылаются участникам заседания, как правило, не позднее чем за 5 дней до дня его проведения.

7.1.8. Материалы к заседанию Правительства области в обязательном порядке направляются:

членам Правительства области;

структурным подразделениям Администрации Губернатора области (руководителям Главного правового управления, департамента информационной политики);

Главному федеральному инспектору по Самарской области аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе;

председателю Самарской Губернской Думы;

председателю общественной палаты Самарской области;

в прокуратуру Самарской области.

7.1.9. Приглашение лиц, имеющих непосредственное отношение к вопросам, рассматриваемым на заседании Правительства области, обеспечивает разработчик проекта правового акта совместно с управлением делопроизводства и документооборота.

7.1.10. Во время рассмотрения вопросов на заседаниях Правительства области управлением делопроизводства и документооборота ведется стенографирование (раздел 7.2 Инструкции).

Стенограмма заседания оформляется в течение суток после его проведения в двух экземплярах, один из которых полистно визируется сотрудником, подготовившим стенограмму.

В случае принятия проекта правового акта с замечаниями один экземпляр стенограммы с подлинником проекта правового акта возвращается исполнителю для его доработки.

7.1.11. Решения, принятые на заседании Правительства области, оформляются протоколом (подраздел 3.3.2 Инструкции).

7.1.12. При принятии проекта правового акта с учетом высказанных в процессе рассмотрения замечаний и предложений проект возвращается управлением делопроизводства и документооборота его разработчику.

Разработчик проекта правового акта в срок, не превышающий 7 дней, если иное не установлено Губернатором области (лицом, его замещающим), вице-губернатором - председателем Правительства области (лицом, его замещающим), обеспечивает приведение текста проекта в соответствие с высказанными замечаниями и предложениями.

Разработчик проекта правового акта ставит отметку в правом верхнем углу на стенограмме обсуждения данного вопроса "На подпись" и передает руководителю управления делопроизводства и документооборота для подписания лицом, председательствовавшим на заседании Правительства области.

7.1.13. Если принято решение об отклонении и доработке проекта правового акта, разработчик проекта, внесший данный проект на рассмотрение Правительства области, обеспечивает доработку проекта правового акта и повторное внесение его на рассмотрение Правительства области или подписание вице-губернатором - председателем Правительства области в установленные сроки. Если эти сроки не оговорены, то доработка проекта осуществляется в срок до 30 календарных дней.

7.2. Стенографические работы

7.2.1. Управление делопроизводства и документооборота совместно с департаментом управления делами Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области обеспечивает стенографирование и ведение аудиозаписи заседаний Правительства области, а также мероприятий, проводимых Губернатором области.

Стенографирование указанных мероприятий осуществляется по заявкам, представляемым в управление делопроизводства и документооборота.

7.2.2. Стенографирование всех мероприятий осуществляется в специальных тетрадях, параллельно ведется запись на цифровых носителях.

7.2.3. Стенографическая запись расшифровывается, как правило, в течение суток после проведения заседания или совещания. Текст визируется полистно работником, осуществляющим стенографирование, на оборотной стороне листа.

7.2.4. Подлинники расшифрованных стенографических записей заседаний Правительства области хранятся в управлении делопроизводства и документооборота в течение года, после чего формируются в дела и передаются на архивное хранение. Цифровые записи и тетради также хранятся в управлении делопроизводства и документооборота в течение года, после чего уничтожаются.

7.2.5. Один экземпляр расшифрованных стенографических записей совещаний у Губернатора области передается ответственному за делопроизводство Губернатора области, второй хранится в управлении делопроизводства и документооборота в течение года, а затем в установленном порядке передается на архивное хранение.

7.2.6. В электронном виде расшифрованные стенографические записи хранятся не менее года, по истечении которого соответствующие файлы могут быть уничтожены.

7.2.7. Отдельные разделы (страницы) расшифрованных стенографических записей заседаний Правительства области выдаются органам исполнительной власти, ответственным за подготовку соответствующих вопросов, рассмотренных на заседаниях Правительства области, и лицам, получившим поручения председательствующего на заседании Правительства области. По прошествии надобности они уничтожаются.

7.2.8. Если на обсуждение вынесен материал секретного характера или в ходе заседания (совещания) принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то стенографирование и оформление протокола этого заседания (совещания) осуществляются в соответствии с требованиями секретного делопроизводства.

7.3. Печатание, копирование и тиражирование документов

7.3.1. Все документы печатаются в структурных подразделениях органов исполнительной власти.

7.3.2. Выполнение копировально-множительных работ производится централизованно в участке компьютерной верстки и копирования государственного казенного учреждения Самарской области "Служба эксплуатации зданий и сооружений" (далее - служба), а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях.

7.3.3. В участке компьютерной верстки и копирования службы копируются служебные материалы и документы по заказам ответственных работников Администрации Губернатора области и секретариата Правительства области. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы службы.

7.3.4. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги формата не более А3.

Многотиражные материалы тиражируются, как правило, с уменьшением и использованием обеих сторон листа.

Документы копируются с первого экземпляра (подлинника) документа, согласующие визы закрываются.

Документы неслужебного характера на копирование, тиражирование не принимаются.

7.3.5. Копирование документов осуществляется в порядке их поступления.

7.3.6. Срочное копирование, тиражирование служебных документов определяется руководителем управления делопроизводства и документооборота, выполняется вне очереди, определяется на бланке заказа соответствующей пометкой.

7.3.7. Работники, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику.

Ответственность за правильное установление для тиражируемого документа количества его копий несет лицо, подписавшее заказ на тиражирование.

7.3.8. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях, разрешается копирование служебных материалов и документов необходимого объема и тиража. Ответственность за правильное использование копировальной техники несет руководитель структурного подразделения, в котором установлена копировальная техника.

7.4. Изготовление, учет, использование

и хранение печатей, штампов, бланков документов

Печати и штампы

7.4.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности органа исполнительной власти, производится по решению руководителя по согласованию с руководителем службы делопроизводства.

Кроме печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, в органе исполнительной власти могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов, металлические выжимные печати для опечатывания помещений.

Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и исключительно в служебных целях.

Заявки структурных подразделений органов исполнительной власти на изготовление печатей и штампов направляются ответственным за делопроизводство для размещения и исполнения заказов.

В случае служебной необходимости по решению руководителя органа исполнительной власти допускается изготовление дополнительных экземпляров печатей.

Заявки на изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области подписываются Губернатором области, вице-губернатором - председателем Правительства области, вице-губернатором - руководителем Администрации Губернатора области соответственно.

7.4.2. Изготовленные печати и штампы должны учитываться с регистрацией оттисков ответственным за делопроизводство в специальном журнале, выдаваться работникам под расписку, храниться в надежно запираемых шкафах. На журналах проставляется пометка "Для служебного пользования", листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.