Распоряжение Губернатора Самарской области от 29.04.2013 № 234-р

инициативных писем;

межведомственных запросов о предоставлении документов и (или) информации, необходимых для предоставления государственных и муниципальных услуг, в рамках межведомственного взаимодействия <13>.

--------------------------------

<13> Содержание, срок подготовки и направления ответа на межведомственный запрос устанавливаются Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

3.3.4.2. Сроки подготовки писем с ответами устанавливаются руководителем на основании имеющихся сроков исполнения поручений, резолюций, запросов или по решению лица, давшего указания.

Тексты писем с ответами должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в указании руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

3.3.4.3. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

3.3.4.4. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, излагаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

3.3.4.5. Датой письма является дата его подписания (регистрации).

3.3.4.6. Право подписи служебных писем и телеграмм устанавливается в положениях о структурных подразделениях, в должностных регламентах и организационно-распорядительных документах. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания служебных писем и телеграмм в случае отсутствия руководящих должностных лиц.

Письма на бланках "Губернатор Самарской области" подписываются Губернатором области (лицом, его замещающим).

Письма на бланках "Вице-губернатор Самарской области" подписываются вице-губернатором - председателем Правительства области, вице-губернатором - руководителем Администрации Губернатора Самарской области (лицами, их замещающими).

Письма на бланках "Правительство Самарской области" подписываются вице-губернатором - председателем Правительства области (лицом, его замещающим), первым заместителем председателя Правительства области, заместителями председателя Правительства области.

Письмо на именном бланке должностного лица, на бланке органа исполнительной власти подписывается руководителем органа исполнительной власти (лицом, его замещающим), при этом должность подписывающего указывается сокращенно.

Телеграммы категории "Правительственная" подписываются Губернатором области, вице-губернатором - председателем Правительства области, членами Правительства Самарской области.

3.3.4.7. К проектам писем и телеграмм, подписываемых Губернатором области, вице-губернатором - председателем Правительства области, прилагаются их копии, завизированные на лицевой стороне последнего листа в нижней его части исполнителем, руководителем органа исполнительной власти, редактором, корректором, а также материалы, на основании которых они подготовлены.

3.3.4.8. При направлении письма, телеграммы не более чем в 4 адреса подписывается каждый экземпляр, экземпляр с визами и подписью остается в управлении делопроизводства и документооборота.

3.3.4.9. При направлении письма, телеграммы более чем в 4 адреса исполнителем составляется указатель рассылки с указанием почтовых или телеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к письму или телеграмме необходимое количество копий, на которых должны быть проставлены почтовые адреса.

3.3.4.10. Завизированный проект письма, телеграммы представляется исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области соответственно.

3.3.4.11. Письма и телеграммы, подписанные Губернатором области, вице-губернатором - председателем Правительства области, передаются в управление делопроизводства и документооборота, подписанные вице-губернатором - руководителем Администрации Губернатора области - в управление обеспечения деятельности вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области для регистрации, оформления и отправки.

Письма, подписанные руководителем органа исполнительной власти, регистрируются ответственным за регистрацию и передаются исполнителем в управление делопроизводства и документооборота для отправки.

3.3.4.12. Оформление писем и телеграмм производится в соответствии с правовыми актами Российской Федерации <14> с учетом требований, приведенных в приложениях N 44 и N 45.

--------------------------------

<14> Постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", постановление Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".

3.3.5. Заключение, отзыв на законопроект

3.3.5.1. Проекты законов Самарской области, проекты федеральных законов, поступившие в Правительство области, рассматриваются органами исполнительной власти на основании поручения Губернатора области (лица, его замещающего).

Органом исполнительной власти, ответственным за подготовку заключения на законопроект, является орган, руководитель которого указан первым в поручении Губернатора области (лица, его замещающего).

3.3.5.2. Заключения Губернатора области на проекты законов, указанные в пункте 1 статьи 9 Закона Самарской области "О разработке, внесении и принятии законов Самарской области", представляются субъекту права законодательной инициативы в срок до 30 дней со дня поступления проекта.

Заключения Губернатора области на проекты законов оформляются на бланке письма Губернатора области за подписью Губернатора области (лица, его замещающего) в соответствии с общими правилами оформления документов, изложенными в подразделе 3.1.2 Инструкции (приложение N 13), и визируются в соответствии с требованиями, приведенными в пункте 3.3.4.7 Инструкции.

3.3.5.3. Отзывы на федеральные законопроекты представляются в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Государственная Дума) в 30-дневный срок со дня поступления законопроекта на заключение Губернатору области, если в поручении Губернатора области (лица, его замещающего) не указан иной срок или срок не установлен Государственной Думой.

Замечания и предложения к законопроекту вправе высказать органы исполнительной власти, руководители которых указаны в поручении Губернатора области (лица, его замещающего), и Главное правовое управление.

Замечания и предложения оформляются на бланке органа исполнительной власти и подписываются его руководителем (лицом, его замещающим).

Отзыв на федеральный законопроект оформляется на бланке письма Правительства области в соответствии с общими правилами оформления документов (подраздел 3.1.2 Инструкции, приложение N 46).

3.3.5.4. Отзыв на федеральный законопроект подлежит согласованию, которое осуществляется путем визирования второго экземпляра проекта письма исполнителем, руководителем ответственного органа исполнительной власти, редактором-корректором, руководителями других органов исполнительной власти, указанными в поручении Губернатора области (лицами, их замещающими), руководителем Главного правового управления.

3.3.6. Служебная записка

Служебная записка оформляется в случае ведения внутренней переписки между подразделениями органа исполнительной власти или должностными лицами. Информация, содержащаяся в служебной записке, используется внутри организации.

Взаимодействие структурных подразделений органов исполнительной власти посредством служебных записок осуществляется по поручению руководителя или его заместителей, а также по собственной инициативе должностного лица.

Служебная записка может иметь информационный, инициативный или отчетный характер. Записка может содержать также предложение или просьбу.

Структура служебной записки: дата, регистрационный номер, адресат, наименование вида документа (служебная записка), собственно текст, подразделение и должность составителя, подпись и ее расшифровка.

Текст служебной записки оформляется на бумаге формата А4 с учетом требований, предъявляемых к оформлению документов, изложенных в подразделе 3.1.2 Инструкции.

Структура и содержание служебной записки аналогичны построению и изложению служебного письма. В тексте служебной записки, как правило, выделяют три части.

В первой приводятся мотивы подготовки служебной записки, ссылки на факты и события, решения, другие аргументы, послужившие основанием для составления служебной записки. Во второй части приводятся просьбы, излагаются выводы, предлагаются решения. В третьей части может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отклонение предложения, просьбы и т.п.

Подписывает служебную записку руководитель структурного подразделения органа исполнительной власти или соответствующее должностное лицо.

3.3.7. Телефонограмма

3.3.7.1. Текст телефонограммы (не более 50 слов) составляется отправителем как документ на бумажном носителе в одном экземпляре и подписывается руководителем структурного подразделения или ответственным исполнителем, передается по телефону и записывается получателем. В телефонограмме следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

3.3.7.2. Телефонограммы оформляются на чистом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия и подпись лица, от имени которого передается телефонограмма.

3.3.7.3. Отправляемые телефонограммы записываются по следующей форме: должность, фамилия должностного лица, передавшего телефонограмму, и номер его телефона; должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время передачи; текст телефонограммы; подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

3.3.7.4. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен указатель рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть принята.

3.3.7.5. Поступившие телефонограммы записываются (печатаются) получателями или записываются в журнале со следующими реквизитами: должность, фамилия работника, принявшего телефонограмму, номер его телефона; должность, фамилия работника, передавшего телефонограмму, номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время приема; текст телефонограммы, должность и фамилия лица, от имени которого она принята. Поступившие телефонограммы оперативно передаются должностным лицам, которым они адресованы.

3.3.7.6. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящий регистрационный номер телефонограммы;

должность, фамилия, имя, отчество и подпись лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;

входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

4. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ОТДЕЛЬНЫМИ ВИДАМИ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Корреспонденция, поступившая из Губернской Думы

При работе с корреспонденцией, получаемой из Губернской Думы, сотрудники органов исполнительной власти должны руководствоваться следующим порядком:

вся корреспонденция, направленная из Губернской Думы в адрес Губернатора области, Правительства области, регистрируется в управлении делопроизводства и документооборота и направляется на рассмотрение Губернатору области;

корреспонденция, рассмотренная Губернатором области, направляется для исполнения в органы исполнительной власти только через управление делопроизводства и документооборота;

поступившая корреспонденция из органов исполнительной власти направляется в адрес Губернской Думы в сроки, установленные федеральным законодательством и законодательством Самарской области, Губернатором области;

срок подготовки документов для подписания или отклонения Губернатором области законов Самарской области не должен превышать 10 дней со дня их поступления в управление делопроизводства и документооборота;

письмам, отправляемым в адрес Губернской Думы через канцелярии органов исполнительной власти, управлением делопроизводства и документооборота присваивается исходящий номер; копии писем направляются в управление делопроизводства и документооборота для закрытия дел.

4.2. Запросы и обращения членов Совета Федерации

Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов

Государственной Думы, депутатов Губернской Думы

4.2.1. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Совет Федерации), депутатов Государственной Думы, депутатов Губернской Думы, а также на обращения комитетов и комиссий Губернской Думы (далее - запросы и обращения) осуществляются в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Самарской области <15>.

--------------------------------

<15> Федеральный закон от 08.05.1994 N 3-ФЗ "О статусе члена Совета Федерации, статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации" и Закон Самарской области от 07.02.2003 N 4-ГД "О статусе депутата Самарской Губернской Думы".

4.2.2. По запросам подготавливается резолюция Губернатора области с необходимыми поручениями органам исполнительной власти.

4.2.3. Ответ на запрос дается в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его поступления на рассмотрение Губернатору области или в иной определенный в депутатском запросе срок.

4.2.4. Орган исполнительной власти рассматривает запрос в соответствии с его компетенцией, направляет ответ члену Совета Федерации, депутату Государственной Думы либо депутату Губернской Думы, а копию ответа - в управление делопроизводства и документооборота.

В случае, если Губернатор области определяет необходимость личного ответа на запрос, в поручении органам исполнительной власти даются указания о представлении Губернатору области проекта соответствующего ответа.

Срок выполнения поручения устанавливается исходя из необходимости представления ответа на запрос не позднее 30 календарных дней со дня поступления его Губернатору области или в иной определенный в депутатском запросе срок.

Копии резолюций, содержащих поручения Губернатора области, вместе с копиями запросов направляются для учета и контроля их исполнения в управление организации контроля.

4.2.5. Проекты ответов Губернатора области на запросы визируются исполнителем, руководителем органа исполнительной власти, подготовившим ответ, руководителем Главного правового управления, редактором, корректором.

Ответ на запрос подписывается тем лицом, которому направлен запрос, либо лицом, его замещающим.

4.2.6. Обращения направляются Губернатором области в органы исполнительной власти или должностным лицам, к ведению которых относятся содержащиеся в обращениях вопросы, для рассмотрения и подготовки ответа.

Ответ на обращение дается безотлагательно, и (или) представляются документы, сведения, запрашиваемые членами Совета Федерации, депутатами Государственной Думы, депутатами Губернской Думы.

В случае необходимости проведения в связи с обращением дополнительного изучения вопроса или проверки информации, содержащейся в обращении, орган исполнительной власти, должностное лицо, к ведению которых относятся вопросы, содержащиеся в обращении, обязаны сообщить об этом члену Совета Федерации, депутату Государственной Думы, депутату Губернской Думы в 3-дневный срок со дня их обращения. В этом случае ответ представляется не позднее 30 дней со дня поступления обращения.

4.3. Обращения граждан

4.3.1. Прием, регистрация и организация своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляются Главным управлением по организации работы с обращениями граждан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Информационно-справочную работу по поступившим обращениям граждан ведет Главное управление по организации работы с обращениями граждан.

4.3.2. Письменные обращения граждан, поступившие в адрес Губернатора области и Правительства области, регистрируются в Главном управлении по организации работы с обращениями граждан в течение 3 дней с момента поступления. Информация о них вводится в АИС ДД.

На зарегистрированном письме (телеграмме) на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу проставляется штамп установленного образца с указанием даты поступления обращения, в котором указывается регистрационный номер, состоящий из буквенного индекса (первая буква - фамилия гражданина, если коллективное, то "Кол."), цифры 9 (номер управления) и порядкового номера дела (например: "И-9/121" или: "Кол.-9/308"). В верхнем правом углу письма ставится порядковый номер.

4.3.3. Зарегистрированные письменные обращения граждан в зависимости от содержащихся в них вопросов в течение 7 дней со дня регистрации направляются с резолюциями или сопроводительными письмами в органы исполнительной власти, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам, к ведению которых относятся поставленные вопросы. Граждане, подавшие обращения, извещаются о принятом решении также в течение 7 дней со дня регистрации письменного обращения.

4.3.4. Передача зарегистрированных письменных обращений граждан из одного органа исполнительной власти в другой производится через Главное управление по организации работы с обращениями граждан с учетом требований пункта 5.4.4 Инструкции.

4.3.5. Если по письменному обращению гражданина подготавливается проект резолюции Губернатора области или другого должностного лица, содержащий необходимые поручения, то в нем при необходимости указываются срок исполнения поручения, порядок ответа автору письма, если письмо стоит на контроле исполнения - Губернатору области или должностному лицу, направившему поручение.

Если письменное обращение гражданина не требует доклада Губернатору области или другому должностному лицу, то оно направляется с сопроводительным письмом за подписью руководителя Главного управления по организации работы с обращениями граждан на рассмотрение в органы исполнительной власти, органы местного самоуправления, организации, к ведению которых относится решение поставленных вопросов.

В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок ответа автору письма, а если письмо стоит на контроле исполнения - и Правительству области.

4.3.6. Поступившие в органы исполнительной власти письменные обращения граждан рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В отдельных случаях срок рассмотрения письменного обращения, требующего дополнительного изучения и проверки, может быть продлен Губернатором области или другим должностным лицом, но не более чем на 30 дней. При этом исполнитель письменно обращается к Губернатору области или другому должностному лицу с просьбой о продлении срока.

О принятом решении о продлении срока рассмотрения обращения сообщается автору письма.

4.3.7. Орган исполнительной власти, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу обязаны в течение 15 дней представлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, которые содержат сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

4.3.8. В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

4.3.9. Подготовленные ответы и другие документы, связанные с рассмотрением письменных обращений граждан в органах исполнительной власти, направляются в Главное управление по организации работы с обращениями граждан.

4.3.10. Ответственность за качество и сроки подготовки ответов несут руководители органов исполнительной власти, которым поручено рассмотрение обращений.

4.3.11. Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан, стоящих на контроле исполнения, осуществляет Главное управление по организации работы с обращениями граждан.

Руководитель Главного управления по организации работы с обращениями граждан докладывает о результатах рассмотрения письменных и устных обращений, по которым было дано поручение Губернатора области или другого должностного лица, Губернатору области или другому должностному лицу и вносит предложение о снятии обращения с контроля исполнения или дополнительном рассмотрении обращения.

Письменные обращения снимаются с контроля руководителем Главного управления по организации работы с обращениями граждан.

4.3.12. Ответ на обращение подписывается руководителем органа исполнительной власти, иным должностным лицом либо уполномоченным на то лицом.

4.3.13. Ответ на обращение, поступившее в орган исполнительной власти или должностному лицу в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

4.4. Документы, содержащие информацию

ограниченного распространения <16>

--------------------------------

<16> Требования настоящего раздела распространяются на порядок обращения с документами на бумажной основе и иных материальных носителях служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиодокументами, машинными носителями и др.).

4.4.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности органов исполнительной власти, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

4.4.2. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в органах исполнительной власти в порядке, установленном для несекретных документов <17>, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

--------------------------------

<17> Правила работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, установлены Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использования атомной энергии, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 N 1233.

4.4.3. Передача сотрудниками подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций, а также распространение такой информации допускаются только с разрешения руководителя органа исполнительной власти или его заместителя.

4.4.4. На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются ограничительная пометка "Для служебного пользования" (далее - пометка "ДСП") и номер экземпляра.

Необходимость проставления пометки "ДСП" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

4.4.5. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов (за исключением писем, подписываемых руководителями органов исполнительной власти), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются управлением делопроизводства и документооборота. При этом ко входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".

4.4.6. Печатание проектов документов и копирование документов с пометкой "ДСП" осуществляются только лицами, допущенными к работе со служебной информацией ограниченного распространения.

4.4.7. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения:

печатаются с указанием на обороте в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя, номера его служебного телефона и даты печатания документа;

передаются сотрудникам органов исполнительной власти под расписку;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя, учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

4.4.8. Исполненные документы с пометкой "ДСП" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется соответствующая пометка "ДСП".

4.4.9. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в органах исполнительной власти по акту. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

4.4.10. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "ДСП" и находящимися на архивном хранении в управлении делопроизводства и документооборота, осуществляется с согласия руководителя секретариата Правительства области или его заместителя либо руководителей подразделений, готовивших документы (сформировавших дело). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений под расписку во временное пользование на срок не более 10 дней.

4.4.11. Дополнительная рассылка постановлений (распоряжений) Губернатора области, Правительства области с пометкой "ДСП" органам исполнительной власти или сторонним организациям осуществляется по указанию руководителя управления делопроизводства и документооборота или по заявкам руководителей органов исполнительной власти, их готовивших.

4.4.12. В органах исполнительной власти не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "ДСП". Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется руководителем органа исполнительной власти. Результаты проверки оформляются актом.

В управлении делопроизводства и документооборота проверка таких документов, находящихся на архивном хранении, проводится не реже одного раза в 5 лет.

4.4.13. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель органа исполнительной власти информирует об этом руководителя секретариата Правительства области и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает руководителю секретариата Правительства области. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются руководителем органа исполнительной власти и передаются для архивного хранения.

4.4.14. При снятии пометки "ДСП" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.

4.4.15. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники органов исполнительной власти могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

4.4.16. Техническая защита документов, содержащих информацию ограниченного распространения, производится в соответствии со Специальными требованиями и рекомендациями по технической защите конфиденциальной информации, утвержденными приказом Государственной технической комиссии при Президенте Российской Федерации от 30.08.2002 N 282 (далее - СТР-К).

СТР-К устанавливают порядок организации работ, требования и рекомендации по обеспечению технической защиты конфиденциальной информации на территории Российской Федерации и являются основным руководящим документом в этой области для органов исполнительной власти, должностных лиц и граждан Российской Федерации, взявших на себя обязательства исполнять требования правовых актов по защите информации.

4.4.17. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения и имеющие пометку "ДСП", могут регистрироваться в АИС ДД с указанием наименования, номера, даты. Электронный образ документа при этом не прикрепляется.

4.5. Электронные документы

4.5.1. В органах исполнительной власти создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в системе электронного документооборота.

Электронный документ должен быть оформлен в соответствии с общими требованиями, предъявляемыми к оформлению документов (подраздел 3.1.2 Инструкции) и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

4.5.2. При передаче электронных документов в другие органы исполнительной власти документы заверяются электронной подписью, подтверждающей юридическую силу документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи" <18>.

--------------------------------

<18> Порядок выдачи и применения электронной подписи установлен Регламентом взаимодействия регионального удостоверяющего центра Самарской области и органов исполнительной власти Самарской области, утвержденным приказом департамента информационных технологий и связи Самарской области от 29.06.2011 N 54-п.

Юридическая сила электронной подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

4.5.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в органе исполнительной власти, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

4.5.4. Перечень видов управленческих документов, создание, хранение, использование которых в органах исполнительной власти осуществляются в форме электронных документов при организации внутренней деятельности, приведен в приложении N 47.

4.5.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота органа исполнительной власти.

4.5.6. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке электронных документов и их хранении вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

4.5.7. Документы, создаваемые в органе исполнительной власти и (или) поступившие в орган исполнительной власти на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

4.5.8. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа исполнительной власти.

4.5.9. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

4.5.10. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

4.5.11. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем службы делопроизводства органа исполнительной власти.

5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Принципы организации документооборота

5.1.1. Технологическая цепочка обработки документов состоит из следующих этапов:

прием и первичная обработка поступающих документов;

предварительное рассмотрение и распределение документов;

регистрация документов;

информационно-справочная работа;

направление на исполнение;

контроль за исполнением;

исполнение документов;

отправка документов адресатам;

формирование дел в соответствии с номенклатурой дел;

хранение и использование документов в текущей деятельности;

подготовка и сдача дел в архив.

5.1.2. Все документы делятся на:

входящие, исходящие и внутренние документы, регистрируемые и нерегистрируемые документы, направляемые в вышестоящие или подведомственные организации и т.д.

Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (указы, постановления, решения, приказы, инструктивные письма и т.д.), документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т.д.), обращения граждан и другие.

Исходящие (отправляемые) документы (письма, распорядительные документы, заключения, отчеты и т.д.) несут информацию, выработанную при функционировании органа исполнительной власти, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, сторонним организациям и отдельным гражданам.

Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (постановления, приказы, распоряжения, протоколы, акты, докладные и служебные записки и т.д.) обеспечивают решение задач в пределах органа управления без направления информации за его пределы.

5.1.3. Документы, поступающие в орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководителю на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

5.1.4. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

5.1.5. Регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

5.1.6. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов органа исполнительной власти.

5.1.7. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти или по решению руководителя органа исполнительной власти - иным должностным лицам. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.

5.1.8. Подлинник документа направляется в структурное подразделение органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

5.1.9. Документы после их подписания руководителем органа исполнительной власти (лицом, его замещающим) передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.

5.1.10. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

5.1.11. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

5.1.12. Передача документов между структурными подразделениями органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

5.1.13. В органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю органа исполнительной власти в установленном им порядке.

5.1.14. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах <19>. В системе электронного документооборота органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

--------------------------------

<19> Постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".

5.2. Организация доставки и отправки документов

5.2.1. Отправка корреспонденции

почтовой и фельдъегерской связью <20>

--------------------------------

<20> Отправка корреспонденции почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221.

5.2.1.1. Документы, отправляемые и принимаемые управлением делопроизводства и документооборота, передаются почтовой, электрической связью, нарочным способом (при необходимости ускорения доставки документов адресату). Доставка документов адресату может быть осуществлена средствами фельдъегерской связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По сетям электрической связи поступают и отправляются телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте, документы, передаваемые по системе межведомственного электронного документооборота.

С помощью фельдъегерской связи круглосуточно доставляется корреспонденция из государственных учреждений: Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и других федеральных органов государственной власти.

Прием писем и телеграмм, переданных исполнителем для отправки в управление делопроизводства и документооборота, осуществляется ежедневно, кроме воскресных и праздничных дней, с 9 до 18 часов. В сокращенные предпраздничные дни письма принимаются до 17 часов, телеграммы - до 15 часов.

В рабочие дни после 18 часов, в предпраздничные дни после 17 часов, а также в воскресные и праздничные дни телеграммы за подписью Губернатора области отправляются сотрудниками приемной Губернатора области.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция служебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

5.2.1.2. Исходящие документы со сроками исполнения до 5 дней, а также с отметками о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно" обрабатываются незамедлительно.

5.2.1.3. Конвертованная корреспонденция вносится в реестры и в зависимости от степени срочности доставки отправляется фельдъегерской или почтовой связью.

Фельдъегерской связью отправляется корреспонденция, подписанная Губернатором области и вице-губернатором - председателем Правительства области, адресованная Администрации Президента Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Государственной Думе, Совету Федерации, министерствам Российской Федерации. Отправление фельдъегерской связью иной корреспонденции осуществляется с разрешения руководителя секретариата Правительства области или его заместителя.

Прием корреспонденции для отправления фельдъегерской связью осуществляется управлением делопроизводства и документооборота до 11 часов каждого рабочего дня. Обработка корреспонденции с последующей передачей ее офицеру фельдъегерской связи осуществляется с 11 до 13 часов. Корреспонденция, поступившая в управление делопроизводства и документооборота после 11 часов, отправляется на следующий день до 13 часов.

5.2.1.4. Документы с отметками о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно" оформляются вне очереди и вручаются приглашенному в управление делопроизводства и документооборота сотруднику структурного подразделения органа исполнительной власти, ответственному за делопроизводство, для передачи адресату.

Документы без отметок оформляются по мере поступления в управление делопроизводства и документооборота и передаются в отделение почтовой связи.

Срочность доставки документа определяется лицом, его подписавшим, ответственным за делопроизводство Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, руководителем органа исполнительной власти (лицом, его замещающим) или лицом, подготовившим документ, и оформляется в соответствии с приложением N 48.

5.2.1.5. Документы, направляемые по домашним адресам, отправляются только через почтовые отделения связи.

5.2.2. Организация приема и передачи

документов с использованием сетей электрической связи

5.2.2.1. Сети электрической связи используются в целях оперативной передачи и приема информации - телефонограмм, телеграмм, факсограмм.

5.2.2.2. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещений, приглашений, экстренных сообщений и т.п.).

Телефонограмма оформляется в соответствии с подразделом 3.3.7 Инструкции.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется работником службы делопроизводства устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки либо с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана.

Поступившие телефонограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем незамедлительно передаются на рассмотрение в соответствии с установленным порядком.

5.2.2.3. Телеграммы <21>, принимаемые к отправке, должны быть оформлены в соответствии с подразделом 3.3.4 Инструкции и приложением N 45.

--------------------------------

<21> Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222.

5.2.2.4. Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяются видом отправляемого документа-подлинника.

5.2.2.5. При приеме факсограмм проверяется качество полученного изображения, правильность адресования и комплектность.

Нечитаемые, ошибочно направленные, полученные не полностью факсограммы не рассматриваются и не регистрируются.

5.2.2.6. Регистрация полученных факсограмм осуществляется по решению руководителя соответствующего структурного подразделения исходя из существа излагаемого вопроса.

Документ (факс), получаемый на выходе факсимильной связи, при соблюдении установленных условий и процедур может обладать юридической силой.

Отправляемые по каналам факсимильной связи документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.

5.2.2.7. Подготовленный для передачи оригинал факсограммы визируется исполнителем и руководителем соответствующего структурного подразделения.

5.2.2.8. Принятые (отправленные) факсограммы учитываются в журналах установленной формы (приложение N 49) без проставления регистрационных штампов и передаются на исполнение в установленном порядке.

При поступлении вслед за факсограммой подлинника этого документа на нем ставится регистрационный штамп с указанием даты его получения и дублируется регистрационный номер, проставленный на ранее полученной факсограмме этого документа с приставкой впереди буквенного знака "к". Подлинник документа прикрепляется к факсограмме.

При получении подлинника документа вслед за факсограммой, которая не была зарегистрирована, подлинник документа регистрируется в обычном порядке.

5.2.2.9. Запрещается передавать текст служебных документов с пометкой "ДСП" и секретных документов по каналам факсимильной связи.

Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

Факсограммы, полученные на иностранных языках, доставляются адресату без перевода.

5.2.2.10. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего факсограмму для передачи, и руководителя соответствующего структурного подразделения.

5.2.2.11. Законченные делопроизводством факсограммы сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) факсограмм, имеющих срок хранения один год.

5.2.2.12. Персональная ответственность за правильность передачи (приема), учет и подшивку в дела факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

В местах дежурств, где установлены средства факсимильной связи, указанные функции ответственного лица могут быть возложены руководителем соответствующего структурного подразделения на лиц, привлекаемых к дежурству.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется руководителями этих подразделений.

5.2.2.13. Электронная почта является одним из компонентов системы автоматизации документооборота, средством оперативной отправки информации, ее передачи между пользователями как внутри, так и между органами исполнительной власти, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Документы, полученные по электронной почте, носящие служебный характер, должны быть включены в АИС ДД.

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресования сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ. Формат файлов служебных документов, полученных по электронной почте при их включении в межведомственный электронный документооборот, должен соответствовать национальным или международным стандартам либо иметь открытый исходный код и открытую структуру.

5.2.2.14. При создании сообщения электронной почты поле "Тема" обязательно к заполнению.

При написании электронных сообщений необходимо использовать структурированный, короткий и содержательный стиль.

Электронные сообщения должны быть оформлены по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичных документов на бумажном носителе.

При использовании электронной почты для оперативной отправки документов, оригиналы которых доставляются почтой, отправитель письма указывает в заголовке письма "Соответствует оригиналу".

При передаче важного служебного письма его бумажная копия визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения.

Электронные сообщения отсылаются адресатам в соответствии с указателем рассылки. Список электронных адресов сотрудников органов исполнительной власти поддерживается в актуальном состоянии ответственным за делопроизводство.

При отправке письма сразу более чем в 5 электронных адресов или если в списке адресатов указан получатель, не являющийся структурным подразделением органа исполнительной власти, используется следующее правило: в качестве получателя указывается адрес отправителя, остальные адреса указываются в поле "Скрытая копия" (bcc:).

При помощи специального программного обеспечения может быть произведено шифрование и резервное копирование сообщений электронной почты.

При превышении максимально допустимого размера вложения письма, поддерживаемого используемым почтовым сервером, файлы необходимо сжать.

Все служебные электронные сообщения посылаются с уведомлением о прочтении.

5.2.2.15. При создании, передаче и приеме служебных материалов по электронной почте не допускается:

передавать посредством электронной почты секретные документы и тексты документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой "ДСП";

рассылать рекламные сообщения или пересылать далее сообщения без получения согласия отправителя, если это не связано с выполнением должностных обязанностей;

посылать электронные сообщения со служебных почтовых ящиков, пользуясь чужим электронным адресом;

раскрывать приложения к электронным сообщениям без проверки их антивирусными программами;

посылать или пересылать далее электронные сообщения, не отвечающие нормам морали и этики.

5.2.2.16. Передачу и прием электронной почты от подразделения, а также ее учет осуществляет ответственный сотрудник.

Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств электронной почты, возлагается на исполнителя, подготовившего сообщение для передачи, и руководителя соответствующего структурного подразделения, в том числе и за соответствие переданной электронной копии документа его подлиннику.

5.2.2.17. Поступивший по электронной почте документ может передаваться исполнителю в бумажном виде с обозначением аналога электронного документа (штамп "Дубликат").

5.2.2.18. Переданные и принятые электронные сообщения учитываются в журналах установленной формы. Законченные делопроизводством бумажные копии электронных сообщений сдаются исполнителем для подшивки в дела переданных (принятых) электронных сообщений, имеющие срок хранения один год.

5.3. Регистрация и распределение корреспонденции,

поступающей в адрес Губернатора области

и вице-губернатора - председателя Правительства области

5.3.1. Регистрация и распределение корреспонденции, поступающей в адрес Губернатора области и вице-губернатора - председателя Правительства области производятся в централизованном порядке управлением делопроизводства и документооборота, за исключением корреспонденции с грифом секретности.

Письменные обращения граждан направляются для регистрации в Главное управление по организации работы с обращениями граждан.

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. При обнаружении повреждения конверта (бандероли), при отсутствии документов и (или) приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в управлении делопроизводства и документооборота, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

5.3.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые в АИС ДД и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

материалы информационно-справочного и рекламного характера, присланные для сведения;

копии документов;

газеты, журналы, иные периодические издания;

поздравительные открытки.

5.3.3. Регистрация поступивших документов, за исключением письменных обращений граждан, производится в управлении делопроизводства и документооборота со вводом информации о них в АИС ДД. На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации документа, его входящий номер.

Данные о зарегистрированных документах хранятся в АИС ДД не менее 5 лет.

5.3.4. Поступающая корреспонденция (подлинники) направляется управлением делопроизводства и документооборота в соответствии с установленным порядком Губернатору области, вице-губернатору - председателю Правительства области, вице-губернатору - руководителю Администрации Губернатора области, а также в органы исполнительной власти. Ошибочно поступившая в управление делопроизводства и документооборота корреспонденция ограниченного пользования в конвертованном виде передается без регистрации в органы исполнительной власти по акту.

5.3.5. Письма Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, письма министров и иных руководителей федеральных органов исполнительной власти, письма руководителей высших органов государственной власти иностранных государств, посольств и представительств иностранных государств, адресованные Губернатору области, направляются Губернатору области через секретариат Губернатора области, адресованные вице-губернатору - председателю Правительства области - через секретариат Правительства области.

5.3.6. Зарегистрированные экземпляры постановлений Совета Федерации, Государственной Думы, Губернской Думы, распоряжений Председателя Совета Федерации, Председателя Государственной Думы, запросы и обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, депутатов Губернской Думы направляются Губернатору области для оформления поручений органам исполнительной власти.

5.3.7. Копии федеральных законов, актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, актов Президента Российской Федерации, постановлений Губернской Думы направляются в органы исполнительной власти в соответствии с утвержденными указателями рассылки.

5.3.8. Зарегистрированные экземпляры законов Самарской области остаются в управлении делопроизводства и документооборота.

5.3.9. Иная корреспонденция направляется непосредственно руководителям органов исполнительной власти в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам их ведения.

5.3.10. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "Вручить лично" раскладываются по ячейкам руководителей органов исполнительной власти в канцелярии управления делопроизводства и документооборота.

Пакет с корреспонденцией с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

Корреспонденция, адресованная органам исполнительной власти, раскладывается по ячейкам руководителей органов исполнительной власти в канцелярии управления делопроизводства и документооборота без регистрации.

5.3.11. Зарегистрированные в управлении делопроизводства и документооборота документы, корреспонденция с пометкой "Вручить лично", а также корреспонденция с резолюциями Губернатора области и вице-губернатора - председателя Правительства области передаются по назначению в течение рабочего времени в день их поступления или при поступлении документов в нерабочее время - в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.

Документы с пометками "Вручить немедленно" и "Срочно" обрабатываются и вручаются вне очереди, а поступившие в нерабочее время, в воскресные или праздничные дни передаются органам исполнительной власти срочно в первый рабочий день, следующий за днем их поступления.

Ошибочно поступившая в орган исполнительной власти корреспонденция незамедлительно возвращается с соответствующей пометкой ответственного за делопроизводство в управление делопроизводства и документооборота.

5.3.12. Документы с отметкой "Подлежит возврату" возвращаются в управление делопроизводства и документооборота в 5-дневный срок.

5.3.13. Документы, поступившие в управление делопроизводства и документооборота после 17 часов 30 минут (в сокращенные рабочие дни - после 16 часов 30 минут), регистрируются на следующий рабочий день, кроме документов, требующих немедленного решения.

5.3.14. Аналогичным образом производятся прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции в других органах исполнительной власти.

5.4. Организация работы с документами,

рассмотренными Губернатором области, вице-губернатором -

председателем Правительства области и направленными

в органы исполнительной власти

5.4.1. Корреспонденция, поступившая на имя Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, анализируется ответственными за делопроизводство Губернатора области и вице-губернатора - председателя Правительства области соответственно и после доклада о поступлении соответствующей корреспонденции направляется ими в органы исполнительной власти в соответствии с вопросами, отнесенными к сфере их ведения.

Все документы, рассмотренные Губернатором области, вице-губернатором - председателем Правительства области, направляются для исполнения в органы исполнительной власти только через управление делопроизводства и документооборота.

5.4.2. Документы, направляемые органами исполнительной власти на имя Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, затрагивающие компетенцию других органов исполнительной власти, должны быть предварительно согласованы с ними. В противном случае ответственный за делопроизводство Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области вправе возвратить документы исполнителю. В случае, если имеются замечания и (или) предложения органов исполнительной власти по обозначенному вопросу, они излагаются в письменной форме и прилагаются к документу.

При необходимости по поступившей на имя Губернатора области корреспонденции заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области - руководитель секретариата Губернатора Самарской области вправе дать поручение органу исполнительной власти о представлении дополнительной информации (мнения) о поставленных вопросах и сроках ее представления.

5.4.3. Оформление адресования подлинников документов и указаний на их исполнение осуществляется ответственными за делопроизводство.

Рассмотрение документов ответственными за делопроизводство осуществляется с учетом требований пункта 5.4.6 настоящего раздела.

5.4.4. Передача зарегистрированного документа из одного органа исполнительной власти в другой производится через управление делопроизводства и документооборота в следующем порядке:

переадресовка документов с поручениями Губернатора области и вице-губернатора - председателя Правительства области производится по указанию ответственного за делопроизводство Губернатора области или вице-губернатора - председателя Правительства области соответственно;

переадресовка документов, направленных после регистрации управлением делопроизводства и документооборота в орган исполнительной власти, осуществляется управлением делопроизводства и документооборота.

Оформление переадресовки обращений граждан осуществляется в соответствии с пунктом 4.3.4 Инструкции.

5.4.5. Ответственным за делопроизводство в первую очередь обрабатываются документы с указанием срочности их исполнения или доставки.

5.4.6. Руководители органов исполнительной власти рассматривают документы в следующем порядке:

документы, поступившие с 9 до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления (в сокращенные рабочие дни - до 17 часов);

документы, поступившие после 18 часов рабочего дня (после 17 часов сокращенного рабочего дня), рассматриваются до 10 часов следующего рабочего дня с учетом срочности исполнения.

Подлинники резолюций Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, содержащие срочные и оперативные поручения, и другие документы с пометкой о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно" рассматриваются руководителем органа исполнительной власти в течение часа после их поступления.

Руководитель органа исполнительной власти с учетом важности содержащихся в документах вопросов организует подготовку предложений и вносит их на рассмотрение Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области.

5.4.7. Проекты резолюций, поручений руководителей органов исполнительной власти оформляются в порядке, определенном подразделом 3.3.3 Инструкции.

5.4.8. Регистрация исходящих документов за подписью руководителя органа исполнительной власти ведется ответственным за делопроизводство в АИС ДД со вводом информации о них.

5.4.9. Исполненные документы в 10-дневный срок передаются исполнителями ответственному за делопроизводство для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

5.4.10. Ответственный за делопроизводство не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся у сотрудников, со сведениями, занесенными в АИС ДД.

5.5. Контроль за исполнением документов и поручений

5.5.1. Контролю подлежит исполнение:

поручений Губернатора области, данных во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации;

поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации и протоколах заседаний Правительства Российской Федерации;

поручений Губернатора области, данных во исполнение федеральных законов;

поручений Губернатора области, данных во исполнение законов Самарской области;

поручений Губернатора области, данных во исполнение актов прокурорского реагирования;

поручений, содержащихся в актах Губернатора области и Правительства области;

поручений Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, содержащихся в протоколах заседаний Правительства области;

поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области;

поручений, содержащихся в оформленных резолюциях Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области по рассмотренным документам;

приказов (распоряжений) органа исполнительной власти и поручений, содержащихся в оформленных резолюциях руководителя органа исполнительной власти;

поручений Губернатора области, оформленных в соответствии с подразделом 3.3.3 Инструкции;

поручений Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области по итогам проведения "прямых линий" или аналогичных мероприятий в средствах массовой информации;

поручений Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области по итогам их поездок в города, районы области, на предприятия и в организации.

5.5.2. При поступлении в управление организации контроля указанные в пункте 5.5.1 настоящего раздела документы ставятся на контроль исполнения. Соответствующие сведения заносятся в АИС ДД "Контроль за исполнением поручений" (далее - АИС ДД КИП).

Ответственный за делопроизводство регулярно сверяет документы, находящиеся на контроле, со сведениями, занесенными в АИС ДД КИП. В случае отсутствия в органе исполнительной власти документа с поручением ответственный за делопроизводство организовывает работу в соответствии со сведениями, содержащимися в АИС ДД КИП.

О поручениях вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области информируется ответственное лицо за делопроизводство вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области соответственно.

Контроль за соблюдением сроков исполнения осуществляется управлением организации контроля или ответственным за делопроизводство вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области.

5.5.3. При осуществлении своих функций управление организации контроля получает сведения о ходе исполнения поручений от их исполнителей, руководителей органов исполнительной власти, АИС ДД.

5.5.4. Поручения руководителей органов исполнительной власти, в том числе содержащиеся в протоколах совещаний, проводимых ими, берутся на контроль исполнителями, которым даны поручения, а также ответственными за делопроизводство.

5.5.5. Сроки исполнения поручений определяются в соответствии с требованиями подраздела 3.3.3 Инструкции. Сроки исчисляются в календарных днях начиная с даты подписания документов, содержащих поручения. В случае возложения контроля за исполнением поручений, содержащихся в постановлениях (распоряжениях) Губернатора области и Правительства области о внесении изменений в нормативные правовые акты, срок исполнения определяется в соответствии с первоначальным документом (нормативным правовым актом, в который вносятся изменения).

5.5.6. Исполнение поручений Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области по итогам проведения "прямых линий" или аналогичных мероприятий в средствах массовой информации осуществляется соответствующими подразделениями Администрации Губернатора области, секретариата Правительства области и органов исполнительной власти.

Контроль, информирование граждан через средства массовой информации и сеть Интернет осуществляет департамент информационной политики Администрации Губернатора Самарской области.

5.5.7. Контроль за выполнением постановлений (распоряжений) Губернатора области, Правительства области, приказов органов исполнительной власти может не возлагаться в случае, если принятие соответствующего правового акта не влечет необходимости осуществления конкретных действий органами исполнительной власти (должностными лицами органов исполнительной власти), связанных с его выполнением.

5.5.8. Исполнение перечисленных в пункте 5.5.1 Инструкции документов и поручений осуществляется органами исполнительной власти, на которые возложен контроль.

Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений в органах исполнительной власти осуществляется ответственными лицами в соответствии с распределением функций контроля. Текущая информация о ходе исполнения документов и поручений, стоящих на контроле, вносится в АИС ДД КИП.

5.5.9. Ответственность за исполнение поручений, а также за представление доклада об исполнении поручений в установленный срок несет руководитель органа исполнительной власти, на который (на сотрудника которого) возложено исполнение поручения.

Если поручением предусматривается более одного исполнителя, то ответственность за исполнение и представление отчета об исполнении несет исполнитель, который указан первым (головной исполнитель) или исполнитель, который помечен словом "созыв".

5.5.10. Доклад об исполнении (продлении срока исполнения) поручений с необходимыми материалами представляется Губернатору области, вице-губернатору - председателю Правительства области, вице-губернатору - руководителю Администрации Губернатора области соответственно за 5 календарных дней до истечения установленного срока головным исполнителем, если в поручении не указан иной срок. Представляемый доклад должен быть подписан руководителем органа исполнительной власти, к ведению которого относится соответствующий вопрос.

Головной исполнитель может устанавливать и согласовывать с исполнителями сроки исполнения поручения, но не позднее 5 календарных дней до установленного срока исполнения поручения, если в поручении Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области не указан иной срок.

Головной исполнитель готовит итоговый доклад с указанием в нем всех позиций исполнителей (или с приложением их писем, обращений, служебных записок и пр.) по данному вопросу.

Головной исполнитель передает доклады исполнителей вместе со своим докладом в управление организации контроля или ответственному за делопроизводство вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области в соответствии с распределением функций контроля.

При подготовке доклада об исполнении поручения ссылка на реквизиты документа (исходящий регистрационный номер, дату, наименование), на основании которого было дано поручение, как и на реквизиты самого поручения, обязательна.

В докладе об исполнении поручения Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области должны быть отражены конкретные результаты и содержаться сведения об информировании автора обращения.

К докладу должны быть приложены исходящие и входящие письма, которые направлялись исполнителем и поступали в его адрес, прочие документы в рамках исполнения поручения.

К докладу прилагается подлинник поручения. Копии доклада и документа с поручением помещаются в дело.

Копии документов не должны содержать каких-либо служебных или прочих записей.

При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручения в установленный срок, головной исполнитель до истечения половины срока исполнения поручения представляет в управление организации контроля доклад с просьбой о продлении срока исполнения поручения, где указывает объективные причины, препятствующие его своевременному исполнению.

Направление доклада и снятие поручения с контроля (продление срока исполнения) до его визирования в управлении организации контроля недопустимо.

Если исполнитель считает, что им предприняты все меры для полного и всестороннего исполнения поручения, а дальнейшее исполнение поручения находится в компетенции другого органа исполнительной власти, то вопрос о дальнейшем исполнении поручения другим органом исполнительной власти решается в рабочем порядке в пределах установленного срока. Контроль за исполнением поручения возлагается на другой орган исполнительной власти, в чьей компетенции находится данный вопрос, после получения резолюции Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области соответственно.

Направление доклада о дальнейшем исполнении поручения другим органом исполнительной власти до его визирования в управлении организации контроля недопустимо.

Дальнейшее исполнение поручения другим органом исполнительной власти по поручениям, данным согласно постановлениям, распоряжениям Правительства области, возможно только путем внесения изменений в соответствующие правовые акты.

Направление доклада о дальнейшем исполнении поручений, содержащихся в постановлениях, распоряжениях Правительства области другим органом исполнительной власти недопустимо. До внесения соответствующих изменений в правовые акты поручение считается неисполненным.

Электронный образ письма с просьбой о дальнейшем исполнении поручения другим органом исполнительной власти и резолюции Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области заносится в АИС ДД КИП и направляется в управление организации контроля органом исполнительной власти, инициировавшим переадресацию.

Зарегистрированное письмо исполнителю поручения необходимо отразить в специализированной форме в базе АИС ДД КИП, открыв конкретное поручение и указав реквизиты отчета об исполнении. До занесения реквизитов отчета об исполнении в АИС ДД КИП поручение считается неисполненным.

Доклады, представляемые в управление организации контроля, оформляются в форме письма на бланке органа исполнительной власти, на который возложен контроль, на имя Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области в соответствии со следующими требованиями:

в письме должна содержаться информация, на основании которой можно сделать обоснованный и исчерпывающий вывод о дальнейшем решении (снятии с контроля, продлении срока исполнения, переадресовке другому исполнителю);

в заключительной части письма исполнитель вносит на рассмотрение свое предложение о дальнейшем исполнении документа (например: "Прошу снять данное поручение с контроля", "Прошу перенести срок исполнения данного поручения");

в случае переноса срока исполнения поручения необходимо указать конкретную дату следующего представления доклада;

в одном письме по нескольким документам и поручениям не должно содержаться одновременно информации о снятии с контроля и продлении срока исполнения;

к письму необходимо приложить копию документа, об исполнении которого пишется доклад, в случае представления доклада об исполнении поручения, содержащегося в протоколе совещания у Губернатора области, вице-губернатора - председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области или протоколе заседания Правительства области, - первую страницу протокола и страницу с поручением, которое необходимо выделить;

письмо должно быть подписано руководителем органа исполнительной власти (лицом, его замещающим);

в докладе не должно содержаться стилистических, речевых и других ошибок.

Электронный образ доклада с подписью руководителя органа исполнительной власти регистрируется исполнителем в АИС ДД КИП.

Зарегистрированный доклад исполнителю поручения необходимо отразить в специализированной форме в базе АИС ДД КИП, открыв конкретное поручение и указав реквизиты доклада об исполнении. До занесения реквизитов доклада об исполнении в АИС ДД КИП поручение считается неисполненным.

Доклады об исполнении поручений в случае несоответствия установленным требованиям оформления подлежат возврату исполнителям на доработку. При этом срок контроля не приостанавливается, поручения считаются неисполненными.

Поручения подлежат снятию с контроля без представления доклада об исполнении в следующих случаях:

если исполнение поручения завершилось принятием акта Губернатора области или Правительства области. В этом случае в управление организации контроля представляется письмо об исполнении поручения с указанием реквизитов правового акта за подписью руководителя органа исполнительной власти, ответственного за исполнение поручения;