Постановление Главы администрации (губернатора) Краснодарский край от 10.12.2013 № 1425

Прием (передача) факсограмм осуществляется с факсимильного аппарата отдела служебной переписки управления делопроизводства, а также факсимильных аппаратов, имеющихся в приемных руководителей.

7.2.2. Вся поступающая корреспонденция должна регистрироваться централизованно специалистом, на которого возложены функции по документационному обеспечению управления, или в специальном структурном подразделении этого органа (служба делопроизводства).

Форма журнала регистрации поступающей (входящей) корреспонденции приведена в приложении № 29 к Инструкции.

7.2.3. Из общего потока поступивших документов выделяются:

документы, адресованные главе администрации (губернатору) Краснодарского края и его заместителям;

документы по вопросам, относящимся к компетенции координационных и совещательных органов при главе администрации (губернаторе) Краснодарского края, - для передачи их в соответствующие координационные и совещательные органы (их аппараты);

письменные обращения граждан, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц, - для регистрации их в управлении по работе с обращениями граждан департамента внутренней политики администрации Краснодарского края (далее - управление по работе с обращениями граждан). Письменные обращения граждан, поступившие в органы исполнительной власти Краснодарского края, регистрируются соответствующей службой делопроизводства;

документы, поступившие в отдел служебной переписки управления делопроизводства, но адресованные органам исполнительной власти Краснодарского края, - для передачи их в соответствующие исполнительные органы государственной власти Краснодарского края.

Порядок работы с письменными и устными обращениями граждан утверждается нормативным правовым актом главы администрации (губернатора) Краснодарского края.

7.2.4. В процессе первичной обработки входящей корреспонденции проверяется правильность адресования поступающих документов, доставки и комплектности документов (наличие вложений).

Вся корреспонденция, за исключением имеющей пометку "Лично", вскрывается. При обнаружении повреждения, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах: первый остается в службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему материалу, третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения документа.

7.2.5. Поступившие в исполнительные органы государственной власти Краснодарского края документы учитываются и сортируются на подлежащие и не подлежащие регистрации в автоматизированной компьютерной программе (далее - автоматизированная программа).

Не подлежат регистрации документы, не требующие выполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях:

пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий;

рекламные документы, коммерческие предложения;

книги, газеты, журналы и другие печатные издания;

унифицированные формы и бланки документов и другое.

7.2.6. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

7.3. Регистрация поступающих документов

7.3.1. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, выполнения и использования в справочных целях.

Регистрация документов осуществляется в пределах выделенных документопотоков.

7.3.2. Регистрация поступающей служебной корреспонденции ведется в отделе служебной переписки управления делопроизводства, приемных руководителей структурных подразделений администрации Краснодарского края и органов исполнительной власти Краснодарского края с помощью автоматизированной программы или журнала регистрации входящей корреспонденции.

Служебные документы, поступившие непосредственно в приемные главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края, подлежат обязательной передаче на регистрацию в отдел служебной переписки управления делопроизводства.

7.3.3. Документы регистрируются, как правило, в день поступления. Документы, поступившие после окончания служебного времени, регистрируются в течение следующего рабочего дня.

Документы, поступившие с пометками "Срочно", "Оперативно" и др., направляются на регистрацию незамедлительно.

7.3.4. На регистрируемых документах в нижней правой части первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп или наклеивается штрих-код, в котором указываются наименование организации, получившей документ, входящий номер и дата.

7.3.5. Входящий регистрационный номер имеет следующую структуру:

код индекса номенклатуры дел;

проставляемый через дефис порядковый номер документа в пределах календарного года;

проставляемые через косую черту две последние цифры года регистрации.

Например, первичный входящий документ, зарегистрированный в отделе служебной переписки управления делопроизводства, может иметь следующий номер: 00-1356/13.

7.3.6. В целях учета и поиска документов при регистрации входящего документа в электронную регистрационную карточку автоматизированной программы вносятся необходимые реквизиты регистрации.

Не регистрируемые в автоматизированной программе служебные документы при необходимости учитываются в журналах.

7.3.7. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "Лично", а также нерегистрируемые документы передаются по назначению в день регистрации, срочная корреспонденция и телеграммы - незамедлительно.

Все зарегистрированные документы передаются по назначению под личную подпись ответственного лица службы делопроизводства.

7.4. Порядок рассмотрения документов

в исполнительных органах государственной власти

Краснодарского края и доведения документов

до исполнителей

7.4.1. Документы передаются на рассмотрение руководителю и иным должностным лицам исполнительного органа государственной власти Краснодарского края только после регистрации.

7.4.2. Рассмотрение документов осуществляется руководителем, как правило, в день их поступления в приемную.

Руководителем даются указания по выполнению входящих документов. Указания исполнителям оформляются в виде резолюции, оформляемой в соответствии с пунктом 3.2.13 Инструкции.

7.4.3. После рассмотрения руководителем служебный документ передается специалисту приемной, который, в свою очередь, переносит поручение руководителя в соответствии с резолюцией в электронную карточку автоматизированной программы. В первую очередь вносятся резолюции по документам с пометкой "Срочно".

7.4.4. В соответствии с резолюцией руководителя подлинник служебного документа направляется ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов (изготовление копий документов для рассылки исполнителям осуществляется в приемных руководителей).

7.4.5. Направление по компетенции в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу документов, поступивших руководителям исполнительных органов государственной власти Краснодарского края и содержащих вопросы, решение которых не входит в компетенцию данных руководителей или органов власти, осуществляется в соответствии с резолюцией руководителя.

7.4.6. Служебная корреспонденция, поступившая и зарегистрированная в администрации Краснодарского края, передается исполнителю согласно резолюции главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края через отдел служебной переписки управления делопроизводства.

В случае если документ поступает на регистрацию в отдел служебной переписки управления делопроизводства с резолюцией главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края, отметки в электронную карточку вносятся данным отделом.

Служебные документы, зарегистрированные в органах исполнительной власти Краснодарского края, структурных подразделениях администрации Краснодарского края, передаются исполнителям специалистами приемных руководителей органов исполнительной власти Краснодарского края, структурных подразделений администрации Краснодарского края.

7.4.7. Служебные письма подлежат выполнению в сроки, указанные в пункте 8.4.2 Инструкции.

7.4.8. Отметки о прохождении и выполнении документа фиксируются специалистами приемной руководителя в автоматизированной программе.

7.5. Организация работы с отправляемыми (исходящими)

документами, их регистрация и отправка

7.5.1. Ответственность за составление и оформление документа, согласование с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами администрации Краснодарского края и органов исполнительной власти Краснодарского края (внутреннее согласование) возлагается на ответственного исполнителя документа (структурное подразделение администрации Краснодарского края или должностное лицо).

До представления на подпись составитель проверяет правильность оформления документа, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, заявки на рассылку.

7.5.2. Отправляемые (исходящие) документы, подписанные руководителем, передаются на регистрацию.

Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется в приемной руководителя органа исполнительной власти Краснодарского края, структурного подразделения администрации Краснодарского края, подписавшего документ.

Не допускается регистрация исходящих служебных писем с нарушением установленных Инструкцией требований к подготовке служебной корреспонденции.

7.5.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

7.5.4. При регистрации исходящей документации в автоматизированной программе в электронную регистрационную карточку вносятся необходимые реквизиты регистрации.

Номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа, оформленного на бумажном носителе, в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле, согласно пунктам 3.2.6 и 3.2.7 Инструкции.

7.5.5. Исходящие документы с одинаковым содержанием, но разными адресатами регистрируются под одним номером.

Форма журнала учета исходящей (отправляемой) корреспонденции приведена в приложении № 30 к Инструкции.

7.5.6. Документы, подготовленные в структурных подразделениях администрации Краснодарского края и подлежащие отправке по почте, поступают в отдел служебной переписки управления делопроизводства в конверте с обязательным указанием адресата, исходящего номера и с реестром (приложение № 31).

На исходящие документы заказного характера также составляется реестр, на котором проставляется отметка работников почтового отделения связи и который остается в отделе служебной переписки управления делопроизводства (службе делопроизводства органа исполнительной власти Краснодарского края) для финансового отчета.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

Реквизит "Адресат" оформляется в соответствии с пунктом 3.2.11 Инструкции. На почтовых отправлениях в адресе не должно быть сокращенных названий, не относящихся к адресу знаков.

На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа реестру. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

7.5.7. Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочные исходящие документы подлежат отправке в первую очередь.

По фельдъегерской связи осуществляется отправка корреспонденции только за подписью главы администрации (губернатора) Краснодарского края и заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края, направляемой в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, и с пометкой "Срочная" (по согласованию с заместителем главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющим делами или заместителем директора департамента управления делами администрации Краснодарского края, начальником управления делопроизводства в департаменте).

7.5.8. В целях своевременного отправления исходящей корреспонденции через отдел служебной переписки управления делопроизводства ее необходимо сдавать для обработки не позднее 13.00 с понедельника по четверг и до 12.00 в пятницу и предпраздничные дни.

Документы для выполнения, которые разложены по ячейкам и папкам в отделе служебной переписки управления делопроизводства, уполномоченным должностным лицам следует забирать не реже одного раза в день с обязательной отметкой о получении в соответствующем журнале.

7.5.9. Исходящая корреспонденция может сканироваться перед ее отправкой. Отсканированный документ прикрепляется к электронной регистрационной карточке документа в автоматизированной программе.

Второй экземпляр (с визами) исходящего документа с приложениями, указанными в тексте документа, помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом).

7.5.10. Необходимость передачи текстов исходящих документов посредством электронной почты, факсимильной связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяется должностным лицом, подписавшим документ.

Средства электронной почты и факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

Запрещается передавать по электронной почте и факсимильной связи сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой "Для служебного пользования".

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на работника, подготовившего документ к передаче, и должностного лица, подписавшего документ.

Передача и прием документов осуществляются только с ведома лица, ответственного за аппарат факсимильной связи или компьютер, имеющий выход к электронной почте.

Контроль за использованием аппаратов факсимильной связи или компьютеров, имеющих выход к электронной почте, установленных в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края, осуществляется их руководителями.

7.5.11. При передаче текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

передача исходящих документов, оформленных на бланках писем и содержащих необходимые реквизиты, осуществляется после их регистрации;

объем передаваемого документа, выполненного на листах бумаги формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов.

Требования к отправке документов посредством электронной почты изложены в разделе 6.7 Инструкции.

Подлинники документов после передачи посредством электронной почты или факсимильной связи возвращаются составителям с отметкой о времени отправки.

7.5.12. Техническую поддержку и развитие системы электронной почты обеспечивает уполномоченный орган - управление информатизации и связи Краснодарского края в соответствии с нормативным правовым актом главы администрации (губернатора) Краснодарского края.

Каждому абоненту электронной почты выделяется адрес электронной почты, через который осуществляется обмен электронными сообщениями.

7.5.13. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки, согласования, подписания и регистрации должно соответствовать прохождению отправляемых (исходящих) документов, а на этапе приема, выполнения, контроля, направления в дело - поступающих (входящих) документов.

7.6. Организация работы с устными запросами

пользователей информации

7.6.1. Запрос-обращение о предоставлении информации о деятельности органа может быть направлен в администрацию Краснодарского края, орган исполнительной власти Краснодарского края пользователем информацией в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 года № 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа.

7.6.2. Работа с запросом, полученным в письменной форме или электронном виде, осуществляется аналогично работе с входящей корреспонденцией.

7.6.3. В случае поступления устных запросов пользователей информацией в адрес первого заместителя, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края специалистам приемных следует переадресовывать запросы в отдел служебной переписки управления делопроизводства (тел. [phone]).

7.6.4. Отдел служебной переписки управления делопроизводства осуществляет регистрацию устных запросов пользователей информацией, поступивших в адрес первого заместителя, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края, с помощью автоматизированной программы "Кодекс: Служебная переписка", с использованием имеющегося в программе реквизита вида документа "Устный запрос". Затем регистрационная карточка распечатывается и направляется по принадлежности в приемную первого заместителя, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края для наложения резолюции. Специалист приемной вводит резолюцию руководителя в автоматизированную программу и передает регистрационную карточку вместе с резолюцией руководителя в отдел служебной переписки управления делопроизводства для вручения исполнителю.

7.6.5. Контроль за выполнением устных запросов пользователей информацией в администрации Краснодарского края осуществляется с помощью автоматизированной программы "Кодекс: Служебная переписка".

7.6.6. Устный запрос пользователя информацией регистрируется в структурном подразделении администрации Краснодарского края, органе исполнительной власти Краснодарского края в день получения в автоматизированной программе, в которой осуществляется регистрация поступающей корреспонденции. При введении содержания запроса в автоматизированную программу следует использовать реквизит вида документа "Устный запрос".

7.6.7. По окончании регистрации необходимо распечатать регистрационную карточку и направить запрос для рассмотрения и наложения резолюции руководителю.

7.6.8. Ответ на запрос пользователей информацией подлежит обязательной регистрации.

7.6.9. После подготовки и направления ответа пользователю информацией сведения вносятся в автоматизированную программу, а регистрационная карточка с резолюцией руководителя и копией ответа помещается в соответствующее номенклатурное дело "Документы по выполнению запросов пользователей информацией".

7.7. Порядок обработки и учета иностранной

корреспонденции

7.7.1. Корреспонденция на английском (немецком) языке, поступающая на имя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, передается для перевода на русский язык в управление протокола администрации Краснодарского края. После перевода текст на русском языке визируется исполнителем и с оригиналом письма передается в отдел служебной переписки управления делопроизводства для организации дальнейшей работы с документами в соответствии с Инструкцией.

7.7.2. Письма, отправляемые в адрес иностранных организаций и граждан, оформляются на бланке установленного образца и регистрируются как исходящая корреспонденция в соответствии с Инструкцией.

Документы на иностранных языках в случае необходимости могут отправляться по факсу при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

7.8. Печатные, копировально-множительные

и стенографические работы

7.8.1. Печатание документов, копировально-множительные работы осуществляются в отделе машинописных, стенографических и копировально-множительных работ управления делопроизводства, приемных и на рабочих местах работников исполнительных органов государственной власти Краснодарского края с использованием компьютерной техники при соблюдении требований Инструкции.

7.8.2. При выполнении работ в отделе машинописных, стенографических и копировально-множительных работ управления делопроизводства приоритет имеет подготовка документов, связанных с обеспечением деятельности главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края.

7.8.3. Срочность выполнения печатных и копировально-множительных работ определяется заместителем директора департамента управления делами администрации Краснодарского края, начальником управления делопроизводства в департаменте по согласованию с исполнителями, сдавшими материал для печатания или тиражирования.

7.8.4. Передаваемые для выполнения печатных работ материалы должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, фиолетовыми, синими или черными чернилами. Не принимаются для печати материалы, написанные небрежно, неразборчивым почерком, отредактированные карандашом, а также трудночитаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие копии материалов. Особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований организаций, иностранных слов и географических названий. Разрешается применять только общепринятые сокращения слов.

Документы готовятся в текстовом редакторе Microsoft Word, как правило, через одинарный межстрочный интервал, на листах бумаги формата А4 или на бланках установленной формы. Материалы, подлежащие дополнительному редактированию, печатаются через полуторный интервал. Допускается выполнение работ на листах формата А5.

В нижнем колонтитуле каждой страницы подготовленного документа, за исключением правовых актов, слева проставляется реквизит "Идентификатор электронной копии документа" (пункт 3.2.26 Инструкции).

7.8.5. Компьютерные работы по сканированию и форматированию служебных документов в администрации Краснодарского края осуществляются в отделе машинописных, стенографических и копировально-множительных работ управления делопроизводства.

Отформатированный материал после сканирования при необходимости сохраняется в электронном виде на носителе заказчика.

7.8.6. Работники отдела машинописных, стенографических и копировально-множительных работ управления делопроизводства форматируют материалы, поступающие в электронном виде, и выполняют их распечатку на лазерном принтере; корректорские работы ими не осуществляются.

7.8.7. Тиражируются только служебные документы и материалы. Копирование бланков документов, используемых в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края, не разрешается.

Основанием для выполнения копировальных работ в отделе машинописных, стенографических и копировально-множительных работ управления делопроизводства является заказ, оформленный на бланке установленной формы, подписанный заместителем директора департамента управления делами администрации Краснодарского края, начальником управления делопроизводства в департаменте.

Учет копируемых документов ведется на основании выполненных заказов, которые хранятся в отделе машинописных, стенографических и копировально-множительных работ управления делопроизводства в течение года, после чего уничтожаются.

Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

Служебные документы и материалы, подлежащие копированию, должны быть в несброшюрованном виде, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги формата не более A3.

Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с подлинником документа.

7.8.8. На копировально-множительных аппаратах, установленных в приемных главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края и руководителей структурных подразделений администрации Краснодарского края, разрешается копирование служебных документов и материалов небольшого объема и тиража.

Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет работник, ответственный за делопроизводство в органе исполнительной власти Краснодарского края, структурном подразделении администрации Краснодарского края, специалист приемной соответствующего руководителя.

7.8.9. Стенографирование ведется стенографистами с использованием специальных тетрадей (блокнотов) и звукозаписывающей техники (магнитофонов, диктофонов, ноутбуков).

Отдел машинописных, стенографических и копировально-множительных работ управления делопроизводства обеспечивает стенографирование мероприятий, проводимых под руководством главы администрации (губернатора) Краснодарского края, и в случае приема официальных делегаций - под руководством заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края.

Стенограммы мероприятий с участием главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края печатаются стенографистом в двух экземплярах (листы нумеруются), один из которых хранится в отделе машинописных, стенографических и копировально-множительных работ управления делопроизводства, второй - в структурном подразделении администрации Краснодарского края, органе исполнительной власти Краснодарского края, ответственном за проведение этого мероприятия.

7.8.10. При расшифровке стенограммы и печатании текстов выступлений с магнитного носителя звука на лицевой стороне последнего листа каждого экземпляра стенограммы указывается фамилия работника, ответственного за расшифровку записи.

7.8.11. Звукозапись мероприятий с участием главы администрации (губернатора) Краснодарского края и заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края осуществляется работником, ответственным за звукозапись.

7.8.12. Не допускается передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков, передача стенографистам текстовых писем, таблиц и другой информации по телефону.

7.9. Учет и анализ объемов документооборота

7.9.1. Учет объемов документооборота, анализ структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в исполнительный орган государственной власти Краснодарского края и создаваемых им, ведется в целях совершенствования организации работы с документами, рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

7.9.2. Учет количества документов за определенный период (год, квартал, месяц) проводится по месту регистрации документов.

7.9.3. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным структурного подразделения, выполняющего копировально-множительные работы, для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда служащих указанных подразделений.

7.9.4. Поступающие и отправляемые документы подсчитываются отдельно. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

7.9.5. Данные о количестве документов обобщаются (нарастающим итогом), анализируются службой делопроизводства органа исполнительной власти Краснодарского края, администрации Краснодарского края, и представляются руководителю исполнительного органа государственной власти Краснодарского края в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

8. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ВЫПОЛНЕНИЕМ

СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ В АДМИНИСТРАЦИИ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ,

ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ

8.1. Общие принципы организации делопроизводственного

контроля

8.1.1. Система делопроизводственного контроля обеспечивает своевременное предупреждение о возможных нарушениях сроков выполнения, представление главе администрации (губернатору) Краснодарского края, заместителям главы администрации (губернатора) Краснодарского края регулярной оперативной информации о ходе выполнения служебных документов (правовых актов, служебной корреспонденции) как в администрации Краснодарского края, так и в органах исполнительной власти Краснодарского края.

8.1.2. Основной целью системы контроля за выполнением служебных документов является обеспечение эффективности управления на основе организации контроля за сроками и качеством выполнения правовых актов главы администрации (губернатора) Краснодарского края, служебной корреспонденции и принятия своевременных мер по их выполнению.

8.1.3. Для достижения указанной цели система контроля за выполнением служебных документов обеспечивает:

контроль представления информации о ходе выполнения служебного документа в установленный срок;

контроль за сроками выполнения служебных документов;

контроль за ходом выполнения служебных документов по объемам работ и качеству их выполнения, непосредственную проверку хода выполнения;

выяснение причин невыполнения или ненадлежащего выполнения служебных документов для доклада главе администрации (губернатору) Краснодарского края, заместителям главы администрации (губернатора) Краснодарского края и принятия дополнительных мер по их выполнению;

учет и анализ результатов выполнения служебных документов.

8.1.4. Основными функциями системы контроля за выполнением служебных документов являются:

учет и постановка служебных документов на контроль;

формирование контрольных дел на правовые акты главы администрации (губернатора) Краснодарского края и определение срока представления промежуточной и итоговой информации об их выполнении;

своевременное выявление отклонений от заданий, предусмотренных в документах, по срокам и объемам выполненных работ;

учет исполнительской дисциплины и регулярное информирование главы администрации (губернатора) Краснодарского края и заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края о ее состоянии (сколько и каких документов выполнено, сколько не выполнено, кем, по каким причинам);

информирование исполнителей о приближении сроков выполнения служебных документов;

выдача информации о контролируемых служебных документах по запросу.

8.1.5. Выполнение служебного документа должно быть поставлено на контроль, если:

главой администрации (губернатором) Краснодарского края, заместителями главы администрации (губернатора) Краснодарского края дано поручение по его выполнению;

в содержании правового акта главы администрации (губернатора) Краснодарского края определены конкретные задания, поручения соответствующему структурному подразделению администрации Краснодарского края, органу исполнительной власти Краснодарского края;

необходимость контроля выполнения служебного документа определена резолюцией руководителя (заместителей руководителя);

предусмотрено представление сообщений в вышестоящие органы о ходе выполнения служебного документа;

полученная служебная корреспонденция зарегистрирована отделом служебной переписки управления делопроизводства или специалистом приемной органа исполнительной власти Краснодарского края и резолюция руководителя предусматривает ее выполнение.

8.1.6. Отдел контроля за выполнением служебных документов управления делопроизводства (далее - отдел контроля) осуществляет делопроизводственный контроль за выполнением отдельных правовых актов, а также за соблюдением сроков выполнения служебной корреспонденции, поступившей в администрацию Краснодарского края и зарегистрированной в отделе служебной переписки управления делопроизводства.

8.1.7. Основной контроль за сроками выполнения служебной корреспонденции, поступившей в администрацию Краснодарского края, и поручений согласно резолюциям к ней осуществляют специалисты приемных главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края. В структурных подразделениях администрации Краснодарского края, органах исполнительной власти Краснодарского края - лица, ответственные за делопроизводство.

8.1.8. Контроль выполнения поручений и заданий, данных главой администрации (губернатором) Краснодарского края (заместителями главы администрации (губернатора) Краснодарского края) на планерных и иных рабочих совещаниях, осуществляют помощники главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края (далее - помощники). Рекомендуемая форма учета и осуществления контроля выполнения поручений приведена в приложении № 32 к Инструкции.

8.1.9. Контроль за рассмотрением устных и письменных обращений граждан, поступивших в адрес главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края осуществляется в управлении по работе с обращениями граждан. Контроль за рассмотрением устных и письменных обращений граждан, поступивших непосредственно руководителям органов исполнительной власти Краснодарского края, структурных подразделений администрации Краснодарского края, осуществляют эти руководители и назначенные ими работники.

8.1.10. Требования к организации работы с правовыми актами Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, поступающими в администрацию Краснодарского края, и контроля за их выполнением изложены в подразделе 8.5 Инструкции.

8.1.11. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни, увольнения, перемещения работник, ответственный за контроль выполнения служебных документов в структурных подразделениях администрации Краснодарского края, органах исполнительной власти Краснодарского края, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой делопроизводства все контролируемые документы как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

8.2. Организационные принципы и структура контроля

правовых актов

8.2.1. Контроль своевременного выполнения правовых актов осуществляют:

глава администрации (губернатор) Краснодарского края, его первый заместитель и заместители главы администрации (губернатора) Краснодарского края в соответствии с их полномочиями;

руководители органов исполнительной власти Краснодарского края, структурных подразделений администрации Краснодарского края, а также уполномоченные ими лица;

отдел контроля.

8.2.2. Контроль выполнения поручений, заданий, сроки которых обозначены в правовых актах, осуществляют помощники. Контролю подлежит своевременность разработки структурными подразделениями администрации Краснодарского края, органами исполнительной власти Краснодарского края конкретных мероприятий по выполнению правовых актов.

8.2.3. Руководители органов исполнительной власти Краснодарского края, структурных подразделений администрации Краснодарского края являются ответственными за фактическое выполнение правовых актов главы администрации (губернатора) Краснодарского края в установленные сроки, систематический контроль и оперативное влияние на своевременное, качественное и полное их выполнение.

8.2.4. Руководители органов исполнительной власти Краснодарского края, структурных подразделений администрации Краснодарского края, где нет службы делопроизводства, назначают ответственных за делопроизводственный контроль выполнения правовых актов главы администрации (губернатора) Краснодарского края.

8.2.5. Организация и координация работы по делопроизводственному контролю за выполнением отдельных правовых актов в администрации Краснодарского края осуществляются специалистами отдела контроля с помощью автоматизированной программы.

8.2.6. Отдел контроля по поручению главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края и инициативно, совместно со специалистами отраслевых органов исполнительной власти Краснодарского края, может участвовать в проверках фактического выполнения отдельных правовых актов.

8.2.7. В целях определения фактического состояния выполнения принятых управленческих решений по основным вопросам социально-экономического развития, изложенным в правовых актах, определения дополнительных мер и создания условий для их своевременного и полного выполнения структурными подразделениями администрации Краснодарского края, органами исполнительной власти Краснодарского края могут использоваться "час контроля", производственные совещания, расширенные планерки, видеоконференции, заседания коллегий, проводимые под руководством главы администрации (губернатора) Краснодарского края или заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края в соответствии с распределением обязанностей.

8.3. Порядок организации контроля за ходом выполнения

правовых актов

8.3.1. Копии правовых актов главы администрации (губернатора) Краснодарского края из протокольного отдела управления делопроизводства поступают в отдел контроля.

Заместитель начальника управления делопроизводства в департаменте управления делами администрации Краснодарского края, начальник отдела контроля (по согласованию с заместителем директора департамента управления делами администрации Краснодарского края, начальником управления делопроизводства в департаменте) определяет:

перечень правовых актов, контроль за выполнением которых осуществляется непосредственно специалистами отдела контроля;

ответственного исполнителя (или организатора выполнения) правового акта (как правило, это структурное подразделение администрации Краснодарского края, орган исполнительной власти Краснодарского края, подготовившие проект);

пункты правового акта, выполнение которых будет контролироваться;

сроки представления промежуточной информации о ходе выполнения правового акта исходя из содержания правового акта. Первичная информация о ходе выполнения правового акта представляется главе администрации (губернатору) Краснодарского края, заместителю главы администрации (губернатора) Краснодарского края, на которого правовым актом возложен контроль, как правило, спустя месяц после его принятия, если в содержании его не определен более ранний срок выполнения поручений.

8.3.2. В отделе контроля данные о правовых актах, поставленных на контроль, вносятся в автоматизированную программу в виде электронной карточки.

8.3.3. Отделом контроля на каждый контролируемый правовой акт оформляется контрольное дело, содержащее заполненный контрольный лист и копию правового акта. Контрольный лист содержит данные об исполнителях и сроках представления информации о ходе выполнения правового акта. В дальнейшем в нем накапливаются все материалы, характеризующие ход выполнения данного служебного документа.

Образец контрольного листа приведен в приложении № 33 к Инструкции.

8.3.4. Отдел контроля ежемесячно информирует помощников главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края о поставленных на контроль правовых актах.

8.3.5. Помощники, получив информацию из отдела контроля о постановке правового акта на контроль, обеспечивают представление исполнителями информации о ходе, итогах выполнения правового акта своему руководителю в соответствии с установленными контрольными сроками.

Руководитель органа исполнительной власти Краснодарского края, структурного подразделения администрации Краснодарского края, получив сообщение о контрольном документе, определяет исполнителя из числа работников, на которого возлагается ответственность за организацию работы по выполнению правового акта, по обеспечению сбора, обработки и обобщению информации, подготовке необходимых материалов, а также проектов докладов о ходе и результатах выполнения правового акта и поручений по нему. Одновременно руководитель дает поручение специалисту приемной или специалисту службы делопроизводства обеспечить контроль за выполнением срока представления промежуточной, итоговой информации главе администрации (губернатору) Краснодарского края или заместителю главы администрации (губернатора) Краснодарского края, на которого возложен контроль за выполнением правового акта главы администрации (губернатора) Краснодарского края.

8.3.6. Помощники, получив сведения о ходе выполнения правового акта, изучают качество поступивших информационных материалов, их конкретность и предметность; докладывают главе администрации (губернатору) Краснодарского края, заместителям главы администрации (губернатора) Краснодарского края о ходе выполнения установленных правовым актом заданий.

Ознакомившись с информацией, глава администрации (губернатор) Краснодарского края, заместитель главы администрации (губернатора) Краснодарского края определяет дальнейшие поручения помощнику и исполнителям в форме резолюции. Резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок выполнения и другое.

Получив поручение главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, помощники ставят в известность о его содержании исполнителя или исполнителей (если есть в этом необходимость). Оригинал информации о ходе, итогах выполнения правового акта с резолюцией главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края помощники передают в приемную заместителя директора департамента управления делами администрации Краснодарского края, начальника управления делопроизводства в департаменте через отдел служебной переписки управления делопроизводства.

8.3.7. Если поручение, содержащееся в резолюции, дано нескольким органам исполнительной власти Краснодарского края и структурным подразделениям администрации Краснодарского края (их руководителям) и не указано, за кем свод, то орган (структурное подразделение, руководитель), указанный в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ему предоставляется право созыва исполнителей и получение от них необходимой информации.

Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями отчетов о выполнении ими поручений, содержащихся в контролируемом правовом акте. Соисполнители направляют свои заключения, информацию ответственному исполнителю в сроки, обеспечивающие ему своевременное рассмотрение документа, но не менее чем за три дня до истечения контрольного срока.

Замена исполнителя, передача выполнения поручения или возложение контроля на другой исполнительный орган государственной власти Краснодарского края или должностное лицо могут быть осуществлены только с разрешения или по указанию руководителя, давшего поручение.

8.3.8. Сроки выполнения поручений, указанные в правовых актах, могут быть изменены только главой администрации (губернатором) Краснодарского края или первым заместителем главы администрации (губернатора) Краснодарского края путем внесения изменений в такой правовой акт.

Если по объективным причинам возникает необходимость продления или изменения срока выполнения поручения, обозначенного в правовом акте, должностное лицо (исполнительный орган государственной власти Краснодарского края), которому дано поручение, представляет на имя главы администрации (губернатора) Краснодарского края или первого заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края мотивированную просьбу об изменении срока выполнения поручения и предложение о новом сроке.

При положительном согласовании готовится проект правового акта о внесении изменений в правовой акт, поставленный на контроль.

Об этом ставится в известность отдел контроля, копия правового акта, подтверждающего изменение срока, приобщается к контрольному делу.

Сроки представления промежуточной информации, установленные отделом контроля, могут быть изменены по согласованию с заместителем начальника управления делопроизводства в департаменте управления делами администрации Краснодарского края, начальником отдела контроля. После согласования специалисты отдела контроля вносят соответствующие изменения в контрольное дело и в электронную карточку автоматизированной программы.

8.3.9. Отдел контроля:

информирует помощников, исполнителей о приближении срока выполнения или представления очередной информации о ходе выполнения документа по всем правовым актам, поставленным на контроль в отделе контроля;

составляет перечень правовых актов, сроки выполнения которых истекают в предстоящем месяце, и направляет эти сведения помощникам, в структурные подразделения администрации Краснодарского края, органы исполнительной власти Краснодарского края;

получает информацию от помощников через приемную управления делопроизводства по контролируемым правовым актам, проверяет ее полноту и качество, ведет учет поступления информации по срокам, делает в контрольных делах отметки о выполнении поручений, содержащихся в правовых актах, выясняет причины их невыполнения;

ведет учет состояния исполнительской дисциплины по каждому контрольному правовому акту и исполнителю, ежемесячно готовит по данному вопросу статистический отчет заместителю директора департамента управления делами администрации Краснодарского края, начальнику управления делопроизводства в департаменте;

осуществляет совместно с правовым департаментом контроль за сроками направления информации о выполнении федерального правового акта, подготовленной на основании запроса, поступившего из федеральных органов государственной власти;

в необходимых случаях готовит сведения о невыполненных правовых актах. Информирует заместителя директора департамента управления делами администрации Краснодарского края, начальника управления делопроизводства в департаменте о возникающих неблагоприятных ситуациях в организации выполнения правовых актов;

запрашивает в структурных подразделениях администрации Краснодарского края, органах исполнительной власти Краснодарского края, государственных учреждениях Краснодарского края дополнительные материалы, необходимые для анализа хода выполнения контролируемых документов;

готовит проекты постановлений о снятии с контроля правовых актов;

по поручению заместителя директора департамента управления делами администрации Краснодарского края, начальника управления делопроизводства в департаменте, заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющего делами периодически проводит проверки организации делопроизводства и контроля в приемных главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края, руководителей органов исполнительной власти Краснодарского края, структурных подразделений администрации Краснодарского края и государственных учреждений Краснодарского края;

осуществляет методическое руководство по организации контроля за выполнением правовых актов.

8.3.10. Исполнители представляют сведения о состоянии выполнения правовых актов согласно указанному контрольному сроку. В случаях когда срок представления информации совпадает с выходным, праздничным днем, она должна быть представлена в последний рабочий день, предшествующий контрольному сроку. Информация, представленная с нарушением срока, должна содержать объяснение о причинах задержки.

Информация, оформленная в виде справки, отчета, как правило, должна содержать сведения о ходе выполнения каждого пункта правового акта. В случае необходимости к информации прилагаются документы, подтверждающие выполнение правового акта (копии платежных поручений, ордеров на получение жилья и другого).

Информация о ходе выполнения правового акта готовится на бланке органа исполнительной власти Краснодарского края, структурного подразделения администрации Краснодарского края на имя должностного лица, на которого главой администрации (губернатором) Краснодарского края возложен контроль, подписывается соответствующим руководителем (или лицом, его замещающим). При необходимости она должна содержать предложения о продлении срока контроля или его окончании.

8.3.11. Отдел контроля, получив от помощников оригинал информации, изучив и обобщив очередные сведения о ходе выполнения правового акта, делает соответствующие записи в контрольном деле. Если содержание представленной информации не отражает хода выполнения всех заданий (пунктов) документа или появилась необходимость запросить дополнительную информацию от тех или иных органов исполнительной власти Краснодарского края, структурных подразделений администрации Краснодарского края, организаций о ходе выполнения правового акта, то об этом делается запись в контрольном деле и сообщается помощнику, представившему ее.

8.3.12. Предложения о снятии с контроля правовых актов, внесенные руководителями органов исполнительной власти Краснодарского края, структурных подразделений администрации Краснодарского края, рассматриваются и согласуются с заместителями главы администрации (губернатора) Краснодарского края, о чем свидетельствует резолюция. Использование факсимиле на резолюциях не допускается.

Снятие с контроля не означает прекращения действия правового акта.

8.3.13. Контрольные дела на правовые акты, снятые с контроля, после проведения экспертизы ценности передаются в архив администрации Краснодарского края.

8.3.14. Постановка на контроль выполнения правовых актов в органах исполнительной власти Краснодарского края осуществляется в соответствии с резолюцией руководителя органа исполнительной власти Краснодарского края.

8.4. Порядок контроля выполнения служебной

корреспонденции в администрации Краснодарского края

8.4.1. Контролю подлежит вся служебная корреспонденция, поступившая в адрес главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края, руководителей структурных подразделений администрации Краснодарского края и зарегистрированная в отделе служебной переписки управления делопроизводства или специалистом приемной руководителя структурного подразделения администрации Краснодарского края.

8.4.2. Продолжительность контроля, его срок, форма, содержание, исполнитель (или исполнители) определяются резолюцией соответствующего руководителя исходя из сроков, установленных законодательством, и содержания служебного письма.

Служебные письма подлежат выполнению в следующие сроки:

с конкретной датой выполнения - в указанный срок;

согласно резолюции руководителя ("Срочно" - в 3-дневный срок, "Оперативно" - в 10-дневный срок, без указания срока - не более 30 календарных дней со дня регистрации в отделе служебной переписки управления делопроизводства);

по парламентскому запросу, направленному Советом Федерации, Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации, а также по депутатскому запросу, направленному ЗСК края, - не позднее чем через 15 дней со дня регистрации запроса в отделе служебной переписки управления делопроизводства или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации или пленарным заседанием ЗСК края срок;

по запросам Уполномоченного по защите прав предпринимателей в Краснодарском крае - в срок, не превышающий 15 дней со дня регистрации запроса в отделе служебной переписки управления делопроизводства;

по запросам членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатскому запросу) - не позднее чем через 30 дней со дня регистрации запроса в отделе служебной переписки управления делопроизводства или в иной, согласованный с инициатором запроса срок;

по обращениям члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с их деятельностью, - безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня регистрации обращения в отделе служебной переписки управления делопроизводства);

по обращениям депутатов ЗСК края, связанным с их деятельностью, - не позднее чем в месячный срок со дня регистрации обращения в отделе служебной переписки управления делопроизводства.

Если последний день срока выполнения служебного письма приходится на нерабочий или праздничный день, то письмо подлежит выполнению не позднее последнего рабочего дня, предшествующего нерабочему.

Дата выполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется специалистом приемной в регистрационной карточке автоматизированной программы или журнале регистрации входящей корреспонденции.

8.4.3. При необходимости изменения срока выполнения служебного письма ответственный исполнитель представляет на имя главы администрации (губернатора) Краснодарского края или заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.

Продление срока выполнения служебных писем, полученных из высших исполнительных органов государственной власти, федеральных органов исполнительной власти, допускается в исключительных случаях, когда выполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае ответственный исполнитель готовит проект письма за подписью автора резолюции в адрес руководителя вышестоящего органа с мотивированным обоснованием необходимости продления срока и указанием планируемой даты выполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты написания поручения. Сроки выполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Обо всех случаях изменения срока выполнения служебного письма ответственный исполнитель или специалист приемной главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края информирует отдел контроля.

В структурных подразделениях администрации Краснодарского края, органах исполнительной власти Краснодарского края по служебным письмам, зарегистрированным непосредственно в органе исполнительной власти Краснодарского края, структурном подразделении администрации Краснодарского края, решение по продлению срока принимается соответствующим руководителем согласно действующему законодательству и Инструкции.

8.4.4. Снятие документа с контроля осуществляется специалистом приемной главы администрации (губернатора) Краснодарского края или заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края (автора первой резолюции) отметкой о выполнении в регистрационной карточке автоматизированной программы.

Документ считается выполненным и снимается с контроля после фактического и полного выполнения резолюции, документированного подтверждения выполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

Ответственность за правильность снятия служебной корреспонденции с контроля и внесение об этом информации в автоматизированную программу возлагается на специалистов приемной главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края, на которых возложена обязанность (согласно должностному регламенту) контролировать своевременность выполнения служебной корреспонденции.

8.4.5. Отдел контроля еженедельно анализирует соблюдение срока выполнения служебных писем и представляет информацию заместителю директора департамента управления делами администрации Краснодарского края, начальнику управления делопроизводства в департаменте; ежемесячно выборочно в отдельных приемных администрации Краснодарского края осуществляет контроль фактических сроков выполнения служебной корреспонденции.

8.4.6. Согласно плану работы, утвержденному заместителем главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющим делами, отдел контроля ежемесячно осуществляет проверку срока выполнения служебной корреспонденции выборочно в структурных подразделениях администрации Краснодарского края, органах исполнительной власти Краснодарского края.

8.5. Организация работы с правовыми актами

Президента Российской Федерации, Федерального Собрания

Российской Федерации и Правительства Российской Федерации,

поступающими в администрацию Краснодарского края,

контроль за их выполнением

8.5.1. Исполнительные органы государственной власти Краснодарского края осуществляют мониторинг принимаемых и издаваемых федеральных нормативных правовых актов по вопросам, отнесенным к их компетенции, в целях оперативного их выполнения и учета в своей работе.

Правовые акты Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, поступающие в администрацию Краснодарского края на бумажном носителе, регистрируются отделом служебной переписки управления делопроизводства в специальном журнале регистрации.

Правовой департамент осуществляет правовой анализ правовых актов Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, размещенных на официальном интернет-портале правовой информации http://pravo.gov.ru, не поступивших в администрацию Краснодарского края на бумажном носителе, в течение семи рабочих дней с даты их размещения. В случае выявления правовых актов Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации, устанавливающих обязанность исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации принять соответствующие нормативные правовые акты, правовой департамент распечатывает копии соответствующих правовых актов на бумажном носителе и передает в отдел служебной переписки управления делопроизводства для регистрации в порядке, предусмотренном абзацем вторым настоящего пункта.

После регистрации правовые акты, указанные в абзацах третьем и четвертом настоящего пункта (далее - федеральные документы), передаются в правовой департамент.

8.5.2. Правовой департамент осуществляет учет федеральных документов в журнале входящих федеральных правовых актов.

В указанный журнал вносятся следующие сведения: порядковый номер поступившего федерального документа, вид федерального документа (Федеральный конституционный закон, Федеральный закон, Указ Президента Российской Федерации, Распоряжение Президента Российской Федерации, Постановление, Распоряжение Правительства Российской Федерации), номер, дата, наименование федерального документа, входящий номер в администрации Краснодарского края.

Данные о федеральных документах также вносятся правовым департаментом в автоматизированную программу "Юрист".

8.5.3. Правовым департаментом осуществляется анализ федеральных документов и подготовка проекта резолюции главы администрации (губернатора) Краснодарского края (либо лица, его замещающего) или первого заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края к документу. При этом определяются органы исполнительной власти Краснодарского края, структурные подразделения администрации Краснодарского края, которые должны принять к сведению и (или) руководству федеральные документы. В проекте резолюции указываются заместители главы администрации (губернатора) Краснодарского края, руководители органов исполнительной власти Краснодарского края и структурных подразделений администрации Краснодарского края либо только соответствующие заместители главы администрации (губернатора) Краснодарского края.

После подготовки проекта резолюции правовой департамент оформляет сопроводительный лист и карточку учета движения федерального документа к каждому федеральному документу (приложения № 34 - 36) и передает федеральные документы на рассмотрение главе администрации (губернатору) Краснодарского края (либо лицу, его замещающему) или первому заместителю главы администрации (губернатора) Краснодарского края.

После утверждения резолюции к федеральным документам уполномоченным лицом правовой департамент вносит резолюцию в журнал учета входящих федеральных правовых актов и в автоматизированную программу "Юрист".

8.5.4. В органах исполнительной власти и структурных подразделениях администрации Краснодарского края определяются лица, ответственные за своевременное получение, доведение федерального документа с резолюцией главы администрации (губернатора) Краснодарского края (либо лица, его замещающего) или первого заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края до сведения заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, руководителя соответствующего органа исполнительной власти или структурного подразделения администрации Краснодарского края, а также за возврат федеральных документов (далее - ответственные лица). Фамилия, имя, отчество, должность, номер рабочего телефона ответственного лица письменно доводятся до сведения правового департамента соответствующим органом исполнительной власти, структурным подразделением администрации Краснодарского края.

8.5.5. Правовой департамент устно доводит информацию до ответственных лиц о наличии в правовом департаменте федеральных документов, предназначенных для сведения и (или) руководства соответствующим заместителям главы администрации (губернатора) Краснодарского края, органам исполнительной власти, структурным подразделениям администрации Краснодарского края.

Ответственные лица получают в правовом департаменте федеральные документы, расписываясь при этом на обратной стороне сопроводительного листа и в карточке учета движения федерального документа. После ознакомления с федеральным документом лиц, указанных в резолюции, о чем свидетельствует подпись данных лиц на лицевой стороне сопроводительного листа к федеральному документу, федеральный документ возвращается в правовой департамент. В случае временного (более трех дней) отсутствия первого заместителя, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края, указанных в резолюции, данные лица не расписываются на лицевой стороне сопроводительного листа к федеральному документу, однако ответственные лица делают выписки либо снимают копии федерального документа, за исключением случаев, когда федеральный документ не подлежит копированию, в соответствии с действующим законодательством с целью ознакомления указанных лиц с его содержанием, о чем делают отметку "Сделана выписка или изготовлена копия для ознакомления" на обратной стороне сопроводительного листа к федеральному документу, рядом со своей подписью. Дата возврата федерального документа фиксируется в карточке учета движения федерального документа и удостоверяется подписью ответственного лица. Ознакомление с федеральным документом и возврат федерального документа в правовой департамент осуществляются в возможно короткие сроки, не превышающие двух рабочих дней.

В порядке исключения не подлежат возврату в правовой департамент указы Президента Российской Федерации о награждении государственными наградами, а также федеральные документы, содержащие графическое описание наград и наградных документов (например, удостоверений к наградам), которые остаются для работы и хранения в отделе наград в управлении кадровой политики департамента внутренней политики администрации Краснодарского края.

8.5.6. При работе с федеральными документами запрещается делать пометки, а также оформлять резолюции о выполнении федерального документа на самом документе. Снятие копий с федеральных документов разрешается, за исключением случаев, когда федеральный документ не подлежит копированию в соответствии с законодательством Российской Федерации. В таких случаях работниками правового департамента делается соответствующая отметка на сопроводительном листе к федеральному документу. Копии федеральных документов учитываются в номенклатуре дел и хранятся в соответствии с установленными требованиями.

8.5.7. Правовой департамент осуществляет формирование томов федеральных документов по их видам, располагая документы в хронологическом порядке по дате принятия, обеспечивает типографский переплет данных томов и хранение федеральных документов. Сопроводительный лист к федеральному документу подшивается вместе с федеральным документом. Передача в архив томов федеральных документов осуществляется правовым департаментом совместно с управлением делопроизводства. Карточки учета движения федерального документа подлежат хранению в правовом департаменте в течение двух лет. Отсчет указанного срока осуществляется с 1 января года, следующего за годом принятия соответствующего федерального документа.

8.5.8. Федеральные документы выполняются органами исполнительной власти Краснодарского края, структурными подразделениями администрации Краснодарского края в соответствии с их полномочиями. Организация выполнения осуществляется должностными лицами, указанными в резолюции к федеральному документу.

Контроль за выполнением федеральных документов осуществляют заместители главы администрации (губернатора) Краснодарского края, указанные в резолюции к федеральному документу, по курируемым направлениям.

Если федеральный документ устанавливает обязанность исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации принять соответствующие нормативные правовые акты, контроль за выполнением федерального документа в данной части осуществляет наряду с заместителями главы администрации (губернатора) Краснодарского края правовой департамент. В этом случае в сопроводительном листе к федеральному документу делается отметка "Дополнительно подлежит контролю в правовом департаменте администрации Краснодарского края".

В случае если рядом с фамилией заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края в резолюции к федеральному документу указано "созыв", общий контроль за выполнением федерального документа возлагается на данного заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края. При этом остальные заместители главы администрации (губернатора) Краснодарского края, указанные в резолюции к федеральному документу, контролируют выполнение федерального документа по курируемым направлениям.

Если резолюцией к федеральному документу созыв не возлагается на заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, контроль за выполнением федерального документа осуществляется всеми заместителями главы администрации (губернатора) Краснодарского края, указанными в резолюции к федеральному документу.

Контроль за сроками направления информации о выполнении федерального правового акта осуществляется согласно пункту 8.3.9 Инструкции.

8.5.9. В случае если федеральный документ содержит поручения (рекомендации) органам государственной власти субъектов Российской Федерации, нормы о наделении полномочиями (перераспределении полномочий) органов государственной власти субъектов Российской Федерации, нормы о необходимости принятия правовых актов субъектов Российской Федерации, иные положения, требующие принятия конкретных мер по выполнению федерального документа, соответствующие органы исполнительной власти Краснодарского края и (или) структурные подразделения администрации Краснодарского края в ходе выполнения федерального документа и по результатам его выполнения направляют информацию о выполнении федерального документа курирующему заместителю главы администрации (губернатора) Краснодарского края, контролирующему выполнение федерального документа.

Представленные материалы о выполнении федерального документа анализируются помощниками, после чего информация о выполнении федерального документа (далее - информация) за подписью соответствующего заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края направляется главе администрации (губернатору) Краснодарского края или первому заместителю главы администрации (губернатора) Краснодарского края.

Если резолюцией возложен созыв на одного из заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края, информация представляется заместителями главы администрации (губернатора) Краснодарского края, указанными в резолюции к федеральному документу, на его имя. Анализ представленных материалов, формирование сводной информации осуществляется помощниками заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, осуществляющего созыв. Затем информация за подписью указанного заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края направляется главе администрации (губернатору) Краснодарского края или первому заместителю главы администрации (губернатора) Краснодарского края.

8.5.10. Информация представляется главе администрации (губернатору) Краснодарского края или первому заместителю главы администрации (губернатора) Краснодарского края в течение тридцати календарных дней с даты подписания резолюции к федеральному документу. Если срок выполнения федерального документа установлен в самом документе, информация представляется в указанный срок, но не более чем в тридцать календарных дней с даты подписания резолюции. Кроме того, срок представления информации может быть установлен в резолюции к федеральному документу.

В случае если федеральный документ не выполнен в течение указанного срока либо выполнен не полностью, в информации указываются меры, принятые в целях выполнения федерального документа, причины невыполнения (неполного выполнения), план дальнейших действий по выполнению федерального документа.

В случае если выполнение федерального документа по объективным причинам не может быть осуществлено в течение установленного срока (например, реализация федерального документа носит длительный, поэтапный характер), информация представляется главе администрации (губернатору) Краснодарского края или заместителю главы администрации (губернатора) Краснодарского края ежемесячно. При этом глава администрации (губернатор) Краснодарского края или первый заместитель главы администрации (губернатора) Краснодарского края вправе установить иной срок представления информации либо принять решение об отсутствии необходимости систематического представления информации (например, в случае применения федерального документа в текущей деятельности органа исполнительной власти Краснодарского края или структурного подразделения администрации Краснодарского края).

8.5.11. По результатам рассмотрения информации глава администрации (губернатор) Краснодарского края (в отношении федеральных документов, резолюция к которым подписана главой администрации (губернатором) Краснодарского края) или первый заместитель главы администрации (губернатора) Краснодарского края (в отношении федеральных документов, резолюция к которым подписана первым заместителем главы администрации (губернатора) Краснодарского края или лицом, осуществлявшим соответствующие полномочия в период отсутствия главы администрации (губернатора) Краснодарского края и его первого заместителя) выносит решение о необходимости дальнейшего представления информации, ее периодичности. В этом решении могут также оцениваться качество выполнения федерального документа и указываться меры, необходимые для его выполнения.

Анализ информации и подготовка проекта решения осуществляются помощниками главы администрации (губернатора) Краснодарского края или первого заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края.

8.5.12. В случаях когда правовой департамент осуществляет контроль за выполнением федеральных документов наряду с заместителями главы администрации (губернатора) Краснодарского края, информация о ходе разработки и принятия правовых актов направляется органами исполнительной власти Краснодарского края и структурными подразделениями администрации Краснодарского края как заместителям главы администрации (губернатора) Краснодарского края, указанным в резолюции к федеральному документу, так и в правовой департамент. Сроки представления информации в правовой департамент аналогичны срокам, установленным в пункте 8.5.10 Инструкции.

Правовой департамент осуществляет правовой анализ поступившей информации, по результатам которого может быть подготовлено соответствующее письмо на имя заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, контролирующего выполнение федерального документа, либо на имя главы администрации (губернатора) Краснодарского края или его первого заместителя.

В ходе работы по выполнению и контролю за выполнением федеральных документов правовой департамент оказывает консультационную помощь в рамках установленной компетенции соответствующим органам исполнительной власти, структурным подразделениям администрации Краснодарского края, а также непосредственно лицам, ответственным за получение федеральных документов, ознакомление с ними и возврат помощникам.

9. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ

Формирование документального фонда исполнительных органов государственной власти Краснодарского края осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, нормативно-методическими документами Правительства Российской Федерации, Федерального архивного агентства, управления по делам архивов Краснодарского края.

В целях своевременного приема архивных документов от органов исполнительной власти Краснодарского края, структурных подразделений администрации Краснодарского края, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения, использования и подготовки к передаче на постоянное хранение в ГКУ "Крайгосархив" создаются архивы администрации Краснодарского края и органов исполнительной власти Краснодарского края, соответственно правовым актом назначаются ответственные за архивы.

Выдача архивных копий, архивных выписок, архивных справок в администрации Краснодарского края является государственной услугой и предоставляется управлением делопроизводства в соответствии с утвержденным административным регламентом.

В органах исполнительной власти Краснодарского края выполнение запросов граждан и организаций осуществляется в соответствии с нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства.

Основными видами работ, обеспечивающих правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

9.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, который составляют документы, созданные в исполнительном органе государственной власти Краснодарского края и полученные им в результате взаимодействия с другими органами власти, органами местного самоуправления муниципальных образований Краснодарского края, организациями и гражданами.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел составляется на основе изучения документов, регламентирующих деятельность исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, его структурных подразделений (положение, регламент), а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в процессе деятельности исполнительного органа государственной власти Краснодарского края.

9.1.2. Сводная номенклатура дел разрабатывается в администрации Краснодарского края управлением делопроизводства, в органах исполнительной власти Краснодарского края - службой делопроизводства на основании номенклатур дел структурных подразделений, согласовывается с экспертной комиссией исполнительного органа государственной власти Краснодарского края (далее - ЭК) и с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) управления по делам архивов Краснодарского края и утверждается в администрации Краснодарского края заместителем главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющим делами, в органах исполнительной власти Краснодарского края - руководителем органа исполнительной власти. Образец формы номенклатуры дел приведен в приложении № 37 к Инструкции.

Номенклатура дел структурного подразделения исполнительного органа государственной власти Краснодарского края составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в управление делопроизводства (службу делопроизводства). Образец формы номенклатуры дел структурного подразделения приведен в приложении № 38 к Инструкции.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения.

9.1.3. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается в администрации Краснодарского края заместителем главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющим делами, в органах исполнительной власти Краснодарского края - руководителем органа исполнительной власти и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.1.4. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров, но не менее трех. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел номенклатуры дел управления делопроизводства (службы делопроизводства). Второй экземпляр используется в качестве рабочего, третий передается в ГКУ "Крайгосархив".

9.1.5. Сводная номенклатура дел согласовывается с ЭПК управления по делам архивов Краснодарского края не реже чем один раз в 5 лет. В случае изменения функций и структуры исполнительного органа государственной власти Краснодарского края номенклатура дел подлежит пересмотру, согласованию и утверждению независимо от срока ее согласования.

9.1.6. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений исполнительного органа государственной власти Краснодарского края или направлений деятельности. Расположение разделов в сводной номенклатуре дел исполнительного органа государственной власти Краснодарского края соответствует утвержденной индексации его структурных подразделений. Каждый раздел номенклатуры дел печатается с нового листа.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы, в том числе заголовки дел с грифом "Для служебного пользования", а также заголовки дел, содержащих электронные документы (в графе "Примечания" делаются отметки "ДСП", "ЭД").

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Если в течение года возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные номенклатурой документы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для этого в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные индексы дел.

9.1.7. В первой графе номенклатуры дел проставляются индексы каждого включенного в нее дела. Индексы обозначаются парами арабских цифр. Например: "05-12", где 05 - индекс структурного подразделения, 12 - порядковый номер заголовка дела, или "14.02-05", где 14 - индекс структурного подразделения, 02 - порядковый номер (индекс) отдела внутри структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела.

9.1.8. Во вторую графу номенклатуры дел включаются заголовки дел. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Не допускаются неконкретные формулировки: "Разные материалы", "Общая переписка" и так далее.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

наименование вида документа (переписка, журнал и так далее) или их разновидностей (протоколы, распоряжения и так далее);

автор документа;

наименование организации, которой адресованы или от которой получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

даты, к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Например:

Документы к постановлению главы администрации (губернатора) Краснодарского края от ________________ № ________ (проекты постановлений, информации, справки и так далее).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с различными корреспондентами, последние не указываются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

9.1.9. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

9.1.10. Третья графа номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

9.1.11. В четвертой графе указываются сроки хранения дел и номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, М., 2010 и (или) по ведомственному перечню, утвержденному федеральным органом государственной власти.

Если в номенклатуре дел указаны заголовки дел, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, то решение об установлении сроков хранения принимает экспертная комиссия исполнительного органа государственной власти Краснодарского края по согласованию с ЭПК.

9.1.12. В пятой графе указываются названия других перечней документов, использованных для определения сроков хранения дел, здесь же проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другие структурные подразделения, органы исполнительной власти Краснодарского края.

9.1.13. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного сроков хранения.

9.2. Формирование дел и их текущее хранение

9.2.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

9.2.2. Дела формируются децентрализованно, то есть в структурных подразделениях исполнительных органов государственной власти Краснодарского края.

9.2.3. Дела со дня их заведения и до передачи в архив исполнительного органа государственной власти Краснодарского края или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После выполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы. Срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело не должен превышать 10 дней.

9.2.4. Архив исполнительного органа государственной власти Краснодарского края оказывает методическую помощь работникам структурных подразделений в вопросах формирования дел.

9.2.5. В каждом структурном подразделении определяются работники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это работники, ответственные за делопроизводство). Руководители структурных подразделений и указанные работники обеспечивают сохранность документов и дел.

9.2.6. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

9.2.7. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится перед их передачей в архив исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы делопроизводства, работника, ответственного за архив, при реорганизации и ликвидации исполнительного органа государственной власти Краснодарского края или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел (приложение № 39).

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

9.2.8. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений под расписку на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам, органам местного самоуправления муниципальных образований Краснодарского края и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Краснодарского края или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства, по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются работнику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель с указанием, когда, кому и на какой срок выдан документ.

9.2.9. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя исполнительного органа государственной власти Краснодарского края с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

9.2.10. Управление делопроизводства (служба делопроизводства) осуществляет контроль за правильным формированием дел в структурных подразделениях исполнительных органов государственной власти Краснодарского края.

9.2.11. Документы группируются в дела в зависимости от срока хранения (постоянного, временного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет) хранения).

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

в дело помещаются исполненные документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре;

в дело помещаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

приложения помещаются вместе с основными документами;

в дело группируются документы одного календарного года (исключения составляют переходящие дела, личные дела);

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

в дело помещаются факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях, для обеспечения сохранности с факсограмм предварительно изготавливают ксерокопии;

каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с установленными требованиями;

не допускается помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;

дело должно содержать не более 250 листов при толщине дела не более 4 сантиметров (толщина дел со сроками хранения до 10 лет включительно не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т.1", "Т.2" и так далее.

Документы в деле располагаются в хронологическом порядке, так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

Нормативные правовые акты и организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Все документы отчетного и информационного характера по выполнению актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, находящихся на контроле, подшиваются в заведенные на эти акты дела. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы коллегий, комиссий группируются в два дела:

протоколы и решения коллегии, комиссии;

документы к заседаниям коллегии, комиссии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Распоряжения, приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

При формировании приказов по личному составу приказы формируются в отдельные дела по различным вопросам в соответствии со сроками хранения. Например, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от приказов по другим вопросам (командировки, отпуска и так далее).

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, его структурных подразделений или подведомственных организаций, и все документы по их рассмотрению и выполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Резолюции руководителей, визы, составленные на отдельных листах, размещают перед документом, к которому они относятся.

Документы отчетного и информационного характера по выполнению правовых актов Краснодарского края, находящихся на контроле, подшиваются в соответствующие контрольные дела.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела согласно утвержденной номенклатуре дел отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.