Постановление Главы администрации (губернатора) Краснодарский край от 10.12.2013 № 1425

Образец проекта постановления ЗСК края приведен в приложении № 21 к Инструкции.

5.6. Требования к оформлению некоторых документов,

необходимых для внесения проектов правовых актов ЗСК края

5.6.1. К проекту правового акта ЗСК края прилагается пояснительная записка, которая должна содержать:

обоснование необходимости принятия правового акта ЗСК края;

развернутую характеристику концепции проекта правового акта ЗСК края;

цели и основные положения проекта правового акта ЗСК края, его место в системе законодательства;

прогноз социально-экономических и иных последствий его реализации.

5.6.2. Пояснительная записка к проекту правового акта ЗСК края оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты:

наименование вида документа;

наименование (заголовок) документа;

текст;

подпись.

Наименование вида документа печатается прописными буквами от верхней границы текстового поля полужирным шрифтом № 14 и выравнивается по центру.

Наименование (заголовок) печатается строчными буквами полужирным шрифтом № 14 и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке пояснительной записки указывается полное наименование проекта правового акта ЗСК края. Наименование вида документа и его заголовок оформляются с одинарным межстрочным интервалом.

Например:

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к проекту закона Краснодарского края

"О внесении изменений в Закон Краснодарского края

"Об административных правонарушениях"

Текст пояснительной записки отделяется от заголовка двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами и оформляется через полуторный межстрочный интервал шрифтом № 14 в соответствии с требованиями пунктов 5.3.9 - 5.3.13 Инструкции.

Подпись главы администрации (губернатора) Краснодарского края отделяется от текста четырьмя одинарными межстрочными интервалами. Наименование должности состоит из слов "Глава администрации (губернатор) Краснодарского края" и печатается в две строки от левой границы текстового поля без абзацного отступа с одинарным межстрочным интервалом. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля.

Глава администрации (губернатор) Краснодарского края подписывает оба экземпляра пояснительной записки. Первый заместитель или заместитель главы администрации (губернатора) Краснодарского края и руководитель (первый заместитель, заместители руководителя) органа исполнительной власти Краснодарского края, структурного подразделения администрации Краснодарского края, в компетенции которых находятся вопросы и положения, содержащиеся в проекте правового акта ЗСК края, визируют только второй экземпляр пояснительной записки.

Наименования должностей лиц, визирующих пояснительную записку, располагаются под горизонтальной чертой, ниже наименования должности главы администрации (губернатора) Краснодарского края, и печатаются через одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля. Инициалы, фамилия располагаются на уровне последней строки наименования должности.

Подписи отделяются одна от другой двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами.

Образцы пояснительной записки к законопроекту и постановлению ЗСК края представлены в приложениях № 20, 21 к Инструкции.

5.6.3. При внесении проекта правового акта ЗСК края к пакету документов, направляемых главой администрации (губернатором) Краснодарского края в ЗСК края, прилагается финансово-экономическое обоснование проекта правового акта ЗСК края (далее - финансово-экономическое обоснование), которое содержит сведения о предполагаемых расходах, связанных с реализацией проекта правового акта ЗСК края.

Содержание финансово-экономического обоснования не должно дублировать содержание пояснительной записки к проекту правового акта ЗСК края.

Финансово-экономическое обоснование оформляется аналогично пояснительной записке к проекту правового акта ЗСК края и содержит те же реквизиты.

Образцы финансово-экономического обоснования представлены в приложениях № 20, 21 к Инструкции.

5.6.4. К проекту правового акта ЗСК края должен прилагаться перечень нормативных правовых актов Краснодарского края, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с принятием проекта закона (постановления ЗСК края) (далее - перечень нормативных правовых актов).

Перечень нормативных правовых актов оформляется аналогично пояснительной записке к проекту правового акта ЗСК края и содержит те же реквизиты.

Образцы перечня нормативных правовых актов представлены в приложениях № 20, 21 к Инструкции.

5.6.5. К пакету документов, направляемых главой администрации (губернатором) Краснодарского края в ЗСК края, прилагается сопроводительное письмо.

Письмо о направлении проекта правового акта ЗСК края печатается в двух экземплярах, первый экземпляр - на бланке письма главы администрации (губернатора) Краснодарского края.

Сопроводительное письмо адресуют председателю ЗСК края. Должность и фамилию председателя ЗСК края указывают в дательном падеже. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности двумя одинарными межстрочными интервалами. Инициалы располагают перед фамилией.

Заголовок к тексту сопроводительного письма состоит из слов "О проекте постановления Законодательного Собрания Краснодарского края "наименование" или "О проекте закона Краснодарского края "наименование" и печатается от левой границы текстового поля через одинарный межстрочный интервал с прописной буквы.

Текст начинается с персонального обращения к председателю ЗСК края с использованием слова "Уважаемый".

Текст сопроводительного письма печатается шрифтом Times New Roman № 14 с одинарным межстрочным интервалом в соответствии с требованиями пунктов 5.3.9 - 5.3.13 Инструкции.

Подпись отделяется от текста тремя одинарными межстрочными интервалами.

В состав подписи сопроводительного письма, оформленного на бланке письма главы администрации (губернатора) Краснодарского края, наименование должности не включается. Инициалы в расшифровке подписи указываются перед фамилией, между инициалами и фамилией ставится пробел. Последняя буква фамилии ограничивается правой границей текстового поля.

Второй экземпляр сопроводительного письма визируют первый заместитель или заместитель главы администрации (губернатора) Краснодарского края, руководитель (первый заместитель, заместители руководителя) органа исполнительной власти Краснодарского края, структурного подразделения администрации Краснодарского края, в компетенции которых находятся вопросы и положения, содержащиеся в проекте правового акта, вносимого в ЗСК края в порядке законодательной инициативы.

Подписи указанных должностных лиц располагаются на лицевой стороне второго экземпляра письма и отделяются от предыдущего реквизита двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами. В случае невозможности размещения подписей лиц, визирующих документ, на лицевой стороне их следует располагать на оборотной стороне этого листа.

Образцы сопроводительных писем приведены в приложениях № 20, 21, 23 к Инструкции.

5.7. Сроки сдачи проектов правовых актов в ЗСК края

5.7.1. Проекты правовых актов ЗСК края, включенные в план нормотворческой деятельности ЗСК края на очередной год, подлежат сдаче в ЗСК края в сроки, установленные планом.

5.7.2. Проекты правовых актов ЗСК края, не включенные в план нормотворческой деятельности, вносятся в ЗСК края по мере их готовности.

5.7.3. Для включения в повестку дня очередной сессии ЗСК края проекты правовых актов ЗСК края должны быть сданы не менее чем за 1.4 дней до дня пленарного заседания ЗСК края.

5.7.4. Проект правового акта ЗСК края и прилагаемые к нему документы вносятся в ЗСК края в одном экземпляре и подлежат обязательной регистрации в управлении делами ЗСК края. Проекту присваивается регистрационный номер, который указывается вместе с наименованием проекта в течение всего периода прохождения проекта в ЗСК края.

5.7.5. До принятия проекта постановления ЗСК края на пленарном заседании ЗСК края (законопроекта - в первом чтении) глава администрации (губернатор) Краснодарского края вправе отозвать внесенный им проект правового акта ЗСК края путем подачи письменного обращения на имя председателя ЗСК края. Указанное обращение регистрируется в управлении делами ЗСК края.

Образец письма приведен в приложении № 22 к Инструкции.

5.8. Оформление законодательной инициативы

Законодательного Собрания Краснодарского края

5.8.1. Проекты федеральных (федеральных конституционных) законов (далее также - законопроекты), вносимые в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Государственная Дума), оформляются в соответствии с требованиями, изложенными в Сборнике образцов документов Государственной Думы, в соответствии с разделом VIII и приложением 4 к Методическим правилам, настоящей Инструкцией.

5.8.2. Законопроекты, вносимые в Государственную Думу, и документы к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4. Поля должны иметь следующие размеры: левое - 3 см, правое - не менее 1 см, верхнее и нижнее - не менее 2 см.

При оформлении законопроектов, вносимых в Государственную Думу, и документов к ним используется шрифт Times New Roman № 14 и двойной межстрочный интервал. При печатании других документов, представляемых вместе с законопроектами, применяются также шрифты Times New Roman № 12, 13 и используются одинарный и полуторный межстрочные интервалы.

5.8.3. На первой странице законопроекта в правом верхнем углу располагается обозначение приложения, которое выравнивается по правому краю текстового поля и печатается через одинарный межстрочный интервал.

Отметка об инициаторе (инициаторах) законодательной инициативы отделяется от обозначения приложения тремя одинарными межстрочными интервалами. Реквизит выравнивается по правому краю текстового поля и печатается через одинарный межстрочный интервал.

Отметка "Проект" отделяется от предыдущего реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами ниже и выравнивается по правому краю текстового поля.

Наименование вида акта (федеральный конституционный закон или федеральный закон) отделяется от отметки "Проект" четырьмя одинарными межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом Times New Roman № 22 и выравнивается по центру текстового поля.

Наименование законопроекта отделяется от предыдущего реквизита четырьмя одинарными межстрочными интервалами, выделяется полужирным шрифтом Times New Roman № 14, выравнивается по центру текстового поля и печатается через одинарный межстрочный интервал. Наименование законопроекта печатается с прописной буквы, точка в конце наименования не ставится.

Например:

                                        Приложение

                                        к постановлению Законодательного

                                        Собрания Краснодарского края

                                        (3 одинарных межстрочных интервала)

                                        Вносится Законодательным

                                        Собранием Краснодарского края

                                        (2 одинарных межстрочных интервала)

                                                                     Проект

                                 /\

                                   (4 одинарных межстрочных интервала)

                                 \/

                             ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН

                                 /\

                                   (4 одинарных межстрочных интервала)

                                 \/

                  Об оптовых сельскохозяйственных рынках

В наименовании законопроекта о внесении изменений в закон (законы) в случае неоднократного изменения одной и той же нормы необходимо дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

О внесении изменений в пункт 2 статьи 855

Гражданского кодекса Российской Федерации

в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды

Текст законопроекта отделяется от заголовка четырьмя одинарными межстрочными интервалами.

5.8.4. Законопроект может подразделяться на преамбулу, части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Наименования частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру текстового поля, точка в конце не ставится. Номера разделов проставляются римскими цифрами.

Наименования глав, подразделов и параграфов печатаются с абзацным отступом 1,25 см с прописной буквы полужирным шрифтом и выравниваются по ширине, точка в конце не ставится. Обозначения глав печатаются с прописной буквы обычным шрифтом. Номера подразделов проставляются римскими цифрами. Номера параграфов и глав проставляются арабскими цифрами.

5.8.5. Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом, после номера статьи ставится точка.

Законопроект о внесении изменений в несколько законодательных актов не имеет наименований статей, слово "статья" и номер выделяют полужирным шрифтом, точка в конце не ставится.

Статьи отделяются одна от другой двумя полуторными межстрочными интервалами.

5.8.6. Статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Пункты обозначаются арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

5.8.7. Реквизит "Подпись" отделяется от текста законопроекта четырьмя одинарными межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Российской Федерации". Слова "Президент" и "Российской Федерации" печатаются в две строки через одинарный межстрочный интервал. Слова "Российской Федерации" печатаются без абзацного отступа от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов (приложение № 23).

5.8.8. При внесении проекта федерального закона должны быть представлены следующие документы:

5.8.8.1. Согласованный в установленном Инструкцией порядке проект постановления главы администрации (губернатора) Краснодарского края о внесении проекта постановления ЗСК края о законодательной инициативе ЗСК края по внесению проекта федерального закона в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации - в одном подлинном экземпляре.

5.8.8.2. Пояснительная записка к проекту федерального закона, содержащая предмет законодательного регулирования и изложение концепции предлагаемого законопроекта, - в двух экземплярах.

5.8.8.3. Текст проекта федерального закона (в двух экземплярах) со следующими приложениями к нему:

перечень законов Российской Федерации и законов РСФСР, федеральных конституционных законов, федеральных законов и иных нормативных правовых актов РСФСР и Российской Федерации, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с принятием данного федерального конституционного закона или федерального закона (далее - перечень актов) - в двух экземплярах;

финансово-экономическое обоснование проекта федерального закона (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует материальных затрат) - в двух экземплярах.

5.8.8.4. Проект постановления ЗСК края о законодательной инициативе ЗСК края по внесению проекта федерального закона в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации - в двух экземплярах.

К проекту постановления ЗСК прилагаются пояснительная записка, финансово-экономическое обоснование, перечень нормативных правовых актов, которые оформляются в соответствии с пунктами 5.6.1 - 5.6.4 Инструкции.

5.8.8.5. Сопроводительное письмо на имя председателя ЗСК края - в двух экземплярах, один из которых готовится на бланке письма главы администрации (губернатора) Краснодарского края.

5.8.8.6. Другие документы, предусмотренные статьей 105 главы 12 Регламента Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, принятого Постановлением Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации от 22 января 1998 года № 2134-II ГД.

5.8.9. Пояснительная записка к законопроекту имеет следующие реквизиты: наименование вида документа и согласующийся с ним в падеже заголовок, текст, подпись.

Наименование вида документа и его заголовок печатаются полужирным шрифтом через одинарный межстрочный интервал, выравниваются по центру, точка в конце не ставится.

В заголовке пояснительной записки указывается полное наименование законопроекта.

Например:

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к проекту федерального закона "О внесении изменения

в часть 2 статьи 45 Уголовно-процессуального кодекса

Российской Федерации"

Текст отделяется от заголовка двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается через полуторный межстрочный интервал с абзацным отступом 1,25 см от левой границы текстового поля, выравнивается по ширине.

Пояснительная записка должна содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

5.8.10. Перечень актов и финансово-экономическое обоснование оформляются как приложения к законопроекту.

На первом листе этих документов располагается обозначение приложения.

Наименование вида документа и согласующийся с ним в падеже заголовок документа отделяются от обозначения приложения тремя одинарными межстрочными интервалами.

В заголовках финансово-экономического обоснования и перечня актов указывается полное наименование законопроекта, к которому они подготовлены.

Текст отделяется от заголовка документа двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами, печатается через полуторный межстрочный интервал с абзацным отступом от левой границы текстового поля, выравнивается по ширине.

5.8.11. Все приложения к законопроекту, а также пояснительная записка подписываются председателем ЗСК края.

Вторые экземпляры приложений к законопроекту и пояснительной записки к нему подписываются также руководителем (первым заместителем, заместителем руководителя) органа исполнительной власти Краснодарского края или структурного подразделения администрации Краснодарского края, подготовившего этот проект.

5.8.12. При подготовке и оформлении проекта постановления ЗСК края о законодательной инициативе ЗСК края применяются реквизиты, указанные в подразделе 5.5 Инструкции.

5.8.13. Постановляющая часть проекта постановления ЗСК края о законодательной инициативе ЗСК края, как правило, содержит следующие пункты:

внести в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации в порядке законодательной инициативы (наименование законопроекта);

уполномочить лицо (наименование должности, фамилия, имя и отчество полностью) быть представителем Законодательного Собрания Краснодарского края при рассмотрении законопроекта палатами Федерального Собрания Российской Федерации;

направить постановление ЗСК края в законодательные (представительные) органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

возложить контроль за выполнением постановления ЗСК края на (указывается наименование комитета ЗСК края).

5.8.14. К постановлению ЗСК края о законодательной инициативе ЗСК края прилагается законопроект с приложениями и пояснительной запиской.

Образцы оформления сопроводительных документов к законопроекту приведены в приложении № 23 к Инструкции.

6. ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Состав документов исполнительного органа

государственной власти Краснодарского края

В процессе деятельности исполнительных органов государственной власти Краснодарского края создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и других органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и другое.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства исполнительного органа государственной власти Краснодарского края с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В зависимости от конкретных задач управления в процессе деятельности исполнительных органов государственной власти Краснодарского края создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и другое.

В установленных законодательством случаях в органе исполнительной власти Краснодарского края могут издаваться акты совместно с другими органами исполнительной власти Краснодарского края по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как единый документ (приказ, протокол, положение и другое).

В зависимости от способов передачи деловой информации (по каналам почтовой связи или посредством электросвязи) используются следующие виды деловой переписки: деловое (служебное) письмо, телеграмма, факсограмма (факс), телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение).

Инструкция устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.

Все принимаемые и издаваемые в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края документы должны соответствовать требованиям системы документационного обеспечения управления, юридической техники и подлежат обязательному оформлению и согласованию в соответствии с Инструкцией.

6.2. Приказ

6.2.1. Приказ - акт, изданный руководителем органа исполнительной власти Краснодарского края в пределах своей компетенции. В администрации Краснодарского края приказами оформляются, как правило, решения персонального характера (кадровые приказы), а также решения по оперативным, организационным и другим вопросам.

6.2.2. В исполнительных органах государственной власти Краснодарского края, как правило, издается 3 вида приказов:

приказы по основной деятельности (срок хранения - постоянно);

приказы по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, аттестации работников, доплатах, об изменении фамилии и так далее) (срок хранения - 75 лет);

приказы по личному составу (о предоставлении отпусков, командировании, взысканиях и так далее) (срок хранения - 5 лет).

6.2.3. Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения исполнительного органа государственной власти Краснодарского края на основании поручений заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющего делами, руководителя органа исполнительной власти Краснодарского края, структурного подразделения администрации Краснодарского края либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих документов.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов по основной деятельности исполнительных органов государственной власти Краснодарского края и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

6.2.4. Контроль за правильностью оформления проектов приказов в органах исполнительной власти Краснодарского края осуществляет служба делопроизводства (иное структурное подразделение, специалист, назначенные правовым актом), а в администрации Краснодарского края - специалисты отдела кадров.

6.2.5. Проекты приказов органов исполнительной власти Краснодарского края, содержащие правовые нормы, до подписания руководителем органа исполнительной власти Краснодарского края представляются в министерство экономики Краснодарского края - уполномоченный орган для проведения антикоррупционной экспертизы.

Проекты приказов, затрагивающие вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности, также представляются в министерство экономики Краснодарского края для оценки регулирующего воздействия.

Проекты приказов органов исполнительной власти Краснодарского края представляются с пояснительной запиской, соответствующей требованиям, установленным нормативными правовыми актами главы администрации (губернатора) Краснодарского края.

Антикоррупционная экспертиза и оценка регулирующего воздействия осуществляются в соответствии с нормативными правовыми актами главы администрации (губернатора) Краснодарского края, устанавливающими порядок, сроки и условия проведения указанных экспертиз.

В нижней части оборотной стороны каждого листа (за исключением листа согласования) проекта приказа, прошедшего антикоррупционную экспертизу, проставляется штамп "МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИКИ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ (отдел профилактики коррупции)"; прошедшего оценку регулирующего воздействия, - штамп "МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИКИ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ (отдел оценки регулирующего воздействия)".

6.2.6. Проекты приказов в органах исполнительной власти Краснодарского края визируются исполнителем и руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, внесшего проект, руководителями (заместителями руководителей) структурных подразделений, которым в проекте даются поручения, а также руководителем службы делопроизводства (если есть) и юридической службы.

При подготовке проектов приказов по кадровым вопросам руководителем органа исполнительной власти Краснодарского края может устанавливаться иной порядок визирования.

Проекты приказов, представляемые руководителю органа исполнительной власти Краснодарского края на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Визы включают наименование должности визирующих, личные подписи, инициалы, фамилию и дату (пункт 3.2.20 Инструкции). Визы согласующих могут располагаться как на отдельном листе согласования (оформляется аналогично листам согласования проекта правового акта главы администрации (губернатора) Краснодарского края), так и после текста приказа, под чертой, на два - три одинарных межстрочных интервала ниже подписи лица, подписавшего приказ (если проект согласовывается не более чем с тремя лицами).

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

Замечания по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются на отдельном листе, подписываются руководителем структурного подразделения, согласующим проект приказа, и прилагаются к проекту.

Проекты приказов представляются на подпись руководителю при необходимости с пояснительной запиской (справкой), содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

6.2.7. По отдельным видам приказов органов исполнительной власти Краснодарского края правовым актом главы администрации (губернатора) Краснодарского края может быть установлен иной порядок согласования и визирования проекта приказа.

6.2.8. Приказы в администрации Краснодарского края регистрируются в отделе кадров администрации Краснодарского края, а в органах исполнительной власти Краснодарского края - в установленном порядке в соответствии с Положением об органе исполнительной власти Краснодарского края.

Приказы регистрируются по порядку номеров в пределах календарного года; приказы по основной деятельности и по личному составу регистрируются отдельно.

При обозначении номеров приказов по основной деятельности буквенный индекс не используется.

Приказы по личному составу, имеющие срок хранения 75 лет, формируются отдельно от приказов по личному составу, имеющих срок хранения 5 лет.

Приказам по личному составу, имеющим срок хранения 75 лет, присваиваются номера с индексом "-л", приказам по личному составу, имеющим срок хранения 5 лет, - номера с индексом "-ок". Допускается обособленное формирование приказов по отпускам и командировкам, при этом им присваиваются индексы "-о" и "-к" соответственно.

К приказам по личному составу, имеющим срок хранения 75 лет, относятся правовые акты о приеме, увольнении, переводе, перемещении работников, об аттестации, о повышении квалификации, присвоении званий, классных чинов, об изменении фамилии, оплате труда, о премировании, поощрении, других выплатах, о награждении, об отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы.

К приказам по личному составу, имеющим срок хранения 5 лет, относятся правовые акты о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, о дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках, дежурствах.

При наличии приказов по административно-хозяйственным вопросам допускается их обособленное формирование с индексом "-а" и сроком хранения 5 лет.

6.2.9. Копии проектов приказов, носящих нормативный правовой характер, направляются органами исполнительной власти Краснодарского края, издавшими приказ, в прокуратуру Краснодарского края. Направление копии в прокуратуру Краснодарского края не служит основанием для приостановления согласования и подписания проекта приказа.

В случае невыполнения или ненадлежащего выполнения требований настоящего пункта Инструкции ответственность несет руководитель органа исполнительной власти Краснодарского края, издавшего приказ.

6.2.10. Проекты приказов печатаются на бланках приказа установленной формы и должны содержать следующие реквизиты:

герб Краснодарского края;

наименование исполнительного органа государственной власти Краснодарского края;

наименование вида документа (ПРИКАЗ);

место издания документа;

дата регистрации и номер документа;

заголовок;

текст;

подпись.

Первые четыре реквизита включены в бланк приказа.

Дата и номер приказа проставляются при регистрации, дата оформляется цифровым способом (03.07.2013). Датой приказа является дата его подписания.

6.2.11. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа и отвечать на вопрос "о ком?" ("о чем?"). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом Times New Roman № 14 с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру текстового поля.

Например:

О командировании работников

департамента управления делами

администрации Краснодарского края

6.2.12. Текст отделяется от заголовка двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами, печатается шрифтом № 14 с одинарным межстрочным интервалом от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и так далее. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа, наименование органа (должностного лица), издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула должна завершаться словом "приказываю:", которое печатается вразрядку строчными буквами.

Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков выполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые оформляются в порядке, аналогичном порядку оформления правовых актов главы администрации (губернатора) Краснодарского края (подраздел 4.2 Инструкции). Положения однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.

6.2.13. Если в связи с принятием нового приказа прекращаются, изменяются правоотношения, урегулированные ранее принятыми приказами, проект подготавливаемого приказа должен содержать соответствующий пункт, который следует начинать словами "Признать утратившим силу...".

6.2.14. В случае необходимости официального опубликования текста приказа в распорядительной части должно быть указание соответствующему под разделению органа исполнительной власти Краснодарского края опубликовать приказ. Пункт об официальном опубликовании приказа оформляется в соответствии с пунктом 4.2.8 Инструкции.

Приказы органов исполнительной власти Краснодарского края направляются для официального опубликования руководителем (лицом, его замещающим) органа исполнительной власти Краснодарского края, издавшего приказ.

Официальным опубликованием нормативного правового акта исполнительного органа государственной власти Краснодарского края считается первая публикация его полного текста в официальном печатном средстве массовой информации или первое размещение (опубликование) на официальном сайте администрации Краснодарского края в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

6.2.15. В распорядительной части могут содержаться сведения о структурном подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за выполнением приказа.

6.2.16. В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в заявке на рассылку, которую составитель проекта готовит вместе с проектом приказа.

6.2.17. Пункт о порядке вступления в силу вводится в случае, если необходимо установить особый порядок вступления в силу данного правового акта, отличный от определенного законодательством Краснодарского края. В пункте о вступлении в силу приказа должны употребляться понятия "вступление в силу", "распространяется на правоотношения". Пункт о вступлении приказа в силу может быть сформулирован следующим образом:

Приказ вступает в силу со дня его подписания.

или:

Приказ вступает в силу на следующий день после его официального опубликования (если в нормативном правовом акте не указан иной срок).

6.2.18. Приказы в администрации Краснодарского края подписываются заместителем главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющим делами, в органах исполнительной власти Краснодарского края - руководителем органа исполнительной власти, а в его отсутствие - лицом, его замещающим.

Реквизит "Подпись" оформляется в соответствии с пунктом 3.2.18 Инструкции.

6.2.19. Приложения к проекту приказа оформляются аналогично приложениям к правовым актам главы администрации (губернатора) Краснодарского края (подраздел 4.3 Инструкции), подписываются руководителем (заместителями руководителя) соответствующего структурного подразделения, внесшего проект приказа. В тексте приказа обязательно должна быть ссылка на имеющееся или утверждаемое приказом приложение.

6.2.20. Совместные приказы органов исполнительной власти края печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 без бланка.

При оформлении совместного приказа:

наименования органов исполнительной власти Краснодарского края располагаются на одном уровне;

наименование вида документа (ПРИКАЗ) располагается по центру в границах текстового поля;

дата совместного приказа единая. В случае невозможности определения единой даты датой совместного приказа является дата более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами исполнительной власти Краснодарского края, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов исполнительной власти Краснодарского края, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов исполнительной власти Краснодарского края располагаются ниже текста на одном уровне.

Образец оформления приказа приведен в приложении № 24 к Инструкции.

6.2.21. Внесение изменений в приказы осуществляется аналогично внесению изменений в правовые акты главы администрации (губернатора) Краснодарского края (подраздел 4.4 Инструкции).

6.2.22. Копии приказов на бумажном носителе служба делопроизводства заверяет печатью службы делопроизводства и направляет адресатам в соответствии с заявкой на рассылку, которая составляется и подписывается исполнителем. Копии обязательно направляются также исполнителю и в службу делопроизводства для организации делопроизводственного контроля.

6.3. Положения, правила, инструкции, регламенты

6.3.1. В положении устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие правоотношения по вопросам, отнесенным к компетенции исполнительного органа государственной власти Краснодарского края.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

В регламенте излагается совокупность правил, устанавливающих порядок деятельности администрации Краснодарского края, органов исполнительной власти Краснодарского края, а также государственных гражданских служащих этих органов власти в рамках согласованных рабочих процессов, обеспечивающих достижение заявленных целей.

6.3.2. Положения (правила, инструкции, регламенты) применяются как самостоятельные нормативные правовые акты, которые подписываются (утверждаются) руководителем соответствующего органа исполнительной власти Краснодарского края, структурного подразделения администрации Краснодарского края, или как акты, утверждаемые нормативным правовым актом исполнительного органа государственной власти Краснодарского края.

Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания правового акта об их утверждении.

Решение о порядке принятия положений (правил, инструкций, регламентов) находится в ведении главы администрации (губернатора) Краснодарского края, руководителей органов исполнительной власти Краснодарского края.

6.3.3. Текст проекта положения (правил, инструкции, регламента) печатается на листах бумаги формата А4.

Порядок подготовки и оформления проекта положения (правил, инструкции, регламента) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов.

6.3.4. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "о чем?", печатается полужирным шрифтом № 14 и располагается по центру текстового поля. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛА, ИНСТРУКЦИЯ). Заголовок к регламенту (инструкции), содержащему (ей) должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция, должностной регламент), отвечает на вопрос "чей? (чья?)" (должностной регламент главного специалиста).

6.3.5. Порядок оформления грифа утверждения приведен в пункте 3.2.12 Инструкции. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции, регламента) является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки документа, основное назначение, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) должны иметь названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов осуществляется арабскими цифрами, разделенными точками.

Образец оформления положения приведен в приложении № 16 к Инструкции.

6.4. Протокол заседания (совещания).

Выписка из протокола

6.4.1. Протокол составляется на основании записей (стенограмм), сделанных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и другого.

Материалы к обсуждению представляются исполнительными органами государственной власти Краснодарского края, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 - 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями (заместителями руководителя) органов исполнительной власти Краснодарского края, структурных подразделений администрации Краснодарского края.

Осуществление записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или работников соответствующих структурных подразделений исполнительных органов государственной власти Краснодарского края, готовивших вопросы к обсуждению.

Срок подготовки протокола, как правило, не должен превышать 5 дней. Конкретный срок подготовки протокола может определить руководитель (заместители руководителя) исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа.

6.4.2. В исполнительных органах государственной власти Краснодарского края в отдельных случаях на основе рукописных или магнитофонных записей, которые велись на заседании, составляется стенографический протокол, который близко к тексту передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

6.4.3. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке исполнительного органа государственной власти Краснодарского края формата А4 и имеют следующие реквизиты:

отметка о конфиденциальности (при необходимости) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола и оформляется в соответствии с пунктом 3.2.10 Инструкции;

наименование документа - ПРОТОКОЛ - печатается полужирным шрифтом № 14 от верхней границы текстового поля прописными буквами вразрядку и выравнивается по центру;

вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами, печатается через одинарный межстрочный интервал и выравнивается по центру;

место проведения заседания, совещания - указывается при оформлении протоколов в том случае, если заседание (совещание) происходило не в установленном (обычном) месте; отделяется двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами от реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него горизонтальной чертой и выравнивается по центру;

дата и номер протокола - оформляются цифровым способом и отделяются двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами от предыдущего реквизита. Датой протокола является дата заседания;

текст;

подписи председательствующего на заседании (совещании) и секретаря.

6.4.4. Текстовая часть протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной и печатается с одинарным межстрочным интервалом.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали (если число присутствующих на заседании (совещании) превышает 15 человек, фамилии не перечисляются, а указывается их численность, делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается));

повестка дня (рассматриваемые вопросы указываются в порядке их значимости);

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через одинарный межстрочный интервал.

Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля с абзацного отступа, нумеруются арабскими цифрами и подчеркиваются одной чертой после последней строки.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов (в этом случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается"). Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За -..., против -..., воздержалось -...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Под чертой указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение (постановление). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать ответы на следующие вопросы: кому, что сделать и к какому сроку.

Если протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ должен прилагаться к протоколу.

В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение органа исполнительной власти Краснодарского края, администрации Краснодарского края, организация. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения поручения.

6.4.5. Протокол оформляет секретарь заседания (совещания). Полностью подготовленный протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем. Подписи отделяются от текста двумя - тремя межстрочными интервалами и оформляются в соответствии с пунктом 3.2.18 Инструкции.

Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей - председательствующего на заседании (совещании) и секретаря.

6.4.6. Протоколы могут издаваться в краткой форме.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего на заседании, секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Например:

__Присутствовали:__

Заместитель министра финансов

Краснодарского края                                            И.О. Фамилия

Заместители руководителя департамента                          И.О. Фамилия

транспорта Краснодарского края                                 И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру текстового поля и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через два межстрочных интервала.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Образец оформления протокола приведен в приложении № 25 к Инструкции.

6.4.7. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы координационных, технических, научных и экспертных советов и других органов.

К номерам протоколов могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в исполнительном органе государственной власти Краснодарского края.

6.4.8. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с заявкой на рассылку, которую составляет и подписывает работник соответствующего структурного подразделения исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, готовивший рассмотрение вопроса. Копии протоколов могут заверяться печатью данного органа.

6.4.9. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые могут заверяться печатью.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Разделы (реквизиты), не содержащие текст, могут опускаться.

В этом случае наименование вида документа будет оформлено как "Выписка из протокола".

6.5. Акт

6.5.1. Акт - документ, составляемый несколькими лицами (комиссией) и подтверждающий установленные ими факты или события.

6.5.2. Текст акта состоит из двух частей - вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату.

Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок акта начинается с предлога "О" и формулируется с помощью отглагольного существительного, например: "О приеме-передаче материальных ценностей".

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования их должностей с указанием органа исполнительной власти Краснодарского края, структурного подразделения администрации Краснодарского края, организаций, инициалов и фамилий (в именительном падеже). В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Слова "Основание", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В основной (констатирующей) части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания.

6.5.3. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

6.5.4. Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению.

Утверждение акта может осуществляться руководителем (заместителем руководителя, которому предоставлено такое право) органа исполнительной власти Краснодарского края, структурного подразделения администрации Краснодарского края или правовым актом в соответствии с законодательством Российской Федерации и Краснодарского края.

6.6. Служебная переписка

6.6.1. Служебное письмо - официальный документ информационно-справочного характера, используемый для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

6.6.2. Служебные письма в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края готовятся как:

ответы о выполнении поручений главы администрации (губернатора) Краснодарского края и его заместителей;

исполнение поручений главы администрации (губернатора) Краснодарского края и его заместителей в связи с обращениями граждан;

сопроводительные письма к проектам правовых актов и другим направляемым документам;

ответы на письма и запросы юридических и физических лиц;

инициативные письма.

6.6.3. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя (заместителей руководителя) исполнительных органов государственной власти Краснодарского края или их структурных подразделений на основании имеющихся сроков выполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениям граждан - действующим законодательством.

В случае если срок подготовки ответных писем не установлен, они должны быть подготовлены в срок, не превышающий 30 календарных дней со дня поступления запроса, обращения в администрацию Краснодарского края или орган исполнительной власти Краснодарского края.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями (заместителями руководителя) исполнительных органов государственной власти Краснодарского края или их структурных подразделений.

Если последний день срока выполнения поручения приходится на нерабочий день, это поручение подлежит выполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Срок выполнения служебного письма указывается непосредственно в документе либо в резолюции руководителя (заместителя руководителя).

6.6.4. Служебные письма, как правило, предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, указаниям по выполнению документов (резолюции руководителя (заместителя руководителя).

6.6.5. Служебные письма оформляются на стандартных бланках формата А4 или А5 шрифтом Times New Roman размером № 14 через одинарный межстрочный интервал.

Служебные письма готовятся в двух экземплярах (первый экземпляр - на бланке, второй экземпляр - на стандартном листе бумаги).

Служебные письма, направляемые внутри Российской Федерации, составляются на русском языке.

6.6.6. Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться одним адресатом.

Объем письма, как правило, не должен превышать двух страниц, а в случае когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ и обосновать предложения, - пяти страниц.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

6.6.7. При оформлении служебных писем используются следующие реквизиты:

герб Краснодарского края;

наименование исполнительного органа государственной власти Краснодарского края;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные об исполнительном органе государственной власти Краснодарского края;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

наименование документа (заголовок к тексту);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись;

отметка об исполнителе.

Письма финансового характера и письма, содержащие обязательства, заверяются печатью исполнительного органа государственной власти, а в письмах, содержащих информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Отметка о конфиденциальности".

Вышеперечисленные реквизиты оформляются в соответствии с подразделом 3.2 Инструкции.

6.6.8. Для служебных писем-ответов реквизит, содержащий регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, обязателен. Ссылка в тексте документа на этот реквизит не делается.

6.6.9. Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей.

В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием для подготовки письма.

Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения, напоминания, требования и так далее. Заключение начинается словами "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем" (информационное письмо).

Текст служебного письма излагается:

от 1-го лица множественного числа ("просим предоставить информацию... ", "направляем на заключение проект...");

от 3-го лица единственного числа ("министерство не считает возможным...", "правовой департамент администрации Краснодарского края предлагает рассмотреть возможность...");

от 1-го лица единственного числа - на бланке письма должностного лица ("прошу Вас представить данные о...", "считаю возможным принять участие в...", "направляю...").

6.6.10. В служебных письмах, подготовленных на бланке формата А4, используется реквизит "Наименование документа" (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма (оформляется согласно пункту 3.2.14 Инструкции).

6.6.11. При направлении документа в адрес конкретного должностного лица допускается начинать текст письма с персонального обращения к адресату с использованием слов "уважаемый" или "уважаемая".

Например:

Уважаемый Михаил Юрьевич!

Допускается также обращение с использованием слов "господин", "госпожа". При этом указывается только фамилия того, к кому обращаются.

Например:

Уважаемый господин Савельев!

или

Господин Савельев!

В конце текста письма, перед подписью, возможно употребление слов "С уважением,", которые пишутся с абзацного отступа от левой границы текстового поля документа. После них ставится запятая.

Этикетные фразы могут оформляться рукописным способом или по согласованию с руководителем печататься составителями при подготовке проекта письма.

6.6.12. Если служебное письмо содержит приложение, ссылка на него оформляется согласно пункту 3.2.17 Инструкции. Материалы, прилагаемые к служебному письму, не содержат обозначения приложения.

6.6.13. Представляемые на подпись руководителю (его заместителю) проекты писем должны иметь визы согласования.

Виза проставляется в нижней части последней страницы на втором (визовом) экземпляре письма, который оформляется без бланка.

Экземпляр, остающийся в исполнительном органе государственной власти Краснодарского края, визируется исполнителем (при необходимости - руководителем исполнителя и иными работниками органа исполнительной власти Краснодарского края, структурных подразделений администрации Краснодарского края, участвовавшими в согласовании проекта письма).

6.6.14. В случае если служебное письмо подготовлено во исполнение какого-либо поручения (запроса) и представляется на визирование, к письму в обязательном порядке прилагается документ, послуживший основанием для его подготовки (поручение, письмо, резолюции, иной документ).

6.6.15. Право подписи служебных писем устанавливается в положении об исполнительном органе государственной власти Краснодарского края, в том числе в положениях о структурных подразделениях указанных органов и должностных регламентах.

Служебные письма, как правило, подписываются руководителем (заместителем руководителя) исполнительного органа государственной власти Краснодарского края или руководителем структурного подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководителями.

Ответное письмо, как правило, должно быть подписано тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности. В отдельных случаях допускается подписание ответного письма в соответствии с резолюцией руководителя.

Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более исполнительных органов государственной власти Краснодарского края, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4, при этом наименования органов власти - авторов документа - указываются в реквизите "Подпись".

6.6.16. Датой служебного письма является дата его подписания.

Образцы оформления служебного письма приведены в приложениях № 26, 27 к Инструкции.

6.7. Электронное письмо (сообщение)

6.7.1. Порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов в условиях применения ведомственной системы электронного документооборота, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений устанавливается Регламентом электронного делопроизводства, утверждаемым нормативным правовым актом главы администрации (губернатора) Краснодарского края.

6.7.2. Прием электронных писем в адрес главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края и отправка электронных писем осуществляются отделом служебной переписки управления делопроизводства, а в органах исполнительной власти - службой делопроизводства.

6.7.3. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота администрации Краснодарского края и органов исполнительной власти Краснодарского края. Документы, поступающие в адрес главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края, руководителей органов исполнительной власти Краснодарского края, структурных подразделений администрации Краснодарского края на бумажном носителе, включаются в систему электронного документооборота после сканирования и создания электронных образов документов.

6.7.4. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляется по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

6.7.5. Отправляемый посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Приложения к отправляемому электронному документу в виде схем, таблиц предоставляются на DVD (CD)-дисках, USB-накопителях с указанием наименования файла.

Для получения почты большого объема посредством информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" получатель предоставляет DVD (CD)-диски, USB-накопители.

6.7.6. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота администрации Краснодарского края и органов исполнительной власти Краснодарского края в соответствии с Инструкцией службой делопроизводства используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приведенной таблицей.

N п/п	Наименование сведений о документе	Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку
1	2	3
1.	Адресант	полное официальное и сокращенное наименование органа, организации или фамилия, инициалы лица-отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
2.	Адресат	полное официальное и сокращенное наименование органа, организации или фамилия, инициалы лица-получателя документа (реквизит "Адресат")
3.	Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	в соответствии с реквизитом "Подпись"
4.	Вид документа	в соответствии с указанием вида документа на бланке или на основании оценки содержания документа
5.	Дата документа	в соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
6.	Номер документа	в соответствии с номером, присвоенным документу автором
7.	Дата поступления документа	дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
8.	Входящий номер документа	номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
9.	Ссылка на исходящий номер и дату документа	в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
10.	Наименование текста	краткое содержание документа (заголовок к тексту)
11.	Индекс дела	индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
12.	Сведения о переадресации документа	на основании резолюции на документе (реквизит "Указания по выполнению")
13.	Количество листов основного документа	количество листов основного документа
14.	Количество приложений	количество приложений
15.	Общее количество листов приложений	общее количество листов приложений
16.	Указания по выполнению документа	резолюция (поручение руководителя), определяющая характер выполнения документа и срок выполнения
17.	Должность, фамилия и инициалы исполнителя	должность, фамилия и инициалы исполнителя
18.	Отметка о конфиденциальности	отметки "Для служебного пользования", "Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и другие

6.7.7. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота службой делопроизводства. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

После отправки электронного документа, заверенного в установленном порядке, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением финансовых документов и ответов на обращения граждан, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

6.8. Записка

(аналитическая, докладная, служебная, объяснительная)

6.8.1. В исполнительных органах государственной власти Краснодарского края для информационного обмена между структурными подразделениями, должностными лицами, работниками используются следующие виды записок:

аналитические;

докладные;

служебные;

объяснительные.

6.8.2. Аналитическая записка - документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации.

Докладная записка - документ, содержащий обстоятельное изложение информации о событиях, фактах, сложившихся ситуациях с выводами и предложениями составителя в целях информирования руководства. Докладные записки могут оформляться рукописным способом.

Служебная записка (разновидность служебного письма) - документ, содержащий оперативную справочную и управленческую информацию, связанную с исполнением полномочий структурных подразделений органов исполнительной власти Краснодарского края и должностных лиц.

Объяснительная записка - документ, содержащий объяснение причины какого-либо действия, факта, события. Объяснительные записки могут оформляться рукописным способом.

6.8.3. Аналитические, докладные, служебные записки оформляются, как правило, на бланках структурных подразделений администрации, органов исполнительной власти Краснодарского края. Для внутренней переписки допускается оформление записок на стандартных листах бумаги формата А4.

6.8.4. Аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки имеют следующие реквизиты:

наименование структурного подразделения - автора документа;

вид документа;

дата документа;

регистрационный номер;

адресат (должностное лицо);

наименование документа (заголовок к тексту), если текст более 4 - 5 строк;

текст документа;

подпись.

6.8.5. Наименование вида документа - СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА - печатается полужирным шрифтом № 14 прописными буквами от левой границы текстового поля; отделяется от предыдущего реквизита бланка двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами, печатается с прописной буквы шрифтом Times New Roman № 14 с одинарным межстрочным интервалом от левой границы текстового поля; точка в конце заголовка не ставится.

Текст отделяется от заголовка двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman № 14 с одинарным межстрочным интервалом.

Текст служебной записки излагается от 1-го лица единственного числа или 3-го лица единственного числа.

Текст докладной, служебной, аналитической записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

6.8.6. Аналитические, докладные, служебные и объяснительные записки, как правило, подписываются составителем. При необходимости записка может быть подписана или завизирована непосредственным руководителем составителя документа.

Образец служебной записки приведен в приложении № 27 к Инструкции.

6.9. Телеграммы

6.9.1. Телеграмма - документ, как правило, информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами телеграфной сети общего пользования.

Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации.

6.9.2. Подлинность текста поступившей телеграммы обеспечивается программно-техническими средствами Минкомсвязи России.

6.9.3. Телеграммы подразделяются на следующие категории:

правительственные;

срочные;

обыкновенные.

6.9.4. В телеграммах содержатся следующие реквизиты:

категория телеграммы: срочная, правительственная;

вид телеграммы: люкс, с уведомлением;

телеграфный (почтовый) адрес получателя (указывается в верхнем правом углу);

текст (содержание телеграммы);

регистрационный номер, дата регистрации;

подпись;

адрес, наименование отправителя, расчетный счет, дата (помещаются под чертой).

6.9.5. Телеграммы печатаются четко и без помарок на светлой бумаге шрифтом № 16 прописными буквами.

Дату телеграммы печатают на последней строке документа арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Между цифрами точки не ставятся.

6.9.6. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание: в частности, отрицание "НЕ" опускать нельзя). Можно использовать сокращенные наименования знаков препинания.

Например:

точка - ТЧК;

запятая - ЗПТ;

двоеточие - ДВТЧ;

кавычки - КВЧ;

скобки - СКБ;

номер - НР.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Лексические особенности телеграмм:

не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем;

выбор делается в пользу более коротких слов;

предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает различных ее толкований;

не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации.

Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы.

6.9.7. Копия отправляемой телеграммы визируется составителем и руководителем органа исполнительной власти Краснодарского края, структурного подразделения администрации Краснодарского края на лицевой стороне последнего листа в нижней части текстового поля.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются должность и инициалы, фамилия лица, подписавшего телеграмму. Полномочия по подписанию телеграмм совпадают с полномочиями по подписанию писем.

В администрации Краснодарского края текст телеграммы подписывается главой администрации (губернатором) Краснодарского края, заместителями главы администрации (губернатора) Краснодарского края и визируется заместителем главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющим делами, а в органах исполнительной власти Краснодарского края - руководителем.

6.9.8. Подписанные телеграммы (кроме поздравительных) регистрируются в приемной главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, руководителя органа исполнительной власти Краснодарского края, структурного подразделения администрации Краснодарского края, подписавшего их.

6.9.9. Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, направляемые нескольким адресатам, могут иметь подпись только в одном экземпляре и копироваться по количеству адресов.

6.9.10. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается на телеграф, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.

Телеграммы, подписанные главой администрации (губернатором) Краснодарского края, заместителями главы администрации (губернатора) Краснодарского края, принимаются для отправки отделом служебной переписки управления делопроизводства в двух экземплярах. Первый экземпляр телеграммы отправляется адресату, второй (с подписью должностного лица и визой работника, подготовившего документ) остается в отделе и прикладывается к отчету для управления по бухгалтерскому учету и отчетности - централизованной бухгалтерии администрации Краснодарского края.

Образец оформления телеграммы приведен в приложении № 28 к Инструкции.

6.10. Телефонограммы

6.10.1. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

6.10.2. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, не требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и так далее).

6.10.3. Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться список адресатов с указанием номеров телефонов.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

6.10.4. Телефонограмма записывается в регистрационный журнал следующим образом: должность, инициалы, фамилия, номер телефона работника, передавшего телефонограмму, текст телефонограммы, должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.

Следует проверять правильность записи телефонограммы повторным чтением ее в конце передачи.

6.10.5. Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям, предъявляемым к изложению текста телеграмм.

7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

7.1. Общие принципы организации документооборота

7.1.1. Организация документооборота в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края основывается на следующих принципах:

централизация операций по приему и отправке документов;

распределение документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

исключение возвратных движений документа, не обусловленных служебной необходимостью;

однократность регистрации документов;

устранение необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов;

внесение конкретных резолюций, точно определяющих исполнителя, поручение и срок выполнения поручений.

7.1.2. Порядок прохождения документов на бумажных носителях и операции, производимые с ними в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края, регламентируются Инструкцией.

7.1.3. В документообороте исполнительных органов государственной власти Краснодарского края выделяются следующие документопотоки:

поступающая (входящая) документация;

отправляемая (исходящая) документация;

внутренняя документация.

7.1.4. Доставка корреспонденции в администрацию Краснодарского края, органы исполнительной власти Краснодарского края осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской связи, электросвязи и курьерской связи (нарочным).

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электросвязи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения электронной почты.

7.2. Прием, первичная обработка поступающих документов

7.2.1. Прием, первичная обработка, распределение и регистрация корреспонденции, поступающей в адрес главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края, осуществляются в отделе служебной переписки управления делопроизводства.

Корреспонденция, адресованная непосредственно структурным подразделениям администрации Краснодарского края (органам исполнительной власти Краснодарского края), принимается и регистрируется в этих структурных подразделениях (органах) самостоятельно.