Постановление Главы администрации (губернатора) Краснодарский край от 10.12.2013 № 1425

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОРА) КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ

от 10.12.2013                                                                                 № 1425

г. Краснодар

О внесении изменения в постановление главы администрации

Краснодарского края от 29 декабря 2004 года № 1315

"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных

органах государственной власти Краснодарского края"

В соответствии с Законом Краснодарского края от 6 июня 1995 года № 7-КЗ "О правотворчестве и нормативных правовых актах Краснодарского края", в целях совершенствования работы со служебными документами в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края постановляю:

1. Внести в постановление главы администрации Краснодарского края от 29 декабря 2004 года № 1315 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края" изменение, изложив приложение к нему в новой редакции (прилагается).

2. Руководителям структурных подразделений администрации Краснодарского края, органов исполнительной власти Краснодарского края организовать изучение новой редакции Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края и внедрение ее в практику работы со служебными документами.

3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющего делами Н.А. Долуду.

4. Постановление вступает в силу с 1 января 2014 года.

Глава администрации (губернатор)

Краснодарского края                                                   А.Н. Ткачев

Приложение

к постановлению

главы администрации (губернатора)

Краснодарского края

от 10.12.2013  № 1425

"Приложение

Утверждена

постановлением

главы администрации

Краснодарского края

от 29 декабря 2004 г. № 1315

(в редакции

постановления главы

администрации (губернатора)

Краснодарского края

от 10 декабря 2013 г. № 1425)

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в рамках осуществления деятельности администрации и органов исполнительной власти Краснодарского края (далее также - исполнительные органы государственной власти Краснодарского края) документов, совершенствования делопроизводства исполнительных органов государственной власти Краснодарского края и повышения его эффективности.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Краснодарского края в сфере информации, документации и архивного дела, требованиями к оформлению документов ГОСТа, Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23 декабря 2009 года № 76.

1.3. Органы исполнительной власти Краснодарского края могут разрабатывать свои инструкции, дополняющие и конкретизирующие Инструкцию в соответствии с особенностями организации работы с документами в структурных подразделениях указанных органов, не противоречащие законодательству Российской Федерации, Краснодарского края и настоящей Инструкции, которые утверждаются руководителями органов исполнительной власти Краснодарского края после согласования с управлением делопроизводства в департаменте управления делами администрации Краснодарского края (далее - управление делопроизводства) и управлением по делам архивов Краснодарского края. Согласование проводится в целях контроля за соблюдением органами исполнительной власти Краснодарского края законодательства Российской Федерации, нормативных и методических документов, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, учета и обеспечения сохранности документов как составной части архивного фонда Краснодарского края.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции. Правила работы в системах автоматизированной обработки документации излагаются в руководствах по использованию этих систем.

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (сведения о персональных данных гражданина; сведения, составляющие служебную и иную тайну), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем исполнительного органа государственной власти Краснодарского края.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической, процессуальной и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Типы документов, порядок оформления которых не оговаривается Инструкцией, оформляются в соответствии с утвержденными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Краснодарского края для данного типа документов правилами (инструкциями, порядком и так далее).

По отдельным видам документов, порядок подготовки, оформления и работы с которыми утвержден правовыми актами Краснодарского края, положения Инструкции применяются в части, не урегулированной такими правовыми актами Краснодарского края.

1.6. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в исполнительном органе государственной власти Краснодарского края осуществляет назначенный специалист или структурное подразделение этого органа (далее - служба делопроизводства). В администрации Краснодарского края эти функции осуществляет управление делопроизводства.

Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются Положением о ней, должностные обязанности работников службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, устанавливаются должностными регламентами.

1.7. Переписка между структурными подразделениями исполнительных органов государственной власти Краснодарского края по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

1.8. Не допускается работа с подлинными экземплярами документов вне служебных помещений. С содержанием проектов документов, документов и резолюций к ним могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их созданию, оформлению, выполнению, контролю и хранению. Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с документами.

1.9. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с письменного (при решении оперативных вопросов - устного) разрешения руководителя органа исполнительной власти Краснодарского края или структурного подразделения администрации Краснодарского края.

1.10. Работники исполнительных органов государственной власти Краснодарского края несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

1.11. При утрате служебного документа назначается служебное расследование (в администрации Краснодарского края - заместителем главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющим делами, в органе исполнительной власти Краснодарского края - руководителем или, по его поручению, заместителем руководителя).

1.12. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник обязан передать находящиеся у него на выполнении, контроле или хранении документы лицу, его замещающему, или иному работнику по указанию непосредственного руководителя. В случае отсутствия таковых документы передаются непосредственному руководителю. При увольнении или переводе по службе передаче по акту подлежат все документы.

1.13. Руководитель органа исполнительной власти Краснодарского края или структурного подразделения администрации Краснодарского края должен организовать ознакомление вновь принятых работников, деятельность которых связана со служебными документами, с требованиями Инструкции.

2. ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

В Инструкции используются следующие основные понятия:

бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;

вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившего его исполнительного органа государственной власти Краснодарского края;

входящий документ - документ, поступивший в исполнительный орган государственной власти Краснодарского края;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или сфере деятельности исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, помещенные в отдельную обложку;

деловое (служебное) письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый (полученный) средствами почтовой связи;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в исполнительном органе государственной власти Краснодарского края;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот исполнительного органа государственной власти Краснодарского края;

документирование - фиксация информации на различных носителях по установленным правилам;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения выполнения, отправки и (или) помещения в дело;

документальный фонд исполнительного органа государственной власти Краснодарского края - совокупность документов, образующихся в рамках осуществления деятельности исполнительного органа государственной власти Краснодарского края;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;

исходящий документ - официальный документ, отправляемый из исполнительного органа государственной власти Краснодарского края;

контроль выполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное выполнение документов;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в исполнительном органе государственной власти Краснодарского края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке;

номер дела - цифровое и (или) буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, наносимое на его обложку;

нормативный правовой акт исполнительного органа государственной власти Краснодарского края (далее - нормативный правовой акт) - письменный официальный документ, принятый главой администрации (губернатором) Краснодарского края или руководителем органа исполнительной власти Краснодарского края в рамках их компетенции и направленный на урегулирование общественных отношений либо изменение или прекращение существующих правоотношений. Нормативный правовой акт содержит правовую норму;

ненормативный правовой акт исполнительного органа государственной власти Краснодарского края (далее - ненормативный правовой акт) - письменный официальный документ, принятый главой администрации (губернатором) Краснодарского края или руководителем органа исполнительной власти Краснодарского края в рамках их компетенции и не содержащий правовой нормы;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

объем документооборота - количество документов, поступивших в исполнительный орган государственной власти Краснодарского края и созданных им за определенный период;

оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных соответствующими нормативными правовыми актам Российской Федерации, Краснодарского края;

подлинник документа - первый или единичный экземпляр документа;

правовая норма - общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение и распространяющееся на неопределенный круг лиц;

проект нормативного правового акта - документ, содержащий текст проекта нормативного правового акта и внесенный в установленном порядке на рассмотрение правотворческого органа края, правомочного принимать, изменять и отменять нормативные правовые акты в соответствии с установленной компетенцией;

регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке учетных данных о документе, фиксирующая факт его создания, отправления или получения;

реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа;

сканирование документа - получение электронного образа документа;

служба делопроизводства - структурное подразделение исполнительного органа государственной власти Краснодарского края, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях исполнительных органов государственной власти Краснодарского края;

служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края;

служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности исполнительных органов государственной власти Краснодарского края;

составитель документа - лицо (или группа лиц), которому поручено создание документа (проекта документа);

унифицированная форма документа - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документа внутри дела;

шаблон бланка (унифицированной формы документа) - бланк документа (унифицированная форма документа), представленный в электронной форме;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

электронное письмо (электронное сообщение) - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью в установленном законодательством порядке;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

3. СОЗДАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Деятельность администрации Краснодарского края и органов исполнительной власти Краснодарского края обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией исполнительных органов государственной власти Краснодарского края, объемом и характером взаимодействия между администрацией Краснодарского края, органами исполнительной власти Краснодарского края, подведомственными им и сторонними организациями, другими государственными органами, органами местного самоуправления и физическими лицами.

Функции управления в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает правовые акты, организационные и информационно-справочные документы.

В исполнительных органах государственной власти Краснодарского края подготавливаются и издаются следующие виды правовых актов: постановления главы администрации (губернатора) Краснодарского края; распоряжения главы администрации (губернатора) Краснодарского края, приказы администрации Краснодарского края или органов исполнительной власти Краснодарского края. В качестве отдельных документов или как приложения к правовым актам принимаются правила, инструкции, положения, регламенты, протоколы, акты и другое. Основу документооборота составляет деловая переписка (служебные письма, телеграммы, факсограммы, записки, электронные письма (сообщения) по разным вопросам деятельности).

Каждый документ, принимаемый или издаваемый исполнительными органами государственной власти, оформляется в соответствии с Инструкцией и имеет определенный набор обязательных элементов оформления, называемых реквизитами.

При подготовке документов используются текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с применением шрифта черного цвета Times New Roman размером № 14 (основной шрифт, применяемый при оформлении документов), № 13 (для печатания объемного текста документа), № 12 (при оформлении сносок, объемных таблиц, схем), одинарный межстрочный интервал, выравнивание по ширине, автоматическая расстановка переносов. При оформлении отдельных документов, вносимых в Законодательное Собрание Краснодарского края, могут быть использованы иные размеры шрифтов и межстрочных интервалов.

Для выделения наименований правовых актов, приложений к ним, таблиц используется полужирный шрифт Times New Roman.

При оформлении текста одного документа рекомендуется использовать одинаковые кавычки ("..." или "....").

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля следующих размеров (приложение № 1):

левое	-	3,0 см;
правое	-	1,0 см;
верхнее	-	2,0 см;
нижнее	-	2,0 см.

При альбомной ориентации страницы устанавливаются поля:

левое	-	2,0 см;
правое	-	2,0 см;
верхнее	-	3,0 см;
нижнее	-	1,0 см.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами шрифтом Times New Roman № 14 без слова "страница" и знаков препинания (приложение № 2).

Нумерация листов в каждом приложении должна быть самостоятельной.

Если документ имеет альбомную ориентацию, то номер страницы проставляется с правой стороны листа с применением вертикального направления текста.

Документы, подготавливаемые или принимаемые в администрации Краснодарского края и органах исполнительной власти Краснодарского края, оформляются с использованием электронно-вычислительной техники. Распечатка документа на бумажном носителе осуществляется только с применением лазерного принтера. Отдельные внутренние документы могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и так далее).

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые на бумажном носителе в исполнительных органах государственной власти Краснодарского края, должны оформляться на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм).

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без специального бланка.

3.1.2. Состав видов бланков, применяемых в исполнительном органе государственной власти Краснодарского края, утверждается его руководителем.

Бланки разрабатываются в соответствующем органе власти с соблюдением требований Инструкции и по согласованию с управлением делопроизводства.

3.1.3. Бланки документов разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

3.1.4. В исполнительных органах государственной власти Краснодарского края используются следующие виды бланков документов:

3.1.4.1. Бланки с многоцветным вариантом воспроизведения герба Краснодарского края:

бланки письма главы администрации (губернатора) Краснодарского края (угловое расположение реквизитов);

бланк постановления главы администрации (губернатора) Краснодарского края (продольное расположение реквизитов);

бланк распоряжения главы администрации (губернатора) Краснодарского края (продольное расположение реквизитов).

3.1.4.2. Бланки с одноцветным (черным) воспроизведением герба Краснодарского края:

бланк с наименованием администрации Краснодарского края (угловое и продольное расположение реквизитов);

бланк приказа администрации и органа исполнительной власти Краснодарского края (продольное расположение реквизитов);

бланк письма первого заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края (угловое расположение реквизитов);

бланк письма заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края (угловое расположение реквизитов);

бланк письма заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющего делами (угловое расположение реквизитов);

бланк с наименованием структурного подразделения администрации Краснодарского края, имеющего право в соответствии с положением о данном структурном подразделении осуществлять переписку на собственных бланках (угловое расположение реквизитов);

бланк письма руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения администрации Краснодарского края (угловое расположение реквизитов);

бланк с наименованием органа исполнительной власти Краснодарского края (угловое расположение реквизитов);

бланк письма руководителя (заместителя руководителя) органа исполнительной власти Краснодарского края (угловое расположение реквизитов);

бланк с наименованием структурного подразделения органа исполнительной власти Краснодарского края, имеющего право в соответствии с положением о данном органе власти осуществлять переписку на собственных бланках (угловое расположение реквизитов);

бланки с наименованием краевых коллегиальных органов, которым согласно положению предоставлено право переписки (угловое расположение реквизитов).

В органах исполнительной власти Краснодарского края могут применяться иные виды бланков документов по согласованию с управлением делопроизводства.

Образцы бланков документов приведены в приложениях № 3 - 11 к Инструкции.

3.1.5. В исполнительных органах государственной власти Краснодарского края используются бланки документов, изготовленные только типографским способом. Изготовление бланков на компьютерных принтерах и копировально-множительных аппаратах не допускается.

Для текстовых реквизитов бланков документов используют шрифт Times New Roman № 10, 12, 14, 16. Не допускается использовать иные начертания (курсив, подчеркивание), кроме полужирного.

3.1.6. Бланки с наименованием исполнительных органов государственной власти Краснодарского края (их структурных подразделений), должности руководителей (заместителей руководителей) исполнительных органов государственной власти Краснодарского края являются бланками строгого учета.

Бланки строгого учета должны быть пронумерованы. Учетные номера бланков проставляются с оборотной стороны расположения углового штампа.

3.1.7. Закупку услуг по изготовлению бланков строгого учета с указанием должности главы администрации (губернатора), первого заместителя, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края, заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющего делами (далее - заместители главы администрации (губернатора) Краснодарского края) в администрации Краснодарского края осуществляет департамент управления делами администрации Краснодарского края.

Оформление заявки на закупку, а также получение, хранение и выдачу бланков строгого учета в администрации Краснодарского края осуществляет отдел служебной переписки управления делопроизводства.

Закупка услуг по изготовлению, а также получение иных видов бланков осуществляют структурные подразделения администрации Краснодарского края самостоятельно; закупка осуществляется путем подачи заявок в департамент управления делами администрации Краснодарского края.

Органы исполнительной власти Краснодарского края осуществляют закупку услуг по изготовлению бланков типографским способом самостоятельно установленным порядком, предварительно согласовав форму бланка с управлением делопроизводства.

3.1.8. Хранение бланков строгого учета должно осуществляться в надежно запираемых шкафах.

Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале регистрации выдачи бланков строгого учета (приложение № 12).

Учет, хранение бланков в органах исполнительной власти Краснодарского края, а также выдача бланков специалистам структурных подразделений осуществляется службами делопроизводства или назначенными приказом руководителя ответственными работниками этих органов власти.

3.1.9. Выдача бланков строгого учета ответственным за делопроизводство в приемных главы администрации (губернатора) Краснодарского края и заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края (специалистами приемных) осуществляется в отделе служебной переписки управления делопроизводства с обязательной регистрацией факта выдачи бланка строгого учета в специальном журнале регистрации выдачи бланков строгого учета.

В приемных первого заместителя, заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края осуществляется выдача бланков строгого учета ответственным за делопроизводство в органах исполнительной власти Краснодарского края и структурных подразделениях администрации Краснодарского края. При этом факт выдачи бланков регистрируется специалистами приемных в журнале регистрации выдачи бланков строгого учета из приемной первого заместителя (заместителя) главы администрации (губернатора) Краснодарского края (приложение № 13). Тем самым обеспечивается возможность установления получателя выданных бланков.

Бланки иных должностных лиц администрации Краснодарского края выдаются в приемных соответствующих руководителей. Указанные бланки выдаются работникам службы делопроизводства только под личную подпись.

Исполнителям бланки строгого учета выдаются под личную подпись. Бланки должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим лицам и организациям.

Руководители структурных подразделений исполнительных органов государственной власти Краснодарского края организуют учет, хранение и выдачу исполнителям бланков строгого учета, а также обеспечивают контроль за их использованием.

Журналы регистрации выдачи бланков строгого учета включаются в сводную номенклатуру дел администрации Краснодарского края, а также в номенклатуры дел органов исполнительной власти Краснодарского края.

3.1.10. При регистрации исполненных на бланке документов в регистрационной карточке электронной автоматизированной программы в графе "Примечание" или в журнале учета исходящей (отправляемой) корреспонденции (приложение № 30) указывается номер использованного бланка.

3.1.11. Отчет об использовании бланков строгого учета, а также испорченные и неиспользованные бланки в администрации Краснодарского края сдаются в соответствующую приемную заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края ежеквартально, до 5-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. В свою очередь специалисты приемных заместителей главы администрации (губернатора) Краснодарского края до 10-го числа месяца, следующего за отчетным периодом, представляют перечень испорченных (неиспользованных) бланков строгого учета и сами бланки в отдел служебной переписки управления делопроизводства.

Образец перечня испорченных (неиспользованных) бланков строгого учета приведен в приложении № 14 к Инструкции.

В органах исполнительной власти Краснодарского края испорченные и неиспользованные бланки строгого учета возвращаются в службу делопроизводства, осуществляющую учет бланков.

3.1.12. Уничтожение испорченных и неиспользованных бланков строгого учета осуществляется комиссией согласно акту об уничтожении испорченных (неиспользованных) бланков строгого учета (приложение № 15).

Комиссия по уничтожению испорченных (неиспользованных) бланков строгого учета в администрации Краснодарского края образовывается и утверждается приказом администрации Краснодарского края, в органах исполнительной власти Краснодарского края - приказом руководителя.

В случае обнаружения утраты бланков строгого учета или нарушений в их использовании проводится служебное расследование, результаты которого докладываются в администрации Краснодарского края заместителю главы администрации (губернатора) Краснодарского края, управляющему делами; в органах исполнительной власти Краснодарского края - руководителю.

3.2. Состав и оформление реквизитов документов

3.2.1. Документы имеют обязательный состав реквизитов, их расположение и оформление. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Инструкцией установлен следующий состав реквизитов документов:

Герб Краснодарского края;

наименование структурного подразделения администрации Краснодарского края, органа государственной власти Краснодарского края, должности должностного лица;

справочные данные;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

место составления (издания) документа;

отметка о конфиденциальности;

адресат;

гриф утверждения;

указания по выполнению документа (резолюция);

наименование (заголовок) документа;

отметка о контроле документа;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

подпись должностного лица;

гриф согласования;

виза;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

отметка о выполнении документа;

отметка о поступлении документа;

идентификатор электронной копии документа.

Дополнительно при подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться другие реквизиты (отметка "Срочно", "Оперативно", "Подлежит возврату", "Контроль" и другие).

3.2.2. Реквизит "Герб Краснодарского края"

Изображение герба Краснодарского края воспроизводится в многоцветном варианте на бланках "Постановление главы администрации (губернатора) Краснодарского края", "Распоряжение главы администрации (губернатора) Краснодарского края", "Глава администрации (губернатор) Краснодарского края". На остальных бланках герб Краснодарского края воспроизводится в одноцветном варианте.

Описание герба Краснодарского края установлено Законом Краснодарского края от 5 мая 1995 года № 5-КЗ "О символах Краснодарского края".

Изображение герба Краснодарского края на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля.

3.2.3. Реквизит "Наименование структурного

подразделения администрации Краснодарского края,

органа исполнительной власти Краснодарского края,

должности должностного лица"

Полное наименование структурного подразделения администрации Краснодарского края или органа исполнительной власти Краснодарского края - составителя документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением об этих органах. Сокращенное наименование структурного подразделения администрации Краснодарского края или органа исполнительной власти Краснодарского края может помещаться в скобках под полным наименованием.

Наименование должности должностного лица, подписавшего документ, должно соответствовать наименованию должности, указанному в штатном расписании соответствующего органа.

3.2.4. Реквизит "Справочные данные"

Справочные данные об исполнительном органе государственной власти Краснодарского края (должностном лице) указываются в бланках писем и включают следующую информацию: почтовый адрес органа власти, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, интернет-адрес и другие сведения по усмотрению органа власти. В бланках с наименованием исполнительных органов государственной власти Краснодарского края, являющихся юридическими лицами, могут указываться также ИНН, КПП, ОКПО и ОГРН.

3.2.5. Реквизит "Наименование вида документа"

Наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ и другое), как правило, включается в бланк соответствующего вида документов или печатается составителем при подготовке документа прописными буквами полужирным шрифтом. В письмах наименование вида документа не указывается.

3.2.6. Реквизит "Дата документа"

Датой документа является дата его подписания (постановления, распоряжения, приказы, письма, докладные, служебные записки и другое), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет, акты и другое), события, зафиксированные в документе (протокол).

Документы, издаваемые совместно двумя или более органами управления, следует оформлять единой датой. В случае невозможности определения единой даты датой совместного документа является дата более поздней подписи.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и другое).

Дата документа, оформленного на бланке, проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.07.2013 (без добавления "г." или иных буквенных обозначений).

Допускается дату документа оформлять словесно-цифровым способом в следующей последовательности: число (две арабские цифры), месяц (словом), год (четыре арабские цифры) с добавлением слова "год" в соответствующем падеже. Например: 8 сентября 2012 года, 25 августа 2013 года.

Словесно-цифровой способ оформления даты используется в текстах правовых актов и в документах финансового характера.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и выполнением, должны быть датированы.

3.2.7. Реквизит "Регистрационный номер документа"

Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в документальный фонд исполнительного органа государственной власти Краснодарского края.

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в исполнительном органе государственной власти Краснодарского края.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

В зависимости от содержания правового акта к номеру распоряжения главы администрации (губернатора) Краснодарского края через дефис добавляются буквенные индексы "-р", "-рл", "-ок", приказа - "-л", "-ок", "-а". Буквенные индексы печатаются без кавычек.

Регистрационный номер отправляемого документа состоит из утвержденного электронного индекса структурного подразделения администрации Краснодарского края (органа исполнительной власти Краснодарского края), порядкового номера отправляемого документа, двузначного цифрового обозначения года и порядкового номера дела по номенклатуре (42 - 567/13 - 05).

В случае наличия в составе исполнительного органа государственной власти структурных подразделений, наделенных правом ведения самостоятельного делопроизводства с использованием бланков служебных документов, при регистрации отправляемых документов к электронному индексу исполнительного органа государственной власти добавляется индекс структурного подразделения. Например: 42.03 - 567/13 - 05, где 03 является индексом структурного подразделения.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой ("/") регистрационных номеров, присвоенных авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению их наименований в заголовочной части документа.

Все регистрационные отметки вносятся рукописным способом с использованием чернил черного или фиолетового цвета.

3.2.8. Реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату

документа адресанта"

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма, снижает время обработки.

3.2.9. Реквизит "Место составления (издания) документа"

Место составления или издания документа (г. Краснодар) указывается в бланках документов, за исключением бланков писем.

На бланке письма место издания помещается в реквизите "Справочные данные".

3.2.10. Реквизит "Отметка о конфиденциальности"

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Реквизит проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и дополняется указанием номера экземпляра документа. Номер экземпляра располагается ниже отметки о конфиденциальности на один одинарный межстрочный интервал и центрируется по отношению к ней.

Например:

                                                 Для служебного пользования

                                                      экз. № _______

3.2.11. Реквизит "Адресат"

Документы адресуют в органы государственной власти, местного самоуправления, общественным объединениям, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа письма с выравниванием по левой границе зоны расположения реквизита. Ширина зоны расположения реквизита (расстояние от ее левой границы до правого поля документа) не должна превышать 9 см.

При адресовании документа в орган государственной власти, местного самоуправления, общественное объединение, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже. Например:

                                           Министерство образования и науки

                                           Краснодарского края

или

                                                        Администрация

                                                        Краснодарского края

                                                        Департамент

                                                        управления делами

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование органа власти, местного самоуправления, общественного объединения, организации и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, инициалы ставятся перед фамилией, например:

                                         Министерство финансов

                                         Краснодарского края,

                                         управление казначейского контроля,

                                         главному консультанту

                                         И.О. Фамилия

При адресовании документа руководителю органа государственной власти, местного самоуправления, общественного объединения, организации его (ее) наименование входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже.

Например:

                                            Руководителю департамента

                                            жилищно-коммунального хозяйства

                                            Краснодарского края

                                            И.О. Фамилия

или

                                                     Генеральному директору

                                                     ЗАО "Кубаньинвест"

                                                     И.О. Фамилия

При адресовании документов лицам, имеющим звание (ученое или воинское) или ученую степень, перед фамилией может указываться звание или ученая степень.

Например:

                                Ректору государственного образовательного

                                учреждения высшего профессионального

                                образования "Кубанский государственный

                                аграрный университет"

                                доктору экономических наук, профессору

                                И.О. Фамилия

или

                                            Командиру войсковой части 1234

                                            генерал-майору внутренних войск

                                            И.О. Фамилия

Во всех видах написания реквизита инициалы и фамилия адресата оформляются ниже предыдущего текста на два одинарных межстрочных интервала. Инициалы от фамилии отделяются пробелом. При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, местного самоуправления, общественных объединений, организаций.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, который оформляется ниже предыдущего текста на два одинарных межстрочных интервала.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности:

наименование адресата (наименование юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер офиса или квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и так далее);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

Например:

                                            Государственное унитарное

                                            предприятие Краснодарского края

                                            "Краснодаркраймедтехника",

                                            Красноармейская ул., д. 60,

                                            г. Краснодар, 350000

или при адресовании документа физическому лицу:

                                           Обуховой В.П.

                                           Уральская ул., 18, кв. 2,

                                           пос. Ясный, Красноармейский р-н,

                                           Краснодарский край, 353660

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие исполнительные органы государственной власти субъектов Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти в Краснодарском крае, органы государственной власти Краснодарского края, органы местного самоуправления муниципальных образований Краснодарского края, постоянным корреспондентам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При этом каждый экземпляр письма должен быть подписан, а наименование адресата, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркнуто. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При направлении письма более чем в четыре адреса составляется перечень адресатов для рассылки документа. В этом случае допускается направлять адресатам копии документов.

Если письмо отправляют нескольким однородным адресатам, то их можно указывать обобщенно.

Например:

                                     Исполнительным органам государственной

                                     власти Краснодарского края

или должностным лицам:

                                       Руководителям органов исполнительной

                                       власти Краснодарского края

                                       Главам муниципальных образований

                                       Краснодарского края

В этом случае также составляется реестр адресатов для рассылки, который обязательно прилагается к тексту рассылаемого документа.

3.2.12. Реквизит "Гриф утверждения"

Документ утверждается уполномоченным должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, выравнивается по левому краю и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты утверждения.

Например:

                                          УТВЕРЖДАЮ

                                          Первый заместитель

                                          главы администрации (губернатора)

                                          Краснодарского края

                                          (подпись)            И.О. Фамилия

                                          28 июля 2013 года

Допускается центрирование данного реквизита относительно самой длинной строки, которая не должна превышать 9 см.

При утверждении документа правовым актом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Слово УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДАЮ) печатается прописными буквами и отделяется от последующего текста реквизита двумя межстрочными интервалами.

Например, при утверждении состава комиссии:

                                                     УТВЕРЖДЕН

                                         постановлением главы администрации

                                          (губернатора) Краснодарского края

                                            от 12 ноября 2013 года № 1320

или при утверждении положения:

                                                 УТВЕРЖДЕНО

                                            приказом департамента

                                  потребительской сферы Краснодарского края

                                         от 7 октября 2013 года № 114

При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне.

3.2.13. Реквизит "Указания по выполнению документа"

(резолюция)

Указания по выполнению документа (далее - резолюция) даются должностным лицом, получившим документ в соответствии с его адресованием, направлением по подведомственности или на выполнение.

Резолюция оформляется непосредственно на документе (на первой странице справа между реквизитом "Адресат" и текстом документа) или на бланке резолюции. В администрации Краснодарского края резолюция оформляется на специальном листе-бланке с наименованием должности руководителя, пишущего резолюцию.

Резолюция включает инициалы, фамилии исполнителей, содержание поручения и срок его выполнения (при необходимости), подпись руководителя и дату написания резолюции.

Например:

                                        С.А. Савельеву

                                        Прошу направить копии запрашиваемых

                                        документов по указанному в письме

                                        адресу к 05.07.2013

                                        (подпись)             А.А. Кузнецов

                                        29.06.2013

При наличии нескольких исполнителей рекомендуется определять ответственного исполнителя, указывая против его фамилии слово "свод". В случае отсутствия слова "свод" ответственным исполнителем считается тот исполнитель, кто назван первым в резолюции.

3.2.14. Реквизит "Наименование (заголовок) документа"

Наименование (заголовок) документа - краткое содержание текста - составляется ко всем документам (кроме телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, напечатанных на листах бумаги формата А5).

Наименование (заголовок) документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже ("Об отмене...", "Об оказании...", "О создании...") и должен согласовываться с наименованием вида документа. Заголовок должен содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое осуществляется или должно быть осуществлено.

Например:

Приказ (о чем?) "Об утверждении Положения..."

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка...

Наименование (заголовок) в служебных письмах отделяется от реквизитов бланка двумя тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается обычным шрифтом Times New Roman № 14 от левой границы текстового поля в 2 - 4 строки.

В проектах правовых актов (за исключением законопроектов) наименование (заголовок) оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом и печатается полужирным шрифтом Times New Roman № 14 с одинарным межстрочным интервалом. Самая длинная строка заголовка не должна превышать 14 - 15 сантиметров.

Наименование (заголовок) документа начинается с прописной буквы и печатается строчными буквами без кавычек и переносов по слогам. Точка в конце наименования (заголовка) документа не ставится.

3.2.15. Реквизит "Отметка о контроле документа"

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

3.2.16. Реквизит "Текст документа"

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. При употреблении единиц измерения и кавычек, упоминании географических наименований, наименований должностей и органов государственной власти, организаций, при написании терминов должен учитываться принцип единообразия. В тексте документа следует применять только общепринятые или официально установленные сокращения (приложение № 47).

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: "постановляю..."; "прошу рассмотреть вопрос... "; "предлагаю...";

3-го лица единственного числа: "администрация Краснодарского края осуществляет функции... "; "управление делопроизводства считает необходимым..."; "министерство не считает возможным... ".

В протоколах глаголы, как правило, употребляются в форме прошедшего времени множественного числа: "слушали... "; "выступили... "; "решили...".

В текстах совместных документов глаголы употребляют в форме 1-го лица множественного числа ("приказываем... ") или прошедшего времени множественного числа ("постановили...").

Реквизит "Текст" отделяется от наименования (заголовка) документа двумя тремя одинарными межстрочными интервалами, печатается шрифтом Times New Roman № 14 (в таблице допускается № 12) с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по ширине текстового поля.

Первая строка абзаца оформляется с отступом в 1,25 см.

При оформлении текста документа не допускается:

разбивать по разным строкам составные части написания даты и номера правового акта, инициалы и фамилию, числовые значения и их единицы измерения и так далее;

начинать строку со знака "тире";

подчеркивать слова и предложения;

использовать курсив для выделения текста и его элементов;

отрывать наименования структурных единиц и головку таблицы от основного текста;

заканчивать страницу заголовком (после него должно быть несколько строк текста).

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов, в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты. Структура документа обусловлена его видом.

Реквизит "Текст" может быть представлен в виде грамматически связного текста, анкеты, таблицы или соединения этих структур.

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных правовых актов, изданных органами власти и управления, указываются наименование вида документа, наименование органа (должности лица), издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Если требуется многократно упомянуть в тексте тот или иной орган, учреждение или объект (круг объектов) или неоднократно употребить то или иное понятие, следует в первый раз давать полное наименование, а затем в скобках сформулировать сокращенный вариант по форме: "(далее -...)", который далее будет употребляться в тексте. Если сокращение наименования объекта сделано по форме: "(далее также -...)", то в последующем тексте употребляется как сокращенное, так и полное наименования.

Даты и календарные сроки в текстах документов рекомендуется оформлять словесно-цифровым способом:

в феврале 2013 года; в первом полугодии (I полугодии) 2012 года; в первом квартале 2013 года; с 1999 года по 2001 год, в 2011 - 2015 годах.

Если начальное порядковое числительное в названии праздников и знаменательных дат написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 1 Мая.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа:

восьмой раунд переговоров; второе полугодие.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением:

8-й ряд;

90-е годы;

в 20-х числах апреля.

Но: до 20 мая 2013 года, с 1 января 2014 года.

Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения:

инвалид II группы;

I квартал.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, следует писать цифрами и словами. При этом словесное выражение суммы заключается в скобки и склоняется.

Например:

Оплатить расходы в сумме 29578 (двадцати девяти тысяч пятисот семидесяти восьми) рублей 58 копеек.

Имя существительное после дробного числительного согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 36,7 процента; 28,5 метра.

Сложные имена существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся:

150-летие

3-дневный

двухнедельный.

Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Недопустимо использовать в тексте знаки номера, процентов без цифр. При написании цифр словами знаки номера, параграфа, процентов, градуса пишутся буквами: 50%, пятьдесят процентов.

Знаки "N", "%" при нескольких числах (если они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда цифр:

30 - 40%;

N 5 - 7.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные (День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати). Исключение: День Победы.

3.2.17. Реквизит "Отметка о наличии приложений"

Отметка о приложении используется, как правило, при оформлении сопроводительных писем.

Текст, относящийся к отметке о наличии приложений, печатается шрифтом Times New Roman № 14 с одинарным межстрочным интервалом.

Отметка о приложении к сопроводительному письму оформляется на два - три одинарных межстрочных интервала ниже текста документа с абзацного отступа от границы левого поля.

Если приложение названо в тексте письма, то указывается количество листов и количество экземпляров приложения.

Например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если служебное письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров.

При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами, при этом вторая и последующие строки отметки выравниваются по началу первого предложения.

Например:

    Приложение: 1. Должностные  инструкции  работников   отдела   перевозок

                на 5 л. в 1 экз.

                2. Копия  приказа  управления  торговли  о  командировочных

                расходах на 2 л. в 1 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

    Приложение: проект  постановления   главы  администрации  (губернатора)

                Краснодарского  края  "О..."  и приложения к нему, всего на

                23 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Например:

Приложение: брошюра в 1 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес.

В случае отправления электронной копии на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке, об этом может делаться отметка.

Например:

Приложение: на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес [email protected].

Если приложением к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, отметка о приложении оформляется следующим образом:

    Приложение: справка   о   неплатежеспособных  предприятиях,  № 26-ДСП,

                экз. № 8, на 2 л., для служебного пользования.

Приложения к правовому акту оформляются согласно подразделу 4.3 Инструкции.

3.2.18. Реквизит "Подпись"

Подпись должностного лица является обязательным реквизитом документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности лица, подписывающего документ (полное - если документ оформлен не на бланке, сокращенное - если на бланке; при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Реквизит "Подпись" печатается на два - три одинарных межстрочных интервала ниже текста документа от левой границы текстового поля без абзацного отступа. Инициалы и фамилия располагаются на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел.

Например:

Руководитель

департамента транспорта

Краснодарского края                  (подпись)                 И.О. Фамилия

или на бланке министерства образования и науки:

Министр                              (подпись)                 И.О. Фамилия

При оформлении подписи главы администрации (губернатора) Краснодарского края слова "Глава администрации (губернатор)" и "Краснодарского края" печатаются в две строки через одинарный межстрочный интервал от левой границы текстового поля без абзацного отступа.

Например:

Глава администрации (губернатор)

Краснодарского края                  (подпись)                 И.О. Фамилия

На бланке должностного лица документ может быть подписан исполняющим обязанности. При этом реквизит "Подпись" оформляется следующим образом:

Исполняющий обязанности

главы администрации (губернатора)

Краснодарского края                  (подпись)                 И.О. Фамилия

или

Исполняющий обязанности

министра                             (подпись)                 И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого предполагалась на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или заместитель руководителя. При этом обязательно необходимо оформлять (печатать) наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, фактически подписывающего документ.

При подписании документа несколькими лицами разных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Первый заместитель главы

администрации (губернатора)

Краснодарского края                  (подпись)                 И.О. Фамилия

Заместитель главы

администрации (губернатора)

Краснодарского края                  (подпись)                 И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, при подписании указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Подписи членов коллегиального органа (кроме председателя и секретаря) располагаются в алфавитном порядке их фамилий.

Например:

Председатель комиссии                (подпись)                 И.О. Фамилия

Секретарь комиссии                   (подпись)                 И.О. Фамилия

Члены комиссии:                      (подпись)                 И.О. Фамилия

                                     (подпись)                 И.О. Фамилия

Использование факсимильного воспроизведения подписи допускается при подписании приглашений, извещений и т.п.. При этом первый экземпляр документа должен быть подписан непосредственно руководителем.

3.2.19. Реквизит "Гриф согласования"

Согласование проекта документа с другими органами государственной власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования документа располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа, выравнивается по левому краю и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), полного наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Министр социального развития

и семейной политики

Краснодарского края

(подпись)       И.О. Фамилия

23 июня 2013 года

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами и отделяется от последующего текста реквизита двумя одинарными межстрочными интервалами. Допускается центрирование данного реквизита относительно самой длинной строки, которая не должна превышать 9 см.

Если согласование осуществляют другим документом (письмом, протоколом и другим), то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания экспертной

комиссии администрации

Краснодарского края

от 6 августа 2013 года № 9

При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне.

При необходимости одновременного согласования и утверждения документа возможно оформление грифа согласования в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, составляется лист согласования.

3.2.20. Реквизит "Виза"

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами администрации Краснодарского края и органов исполнительной власти Краснодарского края, муниципального образования или со сторонней организацией оформляется визой.

Реквизит "Виза" содержит личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

Например:

Руководитель

департамента транспорта

Краснодарского края                  (подпись)                 И.О. Фамилия

                                    08.09.2013

В служебных письмах визы проставляются на экземпляре документа, помещаемого в дело. На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и другом) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, экономических, юридических и иных служб, заместителем руководителя органа власти, курирующим данный вопрос.

Для некоторых видов документов возможно оформление виз на отдельном листе согласования (приложения № 16 - 18).

При наличии замечаний к проекту документа визу оформляют следующим образом:

Руководитель                    Замечания прилагаются

департамента транспорта

Краснодарского края                  (подпись)                 И.О. Фамилия

                                     25.10.2013

Замечания, информация к проекту документа излагаются на бланке соответствующего органа исполнительной власти Краснодарского края или структурного подразделения администрации Краснодарского края, органа местного самоуправления муниципального образования Краснодарского края, организации, подписываются и прилагаются к проекту.

3.2.21. Реквизит "Оттиск печати"

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Оттиск печати ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати ставится в месте, обозначенном отметкой "МП".

3.2.22. Реквизит "Отметка о заверении копии"

Для свидетельствования верности копии правового акта (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) ниже реквизита "Подпись" оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий слово "Верно", наименование должности уполномоченного должностного лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать.

Например:

Верно

Заместитель директора департамента

управления делами администрации

Краснодарского края, начальник

управления делопроизводства

в департаменте                       (подпись)                 И.О. Фамилия

(дата)             (печать)

Все листы многостраничных копий (выписок из документа) должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены подписью уполномоченного лица и соответствующей печатью. При этом отметка о заверении копии содержит указание количества листов копии (выписки из документа): "Прошито и пронумеровано ______ л.".

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

3.2.23. Реквизит "Отметка об исполнителе"

Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и печатают без абзацного отступа обычным шрифтом № 12 или 14. Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона (без указания кода междугородной связи, если он указан в реквизитах бланка).

Например:

В.А. Петров

234-56-88

Допускается имя и отчество исполнителя указывать полностью.

Например:

Виктор Александрович Петров

[phone]

Дополнительные отметки ("Исп.:", "Исполнитель:" или "Тел.:", "Телефон:") не ставятся.

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя и структурного подразделения, которые следует помещать на обороте последнего листа, если документ предназначен для отправки почтовой связью.

В документах, имеющих отметку о конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, фамилию работника, изготовившего документ, и дату печатания документа.

3.2.24. Реквизит "Отметка о выполнении документа"

Реквизит включает краткие сведения о выполнении документа и направлении его в дело.

Если отсутствует документ, свидетельствующий о его выполнении, то приводятся краткие сведения о выполнении, отметка "В дело" (возможно указание номера дела), подпись руководителя, давшего указание по выполнению документа, и дата.

Например:

                                             Проведено совещание 28.05.2013

                                             В дело

                                             (подпись)         И.О. Фамилия

                                             (дата)

При наличии документа, свидетельствующего о выполнении указания (правовой акт, служебное письмо), указываются его номер, дата, и оформляется отметка "В дело", подпись, дата.

Например:

                                            Издан приказ от 01.06.2012 № 12

                                            В дело № 01-02

                                            (подпись)          И.О. Фамилия

                                            (дата)

или

                                         Выполнено. Исх. от ________ № ____

                                         В дело № _____

                                         (подпись)             И.О. Фамилия

                                         (дата)

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа, подлежащего формированию в дело, на свободном от текста месте.

Отметка о выполнении может дополняться информацией об особенностях выполнения документа и подтверждаться дополнительными документами.

Возможно проставление отметки о выполнении документа и направлении его в дело в виде штампа "В дело № ______".

3.2.25. Реквизит "Отметка о поступлении документа"

Отметка о поступлении документа в исполнительный орган государственной власти Краснодарского края содержит входящий регистрационный номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Отметку о поступлении документа допускается проставлять с использованием штампа или оформлять штрих-кодом, предусмотренным в электронной системе делопроизводства.

3.2.26. Реквизит "Идентификатор электронной копии документа"

Идентификатор электронной копии документа представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, в котором сохранен документ, номер специалиста, выполнившего работу, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Отметка для автоматического поиска и контроля информации проставляется в момент подготовки документа.

На проектах правовых актов Краснодарского края реквизит "Идентификатор электронной копии документа" не проставляется.

4. ПРАВОВЫЕ АКТЫ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ (ГУБЕРНАТОРА)

КРАСНОДАРСКОГО КРАЯ

Глава администрации (губернатор) Краснодарского края в соответствии с предоставленными полномочиями издает правовые акты в форме постановлений и распоряжений (далее - правовые акты).

Постановление главы администрации (губернатора) Краснодарского края (далее - постановление) - акт, принятый главой администрации (губернатором) Краснодарского края и содержащий правовые нормы. Постановления издаются также в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации и Краснодарского края.

Распоряжение главы администрации (губернатора) Краснодарского края (далее - распоряжение) - акт, принятый главой администрации (губернатором) Краснодарского края, издаваемый по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам и распространяющийся на ограниченный круг субъектов.

Проекты правовых актов подлежат обязательному оформлению в соответствии с Инструкцией.

4.1. Порядок подготовки проектов правовых актов

4.1.1. Проекты правовых актов должны соответствовать Конституции Российской Федерации, правовым актам Российской Федерации, Уставу Краснодарского края, законам Краснодарского края.

При подготовке проектов правовых актов необходимо руководствоваться основными принципами:

законности;

научной обоснованности;

системности;

своевременности принятия (изменения либо отмены) правовых актов.

4.1.2. Правом вносить проекты постановлений и распоряжений обладают:

первый заместитель главы администрации (губернатора) Краснодарского края;

заместители главы администрации (губернатора) Краснодарского края;

руководители (заместители руководителя) органов исполнительной власти Краснодарского края, структурных подразделений администрации Краснодарского края (по поручению заместителя главы администрации (губернатора) Краснодарского края, курирующего данное направление деятельности).

Проекты постановлений и распоряжений не могут быть внесены руководителями (заместителями руководителя) иных органов государственной власти и организаций.

4.1.3. Подготовка проекта правового акта включает:

поручение руководителя исполнительного органа государственной власти или его заместителей, данное в виде устного или письменного распоряжения одному или нескольким работникам, о подготовке проекта правового акта;

изучение действующих в Краснодарском крае правовых актов по теме проекта, предложений ученых и специалистов;

определение возможных последствий применения правового акта (экономических, социальных, политических, правовых, экологических и других) и затрат (материальных, финансовых и других), необходимых для реализации будущего правового акта;

определение содержания правового акта и подготовку текста проекта правового акта;

определение структурных подразделений администрации Краснодарского края, органов исполнительной власти Краснодарского края, организаций и должностных лиц, осуществляющих согласование проекта;

организацию согласования проекта (сбор необходимых письменных заключений, экспертиз, информации по проекту, их анализ);

доработку проекта в соответствии с замечаниями (информацией) согласующих проект правового акта структурных подразделений администрации Краснодарского края, органов исполнительной власти Краснодарского края, организаций и должностных лиц.