Распоряжение Губернатора Тверской области от 18.09.2012 № 800-рг

Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

Документы без подписи, без приложений, если их наличие указано в документе, а также с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные) не регистрируются и возвращаются отправителю. В этом случае составляется акт в двух экземплярах: первый остается в отделе делопроизводства управления документационного обеспечения, а второй направляется отправителю вместе с поступившим документом.

131. Все поступившие документы предварительно рассматриваются в управлении документационного обеспечения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения документов на требующие обязательного рассмотрения Руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного в Правительстве Тверской области распределения полномочий.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно должностным лицам или структурным подразделениям.

Зарегистрированные документы в системе электронного документооборота направляются:

а) Губернатору Тверской области – на бумажном носителе (подлинник) и в электронном виде;

б) первому заместителю Председателя Правительства Тверской области, заместителям Председателя Правительства Тверской области, руководителю аппарата Правительства, руководителям структурных подразделений – в электронном виде.

В случае если документ не входит в компетенцию данного структурного подразделения, его нужно срочно направить в управление документационного обеспечения для переадресации документа по принадлежности.

Подлинники документов на бумажном носителе хранятся в управлении документационного обеспечения.

Данные о зарегистрированных документах хранятся на сервере электронного документооборота не менее 5 лет.

После рассмотрения Губернатором Тверской области документы с резолюциями возвращаются  в управление документационного обеспечения для дальнейшего хранения.

132. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение и исполнение.

133. Документы, поступившие на иностранном языке, передаются предварительно для аннотирования или перевода в управление секретариатом Губернатора Тверской области Аппарата и регистрируются в управлении документационного обеспечения только после перевода.

134. Прием, обработка и регистрация документов, связанных с рассмотрением дел в судах (определения, постановления, решения, повестки, исковые заявления, отзывы, возражения и др.), которые направлены непосредственно в адрес Губернатора Тверской области или Правительства Тверской области, имеют следующие особенности:

а) работник управления документационного обеспечения вскрывает конверты, проверяет наличие присланных документов и приложений к ним;

б) если при вскрытии конвертов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого высылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение.

Конверты от поступивших по почте документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам;

в) при доставке документов непосредственно нарочными (курьерами) работники, принимающие корреспонденцию, обязаны в присутствии лица, доставившего ее, проверить наличие документов и приложений к ним;

г) документ регистрируется в журнале управлением документационного обеспечения в день поступления и незамедлительно направляется в правовое управление Аппарата.

Подраздел II

Организация обработки и передачи отправляемых документов

135. Документы, отправляемые Правительством Тверской области, передаются с помощью почтовой, фельдъегерской и электрической связи или нарочным (курьером).

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется управлением  документационного обеспечения в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.

Документы для отправки передаются структурными подразделениями в управление  документационного обеспечения полностью оформленными, в том числе с указанием почтового адреса. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или Руководства.

136. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, факсограмм (факсов), электронных сообщений.

Телеграммы принимаются сотрудниками управления документационного обеспечения завизированными, подписанными, датированными, с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с действующими Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 222.

137. Все отправляемые документы подлежат регистрации в управлении документационного обеспечения.

138. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

Регистрация внутренних документов осуществляется управлением документационного обеспечения.

Подраздел III

Прием и обработка документов, поступающих по каналам

электронной почты и факсимильной связи

139. Электронная почта используется для обмена информацией, ее обработки и хранения с помощью средств электронно-вычислительной техники и является одним из основных компонентов автоматизации документооборота. Электронная почта используется как внутри Аппарата, так и для обмена информацией между Правительством Тверской области и исполнительными органами и организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

140. Каждому абоненту в системе электронной почты выделяется индивидуальная область памяти на сервере, называемая почтовым ящиком. В почтовый ящик помещаются электронные сообщения для данного абонента по мере их поступления. Абоненту электронной почты присваивается адрес электронной почты, который является уникальным.

141. Поступающие по электронной почте на официальный электронный адрес Правительства Тверской области электронные сообщения принимаются, распечатываются, регистрируются, проходят предварительное рассмотрение, рассматриваются Руководством и по результатам рассмотрения вместе с поручениями Руководства по ним доставляются исполнителям.

Прием в документированном виде и регистрацию электронных сообщений, поступивших по электронной почте в адрес Правительства Тверской области, осуществляет управление документационного обеспечения.

Функционирование системы электронной почты в Аппарате обеспечивает управление делами  Аппарата.

142. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

а) объем передаваемого текста документа (схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

б) ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего текст документа к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

в) факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

г) запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;

д) поступившие факсограммы учитываются, на них проставляется регистрационный штамп, а затем передаются адресатам  в день их приема, срочные – немедленно;

е) полученные факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода;

ж)  контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях Аппарата, осуществляется их руководителями.

Подраздел IV

Работа исполнителей с документами

143. Руководители структурных подразделений организуют работу с поступившими документами, при необходимости обеспечивают подготовку письменных ответов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.

При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение незамедлительно.

144. Учет поступления, прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях, подключенных к АС ДОУ, ведется в электронном виде.

На рабочих местах, не подключенных к этой системе, учет осуществляется с использованием персональных компьютеров либо посредством записей в журналах установленной формы.

145. Исполнение документа предусматривает: сбор, анализ и обработку необходимой информации для исполнения, подготовку проекта документа во исполнение данного документа или поручения, надлежащее оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Руководством или руководителем структурного подразделения.

146. Подписанный Руководством или руководителем структурного подразделения ответ передается в управление документационного обеспечения вместе с исполняемым документом для регистрации и отправки. Копия документа-ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

147. После завершения работы над документом исполнитель, рабочее место которого подключено к  АС ДОУ, должен кратко изложить в поле «Отчет об исполнении» РКФ документа в форме справки результаты выполнения поручения.

Раздел IX

Поисковая система по документам

Подраздел I

Регистрация документов

148. Основой построения поисковых систем является регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления и получения.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые (внутренние и отправляемые).

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Не подлежат регистрации правительственные открытки, рекламные проспекты, периодическая литература (газеты, журналы), учебные планы, программы и т.п. Перечень входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации в управлении документационного обеспечения, приведен в приложении  24.

Не подлежат регистрации и возвращаются корреспондентам письма исполнительных органов, адресованные Губернатору Тверской области, за подписью заместителей руководителей и других должностных лиц, не являющихся руководителями, за исключением случаев, когда лицо исполняет обязанности руководителя исполнительного органа либо содержание письма сориентировано на недостатки в работе или является жалобой.

149. Документы регистрируются один раз: поступающие –  в день поступления, создаваемые –  в день подписания или утверждения. При передаче из одного подразделения в другое документ повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от наименования вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются правовые акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, правовые акты Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области, законы Тверской области, обращения граждан и т.п.

150. Регистрация поступающих (входящих), отправляемых (исходящих) документов, внутренних, а также правовых актов осуществляется централизованно управлением документационного обеспечения.

Протоколы и решения других коллегиальных органов, документы бухгалтерского учета и отчетности, документы внутреннего использования с грифом утверждения регистрируются в соответствующих структурных подразделениях (по месту создания) согласно номенклатуре дел.

Документы, передаваемые или принимаемые по факсимильной связи, регистрируются в управлении документационного обеспечения или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

151. Регистрационный номер входящего и внутреннего документа состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера поступившего документа.

Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса дела по номенклатуре, в которое будет помещена копия отправленного документа, порядкового номера отправления и индекса должностного лица или структурного подразделения Аппарата.

Порядковые номера  всех видов документов обновляются ежегодно.

Особенности формирования регистрационных номеров нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области изложены в пункте 35 настоящей Инструкции.

При получении документа-ответа используется автоматический режим регистрации связанного документа с установлением связи с соответствующим инициативным документом. В случае отправки документа-ответа также используется автоматический режим регистрации связанного документа с установкой связи между РКФ документа-ответа и документа-запроса. При этом в РКФ связанных документов автоматически появляются соответствующие отметки (ссылки). Документы-ответы и документы-запросы имеют самостоятельные порядковые номера в пределах соответствующего регистрационного массива.

Связки могут быть установлены между любыми документами, зарегистрированными в системе, в том числе между документами, связанными тематически, а также в случаях, когда один документ отменяет действие другого или вносит в него изменения, содержит отчет об исполнении поручения и т.п.

В регистрационном номере соблюдается строгая последовательность его составных частей. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом или косой чертой в зависимости от вида документа.

152. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания информационно-поисковых систем устанавливается состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от видов документов.

Обязательными реквизитами входящих документов являются:

- регистрационный номер;

- дата регистрации документа;

- наименование вида документа;

- наименование организации-корреспондента;

- исходящий номер документа (индекс поступления);

- дата исходящего документа;

- краткое содержание (аннотация документа);

- резолюция;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Обязательными реквизитами исходящих документов являются:

- регистрационный номер (исходящий);

- дата регистрации документа;

- адресат;

- вид отправления;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ;

- краткое содержание (аннотация) документа;

- кем подписан исходящий документ;

- исполнитель (автор) документа;

- телефон исполнителя.

Обязательными реквизитами регистрации правовых актов являются:

- регистрационный номер;

- дата регистрации документа;

- наименование документа (краткое содержание);

- подпись;

- исполнитель (автор) документа;

- телефон исполнителя.

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от задач использования информации может дополняться другими реквизитами, например:

- гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

- внутренняя переадресация исполнителям;

- резолюции (поручения);

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка об изменении статуса документа (отменен, утратил силу)

и другие.

Подраздел II

Организация поисковой системы по документам

153. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Аппарате средствами АС ДОУ созданы автоматизированные поисковые системы по документам.

Информация о документах, полученная при регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя электронные картотеки и классификационные справочники.

Информационная совместимость поисковых массивов достигается путем разработки электронных классификационных справочников:

- справочник пользователей АС ДОУ;

- справочник видов документов;

- справочник подразделений Аппарата;

- справочник номенклатуры дел;

- справочник организаций (справочник корреспондентов и внешних исполнителей).

Помимо перечисленных поисковая система может дополняться и другими справочниками в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.

154. В автоматизированных поисковых массивах поиск осуществляется по любым заполненным реквизитам РКФ (краткое содержание (наименование документа), вид документа, дата документа, регистрационный номер документа и т.п.), по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в тексте прикрепленного к РКФ файла), любой комбинации реквизитов и элементов текста.

155. Поисковые системы при наличии соответствующих защищенных каналов связи обеспечивают доступ к информации о деятельности Правительства Тверской области, не отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной информации, сотрудникам Аппарата и исполнительным органам.

156. Правительство Тверской области как обладатель информационных ресурсов в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Тверской области определяет порядок и условия доступа пользователей к информации, ее распространения и передачи, обеспечивает ограничение доступа к информации, принимает меры по ее защите.

Раздел X

Порядок организации контроля за  исполнением документов и поручений

Подраздел I

Принципы и методы организации контроля

157. Контролю подлежит исполнение:

а) поручений, содержащихся в постановлениях и распоряжениях Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области;

б) поручений Руководства по реализации требований указов и распоряжений Президента Российской Федерации, федеральных законов, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов государственной власти;

в) поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Тверской области, заседаний Президиума Правительства Тверской области и оперативных совещаний Правительства Тверской области;

г) поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Руководства;

д) поручений, содержащихся в оформленных резолюциях Руководства по рассмотренным документам (служебная корреспонденция, обращения граждан и организаций, запросы и обращения депутатов всех уровней и др.);

е) поручений и перечней поручений Губернатора Тверской области.

Если одно поручение по документу или содержащееся в тексте документа поставлено на контроль, то весь документ также признается контрольным.

158. Основными задачами контроля исполнения являются:

а) обеспечение своевременного исполнения поручений и документов;

б) отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении поручений и документов;

в) организация и обеспечение контроля исполнительской дисциплины и выработка предложений о повышении уровня исполнительской дисциплины;

г) обеспечение Руководства оперативной информацией о ходе и результатах выполнения документов и поручений;

д) систематизация и анализ материалов по вопросам исполнения поручений и организации работы с документами.

159. Сотрудники Аппарата обязаны выполнять установленные требования по организации работы с документами, поставленными на контроль. Руководители структурных подразделений обязаны знакомить принятых на работу сотрудников с нормативными документами, регламентирующими данный вопрос, и обеспечивать порядок, исключающий нарушения установленных правил.

160. Организация контроля исполнения возлагается на Руководство и руководителей исполнительных органов.

Руководство, руководители исполнительных органов возлагают ответственность за организацию контроля исполнения поручений на одного из своих заместителей либо оставляют организацию исполнения поручений за собой. В исполнительных органах и структурных подразделениях назначаются сотрудники или подразделения, ответственные за обеспечение контроля за сроками исполнения поручений. Данная функция может быть возложена на ответственного за делопроизводство в структурном подразделении или исполнительном органе.

Контроль за сроками исполнения поручений структурными подразделениями, исполнительными органами обеспечивается управлением документационного обеспечения, управлением секретариата Губернатора Тверской области Аппарата и секретариатами Руководства.

Управление документационного обеспечения оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям, секретариатам Руководства и исполнительным органам в организации контрольной деятельности.

Ответственные за обеспечение контроля за сроками исполнения поручений в структурных подразделениях и исполнительных органах представляют информацию, подтверждающую исполнение поручений, в управление документационного обеспечения, управление секретариатом Губернатора Тверской области Аппарата, секретариат первого заместителя Председателя Правительства Тверской области, секретариаты заместителей Председателя Правительства Тверской области.

161. Организация контроля включает:

а) распределение задач и организацию взаимодействия между органами и должностными лицами, осуществляющими контрольные функции;

б) определение порядка, форм и методов обмена информацией между контролирующими инстанциями и исполнителями документов;

в) осуществление целенаправленного сбора сведений о ходе исполнения нормативных правовых и распорядительных актов или контролируемых мероприятий;

г) обобщение информации и проведение всестороннего анализа состояния процесса исполнения, разработку предложений по дальнейшему осуществлению контроля;

д) обсуждение на оперативных совещаниях хода исполнения нормативных правовых и распорядительных актов;

е) проведение выездов комиссий на место реализации контролируемых мероприятий с целью уточнения состояния дел и разработки предложений Руководству;

ж) обеспечение ведения на каждом этапе работы контрольных форм, установленной документации (на бумажных или электронных носителях) по состоянию исполнения поручений.

162. Контроль за сроками исполнения документов и поручений включает:

а) постановку документа (поручения) на контроль;

б) формирование массива контрольных документов;

в) доведение документа (поручения) до исполнителя;

г) предварительный контроль (предварительная проверка и регулирование хода исполнения поручений с получением предварительной информации об исполнении поручений от исполнителей);

д) предупредительный контроль (направление исполнителям напоминаний о наступлении сроков исполнения поручений и просроченных поручениях);

е) аналитический контроль (учет и обобщение результатов исполнения документов, информирование Руководства о состоянии исполнительской дисциплины);

ж) снятие с контроля и направление исполненного документа в дело.

163. Поручение по исполнению документа дается Руководством в течение суток с момента поступления документа. В резолюции в обязательном порядке указываются ответственный исполнитель, срок и форма исполнения.

При этом форма исполнения в обязательном порядке должна предусматривать перечень четких действий по исполнению, подготовку и направление ответа корреспонденту (если это требуется).

164. Управление документационного обеспечения в централизованном порядке с использованием АС ДОУ обеспечивает общий контроль за сроками исполнения поручений, содержащихся в нормативных правовых актах Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области, резолюциях Губернатора Тверской области на документы федеральных органов власти и входящую корреспонденцию, протоколах заседаний и оперативных совещаний Правительства Тверской области, протоколах совещаний у Губернатора Тверской области, а также поручений и перечней поручений Губернатора Тверской области.

Управление документационного обеспечения ежемесячно обобщает данные об исполнении документов и поручений и состоянии исполнительской дисциплины в Аппарате и секретариатах Руководства и представляет Руководству справочно-аналитическую информацию о состоянии исполнительской дисциплины не позднее пятого рабочего дня каждого месяца.

 Секретариаты Руководства с использованием АС ДОУ осуществляют контроль за сроками и качеством исполнения вышеперечисленных поручений и документов подведомственными исполнительными органами, поручений заместителей Председателя Правительства Тверской области,  в том числе данных ими на совещаниях.

Управление Аппарата по взаимодействию с законодательными органами осуществляет контроль за  сроками и качеством исполнения  поручений Губернатора Тверской области на корреспонденцию, поступившую из Законодательного Собрания Тверской области, а также  входящие документы из правоохранительных органов, органов прокуратуры и юстиции. 

Контроль за сроками исполнения поручений Руководства по обращениям граждан осуществляет отдел по работе с обращениями граждан.

165. Контроль исполнения документов осуществляется на базе регистрационных данных, занесенных в АС ДОУ. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов и другим параметрам.

166. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения всех содержащихся в нем поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов исполнения Руководству или если в представленных по нему материалах об исполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

Управление документационного обеспечения и секретариаты Руководства прекращают контроль за сроками исполнения поручения на основании:

а) принятия (утверждения) соответствующего акта, разработка которого поручалась исполнителю (на основании документированной информации, представленной исполнителем);

б) резолюции Руководства о снятии с контроля поручения, прекращении контроля за исполнением поручения, удалении исполнителя из списка исполнителей поручения;

в) информационных, справочных и других материалов, а также документов, представленных исполнителем, за подписью руководителя исполнительного органа или структурного подразделения, подтверждающих исполнение поручения в полном объеме.

Промежуточный ответ не может служить основанием для признания документа исполненным.

Поручение считается неисполненным, если информация о его исполнении не поступила в управление  документационного обеспечения или секретариат Руководства.

Снятие с контроля нормативных правовых актов и распорядительных документов Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области производится на основании отчета, содержащего информацию о выполнении всех поручений, содержащихся в документе, за подписью должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением документа в целом, по решению или указанию руководителя аппарата Правительства.

167. Документ снимается с контроля после соответствующей резолюции Руководства о снятии с контроля.

Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства Тверской области, заседаний Президиума Правительства Тверской области и оперативных совещаний Правительства Тверской области, снимаются с контроля руководителем аппарата Правительства по представлению соответствующей информации о результатах его исполнения руководителем, на которого возложен контроль за исполнением данных поручений.

После исполнения документ в соответствии с утвержденной номенклатурой дел возвращается в управление документационного обеспечения или остается в деле структурного подразделения. К документу прилагаются материалы, подтверждающие его исполнение.

168. В случае необходимости дополнительные данные о ходе и результатах исполнения документов могут быть затребованы сотрудниками, ответственными за осуществление контроля, посредством устного запроса или при проведении проверки на месте. Исполнитель по требованию должен представить документы, связанные с исполнением поручения.

169. Для обеспечения своевременного исполнения поручений контролируемые документы, находящиеся у сотрудника, в случае его отсутствия должны быть переданы по указанию руководителя на исполнение другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах.

Подраздел II

Сроки исполнения документов и поручений

170. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации документа.

Сроки исполнения могут указываться в самих документах, фиксироваться в резолюции Руководства.

При вынесении резолюции Руководство устанавливает срок исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Поручение подлежит исполнению в установленный в нем срок. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.

В случаях когда срок исполнения не указан в тексте документа или резолюции Руководства, а осуществление  контроля за исполнением поручения необходимо, применяются типовые сроки исполнения (приложение  25). При этом поручение подлежит исполнению не более чем в месячный срок с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Если для выполнения поручения устанавливается срок более одного месяца, то в тексте поручения может быть определен иной порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.).

Поручения, содержащие в тексте указания «Срочно», «Оперативно», исполняются соответственно в 3-дневный и 10-дневный срок.

171. При постановке на контроль в АС ДОУ в электронную РКФ вводятся содержание поручения, исполнители и соисполнители, плановая дата контроля (исполнения), должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением поручения или документа (контролер поручения), при этом в электронной карточке поручения и РКФ документа автоматически проставляется отметка о контроле (буква «К»).

172. Срок исполнения поручения по документам может быть изменен только должностным лицом, давшим поручение.

Информация о фактической дате исполнения поручения, об изменении плановой даты в связи с продлением срока исполнения поручения вводится сотрудниками отдела документационного обеспечения, секретариатов Руководства  в  АС ДОУ с указанием оснований для изменения контрольного срока.

Подраздел III

Общий порядок организации исполнения поручений

и взаимодействия исполнителей

173. Поручение может быть выдано структурному подразделению, исполнительному органу, конкретному руководителю или должностному лицу, группе должностных лиц, нескольким исполнительным органам или подразделениям (далее – исполнители).

174. Правовые акты Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области с содержащимися в них поручениями, а также поручения Руководства по рассмотренным документам оформляются и рассылаются исполнителям, как правило, в течение суток, а срочные и оперативные - незамедлительно.

175. Руководители структурных подразделений и исполнительных органов исполняют поручения или организуют и контролируют их исполнение.

Если поручение дано нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в поручении первым или обозначенный – «отв.», является ответственным исполнителем поручения, организует работу по его исполнению и несет персональную ответственность за его исполнение.

Все должностные лица, указанные в резолюции, несут ответственность за своевременное исполнение поручения и должны в письменном виде представить предложения по выполнению поручения в установленный ответственным исполнителем срок.

Еженедельно ответственному исполнителю управлением документационного обеспечения рассылаются справки-напоминания о поручениях, подлежащих исполнению.

176. Ответственный исполнитель определяет порядок исполнения поручения, а также порядок подготовки и согласования материалов, представляемых в Правительство Тверской области в связи с исполнением этого поручения.

Для организации исполнения поручения ответственный исполнитель может устанавливать сроки представления соисполнителями информации и предложений, необходимых для исполнения поручения.

Соисполнители обязаны представить ответственному исполнителю предложения или информационные материалы об исполнении, подписанные руководителем или заместителем руководителя структурного подразделения или исполнительного органа, в установленный ответственным исполнителем срок, а в случае, если такой срок не установлен, - в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. Соисполнители несут ответственность за обеспечение своевременного представления информации.

Соисполнители обязаны информировать должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа, о предоставлении информации об исполнении поручения ответственному исполнителю.

177. В случае  если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока, отведенного на исполнение поручения, представляет в Правительство Тверской области предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения поручения (за исключением срочных и оперативных поручений).

Соисполнители могут представить ответственному исполнителю предложения о продлении срока исполнения поручения с указанием причин продления и планируемой даты исполнения не позднее чем за 3 дня до истечения срока представления предложений ответственному исполнителю.

Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложения о его продлении представляются в первой половине срока, отведенного на исполнение поручения.

Срок исполнения срочных и оперативных поручений не продлевается.

В случае если нормативный правовой акт или распорядительный документ по какой-либо причине не может быть выполнен в целом в установленные сроки, то должностное лицо, на которое возложен контроль за выполнением документа, направляет на имя Губернатора Тверской области докладную записку (справку) с указанием причин невыполнения документа с предложением о новых сроках его исполнения или иные предложения по организации исполнения документа.

178. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, исполнитель поручения в течение одного дня с даты окончания срока представляет должностному лицу, на которого возложен контроль за исполнением данного поручения, либо должностному лицу, давшему поручение, информацию о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения с указанием сотрудников, на которых было возложено исполнение поручения, и о предполагаемых к принятию или принятых мерах в отношении сотрудников, виновных в неисполнении поручения.

179. Должностное лицо, ответственное за контроль исполнения поручения либо являющееся автором поручения, вправе направить Губернатору Тверской области предложение о привлечении к дисциплинарной ответственности ответственного исполнителя.

180. Если по документу необходимо получить заключение подразделения (учреждения), не указанного в резолюции, ответственный исполнитель в установленном порядке направляет ему копию документа и обеспечивает контроль за своевременным получением информации.

181. В случае  если исполнение поручения не входит в компетенцию исполнителя, исполнитель должен представить должностному лицу, давшему поручение, либо должностному лицу, на которое возложен контроль по исполнению данного поручения, предложения с соответствующей аргументацией об исключении данного исполнителя из списка исполнителей или о назначении другого исполнителя данного поручения.

182. Руководители структурных подразделений и исполнительных органов, на которые возлагается исполнение поручений, несут персональную ответственность за исполнение поручений, качество и своевременность представления Руководству информации и материалов по исполнению поручений.

Раздел XI

Организация документов в делопроизводстве

Подраздел I

Составление номенклатуры дел

183. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу на архивное хранение в управление документационного обеспечения в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, а также настоящей Инструкцией.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Правительстве Тверской области, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

184. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться структурой и штатным расписанием Аппарата, Основными правилами работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и  организаций, с указанием сроков хранения,  утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558, номенклатурами дел за предшествующие годы, настоящей Инструкцией. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Правительства Тверской области, их виды, состав и содержание, на основании чего в номенклатуру дел вносятся изменения и дополнения.

185. В Аппарате в конце текущего года составляется номенклатура дел Правительства Тверской области на следующий год (приложение  26).

Номенклатура дел составляется и подписывается начальником управления документационного обеспечения, визируется лицом, ответственным за организацию архивного хранения документов, согласовывается с экспертной комиссией (далее – ЭК) Аппарата, с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) Архивного отдела Тверской области и утверждается руководителем аппарата Правительства. Номенклатура дел согласовывается с ЭПК не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Правительстве Тверской области. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случаях изменений функций и структуры Правительства Тверской области.

После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.

Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел управления документационного обеспечения. Второй используется этим управлением в качестве рабочего. Третий после утверждения ЭПК Архивного отдела Тверской области передается в Государственное казенное учреждение «Тверской центр документации новейшей истории».

186. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

187. Названиями разделов номенклатуры дел Правительства Тверской области являются названия структурных подразделений. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Аппарата.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Правительства Тверской области.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

188. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Аппарате цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 – обозначение структурного подразделения, 05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел следует сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, решения и т.д.); название структурного подразделения; адресата или корреспондента документа; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

«Документы комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (планы, письма, информации)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

«Переписка с редакциями газет и журналов по вопросам финансирования».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

«Переписка с иностранными организациями по вопросам экологического и социального сотрудничества».

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

«Переписка с УВД по вопросам охраны общественного порядка области».

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - согласованный с Архивным отделом Тверской области срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2010 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел.

189. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

190. Если в течение делопроизводственного года в структурных подразделениях возникают новые документируемые участки работы, не предусмотренные номенклатурой, то они дополнительно вносятся в номенклатуру.

Подраздел II

Формирование дел

191. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются, как правило, в структурных подразделениях.

Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

192. Контроль за правильным формированием дел осуществляется управлением документационного обеспечения.

193. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

а) помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

б) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

в) раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

г) помещать в дела ксерокопии факсограмм на общих основаниях;

д) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

е) по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

194. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида, формируются подлинники Постановлений и Распоряжений.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от актов по личному составу.

Все документы отчетного и информационного характера, например по исполнению актов Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенные на эти документы дела. Если на документ дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы коллегиальных органов группируются в одно дело: протоколы заседаний коллегии и документы к ним.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Протоколы и документы к ним, сгруппированные в дела, располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведения его личного дела» личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся управлением государственной службы и кадров  Аппарата в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в управление документационного обеспечения.

Лицевые счета группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Подраздел III

Оформление дел

195. Дела Правительства Тверской области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел осуществляется сотрудниками управления документационного обеспечения и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и формирование дел, под контролем и при методической помощи (по необходимости) работника управления документационного обеспечения.

196. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

а) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение  27);

б) нумерацию листов в деле;

в) составление листа заверителя дела (приложение  28);

г) составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение  29);

д) подшивку и переплет дела;

е) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

197. Обложка дела постоянного хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты:

а) наименование «Правительство Тверской области»;

б) наименование структурного подразделения Аппарата;

в) индекс дела;

г) заголовок дела;

д) дата дела (тома, части);

е) количество листов в деле;

ж) срок хранения дела;

з) архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:

а) наименование «Правительство Тверской области» указывается полностью в именительном падеже;

б) наименование структурного подразделения пишется в соответствии с утвержденной структурой;

в) индекс дела проставляется как цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Правительства Тверской области;

г) заголовок дела переносится из согласованной с ЭПК номенклатуры дел Правительства Тверской области;

д) при оформлении даты дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом.

Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в верхнем поле листа.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Правительства Тверской области с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в управлении документационного обеспечения  черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

198. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем.

199. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) скобы и скрепки из документов удаляются.

Дела временного хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Подраздел IV

Организация оперативного хранения документов

200. С момента заведения и до передачи в управление документационного обеспечения дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного срока хранения и по личному составу хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в управление документационного обеспечения.

201. Выдача дел сотрудникам структурных подразделений для работы осуществляется под подпись. В журнале регистрации выдачи дел во временное пользование указывается дата  выдачи дела, заголовок дела, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Выемка документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя аппарата Правительства. В деле остаются заверенная полная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника или протокол выемки.

Подраздел V

Экспертиза ценности документов

202. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности оценки документа и в соответствии с критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

203. Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и его учреждений. Состав документов, включаемых в Государственный архивный фонд Российской Федерации (ГАФ РФ) и подлежащих передаче на государственное хранение, а также сроки хранения документов определяются типовыми и ведомственными перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение, с указанием их сроков хранения.

204. Экспертиза ценности документов проводится:

а) в структурных подразделениях при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в управление документационного обеспечения;

б) в управлении документационного обеспечения в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.

205. Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение в Аппарате создается ЭК, основные функции, права и организация работы которой определяются Положением об экспертной комиссии, утверждаемым приказом руководителя аппарата Правительства и согласованным с Государственным казенным учреждением «Тверской центр документации новейшей истории».

Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством работника управления документационного обеспечения.

206. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного хранения для передачи в управление документационного обеспечения; отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел Правительства Тверской области, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

207. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Правительства Тверской области путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Аппарата.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, а также акт о выделении дел к уничтожению.

Экспертиза ценности документов с временным сроком хранения и отметкой «ЭПК» означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно». Экспертиза ценности таких документов осуществляется в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства.

Подраздел VI

Составление описей дел

208. Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения и дела по личному составу. На дела временного хранения описи не составляются.

В каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работника управления документационного обеспечения. По этим описям документы сдаются в управление документационного обеспечения.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Правительства Тверской области, которую готовит управление документационного обеспечения и по которой сдаются дела на государственное хранение.

209. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение  30) и представляются в управление документационного обеспечения через три года после завершения дел в делопроизводстве.

210. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает следующие элементы:

а) порядковый номер дела (тома, части) по описи;

б) индекс дела (тома, части);

в) заголовок дела (тома, части);

г) дата дела (тома, части);

д) количество листов в деле (томе, части);

е) срок хранения дела.

211. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

а) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);

б) порядок нумерации дел в описи – валовый;

в) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

г) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

д) графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

212. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

213. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с управлением документационного обеспечения и утверждается руководителем структурного подразделения.

214. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в управление документационного обеспечения, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

215. Отбор документов за соответствующий период, подлежащих уничтожению, и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 31) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Аппарата одновременно. Согласованные ЭК Аппарата акты утверждаются руководителем аппарата Правительства только после утверждения ЭПК Архивного отдела Тверской области описей дел постоянного хранения. После этого дела, включенные в данные акты, в установленном порядке уничтожаются.

216. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Правительства Тверской области. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Подраздел VII

Порядок передачи документов на архивное хранение

217. Документы Правительства Тверской области являются составной частью архивного фонда Тверской области, и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на государственное хранение. Хранение документов, являющихся составной частью архивного фонда Тверской области, документов постоянного хранения и также документов по личному составу в Правительстве Тверской области осуществляет управление документационного обеспечения.

218. В управление документационного обеспечения передаются дела с исполненными документами постоянного хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

219. Дела с исполненными документами постоянного хранения передаются в управление документационного обеспечения  после истечения 3-летнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

Дела временного хранения передаче в управление документационного обеспечения, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Акт о выделении документов к уничтожению составляется в структурном подразделении непосредственно лицом, ответственным за ведение делопроизводства, и утверждается руководителем структурного подразделения.

220. Передача дел осуществляется по графику, составляемому управлением документационного обеспечения и утвержденному руководителем аппарата Правительства.

221. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в управление документационного обеспечения  предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Правительства Тверской области. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.

222. Прием каждого дела производится работником управления документационного обеспечения в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подпись работника управления документационного обеспечения  и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в управление документационного обеспечения передаются журналы регистрации, регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждого журнала, картотеки или базы данных включается в опись.

223. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в управление документационного обеспечения независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Этот порядок может быть изменен по распоряжению Руководства. Например, дела могут быть переданы по акту правопреемнику.

224. Организационно-техническое и документационное обеспечение деятельности комиссий при Правительстве Тверской области осуществляет исполнительный орган государственной власти, курирующий сферу деятельности работы комиссии.

Документы, образовавшиеся в процессе деятельности комиссий, передаются в управление документационного обеспечения по описям дел после истечения трехлетнего срока их хранения и использования в исполнительном органе государственной власти.

Раздел XII

Особенности работы с документами, содержащими служебные

сведения ограниченного доступа

225. Порядок обращения с документами, содержащими служебные сведения ограниченного доступа определен постановлением Администрации Тверской области от 02.12.2004 № 234-па «О порядке обращения со служебными сведениями ограниченного  доступа в исполнительных органах государственной власти Тверской области».

226. Состав сведений ограниченного доступа определен распоряжением Губернатора Тверской области от 02.12.2004 № 827-рг «О составе служебных сведений ограниченного доступа в Администрации Тверской области»,  Регламентом Правительства Тверской области.