Распоряжение Губернатора Тверской области от 18.09.2012 № 800-рг

В случае необходимости (непостоянные адресаты) исполнитель обязан приложить к списку рассылки почтовые адреса адресатов.

Если список рассылки включает большое количество адресатов, то в нем указывается: «согласно прилагаемому списку», а сам список рассылки оформляется на отдельном листе и визируется исполнителем правового акта.

Рассылаемые копии правовых актов заверяются печатью отдела выпуска правовых актов управления документационного обеспечения и направляются по указанным адресатам.

Отметка об исполнителе в правовых актах проставляется в нижней части листа согласования слева и оформляется в соответствии с подпунктом «ч» пункта 22 настоящей Инструкции.

40. Подготовка к согласованию проекта правового акта включает в себя подготовку исполнителем текста документов и правовую экспертизу проекта правового акта в юридической службе (специалистом) исполнительного органа государственной власти. При отсутствии юридической службы (специалиста) исполнительного органа государственной власти правовую экспертизу проекта осуществляет правовое управление Аппарата совместно с сотрудником данного органа, на которого возложено взаимодействие с правовым управлением Аппарата по вопросам юридического обеспечения деятельности исполнительного органа государственной власти (далее – уполномоченный сотрудник).

Руководитель юридической службы (соответствующий специалист) или уполномоченный сотрудник исполнительного органа государственной власти Тверской области, разработавшего проект документа, полистно визирует проект документа вместе с исполнителем и указывает дату согласования.

41. Проект правового акта после согласования его первым заместителем Председателя Правительства Тверской области, одним из заместителей Председателя Правительства Тверской области либо руководителем аппарата Правительства Тверской области, курирующими в соответствии с распределением полномочий соответствующую сферу управления (соответствующий исполнительный орган государственной власти, аппарат Правительства Тверской области), представляется исполнителем:

а) в управление документационного обеспечения для оформления карточки контроля сроков согласования проекта правового акта;

б) в правовое управление Аппарата для проведения экспертизы.

Срок согласования проекта документа в правовом управлении Аппарата не должен превышать 5 рабочих дней, а в случае представления на экспертизу объемного документа (свыше 15 машинописных листов) –
10 рабочих дней.

Юридико-технические, редакционные замечания и правки могут быть сделаны на полях и в тексте проекта правового акта.

42.   Проекты правовых актов подлежат обязательному согласованию с:

а) первым заместителем Председателя Правительства Тверской области, заместителями Председателя Правительства Тверской области по вопросам в соответствии с распределением полномочий. Представление проектов документов для согласования первым заместителем Председателя Правительства Тверской области, заместителями Председателя Правительства Тверской области осуществляется через их секретариаты;

б) руководителем аппарата Правительства;

в) правовым управлением Аппарата;

г) управлением документационного обеспечения;

д) Министром финансов Тверской области по вопросам, входящим в компетенцию Министерства финансов Тверской области;

е) Министром Правительства Тверской области – постоянным представителем Губернатора Тверской области в Законодательном Собрании Тверской области (заместителем Председателя Правительства Тверской области в соответствии с распределением полномочий) (далее –представитель Губернатора в Законодательном Собрании) по проектам документов, предполагаемым к вынесению Губернатором Тверской области, Правительством Тверской области в Законодательное Собрание Тверской области;

ж) Министром по делам территориальных образований Тверской области по вопросам, входящим в компетенцию Министерства по делам территориальных образований Тверской области;

з) руководителями областных исполнительных органов государственной власти в соответствии с их полномочиями;

и) советниками Губернатора Тверской области (по указанию Губернатора Тверской области либо первого заместителя Председателя Правительства Тверской области).

Проекты правовых актов подлежат лингвистической экспертизе, которая проводится уполномоченным сотрудником управления документационного обеспечения в срок, не превышающий 2 рабочих дней.

Проекты документов согласовываются исполнителем также с заинтересованными органами, организациями и должностными лицами, если такое согласование является обязательным в соответствии с федеральным законодательством или законодательством Тверской области, а также если в проекте документа содержатся положения, касающиеся данных органов, организаций и должностных лиц, или затрагивается сфера их деятельности.

Проекты правовых актов Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области в сфере труда, а также документы и материалы, необходимые для их обсуждения, направляются исполнителем в трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений в Тверской области. Решение данной комиссии при принятии указанных актов подлежит обязательному рассмотрению.

 Образец оформления листа согласования проекта правового акта приведен в приложении 21.

43. Срок рассмотрения руководителями органов, структур, организаций и должностными лицами, указанными в пункте 42 настоящего подраздела, поступивших на согласование проектов документов, а также срок рассмотрения доработанного проекта документа не должен превышать 3 рабочих дней со дня поступления документа, в том числе поступившего в электронном виде, если иной срок не установлен Губернатором Тверской области.

При наличии разногласий по тексту документа должностное лицо, представляющее проект, должно обеспечить обсуждение проекта документа с заинтересованными исполнительными органами государственной власти, правовым управлением Аппарата, иными структурными подразделениями Аппарата, государственными органами, иными органами, организациями и должностными лицами с целью поиска взаимоприемлемого решения. Обсуждение проекта документа проводится на рабочем совещании, по результатам которого составляется протокол данного совещания.

Если такое решение не найдено, замечания прилагаются к проекту документа, а на листе согласования рядом с визой делается отметка  «Замечания».

Решение о внесении на рассмотрение Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области проекта документа с разногласиями принимает первый заместитель Председателя Правительства Тверской области, один из заместителей Председателя Правительства Тверской области либо руководитель аппарата Правительства в соответствии с распределением полномочий.

Правовой акт передается на подпись при наличии всех согласующих виз. Отказ в визировании не допускается.

Если в процессе согласования в проект правового акта вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания (за исключением полистного визирования сотрудником правового управления и уполномоченного сотрудника).

44. Приложения к проектам правовых актов оформляются на отдельных листах бумаги и в обязательном порядке имеют заголовок и необходимые реквизиты.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании самих правовых актов. В таблицах допускается использование шрифта меньшего размера.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте правового акта дается ссылка «прилагается», то в верхнем правом углу первой страницы приложения пишется слово «Приложение», далее дается ссылка на правовой акт:

Приложение

к постановлению Губернатора

Тверской области

от _________ №______

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Заголовок оформляется строчными буквами.  Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера правового акта 2 – 3 межстрочными интервалами, от текста приложения - 3 – 4  межстрочными интервалами.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, наименования граф в заголовочной части таблицы нумеруются. Порядок оформления табличных документов приведен в приложении 17.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

В положениях, программах и других подобных документах разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - так же, как и в тексте правового акта.

Образцы оформления правовых актов и приложений к ним приведены в приложениях 18-20.

45. Решения по оперативным, организационным, кадровым и иным вопросам работы Аппарата оформляются приказами руководителя аппарата Правительства  (далее – приказ) на бланке установленного образца (приложение 7).

Проекты приказов готовят, как правило, структурные подразделения на основании поручений руководителя аппарата Правительства либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовит управление государственной службы и кадров Аппарата.

Приказы подписываются руководителем аппарата Правительства.

Ответственность за подготовку приказов, их согласование с заинтересованными сторонами несут руководители подразделений, которые готовят проекты приказов.

Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем, подготовившим проект и руководителем его подразделения, а также руководителями  структурных подразделений, которым в проекте приказа предусматриваются поручения, и других заинтересованных подразделений. 

Проекты приказов подлежат обязательному согласованию с правовым управлением Аппарата.

Проекты приказов по финансовым вопросам подлежат согласованию с управлением финансов и бухгалтерского учета Аппарата.

Согласованные проекты приказов представляются на подпись руководителю аппарата Правительства. При необходимости к проекту приказа прилагается пояснительная записка, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости.

Подписанные приказы по кадровым вопросам направляются для регистрации в управление государственной службы и кадров Аппарата, по оперативным, организационным и иным вопросам – в управление документационного обеспечения. Нумерация приказов ведется в пределах календарного года.

Копии приказов по списку рассылки направляются заинтересованным должностным лицам и структурным подразделениям.

Замена разосланного приказа (при необходимости) производится по указанию руководителя аппарата Правительства.

Подраздел III

Общие требования к подготовке поручений

Губернатора Тверской области по документам

46. Поручением является указание по исполнению документа или осуществлению каких-либо мер в рамках реализуемых задач, адресуемое конкретному должностному лицу или группе должностных лиц.

47. Поручения могут быть оформлены в виде резолюции к документу на бланке резолюции (приложение 15), поручения Губернатора Тверской области (приложение 6) либо в форме перечня поручений (приложение 23). При подготовке и оформлении поручений должны соблюдаться требования, изложенные в  подпункте «п» пункта 22 настоящей Инструкции.

В тексте поручения могут быть указания «Срочно» и «Оперативно», которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения, начиная с даты подписания.

Если для выполнения поручения устанавливается срок более одного месяца, то в тексте поручения может быть определена периодичность доклада о ходе исполнения.

48. Проекты резолюций представляются на подпись должностному лицу, как правило, в день поступления документа.

49. Текст поручения в обязательном порядке заносится в регистрационно-контрольную форму (далее – РКФ) базы данных АС ДОУ управлением секретариатом Губернатора Тверской области Аппарата, управлением документационного обеспечения и соответствующими секретариатами Руководства и ставится на контроль.

На контроль могут быть поставлены поручения руководителей структурных подразделений с занесением информации о постановке на контроль в АС ДОУ сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурном подразделении.

50. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным (ответственным) исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной (ответственный) исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

51. Подписанное поручение вместе с документами передается в управление документационного обеспечения для последующей регистрации, рассылки и постановки на контроль.

Подраздел IV

Правила подготовки и оформления организационно-правовых

документов (положений, правил, инструкций, регламентов и др.)

52. Организационно-правовые документы регламентируют задачи и функции организации, устанавливают структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, порядок действий сотрудников при исполнении должностных обязанностей.

Организационно-правовые документы утверждаются, как правило, путем издания правовых актов об их утверждении и оформляются как приложения к ним.

Решение о порядке и форме принятия организационно-распорядительных документов  находится в ведении Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области.

53. Правила подготовки и оформления организационно-распорядительных документов соответствуют общим правилам подготовки правовых актов.

Наименование вида документа (Положение, Правила, Инструкция, Регламент) печатается с заглавной буквы строчными буквами и выравнивается по центру.

В заголовке организационно-распорядительных документов обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются их требования.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции), как правило, отвечает на вопрос «О чем?», например, «Инструкция о приеме телеграмм...». Заголовок инструкции может отвечать на вопрос «По чему?», например, «Инструкция по делопроизводству...». Заголовок к тексту регламента отвечает на вопрос «Чего?». Заголовок к должностному регламенту отвечает на вопрос  «Кого?»,  например  «Должностной регламент  начальника управления документационного обеспечения аппарата Правительства Тверской области».

Констатирующей частью положения (правил, инструкции, регламента) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и процедур и другие нормативные требования.

Текст положения (правил, инструкции, регламента) излагается от третьего лица единственного или множественного числа («Проект вносится на рассмотрение...», «Справка должна содержать сведения...»). В тексте используются слова:  «должен»,  «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается»  и т.п.

Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия.

При наличии приложений в тексте на них обязательно делается ссылка.

При необходимости для полноты изложения вопроса в положениях, правилах, инструкциях, регламентах могут помещаться отдельные положения законодательных актов Российской Федерации, при этом в тексте в обязательном порядке должны быть оформлены ссылки на эти акты.

54. Существуют определенные требования к содержательной части положения (правил, инструкции, регламента) и структуре текста.

Например, основными требованиями к содержанию должностных регламентов являются максимально конкретизированные должностные обязанности, права и ответственность.

В должностном регламенте определяются квалификационные требования, предъявляемые к гражданским служащим, обязанности, права, ответственность гражданского служащего, организация работы при принятии управленческих и иных решений, порядок служебного взаимодействия, перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом, а также показатели эффективности и результативности его профессиональной служебной деятельности.

Положение имеет установленную унифицированную структуру текста: общие положения, цели и задачи, функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения, ответственность, организация работы.

55. Осуществление  представительства и совершение иных юридически значимых действий от имени Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области перед третьими лицами может осуществляться путем выдачи доверенностей в соответствии с законодательством.

Перечень лиц, которым может быть выдана доверенность на подписание договоров (соглашений) от имени Тверской области, Правительства Тверской области, определяется Регламентом Правительства Тверской области.

Проект доверенности, пояснительная записка о необходимости ее выдачи  готовятся заинтересованным лицом.

В доверенности должен быть указан срок ее действия, который может быть определен:

- по общему правилу путем указания конкретной календарной даты, до которой доверенность действует;

- путем указания конкретного календарного периода действия доверенности (в качестве исключения в случаях невозможности указания конкретной календарной даты).

Доверенность, как правило, выдается на срок до одного года, если иное не оговорено в тексте самой доверенности.

Обоснование срока действия доверенности в обязательном порядке включается в пояснительную записку к проекту доверенности.

При несоблюдении предусмотренных настоящим пунктом требований к оформлению проекта доверенности и (или) пояснительной записки документы подлежат возврату исполнителю без рассмотрения.

Проект доверенности подлежит обязательному согласованию с:

- первым заместителем Председателя Правительства Тверской области, заместителями Председателя Правительства Тверской области по вопросам в соответствии с распределением полномочий между ними. Представление проекта доверенности для согласования первым заместителем Председателя Правительства Тверской области, заместителями Председателя Правительства Тверской области осуществляется через их секретариаты;

- руководителем аппарата Правительства;

- правовым управлением Аппарата;

- Министром финансов Тверской области в случае, если  доверенность  предусматривает распоряжение финансовыми средствами, выдачу финансовых гарантий или финансовых обязательств от имени Тверской области;

- руководителями областных исполнительных органов государственной власти в соответствии с их полномочиями.

После согласования проекта доверенности заинтересованное лицо передает его с электронной копией в управление документационного обеспечения  для оформления на бланке.

Доверенность от имени Губернатора Тверской области оформляется на бланке Губернатора Тверской области. Доверенность от имени Правительства Тверской области, а также доверенность, которой одновременно делегируются полномочия Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области, оформляются на бланке Правительства Тверской области.

Оформленная на бланке доверенность в установленном порядке представляется на подпись Губернатору Тверской области.

Подписанная Губернатором Тверской области доверенность заверяется печатью с изображением герба Тверской области и передается в управление документационного обеспечения для регистрации. При регистрации  доверенности в журнале указывается дата регистрации (дата выдачи доверенности), регистрационный номер и лицо, которому выдается доверенность.

Копия зарегистрированной доверенности, проект доверенности с визами согласования и пояснительная записка остаются в управлении документационного обеспечения для организации хранения.

Лицо, имеющее доверенность от имени Губернатора Тверской области  или от имени Правительства Тверской области, обязано вернуть ее в управление документационного обеспечения при наступлении обстоятельств, влекущих невозможность ее использования, в частности, при истечении срока действия доверенности, изменении должности, оставлении должности (увольнении) и др.

(Пункт 55 в редакции Распоряжения Губернатора Тверской области от 08.07.2016 № 463-рг)

Подраздел V

Правила оформления протоколов заседаний Правительства Тверской области, оперативных совещаний Правительства Тверской области, заседаний Президиума Правительства Тверской области, совещаний, проводимых с участием Губернатора Тверской области, первого заместителя Председателя Правительства Тверской области, заместителей Председателя Правительства Тверской области, руководителя аппарата Правительства

56. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопроса и принятия решений на заседаниях Правительства Тверской области, оперативных совещаниях Правительства Тверской области, Президиума Правительства Тверской области, совещаний, проводимых с участием Губернатора Тверской области, первого заместителя Председателя Правительства Тверской области, заместителей Председателя Правительства Тверской области, руководителя аппарата Правительства (далее – заседания  (совещания).

Подготовка и оформление протоколов заседаний Правительства Тверской области, Президиума Правительства Тверской области осуществляются в соответствии с Регламентом Правительства Тверской области.

Протокол, как правило, составляется на основании аудиозаписи, произведенной во время заседания (совещания).

57. Протокол печатается  без использования бланка  шрифтом Times New Roman № 14.

При оформлении протокола следует придерживаться порядка расположения реквизитов, приведенного в приложении  22 .

Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 – 3 межстрочных интервала от реквизита «Наименование вида документа». Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Правительства Тверской области, Президиума Правительства Тверской области, протоколы совещаний, комиссий и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, присвоенные организациями, принимавшими участие в заседании (совещании).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются: присутствующие, повестка дня, докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

В основной части протоколов используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал и включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Ниже указываются фамилии должностных лиц, выступивших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании.

Подпись отделяется от текста 3 – 4 межстрочными интервалами и включает наименование должности председательствующего, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

На протоколе заседания (совещания) проставляется пометка «Для служебного пользования». Необходимость использования пометки «Для служебного пользования» определяется должностным лицом, осуществляющим подготовку заседания (совещания).

Копии протоколов (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки. Список составляет и подписывает ответственный за подготовку вопроса исполнитель. Список рассылки согласовывается с председательствующим на заседании (совещании).

58. Подлинники документов заседаний (совещаний) до сдачи на архивное хранение в управление документационного обеспечения хранятся в подготовивших их структурных подразделениях.

Хранение протоколов заседаний (совещаний) осуществляется в соответствии с номенклатурой дел соответствующего структурного подразделения.

59. Решения Правительства Тверской области по вопросам, входящим в его компетенцию, оформляются постановлениями Правительства Тверской области, поручением Губернатора Тверской области и перечнями поручений в порядке, установленном Регламентом Правительства Тверской области.

Перечни поручений печатаются на бумаге формата А4 без использования бланка шрифтом Times New Roman № 14.

Образец оформления перечня  поручений приведен в приложении  23.

Подраздел VI

Правила оформления расшифровок аудиозаписей заседаний Правительства Тверской области, Президиума  Правительства Тверской области

60. Расшифровка аудиозаписи заседаний Правительства Тверской области, Президиума Правительства Тверской области, оперативных совещаний Правительства Тверской области относится к служебной информации ограниченного доступа и работа по их оформлению организована в строгом соответствии с действующими законодательством, а также в соответствии с  разделом  XII  настоящей Инструкции.

Выписка из расшифровки аудиозаписи заседания Правительства Тверской области, Президиума Правительства Тверской области, оперативного совещания, иного совещания, проводимого Губернатором Тверской области оформляется без использования бланка шрифтом Times New Roman № 14.

61. Выписки из расшифровки аудиозаписей оформляются следующим образом.

Гриф (пометка) ограничения доступа к документу печатается на лицевой стороне первого листа документа в правом верхнем углу.

Наименование вида документа – словосочетание «ВЫПИСКА ИЗ РАСШИФРОВКИ АУДИОЗАПИСИ» – печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру относительно границ текста.

Дата проведения заседания (совещания) оформляется цифровым способом и ограничивается левым полем, печатается через 2 – 4  межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Текст отделяется от предыдущего реквизита 2 – 4 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал и отражает дословное содержание сказанного участвующими в заседании (совещании) лицами.

Подраздел VII

Правила оформления служебных писем

62. Служебные письма в Аппарате готовятся:

а) как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, палат Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Тверской области, первого заместителя Председателя Правительства Тверской области, заместителей Председателя Правительства Тверской области, руководителя аппарата Правительства;

б)  как исполнение поручений  Губернатора Тверской области, первого заместителя Председателя Правительства Тверской области, заместителей Председателя   Правительства   Тверской    области,     руководителя аппарата Правительства, руководителей структурных подразделений Аппарата в связи с обращениями граждан;

в) как сопроводительные письма к проектам законодательных актов области и нормативных правовых актов Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области;

г) как ответы на запросы юридических и физических лиц;

д) как инициативные письма.

Не допускается установление в письмах правовых норм.

63. Служебные письма подписываются Руководством в соответствии с распределением полномочий.

64. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Руководства на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции Руководства.

Сроки подготовки инициативных писем определяются Руководством.

65. Служебные письма, подготовленные за подписью Губернатора Тверской области, подлежат обязательному согласованию с:

а) первым  заместителем Председателя Правительства Тверской области, заместителями  Председателя Правительства Тверской области по вопросам в соответствии с распределением полномочий. Представление проектов писем для согласования первым заместителем Председателя Правительства Тверской области, заместителями Председателя Правительства Тверской области осуществляется через их секретариаты;

б) руководителем аппарата Правительства;

в) управлением документационного обеспечения;

г) Министром финансов Тверской области по вопросам, входящим в компетенцию Министерства финансов Тверской области;

д) представителем Губернатора Тверской области в Законодательном Собрании по проектам писем в адрес Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации; 

е) Министром по делам территориальных образований Тверской области по проектам писем в адрес глав муниципальных образований Тверской области;

ж)  руководителями  исполнительных органов  в соответствии с их полномочиями.

Проекты исходящих писем подлежат лингвистической экспертизе, которая проводится уполномоченным сотрудником управления документационного обеспечения в срок, не превышающий 2 рабочих дней.

66. Служебные письма, подготовленные за подписью первого заместителя Председателя Правительства Тверской области, заместителей Председателя Правительства Тверской области, подлежат обязательному согласованию с руководителями  исполнительных органов в соответствии с их полномочиями.

Проекты исходящих писем, подготовленных в адрес:

а) Правительства Российской Федерации,

б) федеральных органов исполнительной власти Российской Федерации и их территориальных подразделений, находящихся  в Тверской области,

в) палат Федерального Собрания Российской Федерации,

г) полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе,

д) главного федерального инспектора в Тверской области,

е) руководителей правоохранительных, судебных органов, органов прокуратуры, юстиции

также подлежат обязательному согласованию с управлением документационного обеспечения.

Проекты исходящих писем подлежат лингвистической экспертизе, которая проводится уполномоченным сотрудником управления документационного обеспечения в срок, не превышающий 2 рабочих дней.

67. Служебные письма печатаются с использованием бланков формата А4  (приложение 8-14).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

68. При оформлении писем используются следующие формы изложения текста:

а) от первого лица множественного числа («считаем целесообразным включить в план», «направляем на ваше рассмотрение»),

б) от третьего лица единственного числа («Правительство Тверской области считает возможным», «главное управление не возражает», «министерство рассмотрело...»).

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то текст письма излагается от первого лица единственного числа: «прошу...», «направляю...».

69. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма, во второй части, начинающейся с абзаца, излагаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

При ссылке в тексте на какой-нибудь документ указываются его данные в следующей последовательности: название вида документа, дата, номер документа, наименование.

Например:

«В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14.02.2011 № 71 «Об утверждении Типового положения...».

В письмах, являющихся ответами на запросы, указываются номер и дата документа, на который дается ответ.

70. Дата письма – дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается распределением полномочий должностных лиц, должностными регламентами или положениями о структурных подразделениях, в которых должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии данных должностных лиц.

71. Отправляемые письма должны иметь отметку об исполнителе с указанием фамилии, инициалов исполнителя и номера телефона. Отметка об исполнителе оформляется в соответствии с подпунктом «ч» пункта 22 настоящей Инструкции.

72. Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются, не регистрируются и возвращаются исполнителям.

Подраздел VIII

Особенности оформления писем в адрес зарубежных корреспондентов

73. В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.

Служебные письма оформляются на бланках установленной формы.

Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка, наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется.

Текст письма начинается с обращения.

Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать – «Уважаемый господин …….»,

послу – «Чрезвычайному и Полномочному Послу ….. в Российской Федерации  господину ……»,  «Уважаемый господин Посол»,

руководителю крупной иностранной компании, или фонда обращение официальное «Уважаемый господин ………».

После обращения идет текст.

Если это ответ на обращение от иностранной стороны, используется –«Позвольте поблагодарить Вас за интерес, проявленный к …»,

если  письмо инициативное, то желательно обращаться следующим образом «Пользуясь случаем хотел бы выразить Вам свои наилучшие и самые теплые пожелания и обратиться к Вам с просьбой (предложением). …»

Письмо заканчивается выражением уважения. Могут использоваться следующие выражения:

Президенту, Послу или Министру иностранных дел - «Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении»;

Генеральному директору Германского фонда международного развития - «Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении)».

Письма могут заканчиваться другими видами выражений, а именно: «С искренним уважением», «С глубоким уважением», «Искренне Ваш» (при условии личного знакомства), «С уважением».

Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.

Адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9 – 10 см и ограничивается правым полем.

Реквизит «Адресат» должен включать в себя следующие составные части: слова «Господину» («Госпоже»), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.

Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 1,5 межстрочных интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 межстрочный интервал.

74. Заголовок к тексту письма в адрес зарубежного корреспондента не составляется.

При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: «На Ваше письмо от….. №….».

Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адресных данных адресата и адреса отправителя. При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата.

Письма в адрес зарубежных корреспондентов подлежат согласованию в Министерстве экономического развития Тверской области.

Подраздел IX

Правила оформления справок, докладных, служебных, пояснительных записок и других информационно-справочных документов

75. Справки, докладные, служебные, пояснительные записки и другие информационно-справочные документы оформляются без применения бланков (для внутренних документов) на стандартных листах формата А4. При подготовке документов следует соблюдать следующий порядок оформления реквизитов.

76. В качестве адресатов могут выступать Руководство, в некоторых случаях – другие должностные лица Аппарата. Для отдельных видов информационно-справочных документов (например, пояснительная записка к законопроекту) этот реквизит может отсутствовать. Как правило, в этом случае прикладывается сопроводительное письмо адресату.

77. Наименование вида документа (пояснительная записка, справка, информация) печатается строчными буквами, на расстоянии 30 мм от верхнего среза листа и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится.

Например:

Справка

о работе управления документационного обеспечения

аппарата Правительства Тверской области

за I полугодие 2012 года

В пояснительной записке к законопроекту, нормативному правовому акту или распорядительному документу необходимо указывать полное наименование документа.

Например:

Пояснительная записка

к проекту закона Тверской области «О внесении

изменений и дополнений в закон Тверской области

«О Правительстве Тверской области»

78. Текст отделяется от заголовка 3 – 4 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman № 14 через  1 межстрочный интервал. 

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

79. Подпись отделяется от текста 2 – 4 межстрочными интервалами.

Справка (записка, информация и т.д.) подписывается руководителем подразделения или сотрудником, подготовившим документ, с указанием должности, инициалов и фамилии. Если подписей несколько, то они располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности (как правило, одна под другой).

Реквизит «Подпись» оформляется в соответствии с подпунктом «у» пункта 22 настоящей Инструкции.

80. Визы размещаются на лицевой стороне последнего листа каждого приложения к справке, пояснительной записке и другим информационно-справочным документам. Приложения визируются руководителем подразделения и исполнителем, подготовившим справку.

Подраздел X

Особенности оформления, прохождения и регистрации договоров, соглашений

81. Порядок подготовки проектов договоров и соглашений, представляемых для подписания Губернатору Тверской области либо уполномоченному на подписание лицу (далее – Договоры), их регистрации, внесения изменений и дополнений к ним определяется нормативными правовыми актами Российской Федерации, Тверской области, а также настоящей Инструкцией.

82. Проекты Договоров могут быть подготовлены сотрудниками структурных подразделений или исполнительных органов во взаимодействии с должностными лицами сторон - участников Договора.

83. Все разногласия, возникающие в процессе подготовки Договоров к подписанию, разрешаются в соответствии с законодательством.

84. Организация работы по подготовке, регистрации и хранению Договоров осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Тверской области.

Подготовка Договора к подписанию, проверка репутации и финансовой надежности контрагента Договора, получение необходимых согласований производятся структурным подразделением либо исполнительным органом, осуществляющим подготовку Договора к подписанию.

85. Содержательное наполнение Договора должно отвечать предмету Договора и соответствовать требованиям, установленным законодательством.

86. Проект Договора печатается в количестве, соответствующем количеству сторон Договора (если иное не предусмотрено Договором), на стандартных листах бумаги формата А4.

Все страницы Договора, начиная со второй, нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются по центру верхнего поля.

На первой странице Договора в центре текстового поля строчными буквами полужирным шрифтом печатается слово «Договор» («Соглашение»).

В преамбуле Договора указываются наименования участников Договора, а также их представителей, уполномоченных на заключение Договора, с указанием фамилии, имени, отчества, занимаемой должности и документа, подтверждающего их полномочия в подписании Договора (устав, положение, доверенность и т.д.).

Подписи сторон Договора, как правило, располагаются на одном уровне (по горизонтали) и заверяются печатями.

87. Подписанный Договор передается в правовое управление Аппарата для учетной регистрации в день подписания. В правовом управлении Аппарата подлежат учетной регистрации Договоры постоянного хранения, подписанные уполномоченными лицами от имени Тверской области и Правительства Тверской области. Учетная регистрация Договора направлена на установление порядкового номера Договора в реестре Договоров, который ведется правовым управлением Аппарата, и определение даты представления Договора на хранение в правовое управление Аппарата.

Ответственность за представление Договора на учетную регистрацию возлагается на структурное подразделение (исполнительный орган), осуществлявшее разработку и подготовку Договора к подписанию.

Учетный регистрационный номер Договора размещается в продолжение строки со словом «Договор» («Соглашение») или строкой ниже названия Договора.

Дата и место подписания Договора должны быть указаны в Договоре на момент представления Договора на учетную регистрацию в правовое управление Аппарата.

Учетные регистрационные номера каждой из сторон Договора и дата заключения Договора могут проставляться ниже подписей уполномоченных на подписание Договора лиц.

88. Любые изменения и дополнения к Договору оформляются дополнительным соглашением, регистрируются и хранятся в порядке, предусмотренном для Договоров.

89. Правовое управление Аппарата осуществляет:

а) текущее хранение подлинников Договоров. Вместе с подлинниками Договоров хранению подлежат экземпляры Договоров с оформленным листом согласования;

б) выдачу копий Договоров по письменным запросам руководителей структурных подразделений (исполнительных органов);

в) формирование Договоров в дела постоянного хранения, передачу в установленном порядке в управление документационного обеспечения.

Раздел VI

 Организация работы с запросами и обращениями членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Законодательного Собрания Тверской области

90. Рассмотрение запросов и обращений членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и Законодательного Собрания Тверской области (далее - Запрос и Обращение) осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Тверской области о статусе членов Совета Федерации и статусе депутатов.

В качестве Запроса или Обращения рассматривается письмо, написанное на бланке (установленного образца) члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации или депутата Законодательного Собрания Тверской области, имеющее соответствующую подпись и регистрационные реквизиты.

91. Запрос или Обращение регистрируется в день поступления либо не позднее следующего дня и направляется управлением документационного обеспечения Губернатору Тверской области либо должностному лицу, которому оно адресовано.

Обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, к которым приложены обращения и запросы граждан, направляются на рассмотрение в отдел по работе с обращениями граждан управления общественных связей Аппарата.

92. Все поручения Губернатора Тверской области по Запросам и Обращениям ставятся на контроль.

По поручению Губернатора Тверской области подготовка ответа по Запросу или Обращению поручается, как правило, членам Правительства Тверской области и соответствующим исполнительным органам.

Запросы и Обращения не направляются тем должностным лицам, действия которых обжалуются.

Должностное лицо, в компетенцию которого входит рассмотрение данного вопроса, готовит проект ответа, согласовывает его с другими должностными лицами и направляет для подписания Губернатору Тверской области, должностному лицу, исполняющему его обязанности, или должностному лицу, которому направлен запрос.

93. Запросы и Обращения подлежат рассмотрению в соответствии с федеральными законами, законодательством области в установленные сроки.

Рассмотрение Запроса или Обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и дан письменный ответ.

Раздел VII

 Особенности работы с обращениями граждан

Подраздел I

Прием, учет и регистрация письменных обращений

94. Рассмотрение письменных и устных обращений граждан и организаций в Аппарате осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Закон). Работа с обращениями граждан должна быть организована в строгом соответствии с действующим законодательством, нормативными правовыми, организационно-распорядительными документами в области защиты персональных данных.

95. Делопроизводство по обращениям граждан и организаций в Аппарате  ведется отдельно от других видов документов.

96. Организация централизованного учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан и организаций осуществляется отделом по работе с обращениями граждан  управления общественных связей Аппарата (далее – отдел по работе с обращениями граждан).

97. Отдел по работе с обращениями граждан проводит справочную и аналитическую работу по обращениям граждан и организаций, представляет Губернатору Тверской области информацию о количестве и характере поступивших на рассмотрение письменных и устных обращений граждан.

98. Письменные обращения граждан и организаций (предложения, заявления, жалобы), присланные по почте, по телеграфу, по каналам факсимильной связи, поступают в управление документационного обеспечения, где проходят первичную обработку, и передаются в отдел по работе с обращениями граждан.

99. Обращения граждан и организаций, поступившие на имя Губернатора Тверской области и в адрес Правительства Тверской области по почте, телеграфу, информационным системам общего пользования, принятые в общественной приемной Губернатора Тверской области, а также переданные    Руководству    при   встречах с гражданами, регистрируются в 3-дневный срок в АС ДОУ.

В отделе по работе с обращениями граждан на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу обращения проставляется  регистрационный штамп с указанием даты поступления.

По каждому письменному обращению заполняется электронная учетная карточка письма (далее – УКП), содержащая поля для заполнения обязательных реквизитов регистрации.

По обращениям, поставленным на контроль, заполняется  РКФ.

Входящий номер присваивается при регистрации сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан и проставляется в регистрационном штампе на оригинале обращения. Он состоит из шифра района проживания заявителя, через косую черту, первой буквы фамилии заявителя и, через дефис, - порядкового номера обращения в текущем году и номера соответствующей очередности поступления от заявителя по одному и тому же вопросу.

Письма граждан с пометкой «лично» передаются на регистрацию в установленном порядке.

Коллективное обращение, подписанное двумя и более авторами или членами одной семьи, отмечается индексом «колл». Письма без подписи отмечаются индексом «б/п».

Если автор прислал несколько обращений с разными вопросами, то каждое обращение регистрируется отдельно.

100. В отделе по работе с обращениями граждан осуществляется предварительное рассмотрение обращения гражданина с подготовкой аннотации, регистрация обращения, после чего обращение направляется должностному лицу в соответствии с утвержденными полномочиями.

Отдел по работе с обращениями граждан  самостоятельно направляет на рассмотрение обращения, поступившие в адрес Правительства Тверской области, непосредственно в исполнительные органы, органы местного самоуправления муниципальных образований Тверской области, организации по их компетенции либо готовит письма-уведомления гражданам на обращения, не подлежащие рассмотрению в соответствии с законодательством, о чем делается соответствующая запись в РКФ.

Должностное лицо, осуществляющее рассмотрение обращения гражданина, дает по нему письменное поручение и определяет исполнителей, после чего текст резолюции (поручения) заносится в РКФ соответствующими секретариатами или отделом по работе с обращениями граждан и направляется на исполнение в структурные подразделения либо исполнительные органы, в компетенцию которых входит решение поставленных гражданином в обращении вопросов.

Оригинал обращения и резолюция возвращаются в отдел по работе с обращениями граждан для хранения. Оригинал обращения хранится в отделе по работе с обращениями граждан, а его копия и резолюция руководителя направляются исполнителю (если обращения направляются по системе электронного документооборота). В случае если рассмотрение обращения поручено организациям,  не имеющим возможность получения документов в электронном виде, то в данные организации направляется оригинал обращения и поручения, а копия  хранится в отделе по работе с обращениями граждан.

Обращения граждан в течение 7 дней со дня регистрации направляются на рассмотрение исполнителям в соответствии с данными по ним поручениями должностных лиц, о чем граждане и организации, направившие обращения, уведомляются.

Автор обращения уведомляется о результатах рассмотрения его обращения в письменной форме.

Поручение (резолюция) должностного лица по рассмотрению обращения оформляется в произвольной форме. Если исполнителю поручается дать ответ заявителю, то в резолюции указывается: «... рассмотреть и дать ответ заявителю» (неконтрольное обращение), «…рассмотреть, дать ответ заявителю, проинформировать меня» (контрольное обращение). В случае когда ответ дается за подписью Руководства, в поручении исполнителю указывается: «... рассмотреть и подготовить проект ответа».

В РКФ заносится информация о том, кому и когда передано обращение на исполнение.

101. Повторными обращениями считаются обращения, поступившие от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения и заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.

При работе с повторными обращениями в отделе по работе с обращениями граждан формируется дело с уже имеющимися ранее документами по обращениям данного заявителя.

Не считаются повторными обращения одного и того же заявителя, но по разным вопросам.

Повторным обращениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе РКФ указывается регистрационный номер предыдущего обращения.

102. Отдел по работе с обращениями граждан осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения поручения должностного лица по результатам рассмотрения обращений граждан и организаций с использованием  АС ДОУ.

Обращение, в котором содержатся вопросы, имеющие большое общественное значение, направленное для рассмотрения федеральными органами государственной власти, депутатами Законодательного Собрания Тверской области с поручением сообщить о результатах его рассмотрения, ставится на контроль (далее – контрольное обращение).

Контрольным обращением также является обращение, направленное от имени Правительства Тверской области в исполнительные органы, в компетенции которых находятся поставленные в обращении вопросы, с просьбой рассмотреть обращение и проинформировать о результатах рассмотрения.

На контрольном обращении проставляется штамп «Контроль».

103. Контрольное обращение, поступившее из федерального органа государственной власти, от депутата Законодательного Собрания Тверской области, передается вместе с бумажным вариантом РКФ в приемную Руководства либо уполномоченному на то лицу для принятия решения по организации его рассмотрения и подготовки ответов в соответствующий федеральный орган государственной власти, депутату Законодательного Собрания  и заявителю. На бумажном варианте РКФ ставится подпись и дата передачи обращения.

104. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то первый из них является ответственным за исполнение поручения и подготовку ответа.

Подраздел II

Рассмотрение письменных обращений

105. Поступившее в Правительство Тверской области обращение рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.

В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другие органы для предоставления документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения, должностное лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с направлением заявителю уведомления о продлении срока рассмотрения обращения с указанием причины.

Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Правительства Тверской области, оно направляется в течение семи дней со дня регистрации в исполнительный орган, орган местного самоуправления муниципальных образований Тверской области, в другой компетентный орган, либо их должностным лицам с уведомлением гражданина и организации о переадресации обращения. Если же поставленные в обращении вопросы находятся в компетенции нескольких органов, то копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется каждому из них.

Письменное уведомление о переадресации обращения заявителю направляется начальником отдела по работе с обращениями граждан.

106. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в органы или их должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

Все сведения о ходе исполнения обращения (разрешение на продление срока, доклад Руководству, запрос в органы власти и т.д.) вносятся в РКФ базы данных  АС ДОУ в графу «результат исполнения».

107. Передача зарегистрированных обращений граждан и организаций из одного подразделения в другое производится только через отдел по работе с обращениями граждан.

108. Ответ на обращение подписывается Руководством или руководителем исполнительного органа либо уполномоченными ими лицами.

Ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленными в обращении. Если заявителю дан ответ в устной форме, то в материалах, приложенных к обращению, должно быть об этом указано. Если дается промежуточный ответ, то указывается срок окончательного решения поставленного вопроса. Ответ, подготовленный на основании правовых актов, должен содержать реквизиты этих актов с указанием даты и наименования. Ответ на коллективное обращение отправляется на имя первого подписавшего его лица, если в письме не оговорено конкретное лицо, которому подлежит дать ответ.

109. Проекты ответов на обращения граждан и организаций, подготовленные за подписью Руководства, подлежат обязательному согласованию с  руководителем исполнительного органа или структурного подразделения, ответственным за подготовку ответа, и с соисполнителями, указанными в резолюции Руководства к обращению. Также указываются инициалы и фамилия непосредственного исполнителя проекта ответа и его номер телефона.

После согласования проект ответа на подпись Руководству передается исполнителем через отдел по работе с обращениями граждан.

110. Обращения граждан, поставленные на контроль, после их рассмотрения должны быть возвращены в отдел по работе с обращениями граждан и организаций со всеми относящимися к ним материалами. Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан проверяют правильность оформления документов и вносят необходимые записи в РКФ.

В случае если поступившая от исполнителя информация не отвечает установленным требованиям, начальник отдела по работе с обращениями граждан возвращает документы исполнителям  на доработку.

111. Ответы на обращения граждан и организаций, подготовленные за подписью Руководства,  регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан и отправляются адресатам через управление документационного обеспечения.

Исходящим индексом отправляемого ответа является номер обращения.

Ответы на обращения, подготовленные по поручению Руководства должностными лицами исполнительных органов, органов местного самоуправления, направляются самостоятельно данными органами по почте или по электронному адресу, указанному в обращении.

112. Обращения считаются исполненными и снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю (заявителям) дан ответ. Датой снятия с контроля является дата отправки ответа заявителю. На каждом исполненном обращении проставляется надпись «В дело» и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.

113. После рассмотрения контрольного обращения исполнитель информирует о результатах его рассмотрения должностное лицо, давшее поручение, и готовит ответ заявителю.

Если в письмах федеральных органов государственной власти, депутатов Законодательного Собрания Тверской области содержатся просьбы проинформировать их о результатах рассмотрения обращений, то исполнитель также готовит проект ответа в их адрес за подписью должностных лиц, которые дали поручение на исполнение.

Если ответ в федеральный орган государственной власти, депутату Законодательного Собрания Тверской области и заявителю подписан должностным лицом либо уполномоченным на то лицом, то обращение считается исполненным и списанным в дело.

114. Письменное обращение гражданина о личном приеме должностным лицом рассматривается в установленном порядке. Заявителю направляется сообщение за подписью начальника отдела по работе с обращениями граждан о порядке организации  приема  граждан по личным вопросам в общественной приемной Губернатора Тверской области, а обращение оформляется «В дело» как исполненное.

115. Документы, приложенные к обращению, возвращаются по просьбе заявителя.

Подраздел III

Личный прием граждан. Рассмотрение устных обращений

116. Прием граждан по личным вопросам обеспечивает отдел по работе с обращениями граждан.

График приема граждан согласовывается с руководителем аппарата Правительства и утверждается Губернатором Тверской области.

Информация о месте приема, установленных днях и часах приема доводится до сведения граждан управлением информационной политики Аппарата, а также размещается на информационном стенде общественной приемной Губернатора Тверской области.

117. Прием граждан по личным вопросам проводят Губернатор Тверской области, первый заместитель Председателя Правительства Тверской области, заместители Председателя Правительства Тверской области, руководители управлений Аппарата, руководители исполнительных органов и уполномоченные на то лица.

Замены должностных лиц, заявленных в графике приема граждан, могут быть произведены в исключительных случаях (временная нетрудоспособность, служебная командировка и др.).

118. Предварительная беседа с гражданами, оформление устного обращения в учетной карточке личного приема проводится в отделе по работе с обращениями граждан.

Помимо организации приема граждан должностными лицами сотрудники отдела по работе с обращениями граждан ежедневно в установленные часы работы проводят консультационный прием граждан.

119. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

120. Учет и регистрация устных обращений и содержащихся в них предложений, жалоб и заявлений ведется в автоматизированной базе данных АС ДОУ в отделе по работе с обращениями граждан.

Гражданин во время личного приема имеет возможность изложить свое обращение устно либо в письменной форме.

В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема.

Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией для письменных обращений.

121. Решение должностного лица, ведущего прием, оформляется в карточке личного приема в виде поручения исполнительным органам, структурным подразделениям или органам местного самоуправления муниципальных образований Тверской области.

Начальник отдела по работе с обращениями граждан после регистрации и подготовки сопроводительного письма отправляет поручение должностного лица, проводившего прием, исполнителю для рассмотрения.

Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области, гражданину дается разъяснение о том, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в нем вопросов и в новом обращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятого решения.

122. Поручение, данное должностным лицом в ходе личного приема, должно исполняться в установленный законодательством срок либо в иной установленный должностным лицом срок.

Срок исполнения поручений может быть продлен должностным лицом, который проводил прием гражданина по данному вопросу.

Непосредственный контроль исполнения поручений, данных в ходе личного приема граждан, осуществляется отделом по работе с обращениями граждан.

123. Информация от исполнителей о рассмотрении поручений, данных в ходе личного приема, поступает в отдел по работе с обращениями граждан и далее направляется должностному лицу, проводившему прием, для принятия решения о снятии с контроля либо продлении срока исполнения поручения.

124. Обращения граждан снимаются с контроля,  в случаях, если:

а) вопросы, указанные в них, решены положительно;

б) исполнителем всесторонне и объективно изучены поставленные в обращении вопросы и в установленный законодательством срок дан на них ответ (разъяснение, обоснованный отказ), а должностное лицо, давшее поручение рассмотреть указанное обращение, согласно с доводами исполнителя.

Подраздел IV

Хранение обращений граждан

125. Оригиналы обращений граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела по срокам хранения документов в соответствии с номенклатурой дел.

Устанавливается 5-летний срок хранения письменных и устных обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением и разрешением.

Дела, подлежащие постоянному хранению, передаются в  управление документационного обеспечения через 3 года после завершения делопроизводства по ним.

126. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в порядке, установленном Федеральным архивным агентством.

127. Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан в структурных подразделениях возлагается на руководителей структурных подразделений и должностных лиц, работающих с данной категорией документов.

Раздел VIII

Организация документооборота и исполнения документов

Подраздел I

Прием, обработка и распределение поступающих документов

128. Движение документов в Аппарате с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами их сотрудников.

129. Доставка документов в Правительство Тверской области осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи, а также курьерской доставкой.

С помощью почтовой связи доставляется корреспонденция в виде писем, телеграмм, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий в соответствующей упаковке.

По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы (факсы),  электронные сообщения.

130. Прием и первичная обработка, регистрация и распределение всей поступающей в Правительство Тверской области корреспонденции осуществляются в централизованном порядке управлением документационного обеспечения.

Управление документационного обеспечения принимает документы, поступающие в адрес Губернатора Тверской области, первого заместителя Председателя Правительства Тверской области, заместителей Председателя Правительства Тверской области, руководителя аппарата Правительства, структурных подразделений Аппарата.

Все поступившие конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку «Лично», вскрываются.

Конверты, как правило, уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки и получения документа.

Конверты (бандероли) с корреспонденцией с пометкой «Лично» регистрируются в специальном журнале и передаются по назначению под подпись ответственного должностного лица. Остальные документы передаются на предварительное рассмотрение  и регистрацию.