Распоряжение Губернатора Тверской области от 18.09.2012 № 800-рг

ГУБЕРНАТОР

ТВЕРСКОЙ ОБЛАСТИ

Р А С П О Р Я Ж Е Н И Е

18.09.2012

г. Тверь

№ 800-рг

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

в аппарате Правительства Тверской области

(В редакции Распоряжений Губернатора Тверской области

 от 19.04.2016 № 263-рг; от 08.07.2016 № 463-рг)

В целях совершенствования системы документационного обеспечения деятельности Правительства Тверской области:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате Правительства Тверской области.

2. Руководителям областных исполнительных органов государственной власти Тверской области, руководителям структурных подразделений аппарата Правительства Тверской области при подготовке проектов документов обеспечить неукоснительное соблюдение требований Инструкции по делопроизводству в аппарате Правительства Тверской области.

3. Признать утратившими силу:

а) распоряжение Губернатора Тверской области от  14.02.2001 № 189-р «О Порядке оформления документов в Администрации Тверской области»;

б) распоряжение Губернатора Тверской области от 26.11.2003 №  969-рг  «О внесении  изменений в распоряжение Губернатора Тверской области  от 14.02.2001 №  189-р»;

в) распоряжение Губернатора Тверской области от 03.08.2011 № 735-рг «О введении форм бланков»;

г) распоряжение Губернатора Тверской области от 24.11.2011 № 1090-рг «О внесении изменений в распоряжение Губернатора Тверской области от 03.08.2011 № 735-рг».

4. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

Губернатор области                                                            А.В. Шевелев

Приложение

к распоряжению Губернатора

Тверской области

от 18.09.2012 № 800-рг

Инструкция

по делопроизводству в аппарате Правительства Тверской области

(В редакции Распоряжений Губернатора Тверской области

 от 19.04.2016 № 263-рг; от 08.07.2016 № 463-рг)

Раздел I

Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Правительства Тверской области (далее – Инструкция) устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в аппарате Правительства Тверской области (далее также – Аппарат).

Требования Инструкции нацелены на повышение качества подготовки документов и совершенствование технологии работы с ними, расширение применения автоматизированных технологий, обеспечение четкости и оперативности работы Аппарата, исполнительных органов государственной власти Тверской области (далее – исполнительные органы) и их структурных подразделений.

2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», Уставом Тверской области, законами Тверской области, постановлениями и распоряжениями Правительства Тверской области и Губернатора Тверской области,  Регламентом Правительства Тверской области.

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Документационное обеспечение управления в Аппарате организуется с использованием единой автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее – АС  ДОУ). Программное и организационно-методическое обеспечение АС ДОУ в процессе ее эксплуатации осуществляется  Главным управлением информационных технологий и связи  Тверской области, техническое обеспечение – управлением делами Аппарата. Процедуры и правила обработки электронных документов описаны в инструкции по электронному документообороту с использованием АС ДОУ АТО.

Применение АС ДОУ и других автоматизированных технологий документационного обеспечения управления в Аппарате и исполнительных органах должно соответствовать положениям и требованиям настоящей Инструкции и Регламенту Правительства Тверской области.

Особенности организации автоматизации документационного обеспечения управления, выходящие за рамки настоящей Инструкции, регламентируются специальными актами Правительства Тверской области.

4. Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов  к передаче на архивное хранение.

6. В Инструкции рассматривается весь основной комплекс вопросов работы с документами в Аппарате: от создания документа или его поступления до отправки и сдачи в архив.

7. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Аппарата осуществляется управлением документационного обеспечения аппарата Правительства Тверской области (далее –  управление документационного обеспечения), на которое возложены функции по документационному обеспечению Аппарата.

8. В случае возникновения разногласий право комментировать положения Инструкции предоставляется управлению документационного обеспечения.

Раздел II

Основные требования, предъявляемые к организации

делопроизводства в Аппарате

9. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Аппарата (далее – структурные подразделения) возлагается на их руководителей.

10. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении.

Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах.

На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, возлагаются следующие функции:

а) прием, учет и распределение поступающих в структурное подразделение документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных структурным подразделением, и документов, зарегистрированных в базе данных АС ДОУ;

б) передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после вынесения соответствующей резолюции руководителя - исполнителю;

в) учет исходящих из подразделения документов, проверка правильности оформления и передача их на отправку;

г)  контроль прохождения документов в структурном подразделении;

д) организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

е) ввод в базу данных АС ДОУ информации о ходе и результатах исполнения документов;

ж) составление перечня дел, образующихся в делопроизводстве структурного подразделения;

з) формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в управление документационного обеспечения;

и) прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленных в структурном подразделении, и по электронной почте;

к) организация использования в структурном подразделении средств копировальной техники;

л) проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами, ознакомление сотрудников структурного подразделения с нормативными и методическими документами по документационному обеспечению управления;

м) подготовка заявок на получение и учет канцелярских принадлежностей и выдача их в подразделении.

11. При смене руководителя структурного подразделения в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата к ним.

Сотрудник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, обязан сообщить о переданных поручениях, документах, находящихся на контроле, в управление документационного обеспечения для внесения соответствующих изменений в АС ДОУ.

При увольнении, перемещении, убытии сотрудника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя другому сотруднику, а дела, взятые из архива, сданы в архив.

В случае увольнения сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, документы и дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность.

12. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют для последующей передачи их по акту правопреемнику или в архив независимо от сроков их хранения.

13. Порядок использования служебной информации, содержащейся в документах Аппарата, передачи документов (копий документов) другим организациям и гражданам устанавливается Губернатором Тверской области, первым заместителем Председателя Правительства Тверской области, руководителем аппарата Правительства Тверской области (далее также –  руководитель аппарата Правительства). Ограничения на использование служебной информации не могут противоречить законодательству Российской Федерации.

Взаимодействие с представителями средств массовой информации и передача им какой-либо служебной информации (за исключением правовых актов) осуществляется управлением информационной политики Аппарата.

14. Сотрудники Аппарата несут персональную ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и разглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.

При утрате документов назначается служебная проверка в установленном порядке.

15. Переписка между структурными подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления на бумажном носителе, не допускается.

Раздел III

Состав документов

Правительства Тверской области

16. Деятельность Аппарата обеспечивается системой взаимосвязанной документации. Ее состав определяется компетенцией Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Правительством Тверской области, исполнительными органами, организациями, учреждениями и предприятиями, законодательством и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Тверской области.

Функции управления в Правительстве Тверской области реализуются с помощью нормативных правовых актов и организационно-распорядительной документации, которые включают в себя следующие группы документов: нормативные правовые акты, распорядительные, организационно-правовые и информационно-справочные документы.

17. Нормативными правовыми актами являются постановления Губернатора Тверской области, постановления Правительства Тверской области.

Распорядительными документами являются распоряжения Губернатора Тверской области, распоряжения Правительства Тверской области, поручения, приказы, протоколы, протокольные поручения.

К организационно-правовым документам относятся положения, правила, планы, инструкции, структуры подразделений, штатные расписания, должностные регламенты и др.

К информационно-справочным документам относятся письма, акты, докладные, пояснительные и служебные записки, расшифровки аудиозаписей, отчеты и др.

Все виды документов оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

18. Нормативные правовые и распорядительные акты Губернатора Тверской области, Правительства Тверской области, служебные письма и другие документы оформляются, как правило, на бланках установленного образца.

Бланки не используются для подготовки писем, докладных записок, справок, предназначенных для использования внутри Аппарата, а также для документов, подготовленных совместно с другими организациями.

19. В Аппарате установлены для применения унифицированные формы (бланки) документов (приложения  1-15).

Бланки документов с воспроизведением герба Тверской области
(далее – гербовые бланки) подлежат учету в соответствующих структурных подразделениях в установленном порядке.

На гербовых бланках нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется в журнале раздельно по видам бланков.

Гербовые бланки хранятся в надежно запирающихся металлических шкафах или сейфах.

Уничтожение гербовых бланков  осуществляется по акту, как правило, один раз в месяц.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на управление документационного обеспечения.

Допускается использовать сетевой электронный вариант бланков непосредственно при подготовке проекта конкретного документа на компьютере.

Адрес месторасположения в сети электронного варианта бланка – \\192.168.100.3\бланки.

Контроль за актуализацией электронного варианта бланка осуществляет управление документационного обеспечения.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться сторонним организациям и лицам без соответствующего разрешения  руководителя аппарата Правительства.

Раздел IV

Основные требования к оформлению

служебных документов

20. Документы, создаваемые Правительством Тверской области, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. При оформлении документов необходимо соблюдать требования настоящей Инструкции.

Для служебных документов, подлежащих оформлению на бланках, установлены форматы листа   –    А4 (210 x 297 мм),  А5 (148 x 210 мм).

Для   отдельных   видов документов допускается использовать формат А6 (105 x 148 мм) (например, бланки для резолюций (поручений). Бланки формата А3 могут применяться для составления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы, схемы или специального трафарета.

21. Каждый вид служебного документа должен иметь определенный набор обязательных реквизитов (составных частей) и установленный порядок их расположения.

При создании и оформлении документов используются следующие реквизиты:

Герб Тверской области

Код организации по ОКПО

ОГРН юридического лица

ИНН/КПП организации

Наименование организации (должностного лица)

Справочные данные об организации

Наименование вида документа

Дата документа

Регистрационный номер документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Место составления или издания документа

Гриф ограничения доступа к документу

Адресат

Гриф утверждения документа

Резолюция

Заголовок к тексту

Отметка о контроле

Текст документа

Отметка о наличии приложения

Подпись

Гриф согласования документа

Визы согласования документа

Оттиск печати

Отметка о заверении копии

Отметка об исполнителе

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка о поступлении документа в организацию

Идентификатор электронной копии документа.

22. В процессе подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления обязательных реквизитов:

а) герб Тверской области помещается на бланках документов в соответствии с законом Тверской области  от 28.11.1996 № 45 «О гербе  и флаге Тверской области»;

б) код организации – Правительства Тверской области – проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Код организации – автора документа – является элементом электронной идентификации документа и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи;

в) ОГРН организации – Правительства Тверской области – основной государственный регистрационный номер – проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

г) ИНН/КПП организации – Правительства Тверской области – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет – проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;

д) наименование организации (должностного лица) указывается в соответствии с Уставом Тверской области, например, Правительство Тверской области, Губернатор Тверской области;

е) справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, адрес электронной почты, сайта в Интернете и др.).

Почтовый адрес – это адрес фактического расположения организации.

ж) наименование вида документа указывается на каждом документе (кроме письма) и должно соответствовать компетенции Губернатора Тверской области, Правительства Тверской области, содержанию документируемого действия;

з) датой документа является дата его подписания (постановление, распоряжение, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, если другой порядок не установлен специально.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны подписываться и датироваться.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (12 мая 2012 года), а в остальных случаях – цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (28.05.2012).

Если порядковый номер дня месяца состоит из одной цифры, то дата оформляется следующим образом:  5 июля 2012 года или  05.07.2012.

Место проставления даты в документе зависит от наличия бланка и вида документа;

и) регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации, –содержит порядковый номер документа, который можно дополнять исходя из информационных потребностей  индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента или автора, исполнителя и др.

Место проставления регистрационного номера определяется в бланке и зависит от вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа, проставляемых каждой из этих организаций через косую черту или отдельно в порядке указания авторов в документе;

к) ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, и используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (например, в письмах-ответах, заключениях по поручениям);

л) место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные об организации»;

м) гриф ограничения доступа к документу (для служебного пользования, секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации;

н) адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Реквизит оформляется полужирным шрифтом. Допускается  выравнивание  по левой границе или по центру.

Инициалы и фамилия отделяются 1,5 межстрочным интервалом* от предыдущей части реквизита «Адресат».

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.

Например:  

Российская академия государственной службы при  Президенте Российской Федерации или    Правительство Тверской области

При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном падеже.

Например:

Комитет по физической культуре и спорту  Тверской области Начальнику отдела организационной работы и кадров И.И. Иванову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Начальнику Государственного учреждения – Отделения                                                                                        пенсионного фонда Российской                                                                                         Федерации по Тверской области И.И. Иванову

          _________________________________

* Здесь и далее по тексту  величина одного межстрочного интервала принимается равной 12 пунктов (12пт), что соответствует приблизительно 4,25 мм. Величина одинарного межстрочного интервала в текстовом редакторе при различных размерах шрифта может не соответствовать 12 пт. В текстовом редакторе Word при использовании шрифта Times New Roman размером № 14 величина одинарного межстрочного интервала соответствует 16 пт.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрации муниципальных районов и городских округов Тверской области

Наименование учреждения (организации) – адресата документа указывается в полном соответствии с положением о нем.

Сокращенное наименование применяется в случаях, когда оно официально разрешено.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово «копия» перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов не указывается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным адресатам: в органы государственной власти Российской Федерации, исполнительные органы, органы местного самоуправления области. В этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами и списки рассылки.

Почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам.

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации
от 15.04.2005 № 221:

- наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, инициалы для физических лиц);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.д.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области);

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- код (почтовый индекс).

Например:

Редакция газеты «Тверские ведомости» ул. Советская, д. 23, г. Тверь, 170100 или Иванову И.И. ул. Коминтерна, д. 37, корп. 1, кв. 43, г. Тверь, 170100

о) гриф утверждения документа – реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания или требующий правовой санкции.

Утверждению, как правило, подлежат программы, структура и штатная численность, должностные регламенты сотрудников, планы, отчеты, сметы, акты, задания, балансы, тарифные ставки и т.д. (приложение 16).

Утверждение документа производится Губернатором Тверской области, другими должностными лицами Правительства Тверской области или Аппарата в соответствии с их компетенцией (распределением полномочий) посредством проставления грифа утверждения.

Гриф утверждения (если документ утверждается конкретным должностным лицом) состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек, прописными буквами), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочных интервала ниже слова УТВЕРЖДАЮ.

Например:

УТВЕРЖДАЮ Заместитель Председателя Правительства Тверской области Подпись                       П.П. Петров 07.06.2012

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне:

УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель Председателя         Правительства Тверской области Подпись            И.И. Иванов 12.12.2011

УТВЕРЖДАЮ Заместитель Председателя Правительства Тверской области  Подпись                     П.П. Петров  12.12.2011

Утверждаемый документ должен иметь дату и подпись.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд – начиная от левой границы текстового поля, второй – не должен заходить за границы правого поля.

В утвержденные документы запрещается вносить какие-либо исправления и добавления;

п) резолюция включает в себя следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.

На документах, имеющих типовые сроки работы с ними, в резолюции указывается исполнитель в дательном падеже, подпись автора резолюции, дата.

Например:

П.П. Петрову

Для рассмотрения и подготовки

проекта распоряжения по данному

вопросу.

Подпись                        И.И. Иванов

06.12.2011

Резолюция размещается на лицевой стороне первого листа документа на свободном от текста месте. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем либо готовится помощником руководителя с оформлением печатным способом на отдельном листе формата А6 с использованием бланка резолюции (поручения) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение 15).

Формулировки резолюций (поручений) должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов;

р) заголовок к тексту – краткое изложение содержания документа, точно передающее его смысл. Заголовок формулируется составителем документа. Заголовок должен иметь длину строки не более 40 печатных знаков. Переносы слов в заголовке не допускаются. Если заголовок большой, то он делится (по смыслу) на несколько строк. Строки заголовка печатаются через 1 межстрочный интервал. Текст отделяется от заголовка  2 – 4  межстрочными интервалами. Точка после заголовка не ставится.

Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям, а также другим документам, текст которых печатается на бланке формата А5. Заголовок также не составляется к письмам, докладным и объяснительным запискам, объем текста которых не превышает одного абзаца.

Заголовок составляет автор документа;

с) текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, обеспечивать ее точное и однозначное восприятие, быть кратким. Рекомендуется составлять документ по одному вопросу. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

При составлении текста документа следует использовать прямой порядок слов, устойчивые словосочетания, соответствующие нормам русского языка и виду документа.

Не допускаются произвольные сокращения, кроме общепринятых, наименований учреждений и организаций, отдельных слов.

Содержание документа может быть представлено в форме связного текста, анкеты, таблицы или содержания этих форм.

Графы таблицы должны быть пронумерованы, если она занимает более одной страницы. Правила оформления табличных документов приведены в приложении  17;

т) отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма с отступом от границы левого поля, отделяется от текста 1,5 межстрочным интервалом.

Отметка о наличии приложений, названных в тексте письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 14 л. в 2 экз.

Если приложения в тексте письма не названы, то необходимо перечислить их наименования, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений их нумеруют.

Например:

Приложение:     1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.

                                      2. Смета расходов на 5 л. в 3 экз.

Если приложения к письму сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет.

Например:

Приложение: в 2 экз.

или

Приложение: техническое задание на разработку системы «Электронный архив» в 2 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на ___ л.

При необходимости приложение подписывается (визируется) руководителем структурного подразделения, подготовившего приложение.

На приложениях справочного характера к приказам, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение 1, Приложение 2). Если приложение одно, оно не нумеруется.

В  отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение 2

к Приказу руководителя аппарата Правительства Тверской области

от 15.01.2012 № 2

Требования к  оформлению приложений к нормативным правовым актам и распорядительным документам Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области приведены в пункте 44 настоящей Инструкции;

у)  подпись документа - обязательный реквизит каждого документа, в него входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ;

- личная подпись;

- расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Подпись документа отделяется от текста 2 – 4 межстрочными интервалами. Реквизит наименования должности, как правило, располагается от левой границы текстового поля и оформляется полужирным шрифтом. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква фамилии ограничивается правым полем.

Губернатором Тверской области подписываются документы в соответствии с полномочиями, определенными федеральным и областным законодательством.

Первый заместитель Председателя Правительства Тверской области, заместители Председателя Правительства Тверской области, руководитель аппарата Правительства, заместители руководителя аппарата Правительства, Министр Правительства Тверской области - постоянный представитель Губернатора Тверской области в Законодательном Собрании Тверской области подписывают документы в пределах утвержденного распределения полномочий.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности Губернатора Тверской области, реквизит «подпись» должен содержать слова:

Исполняющий обязанности

Губернатора Тверской области                 Подпись                           И.И. Иванов

Руководители структурных подразделений и их заместители подписывают документы только в пределах установленной компетенции и предоставленных прав.

При подписании документов консультационных и координационных органов на первом месте указывают не должность лица, а его статус в составе этого органа (например, председатель комиссии, заместитель Председателя Правительства Тверской области).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой (по вертикали) в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне (по горизонтали).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, временно отсутствует, то документ подписывает заместитель или лицо, исполняющее его обязанности. При этом указывается фактическая должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ (исправления «Исполняющий обязанности» и «Заместитель», а также фамилия и инициалы вносятся машинописным способом или от руки). Недопустимо подписывать документ с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Заместитель руководителя может подписывать документы только по тем вопросам, которые входят в круг его компетенции.

Представление документов на подпись Губернатору Тверской области, первому заместителю Председателя Правительства Тверской области, заместителям Председателя Правительства Тверской области, руководителю аппарата Правительства, руководителям структурных подразделений (далее – Руководство) осуществляется только через соответствующий секретариат Руководства;

ф) реквизиты «гриф согласования» и «визы согласования» используются для документирования факта согласования документа с органами (должностными лицами), полномочия и компетентность которых затрагиваются в документе, подтверждения достоверности и обоснованности документа, целесообразности создания, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям, ответственности должностных лиц за подготовленный документ. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Гриф согласования включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку (инициалы и фамилию), дату. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочных интервала ниже слова СОГЛАСОВАНО. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа ниже реквизита «подпись», если другое не предусмотрено особенностями документа.

Например:

СОГЛАСОВАНО Начальник Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Тверской области                                                                            Подпись                  И.И. Иванов 15.12.2011

Если согласование производится письмом, протоколом и т.п., то гриф согласования включает название документа, подтверждающего согласование, его дату и номер, заверяющую печать.

Например:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания коллегии Министерства социальной защиты   населения  Тверской области от 30.11.2011  №  4

При наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд – начиная от левой границы текстового поля, второй не должен заходить за границы правого поля.

Визы согласования проставляются на оборотной стороне того листа проекта документа, на котором предусмотрен реквизит подписи должностного лица. Визирование на отдельном листе не допускается.

Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

Согласование (визирование) документов осуществляется до их подписания (утверждения), если другое не предусмотрено нормативно. Документы без необходимых согласований на подпись Руководству не представляются.

Порядок и особенности согласования отдельных видов документов определяются настоящей Инструкцией и регулируются правовыми актами Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области.

На согласование документы представляют исполнители.

После согласования проекта внесение изменений в его текст (кроме редакционных, не изменяющих смыслового содержания, и стилистических) запрещается. При внесении изменений новая редакция проекта документа согласовывается вновь.

Исполнитель, подготовивший проект документа, несет ответственность за соблюдение установленного порядка его согласования.

Обязательным требованием при согласовании документа является первоочередное визирование его исполнителем.

Если содержание документа затрагивает интересы многих сторон, то согласование документа может быть оформлено на отдельном листе - листе согласования.

Например:

Проект постановления Правительства Тверской области «О проведении конкурса на право получения ипотечного займа в 2012 году» завизировали:

Замечания, особые мнения, дополнения и изменения, предлагаемые согласующими (визирующими) сторонами, оформляются, как правило, на отдельном листе, о чем при визировании делается отметка.

Например:

 Министр финансов                  Замечания

 Тверской области                       Подпись                                 И.И. Иванов

                                                     18.12.2011

Наличие замечаний и возражений при визировании и согласовании не является основанием для отказа согласующей стороны подтвердить собственной визой в установленном выше порядке, что документ просмотрен.

При наличии замечаний исполнитель обязан принять меры к устранению недостатков в тексте документа либо письменно отразить свое отношение к последним.

Об устранении недостатков докладывается возражавшей стороне. При этом против записи «замечания прилагаются» либо ниже текста самих замечаний делается запись «замечания устранены». Указанная запись заверяется визой возражавшей стороны с проставлением даты;

х) печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личную подпись должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Порядок проставления оттисков печатей, виды печатей, используемых Правительством Тверской области, приведены в разделе XIV настоящей Инструкции;

ц) отметка о заверении копии.

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. В Правительстве Тверской области выдаются и заверяются копии только тех документов, которые создаются в Правительстве Тверской области.

Для формирования личных дел при приеме граждан на работу допускается изготовление копий с документов, выданных другими организациями (копии дипломов, свидетельств об образовании, свидетельств о рождении детей, браке и т.п.).

Копия документа заверяется должностным лицом с указанием должности, инициалов, фамилии и даты заверения копии.

Например:

КОПИЯ ВЕРНА

Начальник управления документационного

обеспечения аппарата Правительства

Тверской области                                                   Подпись             И.И. Иванов

                                                                                 15.12.2011

Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам.

Листы многостраничных копий (выписок из документов) прошиваются и нумеруются, отметка о заверении ставится на оборотной стороне последнего листа. Отметка о заверении копии дополняется штампом «Прошито и пронумеровано __ листов».

Допускается заверять каждый лист многостраничной копии документа;

ч) отметка об исполнителе документа.

Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу последнего листа лицевой или оборотной стороны документа (в зависимости от вида документа) и печатается шрифтом  № 12, например:

Иванов И.И.

70 70 70

Для исходящих документов обязательно перед номером телефона указывается код:

8 (4822) 70 70 70

При направлении документа в адрес Президента Российской Федерации,  Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти на гербовых бланках эта отметка делается только на оборотной стороне последнего листа документа;

ш) отметка об исполнении документа и направлении его в дело свидетельствует о том, что работа над документом завершена.

Документ считается исполненным, если изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится в нижней части первого листа документа и состоит из слов «В дело», даты, подписи лица, направившего документ в дело.

Отметку о направлении в дело исполненных документов Президента Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской Федерации ставит Губернатор Тверской области.

Решение о направлении в дело исполненных документов, не имеющих резолюции Губернатора Тверской области, принимает руководитель структурного подразделения, давший поручение по исполнению документов, при этом отметку с указанием номера дела по номенклатуре проставляет сотрудник, ответственный за делопроизводство;

щ) отметка о поступлении входящего документа содержит порядковый регистрационный номер и дату (при необходимости – часы и минуты). Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части, а при отсутствии там места – на свободном месте лицевой стороны первой страницы документа и содержит помимо даты и регистрационного номера наименование организации – «Правительство Тверской области»;

э)  общие требования к машинописному оформлению документов.

Документы (текст и остальные реквизиты документов) печатаются шрифтом Times New Roman.

Реквизит «текст документа» печатается шрифтом Times New Roman № 14, при небольших объемах текста допускается увеличение межстрочного интервала, но не более чем на 0,5 интервала, для формата А5 межстрочный интервал может быть уменьшен до 12 пт.

Для оформления табличных материалов используют шрифт  Times New Roman  № 12.

Наименование вида документа печатают прописными буквами.

При оформлении всех реквизитов документов между инициалами и фамилией ставится пробел.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявления, объяснительная записка и т.п.).

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют по центру верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) и знаков препинания. Нумерация страниц в документе должна быть сквозной.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 30 мм - левое, 15 мм - правое, 20 мм - верхнее, 20 мм - нижнее.

Раздел V

 Особенности подготовки, оформления и

прохождения отдельных видов документов

Подраздел I

Правила подготовки, оформления и прохождения проектов

законодательных актов Тверской области

23. Разработка проектов законов Тверской области (далее – проект закона) и необходимых документов осуществляется работниками исполнительных органов, структурных подразделений (далее – исполнитель-разработчик проекта), а при необходимости – лично членами Правительства Тверской области или руководителями исполнительных органов, советниками Губернатора Тверской области.

В случае необходимости изменения, дополнения, частичной или полной отмены, признания утратившими силу действующих законов Тверской области подготовка проекта закона по данному вопросу осуществляется исполнительными органами или структурными подразделениями, в сферу деятельности которых входят изменяемые нормы действующих законов Тверской области.

24. Проект закона печатается шрифтом Times New Roman № 14 на стандартных листах бумаги формата А4.

25. Проект закона оформляется следующим образом:

а) на расстоянии 20 мм от верхнего среза листа в правом углу печатаются слова «Проект ЗО», выделяются полужирным шрифтом, выравниваются по правому краю;

б) наименование вида правового акта печатается через 1,5 межстрочных интервала от строки, на которой размещены слова «Проект ЗО», прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. При этом слово «ЗАКОН» печатается ниже словосочетания «ТВЕРСКАЯ ОБЛАСТЬ» через 1,5 межстрочных интервала;

в) наименование проекта закона отделяется от  предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру, пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем издан закон?» или в нем приводится название кодекса (например, Избирательный кодекс Тверской области);

г) на 2 – 3 межстрочных интервала ниже наименования проекта закона с выравниванием по правому краю указывается: «Принят Законодательным Собранием Тверской области ___________ года»;

д) текст проекта закона отделяется от предыдущего реквизита 3 – 4 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал с одной стороны листа.

Текстовая часть проекта закона может подразделяться на преамбулу, нормативные предписания, составляющие основное содержание закона, заключительные и переходные положения.

Преамбула – самостоятельная часть проекта закона, которая определяет его цели, задачи, но не является обязательной. Преамбула может содержать указание на законы и иные нормативные правовые акты, в соответствии с которыми принимается закон Тверской области, и не должна содержать самостоятельные нормативные предписания. Преамбула не делится на статьи,  не нумеруется.

Текстовая часть проекта закона (за исключением преамбулы) состоит из статей, которые могут группироваться в главы, а главы – в разделы.

Раздел может иметь наименование.

Вводить структурную единицу «раздел», если в законопроекте нет глав, не следует.

Структурная единица «глава» имеет наименование, нумеруется арабскими цифрами.

Наименование главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера главы, после которого ставится точка.

Названия статей печатаются строчными буквами через 1  межстрочный интервал и выравниваются по левому краю. Слово «статья» печатается с красной строки с прописной буквы. Номера статей проставляются арабскими цифрами. После указания номера статьи ставится точка. Текст статьи печатается с нового абзаца.

При отсутствии названия статьи слово «статья» и номер выделяются полужирным шрифтом, точка не ставится. Статьи, главы и разделы имеют сквозную нумерацию.

В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация частей осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи, пунктов – арабскими цифрами со скобкой, подпунктов – строчными буквами со скобкой;

е) реквизит подписи оформляется  в соответствии с подпунктом «у» пункта 22 настоящей Инструкции.

26. Подписанный Губернатором Тверской области закон Тверской области передается в управление документационного обеспечения, которое осуществляет регистрацию, тиражирование, хранение, снятие копий и рассылку, в том числе передачу бумажной копии и электронной версии  для официального опубликования. Зарегистрированный подлинный экземпляр закона Тверской области направляется в Законодательное Собрание Тверской области.

27. Управление документационного обеспечения организует официальное опубликование законов Тверской области, подписанных Губернатором Тверской области, в газете «Тверские ведомости».

28. Учет опубликования законов Тверской области в средствах массовой информации осуществляет управление документационного обеспечения.

Проекты поправок к Уставу Тверской области оформляются в том же порядке, что и проекты законов.

Подраздел II

Правила подготовки и оформления нормативных правовых актов и распорядительных документов Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области

29. Законами Тверской области от 02.08.2011 № 44-ЗО «О Правительстве Тверской области», от 16.03.2004 № 13-ЗО «О нормативных правовых актах Тверской области» установлены следующие виды нормативных правовых актов Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области: постановления Губернатора Тверской области и постановления Правительства Тверской области (далее – Постановления).

В компетенцию Губернатора Тверской области и Правительства Тверской области также входит принятие распорядительных актов в форме распоряжений (далее – Распоряжения), которые не порождают общеобязательных норм права, за исключениями, установленными федеральным законодательством, Уставом Тверской области и законами Тверской области.

Порядок подготовки и вынесения на рассмотрение Губернатора Тверской области, Правительства Тверской области правовых актов определяется Регламентом Правительства Тверской области.

30. Обеспечение качественной подготовки, правильности оформления проектов правовых актов, полноты процедуры прохождения, в том числе их согласования с заинтересованными сторонами, определение списка рассылки возлагается на исполнителей, готовящих проекты.

31. Представление проекта правового акта на подпись Губернатору Тверской области осуществляется управлением документационного обеспечения через управление секретариатом Губернатора Тверской области Аппарата.

32. Управление документационного обеспечения осуществляет регистрацию правовых актов с использованием АС ДОУ, направление копий правовых актов согласно списку рассылки и текущее хранение подлинников правовых актов (кроме правовых актов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну).

33. Правовые акты оформляются на унифицированных бланках формата А4 с продольным расположением реквизитов (приложения 2-5), соответствующих наименованию вида документа (Постановления, Распоряжения), и имеют, помимо бланочных, обязательные реквизиты.

34. Дата и номер проставляются цифровым способом, печатаются шрифтом Times New Roman № 14, номер состоит из знака «№» и порядкового номера (например, 15.07.2012  № 210).

35. Правовые акты нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. В постановлениях Губернатора Тверской области после порядкового номера через дефис добавляется буквосочетание «пг», в распоряжениях Губернатора Тверской области – «рг», в постановлениях Правительства  Тверской области – «пп», в распоряжениях Правительства Тверской области – «рп». Дата и регистрационный номер подписанного правового акта проставляются управлением документационного обеспечения.

36. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста правового акта. Заголовок  печатается шрифтом Times New Roman № 14 через 1 межстрочный интервал и выравнивается по левому краю текста.

Заголовок начинается с предлога «О» («Об») и формируется при помощи отглагольных существительных (например, «О введении...», «Об утверждении...», «О создании...») или существительных, указывающих на предмет (например, «Об итогах...», «О мерах...»).

Заголовок имеют Постановления и Распоряжения.

Заголовок отделяется от реквизита «Наименование вида правового акта» 4 – 5 межстрочными интервалами.

37. Текст отделяется от заголовка 3 – 4 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman № 14. Левая граница текстового поля располагается на расстоянии 30 мм от левого среза листа, правая граница текстового поля располагается на расстоянии 15 мм от правого среза листа.

Текст выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст правового акта, как правило, состоит из двух взаимосвязанных частей  –  констатирующей (преамбулы) и постановляющей (в распоряжениях – распорядительной).

Констатирующая часть является введением в существо вопроса и обосновывает издание правового акта. В ней могут быть кратко перечислены факты, события, дана им оценка.

Постановляющая часть постановлений Губернатора Тверской области начинается словом «постановляю», а постановлений Правительства Тверской области – словами «Правительство Тверской области постановляет». Слова «постановляю», «постановляет» печатаются строчными буквами в продолжение констатирующей части, при этом не допускается перенос части этих слов на следующую строку.

Текст постановляющей части печатается с красной строки.

Формулировки постановляющей части правового акта должны быть конкретными, четкими, ясными, не допускающими двояких толкований, не противоречить ранее изданным правовым актам.

Постановляющая часть проектов правовых актов, как правило, подразделяется на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые обозначаются строчными буквами со скобкой (например, а), б), в). После строчных буквенных обозначений со скобкой подпункты начинают со строчной буквы и отделяют точкой с запятой. Если подпункт состоит из нескольких абзацев, то они отделяются друг от друга точками. Пункт может подразделяться на абзацы. Они не обозначаются цифрами, но их нумерация подразумевается. Отсчет ведется от абзаца, начинающегося с цифры, обозначающей пункт. Абзац следует начинать с прописной буквы, а последнюю строку абзаца заканчивать точкой.

В постановляющей (распорядительной) части правового акта в повелительной форме указывается, как правило, кому, в какой срок и какие действия предписывается исполнить.

Исполнители могут указываться обобщенно, например:

«Руководителям структурных подразделений аппарата Правительства Тверской области...».

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме: «разработать», «обеспечить», «подготовить», «организовать», «зачислить», «возложить», «предоставить» и т.п.

Не допускается формулировка конкретных заданий без установления соответствующего срока исполнения.

Как правило, в предпоследнем пункте указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением правового акта и срок предоставления отчета об исполнении правового акта.

Если текст правового акта имеет несколько страниц, то они нумеруются, начиная со второй, арабскими цифрами по центру верхнего поля листа.

38. Правовые акты подписываются Губернатором Тверской области либо (в случаях, определенных Уставом Тверской области) должностным лицом, исполняющим обязанности Губернатора Тверской области.

39. Список рассылки правового акта составляется исполнителем.

При формировании списка рассылки указываются должностные лица, наименования исполнительных органов, органов местного самоуправления, учреждений и организаций (перечень конкретных адресатов, которым в правовом акте предписывается осуществление определенных действий). Список рассылки печатается шрифтом Times New Roman № 12 в нижней части листа согласования выше отметки об исполнителе.