Постановление Губернатора Московской области от 20.01.2016 № 11-ПГ

Работник службы делопроизводства государственного органа проверяет наличие документов, включая приложения, а также соответствие номеров документов номерам, указанным на конвертах, а также правильность (полноту) оформления основных реквизитов документа.

96. При отсутствии документа либо приложения к нему, отсутствии необходимых реквизитов документа (подпись, дата и регистрационный номер), а также обнаружении повреждений документ возвращается отправителю с приложением соответствующего акта (согласно приложению 8). Один экземпляр акта приобщается к поступившему документу и возвращается отправителю документа, второй подшивается в соответствующее дело.

При получении поврежденного документа в регистрационной карточке документа в МСЭД в поле "Примечание" делается отметка "Документ получен в поврежденном виде".

4. Регистрация входящих документов

Регистрация служебной корреспонденции, адресованной Губернатору Московской области, Правительству Московской области, руководителям государственных органов, осуществляется соответствующими службами делопроизводства государственных органов. Обращения граждан регистрируются отдельно от других документов государственного органа в соответствии с регламентами рассмотрения обращений граждан и организаций государственных органов.

97. При первичной обработке проводится сортировка документов на регистрируемые, не подлежащие регистрации, а также учитываемые.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях.

Учитываются без регистрации:

конверты с пометкой "Лично", не подлежащие вскрытию;

приглашения на различные мероприятия, в том числе пригласительные билеты на семинары, конференции, симпозиумы и подобные мероприятия;

научные труды.

Не учитываются и не регистрируются:

поздравительные и благодарственные письма, открытки, телеграммы, соболезнования;

печатные издания (книги, газеты, журналы, сборники, альманахи, бюллетени, каталоги и тому подобное);

коммерческие предложения, поступившие без сопроводительных писем;

рекламные проспекты, каталоги и другие рекламные материалы, прейскуранты цен на товары и услуги;

ведомственные статистические отчеты, техническая литература, информационные справочники, сводки и бюллетени, тематические и специальные сборники и обзоры;

документы на иностранных языках без перевода;

счета организаций;

месячные и квартальные бухгалтерские отчеты;

первичные документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, накладные, сметы и др.);

формы статистической отчетности;

унифицированные формы и бланки документов;

задания и отчеты работников государственных органов по командировкам;

извещения об отпусках и командировках;

документы (заявки, наряды, списки) по хозяйственному, культурно-бытовому и медицинскому обслуживанию.

Если на документ, не подлежащий регистрации, наложена резолюция руководителя (собственноручно), то такой документ должен быть зарегистрирован.

98. Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в систему МСЭД. Регистрационный номер очередному документу присваивается системой МСЭД автоматически в соответствии с выбранной номенклатурой.

В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа проставляется отметка (регистрационный штамп), содержащая наименование государственного органа, входящий регистрационный номер и дату регистрации. Штамп должен наноситься не на текстовой части документа.

Регистрационный штамп может быть распечатан из системы МСЭД на лицевой стороне первого листа документа. Регистрационный штамп также может быть распечатан на специальной клейкой этикетке и наклеен на свободное поле лицевой стороны первого листа документа.

99. Регистрация полученных документов осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем получения.

При большом объеме поступающих документов в первую очередь обрабатываются и регистрируются наиболее важные и срочные документы. К наиболее важным документам относятся документы, поступившие от Президента Российской Федерации, из Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных министерств и ведомств, правоохранительных органов, из аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Центральном федеральном округе, содержащие поручения государственным органам.

Документы с пометками "Срочно", "Весьма срочно", "Вручить немедленно" и телеграммы обрабатываются и передаются на регистрацию незамедлительно.

100. Если входящий документ поступил в бумажной форме или по факсу, то для получения электронного образа документа он должен быть отсканирован. Если входящий документ поступил по электронным каналам: электронной почте или системе МЭДО в виде электронного файла, то сканировать документ не требуется.

Документ сканируется после присвоения ему регистрационного номера, затем к РК прикрепляется электронный образ (скан-образ) документа с приложениями (при их наличии).

Не сканируются и не прикрепляются к регистрационным карточкам следующие документы:

содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометкой "Для служебного пользования";

содержащие персональные данные о работниках государственных органов и других гражданах, в том числе кадровые документы и наградные материалы;

прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, в том числе судебные решения (в последнем случае сканируется только первая страница документа);

документы, имеющие в своем составе объемные сшитые приложения (брошюры, книги, газеты, журналы и так далее) объемом свыше 50 листов;

документы, оформленные на листах формата, превышающего А4;

несшитые (несброшюрованные) документы или приложения к ним очень большого объема <4>;

документы, оформленные на бумаге нестандартной толщины (менее 30 г/м² или более 200 г/м²).

(Нумерация сносок дана в соответствии с официальным текстом документа.)

<4> Максимальный объем документа (в листах) при сканировании определяется техническими ограничениями МСЭД (максимальный размер прикрепляемого к РК файла с электронным образом документа не должен превышать 120 Мб).

101. Входящий документ, независимо от того, в какой форме он поступил (бумажной или электронной), подлежит регистрации только в том случае, если его качество позволяет однозначно и безошибочно прочитать текст документа и понять его содержание.

На качество документа влияют следующие факторы:

контрастность (соотношение яркости текста/фона документа);

четкость текста;

"разворот" текста относительно вертикальной оси (максимальный угол отклонения левого края текста от вертикали не должен превышать 2 градусов);

дефекты изображения ("наползание" строк; темные или светлые пятна и тому подобное);

"обрезание" текста по одному или нескольким краям;

наличие черных полей по краям документа, возникающих при сканировании документа (максимальная ширина черного поля не должна превышать 2 мм).

Если на регистрацию поступил документ неудовлетворительного качества, то работник, регистрирующий документы (далее - регистратор), имеет право отказать в регистрации данного документа с указанием причины отказа.

Если документ содержит пометки "Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно", или из текста документа следует, что он содержит срочное поручение или сообщение, требующее немедленной передачи, то регистратор должен зарегистрировать документ, невзирая на его неудовлетворительное качество, и сделать соответствующее направление.

При сканировании бумажного документа удовлетворительного качества регистратор должен добиться получения электронного образа этого документа также удовлетворительного качества.

При сканировании бумажного документа необходимо руководствоваться следующими правилами:

сканировать страницы документа в правильной последовательности;

не сканировать повторяющиеся страницы;

не сканировать пустые (чистые) страницы;

не сканировать оборотную сторону последнего листа документа, в нижней части которой указаны ФИО и телефон исполнителя документа;

при необходимости изменить ориентацию (повернуть) страницы скан-образа документа для удобства чтения.

5. Предварительное рассмотрение документов

В государственных органах службы делопроизводства предварительно рассматривают документы в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством государственного органа. Типовые документы, поступившие в государственный орган по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Результатом предварительного рассмотрения в государственном органе является направление документа соответствующему должностному лицу.

6. Порядок рассмотрения документов руководством

государственного органа и доведения

документов до исполнителей

102. Документы направляются на рассмотрение и наложения указания (резолюции) руководителю и иным должностным лицам государственного органа только после регистрации.

Порядок рассмотрения документов руководством государственного органа определяется с учетом распределения обязанностей между руководителем и его заместителями.

103. Заместитель руководителя государственного органа, получивший адресованную ему корреспонденцию по вопросам, не относящимся к его компетенции в соответствии с распределением обязанностей, направляет ее (со служебной запиской о причинах переадресации) заместителю руководителя государственного органа, к сфере ведения которого относятся вопросы, затрагиваемые в документе.

Документ должен быть переадресован в течение 3 дней со дня поступления заместителю руководителя государственного органа или в структурное подразделение государственного органа, если срок его исполнения более 10 дней, и в течение одного рабочего дня при сроке его исполнения менее 10 дней.

104. Проект резолюции может быть подготовлен помощником (доверенным лицом) руководителя государственного органа. Руководитель государственного органа может утвердить подготовленный проект резолюции, изменить его или направить на доработку со своими замечаниями.

Утвержденная резолюция руководителя государственного органа рассылается исполнителям в электронном виде через систему МСЭД.

105. В случае если поступивший документ не требует исполнения (направлен для сведения или учета в работе), руководитель государственного органа, его заместители, руководители структурных подразделений государственного органа ставят в системе МСЭД отметку об исполнении или создают к документу резолюцию для соответствующих работников государственных органов с указанием о направлении документа в дело.

7. Организация работы с исходящими документами

106. Порядок подготовки исходящих документов включает в себя: составление проекта документа, согласование, утверждение, подписание, регистрацию, тиражирование и отправку.

Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с инструкцией по делопроизводству государственного органа, а также согласование проекта документа с заинтересованными государственными органами и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами государственного органа (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение государственного органа - исполнителя документа.

107. Исходящие документы оформляются на соответствующих бланках и подписываются Губернатором Московской области, Вице-губернаторами Московской области, первым заместителем Председателя Правительства Московской области, заместителями Председателя Правительства Московской области, заместителем Председателя Правительства Московской области - руководителем Администрации Губернатора Московской области, заместителем Председателя Правительства Московской области - министром инвестиций и инноваций Московской области.

В государственных органах исходящие документы оформляются на бланках государственных органов и подписываются соответствующими должностными лицами.

108. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, адресации, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, списка рассылки. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Проекты документов визируются (согласовываются) в МСЭД руководителем подразделения государственного органа или его заместителем, при необходимости работниками других структурных подразделений государственного органа.

109. Помощник или доверенное лицо руководителя государственного органа проверяет наличие оригиналов документов, послуживших основанием для написания письма, наличие указаний по исполнению документа руководителя государственного органа, его заместителей, руководителей структурных подразделений государственного органа, правильность и полноту выполнения указаний по исполнению документа, наличие виз руководителей структурных подразделений государственного органа - исполнителей и соисполнителей, заместителей руководителя государственного органа, корректора (если письмо передается на подпись Губернатору Московской области), правильность оформления проекта письма, наличие приложений.

Неправильно или не полностью оформленные и содержащие грамматические ошибки документы возвращаются исполнителю для доработки, повторного согласования и представления на подпись руководителю государственного органа или его заместителю.

110. Все исходящие документы государственных органов подлежат обязательной регистрации в соответствии с Правилами. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом государственного органа и на отправку не принимается.

8. Регистрация исходящих документов

111. Службы делопроизводства государственных органов осуществляют проверку правильности оформления документов, подписанных уполномоченными должностными лицами государственных органов, комплектности документов и соответствия количества экземпляров документов спискам рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

112. Регистрация исходящих документов производится в системе МСЭД. Регистрационный номер и дата регистрации присваиваются в системе МСЭД автоматически в соответствии с выбранной номенклатурой и переносятся (надпечатываются) на бланк исходящего документа зарегистрировавшим его работником службы делопроизводства государственного органа.

Регистрация исходящих документов осуществляется не позднее рабочего дня, следующего за днем их подписания (утверждения).

9. Регистрация и прохождение внутренних документов

113. Внутренние документы (аналитические, докладные, служебные, пояснительные записки) готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах государственных органов с помощью системы МСЭД.

Объяснительные записки по личному составу не создаются в электронной форме и хранятся в личном деле работника государственного органа.

114. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.

115. Регистрационный номер внутреннему документу присваивается в МСЭД после подписания уполномоченным должностным лицом государственного органа.

10. Отправка документов

116. Службы делопроизводства государственных органов осуществляют отправку документов, подписанных уполномоченными должностными лицами государственных органов.

Документы отправляются почтовой, фельдъегерской связью, с помощью средств электрической связи, по системе МЭДО, а также нарочными.

Фельдъегерской связью или по системе МЭДО осуществляется отправка документов только адресатам, включенным в перечень федеральных органов исполнительной власти.

Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по системе МЭДО, факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель.

117. На отправку принимаются документы, имеющие дату текущего дня (за исключением копий документов) либо дату предыдущего дня. Документы, зарегистрированные два или более дней назад, к отправке не принимаются.

118. Работник службы делопроизводства государственного органа проверяет правильность оформления исходящих документов (адрес, заголовок, подпись, необходимость проставления печати, наличие приложений, отметка об исполнителе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов) и производит сортировку документов по форме почтового отправления (простая, заказная).

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

119. Документы, направляемые по списку рассылки, принимаются только при наличии оформленного (подписанного руководителем структурного подразделения) списка рассылки. Копия списка рассылки при необходимости направляется всем указанным адресатам.

Документы с пометками "Вручить немедленно", "Весьма срочно" и "Срочно" отправляются адресатам незамедлительно.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Документы, отправленные с нарочным (работником структурного подразделения государственного органа), передаются организациям-адресатам под расписку.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ, или руководителя службы делопроизводства государственного органа.

Корреспонденция личного характера, письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Правительства Московской области, к отправке не принимаются.

120. Корреспонденция, отправляемая почтовой связью, оформляется в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

121. При отправке документа почтой работник службы делопроизводства государственного органа осуществляет сортировку и вложение документа в конверт с указанием адреса, взвешивание, франкирование и передачу документа на отправку в Отделение почтовой связи по реестру.

На корреспонденцию, отправляемую заказной почтой, Отделением почтовой связи выдаются квитанции о получении корреспонденции.

122. Передачу факсограмм осуществляют работники структурных подразделений государственных органов.

123. Телеграммы на отправку за подписью уполномоченных должностных лиц государственных органов принимаются работниками служб делопроизводства государственных органов оформленными в соответствии с требованиями Правил по оформлению телеграмм (пункт 78).

Телеграммы на отправку (кроме поздравительных) регистрируются в установленном порядке.

Подписывать телеграммы категории "правительственная" имеют право Губернатор Московской области, Вице-губернаторы Московской области, первый заместитель Председателя Правительства Московской области, заместители Председателя Правительства Московской области, заместитель Председателя Правительства Московской области - руководитель Администрации Губернатора Московской области, заместитель Председателя Правительства Московской области - министр инвестиций и инноваций Московской области.

Телеграммы составляются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается в отделение ОАО "Центральный телеграф", а второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.

124. Работник службы делопроизводства государственного органа осуществляет отправку телеграммы немедленно после получения от исполнителя подписанного экземпляра.

11. Работа исполнителя с документами

125. Организация работы с документами в структурных подразделениях государственного органа осуществляется на основании указаний по исполнению документов (резолюций) руководителя государственного органа, его заместителей, руководителей структурных подразделений государственного органа, иных должностных лиц.

126. Руководители структурных подразделений государственных органов обеспечивают оперативное рассмотрение документов, своевременное доведение их до исполнителей (как правило - в день поступления), контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса и сохранность документов.

127. При рассмотрении документов руководитель подразделения государственного органа выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы с пометкой "Срочно" направляются на исполнение незамедлительно.

128. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству государственного органа или руководителям структурных подразделений государственного органа, подготовку к отправке адресату (адресатам).

129. При наличии нескольких исполнителей ответственный исполнитель несет ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, за качество оформления документа и сроки исполнения документа.

Все остальные исполнители (соисполнители) несут ответственность за полноту и достоверность представления ответственному исполнителю материалов (проектов документов, справок, сведений и так далее) в установленные руководителем государственного органа или руководителем структурного подразделения государственного органа сроки.

130. При подготовке и оформлении документов исполнитель обязан:

в ответном письме указать ссылку на номер и дату документа, на который дается ответ;

проверить полноту оформления документа (правильность указания адресата и почтового адреса, наличие подписи, виз, приложений, а также фамилии и номера телефона исполнителя);

на письмах, отправляемых в несколько адресов на бумажном носителе, отметить адрес того адресата, кому посылается данный экземпляр письма;

при отправке документа более чем в четыре адреса составить список его рассылки.

131. Исполнитель определяет вид доставки документа, необходимое количество экземпляров документа (при направлении документа в бумажной форме), тиражирует его (при необходимости) и передает документ в службу делопроизводства для отправки.

132. При временном отсутствии (отпуск, командировка, болезнь и др.) или в случае увольнения, перемещения, перевода по службе работники государственных органов обязаны передать все находящиеся у них документы на бумажном носителе, а также перенаправить находящиеся у них на рассмотрении в МСЭД электронные документы другому работнику по указанию своего непосредственного руководителя или руководителя государственного органа.

133. В случае если у исполнителя отсутствуют реальные условия выполнения задания в установленные сроки, он готовит соответствующую докладную записку на имя руководителя, давшего поручение. Руководитель (или лицо, его замещающее) вправе принять решение о переносе срока исполнения, после чего новый срок исполнения документа фиксируется в системе МСЭД структурным подразделением государственного органа, отвечающим за контроль.

134. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов документов, полученных им при исполнении профессиональных обязанностей.

12. Особенности обращения с документами, изданиями

и машинными носителями информации, содержащими служебную

информацию ограниченного доступа

135. Порядок обращения с документами, изданиями (книгами, журналами, брошюрами) и другими материальными носителями информации <5>, содержащими информацию, доступ к которой ограничен федеральными законами, а также государственными органами, являющимися обладателями информации, определяется настоящими Правилами.

<5> Фото-, кино-, видео- и аудиоматериалы, машинные носители информации и др.

136. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, изданиях и машинных носителях информации, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении документированной информации к разряду служебной информации ограниченного доступа, несут ответственность за обоснованность принятого решения.

При получении открытого документа, имеющего приложения с грифом ограничения доступа к нему, он учитывается как документ с грифом "Для служебного пользования".

137. Прием, учет (регистрация) и отправка документов, изданий и машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются структурными подразделениями государственных органов, которым поручен прием и учет несекретной документации.

138. Вся поступающая корреспонденция с пометкой "Для служебного пользования" принимается и вскрывается работниками государственных органов, которым поручена работа с указанными документами. При этом проверяется количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений. При наличии в пакете нескольких документов каждый из них регистрируется за отдельным номером.

При поступлении поврежденного пакета или документа либо при обнаружении признаков несанкционированного вскрытия пакета и (или) несоответствия вложенных документов описи или приложению составляется акт (согласно приложению 9), который прилагается к поступившим документам, а копия акта высылается отправителю документа.

В случаях, когда повреждения пакета дают возможность ознакомиться с содержанием вложенного в него документа, об этом немедленно сообщается руководителю государственного органа, а пакет с документом сохраняется в неприкосновенности до принятия решения руководителем.

Ошибочно поступившие документы и издания с пометкой "Для служебного пользования" возвращаются отправителю.

139. Регистрация документов, а также сопроводительных писем к изданиям с пометкой "Для служебного пользования" производится в соответствии с требованиями Правил к регистрации документов с тем отличием, что в МСЭД в РК документа заполняются все необходимые реквизиты и ставится пометка "ДСП", но при этом электронный образ документа (скан-образ) к РК не прикрепляется. При регистрации документа с пометкой "Для служебного пользования" в МСЭД автоматически добавляет к регистрационному номеру документа пометку "ДСП".

140. После регистрации входящие документы с пометкой "Для служебного пользования" представляются руководителю государственного органа.

Решение руководителя по представленному документу фиксируется в резолюции. Резолюция руководителя по исполнению документа содержит: конкретные поручения исполнителю или исполнителям, которым направляется документ, предписываемые действия, порядок и сроки исполнения, подпись руководителя и дату. Ответственным за исполнение документа является лицо, которое указано в резолюции первым, если иное не оговорено особо.

141. Оригинал входящего документа с пометкой "Для служебного пользования" передается на исполнение ответственному исполнителю, дополнительно размноженные по количеству соисполнителей документы - работникам структурных подразделений государственного органа под расписку в реестре передачи документов (согласно приложению 10) и учитываются в журналах учета входящих документов с пометкой "Для служебного пользования", которые ведутся в структурных подразделениях государственного органа (согласно приложению 11).

Дополнительно размноженные документы с пометкой "Для служебного пользования" подлежат обязательному учету.

142. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования".

Дела с пометкой "Для служебного пользования" подлежат полному оформлению.

143. Документы с пометкой "Для служебного пользования", не подлежащие подшивке в дела (инструкции, документы большого формата, сброшюрованные, чертежно-графические и так далее), переводятся на учет документов длительного хранения и подлежат инвентарному учету.

Инвентарный учет ведется по журналу инвентарного учета документов с пометкой "Для служебного пользования" (согласно приложению 12) в структурных подразделениях государственного органа.

144. Исходящие документы с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются в МСЭД структурными подразделениями или службами делопроизводства государственных органов, учитываются в журнале учета исходящих документов с пометкой "Для служебного пользования" (согласно приложению 13), после чего под расписку в реестре передачи документов передаются на отправку в службу делопроизводства государственного органа.

Документ с пометкой "Для служебного пользования" должен иметь все необходимые реквизиты (согласно приложению 14):

пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам;

на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа проставляется количество отпечатанных экземпляров, список рассылки, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона, дата печатания документа.

145. При отправке документа с пометкой "Для служебного пользования" с сопроводительным письмом после слова "Приложение" в письме указываются наименование каждого приложения (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), его регистрационный номер, количество прилагаемых экземпляров и листов.

Если у отправителя не остается копий пересылаемых приложений, то в сопроводительном письме указывается: "только в адрес".

146. Документы с пометкой "Для служебного пользования" могут направляться адресатам за своими регистрационными номерами без сопроводительных писем, если назначение этих документов не требует пояснений. При направлении документов без сопроводительного письма на пакетах, в которые вложены такие документы, проставляются регистрационные номера всех документов с указанием номеров экземпляров.

147. При необходимости направления документов с пометкой "Для служебного пользования" в несколько адресов составляется список рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Список рассылки подписывается исполнителем или руководителем структурного подразделения, государственного органа, готовившего документ.

148. Документы с пометкой "Для служебного пользования" пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, нарочным, заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении адресату.

Отправка документов с пометкой "Для служебного пользования" средствами факсимильной связи и по иным открытым каналам электронной передачи данных запрещается.

149. Внутренние документы с пометкой "Для служебного пользования" регистрируются структурными подразделениями или службами делопроизводства государственных органов в МСЭД и в журнале учета внутренних документов с пометкой "Для служебного пользования" (согласно приложению 15).

150. Внутренний документ с пометкой "Для служебного пользования" регистрируется в системе МСЭД, к регистрационному номеру документа добавляется пометка "ДСП". Регистрационный номер и дата регистрации вручную проставляются в левом верхнем углу документа (на каждом экземпляре документа).

151. Учет исходящих, входящих, внутренних документов с пометкой "Для служебного пользования" в структурных подразделениях государственного органа осуществляется по журналам учета документов с пометкой "Для служебного пользования", включенным в номенклатуру дел структурных подразделений государственного органа.

В журналах отражаются данные о прохождении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения. Листы журналов нумеруются, на оборотной стороне последнего листа делается заверительная надпись о количестве листов в журнале.

152. Уничтожение дел, документов, изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту о выделении дел и документов к уничтожению (согласно приложению 16). В МСЭД и журналах учета документов с пометкой "Для служебного пользования" в структурных подразделениях государственных органов об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Уничтожение документов с пометкой "Для служебного пользования" производится путем измельчения с использованием специального оборудования, а машинных носителей, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, - путем стирания и (или) полного форматирования носителя информации, обеспечивающего невозможность восстановления информации.

153. При временном отсутствии (отпуск, командировка, болезнь и др.) или в случае увольнения, перемещения, перевода по службе работника государственного органа, ответственного за учет документов с пометкой "Для служебного пользования", его обязанности возлагаются на другого работника государственного органа, назначенного руководителем структурного подразделения государственного органа. Передача документов в данных случаях производится по акту приема-передачи, который утверждается соответствующим руководителем.

154. Проверка наличия документов, дел, изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя государственного органа. В состав таких комиссий обязательно включаются работники государственного органа, ответственные за учет и хранение материалов с пометкой "Для служебного пользования".

В архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

Результаты проверки оформляются актом.

155. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах и изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

156. Машинные носители информации (дискеты, флэш-накопители, жесткие магнитные диски, CD-ROM, DVD-ROM и так далее), содержащие служебную информацию ограниченного доступа, учитываются в структурных подразделениях государственного органа в журналах учета машинных носителей информации (согласно приложению 17) с проставлением в удобном для просмотра месте учетных реквизитов (учетный номер, дата регистрации, пометка "Для служебного пользования" и так далее).

157. Машинные носители информации с пометкой "Для служебного пользования" передаются другим исполнителям под расписку в журнале учета машинных носителей информации и уничтожаются по акту.

158. Порядок рассылки, передачи, проверки наличия машинных носителей информации, уничтожения, проведения расследований по фактам утраты машинных носителей информации, снятия пометки "Для служебного пользования" с машинных носителей информации и так далее является таким же, как и для документов с пометкой "Для служебного пользования".

159. Контроль за порядком обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного доступа, осуществляют структурные подразделения государственных органов, на которые возложены обязанности по защите информации.

13. Контроль исполнения документов

160. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения документов или поручений.

Контроль исполнения подразумевает под собой постановку на контроль, корректировку срока, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов.

Контролю исполнения подлежат нормативные правовые акты и распорядительные документы, служебные и информационные документы, обращения граждан и организаций с соответствующими резолюциями руководителей, а также протокольные поручения по итогам заседаний Правительства Московской области, оперативных совещаний и рабочих поездок, зафиксированные в документированных стенограммах или перечнях поручений, имеющие конкретные сроки выполнения или конечные результаты.

161. Контроль исполнения поручений и нормативных правовых актов Губернатора Московской области, обобщение и анализ поступающей на имя Губернатора Московской области информации о ходе и результатах исполнения поручений и нормативных правовых актов Губернатора Московской области осуществляет Управление контроля исполнения поручений и нормативных правовых актов Администрации Губернатора Московской области (далее - Управление контроля).

162. Контроль сроков рассмотрения обращений граждан, поступивших на имя Губернатора Московской области, осуществляет Управление по работе с обращениями граждан в соответствии с Регламентом рассмотрения обращений граждан в Администрации Губернатора Московской области.

163. В государственных органах контроль за исполнением документов возлагается на службы делопроизводства или специально уполномоченных лиц, назначенных распоряжениями (приказами) руководителей этих органов или в должностные регламенты (инструкции) которых внесены соответствующие положения.

164. Организация контроля за исполнением документов или поручений предусматривает:

получение информации о ходе исполнения документов или поручений;

обобщение и анализ поступающей информации, связанной с исполнением документа или поручения;

обсуждение на совещаниях хода исполнения документа или поручения;

постановку, снятие с контроля, корректировку срока во МСЭД в соответствии с решением руководителя, давшего поручение;

исполнители документов или поручений обеспечивают информирование лиц, на которых возложены полномочия по контрольной деятельности, о ходе исполнения документов или поручений.

165. В целях оперативного информирования руководства о состоянии исполнения всех видов документов, поручений предварительный контроль за сроками подготовки и рассмотрения проектов документов, а также анализ исполнительской дисциплины (контроль исполнения) организуются с использованием системы МСЭД.

Документы или поручения ставятся на контроль решением руководителя, давшего поручение.

Организация контрольной деятельности начинается с момента регистрации документа или поручения во МСЭД.

Ответственный исполнитель после получения поручения незамедлительно организует работу по его исполнению, определяет порядок подготовки и согласования материалов, представляемых руководителю, давшему поручение, а также координирует и контролирует работу по исполнению поручения.

166. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе, поручении или в резолюции на документе. Сроки исполнения документа или поручения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа или поручения или резолюции на документе.

167. Поручения подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

имеющие пометку "Незамедлительно" - в течение одного рабочего дня;

имеющие пометку "Весьма срочно" - в течение 2 дней;

имеющие пометку "Срочно" - в течение 3 дней;

имеющие пометку "Оперативно" - в течение 10 дней;

по запросам депутатов Московской областной Думы - не позднее чем через 15 дней со дня получения;

по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения или в иной срок, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации;

по запросам членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее чем через 30 дней со дня получения или в иной согласованный с инициатором запроса срок;

по поручениям Правительства Российской Федерации - в срок, указанный в поручении;

по протестам прокурора - не позднее чем через 10 дней со дня его поступления; при исключительных обстоятельствах, требующих немедленного устранения нарушения закона, прокурор вправе установить сокращенный срок рассмотрения протеста;

сроки исполнения протокольных поручений определяются, как правило, в протоколе и исчисляются с даты проведения заседания (совещания).

Срок исполнения документа, если он не определен в тексте документа или резолюции должностного лица, устанавливается в 30 календарных дней (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца), считая от даты утверждения резолюции.

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, то данное поручение подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Сроки рассмотрения обращений граждан и организаций определены законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области.

168. Если по объективным причинам возникает необходимость изменения срока исполнения документа или поручения, руководитель или должностное лицо, на которого возложено его исполнение, не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения представляет на имя давшего поручение руководителя мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Решение о продлении срока исполнения документа (поручения) принимается руководителем государственного органа, давшим это поручение.

О дате изменения срока сообщается исполнителю.

169. Изменение срока исполнения постановлений Правительства Московской области, постановлений и распоряжений Губернатора Московской области осуществляется по служебной записке на имя Губернатора Московской области.

170. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

171. Ответственный исполнитель до истечения срока исполнения поручения представляет руководителю, давшему поручение, доклад, содержащий информацию о результатах исполнения поручения.

К докладу прилагаются (при наличии) разработанные во исполнение поручения проекты писем, нормативных правовых актов, иные материалы.

Снятие с контроля документа или поручения осуществляется на основании решения руководителя, давшего поручения.

Исполнители поручений Губернатора Московской области через секретариаты Вице-губернаторов Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителя Председателя Правительства Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области, заместителя Председателя Правительства Московской области - министра инвестиций и инноваций Московской области или ответственных за контроль должностных лиц еженедельно (первый рабочий день недели) представляют в Управление контроля оперативную информацию об исполнении поручений, в том числе и по устным докладам Губернатору Московской области, принятым решениям по ним или копии документов с докладами, по которым приняты решения.

IX. Документальный фонд в государственном органе

172. Государственный орган формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов независимо от формы представления (на бумажном носителе или в форме электронных документов).

173. Формирование документального фонда государственного органа осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив государственного органа.

174. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о государственном органе, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием и другими документами, регламентирующими деятельность государственного органа и порядок ее документирования, а также номенклатурой дел за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, типовыми, ведомственными и иными перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

Номенклатура дел:

утверждается после ее согласования с экспертной комиссией или центральной экспертной комиссией государственного органа не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

один раз в 5 лет согласовывается с Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) уполномоченного государственного органа Московской области в сфере архивного дела.

В случае изменения функций и (или) структуры государственного органа номенклатуры дел подлежит пересоставлению и согласованию с ЭПК уполномоченного государственного органа Московской области в сфере архивного дела.

175. Экспертиза ценности документов на бумажном носителе и электронных документов производится по одинаковым принципам, на основе действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (далее - Перечень типовых управленческих архивных документов), ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, номенклатуры дел государственного органа, типовых и примерных номенклатур дел, методических пособий и рекомендаций Министерства культуры Российской Федерации, Росархива и уполномоченного государственного органа Московской области в сфере архивного дела.

176. Экспертиза ценности документов в государственном органе проводится:

в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел государственного органа и при подготовке дел к передаче в архив государственного органа;

в архиве государственного органа - в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

177. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности государственного органа, в государственном органе создается экспертная комиссия (далее - ЭК).

178. Государственные органы, имеющие подведомственную сеть, создают центральные экспертные комиссии (далее - ЦЭК).

ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя государственного органа из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.

179. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел государственного органа, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

180. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих архивных документов, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков их хранения путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

181. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

В государственном органе, в каждом структурном подразделении государственного органа описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством отдела архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями государственного органа, служат основой для подготовки сводной описи, которую готовит архив государственного органа и по которой передаются дела в один из государственных архивов Московской области.

182. Дела со дня их формирования до передачи в архив государственного органа или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях государственного органа по месту их формирования.

183. Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений государственного органа и иным пользователям на срок, не превышающий одного месяца, на основании письменного разрешения руководителя структурного подразделения государственного органа и после истечения срока подлежат возврату.

Судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам дела выдаются во временное пользование в соответствии с федеральными законами на срок, не превышающий шести месяцев, на основании письменного разрешения руководителя государственного органа или его заместителя, ведающего вопросами делопроизводства.

184. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя государственного органа с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта об изъятии из дел подлинника.

185. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу передаются в архив государственного органа по утвержденному графику. Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив государственного органа, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях государственного органа и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

X. Особенности работы с электронными документами

Порядок создания, получения, обработки, хранения и использования электронных документов, а также порядок отправки, получения и регистрации электронных сообщений регламентируется Положением об использовании межведомственной системы электронного документооборота Московской области в деятельности центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области, утвержденным распоряжением Губернатора Московской области от 27.12.2013 N 516-РГ "О вводе в промышленную эксплуатацию межведомственной системы электронного документооборота Московской области", и Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".

Приложения с 1 по 17

к Правилам

(приведены в прикрепленном файле Приложения)