Постановление Губернатора Московской области от 20.01.2016 № 11-ПГ

V. Распорядительные акты Московской области

57. К распорядительным актам Московской области относятся:

постановления Губернатора Московской области, имеющие ненормативный характер;

распоряжения Губернатора Московской области, имеющие ненормативный характер;

распоряжения Правительства Московской области, имеющие организационно-распорядительный и/или индивидуальный характер;

распоряжения Вице-губернаторов Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителя Председателя Правительства Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области, заместителя Председателя Правительства Московской области - министра инвестиций и инноваций Московской области;

распоряжения и приказы Администрации Губернатора Московской области;

распоряжения государственных органов, имеющие ненормативный характер;

приказы руководителей центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области;

перечни поручений Губернатора Московской области;

перечни поручений Вице-губернаторов Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителя Председателя Правительства Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области, заместителя Председателя Правительства Московской области - министра инвестиций и инноваций Московской области.

Распоряжениями и приказами оформляются решения персонального характера (в том числе кадровые приказы), решения по оперативным, организационным и другим вопросам, рассчитанным на разовое выполнение.

58. Распоряжения Губернатора Московской области имеют юридическую силу на всей территории Московской области и имеют обязательную силу для должностных лиц, государственных органов, организаций, которым распоряжение адресовано.

Распоряжениями Губернатора Московской области оформляются распорядительные акты, касающиеся оперативных, организационных и кадровых вопросов, а также о создании координационных и совещательных органов при Губернаторе Московской области.

В соответствии с законодательством о государственной гражданской службе некоторые распорядительные акты оформляются постановлениями Губернатора Московской области.

Распоряжениями Вице-губернаторов Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области оформляются распорядительные акты, не являющиеся нормативными правовыми актами, носящие организационный характер, в соответствии с распределением обязанностей между Вице-губернаторами Московской области, первыми заместителями Председателя Правительства Московской области, заместителями Председателя Правительства Московской области, заместителем Председателя Правительства Московской области - руководителем Администрации Губернатора Московской области, заместителем Председателя Правительства Московской области - министром инвестиций и инноваций Московской области.

Распоряжениями государственных органов и приказами руководителей государственных органов оформляются распорядительные акты по вопросам правового, кадрового, документационного и организационного обеспечения деятельности государственных органов.

Распоряжения государственных органов, приказы руководителей государственных органов подлежат обязательному выполнению работниками государственных органов.

59. Проекты распоряжений Губернатора Московской области, распоряжений Вице-губернаторов Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителей Правительства Московской области, заместителя Председателя Правительства Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области, заместителя Председателя Правительства Московской области - министра инвестиций и инноваций Московской области оформляются на бланках установленного образца, утверждаемых Губернатором Московской области и изготавливаемых типографским способом.

Проекты распоряжений государственных органов, не носящих нормативный характер, оформляются на бланках установленного образца, утверждаемых соответственно Губернатором Московской области и руководителями государственных органов и изготавливаемых типографским способом.

Текст распоряжения печатается на одной стороне бланка. Использование ксерокопий бланков запрещено.

Проекты распоряжений оформляются в соответствии с требованиями Правил к порядку оформления нормативных правовых актов.

Согласование и визирование проектов распоряжений осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Московской области, кроме проектов постановлений и распоряжений по кадровым вопросам.

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора Московской области по кадровым вопросам разрабатываются Управлением кадров Губернатора и Правительства Московской области Администрации Губернатора Московской области (далее - Управление кадров).

60. Проекты приказов готовятся на основании поручений руководителей государственных органов либо их заместителей либо в инициативном порядке.

Проекты приказов по кадровым вопросам готовятся кадровой службой государственного органа.

Приказы подписывает руководитель государственного органа или по его поручению заместитель руководителя государственного органа.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений государственных органов, которые готовят и вносят проект приказа.

Проект приказа и приложения к нему визируются исполнителем и руководителями структурных подразделений государственного органа, которым в проекте приказа предусматриваются задания и (или) поручения. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования проекта приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов, представляемые руководителю государственного органа на подпись, визируются его заместителями в соответствии с утвержденным распределением обязанностей между заместителями указанных государственных органов.

Проекты приказов, подготовленных совместно с другими органами государственной власти, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 с использованием стандартного шрифта и абзацного отступа и указанием названий органов государственной власти и организаций.

Приказы нумеруются по порядку издания в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, по личному составу регистрируются отдельно. Приказы по личному составу в зависимости от срока хранения архивных документов (5 лет или 75 лет) также регистрируются отдельно.

Проект приказа во исполнение постановления (распоряжения) Губернатора Московской области должен быть подготовлен в течение 10 дней со дня вступления в силу такого постановления (распоряжения), если самим постановлением (распоряжением) не установлен другой срок.

61. Проект приказа печатается на бланке приказа государственного органа с использованием стандартного шрифта и абзацного отступа.

Проекты приказов представляются на подпись руководителю государственного органа. Датой приказа является дата его подписания.

Приказ имеет следующие реквизиты:

наименование должности руководителя, подписывающего приказ, наименование государственного органа в полном соответствии с положением о государственном органе;

наименование вида документа - "ПРИКАЗ";

дата и номер документа;

заголовок приказа;

текст приказа;

визы согласующих лиц;

гриф согласования;

подпись должностного лица.

Дата приказа оформляется цифровым способом: например, 03.11.2015; номер приказа состоит из символа "N" и порядкового номера приказа: например, N 21.

Заголовок приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается стандартным шрифтом с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру, например:

Об утверждении методических рекомендаций по заполнению

справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах

имущественного характера

Текст отделяется от заголовка тремя пустыми строками и печатается стандартным шрифтом с абзацным отступом.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и тому подобное. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом "ПРИКАЗЫВАЮ:", которое печатается прописными буквами вразрядку, например:

В соответствии с Федеральным законом от 25.12.2008 N 273-ФЗ "О противодействии коррупции" П Р И К А З Ы В А Ю:

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, подпункты нумеруются арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются органы государственной власти (их подразделения), организации или конкретные должностные лица.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения об органе государственной власти (его подразделении), должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-то его структурные единицы, то один из пунктов распорядительной части текста приказа должен содержать ссылку на изменяемый (отменяемый, дополняемый) документ (структурную единицу документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

В приказ не включаются слова "Приказ довести до сведения...". Органы государственной власти (их подразделения), до сведения которых доводится приказ, указываются в списке рассылки, который исполнитель готовит одновременно с проектом приказа.

Визы включают наименование должностей визирующих, личные подписи, расшифровку подписей в последовательности инициалы и фамилия, дату визирования.

Гриф согласования проставляется на оборотной стороне последнего листа проекта приказа.

Реквизит "Подпись" на проекте приказа состоит из наименования должности лица, подписывающего приказ, личной подписи и ее расшифровки (инициалы имени и отчества, фамилия).

Приказы подписывает руководитель государственного органа, а в случае отсутствия руководителя - лицо, исполняющее его обязанности.

Приложения к проекту приказа оформляются в соответствии с требованиями Правил к оформлению реквизита "Отметка о наличии приложения" и подписываются руководителем самостоятельного подразделения государственного органа, подготовившим проект.

Совместные приказы государственных органов печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 с использованием стандартного шрифта и абзацного отступа.

При оформлении совместного приказа:

наименования органов государственной власти располагаются на одном уровне;

наименование вида документа "ПРИКАЗ" располагается по центру;

дата совместного приказа соответствует дате более поздней подписи;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами государственной власти и (или) организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов (организаций), проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей органов государственной власти и (или) организаций располагаются на одном уровне.

62. Перечни поручений Губернатора Московской области обязательны для исполнения ответственными должностными лицами.

Подготовка и оформление перечней поручений Губернатора Московской области осуществляются на основании поручений Губернатора Московской области по итогам проведения заседаний Правительства Московской области, совещаний, рабочих поездок и публичных выступлений, официальных визитов, "прямых эфиров", пресс-конференций и брифингов с участием Губернатора Московской области, рассмотрения Губернатором Московской области письменных обращений граждан.

Перечни поручений Вице-губернаторов Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителя Председателя Правительства Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области, заместителя Председателя Правительства Московской области - министра инвестиций и инноваций Московской области оформляются по итогам мероприятий с их участием и являются обязательными для исполнения ответственными должностными лицами.

Перечни поручений Губернатора Московской области, Вице-губернаторов Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителя Председателя Правительства Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области, заместителя Председателя Правительства Московской области - министра инвестиций и инноваций Московской области оформляются на бланках установленного образца, утверждаемых Губернатором Московской области, с обязательным указанием ответственных должностных лиц и конкретных сроков их исполнения.

Текст перечня поручений печатается на одной стороне бланка.

Согласование проектов перечней поручений, а также подписание и регистрация перечней поручений осуществляется в МСЭД.

VI. Порядок подписания, регистрации, рассылки и хранения

нормативных правовых и распорядительных актов

63. Подготовленные и согласованные проекты нормативных правовых актов и распорядительных документов Губернатора Московской области на бланке со всеми приложениями, с пояснительной запиской, списком рассылки на бумажном и электронном носителях, другими информационными материалами сдаются исполнителем в Управление по организации заседаний Правительства Московской области Администрации Губернатора Московской области (далее - Управление по организации заседаний Правительства), кроме распорядительных документов Губернатора Московской области по кадровым вопросам.

Управление по организации заседаний Правительства в установленном Регламентом Правительства Московской области порядке представляет проекты постановлений и распоряжений Губернатора Московской области для дальнейшего рассмотрения, подписания и/или утверждения Губернатору Московской области, а затем регистрирует и рассылает документы по списку рассылки, подготовленному исполнителем.

Управление кадров направляет подготовленные им и согласованные проекты распорядительных документов Губернатора Московской области по кадровым вопросам на бланке для дальнейшего рассмотрения, подписания и/или утверждения Губернатору Московской области, а затем передает документы в Управление по организации заседаний Правительства для регистрации и дальнейшей рассылки по списку рассылки.

Распоряжения Вице-губернаторов Московской области, первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителя Председателя Правительства Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области, заместителя Председателя Правительства Московской области - министра инвестиций и инноваций Московской области после их подписания сдаются исполнителем в Управление по организации заседаний Правительства для регистрации, тиражирования и рассылки.

64. Подготовленные и согласованные проекты постановлений Правительства Московской области с пояснительной запиской и презентационными материалами к докладу сдаются в Управление по организации заседаний Правительства для включения в повестку очередного заседания Правительства Московской области.

После рассмотрения на заседании Правительства Московской области принятое постановление и стенограмма его рассмотрения представляются исполнителем в Правовое управление Губернатора Московской области Администрации Губернатора Московской области (далее - Правовое управление) для проверки соответствия текста постановления стенографической записи заседания Правительства Московской области. После повторного визирования в Правовом управлении проект постановления Правительства Московской области сдается исполнителем в Управление по организации заседаний Правительства для передачи на подпись Губернатору Московской области.

65. Подписанные постановления и распоряжения Губернатора Московской области, постановления и распоряжения Правительства Московской области регистрируются в журналах регистрации в течение календарного года.

Регистрация постановлений Правительства Московской области ведется в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и (через косую черту) номера протокола заседания Правительства Московской области, например: 41/2, где "41" - порядковый номер постановления, а "2" - номер протокола заседания.

Регистрация постановлений, распоряжений Губернатора Московской области, распоряжений Вице-губернаторов Московской области ведется в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и буквенного индекса: "ПГ" - постановление Губернатора Московской области, "РГ"- распоряжение Губернатора Московской области, "РВГ" - распоряжение Вице-губернатора Московской области.

Регистрация распоряжений первого заместителя Председателя Правительства Московской области, заместителей Председателя Правительства Московской области, заместителя Председателя Правительства Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области, заместителя Председателя Правительства Московской области - министра инвестиций и инноваций Московской области ведется в порядке возрастания номеров и состоит из порядкового номера и буквенного индекса "р".

Буквенный индекс пишется после порядкового номера через дефис.

66. Нормативные правовые акты и распорядительные документы, подготовленные совместно двумя или более государственными органами, после согласования представляются в установленном порядке на подпись и регистрацию.

67. В количестве экземпляров, равном числу государственных органов, подготовивших документ, регистрационный номер такого документа состоит из регистрационных номеров документов каждого органа, проставляемых в порядке указания авторов в документе (через дробь).

68. Копии нормативных правовых актов и распорядительных документов заверяются печатью и направляются согласно списку рассылки.

При обнаружении редакционных и технических ошибок замена разосланных экземпляров нормативных правовых актов и распорядительных документов может быть произведена только по согласованию с автором документа, Правовым управлением и с разрешения заместителя Председателя Правительства Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области.

69. Подлинники нормативных правовых актов и распорядительных документов после их тиражирования и рассылки в течение двух календарных лет хранятся в Управлении по организации заседаний, а затем передаются на хранение в архив Управления делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области.

70. Оформление и заверение соответствия копии нормативного правового акта и распорядительного документа его подлиннику осуществляются Управлением по организации заседаний в течение двух календарных лет, а по истечении указанного срока - Управлением делами Губернатора Московской области и Правительства Московской области.

VII. Организационные документы

71. Для осуществления деятельности Губернатора Московской области, Правительства Московской области, государственных органов могут использоваться организационные документы, к которым относятся:

положения (правила, инструкции, регламенты);

протоколы (выписки из протоколов);

акты;

служебные письма;

записки (аналитические, докладные, служебные, объяснительные, пояснительные);

заявления;

телеграммы (телефонограммы);

факсимильные сообщения (факсограммы);

стенограммы (выписки из стенограмм);

договоры (соглашения, контракты);

доверенности;

планы, отчеты, прогнозы, программы и др.

72. Положения, правила, инструкции, регламенты:

В положении устанавливаются системно связанные между собой правила, регулирующие правоотношения по вопросам, отнесенным к компетенции Губернатора Московской области, Правительства Московской области, государственных органов.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

В регламенте излагается совокупность правил, устанавливающих порядок работы государственных органов, учреждений, организаций, например, Регламент Правительства Московской области.

Положения (правила, инструкции, регламенты) применяются как самостоятельные нормативные правовые акты, которые утверждаются Губернатором Московской области, Правительством Московской области, руководителями государственных органов, самостоятельных подразделений Администрации Московской области, структурных подразделений государственных органов.

Утверждение положений (правил, инструкций, регламентов) оформляется в форме грифа утверждения или путем издания правового акта об их утверждении.

Решение о порядке принятия положений (правил, инструкций, регламентов) находится в ведении Губернатора Московской области, Правительства Московской области, руководителей государственных органов.

Текст проекта положения (правил, инструкции, регламента) печатается на стандартных листах бумаги формата А4 и оформляется в соответствии с общими правилами оформления основного текста документов.

Порядок подготовки и оформления проекта положения (правил, инструкции, регламента) соответствует порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции, регламента) отвечает на вопрос "О чем?", печатается стандартным шрифтом и выравнивается по горизонтали по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛА, ИНСТРУКЦИЯ, РЕГЛАМЕНТ) и пишется на отдельной строке. Заголовок к тексту отделяется от нижней границы отметки о приложении (грифа утверждения) шестью пустыми строками, а от текста - тремя пустыми строками.

Межстрочный интервал между первой и последующими строками заголовка может быть увеличен на 6 пт. Остальная часть заголовка размещается под наименованием вида документа и печатается с одинарным межстрочным интервалом. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к регламенту, содержащему должностные требования и порядок проведения работ (должностной регламент), отвечает на вопрос "чей?" (должностной регламент главного специалиста).

При утверждении положения (правил, инструкции, регламента) гриф утверждения оформляется в соответствии с требованиями Правил к оформлению реквизита "Гриф утверждения".

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

Констатирующей частью положения (правил, инструкции, регламента) является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на структурные единицы: разделы, подразделы, пункты, подпункты и абзацы. Нумерация структурных единиц текста осуществляется в соответствии с требованиями пункта 7 Правил.

73. Протокол составляется на основании записей (стенограмм), сделанных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и другого.

Материалы к обсуждению представляются государственными органами, на которые возложена их подготовка. Справки подписываются руководителями (заместителями руководителей) государственных органов.

Осуществление записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря коллегиального органа, или работников государственных органов, на которых возложены вышеперечисленные функции, или работников соответствующих государственных органов, готовивших вопросы к обсуждению.

Запись или стенограмма совещания (заседания), подготовленная на основании расшифровки произведенной во время совещания (заседания) аудиозаписи, должны быть предоставлены не позднее следующего рабочего дня за днем проведения совещания (заседания). Срок подготовки протокола не должен превышать 3 рабочих дней со дня предоставления записи или стенограммы совещания (заседания).

Конкретный срок подготовки протокола может определить руководитель (заместители руководителя) государственного органа, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа.

В государственных органах протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. В отдельных случаях на основе рукописных или аудиозаписей, которые велись на заседании (совещании), составляется стенографический протокол, который близко к тексту передает процесс обсуждения каждого вопроса и выработку решения по нему.

Протоколы печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 и оформляются в соответствии с общими правилами оформления основного текста документа.

Протокол содержит следующие реквизиты:

наименование государственного органа: указывается полное наименование государственного органа, проводившего совещание (заседание);

наименование вида документа: "П Р О Т О К О Л", которое отделяется от предыдущего реквизита тремя пустыми строками, печатается прописными буквами стандартным шрифтом размером 16 пт полужирного начертания вразрядку и выравнивается по центру;

вид заседания (совещания): отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, печатается стандартным шрифтом полужирного начертания с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру;

место проведения заседания (совещания): указывается (при необходимости), у кого или в каком месте проводилось заседание (совещание) в том случае, если заседание (совещание) происходило не в установленном (обычном) месте; печатается через две пустых строки после реквизита "Вид заседания (совещания)", отделяется от него двойной чертой (верхняя граница абзаца, состоящая из двойной линии с верхним полем размером в 6 пт) и выравнивается по центру;

дата и номер протокола: пишутся на одной строке; дата оформляется словесно-цифровым способом и выравнивается по левому краю; номер протокола обозначается арабскими цифрами и выравнивается по правому краю, может включать буквенные индексы. Дата и номер протокола отделяются от предыдущего реквизита двумя пустыми строками. Датой протокола является дата заседания;

основная часть (текст) протокола;

подписи председательствующего на заседании (совещании) и секретаря или должностного лица, ответственного за проведение заседания (совещания).

Например:

Министерство государственного управления, информационных технологий и связи

                            Московской области

                              П Р О Т О К О Л

   совещания по вопросам развития автоматизированной системы обеспечения

           деятельности Правительства Московской области (АСОД)

___________________________________________________________________________

     г. Красногорск, Дом Правительства Московской области, каб. 915-2

29 сентября 2015 года                                                   N 2

    Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и

основной.

    В вводной части оформляются следующие реквизиты:

    инициалы, фамилии председателя (председательствующего);

    инициалы,  фамилия секретаря или должностного лица,  ответственного  за

проведение заседания (совещания);

    список   присутствующих   на   заседании   (совещании)   лиц   и    при

необходимости  -  лиц,  приглашенных   на   заседание   (совещание).  Слово

"Присутствовали"   печатается   без   отступа   от   границы  левого  поля,

подчеркивается,   после   слова   ставится   двоеточие.   Ниже   печатаются

наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей

-   их   инициалы   и   фамилии.   Многострочные   наименования  должностей

присутствующих    печатаются    через   одинарный   межстрочный   интервал,

наименования  должностей  могут  указываться  обобщенно. Каждая последующая

запись отделяется от предыдущей одной пустой строкой, например:

Присутствовали:

Министр экономики

Московской области                  (подпись)                  И.О. Фамилия

Заместители министра экономики

Московской области                  (подпись)                  И.О. Фамилия

                                    (подпись)                  И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

    Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Повестка дня, содержащая перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Если повестка заседания (совещания) формируется до проведения мероприятия и является самостоятельным документом, она прилагается к протоколу, и докладчики в вводной части протокола не указываются. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются без отступа от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ: (указывается название вопроса, докладчики или орган, подготовивший документ к рассмотрению);

ВЫСТУПИЛИ: (указываются участники обсуждения вопроса, кроме председательствующего);

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов (в этом случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается"). Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Обязательно указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение (постановление). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать ответы на следующие вопросы: кому, что сделать и к какому сроку.

Если протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ или его заверенная копия должны прилагаться к протоколу.

В качестве исполнителя может быть указан один или несколько государственных органов, структурное подразделение государственного органа, подведомственные государственным органам организации, а также одно или несколько должностных лиц из вышеперечисленных органов. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения поручения.

Протокол оформляет секретарь заседания (совещания) или должностное лицо, ответственное за проведение заседания (совещания). Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей - председательствующего на заседании (совещании) и секретаря или должностного лица, ответственного за проведение заседания (совещания). Подписи оформляются в соответствии с требованиями Правил к оформлению реквизита "Подпись должностного лица".

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Правительства Московской области, протоколы заседаний комиссий, коллегий, протоколы координационных, научных и экспертных советов и других органов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

Протоколы могут издаваться в краткой форме.

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Вводная часть краткого протокола оформляется так же, как и в случае полного протокола. В основной части краткого протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки. Список рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель организации (подразделения), готовивший заседание (совещание). Копии протоколов в бумажном виде могут заверяться печатью.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые могут заверяться печатью.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Разделы (реквизиты), не содержащие текст, могут опускаться.

В этом случае наименование вида документа будет оформлено как "Выписка из протокола".

74. Акт - документ, составляемый несколькими лицами (комиссией) и подтверждающий установленные ими факты или события.

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату.

Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок акта начинается с предлога "О" и формулируется с помощью отглагольного существительного, например: "О приеме-передаче материальных ценностей".

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования их должностей с указанием государственных органов, их структурных подразделений, подведомственных организаций, инициалов фамилий должностных лиц (в именительном падеже). В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Слова "Основание", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В основной (констатирующей) части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания.

Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению.

Утверждение акта может осуществляться руководителем (заместителем руководителя, которому предоставлено такое право) государственного органа, его структурного подразделения или правовым актом в соответствии с законодательством Российской Федерации и законодательством Московской области.

75. К служебной переписке относятся официальные документы информационно-справочного характера, используемые для обмена информацией в деятельности государственных органов, организаций и граждан: деловые (служебные) письма, телеграммы, факсограммы (факсимильные сообщения), телефонограммы, электронные письма (электронные сообщения).

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя государственного органа на основании указанных непосредственно в документе сроков выполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по обращениям граждан - действующим законодательством.

Срок подготовки ответного письма, если он не определен в тексте документа или резолюции должностного лица, устанавливается в 30 календарных дней (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца), считая от даты утверждения резолюции.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями, дающими поручение.

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, то данное поручение подлежит выполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Служебные письма, как правило, предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, поступившим запросам, указаниям по исполнению документов (резолюции руководителя).

Письмо рекомендуется составлять по одному вопросу, однако, письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться одним адресатом.

Служебные письма изготавливаются на стандартных бумажных бланках и/или в форме электронных документов. При оформлении письма объемом более одной страницы вторая и последующие страницы нумеруются в соответствии с требованиями пункта 6 Правил.

При оформлении служебных писем используются следующие реквизиты:

герб Московской области;

наименование государственного органа;

должность лица, подписавшего документ;

справочные данные о государственном органе;

адресат;

дата документа;

регистрационный номер документа;

заголовок к тексту;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

виза;

подпись;

отметка об исполнителе.

Для писем-ответов обязателен реквизит, содержащий ссылку на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, при этом в тексте документа указанная ссылка может быть опущена.

В случае если служебное письмо подготовлено во исполнение какого-либо поручения (запроса) и представляется на визирование, к письму в обязательном порядке прилагается документ, послуживший основанием для его подготовки (поручение, письмо, резолюция, иной документ).

Заголовок к тексту не является обязательным реквизитом служебного письма. К тексту служебных писем, имеющих небольшой объем (до 5 строк), заголовок указывать не требуется. При необходимости оформляется заголовок к тексту служебного письма, отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий тему письма в краткой форме.

Заголовок к тексту служебного письма печатается стандартным шрифтом размером 12 пт через одинарный межстрочный интервал, без точки в конце фразы, и выравнивается по горизонтали по центру между угловыми скобками под реквизитами продольного бланка. Рекомендуется ограничивать заголовок к тексту служебного письма 4-5 строками длиной до 30 символов в строке.

Право подписи служебных писем устанавливается в положении о государственном органе, в том числе в положениях о структурных подразделениях государственных органов и должностных регламентах.

Служебные письма подписываются руководителем (заместителем руководителя) государственного органа в соответствии с распределением обязанностей.

Ответное письмо должно быть подписано тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, исполняющим его обязанности. В отдельных случаях допускается подписание ответного письма в соответствии с резолюцией руководителя.

76. В государственных органах для информационного обмена используются следующие виды записок:

аналитические;

докладные;

служебные;

пояснительные;

объяснительные.

Аналитическая записка - документ, в котором дается краткий анализ существа проблемы и тенденций ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Служебная записка (форма внутренней переписки) - документ, содержащий оперативную справочную и управленческую информацию, связанную с исполнением полномочий конкретных должностных лиц.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Пояснительная записка - документ, разъясняющий содержание представленных на рассмотрение руководителю или вышестоящему органу документов.

Объяснительная записка - документ, содержащий объяснение причины какого-либо действия, факта, события. Объяснительные записки по личному составу оформляются рукописным способом, подписываются составителем (автором) и хранятся в личном деле.

Аналитические, докладные, служебные, пояснительные записки оформляются, как правило, в форме электронных документов в системе МСЭД.

При оформлении аналитических, докладных, служебных и пояснительных записок используются следующие реквизиты:

адресат (должностное лицо государственного органа);

вид документа;

дата документа;

регистрационный номер;

заголовок к тексту (краткое содержание документа), если текст превышает 4-5 строк;

текст документа;

подпись (должностного лица - автора документа);

отметка об исполнителе.

Наименование вида документа (аналитическая, докладная, служебная, пояснительная записка) печатается стандартным шрифтом прописными буквами без абзацного отступа, отделяется от предыдущего реквизита документа двумя пустыми строками.

Заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, печатается с прописной буквы стандартным шрифтом с одинарным межстрочным интервалом без абзацного отступа, точка в конце заголовка не ставится.

В служебных записках, как правило, используются фразы этикетного характера в начале записки перед текстом.

Текст отделяется от заголовка двумя пустыми строками, а при наличии этикетной фразы отделяется от нее одной пустой строкой и печатается с использованием стандартного шрифта с абзацным отступом.

Текст аналитической, докладной или служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, обстоятельно излагается информация о событиях, фактах, сложившейся ситуации, послуживших поводом к написанию записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Аналитические, докладные и служебные записки подписываются руководителем структурного подразделения государственного органа.

77. Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий определенную просьбу или предложение.

Заявление содержит следующие реквизиты:

адресат (должность, инициалы и фамилия должностного лица);

данные об авторе заявления (инициалы и фамилия, должность), фамилия указывается в родительном падеже, перед фамилией предлог "от" не пишется;

наименование вида документа (заявление);

текст;

отметку о наличии приложения (если оно есть);

подпись;

дату.

Текст любого заявления начинается с существа вопроса, обращения ("прошу рассмотреть...", "прошу перевести..."). Форма изложения заявления свободная. Текст заявления по кадровым вопросам может быть типовым.

Заявление может иметь приложение (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

Заявление передается (направляется) должностному лицу для принятия решения. Решение руководителя формулируется в резолюции. Заявление с резолюцией руководителя служит основанием для издания соответствующего распорядительного документа.

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 рукописным или печатным способом стандартным шрифтом. Заявление подписывается собственноручно.

78. Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату (органу государственной власти, организации или лицу) по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма направляется при необходимости срочной передачи информации (с запрещением передачи информации ограниченного распространения).

Оформление телеграмм производится в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".

Телеграммы печатаются на стандартных листах белой бумаги формата А4 прописными буквами стандартным шрифтом, без переноса слов, поправок и исправлений (согласно приложению 4).

В Правительстве Московской области используются телеграммы категорий "правительственная", "срочная", "обыкновенная".

Категория телеграммы ("правительственная", "срочная", "обыкновенная") указывается перед словом "ТЕЛЕГРАММА" (согласно приложению 5), при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается.

В Правительстве Московской области используются телеграммы следующих видов: "с уведомлением", "люкс", "схемная".

Вид телеграммы указывается над словом "ТЕЛЕГРАММА" в правом верхнем углу; печатается стандартным шрифтом прописными буквами и выделяется полужирным начертанием.

В телеграммах содержатся следующие реквизиты:

вид документа - "ТЕЛЕГРАММА";

адресат (кому адресована телеграмма);

адрес получателя (с указанием индекса отделения связи);

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

текст (содержание телеграммы);

регистрационный номер, дата регистрации телеграммы;

подпись;

наименование и адрес отправителя (помещается под чертой);

дата телеграммы (помещается под чертой);

отметка об исполнителе.

При направлении телеграммы должностному или физическому лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже (кому?).

Наименование организации пишется в именительном падеже, отделяется от предыдущего реквизита пустой строкой, печатается стандартным шрифтом через одинарный межстрочный интервал, выравнивается слева.

Адрес получателя (отделяется от реквизита "Адресат" одной пустой строкой, печатается стандартным шрифтом через одинарный межстрочный интервал, выравнивается слева) - подробный адрес и точное наименование адресата (если адресатом является гражданин - фамилия, имя и отчество или инициалы адресата; если адресатом является должностное лицо - наименование организации, должность, фамилия и инициалы должностного лица; если адресатом является организация - наименование организации).

В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город Балашиха, село Дуброво, деревня Ильинское и так далее) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, - в родительном падеже. Перед номерами строений, корпусов и квартир слова "строение", "корпус" и "квартира" пишутся полностью или сокращенно: "стр.", "корп." и "кв.". Такие слова, как "проспект", "проезд", "подъезд", "квартал", "бульвар" и тому подобное пишутся полностью. Слова "край", "область", "район", "село", "деревня", "улица", "переулок" и "дом" можно писать полностью или сокращенно либо не писать, если это не приведет к неопределенности или неточности адреса.

Номера домов, строений, корпусов и квартир пишутся цифрами или словами. Дробные номера пишутся с использованием символа "косая черта" (/) (например, 22/66) или словами (например, три дробная черта пять). Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.

В адресах организаций, размещенных в жилых домах, допускается указание дополнительных данных (например, подъезд, цокольный этаж, подвал и тому подобное).

Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов.

При подаче телеграммы в четыре и более адресов готовится количество экземпляров телеграммы, соответствующее числу адресатов, плюс необходимое количество копий. В адресе на каждом экземпляре телеграммы указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму.

К многоадресной телеграмме готовится список рассылки, который оформляется на отдельном листе и подписывается должностным лицом, которое подписало телеграмму, или исполнителем (согласно приложению 6).

При рассылке телеграммы с одним и тем же текстом главам муниципальных образований Московской области список рассылки (список адресатов) не требуется. В этом случае применяется схемная телеграмма (согласно приложению 7). Список адресов, соответствующий номеру схемы ("сто девять"), определяется в договоре между оператором связи (ОАО "Центральный телеграф") и Правительством Московской области.

Текст ответной телеграммы начинается с указания ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта, на который дается ответ, без добавления слов "номер", "Ваш", "на Ваш".

Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита одной пустой строкой и печатается стандартным шрифтом с абзацным отступом.

Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, излагаться четко, кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание, в частности, отрицательную частицу "не" опускать нельзя), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением).

Можно использовать следующие сокращенные наименования знаков препинания:

точка - ТЧК;

запятая - ЗПТ;

двоеточие - ДВТЧ;

кавычки - КВЧ;

скобки - СКБ.

Знаки "вопросительный знак", "тире" ("минус"), "плюс", "косая черта" могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

Знак "номер" указывается либо полным словом, либо сокращенным словом "НР".

Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна, указываются полными словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.

Лексические особенности телеграмм:

не используются сложные, многословные предложения, характерные для деловых писем;

выбор делается в пользу более коротких слов;

предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает различных ее толкований;

не рекомендуется использовать избыточную лексику, не несущую новой информации.

Текст телеграммы печатается без переноса слов, без красных строк и абзацев. Текст телеграммы не должен превышать 300 слов и заканчивается точкой - "ТЧК". Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Регистрационный номер и дата регистрации телеграммы пишется после текста телеграммы (в конце текста).

Подпись отделяется от предыдущего реквизита тремя пустыми строками и оформляется в соответствии с требованиями Правил к оформлению реквизита "Подпись должностного лица".

Полномочия по подписанию телеграмм совпадают с полномочиями по подписанию служебных писем.

Наименование и адрес отправителя (государственного органа) указываются под чертой.

Дату телеграммы печатают под наименованием и адресом отправителя словесно-цифровым способом: 18 ноября 2015 года.

Отметка об исполнителе оформляется в соответствии с требованиями пункта 27 Правил.

79. Телефонограмма - документ информационного характера, передаваемый и получаемый по телефонной связи, текст которого записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, не требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и так далее).

Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться список адресатов с указанием номеров телефонов.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Следует проверять правильность записи телефонограммы повторным чтением ее в конце передачи.

80. Факсимильное сообщение (факсограмма) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам связи.

С помощью средств факсимильной связи передаются, как правило, служебные письма, приглашения и информационные сообщения.

Документы, передаваемые с помощью средств факсимильной связи, должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа.

При необходимости принятая факсограмма регистрируется в системе МСЭД в соответствии с общими правилами регистрации входящих документов.

81. Стенограмма - дословная запись устной речи во время докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или аудиозаписи.

Стенограмма (аудиозапись) конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании расшифровки произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или аудиозаписей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и тому подобное).

Текст стенограммы (выписки из стенограммы) оформляется в соответствии с требованиями Правил к оформлению протокола.

82. Договоры, соглашения, контракты, заключаемые Правительством Московской области, готовятся и оформляются структурными подразделениями государственных органов в рамках их компетенции в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Московской области, а также поручениями Губернатора Московской области.

Текст договоров (соглашений, контрактов) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

Порядок подготовки, согласования, подписания, регистрации и хранения договоров (соглашений, контрактов) Правительства Московской области и внесения изменений и дополнений к ним определяется Регламентом Правительства Московской области и Порядком подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, подписываемых Губернатором Московской области, утвержденным постановлением Губернатора Московской области от 10.02.2000 N 46-ПГ "О порядке подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, подписываемых Губернатором Московской области".

83. Текст доверенности фиксирует факт предоставления права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (организации или физического лица) перед третьими лицами.

Официальные (служебные) доверенности, выдаваемые государственным органом своему представителю на совершение сделок, представление интересов государственного органа или выполнение других действий, готовятся и оформляются структурными подразделениями государственных органов.

Доверенность составляется в произвольной форме, должна иметь дату составления и номер.

В тексте доверенности указываются, как правило, должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой проводятся действия по доверенности; вид производимого действия; срок действия доверенности; образец подписи лица, получившего доверенность. Доверенность может содержать разрешение или запрет на дальнейшее передоверие.

Доверенности представляются на подпись руководителю государственного органа или его заместителям в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты доверенностей визируются в нижнем поле лицевой стороны второго экземпляра (визового) документа исполнителем, руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, заместителем руководителя государственного органа, курирующим подразделение (в случае если документ подписывается руководителем государственного органа), начальником юридической службы государственного органа.

Подпись на доверенности заверяется оттиском гербовой печати государственного органа, после чего подлинник документа передается на регистрацию в службу делопроизводства государственного органа.

Порядок и сроки хранения доверенностей устанавливаются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел государственного органа.

После оформления новой доверенности предыдущая доверенность, находившаяся у должностных лиц и работников государственного органа, подлежит передаче в службу делопроизводства государственного органа, где подшивается в дела вместе с имеющимися там визовыми экземплярами.

84. План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

Обязательными реквизитами планов являются:

наименование (содержание) работы или мероприятия;

исполнитель;

срок исполнения;

отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий должны подписываться должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

85. Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

VIII. Организация документооборота

1. Принципы организации документооборота

86. Движение документов с момента их создания или получения до завершения их исполнения или отправки образует документооборот, который состоит из трех основных документопотоков:

входящие - документы, поступающие из сторонних организаций;

исходящие - документы, отправляемые в другие организации;

внутренние - документы, разрабатываемые в структурных подразделениях государственного органа и не направляемые за его пределы.

87. Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов:

организация предварительного рассмотрения входящих документов;

распределение документов по документопотокам;

однократность регистрации документов;

централизация операций по приему и отправке документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

2. Организация доставки документов

88. Доставка документов, адресованных Губернатору Московской области, Вице-губернаторам Московской области, первому заместителю Председателя Правительства Московской области, заместителям Председателя Правительства Московской области, заместителю Председателя Правительства Московской области - руководителю Администрации Губернатора Московской области, заместителю Председателя Правительства Московской области - министру инвестиций и инноваций Московской области и государственным органам, осуществляется с помощью почтовой связи, фельдъегерской связи (Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации) и специальной связи (ФГУП "Главный центр специальной связи") на основании заключенных договоров (контрактов), с помощью средств электрической связи, непосредственно нарочными (курьерами) самих отправителей.

С помощью почтовой, фельдъегерской и специальной связи доставляется служебная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

С помощью технических средств связи поступают: телеграммы, телефонограммы, факсимильные сообщения, сообщения электронной почты, электронные документы по системе МЭДО, а также электронные сообщения, поступающие через официальный сайт Правительства Московской области в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

Документы, направленные по почте, поступают в отделение почтовой связи N 70 УФПС по Московской области, расположенное в Доме Правительства (далее - Отделение почтовой связи), откуда забираются работниками служб делопроизводства государственных органов. Работники служб делопроизводства государственных органов расписываются в реестре и извещениях с указанием своей фамилии, даты и времени получения.

Корреспонденция, ошибочно доставленная в адрес государственных органов, возвращается работниками служб делопроизводства государственных органов в Отделение почтовой связи, при этом в реестре делается соответствующая отметка.

Документы, доставляемые курьерами и нарочными, а также специальной связью, поступают на КПП, где через выделенное окно принимаются работниками Управления документооборота Администрации Губернатора Московской области (далее - Управление документооборота).

При приеме документов от нарочных на копии документа ставится штамп Правительства Московской области с указанием даты приема документа. При приеме документов от граждан по их просьбе им выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и телефона для справок по обращениям граждан.

Дважды в день работники Управления документооборота, принимающие документы на КПП, доставляют эти документы в помещения Управления документооборота, находящиеся в Доме Правительства, для первичной обработки и регистрации.

Документы, связанные с размещением заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд Московской области и нужд бюджетных учреждений Московской области, принимаются на КПП работниками отдела "одного окна" (подразделения Государственного бюджетного учреждения Московской области "Управление материально-технического, транспортного и санаторного обеспечения") в соответствии с Регламентом работы отдела "одного окна", утвержденным распоряжением Губернатора Московской области от 13.09.2013 N 333-РГ "Об утверждении Регламента работы отдела "одного окна" в здании Дома Правительства Московской области".

Документы, поступающие фельдъегерской связью в адрес Губернатора Московской области и Правительства Московской области, доставляются непосредственно в помещения Управления документооборота, находящиеся в Доме Правительства.

Документы, поступившие фельдъегерской связью, принимаются по описи. Работник Управления документооборота, принимающий фельдъегерскую почту, расписывается в описи, представленной фельдъегерем, сверяя корреспонденцию по количеству и адресам отправителей. Номера на конвертах должны совпадать с номерами в описи. В случае обнаружения поврежденных пакетов в описи делается соответствующая запись.

Оригинал описи копируется и возвращается фельдъегерю, копия подшивается в дело Управления документооборота. Расписка в описи заверяется оттиском штампа Управления документооборота с номером телефона для справок.

89. Телеграммы, поступающие в адрес Губернатора Московской области и Правительства Московской области в отделение ОАО "Центральный телеграф", находящееся в Доме Правительства, срочно передаются в Управление документооборота, где они принимаются под расписку работниками Управления документооборота с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем направляются на рассмотрение руководству.

При поступлении телеграммы по окончании рабочего дня (после 18.00) работник отделения ОАО "Центральный телеграф" в начале следующего рабочего дня передает телеграмму в Управление документооборота или в службу делопроизводства государственного органа.

Телеграммы, поступающие в адрес руководителей государственных органов, срочно передаются в службы делопроизводства государственных органов для последующей регистрации.

90. Факсограммы, поступающие на официальные телефонные номера государственных органов, и сообщения электронной почты, поступающие на официальные адреса электронной почты государственных органов, принимаются работниками служб делопроизводства государственных органов и регистрируются в соответствии с Правилами.

Обращения в электронной форме, поступающие от граждан и организаций через формы для обращений на официальном сайте Правительства Московской области (www.mosreg.ru), принимаются работниками служб делопроизводства государственных органов и регистрируются в соответствии с регламентами рассмотрения обращений граждан и организаций государственных органов.

91. Электронные документы, поступающие по системе МЭДО, автоматически загружаются в систему МСЭД и регистрируются работниками Управления документооборота или работниками Управления по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Губернатора Московской области (далее - Управление по работе с обращениями граждан) в соответствии с Правилами.

92. Поступившая в адрес Губернатора Московской области и Правительства Московской области международная корреспонденция направляется в Управление документооборота для организации процедуры перевода и последующей регистрации.

3. Прием и первичная обработка поступающих документов

на бумажном носителе

93. Все поступающие документы (независимо от способа их доставки) в адрес Губернатора Московской области, Правительства Московской области, руководителей государственных органов проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение и направляются исполнителям соответствующими структурными подразделениями государственных органов.

94. Корреспонденция, поступающая в Управление документооборота через КПП, адресованная в государственные органы, расположенные в Доме Правительства, раскладывается работниками Управления документооборота для передачи адресатам по индивидуальным ячейкам, находящимся в Управлении документооборота.

Корреспонденция, поступающая в государственные органы, расположенные в других зданиях, принимается и обрабатывается работниками служб делопроизводства государственных органов.

Работники государственных органов, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны дважды в день (в 9.30 и 15.00) проверять наличие адресованной им корреспонденции в своих индивидуальных ячейках.

О поступивших срочных документах (в том числе после 15.00) работники Управления документооборота незамедлительно информируют соответствующие государственные органы, расположенные в Доме Правительства, по телефону.

95. В процессе первичной обработки конверты (бандероли) проверяются на целостность упаковки, правильность доставки (адреса).

Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку "Лично", "Вручить лично", вскрываются и проверяются в соответствии с инструкцией о мерах безопасности при приеме и регистрации корреспонденции, поступившей в государственный орган. Конверты (бандероли) с пометкой "Лично" учитываются в специальном журнале и передаются по назначению (под роспись ответственного должностного лица). Если при вскрытии конверта обнаруживается пометка "Лично" на самом обращении, такое обращение регистрируется в рабочем порядке.

Ошибочно присланные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с приложением соответствующего акта (согласно приложению 8).

При нарушении целостности упаковки документов работник службы делопроизводства государственного органа проставляет на упаковке отметку "Поступило в поврежденном виде", которую заверяет своей подписью с расшифровкой и указанием даты. В этом случае почтовое отправление направляется на исполнение с упаковкой.

Конверты (упаковка) от поступившей корреспонденции, как правило, уничтожаются.

Конверты (упаковка) сохраняются и прилагаются к поступившим документам в следующих случаях:

к обращениям граждан;

к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах (претензии, иски, повестки, решения, определения, постановления судов и так далее);

если в документе не указан адрес отправителя и (или) соответствующие реквизиты (номер, дата);

если проставленная в почтовом штемпеле на конверте дата отправления или получения имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данных документов.