Постановление Губернатора Московской области от 20.01.2016 № 11-ПГ

	Начальнику Генерального штаба Вооруженных сил Российской Федерации - первому заместителю министра обороны Российской Федерации генералу армии
	К.И. Пушечникову

Во внутренних документах, адресуемых руководителю структурного подразделения государственного органа его работниками, наименование организации не указывается, например:

	Первому заместителю руководителя Администрации Губернатора Московской области
	А.Б. Петрову

В состав реквизита "Адресат" может включаться также почтовый адрес, который оформляется в последовательности, установленной пунктом 22 приказа Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

Почтовый адрес указывается в реквизите "Адресат" ниже всех остальных составляющих этого реквизита с интервалом в одну пустую строку, например:

	Государственное казенное учреждение Московской области "Московский областной центр информационно-коммуникационных технологий"
	ул. Железнодорожная, д. 26, кв. 24 г. Красногорск Московская область, 143406

Почтовый адрес всегда указывается при адресовании документов разовым корреспондентам (то есть тем, с которыми не ведется постоянная переписка) и физическим лицам.

Почтовый адрес в реквизите "Адресат" не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам или государственным органам или организациям, входящим в структуру Правительства Московской области. Для отправки таких документов могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

В соответствии с этими правилами определяется также необходимость указания почтового адреса в списке рассылки.

При написании почтового адреса допускается использование общепринятых сокращений: п/о (почтовое отделение), в/ч (войсковая часть), обл. (область), г. (город), с. (село), р-н (район), пл. (площадь), ул. (улица), б-р (бульвар), наб. (набережная), ш. (шоссе), пер. (переулок), пр. или пр-т (проспект), пр-д (проезд), д. (дом), корп. (корпус), стр. (строение), кв. (квартира). В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир символ "N" не ставится, дробные номера пишутся через косую черту (например, д. 22/66), при литерном написании буква пишется слитно с цифрой (например, 16а).

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, физическому лицу - после фамилии, например:

	Степановой А.Ф.
	ул. Пироговская, д. 82, кв. 172 г. Москва, 117393

Реквизит "Адресат" не должен содержать более 4 адресатов, которые располагают один под другим, через интервал в одну пустую строку. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. При конвертировании экземпляров документа подчеркивается конкретный адресат. В случае если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам и является ответным, первым пишется адресат - автор инициативного письма независимо от значимости остальных адресатов.

Не допускается указывать нескольких адресатов на документе при направлении его в вышестоящий орган, кроме случаев, когда это определено соответствующим поручением вышестоящего органа.

Если документ направляется более чем в 4 адреса, то на каждом экземпляре проставляется только один адресат, а полный перечень адресатов включается в список рассылки документа. Список рассылки подписывается исполнителем документа или руководителем структурного подразделения государственного органа.

В списке рассылки наименования организаций располагаются в следующей последовательности: вышестоящие органы, органы одного уровня (в алфавитном порядке), например:

Правительство Российской Федерации

Министерство промышленности и торговли Российской Федерации

Министерство экономического развития Российской Федерации

Министерство юстиции Российской Федерации

Федеральное агентство по государственным резервам

Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии

Федеральное агентство по управлению государственным имуществом

Федеральная миграционная служба

Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

При рассылке приглашений на мероприятия список рассылки разрешается упорядочивать по фамилии адресата.

Для сокращения времени на подготовку экземпляров рассылаемого более чем в 4 адреса документа адресата можно обозначить обобщенно. Это допускается, если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, например:

Главам муниципальных образований Московской области

или:

Руководителям самостоятельных подразделений Администрации Губернатора Московской области

При использовании подобной формы адресования также составляется список рассылки.

19. Заголовок к тексту - краткое изложение содержания документа формулируется одной фразой. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с наименованием вида документа, например:

Приказ (о чем?) - Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих.

Письмо (о чем?) - Об оказании консультативной помощи.

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Инструкция (кого?) - Должностная инструкция ведущего эксперта.

Перечень поручений Губернатора Московской области по итогам (чего?) заседания Правительства Московской области 27.10.2015.

В заголовке к тексту разрешается использовать общепринятые аббревиатуры, сокращения слов и словосочетаний.

Заголовок к тексту составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Как правило, заголовок к тексту документа печатается с прописной буквы стандартным шрифтом через одинарный межстрочный интервал, без точки в конце фразы и выравнивается по горизонтали по центру.

20. В государственных органах документы составляются на русском языке - государственном языке Российской Федерации. При написании текста документа используется официально-деловой стиль. Содержание документа зависит от его вида и назначения в управленческой деятельности.

Текст должен быть актуальным, кратким, логичным, содержать полную, достоверную (проверенную) информацию, однозначные формулировки. Если документ готовится в ответ на письмо, запрос, объем информации и аспекты содержания в ответном письме должны соответствовать запросу.

Текст документа помимо связного текста может содержать таблицы, списки, графические изображения или сочетания этих структур.

Текст документа (например, служебного письма), как правило, состоит из трех частей.

В преамбуле, или вводной части, содержится информация о причинах составления письма. Обычно во введении приводятся ссылки на факты, сообщающие адресату необходимую для восприятия основной части письма информацию. Также во вводной части при необходимости даются ссылки на ранее изданные нормативные акты или документы по данному вопросу, например: "В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".

Содержание основной части определяется типом документа. Здесь формулируется основная цель документа, излагаются аргументы, доводы, сведения о фактах, ссылки на источники информации, описывается положение дел, сложившаяся ситуация, приводятся их анализ, доказательства.

В этой части необходимо четко сформулировать основные вопросы и расположить их в наиболее оптимальной для восприятия последовательности. Как правило, цели этой части - информирование, аргументация, убеждение.

В заключительной части письма помещаются выводы, предложения, просьбы, отказы, решения, напоминания, требования и так далее.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также фразой этикетного характера.

Заголовок к тексту служебного письма составляется в виде словесной конструкции с предлогом "О" ("Об") и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос "О чем?". Например: "Об изменении...", "Об исполнении..."; "О выделении..."; "О пересмотре..." и тому подобное. На бланке письма заголовок располагается ниже реквизита "Ссылка на исходящий номер и дату документа", начиная от специальной ограничительной отметки. Заголовок к тексту не является обязательным реквизитом.

Тексты документов излагаются от:

первого лица единственного числа (на бланке письма должностного лица): "Приказываю... подготовить и представить на рассмотрение..."; "Прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов..."; "Прошу Вас представить данные о..."; "Считаю возможным принять участие в..."; "Направляю...";

третьего лица единственного числа: "... Правительство Московской области постановляет..."; "... комиссия постановила..."; "Министерство не считает возможным..."; "Правовое управление Губернатора Московской области предлагает рассмотреть возможность...";

первого лица множественного числа: "Просим представить данные о..."; "Представляем на рассмотрение и утверждение проект..."; "в протоколах: слушали..."; "выступили..."; "решили (постановили)" - если документ подписывается двумя лицами и более.

В текстах законодательных и нормативных правовых и распорядительных актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя государственного органа Московской области или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В текстах документов, подготовленных на основании законодательных или нормативных правовых и распорядительных актов, изданных органами государственной власти, документов, ранее изданных органом государственной власти - автором документа, указывается наименование вида этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок к тексту документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с распоряжением Губернатора Московской области от 24.08.2015 N 260-РГ "Об утверждении Положения об отделе по делам несовершеннолетних Администрации Губернатора Московской области";

"В соответствии с Положением о Министерстве государственного управления, информационных технологий и связи Московской области, утвержденным постановлением Правительства Московской области от 13.06.2012 N 820/19 "Об утверждении Положения о Министерстве государственного управления, информационных технологий и связи Московской области и установлении штатной численности Министерства государственного управления, информационных технологий и связи Московской области".

При ссылке на даты выпуска документов не допускается использование таких сокращений, как с.г. (сего года), т.г. (того года).

21. Приложения оформляются на стандартных листах бумаги, как правило, формата А4 и должны иметь все необходимые реквизиты.

Отметка о наличии приложения оформляется в виде слова "Приложение:" (всегда в единственном числе) с использованием стандартного шрифта и абзацного отступа, располагается ниже основного текста документа и отделяется от него одной пустой строкой.

Допускается оформление реквизита "Отметка о наличии приложения" с переходом на отдельный лист (без текста документа).

Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов одного экземпляра приложения и количество экземпляров приложения (со строчной буквы), например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров. Наименование приложения пишется со строчной буквы без абзацного отступа с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по горизонтали по ширине колонки, например:

    Приложение: предложения по  подготовке  проектов  типовых  резолюций  в

                межведомственной   системе  электронного   документооборота

                Московской области на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с точкой (без закрывающей скобки), указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.

Наименования приложения при наличии нескольких приложений пишутся с прописной буквы, например:

    Приложение: 1. Предложения по подготовке проектов типовых  резолюций  в

                межведомственной   системе   электронного  документооборота

                Московской области на 3 л. в 1 экз.

                2. Таблица соответствия резолюций на 1 л. в 1 экз.

                3. Примеры подготовки проектов типовых резолюций на 5 л.  в

                1 экз.

Если приложения сброшюрованы, указывается только количество экземпляров (без указания количества листов), например:

    Приложение: Техническое   задание  на  разработку  модуля  "Электронный

                архив" в 2 экз.

Если приложение к документу представлено на съемном носителе информации (дискеты, флэш-накопители, жесткие магнитные диски, CD-ROM, DVD-ROM и тому подобное), то оно оформляется следующим образом:

Приложение: CDR-диск.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

    Приложение: письмо   Министерства   финансов   Московской   области  от

                05.06.2014 N Исх-2967/12-02 и приложение к нему, всего на 6

                л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении располагается на первом листе приложения и оформляется следующим образом: вверху справа размещается слово "Приложение (номер приложения)". Под словом "Приложение" печатаются слова "к (название документа)", под ними - наименование основного документа, его дата и регистрационный номер. Все составные части реквизита печатаются стандартным шрифтом через одинарный межстрочный интервал и выравниваются по левому краю.

Если приложений несколько, они нумеруются арабскими цифрами без использования символа "N" (приложение 1, приложение 2 и так далее). Если приложение одно, оно не нумеруется, например:

Приложение 2 к распоряжению Губернатора Московской области от 15.03.2015 N 35-РГ

На приложениях к служебным письмам отметка о приложении в правом верхнем углу (приложение 1, приложение 2 и так далее) не пишется.

Если приложением к распорядительному документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в правом верхнем углу ставится не отметка о приложении, а гриф утверждения документа, например (при утверждении положения):

УТВЕРЖДЕНО постановлением Губернатора Московской области от 09.06.2014 N 108-ПГ

22. Согласование проекта документа с другими государственными органами и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется с использованием грифа согласования документа. Гриф согласования документа печатается стандартным шрифтом с одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по левому краю и состоит из слова "СОГЛАСОВАНО" (прописными буквами, без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, инициалов имени, отчества, фамилии и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Руководителя

Администрации Губернатора

Московской области                   (подпись)                 И.О. Фамилия

Дата

Если согласование осуществляют служебным письмом, протоколом коллегиального органа и тому подобное, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства образования

Московской области

от 26.07.2015 N 01-18/155

или:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания координационного

совета Главного управления региональной

безопасности Московской области

от 20.06.2015 N 10

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу на лицевой стороне последнего листа документа.

При наличии двух или трех грифов согласования (если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций) их располагают на одном уровне, при большем количестве - двумя вертикальными рядами, либо на отдельном листе согласования, на котором указывается, к какому документу он относится: наименование, автор, дата, номер. В этом случае на документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

23. При согласовании проекта документа должностными лицами и специалистами государственного органа используется собственноручная виза и/или электронная подпись в системе МСЭД.

Собственноручная виза включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:

Начальник Управления

документооборота

Администрации Губернатора

Московской области                  (подпись)                  И.О. Фамилия

                                    Дата

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, например, при согласовании проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов (согласно приложению 1). При использовании собственноручных виз согласующих лиц лист согласования оформляется на оборотной стороне последнего листа проекта нормативного правового акта или распорядительного документа (но не на приложении к ним).

Лист согласования может иметь продолжение при наличии большого количества согласующих государственных органов, организаций и лиц - тогда он печатается на отдельном листе с заголовком "Продолжение листа согласования..." с указанием наименования проекта документа и без указания строки "Проект представил" (согласно приложению 2).

При необходимости дополнительного согласования проекта документа с государственными органами, не включенными в лист согласования, оформляется дополнительный лист согласования (согласно приложению 3). В дополнительном листе согласования указываются:

наименование согласующего органа;

должность, фамилия, инициалы имени и отчества руководителя, с которым согласован проект;

дата согласования и номер документа, содержащего визу, подтверждающую согласование.

Если согласующее лицо (руководитель государственного органа) отсутствует (отпуск, болезнь, командировка), то в листе согласования об этом делается соответствующая отметка. Проект документа в таком случае согласуется заместителем руководителя государственного органа или иным должностным лицом, имеющим право подписи в соответствии с приказом об исполнении обязанностей руководителя или приказом о распределении обязанностей, путем оформления дополнительного листа согласования по той же форме, что и продолжение листа согласования.

Дополнительный лист согласования подписывается исполнителем с указанием должности, инициалов, фамилии и даты.

Если в процессе согласования проекта документа в него вносятся существенные изменения, он подлежит доработке и повторному согласованию должностными лицами, компетенцию которых затрагивают вносимые изменения.

При согласовании проекта документа в системе МСЭД виза в электронном листе согласования включает в себя расшифровку подписи (фамилия, инициалы имени и отчества) лица, визирующего документ, дату и время согласования, замечания (при их наличии). Если согласующее лицо использует при визировании свою электронную подпись, то в визе содержится также слово "ЭЦП" или специальный графический индикатор (символ замка), например:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ			Тип согласования: последовательное
N	ФИО	Срок согласования	Результат согласования	Замечания/Комментарии
1	Феоктистов А.Б.	-	Согласовано 28.12.2015 13:38	-
2	Косаченко Д.М.	-	ЭЦП Подписано 28.12.2015 14:23	-

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

"Имеются замечания" ("Согласен с учетом замечаний", "Замечания прилагаются" и др.). При этом визу оформляют следующим образом:

Министр экономики       Замечания прилагаются

Московской области            (подпись)                       И.О. Фамилия

                                 Дата

Замечания, мнения о проекте документа излагаются на отдельном листе, подписываются лицом, визирующим документ, датируются и передаются исполнителю. Замечания докладываются должностному лицу, подписывающему документ.

Для документа, подлинник которого помещается в дела государственного органа, визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

В случае если подлинник документа отправляют из государственного органа, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии документа, помещаемой в дело государственного органа. Если документ пересылается адресату по факсимильной связи или электронной почте без досылки подлинника по почте, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

На внутренних информационно-справочных документах (например, докладных записках, служебных записках, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается по усмотрению государственного органа полистное визирование документа и приложения к нему.

24. Утверждение документа осуществляется после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Документ может утверждаться двумя способами: изданием нормативного правового акта или распорядительного документа, или одним или несколькими должностными лицами. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, печатается стандартным шрифтом с одинарным межстрочным интервалом, выравнивается по левому краю и состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ" (прописными буквами, без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, с прописной буквы, личной подписи, инициалов имени, отчества, фамилии и даты утверждения, например:

	УТВЕРЖДАЮ Министр государственного управления, информационных технологий и связи Московской области
	____________ И.О. Фамилия Дата

Составные части реквизита (должность и подпись утверждающего лица) отделяются друг от друга одной пустой строкой. При утверждении документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

УТВЕРЖДАЮ Губернатор Московской области	УТВЕРЖДАЮ Губернатор Тверской области
____________ И.О. Фамилия	____________ И.О. Фамилия
Дата	Дата

При утверждении документа (например, положения, правил, инструкции, регламента) нормативным правовым актом (протоколом) гриф утверждения включает в себя слово "УТВЕРЖДЕН", "УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО", согласованное по роду и числу с наименованием вида утверждающего документа, наименования вида утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер, например, при утверждении положения:

УТВЕРЖДЕНО постановлением Губернатора Московской области от 09.06.2014 N 108-ПГ

или при утверждении состава комиссии:

УТВЕРЖДЕН постановлением Правительства Московской области от __________ N _________

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне.

25. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится на специально отведенном месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.

26. Копия документа, изготовленная с помощью средств оперативной полиграфии, или выписка из документа должны быть заверены уполномоченным лицом, удостоверяющим ее полное соответствие подлиннику документа.

На первом листе копии документа в правом верхнем углу пишется слово "Копия".

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последней странице копии (выписки из документа) на свободном месте ниже реквизита "Подпись должностного лица" оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, инициалы, фамилию, дату заверения (оформляется цифровым способом), печать (при представлении копии или выписки из документа в другой государственный орган, орган местного самоуправления, организацию), например:

Верно Начальник Управления протокола Администрации Губернатора Московской области	(подпись)	И.О. Фамилия
Дата	Печать

При заверении копии документа отметка о заверении копии должна удостоверяться печатью без воспроизведения герба Московской области.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) прошиваются и нумеруются и на обороте последнего листа документа, захватывающего окончание нити, с наклейкой из бумаги с заверительной надписью без слова "Верно" (допускается использовать стандартный шрифт размером 10 пт или 12 пт), например:

Пронумеровано и прошнуровано 10 (десять) листов.

Консультант отдела по выпуску

нормативных правовых и

распорядительных актов

_______________ И.О. Фамилия

25.10.2015

27. Отметка об исполнителе документа печатается в левом нижнем поле (колонтитуле) лицевой или оборотной стороны последнего листа документа <1> без абзацного отступа с одинарным межстрочным интервалом. Для написания реквизита "Отметка об исполнителе" используется стандартный шрифт размером 10 пт. При использовании нижнего колонтитула расстояние от нижнего края страницы до нижнего колонтитула должно быть 1,25 см.

Примечание:

<1> При оформлении исходящих писем за подписью Губернатора Московской области отметка об исполнителе всегда печатается на оборотной стороне последнего листа письма.

Отметка включает инициалы имени и отчества (перед фамилией), фамилию исполнителя и номер его служебного телефона, например:

А.Б. Комаров

8 498 602-29-71

Номера телефонов следует записывать в принятом в Российской Федерации полном федеральном формате, используя код региона и отделяя дефисом справа налево по две цифры и оставляя три последних цифры в семизначном номере: 498 602-29-71. Вместо дефиса при написании номеров телефонов можно использовать пробел, например:

А.Б. Комаров

8 498 602 29 71

При направлении документа в структурное подразделение своего государственного органа допускается указывать укороченный внутренний номер телефона исполнителя: 29 71, 4-29-71.

Допускается указывать фамилию, имя, отчество исполнителя полностью, должность и структурное подразделение исполнителя, а также адрес его электронной почты, например:

Богатырев Игорь Семенович

Консультант Управления документооборота

8 498 602 29 71

[email protected]

28. Указание по исполнению документа (резолюция) оформляется непосредственно на документе (в заголовочной его части) или на специальном бланке для поручений руководителя государственного органа формата А6, в нижнем поле которого указываются регистрационный номер и дата документа, к которому относится резолюция. В случае если резолюция оформляется на бумажном документе, то она должна записываться на свободной от текста части документа.

В резолюции определяются государственные органы и государственные учреждения Московской области, их структурные подразделения или должностные лица, которым поручено выполнение задания, проведение анализа, подготовки предложений, письма-ответа и др.

Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей поручения или наименования государственных органов, их структурных подразделений, содержание поручения (при необходимости), срок его исполнения, подпись автора резолюции и дату подписания, например:

Петрову В.Ю.

Никитину П.С.

Прошу подготовить проект ответа.

Доложить к 19.09.2015.

Подпись

Дата

или:

Министерство культуры Московской области

Просьба рассмотреть вопросы,

находящиеся в Вашей компетенции,

и о результатах сообщить заявителям

Подпись

Дата

При наличии нескольких исполнителей, когда конкретный исполнитель поручения не указан, ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. На ответственного исполнителя возлагается обязанность обобщения информации, полученной от соисполнителей, и координации их работы, а при необходимости, созыв соисполнителей.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Если резолюция предусматривает несколько поручений, она разбивается на пункты в соответствии с количеством поручений. При этом каждый пункт должен начинаться с указания исполнителей и определения исполнителя, ответственного за выполнение данного поручения.

29. Контроль исполнения подразумевает под собой постановку документа на контроль.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом "Контроль" или аналогичным штампом в левом верхнем поле документа или установленным сроком исполнения, указанным в поручении.

30. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего

о его исполнении, а при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; индекс дела, в которое помещается документ; подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты, например:

Заявителю дан ответ

от 26.08.2014 N ТГ-23562/03-06.

В дело N 03-06

(подпись)      И.О. Фамилия

27.08.2015

или:

Издан приказ от 28.05.2014 N 120

"О создании рабочей группы по развитию МСЭД".

В дело N 01-46

(подпись)      И.О. Фамилия

29.05.2015

Отметка об исполнении документа или снятии документа с контроля ставится по истечении срока и проведении всех необходимых мероприятий, когда контрольный орган докладывает результаты своей работы по контролируемому вопросу руководителю для получения его резолюции: "Выполнено, с контроля снять" или "Продолжить контроль до устранения недостатков".

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело ставится на свободном поле в левом нижнем углу документа и может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

31. Отметка о поступлении документа в государственный орган содержит входящий регистрационный номер и дату поступления документа. В системе МСЭД присвоение регистрационных номеров входящим документам производится автоматически.

Отметка о поступлении документа может наноситься вручную в виде штампа на лицевой стороне первого листа документа на бумажном носителе.

32. При создании электронных образов страниц документа система МСЭД автоматически формирует в нижнем колонтитуле каждой страницы документа идентификатор электронного документа в следующей форме:

Документ создан в электронной форме. N Исх-8667/13-06-01 от 15.06.2015. Исполнитель: Иванов А.Б.

Страница 1 из 2. Страница создана: 15.07.2015 11:50

3. Особенности написания отдельных слов, словосочетаний,

дат, чисел, сокращений некоторых наименований

и использования специальных символов в документах

33. Наименования государственных органов, организаций, учреждений пишутся в полном соответствии с их официальными наименованиями, закрепленными в организационных документах (уставах, положениях об организации и др.), например:

Правительство Московской области;

Администрация Губернатора Московской области;

Министерство экономики Московской области;

Комитет лесного хозяйства Московской области;

Главное управление ветеринарии Московской области;

Управление по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Губернатора Московской области.

34. Используемые в тексте документов сокращения слов должны быть общепринятыми, а их написание - унифицированным.

Например, следующие сокращения могут применяться в любых документах, кроме нормативных правовых актов и распорядительных документов Московской области:

г., гг. - год, годы (при цифрах);

и др. - и другие (после перечисления);

и пр. - и прочие (после перечисления);

и т.д. - и так далее (после перечисления);

и т.п. - и тому подобное (после перечисления);

и.о. - исполняющий обязанности;

каб. - кабинет;

л. - лист, листы;

млн. - миллион, миллионы (при цифрах);

млрд. - миллиард, миллиарды (при цифрах);

п., пп. - пункт, пункты;

руб. - рубль;

с. - страница (при цифрах);

см. - смотри (при ссылке, например, на другую часть документа);

ст. - статья (при цифрах);

т.е. - то есть;

табл. - таблица;

тыс. - тысяча, тысячи (при цифрах);

экз. - экземпляр.

Аббревиатуры, читаемые по буквам, не склоняются и пишутся прописными буквами, например: МВД, МЧС, ЭВМ, МГУ, РУДН, СНГ.

Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного (МИД - МИДа, ГОСТ - ГОСТа), и строчными буквами, если образованы от имени нарицательного (вуз - вуза).

При необходимости многократного употребления наименования органа, его подразделения, организации в рамках одного документа рекомендуется при первом упоминании давать его полное наименование, а в скобках - сокращенное, например, "... Управление документооборота Администрации Губернатора Московской области (далее - Управление документооборота)".

В документах не допускается употребление сокращения "РФ" вместо слов "Российская Федерация", "МО" вместо слов "Московская область".

При подготовке проектов нормативных правовых и распорядительных актов Московской области, а также в служебной переписке с федеральными органами государственной власти используются полные наименования государственных органов, органов местного самоуправления, муниципальных образований и организаций.

В служебной переписке между государственными органами, органами местного самоуправления Московской области и подведомственными им организациями, во внутренней переписке, при подготовке протоколов заседаний и совещаний, указаний об исполнении (резолюций), документов справочного характера допускается использование официальных сокращенных наименований федеральных органов государственной власти и государственных органов, например:

Полное наименование	Сокращенное наименование
Министерство внутренних дел Российской Федерации	МВД России
Федеральная миграционная служба	ФМС России
Министерство иностранных дел Российской Федерации	МИД России
Федеральная служба по техническому и экспортному контролю	ФСТЭК России
Центральная избирательная комиссия Российской Федерации	ЦИК России
Министерство юстиции Российской Федерации	Минюст России
Федеральная служба исполнения наказаний	ФСИН России
Министерство связи и массовых коммуникаций Российской Федерации	Минкомсвязь России
Министерство государственного управления, информационных технологий и связи Московской области	Мингосуправления Московской области
Министерство имущественных отношений Московской области	Минмособлимущество

Для ускорения подготовки и сокращения объема документов при внутренней переписке, а также в служебной переписке между государственными органами допускается использование следующих сокращений:

Полное наименование	Сокращение
Центральные исполнительные органы государственной власти Московской области, государственные органы Московской области	ЦИОГВ и ГО Московской области
Главное управление	ГУ
Муниципальное образование	м.о.
Муниципальный район	м.р.
Городской округ	г.о.
Городское поселение	г.п.
Сельское поселение	с.п.
Государственное автономное учреждение	ГАУ
Государственное бюджетное учреждение	ГБУ
Государственное бюджетное учреждение здравоохранения	ГБУЗ
Государственное казенное учреждение	ГКУ
Дошкольное общеобразовательное учреждение	ДОУ

35. Для написания чисел используются следующие формы: словесная (четыре компьютера, пять мониторов), цифровая (4 компьютера, 5 мониторов) и словесно-цифровая (25-тысячный).

Словесно-цифровая форма написания чисел рекомендуется для обозначения крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн., млрд.: "50 тыс. рублей", "17 млн. рублей", "130 млрд. рублей".

Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) обозначаются века, кварталы, порядковые номера съездов, конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных состязаний. Например: XX век, XX-XXI века, I квартал, IV квартал, XX специальная сессия Генеральной Ассамблеи ООН; XXII Олимпийские зимние игры в Сочи.

Существительное после дробного числа согласуется с его дробной частью и пишется в родительном падеже единственного числа: "36,5 метра", "108,2 метра", но "36,5 тыс. метров".

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся следующим образом: "85-летие", "в 3-месячный срок", "10-процентный раствор", "3-дневная командировка", "2- и 3-секционные вагоны".

Знаки номера, параграфа, процента, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, а также в заголовках граф таблиц. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процента и тому подобное также пишутся словами.

Знаки N, §, % и тому подобное при нескольких числах (то есть когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, например: "N 1-5", "§ 1 и 2", "25-30%".

Наращение (буквенное падежное окончание) используется в записи порядковых числительных: "сотрудник 1-го отдела"; "1-й вагон из центра"; "5-й уровень сложности"; "занять 2-е место"; "в начале 2000-х годов", "436-й маршрут автобуса".

Наращение не используется:

при записи количественных числительных: словарь в 4 томах; работа 2 сотрудников; программа из 12 мероприятий;

при записи календарных дат словесно-цифровым способом: 22 марта 2015 г., 1 апреля 2016 года;

если число обозначено римской цифрой: XXII Олимпийские игры; IX конгресс, XXI век, Людовик XIV;

в номерах томов, глав, страниц, иллюстраций, таблиц, приложений и тому подобное, если родовое слово (том, глава) предшествует числительному: на с. 196, в т. 5, в табл. 11, в прил. 1 (но: на 196-й странице, в 5-м томе, в 11-й таблице, в 1-м приложении).

Наращение падежного окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, может быть однобуквенным или двухбуквенным.

Наращение должно быть однобуквенным, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й день (пятый день), 85-я годовщина (восемьдесят пятая годовщина), в 32-м издании (в тридцать втором издании), в 14-м ряду (в четырнадцатом ряду).

Наращение должно быть двухбуквенным, если последней букве предшествует согласный: 5-го созыва (пятого созыва), к 25-му студенту (к двадцать пятому студенту), из 32-го заседания (из тридцать второго заседания), из 14-го ряда (из четырнадцатого ряда).

Если подряд следуют два порядковых числительных, разделенных запятой или соединенных союзом, падежное окончание наращивается у каждого из них: 1-й, 2-й вагоны; 80-е и 90-е годы.

Если подряд следуют более двух порядковых числительных, разделенных запятой, точкой с запятой или соединенных союзом, то падежное окончание наращивается только у последнего числительного: 1, 2 и 3-й вагоны, 70, 80, 90-е годы.

Если два порядковых числительных следуют через тире, то падежное окончание наращивается:

только у второго числительного, если падежное окончание у обоих числительных одинаковое: 50-60-е годы, в 80-90-х годах;

у каждого числительного, если падежные окончания разные: в 11-м - 20-х рядах.

36. Для написания даты, состоящей из дня месяца (числа), месяца и года, используются цифровой и словесно-цифровой способы оформления дат.

При цифровом способе дату документа записывают арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 10.08.2014, 05.03.2015, при этом слово "г.", "года" не указывается.

При словесно-цифровом способе дату документа оформляют следующим образом: 10 августа 2014 г., 5 марта 2015 г., 29 сентября 2015 года.

Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово "год" пишется полностью: "Государственная программа... на 2015 год". В остальных случаях разрешается использовать сокращения: "г." (год), "гг." (годы).

Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее оформляют следующим образом: "в мае 2015 г.", "в апреле - мае 2015 г.", "в I квартале 2015 г.", "в III-IV кварталах 2014 г.", "во втором полугодии 2014 г.". Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется словом. При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся: в I квартале (но не в 1-м квартале).

Календарные сроки в документах обозначаются следующим образом: "за 4 месяца 2015 года", "в 2015 году", "с 2014 по 2018 год", "в 2014-2018 годах".

Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), то есть начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2015/2016 учебном году, отчетный 2015/2016 год. В остальных случаях между годами ставится тире, например, "освободить от взимания подоходного налога в 2014-2015 гг.".

37. При направлении документа (служебного письма, аналитической, докладной или служебной записки) в адрес конкретного должностного лица, как правило, используются фразы этикетного характера (персональное обращение к адресату), которые пишутся в начале документа перед текстом. В конце обращения ставится восклицательный знак, например:

Уважаемый Дмитрий Борисович!

Уважаемая Марина Владимировна!

Этикетные фразы перед текстом документа отделяются от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, а от основного текста документа - одной пустой строкой.

38. Знаки препинания (точка, запятая, двоеточие, точка с запятой, многоточие, восклицательный и вопросительный знаки) не отделяются пробелом от предшествующих слов.

Перенос знаков препинания на другую строку не допускается.

Кавычки и скобки не отделяются пробелом от заключенных в них слов, знаки препинания не отделяются от предшествующих скобок и кавычек.

39. Для оформления документов в соответствии с Правилами используются парные символы кавычек "елочки". Парные символы кавычек "лапки", "компьютерные кавычки" (в которых рисунок открывающих и закрывающих кавычек не различается) при оформлении документов не используются.

Кавычки оформляются тем же шрифтом, что и заключенный в них текст.

Если внутри слов, заключенных в кавычки, встречаются другие слова, в свою очередь заключенные в кавычки, то в конце текста ставится одна закрывающаяся кавычка, например:

ЗАО "Издательский дом "Комсомольская правда", ООО "Компания "Металлинвест";

Закон Московской области N 195/2015-ОЗ "О внесении изменений в Закон Московской области "О гербе Московской области".

40. При оформлении документов используется символ "тире" как знак препинания в тексте документа. Применение тире определяется правилами русской пунктуации.

Тире, обозначающее диапазон значений, границы которого заданы числами (1941-1945, XVI-XVII), пробелами не отделяется.

В остальных случаях перед и после тире ставятся пробелы.

Для облегчения набора символа "тире" в текстовом редакторе Microsoft Word предусмотрено специальное сочетание клавиш "Ctrl" + "-" ("минус" на цифровой клавиатуре).

Кроме того, для получения символа "тире" в Microsoft Word можно использовать следующую технику: после слова, за которым должно следовать тире, нужно поставить пробел, затем ввести символ "дефис" (или "минус" на основной клавиатуре), и еще один пробел, а затем набрать следующее после тире слово. После этого Microsoft Word преобразует символ "дефис" в символ "тире".

41. Дефис относится к небуквенным орфографическим знакам. Написание слов с дефисами определяется правилами русского языка. Пробелом от слова дефис не отделяется (за исключением случая так называемого "висячего" дефиса: "ветхие одно- и двухэтажные дома").

При разрыве в конце строки сложного слова, которое пишется через дефис, или регистрационного номера документа, включающего один или несколько дефисов, необходимо использовать специальный символ "неразрывный дефис".

Неразрывный дефис - это специальный символ компьютерной кодировки текстов, отображающийся внутри строки подобно обычному дефису, но не позволяющий программе Microsoft Word разорвать в этом месте строку.

Для облегчения набора символа неразрывный дефис в текстовом редакторе Microsoft Word предусмотрено специальное сочетание клавиш "Ctrl" + "Shift" + "-" ("минус" на основной клавиатуре).

42. При использовании в тексте документа перечислений (списков) не допускается использование маркированных списков (выделенных с помощью символов "дефис", "тире" или других маркеров). При создании перечислений (списков) используется абзац со стандартными параметрами, включая абзацный отступ размером в 1,25 см.

Текст каждого пункта в списке пишется со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой. Последний пункт списка заканчивается точкой.

43. Косая черта (или дробь в номерах и индексах) относится к небуквенным орфографическим знакам и используется в следующих случаях:

в регистрационных номерах документов;

в функции, близкой к функции союзов "и" и "или", как знак альтернативности понятий, например: "добавление/изменение данных о планируемых заседаниях Правительства...", "обновление версий ОПО и/или СПО";

для обозначения отношения каких-либо величин, параметров, например: "по соотношению параметров цена/качество...";

в сокращенных обозначениях составных единиц измерения, например: ц/га (центнеров на гектар), об./мин. (оборотов в минуту), руб./месяц (рублей в месяц);

вместо словосочетаний или сложных слов, например: а/я (абонентский ящик), р/с или р/сч (расчетный счет); в этих случаях после сокращенных элементов слов точки не ставятся;

в технических терминах, например: "посредством локальной сети типа Ethernet 100/1000", "передача данных по протоколу TCP/IP".

Косая черта не отделяется от слов пробелами слева или справа.

44. Неразрывный пробел - это специальный символ компьютерной кодировки текстов, отображающийся внутри строки подобно обычному пробелу, но не позволяющий программе Microsoft Word разорвать в этом месте строку. Неразрывный пробел между словами используется для недопущения переноса на другую строку или страницу (разрыва):

между инициалами имени и отчества и фамилией ("А.С. Пушкин"); после географических сокращений ("г. Красногорск", "р-н Ступинский") или в написании элементов почтового адреса ("ул. Белореченская, д. 24, корп. 1, кв. 166");

между знаками номера, параграфа и относящимися к ним цифрами ("N 8", "§ 10");

между числами и относящимися к ним единицами измерения или счетными словами ("120 руб.", "2014 г.", "гл. IV", "п. 19");

между словесными и цифровыми выражениями при оформлении дат, календарных сроков, в названиях праздников и знаменательных дат, например: 15 августа 2014 года; 8 Марта;

между группами цифр в многозначных числах, по три цифры справа налево, начиная с четырехзначных чисел ("выплачено 1 823 руб.", "в одном мегабайте содержится 1 048 576 байт");

между номерами версий программных продуктов и частями их названий, состоящими из цифр или сокращений ("Windows XP", "CentOS 6.5").

Для вставки символа "неразрывный пробел" в текстовом редакторе Microsoft Word предусмотрено специальное сочетание клавиш "Ctrl" + "Shift" + "Пробел".

45. Принудительный разрыв строки используется для переноса текста на другую строку.

При оформлении документов в государственных органах не допускается:

разрывать по строкам элементы даты и номера документа при использовании ссылок в тексте документа;

оставлять в конце строки предлоги, союзы и частицы (одно-, двух- и трехбуквенные).

Для вставки принудительного разрыва строки в текстовом редакторе Microsoft Word предусмотрено специальное сочетание клавиш "Shift" + "Enter".

IV. Нормативные правовые акты Московской области

Нормативные правовые акты Московской области издаются в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, актами Правительства Российской Федерации, Уставом Московской области, законами Московской области, постановлениями и распоряжениями Губернатора Московской области, постановлениями и распоряжениями Правительства Московской области.

К нормативным правовым актам Московской области относятся:

Устав Московской области;

законы Московской области;

договоры Московской области с федеральными органами государственной власти по вопросам разграничения полномочий;

договоры Московской области с другими субъектами Российской Федерации;

договоры Московской области в сфере внешнеэкономических и международных связей;

постановления Московской областной Думы;

постановления Губернатора Московской области, имеющие нормативный характер;

постановления Правительства Московской области, имеющие нормативный характер;

распоряжения государственных органов, имеющие нормативный характер;