Постановление Губернатора Московской области от 20.01.2016 № 11-ПГ

ГУБЕРНАТОР

МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 20 января 2016 г. № 11-ПГ

г. Красногорск

Об утверждении Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области

В соответствии с частью 2 статьи 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов"

постановляю:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (далее - Правила делопроизводства).

2. Центральным исполнительным органам государственной власти Московской области, государственным органам Московской области на основе Правил делопроизводства с учетом условий и специфики своей деятельности разработать и по согласованию с центральным исполнительным органом государственной власти Московской области в сфере архивного дела утвердить инструкции по делопроизводству до 1 июня 2016 года.

3. Признать утратившими силу:

распоряжение Губернатора Московской области от 05.08.2008 N 314-РГ "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области";

распоряжение Губернатора Московской области от 02.04.2009 N 147-РГ "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области";

распоряжение Губернатора Московской области от 08.12.2009 N 670-РГ "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области".

4. Главному управлению по информационной политике Московской области обеспечить официальное опубликование настоящего постановления в газете "Ежедневные новости. Подмосковье" и размещение (опубликование) на Интернет-портале Правительства Московской области.

5. Настоящее постановление вступает в силу с 1 февраля 2016 года.

6. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя Председателя Правительства Московской области - руководителя Администрации Губернатора Московской области Кузнецова М.М.

Губернатор

Московской области                                                       А.Ю. Воробьев

Утверждены

постановлением Губернатора

Московской области

от 20 января 2016 г. N 11-ПГ

ПРАВИЛА

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ, ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ

МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ

I. Общие положения

Правила делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (далее - государственные органы) устанавливают единый порядок подготовки, обработки, хранения и использования образующихся в деятельности государственных органов документов в соответствии с требованиями, установленными Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Требования Правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах Московской области (далее - Правила) распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами в межведомственной системе электронного документооборота Московской области (далее - МСЭД) и федеральной информационной системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), за исключением документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Организация и ведение делопроизводства в государственных органах осуществляются структурными подразделениями государственных органов, на которые возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях государственных органов (далее - служба делопроизводства).

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленного Правилами порядка работы с документами в государственных органах возлагается на их руководителей.

Государственные гражданские служащие Московской области, а также работники, занимающие должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы Московской области, государственным должностям Московской области (далее - работники государственных органов), несут ответственность за сохранность документов и неразглашение сведений, составляющих государственную и иную охраняемую федеральными законами тайну, а также служебную информацию, в том числе сведений, касающихся частной жизни и здоровья граждан или затрагивающих их честь и достоинство.

Государственный орган на основе Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую распоряжением государственного органа по согласованию с уполномоченным исполнительным органом государственной власти Московской области в сфере архивного дела.

Правила могут служить основой для разработки инструкций по делопроизводству в государственных учреждениях Московской области, реализующих отдельные функции государственного управления (далее - государственные учреждения).

Правила разработаны в соответствии с требованиями следующих правовых актов:

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";

приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях";

Уставом Московской области;

Законом Московской области N 183/2005-ОЗ "О гербе Московской области";

Законом Московской области N 164/2006-ОЗ "О рассмотрении обращений граждан";

постановлением Правительства Московской области от 27.11.2002 N 573/46 "Об утверждении Положения о порядке обращения с информацией ограниченного доступа в исполнительных органах государственной власти Московской области, государственных органах и государственных учреждениях Московской области";

постановлением Губернатора Московской области от 18.12.2014 N 287-ПГ "Об утверждении Регламента рассмотрения обращений граждан в Правительстве Московской области";

Положением об использовании межведомственной системы электронного документооборота Московской области в деятельности центральных исполнительных органов государственной власти Московской области, государственных органов Московской области, утвержденным распоряжением Губернатора Московской области от 27.12.2013 N 516-РГ "О вводе в промышленную эксплуатацию межведомственной системы электронного документооборота Московской области", а также рекомендациями следующих стандартов:

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

II. Основные понятия

В Правилах используются следующие основные понятия и термины:

автор документа	физическое или юридическое лицо, создавшее документ
адресант (или отправитель)	физическое лицо, должностное лицо или организация, которые адресуют почтовое отправление (письмо, телеграмму и тому подобное)
адресат (или получатель)	физическое лицо, должностное лицо или организация, которым адресовано почтовое отправление (письмо, телеграмма и тому подобное)
вид документа	принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения
гербовый бланк	бумажный бланк документа с воспроизведением герба Московской области, изготавливаемый типографским способом и являющийся документом строгой отчетности
дело	отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности государственного органа, помещенные в отдельную обложку
делопроизводство	деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в государственных органах Московской области
документ (документированная информация)	зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных федеральными законами случаях ее материальный носитель
документирование	фиксация информации на материальных носителях в установленном федеральными законами и законами Московской области порядке
документооборот	движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки
Дом Правительства	Дом Правительства Московской области, расположенный по адресу: 143407, Московская область, г. Красногорск, бульвар Строителей, д. 1
доступ к информации	возможность получения информации и ее использования
ДСП	отметка "Для служебного пользования" на конфиденциальных документах, содержащих сведения, включенные в перечень сведений, отнесенных к служебной информации ограниченного распространения государственного органа
заверенная копия документа	точно воспроизведенный текст документа с отметкой органа, уполномоченного производить действия по заверению копий
информация	сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления
информация ограниченного доступа	информация, доступ к которой ограничен федеральными законами
колонтитул	область, расположенная в верхнем и нижнем полях всех или нескольких страниц документа. В колонтитулы можно включать номера страниц, имя автора, название документа, имя файла, дату, время и так далее
конфиденциальность информации	обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя
конфиденциальные документы	документы и материалы, ограничения на распространение которых предусмотрены федеральными законами или служебной необходимостью
конфиденциальные документы длительного пользования	нормативные правовые акты, книги, изданные типографским способом документы, брошюры, сброшюрованные материалы, альбомы и так далее с пометкой "Для служебного пользования"
копия документа	документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки или их часть и не имеющий юридической силы
КПП	контрольно-пропускной пункт на входе на территорию Дома Правительства
МСЭД	межведомственная система электронного документооборота Московской области, предназначенная для создания и обмена электронными документами между центральными исполнительными органами государственной власти Московской области, государственными органами Московской области
МЭДО	федеральная информационная система, предназначенная для организации взаимодействия систем электронного документооборота участников межведомственного электронного документооборота
номенклатура дел	систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в государственном органе, с указанием сроков их хранения
носитель информации (документированной)	материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения и воспроизведения речевой, звуковой или изобразительной информации
обладатель информации	лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации, определяемой по каким-либо признакам
обращение гражданина	направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме, в форме электронного документа или представленные в устной форме предложение, заявление или жалоба
объем документооборота	количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период
оформление дела	подготовка документа к передаче на архивное хранение
оформление документа	проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования
подлинник документа	первый или единственный экземпляр документа
регистрация документа	присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе
резолюция	реквизит, состоящий из надписи на документе или на специальном бланке для поручений, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение (может включать фамилии и инициалы исполнителей поручения, содержание поручения, срок его исполнения, подпись автора резолюции и дату подписания)
реквизит документа	элемент оформления документа
РК	регистрационная карточка документа в системе МСЭД
система электронного документооборота	информационная система, обеспечивающая автоматизированную обработку электронных документов на всех стадиях их жизненного цикла: создание, согласование, подписание и/или утверждение, опубликование (рассылка), использование и архивное хранение
сканирование документа	получение электронного образа документа
служебная информация ограниченного распространения	несекретная информация, касающаяся деятельности государственного органа, доступ к которой ограничен федеральными законами и законами Московской области
типографский пункт (или просто "пункт")	принятая в издательском деле единица измерения, равная 1/72 дюйма (примерно 0,376 мм). Используется в текстовом редакторе Microsoft Word для обозначения размеров шрифтов и интервалов. Сокращенно записывается как "пт"
формирование дела	группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела
экспертиза ценности документов	изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации
электронная подпись	информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию
электронный документ	документ, создаваемый в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе
электронный документооборот	документооборот с применением автоматизированной информационной системы (МСЭД)
электронный образ документа	электронная копия (скан-копия, скан-образ) документа, изготовленного на бумажном носителе
электронный шаблон бланка	бланк документа, представленный в электронной форме и используемый для создания электронных документов в МСЭД

Понятия "архивный фонд", "архивный документ", "документы по личному составу", "документ Архивного фонда Российской Федерации", "Архивный фонд Российской Федерации", "архив", "постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации", "временное хранение архивных документов", "экспертиза ценности документов" используются в значениях, установленных Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

III. Оформление документов

1. Общие правила оформления документов

1. Документы, создаваемые в государственных органах, оформляются на гербовых бланках установленной формы, изготовленных на листах белой бумаги формата А4 (210 x 297 мм) и/или в форме электронных документов. Для бланков поручений может использоваться формат А6 (105 x 148 мм).

В государственных органах используются бланки документов с продольным расположением реквизитов (реквизиты располагаются посередине листа вдоль верхнего поля).

Бланки не применяются при внутренней переписке, при подготовке первоначальных вариантов документов, а также для оформления копий служебных писем, остающихся в делах (кроме ксерокопий).

При подготовке документов в государственном органе используются электронные шаблоны бланков документов, которые размещены в МСЭД.

Виды бланков документов:

бланк постановления;

бланк распоряжения;

бланк приказа;

бланк письма государственного органа (структурного подразделения государственного органа);

бланк письма должностного лица (руководителя, заместителя руководителя государственного органа, советника Губернатора Московской области);

бланк протокола;

бланк поручения (резолюции);

бланк письма координационного или совещательного органа.

Образцы бланков документов утверждаются правовым актом Губернатора Московской области или руководителя государственного органа.

2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь следующие стандартные поля:

Поле	Минимальный размер (мм)	Максимальный размер (мм)
левое	20	25
правое	10	15
верхнее	20	20
нижнее	20	20

3. Для создания, редактирования и оформления документов в государственных органах используется текстовый редактор Microsoft Word.

При оформлении большинства реквизитов документов в государственных органах применяется стандартный шрифт со следующими параметрами:

Параметр	Значение
Шрифт	Times New Roman
Начертание	обычный
Размер	14 пт
Цвет текста	черный (или "Авто")
Подчеркивание	не используется
Написание вразрядку (увеличенный интервал между символами)	не используется

В отдельных случаях при оформлении реквизитов документов следующие параметры стандартного шрифта могут изменяться: может использоваться полужирный шрифт, размер шрифта может отличаться от стандартного размера, может использоваться написание вразрядку.

Если для оформления отдельных реквизитов отдельных видов документов используется шрифт с параметрами, которые отличаются от параметров стандартного шрифта, то в Правилах будет указываться, какие параметры стандартного шрифта должны быть изменены.

Например:

Фраза "используется стандартный шрифт размером 12 пт" означает, что все параметры стандартного шрифта сохраняются, за исключением его размера: для оформления реквизита нужно использовать стандартный шрифт Times New Roman размером 12 пт вместо 14 пт.

Фраза "используется стандартный полужирный шрифт" означает, что все параметры стандартного шрифта сохраняются, за исключением его начертания: для оформления реквизита нужно использовать полужирный шрифт вместо обычного.

Фраза "используется стандартный полужирный шрифт размером 10 пт" означает, что все параметры стандартного шрифта сохраняются, за исключением его размера и начертания: для оформления реквизита нужно использовать полужирный шрифт вместо обычного и размер 10 пт вместо 14 пт.

Не допускается произвольное графическое выделение отдельных реквизитов, слов, абзацев или частей текста с помощью других начертаний (курсива, полужирного шрифта или их сочетания), изменения цвета шрифта, подчеркивания, написания вразрядку или других текстовых эффектов.

В отдельных случаях, если текст документа необходимо разместить на одной странице, разрешается уменьшать размер стандартного шрифта до 13 пт.

4. При оформлении документов используются следующие основные параметры абзаца в Microsoft Word:

выравнивание текста;

размер отступа слева;

размер отступа справа;

размер абзацного отступа ("красная строка");

интервал перед абзацем;

интервал после абзаца;

размер межстрочного интервала.

При оформлении большинства реквизитов документов в государственных органах используются следующие стандартные параметры абзаца:

Параметр абзаца	Значение
Выравнивание текста	По ширине
Отступ слева	0 (не используется)
Отступ справа	0 (не используется)
Первая строка (абзацный отступ)	1,25 см
Интервал перед абзацем	0 (не используется)
Интервал после абзаца	0 (не используется)
Межстрочный интервал	Множитель, равный 1,15

Первая строка абзаца текста печатается с абзацным отступом в 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст выравнивается по ширине абзаца. Отступы слева и справа от текста не допускаются.

Межстрочный интервал в абзацах основного текста документов устанавливается с помощью множителя, значение которого равно 1,15. Интервалы перед абзацем и после него не допускаются.

Для выделения таблиц в основном тексте документа допускается оставлять одну пустую строку перед таблицей и/или после таблицы.

Если для оформления отдельных реквизитов отдельных видов документов используются параметры абзаца, которые отличаются от стандартных параметров абзаца, то в Правилах будет указываться, какие параметры абзаца должны быть изменены, например:

Фраза "без абзацного отступа" означает, что все стандартные параметры абзаца должны быть сохранены, за исключением абзацного отступа - реквизит должен печататься от границы левого поля документа.

Фраза "абзац, выровненный по левому краю" означает, что все стандартные параметры абзаца должны быть сохранены, за исключением выравнивания текста абзаца: он должен быть выровнен не по ширине, а по левому краю.

Фраза "абзац с одинарным межстрочным интервалом" означает, что все стандартные параметры абзаца должны быть сохранены, за исключением межстрочного интервала: нужно использовать одинарный межстрочный интервал вместо интервала с множителем 1,15.

В отдельных случаях, если текст документа необходимо разместить на одной странице, разрешается изменять значение межстрочного интервала (множителя) в диапазоне от 1 (одинарный межстрочный интервал) до 1,5 (полуторный межстрочный интервал).

5. При оформлении документов для разделения расположенных рядом реквизитов документа используются интервалы в виде пустых строк. Могут использоваться интервалы между реквизитами документов размером в одну, две, три и более пустых строк, например:

(Таблица приведена в прикрепленном файле табл5п)

6. Страницы документа (кроме первой) нумеруются на лицевой стороне арабскими цифрами. Номер страницы вставляется в верхний колонтитул и выравнивается по центру. Расстояние от верхнего края страницы до верхнего колонтитула должно быть 1,25 см. Для номера страницы используется стандартный шрифт. Выделение номера страницы слева и справа с помощью дефисов и других символов не допускается.

7. Текст документа может состоять из следующих структурных единиц: раздел, подраздел, пункт, подпункт и абзац.

Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый римской цифрой, после которой ставится точка; имеет наименование (заголовок).

Наименование раздела печатается стандартным шрифтом с прописной буквы с обозначением номера раздела и выравнивается по центру. Номер раздела должен быть отделен от последующего наименования раздела символом пробела или неразрывного пробела. Точка в конце наименования раздела не ставится. Нумерация разделов сквозная (в пределах всего документа), например:

IV. Нормативные правовые акты Московской области

Подраздел имеет порядковый номер, обозначаемый арабской цифрой, после которой ставится точка; имеет наименование (заголовок).

Наименование подраздела печатается стандартным шрифтом с прописной буквы с обозначением номера подраздела и выравнивается по центру. Номер подраздела должен быть отделен от последующего наименования подраздела символом пробела или неразрывного пробела. Точка в конце наименования подраздела не ставится. Нумерация подразделов ведется в пределах раздела, например:

3. Правила оформления таблиц в законопроектах

Пункт имеет порядковый номер, обозначаемый арабской цифрой, после которой ставится точка; не имеет наименования (заголовка).

Текст пунктов печатается стандартным шрифтом с абзацным отступом с прописной буквы и заканчивается точкой. Номер пункта должен быть отделен от последующего текста пункта символом пробела или неразрывного пробела. Нумерация пунктов сквозная (в пределах всего документа), например:

76. Каждый участник электронного документооборота несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в МСЭД.

Подпункт имеет порядковый номер, обозначаемый арабской цифрой с закрывающей круглой скобкой, после которой точка не ставится; не имеет наименования (заголовка).

Пункты могут подразделяться на подпункты после знака двоеточия. Текст подпунктов печатается стандартным шрифтом с абзацным отступом со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой. Текст последнего подпункта в пределах пункта заканчивается точкой. Номер подпункта должен быть отделен от последующего текста подпункта символом пробела или неразрывного пробела. Нумерация подпунктов ведется в пределах пункта, например:

76. Каждый участник электронного документооборота несет ответственность за действия, которые он совершает при работе в МСЭД:

1) за содержание электронного документа при отправке его на согласование и подписание;

2) за реквизиты, качество сканирования, адресацию и использование электронной подписи при отправке исходящего документа;

3) ...

В нормативных правовых актах, распорядительных и организационных документах могут присутствовать иные структурные единицы, указанные в Правилах.

2. Состав и оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые государственным органом, должны содержать реквизиты, расположение и оформление которых устанавливаются настоящими Правилами.

В состав реквизитов документов государственных органов входят:

герб Московской области;

наименование государственного органа;

должность лица - автора документа;

подпись должностного лица;

справочные данные о государственном органе;

вид документа;

место составления (издания) документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложения;

гриф согласования;

виза;

гриф утверждения;

оттиск печати;

отметка о заверении копии;

отметка об исполнителе;

указания по исполнению документа;

отметка о контроле документа;

отметка об исполнении документа;

отметка о конфиденциальности;

отметка о поступлении документа;

идентификатор электронного документа.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметки о срочности документа: "Незамедлительно", "Весьма срочно", "Срочно", "Оперативно", "Вручить немедленно", "Подлежит возврату".

8. Герб Московской области является обязательным реквизитом документов, который воспроизводится в строгом соответствии с Законом Московской области N 183/2005-ОЗ "О гербе Московской области" на бумажных бланках документов, изготавливаемых типографским способом, а также на электронных шаблонах бланков в системе МСЭД.

9. Наименование государственного органа - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением о государственном органе.

Сокращенное наименование государственного органа помещают в скобках под полным наименованием.

10. Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя государственного органа, бланк письма заместителя руководителя государственного органа, других должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки).

Наименование должности лица указывается под наименованием (полным, сокращенным) государственного органа.

11. Реквизит "Подпись должностного лица" располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалов имени и отчества и фамилии). Инициалы печатаются перед фамилией на уровне последней строки наименования должности. Между инициалами и фамилией ставится пробел или неразрывный пробел.

Реквизит "Подпись должностного лица" отделяется от предыдущего реквизита документа тремя пустыми строками. Реквизит "Подпись должностного лица" оформляется с использованием одинарного межстрочного интервала. Наименование должности выравнивается по горизонтали по левому краю (без абзацного отступа), инициалы и фамилия - по правому краю.

Если подписывается документ, изготовленный на бланке письма государственного органа, то наименование должности в подписи указывается кратко (без повторения в ней наименования организации, которое уже фигурирует вверху на бланке), например (с использованием бланка письма Администрации Губернатора Московской области):

Заместитель руководителя

(подпись)

И.О. Фамилия

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается полное наименование организации, например:

Заместитель руководителя Администрации Губернатора Московской области

(подпись)

И.О. Фамилия

Если изготавливается многостраничный документ, и подпись должностного лица ставится не на первой странице (бланке письма государственного органа), то в подписи указывается полное наименование должности, например:

Первый заместитель начальника Главного управления ветеринарии Московской области

(подпись)

И.О. Фамилия

Если документ, оформленный на бланке письма государственного органа, подписывает руководитель структурного подразделения государственного органа, то в состав наименования должности лица, подписывающего документ, входит наименование структурного подразделения государственного органа, например:

Начальник Управления протокола

(подпись)

И.О. Фамилия

При подписании документов на бланке должностного лица должность подписавшего не указывается, за исключением нормативных правовых актов и распорядительных документов, например (с использованием бланка письма руководителя государственного органа):

(подпись)

И.О. Фамилия

Если изготавливается многостраничный документ, и подпись должностного лица ставится не на первой странице (бланке письма должностного лица), то в подписи указывается полное наименование должности, например:

Начальник Главного управления ветеринарии Московской области - главный государственный ветеринарный инспектор Московской области

(подпись)

И.О. Фамилия

При оформлении подписи Губернатора Московской области слова "Губернатор" и "Московской области" печатаются в две строки:

Губернатор Московской области

(подпись)

И.О. Фамилия

В составе реквизита "Подпись должностного лица" могут указываться ученые степени, воинские звания, например:

Директор института доктор исторических наук, профессор

(подпись)

И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей. Каждая последующая подпись отделяется от предыдущей одной пустой строкой, например:

Начальник финансового управления	(подпись)	И.О. Фамилия
Главный бухгалтер	(подпись)	И.О. Фамилия
Старший экономист	(подпись)	И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей или не подчиненными по должности их подписи располагаются на одном уровне, например:

Заместитель директора по научной работе		Заместитель директора по охране труда
(подпись)	И.О. Фамилия	(подпись)	И.О. Фамилия

Документы коллегиальных органов (совета, коллегии, комиссии, рабочей группы и др.) подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

В документах, составленных коллегиальным органом, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их статус в составе коллегиального органа в соответствии с распределением. Первыми в списке коллегиального органа указываются руководитель (председатель, сопредседатели) этого органа, его заместитель (заместители). Члены коллегиального органа и секретарь органа перечисляются в алфавитном порядке, например:

Председатель комиссии	(подпись)	И.О. Фамилия
Член комиссии	(подпись)	И.О. Фамилия
Член комиссии	(подпись)	И.О. Фамилия
Секретарь комиссии	(подпись)	И.О. Фамилия
Член комиссии	(подпись)	И.О. Фамилия

Если должностное лицо (руководитель), на подпись которому представляется проект документа, отсутствует (отпуск, болезнь, командировка), то документ подписывает его заместитель или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом об исполнении обязанностей руководителя или приказом о распределении обязанностей. При этом должность в реквизите "Подпись должностного лица", а также в реквизитах "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" оформляется по-разному в зависимости от способа замещения временно отсутствующего руководителя:

N п/п	Способ замещения (каким распорядительным документом оформляется)	Как оформляется реквизит "Подпись должностного лица"
1	Полномочия по подписанию документов за руководителя прописаны в трудовом договоре или должностном регламенте (штатное заместительство)	Используется должность замещающего лица
2	Приказ о назначении исполняющим обязанности	И.о. (используется должность замещаемого лица)
3	Приказ о распределении обязанностей	Используется должность замещающего лица

Пример 1 (штатное заместительство министра его первым заместителем):

Первый заместитель министра государственного управления, информационных технологий и связи Московской области

(подпись)

И.О. Фамилия

Пример 2 (замещение министра на основании приказа о назначении исполняющим обязанности):

И.о. министра государственного управления, информационных технологий и связи Московской области

(подпись)

И.О. Фамилия

Пример 3 (один заместитель руководителя государственного органа замещает другого во время его отсутствия на основании приказа о распределении обязанностей):

Заместитель руководителя Администрации Губернатора Московской области

(подпись)

И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

12. Справочные данные о государственном органе указываются на бланках писем и включают в себя: почтовый адрес государственного органа, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, адрес официального сайта в информационно-коммуникационной сети Интернет и другие сведения по усмотрению государственного органа.

Составные части почтового адреса на бланках писем указываются в последовательности, установленной пунктом 22 приказа Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 N 234 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи", а именно:

наименование адресата (для юридического лица - полное или сокращенное наименование (при наличии), для физического лица - фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

название улицы, номер дома, номер квартиры;

название населенного пункта (города, поселка и тому подобное);

название района;

название республики, края, области, автономного округа (области);

название страны (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

13. Наименование вида издаваемого документа (например, приказ, протокол, акт) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

14. Место составления или издания документа (например, "г. Красногорск") указывается на бланках документов государственного органа, за исключением бланков писем.

15. Датой документа является дата его подписания (например, приказ, распоряжение, письмо, докладная записка, служебная записка, акт и др.), утверждения (например, инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или службой делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (например, докладная записка, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более государственными органами, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 10.08.2014, 05.03.2015.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 10 августа 2014 г., 5 марта 2015 года.

При указании в тексте документа ссылок на исходящие регистрационные номера и даты документов следует воспроизводить указанные реквизиты в том же формате, который использован в реквизитах соответствующих писем.

16. Регистрационный номер документа формируется в соответствии с системой регистрации, принятой в государственном органе.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

В системе МСЭД регистрационный номер присваивается документу автоматически при выполнении процедуры регистрации в соответствии с заданным шаблоном номенклатуры.

17. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка ответного письма и проставляется на документе после его регистрации.

18. В качестве адресата указываются органы государственной власти, их структурные подразделения, организации, должностные или физические лица.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа ниже реквизитов, отпечатанных типографским способом. Реквизит "Адресат" отделяется от надписей бланка одной пустой строкой. Реквизит "Адресат" печатается на расстоянии 80 мм от правого поля документа. Строки реквизита "Адресат" печатаются с одинарным межстрочным интервалом и выравниваются по горизонтали по левому краю.

В состав реквизита "Адресат" могут включаться: наименование организации, наименование структурного подразделения организации, должность, фамилия и инициалы имени и отчества лица, которому адресуется документ, а также почтовый адрес.

Каждая из составных частей реквизита "Адресат" печатается с новой строки и отделяется от других составных частей одной пустой строкой. Знаки препинания между ними не ставятся, но сохраняются в середине строк.

Документ может адресоваться:

организации в целом;

структурному подразделению организации;

руководителю организации;

должностному лицу, не являющемуся руководителем организации;

физическому лицу;

группе однородных организаций (должностных лиц).

В зависимости от того, кому адресуется документ, реквизит "Адресат" оформляется по-разному.

При адресовании документа в орган государственной власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Правительство Московской области

или:

Администрация Губернатора Московской области

Этот способ адресования применяется, как правило, в том случае, если автору документа неизвестно, какому конкретному должностному лицу или структурному подразделению отправляемый документ должен поступить на рассмотрение (исполнение).

Документ может быть адресован структурному подразделению организации (управлению, отделу и тому подобное). Это ускоряет обработку документа при его получении и доведении до конкретного исполнителя. В этом случае в реквизите "Адресат" в именительном падеже указывается наименование организации и ниже - соответствующего структурного подразделения, например:

Администрация Губернатора Московской области Управление документооборота

Если документ адресован конкретному должностному лицу, то наименование должности, включающее наименование структурного подразделения государственного органа или организации, и фамилия получателя указываются в дательном падеже, а перед ними в именительном падеже - наименование государственного органа, организации. Фамилия должностного лица отделяется от должности одной пустой строкой, например:

	Министерство обороны Российской Федерации Начальнику департамента делопроизводства и контроля
	П.А. Федорченко

Если должностное лицо, которому адресуется документ, является руководителем государственного органа или организации, то реквизит "Адресат" оформляется иначе. Наименование организации в этом случае входит в наименование должности, которая пишется в дательном падеже, например:

	Руководителю Аппарата Губернатора и Правительства Свердловской области
	Г.Е. Преображенскому

или:

	Главе Раменского муниципального района Московской области
	Е.В. Тонких

Таким же образом оформляется реквизит "Адресат" при адресовании документа иным должностным лицам, отнесенным к категории руководителей (заместителям, главным специалистам и тому подобное), например:

	Заместителю главного редактора журнала "Делопроизводство и документооборот"
	Э.П. Лебедеву

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования государственных органов, органов местного самоуправления, муниципальных образований и организаций.

Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, то в реквизите "Адресат" можно указать соответствующее звание или степень, которые приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией, например: