|
Расширенный поиск
Постановление администрации Воронежской области от 22.10.2001 № 1072Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или орган (организация) - автор документа. 6.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа. Ответственность за координацию работ, полноту и сроки исполнения документа несет ответственный исполнитель. Он вправе отдавать соисполнителю распоряжения, направленные на исполнение документа. 6.1.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые документы. 6.1.9. При пересылке документа на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о ходе и результатах исполнения вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения. 6.1.10. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока. Результаты предварительного контроля (в т.ч. напоминания исполнителям и информация о них) фиксируются в РКФ. 6.1.11. Снятие документа с контроля осуществляет лицо, поставившее документ на контроль, или по его поручению - управление делопроизводства. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении, отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. 6.1.12. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям или лицам, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. 6.1.13. Управление делопроизводства ведет: - автоматизированный учет исполнения контрольных документов; - два раза в месяц выпускает сводные информационные листки поручений по каждому исполнителю, напоминающие о приближающихся сроках исполнения и о просроченных документах; - готовит не реже одного раза в месяц сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в администрации, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования главы администрации в установленные им сроки или по запросам. 6.2. Контроль исполнения документов, поступающих от Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации 6.2.1. На контроль ставятся все поступающие документы Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, требующие исполнения. В первую очередь рассматриваются документы с отметками "срочно". 6.2.2. Контроль за исполнением документов Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, в том числе и срочных до трех дней, осуществляется непосредственно главой администрации либо, по его поручению, одним из его заместителей. Руководитель, которому передан на исполнение документ вышестоящего органа, определяет исполнителей и сроки исполнения поручений в резолюции. 6.2.3. Управление делопроизводства делает соответствующие отметки в РКФ: вносит фамилию исполнителя, содержание резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документов. 6.2.4. Управление делопроизводства два раза в месяц составляет сводку о ходе исполнения документов для последующего информирования руководства администрации о состоянии исполнительской дисциплины по выполнению документов вышестоящих органов, осуществляет оперативный контроль, напоминает приближении срока исполнения контролируемых документов. 6.2.5. О ходе и результатах выполнения каждого документа главе администрации представляются сведения за подписью должностного лица, которому было дано поручение, или лица, исполняющего его обязанности. Если поручение, содержащееся в документе, дано нескольким органам (должностным лицам), то подразделение (должностное лицо), указанное в поручении первым, является ответственным исполнителем поручения и организует работу соисполнителей. Ответственный исполнитель определяет сроки представления соисполнителями предложений, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. Соисполнители представляют свои предложения ответственному исполнителю в установленные им сроки. Доклад об исполнении поручения Президента Российской Федерации с приложением проекта доклада Президенту Российской Федерации представляется в Правительство Российской Федерации за 5 дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации. 6.2.6. Сведения о снятии с контроля вносятся в РКФ, сведения по исполненным документам проставляются в РКФ отметкой "в дело". 6.3. Контроль исполнения постановлений, распоряжений администрации, решений коллегии при главе администрации 6.3.1. Контроль исполнения постановлений (распоряжений) администрации области, решений коллегии при главе администрации, договоров, стороной которых выступает администрация области, по срокам исполнения осуществляет контрольное управление. 6.3.2. Учет контролируемых документов, ход и состояние их исполнения осуществляют заместители главы администрации, контрольное управление администрации, консультанты главы администрации. 6.3.3. Снять с контроля постановления, распоряжения администрации, решения коллегии при главе администрации области, договоров, стороной которых выступает администрация области, может только глава администрации. Снятие с контроля правовых актов администрации по важнейшим вопросам осуществляется на основании постановлений и распоряжений администрации, а также на основе соответствующих справок (информаций) об их выполнении, подготовленных исполнителями и завизированных должностными лицами администрации, на контроле у которых находились эти документы. Постановления и распоряжения администрации считаются снятыми с контроля, если на справке (информации) об их выполнении поставлена резолюция главы администрации "С контроля снять". Справка с такой резолюцией в трехдневный срок направляется исполнителями в контрольное управление для соответствующего учета. 6.3.4. Контролируемый документ регистрируется в журнале регистрации (приложение 28) и вводится в компьютер для автоматизированного учета. Контрольное управление обеспечивает оперативный контроль сроков исполнения и за три дня до истечения срока исполнения, указанного в соответствующих документах, запрашивает у ответственного исполнителя информацию о ходе исполнения документа (приложение 29). При необходимости продления срока исполнения поручения, указанного в постановлении или распоряжении, ответственный исполнитель представляет начальнику контрольного управления мотивированную просьбу о возможности продления срока представления информации об исполнении, в отдельных случаях допускается продление срока предоставления информации по устной договоренности. При наличии обстоятельств, позволяющих судить о возможности изменения сроков исполнения документа, ответственный исполнитель докладывает об этом лицу, поставившему документ на контроль. 6.3.5. Исполненным считается документ, по которому выполнены все поручения. Информация об исполнении документа направляется в контрольное управление за личной подписью ответственного исполнителя после проверки полноты исполнения. После получения информации от заместителей главы, руководителей структурных подразделений и информации о возможности снятия документа с контроля, контрольное управление в установленном порядке направляет данный документ главе администрации на снятие его с контроля. 7. Рассмотрение обращений граждан В администрации централизованный учет и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется управлением делопроизводства. 7.1. Регистрация и рассмотрение обращений 7.1.1. Обращения граждан регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан управления делопроизводства. Исполнители сверяют указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчество, адрес автора, заводят на письмо (телеграмму) учетно-регистрационную карточку и вводят информацию в банк данных автоматизированной системы учета письменных обращений граждан в день поступления письма (приложение 30). Конверты к ним сохранятся в тех случаях, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения. 7.1.2. В банке данных, учетно-регистрационной карточке: - указываются фамилия, инициалы заявителя, его адрес, дата регистрации обращения. Если обращение подписано несколькими авторами, то регистрируется первый автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным; - определяется и отмечается вид обращения (заявление, жалоба, предложение). Если обращение переслано, то отмечается, откуда оно поступило (из администрации Президента РФ, аппарата Правительства РФ, от депутатов Государственной Думы и т.п.) и регистрируется номер и дата сопроводительного письма; - отмечается социальное положение и льготный состав автора обращения; - если от данного автора поступило более одного письма, то для всех последующих писем уточняется, являются ли они повторными, и об этом делается пометка в банке данных при регистрации на компьютере; - проставляется шифр темы обращения согласно тематическому классификатору; - определяется ответственный исполнитель в соответствии с постановлением администрации области "О распределении должностных обязанностей между заместителями главы администрации области". 7.1.3. Личный прием граждан осуществляют: глава администрации области, заместители главы администрации области, начальники управлений, работники отдела по работе с обращениями граждан управления делопроизводства администрации области. (Дополнен - Постановление администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) В необходимых случаях для оперативного решения вопроса и консультации граждан, обратившихся в администрацию области, приглашаются специалисты структурных подразделений. 7.1.4. Организацию и запись на прием к руководителям администрации области осуществляют работники отдела по работе с обращениями граждан. (Дополнен - Постановление администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) 7.1.5. Все материалы, которые заявители считают нужным довести до сведения руководству, а также их заявления прилагаются к карточкам учета приема посетителей. Если это повторное обращение, то специалисты отдела подбирают предыдущую переписку и передают руководству администрации области за неделю до официального приема. На письменных обращениях, поступивших на личном приеме, проставляется штамп, где указывается дата поступления обращения и порядковый номер, а также ставится обязательно штамп "Контроль". (Дополнен - Постановление администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) 7.1.6. Во время проведения приема руководством администрации области заявителю может быть дан ответ в устной форме. Если обращение требует более тщательного рассмотрения, то руководители секретариатов главы, заместителей главы, специалисты начальников управлений готовят письма ответственным исполнителям для исполнения. 7.1.7. Подготовленные письма и карточки учета приема посетителей вместе со всеми материалами, за подписью ответственного за прием лица, передаются в отдел по работе с обращениями граждан управления делопроизводства, где специалисты приемной направляют первый экземпляр с приложениями исполнителям, второй оставляют в "контрольной" папке для дальнейшего контроля. (В редакции Постановления администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) 7.1.8. При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы регистрируются на карточке учета приема посетителей (приложения 31, 32) и в алфавитном журнале при приеме руководителями администрации (приложение 33). 7.1.9. Регистрационный индекс обращения проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа. Индекс состоит из порядкового номера поступившего письма и буквы Л, например: 121-Л. 7.1.10. Повторные предложения, заявления жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь: 121/1-Л, 121/2-Л и т.д. На регистрационно-контрольной карточке делается отметка "Повторно". 7.1.11. Количество экземпляров регистрационно-контрольных карточек определяется, исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы, контроля за исполнением. Карточки могут формироваться по алфавиту, тематике вопросов, порядковым номерам и другим признакам. 7.2. Работа с отдельными видами обращений 7.2.1. Работа с обращениями депутатов Государственной Думы, областной Думы, к которым приложены письма граждан, осуществляется в первоочередном порядке. 7.2.2. При работе с обращениями депутатов в учетно-регистрационной карточке и информации, вносимой в банк данных автоматизированной системы, обязательно пишутся фамилия и инициалы депутата. 7.2.3. Рассмотрение обращений депутатов ставится на контроль с обязательным направлением ответа депутату и заявителю. 7.2.4. Письма, переданные главе администрации области во время его встреч с жителями области, регистрируются и рассматриваются безотлагательно, ставятся на контроль. Итоги их рассмотрения направляются в секретариат главы администрации области для последующего доклада главе администрации области. 7.3. Работа с обращениями, поставленными на контроль. 7.3.1. Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав, ставятся на контроль должностным лицом, обеспечивающим решение вопросов, содержащихся в обращениях. На контрольном письме проставляется штамп "КОНТРОЛЬ" и на сопроводительном документе для исполнителя делается пометка "ПИСЬМО ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ". С контрольных писем при необходимости делаются копии. 7.3.2. Контроль осуществляется: - за выполнением поручений главы администрации на обращения граждан; - за выполнением обращений депутатов Государственной Думы и областной Думы; - за исполнением писем, направленных на рассмотрение с контролем из федеральных органов государственной власти. 7.3.3. Порядок работы с обращениями граждан определяется законом Воронежской области от 08.06.1998 N 44-II-ОЗ "Об обращениях граждан". Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, решаются безотлагательно, не позднее 15 дней. Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей решаются безотлагательно - до 7 дней со дня поступления. В тех случаях, когда для решения предложений, заявлений, жалоб и ходатайств необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов, либо принятие других мер, сроки их решения могут быть в порядке исключения продлены руководителем соответствующего органа исполнительной власти Воронежской области или его заместителем, но не более чем на один месяц с сообщением об этом лицу, подавшему обращение. При этом общий срок рассмотрения обращения не может превышать двух месяцев, за исключением случаев, когда материалы, необходимые для принятия решения и ответа автору, рассматриваются в суде. В таких случаях общий срок рассмотрения обращения продлевается на весь период судебного разбирательства. В подобном случае информация об обращении направляется гражданину в течение 10 дней с момента принятия по нему соответствующего решения. Письмо после продления срока ставится на дополнительный контроль, в банк данных вносится соответствующая корректировка. 7.3.4. Ответы на контрольные письма анализируются на полноту и качество решения поставленных в обращениях граждан вопросов в отделе по работе с обращениями граждан. Проставляется дата поступления ответа и информация вносится в банк данных. 7.3.5. Оформленный документ передается должностному лицу, осуществляющему контроль, для принятия решения о списании ответа в дело или продлении контроля исполнения письма. Ответы, списанные в дело, оформляются вместе с письмом, сопроводительными документами в единый документ и передаются в управление делопроизводства. 7.3.6. Ответы на предложения, заявления, жалобы граждан дают глава администрации, его заместители, начальники самостоятельных подразделений администрации области. 7.3.7. Если в письме содержится несколько вопросов, ответственным считается исполнитель, указанный в списке ответственных исполнителей первым по основному вопросу, изложенному в письме. 7.3.8. Ответ заявителю может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа к обращению прилагается справка с кратким содержанием ответа. 7.3.9. Индекс письменного ответа состоит из регистрационного номера и индекса дела (по номенклатуре дел), в которое подшивается переписка по данному вопросу. 7.4. Анализ обращений граждан 7.4.1. Управление делопроизводства ведет отбор и накопление статистических сведений для подготовки аналитических материалов. О ходе рассмотрения писем, исполнения поручений главы администрации еженедельно готовит информацию для заместителей главы администрации. 7.4.2. Структурные подразделения администрации до 5-го числа следующего за кварталом месяца представляют информацию по работе с обращениями граждан в управление делопроизводства. 7.4.3. Управление делопроизводства представляет обобщенную информацию о работе с обращениями граждан до 15 числа следующего за кварталом месяца руководству администрации. 7.5. Организация работы архива обращений граждан 7.5.1. В управлении делопроизводства хранятся обращения граждан и документы по их рассмотрению (поручения, ответы, справки), списанные в дело руководителями администрации области. 7.5.2. В архив передаются как завершенные дела, так и обращения, рассмотрения которых не завершено (копии писем, промежуточные ответы). Комплектование архива ведется по районам. Документы поступают в архив после ввода (или корректировки) в базу данных автоматизированной системы. В каждом деле проверяется наличие всех документов (писем, поручений, ответа исполнителя, копии ответа заявителю) и отметки о списании в дело. 7.5.3. На выданный из архива материал для временного пользования заводится карточка-заменитель с указанием регистрационного номера письма, фамилии специалиста, получившего материал и даты. При возвращении документов в архив карточка-заменитель уничтожается. 7.5.4. Законченные рассмотрением предложения, заявления, жалобы граждан хранятся и используются в справочных целях в отделе в течение двух лет. После экспертизы ценности письма разделяются на документы постоянного и временного хранения и передаются в архив администрации области. 7.5.5. По истечении установленных сроков временного хранения (пять лет) документы по предложениям, заявлениям, жалобам граждан подлежат уничтожению в установленном порядке. 8. Организация документов в делопроизводстве Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в государственный архив Воронежской области (далее именуется - архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству администрации. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел. 8.1. Составление номенклатур дел 8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве администрации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей инструкцией, положениями о структурных подразделениях администрации, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, образующиеся в администрации, их виды, состав и содержание. 8.1.3. В администрации составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 34) и сводная номенклатура дел администрации (приложение 35). 8.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (отделом) лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с управлением делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в управление делопроизводства. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление делопроизводства. 8.1.5. Сводная номенклатура дел составляется управлением делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений. 8.1.6. Сводная номенклатура дел администрации подписывается начальником управления делопроизводства, согласовывается с экспертной проверочной комиссией (далее именуется - ЭПК) архивного отдела администрации области и утверждается заместителем главы администрации - руководителем аппарата. Номенклатура дел согласовывается с архивным отделом администрации не реже одного раза в 4 года, если в администрации не было структурных изменений. 8.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. 8.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел управления делопроизводства. Второй используется в качестве рабочего. Третий применяется в архиве администрации. Четвертый - в государственном архиве Воронежской области. 8.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 8.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры администрации. 8.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации. 8.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 8.1.13. Графы номенклатур дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название федерального органа исполнительной власти или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: "Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)". В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: "Переписка с Правительством РФ". В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности". В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: "Переписка с ВФ РАГС по вопросам учебно-методической работы". При обозначении в заголовках дел административно - территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно - территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например: "Переписка с главами администраций районов о социальной защите населения". Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например: "Переписка с Павловским краеведческим музеем (г. Павловск) об использовании архивных документов". В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: "Годовые отчеты ЗАО "Каретный ряд" о работе маршрутных такси". Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющее содержание заголовка дела. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с архивным отделом администрации области срок хранения. В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 года). 8.1.14. Если в течение года в администрации возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 8.1.15. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 8.2. Формирование и оформление дел 8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 8.2.2. Дела формируются в администрации, как правило, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях. 8.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в управление делопроизводства или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. 8.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется управлением делопроизводства. 8.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д. 8.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума, правовые документы администрации и областной Думы. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год. Документы коллегии группируются в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Постановления (приказы) по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений (приказов) по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" от 01.06.1998 N 640 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 23, ст.2501). Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущею года. 8.2.7. Документы подлежат оформлению в дела по завершении года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление документов в дела проводится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях при методической помощи сотрудников управления делопроизводства. 8.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 36); нумерацию листов в деле; составление, листа - заверителя дела (приложение 37); составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение 38); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 8.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: "Администрация Воронежской области" указывается полностью, в именительном падеже; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел администрации; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел администрации, согласованной с ЭПК архивного отдела; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности федерального органа, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК архивного отдела администрации (до этого он проставляется карандашом). На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архивного отдела администрации, в который будут передаваться дела. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 8.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. 8.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 8.3. Организация оперативного хранения документов 8.3.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив администрации. 9. Порядок передачи документов на хранение в архив Документы администрации области являются ее собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в государственный архив Воронежской области, как государственная часть архивного фонда Российской Федерации. Для хранения документов государственной части архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение образован архив администрации. 9.1. Экспертиза ценности документов 9.1.1. Экспертиза ценности документов - определение ценности научного, исторического и практического значения документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения. В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения. 9.1.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел и при формировании дел. 9.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в администрации создается экспертная комиссия (ЭК). Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 5 человек. В состав комиссии в обязательном порядке включается сотрудник управления делопроизводства, отвечающий за архив. Председателем назначается заместитель главы администрации - руководитель аппарата. 9.1.4. Функции и права ЭК администрации определяются положением об ЭК, которое согласовывается с ЭПК архивного отдела и утверждается распоряжением администрации. Экспертная комиссия осуществляет следующие функции: - рассматривает сводную номенклатуру дел администрации; - рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив Воронежской области; - выносит решение о представлении их на утверждение ЭПК архивного отдела администрации области; - рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению. 9.1.5. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года. 9.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел. 9.1.7. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел (приложение 39). При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временным сроком хранения. Дела с пометкой ЭПК подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих временному хранению. 9.1.8. По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях администрации составляются описи на документы постоянного хранения и по личному составу. По этим описям документы сдаются в архив администрации. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи. 9.1.9. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с государственным архивом Воронежской области; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом первом листе описи заголовок воспроизводится полностью). 9.1.10. Описи дел постоянного хранения составляются по установленной форме в четырех экземплярах, описи дел по личному составу составляются в трех экземплярах и представляются на утверждение ЭПК архивного отдела (приложения 40, 41, 42). 9.1.11. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения. 9.1.12. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей администрации (приложение 43). 9.1.13. При первичном предоставлении описей в архивный отдел администрации, а также в связи с изменением структуры и наименования подразделений к описям составляется историческая справка и предисловие к ним. 9.2. Подготовка и передача документов в архив ответственными за делопроизводство структурных подразделений администрации 9.2.1. В архив администрации передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. 9.2.2. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел администрации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. 9.2.3. Прием каждого дела производится сотрудником управления делопроизводства в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись. 9.2.4. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 9.3. Архив администрации области 9.3.1. В администрации области для хранения документов постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу создан архив, функциональную деятельность которого осуществляют сотрудники управления делопроизводства. 9.3.2. В своей практической деятельности сотрудники управления делопроизводства в работе с документами руководствуются методическими указаниями Федеральной архивной службы России, архивного отдела администрации области и государственного архива Воронежской области. 9.3.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. 9.3.4. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив администрации не подлежат. Документы хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению по месту в установленном порядке. 9.3.5. В исключительных случаях в архив администрации передаются на временное хранение документы управления делами (бухгалтерии), управления делопроизводства (отдела по работе с обращениями граждан), контрольного управления (отдела контроля), секретариата главы администрации. 9.3.6. Передача дел в архив структурными подразделениями осуществляется по графику, утвержденному начальником управления делопроизводства. 9.3.7. Прием каждого дела производится по описи. В конце экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, а также подписи сотрудников, принявших и передавших дела. 9.3.8. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив администрации, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 9.3.9. Документы, хранящиеся в архиве, выдаются во временное пользование должностным лицам с разрешения начальника управления делопроизводства. 9.3.10. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения начальника управления делопроизводства. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения начальника управления делопроизводства. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника управления делопроизводства с заменой в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 10. Работа с документами с пометкой "ДСП" 10.1. Особенности работы с документами с пометкой "Для служебного пользования" (ДСП) 10.1.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности администрации учреждений, предприятий, организаций, ограничения на распространение которой диктуется служебной необходимостью. 10.1.2. Документированная информация ограниченного распространения не подлежит разглашению, распространению без санкции соответствующего руководителя. 10.1.3 Изложенные в настоящем разделе положения не распространяются на порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Правила работы с секретными документами устанавливаются специальной инструкцией. 10.1.4. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения: - акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации; - сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов; - описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес; - порядок рассмотрения и разрешения заявлений, обращений граждан и юридических лиц; - сведения об исполнении бюджета и использования других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения. 10.1.5. На документах (их проектах и черновиках), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, исполнителем проставляется пометка "Для служебного пользования". 10.1.6. Руководитель исполнительного органа государственной власти области в пределах своей компетенции определяет категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду "ограниченного распространения", порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям, организацию защиты служебной информации ограниченного распространения. 10.1.7. Снятие пометки "Для служебного пользования" производит автор документа или лицо, утвердившее его. 10.1.8. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения. 10.2. Порядок обращения со служебной информацией "Для служебного пользования" ДСП 10.2.1. Пометка "ДСП" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. 10.2.2. Прием и учет (регистрация) документов с грифом "ДСП" осуществляется структурными подразделениями, которым поручен прием и учет несекретной документации. 10.2.3. Документы с пометкой "ДСП" печатаются в машинописном бюро. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывается количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия машинистки и дата изготовления документа. 10.2.4. Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации и поэкземплярного учета в управление делопроизводства. Черновики и варианты уничтожаются работником управления делопроизводства с отражением факта уничтожения в учетных формах. 10.2.5. Документы с грифом "ДСП" учитываются, отдельно от несекретной документации; При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. К регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП". 10.2.6. Документы с грифом "ДСП" передаются работникам подразделений под расписку; пересылаются сторонним организациям заказными или ценными почтовыми отправителями с поадресным и поэкземплярным учетом. 10.2.7. Документы с грифом "ДСП" не могут передаваться по незащищенным каналам связи. 10.2.8. Исполненные документы с пометкой "ДСП" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования". 10.2.9. Уничтожение документов с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт. 10.2.10. Передача документов и дел с пометкой "ДСП" от одного работника другому осуществляется с разрешения непосредственного начальника или через службу делопроизводства, где документ числится на учете. 10.2.11. При смене работника, ответственного за учет документов с пометкой "ДСП", составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается руководителем подразделения. 10.2.12. На утраченные документы с пометкой "ДСП" после проведения служебного расследования и поиска составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных документах. 10.2.13. За утрату документов с пометкой "ДСП", разглашение информации ограниченного распространения или нарушение правил работы с документами, содержащими такую информацию, работники привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством. 10.2.14. При снятии пометки "ДСП" на документах, делах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы направлялись. 11. Машинописные, копировально-множительные, стенографические работы. 11.1. Машинописные работы. 11.1.1. Централизованное выполнение машинописных работ осуществляется в общем отделе управления делопроизводства и структурных подразделениях администрации области. Печатание документов осуществляется с использованием компьютерной и машинописной техники на бланках установленной формы и бумаге стандартных размеров в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 и настоящей инструкцией. Документы печатаются, как правило, в одном экземпляре. 11.1.2. В печать принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью администрации области. Документы и материалы неслужебного, личного характера печатанию не подлежат. 11.1.3. Подготовленный для печатания материал должен быть написан разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации и выполнен чернилами. Рукописи должны быть вычитаны исполнителем. При их подготовке особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Допускаются только общепринятые сокращения слов. Небрежно или неразборчиво написанные черновики, правленные или исполненные карандашом, нечеткие ксеро- или факсимильные копии в печать не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку. 11.1.4. Материал сдается в печать в специальной папке (обложке), на которой должны быть указаны наименование структурного подразделения, фамилия, имя и отчество, номер телефона исполнителя. Разрешение на печатание материалов в управлении делопроизводства дает начальник общего отдела управления делопроизводства администрации области, а в структурных подразделениях - руководитель. Поступивший материал регистрируется в специальном журнале. Там же делается отметка о выполненной работе. Напечатанный материал выдается исполнителю под роспись вместе с рукописью. 11.1.5. В управлении делопроизводства объем выполненных машинописных работ подлежит учету. Использованные при печатании номерные бланки учитываются в журнале, в котором указывается номер бланка, фамилия исполнителя документа, дата. 11.1.6. Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления. Первоочередному печатанию подлежат срочные документы и материалы. Срочные документы печатаются в очередности, определяемой начальником общего отдела управления делопроизводства, по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания, или руководителями структурных подразделений. 11.1.7. Текст печатается, как правило, на одной стороне листа. Перепечатывание исправленных документов производится с учетом срочности. При необходимости дальнейшего редактирования и правки документа в подразделении он может быть переписан на дискету заказчика. В магнитной памяти ЭВМ записанные тексты хранятся в течение двух месяцев. Машинописные работы выполняются: срочные - в течение 3 часов; менее срочные - в течение суток; несрочные - в течение 3 дней. 11.1.8. Прием документов на печатание прекращается за час до окончания рабочего дня, за исключением поступающих от руководителей администрации области и срочных. 11.2. Копировально-множительные работы. 11.2.1. Централизованное ксерокопирование документов производится в отделе системного и технического обеспечения СВТ управления делами администрации области. Размножению подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью администрации области. Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к деятельности администрации области ксерокопированию не подлежат. Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10-15 страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях (при наличии копировальной техники) с соблюдением правил, установленных настоящей инструкцией. 11.2.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение 48). Решение о необходимости размножения документов и обоснованности количества производимых с них копий принимается руководителями структурных подразделений администрации области. Подписанный ими заказ на производство множительных работ визируется начальником отдела системного и технического обеспечения СВТ управления делами администрации области. 11.2.3. Копирование документов производится в порядке их поступления и в соответствии с графиком работы множительного бюро. В первоочередном порядке размножаются материалы, поступившие от главы, его заместителей и срочные. Срочные документы печатаются в очередности, определяемой начальником отдела системного и технического обеспечения СВТ управления делами, по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания, или руководителями структурных подразделений. 11.2.4. Документы информационного, справочного и методического характера; значительные по объему; массовый тираж, размножаются, как правило, на обеих сторонах листа, с уменьшением текста или в виде брошюр. Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшения текста осуществляется в случаях действительной служебной необходимости. 11.2.5. Поступающие на размножение документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются. 11.2.6. Поступающие заказы на выполнение копировальных работ регистрируются в специальном журнале. Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом документа под роспись в журнале. Заказы на производимые работы хранятся в отделе системного и технического обеспечения СВТ управления делами в течение года. 11.3. Выполнение стенографических работ. 11.3.1. Управление делопроизводства администрации области обеспечивает стенографическую запись мероприятий, проводимых с участием главы администрации области. 11.3.2. Магнитную запись мероприятий, проводимых администрацией области, осуществляет управление делами администрации области. 11.3.3. Тетради и магнитные записи по стенографированию мероприятий, проводимых администрацией области, после расшифровки хранятся в управлении делопроизводства в течение 15 дней, а затем уничтожаются . 11.3.4. Размножение расшифрованных стенографических записей и ознакомление с ними осуществляется только с разрешения заместителя главы администрации области - руководителя аппарата. Подлинник и одна копия расшифрованных стенографических записей хранятся в течение года в управлении делопроизводства, после чего подлинники формируются в дела и передаются на архивное хранение, а копии уничтожаются. Ознакомление с архивным фондом стенографических записей осуществляется в управлении делопроизводства с разрешения заместителя главы администрации - руководителя аппарата. 11.3.5. При расшифровке стенографической записи на лицевой стороне последнего листа стенограммы указывается фамилия стенографистки, проставляется дата. (Пункт 11 дополнен - Постановление администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) Исполнители: Управление по работе с кадрами Управление делопроизводства т. 37-87; 77-58-50 т. 48-03, 55-57-31 Тарасов А.В. Попов А.Н. Постникова Н.В. Прокопова Г.М. Гончаров Ю.Н. Алехина А.Н. ПРИЛОЖЕНИЯ ----------------------------------------------T---------------------¬ ¦Приложение 1 ¦ 4¦ +---------------------------------------------+---------------------+ ¦Приложения 2, 3 ¦ 5¦ +---------------------------------------------+---------------------+ ¦Приложение 12 ¦ 13¦ +---------------------------------------------+---------------------+ ¦Приложение 4 ¦ 10¦ +---------------------------------------------+---------------------+ ¦Приложения 5, 6 ¦ 18¦ +---------------------------------------------+---------------------+ ¦Приложения 7, 8, 9, 10, 11, 13 ¦ 19¦ +---------------------------------------------+---------------------+ ¦Приложение 15 ¦ 31¦ +---------------------------------------------+---------------------+ ¦Приложения 16, 17 ¦ 33¦ +---------------------------------------------+---------------------+ ¦Приложения 18, 19, 20, 21 ¦ 35¦ +---------------------------------------------+---------------------+ ¦Приложения 22, 23, 24 ¦ 37¦ +---------------------------------------------+---------------------+ ¦Приложения 25, 26 ¦ 38¦ +---------------------------------------------+---------------------+ ¦Приложение 27 ¦ ¦ +---------------------------------------------+---------------------+ ¦Приложения 28, 29, 30 ¦ 44¦ +---------------------------------------------+---------------------+ ¦Приложения 31, 32, 33 ¦ 45¦ +---------------------------------------------+---------------------+ ¦Приложения 34, 35 ¦ 49¦ +---------------------------------------------+---------------------+ ¦Приложения 36, 37, 38 ¦ 53¦ +---------------------------------------------+---------------------+ ¦Приложение 39 ¦ 57¦ +---------------------------------------------+---------------------+ ¦Приложения 40, 41, 42, 43 ¦ 58¦ +---------------------------------------------+---------------------+ ¦Приложения 44, 45, 46, 47 ¦ ¦ L---------------------------------------------+---------------------- Приложение 1 01 - Государственный герб Российской Федерации 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. Приложение 2 СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН НА ФОРМАТЕ А4 УГЛОВОГО БЛАНКА Приложение 3 СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ И ГРАНИЦЫ ЗОН НА ФОРМАТЕ А4 ПРОДОЛЬНОГО БЛАНКА Приложение 4 ------------------------------------T--------------------------------¬ ¦ ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ¦ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ¦ ¦ Воронежской области ¦ главы администрации ¦ ¦ ¦ Воронежской области ¦ +-----------------------------------+--------------------------------+ ¦К N от 200 г.¦К N от 200 г.¦ +-----------------------------------+--------------------------------+ ¦ (Формат А 6 105х148)¦ Формат А 6 105х148)¦ ¦ ¦ ¦ +-----------------------------------+--------------------------------+ ¦ ПЕРВЫЙ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ¦ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ¦ ¦ главы администрации ¦ главы администрации - ¦ ¦ Воронежской области ¦ руководитель аппарата ¦ +-----------------------------------+--------------------------------+ ¦К N от 200 г.¦К N от 200 г.¦ +-----------------------------------+--------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ (Формат А 6 105х148)¦ (Формат А 6 105х148)¦ L-----------------------------------+--------------------------------- Образец оформления бланков резолюций Приложение 5 Изображение герба Воронежской области АДМИНИСТРАЦИЯ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ Руководителю 394018, г. Воронеж, пл. им. Федеральной службы России Ленина, 1 по гидрометеорологии и телефакс (0732) 55-38-78, мониторингу окружающей телетайп 153033 ZVON RU, 153034 среды RUBIN 15.08.2001 г. N 03-5/И-1476 А.И.Бедрицкому На N 140-1387 от 21.06.2001 г. Уважаемый Александр Иванович! Направляем Вам для рассмотрения и подписания проект Соглашения о сотрудничестве в области гидрометеорологии и мониторинга окружающей природной среды между Росгидрометом и администрацией Воронежской области. Приложение: на 4 л. в 1 экз. Первый заместитель главы администрации области личная подпись расшифровка подписи Приложение 5 Изображение герба - ¬ АДМИНИСТРАЦИЯ Министерство энергетики ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ Российской Федерации пл. им. Ленина, 1, г. Воронеж, 394018, Заместителю руководителя тел./факс (0732) 53-28-02, телетайп 153033 ZVON RU департамента газовой ОГРН 0000000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000 промышленности и газификации 28.08.2003 N 01-8/и-1477 В.С.Максутову ____________________________________ ул. Китайгородский проезд, д. 7 На N _____ от _____________ г. Москва - ¬ 103074 О выделении дополнительных объемов сжиженного углеводородного газа, поставляемого в Воронежскую область Уважаемый Валерий Сафиулович! Использование сжиженного углеводородного газа потребителями Воронежской области для бытовых целей чрезвычайно актуально для социально-экономического развития области и обеспечения коммунально-бытовых нужд населения. На основании изложенного, для обеспечения потребности населения в сжиженном газе, прошу Вашего содействия в выделении дополнительных объемов поставляемого газа. Приложение: 1. Динамика изменения плана поставок сжиженного газа в Воронежскую область на 5 л. в 2 экз.; 2. Расчет потребности в сжиженном газе для Воронежской области на 6 л. в 2 экз. Глава администрации области В.Г. Кулаков Леденев Николай Михайлович 55-27-07 Образец оформления письма на угловом бланке (В редакции Постановления администрации Воронежской области Приложение 6а Изображение герба Воронежской области АДМИНИСТРАЦИЯ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ ЗАМЕСТИТЕЛЬ ГЛАВЫ АДМИНИСТРАЦИИ ПО СОЦИАЛЬНОЙ ПОЛИТИКЕ (двойная черта) пл. им. Ленина, 1, г. Воронеж, 394018, тел./факс (0732) 53-28-02, телетайп 153033 ZVON RU _____________________N_____________________ Ha N ________________от____________________ - ¬ Образец бланка продольного письма должностного лица от 29.08.2003 г. N 695)Приложение 6б Изображение герба Воронежской области АДМИНИСТРАЦИЯ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ АВТОМОБИЛЬНЫХ ДОРОГ ул. Никитинская, 50, г. Воронеж, 394018, телефакс (0732) 52-87-39, ОГРН 0000000000000, ИНН/КПП 0000000000/000000000 _____________ N _______________ Ha N _____________от___________ - ¬ Образец бланка углового письма структурного подразделения (Дополнен - Постановление администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) Приложение 7 Изображение герба Воронежской области Администрация Воронежской области ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 28.03.2001 N 311 г. Воронеж О внесении изменений в постановление администрации области от 19 марта 2001 года N 255 В связи с неблагоприятными погодными условиями для проведения весенней охоты на территории области ПОСТАНОВЛЯЮ Внести изменения в пункт 1 постановления администрации области от 19 марта 2001 года N 255 "О проведении весенней охоты на территории области в 2001 году", продлив сроки проведения весенней охоты по 8 апреля 2001 года включительно. Глава администрации области личная подпись расшифровка подписи Визы на оборотной стороне Образец оформления постановления Приложение 8 Изображение герба Воронежской области Администрация Воронежской области РАСПОРЯЖЕНИЕ от 06.02.2001 N 158-р г. Воронеж Об обеспечении оргтехникой информационно-аналитического управления В целях организации социально-экономического анализа и внедрения автоматизированных рабочих мест в информационно-аналитическом управлении: 1. Главному финансово-бюджетному управлению администрации области (Сафонова) в срок до 12.02.2001 профинансировать управление делами по статье 19, п. 7, приложение 8 "Программа информатизации области" закона "Об областном бюджете на 2001 год" на сумму 200000 рублей. 2. Управлению делами (Донских) в срок до 20.02.2001: 2.1. Закупить оргтехнику в соответствии со спецификацией (приложение). 2.2. Установить компьютерную технику, приобретенную в соответствии с п. 2.1., в информационно-аналитическом управлении и организовать проведение пуско-наладочных работ. 3. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя главы администрации - руководителя аппарата Кобяшева В.Г. Приложение: на 1 л. Глава администрации области личная подпись расшифровка подписи Образец оформления распоряжения Приложение 9 Изображение герба Воронежской области АДМИНИСТРАЦИЯ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЕ ПО РАБОТЕ С МИРОВЫМИ СУДЬЯМИ ПРИКАЗ "20" августа 2001 г. N 5 Об утверждении инструкции по делопроизводству в управлении В связи __________________________________________________________________ (основание) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Приказываю: 1. Утвердить и ввести в действие... 2. 3. Признать утратившим силу приказ 4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на... Начальник управления личная подпись расшифровка подписи Образец оформления приказа Приложение 10 АДМИНИСТРАЦИЯ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ Наименование структурного подразделения ПРИКАЗ N _____ от ________ Место издания_____________________________________________________ Об увольнении_____________________________________________________ Фамилия___________________________________________________________ Имя_______________________________________________________________ Отчество__________________________________________________________ Должность_________________________________________________________ Структурное подразделение_________________________________________ Дата увольнения___________________________________________________ Основание_________________________________________________________ Руководитель подпись расшифровка подписи Визы: Отдел кадров Руководитель структурного подразделения Бухгалтерия Образец бланка приказа об увольнении Приложение 11 АДМИНИСТРАЦИЯ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ Наименование структурного подразделения ПРИКАЗ N _____ от ________ Место издания_____________________________________________________ О приеме на работу________________________________________________ Фамилия___________________________________________________________ Имя_______________________________________________________________ Отчество__________________________________________________________ Вид приема________________________________________________________ Должность_________________________________________________________ Структурное подразделение_________________________________________ Оклад_____________________________________________________________ Дата приема_______________________________________________________ Основание_________________________________________________________ Руководитель подпись расшифровка подписи С приказом ознакомлен подпись работника дата Образец бланка приказа о приеме на работу Приложение 12 Изображение герба Воронежской области АДМИНИСТРАЦИЯ ADMINISTRATION ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ OF THE VORONEZH REGION 394018, г. Воронеж, пл. им. Lenin square, 1, Voronezh, Ленина, 1 394018, Russia Факс: (0732) 55-38-78, Fax: (0732) 55-38-78, (0732) 77-57-98, (0732) 77-57-98, (095) 926-57-81, (095) 926-57-81, (502) 200-21-81 (502) 200-21-81 __________ N _____________ ____________ N ___________ На N______________________ На N______________________ Образец бланка письма на иностранном языке Приложение 13 ЖУРНАЛ учета поступления бланков с изображением герба Воронежской области |——|——————————|————————————————————————|—————————————————————|———————————————————————|—————————————————————————|———————————————|————————————————————| | |NN п/п |Наименование вида |Дата поступления |Номер |Наименование |Количество |Серия и номер | | | |бланка с | |сопроводительного |организации - |экземпляров |бланков с | | | |изображением герба | |документа |поставщика бланков | |изображением | | | |Вор. обл. | | |с изобр. герба Bop. | |герба | | | | | | |обл. | |Воронежск. обл. | |——|——————————|————————————————————————|—————————————————————|———————————————————————|—————————————————————————|———————————————|————————————————————| | | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |——|——————————|————————————————————————|—————————————————————|———————————————————————|—————————————————————————|———————————————|————————————————————| ЖУРНАЛ учета выдачи бланков с изображением герба Воронежской области |——|——————————|—————————————————————————|————————————————|—————————————————————————|—————————————————————————|———————————————————————————|——————————————————————————| | |NN п/п |Наименование вида |Количество |Серия и номер |Наименование |Расписка в получении |Примечание (отметка | | | |бланка с |экземпляров |бланков с изображ. |структурного | |об уничтожении и | | | |изображением герба | |герба Вор. обл. |подразделения, | |т.д.) | | | |Вор. обл. | | |фамилия и инициалы | | | | | | | | |получателя бланков | | | |——|——————————|—————————————————————————|————————————————|—————————————————————————|—————————————————————————|———————————————————————————|——————————————————————————| | | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |——|——————————|—————————————————————————|————————————————|—————————————————————————|—————————————————————————|———————————————————————————|——————————————————————————| Форма журнала учета поступления и выдачи бланков с изображением герба Воронежской области (Дополнен - Постановление администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) Приложение 14 ОБЛАСТНАЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ПРОТОКОЛ заседания коллегии _________________________ N__________________ (дата заседания) Место издания_____________________________________________________ Председательствовал Председатель коллегии_____________________________________________ (инициалы, фамилия) Участвовали: __________________________________________________________________ (инициалы, фамилия) Члены коллегии:___________________________________________________ (инициалы, фамилия) Секретарь коллегии________________________________________________ (инициалы, фамилия) Приглашенные:_____________________________________________________ (инициалы, фамилия) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. (перечисление рассмотренных вопросов, инициалы, фамилии 2. докладчиков и содокладчиков, их должности) 3. 1. СЛУШАЛИ: (вопрос, фамилия, инициалы докладчика) ВЫСТУПИЛИ: (фамилии, инициалы лиц, выступивших в прениях, их должности, краткое содержание выступления) РЕШИЛИ: (решение прилагается) Председатель коллегии подпись расшифровка подписи Секретарь подпись расшифровка подписи Образец оформления протокола ------------------------------- В разделе "Решили" записываются изменения и дополнения к проекту решения, принятые по данному вопросу, и указывается, что решение прилагается. Приложение 15 ВОРОНЕЖА 15/ ПРАВИТЕЛЬСТВЕННАЯ МОСКВА 395 УЛИЦА КРАСНОПРЕСНЕНСКАЯ НАБЕРЕЖНАЯ ДОМ 2 ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ЗАМЕСТИТЕЛЮ ПРЕДСЕДАТЕЛЯ ПРАВИТЕЛЬСТВА РФ ИВАНОВУ ИВАНУ ИВАНОВИЧУ УВАЖАЕМЫЙ ИВАН ИВАНОВИЧ ПРИМИТЕ СЕРДЕЧНЫЕ ПОЗДРАВЛЕНИЯ НОВЫМ 2002 ГОДОМ тчк КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЯ ДОБРА СЧАСТЬЯ БЛАГОПОЛУЧИЯ ВАМ ВАШИМ РОДНЫМ И БЛИЗКИМ тчк ВЫ ДОЛЖНЫ БЫТЬ УВЕРЕНЫ В ТОМ ЧТО ВОРОНЕЖЦЫ БЫЛИ ЕСТЬ И БУДУТ НАДЕЖНОЙ ОПОРОЙ В ПРОВЕДЕНИИ РЕФОРМ ИНТЕРЕСАХ ЛЮДЕЙ зпт ВСЕЙ РОССИИ тчк ГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ ФИО расшифровка подписи __________________________________________________________________ г. Воронеж, пл. им. Ленина, 1 Администрация Воронежской области 30 декабря 2001 года ав. счет N _____ Образец оформления обычной телеграммы Приложение 16 ЖУРНАЛ учета выдачи печатей и штампов |————|———————————|————————————————————————————————————————|————————|——————————| | N | Оттиски | Кому выдано | Дата |Примечание| |п.п.| печатей |——————————————|——————————————|——————————|возврата| | | | и штампов | Наименование | ФИО | Дата и | и | | | | |подразделения,|ответственного| расписка |расписки| | | | | где | лица | в | в | | | | | хранятся | | получении| приемке| | | | | печати и | | | | | | | | штампы | | | | | |————|———————————|——————————————|——————————————|——————————|————————|——————————| | 1 | 2| 3| 4 | 5| 6| 7 | |————|———————————|——————————————|——————————————|——————————|————————|——————————| Форма журнала учета выдачи печатей и штампов Приложение 17 Образцы штампов, применяемых в делопроизводстве администрации и структурных подразделений --------------------------¬ ¦Наименование структурного¦ ¦ подразделения ¦ Регистрационный штамп ¦ дата индекс ¦ L-------------------------- Размер (в пределах 19 х 41,6 мм) --------------------¬ ¦Управление культуры¦ ¦ администрации ¦ Образец штампа структурного ¦Воронежской области¦ подразделения администрации ¦15.08.97г. 12-9-38 ¦ L-------------------- Размер 16 х 41,6 мм 12 - номер (индекс) структурного подразделения, 9 - номер дела по номенклатуре, 38 - порядковый регистрационный номер ------------------¬ ¦Подлежит возврату¦ Штамп для документов, ¦до_______________¦ подлежащих возврату L------------------ Размер 16 х 41,6 мм ---------¬ ¦КОНТРОЛЬ¦ Контрольный штамп L--------- Размер 18 х 30 мм Формы образцов штампов Приложение 18 ЖУРНАЛ регистрации входящих документов ------------T--------------T----------T-----------T----------¬ ¦ Дата ¦Корреспондент,¦ Краткое ¦Резолюция и¦ Отметка ¦ ¦поступления¦ дата и ¦содержание¦ кому ¦ об ¦ ¦ и индекс ¦ индекс ¦ ¦ направлен ¦исполнении¦ ¦ документа ¦поступившего ¦ ¦ документ ¦ ¦ ¦ ¦ документа ¦ ¦ ¦ ¦ +-----------+--------------+----------+-----------+----------+ ¦ 1¦ 2¦ 3¦ 4¦ 5¦ L-----------+--------------+----------+-----------+----------- Форма журнала регистрации входящих документов ЖУРНАЛ регистрации исходящих и внутренних документов ----------T-------------T------------------T----------¬ ¦ Дата и ¦Корреспондент¦Краткое содержание¦ Отметка ¦ ¦ индекс ¦ ¦ ¦ об ¦ ¦документа¦ ¦ ¦исполнении¦ ¦ ¦ ¦ ¦ документа¦ +---------+-------------+------------------+----------+ ¦ 1¦ 2¦ 3¦ 4¦ L---------+-------------+------------------+----------- Форма журнала регистрации исходящих документов Приложение 19 ПЕРЕЧЕНЬ документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства 1. Документы комиссий администрации (справки, извещения, акты и др.). 2. Информационные материалы, присланные для сведения. 3. Статистические сведения. 4. Бухгалтерские документы. 5. Нормы расхода материалов. 6. Прейскуранты. Копии. 7. Месячные, квартальные, полугодовые отчеты. 8. Повестки дня совещаний, извещения. 9. Графики, наряды, разнарядки. 10. Телеграммы и письма о разрешении командировок, отпусков. 11. Печатные и периодические издания (книги, журналы, бюллетени). 12. Поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты. Приложение 20 РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ ФОРМА __________________________________________________________________ Корреспондент Дата поступления и Дата и индекс Срок исполнения индекс документа документа __________________________________________________________________ (краткое содержание) __________________________________________________________________ (резолюция или кому направлен документ) __________________________________________________________________ (отметка об исполнении документа) Лицевая сторона карточки Форма регистрационно-контрольной карточки Приложение 21 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 10 Нумерационный бланк Приложение 22 ЖУРНАЛ учета служебных документов, отправляемых по каналам факсимильной связи |————|——————————————|——————————————————|———————|————————————|————————|———————————————|—————————| | N | Наименование |Реквизиты адресата|Кол-во | Дата и |Отправил| Отметка |Отметка о| |п.п.|подразделения,|(ФИО, организация,|листов | время | (ФИО, |об отправлении |возврате | | | ФИО и тел. | код, N тел, | |поступления,| дата, |(ФИО получателя|материала| | | исполнителя | страна, город) | | характер | время) | или автомат) | | | | | | | материала | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |————|——————————————|——————————————————|———————|————————————|————————|———————————————|—————————| Форма учета служебных документов ЖУРНАЛ учета служебных документов, отправляемых по каналам электронной связи -----T-----------T---------T--------------T---------T-------------¬ ¦ N ¦ Дата ¦Исходящий¦ Наименование ¦ Кем ¦ Имя файла, ¦ ¦п.п.¦отправления¦ номер ¦подразделения,¦подписан ¦ Ф.И.О. ¦ ¦ ¦ документа ¦документа¦ кому ¦документ,¦ исполнителя ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ адресован ¦ Ф.И.О. ¦ документа, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ тел. ¦ L----+-----------+---------+--------------+---------+-------------- Форма учета служебных документов Приложение 23 ЗАЯВКА на передачу служебной информации по каналам факсимильной (электронной) связи Подразделение_____________________________________________________ __________________________________________________________________ Исполнитель (Ф. И. О., должность, телефон)________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Название передаваемой информации (полностью)______________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Прошу передать служебную информацию Страна, код страны________________________________________________ Город, код города, район__________________________________________ Телефон___________________________________________________________ Организация_______________________________________________________ Кому______________________________________________________________ Объем передаваемого сообщения______________________ листов________ __________________________________________________________________ Наименование должности Подпись Инициалы, фамилия руководителя подразделения "____"____________200__г. Образец оформления заявки Приложение 24 АДМИНИСТРАЦИЯ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ 11.11.2001 N 111 Главе администрации Грибановского района ФИО ТЕКСТ Передал Спахов А.А., тел. 11-11-11 Образец передачи служебной информации по каналам факсимильной связи Приложение 25 ЖУРНАЛ учета принятых факсограмм |————|———————————————|———————————————————————————|———————————————————————| | N | Адрес | Принято | Направлено | |п.п.|корреспондента,|———————|——————————|————————|——————————————|————————| | | Ф.И.О, тел. |Дата и |Количество| Ф.И.О. | Наименование | Дата и | | | | время | листов | | структурного | время | | | | | | |подразделения,|отправки| | | | | | | Ф.И.О. | | | | | | | | адресата | | |————|———————————————|———————|——————————|————————|——————————————|————————| Форма учета принятых факсограмм Приложение 26 Примерная форма сводки учета объема документооборота --------------T----------T---------------T-----------¬ ¦Наименование ¦ Входящие ¦ Исходящие ¦ Внутренние¦ ¦структурного ¦ ¦ ¦ ¦ ¦подразделения¦ ¦ ¦ ¦ +-------------+----------+---------------+-----------+ ¦ ¦по группам¦ по ¦ по группам¦ ¦ ¦документов¦корреспондентам¦ документов¦ L-------------+----------+---------------+------------ ИТОГО: Специалист по делопроизводству Подпись расшифровка подписи подписи___________________________________________________________ Форма учета объема документооборота Приложение 27 ЖУРНАЛ регистрации постановлений |———————————————————|———————|———————————————————|—————————————————|————————————————| | Порядковый |Дата |Наименование |Кто подписал |Исполнитель | |номер | |постановления | | | |постановления | | | | | |———————————————————|———————|———————————————————|—————————————————|————————————————| ЖУРНАЛ регистрации распоряжений |—————————————————|———————|—————————————————|—————————————————|————————————————| | Порядковый |Дата |Наименование |Кто подписал |Исполнитель | |номер | |распоряжения | | | |распоряжения | | | | | |—————————————————|———————|—————————————————|—————————————————|————————————————| ЖУРНАЛ регистрации приказов |———————————————————|———————|—————————————————————————————|—————————————————|————————————————| | Порядковый номер|Дата |Наименование приказа |Кто подписал |Исполнитель | |приказа | | | | | |———————————————————|———————|—————————————————————————————|—————————————————|————————————————| Форма регистрации распорядительных документов Приложение 28 ЖУРНАЛ регистрации постановлений (распоряжений) администрации области, находящихся на контроле за 2001 год |—————————|——————————————|———————|———————————————|——————————————|—————————————| | N/п.п., | Номер, дата |Особые | Ф.И.О. лица, |Наименование |Отметка об | | дата | выхода |отметки|осуществляющего|постановления |исполнении | |получения|постановления | | контроль в |(распоряжения)|документа, | |документа|(распоряжения)| | целом по | |дата списания| | | | | документу | |или отмены | |—————————|——————————————|———————|———————————————|——————————————|—————————————| | 1 | 2| 3| 4| 5| 6| |—————————|——————————————|———————|———————————————|——————————————|—————————————| Форма регистрации распорядительных документов, находящихся на контроле Приложение 29 Администрация Воронежской области Контрольное управление _______________ N ________ Руководителю _____________________ к. N 317, тел. 45-13, 52-07-02 __________________________________ __________________________________ В соответствии с требованиями Регламента работы администрации области прошу Вас предоставить информацию о ходе выполнения распоряжения администрации Воронежской области от "____" _____200 г. N________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ Срок предоставления информации ___________________________________ Начальник управления личная подпись расшифровка подписи Приложение 30 I. РЕГИСТРАЦИЯ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН 1. Фамилия, И.О. 2. Дата регистрации 3. Адрес автора (код) 4. N, присвоенный машиной 5. Содержание вопроса (код) 6. Корреспондент (код) 7. Ответ требуется (да, нет) 8. N корреспондента 9. Вид обращения (код) 10. Особые категории заявителя (код) 11. Ответственный исполнитель (код) 12. Резолюция 13. Исполнитель 14. Дата отправки 15. Директивная дата _____________________________________________________________ Прочитал: ____________________________________ Форма карточки учета приема посетителей Приложение 31 КАРТОЧКА УЧЕТА ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ N______ "__ " 200___ г. __________________________________________________________________ Фамилия, имя, отчество заявителя Место работы заявителя и занимаемая должность Адрес Краткое содержание заявления Фамилия ведущего прием____________________________________________ Лицевая сторона карточки __________________________________________________________________ Кому и что поручено, дата Результат рассмотрения заявления Когда и кем дан ответ __________________________________________________________________ Оборотная сторона карточки Форма карточки учета приема посетителей Приложение 32 ЖУРНАЛ регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан |————|————————————|———————————|————————————|————————————|——————————|————————|——————————|————————————| | N | Дата | Фамилия, | Краткое | От кого | Кому и | Дата | Краткое | Номер | |п.п.|поступления | имя, |содержание | поступило | когда |отправки|содержание| дела по | | | | отчество |предложения,|предложение,|направлено| | ответа |номенклатуре| | | | и адрес | заявления, | заявление, | для | | | | | | | заявителя | жалобы | жалоба |исполнения| | | | |————|————————————|———————————|————————————|————————————|——————————|————————|——————————|————————————| | 1| 2| 3| 4| 5| 6| 7| 8| 9| |————|————————————|———————————|————————————|————————————|——————————|————————|——————————|————————————| Форма журнала регистрации предложений и жалоб Приложение 33 ЖУРНАЛ регистрации приема граждан 200____ год -----T------T----------T---------T----------T----------T------------¬ ¦ N ¦ Дата ¦ Фамилия, ¦ Адрес ¦ Краткое ¦ Фамилия ¦ Результат ¦ ¦п.п.¦приема¦ имя, ¦заявителя¦содержание¦ ведущего ¦рассмотрения¦ ¦ ¦ ¦ отчество ¦ ¦ заявления¦ прием ¦ заявления ¦ ¦ ¦ ¦ заявителя¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +----+------+----------+---------+----------+----------+------------+ ¦ 1¦ 2¦ 3¦ 4¦ 5¦ 6¦ 7¦ L----+------+----------+---------+----------+----------+------------- Форма журнала регистрации приема граждан Приложение 34 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ _______N__________________ __________________________ __________________________ место составления _______на________ год_____ -------T---------------------T-------T------------T----------¬ ¦Индекс¦Заголовок дела (тома,¦Кол-во ¦ Срок ¦Примечание¦ ¦ дела ¦ части) ¦ дел ¦ хранения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(томов,¦ дела (тома,¦ ¦ ¦ ¦ ¦частей)¦ части) и N ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статей по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦ +------+---------------------+-------+------------+----------+ ¦ 1¦ 2¦ 3¦ 4¦ 5¦ +------+---------------------+-------+------------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L------+---------------------+-------+------------+----------- __________________________________________________________________ Наименование должности подпись Расшифровка руководителя структурного подписи подразделения администрации Воронежской области дата Одобрено Согласовано Протокол ЭК администрации Начальник управления Воронежской делопроизводства области администрации Воронежской области от N Форма номенклатуры дел структурного подразделения Приложение 35 Утверждаю Заместитель главы администрации - руководитель аппарата НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ ____________________________ подпись расшифровка подписи _____N_____________ ____________________________ дата ___________________ место составления ____на______ год ____ -------T------------------------T-------T------------T-------------¬ ¦Индекс¦ Заголовок дела (тома, ¦Кол-во ¦ Срок ¦ Примечание ¦ ¦ дела ¦ части) ¦ дел ¦ хранения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(томов,¦ дела (тома,¦ ¦ ¦ ¦ ¦частей)¦ части) и N ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статей по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ перечню ¦ ¦ +------+------------------------+-------+------------+-------------+ ¦ 1¦ 2¦ 3¦ 4¦ 5¦ +------+------------------------+-------+------------+-------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L------+------------------------+-------+------------+-------------- __________________________________________________________________ Наименование должности подпись Расшифровка руководителя службы подписи делопроизводства организации Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
