|
Расширенный поиск
Постановление администрации Воронежской области от 22.10.2001 № 1072Администрация Воронежской области ПОСТАНОВЛЕНИЕ Утратилo силу - Постановление администрации Воронежской области от 15.01.2007 г. N 23 от 22.10.2001 N 1072 Об утверждении инструкции по делопроизводству администрации Воронежской области (В редакции Постановлений администрации Воронежской области от 09.12.2002 г. N 1058; от 29.08.2003 г. N 695) В целях совершенствования организации работы с документами в администрации области П О С Т А Н О В Л Я Ю: 1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации области согласно приложению. 2. В целях обеспечения единого подхода к подготовке, оформлению и работе с управленческими документами рекомендовать главам местного самоуправления (администраций) районов и городов области принять аналогичные инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления. 3. Постановление администрации области от 22.10.1998 N 1015 "Об инструкции по делопроизводству" считать утратившим силу. 4. Контроль за выполнением настоящего постановления и требований инструкции по делопроизводству в администрации области возложить на заместителя главы - руководителя аппарата администрации области Кобяшева В.Г. Исполняющий обязанности главы администрации области С. Наумов Приложение Утверждена постановлением администрации Воронежской области от 22.10.2001 N 1072 (В редакции Постановления администрации Воронежской области от 09.12.2002 г. N 1058) ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ СОДЕРЖАНИЕ ----T-------------------------------------------------------T----¬ ¦ 1.¦Общие положения ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦1.1. Назначение инструкции ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ 2.¦Документация администрации. Общие правила оформления ¦ ¦ ¦ ¦организационно-распорядительной документации ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦2.1. Документация администрации ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦2.2. Общие правила оформления ¦ ¦ ¦ ¦ организационно-распорядительной документации ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦2.3. Бланки ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦2.4. Особенности обращения бланков с изображением ¦ ¦ ¦ ¦ герба Воронежской области ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ 3.¦Особенности подготовки и оформления отдельных видов¦ ¦ ¦ ¦организационно-распорядительных документов ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦3.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов¦ ¦ ¦ ¦ администрации Воронежской области ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦3.2. Приказ ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦3.3. Протокол ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦3.4. Служебные письма ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦3.5. Телеграммы ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦3.6. Телефонограммы ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ 4.¦Изготовление и использование печатей и штампов ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦4.1. Изготовление печатей и штампов ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦4.2. Порядок применения печатей и штампов ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦4.3. Особенности учета и хранения печатей и штампов ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ 5.¦Организация документооборота и исполнения документов ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦5.1. Общие правила организации документооборота ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦5.2. Организация доставки документов ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦5.3. Порядок прохождения законопроектов, поступивших¦ ¦ ¦ ¦ из областной Думы ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦5.4. Прием, обработка и распределение поступающих¦ ¦ ¦ ¦ документов ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦5.5. Организация обработки и передачи отправляемых¦ ¦ ¦ ¦ документов ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦5.6. Порядок прохождения внутренних документов ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦5.7. Прием и обработка документов, поступающих по¦ ¦ ¦ ¦ каналам электронной почты и факсимильной связи ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦5.8. Учет количества документов ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦5.9. Работа исполнителей с документами ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ 6.¦Организация контроля и проверки исполнения¦ ¦ ¦ ¦организационно-распорядительных документов ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦6.1. Общие правила контроля исполнения документов ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦6.2. Контроль исполнения документов, поступающих от¦ ¦ ¦ ¦ Президента Российской Федерации, Федерального¦ ¦ ¦ ¦ Собрания Российской Федерации и Правительства¦ ¦ ¦ ¦ Российской Федерации ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦6.3. Контроль исполнения постановлений, распоряжений¦ ¦ ¦ ¦ администрации, решений коллегии при главе¦ ¦ ¦ ¦ администрации ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦7. Рассмотрение обращений граждан ¦ +---T-------------------------------------------------------T----+ ¦ ¦7.1. Регистрация и рассмотрение обращений ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦7.2. Работа с отдельными видами обращений ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦7.3. Работа с обращениями, поставленными на контроль ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦7.4. Анализ обращений граждан ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦7.5. Организация работы архива обращений граждан ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ 8.¦Организация документов в делопроизводстве ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦8.1. Составление номенклатур дел ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦8.2 Формирование и оформление дел ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦8.3 Организация оперативного хранения документов ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ 9.¦Порядок передачи документов на хранение в архив ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦9.1 Экспертиза ценности документов ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦9.2 Подготовка и передача документов в архив ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦9.3. Архив администрации области ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦10. Работа с документами с пометкой "ДСП" ¦ +---T-------------------------------------------------------T----+ ¦ ¦10.1. Особенности работы с документами с пометкой ¦ ¦ ¦ ¦"Для служебного пользования" ¦ ¦ +---+-------------------------------------------------------+----+ ¦ ¦10.2. Порядок обращения со служебной информацией ¦ ¦ ¦ ¦"Для служебного пользования" ¦ ¦ L---+-------------------------------------------------------+----- ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ВОРОНЕЖСКОЙ ОБЛАСТИ 1. Общие положения 1.1. Назначение инструкции 1.1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации Воронежской области - постоянно действующего высшего исполнительного органа государственной власти области (далее именуется - инструкция) разработана в соответствии с "Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти" в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации Воронежской области (далее именуется - администрация). 1.1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, требованиями основных положений Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), М.,1990, ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". (В редакции Постановления администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) 1.1.3. Настоящая инструкция по делопроизводству утверждается постановлением администрации Воронежской области. 1.1.4. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в администрации, должны отвечать требованиям настоящей инструкции. 1.1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях администрации осуществляются управлением делопроизводства администрации. 1.1.6. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей инструкцией, обязательны для сотрудников администрации. Работники администрации ответственны за выполнение требований инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации. 2. Документация администрации. Общие правила оформления организационно-распорядительной документации 2.1. Документация администрации 2.1.1. Деятельность администрации обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, регламентом работы администрации, а также положениями об органах исполнительной власти и структурных подразделениях администрации области. 2.1.2. При подготовке организационно-распорядительных документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Соurier New размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13 (для оформления текстовых материалов через 1-1,5 межстрочных интервала), 14, 15, 16 (для оформления заголовков в зависимости от размеров основного текста). 2.2. Общие правила оформления организационно-распорядительной документации 2.2.1 Основным рекомендательным документом, устанавливающим требования к оформлению документов, является ГОСТ Р 6.30-200 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (Утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65). Настоящий стандарт устанавливает: - состав реквизитов документов; - требования к оформлению реквизитов документов; - требования к бланкам документов, включая бланки документов воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. 2.2.2. При подготовке и оформлении документов администрации используются следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. (В редакции Постановления администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) 2.2.3. Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 17, 18, 19. Возможно использование реквизита 19 при применении трафаретных текстов документов. (Приложение 2, 3). 2.2.4. При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29. 2.2.5. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. 2.2.6. Герб Воронежской области помещают на бланках документов в соответствии с законом "О символике Воронежской области". 2.2.7. Эмблему организации помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб Воронежской области. 2.2.8. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 2.2.9. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 2.2.10. Наименование организации (наименование структурного подразделения администрации), являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об органе исполнительной власти). Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются авторами документов, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. 2.2.11. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). 2.2.12. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренной Унифицированной системой организационно-распорядительной документацией (УСОРД). В письме наименование вида документа не указывают. 2.2.13. Даты подписания, утверждения, согласования, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год. Например: 30.03.2001. Датой документа является дата его подписания или утверждения: для постановления - дата подписания главой администрации; для документа, принимаемого коллегиальными органами, - дата его принятия; для утвержденного документа - дата его утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата. При ссылке в тексте на правовой акт или иной документ дата оформляется следующим образом: письмо от 03.12.2001. Цифровой способ проставления дат используется, как правило, при оформлении служебных писем, справок, заключений, написанием поручений, визированием документов. Датой документа для протокола является дата заседания (принятия решения), для акта - дата события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. (В редакции Постановления администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год четырьмя арабскими цифрами. (В редакции Постановления администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) Например: дату 5 июня 2003 г. следует оформить 05.06.2003. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05. (В редакции Постановления администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) В международной переписке применяется обратная последовательность в написании дат - 2001.04.25. 2.2.14. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 2.2.15. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. 2.2.16. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. 2.2.17. (Исключен - Постановление администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) 2.2.18. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например: Минюст России управление систематизации законодательства или ЗАО "Большевский текстиль" Бухгалтерия Старшему экономисту А.С.Николаеву или Президенту ЗАО "Ломоносовский завод" В.И.Петрову Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например: Председателю садового товарищества "Можайские дали" В.А.Бунееву Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Администрации районов Воронежской области Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. При этом на каждом документе указывается один, конкретный адресат. Каждый экземпляр должен быть подписан. Список рассылки определяется исполнителем документа. Документы направляются только тем адресатам, которые имеют отношение к исполнению документа. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной почтовыми правилами. Например: Всероссийский научно-исследовательский институт документирования и архивного дела Милютинский пер., д. 7а 101000, Москва, Центр или Министерство образования Российской Федерации Управление Делами Ведущему специалисту А.И.Петрову Краснопресненская набережная, 2 г. Москва 103274 При адресовании документа физическому лицу реквизиты пишутся в следующей последовательности: ФИО, название улицы, номер дома, квартиры, название населенного пункта, района, области, почтовый индекс, например: Калинину И.П. ул. Садовая, д. 5 г. Липки, Киреевский р-н, Тульская область 123012 2.2.19. Утверждение документа - особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются руководителем организации или вышестоящим руководителем, в компетенцию которых входит решение вопросов. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АОЗТ "Болшевский текстиль" Личная подпись И.В.Сергеев 12.09.2001 При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕНО Решением общего собрания акционеров от 15.08.2001 N 14 или УТВЕРЖДЕНО Приказом Председателя Правления банка от 15.08.2001 N 14 Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. 2.2.20. Резолюция В резолюции дается указание по исполнению документа. В случае, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Резолюции проставляются между реквизитами адресат и текстом документа. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги. В этом случае листок с резолюцией руководителя является неотъемлемой частью основного документа и скрепляется с ним. В администрации области для руководителей изготовляются специальные бланки с указанием должности руководителя, регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение 4). Первый заместитель главы администрации области К N 17-45-2061 Начальнику управления Петрову Н.Н. Прошу оказать помощь. Подпись Расшифровка подписи 29.03.2001 или Заместитель главы администрации К N 1871-л от 21.03.2001 Исполнительному директору областного фонда социальной поддержки населения Николаеву Н.Н. Уважаемый Николай Николаевич! Прошу Вас оказать материальную помощь Романцеву В.И. в размере ... рублей. Подпись Расшифровка подписи 03.04.2001 Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например: Зайцевой А.В. Никитину П.С. Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой "ХИТЭК" к 21.12.2001. Личная подпись 05.12.2001 2.2.21. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком), например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого), например: Должностная инструкция секретаря-референта. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять. 2.2.22. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". 2.2.23. Текст документа составляют на русском языке. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили"). В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила"). В письмах используют следующие формы изложения: - от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение"); - от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить"); - от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным"). 2.2.24. Приложения к документу Если к документу имеются приложения, то об этом указывается в тексте или после текста перед подписью. В документах (постановлениях, решениях, распоряжениях, приказах) сведения о наличии приложений указываются в тексте. Приложения к распорядительным документам располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Например: Приложение к постановлению администрации области от 12.04.2001 N 45 При наличии нескольких приложений к постановлению на них проставляются порядковые номера, например Приложение 1 Приложение 2 и т.д. Знак N перед цифровыми обозначениями не ставится. Если документ имеет приложения, неназванные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например: Приложения: 1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз. 2. Список школ на 3 л. в 2 экз. 3. Если документ имеет приложение, полное наименование которого воспроизводится в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: Заключение постоянной комиссии по здравоохранению от 25.04.2001 N 15 и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес. 2.2.25. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Исполнительный директор АОЗТ "Партнер" Личная подпись Н.А.Федоров или: Исполнительный директор Личная подпись Н.А. Федоров При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. Право подписи служебных писем и другой корреспонденции в администрации предоставляется: - главе администрации; - заместителям главы администрации; - руководителям структурных подразделений с правом юридического лица. Глава администрации, первый заместитель главы администрации подписывают письма на бланке администрации Воронежской области, направляемые в любой адрес Российской Федерации. (В редакции Постановления администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) Глава администрации подписывает письма на бланке администрации Воронежской области с русскими и английскими реквизитами для иностранной переписки. (Приложение 12). (В редакции Постановления администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) Все заместители главы администрации подписывают письма на бланке администрации Воронежской области (с гербом области) во все министерства и ведомства РФ; на бланке администрации Воронежской области с указанием приемной для местной переписки с органами исполнительной власти, местного самоуправления городов и районов области, предприятиями г. Воронежа и области. (В редакции Постановления администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) Руководители структурных подразделений с правом юридического лица подписывают письма на бланках структурного подразделения, направляемые во все структуры РФ в соответствии с их компетенцией. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Генеральный директор Личная подпись М.А. Медведев Главный бухгалтер Личная подпись Н.И. Логинова При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например: Заместитель Заместитель Министра Личная Министра Личная юстиции подпись В.М.Степанов финансов подпись А.П.Миронов Российской Российской Федерации Федерации При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке (В редакции Постановления администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись Н.В. Куликов Члены комиссии: Личная подпись К.М. Артемьева Личная подпись С.П. Матвеев Личная подпись В.А. Филатов Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности. Все экземпляры документов, остающиеся в делах подразделений администрации, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Подпись исполняется чернилами или шариковой ручкой фиолетовым (синим) цветом. 2.2.26. Гриф согласования документа Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А.Г.Грязнова 23.04.2001 Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления страховой компании "Планета" от 21.06.2001 N 10 Гриф согласования располагают ниже реквизита "подпись" или на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования, например: Лист согласования прилагается Начальник юридического отдела Личная подпись В.Г.Сидоров 07.04.2001 Лист согласования оформляется по следующей форме: Лист согласования Положение о системе ведения классификатора управленческой документации СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Зам. председателя Зам. председателя Госстандарта РФ Госснаба РФ Личная подпись А.К.Семенов Личная подпись Н.Г.Волков 23.03.2001 30.03.2001 2.2.27. Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например: Начальник юридического отдела Личная подпись А.С.Орлов 25.11.2001 При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись А.С.Орлов 25.08.2001 Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается полистное визирование документа и его приложения. 2.2.28. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью организации. 2.2.29. Отметка о заверении копий. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например: Верно. Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В.Колосков 07.06.2001 Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Организация может выдать копию только тех документов, которые создаются в самой организации. Копия документа воспроизводится машинным способом или ксерокопируется. Текст документа перепечатывается полностью, включая элементы бланка. При пересылке копии распорядительного документа администрации области, ее структурных подразделений в другие организации, или выдаче ее на руки представителю организации копия документа должна быть заверена должностным лицом. Подпись исполняется чернилами или шариковой ручкой фиолетовым (синим) цветом. Копии распорядительных документов высылаются в подразделения администрации в соответствии со списком рассылки. Выдача копий регистрируется в журнале учета выдачи копии с указанием фамилии должностного лица, разрешившего выдачу документа. Передача копий документа представителям средств массовой информации осуществляется пресс-службой администрации, а также уполномоченными на это должностными лицами администрации. Копия документа изготавливается и выдается с разрешения главы администрации, его заместителей, руководителей структурных подразделений, отделов, управлений, в соответствии с их компетенцией. При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда выдана, а на самой копии - отметку, что подлинник хранится в данной организации. Если копия документа содержит более одного листа, то листы копии документа прошиваются нитками, на обороте последнего листа нитки прокладываются листом бумаги. Удостоверяющая копию подпись и печать должны заходить на приклеенный лист. 2.2.30. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: Петров или Петров Иван Васильевич 45-67 45-67 2.2.31. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 2.2.32. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. 2.2.33. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в администрации. (В редакции Постановления администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) 2.2.34 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (реквизит 05). (Дополнен - Постановление администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) 2.2.35 - Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (реквизит 06). (Дополнен - Постановление администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) 2.3. Бланки документов. Правила оформления реквизитов на бланках 2.3.1. Документы изготавливаются на бланках, согласно ГОСТу Р 6-30 2003. Устанавливаются два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. 2.3.2. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. 2.3.3. Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А к ГОСТу Р 6.30-2003 или приложениями 2 и 3 настоящей инструкции. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов. 2.3.4. Устанавливают два варианта расположения реквизитов на бланках - угловой и продольный. 2.3.5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: - центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); - флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). (В редакции Постановления администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) 2.3.6. Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: - общий бланк; - бланк письма; - бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. 2.3.7. Общий бланк в зависимости от учредительных документы организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14. Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20. Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. (В редакции Постановления администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) 2.3.8. В администрации области применяются следующие бланки с указанием наименования администрации: - бланк постановления (приложение 7) - бланк распоряжения (приложение 8) - бланк письма (приложения 5, 6) - бланк приказа (приложения 9, 10, 11) Состав видов и образцов бланков устанавливается настоящей инструкцией. 2.3.9. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) главы администрации, соответствующие предложения вносятся начальником управления делопроизводства. 2.4. Изготовление, использование, учет и хранение бланков с изображением герба Воронежской области. 2.4.1. Правила применения изображения герба Воронежской области на бланках определены законом Воронежской области "О символике Воронежской области" от 1 июля 1997 года (повторно принят 10 июля 1998 года) N 51-II-ОЗ. 2.4.2. В администрации области бланки с воспроизведением герба Воронежской области (далее гербовые бланки) используются при подготовке постановлений и распоряжений, а также писем за подписью главы администрации области, первого заместителя главы администрации области, заместителей главы. 2.4.3. Гербовые бланки администрации области являются полиграфической продукцией, изготавливаются только в типографиях по заявкам управления делопроизводства администрации области и подлежат учету. (В редакции Постановления администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) 2.4.4. Гербовые бланки должны быть пронумерованы. Порядковый номер проставляется в верхней части оборотной стороны бланка. Учет и выдача бланков ведется в управлении делопроизводства раздельно по видам бланков в журналах (приложение 8). (В редакции Постановления администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) 2.4.5. В структурных подразделениях администрации области гербовые номерные бланки, получаемые в управлении делопроизводства, должны использоваться строго по назначению. Исполнителям бланки выдаются под роспись. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут руководители подразделений. (В редакции Постановления администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) 2.4.6. Структурные подразделения администрации области с правом юридического лица, в пределах осуществления возложенных функций и задач, используют свои гербовые бланки документов организационно-распорядительного характера, изготовленные полиграфическим или другим способом. При этом: текст названия структурного подразделения располагается под текстом "Администрация Воронежской области", размер шрифта названия структурного подразделения должен быть либо одинаковым с размером шрифта текста "Администрация Воронежской области", либо на 2 пункта меньше. 2.4.7. Самостоятельное изготовление средствами электронно-вычислительной техники и использование неучтенных в установленном порядке бланков запрещается. 2.4.8. Бланки с изображением герба хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. 2.4.9. Испорченные в структурных подразделениях бланки администрации передаются по акту в управление делопроизводства, где уничтожаются в установленном порядке с отметкой в учетно-регистрационной форме. 2.4.10. Регистрационно-учетные формы учета бланков включают в номенклатуру дел организации. 2.4.11. Проверку наличия, использования и хранения бланков проводят не реже раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации. 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов организационно-распорядительных документов 3.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов администрации Воронежской области 3.1.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов (ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ) администрации готовятся главными управлениями, управлениями, отделами администрации в соответствии с порядком, устанавливаемым регламентом администрации области в бумажном и электронном виде. 3.1.2. Проекты актов администрации вносятся с приложением пояснительной записки за подписью руководителя структурного подразделения администрации, ответственного исполнителя проекта (от управления и выше). В ней указываются: основание внесения проекта, существо вопроса, сведения о согласовании проекта, а также приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений. Проекты актов, предусматривающие расходы за счет средств федерального или областного бюджета, подлежат согласованию с соответствующими финансовыми органами. 3.1.3. Проекты актов администрации в случае необходимости должны содержать пункт о назначении лица, на которое возлагается контроль их выполнения. 3.1.4. Согласование проектов актов (постановлений и распоряжений) главы администрации оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части. При наличии у лица, визирующего проект акта, особого мнения (аргументированных замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (аргументированные замечания) визирующего по проекту акта, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту акта. Если в процессе согласования в проект акта администрации вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторное визирование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания. 3.1.5. Проекты правовых актов администрации визируются: - первым заместителем, заместителями главы администрации области, курирующими соответствующую сферу деятельности; - ответственным исполнителем и руководителем соответствующего подразделения администрации, при наличии в органе исполнительной власти юридической службы, также специалистом-правоведом; - руководителями главных управлений, управлений, начальниками отделов, которым в документе предусматриваются задания или поручения; - начальником правового управления или его заместителем. Кроме того, правовые акты, существенно влияющие на эффективность расходования финансовых средств из областного бюджета, визируются начальником главного финансового управления. Начальником главного управления экономического развития - в случае расходования средств на реализацию федеральных целевых программ, областных целевых программ, а также на оказание мер государственной (областной) поддержки. (В редакции Постановления администрации Воронежской области от 09.12.2002 г. N 1058) Руководители, визирующие правовые акты, берут на себя ответственность за исполнение заданий и поручений, которые предусмотрены для них в этом правовом акте. Начальник главного управления экономического развития при визировании правовых актов отвечает за экономическую целесообразность принимаемых решений. Начальник главного финансового управления отвечает за выделение необходимых средств и соблюдение правильности и эффективности их расходования в соответствии с законом об областном бюджете. (В редакции Постановления администрации Воронежской области от 09.12.2002 г. N 1058) 3.1.6. Если подготавливаемый акт влечет за собой обязательность внесения изменений или дополнений в другие правовые акты, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним. Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта комплектно. Проект акта по организации исполнения Федерального закона, акта Президента Российской Федерации, Постановления Правительства РФ или областного закона должен содержать ссылку на них и соответствующий официальный источник их опубликования, например: ("Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 5, ст. 615"). 3.1.7. В правовых актах употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в первом по тексту - полное, в последующем сокращенное. 3.1.8. Правовые акты должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание. 3.1.9. Проекты актов администрации печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом размером N 13. Верхнее поле документа должно составлять 20 мм. левое поле - 20 мм, правое поле - 10 мм и нижнее поле - 20 мм. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см. (В редакции Постановления администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) 3.1.10. Проекты постановлений и распоряжений администрации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (постановление администрации или распоряжение администрации), заголовок и текст. Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, размещается под датой и номером документа с длиной строки не более 8 см, без красной строки. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через один интервал (1,5 интервала). Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть). Преамбула в постановлениях администрации завершается словом ПОСТАНОВЛЯЮ, слово "постановляю" печатается вразрядку либо в подбор с текстом преамбулы, либо центрируется в тексте. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой. Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами или начинаются со знака "дефис". 3.1.11. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое постановление (распоряжение), должны соответствовать структуре основного правового акта. При наличии приложений к постановлению (распоряжению) администрации в тексте на них обязательно делается ссылка. Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов представлений главы администрации на имя Президента Российской Федерации о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется). Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Глава администрации области". Слова "глава" и "администрации области" печатаются в одну строку. Слова "глава администрации области" печатаются от левой границы текстового поля. Инициал имени и фамилия главы администрации печатаются у правой границы текстового поля. Подпись исполняется чернилами или шариковой ручкой фиолетовым (синим) цветом. Например: Глава администрации области Расшифровка подписи Дата проставляется в день подписания документа словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита "Место издания" двойным межстрочным интервалом, печатается от левой границы текстового поля. Номер постановления (распоряжения) отделяется от реквизита "дата" двойным пробелом и печатается в одну строку с датой. К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква "р", например, N 153-р. Приложения к проектам постановлений и распоряжений администрации оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений (распоряжений). В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются руководителем органа, внесшего проект. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через двойной межстрочный интервал дается ссылка на постановление или распоряжение администрации. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к постановлению администрации области от 21.03.2001 г. N 345 При наличии в тексте акта формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на правовой акт, его дату, номер. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением администрации области от 21.03.2001 г. N 345 Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. Заголовок к тексту приложения центрируется. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются флаговым способом (относительно границ текста) или центрируется. Точка в конце заголовка не ставится. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В положениях, программах, уставах и других подобных документах главы нумеруются римскими цифрами, а разделы, подразделы, пункты и подпункты - арабскими. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.). Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения) в нижней его части. На приложениях к проектам постановлений (распоряжений) визы проставляются также на оборотной стороне последнего листа приложения. 3.2. Приказ 3.2.1. Приказ - организационно-распорядительный документ, издаваемый руководителем подразделения, являющегося юридическим лицом, для решения кадровых и иных вопросов. Форма и порядок оформления представлений при назначении на должности устанавливается инструкцией по работе с кадрами. Приказы подписываются руководителями структурных подразделений с правом юридического лица. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект. 3.2.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также соответствующей юридической службой исполнительной власти области. Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. 3.2.3. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания. Проекты приказов, подготовленных совместно с другими структурными подразделениями администрации или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка, с указанием названий структурных подразделений администрации и других органов или организаций. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу нумеруются отдельно. 3.2.4. Проект приказа во исполнение постановления администрации должен быть подготовлен в течение 5 дней, если не установлен другой срок. 3.2.5. Приказ печатается на бланке установленной формы шрифтом размером N 14. Приказ имеет следующие реквизиты: - наименование структурного подразделения администрации. - наименование вида документа - "приказ". - дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2001 г. N 21; 03.07.2001 N 44. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал. Например: О командировании работников РЭК администрации Воронежской области в ... Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 14 через один-полтора интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается вразрядку. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...". В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Структурные подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на постановлениях администрации области. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Приказы подписывает руководитель структурного подразделения с правом юридического лица. Приложения к приказу подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения. 3.2.6. Совместные приказы органов исполнительной власти печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка. При оформлении совместного приказа: - наименования органов исполнительной власти - располагаются на одном уровне; - наименование вида документа - приказ располагается центровано; - дата совместного документа - единая, соответствует дате более поздней подписи; - располагается центровано; - регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе; - подписи руководителей органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне. 3.3. Протокол 3.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа исполнительной власти и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений - исполнителей. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку. 3.3.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение - исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования". 3.3.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. (Приложение 14). Во вводной части оформляются следующие реквизиты: - председатель или председательствующий; - секретарь; - присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших; - повестка дня; - докладчики по каждому пункту повестки дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам. 3.3.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой. 3.3.5. Копии решений при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. 3.3.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола или на общем бланке федерального органа исполнительной власти формата А4 и имеют следующие реквизиты: - наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру; - вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру; - место проведения заседания, совещания - указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте; печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру; - дата и номер протокола - дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. - основная часть протокола - печатается через 1,5 межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центровано другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение; - подпись - отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Подпись исполняется чернилами или шариковой ручкой фиолетовым (синим) цветом; - гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним. 3.4. Служебные письма 3.4.1. Служебные письма администрации готовятся: - как ответы о выполнении поручений вышестоящих органов государственной власти; - как исполнение поручений главы администрации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции органов исполнительной власти области; - как сопроводительные письма к проектам правовых актов администрации; - как ответы на запросы различных организаций и частных лиц; - как инициативные письма. 3.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениям граждан - действующим законодательством. Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. 3.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных, установленных для каждого структурного подразделения администрации, бланках формата А4 или А5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посредине верхнего поля листа арабскими цифрами. 3.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: "Администрация считает...", "Управление по работе с кадрами рассмотрело...". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...". Текст письма, как правило, состоит из двух частей.В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. 3.4.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания. Право подписи устанавливается в регламенте администрации области, в положениях об органах исполнительной власти области и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц. Право подписи служебных писем в администрации предоставляется: главе администрации, его заместителям и полномочным представителям, руководителям главных управлений и управлений, руководителям самостоятельных структурных подразделений администрации области. Подпись исполняется чернилами или шариковой ручкой фиолетовым (синим) цветом. 3.5. Телеграммы Телеграммы подразделяются на следующие категории - правительственные - срочные - обыкновенные (приложение 15). Телеграммы посылаются в исключительных случаях. Текст телеграммы излагается сжато, без переноса слов, союзов, предлогов и запятых (если при этом не искажается смысл содержания), без исправлений. Знаки препинания в телеграмме следует писать только словами, полностью или сокращенно: "точка" или "тчк", "запятая" или "зпт", "скобка" или "скб", "кавычки" или "квч". В группах цифр допускается написание точки и запятой знаком. При отправке телеграммы с одинаковым содержанием нескольким адресатам, их наименования указываются перед текстом. В ответных телеграммах перед текстом указывается номер или название документа, на который дается ответ. Все другие реквизиты телеграммы оформляются в соответствии с требованиями учреждений связи. Телеграмма, как письмо, составляется в двух экземплярах. Один из них направляется в отделение связи, другой хранится в деле администрации области. Адрес телеграммы должен содержать все данные, позволяющие доставить их адресату. 3.6. Телефонограмма Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем). Регистрируется и оформляется телефонограмма в порядке, установленном для документов факсимильной связи. 4. Изготовление и использование печатей и штампов 4.1 Общие положения Порядок изготовления печатей с воспроизведением герба Российской Федерации и технические требования к печатям установлены Постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 года N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (с изменениями от 8 июня 2001 года) и ГОСТом Р 51515-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования". (В редакции Постановления администрации Воронежской области от 29.08.2003 г. N 695) Размещение заказов на изготовление печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должно осуществляться только на предприятиях, имеющих сертификат соответствия, выданного Министерством Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций. 4.2. Изготовление печатей и штампов 4.2.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации (организации), производится по разрешению заместителя главы - руководителя аппарата администрации. Письма-заявки на изготовление печатей и штампов готовятся по поручению руководителя структурного подразделения администрации. 4.2.2. Образцы печатей и штампов согласовываются с управлением делопроизводства. 4.2.3. Изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации и его первого заместителя определяется заместителем главы - руководителем аппарата администрации. Письма-заявки с резолюцией заместителя главы администрации - руководителя аппарата направляются в управление делопроизводства. Затем поступают в управление делами администрации области для исполнения заказа. 4.3. Порядок применения печатей и штампов 4.3.1. В администрации печать с изображением Государственного герба РФ могут иметь подразделения, являющиеся юридическими лицами. Печать с изображением Государственного герба РФ ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. 4.3.2. Гербовая печать администрации области проставляется на подписи главы администрации, его первого заместителя, иных должностных лиц (по распоряжению главы администрации области или лица, исполняющего его обязанности). На копиях постановлений и распоряжений администрации, подготовленных к тиражированию, проставляется круглая (не гербовая) печать правового управления. На копиях распоряжений администрации по кадровым вопросам, документах личного состава и доверенностях проставляется печать управления по работе с кадрами администрации. При отправке документов на пакетах проставляется специальная печать "Для пакетов", на телеграммах - печать управления делопроизводства. 4.3.3. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи главы администрации, первого заместителя главы администрации разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование штампов с факсимильным воспроизведением при оформлении подлинников всех документов запрещается. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. 4.4. Особенности учета и хранения печатей и штампов 4.4.1. Изготовленные печати и штампы учитываются в управлении делопроизводства в специальном журнале (приложения 16, 17). Печати и штампы выдаются под расписку руководителям подразделений. 4.4.2. В подразделениях печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах или сейфах. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в подразделениях возлагаются на их руководителей. При смене руководителя подразделения администрации, печати и штампы передаются по акту с отметкой в журнале учета. Руководитель, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в управление делопроизводства. 4.4.3. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в общий отдел управления делопроизводства и уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки. Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в администрации создается комиссия. 4.4.4. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность управление делопроизводства. 5. Организация документооборота и исполнения документов 5.1. Общие правила организации документооборота 5.1.1. Движение документов в администрации области с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует документооборот. 5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации области, регламентируются настоящей инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников. 5.1.3. При применении в администрации области электронного документооборота структурные подразделения, отвечающие за рассылку документов, совместно со службой автоматизации разрабатывают маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в органы исполнительной власти. 5.2. Организация доставки документов 5.2.1. Доставка документов осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. 5.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. 5.3. Порядок прохождения законопроектов, поступивших из областной Думы 5.3.1. Постановления Воронежской областной Думы о принятии проектов законов области в первом (в установленных действующим законодательством случаях - втором) чтении с текстом законопроектов, адресованных главе администрации области для внесения поправок, поступают из областной Думы в управление делопроизводства и в тот же день передаются в правовое управление (подлинный экземпляр) и полномочному представителю главы администрации в областной Думе (копия). 5.3.2. Полномочный представитель направляет текст принятого проекта заинтересованным органам исполнительной власти области, которые в срок не более 5-ти дней возвращают его с приложением текста предлагаемых поправок с соответствующим обоснованием. 5.3.3. Полномочный представитель обобщает предлагаемые структурными подразделениями поправки, подготавливает их окончательную редакцию, сопроводительное письмо о направлении их в областную Думу, подписывает его у главы администрации области или лица, исполняющего его обязанности, и вместе с текстом поправок через управление делопроизводства направляет в областную Думу и в правовое управление администрации области (копия). 5.4. Прием, обработка и распределение поступающих документов 5.4.1. Документы, поступающие на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям (приложение 18). Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками управления делопроизводства. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. На полученном документе проставляется регистрационный штамп. 5.4.2. Документы, адресованные руководству, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в управлении делопроизводства, а затем два раза в день через работников, ответственных за делопроизводство и контроль, направляются руководству или в подразделения администрации. 5.4.3. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством и направляемых непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, в соответствии с компетенцией должностных лиц администрации. 5.4.4. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам администрации (приложение 19). 5.4.5. Рассмотренные руководством документы возвращаются в управление делопроизводства, где в регистрационно-контрольную форму (далее именуется - РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение (приложение 20, 21). Срок рассмотрения документов с момента их регистрации до передачи на исполнение - не более 3-х дней. 5.4.6. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. Ответственность за координацию работ по исполнению документа возлагается на ответственного исполнителя. 5.4.7. Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны иметь сопроводительное письмо. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала. 5.5. Организация обработки и передачи отправляемых документов 5.5.1. Документы, передаются почтовой и электрической связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется управлением делопроизводства. Документы, подлежащие отправке, должны содержать следующие реквизиты: регистрационный номер; дату; полное название организации с юридическим адресом (сокращения не допускаются). Например: Управление Федерального казначейства Министерства Финансов РФ по Воронежской области проспект Революции, 22 394000 г. Воронеж Документы для отправки передаются в управление делопроизводства не позднее 16 часов каждого рабочего дня. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться не позднее следующего рабочего дня. 5.5.2. С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений. 5.5.3. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.1997 N1108 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 37, ст. 4299). 5.5.4. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. 5.6. Порядок прохождения внутренних документов 5.6.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. 5.6.2. Проекты постановлений и распоряжений администрации области после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в правовое управление для юридической экспертизы на предмет соответствия документов действующему законодательству. 5.6.3. Копии подписанных постановлений и распоряжений администрации области в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. 5.6.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ. 5.7. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи 5.7.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри администрации, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства. 5.7.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения. 5.7.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку. Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики. 5.7.4. Документы, отправляемые по каналам электронной почты и факсимильной связи, регистрируются в журнале с указанием числа, исходящего номера документа, кому адресовано, фамилия отправителя. (приложение 22). 5.7.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: - объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; - документ для передачи по каналу факсимильной связи представляется в управление делопроизводства с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения (приложения 23, 24). Заявки хранятся в течение одного года; - ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения; - факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; - запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования"; - подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; - поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно (приложение 25); - факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. 5.8. Учет количества документооборота 5.8.1. Учет количества документооборота за определенный период времени в управлении делопроизводства ведется по журнальной системе и реестру с указанием сведений по отправке заказной корреспонденции, простой корреспонденции, корреспонденции по факсу, корреспонденции по электронной почте, принятия входящей корреспонденции из структурных подразделений. Результаты учета количества документов обобщаются управлением делопроизводства и ежемесячно представляются руководству. 5.8.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в копировально-множительном бюро, машинописном бюро на основе принятой в администрации системы учета документов. Учет количества документов может проводиться по администрации в целом или по отдельным подразделениям. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно. 5.8.3. Итоговые данные об объеме документооборота ежемесячно суммируются (нарастающим итогом) по форме (приложение 26). 5.9. Работа исполнителей с документами 5.9.1. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. 5.9.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно. При необходимости размножения документа или других задержках исполнителю передается регистрационная карточка или используется иная форма его информирования о содержании документа. 5.9.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение), подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку. 5.9.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 5.9.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. 6. Организация контроля и проверки исполнения организационно-распорядительных документов 6.1. Общие правила контроля исполнения документов 6.1.1. Контроль исполнения документов включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, направление исполненных документов в дело. 6.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль на левом поле документа (под угловым штампом) делается отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль". 6.1.3. Контроль по существу решения вопросов осуществляют глава администрации, его заместители и заместитель главы - руководитель аппарата администрации области через своих консультантов. Контроль сроков исполнения осуществляют заместители главы администрации, контрольное управление, консультанты главы администрации, заместитель главы - руководитель аппарата администрации области, специалисты приемных. Консультанты главы администрации, заместителей главы администрации следят за ходом исполнения каждого документа, поставленного на контроль по своему направлению, и информируют своих непосредственных начальников о ходе исполнения этих документов. 6.1.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, поручения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, приказы федеральных органов исполнительной власти, постановления и распоряжения администрации и др.). 6.1.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения - в указанный срок; - без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца; - по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения; по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной, областной Думы (депутатскому запросу) - не позднее чем через 30 дней со дня получения; - по обращениям граждан - в соответствии с действующим законодательством; Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме. 6.1.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока. Продление срока исполнения поручения Президента Российской Федерации, Федерального Собрания Российской Федерации или Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае глава администрации представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует управление делопроизводства для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись). Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Октябрь
|
