Распоряжение Администрации г. Хабаровска от 28.08.2015 № 525-р

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ

N 525-р

28 августа 2015 г.             г. Хабаровск

Об утверждении Инструкции по делопроизводству

в аппарате администрации города Хабаровска

В соответствии с постановлением Правительства Хабаровского края от 22.04.2015 N 83-пр "Об утверждении положения о системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края", распоряжением Губернатора Хабаровского края от 05.02.2015 N 30-р "Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края", в целях совершенствования документационного обеспечения управления, а также повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов, на основании Устава городского округа "Город Хабаровск":

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству (далее - Инструкцию) в аппарате администрации города Хабаровска согласно приложению.

2. Руководителям структурных подразделений администрации города организовать ознакомление с настоящей Инструкцией и обеспечить разработку индивидуальных инструкций, не противоречащих основным положениям настоящей Инструкции.

3. Признать утратившими силу следующие распоряжения администрации г. Хабаровска:

- от 14.04.2009 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 30.11.2009 N 591-р "О внесении изменений в распоряжение администрации города Хабаровска от 14.04.2009 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 16.06.2010 N 259-р "О внесении изменений в распоряжение администрации города Хабаровска от 14.04.2009 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 27.01.2011 N 26-р "О внесении изменения в распоряжение администрации города Хабаровска от 14.04.2009 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 24.06.2011 N 200-р "О внесении изменения в распоряжение администрации города Хабаровска от 14.04.2009 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 28.06.2011 N 205-р "О внесении изменений в распоряжение администрации города Хабаровска от 14.04.2009 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 12.12.2011 N 381-р "О внесении изменений в распоряжение администрации города Хабаровска от 14.04.2009 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 28.01.2013 N 19-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска, утвержденную распоряжением администрации города Хабаровска от 14.04.2009 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 01.02.2013 N 26-р "О внесении изменения в распоряжение администрации города Хабаровска от 14.04.2009 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 05.08.2013 N 466-р "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска, утвержденную распоряжением администрации города Хабаровска от 14.04.2009 N 250-р";

- от 11.09.2013 N 527-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска, утвержденную распоряжением администрации города Хабаровска от 14.04.2009 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска";

- от 24.03.2015 N 189-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству аппарата администрации города Хабаровска, утвержденную распоряжением администрации города Хабаровска от 14.04.2009 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска".

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя мэра - города управляющего делами Безлепкина В.Д.

Мэр города

А.Н.Соколов

Приложение

УТВЕРЖДЕНА

Распоряжением

администрации города Хабаровска

от 28 августа 2015 г. N 525-р

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ

АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации г. Хабаровска (далее - Инструкция по делопроизводству) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция по делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации г. Хабаровска.

1.2. Инструкция по делопроизводству разработана в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Основными правилами работы ведомственных архивов (М. 1985), Основными правилами работы архивов организаций (М. 2003), Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.07.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", распоряжением Губернатора Хабаровского края от 05.02.2015 N 30-р "Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края", Регламентом администрации г. Хабаровска, утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 11.01.2011 N 6-р.

1.3. Положения Инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, в том числе и электронных документов, подготовка, обработка, хранение и использование которых осуществляется в системе электронного документооборота - автоматизированной информационной системе "Муниципальный электронный документооборот" (далее - АИС "МЭД"), применяемой в администрации г. Хабаровска, обеспечивающей выполнение требований Инструкции по делопроизводству. Работа в АИС "МЭД" осуществляется на основании инструкции пользователя АИС "МЭД".

1.4. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации г. Хабаровска осуществляются общим отделом управления Делами администрации г. Хабаровска (далее - общий отдел управления Делами).

1.5. Функции, задачи, права и ответственность общего отдела управления делами регламентируются положением о нем. Должностные обязанности работников общего отдела управления Делами и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях администрации г. Хабаровска, устанавливаются должностными инструкциями.

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в администрации г. Хабаровска возлагается на заместителя мэра города - управляющего Делами, а в структурных подразделениях администрации г. Хабаровска (далее - подразделения) - на их руководителей.

Положения Инструкции по делопроизводству не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.

1.7. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с законодательством Российской Федерации, нормативными документами ФСТЭК России, специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми администрацией г. Хабаровска.

1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению. Передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения мэра г. Хабаровска.

1.9. Работники структурных подразделений администрации г. Хабаровска несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции по делопроизводству.

1.10. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них документы работнику, ответственному за делопроизводство, или другому работнику по указанию руководителя по акту.

1.11. Инструкция по делопроизводству согласовывается ЦЭК администрации г. Хабаровска и ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.

2. Основные понятия

В Инструкции по делопроизводству используются следующие основные понятия:

- "документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

- "делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними;

- "документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации г. Хабаровска;

- "документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

- "служба делопроизводства" - структурное подразделение администрации г. Хабаровска, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации г. Хабаровска;

- "реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

- "подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

- "копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

- "регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

- "номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в администрации г. Хабаровска, с указанием сроков их хранения;

- "дело" - совокупность документов (отдельный документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности администрации г. Хабаровска;

- "электронный документ" - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, в том числе подготовленный на утвержденном шаблоне электронного документа в соответствии с Инструкцией по делопроизводству;

- "электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе, создаваемая путем применения технологии сканирования;

- "сканирование документа" - получение электронного образа документа;

- "шаблон электронного документа" - бланк документа, представленный в электронной форме;

- "система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

- "электронный документооборот" - процесс создания электронных документов и обмена ими в администрации г. Хабаровска, структурных подразделениях с использованием АИС "МЭД".

Иные понятия, используемые в Инструкции по делопроизводству, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.

3. Подготовка, оформление, согласование

проектов постановлений и распоряжений

администрации города, мэра города

3.1. Общие положения

3.1.1. Необходимость подготовки проектов постановлений, распоряжений определяется мэром города по результатам рассмотрения обоснований, представленных заместителями мэра, руководителями структурных подразделений администрации г. Хабаровска, общественными комиссиями и советами.

3.1.2. Подготовка проектов постановлений, распоряжений администрации города, мэра города производится разработчиками указанных актов в соответствии с настоящей Инструкцией по делопроизводству.

3.1.3. Ответственность за качество подготовки проектов возлагается на руководителей подразделений, представляющих проект постановления, распоряжения.

3.1.4. Для разработки проектов постановлений, распоряжений администрации города по наиболее важным вопросам могут создаваться рабочие группы и комиссии.

3.1.5. Проекты распоряжений администрации города по личному составу готовятся управлением кадров и муниципальной службы администрации г. Хабаровска в установленном порядке.

3.1.6. Проекты постановлений, распоряжений, подготовленные с отступлением от установленных настоящей Инструкцией правил, подлежат возврату на доработку.

3.1.7. Проверка проектов постановлений, распоряжений администрации города, мэра города общим отделом управления Делами осуществляется в течение трех рабочих дней с момента поступления проекта на проверку.

3.2. Проект постановления, распоряжения администрации города, мэра города должен отвечать следующим требованиям:

1) проект должен быть оформлен в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по делопроизводству и действующих государственных стандартов;

2) структура проекта должна обеспечивать логическое развитие содержания и соответствовать предмету правового регулирования. Текст проекта может иметь вводную, постановляющую (распорядительную) и заключительную части;

3) содержание правовых норм должно быть логически последовательным и содержательно определенным, не допускающим различного понимания и толкования содержащихся в нем положений. Текст проекта должен устанавливать механизм реализации содержащихся в нем положений (дозволения, запреты, сроки исполнения), быть логичным, лаконичным, ясным, точным, излагаться в соответствии с требованиями официально-делового стиля литературного языка и юридической терминологии, действующими правилами орфографии и пунктуации;

4) в проекте должны использоваться только полные наименования органов и организаций в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании, общеизвестные термины;

5) текст проекта не должен быть перегружен специальными, узкопрофессиональными терминами, а также иностранной терминологией. Не допускается использование в проекте эмоционально-экспрессивных языковых средств, образных сравнений (эпитетов, метафор, гипербол и др.), иностранных слов при наличии равнозначных слов и понятий в русском языке. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия;

6) проект, содержащий положения о признании постановления, распоряжения утратившим силу, должен содержать нормы о признании утратившими силу постановлений, распоряжений и (или) их отдельных положений, вносивших изменения в постановление, распоряжение, которое признается утратившим силу.

При подготовке проекта о внесении изменений в действующее постановление, распоряжение указанный муниципальный правовой акт должен быть проверен на предмет соответствия федеральному и краевому законодательству по состоянию на день внесения в него изменений. В случае выявления в постановлении, распоряжении норм, не соответствующих федеральному и краевому законодательству, проект о внесении изменений в действующее постановление, распоряжение в обязательном порядке должен содержать положения, направленные на устранение таких норм.

Проект, вносящий изменения в ранее принятое постановление, распоряжение, должен сохранять ту же структуру, что и основной муниципальный правовой акт, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.

Если проект признает утратившим силу ранее принятое постановление, распоряжение или какие-то его положения, то один из пунктов постановляющей (распорядительной) части текста проекта должен содержать ссылку на постановление, распоряжение (или его пункт), признаваемый утратившим силу, с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами: "Признать утратившим силу...". Копия акта, признаваемого утратившим силу, должна быть приложена к представляемому проекту.

3.3. Согласование проектов постановлений, распоряжений администрации города, мэра города

3.3.1. Проведение необходимых согласований постановлений, распоряжений администрации города, мэра города производится в соответствии с Регламентом администрации г. Хабаровска и настоящей Инструкцией по делопроизводству.

3.3.2. Согласование проектов постановлений, распоряжений оформляется на отдельном листе согласования визой, включающей в себя должность, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату (приложение N 1).

Все визы должны располагаться на одном листе согласования.

Если требуется большое количество виз, допускается располагать их на втором, третьем и последующих листах согласования с обозначением "Продолжение листа согласования", располагающимся в верхнем правом углу листа. Каждый лист - продолжение листа согласования должен содержать указание на название подлежащего согласованию проекта.

В случае, если предприятия и организации, чьи согласования необходимы, находятся за пределами здания администрации г. Хабаровска, допускается оформление виз их руководителей на отдельных листах согласования в целях сокращения сроков согласования.

Пересылка листов согласования по почте запрещается.

При согласовании проекта исполняющим обязанности в листе согласования делается отметка "И.о.", например: "И.о. заместителя Мэра города по социальным вопросам Е.А. Демин".

Рекомендуемый порядок расположения виз на листе согласования:

- вице-мэр города;

- первый заместитель мэра города по городскому хозяйству;

- заместители мэра города;

- начальники управлений администрации г. Хабаровска;

- начальник пресс-службы;

- начальник контрольного управления;

- начальник юридического управления;

- руководители сторонних организаций.

3.3.3. Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту документа излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту. В случае согласования с замечаниями отметка об их наличии ставится на листе согласования рядом с подписью должностного лица. После устранения замечаний добавляется отметка "Замечания снята" и дата снятия замечаний. Если в процессе работы замечания не снимаются, руководителем структурного подразделения, готовившего проект, пишется служебная записка на имя мэра города о причинах невозможности их устранения. Наличие разногласий не является основанием для снятия проекта с рассмотрения мэром города.

3.3.4. Если в процессе согласования в проект постановления, распоряжения администрации города, мэра города вносятся существенные изменения (меняются название, цифры, суть излагаемых вопросов, поручений), то он подлежит повторному согласованию.

Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его сути.

3.3.5. Период согласования проекта документа заинтересованными организациями до момента представления его на подпись мэру города не должен превышать месячного срока, в противном случае он подлежит пересогласованию.

Общий отдел осуществляет систематический контроль за соблюдением предельного (месячного) срока согласования проектов постановлений и распоряжений администрации города, мэра города, ежемесячно в срок до 5-го числа месяца, следующего за отчетным, готовит отчеты заместителю мэра города - управляющему Делами.

3.3.6. Срок согласования проектов постановлений и распоряжений администрации города, мэра города каждым структурным подразделением администрации г. Хабаровска не должен превышать 3 дней, по личному составу - 1 дня, если иное не предусмотрено муниципальными правовыми актами.

Заместитель мэра города, директор департамента архитектуры, строительства и землепользования администрации г. Хабаровска, директор департамента муниципальной собственности администрации г. Хабаровска в течение 1 рабочего дня согласовывают проекты муниципальных правовых актов о:

- предоставлении земельных участков гражданам, имеющим трех и более детей, без проведения торгов в собственность бесплатно;

- предоставлении земельных участков в постоянное (бессрочное) пользование;

- предоставлении земельных участков членам садоводческого некоммерческого объединения граждан без проведения торгов в собственность бесплатно;

- предоставлении земельных участков, относящихся к имуществу общего пользования, садоводческому некоммерческому объединению граждан без проведения торгов в собственность бесплатно;

- предварительном согласовании предоставления земельных участков;

- утверждении схемы расположения земельного участка или земельных участков на кадастровом плане территории;

- предоставлении земельных участков в аренду в случаях, предусмотренных постановлениями администрации г. Хабаровска от 28.08.2009 N 3101 "Об утверждении Положения о движимых вещах и стоянках автомобильного транспорта (местах временного хранения автотранспорта) на территории городского округа "Город Хабаровск", от 03.08.2011 N 2431 "Об утверждении Положения о порядке предоставления земельных участков для целей, не связанных со строительством, на территории городского округа "Город Хабаровск".

Срок согласования юридическим управлением администрации г. Хабаровска проектов постановлений и распоряжений администрации города, мэра города в случае проведения правовой и антикоррупционной экспертизы проекта правового акта не должен превышать 5 рабочих дней со дня поступления соответствующего проекта в юридическое управление.

Срок согласования управлением информационных технологий - 5 дней для проектов постановлений администрации города об утверждении административных регламентов или внесении изменений в них.

3.3.7. Исправления в листе согласования не допускаются.

3.3.8. Требования к наличию и/или отсутствию определенных согласований проектов постановлений, распоряжений администрации города, мэра города:

3.3.8.1. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города согласовываются руководителями структурных подразделений или лицами, исполняющими их обязанности, которые представили проект и которым в проекте предусматриваются задания или поручения, а также других органов и организаций, имеющих отношение к реализации изложенных в документе вопросов.

3.3.8.2. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города, исполнение которых требует финансового обеспечения или изменения структуры администрации города, в обязательном порядке согласовываются вице-мэром города, первым заместителем мэра города по экономическим вопросам и директором финансового департамента.

3.3.8.3. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города, имеющие приложения, в обязательном порядке согласовываются заместителем мэра города - управляющим Делами.

3.3.8.4. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города, подлежащие опубликованию, в обязательном порядке согласовываются начальником пресс-службы.

Необходимость опубликования постановления, распоряжения администрации города, мэра города устанавливается исполнителем, ответственным за подготовку проекта.

3.3.8.5. Проекты постановлений администрации города об утверждении административных регламентов и внесении изменений в них в обязательном порядке согласовываются с управлением информационных технологий, проводящим экспертизу по оценке учета результатов независимой экспертизы.

3.3.8.6. Проекты постановлений, распоряжений администрации города о переводе жилых помещений в нежилые помещения в обязательном порядке согласовываются:

- первым заместителем мэра города по городскому хозяйству;

- председателем комитета администрации г. Хабаровска по управлению районом (в зависимости от месторасположения жилого помещения);

- директором департамента архитектуры, строительства и землепользования администрации г. Хабаровска;

- начальником управления жилищного фонда и приватизации жилья администрации г. Хабаровска;

- начальником управления дорог и внешнего благоустройства администрации г. Хабаровска;

- начальником управления по охране окружающей среды и природных ресурсов администрации г. Хабаровска;

- начальником отделения дорожной инспекции безопасности и организации дорожного движения отдела государственной инспекции безопасности дорожного движения полиции общественной безопасности Управления внутренних дел по г. Хабаровску.

3.3.8.7. Проекты правовых актов администрации города по предоставлению в собственность за плату земельных участков с расположенными на них объектами недвижимости, принадлежащими юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям или гражданам на праве собственности, согласовываются с:

- первым заместителем директора департамента муниципальной собственности администрации г. Хабаровска;

- заместителем мэра города, директором департамента архитектуры, строительства и землепользования.

3.3.8.8. Проекты правовых актов о предоставлении земельных участков в аренду под движимые вещи (киоски, павильоны), использующиеся для осуществления торговой деятельности и деятельности по предоставлению услуг общественного питания, земельных участков, предоставляемых для размещения сезонных объектов торговли, дополнительно согласовываются с заместителем мэра города по торговле, бытовому обслуживанию и пищевой промышленности.

3.3.8.9. Проекты правовых актов администрации города о присвоении адреса объекту адресации согласовываются с:

- заместителем мэра города, директором департамента архитектуры, строительства и землепользования администрации г. Хабаровска;

- председателем комитета по управлению районом;

- первым заместителем директора департамента муниципальной собственности администрации г. Хабаровска по земельным отношениям.

3.3.8.10. Проекты правовых актов администрации города о присвоении городского учетного номера объектам городского хозяйства и жизнеобеспечения согласовываются дополнительно с первым заместителем мэра города по городскому хозяйству.

3.3.8.11. После всех согласований проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города визируются:

а) начальником контрольного управления администрации г. Хабаровска, за исключением следующих проектов постановлений, распоряжений администрации города, мэра города:

- о признании молодой семьи нуждающейся в жилых помещениях;

- о снятии граждан с учета нуждающихся в улучшении жилищных условий;

- о заключении договора на передачу жилых помещений в муниципальную собственность;

- о принятии на учет граждан в качестве нуждающихся в жилых помещениях;

- о снятии граждан с учета в качестве нуждающихся в жилых помещениях;

- о присвоении номеров жилым помещениям;

- о включении (исключении) жилых помещений в специализированный жилищный фонд;

- о принятии на учет граждан, имеющих право на получение социальных выплат для приобретения жилья в связи с переселением из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей;

- о снятии граждан с учета имеющих право на получение социальных выплат для приобретения жилья в связи с переселением из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей;

- о признании граждан участниками подпрограммы "Выполнение государственных обязательств по обеспечению жильем категорий граждан, установленных федеральным законодательством" федеральной целевой программы "Жилище" на 2011 - 2015 годы, как выехавших из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей;

- о назначении публичных слушаний;

- о предоставлении разрешения на отклонение от предельных параметров использования земельного участка;

- о предоставлении разрешения на условно разрешенный вид использования земельного участка;

- о подготовке документации по планировке территорий;

- об утверждении документации по планировке территорий;

- о прекращении права бессрочного пользования земельным участком;

- о предварительном согласовании предоставления земельного участка;

- об установлении соответствия между разрешенным использованием земельного участка и видом разрешенного использования земельного участка, установленным классификатором видов разрешенного использования земельных участков;

- об утверждении схемы расположения земельного участка;

- о присвоении адреса объекту адресации;

- о даче согласия на продажу автомобиля;

- о даче согласия на совершение крупной сделки;

- о содержании и техническом обслуживании бесхозяйных тепловых сетей;

о содержании и техническом обслуживании бесхозяйных водопроводных сетей;

- о содержании и техническом обслуживании бесхозяйных инженерных коммуникаций;

- о передаче на содержание и техническое обслуживание бесхозяйных сооружений;

- о дальнейшем использовании жилого дома;

б) начальником юридического управления администрации г. Хабаровска.

При отсутствии в тексте проекта правового акта коррупционных факторов начальник юридического управления по окончании проведения антикоррупционной экспертизы делает соответствующую запись в листе согласования проекта документов, при этом заключение не составляется, за исключением правовых актов, разрабатываемых департаментом муниципальной собственности администрации г. Хабаровска, к которым прилагается заключение консультационно-правового отдела указанного структурного подразделения об отсутствии в проектах правовых актов положений, содержащих коррупционные факторы;

в) заместителями мэра города, ответственными за исполнение документа.

3.4. Технические требования к оформлению проектов постановлений, распоряжений администрации города, мэра города:

3.4.1. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) с использованием текстового редактора Word шрифтом Times New Roman размером N 14, межстрочный интервал - одинарный (приложения N 2, 3), имеют указание на орган, издавший документ (администрация города Хабаровска) и вид документа (постановление, распоряжение), которые печатаются прописными буквами с выравниванием по центру на второй и четвертой строках от верхнего поля. Слово "ПРОЕКТ" печатается на первой строке от границы верхнего поля с выравниванием по правому полю.

3.4.2. Каждый напечатанный лист проекта должен иметь следующие размеры полей: левое - 35 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

3.4.3. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" ("стр.") и знаков препинания с использованием текстового редактора Word шрифтом Times New Roman размером N 10.

3.4.4. Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.

Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа шрифтом Times New Roman N 12. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через полуторный межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт") и центрируется по отношению к нему.

3.4.5. Постановления и распоряжения администрации города, мэра города имеют следующие реквизиты:

1) герб Хабаровского края;

2) герб города Хабаровска;

3) наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ администрации города, мэра города или РАСПОРЯЖЕНИЕ администрации города, мэра города);

4) заголовок

Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ). Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком) издан документ?" ("Об отмене...", "О состоянии...").

Заголовок печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа в отведенном для него месте, пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Печатается заголовок без кавычек, переносы нежелательны. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно" для ПЭВМ). Если длина заголовка, расположенного в границах отметок для данного реквизита на бланке, превышает пять строк, заголовок выравнивается по ширине страницы.

В названии документа, которым отменяется другой документ или вносятся изменения, должны быть указаны вид, дата, номер и полное название документа, например: "О внесении изменений в распоряжение Мэра города Хабаровска от 24.12.2008 N 2061-р "Об утверждении положения об управлении экономического развития".

Заголовок формулирует составитель документа;

5) текст

Текст печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от заголовка в режиме "одинарный" в установленных границах полей. Допускается изменение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста проекта акта администрации города, мэра города на одной странице.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть - преамбулу, постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть), заключительную часть.

В преамбуле проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города излагаются цели, мотивы принятия этого акта, а также предмет правового регулирования. Положения нормативного характера в преамбулу не включаются. Преамбула не делится на пункты, подпункты.

Преамбула проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города, разработанного на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных законов, указов Президента Российской Федерации, постановлений Правительства Российской Федерации, законов Хабаровского края, актов Губернатора края, Правительства края, должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием даты его принятия, номера и наименования и начинаться словами: "Во исполнение...", "В соответствии...", "В целях..." и т.п.

Преамбула в постановлениях администрации города завершается словами "администрация города", на следующей строке - слово ПОСТАНОВЛЯЕТ, которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля, в постановлениях мэра города преамбула завершается словом ПОСТАНОВЛЯЮ.

Постановляющая (распорядительная) часть текста проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города, предусматривающего конкретные задания (поручения) исполнителям, обязательно должна содержать:

- точные наименования структурных подразделений администрации г. Хабаровска - исполнителей заданий (поручений). Фамилии и инициалы руководителей структурных подразделений администрации г. Хабаровска указываются в скобках в именительном падеже, например: "Пресс-службе администрации г. Хабаровска (Ерохин В.А.) опубликовать настоящее постановление в газете "Хабаровские вести". Если исполнение задания возлагается на конкретное должностное лицо, то указываются его должность, фамилия, инициалы, например: "Заместителю Мэра города по социальным вопросам Шевченко С.И. обеспечить выполнение плана...";

- срок исполнения задания (поручения).

Положения проекта акта оформляются в виде пунктов, если исполнение акта предполагает выполнение различных по характеру действий. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Каждый пункт должен начинаться с указания исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, а также иметь конкретный срок выполнения этого действия. При наличии промежуточных сроков выполнения действия (задания, поручения) или при разбивке этого действия (задания, поручения) на более мелкие работы с указанием различных сроков их выполнения каждая из этих работ формулируется отдельным подпунктом.

Каждый пункт или подпункт постановляющей части проекта постановления, распорядительной части проекта распоряжения содержит только одно задание (поручение) с одним конкретным сроком исполнения. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

В случае наличия в проекте постановления, распоряжения положений о возложении обязанностей на должностное лицо, не замещающее должность муниципальной службы в администрации г. Хабаровска, в тексте проекта после упоминания данного лица должны содержаться слова "(по согласованию)". Письменное согласие должностного лица (подлинник) прилагается к проекту постановления, распоряжения.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце, например 1.1., 2.3.5. и т.д. В исключительных случаях подпункты могут обозначаться следующим образом: а), б), в) или 1), 2), 3), либо начинаться с тире.

Подпункты, нумеруемые арабскими цифрами с точками, начинаются с прописной буквы, в конце ставится точка.

После строчных буквенных или цифровых обозначений с круглой скобкой, а также при постановке в начале тире подпункты начинают со строчной буквы и заканчивают (кроме последнего) точкой с запятой.

Заключительная часть текста проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города может содержать:

- переходные положения;

- указание о сроке вступления акта в силу в случае необходимости определения конкретной даты вступления данного акта в законную силу;

- указание о признании утратившими силу или об изменении действующих постановлений, распоряжений администрации города, мэра города;

- пункт о контроле за выполнением акта. Контроль за выполнением акта должен возлагаться на заместителя мэра города, курирующего данный проект акта;

6) подпись

Отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Мэр города", инициалов и фамилии мэра города.

Слова "Мэр города" печатаются от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия мэра города - у правой границы текстового поля;

7) дата

Проставляется в день подписания документа, оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 25 июня 2008 г. следует оформлять 25.06.2008, проставляется на бланке на отведенном для нее месте;

8) индекс (номер)

Проставляется на бланке после подписания документа на отведенном для него месте.

К порядковому номеру распоряжения администрации города, мэра города через дефис добавляется строчная буква "р";

9) приложения

Приложение к постановлению, распоряжению администрации города, мэра города является его неотъемлемой частью.

Каждое приложение обязательно имеет название, которое должно соответствовать названию, приведенному в тексте постановления, распоряжения.

При наличии приложений к постановлению, распоряжению администрации города, мэра города в тексте на них обязательно делается ссылка.

Приложения к постановлениям и распоряжениям администрации города, мэра города оформляются на отдельных листах бумаги (приложения N 4, 5).

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений и распоряжений.

В приложениях к постановлениям, распоряжениям помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, на последнем листе с оборотной стороны внизу. Если имеются приложения к приложению, они также визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, на последнем листе с оборотной стороны внизу.

Если в тексте постановления, распоряжения дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу располагается слово "Приложение", ниже через полуторный межстрочный интервал в режиме "точно 12 пт" от этого слова дается ссылка на постановление или распоряжение администрации города, мэра города.

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

                                                       Приложение N 1

                                                       1,5

                                             12 пт     к постановлению

                                                       администрации города

                                                       от 08.03.2013 N 215

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см.

При наличии в тексте постановления, распоряжения формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, программу, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу ниже слова "Приложение" располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер и оформляется аналогично приложению, например:

                                                       Приложение N 2

                                                       УТВЕРЖДЕН

                                                       постановлением

                                                       администрации города

                                                       от 11.06.2008 N 150

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, состав - УТВЕРЖДЕН.

Заголовок к тексту приложения центрируется относительно текста. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами без разрядки, полужирным шрифтом (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.), например:

СОСТАВ

коллегии при Мэре города

Интервал между первой строкой заголовка и последующими строками увеличивается на 0,5 интервала. Для оформления заголовка применяется междустрочный интервал "точно 12 пт".

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзацного отступа относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов жирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то необходимо повторять заголовочную часть таблицы (наименования граф) на каждой странице. Номера граф можно применять в тех таблицах, где необходимы математические расчеты (расчеты к пояснениям).

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается шрифтом N 12 в режиме "точно" (с интервалом 10 пт) в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа, в правом верхнем углу приложения делается указание на продолжение приложения, например: "Продолжение приложения N 1".

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

3.5. Требования к комплектованию пакета документов к проекту постановления, распоряжения администрации города, мэра города

3.5.1. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города в обязательном порядке представляются в общий отдел со справкой к проекту постановления, распоряжения администрации города, мэра города, пояснительной запиской, в которой излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть вопроса, наличие разногласий с оценкой возможных последствий принятия предлагаемых решений, а также позиция подразделения, ответственного за подготовку проекта постановления, распоряжения. При необходимости прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта.

3.5.2. Справка к проекту постановления, распоряжения содержит следующие сведения о проекте:

- название проекта;

- сведения о структуре, представившей проект;

- сведения об ответственном за подготовку проекта, с указанием номера телефона;

- строку "Цифры, даты, названия, факты проверил", в которой проставляются фамилия, инициалы и подпись лица, проверившего проект на предмет отсутствия фактических ошибок. Проверку на отсутствие фактических ошибок осуществляет специалист структурного подразделения, готовившего проект. Общий отдел управления Делами за фактические ошибки в тексте проекта ответственности не несет;

- сведения об основании подготовки проекта - данная строка заполняется только при подготовке проекта нормативного правового акта;

- сведения о сроках прохождения согласований, дате представления проекта на подпись мэру города, дате подписания, регистрационном номере подписанного акта;

- сведения об ответственном за контроль исполнения;

- список рассылки.

В список рассылки в обязательном порядке включаются:

- структурное подразделение, готовившее проект;

- ответственный за контроль исполнения;

- должностные лица, которым даны поручения в тексте акта, в том числе пресс-служба при необходимости опубликования акта, машинописное бюро - при необходимости изготовления Почетных грамот и Благодарственных писем администрации г. Хабаровска, Благодарностей мэра города, отдел ресурсного обеспечения объектов - при необходимости выдачи рамок для Почетных грамот и Благодарственных писем администрации г. Хабаровска, Благодарностей мэра города.

Справка к проекту постановления, распоряжения подписывается заместителем мэра города - управляющим Делами.

3.5.3. Пояснительная записка к проекту постановления, распоряжения администрации города, мэра города оформляется на стандартных листах бумаги формата A4, печатается шрифтом N 14 и имеет следующие реквизиты:

- наименование вида документа - печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля и выравнивается по центру;

- заголовок - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами в режиме "точно" и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное наименование проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города, к которому подготовлена пояснительная записка;

- текст - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается в режиме "одинарный", выравнивается по границам текстового поля.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы;

- подпись - отделяется от предыдущего реквизита 4 межстрочными интервалами, включает наименование должности руководителя структурного подразделения, подписывающего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пояснительная записка не требуется к следующим проектам документов:

- о признании молодой семьи нуждающейся в жилых помещениях;

- о снятии граждан с учета нуждающихся в улучшении жилищных условий;

- о заключении договора на передачу жилых помещений в муниципальную собственность;

- о принятии на учет граждан в качестве нуждающихся в жилых помещениях;

- о снятии граждан с учета в качестве нуждающихся в жилых помещениях;

- о присвоении номеров жилым помещениям;

- о включении (исключении) жилых помещений в специализированный жилищный фонд;

- о принятии на учет граждан, имеющих право на получение социальных выплат для приобретения жилья в связи с переселением из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей;

- о снятии граждан с учета имеющих право на получение социальных выплат для приобретения жилья в связи с переселением из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей;

- о признании граждан участниками подпрограммы "Выполнение государственных обязательств по обеспечению жильем категорий граждан, установленных федеральным законодательством" федеральной целевой программы "Жилище" на 2011 - 2015 годы, как выехавших из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей;

- о назначении публичных слушаний;

- о предоставлении разрешения на отклонение от предельных параметров использования земельного участка;

- о предоставлении разрешения на условно разрешенный вид использования земельного участка;

- о подготовке документации по планировке территорий;

- об утверждении документации по планировке территорий;

- о прекращении права бессрочного пользования земельным участком;

- о предварительном согласовании предоставления земельного участка;

- об установлении соответствия между разрешенным использованием земельного участка и видом разрешенного использования земельного участка, установленным классификатором видов разрешенного использования земельных участков;

- о присвоении адреса объекту адресации;

- о предоставлении земельного участка в аренду.

3.5.4. К проектам постановлений, распоряжений администрации города, мэра города о внесении изменений в ранее принятые правовые акты администрации города, Мэра города или признании их утратившими силу должны быть приложены копии этих правовых актов.

3.5.5. К проектам постановлений администрации города об утверждении муниципальных программ или внесении изменений в муниципальные программы прилагается положительное заключение Контрольно-счетной палаты города Хабаровска на проект муниципальной программы либо изменений в муниципальную программу.

3.5.6. К проектам постановлений, распоряжений администрации города, мэра города, подлежащих согласованию прокуратурой г. Хабаровска, прилагается копия листа согласования прокуратуры г. Хабаровска, а в случае наличия замечаний в проект нормативного правового акта - копия заключения прокуратуры г. Хабаровска. Оригинал листа согласования либо заключения прокуратуры г. Хабаровска передается лицом, ответственным за разработку проекта, в юридическое управление администрации г. Хабаровска.

3.5.7. К проектам постановлений администрации города об утверждении административных регламентов прилагаются заключения независимой экспертизы в случае их поступления.

3.5.8. К проектам нормативных правовых актов, подлежащих после утверждения направлению в регистр муниципальных нормативных правовых актов Хабаровского края, прилагаются электронные версии указанных актов, подготовленные в соответствии с Методическими рекомендациями по порядку отбора и предоставления копий муниципальных нормативных правовых актов и дополнительных сведений для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Хабаровского края общего отдела управления Делами.

Электронная версия представляемого проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города должна полностью соответствовать версии, представляемой на бумаге в общий отдел управления Делами администрации г. Хабаровска. Ответственность за соответствие электронной версии тексту проекта несет исполнитель, ответственный за подготовку проекта.

3.6. Подготовка проектов муниципальных правовых актов с использованием АИС "МЭД"

3.6.1. Органами местного самоуправления с использованием АИС "МЭД" допускается создание проекта муниципального правового акта (далее - проект акта) и его согласование с заинтересованными органами, организациями и учреждениями, включенными в АИС "МЭД".

3.6.2. В АИС "МЭД" ответственным исполнителем создается проект акта и направляется на согласование в порядке, установленном инструкцией пользователя АИС "МЭД", с использованием электронной подписи.

3.6.3. Документы, прилагаемые к проекту акта: листы согласования, указатель рассылки, пояснительная записка и другие, подготавливаются исполнителем на бумажном носителе в соответствии с требованиями настоящей Инструкции по делопроизводству.

3.6.4. Муниципальные правовые акты с постоянным сроком хранения, по личному составу оформляются на бумажном носителе с использованием гербового бланка, подписываются собственноручно руководителем администрации г. Хабаровска.

3.7. Работа с подписанными постановлениями, распоряжениями администрации города, мэра города

3.7.1. Полностью подготовленные и согласованные проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города вместе с необходимыми документами представляются через общий отдел заместителю мэра города - управляющему Делами, который утверждает указатель рассылки проекта, после чего представляет их на подпись мэру города.

3.7.2. Постановления и распоряжения администрации города, мэра города регистрируются в общем отделе управления Делами в АИС "МЭД" раздельно в пределах календарного года.

3.7.3. Копии постановлений и распоряжений администрации города, мэра города, заверенные печатью общего отдела управления Делами, направляются адресатам в 3-дневный срок общим отделом в соответствии с листами рассылки, составленными исполнителями, причем постановления, распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые постановления, распоряжения, или их правопреемникам. В данном случае в листе рассылки должен быть указан почтовый адрес. В случае, если почтовый адрес не указан, копии направляются исполнителю, который рассылает их самостоятельно.

Дополнительная рассылка постановлений, распоряжений администрации города, мэра города осуществляется по заявке подразделения-исполнителя либо по указанию заместителя мэра города - управляющего Делами, о чем делается отметка в соответствующем листе рассылки.

3.7.4. Подлинник постановления, распоряжения администрации города, мэра города, приложения к нему, лист согласования, справка к проекту постановления, распоряжения остаются в общем отделе, остальные материалы возвращаются подразделению-исполнителю.

3.7.5. При необходимости внесения изменений в подписанное мэром города постановление, распоряжение проект соответствующего документа представляет структура, готовившая первоначальный документ.

3.8. Регистрация с использованием АИС "МЭД"

3.8.1. Регистрация муниципальных правовых актов с постоянным сроком хранения, по личному составу может осуществляться с использованием АИС "МЭД".

3.8.2. Рассылка муниципальных правовых актов с постоянным сроком хранения, по личному составу может осуществляться через АИС "МЭД" при прикреплении электронного образа документа к электронной регистрационно-контрольной карточке документа.

3.8.3. При рассылке на бумажном носителе муниципальных правовых актов организациям, не включенным в АИС "МЭД", копии муниципальных правовых актов заверяются простой печатью, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем.

3.9. Подготовка, оформление и согласование проектов постановлений к заседанию коллегии при мэре города

Подготовка, оформление и согласование проектов постановлений к заседанию коллегии при мэре города производятся в порядке, аналогичном порядку подготовки проектов постановлений, распоряжений администрации города, мэра города. После обсуждения вопроса на заседании коллегии окончательно доработанный проект постановления администрации города с визами начальника контрольного управления администрации г. Хабаровска, юридического управления администрации г. Хабаровска, заместителя мэра, курирующего данный вопрос, на отдельном листе сдается в общий отдел для предоставления на подпись мэру города.

4. Требования к оформлению проектов

решений Хабаровской городской Думы

4.1. Хабаровская городская Дума по вопросам, отнесенным к ее компетенции федеральными законами, законами Хабаровского края, Уставом городского округа "Город Хабаровск" принимает правовые акты - решения.

4.2. Правом внесения проектов решений на рассмотрение городской Думы (правом правотворческой инициативы) обладают мэр города, депутаты городской Думы, прокурор города Хабаровска, органы территориального общественного самоуправления, население города.

4.3. При подготовке проектов решений Хабаровской городской Думы (далее - проект решения) следует руководствоваться Уставом городского округа "Город Хабаровск", Положением о Хабаровской городской Думе, Регламентом Хабаровской городской Думы и настоящей Инструкцией по делопроизводству.

4.4. Необходимым условием внесения проекта решения в Думу является предоставление:

4.4.1. Текста проекта решения Думы

Проект решения и приложения к нему печатаются на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) с использованием текстового редактора Word, шрифтом Times New Roman размером N 14 (межстрочный интервал - одинарный) (приложение N 6).

Верхнее поле документа должно составлять 20 мм, левое поле - 35 мм, правое - 10 мм, нижнее - не менее 20 мм.

Для приложений, оформленных в виде таблицы, допустима альбомная ориентация страницы. В этом случае размеры полей составляют не менее: 30 мм - верхнее, 10 мм - левое, правое, нижнее.

Проекты решений имеют следующие реквизиты:

- слово "Проект" - печатается в правом верхнем углу у границы правого поля;

- наименование органа, издающего документ, - Хабаровская городская Дума, выравнивается по центру страницы;

- наименование вида документа - решение, например:

Проект

ХАБАРОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА

РЕШЕНИЕ

- заголовок к тексту - должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ).

Заголовок формулируется с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос "О чем (о ком)?" издан документ ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии...").

Заголовок печатается от левой границы текстового поля на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Длина строк заголовка 7,5 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал (в режиме "точно"). Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля, например:

Об   итогах   реализации   долгосрочной  целевой  программы  "Строительство

муниципального  жилья  на территории городского округа "Город Хабаровск" на

2008  -  2013  годы",  утвержденной  решением Хабаровской городской Думы от

23.09.2008 N 666

- текст документа - отделяется от заголовка двумя межстрочными интервалами (в режиме "одинарный"). Допускается изменение интервалов между реквизитами "заголовок", "текст", "подпись" при необходимости размещения текста проекта решения на одной странице.

При оформлении текста проекта решения на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на вводную часть - преамбулу и постановляющую часть.

Преамбула в проектах решений завершается словом "РЕШИЛА", которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Текст подпункта пишется с прописной буквы, в конце подпункта ставится точка.

Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным.

Каждый пункт содержит законченную мысль и включает, как правило, не более одного нормативного или распорядительного предписания. Несколько связанных между собой нормативных или распорядительных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое решение, должны соответствовать структуре основного решения, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту.

При наличии приложений к проекту решения в тексте обязательно делается ссылка на них. Нумерация приложений осуществляется в порядке их упоминания в тексте проекта решения;

- подпись - отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности, личной подписи, инициалов и фамилии.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия - у правой границы текстового поля.

Все проекты решений подписываются председателем Думы, а проекты решений, носящие нормативный характер, должным быть также подписаны мэром города, например:

- подпись для проекта решения нормативного характера:

Мэр города                                                     А.Н. Соколов

Председатель Думы                                               С.Н. Савков

- подпись для проекта решения ненормативного характера:

Председатель Думы                                               С.Н. Савков

- дата документа

Датой решения является дата заседания Хабаровской городской Думы. Оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (например, 01.09.2014). Проставляется на бланке на отведенном для нее месте;

- регистрационный номер решения - проставляется на бланке после подписания документа на отведенном для него месте.

4.4.2. Пояснительной записки к проекту решения, указывающей необходимость, причины, основания принятия решения, состояние законодательства в данной сфере правового регулирования, включающей характеристику и содержание проекта, а также предложения об отмене, изменении и дополнении действующих решений Думы в развитие данного проекта решения.

При необходимости к пояснительной записке прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта решения.

Пояснительная записка к проекту решения оформляется на отдельном листе бумаги и подписывается руководителем структурного подразделения, готовившим проект решения (приложение N 7).

4.4.3. К проекту решения могут быть приложены и другие документы согласно Уставу городского округа "Город Хабаровск" и Регламенту Хабаровской городской Думы.

4.4.4. Приложения к проектам решений оформляются на отдельных листах бумаги формата A4 аналогично оформлению приложений к постановлениям, распоряжениям администрации города, мэра города.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, указанным в подпункте 4.4.1 настоящей Инструкции по делопроизводству. В таблицах допускается использовать шрифт размером N 12.

В виде приложений оформляются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

При наличии в тексте проекта решения формулировки "Утвердить прилагаемое Положение (состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.)" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово "УТВЕРЖДЕНО" со ссылкой на решение Думы, его дату, номер. Оформление аналогично оформлению приложения.

Например:

                                                   УТВЕРЖДЕНО

                                                   решением Хабаровской

                                                   городской Думы

                                                   от _________ N _________

Слова "УТВЕРЖДЕНО" согласуются в роде и числе с первым словом утверждаемого акта, например: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом относительно текста. Наименование вида документа - приложения выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта четырьмя интервалами в режиме "одинарный", от текста приложения - двумя интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзацного отступа относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.).

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии двух межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см.

Под чертой на расстоянии четырех межстрочных интервалов (в режиме "одинарный") располагается подпись автора документа.

Подпись включает наименование должности автора документа, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно" (максимальная длина строки 7,5 см).

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

4.4.5. В проекте решения следует употреблять полные наименования органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, должностей упоминаемых лиц в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.

4.4.6. Согласование проектов решений оформляется на отдельном листе согласования визой, включающей должность, личную подпись визирующего (включая наименование организации), расшифровку подписи (инициалы и фамилия), дату согласования и дату поступления документа на согласование в соответствии с рекомендуемым порядком.

Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту решения излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту. При этом в листе согласования рядом с подписью лица, согласовывающего проект, делается отметка "Замечания прилагаются".

Если в процессе согласования в проект решения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке в проект решения внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его содержание.

На листе согласования к проекту решения обязательно оформляется реквизит "Отметка об исполнителе", который состоит из фамилии, имени, отчества исполнителя, номера его телефона и располагается в левом нижнем углу.

4.4.7. Проект решения направляется на согласование в следующей последовательности:

- руководителям структурных подразделений - разработчиков проекта решения;

- руководителям заинтересованных организаций, структурных подразделений администрации г. Хабаровска;

- заинтересованным заместителям мэра города;

- начальнику контрольного управления администрации г. Хабаровска;

- руководителю пресс-службы администрации г. Хабаровска (если проект подлежит официальному опубликованию (обнародованию);

- руководителю юридического управления администрации г. Хабаровска;

- полномочному представителю мэра города в Думе;

- в прокуратуру г. Хабаровска для заключения (если проект носит нормативный характер).

4.4.8. Подготовленный проект решения с приложением необходимых документов, листа согласования, поступивших в процессе согласования замечаний и предложений (при их наличии), справки с указанием рассылки (приложение N 8), проекта списка приглашенных на рассмотрение вопроса Думой с указанием ответственного за явку лица и его телефона, направляется на имя председателя Думы сопроводительным письмом (приложение N 9) за подписью субъекта правотворческой инициативы.

Сопроводительное письмо на имя председателя Думы оформляется на бланке письма администрации г. Хабаровска, должно содержать наименование вносимого в Думу проекта решения, должность, фамилию, имя, отчество докладчика (докладчиков) по данному проекту решения, перечень прилагаемых документов.

В сопроводительном письме может указываться на необходимость рассмотрения проекта решения на внеочередном заседании Думы.

5. Подготовка и оформление отдельных видов

документов администрации г. Хабаровска

5.1. Протокол

5.1.1. Протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии при мэре города, комиссий, методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч и т.п.

5.1.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколирование совещания (заседания), сбор материалов по вопросам, выносимым на обсуждение, возлагается на секретаря комиссии или коллегиального органа и сотрудников администрации г. Хабаровска, готовивших вопросы к рассмотрению на совещании (заседании).

Протокол должен быть подготовлен не позднее 3 дней со дня совещания (заседания). Иные сроки подготовки документов на рассмотрение на совещании (заседании) и протокола могут устанавливаться положениями о коллегиальных и совещательных органах администрации г. Хабаровска.

5.1.3. Текст протокола совещания (заседания), как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты: "Председатель", "Заместитель председателя" (при наличии), "Секретарь", "Присутствовали".

Слова "председатель", "заместитель председателя" и "секретарь" печатаются от левой границы текстового поля, отделяются двумя межстрочными интервалами от заголовка и одним межстрочным интервалом друг от друга. С новой строки пишут слово "присутствовали" и фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, приглашенных на заседание, которые перечисляются в алфавитном порядке без указания должностей. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через 1 межстрочный интервал в режиме "точно" для ПЭВМ.

При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается, например:

    Председатель:             Безлепкин В.Д.

    Заместитель председателя: Варады В.Е.

    Секретарь:                Елховская Е.А.

    Члены рабочей группы:     перечисляются  фамилии и инициалы  постоянных

                              членов коллегиального органа, совета и т.д.

    Приглашенные: 25 человек (список прилагается).

Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу.

После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными по центру через 2 - 3 интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения с фамилиями докладчиков. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?".

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ печатают от левой границы текстового поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.

Например:

СЛУШАЛИ:

(краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня.

ВЫСТУПИЛИ:

(краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается".

РЕШИЛИ:

(решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения). Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.

Каждый раздел печатается от левой границы текстового поля документа, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки с абзаца в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.

Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Решения печатаются в тексте протоколов полностью.

При наличии особого мнения по рассматриваемому вопросу его содержание записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

5.1.4. Допускается краткая форма составления протокола совещания при мэре города. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Далее в кратком протоколе фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам.

Протоколы совещаний, семинаров, круглых столов, рабочих групп и т.д. подписывает назначенный секретарь и утверждает руководитель структурного подразделения - председатель собрания.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания заседания, например, 21 - 24 апреля 2013 г.

5.1.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии при мэре города, протоколы совещаний и др.

Протоколы печатаются на общем бланке администрации г. Хабаровска формата A4 (приложение N 10) и имеют следующие реквизиты:

- наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

- вид заседания, совещания - печатается на месте, отведенном для заголовка, через межстрочный интервал в режиме "точно" (12 пт);

- гриф утверждения - печатается в верхнем правом углу бланка в режиме "точно", например:

                                                      УТВЕРЖДАЮ

                                                      Мэр города

                                                               А.Н. Соколов

- дата и номер протокола - дата, оформленная цифровым способом (например, 15.04.2014), номер протокола вписываются (печатаются) на отведенных на бланке местах.

Основная часть протокола печатается через межстрочный интервал в режиме "одинарный".

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Далее следует фамилия выступающего и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение;

- подпись отделяется от текста двумя межстрочными интервалами и включает наименование должности либо лица, председательствовавшего на совещании (заседании), либо секретаря, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии). Право подписи регулируется соответствующими положениями о структурных подразделениях.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

5.1.6. Поручения, данные на совещаниях при мэре города, оформляются согласно приложению N 11.

5.2. Поручения мэра города

5.2.1. Поручения мэра города, данные на аппаратном совещании, фиксирует советник мэра (приложение N 12), ставит на контроль контрольное управление администрации г. Хабаровска, рассылку поручений осуществляет общий отдел управления Делами.

5.2.2. Ведение протоколов объездов мэра города осуществляет структурное подразделение, организовавшее объезд (приложение N 13).

5.2.3. Ведение протоколов совещаний при мэре города осуществляет структурное подразделение, организовавшее совещание.

5.2.4. Проекты протоколов визируются заместителем мэра города, курирующим структурное подразделение, организовывающее объезд, совещание, и согласовываются начальником контрольного управления.

5.3. Служебные записки

Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений (запросы, уточнения заданий, информация по запросам, разъяснения и др.) (приложение N 14).

5.4. Служебные письма

5.4.1. Служебные письма структурными подразделениями администрации г. Хабаровска готовятся:

- как ответы о выполнении поручений мэра города;

- как исполнение поручений мэра города по обращениям граждан по вопросам, относящимся к их компетенции;

- как пояснительные записки к проектам актов мэра города;

- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- как инициативные письма (приложение N 15).

5.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя с учетом сроков исполнения поручений и запросов организаций, предприятий или частных лиц.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

5.4.3. Служебные письма печатаются на бланках письма формата A4 или A5.

Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст которых не содержит пояснения о цели направления и к ним прилагается.

Изготовление бланков письма с изображением герба Хабаровского края и герба г. Хабаровска средствами электронно-вычислительной техники в администрации г. Хабаровска запрещается.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.

Письмо, состоящее из двух частей, включает: обоснование письма - изложение причин написания письма; мотивировку и заключение - просьбу или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.

Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.

Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Текст сложного письма состоит из следующих основных частей: вступление, содержание, заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

- ссылку на документ (нормативный правовой, организационно-правовой, распорядительный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

- констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Содержание письма составляют детальное описание факта события или сложившейся ситуации, их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами: просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).

5.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Управление считает...".

5.4.5. Датой письма является дата его подписания.

5.4.6. Письма на бланках администрации г. Хабаровска подписывают мэр города, его заместители. Письма структурных подразделений оформляются на бланках письма структурных подразделений.

5.4.7. Письма, подписанные мэром города, его заместителями, регистрируются и рассылаются общим отделом. Письма, подписанные начальниками структурных подразделений, регистрируются и рассылаются ими самостоятельно.

5.5. Положения, правила, инструкции

Положения (правила, инструкции) утверждаются руководителем структурного подразделения, мэром г. Хабаровска (лицом, исполняющим его обязанности) или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения.