Распоряжение Администрации г. Хабаровска от 28.08.2015 № 525-р

               /\

                20 мм

               \/

           АДМИНИСТРАЦИЯ                    /\ Директору ООО "Фирма "Алина"

         ГОРОДА ХАБАРОВСКА                 

                                              В.Н. Мельникову

         УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ                 

                                             35 мм

ул. Карла Маркса, 66, г. Хабаровск, 680000,

  тел. [phone], факс 41-95-94,     

        [email protected]           \/

__________________ N ____________________ /\

На N ____________ от ____________________ [1] 20 мм

                                          \/

35 мм                            /\

<> Об изготовлении штампов и   17 мм

      печатей                    \/

       /\

       [1] 2 - 3 интервала в режиме "одинарный"

                     для ПЭВМ

       \/

          Просим   Вас   изготовить  3 штампа   и  2  печати  согласно  10

      приложению.                                                       мм

          Оплату гарантируем.                                          <>

      Приложение: Образцы печатей на 1 л. в 1 экз.

                /\

                [1] 2 - 3 интервала в режиме "одинарный"

                              для ПЭВМ

                \/

      Заместитель Мэра города -

      управляющий Делами                                     В.Д. Безлепкин

      Охрименко Татьяна Марксовна

      41 95 95

                       Образец инициативного письма

                                    /\

                                     20 мм

                                    \/

Приложение N 16

к Инструкции

по делопроизводству в аппарате

администрации г. Хабаровска

СОСТАВ

РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Приложение N 17

к Инструкции

по делопроизводству в аппарате

администрации г. Хабаровска

СХЕМЫ

РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

См. официальный источник

Приложение N 18

к Инструкции

по делопроизводству в аппарате

администрации г. Хабаровска

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, подлежащих заверению гербовой печатью

АКТЫ (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.).

АРХИВНЫЕ СПРАВКИ.

АРХИВНЫЕ КОПИИ.

ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛОВ.

ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитражных судах и т.д.).

ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, об аренде помещений, о производстве работ и т.д.).

ДОКУМЕНТЫ и их копии для формирования личных дел специалистов администрации города в соответствии с законодательством о муниципальной службе и Трудовым кодексом Российской Федерации (анкеты, послужные списки, копии документов об образовании и др.).

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, капитальное строительство, технические и т.д.).

ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ.

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ.

ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении).

ПИСЬМА гарантийные.

ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные).

ПОЛОЖЕНИЯ об организациях.

РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк).

СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.).

СОГЛАШЕНИЯ.

СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.).

СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.).

ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ.

УДОСТОВЕРЕНИЯ.

УСТАВЫ И УЧРЕДИТЕЛЬНЫЕ ДОГОВОРЫ ПРЕДПРИЯТИЙ, УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ.

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ.

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

документов, подлежащих заверению простой печатью

ДОКУМЕНТЫ и их копии кандидатов на участие в конкурсах на замещение вакантных должностей и для включения их в кадровый резерв для замещения вакантной должности муниципальной службы.

ДОКУМЕНТЫ по вопросам награждения государственными наградами Российской Федерации, оформляемые в соответствии с требованиями федерального и краевого законодательства (наградные листы, учетные карточки награжденных, запросы и т.д.).

ДОКУМЕНТЫ по вопросам прохождения муниципальной службы работников администрации (аттестационные листы, экзаменационные листы и т.д.).

ДОКУМЕНТЫ специалистов администрации для оформления загранпаспорта.

КОПИИ ДОКУМЕНТОВ для удостоверения их соответствия подлиннику.

КОПИИ приказов, распоряжений руководителя администрации (выписки из них), выдаваемые учреждениям и гражданам.

СПРАВКИ о налоге на доходы физических лиц.

СПРАВКИ (с места работы, о прохождении муниципальной службы).

ИНЫЕ ДОКУМЕНТЫ и их копии, требующие удостоверения их подлинности.

Приложение N 19

к Инструкции

по делопроизводству в аппарате

администрации г. Хабаровска

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

АКТЫ (проверок и ревизий, экспертизы, приема законченных строительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий).

ЗАДАНИЯ (на проектирование, капитальное строительство, проведение научно-исследовательских работ, технические и др.).

ИНСТРУКЦИИ, правила (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и др.).

НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.).

ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы, и т.д.).

ПЛАНЫ (производственные, научно-исследовательских работ, поставок продукции, распределения продукции, работы коллегии, ученого совета).

ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.).

ПРОГРАММЫ (проведения работ, мероприятий, командировок и пр.).

РАСЦЕНКИ (на производство работ и т.д.).

СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, на проведение мероприятий, на капитальное строительство и т.д.).

СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ.

ТАРИФНЫЕ СТАВКИ.

УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ.

Приложение N 20

к Инструкции

по делопроизводству в аппарате

администрации г. Хабаровска

СПИСОК

ЗАПОЛНЯЕМЫХ ПОЛЕЙ ЭЛЕКТРОННОЙ РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНОЙ

КАРТОЧКИ ВХОДЯЩЕГО ДОКУМЕНТА

1. "Штрих-код" (вносится путем сканирования штрих-кода на документе).

2. "Дело N" (номер номенклатурного потока).

3. "Организация" (корреспондент).

4. "Исходящий индекс".

5. "Дата" (дата регистрации документа).

6. "Срок исполнения документа".

7. "Наименование документа" (при регистрации директивных документов).

8. "Отправить на рассмотрение" (мэр или заместители мэра).

9. "Отправить на контроль".

10. "Специальные отметки" ("внешний" - если документ ставится на контроль).

11. "Тема".

12. "О чем" (прописывается полностью, как в документе, только при регистрации директивных документов).

Приложение N 21

к Инструкции

по делопроизводству в аппарате

администрации г. Хабаровска

                      АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА

                  Наименование структурного подразделения

                             НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

                                на 2015 год

                                       Сроки  хранения в  номенклатуре  дел

                                       проставлены в соответствии с:

                                           1. Перечнем типовых  документов,

                                       образующихся      в     деятельности

                                       организаций,   с  указанием   сроков

                                       хранения

                                       Москва, 2010 г. (Т.П.)

                                           2. Перечнем    документов    со

                                       сроками хранения  главного архивного

                                       управления при Совете Министров СССР

                                       и подведомственных ему организаций

                                       Москва, 1976 г. (В.П.)

      АДМИНИСТРАЦИЯ                             УТВЕРЖДАЮ

    ГОРОДА ХАБАРОВСКА                           Наименование должности

                                                руководителя структурного

Наименование структурного                       подразделения

      подразделения

                                                Подпись         Расшифровка

    НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ                                            подписи

                                                Дата

__________ N ____________

      г. Хабаровск

На 2015 год

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности

руководителя службы

делопроизводства (лица,

ответственного за делопроизводство)             Подпись         Расшифровка

                                                                подписи

дата

Виза зав. ведомственным архивом                 Подпись         Расшифровка

(лица, ответственного за архив)                                 подписи

дата

СОГЛАСОВАНО                             СОГЛАСОВАНО

Протокол НЭМС _____________________     Протокол ЭК _______________________

                  (наименование                          (наименование

___________________________________     ___________________________________

         архивного органа)                  структурного подразделения)

от ________________ N _____________     от ________________ N _____________

    Итоговая  запись  о  категориях  и  количестве дел, заведенных в году в

______ структурном подразделении

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Наименование должности

руководителя службы

делопроизводства (лица,

ответственного за делопроизводство)             Подпись        Расшифровка

                                                                подписи

дата

Итоговые сведения переданы в общий отдел

Наименование должности

передавшего сведения                             Подпись       Расшифровка

                                                               подписи

дата

Форма номенклатуры дел

Приложение N 22

к Инструкции

по делопроизводству в аппарате

администрации г. Хабаровска

_______________________________________________________[1]Ф. N _____________[1]

_______________________________________________________[1]Оп. N ____________[1]

_______________________________________________________[1]Д. N _____________[1]

___________________________________________________________________________

                           (наименование архива)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                         (наименование учреждения)

                          ДЕЛО N ____ ТОМ N ____

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                             (заголовок дела)

___________________________________________________________________________

                                  (дата)

                                                   На ____________ лист(ах)

                                                   Хранить ________________

Ф. N ________[1]

Оп. N _______[1]

Д. N ________[1]

Формат C4 (230 x 320 мм)

Форма обложки дела постоянного и временного

(свыше 10 лет) хранения

Приложение N 23

к Инструкции

по делопроизводству в аппарате

администрации г. Хабаровска

АДМИНИСТРАЦИЯ                                     УТВЕРЖДАЮ

ГОРОДА ХАБАРОВСКА

Наименование структурного                         Наименование должности

подразделения                                     руководителя структурного

ФОНД N                                            подразделения

ОПИСЬ N

Дел постоянного хранения                          Подпись       Расшифровка

                                                                подписи

за ________________ годы                          Дата

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела (структурного подразделения)

    В данный раздел описи внесено _________________________________________

                                           (цифрами и прописью)

с N _____________________________ по N ______________________, в том числе:

литерные номера: __________________________________________________________

пропущенные номера: _______________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                       Подпись                 Расшифровка

                                                                подписи

Заведующий архивом

(ответственный за архив)                Подпись                 Расшифровка

                                                                подписи

СОГЛАСОВАНО                             СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПМК _____________________     Протокол ЦЭК ______________________

                  (наименование                          (наименование

___________________________________     ___________________________________

         архивного органа)                  структурного подразделения)

от ________________ N _____________     от ________________ N _____________

           Форма годового раздела описи дел постоянного хранения

              структурного подразделения администрации города

                                    /\

                                    [1] не менее 10 мм

                                    \/

Приложение N 24

к Инструкции

по делопроизводству в аппарате

администрации г. Хабаровска

       АДМИНИСТРАЦИЯ                                УТВЕРЖДАЮ

     ГОРОДА ХАБАРОВСКА

                                                    Начальник управления

Управление здравоохранения                          здравоохранения

                                                    ___________ Т.М. Скорик

          АКТ

                                                    13.09.2015

__________ N _____________

    г. Хабаровск

О выделении к уничтожению

документов, не подлежащих

хранению

    На основании __________________________________________________________

                 (название и выходные данные перечня документов с указанием

                 сроков их хранения)

отобраны  к  уничтожению  как  не  имеющие  научно-исторической  ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N ________________________

                                                       (название фонда)

N п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дела	Дата дела или крайние даты дел	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре или номер дела по описи	Количество дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ___________________________________ дел за ____________________ годы.

            (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по личному

составу согласованы с ЭК __________________________________________________

                             (наименование структурного подразделения)

(протокол от ________ N ________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу                 подпись         расшифровка подписи

                                        дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от _____________ N _______

    Документы в количестве ___________________________________________ дел,

                                      (цифрами и прописью)

весом _____________ кг сданы в ____________________________________________

                                        (наименование организации)

на переработку по приемно-сдаточной накладной от __________________________

N __________________

Наименование должности                  подпись

работника учреждения,                   дата            расшифровка подписи

сдавшего документы

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности                  подпись

работника структурного                  дата            расшифровка подписи

подразделения, внесшего

изменения в учетные документы

Форма акта о выделении к уничтожению документов,

не подлежащих хранению