Распоряжение Администрации г. Хабаровска от 28.08.2015 № 525-р

5.5.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции администрации г. Хабаровска.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений или иных нормативных правовых актов.

Решение о принятии положений, правил и инструкций находится в ведении администрации г. Хабаровска.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных правовых актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые мэром города. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

5.5.2. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке администрации г. Хабаровска. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается распорядительным документом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата A4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (например, Положение о премировании). Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (например, должностная инструкция главного специалиста).

Вводной частью положения (правил, инструкции) является раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение, сфера распространения, ответственность за его нарушение.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами.

6. Машинописные, стенографические

и копировально-множительные работы

6.1. Требования к изготовлению документов с помощью печатающих устройств

6.1.1. Документы в администрации г. Хабаровска изготавливаются при помощи печатающих устройств электронно-вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются специалисты администрации г. Хабаровска, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.).

6.1.2. При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Word с использованием шрифта Times New Roman, размер N 14 для основного текста, допускается использование размера N 12 для оформления табличных материалов, с установкой межстрочных интервалов: "точно", "одинарный", "полуторный".

6.1.3. Тексты документов на бланках формата A4 печатаются в режиме "одинарный" для ПЭВМ, на бланках формата A5 - в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ. Тексты докладов и документов, подготавливаемых к печатному изданию, допускается печатать в режиме "полуторный".

6.1.4. Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются в режиме "точно" (12 пт). Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга в режиме "одинарный", например:

    СОГЛАСОВАНО

      1.5

    Начальник  точно  12 пт

    управления образования

    администрации города

    подпись              О.Я. Тен

    дата

6.1.5. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами.

6.1.6. Название вида документа печатается прописными буквами, полужирным шрифтом.

6.1.7. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются на уровне последней строки наименования должности. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия - у правой границы текстового поля, например:

Директор финансового

департамента                      подпись                      В.Е. Соколов

6.1.8. Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков (кроме текста). Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк), то его строку допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

6.1.9. При печатании документов используются следующие стандартные положения табулятора:

- от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПОСТАНОВЛЯЕТ, ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ;

- после 1,5 см - для начала абзаца в тексте;

- после 9 - 10 см - для реквизита "Адресат";

- после 10 - 11 см - для реквизита "Гриф утверждения документа";

- до границы правого поля - для расшифровки подписи в реквизите "подпись".

6.1.10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст - в режиме "точно 12 пт".

6.1.11. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами. Первый ряд начинается от левой границы текстового поля, второй ряд после 10 - 11 см от границы левого поля.

6.2. Машинописные работы

6.2.1. В машинописном бюро администрации г. Хабаровска печатаются только материалы служебного характера.

6.2.2. В машинописном бюро в первую очередь печатаются материалы к заседаниям коллегии при мэре города, совещаниям у мэра, проекты писем за подписью мэра города, Почетные грамоты администрации г. Хабаровска, Благодарности мэра города, Благодарственные письма администрации г. Хабаровска, приветственные адреса, пригласительные билеты, поздравительные открытки, а также редактируется и готовится к изданию в типографии телефонный справочник администрации г. Хабаровска, готовится его электронная версия для размещения на сервере. Остальные материалы печатаются в порядке поступления. Срочные документы печатаются немедленно. Срочность печатания документов определяется начальником общего отдела управления Делами и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заказа. Документы, сданные в работу после 17.00, печатаются, как правило, на следующий день.

6.2.3. Поздравительные открытки изготавливаются в цвете за подписью мэра города, вице-мэра, первого заместителя мэра, заместителей мэра города.

6.2.4. Требования к рукописям, сдаваемым в печать

Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво на белой бумаге формата A4 или A3, на одной стороне листа с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета.

Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные или нечеткие ксерокопии материалов. Не допускается вписывание правок между строк, вставок на полях.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, наименований организаций, специальных терминов, иностранных слов, чисел, географических названий. Сокращения слов должны применяться только общепринятые. Рукопись, отвечающая перечисленным выше требованиям, с указанием фамилии автора и номера его служебного телефона сдается в машинописное бюро. Все рукописи, сданные для печатания, регистрируются в специальном журнале.

6.2.5. Печатание документов под диктовку не производится.

6.2.6. Перепечатывание одного и того же документа допускается не более трех раз, для осуществления последующего перепечатывания документа на откорректированном тексте документа должна быть разрешающая виза начальника общего отдела управления Делами.

6.3. Стенографические работы

6.3.1. Общий отдел управления Делами обеспечивает запись заседаний коллегии при мэре города и Хабаровской городской Думы и ее расшифровку.

6.3.2. Оформление стенограмм заседаний коллегии при мэре города и Хабаровской городской Думы осуществляется специалистами общего отдела управления Делами на чистых листах бумаги формата A4 в течение трех недель с даты проведения заседания.

6.3.3. Записи заседаний коллегии при мэре города и Хабаровской городской Думы хранятся до подписания оформленной стенограммы заместителем мэра города - управляющим Делами или председателем Хабаровской городской Думы, после чего уничтожаются.

6.3.4. Подлинники стенограмм заседаний коллегии при мэре города и Хабаровской городской Думы хранятся в общем отделе управления Делами в течение года, после чего, сформированные в дела, передаются в архив управления Делами администрации г. Хабаровска.

6.4. Копировально-множительные работы

6.4.1. В копировально-множительном бюро администрации г. Хабаровска печатаются только материалы служебного характера.

6.4.2. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате администрации г. Хабаровска производится централизованно в копировально-множительным бюро, а также с использованием копировальных аппаратов, установленных в структурных подразделениях администрации г. Хабаровска.

6.4.3. В копировально-множительном бюро копируются служебные материалы и документы по заказам руководителей структурных подразделений администрации г. Хабаровска, согласно заявкам, согласованным с начальником общего отдела управления Делами.

6.4.4. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, без скобок и скрепок. Формат материала не должен превышать формата A3.

6.4.5. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке копируются документы и материалы к заседаниям коллегии при мэре города и Хабаровской городской Думы, а также корреспонденция для рассмотрения мэром города.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется начальником общего отдела управления Делами и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заявки.

6.4.6. Для пополнения базы данных электронного документооборота производится штрих-кодирование с последующим сканированием документов, поступивших в общий отдел управления Делами.

6.4.7. Заверение копий производит общий отдел управления Делами.

6.4.8. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях администрации г. Хабаровска, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража.

6.4.9. Копирование гербовых бланков документов любого вида в администрации г. Хабаровска запрещается.

6.4.10. Сканирование документов

6.4.10.1. Для формирования единой базы документов программы "МЭД" администрации г. Хабаровска копировально-множительным бюро проводится сканирование документов.

6.4.10.2. Сканированию подлежат входящие документы общего отдела управления Делами, поступившие на рассмотрение Мэром города, а также постановления и распоряжения администрации г. Хабаровска и мэра города.

6.4.10.3. Все указанные документы должны быть не более формата A4. Брошюры, прошитые с заверением документы, а также значительные объемы сопроводительных к основному письму специализированных материалов с большим количеством юридических документов и персональных данных, сканированию не подлежат.

7. Требования к работе с бланками документов и шаблонами

электронных документов в администрации г. Хабаровска

Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на традиционном бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

7.1. Бланки документов

7.1.1. Документы, создаваемые в администрации г. Хабаровска на бумажном носителе, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

7.1.2. Установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения приведены в приложении N 16.

Образцы бланков документов администрации г. Хабаровска утверждаются мэром города по согласованию с архивным отделом управления Делами.

7.1.3. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов A4, A5.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

35 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

В администрации г. Хабаровска применяются следующие бланки:

- общий бланк с угловым и продольным расположением реквизитов;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

7.1.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков - угловой и продольный: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Схемы расположения реквизитов представлены в приложении N 17.

7.1.5. Бланки с воспроизведением герба г. Хабаровска и Хабаровского края изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам администрации г. Хабаровска. Изготовление гербовых бланков средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

7.1.6. Бланки администрации г. Хабаровска подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета выдачи бланков.

7.1.7. Номерные гербовые бланки используются строго по назначению, подлежат учету ответственными за их выдачу лицами и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

7.1.8. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков осуществляется по разрешению (поручению) мэра г. Хабаровска. Соответствующие предложения вносятся управлением Делами вместе с образцами предлагаемых бланков.

7.1.9. Бланки не применяются для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов управления.

7.1.10. Организация работы по изготовлению и учету бланков администрации г. Хабаровска возлагается на управление Делами, которое:

- оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в полиграфическими предприятиями;

- осуществляет получение, учет поступления изготовленных бланков и выдачу их структурным подразделениям администрации г. Хабаровска.

7.1.11. Установлено, что:

- бланки выдаются работникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях, под роспись в журнале учета выдачи бланков;

- в структурных подразделениях бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах;

- передача бланков другим организациям и лицам не допускается;

- ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений;

- по мере необходимости или с периодичностью, установленной инструкцией по делопроизводству структурного подразделения администрации г. Хабаровска, испорченные номерные гербовые бланки комиссионно списываются с составлением акта, который подписывается членами комиссии (три человека) и утверждается руководителем структурного подразделения администрации г. Хабаровска. После утверждения акта испорченные бланки уничтожаются.

7.2. Шаблоны электронных документов

Электронные документы, создаваемые в администрации г. Хабаровска, оформляются с использованием шаблонов электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Образцы шаблонов электронных документов администрации г. Хабаровска утверждаются руководителем структурного подразделения администрации г. Хабаровска по согласованию с архивным отделом управления Делами.

Шаблон электронного документа должен иметь все необходимые реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения гербов Хабаровского края и г. Хабаровска.

8. Правила оформления документов

При подготовке документов администрации г. Хабаровска, мэра города используются следующие реквизиты:

8.1. Изображения гербов Хабаровского края и города Хабаровска помещают на верхнем поле бланков документов администрации г. Хабаровска. Высота гербов - 17 мм, расстояние между гербами - 4 мм.

8.2. Наименование организации.

8.3. Справочные данные о структурном подразделении.

8.4. Код организации

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКНО).

8.5. Основной государственный регистрационный номер юридического лица.

Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) администрации г. Хабаровска проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

8.6. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет.

Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

8.7. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Дата проставляется цифровым способом в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 15.04.2014.

8.8. Номер документа.

8.9. Ссылка на регистрационный номер и дату инициативного документа.

8.10. Заголовок к тексту. Заголовок к документам формата A5 не составляется.

8.11. Подпись документа

Документы, направляемые первым должностным лицам в вышестоящие органы, подписываются мэром г. Хабаровска или, по его поручению, вице-мэром г. Хабаровска.

Документы, направляемые другим организациям, ведомствам или частным лицам, подписываются мэром г. Хабаровска, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Если наименование должности состоит из двух и более строк, то подпись и расшифровка подписи с пробелом между инициалами и фамилией располагаются на уровне последней строки наименования должности.

В документах, составленных комиссией (актах), указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии             личная подпись               И.О. Фамилия

Члены комиссии                    личная подпись               И.О. Фамилия

                                  личная подпись               И.О. Фамилия

                                  личная подпись               И.О. Фамилия

                                  личная подпись               И.О. Фамилия

8.12. Адресование документа

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                                Министерство

                                                информационных технологий

                                                и связи

                                                Управление информационного

                                                обеспечения

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

                                                Администрация г. Хабаровска

                                                Финансовый департамент

                                                Директору департамента

                                                В.Е. Соколову

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

                                                Директору МУП "Хабаровский

                                                специализированный

                                                производственный комбинат

                                                коммунального обслуживания"

                                                Ю.М. Баженову

При адресовании письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                                Краевое государственное

                                                казенное учреждение

                                                "Государственный архив

                                                Хабаровского края"

                                                Нагишкина ул., д. 4А

                                                г. Хабаровск, 680000

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

                                                Нефедовой Н.П.

                                                ул. Ключевая, д. 28

                                                ст.  Сиверская,  Гатчинский

                                                район,

                                                Ленинградская обл., 188330

Документ не может содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большом количестве адресатов составляется список рассылки документа.

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, отделяются от фамилии пробелом. Инициалы и фамилия отделяются от наименования должности дополнительным межстрочным интервалом. При адресовании документа физическому лицу инициалы ставятся после фамилии.

8.13. Согласование документа

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования. Виза согласования оформляется при внутреннем согласовании документа, гриф согласования - это внешнее согласование.

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы согласовываются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения конкретным должностным лицам, должны быть согласованы ими.

Реквизит включает в себя наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Например:

    СОГЛАСОВАНО

    Заместитель Мэра -            подпись

    управляющий Делами           15.04.2014                  В.Д. Безлепкин

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства

культуры Российской

Федерации

от 01.04.2014 N 13-02/1153

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись".

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций.

Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:

- с должностными лицами администрации г. Хабаровска;

- с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

- при необходимости с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

- с иными органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

8.14. Удостоверение документа

Для удостоверения подлинности документов или соответствия копии документов подлинникам в аппарате администрации г. Хабаровска используются гербовая и другие печати.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

Изготовление и использование печатей и штампов в администрации г. Хабаровска осуществляется в соответствии с постановлением мэра города от 17.11.2006 N 1448 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках администрации г. Хабаровска, ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений".

Примерные перечни документов, на которых ставится гербовая и простая печать, приведены в приложении N 18.

Печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах и сейфах.

Администрация г. Хабаровска выдает и заверяет копии только тех документов, которые созданы в администрации г. Хабаровска. Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати администрации г. Хабаровска.

Копии постановлений, распоряжений администрации города, мэра города подготавливаются и заверяются общим отделом управления Делами. Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита "Подпись" и состоит из слова "Верно", должности лица, заверяющего копию, личной подписи, расшифровки подписи, даты.

Копии ранее принятых постановлений, распоряжений администрации города, мэра города выдаются предприятиям, организациям или физическим лицам по поручению заместителя мэра города - управляющего Делами на основании письменного заявления о выдаче копии. На копиях ставится печать общего отдела управления Делами.

8.15. Утверждение документа

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым решением, приказом, протоколом. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента утверждения.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, которое печатается прописными буквами шрифтом Times New Roman, размером N 14, без кавычек и знаков препинания, ниже него через полуторный межстрочный интервал указывается наименование должности, личная подпись, инициалы, фамилия лица, утверждающего документ, и дата утверждения, например:

                                             УТВЕРЖДАЮ

                                             Заместитель Мэра г. Хабаровска

                                             по промышленности, транспорту,

                                             связи      и      работе     с

                                             правоохранительными органами

                                             подпись         С.В. Афанасьев

                                             15.01.2015

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 19.

8.16. Резолюция

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

8.17. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и печатается шрифтом N 12, например:

Люсая Лидия Ивановна

32 79 22

8.18. Оформление приложений к документу

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.).

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например:

    Приложение: 1. Справка о... на 3 л. в 2 экз.

                2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается.

Слово "Приложение" независимо от количества прилагаемых документов всегда употребляется в единственном числе, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от текста двумя межстрочными интервалами.

8.19. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

9. Организация документооборота и исполнения документов

9.1. Организация документооборота

9.1.1. Движение документов в администрации г. Хабаровска с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

9.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией по делопроизводству, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников.

9.1.3. В документообороте администрации г. Хабаровска в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки; поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация (организационно-правовая, организационно-распорядительная и информационно-справочная корреспонденция).

9.1.4. Работа в АИС "МЭД" осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя АИС "МЭД", устанавливающей порядок функционирования электронной системы.

9.2. Прием, первичная обработка и распределение поступающих документов

9.2.1. Доставка документов в администрацию г. Хабаровска осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочно.

С помощью почтовой связи в администрацию г. Хабаровска доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

9.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, электронные письма, телефонограммы, электронные документы (по каналам АИС "МЭД" или СЭД Правительства Хабаровского края).

9.2.3. Документы, поступающие в администрацию г. Хабаровска на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке работниками службы делопроизводства.

9.2.4. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.

Все поступившие конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"). При обнаружении некомплектности или повреждения конверта (бандероли) составляется акт в трех экземплярах: первый экземпляр остается в общем отделе, второй - приобщается к полученному документу, третий - направляется отправителю документа.

Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Конверты с пометкой "лично" регистрируются в журнале учета выдачи корреспонденции (проставляется дата поступления и учетный номер) и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и рассмотрение.

Регистрации подлежат все документы за исключением следующих документов:

- юридические документы (исковые заявления, повестки);

- коммерческие предложения;

- рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок, плакаты, программы конференций, совещаний;

- поздравительные телеграммы и письма, пригласительные билеты;

- бухгалтерские документы (передаются в отдел бухгалтерского учета и отчетности управления Делами), ежемесячные и еженедельные отчеты;

- печатные издания (книги, бюллетени, журналы и т.д.).

9.2.5. Поступившие электронные документы передаются на исполнение с использованием АИС "МЭД".

9.2.6. Документы, адресованные мэру города, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в общем отделе, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится в целях распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

9.2.7. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

9.2.8. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на общем бланке, учитывается и оперативно передается руководителю структурного подразделения администрации г. Хабаровска, которому она адресована.

9.2.9. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, наличия электронной подписи, наличия указанных в содержании документа приложений.

9.2.10. Документы, поступившие на бумажном носителе, вносятся в АИС "МЭД" после их сканирования.

9.3. Регистрация поступающих документов

9.3.1. Регистрация поступающих документов осуществляется общим отделом ежедневно до 13.00 текущей датой и после 15.00 датой следующего за текущим дня, если день выпадает на выходной - то датой первого следующего рабочего дня. В первую очередь регистрируются документы, поступившие из вышестоящих организаций (Правительство Хабаровского края, прокуратура, полномочный представитель Президента Российской Федерации), а также документы, требующие срочного исполнения. Документы, полученные нарочно, подлежат обязательной регистрации в день поступления, а полученные заказной корреспонденцией в течение 3 дней с момента поступления в администрацию г. Хабаровска.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

9.3.2. Документы, поступившие в администрацию г. Хабаровска, регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер документу не присваивается.

9.3.3. Регистрация документов производится в валовом порядке. Отдельно регистрируются приказы (распоряжения) руководителя администрации г. Хабаровска по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам, обращения граждан.

9.3.4. Регистрация поступающих документов производится в общем отделе.

9.3.5. Документы, принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в общем отделе.

9.3.6. Регистрация документов в АИС "МЭД" осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией по делопроизводству, правовыми актами участников АИС "МЭД" и инструкцией пользователя АИС "МЭД".

9.3.7. На документе, полученном на бумажном носителе, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации, порядковый номер в пределах календарного года и индекс в соответствии с номенклатурой дел администрации г. Хабаровска.

9.3.8. Электронные документы, поступившие в АИС "МЭД", регистрируются автоматически и передаются адресату или ответственному исполнителю, а также соисполнителям (при наличии).

9.3.9. Регистрация поступающих бумажных документов в АИС "МЭД" включает в себя:

- формирование электронной регистрационно-контрольной карточки документа, в которую путем заполнения полей карточки вносятся сведения о документе;

- создание электронной копии документа путем сканирования и прикрепления ее к электронной регистрационно-контрольной карточке документа;

- присвоение регистрационного номера документу.

9.3.10. Электронные сообщения, поступающие по СЭД Правительства Хабаровского края, проходят регистрацию в АИС "МЭД". АИС "МЭД" должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по СЭД Правительства Хабаровского края.

9.3.11. Результат рассмотрения документа отражается в резолюции. Тексты указаний по исполнению документов (резолюции) вносятся в электронные регистрационно-контрольные карточки руководителем - автором резолюции или уполномоченным для этих целей лицом. В момент занесения текста резолюции, при необходимости, осуществляется постановка документа на контроль с отметкой в электронной регистрационно-контрольной карточке: вид контроля, дата исполнения документа, ответственный исполнитель. После этого документ направляется на исполнение. В дальнейшем в АИС "МЭД" формируются напоминания о сроках исполнения контрольных документов, без предоставления на бумажных носителях.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа.

Исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

9.3.12. При необходимости исполнения в сжатые сроки резолюции к документам с отметкой "Для служебного пользования" ответственный исполнитель организует работу по оперативному доведению документа до сведения соисполнителей. Необходимость размножения документов, содержащих конфиденциальную информацию, количество их копий определяется лицом, организующим исполнение, и оформляется в соответствии с положением "О порядке организации и проведения работ по защите конфиденциальной информации в администрации г. Хабаровска", утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 15.05.2012 N 135-р.

9.3.13. Ответственность за внесение резолюции руководителя в АИС "МЭД", сохранность документа, поступившего на бумажном носителе, несет уполномоченное лицо администрации г. Хабаровска в соответствии с распределением должностных обязанностей (служба делопроизводства, помощник руководителя).

9.4. Регистрация отправляемых документов

9.4.1. Документы, подписанные мэром города, вице-мэром города, заместителями мэра города, передаются на регистрацию в общий отдел. Внутренние документы, подписанные заместителями мэра города, регистрируются у секретарей (делопроизводителей) своих структурных подразделений.

Общий отдел осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

9.4.2 Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в общем отделе управления Делами в день их утверждения или подписания.

9.5. Отправка документов

9.5.1. Доставка отработанной корреспонденции в общем отделе осуществляется как непосредственно сотрудниками отдела, так и средствами почтовой и электрической связи.

9.5.2. С помощью средств электросвязи осуществляется передача факсограмм и телефонограмм.

9.5.3. Общий отдел проверяет правильность оформления исходящих документов, производит отправку этих документов простыми письмами при наличии адреса получателя в правом верхнем углу на первой странице документа.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение администрации г. Хабаровска, подготовившее данные документы.

9.5.4. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

9.5.5. Отправляемая по почте корреспонденция на бумажном носителе проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа). Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

На отправляемую по почте корреспонденцию составляется реестр, который заполняется каждый день.

9.6. Порядок регистрации и прохождения внутренних документов

9.6.1. Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются служебные записки, подготавливаемые по весьма широкому кругу вопросов, относящиеся преимущественно к организации внутренней деятельности.

9.6.2. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

9.6.3. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются в АИС "МЭД" в своих структурных подразделениях.

9.6.4. Документы с резолюциями руководителей администрации г. Хабаровска "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление работникам администрации г. Хабаровска в АИС "МЭД". Отметка об ознакомлении с документом, дата ознакомления автоматически формируются в АИС "МЭД".

9.7. Учет и анализ объема документооборота

9.7.1. Учет объема документооборота за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. АИС "МЭД" осуществляет автоматический учет объема документооборота.

Результаты учета количества документов обобщаются службой делопроизводства и представляются руководству.

9.7.2. За единицу учета объема документооборота на бумажном носителе принимается сам документ.

Учет объема документооборота может проводиться по администрации г. Хабаровска в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

9.7.3. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в АИС "МЭД".

9.8. Работа исполнителей с документами

9.8.1. На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью документы, адресованные лицам, не являющимся участниками АИС "МЭД", или документы, не входящие в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утверждаемый мэром города, заместителями мэра и руководителями структурных подразделений администрации г. Хабаровска по согласованию с архивным отделом.

9.8.2. Заместители мэра города и руководители структурных подразделений администрации г. Хабаровска обеспечивают оперативное рассмотрение всех документов, независимо от вида носителей, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса в соответствии со сроками.

9.8.3. При рассмотрении документов руководитель определяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются исполнителю общим отделом немедленно.

9.8.4. Исполнение документа, поступившего как на бумажном носителе, так и через АИС "МЭД", предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) мэру города, заместителям мэра или руководителями структурных подразделений, снятие документа с контроля, подготовку к пересылке адресату.

9.8.5. При подготовке документа на бумажном носителе исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

9.8.6. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

9.8.7. При работе исполнителей с электронными документами в АИС "МЭД" формируется электронная регистрационно-контрольная карточка документа, в которую путем заполнения полей карточки вносятся сведения о документе в соответствии с приложением N 20 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

Если подготовленный в АИС "МЭД" документ является ответом на поступивший через АИС "МЭД" электронный документ, то электронный документ-ответ при создании его проекта в АИС "МЭД" связывается с электронной карточкой письма-запроса.

Исполнитель обязан контролировать в АИС "МЭД" ход утверждения, согласования и подписания проекта исходящего документа.

После полного завершения исполнения входящего электронного документа исполнитель обязан направить в АИС "МЭД" на утверждение участнику АИС "МЭД", осуществляющему контроль за исполнением данного документа, отчет об исполнении.

Отчет об исполнении входящего электронного документа направляется исполнителем только после получения уведомления о регистрации исходящего электронного документа, являющегося ответом на поступивший ему на исполнение электронный документ.

Если поступивший на исполнение электронный документ не требует ответа, исполнитель обязан направить в системе электронного документооборота отчет об ознакомлении или выполнении иных действий по данному электронному документу.

До утверждения отчета об исполнении электронного документа и направления его на списание в дело (проставление отметки "Исполнено, в дело") электронный документ не считается исполненным.

9.9. Организация поисковой системы по документам

В целях учета и поиска документов в АИС "МЭД" используются обязательные сведения о документе, включаемые в электронную регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приложением N 20 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

Допускается включение в АИС "МЭД" дополнительных сведений о документе. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

10. Организация работы в Системе электронного

документооборота Правительства Хабаровского края

10.1. Общие вопросы

10.1.1. Работа в системе электронного документооборота Правительства Хабаровского края (далее - СЭД) осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя системы электронного документооборота, устанавливающей порядок функционирования электронной системы.

10.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией по делопроизводству.

10.1.3. В СЭД в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки:

- поступающая документация (входящая);

- отправляемая документация (исходящая);

- нормативные акты, направляемые для дальнейшего согласования (проекты постановлений, распоряжений Правительства Хабаровского края).

10.1.4. В администрации г. Хабаровска функционирует собственная система электронного документооборота - АИС "МЭД".

10.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

10.2.1. Документы, поступающие в администрацию г. Хабаровска посредством СЭД, принимаются в централизованном порядке работниками общего отдела управления Делами.

10.2.2. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, проверку наличия электронной подписи, наличия указанных в содержании документа приложений.

10.2.3. Входящая корреспонденция распечатывается. Проставляются исходящий номер, указанный в СЭД, и отметка - "Подписан ЭП".

10.2.4. Документы, поступившие через СЭД, регистрируются в АИС "МЭД" в первоочередном порядке день в день.

10.3. Регистрация отправляемых документов

10.3.1. Документы, подписанные мэром города, вице-мэром города, заместителями мэра города, передаются на регистрацию в общий отдел управления Делами. Общий отдел осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

10.3.2. Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в общем отделе управления Делами в день их подписания.

10.3.3. Исходящему документу присваивается следующий порядковый номер в соответствующем номенклатурном потоке, при этом ссылка на документ допускается только путем указания регистрационного номера СЭД.

10.4. Согласование проектов правовых актов Губернатора и Правительства Хабаровского края

10.4.1. Проект нормативного документа (далее - НД) направляемый на согласование в администрацию г. Хабаровска, распечатывается. Проставляется исходящий номер, указанный в СЭД.

10.4.2. Проект НД регистрируется в АИС "МЭД" вне очереди.

10.4.3. Согласование проекта НД непосредственно в администрации г. Хабаровска производится в течение трех рабочих дней с момента регистрации в АИС "МЭД" путем подписания листа согласования.

10.4.4. Если к проекту НД замечаний нет, то мэр города либо лицо, исполняющее его обязанности, подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью файлы документа, приложений к нему, затем согласовывает сам проект НД в СЭД.

10.4.5. Если к проекту НД есть замечания, то они регистрируются службой делопроизводства администрации г. Хабаровска в СЭД как исходящий документ с замечаниями, при этом на вкладке "Замечания" задачи "Согласование проекта документа" необходимо указать его регистрационный номер и дату. Также можно описать суть замечаний и/или прикрепить файл с текстом исходящего документа.

После этого исходящий документ с замечаниями направляется обратно корреспонденту.

11. Контроль за исполнением документов

11.1. Контроль исполнения документов и поручений мэра города осуществляется в АИС "МЭД" и включает постановку документа на контроль, внесение текста резолюции руководителя, внесение сроков исполнения документов, адресацию документа исполнителям в соответствии с резолюциями, регулирование хода исполнения, внесение данных о выполнении документа, просмотр документов, по которым сроки исполнения истекли, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

11.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения. Необходимость постановки документа на контроль в администрации г. Хабаровска определяют мэр города, начальник контрольного управления администрации г. Хабаровска.

11.3. Организация контроля за исполнением документов производится в соответствии с Регламентом администрации г. Хабаровска, утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 11.01.2011 № 6-р, Положением о порядке организации контроля за исполнением распорядительных и других документов в администрации г. Хабаровска, утвержденным распоряжением администрации г. Хабаровска от 22.05.2013 N 283-р.

11.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

- при резолюции руководителя "для предложений", "для пояснений" ответственный за исполнение документа готовит предложения, пояснения, информацию на имя руководителя, давшего соответствующее поручение, в течение 10 дней, при этом документ, требующий дальнейшего исполнения (подготовки и направления ответа) не снимается с контроля. При необходимости срок исполнения поручений может быть продлен по согласованию с советником мэра города. Срок исполнения резолюции руководителя не должен превышать конечной даты исполнения документа;

- по обращениям граждан - в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан".

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий рабочий день.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме (контрольной карточке).

- по обращениям граждан: общий срок - не более 15 дней;

- требующим дополнительного изучения и проверки, - в течение 30 дней со дня их регистрации;

- в исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" мэр города либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в АИС "МЭД".

11.5. При необходимости изменения срока исполнения документа исполнитель, ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее двух дней до истечения этого срока. При этом необходимо направить промежуточный ответ в адрес заявителя, организации, направивших документ.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство для внесения изменений в АИС "МЭД" (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право руководитель, давший поручение.

11.6. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, при увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.

11.7. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в электронной регистрационно-контрольной карточке в системе электронного документооборота в АИС "МЭД".

11.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного на бумажном или электронном носителях, подтверждающих исполнение, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

11.9. Для осуществления своевременного контроля, а также для анализа исполнительской дисциплины общий отдел управления Делами в системе электронного документооборота в АИС "МЭД" осуществляет отбор документов, не исполненных в сроки, на основании которого, два раза в месяц готовит сводные данные по исполнению контрольных документов к аппаратному совещанию мэра города, ежемесячно до 05-го числа представляет информацию об исполнительской дисциплине муниципальных служащих председателю комиссии по премированию муниципальных служащих.

12. Составление номенклатуры дел

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В администрации города составляются индивидуальные номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел администрации города.

Сводная номенклатура дел администрации города составляется на основе индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений, являющихся несамостоятельными источниками комплектования краевого государственного казенного учреждения "Государственный архив Хабаровского края" (далее - государственный архив).

Номенклатура дел печатается в трех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается под самостоятельным индексом в номенклатуру дел, второй - используется ответственным за делопроизводство (архив) в качестве рабочего, третий экземпляр передается в государственный архив.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях администрации города, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации города, их виды, состав и содержание.

12.1. Структурные подразделения администрации города, передающие самостоятельно документы постоянного срока хранения своего подразделения на хранение в государственный архив в последнем квартале предшествующего года составляют номенклатуру дел на предстоящий календарный год (приложение N 21).

12.1.1. Номенклатура дел структурного подразделения, являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива, подписывается специалистом, отвечающим за делопроизводство (архив), согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) или центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) подразделения, после чего утверждается руководителем структурного подразделения.

12.1.2. Номенклатура дел структурного подразделения, являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива, один раз в 5 лет согласовывается с научным экспертно-методическим советом (далее - НЭМС) государственного архива с последующим представлением для согласования (при необходимости) экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, после чего утверждается руководителем подразделения.

12.1.3. Согласованная с НЭМС государственного архива (при необходимости) ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края, номенклатура дел структурного подразделения, являющегося самостоятельным источником комплектования государственного архива, в конце каждого года уточняется, перепечатывается, согласовывается с ЭК (ЦЭК) структурного подразделения, утверждается руководителем структурного подразделения и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

12.1.4. Вновь созданное структурное подразделение, являющееся самостоятельным источником комплектования государственного архива, а также подразделение, в структуре и функциях которого произошли коренные изменения (после официального их объявления), обязаны в месячный срок в установленном порядке, в соответствии с пунктами 12.1 - 12.1.4 Инструкции по делопроизводству, разработать, согласовать и утвердить номенклатуру дел.

12.2. Структурные подразделения, являющиеся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива и передающие централизованно, через общий отдел управления Делами, документы постоянного срока хранения своего подразделения на хранение в государственный архив (далее - несамостоятельные источники комплектования государственного архива) в последнем квартале предшествующего года составляют номенклатуру дел на предстоящий календарный год и на ее основе - перечень документов постоянного срока хранения.

12.2.1. Номенклатура дел и перечень подписываются специалистом, отвечающим за делопроизводство (архив), и представляются для согласования с ЭК (ЦЭК) структурного подразделения. После согласования номенклатура дел и перечень документов постоянного срока хранения утверждаются руководителем структурного подразделения.

12.2.2. Согласованные и утвержденные номенклатуры дел и перечни дел постоянного срока хранения на бумажном и электронном носителях ежегодно до 01 ноября представляются в общий отдел управления Делами.

12.2.3. На основе представленных номенклатур дел и перечней документов постоянного срока хранения общим отделом управления Делами составляются сводные номенклатура дел и перечень документов постоянного срока хранения администрации города.

12.2.4. Сводные номенклатура дел и перечень дел постоянного срока хранения подписываются составителем и ежегодно в конце календарного года направляются для согласования с ЦЭК администрации города, после чего представляются для утверждения заместителю мэра города - управляющему Делами.

12.2.5. Общим отделом управления Делами в течение 10 рабочих дней из согласованных и утвержденных сводных номенклатуры дел и перечня документов постоянного срока хранения администрации города готовятся выписки, которые подписываются специалистом общего отдела, ответственным за делопроизводство, и утверждаются его руководителем, после чего направляются в структурные подразделения, являющиеся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива.

12.2.6. Сводные номенклатура дел и перечень документов постоянного срока хранения администрации города один раз в 5 лет представляются для согласования НЭМС государственного архива с последующим представлением (при необходимости) ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края для согласования.

12.2.7. Согласованные и утвержденные сводные номенклатура дел и перечень документов постоянного срока хранения администрации города в конце каждого года уточняются, перепечатываются, согласовываются с ЦЭК администрации города, утверждаются заместителем мэра города - управляющим Делами и вводятся в действие с 01 января следующего календарного года.

12.2.8. Вновь созданное структурное подразделение, являющееся несамостоятельным источником комплектования государственного архива, а также подразделение, в структуре и функциях которого произошли коренные изменения (после официального их объявления), обязаны в месячный срок в установленном порядке, в соответствии с пунктами 12.2 - 12.2.7 Инструкции по делопроизводству разработать, согласовать и утвердить номенклатуру дел.

12.2.9. По окончании делопроизводственного года (до 31 января следующего года) структурные подразделения, являющиеся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива, предоставляют в общий отдел итоговую запись о категориях и количестве дел, заведенных в текущем году.

12.2.10. Названиями разделов в сводной номенклатуре дел являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации города.

12.1.10. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации города. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.

12.1.11. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

12.1.13. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Полнотекстовый электронный вариант сводной номенклатуры дел может быть выставлен на сервере администрации г. Хабаровска для общего пользования.

12.1.14. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений. Для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов, сокращенных слов и сокращенных наименований организаций и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дел употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы о проведении тематических выставок

(планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Законодательной Думой Хабаровского края

по вопросам...

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка об организации семинаров и совещаний

по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с Хабаровской городской Думой

по административно-хозяйственным вопросам

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовые планы работы подведомственных учреждений

Годовые статистические отчеты о расходах

на содержание автотранспорта

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительные документы вышестоящих органов (постановления, приказы, рекомендации, акты и т.д.).

Затем располагаются документы администрации г. Хабаровска, в зависимости от их наличия в структурном подразделении, в следующем порядке:

- учредительные документы (устав, регистрационные свидетельства);

- положения о структурных подразделениях;

- постановления и распоряжения администрации г. Хабаровска;

- постановления и распоряжения мэра г. Хабаровска

- протоколы заседаний коллегии, комиссий, штабов;

- штатное расписание;

- документы планового характера (перспективные, годовые, квартальные, тематические и др. планы, комплексные, региональные и прочие программы);

- отчеты (по основной деятельности, статистические, тематические, сводные, аналитические обзоры и т.д.);

- справки, информации, сведения, договоры о сотрудничестве, соглашения и другие документы по различным направлениям деятельности архива;

- переписка с вышестоящими, подведомственными и сторонними организациями;

- регистрационные документы (журналы, книги, картотеки);

- номенклатура дел структурного подразделения.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года и предназначена для фиксации факта заведения дел. На основе записей графы составляется итоговая запись о категориях и количестве дел в номенклатуре дел.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, номера статей по перечням документов, с указанием сроков хранения срок хранения. Если срок хранения не предусмотрен Федеральными законами, иными нормативными правовыми актами и перечнями документов, с указанием сроков хранения срок хранения, то срок определяется исходя из практической ценности документа, при этом он должен быть согласован с экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.

В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другой орган местного самоуправления для продолжения и др.

На электронные дела в сводной номенклатуре дел в примечании указывается, что дело ведется в электронном виде.

12.1.15. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

При формировании данных дел номенклатуру дел, содержащуюся в АИС "МЭД", необходимо дополнять новыми видами дел.

12.2. Формирование и оформление дел

12.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

12.2.2. Дела формируются в структурных подразделениях администрации города специалистами, ответственными за ведение делопроизводства в соответствии с номенклатурой дел.

12.2.3. Контроль за правильным формированием дел в администрации города осуществляет общий отдел управления Делами.

12.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- обеспечивать правильное формирование дел. Документы, имеющие историческую ценность, подлежащие постоянному хранению, не помещать в дела временного срока хранения;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначения "т. 1", "т. 2" и т.д.

12.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

12.2.6. В начале делопроизводственного года специалисты администрации г. Хабаровска в соответствии со сводной номенклатурой дел оформляют папки, на которых указываются: полное название органа местного самоуправления, название структурного подразделения, номер дела по сводной номенклатуре дел, его заголовок, дата (год) заведения дела, срок его хранения в соответствии со сводной номенклатурой дел.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы по результатам заседаний коллегии при мэре города группируются в следующем составе: повестка заседания, список приглашенных, протокол заседания, проект решения коллегии, стенограмма хода заседания коллегии.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", постановлением мэра города от 15.07.2003 N 900 "О порядке ведения личных дел муниципальных служащих муниципальной службы".

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется согласно приложению N 22.

12.3. Организация оперативного хранения документов

12.3.1. С момента заведения и до передачи в архив структурного подразделения дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство и архив, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, затем сдаются в архив структурного подразделения.

12.3.2. Выдача дел специалистам подразделений для работы производится с разрешения руководителя службы делопроизводства. Выдача дел осуществляется под расписку с фиксацией в книге выдачи. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование специалистам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя или его заместителя, курирующего службу делопроизводства, по акту.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается только в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, и производится с разрешения руководителя органа местного самоуправления или его заместителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах изъятия подлинника.

12.3.3. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органе местного самоуправления в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

13. Порядок проведения экспертизы ценности документов

и передачи их на хранение в государственный архив

13.1. Экспертиза ценности документов

13.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

13.1.2. Экспертиза ценности документов в администрации г. Хабаровска на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче на дальнейшее хранение.

13.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создаются постоянно действующие экспертные комиссии.

13.1.4. В администрации города действуют следующие экспертные комиссии:

- Центральная экспертная комиссия (ЦЭК) администрации города (создается постановлением администрации города);

- Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) архивного отдела управления Делами администрации города (создается постановлением администрации города);

- Центральные экспертные комиссии (ЦЭК) структурных подразделений администрации города, имеющих подведомственные муниципальные учреждения и предприятия (создаются приказами структурных подразделений);

- экспертные комиссии структурных подразделений администрации города и их подразделений (создаются приказами структурных подразделений).

13.1.5. Функции и права экспертных комиссий всех уровней, а также организация их работы, определяется положениями о них.

13.1.6. Положение о ЦЭК администрации города согласовывается с ЦЭК администрации города и ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.

13.1.7. Положение об ЭПК архивного отдела управления Делами администрации города согласовывается с ЭПК архивного отдела и ЭПМК комитета по делам ЗАГС и архивов Правительства Хабаровского края.

13.1.8. Положения о ЦЭК структурных подразделений администрации города согласовываются ЦЭК структурных подразделений и НЭМС государственного архива.

13.1.9. Положения об ЭК структурных подразделений, являющихся самостоятельными источниками комплектования государственного архива, согласовываются с ЭК структурного подразделения и НЭМС государственного архива.

13.1.10. Положения об ЭК структурных подразделений администрации города, являющихся несамостоятельными источниками комплектования государственного архива, согласовываются с ЭК структурного подразделения и ЦЭК администрации города.

13.1.11. Подразделения структурных подразделений администрации города могут создавать свои ЭК, положения о них согласовываются с ЭК (ЦЭК) вышестоящего структурного подразделения.

13.1.12. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения для передачи в государственный архив; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

13.1.13. Экспертиза ценности электронных документов, имеющих срок хранения в соответствии со сводной номенклатурой дел с отметкой "ЭПК", осуществляется исполнителем непосредственно при создании электронного документа или службой делопроизводства при регистрации электронного документа. В результате проведения экспертизы ценности возможен пересмотр срока хранения данного документа в сторону увеличения (дела временного срока хранения свыше 10 лет или постоянного срока хранения) в соответствии с критериями ценности данного документа и необходимости формирования дела на бумажном носителе для передачи на постоянное хранение.

Отметка "ЭПК" в сроке хранения дела означает, что часть документов может быть отнесена к сроку хранения "постоянно".