|
Расширенный поиск
Распоряжение Администрации г. Хабаровска от 14.04.2009 № 250-рАДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА РАСПОРЯЖЕНИЕ N 250-р 14 апреля 2009 г. г. Хабаровск Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска (В редакции Распоряжений Администрации г. Хабаровска от 30.11.2009 г. N 591-р; от 16.06.2010 г. N 259-р; от 27.01.2011 г. N 26-р; от 24.06.2011 г. N 200-р; от 28.06.2011 г. N 205-р; от 12.12.2011 г. N 381-р) В соответствии с распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23.01.2008 N 14-р "О примерных инструкциях по делопроизводству в органах местного самоуправления Хабаровского края", в целях совершенствования документационного обеспечения управления, а также повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов, на основании Устава городского округа "Город Хабаровск": 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству (далее - Инструкцию) в аппарате администрации города Хабаровска согласно приложению. 2. Руководителям структурных подразделений администрации города организовать ознакомление с настоящей Инструкцией и при необходимости обеспечить разработку индивидуальных инструкций, не противоречащих основным положениям настоящей Инструкции. 3. Признать утратившим силу распоряжение мэра города Хабаровска от 08.12.2003 N 3051-р "Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска". 4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя мэра города - управляющего делами Безлепкина В.Д. Мэр города А.Н.Соколов Приложение УТВЕРЖДЕНА Распоряжением администрации города Хабаровска от 14 апреля 2009 г. N 250-р (В редакции Распоряжений Администрации г. Хабаровска от 30.11.2009 г. N 591-р; от 16.06.2010 г. N 259-р; от 27.01.2011 г. N 26-р; от 24.06.2011 г. N 200-р; от 28.06.2011 г. N 205-р; от 12.12.2011 г. N 381-р) ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА 1. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности администрации города, а также повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в аппарате администрации города Хабаровска. 1.2. Инструкция разработана в соответствии с Примерной инструкцией по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края, утвержденной распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23.01.2008 N 14-р, Регламентом администрации г. Хабаровска. 1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. 1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в аппарате администрации г. Хабаровска, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях осуществляется общим отделом управления делами администрации города (далее именуется общий отдел). 1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации города (далее именуются подразделения) возлагается на их руководителей. Руководитель подразделения своим приказом либо письменным распоряжением назначает сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении. 1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией. 1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения и в общий отдел. 1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке пресс-службой администрации города. 1.9. Сотрудники администрации города несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. 1.10. Работа со служебными документами, составляющими государственную или иную охраняемую законом тайну, осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. 2. Подготовка, оформление, согласование проектов постановлений и распоряжений администрации города, мэра города 2.1. Необходимость подготовки проектов постановлений, распоряжений определяется мэром города по результатам рассмотрения обоснований, представленных заместителями мэра, руководителями структурных подразделений администрации города, общественными комиссиями и советами. 2.2. Проведение необходимых согласований постановлений и распоряжений администрации города, мэра города производится в соответствии с Регламентом администрации г. Хабаровска и настоящей Инструкцией. Ответственность за качество подготовки проектов возлагается на руководителей подразделений, представляющих проект постановления, распоряжения. Для разработки проектов постановлений, распоряжений администрации города по наиболее важным вопросам могут создаваться рабочие группы и комиссии. 2.3. Проекты распоряжений администрации города по личному составу готовятся управлением кадров и муниципальной службы администрации г. Хабаровска в установленном порядке. 2.4. В тексте проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города должно содержаться указание, на кого возлагается контроль за исполнением документа. 2.5. Проекты, подготовленные во исполнение каких-либо документов, должны содержать ссылку на них с указанием их реквизитов: наименования вида документа, даты, номера, его названия и начинаться словами: "Во исполнение...", "В соответствии...", "В целях..." и т.п. 2.6. К проектам постановлений, распоряжений администрации города, мэра города о внесении изменений в ранее принятые правовые акты администрации города, мэра города или признании их утратившими силу должны быть приложены копии этих правовых актов. 2.7. Согласование проектов постановлений, распоряжений оформляется на отдельном листе согласования визой, включающей в себя должность, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату (приложение N 3). Все визы должны располагаться на одном листе согласования. Если требуется большое количество виз, допускается располагать их на оборотной стороне листа согласования, а также на втором, третьем и последующих листах с обозначением "Продолжение листа согласования", располагающимся в верхнем правом углу листа. Каждый лист - продолжение листа согласования должен содержать указание на название подлежащего согласованию проекта. В случае, если предприятия и организации, чьи согласования необходимы, находятся за пределами здания администрации города, допускается оформление виз их руководителей отдельно на копиях листа согласования в целях сокращения сроков согласования. Пересылка листов согласования по почте запрещается. При согласовании проекта исполняющим обязанности в листе согласования делается отметка "И. о.", например: "И. о. председателя комитета по управлению Южным округом Зорук Л.И.". Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту документа излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту. В случае согласования с замечаниями отметка об их наличии ставится на листе согласования рядом с подписью должностного лица. После устранения замечаний добавляется отметка "Замечания сняты". Если в процессе работы замечания не снимаются, руководителем структурного подразделения, готовившего проект, пишется служебная записка на имя мэра города о причинах невозможности их устранения. Наличие разногласий не является основанием для снятия проекта с рассмотрения мэром города. 2.8. Если в процессе согласования в проект постановления, распоряжения администрации города, мэра города вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному согласованию. Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его сути. Период согласования проекта документа заинтересованными организациями до момента представления его на подпись мэру города не должен превышать месячный срок, в противном случае он подлежит пересогласованию. Общий отдел осуществляет систематический контроль за соблюдением предельного (месячного) срока согласования проектов постановлений и распоряжений администрации города, мэра города, ежемесячно в срок до 5-го числа готовит аналитические записки мэру города. Срок согласования проектов постановлений и распоряжений администрации города, мэра города каждым должностным лицом администрации города не должен превышать 3 дней, по личному составу - 1 дня. Исправления в листе согласования не допускаются. 2.9. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города согласовываются руководителями структурных подразделений или лицами, исполняющими их обязанности, которые представили проект и которым в проекте предусматриваются задания или поручения, а также других органов и организаций, имеющих отношение к реализации изложенных в документе вопросов. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города, исполнение которых требует финансового обеспечения или изменения структуры администрации города, в обязательном порядке согласовываются вице-мэром города и директором финансового департамента. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города, имеющие приложения, в обязательном порядке согласовываются заместителем мэра города - управляющим делами. Проекты постановлений, распоряжений администрации города о переводе жилых помещений в нежилые помещения в обязательном порядке согласовываются: - председателем комитета по управлению округом (в зависимости от месторасположения жилого помещения); - директором департамента архитектуры, строительства и землепользования администрации города; - начальником управления жилищного фонда и приватизации жилья администрации города; - начальником управления дорог и внешнего благоустройства администрации города; - начальником управления по охране окружающей среды и природных ресурсов администрации города; - начальником отделения дорожной инспекции безопасности и организации дорожного движения отдела государственной инспекции безопасности дорожного движения милиции общественной безопасности управления внутренних дел по г. Хабаровску; - первым заместителем мэра города по городскому хозяйству. (В редакции Распоряжения Администрации г. Хабаровска от 12.12.2011 г. N 381-р) Проекты правовых актов администрации города по предоставлению в собственность за плату земельных участков с расположенными на них объектами недвижимости, принадлежащими юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям или гражданам на праве собственности, согласовываются с: - первым заместителем директора департамента муниципальной собственности администрации города; - заместителем мэра города, директором департамента архитектуры, строительства и землепользования. (В редакции Распоряжения Администрации г. Хабаровска от 12.12.2011 г. N 381-р) Проекты правовых актов о предоставлении земельных участков в аренду под движимые вещи (киоски, павильоны), использующиеся для осуществления торговой деятельности и деятельности по предоставлению услуг общественного питания, за исключением земельных участков, предоставляемых для размещения сезонных объектов торговли, дополнительно согласовываются с заместителем мэра города по торговле, бытовому обслуживанию и пищевой промышленности. Проекты правовых актов администрации города о присвоении городского учетного номера согласовываются с: - заместителем мэра города, директором департамента архитектуры, строительства и землепользования администрации города; - председателем комитета по управлению округом; - первым заместителем директора департамента муниципальной собственности администрации города по земельным отношениям. (В редакции Распоряжения Администрации г. Хабаровска от 12.12.2011 г. N 381-р) Проекты правовых актов администрации города о присвоении городского учетного номера объектам городского хозяйства и жизнеобеспечения согласовываются дополнительно с первым заместителем мэра города по городскому хозяйству. После согласования с вышеуказанными лицами данные проекты правовых актов согласовываются с заместителем начальника юридического управления администрации города. После всех согласований проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города визируются: - начальником контрольного управления администрации города; - начальником юридического управления администрации города; - заместителями мэра города, ответственными за исполнение документа. (В редакции Распоряжения Администрации г. Хабаровска от 12.12.2011 г. N 381-р) Согласование проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города начальником пресс-службы требуется в случае, если постановление, распоряжение администрации города, мэра города подлежит опубликованию. (В редакции Распоряжений Администрации г. Хабаровска от 16.06.2010 г. N 259-р; от 24.06.2011 г. N 200-р) 2.10. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) с использованием текстового редактора Win Word 97 или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14, межстрочный интервал - одинарный (приложения N 1, 2). 2.11. Каждый напечатанный лист проекта должен иметь следующие размеры полей: левое - 35 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - не менее 20 мм. 2.12. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. 2.13. Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения. Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через полуторный межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт") и центрируется по отношению к нему. 2.14. Постановления и распоряжения администрации города, мэра города имеют следующие реквизиты: 1) герб Хабаровского края; 2) герб города Хабаровска; 3) наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ администрации города, мэра города или РАСПОРЯЖЕНИЕ администрации города, мэра города); 4) заголовок Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ). Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком) издан документ?" ("Об отмене...", "О состоянии..."). Заголовок печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа в отведенном для него месте, пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно" для ПЭВМ). В названии документа, которым отменяется другой документ или вносятся изменения, должны быть указаны вид, дата, номер и полное название документа, например: "О внесении изменений в распоряжение мэра города от 27.05.2008 N 1258-р "О приеме на работу Муниц Е.Ю.". Заголовок составляет составитель документа. Печатается он без кавычек, переносы нежелательны. Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4, кроме сопроводительных писем, телефонограмм, телеграмм, извещений. К тексту документов, оформленных на бланке формата А5, заголовок не составляется; 5) текст Текст документа должен быть ясным, кратким, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от заголовка через 1,5 интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ) в установленных границах полей. Допускается изменение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста проекта акта мэра города на одной странице. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть). Преамбула в постановлениях администрации города завершается словами "администрация города", на следующей строке - слово ПОСТАНОВЛЯЕТ, которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля (например, приложение N 1), в постановлениях мэра города преамбула завершается словом ПОСТАНОВЛЯЮ. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые оформляются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце, например 1.1., 2.3.5. и т.д. В исключительных случаях подпункты могут обозначаться следующим образом: а), б), в) или 1), 2), 3), либо начинаться с тире. Подпункты, нумеруемые арабскими цифрами с точками, начинаются с прописной буквы, в конце ставится точка. После строчных буквенных или цифровых обозначений со скобкой, а также при постановке в начале тире подпункты начинают со строчной буквы и заканчивают (кроме последнего) точкой с запятой. Все изменения, вносимые в ранее принятое постановление, распоряжение, должны соответствовать структуре основного правового акта, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту. При наличии приложений к постановлению, распоряжению администрации города, мэра города в тексте на них обязательно делается ссылка. Электронная версия представляемого проекта постановления, распоряжения администрации города, мэра города должна полностью соответствовать версии, представляемой на бумаге в общий отдел администрации города; 6) подпись Отделяется от текста 2 - 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Мэр города", инициалов и фамилии мэра города. Слова "Мэр города" печатаются от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия мэра города - у правой границы текстового поля; 7) дата Проставляется в день подписания документа, оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 25 июня 2008 г. следует оформлять 25.06.2008, печатается на бланке на отведенном для нее месте; 8) индекс (номер) Проставляется на бланке после подписания документа на отведенном для него месте. К порядковому номеру распоряжения администрации города через дефис добавляется строчная буква "р"; 9) приложения Приложения к проектам постановлений и распоряжений администрации города, мэра города оформляются на отдельных листах бумаги (приложения N 4, 5). Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений и распоряжений. В приложениях к постановлениям, распоряжениям помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект, на последнем листе с оборотной стороны внизу. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "Приложение", ниже через полуторный межстрочный интервал в режиме "точно 12 пт" от этого слова дается ссылка на постановление или распоряжение администрации города, мэра города. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например: Приложение N 1 1,5 12 пт к постановлению администрации города от 08.03.2008 N 215 Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см. При наличии в тексте постановления, распоряжения формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, программу, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер и оформляется аналогично приложению, например: Приложение N 2 УТВЕРЖДЕН постановлением администрации города от 11.06.2008 N 150 Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, состав - УТВЕРЖДЕН. Заголовок к тексту приложения центрируется относительно текста. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзаца относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов жирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы нумеруются, и на второй и последующих страницах указываются только номера граф. Допускается повторение заголовочной части таблицы (наименования граф) на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа, в правом верхнем углу приложения делается указание на продолжение приложения, например: "Продолжение приложения N 1". В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.). 2.15. В постановлениях и распоряжениях администрации города, мэра города употребляются полные наименования органов власти, предприятий, учреждений, организаций, должностей упоминаемых лиц. 2.16. Проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города в обязательном порядке представляются в общий отдел с листом рассылки, пояснительной запиской, в которой излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть вопроса, наличие разногласий с оценкой возможных последствий принятия предлагаемых решений, а также позиция подразделения, ответственного за подготовку проекта постановления, распоряжения. При необходимости прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта. Проекты постановлений, распоряжений, подготовленные с отступлением от установленных настоящей Инструкцией правил, подлежат возврату. 2.17. Полностью подготовленные и согласованные проекты постановлений, распоряжений администрации города, мэра города вместе с необходимыми документами представляются через общий отдел заместителю мэра города - управляющему делами, который утверждает указатель рассылки проекта, после чего представляет их на подпись мэру города. 2.18. Постановления и распоряжения администрации города, мэра города регистрируются в общем отделе раздельно в пределах календарного года. 2.19. Копии постановлений и распоряжений администрации города, мэра города, заверенные печатью общего отдела, направляются адресатам в 3-дневный срок общим отделом в соответствии с листами рассылки, составленными исполнителями, причем постановления, распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые постановления, распоряжения, или их правопреемникам. В листе рассылки должен быть указан почтовый адрес. Дополнительная рассылка постановлений, распоряжений администрации города, мэра города осуществляется по заявке подразделения-исполнителя либо по указанию заместителя мэра города - управляющего делами, о чем делается отметка в соответствующем листе рассылки. 2.20. Подлинник постановления, распоряжения администрации города, мэра города, лист согласования, справка к проекту постановления, распоряжения остаются в общем отделе, остальные материалы возвращаются подразделению-исполнителю. 2.21. При необходимости внесения изменений в подписанное мэром города постановление, распоряжение проект соответствующего документа представляет структура, готовившая первоначальный документ. Подготовка, оформление и согласование проектов постановлений к заседанию коллегии при мэре города производятся в порядке, аналогичном порядку подготовки проектов постановлений, распоряжений администрации города, мэра города. 3. Подготовка и оформление документов администрации города 3.1. Протокол 3.1.1. Протокол фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегии при мэре города, комиссий, методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч и т.п. 3.1.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. 3.1.3. Протокол заседания коллегии при мэре города (далее - протокол) оформляется общим отделом (приложение N 6). Протокол заседания коллегии должен быть подготовлен и представлен на подпись председателю коллегии (или его заместителю) не позднее чем через 3 дня со дня заседания. 3.1.4. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется следующим образом: Председатель. Присутствовали - список членов коллегии, присутствующих на заседании, в алфавитном порядке. Приглашенные - если более 20 человек, прилагаются отдельным списком. Повестка заседания. Докладчики по каждому пункту повестки заседания. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ: Основная часть протокола печатается через один межстрочный интервал. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае делается сноска "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения. Допускается краткая форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам. 3.1.5. Протокол подписывается председателем коллегии (или его заместителем). Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. 3.1.6. Протоколы печатаются на общем бланке администрации города формата А4, имеют следующие реквизиты: наименование вида документа (ПРОТОКОЛ); вид заседания, совещания; дата и номер протокола. Дата, оформленная цифровым способом, и номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах. Подпись отделяется от текста 2 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. 3.2. Поручения мэра города 3.2.1. Протокол поручений мэра города, данных на аппаратном совещании, ведет советник мэра города (приложение N 7), ставит на контроль контрольное управление администрации города, рассылку протокола осуществляет общий отдел. (В редакции Распоряжения Администрации г. Хабаровска от 28.06.2011 г. N 205-р) 3.2.2. Ведение протоколов объездов мэра города, совещаний при мэре города осуществляет структурное подразделение, организовывающее объезд, совещание (приложение N 8). Проекты протоколов визируются заместителем мэра города, курирующим структурное подразделение, организовывающее объезд, совещание, и начальником контрольного управления администрации города. Протоколы объезда, совещаний представляются на подпись мэру города в трехдневный срок с момента проведения объезда, совещания. (В редакции Распоряжения Администрации г. Хабаровска от 28.06.2011 г. N 205-р) 3.3. Служебные записки 3.3.1. Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений (запросы, уточнения заданий, информация по запросам, разъяснения и др.) (приложение N 9). 3.4. План 3.4.1. План (приложение N 10) фиксирует действия или мероприятия, намечаемые к исполнению, их последовательность, объем, сроки исполнения, исполнителей и в ряде случаев сведения об исполнении. Основное содержание плана может быть изложено в форме текста или таблицы. В так называемых календарных планах перечисляемые мероприятия располагают в хронологическом порядке, т.е. по срокам исполнения. 3.4.2. Календарный план работы структурного подразделения подписывается его руководителем и утверждается заместителем мэра города, курирующим соответствующее структурное подразделение (приложение N 11). Календарный план структурного подразделения, непосредственно подчиненного мэру города, утверждается мэром города. 3.5. Служебные письма 3.5.1. Служебные письма структурными подразделениями администрации города готовятся: - как ответы о выполнении поручений мэра города; - как исполнение поручений мэра города по обращениям граждан по вопросам, относящимся к их компетенции; - как пояснительные записки к проектам актов мэра города; - как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц; - как инициативные письма (приложение N 12). 3.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя с учетом сроков исполнения поручений и запросов организаций, предприятий или частных лиц. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений. 3.5.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата А4 или А5. Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст которых не содержит пояснения о цели направления и к ним прилагается. Изготовление бланков письма с изображением герба Хабаровского края и герба г. Хабаровска средствами электронно-вычислительной техники в администрации города запрещается. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. 3.5.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Управление считает...". 3.5.5. Датой письма является дата его подписания. 3.5.6. Письма на бланках администрации города подписывают мэр города, его заместители. Письма структурных подразделений оформляются на бланках письма структурных подразделений. 3.5.7. Письма, подписанные мэром города, его заместителями, регистрируются и рассылаются общим отделом. Письма, подписанные начальниками структурных подразделений, регистрируются и рассылаются ими самостоятельно. 4. Машинописные, стенографические и копировально-множительные работы 4.1. Требования к изготовлению документов с помощью печатающих устройств 4.1.1. Документы могут изготавливаться при помощи печатающих устройств электронно-вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются специалисты органа местного самоуправления, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). 4.1.2. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Microsoft Word с использованием шрифта Times New Roman, размеры N 12 (для оформления табличных материалов), 13 - 15 с установкой межстрочных интервалов: "точно", "одинарный", "полуторный". 4.1.3. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются в режиме "одинарный" для ПЭВМ, на бланках формата А5 - в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ. Тексты докладов и документов, подготавливаемых к печатному изданию, допускается печатать в режиме "полуторный" для ПЭВМ. 4.1.4. Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга в режиме "одинарный" для ПЭВМ. Например: СОГЛАСОВАНО: 1,5 Начальник точно 12 пт управления образования администрации города подпись О.Я. Тен дата 4.1.5. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами. 4.1.6. Название вида документа печатается прописными буквами. 4.1.7. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются на уровне последней строки наименования должности. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия - у правой границы текстового поля. Например: Директор финансового департамента подпись В.Е. Соколов 4.1.8. Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк), то его строку допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится. 4.1.9. При печатании документов используются следующие стандартные положения табулятора: - от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизитах "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ; - после 1,5 см - для начала абзаца в тексте; - после 9 - 10 см - для реквизита "Адресат"; - после 10 - 11 - для реквизита "Гриф утверждения документа"; - до границы правого поля - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись". 4.1.10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст - в режиме "точно 12 пт". 4.1.11. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами. Первый ряд начинается от левой границы текстового поля, второй ряд - после 10 - 11 см от границы левого поля. 4.2. Машинописные работы 4.2.1. В машинописном бюро администрации города печатаются только материалы служебного характера. 4.2.2. В машинописном бюро в первую очередь печатаются проекты постановлений и распоряжений администрации города, мэра города, материалы к заседаниям коллегии при мэре города, совещаниям у мэра или его заместителей, проекты писем за подписью мэра города, вице-мэра города, первого заместителя мэра города, заместителей мэра города, грамоты, благодарности, приветственные адреса, благодарственные письма мэра города, пригласительные билеты, поздравительные открытки, различные схемы и др., а также редактируется и готовится к изданию в типографии телефонный справочник администрации города, готовится его электронная версия для размещения на сервере. Остальные материалы печатаются в порядке поступления. Срочные документы печатаются немедленно. Срочность печатания документов определяется начальником общего отдела и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заказа. Документы, сданные в работу после 17.00, печатаются, как правило, на следующий день. 4.2.3. Поздравительные открытки изготавливаются в цвете за подписью мэра города, вице-мэра, первого заместителя мэра, заместителей мэра города. 4.2.4. Требования к рукописям, сдаваемым в печать. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво на белой бумаге формата А4 или А3, на одной стороне листа с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные или нечеткие ксерокопии материалов. Не допускается вписывание правок между строк, вставок на полях. При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, наименований организаций, специальных терминов, иностранных слов, чисел, географических названий. Сокращения слов должны применяться только общепринятые. Рукопись, отвечающая перечисленным выше требованиям, с указанием фамилии автора и номера его служебного телефона сдается в машинописное бюро. Все рукописи, сданные для печатания, регистрируются в специальном журнале. 4.2.5. Печатание документов под диктовку не производится. 4.2.6. Перепечатывание одного и того же документа допускается не более трех раз, для осуществления последующего перепечатывания документа на откорректированном тексте документа должна быть разрешающая виза начальника общего отдела. 4.3. Стенографические работы 4.3.1. Общий отдел обеспечивает запись заседаний коллегии при мэре города и ее расшифровку. 4.3.2. Оформление стенограмм заседаний коллегии при мэре города осуществляется машинописным бюро в течение трех недель с даты проведения заседания, расшифровка записей и оформление стенограмм совещаний мэра города - в течение одной недели. 4.3.3. Магнитные записи расширенных заседаний коллегии при мэре города и совещаний мэра города хранятся до подписания оформленной стенограммы заместителем мэра города - управляющим делами, после чего уничтожаются путем размагничивания. 4.3.4. Подлинники расшифрованных стенографических записей заседаний коллегии при мэре города хранятся в общем отделе в течение года, после чего сформированные в дела передаются в ведомственный архив. 4.4. Копировально-множительные работы 4.4.1. В копировально-множительном бюро администрации города печатаются только материалы служебного характера. 4.4.2. Выполнение копировально-множительных работ в аппарате администрации города производится централизованно в копировально-множительном бюро, а также на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях администрации города. 4.4.3. В копировально-множительном бюро копируются служебные материалы и документы по заказам руководителей структурных подразделений администрации города. 4.4.4. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формата А3. 4.4.5. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке копируются документы и материалы к заседаниям коллегии при мэре города и городской Думы. Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется начальником общего отдела и подтверждается соответствующей пометкой и визой на бланке заказа. 4.4.6. Заверение копий производит общий отдел управления делами администрации города. 4.4.7. На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях администрации города, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. 4.4.8. Копирование бланков документов любого вида в администрации города запрещается. 5. Правила оформления документов 5.1. Бланки документов 5.1.1. Документы администрации города и мэра города оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложение N 13). Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм). Каждый лист документа должен иметь поля: - 35 мм - левое; - 10 мм - правое; - 20 мм - верхнее; - 20 мм - нижнее. Постановления, распоряжения администрации города, письма мэра города и структурных подразделений администрации города оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и настоящей Инструкцией. Схемы расположения реквизитов представлены в приложении N 14. Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка. 5.1.2. В администрации г. Хабаровска применяются следующие бланки: - бланки постановлений и распоряжений администрации города; - бланки распоряжений мэра города, издающихся по вопросам обнародования нормативных правовых актов городской Думы и вопросам созыва внеочередного заседания городской Думы; - бланки постановлений мэра города, издающихся по вопросам, отнесенным к исключительной компетенции мэра города; - бланк письма администрации города Хабаровска формата А4 с угловым расположением реквизитов; - общий бланк администрации города с угловым расположением реквизитов. 5.1.3. Бланки с воспроизведением герба Хабаровского края и герба города Хабаровска изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам администрации г. Хабаровска. 5.1.4. Бланки документов используются строго по назначению, выдаются структурным подразделениям общим отделом. В переписке между руководителями структурных подразделений администрации г. Хабаровска гербовые бланки документов не используются. 5.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов При подготовке документов администрации города Хабаровска, мэра города используются следующие реквизиты: 5.2.1. Изображения гербов Хабаровского края и города Хабаровска помещают на верхнем поле бланков документов администрации города. Высота гербов - 17 мм, расстояние между гербами - 4 мм. 5.2.2. Код организации Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 5.2.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) органа местного самоуправления проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 5.2.4. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 5.2.5. Дата документа Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Дата проставляется цифровым способом в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 29.05.2008. 5.2.6. Подпись документа Документы, направляемые первым должностным лицам в вышестоящие органы, подписываются мэром города Хабаровска или, по его поручению, вице-мэром г. Хабаровска. Документы, направляемые другим организациям, ведомствам или частным лицам, подписываются мэром г. Хабаровска, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. 5.2.7. Адресование документа Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например: Департамент внешнеэкономических связей и туризма Управление по туризму При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, например: Администрация г. Хабаровска Финансовый департамент Директору департамента В.Е. Соколову При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например: Директору МУП "Хабаровский специализированный производственный комбинат коммунального обслуживания" Ю.М. Баженову При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например: И.П. Нефедовой ул. Ключевая, д. 28 ст. Сиверская, Гатчинский район, Ленинградская обл., 188330 5.2.8. Согласование документа Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования. Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Представляемые на подпись документы согласовываются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения конкретным должностным лицам, должны быть согласованы ими. Реквизит включает в себя наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Например: СОГЛАСОВАНО Заместитель Мэра - подпись управляющий Делами 25.01.2008 В.Д. Безлепкин или СОГЛАСОВАНО Письмо Министерства культуры Российской Федерации от 25.07.2008 N 13-02/1153 Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись". Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности: - с должностными лицами администрации г. Хабаровска; - с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе; - при необходимости с органами, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями; - с иными органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов. 5.2.9. Удостоверение документа Для удостоверения подлинности документов или соответствия копии документов подлинникам в аппарате администрации города используются гербовая и другие печати. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Изготовление и использование печатей и штампов в администрации города осуществляется в соответствии с постановлением мэра города от 17.11.2006 N 1448 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках администрации города Хабаровска, ее структурных подразделений, муниципальных предприятий и учреждений". Примерные перечни документов, на которых ставится гербовая и простая печать, приведены в приложении N 15. Печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах и сейфах. Администрация выдает и заверяет копии только тех документов, которые созданы в администрации. Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати администрации города. Копии постановлений, распоряжений администрации города, мэра города подготавливаются и заверяются общим отделом администрации города. Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита "Подпись" и состоит из слова "Верно", должности лица, заверяющего копию, личной подписи, расшифровки подписи, даты. Копии ранее принятых постановлений, распоряжений администрации города, мэра города выдаются предприятиям, организациям или физическим лицам по поручению заместителя мэра города - управляющего делами на основании письменного заявления о выдаче копии. На копиях ставится печать общего отдела администрации города. 5.2.10. Утверждение документа На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Заместитель Мэра г. Хабаровска по промышленности, транспорту и связи подпись С.В. Афанасьев 22.02.2008 Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 16. 5.2.11. Резолюция В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. 5.2.12. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает фамилию, имя, отчество исполнителя, номер его телефона и печатается шрифтом N 12, например: Люсая Лидия Ивановна 32 79 22 5.2.13. Оформление приложений к документу Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.). Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например: Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз. 2. Проект ... на 8 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается. 5.2.14. Отметка об исполнении документа Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. 6. Организация документооборота и исполнения документов 6.1. Организация документооборота 6.1.1. Движение документов в администрации г. Хабаровска с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 6.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и органах и должностными инструкциями их работников. 6.2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции 6.2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в администрацию г. Хабаровска корреспонденции производятся в централизованном порядке общим отделом. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. На корреспонденции, поступившей в общий отдел после 15.00, проставляется штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. Все конверты (бандероли), за исключением личной корреспонденции, вскрываются. При обнаружении повреждения конверта (бандероли), при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 2 экземплярах: первый экземпляр остается в общем отделе, второй направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов. 6.2.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции приведен в приложении N 17. 6.2.3. Регистрация документов осуществляется путем проставления на нем регистрационного номера с последующей записью сведений о документе в электронную регистрационную карточку системы "Гран-Док" и иных систем. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения или использования в справочных целях. Основным принципом регистрации является однократность. Регистрация поступивших документов, адресованных мэру города, его заместителям (за исключением письменных обращений граждан), производится в общем отделе с вводом информации о них в компьютерную базу данных. На зарегистрированных документах в нижней части первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации документа, его входящий номер. При регистрации поступившего документа в компьютерной базе данных в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе. Данные о зарегистрированных документах хранятся не менее 5 лет. 6.2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется общим отделом в соответствии с распределением обязанностей между мэром города и его заместителями. 6.2.5. Документы, поступившие непосредственно мэру города, его заместителям (незарегистрированные), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в общий отдел. 6.2.6. Документы, поступающие по факсимильной связи, регистрируются общим отделом в журнале регистрации факсимильной информации. 6.2.7. Документы, поступающие по электронной почте, регистрируются в общем отделе, после чего передаются адресатам. (В редакции Распоряжения Администрации г. Хабаровска от 27.01.2011 г. N 26-р) 6.2.8. Передача зарегистрированного документа от мэра города и его заместителей структурным подразделениям производится через общий отдел. Документы, поступившие в адрес структурных подразделений, общим отделом не регистрируются. 6.3. Порядок прохождения и исполнения документов изложен в Регламенте администрации г. Хабаровска. 6.4. Организация доставки документов 6.4.1. Доставка обработанной в общем отделе корреспонденции в правительство Хабаровского края, Законодательную Думу Хабаровского края осуществляется как нарочно, так и средствами почтовой и электрической связи. 6.4.2. По каналам электрической связи отправляются: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. 6.4.3. Документы для отправки передаются в общий отдел с указанием почтового адреса или листом рассылки. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно. 6.5. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи 6.5.1. Электронные сообщения, отправляемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях. 6.5.2. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: - передаваемый документ (текст, схема, графическое изображение) должен быть выполнен на бумаге формата А4 черным цветом; - документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения; - ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения; - запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования". Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. 6.6. Учет количества документов 6.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится в общем отделе, секторе по рассмотрению обращений граждан, структурных подразделениях. При этом раздельно учитывается количество входящих и исходящих документов. 6.6.2. Результаты учета количества документов обобщаются общим отделом и представляются мэру города. 6.6.3. Каждый экземпляр документа подсчитывается отдельно. 6.7. Работа исполнителей с документами 6.7.1. Мэр города и заместители мэра города обеспечивают оперативное рассмотрение документов, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. 6.7.2. При рассмотрении документов мэр города и заместители мэра города выделяют документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются исполнителю общим отделом немедленно. 6.7.3. Исполнение документа может включать в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на копирование. На документ исполнитель готовит указатель рассылки. 6.7.4. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). 7. Поисковая система по документам 7.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения: 7.1.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. 7.1.2. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется, но делается отметка в регистрационной карте. 7.1.3. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения Губернатора края, постановления Правительства края, постановления и распоряжения мэра города, служебная переписка, обращения граждан и т.д. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел, например: 1-24/18, где 1-24 - индекс дела по номенклатуре дел, 18 - порядковый регистрационный номер. Регистрационными номерами документов являются их порядковые номера в пределах каждого вида документов, которые им присваиваются в рамках календарного года. Регистрационные номера писем, жалоб, заявлений граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа, например: 1-24/18-К. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой. 7.1.4. Документы регистрируются в электронных карточках, журналах. 7.1.5. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: - наименование организации (автора или корреспондента); - наименование вида документа; - дата и регистрационный номер документа; - заголовок к тексту (краткое содержание документа); - резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); - срок исполнения документа; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами. 7.2. Организация поисковой системы по документам. 7.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений создаются поисковые системы по документам. 7.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники, например, справочные картотеки (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации. 7.2.3. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения. 8. Контроль за исполнением документов 8.1. Организация контроля за исполнением документов производится в соответствии с Регламентом администрации г. Хабаровска и муниципальным правовым актом. 8.2. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения - в указанный срок; - без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца; - по обращениям граждан - в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан". Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий рабочий день. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме (контрольной карточке). 8.3. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока. Продление срока исполнения поручения допускается в исключительных случаях. В этом случае руководители структурных подразделений представляют автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. 8.4. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа. 8.5. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель структурного подразделения или по его поручению другой ответственный работник. Снятие документа с контроля оформляется отметкой о его исполнении и направлении в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. Контроль за исполнением документов в администрации города и ее структурных подразделениях, как правило, должен осуществляться с помощью автоматизированной системы контроля. 8.6. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. 8.7. Специалист общего отдела, ответственный за непосредственный контроль за исполнением документов, 2 раза в месяц готовит сводные данные о ходе исполнения документов, стоящих на контроле, к аппаратному совещанию мэра города. Контроль за прохождением и исполнением жалоб граждан осуществляется сектором по рассмотрению обращений граждан администрации города. Сводку об исполнении документов в администрации города составляют: контрольное управление администрации города, сектор по рассмотрению обращений граждан - ежемесячно, общий отдел управления делами - 2 раза в месяц. (В редакции Распоряжения Администрации г. Хабаровска от 28.06.2011 г. N 205-р) Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа с документом закончена. 9. Организация документов в делопроизводстве Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив структурным подразделением в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел, формирование дел, оформление, учет и обеспечение сохранности документов и доступа к ним. 9.1. Составление номенклатуры дел 9.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 9.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях администрации г. Хабаровска, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности администрации г. Хабаровска, их виды, состав и содержание. 9.1.3. В администрации г. Хабаровска составляются номенклатуры дел структурных подразделений, сводная номенклатура дел администрации города и перечень документов постоянного хранения на основе номенклатур дел структурных подразделений, не являющихся источником комплектования госархива Хабаровского края. Номенклатуры дел структурных подразделений составляются отделом (лицом), ответственным за ведение делопроизводства, подписываются руководителем подразделения и представляются в общий отдел (приложение N 18). Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в общий отдел. 9.1.4. Сводная номенклатура дел подписывается специалистом общего отдела, отвечающим за архив, согласовывается с центральной экспертной комиссией (далее - ЦЭК) администрации города и научно-экспертной методической комиссией (далее - НЭМС) госархива Хабаровского края и утверждается заместителем мэра города - управляющим делами администрации города. Согласовывается номенклатура дел с госархивом Хабаровского края не реже одного раза в 5 лет. 9.1.5. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения администрации города получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. 9.1.6. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 9.1.7. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры администрации города. 9.1.8. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой администрации города. 9.1.9. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации города. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 9.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дел употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов) В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: Переписка с Законодательной Думой Хабаровского края по вопросам... В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с Хабаровской городской Думой по административно-хозяйственным вопросам Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, например: - нормативные и инструктивные документы вышестоящих органов; - постановления и распоряжения администрации города; - постановления и распоряжения мэра города; - протоколы заседаний коллегии, комиссий, штабов, совещаний при руководителях и документы к ним; - планы; - отчеты; - справочные документы, переписка; - вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с госархивом Хабаровского края срок хранения. В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2000 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче в другую организацию дел продолжения и др. 9.1.11. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 9.1.12. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 9.2. Формирование и оформление дел 9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 9.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: - помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; - группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; - раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; - в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; - по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. 9.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с постановлением мэра города от 15.07.2003 N 900 "О порядке ведения личных дел муниципальных служащих муниципальной службы". Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. 9.2.4. Дела администрации города подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками общего отдела и специалистами структурных подразделений, назначенных ответственными за делопроизводство. 9.2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела; нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 9.2.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной настоящей Инструкцией форме (приложение N 19). На обложке дела указываются реквизиты: наименование администрации города; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: - наименование администрации города указывается полностью, в именительном падеже; - наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; - индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел администрации города; - заголовок дела - переносится из номенклатуры дел администрации города; - дата дела - указывается год заведения и год окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 9.2.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 9.3. Организация оперативного хранения документов 9.3.1. С момента заведения и до передачи в архив структурного подразделения дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство и архив, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, затем сдаются в архив структурного подразделения. 9.3.2. Из архива выдача дел сотрудникам подразделения для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. Изъятие документов из дел постоянного хранения структурного подразделения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя структурного подразделения с оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии документа. 10. Порядок передачи документов на хранение в госархив Хабаровского края 10.1. Документы постоянного хранения, включенные в Перечень документов, подлежащих передаче в государственное учреждение "Государственный архив Хабаровского края" (далее - госархив Хабаровского края), передаются на хранение по истечении 5 лет после проведения экспертизы ценности документов общим отделом управления делами администрации г. Хабаровска. Документы постоянного хранения, включенные в сводную номенклатуру дел администрации города, но не вошедшие в Перечень документов, подлежащих передаче в госархив Хабаровского края, хранятся в структурных подразделениях администрации города по месту их формирования. Средства, необходимые для организации описания документов, включенных в Перечень документов, подлежащих передаче в госархив Хабаровского края, ежегодно предусматриваются сметой расходов общего отдела управления делами администрации города в установленном порядке. 10.2. Документы постоянного хранения, подлежащие передаче на государственное хранение, комитетов по управлению округами администрации города, департамента муниципальной собственности, финансового департамента, управлений экономического развития, здравоохранения, образования, культуры передаются в госархив Хабаровского края по истечении 5 лет ответственными за делопроизводство и архив или заведующим архивом после проведения экспертизы ценности документов. Документы постоянного хранения, не подлежащие передаче на государственное хранение этих структурных подразделений, хранятся по месту формирования или в их архивах. 10.3. Экспертиза ценности документов 10.3.1. Для организации контроля за соблюдением действующего законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов в области архивного дела в администрации города Хабаровска действует Центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК). 10.3.2. Функции и права ЦЭК, а также организация ее работы определяются Положением. 10.3.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях администрации города непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства и обеспечение сохранности документов, совместно с экспертными комиссиями. 10.3.4. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в госархив Хабаровского края, а также отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности") или "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, и выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 10.3.5. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатур дел структурных подразделений администрации г. Хабаровска путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК структурного подразделения администрации города. 10.3.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. На дела временного (до 10 лет) хранения описи дел могут не составляться. 10.3.7. В структурных подразделениях администрации города описи дел составляются ежегодно. ИПС «Законодательство России»: примечание. В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: имеется в виду приложение 20, а не приложение 24 к данной Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска. 10.3.8. Описи дел структурных подразделений администрации города составляются в четырех экземплярах по установленной форме (приложением N 24). Описи дел подписываются составителем с указанием его должности. Описи дел постоянного хранения согласовываются с ЭК структурного подразделения и ЭПМК (экспертно-проверочная методическая комиссия) управления по делам архивов Правительства Хабаровского края. Описи дел по личному составу согласовываются с ЭК структурного подразделения, ЭПК архивного отдела управления делами администрации города и НЭМС (научный экспертно-методический совет) госархива Хабаровского края. Согласованные описи дел утверждаются руководителем структурного подразделения администрации города. 10.3.9. Общий отдел управления делами администрации города ежегодно организует описание подрядной группой госархива Хабаровского края документов постоянного хранения, включенных в Перечень документов, подлежащих передаче в госархив Хабаровского края, который ежегодно уточняется. ИПС «Законодательство России»: примечание. В официальном тексте документа, видимо, допущена опечатка: имеется в виду приложение 21, а не приложение 25 к данной Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска. 10.3.10. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 25) производится после составления описей дел постоянного хранения, по личному составу и временного хранения (свыше 10 лет) за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК структурного подразделения. 10.4. Подготовка и передача документов в архив 10.4.1. В архив структурного подразделения дела с исполненными документами постоянного и временного хранения могут передаваться после истечения 3-летнего срока хранения и использования в структурном подразделении. Передача производится только по описям дел и акту о приеме-передаче. Структурные подразделения администрации города, в деятельности которых формируются дела по личному составу, по истечении 3-летнего срока хранения передаются в МУ "Хабаровский городской центр хранения документов" в соответствии с его Уставом. Средства, необходимые для организации описания документов по личному составу структурных подразделений администрации города, ежегодно предусматриваются их сметами расходов в установленном порядке. 10.4.2. Передача дел в архив структурного подразделения осуществляется по графику. 10.4.3. В период подготовки дел к передаче в архив структурного подразделения сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить самостоятельно. 10.4.4. Прием каждого дела производится заведующим архивом или ответственным за архив структурного подразделения в присутствии работника, передающего документы. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом или ответственного за архив лица, передавшего дела. 10.4.5. В случае прекращения деятельности структурного подразделения администрации города лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного подразделения, формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передает документы постоянного хранения в госархив Хабаровского края, по личному составу, а также документы постоянного хранения, не подлежащие передаче в госархив Хабаровского края, временного хранения с неистекшим сроком хранения - в МУ "Хабаровский городской центр хранения документов". Передача дел оформляется актом о приеме-передаче дел. 11. Изготовление и использование печатей и штампов 11.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации г. Хабаровска, производится по разрешению заместителя мэра города - управляющего делами на основании Положения о структурном подразделении. Самостоятельные структурные подразделения предусматривают свой порядок изготовления, хранения и учета печатей, необходимых им для осуществления своих полномочий, не противоречащий действующим требованиям. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи мэра города определяется мэром города. Заявка на изготовление штампов с факсимильным воспроизведением подписи мэра города подписывается заместителем мэра - управляющим делами. 11.2. Изготовленные печати и штампы учитываются в общем отделе и выдаются под расписку сотрудникам структурных подразделений, отвечающим за их использование и сохранность. 11.3. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. ИПС «Законодательство России»: примечание. Нумерация пунктов дана в соответствии с официальным текстом документа. 10.4. Гербовая печать администрации города (в форме правильного круга с изображением герба Хабаровская края) хранится у заместителя мэра города - управляющего делами и ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности: на документах, связанных с вопросами финансирования, договорах, доверенностях, удостоверениях, на подлинных документах и других документах, удостоверение гербовой печатью которых предусмотрено федеральным и краевым законодательством, а также нормативными правовыми актами органов городского самоуправления. Документы, на которых ставится гербовая печать администрации города, подписываются мэром города или должностными лицами администрации города, которым мэр города делегировал право подписи. 11.5. Структурные подразделения органов городского самоуправления могут иметь гербовую печать. Гербовая печать структурных подразделений органов городского самоуправления представляет собой печать в форме правильного круга с изображением герба города Хабаровска. Простые круглые мастичные печати ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи мэра города могут использоваться на открытках, дипломах, благодарностях, Почетных грамотах и других документах аналогичного характера. Факсимиле с воспроизведением подписи мэра города хранится у заместителя мэра города - управляющего делами. 11.6. Об утрате печати или штампа незамедлительно письменно ставится в известность заместитель мэра города - управляющий делами. 11.7. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в общий отдел, где они уничтожаются по акту. 11.8. Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей структурных подразделений. 11.9. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в общий отдел. 11.10. В случае реорганизации, ликвидации структурного подразделения администрации города штампы и печати должны быть сданы в общий отдел. Приложение N 1 к Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска /\ ¦ 20 мм \/ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА /\ ¦ 20 мм ПОСТАНОВЛЕНИЕ \/ /\ ¦ 10 мм ______________ N ______ \/ г. Хабаровск /\ ¦ 13 мм \/ О праздновании Дня медицинского /\ работника ¦ 17 мм /\ \/ ¦ 2 интервала в режиме ¦ "одинарный" для ПЭВМ \/ В связи с празднованием Дня медицинского работника 10 июня 2008 года администрация города ПОСТАНОВЛЯЕТ: 35 мм 1. Утвердить план мероприятий, посвященных празднованию 10 мм ----> Дня медицинского работника в городе Хабаровске, согласно <---> приложению N 1 и смету расходов на проведение мероприятий в честь Дня медицинского работника согласно приложению N 2. 2. Управлению здравоохранения администрации города (Шапиро И.А.) провести 10 июня 2008 года торжественное собрание, посвященное профессиональному празднику - Дню медицинского работника. 3. Выделить из целевой бюджетной программы администрации города Хабаровска 26303 (двадцать шесть тысяч триста три) рубля на проведение мероприятий в честь Дня медицинского работника. 4. ... /\ ¦ ¦ (Далее текст не приводится) ¦ 2 - 3 интервала ¦ в режиме "одинарный" ¦ для ПЭВМ \/ Мэр города А.Н. Соколов Образец постановления администрации города Хабаровска /\ ¦ 20 мм \/ Приложение N 2 к Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска /\ ¦ 20 мм \/ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА /\ ¦ 20 мм РАСПОРЯЖЕНИЕ \/ /\ ¦ 10 мм ______________ N ______ \/ г. Хабаровск /\ ¦ 13 мм \/ О премировании муниципальных /\ служащих администрации города ¦ 17 мм за май 2008 года ¦ /\ \/ ¦ 2 интервала в режиме ¦ "одинарный" для ПЭВМ \/ В соответствии с Положением о премировании муниципальных служащих администрации города по итогам работы за месяц, утвержденным постановлением мэра города от 04.01.2005 N 17 "Об утверждении Положения о премировании муниципальных служащих администрации города по итогам работы за месяц", и на основании протокола комиссии по премированию муниципальных служащих администрации города от 10.05.2008 N 5: 35 мм 1. Выплатить муниципальным служащим администрации города 10 мм ----> премию за май 2008 года в размере 25% должностного оклада <---> (тарифной ставки) за фактически отработанное время. 2. ... /\ ¦ ¦ (Далее текст не приводится) ¦ 2 - 3 интервала ¦ в режиме "одинарный" ¦ для ПЭВМ \/ Мэр города А.Н. Соколов Образец распоряжения администрации города Хабаровска /\ ¦ 20 мм \/ Приложение N 3 к Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска Лист согласования к проекту постановления администрации города "О приемке в муниципальную собственность канализационных сетей и КНС, являющихся собственностью ОАО "Дальтрансстрой" СОГЛАСОВАНО Первый заместитель мэра города по городскому подпись, хозяйству дата И.О. Фамилия Заместитель мэра города, директор департамента подпись, муниципальной собственности администрации города дата И.О. Фамилия Директор финансового департамента администрации подпись, города дата И.О. Фамилия Начальник управления ЖКХ и эксплуатации жилищного подпись, фонда администрации города дата И.О. Фамилия Директор МУП "Водоканал" подпись, дата И.О. Фамилия Генеральный директор ОАО "Дальтрансстрой" подпись, дата И.О. Фамилия Начальник юридического управления администрации подпись, города дата И.О. Фамилия Начальник контрольного управления администрации подпись, города дата И.О. Фамилия (В редакции Распоряжения Администрации г. Хабаровска от 28.06.2011 г. N 205-р) Образец листа согласования к проекту постановления администрации города Хабаровска Продолжение листа согласования к проекту постановления администрации города "О приемке в муниципальную собственность канализационных сетей и КНС, являющихся собственностью ОАО "Дальтрансстрой" СОГЛАСОВАНО Начальник управления энергообеспечения, подпись топлива, инженерных коммуникаций дата И.О. Фамилия администрации города Начальник управления по делам ГО и ЧС подпись администрации города дата И.О. Фамилия Образец продолжения листа согласования к проекту постановления администрации города Хабаровска Приложение N 4 к Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации города Хабаровска Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Июль
|
