|
Расширенный поиск
Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 23.01.2008 № 14-рГУБЕРНАТОР ХАБАРОВСКОГО КРАЯ РАСПОРЯЖЕНИЕ N 14-р 23 января 2008 г. г. Хабаровск О примерных инструкциях по делопроизводству в органах местного самоуправления Хабаровского края В целях оказания методической помощи и совершенствования документационного обеспечения управления в органах местного самоуправления муниципальных образований Хабаровского края: 1. Утвердить прилагаемые: Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края; Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления сельских, городских поселений Хабаровского края. 2. Рекомендовать главам муниципальных районов, городских округов, городских и сельских поселений края руководствоваться при разработке индивидуальной инструкции по делопроизводству органа местного самоуправления положениями примерных инструкций по делопроизводству, утвержденных настоящим распоряжением. 3. Управлению по делам архивов Правительства края (Шевчик Т.А.) оказать методическую помощь органам местного самоуправления муниципальных образований края при подготовке ими индивидуальных инструкций по делопроизводству. Губернатор В.И.Ишаев УТВЕРЖДЕНА Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23 января 2008 г. N 14-р ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНЫХ РАЙОНОВ И ГОРОДСКИХ ОКРУГОВ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ 1. Общие положения 1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края (далее - инструкция) разработана управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края в целях совершенствования документационного обеспечения управления органов местного самоуправления, осуществляемого в соответствии с Федеральным законом от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", а также повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в органах местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Хабаровского края (далее - орган местного самоуправления), носит рекомендательный характер и используется при составлении индивидуальной инструкции по делопроизводству органа местного самоуправления (далее - индивидуальная инструкция по делопроизводству). 1.2. Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08 ноября 2005 г. N 536 и зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 27 января 2006 г. N 7418, Государственным стандартом "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее также - край). 1.3. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в органе местного самоуправления, должны отвечать требованиям индивидуальной инструкции по делопроизводству. 1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в органе местного самоуправления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления, либо специалистом, назначенным распорядительным актом руководителя органа местного самоуправления ответственным за делопроизводство (далее - служба ДОУ). 1.5. Орган местного самоуправления организует и ведет делопроизводство на основе индивидуальной инструкции по делопроизводству, регламента органа местного самоуправления, других нормативно-методических документов и настоящей инструкции. Индивидуальная инструкция по делопроизводству утверждается руководителем органа местного самоуправления после согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) архивного органа или учреждения муниципального района, городского округа (далее - архивный орган), а при ее отсутствии - экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) управления по делам архивов Правительства края. 1.6. Настоящая инструкция распространяется на служебные документы несекретного характера. Порядок работы с секретными документами и документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, устанавливается специальными инструкциями. 1.7. Специалисты органа местного самоуправления несут персональную ответственность за соблюдение требований индивидуальной инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. 2. Требования к подготовке отдельных видов документов 2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов края 2.1.1. Подготовка проектов законодательных актов края осуществляется в соответствии с Уставом края, Законом края от 28 марта 1996 г. N 33 "О Законодательной Думе Хабаровского края". 2.1.2. Законопроекты вносятся в Законодательную Думу края представительным органом муниципального района, городского округа с приложением следующих документов: - пояснительной записки, содержащей предмет законодательного регулирования и изложение концепции проекта закона края; - текста законопроекта с указанием на титульном листе субъекта права законодательной инициативы, внесшего законопроект; - перечня актов краевого законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием проекта закона края; - финансово-экономического обоснования (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует материальных затрат); - решения представительного органа муниципального района, городского округа с указанием представителя этого органа, который будет представлять данный законопроект на заседании Законодательной Думы края. 2.1.3. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Законодательную Думу края, печатается шрифтом размером N 13 через 1 межстрочный интервал со стандартными полями на стандартных листах бумаги формата А4. Номера страниц ставятся со второй страницы в центре верхнего поля. В верхнем правом углу первой страницы текста указывается наименование субъекта права законодательной инициативы, внесшего данный законопроект, ниже печатается слово "Проект". Например: Вносится Собранием депутатов Хабаровского муниципального района Проект 2.2. Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов муниципального района, городского округа В соответствии со статьей 43 Федерального закона от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" в систему муниципальных правовых актов входят: - устав муниципального образования; - правовые акты, принятые на местном референдуме (сходе граждан); - нормативные и иные правовые акты представительного органа муниципального образования; - правовые акты главы муниципального образования, постановления и распоряжения главы местной администрации, иных органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления, предусмотренных уставом муниципального образования. Проекты муниципальных правовых актов муниципального района, городского округа могут вноситься депутатами представительного органа муниципального района, городского округа; главой муниципального района, городского округа; иными выборными органами местного самоуправления; органами территориального общественного самоуправления; инициативными группами граждан, а также иными субъектами правотворческой инициативы, установленными уставом муниципального района, городского округа. Порядок внесения проектов муниципальных правовых актов, перечень и форма прилагаемых к ним документов устанавливаются нормативным правовым актом органа местного самоуправления или должностного лица местного самоуправления, на рассмотрение которых вносятся указанные проекты. 2.2.1. Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов представительного органа муниципального района, городского округа 2.2.1.1. Проекты муниципальных правовых актов представительного органа муниципального района, городского округа вносятся на рассмотрение с пояснительной запиской, в которой излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и существо вопроса, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы с оценкой возможных последствий принятия предлагаемых решений. При необходимости к пояснительной записке прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта. 2.2.1.2. Проекты муниципальных правовых актов представительного органа муниципального района, городского округа в случае необходимости могут содержать пункт о контроле за их исполнением. 2.2.1.3. Проекты муниципальных правовых актов представительного органа муниципального района, городского округа и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14 (межстрочный интервал - одинарный) (приложение N 1 - 3). Верхнее поле документа должно составлять 20 мм, левое поле - 35 мм, правое - 12 мм и нижнее - не менее 20 мм. 2.2.1.4. Проекты муниципальных правовых актов представительного органа муниципального района, городского округа имеют следующие реквизиты: слово "Проект" на верхнем поле справа; наименование лица или органа, издающего документ, - указывается в соответствии с уставом муниципального района, городского округа, выравнивается по центру страницы. Например: СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ ВАНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ наименование вида документа - РЕШЕНИЕ; заголовок к тексту - должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ). Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?" издан документ ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии..."). Заголовок печатается от левой границы текстового поля на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Длина строк заголовка 7,5 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля, допускается оформлять по центру. Например: Об утверждении Положения о порядке образования и использования целевого бюджетного фонда социально-экономического развития Ванинского муниципального района Хабаровского края или Об утверждении Положения о порядке образования и использования целевого бюджетного фонда социально-экономического развития Ванинского муниципального района Хабаровского края текст документа - может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть). Преамбула в муниципальных правовых актах представительного органа муниципального района, городского округа завершается словом РЕШИЛО (Собрание), которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Текст подпункта пишется с прописной буквы, в конце подпункта ставится точка. Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным. Каждый пункт содержит законченную мысль и включает, как правило, не более одного нормативного или распорядительного предписания. Несколько связанных между собой нормативных или распорядительных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое решение, должны соответствовать структуре основного муниципального правового акта, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту. При наличии приложений к муниципальным правовым актам представительного органа муниципального района, городского округа в тексте обязательно делается ссылка на них. Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается в режиме "одинарный" для ПЭВМ. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания; подпись - отделяется от текста 4 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности (например, "Глава района"), личной подписи, инициалов и фамилии главы муниципального района, городского округа. Слова "Глава района" печатаются от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля; дата документа - проставляется в день подписания документа, оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 01 июня 2007 г. следует оформлять 01.06.2007. Печатается на бланке на отведенном для нее месте; регистрационный номер документа - проставляется на бланке после подписания документа на отведенном для него месте. 2.2.1.5. Гриф ограничения доступа, в том числе "Для служебного пользования", с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим информацию ограниченного распространения. Гриф ограничения доступа (пометка) печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра печатается ниже грифа ограничения доступа через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "точно 18 пт" для ПЭВМ) и центрируется по отношению к нему. 2.2.1.6. Приложения к муниципальным правовым актам представительного органа муниципального района, городского округа оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов муниципальных правовых актов. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются автором документа. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "точно 18 пт" для ПЭВМ) дается ссылка на муниципальный правовой акт представительного органа муниципального района, городского округа. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Последняя строка с указанием даты и номера муниципального правового акта представительного органа муниципального района, городского округа печатается через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "точно 18 пт" для ПЭВМ). При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к решению Собрания депутатов Ванинского муниципального района от 26 декабря 2006 г. N 112 Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см. Под чертой на расстоянии 4 межстрочных интервалов оформляется реквизит "подпись" автора документа. При наличии в тексте муниципального правового акта формулировки "Утвердить (или одобрить) прилагаемое Положение (состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.)" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или ОДОБРЕНО со ссылкой на муниципальный правовой акт, его дату, номер. Например: УТВЕРЖДЕНО решением Собрания депутатов Ванинского муниципального района от 26 декабря 2006 г. N 112 Слова УТВЕРЖДЕНО или ОДОБРЕНО согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, ОДОБРЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, ОДОБРЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, ОДОБРЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом относительно текста. Наименование вида документа - приложения выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала. Заголовок приложения отделяется от даты и номера решения 4 межстрочными интервалами, от текста приложения 2 межстрочными интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзацного отступа относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственном числе. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на второй и последующих страницах указываются только номера граф. Допускается повторение заголовочной части таблицы (наименование граф) на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Ссылки на сноску в тексте приложений оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ) в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.). 2.2.1.7. В муниципальном правовом акте представительного органа муниципального района, городского округа следует употреблять полные наименования органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, должностей упоминаемых лиц в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п. 2.2.1.8. Согласование проектов муниципальных правовых актов представительного органа муниципального района, городского округа оформляется на отдельном листе согласования визой, включающей должность, личную подпись визирующего (включая наименование организации), расшифровку подписи (инициалы и фамилия), дату согласования и дату поступления документа на согласование в соответствии с рекомендуемым порядком. Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту документа излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту. При этом в листе согласования рядом с подписью лица, согласовывающего проект, делается отметка "Замечания прилагаются". Если в процессе согласования в проект муниципального правового акта представительного органа муниципального района, городского округа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его содержания. По проекту муниципального правового акта представительного органа муниципального района, городского округа, внесенному с разногласиями, авторами проекта подготавливаются предложения для их рассмотрения представительным органом муниципального района, городского округа. Проекты муниципальных правовых актов представительного органа муниципального района, городского округа, в которых затрагиваются интересы отдельных городских и сельских поселений, в обязательном порядке согласовываются с соответствующими главами этих поселений. На листе согласования к проекту муниципального правового акта представительного органа муниципального района, городского округа обязательно оформляется реквизит "Отметка об исполнителе", который состоит из фамилии, имени, отчества исполнителя, номера его телефона и располагается в левом нижнем углу. 2.2.2. Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов местной администрации (исполнительно-распорядительного органа муниципального района и городского округа) Управленческая деятельность местной администрации (исполнительно-распорядительного органа муниципального района, городского округа) (далее - администрация) выражается посредством издания муниципальных правовых актов: постановлений, распоряжений главы муниципального района, городского округа, если в соответствии с уставом муниципального района, городского округа глава муниципального района, городского округа возглавляет администрацию (далее - глава муниципального района, городского округа) (приложения N 4, 5). Порядок подготовки постановлений, распоряжений главы муниципального района, городского округа устанавливается регламентом администрации, утверждаемым главой муниципального района, городского округа. Составление и оформление документов администрации должно отвечать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, обеспечивать их юридическую полноценность и последующее использование. При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размерами N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14 через 1 - 2 межстрочных интервала. 2.3. Бланки документов 2.3.1. Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. 2.3.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 35 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. 2.3.3. В органе местного самоуправления применяются следующие бланки (приложение N 6): - общий бланк для оформления справок, докладных записок, планов, отчетов, сводок с угловым или продольным расположением реквизитов; - бланк письма; - бланк постановления, распоряжения главы муниципального района, городского округа с продольным расположением реквизитов. 2.3.4. Состав видов и формы бланков, применяемых в органе местного самоуправления, утверждаются руководителем органа местного самоуправления по представлению службы ДОУ. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя органа местного самоуправления. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков. 2.3.5. Бланки с воспроизведением герба края, герба муниципального образования изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам органа местного самоуправления. Изготовление бланков обеспечивает хозяйственный отдел органа местного самоуправления. 2.3.6. Гербовые бланки документов органа местного самоуправления подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. Учет, использование и хранение бланков осуществляет руководитель службы ДОУ в соответствии с утвержденными требованиями. 2.4. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов При подготовке организационно-распорядительных документов реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 (приложения N 7, 8). При подготовке документов органов местного самоуправления используются следующие реквизиты: 2.4.1. Герб Герб края помещают на бланках документов в соответствии с Законом края от 26 сентября 2001 г. N 324 "О флаге и гербе Хабаровского края" и постановлением Губернатора края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений". На бланках органов местного самоуправления может быть размещен герб муниципального района, городского округа в порядке, установленном муниципальными правовыми актами. 2.4.2. Код организации Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 2.4.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) органа местного самоуправления проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 2.4.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 2.4.5. Наименование организации Наименование организации должно соответствовать его наименованию, указанному в положении об органе местного самоуправления. На бланке органа местного самоуправления допускается размещение наименования его структурного подразделения, которое располагается ниже наименования органа местного самоуправления. 2.4.6. Справочные данные об организации Справочные данные об органе местного самоуправления включают почтовый адрес органа местного самоуправления, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты и другие сведения. 2.4.7. Наименование вида документа Наименование вида документа, создаваемого органом местного самоуправления, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). 2.4.8. Дата документа Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные совместно двумя или более органами местного самоуправления, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 03.10.2006 14.03.2007 Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 03 октября 2006 г. 14 марта 2007 г. Способ написания даты в тексте документа зависит от его характера: в муниципальных правовых актах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2007 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2007). 2.4.9. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера в соответствующем регистрационном массиве, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ. Порядок оформления регистрационного номера определяется индивидуальной инструкцией по делопроизводству. Регистрационный номер документа, составленного несколькими органами местного самоуправления, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту. Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив органа местного самоуправления и находится под его контролем. 2.4.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа состоит из слов "На N _________ от __________", включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Оформляется только на бланке письма и используется в письме-ответе. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. 2.4.11. Место составления или издания документа Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения. 2.4.12. Адресат Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При количестве адресатов более четырех составляется указатель рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например: Законодательная Дума Хабаровского края Информационный сектор При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например: Главное контрольное управление Губернатора края Отдел по контролю за финансовой деятельностью предприятий и организаций края Главному специалисту А.И. Петрову При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например: Директору школы N 35 г. Хабаровска В.И. Новиковой В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например: Государственное учреждение Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: Бельдовой М.В. Коммунистическая ул., д. 1, кв. 2, г. Вяземский, Хабаровский край, 682940 При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее. При направлении документа в несколько однородных организаций их названия указываются обобщенно. Например: Главам городских и сельских поселений Ульчского муниципального района Хабаровского края Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти, постоянным корреспондентам или подведомственным учреждениям. В этих случаях следует применять конверты с заранее напечатанными адресами. 2.4.13. Гриф утверждения документа Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым муниципальным правовым актом. На документах, подлежащих утверждению (приложение N 9), гриф утверждения проставляется справа от границы верхнего поля первого листа документа на отведенном для него месте. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Глава района подпись расшифровка подписи дата При утверждении документа постановлением, распоряжением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа. УТВЕРЖДЕНО постановлением главы Нанайского муниципального района Хабаровского края от 16.07.2007 N 153 2.4.14. Резолюция Указания по исполнению документа даются в форме резолюции должностного лица. Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, личную подпись автора резолюции и дату резолюции. Например: Марковой Т.Ф. Прошу подготовить к 15.08.2007 проект распоряжения и программу семинара-совещания глав сельских, городских поселений подпись дата В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. 2.4.15. Заголовок к тексту Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), например: РАСПОРЯЖЕНИЕ Об изменении штатного расписания "чего?" ("кого?"), например: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ главного бухгалтера Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях и на сопроводительных письмах, текст которых оформляется на бланке формата А5 (210 x 148 мм) и не превышает пяти строк. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы. 2.4.16. Отметка о контроле Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". 2.4.17. Текст документа Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах органов местного самоуправления, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили"). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес..."); от первого лица единственного числа ("прошу выслать...", "считаю необходимым..."); от третьего лица единственного числа ("администрация не возражает..."). 2.4.18. Отметка о наличии приложения Приложения к документу могут быть трех видов: - приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительными письмами; - приложения, вводимые в действие муниципальным правовым актом; - приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа. Если документ направляется с сопроводительным письмом, то отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например: Приложения: 1. Справка о... на 3 л. в 1 экз. 2. Проект... на 8 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: приказ министерства имущественных отношений Хабаровского края от 05.06.2006 N 172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес. Приложения к муниципальному правовому акту содержат на первом его листе в правом верхнем углу отметку с указанием названия муниципального правового акта, его даты и регистрационного номера. Например: Приложение N 2 к постановлению главы Хабаровского муниципального района от 18.03.2007 N 134 Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к постановлению главы Хабаровского муниципального района от 18.03.2007 N 134 2.4.19. Подпись Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например, не на бланке: Глава Амурского муниципального района подпись А.А.Шевчук на бланке: Глава района подпись А.А. Шевчук При оформлении документа на должностном бланке должность в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту. Например: Председатель комиссии подпись В.П. Яковлев Члены комиссии подпись Б.Н. Иванков подпись П.Н. Ковалев подпись И.А. Тукалин Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Документы, направляемые организациям, гражданам, подписываются руководителем органа местного самоуправления, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 4 межстрочными интервалами. Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Допускается центрировать его относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. 2.4.20. Гриф согласования документа Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование). Внешнее согласование проекта документа с организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Он включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Начальник отдела образования администрации района подпись А.С. Иванов дата или СОГЛАСОВАНО Письмо министерства финансов Хабаровского края от 30.08.2006 N 01-15/155-К Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" от границы левого поля документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается". Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности: - с должностными лицами органа местного самоуправления; - с организациями, интересы которых затрагиваются в документе; - при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями; - с органами государственной власти в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения специалистам органа местного самоуправления, ими должны быть завизированы. Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника муниципального правового акта. На проекте, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела подпись А.С. Иванов дата Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ. 2.4.21. Оттиск печати Орган местного самоуправления имеет печать с изображением герба края, иные печати, указанные в положении об органе местного самоуправления. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ. Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов должен быть определен муниципальным правовым актом. Примерные перечни документов, на которых ставится гербовая и простая печать, приведены в приложении N 10. 2.4.22. Отметка о заверении копии Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Например: Верно Ведущий специалист службы кадров подпись А.П. Петрова дата Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати органа местного самоуправления. 2.4.23. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает фамилию, имя, отчество или инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, например: Манойленко Елена Владимировна 36 85 08 или Е.В. Манойленко 36 85 08 На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. 2.4.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 2.4.25. Отметка о поступлении документа в организацию Отметка о поступлении документа в орган местного самоуправления содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа. Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. 2.4.26. Идентификатор электронной копии документа Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в органе местного самоуправления. 2.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 2.5.1. Постановление (распоряжение) 2.5.1.1. Постановление - нормативный правовой акт, который издает глава муниципального района, городского округа в пределах своих полномочий по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами Хабаровского края (приложение N 4). Распоряжение - правовой акт главы муниципального района, городского округа, издаваемый в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы администрации (приложение N 5). Проекты постановлений, распоряжений главы муниципального района, городского округа готовят и вносят подразделения администрации на основании поручений главы муниципального района, городского округа, его заместителя либо в инициативном порядке. Проекты распоряжений по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений. Постановления, распоряжения подписываются главой муниципального района, городского округа либо уполномоченным им первым заместителем главы администрации либо иным должностным лицом. Обеспечение качественной подготовки проектов постановлений, распоряжений и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений администрации, которые готовят и вносят проект. Контроль за правильностью оформления проектов постановлений, распоряжений осуществляет служба ДОУ. 2.5.1.2. Проекты постановлений, распоряжений и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы. Возражения по проекту постановления, распоряжения, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект постановления, распоряжения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию. Проекты постановлений, распоряжений, представляемые главе муниципального района, городского округа на подпись, визируются его заместителями в соответствии с распределением обязанностей. 2.5.1.3. Проекты постановлений, распоряжений печатаются на бланках постановлений, распоряжений, изготовленных на основе общего бланка, шрифтом Times New Roman размером N 14 и представляются на подпись главе муниципального района, городского округа. Датой постановления, распоряжения является дата его подписания. Постановления, распоряжения нумеруются по порядку издания в пределах календарного года; распоряжения по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственной деятельности нумеруются отдельно. 2.5.1.4. Копии постановлений, распоряжений, заверенные печатью, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем, подготовившим проект постановления, распоряжения, не позднее чем в пятидневный срок со дня их подписания. Список организаций и лиц, которым направлены постановления или выписки из них, прилагается к экземпляру документа, который хранится в администрации. 2.5.1.5. Проект постановления, распоряжения во исполнение постановления, распоряжения Губернатора или Правительства края должен быть подготовлен в течение срока, определенного главой муниципального района, городского округа, если не установлен другой срок. (В индивидуальной инструкции по делопроизводству необходимо указать конкретный срок, в течение которого должен быть подготовлен проект постановления, распоряжения). 2.5.1.6. Постановление, распоряжение имеют следующие реквизиты: наименование организации - указывается наименование администрации - автора документа в полном соответствии с положением о нем; наименование вида документа - ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ; дата документа - оформляется цифровым способом: 12.11.2006 03.03.2007; регистрационный номер документа - состоит из знака "N" и порядкового номера постановления (распоряжения): N 21; заголовок к тексту - должен кратко и точно отражать содержание текста постановления (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается с использованием 1 межстрочного интервала в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ. Например: О командировании специалистов архивного отдела на курсы повышения квалификации или Об утверждении Инструкции по делопроизводству администрации Амурского муниципального района Хабаровского края Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру; текст документа - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ) от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст постановления, распоряжения может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей части (в распоряжении - распорядительной части). В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания постановления, распоряжения. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если постановление, распоряжение издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах постановлений завершается словом ПОСТАНОВЛЯЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля. Постановляющая (распорядительная) часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Постановляющая часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт постановляющей (распорядительной) части может содержать сведения о подразделении (должностном лице), на которое возлагается контроль за исполнением постановления, распоряжения. При внесении изменений в муниципальный правовой акт либо признании его утратившим силу обязательно указываются вид акта, дата подписания акта, его регистрационный номер, наименование. Текст пункта о признании утратившим силу ранее принятого акта либо его структурной единицы должен начинаться словами "Признать утратившим силу..."; подпись - состоит из наименования должности главы муниципального района, городского округа, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Приложения к постановлению, распоряжению подписываются управляющим делами администрации или руководителем структурного подразделения либо специалистом, готовившим проект. Порядок подписания приложений определяется в индивидуальной инструкции по делопроизводству. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. При тиражировании приложений для рассылки подпись не воспроизводится. 2.5.2. Положение, правила, инструкция 2.5.2.1. В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органа местного самоуправления. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений или иных муниципальных правовых актов. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов муниципальных правовых актов. Положения (правила, инструкции) могут утверждаться главой муниципального района, городского округа в форме грифа утверждения или путем издания муниципального правового акта об их утверждении. 2.5.2.2. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается муниципальным правовым актом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (Инструкция об организации деятельности по рассмотрению обращений граждан); заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция главного специалиста). Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за его нарушение. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. 2.5.3. Протокол Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседании коллегии при главе муниципального района, городского округа; комиссий, методических советов и временных коллегиальных органов - конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч (приложение N 11). 2.5.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются специалистами органа местного самоуправления, руководителями и специалистами подведомственных учреждений, а также другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями организаций, исполнителями. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и специалистов органа местного самоуправления, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 10 дней со дня заседания. 2.5.3.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель - Петров А.В. Секретарь - Васильева Л.Н. Присутствовали: члены коллегии: (перечисляются Ф.И.О. членов коллегиального органа) приглашенные: 25 человек (список прилагается). Слова "Председатель" и "Секретарь" печатают от левого поля, отделяя 2 интервалами от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово "Присутствовали", фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа и приглашенных на заседание лиц перечисляются в алфавитном порядке. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через 1 межстрочный интервал. При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается. Например: Присутствовали: 50 человек (список прилагается). Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу. После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными центровано через 2 - 3 межстрочных интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление всех обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения. Пункты повестки пишутся с красной строки. После каждого вопроса повестки указывается должность, фамилия и инициалы докладчика. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?". Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня. ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Если ход коллегии фиксируется на магнитной пленке (диктофон), тексты всех выступлений перепечатываются и включаются в состав протокола. РЕШИЛИ: (Решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения). Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. Решения производственных совещаний специалистов органов местного самоуправления; комиссий и советов; совещаний, семинаров работников подведомственных учреждений печатаются в тексте протоколов полностью. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения. Решения коллегии прилагаются к протоколу заседания коллегии, в этом случае в тексте протокола делается сноска "Решение прилагается". 2.5.3.3. Допускается краткая форма составления протокола совещания при главе муниципального района, городского округа (приложение N 12). Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Далее в кратком протоколе фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам. 2.5.3.4. Протоколы заседаний коллегии, комиссий (аттестационной, по установлению стажа и др.) подписывают председатель и секретарь. Протоколы производственных совещаний, семинаров, совещаний, круглых столов подписывает назначенный секретарь и утверждает глава муниципального района, городского округа. Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Например, 21 - 24 апреля 2007 г. 2.5.3.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, например ПРОТОКОЛ N 3/4. Протоколы заседаний представительного органа муниципального района, городского округа (Собрание депутатов и др.) нумеруются в пределах срока полномочий. Протоколы заседаний постоянных комиссий представительного органа муниципального района, городского округа нумеруются по каждой комиссии отдельно с первого номера в пределах срока полномочий. Протоколы заседаний коллегии при главе муниципального района, городского округа нумеруются в пределах календарного года. Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола и порядкового номера решения. Например, решение N 3 - 1. 2.5.3.6. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы ДОУ. Принятые решения коллегии доводятся до исполнителей муниципальным правовым актом главы муниципального района, городского округа; решения комиссий - в виде выписок из протоколов. Выписка из протокола содержит часть текста, относящегося к тому вопросу, по которому готовят выписку: - воспроизводятся все реквизиты общего бланка; - вводная часть текста; - вопрос повестки дня, по которому готовится выписка; - текст, отражающий обсуждение вопроса; - принятое решение. Выписки из протоколов оформляются на общем бланке, подписываются председателем и секретарем комиссии, заверяются печатью службы ДОУ и направляются с сопроводительным письмом исполнителям. 2.5.3.7. Протоколы печатаются на общем бланке и имеют следующие реквизиты: наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру; вид заседания, совещания - печатается на месте, отведенном для заголовка, через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Например: совещания при заместителе главы администрации района или заседания коллегии при главе района место проведения заседания, совещания - печатается через 2 межстрочных интервала после реквизитов "Дата" и "Регистрационный номер" и выравнивается по центру; дата и номер протокола - дата, оформленная цифровым способом (26.08.2006), и номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах. Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал в режиме "одинарный" для ПЭВМ. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Далее следуют фамилии выступающих и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение либо решение прилагается к протоколу; подпись - отделяется от текста 4 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), секретаря совещания, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. 2.5.3.8. Материалы коллегии располагаются в деле в следующем порядке: протокол, проекты постановлений с приложениями к ним, доклады, содоклады, справки, информации в порядке рассмотрения вопросов, список приглашенных, стенограмма хода заседания. Каждый документ должен иметь подлинную подпись. Список приглашенных подписывает руководитель структурного подразделения, готовившего вопрос. 2.5.4. Служебные письма В деятельности органа местного самоуправления создаются следующие виды справочно-информационных документов: письма, справки, информации, докладные записки, обзоры, доклады, телеграммы, телефонограммы и др. 2.5.4.1. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи (пересылается по почте), оформляется только на бланке письма. Служебные письма готовятся: - как ответы о выполнении поручений Губернатора края, Правительства края; - как исполнение поручений Губернатора края, Правительства края по обращениям граждан по вопросам, относящимся к их компетенции; - как сопроводительные письма; - как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц; - как инициативные письма. 2.5.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией должностного лица на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции. 2.5.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата А4 или А5 (приложение N 13). Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст которых не содержит пояснения о цели направления. Внутренняя переписка - это переписка между руководителями структурных подразделений органа местного самоуправления. Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются служебные записки, подготавливаемые по широкому кругу вопросов, относящихся преимущественно к организации внутренней деятельности. Должностное лицо, подписывающее документ, должно указать дату непосредственно при подписании. Внутренняя переписка регистрируется в службе ДОУ, оформляется в одном экземпляре. Для внутренней переписки бланки не применяются. 2.5.4.4. Текст письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Администрация считает...", "Комитет рассмотрел..." Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...". При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. 2.5.4.5. Датой письма является дата его подписания. В индивидуальной инструкции по делопроизводству необходимо учесть, что право подписи служебных писем устанавливается в положении об органе местного самоуправления, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц. Как правило, право подписи служебных писем имеют глава муниципального района, городского округа, его заместитель. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов местного самоуправления, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании органов местного самоуправления включаются в наименование должности в реквизите "Подпись". 2.6. Правила изготовления документов с помощью печатающих устройств 2.6.1. Документы могут изготавливаться на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств электронно-вычислительной техники (далее - ЭВТ). Отдельные внутренние документы, авторами которых являются специалисты органа местного самоуправления, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). 2.6.2. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются по ГОСТ Р 6.30-2003, в миллиметрах: 2,6 - шаг письма (размер печатного знака; 4,25 - межстрочный интервал. Допускается использовать (в миллиметрах) шаг письма - 2,54; межстрочный интервал - 4,24. При составлении документа средствами ЭВТ с использованием различных текстовых редакторов следует высчитывать расстояние до реквизитов, между реквизитами и т.д. в миллиметрах исходя из размера печатных знаков, которые могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машинкой. При этом используемый в печатающих устройствах ЭВТ шрифт должен быть хорошо читаемым. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6,0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13 - 15 с установкой межстрочных интервалов - точно, одинарный, полуторный. 2.6.3. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются на пишущей машинке через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ), на бланках формата А5 - через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через 2 межстрочных интервала (в режиме "полуторный" для ПЭВМ). 2.6.4. Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами (в режиме "одинарный" для ПЭВМ). Например: СОГЛАСОВАНО 1,5 интервала Начальник 1 интервал отдела образования 1 интервал администрации района подпись А.С. Иванов 2 интервала дата 2.6.5. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами. 2.6.6. Название вида документа печатается прописными буквами. 2.6.7. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются на уровне последней строки наименования должности. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. Например: Начальник финансового управления подпись Е.В. Соколов 2.6.8. Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк), то его строку допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится. 2.6.9. При печатании документов используются следующие стандартные положения табулятора: - от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизите "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ; - после 5 печатных знаков - для начала абзаца в тексте; - после 16, 24, 56 печатных знаков - для составления таблиц и трафаретных текстов; - после 32 печатных знаков - для реквизита "Адресат"; - после 40 печатных знаков - для реквизита "Гриф утверждения документа"; - после 48 печатных знаков - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись". 2.6.10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст - через 1 межстрочный интервал. 2.6.11. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами. Первый ряд начинается от левой границы текстового поля, второй ряд - после 40 печатных знаков от границы левого поля. 2.6.12. При оформлении документов на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля. 2.6.13. Допускается печатание документов временных сроков хранения с использованием оборотной стороны листа. 3. Организация документооборота и исполнения документов 3.1. Организация документооборота Движение документов в органе местного самоуправления с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органе местного самоуправления, регламентируются индивидуальной инструкцией по делопроизводству, регламентом, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами. При применении в органе местного самоуправления электронного документооборота службой ДОУ разрабатываются маршруты движения документов. 3.2. Организация доставки документов Доставка документов в орган местного самоуправления осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочными. С помощью почтовой связи в орган местного самоуправления доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы. 3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов 3.3.1. Документы, поступающие в орган местного самоуправления на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляются специалистами службы ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы возвращаются на почту для пересылки адресату. При обнаружении отсутствия документов, приложений к ним об этом сообщается отправителю. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции приведен в приложении N 14. Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ). На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа (приложение N 15). 3.3.2. После регистрации документы передаются руководителю органа местного самоуправления или его заместителю в день поступления. Руководителю органа местного самоуправления в обязательном порядке передаются документы органов государственной власти, а также другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности органа местного самоуправления, исполнение которых требует решения руководства. Результаты рассмотрения документов выражаются в резолюциях. В том случае, когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству вместе с поступившим документом. Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ переносится содержание резолюции, сроки исполнения и фамилии исполнителей. Затем документ, как правило, в день его поступления передается на исполнение. В случае необходимости документ ставится на контроль. Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. 3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. 3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов 3.4.1. Документы, отправляемые органом местного самоуправления, передаются почтовой и электрической связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ органа местного самоуправления в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221. 3.4.2. С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов. Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются индивидуальной инструкцией по делопроизводству, с учетом функционирующих в органе местного самоуправления технических и программных средств. Бумажный оригинал документа, переданного по каналам электрической связи, досылается адресату по почте. 3.4.3. Телеграммы, составляемые в органе местного самоуправления, принимаются специалистом, ответственным за делопроизводство, завизированными, подписанными, датированными. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222. 3.4.4. Документы, полностью оформленные, вместе с имеющимися приложениями, с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указателем рассылки, передаются в службу ДОУ для регистрации и отправки, а также для формирования дела в соответствии с номенклатурой дел органа местного самоуправления. Письмо-ответ, содержащее на бланке ссылку на его дату и номер, передается вместе с инициативным документом. Исполненные документы с грифом "Подлежит возврату" в обязательном порядке передаются структурными подразделениями органа местного самоуправления в службу ДОУ. Документы, направляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. 3.4.5. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно. Повестка дня и все документы коллегии рассылаются службой ДОУ членам коллегии и в соответствующие учреждения не позднее чем за три дня до заседания. Размноженные постановления, распоряжения рассылаются в соответствии с указателем рассылки. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ. 3.5. Порядок прохождения внутренних документов 3.5.1. Прохождение внутренних документов (распоряжения, приказы, служебные записки и т.д.) на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. 3.5.2. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются. 3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных и зарегистрированных документов в обязательном порядке направляются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. 3.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном структурном подразделении, с соответствующей отметкой в РКФ. Под расписку могут передаваться контролируемые и другие наиболее важные документы. Документы с резолюциями "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление специалистам через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении. Каждый ознакомившийся специалист обязан возвратить документ ответственному за делопроизводство с обязательным проставлением даты ознакомления и подписи. Ознакомление всех специалистов с документами осуществляется в течение 1 - 2 дней. 3.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи 3.6.1. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения; факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму; запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования"; подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки. В случае необходимости оригиналы отправляются почтовой связью; поступившие факсограммы регистрируются и передаются руководителю в день их приема, срочные - немедленно с последующей их передачей исполнителям под расписку; поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель; факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. В индивидуальной инструкции по делопроизводству может быть установлено, что документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года. 3.6.2. Документы, поступающие в орган местного самоуправления в электронном виде, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Первичная обработка электронных документов аналогична обработке документов на бумажном носителе. Прием и регистрация в РКФ документов, поступивших на электронный адрес органа местного самоуправления, осуществляется службой ДОУ или другим структурным подразделением, на которое возложено выполнение этих функций. Правила приема, обработки и распределения документов, поступивших в электронном виде, определяются индивидуальной инструкцией по делопроизводству с учетом функционирующих в органе местного самоуправления технических и программных средств. Сообщения, получаемые по электронной почте, распечатываются на бумагу. 3.6.3. В соответствии с постановлением Правительства края от 25 февраля 2004 г. N 11-пр "О мерах по выполнению требований Федерального закона от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" рассылка копий нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора и Правительства края осуществляется в электронном виде. Прием документов ведет специалист органа местного самоуправления, назначенный распорядительным актом руководителя органа местного самоуправления ответственным за работу с электронной почтой. Электронные документы распечатываются на бумагу с проставлением заверительной надписи: "Документ получен в электронном виде. ЭЦП подтверждаю". Должность, подпись, дата, регистрационный штамп. Поступившие документы запрещается размещать в локальной компьютерной сети, доступной для общего пользования. Резолюции к документам, поступившим по факсу или по электронной почте, оформляются на отдельных листах, а затем прикрепляются к подлиннику. 3.7. Учет количества документов Учет количества документов производится ежеквартально. При этом учитывается количество входящих, исходящих, внутренних документов по РКФ по месту их регистрации. Учету подлежат также письма, заявления и жалобы граждан. Учет количества документов может проводиться по органу местного самоуправления в целом или по отдельным подразделениям. Поступающие и создаваемые документы подсчитываются отдельно. Результаты учета количества документов обобщаются службой ДОУ и представляются руководству. За единицу учета количества документов принимается сам документ. Количество размноженных экземпляров (копий) подсчитывается отдельно на основе принятой в органе местного самоуправления системы учета документов. 3.8. Работа исполнителей с документами 3.8.1. Руководитель органа местного самоуправления или его заместитель обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их через службу ДОУ до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. 3.8.2. При рассмотрении документов руководитель органа местного самоуправления выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются исполнителю службой ДОУ немедленно. 3.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки. 3.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 3.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. 4. Поисковая система по документам 4.1. Регистрация документов 4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 4.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. 4.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется. 4.1.4. Регистрация документов производится в валовом порядке. Отдельно регистрируются постановления (распоряжения) главы муниципального района, городского округа по основной деятельности, по личному составу, обращения граждан. 4.1.5. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится в службе ДОУ органа местного самоуправления. Документы, создаваемые по направлениям деятельности органа местного самоуправления, могут регистрироваться в структурных подразделениях. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу. 4.1.6. Документы регистрируются в РКФ - электронных карточках, журналах. 4.1.7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел. Например, 1-24/18, где 1-24 - индекс дела по номенклатуре дел, 18 - порядковый регистрационный номер. Регистрационными номерами документов являются их порядковые номера в пределах каждого вида документов, которые им присваиваются в рамках календарного года. Регистрационные номера писем, жалоб, заявлений граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа. Например, 1-24/18-К. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой. 4.1.8. Для создания поисковых систем и достижения информационной совместимости регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации как в журнальной форме, так и средствами ЭВТ: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: гриф (отметка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 4.1.9. Инициативный и ответный документы имеют единый индекс, но разные регистрационные номера. Документу-ответу присваивается отдельный регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива отправляемых документов, в РКФ инициативного документа делается отметка об исполнении документа. 4.2. Организация поисковой системы по документам 4.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в органе местного самоуправления создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы создаются как в журнальном, так и в электронном виде. 4.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники. 4.2.3. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). Журналы регистрации всех категорий документов органа местного самоуправления являются и справочным аппаратом к документам органа местного самоуправления. 4.2.4. Справочный аппарат обеспечивает поиск информации о деятельности органа местного самоуправления, заключенной в документе, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения. 5. Контроль исполнения документов 5.1. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. 5.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых определяет руководитель органа местного самоуправления. При постановке документа на контроль в правой части верхнего поля документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль". 5.3. Контроль исполнения документов осуществляется руководителем органа местного самоуправления, его заместителями, управляющим делами. Непосредственный контроль исполнения документов осуществляют специалисты органа местного самоуправления (организационного или общего отдела; отдела писем и приема граждан). 5.4. Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. 5.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из органов государственной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления; внутренних - с даты подписания (утверждения) документа. Сроки исполнения документов определяются руководителем органа местного самоуправления исходя из срока, установленного в инициативном документе, или сроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения - в указанный срок; - без указания конкретной даты исполнения: имеющие пометку "срочно", - в трехдневный срок; имеющие пометку "оперативно", - в десятидневный срок; остальные, в том числе обращения граждан, - в сроки, установленные действующим законодательством. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя органа местного самоуправления и фиксируется в РКФ. 5.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя органа местного самоуправления, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения этого срока. Продление срока исполнения поручений органов государственной власти допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае глава муниципального района, городского округа представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. (В индивидуальной инструкции по делопроизводству необходимо указать конкретный срок с даты подписания поручения, в течение которого должны быть представлены такие предложения). Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Декабрь
|
