|
Расширенный поиск
Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 23.01.2008 № 14-р2.3.4. Состав видов и формы бланков, применяемых в органе местного самоуправления, утверждаются руководителем органа местного самоуправления по представлению специалиста по ДОУ. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) руководителя органа местного самоуправления. Соответствующие предложения вносятся специалистом по ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков. 2.3.5. Бланки с воспроизведением герба края, герба муниципального образования изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам органа местного самоуправления. Гербовые бланки документов подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемом и опечатываемом металлическом шкафу. Уничтожение испорченных гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале. 2.3.6. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. Учет, использование и хранение бланков возлагается на специалиста органа местного самоуправления, назначаемого распоряжением руководителя органа местного самоуправления. 2.4. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов При подготовке организационно-распорядительных документов реквизиты документов оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 (приложения N 5, 6). При подготовке документов органов местного самоуправления используются следующие реквизиты: 2.4.1. Герб Герб края помещают на бланках документов в соответствии с Законом края от 26 сентября 2001 г. N 324 "О флаге и гербе Хабаровского края" и постановлением Губернатора края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений". На бланках органов местного самоуправления может быть размещен герб муниципального образования в порядке, установленном муниципальными правовыми актами. 2.4.2. Код организации Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 2.4.3. Основной государственный регистрационный номер юридического лица Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) органа местного самоуправления проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 2.4.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. 2.4.5. Наименование организации Наименование организации должно соответствовать его наименованию, указанному в положении об органе местного самоуправления. На бланке органа местного самоуправления допускается размещение наименования его структурного подразделения, которое располагается ниже наименования органа местного самоуправления. 2.4.6. Справочные данные об организации Справочные данные об органе местного самоуправления включают почтовый адрес органа местного самоуправления, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты и другие сведения. 2.4.7. Наименование вида документа Наименование вида документа, создаваемого органом местного самоуправления, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД): ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, АКТ, СПРАВКА, ИНФОРМАЦИЯ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. Печатается прописными буквами без разбивки. На бланке письма наименование вида документа не указывается. 2.4.8. Дата документа Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные совместно двумя или более юридическими лицами, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 03.10.2006; 14.03.2007 Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например: 03 октября 2006 г. 14 марта 2007 г. Способ написания даты в тексте документа зависит от его характера: в муниципальных правовых актах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2007 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2007). 2.4.9. Регистрационный номер документа Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера в соответствующем регистрационном массиве, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел, например, 1-26/29, где 29 - регистрационный номер, 1-26 - индекс дела по номенклатуре дел, в котором находится данный документ, информацией о корреспонденте, исполнителях, буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ. Порядок оформления регистрационного номера определяется индивидуальной инструкцией по делопроизводству. Регистрационный номер документа, составленного несколькими органами местного самоуправления, состоит из присвоенных ими регистрационных номеров документа, перечисленных в порядке перечисления авторов документа через косую черту. Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив органа местного самоуправления и находится под его контролем. 2.4.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа Ссылка на регистрационный номер и дату документа состоит из слов "На N _________ от ___________", включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Оформляется только на бланке письма и используется в письме-ответе. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. 2.4.11. Место составления или издания документа Место издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам общего бланка или бланка конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения (пос. - поселок, с. - село). 2.4.12. Адресат Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При количестве адресатов более четырех составляется указатель рассылки, и на каждом документе указывается только один адресат. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Допускается центрировать все строчки реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке. Например: Администрация Хабаровского муниципального района Хабаровского края Управление жилищно- коммунального хозяйства При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. Например: Администрация Хабаровского муниципального района Хабаровского края Управляющему делами А.И. Кушенко При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например: Директору учреждения "Редакция "Восход-Ванино" С.П. Яшиной В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес. Например: Финансовый отдел администрации Хабаровского района Волочаевская ул., д. 6, г. Хабаровск, 680020 При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например: Балевой М.В. Пушкина ул., д. 12, кв. 2, г. Амурск, Хабаровский край, 682640 При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее. При направлении документа в несколько однородных организаций их названия указываются обобщенно. Например: Директорам школ муниципального района имени Лазо Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти, постоянным корреспондентам или подведомственным учреждениям. В этих случаях следует применять конверты с заранее напечатанными адресами. 2.4.13. Гриф утверждения документа Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым муниципальным правовым актом. На документах, подлежащих утверждению (приложение N 7), гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа на отведенном для него месте. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Глава Гаткинского сельского поселения подпись М.М. Гоздок дата При утверждении документа постановлением, распоряжением гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа. УТВЕРЖДЕНО постановлением главы Гаткинского сельского поселения от 16.07.2007 N 53 2.4.14. Резолюция Указания по исполнению документа даются в форме резолюции должностного лица. Резолюция включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, личную подпись автора резолюции и дату резолюции. Например: Марковой Т.Ф. Прошу подготовить к 15.05.2007 список многодетных семей поселка и предложения по организации летнего отдыха их детей подпись дата В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. 2.4.15. Заголовок к тексту Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок должен отвечать на вопросы: "о чем?" ("о ком?"), например: РАСПОРЯЖЕНИЕ Об изменении штатного расписания "чего?" ("кого?"), например: ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ главного бухгалтера Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. Заголовок не проставляется на телефонограммах, извещениях и на сопроводительных письмах, текст которых оформляется на бланке формата А5 (210 x 148 мм) и не превышает пяти строк. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 1 - 2 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Заголовок допускается выравнивать по центру. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базы данных. 2.4.16. Отметка о контроле Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". 2.4.17. Текст документа Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. 1. Анкетная форма представляет текст документа, в котором характеризуется один объект по определенным признакам. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации в организационно-распорядительных, финансовых и других документах. Постоянной информацией в анкете являются наименования признаков, а переменной - их характеристики. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже, например: фамилия, имя, отчество, или словосочетаниями, опорным словом в которых является существительное, например: структурное подразделение, последнее место работы, либо с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени, например: имеете, были, находились и т.д. Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков. 2. Таблица - форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков. Табличные тексты применяются в отчетно-статистических, бухгалтерских, банковских, организационно-распорядительных документах (структура и штатная численность, штатное расписание, план работы, перечень). Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовок и подзаголовки граф (головка таблицы), а наименования объектов - заголовок и подзаголовки строк таблицы, расположенных в крайней левой графе (боковик таблицы). Например: -------------------T------------------------------------------------------¬ ¦ Заголовок строк ¦ Заголовок граф ¦ ¦ +------------------------------------------------------+ ¦ ¦ подзаголовки граф ¦ +------------------+------------T-------------T-------------T-------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +------------------+------------+-------------+-------------+-------------+ ¦Подзаголовки строк¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------------+-------------+-------------+-------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +------------+-------------+-------------+-------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L------------------+------------+-------------+-------------+-------------- Графы таблиц должны быть пронумерованы арабскими цифрами, если таблица печатается более чем на одной странице. На последующих страницах печатаются номера граф. При этом наименования граф таблицы не печатаются. Если графы таблицы не умещаются на одной странице, они переносятся на следующую страницу; на последующей странице нумерация граф продолжается. Заголовки граф пишутся с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно целое с заголовком, то есть поясняют его. Например: --------------------------------------------------------------------------¬ ¦ Объем строительно-монтажных работ, выполненных ¦ +------------------------------------T------------------------------------+ ¦ за счет средств бюджета ¦ за счет внебюджетных средств ¦ L------------------------------------+------------------------------------- Если подзаголовок имеет самостоятельное значение, то он пишется с прописной буквы. Например: -----------------T--------------------------------------------------------¬ ¦ Наименование ¦ Исполнитель и срок выполнения работ ¦ ¦видов ремонтных +----------------------T--------------------T------------+ ¦ работ ¦Разработка технической¦ Производство ¦ Сдача в ¦ ¦ ¦ документации ¦ ремонтных работ ¦эксплуатацию¦ L----------------+----------------------+--------------------+------------- Точки в заголовках и подзаголовках граф не проставляются. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы выражаются именем существительным в именительном падеже единственного числа. Сокращение слов в заголовке таблицы и заголовках граф не допускается. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения. Графа "в том числе" должна входить в один из ярусов той графы, к которой она относится, выносить ее в отдельную графу не допускается. Например: --------------------------------------------------------------------------¬ ¦ Лимиты капитальных вложений ¦ +-------------------T-----------------------------------------------------+ ¦ всего ¦ в том числе ¦ ¦ +-----------------T-----------------T-----------------+ ¦ ¦ 2007 год ¦ 2008 год ¦ 2009 год ¦ L-------------------+-----------------+-----------------+------------------ Повторяющиеся друг под другом слова одной и той же графы таблицы могут быть заменены кавычками. Заменять кавычками цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначения марок материалов не допускается. Числа и однострочные текстовые элементы в графах равняются по последней (нижней) строке боковика. Цифры в графах таблиц должны проставляться так, чтобы классы чисел по всей графе были расположены один под другим. При отсутствии данных в графах таблиц следует ставить тире. 3. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В распорядительных документах органов местного самоуправления, действующих на принципах единоначалия, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу"). В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил"). В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили"). Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили"). В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес..."; от первого лица единственного числа ("прошу выслать...", "считаю необходимым..."; от третьего лица единственного числа ("администрация не возражает..."). Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается в режиме "одинарный" для ПЭВМ. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (приказы по личному составу, договоры, претензии, гарантийные письма и т.д.) рекомендуется использовать унифицированные формы, содержащие постоянную информацию и пробелы для заполнения переменной. Документы должны быть написаны деловым стилем. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: - нейтральный тон изложения; - точность и ясность изложения; - лаконичность и краткость текста. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, и специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере управления и определенные законодательством. Допускается употреблять так называемые универсальные слова и использовать их вместо точных смысловых определений в различных контекстах. Например: До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции здания детского сада... или Протокол слабо отражает намерения договаривающихся сторон... В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать: не "при сем направляем", а "направляем "; не "сего года", а "этого года (текущего года)"; не "настоящим сообщаем", а "сообщаем "; не "настоящий акт составлен", а "акт составлен ". Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов. Например: Установлено, что в период с... по... В соответствии с... В целях... Направляем (представляем, высылаем) Вам... Считаем целесообразным... Как правило, в текстах используются отглагольные существительные со значением действия (оказать помощь, произвести ремонт) или глаголы в форме третьего лица (акт подписан членами комиссии и утвержден руководством). В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами. Например: В связи с низкой эффективностью использования..., а также в связи с недостаточной загруженностью... просим Вас решить вопрос о... В служебных документах неуместно употреблять выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности сообщить". В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "ты". Страдательные конструкции предпочтительнее действительных. Например: не "мы выполним", а "нами будет выполнено"; не "Вы предлагаете", а "Вами предложено". В целях сжатия текста используются общепринятые законодательно установленные сокращения: СНГ, зам., спецназ и др.; графические - г-н, ж.-д., кв. м и др. Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие. 2.4.18. Отметка о наличии приложений Приложения к документу могут быть трех видов: - приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительными письмами; - приложения, вводимые в действие муниципальным правовым актом сельского, городского поселения; - приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа. Если документ направляется с сопроводительным письмом, то отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например: Приложения: 1. Положение о смотре-конкурсе на благоустройство территории поселка на 3 л. в 1 экз. 2. Проект благоустройства зоны отдыха на 8 л. в 1 экз. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: приказ управления здравоохранения администрации Комсомольского муниципального района Хабаровского края от 05 июня 2006 г. N 172 и приложение к нему, всего на 3 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес. Приложения к муниципальному правовому акту содержат на первом его листе в правом верхнем углу отметку с указанием названия муниципального правового акта, его даты и регистрационного номера. Например: Приложение N 2 к постановлению главы Гаткинского сельского поселения от 18.03.2007 N 134 Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 2 к постановлению главы Гаткинского сельского поселения от 18.03.2007 N 134 Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты: наименование вида документа, заголовок, подпись, дата, отметки о согласовании, утверждении и т.д. Если приложения оформлены на нескольких листах, то на втором и последующих листах делается соответствующая отметка. Например: Продолжение приложения N 2 2.4.19. Подпись Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Например: не на бланке: Глава Гаткинского сельского поселения подпись М.М. Гоздок на бланке: Глава сельского поселения подпись М.М. Гоздок При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне или одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту. Например: Председатель комиссии подпись А.П. Яковлев Члены комиссии подпись Б.Н. Иванков подпись И.Н. Ковалев подпись С.И. Петухов Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Например: И.о. заместителя главы администрации подпись Е.И. Петров Документы, направляемые организациям и гражданам, подписываются руководителем органа местного самоуправления или его заместителями в соответствии с их компетенцией. Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 4 межстрочными интервалами. Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Допускается центрировать его относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем. 2.4.20. Гриф согласования документа Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее согласование) или грифом согласования (внешнее согласование). Внешнее согласование проекта документа с организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Он включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования. Например: СОГЛАСОВАНО Начальник финансового управления администрации Хабаровского муниципального района подпись А.С. Иванов дата или СОГЛАСОВАНО Письмо финансового управления администрации Хабаровского муниципального района от 30.08.2006 N 01-15/155-К Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" от границы левого поля документа. Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается". Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности: - с должностными лицами органа местного самоуправления; - с организациями, интересы которых затрагиваются в документе; - при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями; - с органами государственной власти в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения специалистам органа местного самоуправления, должны быть ими завизированы. Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника муниципального правового акта. На проекте, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Заместитель главы администрации сельского поселения подпись А.С. Иванов дата Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ. 2.4.21. Оттиск печати Орган местного самоуправления имеет печать с изображением герба края, иные печати, указанные в положении об органе местного самоуправления. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов должен быть определен муниципальным правовым актом. Примерные перечни документов, на которых ставится гербовая и простая печать, приведены в приложении N 8. 2.4.22. Отметка о заверении копии Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения. Например: Верно Ведущий специалист подпись А.П. Петрова дата Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати органа местного самоуправления. 2.4.23. Отметка об исполнителе Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает фамилию, имя, отчество или инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона. Например: Чернова Наталья Владимировна 36 85 08 или Н.В. Чернова 36 85 08 На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя. 2.4.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 2.4.25. Отметка о поступлении документа в организацию Отметка о поступлении документа в орган местного самоуправления содержит регистрационный номер документа (очередной порядковый номер, индекс документа) и дату поступления документа (при необходимости - время поступления). Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа. Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. 2.4.26. Идентификатор электронной копии документа Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в органе местного самоуправления. 2.5. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 2.5.1. Постановление, распоряжение 2.5.1.1. Постановление - нормативный правовой акт главы сельского, городского поселения, принимаемый им в пределах своих полномочий по вопросам местного значения. Распоряжение - правовой акт главы сельского, городского поселения, издаваемый в целях разрешения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы администрации. Обеспечение качественной подготовки проектов постановлений, распоряжений главы сельского, городского поселения и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на специалистов администрации, которые готовят проект. Контроль за правильностью оформления проектов постановлений, распоряжений осуществляет специалист по ДОУ. 2.5.1.2. Проекты постановлений, распоряжений и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также иными должностными лицами, согласование с которыми является обязательным в соответствии с порядком подготовки муниципальных правовых актов. (В индивидуальной инструкции по делопроизводству должен быть указан перечень должностных лиц, согласование с которыми является обязательным). Возражения по проекту постановления, распоряжения, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект постановления, распоряжения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному согласованию. 2.5.1.3. Проекты постановлений, распоряжений печатаются на общих бланках шрифтом Times New Roman размером N 14 и представляются на подпись главе сельского, городского поселения. Датой постановления, распоряжения является дата его подписания. Постановления, распоряжения нумеруются по порядку издания в пределах календарного года; распоряжения по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственной деятельности нумеруются отдельно. 2.5.1.4. Копии постановлений, распоряжений, заверенные печатью, направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, который составляется и подписывается исполнителем, подготовившем проект постановления, распоряжения, не позднее чем в пятидневный срок со дня их подписания. Список организаций и лиц, которым направлены постановления, распоряжения или выписки из них, прилагается к экземпляру документа, который хранится в администрации. 2.5.1.5. Проект постановления, распоряжения во исполнение постановления, распоряжения Губернатора или Правительства края должен быть подготовлен в течение срока, определенного главой сельского, городского поселения, если не установлен другой срок. (В индивидуальной инструкции по делопроизводству необходимо указать конкретный срок, в течение которого должен быть подготовлен проект постановления, распоряжения). 2.5.1.6. Постановление, распоряжение имеют следующие реквизиты: наименование организации - указывается наименование администрации - автора документа в полном соответствии с положением о нем; наименование вида документа - ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ; дата документа - оформляется цифровым способом: 12.11.2006; 03.03.2007, регистрационный номер документа - состоит из знака "N" и порядкового номера постановления (распоряжения): N 21; заголовок к тексту - должен кратко и точно отражать содержание текста постановления (распоряжения). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается с использованием 1 межстрочного интервала в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ. Например: Об организации оздоровительной работы с учащимися школ в период летних каникул или Об утверждении Положения об организации деятельности по рассмотрению обращений граждан в администрации Гаткинского сельского поселения Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру; текст документа - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman размером N 14 через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ) от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст постановления, распоряжения может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей части (в распоряжении - распорядительной части). В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания постановления, распоряжения. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если постановление, распоряжение издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок. Например: На основании Федерального закона от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", распоряжения Губернатора Хабаровского края от 16 ноября 2006 г. N 696-р "Об утверждении Положения об организации деятельности по рассмотрению обращений граждан в Правительстве Хабаровского края, аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края"... Преамбула в проектах постановлений завершается словом ПОСТАНОВЛЯЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие. В тексте распоряжений отсутствует слово, разделяющее констатирующую и распорядительную части. Пункты постановления, распоряжения должны быть конкретными, точными, юридически и грамматически безупречными, не допускающими различных толкований. Они должны содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Постановляющая (распорядительная) часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Например: 1.; 1.1.; 1.2.1.; 1.2.2. и т.д. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются организации или конкретные должностные лица. Последний пункт постановляющей (распорядительной) части может содержать сведения о подразделении (должностном лице), на которое возлагается контроль за выполнением постановления, распоряжения. При внесении изменений в муниципальный правовой акт либо признании его утратившим силу обязательно указываются вид акта, дата подписания акта, его регистрационный номер, наименование. Текст пункта о признании утратившим силу ранее принятого акта либо его структурной единицы должен начинаться словами "Признать утратившим силу..."; подпись - состоит из наименования должности главы сельского, городского поселения, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Приложения к постановлению, распоряжению должны оформляться в соответствии с требованиями, установленными ГОСТ Р 6.30-2003. Приложения к постановлению, распоряжению должны быть подписаны. Порядок подписания приложений определяется в индивидуальной инструкции по делопроизводству. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются. При тиражировании приложений для рассылки подпись не воспроизводится. 2.5.2. Положение, правила, инструкция 2.5.2.1. В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органа местного самоуправления. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений или иных муниципальных правовых актов. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов муниципальных правовых актов. Положения (правила, инструкции) могут утверждаться руководителем органа местного самоуправления в форме грифа утверждения или путем издания муниципального правового акта об их утверждении. 2.5.2.2. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке. Если проект положения (правил, инструкции) утверждается муниципальным правовым актом, то положение (правила, инструкция) печатается на стандартном листе бумаги формата А4. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается". Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?" (Инструкция об организации деятельности по рассмотрению обращений граждан); заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?" (Должностная инструкция специалиста). Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за его нарушение. Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Например, структура текста положения об организации или ее подразделении состоит из разделов: 1. Общие положения. 2. Задачи. 3. Функции. 4. Обязанности. 5. Права. 6. Ответственность. 7. Взаимоотношения с другими подразделениями. 2.5.3. Протокол Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседании представительного органа сельского, городского поселения; совещании при главе сельского, городского поселения; комиссий и временных коллегиальных органов - сходов, собраний, совещаний, переговоров, встреч. 2.5.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Материалы к обсуждению представляются специалистами органа местного самоуправления, руководителями и специалистами учреждений, а также другими организациями и лицами, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются исполнителями. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа и специалистов органа местного самоуправления, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 10 дней со дня заседания. 2.5.3.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель - Петров А.В. Секретарь - Васильева Л.Н. Присутствовали: Слова "Председатель" и "Секретарь" печатают от левого поля, отделяя 1 межстрочным интервалом от заголовка и друг от друга. С новой строки пишут слово "Присутствовали", фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, приглашенных на заседание лиц перечисляются в алфавитном порядке. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через 1 межстрочный интервал. При оформлении протокола с числом участников более 15 человек фамилии не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество; список участников в таких случаях прилагается. Например: Присутствовали: 50 человек (список прилагается). Подсчет участников проводится по спискам регистрации, которые прилагаются к протоколу. После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами ПОВЕСТКА ДНЯ, расположенными центровано через 2 - 3 межстрочных интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление всех обсуждаемых вопросов в порядке их обсуждения. Пункты повестки пишутся с красной строки. После каждого вопроса повестки указывается должность, фамилия и инициалы докладчика. Наименование вопроса в повестке дня нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "О чем?". Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст). Перед словом СЛУШАЛИ проставляется номер в соответствии с повесткой дня. ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". РЕШИЛИ: (Решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения). Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. Решения производственных совещаний специалистов органов местного самоуправления; комиссий и советов; совещаний, семинаров работников подведомственных учреждений печатаются в тексте протоколов полностью. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения. Решения могут прилагаться к протоколу, в этом случае в тексте протокола делается сноска "Решение прилагается". 2.5.3.3. Допускается краткая форма составления протокола совещания при главе сельского, городского поселения. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилия председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании, повестка. Далее в кратком протоколе фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам. 2.5.3.4. Протоколы заседаний коллегиальных органов (советов, комиссий и др.) подписывают председатель и секретарь. Протоколы производственных совещаний, семинаров, совещаний, круглых столов подписывает назначенный секретарь и утверждает руководитель органа местного самоуправления. Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания. Например: 21 - 24 апреля 2007 г. 2.5.3.5. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний комиссий, протоколы совещаний и др. Протоколы заседаний представительного органа сельского, городского поселения (Совет депутатов и др.) нумеруются в пределах срока полномочия. Протоколы заседаний постоянных комиссий представительного органа сельского, городского поселения нумеруются по каждой комиссии отдельно с первого номера в пределах срока полномочия. Номера решений, принятых на заседаниях, состоят из номера протокола и порядкового номера решения. Например: решение N 3-1. 2.5.3.6. Порядок доведения решений, принятых коллегиальным органом, до исполнителей определяется в индивидуальной инструкции по делопроизводству. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью. Выписка из протокола содержит часть текста, относящегося к тому вопросу, по которому готовят выписку: - воспроизводятся все реквизиты общего бланка; - вводная часть текста; - вопрос повестки дня, по которому готовится выписка; - текст, отражающий обсуждение вопроса; - принятое решение. Выписки из протоколов оформляются на общем бланке, подписываются председателем и секретарем комиссии, заверяются печатью и направляются с сопроводительным письмом исполнителям. 2.5.3.7. Протоколы печатаются на общем бланке (приложение N 9) и имеют следующие реквизиты: наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается на бланке на отведенном месте прописными буквами без разрядки и выравнивается по центру; вид заседания, совещания - печатается на месте, отведенном для заголовка, через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Например: совещания при главе сельского поселения или заседания Совета депутатов городского поселения место проведения заседания, совещания - печатается через два межстрочных интервала после реквизитов "дата" и "регистрационный номер" и выравнивается по центру; дата и номер протокола - дата, оформленная цифровым способом (26.08.2006), и номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах. Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ). Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Далее следуют фамилии выступающих и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение либо решение прилагается к протоколу; подпись - отделяется от текста 4 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), секретаря совещания, их личные подписи, расшифровки подписей (инициалы и фамилии). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. 2.5.3.8. Материалы заседаний коллегиальных органов располагаются в деле в следующем порядке: протокол, решения с приложениями к ним, доклады, содоклады, справки, информации в порядке рассмотрения вопросов, список приглашенных, стенограмма хода заседания. Каждый документ должен иметь подлинную подпись. Список приглашенных подписывает специалист органа местного самоуправления, готовивший вопрос. 2.5.4. Акт Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события. Акт оформляется на общем бланке, если является внутренним документом органа местного самоуправления (акт приема-передачи дел, составленный при смене должностного лица). Если акт является внешним документом, он составляется на чистом листе бумаги и должен содержать юридические адреса сторон, составивших акт. Акт должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос "чего?" (приема-передачи дел) или "о чем?" (о выделении к уничтожению дел временных сроков хранения). Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части акта указывается документ, на основании которого актируется факт, событие или действие (в именительном падеже), его дата и номер. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются фамилии и инициалы (в именительном падеже), наименования должностей с обозначением организаций. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы. В основной части акта излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Основная часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения, которые помещаются перед отметкой о наличии приложений к акту. Например: Составлен в 3-х экземплярах: 1-й экземпляр - 2-й экземпляр - 3-й экземпляр - Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или документами, регламентирующими составление акта. При наличии приложений ссылка на них дается в конце текста акта перед подписями и оформляется как реквизит "Отметка о наличии приложений". Акт подписывается всеми членами комиссии. При расшифровке подписей инициалы ставятся перед фамилиями. Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем органа местного самоуправления и заверение печатью, после чего акт приобретает юридическую силу. Особую группу образуют коммерческие акты, устанавливающие факты порчи, повреждения или недостачи груза, иных нарушений транспортировки. Коммерческий акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток и зачеркиваний. Все дополнения и исправления в коммерческом акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза). 2.5.5. Договор (контракт) Текст договоров (контрактов) фиксирует соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении прав и обязанностей. Договор (контракт) может содержать следующие сведения: название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, договор о техническом обслуживании, контракт на поставку и др.); дата, место составления, номер; наименования сторон (полное и сокращенное название); наименование работы (предмет договора), ее этапы и результаты выполнения; условия и сроки поставки, перевозки, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; срок действия договора; начало и окончание работ по договору; стоимость работы и порядок расчетов; порядок сдачи и приемки работы; ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств, которые договаривающиеся стороны признают необходимым включить в договор); гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства; переход права собственности и риски; порядок разрешения споров; юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов); подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов); печати организаций - сторон договора. Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты. 2.5.6. Доверенность Доверенность - письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Доверенности выдаются органом местного самоуправления своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени органа местного самоуправления. В тексте доверенности указываются следующие сведения: наименование органа местного самоуправления; юридический адрес органа местного самоуправления; название вида документа (ДОВЕРЕННОСТЬ); дата, номер доверенности; должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по доверенности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; заверение подлинности подписи; срок действия доверенности. Доверенность может быть оформлена на общем бланке. Если действия, указанные в доверенности, касаются денежных или материальных ценностей, она подписывается руководителем органа местного самоуправления и главным бухгалтером. Подписи должностных лиц должны быть заверены гербовой печатью органа местного самоуправления. Руководителем органа местного самоуправления могут быть удостоверены доверенности, выданные специалистами органа местного самоуправления от своего имени, на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий и стипендий, вкладов в банках и на получение корреспонденции, в том числе денежной и посылочной. 2.5.7. Служебные письма В деятельности органа местного самоуправления создаются следующие виды справочно-информационных документов: письма, справки, информации, докладные записки, обзоры, доклады, телеграммы, телефонограммы и др. 2.5.7.1. Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи (пересылается по почте), оформляется только на бланке письма. Наиболее часто используются три вида письма: инициативное письмо, письмо-ответ, сопроводительное письмо. 2.5.7.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией должностного лица на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции. 2.5.7.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата А4 или А5 (приложение N 10). Сопроводительное письмо составляется для тех документов, текст которых не содержит пояснения о цели направления. 2.5.7.4. Текст письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Письма могут быть простыми и сложными. Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др. Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма, изложение причин написания письма, мотивировка и т.п. Во второй части и в заключении, начинающихся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц. Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб. Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Текст письма состоит из следующих основных частей: вступление, содержание, заключение. Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: ссылку на документ (нормативный правовой акт, договор, информационный или справочно-аналитический и т.д.) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Содержание письма составляет: детальное описание факта события или сложившейся ситуации; их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем, направляем, представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем" (информационное письмо) и т.д. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: "Администрация считает...", "Комиссия рассмотрела..." При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. 2.5.7.5. Датой письма является дата его подписания. В индивидуальной инструкции по делопроизводству необходимо учесть, что право подписи служебных писем устанавливается в положении об органе местного самоуправления, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц. Как правило, право подписи служебных писем имеют глава сельского, городского поселения, его заместитель. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов местного самоуправления, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании органов местного самоуправления включаются в наименование должности в реквизите "Подпись". 2.5.8. Справка Справка - документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки делятся на две группы: справки информационного характера, описывающие и устанавливающие факты, события и содержащие сведения служебного характера; и справки, удостоверяющие юридический факт и выдаваемые заинтересованным гражданам или учреждениям: о подтверждении места работы, заработной платы и т.п. (приложения N 11, 12). Обе группы справок оформляются на общем бланке в соответствии с требованиями, установленными ГОСТ Р 6.30-2003. Текст справки личного характера должен начинаться с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце текста указывается учреждение, куда данная справка представляется. Справки, используемые внутри органа местного самоуправления, подписывает составитель. Справки личного характера, а также справки, составленные по требованию иных органов и организаций, подписывает руководитель органа местного самоуправления. В последнем случае ниже подписи руководителя органа местного самоуправления оформляется реквизит "Отметка об исполнителе". Справки финансового характера подписываются руководителем органа местного самоуправления и бухгалтером. 2.5.9. Записки (докладные, служебные, объяснительные) Докладная записка - документ, адресованный руководству и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, и содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства. Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование структурного подразделения, адресат, наименование вида документа, дата, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Служебные записки - применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности организации (запросы, уточнения заданий, информация по запросам, разъяснения и др.). Указанные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения. Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от руки на чистом листе бумаги. 2.5.10. План План фиксирует действия или мероприятия, намечаемые к исполнению, их последовательность, объем, сроки исполнения, исполнителей и в ряде случаев сведения об исполнении. Основное содержание плана может быть изложено в форме таблицы или связного текста. В календарных планах перечисляемые мероприятия располагаются в хронологическом порядке, т.е. по срокам исполнения. По каждому пункту плана намечаются конкретные исполнители и сроки исполнения. План подписывается составителем или лицом, ответственным за его выполнение. Утверждается план руководителем органа местного самоуправления. 2.6. Правила изготовления документов с помощью печатающих устройств 2.6.1. Документы могут изготавливаться на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств электронно-вычислительной техники (далее - ЭВТ). Отдельные внутренние документы, авторами которых являются специалисты органа местного самоуправления, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). 2.6.2. Шаг письма и межстрочный интервал устанавливаются по ГОСТ Р 6.30-2003, в миллиметрах: 2,6 - шаг письма (размер печатного знака; 4,25 - межстрочный интервал. Допускается использовать (в миллиметрах) шаг письма - 2,54; межстрочный интервал - 4,24. При составлении документа средствами ЭВТ с использованием различных текстовых редакторов следует высчитывать расстояние до реквизитов, между реквизитами и т.д. в миллиметрах, исходя из размера печатных знаков, которые могут не совпадать с размером печатных знаков, используемых пишущей машинкой. При этом используемый в печатающих устройствах ЭВТ шрифт должен быть хорошо читаемым. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6,0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 с установкой межстрочных интервалов - точно, одинарный, полуторный. 2.6.3. Тексты документов на бланках формата А4 печатаются на пишущей машинке через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ), на бланках формата А5 - через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через 2 межстрочных интервала (в режиме "полуторный" для ПЭВМ). 2.6.4. Реквизиты документов (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами (в режиме "одинарный" для ПЭВМ). Например: СОГЛАСОВАНО 1,5 интервала Начальник 1 интервал отдела образования 1 интервал администрации района подпись А.С. Иванов 2 интервала дата 2.6.5. Другие реквизиты документа отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами. 2.6.6. Название вида документа печатается прописными буквами. 2.6.7. Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются на уровне последней строки наименования должности. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля. Другие фамилии выравниваются по первой букве самой длинной фамилии. Например: Главный бухгалтер подпись Е.В. Соколов 2.6.8. Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк), то его строку допускается продлевать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выравнивать по центру. 2.6.9. При печатании документов используются следующие стандартные положения табулятора: - от границы левого поля для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", наименования должности в реквизите "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ; - после 5 печатных знаков (1,25 см) - для начала абзаца в тексте; - после 16, 24, 56 печатных знаков - для составления таблиц и трафаретных текстов; - после 32 печатных знаков (8,5 см от левого поля) - для реквизита "Адресат"; - после 40 печатных знаков (10 см от левого поля) - для реквизита "Гриф утверждения документа"; - после 48 печатных знаков (12 см от левого поля) - для расшифровки подписи в реквизите "Подпись". 2.6.10. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст - через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ), вторая строка начинается под первой буквой указанных "Примечания" или "Основания". 2.6.11. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами. Первый ряд начинается от левой границы текстового поля, второй ряд - после 40 печатных знаков от границы левого поля. 2.6.12. При оформлении документов на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля. 2.6.13. Допускается печатание документов временных сроков хранения с использованием оборотной стороны листа. 3. Организация документооборота и исполнения документов 3.1. Организация документооборота 3.1.1. Движение документов в органе местного самоуправления с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 3.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органе местного самоуправления, регламентируются индивидуальной инструкцией по делопроизводству, регламентом, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами. 3.1.3. При применении в органе местного самоуправления электронного документооборота специалистом по ДОУ разрабатываются маршруты движения документов. 3.2. Организация доставки документов 3.2.1. Доставка документов в орган местного самоуправления осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочными. С помощью почтовой связи в орган местного самоуправления доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания. 3.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные документы. 3.3. Прием, обработка и распределение поступающих документов 3.3.1. Документы, поступающие в орган местного самоуправления на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Прием и первичная обработка документов осуществляются специалистом по ДОУ. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "Лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению. При обнаружении отсутствия документов, приложений к ним об этом сообщается отправителю. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда на документе отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции приведен в приложении N 13. Полученный документ регистрируется в регистрационно-контрольной форме (далее - РКФ). На полученном документе проставляется отметка о поступлении документа вручную или с помощью специального регистрационного штампа. Регистрационный штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа (приложение N 14). 3.3.2. После регистрации документы передаются руководителю органа местного самоуправления или его заместителю в день поступления. Руководителю органа местного самоуправления в обязательном порядке передаются документы органов государственной власти, а также другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности органа местного самоуправления, исполнение которых требует решения руководства. Результаты рассмотрения документов выражаются в резолюциях. В том случае, когда в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству вместе с поступившим документом. Рассмотренные руководством документы возвращаются специалисту по ДОУ, где в РКФ переносится содержание резолюции, сроки исполнения и фамилии исполнителей. Затем документ, как правило, в день его поступления передается на исполнение. В случае необходимости документ ставится на контроль. Подлинник документа, который исполняется несколькими исполнителями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. 3.3.3. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. 3.3.4. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована. 3.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов 3.4.1. Документы, отправляемые органом местного самоуправления, передаются почтовой и электрической связью. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется специалистом по ДОУ органа местного самоуправления в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221. 3.4.2. С помощью средств электрической связи специалист по ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов. Виды документов, информация которых передается по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного оригинала адресату определяются индивидуальной инструкцией по делопроизводству с учетом функционирующих в органе местного самоуправления технических и программных средств. Бумажный оригинал документа, переданного по каналам электрической связи, досылается адресату по почте. 3.4.3. Телеграммы, составляемые в органе местного самоуправления, принимаются специалистом по ДОУ, завизированными, подписанными, датированными. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222. 3.4.4. Документы, полностью оформленные, вместе с имеющимися приложениями, с указанием почтового адреса (номера телефона), электронного адреса или с указателем рассылки, передаются специалисту по ДОУ для регистрации и отправки, а также для формирования дела в соответствии с номенклатурой дел органа местного самоуправления. Письмо-ответ, содержащее на бланке ссылку на его дату и номер, передается вместе с инициативным документом. Исполненные документы с грифом "Подлежит возврату" в обязательном порядке передаются исполнителями специалисту по ДОУ. Документы, направляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. 3.4.5. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно. Повестка дня и все документы заседаний представительного органа сельского, городского поселения рассылаются специалистом по ДОУ депутатам представительного органа сельского, городского поселения и в соответствующие учреждения не позднее, чем за три дня до заседания. Размноженные проекты муниципальных правовых актов рассылаются в соответствии с указателем рассылки. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, специалистом по ДОУ. 3.5. Порядок прохождения внутренних документов 3.5.1. Прохождение внутренних документов (распоряжения, служебные записки и т.д.) на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов. 3.5.2. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются. 3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных и зарегистрированных документов в обязательном порядке направляются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы. 3.5.4. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется, как правило, без расписок, но с обязательной соответствующей отметкой в РКФ. Под расписку могут передаваться контролируемые и другие наиболее важные документы. Документы с резолюциями "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление специалистам органа местного самоуправления. Каждый ознакомившийся специалист обязан возвратить документ ответственному за делопроизводство с обязательным проставлением даты ознакомления и подписи. Ознакомление всех специалистов с документами осуществляется в течение 1 - 2 дней. 3.6. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи 3.6.1. При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче; запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования"; подлежащий передаче документ регистрируется. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки. В случае необходимости оригиналы отправляются почтовой связью; поступившие факсограммы регистрируются и передаются руководителю в день их приема, срочные - немедленно с последующей их передачей исполнителям под расписку; поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется соответствующему исполнителю. 3.6.2. Документы, поступающие в орган местного самоуправления в электронном виде, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям. Первичная обработка электронных документов аналогична обработке документов на бумажном носителе. Прием и регистрация в РКФ документов, поступивших на электронный адрес органа местного самоуправления, осуществляется специалистом по ДОУ или другим специалистом, на которого возложено выполнение этих функций. Правила приема, обработки и распределения документов, поступивших в электронном виде, определяется индивидуальной инструкцией по делопроизводству, с учетом функционирующих в органе местного самоуправления технических и программных средств. Сообщения, получаемые по электронной почте, распечатываются на бумагу. 3.6.3. В соответствии с постановлением Правительства края от 25 февраля 2004 г. N 11-пр "О мерах по выполнению требований Федерального закона от 6 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" рассылка копий нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора и Правительства края осуществляется в электронном виде. Прием документов ведет специалист органа местного самоуправления, назначенный распорядительным актом руководителя органа местного самоуправления ответственным за работу с электронной почтой. Электронные документы распечатываются на бумагу с проставлением заверительной надписи: "Документ получен в электронном виде. ЭЦП подтверждаю". Должность лица, принявшего документ, подпись, дата, регистрационный штамп. Поступившие документы запрещается размещать в локальной компьютерной сети, доступной для общего пользования. Резолюции к документам, поступившим по факсу или по электронной почте, оформляются на отдельных листах, а затем прикрепляются к подлиннику. 3.7. Учет количества документов Учет количества документов производится ежеквартально. При этом учитывается количество входящих, исходящих, внутренних документов по РКФ по месту их регистрации. Учету подлежат также письма, заявления и жалобы граждан. Поступающие и создаваемые документы подсчитываются отдельно. Результаты учета количества документов обобщаются специалистом по ДОУ и представляются руководству. За единицу учета количества документов принимается сам документ. Количество размноженных экземпляров (копий) подсчитывается отдельно. 3.8. Работа исполнителей с документами 3.8.1. Руководитель органа местного самоуправления или его заместитель обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их через специалиста по ДОУ до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. 3.8.2. При рассмотрении документов руководитель органа местного самоуправления выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются исполнителю специалистом по ДОУ немедленно. 3.8.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководству, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки. 3.8.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 3.8.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. 4. Поисковая система по документам 4.1. Регистрация документов 4.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. 4.1.2. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер на документе, как правило, не проставляется. Регистрация документов производится в валовом порядке. Отдельно регистрируются постановления (распоряжения) главы сельского, городского поселения по основной деятельности, по личному составу, обращения граждан. 4.1.3. Регистрация поступающих, внутренних и отправляемых документов производится специалистом по ДОУ органа местного самоуправления. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются специалистом по ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу. 4.1.4. При регистрации на документах проставляется регистрационный номер. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел. Например, 1-24/18, где 1-24 - индекс дела по номенклатуре дел, 18 - порядковый регистрационный номер. Регистрационными номерами документов являются их порядковые номера в пределах каждого вида документов, которые им присваиваются в рамках календарного года. Регистрационные номера писем, жалоб, заявлений граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа. Например, 1-24/18-К. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой. 4.1.5. Документы регистрируются в РКФ - электронных карточках или в журналах регистрации поступающих документов, журналах регистрации отправляемых документов (приложение N 15). В РКФ вносятся следующие сведения: наименование организации (автора или корреспондента); наименование вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс поступления; заголовок к тексту (краткое содержание документа); резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами: гриф (отметка) ограничения доступа к документу; внутренняя переадресация документов по исполнителям; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др. 4.1.6. Инициативный и ответный документы имеют единый индекс, но разные регистрационные номера. Документу-ответу присваивается отдельный регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива отправляемых документов, в РКФ инициативного документа делается отметка об исполнении документа. 4.1.7. Журналы регистрации всех категорий документов органа местного самоуправления являются и справочным аппаратом к документам органа местного самоуправления. Справочный аппарат обеспечивает поиск информации, заключенной в документе, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения. В автоматизированных массивах поиск конкретного документа или подборки материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в искомом документе). 5. Контроль исполнения документов 5.1. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. 5.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль в правой части верхнего поля документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль". Контроль исполнения документов осуществляется руководителем органа местного самоуправления. Непосредственный контроль исполнения документов осуществляет специалист органа местного самоуправления. 5.3. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из органов государственной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления; внутренних - с даты подписания (утверждения) документа. Сроки исполнения документов определяются руководителем органа местного самоуправления исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения - в указанный срок; - без указания конкретной даты исполнения: имеющие пометку "срочно", - в трехдневный срок; имеющие пометку "оперативно", - в десятидневный срок; остальные, в том числе обращения граждан, - в сроки, установленные действующим законодательством. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя органа местного самоуправления и фиксируется в регистрационном журнале или регистрационной карточке документа. 5.4. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя органа местного самоуправления, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения этого срока. Продление срока исполнения поручений органов государственной власти допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае глава городского, сельского поселения представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. (В индивидуальной инструкции по делопроизводству необходимо указать конкретный срок с даты подписания поручения, в течение которого должны быть представлены такие предложения). Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство для внесения изменений в регистрационную карточку (новый срок, дата изменения, подпись). Приостанавливать исполнение документа, а также отменять его имеет право только автор документа. 5.5. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни или при увольнении или перемещении специалист, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому специалисту по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы. 5.6. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель органа местного самоуправления или его заместитель. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись лица, снявшего документ с контроля. 5.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. 5.8. Специалист органа местного самоуправления, ответственный за непосредственный контроль за исполнением документов, ежемесячно готовит сводные данные о ходе исполнения документов, стоящих на контроле, для информирования руководителя органа местного самоуправления. 6. Организация работы с документами в делопроизводстве Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив органа местного самоуправления в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, соответствующими нормативно-методическими документами уполномоченных Правительством Российской Федерации федеральных органов исполнительной власти и уполномоченного органа исполнительной власти края в области архивного дела, муниципальными правовыми актами. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. 6.1. Составление номенклатуры дел 6.1.1. Номенклатура дел органа местного самоуправления (далее - номенклатура дел) - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе местного самоуправления, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (приложение N 16). Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 6.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе местного самоуправления и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа местного самоуправления, их виды, состав и содержание. 6.1.3. Номенклатура дел составляется ежегодно (не позднее 15 ноября текущего года на следующий год) специалистом, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом органа местного самоуправления. Номенклатура дел подписывается специалистом по ДОУ, согласовывается экспертной комиссией органа местного самоуправления, утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем органа местного самоуправления и вводится в действие с 01 января следующего года. 6.1.4. Не реже одного раза в 5 лет номенклатура дел представляется для рассмотрения ЭПК архивного органа, в который документы передаются на постоянное хранение, с последующим представлением (при необходимости) на согласование с экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) управления по делам архивов Правительства края. В случае коренных изменений в функциях и структуре органа местного самоуправления такое согласование производится ранее установленного срока. 6.1.5. Номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел документационного обеспечения управления. Второй - используется специалистом по ДОУ в качестве рабочего. Третий - применяется в архивном органе, с которым согласовывалась номенклатура дел. Четвертый - в виде выписок тиражируется для специалистов органа местного самоуправления. 6.1.6. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений либо направления деятельности. В номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа местного самоуправления. 6.1.7. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа местного самоуправления. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. В номенклатуру дел не включаются периодические издания, брошюры, справочники. 6.1.8. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в органе местного самоуправления цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-05, где 02 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Например: - законодательные акты и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти; - постановления и распоряжения Губернатора и Правительства края; - нормативные правовые акты исполнительных органов власти края; - постановления и распоряжения главы муниципального района; - постановления и распоряжения главы городского, сельского поселения; - протоколы заседаний комиссий, штабов, совещаний и документы к ним; - планы; - отчеты; - справочные документы, переписка; - вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка", "входящие документы", "исходящие документы" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов местного самоуправления и учреждений. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа местного самоуправления или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: Документы (акты, справки, предписания, переписка) о проверках предприятий торговли, общественного питания и бытового обслуживания В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Например: Переписка с учреждениями, организациями и предприятиями по вопросам охраны природных ресурсов, сельского хозяйства, охотничьего и рыбного промысла, лесного хозяйства, землепользования Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
