|
Расширенный поиск
Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 23.01.2008 № 14-рОбо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство для внесения изменений в регистрационную карточку (новый срок, дата изменения, подпись). Приостанавливать исполнение документа, а также отменять его имеет право только автор документа. 5.7. В случае исполнения документа несколькими специалистами подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа. 5.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни или при увольнении, перемещении, специалист, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому специалисту по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы. 5.9. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель органа местного самоуправления или его заместитель. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дата; подпись лица, снявшего документ с контроля. 5.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. 5.11. Специалист органа местного самоуправления, ответственный за непосредственный контроль за исполнением документов, ежемесячно готовит сводные данные о ходе исполнения документов, стоящих на контроле, для информирования руководителя органа местного самоуправления. 6. Организация работы с документами в делопроизводстве Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив органа местного самоуправления в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, соответствующими нормативно-методическими документами уполномоченных Правительством Российской Федерации федеральных органов исполнительной власти и уполномоченного органа исполнительной власти края в области архивного дела, муниципальными правовыми актами. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. 6.1. Составление номенклатуры дел 6.1.1. Номенклатура дел органа местного самоуправления - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органе местного самоуправления, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел органа местного самоуправления предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 6.1.2. При составлении номенклатуры дел органа местного самоуправления следует руководствоваться положениями об органе местного самоуправления и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел органа местного самоуправления за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа местного самоуправления, их виды, состав и содержание. 6.1.3. В органе местного самоуправления составляются номенклатуры дел его структурных подразделений и сводная номенклатура дел органа местного самоуправления (далее - сводная номенклатура дел) (приложение N 16). 6.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения органа местного самоуправления составляется ежегодно (не позднее 15 ноября текущего года на следующий год) специалистом, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом органа местного самоуправления и службой ДОУ, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ. Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в службу ДОУ органа местного самоуправления. 6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи архивного органа. 6.1.6. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается экспертной комиссией органа местного самоуправления, утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем органа местного самоуправления. Не реже одного раза в 5 лет сводная номенклатура дел представляется для рассмотрения ЭПК архивного органа, в который документы передаются на постоянное хранение, с последующим представлением (при необходимости) на согласование с ЭПМК управления по делам архивов Правительства края. В случае коренных изменений в функциях и структуре органа местного самоуправления такое согласование производится ранее установленного срока. 6.1.7. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения органа местного самоуправления получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Полнотекстовый электронный вариант сводной номенклатуры дел может быть выставлен на сервере для общего пользования. 6.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр сводной номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в сводную номенклатуру дел в раздел службы ДОУ. Второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего. Третий применяется в архивном органе, с которым согласовывалась сводная номенклатура дел. Четвертый в виде выписок тиражируется для структурных подразделений органа местного самоуправления. 6.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года. 6.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа местного самоуправления. 6.1.11. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений органа местного самоуправления либо направления деятельности. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа местного самоуправления. 6.1.12. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа местного самоуправления. Электронные документы и базы данных также включаются в сводную номенклатуру дел. В сводную номенклатуру дел не включаются периодические издания, брошюры, справочники. 6.1.13. Графы сводной номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в сводную номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в органе местного самоуправления цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по сводной номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-05, где 02 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по сводной номенклатуре дел. В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органа местного самоуправления и учреждений. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа местного самоуправления или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; даты (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.). Например: Документы (акты, справки, предписания, переписка) о проверках предприятий торговли, общественного питания и бытового обслуживания В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. Например: Переписка с учреждениями, организациями и предприятиями по вопросам охраны природных ресурсов, сельского хозяйства, охотничьего и рыбного промысла, лесного хозяйства, землепользования В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: Переписка с Дальневосточной академией государственной службы по вопросам подготовки кадров При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название. Например: Переписка с главами сельских, городских поселений по вопросам социальной защиты населения Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела. Например: Переписка с администрацией с. Некрасовка о подготовке к зимнему сезону 2007/2008 года В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал) на (за) который составлены планы (отчеты). Например: Годовые планы работы подведомственных учреждений Годовые статистические отчеты о расходах на содержание автотранспорта Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов сводной номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, например: - законодательные акты и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти; - постановления и распоряжения Губернатора и Правительства края; - нормативные правовые акты исполнительных органов власти края; - постановления и распоряжения главы муниципального района, городского округа; - протоколы заседаний коллегии, комиссий, штабов, совещаний при руководителях и документы к ним; - планы; - отчеты; - справочные документы, переписка; - вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 сводной номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел. В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую администрацию для продолжения и др. 6.1.14. Если в течение года в органе местного самоуправления возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в сводную номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе сводной номенклатуры дел оставляются резервные номера. 6.1.15. По окончании года в конце сводной номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 6.2. Формирование и оформление дел 6.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии со сводной номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 6.2.2. Дела формируются в органе местного самоуправления специалистами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии со сводной номенклатурой дел. 6.2.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой ДОУ. 6.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: - помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по сводной номенклатуре дел; - группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел (личные дела, карточки работников, книги учета движения трудовых книжек и др.), формирование которых за несколько лет вызывается необходимостью; - раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; - помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; - в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; - по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. 6.2.5. В начале делопроизводственного года специалисты органа местного самоуправления в соответствии со сводной номенклатурой дел оформляют папки, на которых указываются: полное название органа местного самоуправления, название структурного подразделения, номер дела по сводной номенклатуре дел, его заголовок, дата (год) заведения дела, срок его хранения в соответствии со сводной номенклатурой дел. 6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения, наиболее ранние документы находятся в начале дела. Постановления, распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями в пределах календарного года. Протоколы заседаний коллегии, комиссий и документы к ним в делах располагаются в хронологическом порядке по номерам. Допускается документы к протоколам систематизировать в отдельные дела по номерам протоколов. В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и края. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению постановлений, распоряжений Губернатора и Правительства края, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа. Положения, инструкции, утвержденные муниципальными правовыми актами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение личных дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 02 марта 2007 г. N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела". Документы, не имеющие отношения к характеристике муниципального служащего, группируются отдельно от личных дел. Личные дела ведутся в течение нескольких лет и после увольнения муниципального служащего и внесения в личное дело соответствующих записей в дополнение к анкете сдаются на хранение в архив органа местного самоуправления. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы органа местного самоуправления и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам. Лицевые счета работников, расчетно-платежные ведомости по начислению и выдаче заработной платы группируются в самостоятельные дела в пределах года. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Переписка с органами государственной власти может группироваться по конкретным вопросам. Предложения, заявления, жалобы граждан формируются в отдельные дела: - предложения и заявления граждан об улучшении работы органа местного самоуправления и документы по их рассмотрению, срок хранения - постоянно; - заявления и жалобы граждан по личным вопросам и документы по их рассмотрению, срок хранения - 5 лет ЭПК. 6.3. Организация оперативного хранения документов 6.3.1. С момента заведения и до передачи в архив органа местного самоуправления дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и специалисты, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются вертикально корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии со сводной номенклатурой дел. Сводная номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по сводной номенклатуре дел. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив органа местного самоуправления. 6.3.2. Выдача дел другим специалистам подразделений для работы производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование специалистам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа местного самоуправления или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя органа местного самоуправления с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах изъятия подлинника. 7. Подготовка документов к последующему хранению и использованию 7.1. Экспертиза ценности документов 7.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. 7.1.2. Экспертиза ценности документов в органе местного самоуправления на стадии делопроизводства проводится: при составлении сводной номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив органа местного самоуправления. 7.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе местного самоуправления создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК). 7.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положениями, которые утверждаются руководителем органа местного самоуправления. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПК архивного органа. 7.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа местного самоуправления непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством архива органа местного самоуправления. 7.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив органа местного самоуправления, отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 7.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК. 7.2. Оформление дел 7.2.1. Дела органа местного самоуправления подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится специалистами службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива органа местного самоуправления. 7.2.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 17); нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела (приложение N 18); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 19); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 7.2.3. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа местного самоуправления указывается полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по сводной номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры дел органа местного самоуправления; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа - заверителя дела и внутренней описи документов дела, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.). Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью. Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из сводной номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа местного самоуправления, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для проставления архивного шифра и наименования архивного органа, в который будут передаваться дела. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. Наименование фондообразователя может проставляться на обложке штампом. 7.2.4. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов. Внутренняя опись документов дела составляется в обязательном порядке в делах: - постановления (распоряжения) главы муниципального района, городского округа по основной деятельности и документы к ним; - распоряжения главы муниципального района, городского округа по личному составу; - личные дела уволенных работников. Необходимость составления внутренней описи документов дела на другие дела определяется индивидуальной инструкцией по делопроизводству. Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи документов дела. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи дела. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. 7.2.5. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 7.3. Порядок передачи документов на хранение в архив 7.3.1. Документы органов местного самоуправления относятся к муниципальной собственности и через пять лет хранения в органе местного самоуправления в установленном порядке подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный орган. Для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение орган местного самоуправления образует архив. 7.3.2. Архивные документы должны храниться в отдельных соответственно оборудованных помещениях или в закрываемых металлических шкафах или сейфах, предохраняющих их от пыли и солнечного света. В случае расположения архивохранилища на первом этаже на окнах устанавливаются металлические распашные решетки, двери обиваются асбестовой прокладкой или металлом и снабжаются надежными замками. Двери хранилищ в нерабочее время должны быть закрыты на замок и опечатаны. В архивохранилищах должны быть установлены средства пожаротушения. В органе местного самоуправления должен быть разработан и утвержден план экстренной эвакуации документов, приобретены для этих целей мешкотара, брезент, шпагат. 7.3.3. При смене руководителя органа местного самоуправления и специалиста органа местного самоуправления, ответственного за делопроизводство и архив, все документы должны передаваться по акту. Акт приема-передачи документов утверждается главой муниципального района, городского округа. Подготовка документов к передаче на хранение в архив органа местного самоуправления включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив органа местного самоуправления, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 7.3.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Опись дел состоит из годовых разделов и представляет собой систематизированный перечень заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи дел не составляются. 7.3.5. В органе местного самоуправления в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива органа местного самоуправления. По этим описям документы сдаются в архив органа местного самоуправления. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел органа местного самоуправления, которую готовит архив органа местного самоуправления и по которой он сдает дела на постоянное хранение в соответствующий архивный орган. Передача дел в архив органа местного самоуправления осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы ДОУ. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив органа местного самоуправления специалистом архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел специалисты структурного подразделения обязаны устранить. Прием каждого дела производится заведующим архивом органа местного самоуправления в присутствии специалиста структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом органа местного самоуправления и лица, передавшего дела. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа местного самоуправления лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа местного самоуправления независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и сводной номенклатуре дел. 7.3.6. Опись дел составляется по установленной форме (приложения N 20, 21) не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства, например, в 2007 году должны быть представлены описи дел за 2004 год. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела (тома, части). При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: - каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером); - порядок нумерации дел в описи - валовый, опись ведется в течение нескольких лет и заканчивается по согласованию с архивным органом; - графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; - при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); - графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. В конце описи дел вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи дел, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи дел (литерные номера и пропущенные номера). Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ. Опись дел структурного подразделения организации составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив органа местного самоуправления, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. 7.3.7. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 22) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего органа местного самоуправления. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. 7.3.8. Указанные описи дел постоянного хранения и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК описи дел и акты представляются на утверждение ЭПМК управления по делам архивов Правительства края. Затем они утверждаются руководителем органа местного самоуправления. Только после этого орган местного самоуправления имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком. Описи дел по личному составу составляются по тому же принципу и подлежат согласованию с ЭПК соответствующего архивного органа или ЭПМК управления по делам архивов Правительства края. 7.4. Подготовка и передача документов в архив 7.4.1. Дела постоянного хранения в течение пяти лет находятся в органе местного самоуправления, а затем сдаются на хранение в архивный орган. Их передача производится только по описям дел. Дела по личному составу хранятся в архиве органа местного самоуправления. 7.4.2. Вместе с делами в архив органа местного самоуправления передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись дел. 7.4.3. При первичной передаче документов на постоянное хранение описи дел должны иметь титульный лист, историческую справку (приложение N 23), предисловие, список сокращенных слов. Приложение N 1 к подпункту 2.2.1.3 Проект СОБРАНИЕ ДЕПУТАТОВ ВАНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА Хабаровского края РЕШЕНИЕ Об утверждении Перечня муниципальных нежилых объектов недвижимости, подлежащих приватизации в 2007 - 2008 годах Руководствуясь Федеральным законом от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", решением Собрания депутатов Ванинского муниципального района от 13 ноября 2005 г. N 40 "Об утверждении программы приватизации недвижимых объектов муниципальной собственности", Гражданским кодексом Российской Федерации, Уставом Ванинского муниципального района Хабаровского края, Собрание депутатов Ванинского муниципального района Хабаровского края РЕШИЛО: 1. Утвердить прилагаемый Перечень муниципальных нежилых объектов недвижимости, подлежащих приватизации в 2007 - 2008 годах. 2. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на постоянную депутатскую комиссию по бюджету и налогам (Кушнарев В.М.). 3. Учреждению "Редакция "Восход-Ванино" (Яшина С.П.) опубликовать настоящее решение в газете "Восход-Ванино". 4. Настоящее решение вступает в силу со дня его официального опубликования. Председатель Собрания депутатов Ванинского муниципального района Н.С. Ожаровский Образец оформления проекта решения Собрания депутатов Приложение N 2 к пункту 2.2.1.3 Проект ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМСОМОЛЬСКОЙ-НА-АМУРЕ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ ПОСТАНОВЛЕНИЕ Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Комсомольской-на-Амуре городской Думе В целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Комсомольской-на-Амуре городской Думе. 2. Контроль за выполнением требований Инструкции по делопроизводству в Комсомольской-на-Амуре городской Думе оставляю за собой. 3. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания. Председатель городской Думы А.Я. Баженова Образец оформления проекта постановления Приложение N 3 к пункту 2.2.1.3 Проект ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМСОМОЛЬСКОЙ-НА-АМУРЕ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ РАСПОРЯЖЕНИЕ О командировке Баженовой С.Я. В связи со служебной необходимостью убываю в командировку в г. Хабаровск, Законодательную Думу Хабаровского края, сроком на четыре дня, с 28 февраля по 03 марта 2007 г. Председатель городской Думы А.Я. Баженова Образец оформления проекта распоряжения Приложение N 4 к пунктам 2.2.2, 2.5.1.1 ГЛАВА ВАНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА Хабаровского края ПОСТАНОВЛЕНИЕ 20.03.2007 N 97 _________________ _______________ рп. Ванино О внесении изменений в постановление главы Ванинского муниципального района от 13 марта 2007 г. N 94 "О порядке выплаты единовременных пособий при передаче ребенка на воспитание в семью" В целях приведения постановления главы Ванинского муниципального района от 13 марта 2007 г. N 94 "О порядке выплаты единовременных пособий при передаче ребенка на воспитание в семью" в соответствие с действующим законодательством Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Дополнить постановление главы Ванинского муниципального района от 13 марта 2007 г. N 94 "О порядке выплаты единовременных пособий при 1 передаче ребенка на воспитание в семью" пунктом 5 следующего содержания: 1 "5 . Директору учреждения "Редакция "Восход-Ванино" Яшиной С.П. опубликовать настоящее постановление в газете "Восход-Ванино.". 2. Пункт 6 изложить в следующей редакции: "6. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.". 3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации Ванинского муниципального района по социальным вопросам Воробьеву Л.В. Глава района подпись Б.М. Мусянович Образец оформления постановления Приложение N 5 к пунктам 2.2.2, 2.5.1.1 ГЛАВА ВАНИНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА Хабаровского края РАСПОРЯЖЕНИЕ 24.05.2006 N 199-р _________________ _______________ рп. Ванино О проведении комплексной межведомственной операции "Подросток" на территории Ванинского муниципального района В целях организации досуга и летнего отдыха несовершеннолетних, оказания им необходимой социальной и реабилитационной помощи, предупреждения правонарушений и безнадзорности несовершеннолетних и обеспечения координации действий всех заинтересованных органов: 1. Провести на территории Ванинского муниципального района с 15 мая по 30 октября 2006 г. комплексную межведомственную операцию "Подросток". 2. Рекомендовать главам городских и сельских поселений Ванинского муниципального района выработать и осуществить комплекс мер по организации летнего отдыха, оздоровления детей и подростков. Особое внимание уделить категориям детей, нуждающихся в помощи государства. 3. Комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав при администрации Ванинского муниципального района Хабаровского края (Воробьева Л.В.): 3.1. Проанализировать социальную и криминогенную ситуацию с определением категорий несовершеннолетних, нуждающихся в профилактическом воздействии или социально-правовой помощи со стороны органов местного самоуправления. 3.2. Выработать и осуществить комплекс мер по организации летнего отдыха и оздоровления детей и подростков. (далее текст не приводится) Глава района подпись Б.М. Мусянович Образец оформления распоряжения Приложение N 6 к пункту 2.3.3 --------¬ ---------------¬ ¦ Герб ¦ ¦ Герб ¦ ¦ края ¦ ¦муниципального¦ ¦ ¦ ¦ образования ¦ L-------- L--------------- АДМИНИСТРАЦИЯ ОХОТСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА Хабаровского края ____________________ N ______________ рп. Охотск -- -¬ Образец общего бланка администрации муниципального района --------¬ ---------------¬ -- -¬ ¦ Герб ¦ ¦ Герб ¦ ¦ края ¦ ¦муниципального¦ ¦ ¦ ¦ образования ¦ L-------- L--------------- АДМИНИСТРАЦИЯ ХАБАРОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА Хабаровского края Волочаевская ул., д. 6, г. Хабаровск, 680020 Тел./факс (4212) 36-36-52 E-mail: [email protected] ОКПО 00000000, ОГРН 0000000000000 ИНН/КПП 0000000000/000000000 _____________________ N ____________________ На N ________________ от ___________________ -- -¬ Образец бланка письма администрации муниципального района ---------¬ ---------------¬ ¦ Герб ¦ ¦ Герб ¦ ¦ края ¦ ¦муниципального¦ ¦ ¦ ¦ образования ¦ L--------- L--------------- ГЛАВА СОЛНЕЧНОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА Хабаровского края ПОСТАНОВЛЕНИЕ ________________ N __________________ рп. Солнечный Образец бланка постановления (распоряжения) главы муниципального района --------¬ ---------------¬ ¦ Герб ¦ ¦ Герб ¦ ¦ края ¦ ¦муниципального¦ ¦ ¦ ¦ образования ¦ L-------- L--------------- ГЛАВА ГОРОДА КОМСОМОЛЬСКА-НА-АМУРЕ Хабаровского края _________________ N _______________ г. Комсомольск-на-Амуре -- -¬ Образец общего бланка главы городского округа Приложение N 7 к пункту 2.4 СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа. Приложение N 8 к пункту 2.4 СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 20 73 88 10 ¦<------->¦<----------------->¦ ¦<--------------------->¦<---->¦ -------------------------------------------------------------------¬--- /\ ¦ ¦/\ 3 ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ----¦ ------------------------T-T-----------------------¬ ¦ ¦ /\ ¦ /\ ¦01 02 ¦ ¦ 16 19 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 17 ¦ ¦ 03 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+-------------------+ +-----------------------+ ¦ ¦ 51 ¦ ¦ ¦08 09 10 ¦ ¦ 15 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦04 05 06 07 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +-------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ /\ ¦ ¦11 12 ¦ ¦ 17 ¦ ¦ ¦ 22 ¦ ¦ ¦13 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦14 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +-------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ /\ ¦ ¦18 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 18 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +-------------------+-+-----------------------+ ¦ ¦297 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +---------------------------------------------+ ¦ ¦ /\ ¦ ¦21 22 25 ¦ ¦ ¦ 20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +---------------------------------------------+ ¦ ¦ /\ ¦ ¦23 24 26 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦27 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 40 ¦ ¦ ----+---------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ /\ ¦28 30 29 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 16 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ ----L---------------------------------------------- ¦ ¦ /\ ¦ ¦ ¦ 20 ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦\/ ----L------------------------------------------------------------------ ¦ 210 ¦ ¦<------------------------------------------------------------>¦ Расположение реквизитов и границы зон на угловом бланке формата А4 20 10 ¦<------->¦ ¦<--->¦ -------------------------------------------------------------------¬--- /\ ¦ ¦/\ 3 ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ----¦ ---------------------------------------------------¬ ¦ ¦ /\ ¦ /\ ¦01 02 03 16 19 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 17 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+----------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ /\ ¦08 09 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 73 ¦ ¦ ¦ ¦04 05 06 07 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+----------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ /\ ¦11 12 15 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----+----------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦13 14 ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +----------------------------------------------+ ¦ ¦ /\ ¦ ¦18 17 ¦ ¦ ¦ 18 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦297 ----¦ +----------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +----------------------------------------------+ ¦ ¦ /\ ¦ ¦21 22 25 ¦ ¦ ¦ 20 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ +----------------------------------------------+ ¦ ¦ /\ ¦ ¦23 24 26 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦27 ¦ ¦ ¦ 40 ¦ ¦ --- +----------------------------------------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ /\ ¦28 30 29 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 16 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ----¦ --- L----------------------------------------------- ¦ ¦ /\ ¦ ¦ ¦ 20 ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦\/ ---- L------------------------------------------------------------------ ¦ 210 ¦ ¦<------------------------------------------------------------>¦ Расположение реквизитов и границы зон на продольном бланке формата А4 Приложение N 9 к подпункту 2.4.13 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ АКТЫ (проверок и ревизий, экспертизы, приема законченных строительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий, уничтожения гербовых бланков); ЗАДАНИЯ (на проектирование, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, технические и др.); ИНСТРУКЦИИ, ПРАВИЛА (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и др.); НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.); ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.); ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы, и т.д.); ПЛАНЫ (производственные, научно-исследовательских работ, поставок продукции, распределения продукции, работы коллегии, ученого совета); ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.); ПРОГРАММЫ (проведения работ, мероприятий, командировок и др.); РАСЦЕНКИ (на производство работ и т.д.); СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, зданий, на проведение мероприятий, капитальное строительство и т.д.); СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ; ТАРИФНЫЕ СТАВКИ; УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ; ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. Приложение N 10 к подпункту 2.4.21 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ документов, подлежащих заверению гербовой печатью АКТЫ (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.); АРХИВНЫЕ СПРАВКИ; АРХИВНЫЕ КОПИИ; ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах и т.д.); ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, производстве работ и т.д.); ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, капитальное строительство, технические и т.д.); ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ; ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.); ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ; КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ; НОРМЫ РАСХОДА; ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей специалистов, имеющих право свершения финансово-хозяйственных операций; ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА (о награждении); ПИСЬМА (гарантийные, об изготовлении печатей и штампов); ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные); ПОЛОЖЕНИЯ об организациях; РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк); СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.); СОГЛАШЕНИЯ; СПРАВКИ (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.); СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.); ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ; УДОСТОВЕРЕНИЯ; УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ; ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ. ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ документов, подлежащих заверению простой печатью ВЫПИСКИ ИЗ ПРОТОКОЛОВ; ДОКУМЕНТЫ и их копии для формирования личных дел специалистов администрации в соответствии с законодательством о муниципальной службе и Трудовым кодексом Российской Федерации (анкеты, послужные списки, копии документов об образовании и др.); ДОКУМЕНТЫ и их копии кандидатов на участие в конкурсах на замещение вакантных должностей и для включения в кадровый резерв для замещения вакантной должности муниципальной службы; ДОКУМЕНТЫ по вопросам награждения государственными наградами Российской Федерации, оформляемые в соответствии с требованиями федерального и краевого законодательства (наградные листы, учетные карточки награжденных, запросы и т.д.); ДОКУМЕНТЫ по вопросам прохождения муниципальной службы работников администрации (аттестационные листы, экзаменационные листы и т.д.); ДОКУМЕНТЫ специалистов администрации для оформления загранпаспорта; КОПИИ ДОКУМЕНТОВ для удостоверения их соответствия с подлинником; КОПИИ приказов, распоряжений руководителя администрации (выписки из них), выдаваемые учреждениям и гражданам; СПРАВКИ о налоге на доходы физических лиц; СПРАВКИ (с места работы, о прохождении муниципальной службы); ИНЫЕ ДОКУМЕНТЫ и их копии, требующие удостоверения их подлинности. Приложение N 11 к подпункту 2.5.3 -------¬ ---------------¬ ¦ Герб ¦ ¦ Герб ¦ ¦ края ¦ ¦муниципального¦ ¦ ¦ ¦ образования ¦ L------- L--------------- АДМИНИСТРАЦИЯ НИКОЛАЕВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА Хабаровского края ПРОТОКОЛ 06.08.2006 N 1 __________________ _________________ г. Николаевск-на-Амуре заседания коллегии при главе муниципального района Председатель - Долматов В.П. Секретарь - Бороненко Н.С. Присутствовали: члены коллегии: Гордиенко Т.В., Гундикова Н.А., Дельнов Ю.А., Еремина С.В., Иванов А.П., Комкова Л.А., Щетинин М.С., Яшина Л.В. приглашенные: 20 человек (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ 1. О ходе формирования местных бюджетов... Докладчик: Гундикова Н.А. - руководитель финансового управления администрации муниципального района... 2. Об итогах работы органов местного самоуправления Красносельского сельского поселения. Докладчик: Рязанцева Г.А. - глава Красносельского сельского поселения. 1. СЛУШАЛИ: Гундикову Н.А. - текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: 1. Иванов М.И. - краткая запись выступления. 2. Петров Н.И. - краткая запись выступления. РЕШИЛИ: 1. Одобрить... 2.... 2. СЛУШАЛИ: В таком же порядке записывается ход обсуждения и принятое решение по второму вопросу повестки дня. ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ: Председатель подпись расшифровка подписи Секретарь подпись расшифровка подписи Образец оформления протокола Приложение N 12 к подпункту 2.5.3.3 -------¬ ---------------¬ ¦ Герб ¦ ¦ Герб ¦ УТВЕРЖДАЮ ¦ края ¦ ¦муниципального¦ Глава района ¦ ¦ ¦ образования ¦ L------- L--------------- подпись В.П. Долматов дата АДМИНИСТРАЦИЯ НИКОЛАЕВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА Хабаровского края ПРОТОКОЛ 06.08.2006 N 1 __________________ _________________ г. Николаевск-на-Амуре заседания рабочей группы по реформированию местного самоуправления Председатель - Долматов В.П. Секретарь - Бороненко Н.С. Присутствовали: Гундикова Н.А., Дельнов Ю.А., Еремина С.В., Иванов А.П., Щетинин М.С., Яшина Л.В. приглашенные: Бороненко Н.С., Гордиенко Т.В., Комкова Л.А., Петров М.В., Рязанцева Г.А., Сергеева И.Г. ПОВЕСТКА ДНЯ О ходе формирования местных бюджетов на 2007 год. Докладчик: Гундикова Н.А. - руководитель финансового управления администрации муниципального района. РЕШИЛИ: 1. В целях увеличения доходной части бюджета руководителю муниципальной телерадиоредакции Петрову М.В. разработать мероприятия по оказанию платных услуг и до 15 октября 2006 г. представить в финансовое управление администрации муниципального района план доходов по платным услугам с поквартальной разбивкой. 2. Главам сельских поселений учесть при формировании бюджета на 2007 год распределение фонда финансовой поддержки поселений... (далее текст не приводится) Секретарь Н.С. Бороненко Образец оформления краткого протокола Приложение N 13 к подпункту 2.5.4.3 -----¬ ¦Герб¦ ¦края¦ L----- Первому заместителю АДМИНИСТРАЦИЯ Председателя Правительства УЛЬЧСКОГО Хабаровского края МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА по вопросам строительства и Хабаровского края топливно-энергетического комплекса 30 лет Победы ул., д. 54, с. Богородское, 682400 Тел./факс (8251) 5-16-73 В.А. Попову ОКПО 04021832 E-mail:[email protected] 05.06.2005 N 21-04/834 ______________ ____________ На N 3-23/317 от 18.02.2005 __________ ____________ О строительстве нефтеотгрузочного терминала в пос. Де-Кастри Уважаемый Владимир Александрович! Рассмотрев заявку открытого акционерного общества "Дальмостострой", подрядчика компании "Эксон Нефтегаз Лимитед", от 24 февраля 2005 г. N 3/350 о строительстве нефтеотгрузочного терминала в пос. Де-Кастри, администрация Ульчского муниципального района в соответствии с Вашей резолюцией начала работу по переоформлению правоустанавливающих документов на земельный участок: предварительное согласование места размещения, акт выбора, договор аренды. Также ведется разработка архитектурно-планировочного задания по объекту "Временный вахтовый поселок и промышленная зона для сооружения терминала в пос. Де-Кастри". С уважением, заместитель главы администрации района по экономике подпись А.И. Шевцов Крикунова Ольга Александровна 5 15 63 Образец оформления письма Приложение N 14 к подпункту 3.3.1 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ 1. Письма, присланные для сведения. 2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня. 3. Сводки и информации, присланные в копиях, для сведения. 4. Учебные планы, программы. 5. Рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок, плакаты, программы конференций, совещаний. 6. Поздравительные телеграммы и письма, пригласительные билеты. 7. Бухгалтерские документы (передаются в финансово-хозяйственный отдел). 8. Печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы и т.д.). 9. Формы статистической отчетности. Приложение N 15 к подпункту 3.3.1 -------------------------------¬ ¦ Администрация Солнечного ¦ ¦ муниципального района ¦ Размер регистрационного штампа ¦ ¦ не более 19 x 41 мм ¦Входящий N ___________________¦ ¦"____" ______________ _____ г.¦ L------------------------------- Образец регистрационного штампа Приложение N 16 к подпункту 6.1.3 Администрация Солнечного УТВЕРЖДАЮ муниципального района Глава района Хабаровского края НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ подпись расшифровка подписи дата 00.00.0000 N ______________ ___________ рп. Солнечный на ___________ год ------------T---------------T-----------T----------------------T----------¬ ¦Индекс дела¦Заголовок дела ¦Количество ¦ Срок хранения дела ¦Примечание¦ ¦ ¦(томов, частей)¦дел (томов,¦(тома, части) и номера¦ ¦ ¦ ¦ ¦ частей) ¦ статей по перечню ¦ ¦ +-----------+---------------+-----------+----------------------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +-----------+---------------+-----------+----------------------+----------+ ¦ Название раздела ¦ +-----------T---------------T-----------T----------------------T----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L-----------+---------------+-----------+----------------------+----------- Ответственный за делопроизводство, ведущий специалист администрации подпись расшифровка подписи дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК администрации Протокол ЭПМК управления по Солнечного муниципального района делам архивов Правительства Хабаровского края Хабаровского края от _______________ N ___________ от ________________ N __________ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _________ году в учреждении ---------------------------------------T-----T----------------------------¬ ¦ По срокам хранения ¦Всего¦ в том числе ¦ ¦ ¦ +-----------T----------------+ ¦ ¦ ¦переходящих¦с отметкой "ЭПК"¦ +--------------------------------------+-----+-----------+----------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +--------------------------------------+-----+-----------+----------------+ ¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦ +--------------------------------------+-----+-----------+----------------+ ¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦ +--------------------------------------+-----+-----------+----------------+ ¦Временного (до 10 лет включительно) ¦ ¦ ¦ ¦ +--------------------------------------+-----+-----------+----------------+ ¦Итого ¦ ¦ ¦ ¦ L--------------------------------------+-----+-----------+----------------- Ответственный за делопроизводство, ведущий специалист администрации подпись расшифровка подписи дата Формат А4 (210 x 297 мм) Форма номенклатуры дел Приложение N 17 к подпункту 7.2.2 -----------------------¬ __________________________________________________ ¦Ф. N _________________¦ ¦Оп. N ________________¦ __________________________________________________ ¦ ¦ ¦Д. N _________________¦ __________________________________________________ L----------------------- ___________________________________________________________________________ (наименование архива) ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ (наименование учреждения) ДЕЛО N _________ ТОМ N _______ _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ (заголовок дела) ___________________________________________________________________________ (дата) На _____________ лист(ах) Хранить _____________ ---------------¬ ¦Ф. N _________¦ ¦Оп. N ________¦ ¦Д. N _________¦ L--------------- Формат С4 (230 x 320 мм) Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения Приложение N 18 к подпункту 7.2.2 Лист - заверитель дела N ________ В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ лист(ов) (цифрами и прописью) ___________________________________________________________________________ в том числе: литерные листы __________________ пропущенные номера __________________ листов внутренней описи ___________________ --------------------------------------------------------T-----------------¬ ¦ Особенности физического состояния и формирования дела ¦ Номера листов ¦ +-------------------------------------------------------+-----------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ +-------------------------------------------------------+-----------------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L-------------------------------------------------------+------------------ ___________________________________________________________________________ (должность, подпись, расшифровка подписи, дата) Формат А4 (210 x 297 мм) Форма листа - заверителя дела Приложение N 19 к подпункту 7.2.2 ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела N _____________________ -----T-----------T-----------T---------------------T-----------T----------¬ ¦ N ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок документа ¦ Номера ¦Примечание¦ ¦п/п ¦ документа ¦ документа ¦ ¦листов дела¦ ¦ +----+-----------+-----------+---------------------+-----------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +----+-----------+-----------+---------------------+-----------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L----+-----------+-----------+---------------------+-----------+----------- Итого __________________________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи ________________________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись подпись расшифровка подписи дата Формат А4 (210 x 297 мм) Форма внутренней описи документов дела Приложение N 20 к подпункту 7.3.6 Администрация Солнечного УТВЕРЖДАЮ муниципального района Хабаровского края Глава района Фонд N подпись В.И. Богданов ОПИСЬ N 1 дата дел постоянного хранения за 2003 год -----T------T---------------------------T-----------T----------T----------¬ ¦ N ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦ Крайние ¦Количество¦Примечание¦ ¦п/п ¦ дела ¦ ¦ даты ¦ листов ¦ ¦ +----+------+---------------------------+-----------+----------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ L----+------+---------------------------+-----------+----------+----------- 125. 1-1 Постановления главы района 2003 год 19 по основной деятельности и документы к ним 126. 1-2 Распоряжения главы района 05 января - 150 по основной деятельности и 25 июня документы к ним 2003 г. ... 129. 1-6 Документы (информация, 2003 год 41 справки, указания) о проведении комплексной проверки состояния делопроизводства... ... ... В данный раздел описи внесено 14 (четырнадцать) дел с N 125 по N 138. Ответственный за делопроизводство, ведущий специалист администрации подпись Л.А. Панченко дата СОГЛАСОВАНО УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭК администрации Протокол ЭПМК управления по Солнечного муниципального делам архивов Правительства района Хабаровского края Хабаровского края от ________________ N ___________ от ________________ N ___________ Формат А4 (210 x 297 мм) Форма описи дел постоянного хранения Приложение N 21 к подпункту 7.3.6 Администрация Солнечного УТВЕРЖДАЮ муниципального района Хабаровского края Глава района Фонд N подпись В.И. Богданов ОПИСЬ N 2 дата дел по личному составу за 2003 год ----T------T-------------------T-----------T--------T----------T----------¬ ¦ N ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦ Дата дела ¦ Срок ¦Количество¦Примечание¦ ¦п/п¦ дела ¦ (тома, части) ¦ (тома, ¦хранения¦ листов в ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ дела ¦ деле ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (тома, ¦ (томе, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ части) ¦ части) ¦ ¦ +---+------+-------------------+-----------+--------+----------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ L---+------+-------------------+-----------+--------+----------+----------- 14. 10-2 Распоряжения главы 29 января - 128 района по личному 26 декабря составу 2003 г. 15. 9-10 Лицевые счета 2003 год 12 работников администрации ... ... В данный раздел описи внесено 6 (шесть) дел с N 14 по N 19. Ответственный за делопроизводство, подпись Л.А. Панченко ведущий специалист администрации дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК администрации Протокол ЭПК архивного отдела Солнечного муниципального района администрации Солнечного Хабаровского края муниципального района Хабаровского края от _________________ N __________ от _________________ N __________ Формат А4 (210 x 297 мм) Форма описи дел по личному составу Приложение N 22 к подпункту 7.3.7 Администрация Солнечного УТВЕРЖДАЮ муниципального района Хабаровского края Глава района АКТ подпись В.И. Богданов 00.00.0000 N 0 _______________ ______________ рп. Солнечный дата о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании Перечня управленческих документов, образующихся в __________________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М.2000) отобраны _________________________________________________________________ сроков их хранения) к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ___________________________________ (название фонда) ----T----------------T--------T-------------T------------T----------T--------T----------¬ ¦ N ¦ Заголовок дела ¦ Дата ¦Номера описей¦Индекс дела ¦Количество¦ Сроки ¦Примечание¦ ¦п/п¦ или групповой ¦дела или¦(номенклатур)¦ (тома, ¦ дел ¦хранения¦ ¦ ¦ ¦ заголовок дел ¦крайние ¦ за годы ¦ части) по ¦ (томов, ¦ дела ¦ ¦ ¦ ¦ ¦даты дел¦ ¦номенклатуре¦ частей) ¦ (тома, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ или номер ¦ ¦части) и¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дела по ¦ ¦ номера ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ описи ¦ ¦ статей ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦перечню ¦ ¦ +---+----------------+--------+-------------+------------+----------+--------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ L---+----------------+--------+-------------+------------+----------+--------+----------- 1. Приказы по 2000 - 1-7 3 5 лет административно- 2001 гг. ст. 6-в хозяйственным ТУ вопросам 2. Проекты приказов 2003 - 1-9 6 1 год 2004 гг. ст. 7 ТУ ... ... Итого __________________________________ дел за ______________ годы. (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за _____________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПМК управления по делам архивов Правительства Хабаровского края (протокол от ____________ N ________). Наименование должности лица, проводившего экспертизу подпись расшифровка подписи дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК администрации Солнечного муниципального района Хабаровского края от ____________ N ____________ Документы в количестве _______________________________________________ дел, (цифрами и прописью) весом _____________ кг сданы в ____________________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________________________ N __________. Наименование должности специалиста администрации, сдавшего документы подпись расшифровка подписи дата Изменения в учетные документы внесены. Наименование должности специалиста администрации, внесшего изменения в учетные документы подпись расшифровка подписи дата Формат А4 (210 x 297 мм) Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Приложение N 23 к подпункту 7.4.3 СТРУКТУРА ИСТОРИЧЕСКОЙ СПРАВКИ О ФОНДООБРАЗОВАТЕЛЕ И ФОНДЕ 1. История фондообразователя: - распорядительные акты о создании, преобразовании и ликвидации организации; - крайние даты деятельности организации; - задачи и функции организации, их изменения; - масштаб деятельности организации, состав системы подведомственных организаций; - место организации в системе государственного аппарата, хозяйственной или общественно-культурной жизни; - изменения в названии и подчиненности организации; - структура организации и ее изменения. 2. История фонда: - количество дел в фонде и крайние даты дел фонда; - время поступления фонда в архив организации; - изменения в составе и объеме фонда и их причины; - указание даты первой передачи документов на постоянное хранение; - место передачи; - степень сохранности документов. 3. Характеристика документов фонда: - обобщенная характеристика фонда как по разновидности документов, так и по их содержанию, наличие документов, выходящих за хронологические границы фонда; - научно-справочный аппарат к фонду; - использование документов фонда (в каких целях). Историческая справка дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций организации и т.д. Справка подписывается составителем и лицом, ответственным за делопроизводство и архив. Справка печатается в четырех экземплярах: три передаются в государственный (муниципальный) архив при первой передаче документов фонда, один хранится в деле фонда в архиве организации. В дальнейшем дополнения фиксируются во всех экземплярах справки. (Основные правила работы архивов организаций. М., 2003, п. 9.9). УТВЕРЖДЕНА Распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23 января 2008 г. N 14-р ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ СЕЛЬСКИХ, ГОРОДСКИХ ПОСЕЛЕНИЙ ХАБАРОВСКОГО КРАЯ 1. Общие положения 1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления сельских, городских поселений Хабаровского края (далее - инструкция) разработана управлением по делам архивов Правительства Хабаровского края в целях совершенствования документационного обеспечения управления органов местного самоуправления, осуществляемого в соответствии с Федеральным законом от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", а также повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в органах местного самоуправления сельских, городских поселений Хабаровского края (далее - органы местного самоуправления), носит рекомендательный характер и используется при составлении индивидуальной инструкции по делопроизводству органов местного самоуправления (далее - индивидуальная инструкция по делопроизводству). 1.2. Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08 ноября 2005 г. N 536 и зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 27 января 2006 г. N 7418, Государственным стандартом "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее также - край). 1.3. Положения инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, создаваемые средствами электронно-вычислительной техники, машиночитаемыми и другими, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в органе местного самоуправления, должны отвечать требованиям индивидуальной инструкции по делопроизводству. 1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в органе местного самоуправления, контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляется специалистом, назначенным распорядительным актом руководителя органа местного самоуправления ответственным за делопроизводство (далее - специалист по ДОУ). 1.5. Орган местного самоуправления организует и ведет делопроизводство на основе индивидуальной инструкции по делопроизводству, регламента органа местного самоуправления, других нормативно-методических документов и настоящей инструкции. Индивидуальная инструкция по делопроизводству утверждается руководителем органа местного самоуправления после согласования с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) архивного органа или учреждения муниципального района (далее - архивный орган). 1.6. Настоящая инструкция распространяется на служебные документы несекретного характера. Порядок работы с секретными документами и документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, устанавливается специальными инструкциями. 1.7. Специалисты органа местного самоуправления несут персональную ответственность за соблюдение требований индивидуальной инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. 2. Требования к подготовке отдельных видов документов 2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов края 2.1.1. Подготовка проектов законодательных актов края осуществляется в соответствии с Уставом края, Законом края от 28 марта 1996 г. N 33 "О Законодательной Думе Хабаровского края". 2.1.2. Законопроекты вносятся в Законодательную Думу края представительным органом сельского, городского поселения с приложением следующих документов: - пояснительной записки, содержащей предмет законодательного регулирования и изложение концепции проекта закона края; - текста законопроекта с указанием на титульном листе субъекта права законодательной инициативы, внесшего законопроект; - перечня актов краевого законодательства, подлежащих признанию утратившими силу, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием проекта закона края; - финансово-экономического обоснования (в случае внесения законопроекта, реализация которого потребует материальных затрат); - решения представительного органа сельского, городского поселения с указанием представителя этого органа, который будет представлять данный законопроект на заседании Законодательной Думы края. 2.1.3. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Законодательную Думу края, печатается шрифтом размером N 13 через 1 межстрочный интервал со стандартными полями на стандартных листах бумаги формата А4. Номера страниц ставятся со второй страницы в центре верхнего поля. В верхнем правом углу первой страницы текста указывается наименование субъекта права законодательной инициативы, внесшего данный законопроект, ниже печатается слово "Проект". Например: Вносится Советом депутатов Гаткинского сельского поселения Советско-Гаванского муниципального района Хабаровского края Проект 2.2. Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов сельского, городского поселения В соответствии со ст. 43 Федерального закона от 06 октября 2003 г. N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" в систему муниципальных правовых актов входят: - устав муниципального образования; - правовые акты, принятые на местном референдуме (сходе граждан); - нормативные и иные правовые акты представительного органа муниципального образования; - правовые акты главы муниципального образования, постановления и распоряжения главы местной администрации, иных органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления, предусмотренных уставом муниципального образования. Проекты муниципальных правовых актов сельского, городского поселения могут вноситься депутатами представительного органа сельского, городского поселения; главой сельского, городского поселения; иными выборными органами местного самоуправления; органами территориального общественного самоуправления; инициативными группами граждан, а также иными субъектами правотворческой инициативы, установленными уставом сельского, городского поселения. Порядок внесения проектов муниципальных правовых актов, перечень и форма прилагаемых к ним документов устанавливаются нормативным правовым актом органа местного самоуправления или должностного лица местного самоуправления, на рассмотрение которых вносятся указанные проекты. 2.2.1. Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов представительного органа сельского, городского поселения 2.2.1.1. Проекты муниципальных правовых актов представительного органа сельского, городского поселения вносятся на рассмотрение с пояснительной запиской, в которой излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и существо вопроса, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы с оценкой возможных последствий принятия предлагаемых решений. При необходимости к пояснительной записке прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта. 2.2.1.2. Проекты муниципальных правовых актов представительного органа сельского, городского поселения в случае необходимости могут содержать пункт о контроле за их исполнением. 2.2.1.3. Проекты муниципальных правовых актов представительного органа сельского, городского поселения и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14 (межстрочный интервал - одинарный) (приложение N 1). Верхнее поле документа должно составлять 20 мм, левое поле - 35 мм, правое - 12 мм и нижнее - не менее 20 мм. 2.2.1.4. Проекты муниципальных правовых актов представительного органа сельского, городского поселения имеют следующие реквизиты: слово "Проект" на верхнем поле справа; наименование лица или органа, издающего документ, - указывается в соответствии с уставом сельского, городского поселения, выравнивается по центру страницы. Например: СОВЕТ ДЕПУТАТОВ ГОРОДСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ "ГОРОД СОВЕТСКАЯ ГАВАНЬ" СОВЕТСКО-ГАВАНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ наименование вида документа - РЕШЕНИЕ; заголовок к тексту - должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ). Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?" издан документ ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии..."). Заголовок печатается от левой границы текстового поля на расстоянии не менее 7 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится. Длина строк заголовка 7,5 см. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Если заголовок превышает пять строк, то длина его строки продлевается до правой границы текстового поля, допускается оформлять по центру. Например: Об уставе городского поселения "Город Советская Гавань" Советско-Гаванского муниципального района Хабаровского края или Об уставе городского поселения "Город Советская Гавань" Советско-Гаванского муниципального района Хабаровского края текст документа - может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть). Преамбула в муниципальных правовых актах представительного органа сельского, городского поселения завершается словом РЕШИЛ (Совет), которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Текст подпункта пишется с прописной буквы, в конце подпункта ставится точка. Пункты, подпункты, абзацы располагаются в последовательности, обеспечивающей логическое развитие темы, переход от более общих положений к более конкретным. Каждый пункт содержит законченную мысль и включает, как правило, не более одного нормативного или распорядительного предписания. Несколько связанных между собой нормативных или распорядительных предписаний помещают в один пункт в тех случаях, когда они взаимно дополняют и обуславливают друг друга. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое решение, должны соответствовать структуре основного муниципального правового акта, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту. При наличии приложений к муниципальным правовым актам представительного органа сельского, городского поселения в тексте обязательно делается ссылка на них. Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается в режиме "одинарный" для ПЭВМ. Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания; подпись - подпись отделяется от текста 4 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности главы представительного органа сельского, городского поселения (например, "Глава поселения"), личной подписи, инициалов и фамилии главы сельского, городского поселения. Слова "Глава поселения" печатаются от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия печатаются у правой границы текстового поля; дата документа - дата проставляется в день подписания документа, оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 01 июня 2007 г. следует оформлять 01.06.2007. Печатается на бланке на отведенном для нее месте; регистрационный номер документа - проставляется на бланке после подписания документа на отведенном для него месте. 2.2.1.5. Гриф ограничения доступа, в том числе "Для служебного пользования", с указанием номера экземпляра проставляется на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим информацию ограниченного распространения. Гриф ограничения доступа (пометка) печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра печатается ниже грифа ограничения доступа через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "точно 18 пт" для ПЭВМ) и центрируется по отношению к нему. 2.2.1.6. Приложения к муниципальным правовым актам представительного органа сельского, городского поселения оформляются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов муниципальных правовых актов. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются автором документа. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "точно 18 пт" для ПЭВМ) дается ссылка на муниципальный правовой акт представительного органа сельского, городского поселения. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ). Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. Последняя строка с указанием даты и номера муниципального правового акта представительного органа сельского, городского поселения печатается через 1,5 межстрочных интервала (в режиме "точно 18 пт" для ПЭВМ). При наличии нескольких приложений они нумеруются. Например: ПРИЛОЖЕНИЕ N 1 к решению Совета депутатов городского поселения "Город Советская Гавань" Советско-Гаванского муниципального района от _____________ N _______ Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см. Под чертой на расстоянии 4 межстрочных интервалов оформляется реквизит "Подпись" автора документа. При наличии в тексте муниципального правового акта формулировки "Утвердить (или одобрить) прилагаемое Положение (состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.)" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или ОДОБРЕНО со ссылкой на муниципальный правовой акт, его дату, номер. Например: УТВЕРЖДЕНО решением Совета депутатов городского поселения "Город Советская Гавань" Советско-Гаванского муниципального района от _____________ N ______ Слова УТВЕРЖДЕНО или ОДОБРЕНО согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, ОДОБРЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, ОДОБРЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, ОДОБРЕНЫ. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом относительно текста. Наименование вида документа - приложения выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала. Заголовок приложения отделяется от даты и номера решения 4 межстрочными интервалами, от текста приложения 2 межстрочными интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзацного отступа относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже единственном числе. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на второй и последующих страницах указываются только номера граф. Допускается повторение заголовочной части таблицы (наименование граф) на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. Ссылки на сноску в тексте приложений оформляются звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно 12 пт" для ПЭВМ) в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.). 2.2.1.7. В муниципальном правовом акте представительного органа сельского, городского поселения следует употреблять полные наименования органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, должностей упоминаемых лиц в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п. 2.2.1.8. Согласование проектов муниципальных правовых актов представительного органа сельского, городского поселения оформляется на отдельном листе согласования визой, включающей должность, личную подпись визирующего (включая наименование организации), расшифровку подписи (инициалы и фамилия), дату согласования и дату поступления документа на согласование в соответствии с рекомендуемым порядком. Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту документа излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту. При этом в листе согласования рядом с подписью лица, согласовывающего проект, делается отметка "Замечания прилагаются". Если в процессе согласования в проект муниципального правового акта представительного органа сельского, городского поселения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его содержания. По проекту муниципального правового акта представительного органа сельского, городского поселения, внесенному с разногласиями, авторами проекта подготавливаются предложения для их рассмотрения представительным органом сельского, городского поселения. На листе согласования к проекту муниципального правового акта представительного органа сельского, городского поселения оформляется реквизит "Отметка об исполнителе", который состоит из фамилии, имени, отчества исполнителя, номера его телефона и располагается в левом нижнем углу. 2.2.2. Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов местной администрации (исполнительно-распорядительного органа) сельского, городского поселения 2.2.2.1. Управленческая деятельность местной администрации исполнительно-распорядительного органа сельского, городского поселения (далее - администрация) выражается посредством издания муниципальных правовых актов: постановлений, распоряжений главы сельского, городского поселения, если в соответствии с уставом сельского, городского поселения глава сельского, городского поселения возглавляет администрацию (далее - глава сельского, городского поселения) (приложения N 2, 3). Порядок подготовки постановлений, распоряжений главы сельского, городского поселения устанавливается регламентом администрации, утверждаемым главой сельского, городского поселения. Составление и оформление документов администрации должно отвечать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003, обеспечивать их юридическую полноценность и последующее использование. 2.2.2.2. При подготовке документов применяется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman размерами N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14 через 1 - 2 межстрочных интервала. 2.3. Бланки документов 2.3.1. Документы должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. 2.3.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля: 35 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее. 2.3.3. В органе местного самоуправления применяются следующие бланки (приложение N 4): - общий бланк для оформления справок, докладных записок, планов, отчетов, сводок с угловым или продольным расположением реквизитов; - бланк письма; - бланк постановления, распоряжения главы сельского, городского поселения с продольным расположением реквизитов. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
