|
Расширенный поиск
Указ Губернатора Омской области от 16.03.2010 № 18УКАЗ ГУБЕРНАТОРА ОМСКОЙ ОБЛАСТИ Утратил силу - Указ Губернатора Омской области от 02.08.2013 г. N 113 от 16 марта 2010 года N 18 г.Омск (В редакции Указов Губернатора Омской области от 31.05.2011 г. N 51; от 14.10.2011 г. N 107; от 06.09.2012 г. N 90; от 13.05.2013 г. N 71) В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" постановляю: 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Омской области. 2. В Регламенте Правительства Омской области, утвержденном Указом Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34: 1) абзац второй пункта 73 изложить в следующей редакции: "Протоколы заседаний Правительства Омской области хранятся в Управлении делами Правительства Омской области и выдаются членам Правительства Омской области, а в случаях, предусмотренных законодательством, - государственным органам, должностным лицам по их запросам."; 2) в пунктах 83, 91 слова "органах исполнительной власти" заменить словом "Правительстве". 3. В Указе Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82 "О Правилах подготовки проектов правовых актов": 1) пункт 2 исключить; 2) в приложении "Правила подготовки проектов правовых актов" второе предложение пункта 111 изложить в следующей редакции: "Номер страницы располагается вверху по центру страницы.". 4. В Указе Губернатора Омской области от 6 октября 2005 года N 125 "О внесении изменений в отдельные правовые акты Главы Администрации (Губернатора) Омской области, Губернатора Омской области" пункт 1 исключить. 5. В Указе Губернатора Омской области от 27 февраля 2006 года N 25 "Об отдельных случаях использования герба Омской области" пункт 1.1 изложить в следующей редакции: "1.1. Изображение герба Омской области допускается в многоцветном варианте с внешними украшениями: на бланках благодарственных писем Губернатора Омской области; на бланках Председателя Правительства Омской области; на бланках резолюций Губернатора Омской области; на бланках руководителя Аппарата Губернатора Омской области; на бланках протоколов заседаний Правительства Омской области; на бланках почетных грамот, дипломов и благодарностей органов исполнительной власти Омской области; на электронных транспортных картах.". 6. Признать утратившими силу: 1) постановление Главы Администрации (Губернатора) Омской области от 29 мая 1997 года N 220-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Администрации Омской области"; 2) постановление Главы Администрации (Губернатора) Омской области от 13 июля 2000 года N 253-п "О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Администрации Омской области". Губернатор Омской области Л.К.Полежаев Приложение к Указу Губернатора Омской области от 16 марта 2010 года N 18 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в Правительстве Омской области (В редакции Указов Губернатора Омской области от 31.05.2011 г. N 51; от 14.10.2011 г. N 107; от 06.09.2012 г. N 90; от 13.05.2013 г. N 71) Раздел I. Общие положения 1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Омской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к созданию документов Губернатора Омской области, Правительства Омской области, Председателя Правительства Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, министра Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области и организации работы с указанными документами в Правительстве Омской области. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 13.05.2013 г. N 71) Положения Инструкции распространяются на отношения, связанные с подготовкой проектов правовых актов, в части, не урегулированной Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82 "О Правилах подготовки проектов правовых актов" (далее - Правила подготовки проектов правовых актов) и Указом Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34 "О Регламенте Правительства Омской области" (далее - Регламент Правительства Омской области). Органы исполнительной власти Омской области (далее - органы исполнительной власти) ведут делопроизводство на основе инструкции по делопроизводству в соответствующем органе исполнительной власти, утвержденной органом исполнительной власти в соответствии с законодательством, нормативно-методическими документами в сфере делопроизводства и архивного дела. Значение понятий, используемых в Инструкции, соответствует понятиям, определенным Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477. (Пункт дополнен - Указ Губернатора Омской области от 06.09.2012 г. N 90) 2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО) Правительства Омской области и иных информационных технологий. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 06.09.2012 г. N 90) 3. Ведение делопроизводства в Правительстве Омской области осуществляется отделом учета и обработки документов управления организационного обеспечения и документооборота Управления делами Правительства Омской области (далее - отдел учета и обработки документов). Управление делами Правительства Омской области (далее - Управление делами) координирует деятельность иных органов исполнительной власти по вопросам ведения делопроизводства и документооборота в Правительстве Омской области. 4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным законодательством. Положения Инструкции распространяются на работу с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией в части подготовки документов к передаче на архивное хранение. (Пункт дополнен - Указ Губернатора Омской области от 06.09.2012 г. N 90) 5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. 6. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник обязан передать по указанию непосредственного руководителя находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы другому работнику, оформив передачу документов в СЭДО. При увольнении или переходе на другую работу работник должен сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы. Дела, взятые из архива Управления делами, сдаются в архив Управления делами. В случае болезни работника вопрос о передаче документов, находящихся у него на исполнении, решается руководителем, давшим поручение. 7. Работники несут персональную ответственность за невыполнение требований Инструкции. 8. Организация работы с документами в делопроизводстве Правительства Омской области представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Управления делами в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации и методическими документами Федерального архивного агентства. Раздел II. Подготовка и оформление документов Подраздел 1. Бланки документов 9. В Правительстве Омской области документы оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Допускается оформление документов на бланках, изготавливаемых на стандартных листах бумаги формата А5 (148 х 210 мм). В Правительстве Омской области также создаются и используются: 1) электронные документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе; 2) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭДО. (Пункт дополнен - Указ Губернатора Омской области от 06.09.2012 г. N 90) 10. Изготовление бланков с изображением герба Омской области, предусмотренных пунктом 11 Инструкции, осуществляется типографским способом. Иные виды бланков могут изготавливаться средствами оперативной полиграфии или вычислительной техники. При подготовке электронных документов используются электронные шаблоны бланков документов. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 06.09.2012 г. N 90) 11. Управлением делами изготавливаются, хранятся и учитываются следующие бланки: 1) Губернатора Омской области (приложение N 1 к Инструкции), Председателя Правительства Омской области (приложение N 2 к Инструкции), первого заместителя Председателя Правительства Омской области (приложение N 3 к Инструкции), заместителя Председателя Правительства Омской области (приложение N 4 к Инструкции), руководителя Аппарата Губернатора Омской области (приложение N 6 к Инструкции); (В редакции Указа Губернатора Омской области от 13.05.2013 г. N 71) 2) указа Губернатора Омской области (приложение N 7 к Инструкции), распоряжения Губернатора Омской области (приложение N 8 к Инструкции), постановления Правительства Омской области (приложение N 9 к Инструкции), распоряжения Правительства Омской области (приложение N 10 к Инструкции). 12. Бланки, перечисленные в пункте 11 Инструкции, являются бланками строгой отчетности. На оборотной стороне бланков соответствующего вида проставляются порядковые номера. Электронные шаблоны бланков документов, перечисленных в пункте 11 Инструкции, хранятся в СЭДО Правительства Омской области. (Пункт дополнен - Указ Губернатора Омской области от 06.09.2012 г. N 90) 13. При подготовке проектов правовых актов Губернатора Омской области, Правительства Омской области исполнитель обращается за соответствующими бланками в протокольный отдел управления организационного обеспечения и документооборота Управления делами (далее - протокольный отдел) к лицу, ответственному за ведение их учета, представив проект правового акта (второй экземпляр) с визой соответствующего руководителя. При подготовке писем за подписью первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области исполнитель обращается за бланком письма в отдел учета и обработки документов к лицу, ответственному за ведение их учета, представив проект письма с визой соответствующего руководителя. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 13.05.2013 г. N 71) Бланки Губернатора Омской области и Председателя Правительства Омской области выдаются лицом, ответственным за ведение их учета в Секретариате Губернатора Омской области, или по согласованию с Секретариатом Губернатора Омской области в отделе учета и обработки документов, помощникам (советникам) первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, министра Омской области, иным государственным гражданским служащим Омской области органов исполнительной власти под роспись на основании представленного проекта письма, завизированного соответствующим руководителем. 14. Сверка бланков, перечисленных в пункте 11 Инструкции, проводится ежемесячно в протокольном отделе и отделе учета и обработки документов. Испорченные бланки сдаются в протокольный отдел и отдел учета и обработки документов, а затем погашаются и уничтожаются по акту, утверждаемому Управляющим делами Правительства Омской области, путем измельчения с помощью технических средств. 15. При утере бланков Губернатора Омской области, Председателя Правительства Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области, правовых актов Губернатора Омской области, Правительства Омской области проводится служебная проверка. Лица, получившие бланки в установленном порядке, обеспечивают их сохранность. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 13.05.2013 г. N 71) 16. Внутренние документы (докладные записки, справки, отчеты и др.) оформляются без бланков. Подраздел 2. Оформление реквизитов документов 17. Реквизит "Герб Омской области" помещается на бланках, предусмотренных пунктом 11 Инструкции, в соответствии с Законом Омской области "О гербе и флаге Омской области" и Указом Губернатора Омской области от 27 февраля 2006 года N 25 "Об отдельных случаях использования герба Омской области". 18. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти" должен содержать наименование органа исполнительной власти, соответствующее законодательству. Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру - при продольном расположении реквизитов. 19. Реквизит "Должность лица - автора документа" указывается в бланках должностных лиц (приложения N 1 - 4, 6 к Инструкции). (В редакции Указа Губернатора Омской области от 06.09.2012 г. N 90) 20. Документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, органы местного самоуправления Омской области, подведомственным и другим организациям, гражданам, подписываются Губернатором Омской области, первым заместителем Председателя Правительства Омской области, заместителем Председателя Правительства Омской области, руководителем Аппарата Губернатора Омской области, руководителем органа исполнительной власти Омской области, а при работе с обращениями граждан иным должностным лицом в соответствии с их компетенцией. (В редакции Указов Губернатора Омской области от 31.05.2011 г. N 51; от 13.05.2013 г. N 71) В состав реквизита "Подпись должностного лица" входят наименование должности лица, подписывающего документ (при использовании бланка должностного лица наименование соответствующей должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например: Руководитель Аппарата Губернатора Омской области Личная подпись В.В.Радул или на бланке: Личная подпись В.В.Радул Если должностное лицо, реквизит подписи которого подготовлен на проекте документа, отсутствует, то документ может быть подписан лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей перечню государственных должностей Омской области, предусмотренному статьей 3.1 Кодекса о государственных должностях Омской области и государственной гражданской службе Омской области, например: Первый заместитель Председателя Правительства Омской области Личная подпись В.П. Бойко Министр строительства и жилищно- коммунального комплекса Омской области Личная подпись В.А. Эрлих При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, подписи располагаются на одном уровне, например: Министр экономики Министр промышленной Омской области политики, транспорта и связи Омской области Личная подпись И.Г. Мураев Личная подпись А.В. Горбунов (Пункт в редакции Указа Губернатора Омской области от 31.05.2011 г. N 51) 21. Реквизит "Вид документа" располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти" и печатается прописными буквами: ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.д. Реквизит выделяется полужирным шрифтом. Наименование вида документа не указывается в письмах. 22. В реквизите "Место составления (издания) документа" для документов Правительства Омской области местом составления (издания) документа указывается город Омск. 23. Реквизит "Справочные данные об органе исполнительной власти" содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, номер телефона, факс, электронный адрес и др. Реквизит обязателен для бланков, предусмотренных подпунктом 1 пункта 11 Инструкции, и располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти". 24. Реквизит "Адресат" применяется при адресации документов в государственные органы, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам. При адресации документа в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию, их структурные подразделения (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например: Федеральное агентство по строительству и жилищно- коммунальному хозяйству Управление программ в жилищно- коммунальном хозяйстве При адресации документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например: Министерство образования и науки Российской Федерации Департамент управления делами Ведущему специалисту А.И. Иванову При адресации документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например: Заместителю Министра промышленности и энергетики Российской Федерации А.В. Петрову В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти Омской области и постоянным корреспондентам. При адресации документа в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например: Государственное учреждение "Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела" Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется указатель рассылки документа. Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Главам муниципальных образований Омской области (по списку) При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Ивановой Т.Б. Карла Маркса просп., д. 38, кв. 28, Омск, 644048 При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, физическому лицу - после нее. 25. В реквизите "Дата документа" проставляется дата подписания (распорядительные документы, письма и др.), дата утверждения (план, положение, отчет и др.) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и др.). Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Датой документа, подписываемого совместно двумя или более должностными лицами, является дата более поздней подписи. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 05.09.2010 или 27.09.2010. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты документа, например: 5 сентября 2010 года или 27 сентября 2010 года. 26. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел Правительства Омской области, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. В соответствии с видом принятого правового акта Губернатора Омской области и Правительства Омской области к порядковому номеру, присваиваемому в течение года, через дефис дополнительно добавляются следующие буквы: р - распоряжениям Губернатора Омской области, п - постановлениям Правительства Омской области, рп - распоряжениям Правительства Омской области. 27. Реквизит "Наименование либо аннотация документа" составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до одной страницы). Наименование либо аннотация документа должны быть краткими, точно передающими содержание документа. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 06.09.2012 г. N 90) Наименование либо аннотация документа, состоящие из двух и более строк, печатаются через один межстрочный интервал. Наименование либо аннотация документа пишутся с прописной буквы, оформляются под реквизитами бланка и кавычками не выделяются, точка в конце не ставится. Наименование либо аннотация документа отделяются от текста 1 - 2 межстрочными интервалами, занимают до 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке, оформляются по ширине реквизита бланка центрованным способом. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 06.09.2012 г. N 90) Наименование либо аннотация документа должны отвечать на вопросы: (В редакции Указа Губернатора Омской области от 06.09.2012 г. N 90) "о чем?" ("о ком?"), например: Об участии в межрегиональной конференции "чего?" ("кого?"), например: Должностной регламент начальника Управления 28. Реквизит "Текст документа" должен отвечать следующим требованиям. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть кратким, ясным, точным и логичным. Использование в документе новых иностранных терминов и выражений допускается, если отсутствуют имеющие тот же смысл русские термины и выражения или термины иностранного происхождения, ставшие в русском языке общеупотребительными. В тексте документа используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес"); от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым"); от третьего лица единственного числа ("Управление делами Правительства Омской области не возражает"). Если текст документа содержит ссылку на федеральный закон, то указываются его дата, номер и название. В случае если текст документа содержит ссылку на иной правовой акт, то указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, наименование документа (если имеется). В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. Графы, строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Номера граф и строк таблицы указываются без точек. Таблица может быть расположена вдоль длинной стороны листа. В этом случае таблица оформляется приложением к документу. Даты в тексте документа оформляются в соответствии с пунктом 25 Инструкции. При написании чисел используются словесный (например: четыре метра, пять листов), цифровой (например: 30000, 125000000) и словесно-цифровой (например: 50 тысяч, 150 млн.) способы. Словесно-цифровой способ применяется, как правило, для обозначения крупных круглых чисел. При написании сложных существительных и прилагательных, имеющих в своем составе числительные, применяются словесный и словесно-цифровой способы (например, трехдневный, 150-летие, 25-процентный). Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 25,4 процента, 46,2 квадратных метра, но 28,5 тысячи метров, 25 процентов. Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением (например, 80-е годы). Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения (например: начало XXI века). При написании подряд нескольких порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, наращение указывается только у последнего числительного (например: 8 - 10-е классы). Римскими цифрами, как правило, обозначаются века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, спортивных состязаний (например: XX век, IV квартал, XII Олимпийские игры). Употребляемые в тексте документа сокращения слов должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано. В документах используются сокращения и прочие обозначения, предусмотренные Правилами подготовки проектов правовых актов. При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов "Times New Roman" размером 14, документы оформляются на белой бумаге плотностью не менее 80 г/кв.м формата А4 (210 х 297 мм), если иное не предусмотрено Инструкцией. Текст печатается шрифтом черного цвета машинописным способом или с применением электронно-вычислительной техники. Размеры полей документа должны быть: левое - от 2,5 до 3,5 см, правое - от 1,25 до 2,25 см, верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см. Межстрочный интервал должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см. При оформлении документов не допускается использование оборотной стороны листа, за исключением случаев, предусмотренных законодательством. При подготовке документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа. Текст документа не должен содержать исправлений, пометок и пятен. Текст документа должен быть отпечатан отчетливо и ровно. Не допускается сшивание, скрепление степлером листов документа. 29. Реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" включает исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта, на который должен быть дан ответ. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланков, предусмотренных подпунктом 1 пункта 11 Инструкции, и проставляется исполнителем при подготовке ответа. Например: на N 6370-01/15 от 27.01.2010. 30. Реквизит "Отметка о наличии приложений" в сопроводительных письмах оформляется под текстом письма от границы левого поля. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например: Приложение: 1. Справка... на 3 л. в 2 экз. 2. Проект... на 8 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом: Приложение: письмо Минсельхоза России от 24.10.2008 N АГ-18/5700 и приложение к нему, всего 3 л. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес. На приложениях к правилам, инструкциям, планам, программам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом его листе в правом верхнем углу. При этом указывается наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер, например: Приложение к Положению о протоколе Губернатора Омской области от 09.12.2009 N 23 31. Согласование документа с государственными органами, органами местного самоуправления и организациями, интересы которых затрагиваются документом, является внешним согласованием. Внешнее согласование документа оформляется реквизитом "Гриф согласования", который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования. Гриф согласования документа оформляется под реквизитом "Подпись должностного лица" ближе к нижнему полю документа следующим образом: СОГЛАСОВАНО Руководитель государственного учреждения Омской области "Исторический архив Омской области" Личная подпись О.Д. Пугачева Дата Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Визы в листе согласования включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. 32. Реквизит "Гриф утверждения" проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Губернатор Омской области Личная подпись Л.К. Полежаев Дата 33. Согласование проекта документа осуществляется посредством реквизита "Виза". Документы, представляемые на подпись Губернатору Омской области, первому заместителю Председателя Правительства Омской области, заместителю Председателя Правительства Омской области, министру Омской области, руководителю Аппарата Губернатора Омской области, визируются исполнителем (ответственным исполнителем), подготовившим проект документа в соответствии с законодательством и указаниями по исполнению документа. При этом визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии документа. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 13.05.2013 г. N 71) При наличии замечаний к проекту документа они излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу. Например: Замечания прилагаются Управляющий делами Правительства Омской области Личная подпись С.А. Крещук Дата При согласовании проектов правовых актов Губернатора Омской области, Правительства Омской области визы первого заместителя Председателя Правительства Омской области и Министра государственно-правового развития Омской области проставляются на оборотной стороне бланка правового акта Губернатора Омской области, Правительства Омской области. На докладных, аналитических записках, служебных письмах, справках и других документах визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью ближе к нижнему полю. Например: Управляющий делами Правительства Омской области Личная подпись С.А. Крещук Дата Допускается полистное визирование документа и его приложений. 34. Реквизит "Оттиск печати" является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Оттиск печати ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательством. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом. 35. Заверенная копия документа изготавливается и выдается по письменному обращению заинтересованного лица с разрешения Губернатора Омской области, Председателя Правительства Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, министра Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области в пределах их компетенции. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 13.05.2013 г. N 71) Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом, оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату заверения, печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например: Верно Начальник отдела государственной службы и кадров Управления делами Правительства Омской области Личная подпись Е.Е. Николаева Дата Печать Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии 15 л." Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа. 36. Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы и фамилию или имя, отчество и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например: В.А. Иванов 24-20-43 Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя, структурного подразделения, телефонным кодом города. 37. Реквизит "Указания по исполнению документа" (далее - резолюция) оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции (приложение N 11 к Инструкции). Бланки резолюций изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А5 (148 х 210 мм) или А6 (105 х 148 мм). Резолюция включает фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись автора резолюции и дату, например: Иванову С.В., Петрову Г.К. Прошу рассмотреть и внести предложения. Срок до 31.01.2010 Подпись Дата На документах, имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. (Пункт дополнен - Указ Губернатора Омской области от 13.05.2013 г. N 71) 38. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа располагается реквизит "Отметка о контроле документа", который обозначают буквой "К", словом "Контроль" или проставлением штампа. Соответствующая запись заносится в СЭДО. 39. Реквизит "Отметка об исполнении документа" состоит из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, содержит краткие сведения об исполнении, слов "В дело", индекса дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется должностным лицом, давшим поручение. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа. 40. Реквизит "Отметка о конфиденциальности" проставляется на документах, содержащих информацию ограниченного распространения в виде пометки "Для служебного пользования". Необходимость проставления на документах пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе документа, а также на первой странице сопроводительного письма к документу. 41. Реквизит "Отметка о поступлении документа" при поступлении документа в Правительство Омской области содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа. Подраздел 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 42. Протокол заседания комиссии, совета, рабочей или экспертной группы, созданных по решению Губернатора Омской области, Правительства Омской области (далее - протокол), составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов. 43. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой фиксируется только принятое по нему решение. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии, должности председательствующего, секретаря и присутствовавших на заседании, а также, при необходимости, лиц, приглашенных на совещание (заседание). Инициалы и фамилии присутствующих и приглашенных указываются в алфавитном порядке и оформляются по всей ширине строки. Если присутствующих более 15 человек, то в протоколе указывается их общее количество, например: Присутствовали: 42 человека (список прилагается). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, печатается от границы левого поля. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об"). Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов. В последнем случае в тексте делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается в редакции, принятой на совещании (заседании). При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения). Текст краткого протокола состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего и секретаря, а также должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, справа от наименования должностей инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Основная часть протокола включает номера рассматриваемых вопросов в соответствии с повесткой дня и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру листа и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на совещаниях (заседаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Копии протоколов и выписки из протоколов заверяются печатью органа исполнительной власти, осуществляющего организационное обеспечение деятельности соответствующей комиссии, совета, рабочей, экспертной группы. 44. Протокол заседания Правительства Омской области (далее - Протокол) оформляется на специальном бланке (приложение N 12 к Инструкции). Основной текст Протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня заседания Правительства Омской области. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; РЕШИЛИ. В позиции "Слушали" указываются наименование рассматриваемого вопроса, фамилии докладчика и содокладчика. В позиции "Выступили" указываются фамилии и инициалы выступивших по пункту повестки дня. В позиции "Решили" указываются виды принятых решений, например: "принять проект постановления без изменений", "принять проект постановления с учетом высказанных замечаний и предложений". К Протоколу прилагается стенограмма и указатель рассылки. Стенограмма подписывается Управляющим делами Правительства Омской области. Протокол содержит следующие реквизиты: наименование документа, порядковый номер, дату в пределах календарного года, место проведения заседания, фамилии и инициалы Губернатора Омской области, членов Правительства Омской области, присутствовавших на заседании, а также лиц, приглашенных на заседание Правительства Омской области, повестку дня с указанием фамилий и инициалов должностных лиц, выступивших с докладами и содокладами, выступивших в прениях, результат обсуждения каждого вопроса. Протокол визируется руководителем Аппарата Губернатора Омской области и подписывается Губернатором Омской области или первым заместителем Председателя Правительства Омской области, председательствующим на заседании Правительства Омской области. 45. Докладная записка - документ информационно-справочного характера, адресованный вышестоящему должностному лицу или вышестоящему органу исполнительной власти и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями автора документа. Докладные записки подготавливаются в инициативном порядке либо по поручению руководителя. Докладная записка может быть внутренней и внешней. Внутренняя докладная записка имеет следующие реквизиты: наименование структурного подразделения - автора документа; вид документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; дата документа; адресат; наименование документа, кратко и точно отражающее его содержание; текст документа; подпись автора документа. Внешняя докладная записка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: вид документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; дата документа; место составления; адресат; наименование документа (печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал и выравнивается по центру, если документ оформляется на бланке с продольным расположением реквизитов); текст документа; подпись руководителя - автора документа. 46. Акт - это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Акты, как правило, составляются по единой схеме на унифицированных трафаретных формах. Текст акта может состоять из трех частей: введение, констатирующая часть и выводы. Во введении указывается основание составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть акта словом "Основание", после которого указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Далее перечисляются инициалы и фамилии составителей акта. В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность работы, результаты. В заключительной части акта могут содержаться выводы, рекомендации или констатация фактов. После текста указывается количество экземпляров акта и его местонахождение. Акт содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения; вид документа; дата акта; место составления; наименование документа; гриф утверждения (при необходимости); текст; подписи; печать. 47. Телеграмма составляется в том случае, когда необходима срочная передача информации адресату. Телеграммы печатаются на стандартных листах бумаги без бланка в двух экземплярах (приложение N 13 к Инструкции). Адрес телеграммы состоит из телеграфного наименования пункта назначения и точного наименования адресата. К телеграмме одного содержания, направляемой в несколько адресов, дается перечень рассылки, завизированный исполнителем. Текст телеграммы излагается на одной стороне листа кратко, без переноса слов, абзацев. Цифры в тексте телеграммы пишутся, как правило, прописью. В конце текста телеграммы проставляется ее регистрационный номер. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, с указанием должности, инициалов и фамилии должностного лица, подписавшего телеграмму. В ответных телеграммах перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ, и используется оборотная сторона листа. Проект телеграммы до представления ее на подпись руководителю визируется исполнителем на втором экземпляре в левом нижнем углу. Телеграммы принимаются на отправку подписанными и датированными. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи. Вторые экземпляры телеграмм, отправленных за подписью Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, министра Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области формируются в дела в соответствии с номенклатурами дел. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 13.05.2013 г. N 71) 48. Телефонограмма применяется для срочных кратких сообщений. Телефонограмму рекомендуется применять для передачи вызова на совещание, заседание, а также для получения сведений оперативного характера, не требующих документального оформления (приложение N 14 к Инструкции). Телефонограммы за подписью Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области передаются и принимаются на их имя уполномоченными должностными лицами. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 13.05.2013 г. N 71) После сверки текста телефонограммы с принимающим лицом передающий заполняет справочные реквизиты: в графе "Принял" указываются должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона; в графе "Передал" указываются должность, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата. На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана. Полученная телефонограмма должна быть отпечатана и передана руководителю в возможно короткий срок. 49. Доверенность оформляется на представителя Губернатора Омской области, Правительства Омской области для подтверждения его полномочий перед третьими лицами на совершение сделок, получение товарно-материальных ценностей или других действий от имени Губернатора Омской области, Правительства Омской области. Доверенность оформляется на бланках Губернатора Омской области, Правительства Омской области. Вид документа "ДОВЕРЕННОСТЬ" печатается прописными буквами, выравнивается по центру и отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами от текста доверенности. В тексте доверенности указываются следующие сведения: 1) должность доверенного лица; 2) организация, в которой производятся действия по доверенности; 3) вид действия; 4) образец подписи лица, получившего доверенность (при необходимости); 5) заверение подлинности подписи (при необходимости); 6) срок действия доверенности. Доверенность оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр (оригинал) выдается лицу, указанному в доверенности в качестве представителя. Второй экземпляр с визами хранится в органе исполнительной власти. Доверенности, выданные от имени Губернатора Омской области, Правительства Омской области, регистрируются как исходящий документ в отделе учета и обработки документов и имеют единую валовую нумерацию в рамках каждого года. В случае расторжения трудового договора (служебного контракта) с работником, указанным в доверенности в качестве представителя Губернатора Омской области, Правительства Омской области, до истечения срока действия доверенности оригинал доверенности подлежит возврату в отдел учета и обработки документов. 50. Служебные письма готовятся: 1) как ответы о выполнении поручений Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области; (В редакции Указа Губернатора Омской области от 13.05.2013 г. N 71) 2) как сопроводительные письма; 3) как ответы на запросы различных организаций и частных лиц; 4) как инициативные письма. Сроки подготовки служебных писем устанавливаются резолюцией. Тексты ответных служебных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Служебные письма печатаются на стандартных бланках, предусмотренных подпунктом 1 пункта 11 Инструкции, формата А4 или А5. Служебная переписка между Губернатором Омской области, первым заместителем Председателя Правительства Омской области, заместителем Председателя Правительства Омской области, руководителем Аппарата Губернатора Омской области осуществляется без использования бланков. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 13.05.2013 г. N 71) Служебные письма, подписываемые несколькими должностными лицами, оформляются на стандартном листе бумаги и должны иметь одну (единую) дату. При оформлении служебного письма не допускается использование оборотной стороны листа. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны. Письмо может иметь краткое наименование, которое раскрывает его содержание. Если в письме отражено несколько вопросов, то его наименование может быть сформулировано обобщенно. Точка в конце наименования не ставится. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...". Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. с соответствующей мотивацией или без нее. Проекты служебных писем, адресованных Губернатору Омской области, первому заместителю Председателя Правительства Омской области, заместителю Председателя Правительства Омской области, руководителю Аппарата Губернатора Омской области, должны быть согласованы руководителями заинтересованных структурных подразделений органов исполнительной власти, в которых подготовлены вышеуказанные проекты служебных писем. Согласование оформляется визой. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 13.05.2013 г. N 71) Виза проставляется на последнем листе второго экземпляра письма ниже подписи. Все подготовленные служебные письма должны быть оформлены и направлены на регистрацию в СЭДО. Раздел III. Организация документооборота Подраздел 4. Прием и первичная обработка поступающих документов 51. Прием и первичная обработка поступающих в Правительство Омской области документов осуществляются в отделе учета и обработки документов. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации. Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки, наличие в них документов, включая приложения. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю. При обнаружении некомплектности или повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в отделе учета и обработки документов, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа. Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки. Не уничтожаются конверты, содержавшие предложения, заявления, жалобы граждан, материалы по судебным делам (претензии, иски, отзывы, повестки и т.д.). 52. Доставка документов в Правительство Омской области осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электронной связи. С помощью почтовой и фельдъегерской связи доставляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, посылок, мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, Интернет-почта и проекты входящих и исходящих документов из СЭДО органов государственной власти и иных организаций. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 06.09.2012 г. N 90) 53. Служебные документы, которые поступили, минуя отдел учета и обработки документов, должны быть сданы для регистрации в тот же день. Подраздел 5. Предварительное рассмотрение документов 54. Предварительное рассмотрение документов проводится в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения Губернатором Омской области, а также распределения поступивших документов должностным лицам. На рассмотрение Губернатора Омской области передаются документы, полученные от вышестоящих органов, касающиеся деятельности Правительства Омской области, иных органов исполнительной власти, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности, требующим решения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресация его соответствующему должностному лицу. 55. Документы, адресованные Губернатору Омской области, в Правительство Омской области, а также без указания конкретного должностного лица или органа исполнительной власти предварительно рассматриваются в отделе учета и обработки документов, а затем направляются Губернатору Омской области, первому заместителю Председателя Правительства Омской области, заместителю Председателя Правительства Омской области, министру Омской области, руководителю Аппарата Губернатора Омской области в соответствии с распределением обязанностей. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 13.05.2013 г. N 71) Без предварительного рассмотрения и регистрации в отделе учета и обработки документов передаются: обращения граждан - в управление по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области; нормативные правовые акты Российской Федерации, поручения и указания Президента Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, постановления Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - в сектор контроля управления организационного обеспечения и документооборота Управления делами для организации контроля вышеуказанных документов в соответствии с Регламентом Правительства Омской области; (Дополнен - Указ Губернатора Омской области от 14.10.2011 г. N 107) судебные повестки, касающиеся восстановления прав реабилитированных жертв политических репрессий, - в управление по взаимодействию с правоохранительными органами Омской области, остальные судебные повестки - в Министерство государственно-правового развития Омской области; документы с пометкой "Для служебного пользования" - в управление Губернатора Омской области по защите государственной тайны. 56. Телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. 57. Предварительное рассмотрение электронных сообщений, поступающих по электронной почте, осуществляется аналогично документам на бумажных носителях. 58. Отдел учета и обработки документов в первую очередь осуществляет предварительное рассмотрение документов с указаниями, свидетельствующими о срочности их исполнения, или с пометкой о срочности их доставки. Подраздел 6. Регистрация поступающих документов 59. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования. Документы регистрируются независимо от способа их доставки. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения либо при поступлении в нерабочее время на следующий рабочий день. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется. (Дополнен - Указ Губернатора Омской области от 06.09.2012 г. N 90) Не подлежат регистрации в Правительстве Омской области материалы справочно-информационного характера, перечисленные в приложении N 15 к Инструкции. 60. Регистрация документов производится в зависимости от вида документа, автора и содержания. В отделе учета и обработки документов регистрируются и учитываются: 1) документы, поступившие на имя Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области; (В редакции Указа Губернатора Омской области от 13.05.2013 г. N 71) 2) переписка за подписью Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области; (В редакции Указа Губернатора Омской области от 13.05.2013 г. N 71) 3) докладные записки на имя Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области, Управляющего делами Правительства Омской области. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 13.05.2013 г. N 71) 61. Документы регистрируются и учитываются отделом учета и обработки документов в СЭДО путем создания электронных образов документов с внесением следующих основных реквизитов: (Дополнен - Указ Губернатора Омской области от 06.09.2012 г. N 90) входящий номер документа; дата поступления документа; адресант; адрес адресанта; номер документа; дата документа; должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ; наименование текста; вид документа; вид доставки документа; должностное лицо, поставившее документ на контроль; содержание; указания по исполнению документа. Включение электронного образа документа в СЭДО возможно только после его сравнения с подлинником документа. Не подлежат сканированию: (В редакции Указа Губернатора Омской области от 06.09.2012 г. N 90) сброшюрованные документы и другие текстовые материалы; книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также состоящие из листов разного формата; материалы с малоразборчивым текстом; письма граждан, приложенные к документам. Электронные документы, поступившие от участников СЭДО, регистрируются в СЭДО после получения оригинала письма на бумажном носителе. 62. При вводе основных реквизитов поступившего в Правительство Омской области документа в СЭДО осуществляется присвоение регистрационного номера документу, например: ВХ-09/ПР-1000, где: ВХ - вид документа (входящий); 09 - год; ПР - Правительство Омской области; 1000 - порядковый номер. Присвоенный номер документа переносится в регистрационный штамп. На документах, подлежащих регистрации, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, который содержит дату поступления и регистрационный номер. 63. Документы, поступающие по электронной почте и факсимильной связи, регистрируются отделом учета и обработки документов как входящие документы. При поступлении документа по каналу факсимильной связи вместе с его подлинником обоим документам присваивается один и тот же регистрационный номер. 64. Телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на исполнение. 65. После регистрации документы передаются на рассмотрение Губернатору Омской области, первому заместителю Председателя Правительства Омской области, заместителю Председателя Правительства Омской области, министру Омской области, руководителю Аппарата Губернатора Омской области. Срочные документы передаются незамедлительно через помощников (советников) соответствующих руководителей. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 13.05.2013 г. N 71) 66. В случае если поступивший документ является ответом на запрос, работники отдела учета и обработки документов подбирают документы, на которые имеется ссылка, и связывают их с помощью СЭДО. 67. Все зарегистрированные документы после исполнения списываются "в дело" руководителем, давшим поручение и установившим срок его исполнения. Информация об исполнении документа заносится в СЭДО с внесением номера дела по номенклатуре дел, в котором будет находиться документ. 68. В случае изменения резолюции или в случае переадресации документов между органами исполнительной власти указанная передача осуществляется через отдел учета и обработки документов, при этом документы вторично не регистрируются. Подраздел 7. Порядок рассмотрения документов и доведение документов до исполнителей 69. На рассмотрение Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, министра Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области документы передаются после их регистрации (в случае, когда они подлежат регистрации). (В редакции Указа Губернатора Омской области от 13.05.2013 г. N 71) По результатам рассмотрения документов Губернатор Омской области, первый заместитель Председателя Правительства Омской области, заместитель Председателя Правительства Омской области, министр Омской области, руководитель Аппарата Губернатора Омской области дают поручения в форме резолюции. Текст резолюции, как правило, оформляется на бланках резолюций, прилагаемых к лицевой стороне первого листа документа. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 13.05.2013 г. N 71) Резолюции оформляются в соответствии с пунктом 37 Инструкции. Резолюции заносятся в СЭДО лицами, на которых в установленном порядке возложена указанная обязанность. Документы тиражируются в соответствии с резолюциями и рассылкой на исполнение. Если в резолюции указано несколько исполнителей, оригинал документа вместе с резолюцией направляется лицу, указанному в резолюции первым, либо исполнителю, напротив фамилии которого стоит отметка "созыв", "обобщение", "отв.", "свод" и т.п. Остальным исполнителям направляются копии. Все последующие резолюции на документе не должны искажать содержание поручения вышестоящего руководителя. Основной исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным, с занесением резолюций в СЭДО. Резолюции доводятся до сведения исполнителей в день рассмотрения документа руководителем или на следующий рабочий день. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно. Средствами СЭДО осуществляется автоматическое оповещение исполнителей, имеющих доступ к СЭДО, о наличии резолюции. Исполнители, наделенные полномочиями по внесению изменений в сведения, содержащиеся в СЭДО, отражают ход исполнения резолюции в СЭДО. 70. Сроки исполнения документов заносятся в СЭДО. 71. По результатам аппаратных совещаний, рабочих поездок и т.д. оформляется перечень поручений Губернатора Омской области (далее - перечень). Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление поручений Губернатора Омской области. Образец оформления перечня приведен в приложении N 16 к Инструкции. Регистрация перечней осуществляется в отделе учета и обработки документов с внесением в СЭДО. Текст поручений заносится в СЭДО. Процесс работы с перечнями аналогичен процессу работы с резолюциями. Подраздел 8. Контроль исполнения документов 72. Сроки исполнения документов определяются руководителем, который дает поручение (подписывает резолюцию) исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. 73. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, координацию и анализ хода исполнения, учет и обобщение результатов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело. 74. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. На особый контроль ставятся: 1) поручения Президента Российской Федерации; 2) поручения Правительства Российской Федерации; 3) запросы правоохранительных органов и прокуратуры; 4) запросы контролирующих органов. 75. Делопроизводственный учет находящихся на контроле правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Губернатора Омской области, Правительства Омской области, поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации, ведение электронной базы данных контролируемых документов осуществляет сектор контроля управления организационного обеспечения и документооборота Управления делами (далее - сектор контроля). (Дополнен - Указ Губернатора Омской области от 14.10.2011 г. N 107) В течение всего периода исполнения документа сектор контроля ведет упреждающий контроль исполнения в Правительстве Омской области поручений, содержащихся в федеральном и областном законодательстве, поручений Губернатора Омской области по исполнению поручений и указаний Президента Российской Федерации, поручений Правительства Российской Федерации. (Дополнен - Указ Губернатора Омской области от 14.10.2011 г. N 107) 76. Ежемесячно по состоянию на 1-е число каждого месяца Управление делами информирует Губернатора Омской области о соблюдении сроков исполнения документов, стоящих на контроле. 77. Контроль исполнения документов осуществляется помощниками (советниками) или должностными лицами, уполномоченными руководителем. 78. Все снятые с контроля документы должны иметь отметку об исполнении. 79. Контроль исполнения поручений в Правительстве Омской области осуществляется с помощью СЭДО. 80. Иные вопросы контроля и сроки исполнения документов и поручений в Правительстве Омской области определяются Регламентом Правительства Омской области. Подраздел 9. Работа исполнителей с документами 81. Организация работы исполнителей с документами осуществляется на основании резолюций вышестоящих должностных лиц. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, согласование с заинтересованными должностными лицами, доработку и представление проекта документа на подпись руководителю. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки. 82. Подлинник подлежащего исполнению документа с поручением (резолюцией) руководителя направляется ответственному исполнителю. Другие исполнители, указанные в поручении (резолюции), являются соисполнителями документа (поручения) и осуществляют подготовку соответствующих материалов по копии документа с поручением (резолюцией) руководителя. 83. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей поручения, в том числе определяет сроки представления соисполнителями необходимых документов и материалов в соответствии с федеральным и областным законодательством. 84. В случае если лицом, ответственным за исполнение документа, специально не определены сроки представления иными исполнителями необходимых документов и материалов, то данные документы и материалы представляются в сроки, предусмотренные Регламентом Правительства Омской области. 85. В исключительных случаях лицо, ответственное за исполнение поручения, представляет на имя Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, министра Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения срока исполнения поручения. В отношении поручений Губернатора Омской области, данных в связи с исполнением поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, мотивированная просьба о продлении соответствующего поручения представляется не позднее 5 дней до истечения срока исполнения поручения. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 13.05.2013 г. N 71) 86. Соисполнители имеют право: - докладывать об исполнении поручения руководителю, давшему поручение, только по поручению (предложению) ответственного исполнителя; - вносить ответственному исполнителю предложения об изменении сроков исполнения документов с соответствующим обоснованием. 87. Ответственный исполнитель персонально отвечает за качество исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации и соблюдение сроков его выполнения. 88. Документ (поручение) считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные (устные) ответы или поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (когда это требуется исходя из содержания документа или резолюции). 89. После исполнения документа в СЭДО проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Подраздел 10. Организация работы с отправляемыми документами 90. Документы, направляемые на подпись руководителю, должны быть завизированы ответственным исполнителем в соответствии с пунктом 33 Инструкции. Подписанные документы передаются для регистрации и отправки в отдел учета и обработки документов. Перед регистрацией отправляемого документа производится проверка правильности оформления документа, комплектности документа, соответствие количества экземпляров документа указателю рассылки, сверка соответствия текстов подписанного и завизированного экземпляра документа, производится сортировка документов по способу исполнения (простая и заказная почта), проверяется наличие: подписи; виз; приложений; отметки об исполнителе; правильности написания адресата; номера и даты документа, на который делается ссылка. Неправильно оформленные документы возвращаются ответственному исполнителю. Регистрация и дальнейшая отправка осуществляется только при наличии электронного образа документа, который передается с помощью СЭДО. При отсутствии рабочего места в СЭДО электронный образ документа передается с использованием электронных носителей информации. Подраздел 11. Регистрация отправляемых документов 91. Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в отделе учета и обработки документов с внесением в СЭДО следующих реквизитов: исходящий номер документа; дата документа; вид документа; должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ; наименование текста; должность, фамилия и инициалы исполнителя; адресат; вид отправки документа; содержание. 92. На исходящем документе Правительства Омской области указывается дата, оформленная цифровым способом, и регистрационный номер. Регистрационный номер состоит из вида документа, года, кода подразделения, порядкового номера документа, кода должностного лица, подписавшего документ, например: 01.11.2008 N ИСХ-09/ГБ(ПР)-1000/01, где: ИСХ - вид документа (исходящий); 09 - год; ГБ - Губернатор Омской области (ПР - Правительство Омской области); 1000 - порядковый номер документа; 01 - код должностного лица, подписавшего документ. 93. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле. 94. Документ, отправленный по факсу, электронной почте, подлежит регистрации в соответствии с пунктом 92 Инструкции. Ответственный исполнитель принимает решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе. Подраздел 12. Отправка документов 95. Исходящие документы передаются с помощью СЭДО, почтовой, фельдъегерской, электронной связью. Решение о способе доставки принимает руководитель, подписавший документ. 96. Обработка документов для отправки почтовой связью (упаковка, адресация, проставление стоимости почтовых услуг) осуществляется отделом учета и обработки документов в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, документов, отправляемых телеграфной связью, - в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. 97. Документы отправляются отделом учета и обработки документов в день их регистрации или на следующий рабочий день после их подписания, после чего 2 экземпляра документов с визами подшиваются в дела. 98. Исходящие документы передаются для отправки без конвертов. Документы, отправляемые почтовой связью, но в один адрес, могут быть вложены в один конверт. На конвертах проставляются регистрационные индексы отправляемых документов. 99. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию руководителя, подписавшего документ. 100. Вопросы срочной доставки документов решаются руководителем, подписавшим документ. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь. 101. Реестры на отправляемую корреспонденцию печатаются в отделе учета и обработки документов в двух экземплярах. Один экземпляр реестра вручается почтовому работнику или фельдъегерю, второй - подшивается в дело. Реестры в течение года хранятся в отделе учета и обработки документов, а по истечении указанного срока сдаются в архив Управления делами. 102. При передаче текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: 1) передаваемый документ (текст, схема, графическое изображение) должен быть выполнен на бумаге формата А4 черным цветом; 2) ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения; 3) запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования". 103. Персональная ответственность за правильность передачи документов по каналам факсимильной связи возлагается на специалистов, ответственных за использование факсимильных аппаратов. Подраздел 13. Учет и анализ объема документооборота 104. Все входящие и исходящие документы за определенный период времени (месяц, год) подлежат количественному учету для определения объема документооборота. Учет документов ведется раздельно по входящим и исходящим документам, по корреспондентам (адресатам) и по структурным подразделениям. Подсчет количества документов производится при помощи СЭДО. За единицу подсчета принимается экземпляр документа, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении (за исключением случаев, когда копия представляет собой единственный экземпляр документа). Единицей подсчета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДО. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ. (Пункт дополнен - Указ Губернатора Омской области от 06.09.2012 г. N 90) 105. Итоговые сведения об объеме входящих и исходящих документов в Правительстве Омской области составляются отделом учета и обработки документов для анализа различных аспектов управленческой деятельности. Раздел IV. Документальный фонд Правительства Омской области Подраздел 14. Разработка и ведение номенклатуры дел Губернатора Омской области, Правительства Омской области 106. Номенклатура дел Губернатора Омской области, Правительства Омской области (далее - Номенклатура) представляет собой самостоятельный раздел номенклатуры дел Управления делами. 107. Номенклатура разрабатывается отделом учета и обработки документов не позднее 15 ноября текущего года на основе изучения федерального и областного законодательства, определяющего полномочия Губернатора Омской области, Правительства Омской области, перечней документов с указанием сроков их хранения, иных документов, регламентирующих порядок документирования деятельности Губернатора Омской области, Правительства Омской области, Номенклатур за предшествующие годы, документов, образующихся в деятельности Губернатора Омской области, Правительства Омской области. Методическую помощь при составлении Номенклатуры оказывает лицо, ответственное за ведение архива Управления делами. 108. Номенклатура рассматривается на заседании экспертной комиссии Управления делами, по результатам которого принимается решение о включении ее в самостоятельный раздел номенклатуры дел Управления делами. 109. После утверждения и согласования номенклатуры дел Управления делами в установленном порядке Номенклатура вносится работником отдела учета и обработки документов в справочник СЭДО. 110. В случае возникновения в течение года новых документированных участков работы, появления дел, не предусмотренных Номенклатурой, вновь заводимые дела помещаются в Номенклатуру под резервными номерами. Подраздел 15. Формирование дел и их текущее хранение 111. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с Номенклатурой в зависимости от сроков хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет)) и систематизацией документов внутри дела. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе. (Пункт дополнен - Указ Губернатора Омской области от 06.09.2012 г. N 90) 112. Законченный делопроизводством документ передается исполнителем в дело не позднее 10-дневного срока. 113. Дела формируются в структурных подразделениях Управления делами. Перечень лиц, ответственных за сохранность документов и формирование их в дела, устанавливается распоряжением Управления делами. Указанные лица и руководители структурных подразделений Управления делами обеспечивают сохранность документов и дел. 114. Индекс дела, в которое в соответствии с Номенклатурой должен быть подшит исполненный документ (комплект документов), определяет работник отдела учета и обработки документов. 115. Информация о сформированных делах заносится в СЭДО работником отдела учета и обработки документов. 116. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: 1) помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по Номенклатуре; 2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; 3) помещать приложения вместе с основными документами; 4) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; 5) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; 6) помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях; 7) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных); 8) документ, помещаемый в дело, должен иметь дату, подпись, другие реквизиты, то есть быть правильно и полностью оформленным; 9) по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т.д.; 10) документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании; 11) распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями; 12) в отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых федеральных и областных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, актов палат Федерального Собрания Российской Федерации; 13) все документы отчетного и информационного характера по исполнению правовых актов и поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Губернатора Омской области, Правительства Омской области, находящихся на контроле, подшиваются в заведенные на эти правовые акты и поручения дела. Если на правовые акты и поручения дела не заводились, то отчетные документы подшиваются в дела переписки постоянного срока хранения за текущий год. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа; 14) документы коллегиальных органов группируются в два дела: протоколы и решения коллегиальных органов, документы к заседаниям коллегиальных органов; 15) протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов; 16) правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов по личному составу; 17) при формировании правовых актов по личному составу формируются в отдельные дела правовые акты по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения; 18) утвержденные планы, отчеты и другие документы группируются отдельно от их проектов; 19) документы в личных делах располагаются по мере их поступления; 20) обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы органов исполнительной власти или подведомственных им организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам; 21) переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года; 22) законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с Номенклатурой отдельно от документов на бумажных носителях на электронных носителях или в системах хранения данных. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронной форме. (В редакции Указа Губернатора Омской области от 06.09.2012 г. N 90) 117. Местом текущего хранения дел со дня их заведения до передачи в архив Управления делами или на уничтожение являются структурные подразделения Управления делами, в которых были сформированы соответствующие дела. 118. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы. 119. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ: создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел; размещение дел; проверка наличия и состояния документов и дел; соблюдение порядка выдачи дел. 120. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с Номенклатурой. На корешках обложек дел указываются индексы по Номенклатуре. Номенклатура или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа, сейфа. 121. Дела документального фонда Правительства Омской области, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Управления делами, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по Номенклатуре. 122. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения Управления делами, в котором были сформированы соответствующие дела, реорганизации и ликвидации указанного структурного подразделения Управления делами. Проверка наличия проводится путем сверки статей Номенклатуры с описанием дел на обложке, физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в соответствии с законодательством. 123. Выдача дел производится с разрешения Управляющего делами Правительства Омской области или его заместителя. Выдача дел работникам Управления делами осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату. Государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Аппарата Губернатора Омской области, Управляющего делами Правительства Омской области или его заместителя по актам. 124. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела лицом, ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Аппарата Губернатора Омской области, Управляющего делами Правительства Омской области или его заместителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 125. Контроль за правильным формированием дел, проверкой наличия и состояния дел, выдачей дел во временное пользование, изъятием документов из дел осуществляет отдел учета и обработки документов. Подраздел 16. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение 126. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает: 1) экспертизу ценности документов, в том числе электронных документов; (В редакции Указа Губернатора Омской области от 06.09.2012 г. N 90) 2) оформление дел; 3) составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; 4) составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения. 127. Экспертиза ценности документов проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Экспертиза ценности документов проводится на стадии делопроизводства: 1) при составлении номенклатуры дел; 2) в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; 3) при подготовке дел к передаче в казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив). (В редакции Указа Губернатора Омской области от 06.09.2012 г. N 90) 128. Экспертизу ценности документов организует и проводит постоянно действующая экспертная комиссия Управления делами, положение о которой утверждается приказом Управления делами после согласования с Министерством государственно-правового развития Омской области. В состав экспертной комиссии Управления делами, утверждаемый правовым актом Управления делами, включается представитель Исторического архива. 129. Экспертиза ценности документов производится ежегодно в структурных подразделениях Управления делами, осуществляющих формирование и хранение соответствующих дел. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Управления делами, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Управления делами, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями документов с указанием сроков их хранения, Номенклатурой. 130. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Формы указанных документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству в Управлении делами (далее - Инструкция Управления делами), утверждаемой приказом Управления делами, который согласовывается с Министерством государственно-правового развития Омской области. 131. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение. Оформление дел проводится работниками отдела учета и обработки документов и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Управления делами, при методической помощи и под контролем лица, ответственного за ведение архива Управления делами. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению. Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. Формы обложки дела, листа-заверителя дела, внутренней описи документов дела утверждаются Инструкцией Управления делами. 132. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение 2 лет. 133. Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в целях передачи соответствующих дел в архив Управления делами составляются не позднее чем через 3 года после завершения дел в производстве. 134. При подготовке к передаче на архивное хранение личных дел Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, министра Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области, (далее - лица, замещающие государственные должности): (В редакции Указа Губернатора Омской области от 13.05.2013 г. N 71) 1) экспертиза ценности личных дел лиц, замещающих государственные должности, не проводится; 2) опись личных дел лиц, замещающих государственные должности, прекративших исполнение соответствующих полномочий, составляется отделом государственной службы и кадров Управления делами по окончании каждого делопроизводственного года по форме описи дел отдела государственной службы и кадров Управления делами не позднее чем через 3 года после прекращения исполнения полномочий лиц, замещающих государственные должности; 3) в отделе государственной службы и кадров обеспечивается сейфовое хранение личных дел лиц, замещающих государственные должности, до передачи их в архив Управления делами. Подраздел 17. Уничтожение документов и дел с истекшим сроком хранения 135. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (далее - акт) производится в структурных подразделениях Управления делами после составления сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии Управления делами одновременно. 136. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные делопроизводством в 2006 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2010 года). 137. Согласованные экспертной комиссией Управления делами акты утверждаются Управляющим делами Правительства Омской области только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Министерства государственно-правового развития Омской области описей дел постоянного хранения. 138. После утверждения акта Управляющим делами Правительства Омской области дела передаются на переработку (утилизацию) по приемосдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения в Номенклатуре проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты. Подраздел 18. Передача дел на архивное хранение 139. В архив Управления делами передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Управления делами, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Управления делами и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 140. Передача дел в архив Управления делами производится по утвержденным описям дел. 141. Передача дел в архив Управления делами осуществляется по графику, составленному лицом, ответственным за ведение архива Управления делами, и согласованному с руководителями структурных подразделений Управления делами и отделом учета и обработки документов. 142. Прием дел производится лицом, ответственным за ведение архива Управления делами, в присутствии работника структурного подразделения Управления делами с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за ведение архива Управления делами, и лица, передавшего дела. 143. Дела и описи дел доставляются в архив Управления делами сотрудниками структурных подразделений Управления делами с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив Управления делами (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив Управления делами несет структурное подразделение Управления делами, передающее документы). 144. Лицом, ответственным за ведение архива Управления делами, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с Номенклатурой. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению работниками структурного подразделения Управления делами. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Декабрь
|
