ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА-ЮГРЫ от 14.07.2006 № 97

Итого _________________________________________________ документов

                   (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи _______________________________

                                        (цифрами и прописью)

Наименование должностного лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                      Подпись   Расшифровка подписи

Дата

Приложение 16

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и иных исполнительных органах

государственной власти автономного округа

                        Форма обложки дела

         постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

                                          Код гос. архива ________

                                           Код организации _______

                                            Ф.N                

_________________________________________   __________________ 

                                            $

                                            Оп.N               

_________________________________________   __________________ 

                                            $

                                            Д.N                

_________________________________________   __________________ 

__________________________________________________________________

               (наименование архивного учреждения)

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

     (наименование организации и структурного подразделения)

                  ДЕЛО N _______ ТОМ N ________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

                         (заголовок дела)

__________________________________________________________________

                          (крайние даты)

                                             На ___________ листах

                                              Хранить ____________

Ф.N _________  

Оп.N ________  

Д.N _________  

Приложение 17

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и иных исполнительных органах

государственной власти автономного округа

                ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ___________

В деле прошито и пронумеровано ____________________________ листов

                                   (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов __________________________________________;

пропущенные номера листов ________________________________________

+ листов внутренней описи ________________________________________

Особенности физического состояния и                     формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности

работника                        Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Приложение 18

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и иных исполнительных органах

государственной власти автономного округа

Наименование организации

         АКТ                              УТВЕРЖДАЮ

                                          Наименование должности

__________ N __________                   руководителя организации

_______________________                   Подпись      Расшифровка

  (место составления)                                    подписи

О выделении к уничтожению                 Дата

документов, не подлежащих

хранению

На основании _____________________________________________________

        (название и выходные данные перечня документов с указанием

                             сроков их хранения)

__________________________________________________________________

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение документы фонда N _____________

                                                  (название фонда)

N п/п	Заголовок  дела или групповой заголовок документов	Крайние  даты	Номера описей	Индекс дела по номен- клатуре   или  N дела   по    описи	Кол-во  ед.   хр.	Сроки  хранения и номера  статей    по   перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого _______________________ ед. хр. за ____________________ годы

       (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ____________ годы утверждены, по

личному составу согласованы с ЭПК ________________________________

                               (наименование архивного учреждения)

(протокол от _______________ N _______________)

Наименование должностного лица,

проводившего экспертизу

ценности документов                Подпись     Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК)

от ___________ N ___________

Документы в количестве __________________________________ ед. хр.,

                             (цифрами и прописью)

весом _____________ кг сданы в ___________________________________

                                   (наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ___________ N ____

Наименование должности работника,

сдавшего документы                   Подпись   Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника

архива, внесшего

изменения в учетные документы        Подпись   Расшифровка подписи

Дата

Приложение 19

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и иных исполнительных органах

государственной власти автономного округа

Наименование организации

Фонд N ______________                     УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N _____________                     Наименование должности

                                          руководителя организации

за ____________ год

                                          Подпись      Расшифровка

                                                         подписи

                                          Дата

Название раздела (структурного подразделения организации)
N п/п	Индекс  дела	Заголовок дела	Крайние     даты	Кол-во    листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

    В данный раздел описи внесено ________________________ ед. хр.

                                    (цифрами и прописью)

с N _____________________ по N _____________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности

составителя описи                Подпись       Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив)  Подпись       Расшифровка подписи

Дата

УТВЕРЖДЕНО                                     СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК архивного                         Протокол ЦЭК (ЭК)

учреждения                                     организации

от __________ N _______                        от _______ N ______

Приложение 20

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и иных исполнительных органах

государственной власти автономного округа

Наименование организации

Фонд N _____________                          УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N ___________                       Наименование должности

дел временного (свыше 10 лет) хранения    руководителя организации

за ___________ год                        Подпись      Расшифровка

                                                         подписи

                                           Дата

Название раздела (структурного подразделения организации)
N п/п	Индекс  дела	Заголовок дела	Крайние     даты	Срок  хранения	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

    В данный раздел описи внесено _______________________ ед. хр.,

с N ________________________ по N _________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности

составителя описи                Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив)  Подпись       Расшифровка подписи

дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от __________ N _________

Приложение 21

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и иных исполнительных органах

государственной власти автономного округа

Наименование организации

Фонд N ______________                     УТВЕРЖДАЮ

ОПИСЬ N ________                          Наименование должности

дел по личному составу                    руководителя организации

за ____________ год                       Подпись      Расшифровка

                                                         подписи

                                          Дата

Название раздела (структурного подразделения организации)
N п/п	Индекс  дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во    листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

    В данный раздел описи внесено _______________________ ед. хр.,

с N ________________________ по N _________________, в том числе:

литерные номера: _________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________

Наименование должности

составителя описи                Подпись       Расшифровка подписи

Дата

Начальник службы кадров

(инспектор по кадрам)            Подпись       Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО                                СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации              Протокол ЭПК

                                           архивного учреждения

от __________ N _________                  от __________ N _______

Приложение 22

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и иных исполнительных органах

государственной власти автономного округа

РЕКОМЕНДАЦИИ

ПО ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ

ПРОЕКТОВ ПОСТАНОВЛЕНИЙ И РАСПОРЯЖЕНИЙ

Список изменяющих документов

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры

от 13.11.2009 N 179)

1. Губернатор автономного округа и Правительство автономного округа издают постановления и распоряжения (далее - акты).

Постановления принимаются, как правило, по вопросам, затрагивающим интересы всех или большей части жителей, выполнения основных направлений плана экономического и социального развития, бюджета и т.д.

Распоряжения принимаются по вопросам текущей внутренней деятельности, решению оперативных мероприятий, частным вопросам.

2. Проект акта должен содержать следующие реквизиты:

титул (Ханты-Мансийский автономный округ - Югра), Губернатор (Правительство Ханты-Мансийского автономного округа - Югры);

наименование акта (постановление, распоряжение);

дата, номер;

заголовок к тексту акта;

текст акта;

подпись (фамилия, имя, отчество, должность лица, которым будет подписан акт);

отметка об исполнителе;

визы согласования.

3. Каждый акт должен иметь предельно краткий заголовок, исключение составляют небольшие по объему распоряжения, которые печатаются на малом бланке (формат А5). Заголовок раскрывает содержание акта, начинается предлогами "О" и "Об", отвечает на вопрос "О чем?", соответствующий его содержанию. Заголовок в кавычки не заключается, в конце заголовка точка не ставится.

4. Текст постановления, распоряжения должен быть точным, последовательным, исключающим возможность различного толкования, не противоречащим законодательству Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

4.1. Текст постановления, распоряжения делится на 2 части: констатирующую и постановляющую.

4.2. В констатирующей части постановления, распоряжения освещаются мотивы и цели их издания. Она должна быть, как правило, значительно меньше постановляющей части (в случае необходимости информационный материал может быть приложен к проекту в виде справки). Максимальное ограничение объема констатирующей части постановления (распоряжения) обеспечивается объединением ее с началом решающей части. Это достигается путем размещения констатирующей части в первом предложении, которое соединяет в себе как констатирующую часть (целиком), так и постановляющую (начало). Такое предложение начинается формулировками типа "В целях...", "В связи с тем, что...", "Во исполнение...", "В соответствии...".

4.3. В распоряжении может употребляться комплексная констатирующая часть, мотивировочная ("В целях...", "В связи с тем, что..."), ссылочная ("В соответствии с...", "Во исполнение...").

4.4. Если содержание акта не нуждается в разъяснении, то констатирующая часть может вообще отсутствовать. В основном это приемлемо для распоряжений, имеющих оперативный характер, и потому не требующих особых пояснений.

4.5. При переходе от констатирующей части к постановляющей:

в актах, которые издаются на основе единоначалия, слово "постановляет" опускается.

Поэтому при наличии в акте констатирующей части переход от нее к постановляющей части происходит по общему правилу непосредственно, без каких-либо связующих слов - просто путем постановки двоеточия.

Например: В целях...: 1. Предложить...

Или может быть использована неопределенная форма глагола, после которой ставится двоеточие.

Например: "В целях... предложить...".

В актах, которые принимают коллегиально, между констатирующей и постановляющей частями пишется "Правительство Ханты-Мансийского автономного округа - Югры постановляет:", "Правительство автономного округа постановляет:".

4.6. В проектах постановлений, распоряжений при написании имен собственных (фамилии, имена, отчества, географические названия, наименования организаций и предприятий), в которых содержится буква "ё", применение данной буквы определяет ответственный исполнитель в строгом соответствии с правоустанавливающими документами (документом, удостоверяющим личность).

(пп. 4.6 введен постановлением Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

4.7. Применение буквы "ё" при написании нарицательных имен или когда необходимо предупредить неверное чтение и понимание слов определяет Управление делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа при осуществлении лингвистической экспертизы проектов законов автономного округа, проектов постановлений, распоряжений Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, распоряжений Администрации Губернатора автономного округа.

(пп. 4.7 введен постановлением Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

5. Если постановление, распоряжение принимается на основании акта вышестоящего органа, то в констатирующей части должна быть указана дата, номер и название этого акта, а в необходимых случаях - содержание соответствующих разделов или всего акта.

6. Постановляющая часть подразделяется на составные части, которые называются пунктами (знак параграфа не используется).

6.1. Пункты нумеруются только арабскими цифрами.

6.2. Пункты могут быть разделены на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами 1.1, 1.2, или абзацы подпунктов без их нумерации.

6.3. Если документ содержит один пункт, то он не нумеруется. Каждый пункт документа (если пункты нумеруются) начинается с большой буквы и заканчивается точкой.

6.4. Если же подпункты не нумеруются, а выступают в качестве абзацев, то первое слово такого подпункта начинается со строчной буквы.

Заканчивается подпункт (кроме последнего) точкой с запятой.

6.5. Постановляющая (распорядительная) часть документа должна четко определять задачи, исполнителей, сроки исполнения и представления информаций, отчетов о их выполнении лицом или органом, на который возложен контроль.

6.6. Поставленные задачи должны быть конкретными, обеспечены необходимыми материальными и финансовыми ресурсами и не должны противоречить действующему законодательству.

6.7. При подготовке проектов постановлений и распоряжений необходимо учитывать ранее принятые по этому вопросу документы, если они имелись, и не допускать повторений и противоречий с ними.

6.8. Распорядительная часть акта излагается в повелительной форме. Отдельный пункт, как правило, объединяет действия одного характера и может относиться к нескольким исполнителям, подпункт определяет отдельные конкретные действия.

6.9. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или организации.

Должностное лицо может быть указано в качестве исполнителя только в случае, если ему предписано выполнение этого действия.

Если поручение дается какому-то ни было управлению, комитету, отделу и указывается фамилия (Ф.И.О.) руководителя, то она пишется в скобках в именительном падеже (Иванов Б.Я.).

Если же поручение дается непосредственно начальнику управления, комитета, отдела, то Ф.И.О. пишутся без скобок в дательном падеже - Иванову Б.Я.

6.10. Содержание пунктов актов должно быть конкретным.

Должны быть указаны исполнители и сроки исполнения.

Если пункт не связан с определенным исполнителем, то начинается он с глагола в неопределенной форме "Установить...", "Утвердить...".

6.11. В постановлениях, распоряжениях названия предприятий, организаций приводятся полностью - в строгом соответствии с их официальным наименованием.

6.12. Не допускается сокращение слов, кроме общепринятых.

6.13. Если в пунктах акта предложения начинаются с числа, то число пишется прописью.

6.14. Если пункт акта начинается с общепринятой аббревиатуры названия организации, учреждения и т.д., то в этом случае название учреждения, организации пишется полностью.

Например: "1. Открытому акционерному обществу "Юганскнефтегаз"...".

7. Составной частью документа (постановления, распоряжения) может быть приложение.

7.1. Приложение должно иметь заголовок, идентичный его названию в тексте акта.

7.2. В правом верхнем углу должна быть ссылка на принадлежность приложения данному документу.

7.3. Если приложений несколько, то они нумеруются арабскими цифрами, знак N при этом не ставится. Например: "Приложение 2".

7.4. Ссылка на приложение в тексте акта делается путем постановки термина "согласно приложению", "прилагается", если приложений несколько, то "согласно приложениям 1 - 4".

7.5. Текст приложения к постановлению, распоряжению Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа (Положение, порядок, регламент, перечень и другое) может содержать разделы, нумеруемые римскими цифрами, либо непосредственно пункты. Разделы состоят из пунктов.

Разделы, при большом объеме текста приложения, могут включать главы, нумеруемые арабскими цифрами.

Заголовок раздела или главы нормативного правового акта включает соответственно слово "раздел" или "глава" с заглавной буквы, затем порядковый номер и наименование раздела или главы.

Пункты могут иметь сквозную нумерацию по всему тексту приложения либо раздельную нумерацию в пределах каждого раздела.

Пункт нумеруется арабской цифрой с точкой.

Пункт начинается с абзацного отступа и может включать:

подпункты, нумеруемые арабскими цифрами с точкой или со скобкой либо обозначаемые буквами со скобкой;

абзацы, обозначаемые абзацным отступом без нумерации.

Подпункт может включать абзацы.

(пп. 7.5 введен постановлением Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

8. Акт подписывается Губернатором автономного округа, Председателем Правительства автономного округа или в его отсутствие - соответствующим заместителем Председателя Правительства. При этом должна быть указана фамилия и должность именно того лица, которое подписало проект акта (черта и слово "за" не употребляются).

9. Ниже подписи Губернатора, Председателя Правительства автономного округа на лицевой стороне акта делается отметка об исполнителе (Ф.И.О.), номер телефона; далее следуют согласования заинтересованных лиц и служб (подпись лиц, согласовавших документ, расшифровка подписи и дата согласования).

На листе согласования указывается, по какому вопросу производится согласование, кто и когда согласовал, замечания.

10. К проектам прикладываются:

документы, являющиеся основанием издания данного проекта;

указатель рассылки, который заполняется исполнителем.

Схемы проектов актов прилагаются (1, 2).

Схема 1

к приложению 22

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и иных исполнительных органах

государственной власти автономного округа

Проект

             ХАНТЫ-МАНСИЙСКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ - ЮГРА

                       (Тюменская область)

                            ГУБЕРНАТОР

                          ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                          (РАСПОРЯЖЕНИЕ)

от ____________                                    N _____________

г. Ханты-Мансийск

Заголовок (о чем)

    Преамбула  (констатирующая  часть  - изложение целей, мотивов,

оснований  для  принятия  документа,  его  законодательная основа;

составляет с постановляющей частью единое предложение; в некоторых

случаях может отсутствовать).

    Постановляющая  (решающая)  часть - что сделать, кому сделать,

когда  сделать  (обеспечить,  организовать,  утвердить,  поручить,

установить, создать и т.д.); состоит из частей - пунктов:

    1.

    2.

    3.

    и т.д.

    При  необходимости  заключительный  пункт  оговаривает вопросы

контроля за выполнением документа:

    4. Контроль  за   выполнением   постановления   (распоряжения)

возложить на...,

Подпись

Исполнитель (должность, Ф.И.О.)

Согласовано:

                                                            Лист 2

                        (Если необходимо)

                                               Приложение 1 (2, 3)

                                    к постановлению (распоряжению)

                                    Губернатора автономного округа

                                       от ________________ N _____

                             Название

                              Текст

Схема 2

к приложению 22

к Инструкции по делопроизводству в Администрации

Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры и иных исполнительных органах

государственной власти автономного округа

Список изменяющих документов

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры

от 13.11.2009 N 179)

Проект

             ХАНТЫ-МАНСИЙСКИЙ АВТОНОМНЫЙ ОКРУГ - ЮГРА

                       (Тюменская область)

                          ПРАВИТЕЛЬСТВО

                          ПОСТАНОВЛЕНИЕ

                          (РАСПОРЯЖЕНИЕ)

                     от _________ N _________

                        г. Ханты-Мансийск

                        Заголовок (о чем)

    Преамбула  (констатирующая  часть  - изложение целей, мотивов,

оснований  для  принятия  документа,  его  законодательная основа;

составляет с постановляющей частью единое предложение; в некоторых

случаях  может  отсутствовать). В проектах постановлений преамбула

заканчивается     словами:     "Правительство    Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры (автономного округа) постановляет:".

    Постановляющая  (решающая)  часть - что сделать, кому сделать,

когда  сделать  (обеспечить,  организовать,  утвердить,  поручить,

установить, создать и т.д.); состоит из частей - пунктов:

    1.

    2.

    3.

    и т.д.

    При  необходимости  заключительный  пункт  оговаривает вопросы

контроля за выполнением документа:

    4. Контроль  за   выполнением   постановления   (распоряжения)

возложить на...,

Подпись

    Исполнитель

    (Проект вносит)

    Согласовано:

                        Лист согласования

с   членами   Президиума  Правительства  к  проекту  постановления

(распоряжения) Правительства автономного округа __________________

__________________________________________________________________

                       (название документа)

Фамилия, должность	Дата      поступления	Подпись,    дата выдачи	Замечания

 Исполнитель

                                    (не менее 11 подписей членов

                                       Президиума Правительства)

Приложение 23

к Инструкции по делопроизводству в Администрации