ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА-ЮГРЫ от 14.07.2006 № 97

9.3. При оформлении писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый или телеграфный адрес организации или учреждения (кроме писем, адресованных правительственным учреждениям, исполнительным, законодательным (представительным) органам, субъектам Российской Федерации), а при ответе на поступивший документ - также его номер и дату. На лицевой стороне последнего листа проставляются фамилия исполнителя, номер его служебного телефона, индекс машинистки и дата печатания. Копии письма и подлинник телеграммы визируются исполнителем и руководителем подразделения Администрации Губернатора автономного округа или исполнительного органа государственной власти автономного округа на лицевой стороне последнего листа в нижней его части. Подлинник телеграммы Губернатора автономного округа визируется Губернатором автономного округа.

При направлении письма или телеграммы в четыре и более адреса прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем.

9.4. Подписанные письмо и телеграмма вместе с завизированными копиями и двумя экземплярами указателя рассылки передаются для регистрации и отправки в Управление делопроизводства, где им присваивается исходящий номер.

Телеграммы за подписью Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, направляемые Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, отправляются, как правило, по каналам специальной связи.

9.5. Законвертованная в Управлении делопроизводства исходящая корреспонденция вписывается в реестр и в зависимости от срочности доставки, определяемой соответствующим руководителем, отправляется адресатам почтой или фельдсвязью.

Экземпляр документа (письма, телеграммы) и указателя рассылки, на котором проставлен штамп, удостоверяющий отправку, остается в Управлении делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку.

9.6. Порядок ведения шифрованной переписки в Администрации Губернатора автономного округа, Правительстве автономного округа обеспечивается отделом специальной документальной связи.

Раздел 10. ПОРЯДОК РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ,

ПОСТАВЛЕННЫМИ НА КОНТРОЛЬ

10.1. Контролю подлежит исполнение:

законов автономного округа;

(абзац введен постановлением Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

поручений, содержащихся в актах Губернатора, Правительства автономного округа;

поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства автономного округа и его Президиума;

поручений Председателя Правительства или его заместителей, данных во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;

поручений, содержащихся в распоряжениях заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа;

поручений, содержащихся в оформленных резолюциях Губернатора, Председателя Правительства автономного округа или его заместителей по рассмотренным документам;

поручений, содержащихся в протоколах совещаний при Губернаторе, Председателе Правительства автономного округа;

постановлений, распоряжений Губернатора, Правительства автономного округа, постановлений, распоряжений руководителя Администрации Губернатора автономного округа.

10.2. Контроль осуществляет Организационно-контрольное управление Администрации Губернатора автономного округа, Департамент по вопросам организации деятельности Правительства и исполнительные органы государственной власти автономного округа в соответствии с их функциями.

Контроль за исполнением поручений заместителей Председателя Правительства автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа осуществляют их помощники.

Документы, поставленные на контроль, регистрируются в электронной базе данных в день поступления.

При осуществлении своих функций Организационно-контрольное управление, Департамент по вопросам организации деятельности Правительства запрашивают сведения о ходе исполнения поручений у исполнителей в департаментах, комитетах, управлениях, службах делопроизводства, у руководителей департаментов, комитетов, управлений и готовят информацию о ходе исполнения находящихся на контроле актов и поручений, а также о состоянии исполнительской дисциплины в исполнительных органах государственной власти, руководство деятельностью которых осуществляет Губернатор автономного округа или Правительство автономного округа, и представляют ее Губернатору, Председателю Правительства или заместителю Губернатора - руководителю Администрации Губернатора автономного округа.

Руководитель подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти, которому дано поручение, определяет из числа ответственных работников исполнителя документа или поручения, который обеспечивает сопровождение, контроль, сбор, обработку и обобщение информации, подготовку необходимых документов о ходе или результатах выполнения.

10.3. Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях с даты его подписания (утверждения). Конечная дата исполнения указывается, как правило, в тексте документа.

Срок исполнения поручения, если он не определен в поручении, как правило, устанавливается до 15 дней, по документам вышестоящих организаций - не более 10 дней, если в документе не указан другой срок. Поручения с пометкой "Срочно" исполняются в 3-дневный срок; требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 7 дней; с пометкой "Весьма срочно" - незамедлительно в течение рабочего дня. Срок исполнения постановлений, распоряжений Губернатора, Правительства автономного округа устанавливается до 30 дней, если не определен иной срок. Документы судебных и правоохранительных органов исполняются в соответствии с указанными в них сроками.

Срок исполнения телеграмм устанавливается в 7 дней, если не указан иной срок.

При необходимости изменения срока выполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за три дня до истечения срока представляет на имя давшего поручение мотивированную просьбу о продлении срока исполнения. Изменения вносятся в электронную базу данных и учетные карточки.

10.4. Анализ и обобщение поступающих на имя Губернатора автономного округа или Правительства автономного округа информаций о ходе выполнения постановлений и распоряжений, а также информаций о снятии с контроля или продлении сроков исполнения поручений, содержащихся в постановлениях, распоряжениях Губернатора или Правительства автономного округа, и подготовку соответствующих проектов постановлений, распоряжений обеспечивают Департамент по вопросам организации деятельности Правительства и Организационно-контрольное управление Администрации Губернатора. Учет и контроль по срокам исполнения всех поручений Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, поручений заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа обеспечивает Организационно-контрольное управление. Учет и контроль по срокам исполнения документов и поручений заместителей Председателя Правительства, заместителей Губернатора автономного округа обеспечивают их помощники.

Контроль за сроками исполнения поручений, данных Губернатором автономного округа по поступившим на его имя шифртелеграммам, осуществляет в установленном порядке отдел специальной документальной связи Правительства автономного округа.

10.5. Документы и поручения считаются исполненными, если о выполнении предусмотренных в них заданий доложено должностному лицу, давшему поручение.

В информациях о выполнении поручений должны быть отражены конкретные результаты исполнения поручения и содержаться сведения о том, кем, когда и в какой форме (устной или письменной) дан ответ автору обращения.

О ходе и результатах выполнения каждого поручения Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа, а также поручений заместителей Председателя Правительства автономного округа представляется информация за подписью должностного лица, которому было дано поручение, а в его отсутствие - лица, исполняющего его обязанности.

Информации о выполнении поручений заместителей Председателя Правительства, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа, данных ими в соответствии с указаниями Губернатора автономного округа по поступившим на его имя обращениям, представляются на имя Губернатора автономного округа.

Информации, отчеты (далее - документы) о выполнении поручений Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, заместителей Председателя Правительства, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа, представленные для снятия с контроля или продления срока их исполнения, предварительно поступают в Организационно-контрольное управление, Департамент по вопросам организации деятельности Правительства, которые проверяют правильность оформления документов и полноту решения поставленных в поручениях вопросов.

Документы, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются исполнителям для доработки и повторного представления.

Документы, отвечающие установленным требованиям, передаются Организационно-контрольным управлением или Департаментом по вопросам организации деятельности Правительства помощнику Губернатора автономного округа для доклада Губернатору автономного округа.

Если исполнение поручения завершилось выпуском постановления или распоряжения Губернатора автономного округа или Правительства, которое является основанием для снятия поручения с контроля, то достаточно представления в Организационно-контрольное управление копии нормативного правового акта.

10.6. Руководители подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа самостоятельно и через подчиненных работников систематически анализируют состояние исполнения контролируемых поручений и производят сверку в Организационно-контрольном управлении.

Организационно-контрольное управление ежемесячно представляет Губернатору и заместителю Губернатора - руководителю Администрации Губернатора автономного округа информацию о состоянии исполнения поручений Губернатора или Правительства автономного округа и других контролируемых поручений.

За нарушение установленных сроков рассмотрения документов производится снижение ежемесячного денежного поощрения в соответствии с действующим порядком.

Раздел 11. РАССМОТРЕНИЕ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ

И ОРГАНИЗАЦИЯ ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАН

11.1. Прием, регистрация и организация своевременного рассмотрения письменных, устных и поступающих в электронной форме обращений граждан осуществляются отделом по работе с обращениями граждан Организационно-контрольного управления в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

11.2. Поступившие письма граждан регистрируются в Отделе по работе с обращениями граждан Администрации Губернатора автономного округа (далее также - Отдел по работе с обращениями граждан) в электронной базе данных и в учетных карточках установленной формы.

Информация (ответы) о рассмотрении писем граждан, поступившая из структурных подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа, органов местного самоуправления муниципальных образований автономного округа, регистрируется в Отделе по работе с обращениями граждан.

11.3. Зарегистрированные в Отделе по работе с обращениями граждан обращения в зависимости от содержащихся в них вопросов направляются с регистрационной карточкой Губернатору, Председателю Правительства автономного округа, заместителям Председателя Правительства, первым руководителям для рассмотрения и дачи поручений по их исполнению.

Копии поручений вместе с копиями обращений, а в последующем и материалы по результатам исполнения поручений, передаются в Отдел по работе с обращениями граждан.

Если поручение по письму дано нескольким подразделениям, то работу по его рассмотрению координирует подразделение, указанное в резолюции первым.

Передача зарегистрированных письменных обращений граждан из одного структурного подразделения в другое производится через Отдел по работе с обращениями граждан.

11.4. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

11.5. Если обращение граждан требует рассмотрения в подразделении Администрации Губернатора автономного округа или в исполнительном органе государственной власти автономного округа, то Отдел по работе с обращениями граждан направляет его в соответствующее подразделение или исполнительный орган государственной власти через Управление делопроизводства.

11.6. Письма рассматриваются в подразделениях Администрации, в исполнительных органах государственной власти автономного округа в срок до 30 дней. В отдельных случаях срок рассмотрения письма может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения сообщается автору письменного обращения и в Отдел по работе с обращениями граждан.

Письменные обращения граждан считаются рассмотренными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю дан ответ в письменной или устной форме (о чем делается запись в правом нижнем углу первого листа письменного обращения либо на отдельном листе с указанием даты уведомления).

Письменное обращение гражданина, по которому было дано поручение Губернатора, Председателя Правительства автономного округа или его заместителей, снимается с контроля по решению должностного лица, которое давало поручение.

11.7. Личный прием граждан осуществляется в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

11.8. Личный прием граждан в приемных Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, заместителей Председателя Правительства, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа организуется помощниками и секретарями приемных. Учет граждан и высказанных ими предложений, просьб и жалоб ведется в электронной базе данных и на карточках установленной формы.

Переданное на личном приеме гражданином письменное обращение учитывается и рассматривается в установленном порядке.

Устное обращение граждан на личном приеме оформляется карточкой личного приема с кратким изложением существа вопроса и рассматривается как письменное обращение, если иное не установлено Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Отдел по работе с обращениями граждан ведет ежемесячный сбор информации о личном приеме граждан Губернатором автономного округа, заместителями Председателя Правительства автономного округа, подводит квартальные, годовые итоги.

11.9. Отдел по работе с обращениями граждан анализирует и обобщает поступающую почту, систематически представляет Губернатору автономного округа, заместителям Председателя Правительства, заместителю Губернатора - руководителю Администрации Губернатора автономного округа сведения о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан.

Раздел 12. МАШИНОПИСНЫЕ И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫЕ РАБОТЫ.

ЗВУКОЗАПИСЬ МЕРОПРИЯТИЙ

12.1. Машинописные работы:

12.1.1. Печатание документов в Администрации Губернатора, Правительстве автономного округа производится в соответствующем подразделении Управления делопроизводства.

Отдельные машинописные работы должны выполняться непосредственно в подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органах государственной власти с соблюдением установленных правил печатания.

12.1.2. Для печатания принимаются только служебные материалы.

Печатание на бланках распоряжений, постановлений Губернатора, Правительства автономного округа, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа и писем за подписью Губернатора, Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа осуществляется только в Управлении делопроизводства.

Печатание под диктовку не допускается.

Расшифровка и печатание служебных документов и материалов с магнитных носителей осуществляется в Управлении делопроизводства.

12.1.3. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди. Порядок выполнения срочных работ определяется Управлением делопроизводства по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.

Документы, сданные в работу после 16 часов 30 минут, печатаются, как правило, на следующий день.

12.1.4. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового и черного цвета. Небрежно и неразборчиво написанные черновики, исправленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов для печатания не принимаются.

При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

В случае, если документ первоначально готовился в подразделении Администрации Губернатора автономного округа или исполнительных органах государственной власти автономного округа с использованием компьютерной техники или если его объем превышает 2 машинописных листа, исполнитель, как правило, представляет электронную копию в формате текстового редактора WinWord на дискете 3,5 дюйма.

При передаче исполнителем материала, записанного на дискете, она проверяется на наличие компьютерных вирусов. В случае их обнаружения работа с дискетой прекращается, и дискета с материалом возвращается исполнителю.

12.1.5. Сданные материалы учитываются в журнале учета машинописных работ, в котором отмечаются фамилия исполнителя, название документа, объем отпечатанного материала, вид и номер бланка (для постановлений и распоряжений), кто печатал.

12.1.6. Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров, на лицевой их стороне красками насыщенного цвета. При печатании документов соблюдаются установленный порядок расположения текста, правила орфографии и пунктуации.

Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю.

Для обеспечения идентичности текстов электронных версий текстам подлинников документов, указанных в настоящем пункте, исполнитель должен вносить в них возможные правки только в машинописной и множительной службе Управления делопроизводства.

Тексты документов на бланках формата А4 печатаются, как правило, через полтора или два межстрочных интервала, на бланках формата А5 - через один межстрочный интервал.

Документы, представляемые на подпись Губернатору автономного округа для направления их в вышестоящие органы, печатаются, как правило, через два интервала.

Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами посередине верхнего поля документа.

12.1.7. На последнем листе отпечатанного документа внизу слева проставляются инициалы машинистки (колонтитул), дата, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

На лицевой стороне последнего листа документа проставляется наименование файла.

В подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органах государственной власти черновики и испорченные экземпляры напечатанного документа уничтожаются в машинах для уничтожения деловых бумаг (шредерах).

12.2. Копировально-множительные работы:

12.2.1. Выполнение копировально-множительных работ (тиражирование, ксерокопирование документов) в Администрации Губернатора автономного округа, Правительстве автономного округа осуществляется Управлением делопроизводства или Информационно-издательским центром по заказам Управления делопроизводства, оформленным на бланках установленной формы (приложения 10, 11), а также на копировальных аппаратах, установленных в других подразделениях. На тиражирование сдаются только служебные документы и материалы.

Копирование служебных материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. В первоочередном порядке копируются служебные материалы и документы к заседаниям Правительства, Президиума Правительства автономного округа.

Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования материалов и документов определяется соответствующей отметкой на бланке заказа руководителями подразделений или Управления делопроизводства.

Не допускается необоснованное тиражирование документов, неэкономное расходование бумаги и расходных материалов.

12.2.2. Документы и материалы (как правило, первые экземпляры-подлинники) передаются на тиражирование в несброшюрованном виде, качественно и четко напечатанными.

Тиражирование бланков Администрации Губернатора, Правительства автономного округа, заместителей Председателя Правительства подразделениями Администрации Губернатора автономного округа, исполнительными органами государственной власти не допускается.

В Управлении делопроизводства ведется учет произведенных работ по тиражированию документов и материалов (приложение 12).

12.2.3. Сотрудники Управления делопроизводства, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе.

Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под расписку.

12.3. Звукозапись мероприятий:

12.3.1. Звукозапись мероприятий, проводимых Губернатором, Правительством автономного округа, осуществляется Управлением делопроизводства, Управлением делами Губернатора автономного округа.

Звукозапись мероприятий, проводимых Губернатором, Правительством автономного округа, как правило, производится на магнитных носителях.

Расшифровка и распечатка звукозаписи мероприятий ведутся как непосредственно в процессе проведения мероприятий, так и после их завершения в согласованные с организаторами сроки.

Учет, научно-техническую обработку и хранение фонодокументов обеспечивает Управление делопроизводства.

В течение года архивные звукозаписи хранятся в Управлении делопроизводства в опечатываемых помещениях в специальных опечатываемых металлических шкафах.

При проведении закрытых мероприятий принимаются меры по защите информации.

Звукозаписи закрытых мероприятий после окончания записи передаются на хранение в Управление специальных мероприятий Администрации Губернатора автономного округа.

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 11.09.2007 N 147)

12.3.2. Стенограмма при расшифровке звукозаписи печатается в соответствии с требованиями настоящей Инструкции к выполнению машинописных работ.

На лицевой стороне последнего листа каждого экземпляра стенограммы пишется слово "диктозапись", указывается фамилия работника, ответственного за расшифровку диктофонной записи, проставляется дата.

12.3.3. Диктофонные записи мероприятий, используемые при расшифровке и подготовке стенограмм, размагничиваются сразу после подготовки стенограммы.

Раздел 13. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

С ПОМЕТКОЙ "ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ"

13.1. Положения настоящей Инструкции распространяются на работу с документами с пометкой "Для служебного пользования". К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью <*>.

--------------------------------

<*> - отнесение информации к конфиденциальной, служебной информации ограниченного распространения несекретных сведений регулируется нормами Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Указом Президента Российской Федерации от 06.03.97 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера", Постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.94 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти", законодательством автономного округа в данной сфере.

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

13.2. Пометка "Для служебного пользования" ставится на отдельных документах нормативного, информационного и справочного характера, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения. К ним относятся сведения, не подлежащие опубликованию в открытой печати, использованию в передачах радио и телевидения, а также требующие ограничения знакомящихся с ними лиц.

13.3. Документы (издания) с пометкой "Для служебного пользования" учитываются в отдельных журналах или карточках отдельно от несекретной документации.

При незначительном объеме документов с пометкой "Для служебного пользования" разрешается вести их учет в одних журналах с несекретной документацией, выделяя для учета отдельные листы. Нумерация документов "Для служебного пользования" отдельная, с добавлением к регистрационному номеру отметки ДСП.

13.4. Ознакомление исполнителей с поступившими в структурное подразделение документами "Для служебного пользования" осуществляет ответственный за учет и хранение таких документов сотрудник, с письменного разрешения руководителя.

13.5. Необходимость пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, который несет персональную ответственность за завышение или занижение грифа.

13.6. Печатание документов с пометкой "Для служебного пользования" производится специально назначенным сотрудником, отвечающим за учет и хранение документов с пометкой "Для служебного пользования", на компьютере, аттестованном согласно требованиям по безопасности информации.

13.7. Перенос информации с пометкой "Для служебного пользования" должен осуществляться только на учтенных магнитных или оптических носителях.

Носители информации с пометкой "Для служебного пользования" (винчестеры, дискеты, компакт-диск) учитываются в специальных журналах.

На сам носитель наносятся его учетный номер и пометка "ДСП". Хранятся такие носители отдельно от других, в местах, обеспечивающих их сохранность и защиту от несанкционированного доступа к ним.

13.8. Уничтожение магнитных, оптических носителей информации производится механическим путем (разбивание или разрезание на части размером не более 1 x 1 см). Уничтожение производится по акту с отметкой об уничтожении в книгах учета. Использование носителей в несекретном делопроизводстве после стирания информации с пометкой "Для служебного пользования" запрещено.

13.9. Пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания и на первой странице сопроводительного документа к ним.

13.10. На последней странице документа с пометкой "Для служебного пользования" в левом нижнем углу (а если не позволяет место, то на оборотной стороне) делается отметка о том:

сколько исполнено экземпляров;

краткий перечень рассылки;

кто исполнитель;

кто печатал;

дата.

Например:

Исполнено 23 экз.

1 экз. - в дело

2 - 23 экз. - в администрации муниципальных образований

Исполнил: А.В.Семенов

Отпечатал: А.И.Иванова

27.06.2006

или

Исполнено 12 экз.

1 экз. - в дело

2 - 12 экз. - согласно рассылке

Исполнил: А.В.Семенов

Отпечатал: А.И.Иванова

27.06.2006

13.11. Снятие копий и изготовление выписок с документов с пометкой "Для служебного пользования" производятся с письменного разрешения руководителя, подписавшего или утвердившего документ, или руководителя структурного подразделения, в адрес которого поступил документ или отписан руководителем исполнительного органа государственной власти, ведущего собственное делопроизводство. В этом случае на свободном месте титульного или последнего листа, а при отсутствии свободного места на обратной стороне последнего листа, ставится виза руководителя с указанием лицу, ответственному за учет и хранение документов с пометкой "Для служебного пользования", о том, сколько снять копий или сделать выписок и каких пунктов документа и куда отправить.

Исполнитель учитывает копии или выписки за новыми учетными номерами и делает отметку в документе, с которого снимал копии или делал выписки, о том, сколько снято копий (сделано выписок из каких пунктов документа), за какими номерами они учтены, и дату.

Например:

Ивановой Л.И.

1. Сделать одну копию и направить в Комитет по финансам администрации Белоярского района.

2. Сделать выписку с пунктов 1 - 4, 7 и выслать в Департамент транспорта и связи автономного округа.

3. Подпись (расшифровка подписи) руководителя и дата.

_____________________________

Сняты 2 копии. Учтены за N 17/4 дсп

Сделана одна выписка с пунктов 1 - 4, 7, учтена за N 17/5 дсп.

Подпись (расшифровка подписи) исполнителя и дата

13.12. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного доступа, осуществляется Управлением делопроизводства. При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляет номер направляемого экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ.

13.13. Документы с пометкой "Для служебного пользования" после исполнения группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".

13.14. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного пользования", утративших практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, исполнительном органе государственной власти по акту.

Раздел 14. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в государственный архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Управления по делам архивов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел (приложение 23).

14.1. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел:

14.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в Администрации Губернатора, Правительстве автономного округа, исполнительных органах государственной власти автономного округа, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

14.1.2. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения, а также для учета дел временного хранения (свыше 10 лет).

Графы номенклатуры дел Администрации Губернатора автономного округа (исполнительного органа государственной власти автономного округа) заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс состоит из номера подразделения Администрации Губернатора автономного округа или исполнительного органа государственной власти автономного округа и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре внутри раздела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Группа цифр индекса отделяется одна от другой с помощью тире.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащие распорядительную документацию, далее - плановую, затем - отчетную, потом следует вся остальная документация по степени важности, в конце располагаются дела переписки, книг, журналов учета и регистрации.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованной с экспертно-проверочной методической комиссией Управления по делам архивов автономного округа, срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве и категориях заведенных дел (томов).

14.1.3. Номенклатура дел подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа разрабатывается в последнем квартале предшествующего года лицом, ответственным за ведение делопроизводства в данном подразделении или исполнительном органе государственной власти. Разработанная номенклатура дел согласовывается с ведомственным архивом Управления делопроизводства Администрации Губернатора, с экспертно-проверочной методической комиссией Управления по делам архивов автономного округа и подписывается руководителем подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа (приложение 13).

14.1.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом, положениями об организации и о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами, номенклатурами дел за предшествующие годы, необходимо изучить документы, образующиеся в деятельности Администрации Губернатора автономного округа, исполнительном органе государственной власти автономного округа, их виды, состав и содержание.

14.1.5. Сводная номенклатура дел Администрации Губернатора, Правительства автономного округа составляется Управлением делопроизводства на основании номенклатур дел подразделений Администрации Губернатора автономного округа, согласованных с ЭПМК (экспертно-проверочной методической комиссией) Управления по делам архивов автономного округа, подписывается начальником Управления делопроизводства и утверждается заместителем Губернатора - руководителем Администрации Губернатора автономного округа (приложение 14).

Сводная номенклатура дел Администрации Губернатора автономного округа, номенклатуры дел исполнительных органов государственной власти автономного округа представляются 1 раз в 5 лет на согласование в ЭПМК Управления по делам архивов автономного округа, а также после каждого изменения структуры или функций исполнительного органа государственной власти автономного округа.

После утверждения номенклатуры дел Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительные органы государственной власти автономного округа получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.

В течение года в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и (или) дополнения.

14.1.6. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В случае изменения структуры Администрации Губернатора, Правительства автономного округа в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения, вплоть до ее нового составления, согласования и утверждения.

14.2. Формирование дел в подразделениях Администрации Губернатора, Правительстве автономного округа, исполнительном органе государственной власти автономного округа; оформление дел, законченных делопроизводством:

14.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

14.2.2. Законченные делопроизводством документы сдаются исполнителем работнику подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа, ответственного за ведение делопроизводства, который формирует их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и сформированы исполнителем в дело с отметкой о решении вопроса, указанием срока хранения и даты списания. Отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа (которым решен вопрос) на свободном от текста месте. При необходимости отметка о решении вопроса может быть сделана на оборотной стороне первого листа документа. Не допускается проставление отметки о списании в дело на оформленной резолюции.

Срок хранения документов определяется исполнителем в соответствии с номенклатурой дел.

14.2.3. Исполненные документы формируются в отдельные дела, комплексные дела и дела переписки.

14.2.4. Отдельные дела заводятся на постановления и распоряжения Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и относятся к тому календарному году, в котором они приняты. При отсутствии документов, послуживших основанием для принятия указанных решений, отдельные дела не заводятся.

Комплексные дела заводятся на решения Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа по однородным вопросам, имеющим небольшое количество материалов. Заголовок комплексных дел дается обобщенной формулировкой. Пункты в комплексном деле располагаются в порядке хронологии принятия решений и разделяются листами-разделителями одного цвета.

Дела переписки заводятся по вопросам, решенным оформленными резолюциями Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, заместителей Председателя Правительства, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа, по рассмотренным документам и их письмам, а также по вопросам, рассмотренным в оперативном порядке.

Документы подшиваются в дела переписки того календарного года, в котором решен вопрос.

14.2.5. В отдельные и комплексные дела формируются документы с постоянными сроками хранения.

Дела переписки заводятся отдельно для документов с постоянным сроком хранения и отдельно для документов с временным сроком хранения.

14.3. Систематизация документов внутри дела:

14.3.1. В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документов. Приложения, объем которых превышает 250 листов, формируются в отдельные тома.

Документы в деле постоянного срока хранения располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов и корреспондентов.

14.3.2. В комплексном деле разделы располагаются в хронологическом порядке сверху вниз по мере принятия актов. В комплексном деле по однородным вопросам лист-разделитель подшивается в начало каждого раздела. В комплексном деле по одному вопросу лист-разделитель подшивается перед экземпляром акта Губернатора, Правительства автономного округа. На листе-разделителе проставляются номера актов Губернатора, Правительства автономного округа.

В делах переписки разделы располагаются сверху вниз, между ними помещаются листы-разделители одного цвета со сплошной нумерацией разделов одного года.

При формировании дел, состоящих из нескольких томов, в конце каждого тома на листе-разделителе делается запись "Продолжение дела (пункта) см. том..."

14.3.3. Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в один раздел дела переписки. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.

14.3.4. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

14.3.5. В случаях изъятия документов из архива органами правопорядка (в соответствии с законодательством Российской Федерации) на месте изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указывается номер, дата и название документа-основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все следующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются во внутренней описи в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты.

14.3.6. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки, и вопросы по ним решены одним актом Губернатора, Правительства автономного округа, то они группируются сначала по корреспондентам, а затем внутри группы - в хронологическом порядке.

14.3.7. В случае выхода постановлений, распоряжений Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа во исполнение, изменение, дополнение принятых в предшествующие годы, они формируются в дело текущего года. При этом делаются взаимные ссылки в делах.

14.3.8. Все документы отчетного и информационного характера по исполнению постановлений, распоряжений, поручений Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, находящиеся на контроле в подразделении Администрации Губернатора автономного округа, подшиваются в заведенное на эти документы дело. Если на эти документы дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Информация (справка, записка) о снятии с контроля постановления, распоряжения Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа подшивается в дело, заведенное на данное постановление, распоряжение. При включении в информацию (справку, записку) о снятии с контроля нескольких постановлений, распоряжений Губернатора автономного округа, Правительства следует сделать необходимое количество копий и подшить их в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

14.3.9. Если в переписке или материалах, послуживших основанием к выпуску постановления, распоряжения Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, встречаются секретные документы, то весь комплекс документов по данному вопросу передается в Управление специальных мероприятий Администрации Губернатора автономного округа для формирования секретного дела.

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 11.09.2007 N 147)

14.3.10. Включение в дело документов по решениям, принятым в разные годы, черновиков, вариантов и копий, а также документов, подлежащих возврату, не допускается.

14.3.11. В делах переписки постоянного срока хранения составляется внутренняя опись установленной формы (приложение 15). К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

14.4. Оформление обложки:

14.4.1. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет хранения) и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме, в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела (приложение 16).

Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.

14.4.2. Заголовок дела должен отражать основное содержание находящихся в нем документов. Не рекомендуется использовать в заголовке дела вводные слова и сложные синтаксические обороты. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований организаций, структурных подразделений и т.д.

При написании заголовков дел переписки за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

14.4.3. На обложке каждого дела проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

При обозначении крайних дат не учитываются даты резолюций, списания документов в дело и дела в архив.

На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.

Обложка дела заполняется черными чернилами (пастой). Наименование подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти, год, номер дела проставляются на обложке штампом.

14.5. Нумерация листов:

14.5.1. Документы в деле нумеруются при передаче дела в архив. Документы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами (пастой) не допускается.

Документы большого формата подшиваются за один край и нумеруются как один лист в правом углу развернутого листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. При этом сначала нумеруется конверт, затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

14.5.2. В конце каждого дела помещается лист-заверитель на отдельном листе (приложение 17). В книгах заверительная запись делается на оборотной стороне последнего чистого листа.

Запрещается выносить лист-заверитель на обложку или чистый оборот листа последнего документа.

14.5.3. В каждое дело подшивается не более 250 листов.

14.6. Передача дел в архив:

14.6.1. Законченные делопроизводством дела в течение одного года хранятся в подразделении Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа. Затем дела постоянного и пятилетнего срока хранения сдаются в архив по графику, составленному архивом и утвержденному заместителем Губернатора - руководителем Администрации Губернатора автономного округа в Администрации Губернатора автономного округа, руководителем - в исполнительном органе государственной власти автономного округа.

В случае ликвидации или реорганизации подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа работник, ответственный за ведение делопроизводства, в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения, исполнительного органа государственной власти формирует все имеющиеся документы в деле и передает их в архив независимо от сроков хранения.

14.6.2. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в ведомственный архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, исполнительном органе государственной власти автономного округа и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Уничтожение документов с истекшим сроком хранения производится по акту установленной формы (приложение 18), который утверждается руководителем подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа.

14.6.3. На делах постоянного и долговременного сроков хранения, прошедших научно-техническую обработку и подготовленных для передачи в ведомственный архив, на последнем листе внутренней описи, а при ее отсутствии - на первом листе документа дела, в правом нижнем углу документа, проставляется штамп "в архив", который заверяется подписью руководителя подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа.

В комплексном деле каждое решение Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа формируется для сдачи в архив самостоятельно. Если дело состоит из нескольких томов, то в архив подлежит передаче каждый том.

В делах переписки временного срока хранения, подлежащих передаче в архив, отметка о списании делается на последнем листе сдаточной описи.

14.6.4. Прием дел в ведомственный архив из подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа производится начальником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения по описи установленной формы. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи начальника ведомственного архива и лица, передавшего дела. Первый экземпляр описи остается в архиве, второй хранится в подразделении Администрации Губернатора автономного округа, исполнительном органе государственной власти автономного округа.

В начало описи постоянного срока хранения (приложение 19) вносятся дела переписки, а затем отдельные и комплексные дела согласно порядковой записи в реестре. Если дела имеют одинаковое наименование, то в описи вместо повторения заголовка пишется "то же", при этом все остальные реквизиты дела указываются полностью. Приложение к делу вносится в опись под собственным наименованием.

Дела, оставленные на контроле в подразделении Администрации Губернатора автономного округа, исполнительном органе государственной власти автономного округа, включаются в опись года. В графе "Примечание" карандашом делается запись "н/к" (на контроле). Описи подписывает работник, ответственный за ведение делопроизводства, с указанием года, месяца и числа их составления.

На дела временного срока хранения, подлежащие сдаче в архив, составляется отдельная опись (приложение 20).

14.7. Экспертиза научно-практической ценности документов Администрации Губернатора, Правительства автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа и создание Экспертной комиссии:

14.7.1. Для рассмотрения номенклатур дел, описей дел постоянного срока хранения и актов на уничтожение документов, не имеющих научной ценности и практического значения, из числа наиболее квалифицированных сотрудников подразделений создается Центральная экспертная комиссии Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа (ЦЭК), состав которой утверждается распоряжением Губернатора автономного округа. В исполнительных органах государственной власти автономного округа приказом создаются свои самостоятельные экспертные комиссии (ЭК).

14.7.2. В состав ЦЭК Администрации Губернатора, Правительства автономного округа входят по должности начальник Управления делопроизводства (председатель комиссии), заведующий архивом (заместитель председателя комиссии), секретарь ЦЭК (ЭК) и члены комиссии.

14.7.3. ЦЭК (ЭК) осуществляет следующие функции:

дает заключение о характере документов для определения сроков хранения;

рассматривает годовые разделы описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, описи дел по личному составу;

выносит решения о предоставлении описей дел постоянного хранения на утверждение экспертно-проверочной методической комиссией (ЭПМК) соответствующего архивного учреждения;

выносит решение о представлении описи дел по личному составу на согласование с экспертно-проверочной методической комиссией соответствующего архивного учреждения;

рассматривает акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

рассматривает акты о неисправимом повреждении документов постоянного хранения и акты о необнаружении дел, подлежащих передаче на государственное хранение;

рассматривает проекты номенклатуры дел структурных подразделений и сводной номенклатуры дел;

принимает участие в подготовке к рассмотрению проектов методических пособий по делопроизводству и работе архива.

14.7.4. Заседания Центральной экспертной комиссии, экспертных комиссий исполнительных органов государственной власти автономного округа проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год.

14.7.5. Заседания комиссии оформляются протоколом, который подписывается председателем и секретарем комиссии и утверждается заместителем Губернатора - руководителем Администрации Губернатора автономного округа, руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа. Решения экспертной комиссии принимаются большинством голосов. Спорные вопросы при разделении голосов разрешаются заместителем Губернатора - руководителем Администрации Губернатора автономного округа, руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа, в необходимых случаях выносятся на рассмотрение экспертно-проверочной методической комиссии соответствующего архивного учреждения.

14.7.6. Ведение делопроизводства ЦЭК (ЭК) возлагается на секретаря ЦЭК (ЭК).

14.8. Подготовка и оформление дел для передачи на государственное хранение, отбор документов к уничтожению:

14.8.1. До передачи в государственный архив все документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями Основных правил по работе ведомственных архивов и Единой государственной системы документационного обеспечения управления.

14.8.2. Ответственное лицо за архив обязано тщательно пересмотреть дела постоянного срока хранения. На обложке дела должны быть: заголовок дела, его индекс в точном соответствии с наименованием и индексом, указанным в сводной номенклатуре дел, на которые составляется единая опись.

14.8.3. Архивная опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Дела в опись вносятся в порядке расположения их в сводной номенклатуре дел. Годовые разделы описи N 1 рассматриваются Центральной экспертной комиссией Администрации Губернатора, Правительства автономного округа, после согласования передаются на рассмотрение ЭПМК Управления по делам архивов автономного округа вместе с протоколами ЦЭК Администрации Губернатора, Правительства автономного округа.

В отдельную опись N 2 вносят дела по личному составу, которые аналогично рассматриваются и согласуются с ЭПМК соответствующего архивного органа.

К первому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости - указатели, оглавления, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; делается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда, отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.

14.8.4. После утверждения годовых разделов описи на дела постоянного хранения и согласования описи дел по личному составу, ЦЭК Администрации Губернатора, Правительства автономного округа решает вопрос об уничтожении документов за этот период.

14.8.5. Запрещается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел без просмотра самих документов. Акты на выделенные к уничтожению дела рассматриваются экспертной комиссией. При составлении акта на уничтожение должны соблюдаться следующие правила:

дела располагаются в акте по годам;

если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения;

заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком, с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

14.8.6. Архивный отдел Управления по делам архивов автономного округа проверяет правильность отбора документов на государственное хранение и при необходимости имеет право потребовать включить в опись дел постоянного срока хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

14.8.7. Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению уничтожаются путем измельчения в специальных бумагоуничтожающих машинах (шредерах) или путем сжигания. В акте делается запись, каким путем уничтожены документы.

14.9. Порядок передачи документов на государственное хранение:

14.9.1. Передача документов постоянного хранения в государственный архив проводится по описям ежегодно в соответствии с утвержденными графиками. Особо ценные документы передаются по отдельным описям.

Прием дел (документов) на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, который оформляется в двух экземплярах.

Перед передачей документов на государственное хранение представитель государственного архива проводит в организации проверку физического и санитарного состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт; устранение обнаруженных дефектов проводится силами Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа.

Если при передаче документов обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение, причины их отсутствия - в прилагаемой к акту справке председателя Центральной экспертной комиссии Администрации Губернатора автономного округа, экспертной комиссии исполнительных органов государственной власти автономного округа.

14.9.2. При первой передаче документов в государственный архив представляется историческая справка об организации. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происходящих изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности и составе переданных на государственное хранение документов.

14.10. Использование документов архива:

14.10.1. Дела и копии документов, хранящихся в Ведомственном архиве Управления делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа, предоставляются сотрудникам Администрации Губернатора для работы в помещении архива или под расписку во временное пользование (не более одного месяца) вне архива.

Работники Администрации Губернатора, Правительства автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа несут ответственность за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и содержащейся в них информации. Изъятие документов из архивных дел запрещается.

При увольнении работник Администрации Губернатора, Правительства автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа обязан сдать в архив находящиеся у него во временном пользовании документы.

14.10.2. Подлинники актов Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и указателей рассылки не выдаются.

14.10.3. Порядок работы с хранящимися в архиве секретными документами определяется отдельной инструкцией.

14.11. Передача документов и дел при увольнении или переводе работника на другую работу:

14.11.1. При увольнении или переводе на другую работу руководитель подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа, специалист передает дела и документы работнику, вновь назначенному на данную должность, или работнику, на которого возложено исполнение его обязанностей.

14.11.2. Заведующий делопроизводством (работник, ответственный за ведение делопроизводства в подразделении Администрации Губернатора автономного округа, исполнительном органе государственной власти автономного округа) при увольнении или переводе на другую работу сдает по акту все имеющиеся у него дела, документы, книги регистрации дел, картотеки вновь назначенному работнику.

Раздел 15. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И ФАКСИМИЛЕ

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры

от 11.09.2007 N 147)

15.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий подлинникам в Администрации Губернатора автономного округа, Правительстве, исполнительных органах государственной власти автономного округа используются соответственно требуемому документу гербовые и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные штампы.

15.2. Гербовые печати проставляются на постановлениях, распоряжениях, законах, подписанных Губернатором, Председателем Правительства автономного округа, распоряжениях заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа, на постановлениях и распоряжениях заместителей Председателя Правительства (при возложении на них обязанностей Председателя Правительства), удостоверениях должностных лиц, назначаемых Губернатором автономного округа, на платежных поручениях, расходных расписаниях и других финансовых документах на получение денежных средств, на доверенностях и в иных установленных случаях.

15.3. На рассылаемых копиях актов, подписанных Губернатором, Председателем Правительства автономного округа, распоряжениях, подписанных заместителями Председателя Правительства автономного округа, заместителем Губернатора - руководителем Администрации Губернатора автономного округа, проставляется соответствующая круглая (не гербовая) печать с обязательным реквизитом соответственно: "Губернатор", "Правительство", "Управление делопроизводства".

При оформлении документов по личному составу, доверенностей, командировочных удостоверений проставляется печать "Отдел по работе с персоналом".

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

Печать Управления делами Губернатора автономного округа применяется при оформлении гарантийных писем и других бухгалтерских документов.

На пакетах при отправке корреспонденции проставляется печать "Для пакетов".

15.4. Оттиск печати проставляется на документах в установленных местах, таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы. При этом оттиск должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.

15.5. Изготовление гербовых печатей для Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа производится по указанию управляющего делами Губернатора автономного округа. Исполнительные органы государственной власти автономного округа заказывают и изготовляют печати самостоятельно.

Образцы печатей и штампов подразделениями Администрации Губернатора автономного округа согласовываются с заместителем Губернатора - руководителем Администрации Губернатора автономного округа и Юридическо-правовым управлением Администрации Губернатора автономного округа. Исполнительные органы государственной власти автономного округа согласовывают образцы печатей и штампов с Юридическо-правовым управлением Администрации Губернатора автономного округа. Заявки на их изготовление подразделения Администрации Губернатора автономного округа направляют в Управление делами Администрации Губернатора автономного округа для размещения исполнения заказов.

15.6. Все печати и штампы Администрации Губернатора, Правительства автономного округа регистрируются, выдаются и принимаются на уничтожение в Управлении делами Губернатора автономного округа.

В случае реорганизации государственного органа, смены его наименования, организационно-кадровых изменений, в результате которых требуется изготовление новых печатей и штампов, старые печати и штампы аннулируются.

(п. 15.6 в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

15.7. В случае утери печатей и штампов незамедлительно ставятся в известность Управление делами Губернатора автономного округа, Управление делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа.

(п. 15.7 в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

15.8. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы сдаются в Управление делами Губернатора автономного округа при получении вновь изготовленных. Уничтожение пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов производится Управлением делами Губернатора автономного округа.

(п. 15.8 в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

15.9. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагаются на руководителей подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа.

При смене руководителя печати и штампы передаются по акту с отметкой в журнале учета.

Руководители подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа возлагают ответственность за хранение и пользование печатями и штампами на одного из подчиненных им работников.

15.10. Порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения клише с факсимильным воспроизведением подписи, а также право на их использование устанавливаются Губернатором автономного округа.

(п. 15.10 введен постановлением Губернатора ХМАО - Югры от 11.09.2007 N 147)

Раздел 16. СПРАВОЧНАЯ РАБОТА

16.1. Работникам подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа даются соответствующие справки при необходимости для выполнения порученной им работы, по их запросам:

о документах, поступивших на имя Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, Правительства, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа, заместителей Председателя Правительства автономного округа, в Юридическо-правовое управление и другие подразделения Администрации Губернатора автономного округа и исполнительные органы государственной власти автономного округа, и об исполнении этих документов - Управлением делопроизводства;

об отправке исходящей корреспонденции по назначению - отделом входящей и исходящей документации Управления делопроизводства;

об изданных законах, постановлениях и распоряжениях Губернатора, Правительства автономного округа (кто готовил, кому разослан принятый документ) - Управлением делопроизводства;

о распоряжениях по кадровым вопросам Администрации Губернатора, Правительства автономного округа - отделом по работе с персоналом Управления по вопросам кадровой политики Администрации Губернатора автономного округа;

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

по вопросам обеспечения бланочной продукцией подразделений Администрации Губернатора автономного округа - Управлением делопроизводства, штампами - Управлением делами;

о секретных документах, поступивших на имя Губернатора автономного округа, Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа, и исполнителях этих документов, а также об отправке секретной корреспонденции по назначению в установленном порядке лицам, имеющим соответственный уровень допуска, - Управлением специальных мероприятий Администрации Губернатора автономного округа;

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 11.09.2007 N 147)

о проведенных и готовящихся совещаниях под председательством Губернатора автономного округа, Председателя Правительства, заместителей Председателя Правительства автономного округа - протокольным отделом Управления делопроизводства, Департаментом по вопросам организации деятельности Правительства и Организационно-контрольным управлением;

о письмах граждан, поступивших в Администрацию Губернатора, Правительство автономного округа, - отделом по работе с обращениями граждан Управления по вопросам кадровой политики;

о нормативных актах по делопроизводству Администрации Губернатора, Правительства автономного округа - Управлением делопроизводства;

о поручениях Губернатора автономного округа, помощника Губернатора, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа - Организационно-контрольным управлением;

о документах, сданных в государственный архив подразделениями Администрации Губернатора автономного округа, исполнительными органами государственной власти автономного округа, - государственным архивом.

16.2. Устная информация неслужебного характера по вопросам, находящимся на рассмотрении в подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органах государственной власти автономного округа, может даваться по телефону соответствующими исполнителями.

Справки по отдельным вопросам работы с документами в подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органах государственной власти даются службами делопроизводства этих подразделений.