ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА-ЮГРЫ от 14.07.2006 № 97

ГУБЕРНАТОР ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 14 июля 2006 г. N 97

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА, ПРАВИТЕЛЬСТВЕ

ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ

И ИНЫХ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ

АВТОНОМНОГО ОКРУГА

(В редакции ПОСТАНОВЛЕНИЯ ГУБЕРНАТОРА ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА-ЮГРЫ от 11.09.2007 № 147)

(В редакции ПОСТАНОВЛЕНИЯ ГУБЕРНАТОРА ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА-ЮГРЫ от 13.11.2009 № 179)

В целях приведения в соответствие с изменившимся федеральным законодательством и законодательством Ханты-Мансийского автономного округа - Югры:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и иных исполнительных органах государственной власти автономного округа (прилагается).

2. Признать утратившим силу постановление Губернатора автономного округа от 23.05.2000 N 167 "Об утверждении Инструкции".

3. Контроль за выполнением постановления возложить на заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа В.Д.Кривых.

Губернатор автономного округа

А.В.ФИЛИПЕНКО

Приложение

к постановлению Губернатора

автономного округа

от 14.07.2006 N 97

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА,

ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ

И ИНЫХ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ

АВТОНОМНОГО ОКРУГА

(В редакции ПОСТАНОВЛЕНИЯ ГУБЕРНАТОРА ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА-ЮГРЫ от 11.09.2007 № 147)

(В редакции ПОСТАНОВЛЕНИЯ ГУБЕРНАТОРА ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА-ЮГРЫ от 13.11.2009 № 179)

В целях приведения в соответствие с изменившимся федеральным законодательством и законодательством Ханты-Мансийского автономного округа - Югры:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Губернатора, Правительстве Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и иных исполнительных органах государственной власти автономного округа (прилагается).

2. Признать утратившим силу постановление Губернатора автономного округа от 23.05.2000 N 167 "Об утверждении Инструкции".

3. Контроль за выполнением постановления возложить на заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа В.Д.Кривых.

Губернатор автономного округа

А.В.ФИЛИПЕНКО

Приложение

к постановлению Губернатора

автономного округа

от 14.07.2006 N 97

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ ГУБЕРНАТОРА,

ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ

И ИНЫХ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ

АВТОНОМНОГО ОКРУГА

Список изменяющих документов

(в ред. постановлений Губернатора ХМАО - Югры

от 11.09.2007 N 147, от 13.11.2009 N 179)

Раздел 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) определяет систему организации делопроизводства, устанавливает порядок работы с документами и материалами несекретного характера и письмами граждан (далее - документы, документ) в Администрации Губернатора Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее также - Администрация Губернатора автономного округа, Администрация Губернатора), Правительстве Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее также - Правительство автономного округа, Правительство) и иных исполнительных органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее также - исполнительные органы государственной власти автономного округа).

1.2. Порядок работы с секретными документами в Администрации Губернатора автономного округа устанавливается соответствующими правовыми актами и специальной инструкцией.

1.3. Настоящая Инструкция обязательна для всех лиц, замещающих государственные должности Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, должности государственной гражданской службы Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и должности, не отнесенные к должностям гражданской службы, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности государственных органов Ханты-Мансийского автономного округа - Югры (далее - работники Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и иных исполнительных органов государственной власти автономного округа, работники - в соответствующих падежах).

Работники Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа несут ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, а также за сохранность служебных документов и содержащейся в них информации в соответствии с законодательством.

Сведения, содержащиеся в проектах постановлений, распоряжений и поручений Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, других служебных документах (далее - проекты, документы, документ) на стадии подготовки в Администрации Губернатора автономного округа, Правительстве автономного округа и иных исполнительных органах государственной власти автономного округа, являются конфиденциальными и не подлежат разглашению, их можно использовать только в служебных целях согласно полномочиям лица, работающего или занимающегося с документами.

Об утрате документа работники Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и иных исполнительных органов государственной власти автономного округа немедленно сообщают руководителю и в Управление делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа (далее - Управление делопроизводства). В этом случае руководителем назначается служебное расследование. О результатах служебного расследования информируется Управление делопроизводства.

Передача документов, содержащих сведения конфиденциального характера или служебную информацию, осуществляется в соответствии с настоящей инструкцией, с соблюдением законодательства о государственной тайне, коммерческой тайне и государственной гражданской службе.

Предоставление информации о деятельности органов государственной власти автономного округа, в том числе предоставление документов или их копий, осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 9 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

При обращении с документами, поступившими в Администрацию Губернатора автономного округа, Правительство автономного округа, не разрешается вносить правки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений, за исключением случаев служебных целей и перемещений.

Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информации осуществляются Пресс-службой Губернатора по разрешению (поручению, указанию) Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора, членов Правительства автономного округа.

При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни работник по указанию руководителя подразделения передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику, при увольнении - сдает числящиеся за ним документы.

1.4. Делопроизводство в Администрации Губернатора автономного округа, Правительстве автономного округа и в исполнительных органах государственной власти автономного округа осуществляется службами делопроизводства или специально на то уполномоченными лицами (далее - службы делопроизводства).

Задачи, функции и порядок работы служб делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа регламентируются соответствующими положениями, утверждаемыми соответствующими руководителями в соответствии с настоящей инструкцией и законодательством. Обязанности и права работников служб делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа определяются также должностными регламентами.

На службы делопроизводства возлагаются следующие основные функции:

прием, учет, регистрация, распределение поступающей корреспонденции, внутренних документов;

передача корреспонденции на рассмотрение руководству подразделения, а после получения указаний - непосредственному исполнителю;

контроль прохождения документов в подразделении;

организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководства подразделения сводок об исполнении и находящихся на исполнении документах;

ознакомление работников с распорядительными и информационными документами;

оформление исходящих документов, передача их на отправку адресатам;

выдача работникам дел и документов для работы, контроль за их возвратом;

регистрация корреспонденции и ввод информации о ходе и результатах исполнения документов в электронную базу данных в течение дня с даты поступления, подписания или росписи документа;

ежедневное копирование электронной базы данных подразделения на магнитные носители;

проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения;

ежегодная проверка наличия в подразделении документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования";

списание в дело исполненных документов;

составление номенклатуры дел подразделения;

ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел подразделения на очередной год;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на хранение в Ведомственный архив Управления делопроизводства;

подготовка заявок на получение средств оргтехники, канцелярских принадлежностей и организация их учета;

проведение инструктажа принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами.

1.5. Управление делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа осуществляет:

организацию единой системы делопроизводства, документационного и технического обслуживания деятельности Администрации Губернатора автономного округа, подразделений Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа и иных исполнительных органов государственной власти автономного округа;

проведение учебы работников, подготовку рекомендаций и методических материалов по вопросам ведения делопроизводства, внедрение автоматизированных технологий обработки документов;

контроль за соблюдением требований инструкций и других нормативных актов по работе с документами в Администрации Губернатора автономного округа, подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, Правительстве автономного округа, исполнительных органах государственной власти автономного округа.

1.6. Подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительные органы государственной власти автономного округа могут использовать в работе не противоречащие настоящей Инструкции официальные методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства в соответствующем подразделении.

1.7. Копия настоящей Инструкции выдается Управлением делопроизводства под расписку лицам, уполномоченным на ведение и учет служебных документов.

Раздел 2. ПРИЕМ, РЕГИСТРАЦИЯ И НАПРАВЛЕНИЕ

ПОСТУПАЮЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ

2.1. Корреспонденция, поступающая в адрес Губернатора автономного округа, Администрации Губернатора автономного округа, заместителей Губернатора автономного округа, Председателя Правительства автономного округа, первых заместителей, заместителей Председателя Правительства автономного округа, Правительства автономного округа, принимается и регистрируется в Управлении делопроизводства.

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

Корреспонденция, адресованная непосредственно структурным подразделениям Администрации Губернатора автономного округа, исполнительным органам государственной власти автономного округа, принимается и регистрируется в этих подразделениях самостоятельно.

Письма граждан, адресованные Губернатору автономного округа, заместителям Губернатора автономного округа, Председателю Правительства автономного округа, первым заместителям, заместителям Председателя Правительства автономного округа, Администрации Губернатора автономного округа, регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан Организационно-контрольного управления Администрации Губернатора автономного округа (далее - Организационно-контрольное управление).

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

Обращения граждан, адресованные исполнительным органам государственной власти автономного округа, регистрируются в этих органах.

Корреспонденция, письма граждан, поступающие в представительства автономного округа, принимаются и регистрируются в представительствах самостоятельно.

(абзац введен постановлением Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

Не подлежат регистрации статистические сборники, печатные издания (книги, газеты, журналы), объяснительные записки и иные нерегистрируемые документы (приложение 1).

Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. Пакет с корреспонденцией с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

2.2. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним; при этом сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. На документе проставляются порядковый номер и дата поступления.

При недостаче или повреждении документа составляется акт (приложение 2) в трех экземплярах, один из которых остается в Управлении делопроизводства (подразделении Администрации Губернатора автономного округа, исполнительном органе государственной власти автономного округа), другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в любых случаях, так как только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются почтовому оператору.

2.3. В Управлении делопроизводства документ регистрируется в день поступления в электронной базе данных с распечаткой регистрационного штампа установленного образца в нижней правой части листа, входящего документа и двух экземпляров учетных карточек (приложение 3). Одна из них прилагается к документу, вторая находится в электронной базе данных. Ежедневно делается отчет о поступившей корреспонденции.

Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе "Делопроизводство" не менее 5 лет.

Распределение поступающей корреспонденции осуществляется Управлением делопроизводства в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа.

Пакеты с пометкой "лично" учитываются в журнале служебных документов и передаются по назначению под роспись адресата.

Документы доставляются по назначению в день их регистрации, срочная корреспонденция - незамедлительно под расписку или с пометкой в реестре: кому передан документ, дата и время его передачи.

2.4. Поступающая в адрес Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, его заместителей корреспонденция на иностранных языках регистрируется и направляется предварительно в Комитет по внешним связям автономного округа для перевода на русский язык, после перевода - передается по назначению или снимается с контроля, если не имеет силу документов.

2.5. Зарегистрированные в Управлении делопроизводства служебные документы направляются адресатам по принадлежности.

Документы, адресованные Губернатору, Председателю Правительства автономного округа, направляются помощнику для доклада Губернатору, Председателю Правительства автономного округа.

Судебные и другие аналогичные документы Управлением делопроизводства направляются в Юридическо-правовое, Организационно-контрольное управления и другие подразделения Администрации Губернатора автономного округа для предварительной проработки.

Копии протестов органов прокуратуры и экспертных заключений органов юстиции на нормативные правовые акты автономного округа, проектов федеральных законов, проектов законов автономного округа, поступивших из Думы автономного округа, незамедлительно направляются в Юридическо-правовое управление Администрации Губернатора автономного округа.

Зарегистрированные в Управлении делопроизводства документы, корреспонденция с пометкой "Вручить лично", а также нерегистрируемая корреспонденция передаются по назначению в течение рабочего времени в день их поступления или при поступлении документов в нерабочее время в первый рабочий день, следующий за днем поступления. При этом документы с пометкой о срочности доставки "Вручить немедленно" обрабатываются и вручаются немедленно, а с пометкой "Срочно" обрабатываются вне очереди и вручаются в очередной рейс доставки. График рейсов доставки утверждается начальником Управления делопроизводства.

Обращения Министерства иностранных дел Российской Федерации и входящих в его систему дипломатических представительств по вопросам международного сотрудничества передаются заместителю Председателя Правительства автономного округа, курирующему вопросы внешних связей, а в случае его отсутствия - в Комитет по внешним связям автономного округа и рассматриваются с учетом Постановления Правительства Российской Федерации от 14 марта 1997 года N 300 "О порядке рассмотрения обращений Министерства иностранных дел Российской Федерации и входящих в его систему дипломатических представительств по вопросам международного сотрудничества".

(абзац введен постановлением Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

Отправка документов производится через Управление делопроизводства, кроме особых случаев по усмотрению руководства.

Исходящая и входящая документация из судов, правоохранительных органов, претензионно-исковая и любая аналогичная переписка, а также договорная переписка передаются с обязательным приложением конвертов, отправляются заказной почтой или иными отправлениями с сохранением подтверждающих квитанций об отправке и о вручении документов.

2.6. Организация приема и передачи документов с использованием средств факсимильной связи:

2.6.1. При приеме и передаче служебной информации по официальным номерам факсимильных аппаратов работники подразделений Администрации Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа руководствуются следующим:

запрещается передавать по каналам факсимильной связи секретные сведения, тексты документов с грифом "Для служебного пользования", а также рукописные материалы;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

материал для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года (приложение 4);

объем передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 х 297) черным цветом, как правило, не должен превышать 5 листов;

подлежащий передаче материал регистрируется в журнале установленной формы (приложение 5) без проставления штампа регистрации;

подлинники материалов после передачи информации возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы регистрируются в электронной базе данных и доставляются по назначению;

факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода (кроме Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, заместителей Председателя Правительства автономного округа, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа).

2.6.2. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях Администрации Губернатора, осуществляется руководителями этих подразделений.

Раздел 3. ПОРЯДОК УЧЕТА, ПРОХОЖДЕНИЯ, СОСТАВЛЕНИЯ

И ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ АДМИНИСТРАЦИИ

ГУБЕРНАТОРА АВТОНОМНОГО ОКРУГА, ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ

ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ АВТОНОМНОГО ОКРУГА

3.1. Документы, поступившие непосредственно в подразделение Администрации Губернатора автономного округа, исполнительный орган государственной власти автономного округа, учитываются в электронной базе данных.

Подразделение или исполнительный орган государственной власти автономного округа самостоятельно ведет их прием и учет. Данные документы регистрируются в порядке, установленном в разделе 2 настоящей Инструкции. Срочная корреспонденция обрабатывается в первую очередь.

Незарегистрированные служебные документы, полученные работниками подразделений, подлежат обязательной регистрации.

В подразделениях Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органах государственной власти автономного округа ведется учет поступивших экземпляров законодательных актов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, нормативных правовых актов и иных актов Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа. Учет указанных документов ведется в электронной базе данных, в журналах или учетных карточках или в иных накопителях хронологической подшивки.

3.2. Зарегистрированные документы передаются руководству подразделения и согласно резолюциям направляются на исполнение работникам подразделения. Фамилия исполнителя, текст резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся в электронную и учетную карточки.

3.3. Передача зарегистрированных документов из одного подразделения Администрации Губернатора автономного округа или исполнительного органа государственной власти автономного округа в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, или по договоренности между руководителями подразделений с соответствующим оформлением переадресования.

На оборотной стороне последнего листа документа указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения, которому передается документ, а также дата и время переадресования.

3.4. При составлении и оформлении документов работники подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа руководствуются следующими основными требованиями:

документ печатается на бланке установленной формы при соблюдении правил машинописных работ. При переписке между подразделениями Администрации Губернатора автономного округа бланк может не использоваться;

цветные гербовые бланки подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости - серии этих номеров. Учет цветных гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале);

для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут применяться бланки с трафаретными частями текста;

к документам объемом более одной страницы составляются заголовки, в краткой форме раскрывающие их основное содержание. В необходимых случаях это же правило применяется к документам до одной страницы.

Содержание служебного документа должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Управлением делопроизводства отправляемому документу присваивается исходящий номер, состоящий:

из первых букв имени и фамилии руководителя, подписавшего документ;

его должности;

порядкового номера (например: АФ-Г-300).

Документу, отправляемому исполнительными органами государственной власти автономного округа, присваивается только исходящий номер и указывается дата.

В левом нижнем углу последнего листа исходящего документа указываются фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. Исходящие письма отправляются с оригиналом подписи. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости с указателями рассылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой;

в документах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ;

служебные документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными полномочиями. При подписании документов указывается должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке) и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ;

подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (путем проставления предлога "за" или косой черты перед наименованием должности подписывающего) не разрешается. На некоторых справках и информациях вместо подписи может указываться название соответствующего подразделения, комиссии, отдела с обязательной визой должностного лица;

представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими лицами, ответственными за подготовку документов. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа, на нижнем его поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, на копии отправляемого документа;

на документе указывается дата его подписания, утверждения или составления. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять: 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05.

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, оформлении учетных карточек, проставлении отметок об исполнении и в иных случаях. Словесно-цифровой способ применяется при датировании нормативных и распорядительных актов, записок, справок, поручений, финансовых и других служебных документов.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица, например:

Минюст России

Департамент информатизации

и научно-технического обеспечения

При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Главному редактору

Издательского дома

"Медиадом"

Н.В.Семиной

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то следует указывать обобщенно, например:

Главам городских округов

и муниципальных районов

Ханты-Мансийского

автономного округа - Югры

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры

от 13.11.2009 N 179)

При направлении документа в подразделение Администрации Губернатора автономного округа, исполнительный орган государственной власти автономного округа или организацию их наименования пишут в именительном падеже, например:

Департамент образования и науки

Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

Адрес печатается в правом верхнем углу документа, с выравниванием по правому краю листа.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления физическому лицу (инициалы в этом случае пишутся после фамилии), например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский район,

Тульская область, 301264

Документ, как правило, не должен содержать более четырех адресатов. В случае направления документа большому числу адресатов оформляется соответствующее количество экземпляров, на каждом из которых указывается один адрес. К документу прилагается список рассылки.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них делается ниже текста документа по форме:

Приложение: на 5 л., в 2 экз. (при этом на первом листе прилагаемого текста указывается: "приложение к N ____ от __________ 2006 г.).

Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования, числа листов и числа экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются. На приложении к нормативному, распорядительному документу (постановления, распоряжения, приказы, инструкции, положения, решения) в правом верхнем углу первого листа делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

Копии отправляемых документов заверяют работники, ответственные за ведение делопроизводства, проставлением надписи "Верно", должности лица, заверившего копию, личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилию), даты заверения. Копии (размноженные экземпляры) подписанных нормативных, распорядительных документов удостоверяются проставлением круглой печати.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, инициалы, фамилия и дата утверждения.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает: слово УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

решением ведомственной

комиссии от 05.04.2005

протокол 1

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования), например:

    СОГЛАСОВАНО

    Заместитель Председателя Правительства

    Ханты-Мансийского автономного округа - Югры

    Личная подпись                А.П.Иванов

    Дата

Если согласование осуществляют протоколом, письмом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании "Росгосстрах"

от 05.06.2005 N 10

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Начальник юридического управления

Личная подпись            И.И.Петров

Дата

При наличии замечаний (предложений, заключений) к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания (предложения, заключения) прилагаются на 2 л.

Начальник юридического управления

Личная подпись            И.И.Петров

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

3.5. Зарегистрированные в подразделении Администрации Губернатора автономного округа исходящие документы передаются для отправки адресатам в Управление делопроизводства. Исполнительные органы государственной власти и подразделения могут вести самостоятельное делопроизводство по своей переписке и статусу исходя из требований настоящей Инструкции.

Служебная корреспонденция подразделений Администрации Губернатора автономного округа, направляемая по всем видам связи в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Государственную Думу и (или) Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, органы законодательной (представительной) власти и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, подписывается Губернатором, Председателем Правительства автономного округа или лицом, его замещающим, или лицом согласно распределению обязанностей, или по поручению данных лиц соответствующим работником (руководителем) и отправляется только Управлением делопроизводства.

Документы с пометкой "Лично" пересылаются адресатам в законвертованном виде.

3.6. Состояние работы с документами в подразделении (на подготовке, на докладе, на контроле, закончено, доложено, списано в дело) фиксируется ответственным за ведение делопроизводства на машинных носителях и в учетных карточках. Учетные карточки хранятся отдельно от документов в течение двух лет, после чего уничтожаются.

3.7. Ответственный за ведение делопроизводства в подразделении Администрации Губернатора автономного округа не реже одного раза в месяц сверяет наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с данными, занесенными в электронную базу подразделения и учетные карточки; составляет отчет и докладывает руководителю подразделения о прохождении и исполнении документов.

Раздел 4. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ,

ОФОРМЛЕНИЮ И РАССЫЛКЕ ПРАВОВЫХ АКТОВ ГУБЕРНАТОРА,

ПРАВИТЕЛЬСТВА АВТОНОМНОГО ОКРУГА И ЗАКОНОПРОЕКТОВ

4.1. При подготовке проектов постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства автономного округа (приложение 22) подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительные органы государственной власти автономного округа руководствуются законодательством Российской Федерации, Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и настоящей Инструкцией.

При подготовке проектов постановлений и распоряжений Правительства автономного округа исполнители также руководствуются Регламентом Правительства автономного округа.

4.2. Ответственность за качество подготовки проектов постановлений, распоряжений Губернатора, Правительства автономного округа, законопроектов, их согласование с заинтересованными сторонами несут заместители Председателя Правительства автономного округа, члены Правительства автономного округа, руководители исполнительных органов государственной власти автономного округа и подразделений Администрации Губернатора автономного округа, которые их вносят (рекомендации к оформлению проектов правовых актов прилагаются).

Проекты постановлений и распоряжений Губернатора автономного округа по кадровым вопросам подготавливаются отделом по работе с персоналом Управления по вопросам кадровой политики Администрации Губернатора автономного округа на основании соответствующих представлений подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа.

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

Руководители подразделений Администрации Губернатора автономного округа, исполнительных органов государственной власти автономного округа и должностные лица, которым поручена подготовка проектов постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства автономного округа, определяют из числа работников подразделений ответственных исполнителей за эти акты, обеспечивают проведение антикоррупционной экспертизы, организуют их согласование с заинтересованными службами.

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

4.3. Согласование проекта акта оформляется визой, которая включает личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату поступления и выдачи проекта. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта акта в нижней его части (проекты актов Губернатора автономного округа) или на листе согласования с указанием заголовка акта (для принятия акта Правительства в рабочем порядке необходимо иметь не менее 2/3 подписей членов Президиума Правительства автономного округа) (приложения 6, 7).

4.4. Проекты постановлений и распоряжений Губернатора автономного округа визируются в следующем порядке:

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

исполнитель - руководитель соответствующего подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа или работник, по указанию руководителя (полистно <*>, включая приложения);

--------------------------------

<*> при объеме более 3 - 5 листов допускается визирование от руки части листов с проставлением на остальных листах документа - факсимиле.

руководители подразделений или лица, их замещающие, которым в документе предусматриваются задания или поручения, а также руководители заинтересованных исполнительных органов государственной власти автономного округа;

Департамент финансов автономного округа;

Юридическо-правовое управление Администрации Губернатора автономного округа (полистно <*>, включая приложения);

--------------------------------

<*> при объеме более 3 - 5 листов допускается визирование от руки части листов с проставлением на остальных листах документа - факсимиле.

заместитель Губернатора - руководитель Администрации Губернатора автономного округа.

Проекты распоряжений Губернатора автономного округа о направлении официальных делегаций в иностранные государства (зарубежных служебных поездок), проведении намечаемых международных мероприятий (визитов, переговоров, встреч и т.п.) подлежат обязательному согласованию с заместителем Председателя Правительства, курирующим вопросы внешних связей, Комитетом по внешним связям автономного округа.

(абзац введен постановлением Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

Проекты, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимого согласования, возвращаются исполнителю заместителем Губернатора - руководителем Администрации Губернатора автономного округа, Управлением делопроизводства.

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

Проекты постановлений, распоряжений Губернатора автономного округа после их визирования заместителем Губернатора - руководителем Администрации Губернатора автономного округа и приложения к ним вместе с обосновывающими документами передаются на подпись Губернатору автономного округа.

4.5. Проекты постановлений и распоряжений Правительства автономного округа визируются в следующем порядке:

исполнитель - руководитель соответствующего подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительного органа государственной власти автономного округа или работник по указанию руководителя (полистно <*>, включая приложения);

--------------------------------

<*> при объеме более 3 - 5 листов допускается визирование от руки части листов с проставлением на остальных листах документа - факсимиле.

руководители подразделений или лица, их замещающие, которым в документе предусматриваются задания или поручения, а также руководители заинтересованных исполнительных органов государственной власти автономного округа;

Департамент финансов автономного округа;

Юридическо-правовое управление Администрации Губернатора автономного округа (далее - Юридическо-правовое управление) (полистно <*>, включая приложения);

--------------------------------

<*> при объеме более 3 - 5 листов допускается визирование от руки части листов с проставлением на остальных листах документа - факсимиле.

директор Департамента по вопросам организации деятельности Правительства автономного округа.

Проекты распоряжений Правительства автономного округа о направлении официальных делегаций в иностранные государства (зарубежных служебных поездок), проведении намечаемых международных мероприятий (визитов, переговоров, встреч и т.п.) подлежат обязательному согласованию с заместителем Председателя Правительства, курирующим вопросы внешних связей, Комитетом по внешним связям автономного округа.

(абзац введен постановлением Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

Иной порядок последовательности и количества согласования проектов постановлений и распоряжений Правительства автономного округа может быть предусмотрен Регламентом Правительства.

Проекты, подготовленные с нарушением установленного порядка и не прошедшие необходимого согласования, возвращаются исполнителю директором Департамента по организации деятельности Правительства автономного округа, Управлением делопроизводства.

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

Проекты постановлений, распоряжений Правительства после визирования директором Департамента по вопросам организации деятельности Правительства автономного округа и обсуждения на заседании Правительства (или путем заочного опроса) передаются на подпись Председателю Правительства автономного округа.

4.6. К проекту постановления, распоряжения Губернатора, Правительства автономного округа прилагаются материалы, которые являются основанием для их подготовки (ранее принятые постановления, распоряжения, письма и т.д.). Указанные проекты правовых актов вместе с материалами, указателем рассылки после регистрации в Управлении делопроизводства направляются соответственно заместителю Губернатора - руководителю Администрации Губернатора автономного округа или директору Департамента по вопросам организации деятельности Правительства автономного округа.

4.7. Подписанные Губернатором, Председателем Правительства автономного округа постановления и распоряжения передаются в Управление делопроизводства для их оформления и выпуска.

4.8. Проекты законов автономного округа, нормативных правовых актов Губернатора и Правительства автономного округа направляются Юридическо-правовым управлением на правовую экспертизу (на согласование) в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Ханты-Мансийскому автономному округу - Югре (по согласованию).

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

Проекты нормативных правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа направляются Юридическо-правовым управлением Администрации Губернатора автономного округа в Прокуратуру автономного округа.

(абзац введен постановлением Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

Проекты законов автономного округа, нормативных правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа, указанные в статье 13 Закона автономного округа от 26 февраля 2006 года N 33-оз "Об Общественной палате Ханты-Мансийского автономного округа - Югры", по окончании подготовки данных проектов направляются исполнительными органами государственной власти автономного округа в Общественную палату автономного округа для проведения общественной экспертизы (общественной антикоррупционной экспертизы). В случае если указанные проекты законов автономного округа, нормативных правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа не направлялись в Общественную палату автономного округа, Юридическо-правовое управление Администрации Губернатора автономного округа при проведении правовой и антикоррупционной экспертиз направляет данные проекты нормативных правовых актов в Общественную палату автономного округа для проведения общественной экспертизы.

(абзац введен постановлением Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

4.9. Проекты законов автономного округа, постановлений Губернатора и Правительства автономного округа, затрагивающие вопросы антимонопольного законодательства, направляются исполнителем или Юридическо-правовым управлением на экспертизу в Управление Федеральной антимонопольной службы по Ханты-Мансийскому автономному округу - Югре (по согласованию).

4.10. Проекты нормативных правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа, затрагивающие вопросы предпринимательской деятельности, труда, направляются (по согласованию) на заключение соответственно в Торгово-промышленную палату Ханты-Мансийского автономного округа, объединение организации профсоюзов автономного округа.

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

4.11. Проекты постановлений, распоряжений Губернатора, Правительства автономного округа регистрируются в отделе по оформлению и выпуску документов Управления делопроизводства.

4.12. Имеющиеся у должностного лица возражения по проекту излагаются в отдельной справке, которая прилагается к проекту документа.

4.13. Если в процессе доработки в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию соответственно предмету регулирования должностными лицами и руководителями заинтересованных органов и организаций.

4.14. Приложение к проекту акта визируется ответственным исполнителем и руководителем подразделения Администрации Губернатора автономного округа или исполнительного органа государственной власти автономного округа полистно.

4.15. Проекты законов, подготовленные в качестве законодательной инициативы Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, вносятся на рассмотрение Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа только при наличии положительного согласования (заключения) Департамента финансов автономного округа и Юридическо-правового управления Администрации Губернатора автономного округа.

4.16. Проекты постановлений Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа представляются на рассмотрение соответственно Губернатора или Правительства автономного округа только при наличии положительного согласования (заключения) Департамента финансов автономного округа и Юридическо-правового управления Администрации Губернатора автономного округа.

4.17. Проекты правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа, проекты распоряжений заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа печатаются в машинописной и множительной службе Управления делопроизводства в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению этих документов (далее также - акты).

4.18. Выпускаемым актам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений Губернатора автономного округа, распоряжений, постановлений Правительства автономного округа, распоряжений заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа. К порядковому номеру распоряжения Губернатора автономного округа через тире добавляются буквы "рг", к порядковому номеру распоряжения Правительства - "рп", порядковому номеру постановления Правительства добавляется буква "п". К порядковому номеру распоряжения заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа добавляется буква "р".

4.19. Копии постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства автономного округа, копии распоряжений заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа, заверенные печатью, направляются адресатам Управлением делопроизводства согласно указателю рассылки, составленному и завизированному исполнителем документа.

Копии законов автономного округа после подписания Губернатором автономного округа направляются Управлением делопроизводства в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Ханты-Мансийскому автономному округу - Югре, Прокуратуру автономного округа (в течение трех дней со дня подписания), Общественную палату Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, в другие органы в соответствии с указателем рассылки, а также передаются в Юридическо-правовое управление Администрации Губернатора автономного округа.

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

Копии нормативных правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа Управлением делопроизводства направляются в Администрацию Президента Российской Федерации (Государственно-правовое управление Президента Российской Федерации), Прокуратуру автономного округа (в течение трех дней со дня подписания), передаются в Юридическо-правовое управление Администрации Губернатора автономного округа.

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

Копии нормативных правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа направляются в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Ханты-Мансийскому автономному округу - Югре Юридическо-правовым управлением.

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

Копии нормативных правовых актов Губернатора, Правительства автономного округа для опубликования направляются в средства массовой информации Пресс-службой Губернатора автономного округа согласно рассылке документов.

4.20. Копии постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства автономного округа, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются подразделениям Администрации Губернатора автономного округа, исполнительным органам государственной власти автономного округа, учреждениям и организациям автономного округа, которым рассылались эти акты.

4.21. Замена ранее разосланных постановлений и распоряжений производится по указанию заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа или начальника Управления делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа.

4.22. Подлинники и оригиналы постановлений и распоряжений Губернатора автономного округа (протоколы заседаний Правительства, Президиума Правительства автономного округа) после их выпуска вместе с оригиналами документов, на основании которых приняты решения, и указателями рассылок хранятся в Ведомственном архиве Управления делопроизводства до передачи на хранение в Государственный архив Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.

4.23. По проектам законов автономного округа, проектам нормативных правовых актов Губернатора автономного округа, Правительства автономного округа антикоррупционная экспертиза проводится исполнительными органами государственной власти, органами государственной власти автономного округа при разработке проектов нормативных правовых актов и Юридическо-правовым управлением Администрации Губернатора автономного округа при проведении правовой экспертизы (согласовании) указанных проектов нормативных правовых актов.

(п. 4.23 введен постановлением Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

Раздел 5. ПОДГОТОВКА, ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТОВ ЗАКОНОВ.

РАССЫЛКА ЗАКОНОВ АВТОНОМНОГО ОКРУГА И СБОРНИКА

"СОБРАНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА

ХАНТЫ-МАНСИЙСКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА - ЮГРЫ"

5.1. Подготовка и оформление законопроектов, законов производится в соответствии с Законом Ханты-Мансийского автономного округа от 25.02.2003 N 14-оз "О нормативных правовых актах Ханты-Мансийского автономного округа - Югры", Регламентом Думы автономного округа и Правительства автономного округа и настоящей Инструкцией.

5.2. Рассылку законов (согласно указателю рассылки) осуществляет Управление делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа.

5.3. Рассылку законов автономного округа для опубликования в средствах массовой информации осуществляет Управление делопроизводства Администрации Губернатора автономного округа.

5.4. Собрание законодательства Ханты-Мансийского автономного округа - Югры рассылается подразделениям Администрации Губернатора автономного округа, исполнительным органам государственной власти автономного округа, в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Ханты-Мансийскому автономному округу - Югре Управлением делопроизводства и по подписке.

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

Раздел 6. ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ ЗАСЕДАНИЙ,

СОВЕЩАНИЙ И ДРУГИХ МЕРОПРИЯТИЙ

6.1. Заседания, совещания и другие мероприятия в Администрации Губернатора автономного округа проводятся в соответствии с Регламентом Правительства, распоряжениями Губернатора, Правительства автономного округа, планами, утвержденными Губернатором, Председателем Правительства, заместителем Губернатора - руководителем Администрации Губернатора автономного округа.

(п. 6.1 в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

6.2. Организационно-техническое и документационное обеспечение заседаний и совещаний, проводимых Губернатором автономного округа, Правительством автономного округа, осуществляется Организационно-контрольным управлением, Управлением делопроизводства, Управлением делами Губернатора автономного округа (далее - Управление делами Губернатора), Департаментом по вопросам организации деятельности Правительства, Пресс-службой Губернатора автономного округа совместно с другими подразделениями Администрации Губернатора автономного округа в соответствии с Регламентом Правительства и настоящей Инструкцией.

6.3. Оформление и подготовка документов на заседания Правительства, Президиума Правительства проводятся в соответствии с разделом 4 настоящей Инструкции, Регламентом Правительства автономного округа.

(в ред. постановления Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

6.4. Руководители подразделений Администрации Губернатора, Правительства, исполнительных органов государственной власти автономного округа несут ответственность за качество подготовки материалов к заседаниям и совещаниям.

Материалы к заседаниям и совещаниям передаются для формирования рабочих папок в Управление делопроизводства согласно Регламенту Правительства или не позже 2-х дней до проведения совещания.

6.5. В ходе заседания и совещания ведутся протокол и аудиозапись.

Ведение протокола и аудиозаписи заседаний и совещаний, проводимых Губернатором автономного округа, Правительством автономного округа, осуществляется Управлением делопроизводства.

(абзац введен постановлением Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

Ведение протокола и аудиозаписи оперативных совещаний, заседаний комиссий, советов, рабочих групп, конференций, переговоров осуществляется сотрудниками подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.

(абзац введен постановлением Губернатора ХМАО - Югры от 13.11.2009 N 179)

6.6. Стенографическая запись мероприятий осуществляется Управлением делопроизводства.

6.7. Подготовка материалов для средств массовой информации о проведении мероприятий осуществляется Пресс-службой Губернатора автономного округа и ответственными за содержательную часть мероприятия.

6.8. Подготовку других заседаний и совещаний (кроме вышеуказанных), необходимых документов к ним и оформление протоколов обеспечивают соответствующие подразделения Администрации Губернатора автономного округа, исполнительные органы государственной власти автономного округа.

Звукозапись мероприятий производится силами самих подразделений или по их заявкам специализированными службами на основании поручения заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа.

6.9. Стенограммы и другие документы, связанные с подготовкой и проведением мероприятий, формируются в дела в подразделениях Администрации, исполнительных органах государственной власти автономного округа в соответствии с номенклатурой дел.

Раздел 7. ОФОРМЛЕНИЕ И УЧЕТ ПРОТОКОЛОВ ЗАСЕДАНИЙ

ПРАВИТЕЛЬСТВА, ПРЕЗИДИУМА ПРАВИТЕЛЬСТВА, ЗАСЕДАНИЙ

И СОВЕЩАНИЙ ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ

7.1. Оформление, учет и регистрация протоколов заседаний Правительства, Президиума Правительства автономного округа, хранение их до передачи в архив осуществляются Управлением делопроизводства.

7.2. Оформление, учет и регистрация протоколов заседаний, совещаний в исполнительных органах государственной власти автономного округа осуществляются службами делопроизводства данных органов.

7.3. Протокол заседания оформляется на бланке на основании стенограммы, ведущейся в ходе заседания, документов, внесенных на рассмотрение Правительства, Президиума Правительства автономного округа.

7.4. Протоколы заседаний в исполнительных органах государственной власти автономного округа оформляются на простом стандартном листе бумаги.

7.5. Протокол оформляется по схеме:

дата и номер;

место проведения заседания;

председательствовал;

присутствовали;

повестка дня;

слушали;

выступили;

решили.

При наличии в повестке дня заседания нескольких вопросов по каждому из них текст строится по схеме "слушали - выступили - решили".

7.6. Протокол заседания подписывается председательствующим на заседании Правительства, Президиума Правительства, исполнительных органов государственной власти автономного округа и рассылке не подлежит.

7.7. Управление делопроизводства (служба делопроизводства исполнительного органа государственной власти автономного округа) оформляет, выпускает и готовит к рассылке протокольные поручения Правительства, Президиума Правительства автономного округа (исполнительного органа государственной власти автономного округа) в виде выписок из протокола.

7.8. Текст протокольного поручения согласовывается с членом Правительства (руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа) - автором данного поручения и визируется им или директором Департамента по вопросам организации деятельности Правительства автономного округа.

7.9. Выписка из протокола заседания Правительства, Президиума Правительства оформляется на специальном бланке или стандартном листе бумаги и подписывается председательствующим на заседании или руководителем Департамента по вопросам организации деятельности Правительства автономного округа.

7.10. Выписка из протокола заседания Правительства, Президиума Правительства, исполнительного органа государственной власти автономного округа рассылается без сопроводительного письма по списку, завизированному директором Департамента по вопросам организации деятельности Правительства автономного округа (далее - Департамент по вопросам организации деятельности Правительства), руководителем исполнительного органа государственной власти автономного округа, согласовавшим текст с автором протокольного поручения.

7.11. Протоколы заседаний оформляются в срок, установленный Регламентом Правительства автономного округа (исполнительного органа государственной власти автономного округа).

Раздел 8. ОФОРМЛЕНИЕ ПОРУЧЕНИЙ

8.1. Проекты поручений Губернатора автономного округа готовятся:

по поступившим документам и письмам граждан - помощниками Губернатора, заместителем Губернатора - руководителем Администрации Губернатора автономного округа;

по поручениям с заседаний Правительства - директором Департамента по вопросам организации деятельности Правительства;

по поручениям с совещаний, проводимых Губернатором автономного округа, - Управлением делопроизводства согласно указаниям Губернатора автономного округа.

Проекты поручений других руководителей готовятся их помощниками.

8.2. Поручения печатаются на бланках установленной формы (приложение 8), излагаются лаконично, с указанием фамилий должностных лиц, которым дается поручение, и сроков исполнения.

8.3. Подписанное поручение с документом, по которому дано поручение, передается соответствующим подразделением Администрации Губернатора автономного округа в Управление делопроизводства для регистрации, оформления и рассылки. Поручению присваивается регистрационный номер. Поручение оформляется на бланке поручений, простом листе бумаги или на самом документе, на свободном от записи месте. На тексте документа визу ставить не рекомендуется.

8.4. Подлинники документов, по которым даны эти поручения, направляются должностным лицам, которым даны поручения. Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностному лицу, указанному в поручении первым, направляются подлинник поручения и подлинник документа, другим - копии поручения и документа. Должностное лицо, указанное в поручении первым, координирует работу по исполнению данного поручения и готовит обобщенную информацию.

Копии поручений, как правило, направляются организациям и должностным лицам, на обращения которых даны поручения.

Поручения Губернатора, Председателя Правительства автономного округа, заместителя Губернатора - руководителя Администрации Губернатора автономного округа, подлежащие контролю, направляются в Организационно-контрольное управление вместе с соответствующими документами для постановки на контроль и выдачи копий исполнителям.

Копии поручений, данных по письмам граждан, вместе с копиями писем направляются в отдел по работе с обращениями граждан Организационно-контрольного управления.

8.5. В том случае, если поручение дано по документу, переданному руководителю на личном приеме, или исполнитель которого заранее не установлен, документ направляется в службу руководителя, давшего поручение. Служба руководителя направляет затем документ в подразделение Администрации Губернатора автономного округа или исполнительный орган государственной власти автономного округа по принадлежности.

Если по документу не оформляется поручение, то в службе руководителя на оборотной стороне документа отмечается, кому и когда он доложен, и документ списывается в дело.

Раздел 9. ОФОРМЛЕНИЕ ПИСЕМ И ТЕЛЕГРАММ,

ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

9.1. Телеграммы за подписью должностных лиц печатаются по установленной форме (приложение 9).

9.2. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк, вскл), печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц.