Распоряжение Администрации г.Нижнего Новгорода от 19.10.2011 № 478-р

разрешения  руководителя  службы  ДОУ  структурного   подразделения.
Выдача дел сотрудникам  подразделений для работы осуществляется  под
расписку. На выданное  дело заводится карта-заместитель,  помещаемая
на   место   выданного   дела.   В   ней   указывается   структурное
подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано,  дата
его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении  и
приеме дела.
     Дела выдаются во временное пользование сотрудникам  структурных
подразделений на срок не более  одного месяца и после его  истечения
подлежат возврату.
     Иным государственным органам  и организациям  дела выдаются  на
основании   их  письменных   запросов   с  разрешения   руководителя
структурного подразделения администрации города или его заместителя,
курирующего вопросы делопроизводства, по актам.
     Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на
текущем хранении  в  структурном подразделении,  временно  требуются
сотруднику,  они  могут  быть   выданы  из  дела  ответственным   за
формирование  и   хранение   дел,  а   на   их  место   вкладывается
лист-заместитель, с указанием  - когда, кому и  на какой срок  выдан
документ.
     Изъятие документов из  дел постоянного  хранения допускается  в
исключительных  случаях  и производится  с  разрешения  руководителя
структурного подразделения  администрации города и  с оставлением  в
деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
     7.2.13.  Дела  структурных  подразделений  администрации города
подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
     Оформление  дела  - подготовка дела к хранению. Оформление дела
включает  в  себя  комплекс  работ  по  описанию  дела  на  обложке,
брошюровке,  нумерации  листов  и составлению заверительной надписи.
Оформление  дел  проводится сотрудниками соответствующих структурных
подразделений,  в  ведении которых заведение и формирование дел, при
методической   помощи  МКУ  «Архив  города  Нижнего  Новгорода».  (В
редакции   Распоряжения   Администрации   г.Нижнего   Новгорода   от
03.06.2013 г. N 206-р)

     8.  Порядок передачи документов на хранение в МКУ «Архив города
Нижнего Новгорода» и выделения к уничтожению (В             редакции
Распоряжения         Администрации        г.Нижнего        Новгорода
от 03.06.2013 г. N 206-р)

     Документы    администрации   города   Нижнего   Новгорода,   ее
структурных   подразделений   являются  их  собственностью  и  после
проведения    экспертизы    ценности    в   порядке,   установленном
законодательством  в  сфере  архивного  дела,  подлежат  передаче на
постоянное хранение в МКУ «Архив города Нижнего Новгорода» как часть
Архивного фонда РФ. (В редакции Распоряжения Администрации г.Нижнего
Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р)
     Документы временного срока хранения после проведения экспертизы
ценности в   порядке,   установленном  законодательством   в   сфере
архивного дела, подлежат выделению к уничтожению.
     Подготовка  документов  к  передаче  на  хранение  в МКУ «Архив
города  Нижнего  Новгорода»  включает работу службы ДОУ структурного
подразделения,  лиц,  ответственных  за  ведение делопроизводства, и
лиц,  ответственных за проведение экспертизы ценности документов. (В
редакции   Распоряжения   Администрации   г.Нижнего   Новгорода   от
03.06.2013 г. N 206-р)
     Подготовка документов и дел к  передаче на архивное хранение  и
на уничтожение предусматривает:
     экспертизу ценности документов;
     оформление дел;
     описание документов  (составление  описей  дел  по  результатам
экспертизы ценности);
     составление актов на уничтожение  документов и дел с  истекшими
сроками хранения.
     
                8.1. Экспертиза ценности документов

8.1.1. Экспертиза ценности документов  - это изучение документов  на
основании критериев их ценности в целях определения сроков  хранения
документов и отбора их на постоянное хранение.
     Экспертиза ценности проводится на основе:
     действующего законодательства  и   правовых  актов   Российской
Федерации  по   архивному  делу   и  документационному   обеспечению
управления;
     типовых и  ведомственных   перечней  с   указанием  сроков   их
хранения,  типовых   и  примерных   номенклатур  дел,   утвержденной
номенклатуры  дел  структурного подразделения  администрации  города
Нижнего Новгорода;
     нормативно-методических документов Федеральной архивной  службы
России и комитета по  делам архивов Нижегородской области в  области
архивного дела.
     8.1.2. Экспертиза ценности документов в администрации города на
стадии  делопроизводства  проводится:  при  составлении номенклатуры
дел;  в  процессе  формирования  дел  (см.  п.п.  7.2.5)  и проверки
правильности  отнесения  документов  к  делам;  при подготовке дел к
передаче  в  МКУ  «Архив  города  Нижнего  Новгорода».  (В  редакции
Распоряжения  Администрации  г.Нижнего  Новгорода от 03.06.2013 г. N
206-р)
     8.1.3. Для  организации  и  проведения  работы  по   экспертизе
ценности  документов  в  структурных  подразделениях   администрации
города создаются экспертные комиссии (далее - ЭК).
     ЭК создается   правовым    актом   руководителя    структурного
подразделения  из  числа наиболее  квалифицированных  сотрудников  в
количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке
включается лицо, ответственное за подготовку документов для сдачи  в
архив.   Председателем   ЭК   назначается   один   из   заместителей
руководителя   структурного  подразделения   администрации   города,
курирующий вопросы делопроизводства и архива.
     Методическое  руководство  экспертизой  ценности  документов  и
подготовкой  их  к архивному хранению, разработкой номенклатуры дел,
описей   дел,   актов  о  выделении  к  уничтожению  документов,  не
подлежащих хранению, осуществляется постоянно-действующей экспертной
проверочно-методической  комиссией  (ЭПМК) МКУ «Архив города Нижнего
Новгорода.   (В   редакции   Распоряжения   Администрации  г.Нижнего
Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р)
     8.1.4. Функции  и  права  ЭК, а  также  организация  ее  работы
определяются   положением,   которое   утверждается    руководителем
структурного подразделения администрации города.
     Положение  об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с МКУ
«Архив   города   Нижнего   Новгорода».   (В  редакции  Распоряжения
Администрации г.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р)
     8.1.5.  Экспертиза ценности документов постоянного и временного
хранения   осуществляется   ежегодно  в  структурных  подразделениях
администрации   города  непосредственно  лицами,  ответственными  за
ведение   делопроизводства,  совместно  с  ЭК  под  непосредственным
методическим  руководством  МКУ  «Архив  города Нижнего Новгорода» и
ответственного  за  архив.  (В  редакции  Распоряжения Администрации
г.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р)
     8.1.6.    При   проведении   экспертизы   ценности   документов
осуществляется:
     отбор документов постоянного хранения для передачи в МКУ «Архив
города  Нижнего  Новгорода»;  (В редакции Распоряжения Администрации
г.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р)
     отбор документов временного  (свыше 10 лет)  срока хранения,  с
временными сроками хранения и с пометкой "До минования  надобности",
подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
     выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки  хранения
которых истекли.
8.1.7. Отбор  документов  для  постоянного  и  временного   хранения
проводится на основании  перечней документов  с указанием сроков  их
хранения  (см.   п.п.   7.1.3)  и   утвержденной  номенклатуры   дел
структурного  подразделения  администрации города  путем  полистного
просмотра  дел.  В  делах  постоянного  хранения  подлежат   изъятию
дублетные  экземпляры  документов,  черновики,  неоформленные  копии
документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками
хранения.
     Окончательное решение   по  результатам   экспертизы   ценности
документов постоянного  срока  хранения принимает  ЭПМК комитета  по
делам архивов Нижегородской области при утверждении описей.
      
                        8.2. Оформление дел
     
8.2.1.В зависимости  от  сроков   хранения  проводится  полное   или
частичное оформление дел.
     8.2.2. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
8.2.3. Дела временного (10 лет и менее) хранения подлежат частичному
оформлению: допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить
пересистематизацию документов  в  деле, листы  дела  не  нумеровать,
заверительные надписи не составлять.
     8.2.4. Полное оформление дел предусматривает:
     систематизацию либо пересистематизацию документов в деле;
     подшивку или переплет дела;
     нумерацию листов дела;
     составление заверительной надписи ();
     составление, в необходимых случаях, документов;
     оформление обложки дела.
8.2.4.1. Документы внутри  дела должны располагаться  сверху вниз  в
хронологической,  вопросно-логической   последовательности  или   их
сочетании.  Если  дело  формировалось  не  так,  документы   следует
пересистематизировать. Резолюции руководства, визы, составленные  на
отдельных  листах,  размещаются  перед документом,  к  которому  они
относятся и в таком порядке подшиваются в дело.
     В делах  постоянного   хранения   подлежат  изъятию   дублетные
экземпляры документов, черновики,  неоформленные копии документов  и
не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
     Если в дело в  ходе его формирования  были подшиты документы  с
различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые
дела, исходя  из сроков  хранения документов. При  этом документы  с
истекшими сроками  хранения  уничтожаются по  актам в  установленном
порядке.
     8.2.4.2. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола
прочными нитками в твердую  обложку из  картона или переплетаются  с
учетом возможности  свободного чтения текста  всех документов,  дат,
виз и резолюций на них.  Текст не должен подходить к линии  подшивки
(переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки.
В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю  листа,
к такому  листу подклеивается  полоска бумаги,  за которую  документ
подшивается (переплетается) в дело.
     При подготовке  дел   к   подшивке  (переплету)   металлические
скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В конце каждого дела подшивается чистый бланк , а в начале дела -  ь
документов дела.
8.2.4.3. В  целях  обеспечения  сохранности  и  закрепления  порядка
расположения документов,  включенных в  дело, все  листы этого  дела
(кроме  листа-заверителя и  внутренней  описи) нумеруются  арабскими
цифрами  валовой нумерацией  в  правом  верхнем углу  листа  простым
карандашом.  Листы  внутренней  описи  документов  дела   нумеруются
отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких  томов или частей, нумеруются  по
каждому тому или по каждой части отдельно.
     Подшитые в  дело  документы с  собственной  нумерацией  листов,
(включая печатные издания)  могут нумероваться  в общем порядке  или
сохранять собственную нумерацию, если она соответствует  порядковому
расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы  и  другие иллюстративные  документы,
представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на  оборотной
стороне на верхнем поле листа.
 Сложенный лист  (формата А3,  А2)  разворачивается и  нумеруется  в
правой части  верхнего поля  листа.  При этом  лист любого  формата,
подшитый за один край, нумеруется  как один лист; лист, сложенный  и
подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с  наглухо  наклеенными документами  (фотографиями,  вырезками,
выписками  и  т.п.)  нумеруется  как один  лист.  Если  к  документу
подклеены одним  краем другие документы  (вставки текста,  переводы,
вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с  вложениями нумеруются; при этом  вначале
нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение  в
конверте.
После завершения   нумерации   листов   составляется   заверительная
надпись,   которая  располагается   в   конце  дела   на   отдельном
листе-заверителе дела.
     В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации  листов
дела проводится  их перенумерация. При  перенумерации листов  старые
номера зачеркиваются одной наклонной  чертой и рядом ставится  новый
номер листа; в конце дела составляется новая заверительная  надпись,
при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но  сохраняется
в деле.  Вносятся также  исправления во внутреннюю  опись или  опись
составляется заново.
     При  наличии  отдельных  ошибок  в нумерации листов в делах при
подготовке  их  службой ДОУ структурного подразделения к передаче на
архивное  хранение  допускается  по согласованию с МКУ «Архив города
Нижнего Новгорода» употребление литерных номеров листов. (В редакции
Распоряжения  Администрации  г.Нижнего  Новгорода от 03.06.2013 г. N
206-р)
     8.2.4.4. Заверительная надпись оформляется на листе-заверителе,
подписывается ее  составителем  с  указанием  расшифровки   подписи,
должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется
на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Лист-заверитель составляется в деле на  отдельном листе, в книгах  -
на оборотной  стороне последнего  чистого листа, в  картотеках -  на
отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение
N 6),  в   которой   указываются  цифрами   и  прописью   количество
пронумерованных  листов дела,  количество  листов внутренней  описи,
оговариваются особенности нумерации  номеров дела (наличие  литерных
номеров  дела, пропущенных  номеров,  номеров листов  с  наклеенными
фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями
и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие  в
деле типографских  экземпляров брошюр  с количеством  листов в  них,
если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
     Лист-заверитель дела   подписывается  его   составителем.   Все
последующие  изменения  в  составе и  состоянии  дела  (повреждения,
замена  подлинных  документов)  отмечаются  в  листе-заверителе   со
ссылкой на соответствующий акт.
     Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый
оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено
без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть  листа
на внутренней стороне обложки дела.
8.2.4.5. Внутренняя  опись документов  дела  составляется для  учета
документов постоянного и  временного (свыше  10 лет) хранения,  учет
которых  вызывается спецификой  данной  документации (особо  ценные,
личные, судебные,  и  т.д.), а  также для  учета  дел постоянного  и
временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям
документов, заголовки  которых не  раскрывают конкретное  содержание
документа.
     Внутренняя опись документов дела составляется на:
приказы руководителей   структурных   подразделений   по    основной
деятельности;
     лицевые счета по начислению заработной платы;
     личные дела.
     Внутренняя опись   составляется    на   отдельном   листе    по
установленной  форме  (N  7),   в  которой  содержатся  сведения   о
порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и
номерах  листов  дела.  К  внутренней  описи  составляется  итоговая
запись,  в  которой   указываются  цифрами  и  прописью   количество
включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
     Внутренняя опись  подписывается  ее  составителем  с  указанием
расшифровки подписи, должности и даты составления.
     Листы внутренней описи  подшиваются  в начале  дела. Если  дело
переплетено  или  подшито   без  внутренней  описи  документов,   то
составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней
стороне лицевой обложки дела.
     Изменения состава   документов    дела   (изъятия,    включения
документов,  замена   их  копиями   и  т.д.)   отражаются  в   графе
"Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При  необходимости
составляется   новая   итоговая   запись  к   внутренней   описи   и
заверительная надпись дела.
     8.2.4.6. Обложка дела  постоянного, временного  (свыше 10  лет)
хранения  и  по  личному  составу  составляется  и  оформляется   по
установленной форме (N 8).
     Надписи на обложках  дел (томов)  следует выполнять  чернилами,
разборчиво, без сокращений.  Если на обложку наклеивается  титульный
лист, изготовленный типографским способом,  то надписи на нем  можно
печатать. Титульный лист  рекомендуется наклеивать с накладкой  клея
на всю  поверхность листа  с тем,  чтобы под  ним не  образовывалось
пустот.
     На обложке    дела    указываются    реквизиты:    наименование
структурного подразделения администрации города  (фондообразователя)
и  его   структурного   подразделения,  делопроизводственный   номер
(индекс) дела, заголовок дела;  дата дела (тома, части);  количество
листов в деле; срок хранения дела и архивный шифр дела.
     Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим
образом:
 структурного подразделения - указывается полностью в соответствии с
утвержденной структурой;  записывается  в  именительном  падеже,   с
указанием официально  принятого  сокращенного наименования,  которое
указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в
течение года, за  который готовятся дела, структурное  подразделение
было переименовано  (преобразовано) и это  не вызвало  возникновения
нового фондообразователя, или при передаче дела в другое структурное
подразделение, на обложке дела указывается новое наименование  этого
структурного  подразделения  или   его  правопреемника,  а   прежнее
наименование структурного подразделения заключается в скобки;
 (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по
номенклатуре дел;  если дело  состоит  из  нескольких томов,  то  на
обложке указывается и номер очередного тома;
 (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, утвержденной
в установленном порядке. В необходимых случаях в заголовок  вносятся
уточнения: номера приказов, протоколов  и др. Заголовок дела  должен
быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых  в
дело  документов. В  заголовке  указываются  виды имеющихся  в  деле
документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела
не  раскрывает  содержание   подшитых  в  нем  документов   ("Разная
переписка",  "Переписка по  общим  вопросам" и  т.п.),  составляется
новое   наименование,   отражающее  содержание   подшитых   в   деле
документов, и обложка  дела переоформляется.  Если делу нельзя  дать
одно общее  краткое  наименование, то  заголовок составляется  путем
обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных. В тех
случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку
каждого тома  (части)  выносится общий  заголовок  дела и  заголовок
каждого тома (части).
     В заголовках дел, содержащих  копии документов, указывается  их
копийность.   Подлинность   документов    дела   в   заголовке    не
оговаривается.
 дела -   указываются   год(ы)   заведения  и   окончания   дела   в
делопроизводстве.    Датой    дел,    содержащих    распорядительную
документацию,  а  также  для  дел,  состоящих  из  нескольких  томов
(частей), являются крайние даты  документов дела, т.е. даты  (число,
месяц,  год)  регистрации  (составления)  самого  раннего  и  самого
позднего  документов, включенных  в  дело.  При этом,  число  (двумя
цифрами)  и  год  обозначаются арабскими  цифрами,  название  месяца
пишется  словами  (например:  01  января 2011  года).  Если  в  дело
включены документы  (приложения  и т.п.),  даты  которых выходят  за
крайние даты дела, то под  датами дела, с новой строчки делается  об
этом запись:  "В  деле имеются  документы  за____год(ы)". Даты  дела
могут не указываться на  обложке дел, содержащих, например,  годовые
планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
     Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку,
то есть по видам  документов (приказы,  распоряжения, акты и  т.п.),
датой начала дела  является дата  подписания или утверждения  самого
раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения)
самого позднего документа.
     Датой дела,  содержащего  протоколы  заседаний,  является  дата
утверждения  (если  они  утверждаются)  или  составления  первого  и
последнего протокола.
     Крайними датами личного дела являются даты подписания  приказов
о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти
лица,  на  которое  заведено  дело,  конечной  датой  является  дата
документа, извещающего о его кончине, или запись об этом  сотрудника
кадровой службы.
     Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является  дата
поступления первого входящего или дата первого исходящего документа,
а датой окончания  - дата самого  позднего входящего или  исходящего
документа независимо от места нахождения их в деле.
     Количество пронумерованных в деле листов проставляется с  листа
- заверителя дела.
     Реквизит "Срок хранения  дела" переносится на  обложку дела  из
соответствующей  номенклатуры  дел   после  сверки  его  со   сроком
хранения, указанным в перечне типовых документов с указанием  сроков
хранения  (при введении  в  действие  новых перечней  документов  со
сроками хранения  старые записи  зачеркиваются, а  сверху или  рядом
пишутся  новые  данные).  На  делах  постоянного  хранения  пишется:
"Хранить постоянно".
     Архивный шифр дела  (состоит из  номера фонда,  номера описи  и
номера  дела  по  описи)   на  обложках  дел  постоянного   хранения
проставляется чернилами только  после включения  этих дел в  годовые
разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК Комитета по делам  архивов
Нижегородской области (до этого он проставляется карандашом).
     На обложках дел  постоянного  хранения предусматривается  место
для наименования архива, в который будут передаваться дела.
     По окончании  года в  надписи  на  обложках дел  постоянного  и
временного  (свыше   10  лет)  хранения   вносятся  уточнения:   при
несоответствии  заголовка   дел  на   обложке  содержанию   подшитых
документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
     Наименования фондообразователя  и  подразделения, год  и  номер
дела могут проставляться на обложке штампом.
     Обложки дел с документами, исполненными на стандартных  листах,
должны  иметь размеры  229  x 324  мм.  Обложки дел  с  документами,
изготовленными  на  нестандартных   листах,  могут  иметь   размеры,
соответствующие размерам подшитых в них листов.
     Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет)
сроки хранения, должны  быть  изготовлены из  твердого картона.  Для
обложек   дел,   сдаваемых   на   архивное   хранение,   применяется
бескислотный картон.
     При оформлении дел  применять  канцелярский (силикатный)  клей,
мучной и крахмальный клейстеры не следует.
     
                    8.3. Составление описей дел
     
8.3.1. Описи  дел  и  документов  составляются  в   делопроизводстве
структурных  подразделений   администрации  города  при   проведении
экспертизы ценности документов.  Основой для составления описей  дел
является номенклатура дел.
8.3.2. Опись  дел   -  справочник,  содержащий   систематизированный
перечень дел и  предназначенный для  раскрытия состава и  содержания
дел,  закрепления  их   систематизации  и  учета.  Отдельная   опись
представляет   собой   перечень  дел   с   самостоятельной   валовой
(порядковой) законченной нумерацией.
     8.3.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения
в 4  экземплярах;  дела  временного  (свыше 10  лет)  хранения  в  2
экземплярах; дела по личному составу в 3 экземплярах.
     На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
     8.3.4.  В каждом структурном подразделении администрации города
сводные  описи  на  дела постоянного хранения, составляются ежегодно
службой  ДОУ  под  непосредственным  методическим  руководством  МКУ
«Архив города Нижнего Новгорода». По этим описям документы сдаются в
архивный  отдел.  (В  редакции  Распоряжения Администрации г.Нижнего
Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р)
     8.3.5. Сводная   опись    дел   постоянного   срока    хранения
структурного подразделения  администрации города  должна включать  в
себя завершенные  в  делопроизводстве документы  и дела  постоянного
срока хранения всех подразделений, входящих в его структуру.
     8.3.6. Основой для подготовки  сводных описей дел  структурного
подразделения  администрации   служат   описи  дел,   представленные
подразделениями,  входящими   в  его   структуру.  Указанные   описи
составляются в 2-х экземплярах, один из которых передается в  службу
ДОУ структурного подразделения администрации города для  составления
сводной номенклатуры дел, а второй остается в качестве  контрольного
экземпляра в подразделении.
     8.3.7.   При   составлении  описей  дел  соблюдаются  следующие
требования:
     порядок  присвоения  номеров  описям  структурных подразделений
администрации  города  согласовывается  с  МКУ «Архив города Нижнего
Новгорода»;   (В   редакции   Распоряжения  Администрации  г.Нижнего
Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р)
     заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой
систематизации на основе номенклатуры дел;
     каждое дело  вносится в  опись  под самостоятельным  порядковым
номером (если дело состоит  из нескольких томов (частей), то  каждый
том  (часть),  в  том  числе приложение  к  делу,  сформированное  в
отдельный том, вносится в опись под самостоятельным номером;
     порядок нумерации дел в описи - валовый;
     графы описи   заполняются   в  точном   соответствии   с   теми
сведениями, которые вынесены на обложку дела;
     при внесении  в  опись  подряд дел  с  одинаковыми  заголовками
пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные
дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о  делах
вносятся в опись  полностью (на каждом  новом листе описи  заголовок
воспроизводится полностью);
     графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел,
особенностях их  физического  состояния,   о  передаче  дел   другим
структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о  наличии
копий и т.п.;
     многотомные дела в опись вносятся  по порядку номеров томов.  В
этом случае  в описи  пишется  наименование только  первого тома,  а
наименования  всех  остальных  томов, если  они  помещены  на  одной
странице,  обозначаются  словами  "То  же".  Если  же   наименование
многотомного  дела  переходит  на  следующий  лист,  то   необходимо
заголовок дела повторить полностью.
     В описи  между  наименованиями  (заголовками)  дел  оставляется
интервал не менее 1 см.
     8.3.8.Опись  дел  подписывается  составителем  с  указанием его
должности,  согласовывается  с руководителем службы ДОУ структурного
подразделения,  затем  опись  подлежит  рассмотрению ЭК структурного
подразделения  администрации  города, затем, в случае согласования в
конце   раздела  ставится  гриф  "Согласовано"  с  указанием  номера
протокола  ЭК  и  даты  заседания,  на котором она была рассмотрена.
Согласованные  ЭК  структурного  подразделения описи дел постоянного
срока  хранения  направляются на рассмотрение ЭПМК комитета по делам
архивов Нижегородской области. Описи дел временного срока хранения и
по   личному  составу  направляются  в  МКУ  «Архив  города  Нижнего
Новгорода»   в  соответствии  со  сроками,  установленными  графиком
представления  описей  дел на рассмотрение МКУ «Архив города Нижнего
Новгорода»,  но  не  позднее  чем  через  2  года,  после завершения
делопроизводством   дел,   включенных  в  раздел.  Представляются  4
экземпляра  описи  дел постоянного срока хранения и 2 экз.описей дел
временного (свыше 10 лет) и 3 экз. описей дел по личному составу. (В
редакции   Распоряжения   Администрации   г.Нижнего   Новгорода   от
03.06.2013 г. N 206-р)
     Только  после  утверждения описей дел постоянного хранения ЭПМК
комитета  по  делам архивов Нижегородской области описи утверждаются
руководителем структурного подразделения администрации города. Затем
первый  экземпляр  годового  раздела  описи  в качестве контрольного
передается   в  МКУ  «Архив  города  Нижнего  Новгорода»,  остальные
остаются  в  структурном  подразделении  до  момента передачи дел на
архивное  хранение. (В редакции Распоряжения Администрации г.Нижнего
Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р)
     8.3.9.  Описи  дел  постоянного  срока  хранения,  описи дел по
личному  составу  и  описи  дел  временного  (свыше 10 лет) хранения
составляются  по  установленной  форме  (N 9) и представляются в МКУ
«Архив города Нижнего Новгорода» через один год после завершения дел
в делопроизводстве. (В редакции Распоряжения Администрации г.Нижнего
Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р)
     8.3.10. Опись состоит из описательных статей, итоговой записи и
справочного аппарата к описи.
     8.3.10.1. Описательная  статья  описи  дел  постоянного   срока
хранения  имеет следующие  элементы:  порядковый номер  дела  (тома,
части) по описи;  индекс дела (тома,  части); заголовок дела  (тома,
части); крайние даты  дела (тома, части);  количество листов в  деле
(томе, части); примечания.
     Описательная статья  описи  дел   временного  (свыше  10   лет)
хранения  имеет следующие  элементы:  порядковый номер  дела  (тома,
части) по описи;  индекс дела (тома,  части); заголовок дела  (тома,
части); крайние даты дела  (тома, части); срок хранения дела  (тома,
части); количество листов в деле (томе, части); примечания. В  графе
срок хранения указывается так же номер статьи из перечня.
     Перед внесением  заголовков дел  в  описи проверяется  качество
формирования  и  оформления  дел.  В  случае  обнаружения  нарушений
установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
     В описях дел указывается полное действительное (без сокращений)
наименование структурного  подразделения,   которое   вело  дела   и
закончило  их  делопроизводством.   В  случаях,  когда   структурное
подразделение в течение периода,  за который вносятся дела в  опись,
было  переименовано   (преобразовано),  под  прежним   наименованием
пишется его новое наименование.
     8.3.10.2. В конце описи вслед за последней описательной статьей
делается итоговая запись  (приложение N 10),  в которой  указывается
(цифрами и прописью) количество  дел, числящихся по описи, первый  и
последний номера  дел по  описи, а  также оговариваются  особенности
нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
     8.3.10.3. Заголовки    дополнительно   обнаруженных    дел    в
зависимости  от  их  количества  могут  быть  внесены  в  опись  под
литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией.
     8.3.10.4. В справочный  аппарат описи  входят: титульный  лист;
содержание (оглавление), предисловие; список сокращений;  переводные
таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели.
     8.3.10.4.1. На  титульном   листе   описи  помещаются:   полное
название архива,  в который будут  передаваться документы,  название
фонда,  номер  фонда,  номер описи,  название  описи,  крайние  даты
документов, внесенных  в опись.  Название фонда  на титульном  листе
описи  дается  в  виде  официально принятого  полного  и  в  скобках
сокращенного названия структурного  подразделения-фондообразователя.
При изменении названия фондообразователя или его  подведомственности
в течение периода времени, за который составлена опись, на титульном
листе  указывается  сначала  его последнее  название,  а  затем  все
изменения  в его  названии  в хронологической  последовательности  с
указанием начальной  и конечной дат  существования каждого  названия
фондообразователя под данным названием.
8.3.10.4.2. Оглавление составляется, если в годовом разделе  сводной
описи  дел имеются  подразделы,  другие,  более мелкие  группы  дел,
справочный   аппарат   к  разделу.   В   оглавлении   перечисляются:
предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях),
названия всех  подразделов и  более мелких групп  дел, включенных  в
раздел, указатели (если они имеются).
8.3.10.4.3. Предисловие может составляться как общее ко всем  описям
фонда, так  и к отдельной  описи. Общее  предисловие к описям  фонда
помещается в описи дел постоянного срока хранения.
      В предисловие  включаются  сведения об  основных  направлениях
деятельности  и  структуре подразделения  администрации  города  (со
ссылкой на нормативные  документы, которыми утверждалась  структура,
положение или штатное расписание) за период, который охватывают дела
описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов
фонда, включенных в  раздел (при  этом выделяются наиболее  типичные
группы единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию);
указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы  фонда
отмечаются  наиболее  типичные  группы  дел  как  по  разновидностям
документов,  так  и  по  содержанию  дается  краткая  характеристика
содержащейся в описи  информации о подведомственных или  вышестоящих
организациях;  освещаются   особенности  формирования,  описания   и
систематизации заголовков дел, наличие и состав справочного аппарата
к разделу, основные принципы  его составления и порядок  пользования
им.
      При составлении отдельных предисловий к каждой описи фонда все
общие данные  по  истории подразделения-фондобразователя  и  истории
фонда  помещаются  в  предисловии  к  описи  дел  постоянного  срока
хранения.
     Предисловие подписывается составителем с указанием должности  и
даты составления предисловия  и заведующим службой ДОУ  структурного
подразделения (лицом, ответственным за архив).
     8.3.10.4.4. Опись  может  иметь  список  сокращений.  В  список
сокращенных   слов  вносятся   все   сокращения  слов   и   понятий,
употребляемых   в   описи,  сокращенные   названия   организаций   и
учреждений,  предприятий,  дается  расшифровка  названий   различных
учетных, отчетных и прочих форм. В списке в алфавитном порядке слева
располагаются  сокращенные слова  и  понятия,  а справа  через  тире
дается их  полное  обозначение. Список  сокращенных слов  помещается
после предисловия к описи.
     8.3.10.4.5. Переводная    таблица   шифров    составляется    к
переработанной описи после ее переработки в случае изменения номеров
единиц   хранения,   т.е.  их   перешифровке.   Переводная   таблица
устанавливает соотношение старых и новых номеров единиц хранения  по
форме:  N ед.  хр.  по  старой описи,  N  ед.  хр. по  новой  описи,
примечания.
     8.3.10.4.6. К описи  могут составляться  указатели (как  общие,
так и  специальные). Ссылочные  данные указателя к  описи даются  на
порядковые номера единиц хранения, единиц учета.
     8.3.11.  Согласованные  ЭК структурного подразделения описи дел
постоянного  хранения  передаются  на  утверждение  ЭПМК комитета по
делам  архивов Нижегородской области через МКУ «Архив города Нижнего
Новгорода».   (В   редакции   Распоряжения  Администрации  г.Нижнего
Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р)
     
   8.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
     
     8.4.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению
производится при   проведении    экспертизы   ценности    документов
одновременно  с  составлением   описей  дел  постоянного   хранения,
временного (свыше 10 лет) и по личному составу за этот же период.
     8.4.2. Результаты  отбора   документов  к  уничтожению,   сроки
хранения  которых   истекли,  за   соответствующий  период   времени
оформляются  актом   о  выделении  к   уничтожению  документов,   не
подлежащих хранению (N 11). Основой для составления указанных  актов
является утвержденная номенклатура дел.
     8.4.3. Дела включаются в акт,  если установленный для них  срок
хранения истек к 01 января года, в котором составлен акт  (например,
законченные в 2005 году дела  с 5-летним сроком хранения могут  быть
включены в акт, составленный не ранее 01 января 2011 г.).
     8.4.4. Акт о выделении к уничтожению документов, не  подлежащих
хранению,  как  правило,  составляется на  дела  всего  структурного
подразделения (при  этом дела каждого  его подразделения  составляют
самостоятельную  группу  заголовков,  а  заголовки  однородных  дел,
отобранных  к  уничтожению,  могут  быть внесены  в  акт  под  общим
заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
     8.4.5. Основой  для составления  сводных  актов о  выделении  к
уничтожению  документов,  не  подлежащих  хранению  на  дела   всего
структурного  подразделения  администрации  города  являются   акты,
представленные подразделениями, входящими в его структуру. Указанные
акты   составляются   в  2-х   экземплярах,   подписывается   лицом,
ответственным   за   делопроизводство  и   архив   и   руководителем
подразделения,  представляющего   документы   к  уничтожению.   Один
экземпляр акта  передается в сектор  ДОК структурного  подразделения
администрации  города  для  составления  сводного  акта,  а   второй
остается в качестве контрольного экземпляра в подразделении.
     8.4.6.  Составленные акты о выделении к уничтожению документов,
не   подлежащих  хранению,  подлежат  согласованию  ЭК  структурного
подразделения    администрации   (в   конце   акта   ставится   гриф
"Согласовано"  с  указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на
котором  она  был рассмотрена) и предоставляются в МКУ «Архив города
Нижнего Новгорода» на согласование одновременно с описями дел за тот
же   период.   (В   редакции  Распоряжения  Администрации  г.Нижнего
Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р)
     Согласованные акты   утверждаются  руководителем   структурного
подразделения  только  после  утверждения  ЭПМК  комитета  по  делам
архивов Нижегородской  области  описей дел  постоянного хранения  за
этот же период времени.
     8.4.7.  Сводный  акт  дел  печатается  в необходимом количестве
экземпляров.  Первый  утвержденный в установленном порядке экземпляр
акта  является  документом  постоянного  срока хранения и остается в
службе ДОУ структурного подразделения администрации. Второй и третий
-  представляются  в  МКУ  «Архив города Нижнего Новгорода», которым
согласовывался   акт.  Остальные  раздаются  по  подразделениям  для
использования  в  работе.  (В  редакции  Распоряжения  Администрации
г.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р)
     8.4.8. Если сводный акт  о выделении к уничтожению  документов,
не подлежащих хранению в структурном подразделении администрации  не
составляется, то каждый акт,  составляемый в его подразделениях  так
же должен пройти все этапы согласования, предусмотренные для сводных
актов.
     8.4.9. После     утверждения     руководителем     структурного
подразделения сводного  акта о выделении  документов к  уничтожению,
либо   актов,   представленных  отдельными   подразделениями,   дела
передаются   на   переработку   (утилизацию)   по   приёмо-сдаточной
накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых
дел и вес бумажной макулатуры. После уничтожения дел в  номенклатуре
дел проставляется  отметка "Уничтожено, см.  акт от______________  N
___" с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за
передачу дел на уничтожение, и даты.
     
               8.5. Передача дел на архивное хранение
     
     8.5.1. В МКУ «Архив города Нижнего Новгорода» передаются дела с
исполненными  документами  постоянного  срока  хранения и по личному
составу.  (В редакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода
от 03.06.2013 г. N 206-р)
     8.5.2. Дела  с  исполненными документами  постоянного  хранения
передаются в  архивный отдел  после истечения  двухлетнего срока  их
хранения и использования в структурном подразделении.
     Правовые акты  администрации города  передаются  на хранение  в
архивный отдел  не  позднее 30  июня года,  следующего  за годом  их
принятия.
     8.5.3. Дела передаются на архивное хранение в МКУ «Архив города
Нижнего   Новгорода»   в   упорядоченном   состоянии.  Передача  дел
производится  по утвержденным описям дел. Вместе с делами передаются
и  описи  дел.  (В  редакции  Распоряжения  Администрации  г.Нижнего
Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р)
     8.5.4.  Дела  временного (10 лет и менее, а также свыше 10 лет)
хранения  и по личному составу администраций районов города передаче
в  МКУ  «Архив города Нижнего Новгорода» не подлежат. Они хранятся в
структурных  подразделениях  и по истечении сроков хранения подлежат
уничтожению   в  установленном  порядке.  (В  редакции  Распоряжения
Администрации г.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р)
     8.5.5.  Передача  дел  в  МКУ  «Архив города Нижнего Новгорода»
осуществляется  по  графику, составленному архивом, согласованному с
руководителями структурных подразделений и руководителями служб ДОУ.
(В   редакции  Распоряжения  Администрации  г.Нижнего  Новгорода  от
03.06.2013 г. N 206-р)
     8.5.6.  В  период  подготовки  дел структурным подразделением к
передаче  в  МКУ  «Архив  города  Нижнего Новгорода» сотрудником МКУ
«Архив   города   Нижнего   Новгорода»   предварительно  проверяется
правильность  их  формирования, оформления и соответствие количества
дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с
номенклатурой  дел  структурного подразделения администрации города.
Все  выявленные  при проверке недостатки в формировании и оформлении
дел  сотрудники  структурного  подразделения  обязаны  устранить. (В
редакции   Распоряжения   Администрации   г.Нижнего   Новгорода   от
03.06.2013 г. N 206-р)
     8.5.7.  Прием  каждого дела производится сотрудником МКУ «Архив
города  Нижнего  Новгорода»  в  присутствии  сотрудника структурного
подразделения.  При  этом  во  всех экземплярах описи против каждого
дела,  включенного  в  нее, делается отметка о наличии дела. В конце
каждого  экземпляра  описи указываются цифрами и прописью количество
фактически    принятых   дел,   номера   не   принятых   дел,   дата
приема-передачи  дел, а также подписи руководителя МКУ «Архив города
Нижнего  Новгорода» или его заместителя и лица, передавшего дела. (В
редакции   Распоряжения   Администрации   г.Нижнего   Новгорода   от
03.06.2013 г. N 206-р)
     8.5.8.  Дела  и описи на сдаваемые документы доставляются в МКУ
«Архив    города   Нижнего   Новгорода»   сотрудниками   структурных
подразделений  администрации  с  сопроводительным письмом, в котором
указывается  количество  дел  и  описей,  передаваемых  в МКУ «Архив
города  Нижнего  Новгорода».  (В редакции Распоряжения Администрации
г.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р)
     8.5.9.   В   случае   упразднения   структурного  подразделения
администрации города необходимо оперативно, совместно со службой ДОУ
департамента   организационно-кадрового   обеспечения   деятельности
администрации  и МКУ «Архив города Нижнего Новгорода» решить вопросы
о  преемственности  в  обеспечении сохранности документов и месте их
дальнейшего   хранения.   (В   редакции  Распоряжения  Администрации
г.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р)
     Лицо,   ответственное   за   ведение  делопроизводства  данного
структурного       подразделения,      в      период      проведения
организационно-штатных мероприятий формирует все имеющиеся документы
в  дела,  оформляет  дела  и  в  упорядоченном состоянии передает их
структурному      подразделению,     являющемуся     правопреемником
упраздненного  подразделения.  Прием-передача документов оформляется
соответствующими    актами.    Копии   актов   приема-передачи   дел
направляются  в  МКУ  «Архив  города Нижнего Новгорода». (В редакции
Распоряжения  Администрации  г.Нижнего  Новгорода от 03.06.2013 г. N
206-р)
     В   случае   отсутствия   правопреемника   документы   подлежат
экспертизе  ценности,  на  основании которой документы, включенные в
состав  Архивного  фонда  РФ, документы по личному составу, а так же
документы,  сроки  временного  хранения которых не истекли, подлежат
передаче  в  упорядоченном  состоянии  в  МКУ  «Архив города Нижнего
Новгорода».   (В   редакции   Распоряжения  Администрации  г.Нижнего
Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р)
     
       9. Изготовление, использование, хранение и уничтожение
                     простых печатей и штампов

9.1. Простая  печать  (без  изображения  государственной  символики)
воспроизводит наименование  структурного подразделения.  Минимальный
диаметр клише печати - 35 мм, максимальный - 40 мм.
Штамп -  это  вид  печати  прямоугольной  формы.  Штампы   формально
заменяют рукописную  запись в повторяющихся  однотипных ситуациях  в
бумажном  делопроизводстве.  В  этом  случае  штампы,  по  существу,
представляют  собой  реквизиты,  участвующие  в  придании  документу
юридической силы и ускоряющие документооборот.
     В администрации города используются следующие виды штампов:
     регистрационные штампы;
     заверительные штампы;
     штампы отдельных реквизитов и др.
     Размеры, форма и содержание штампов не регламентированы.
     9.2. Изготовление печатей и штампов осуществляется структурными
подразделениями администрации города в соответствии с правовым актом
администрации    города    Нижнего   Новгорода   об   упорядочивании
изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения печатей и
штампов.  (Подпункт  в редакции Распоряжения Администрации г.Нижнего
Новгорода от 01.07.2016 № 973-р)
9.3. Необходимость    изготовления     штампов    с     факсимильным
воспроизведением  подписи   главы  администрации   города  или   его
заместителей определяется главой администрации города.
     Главой администрации  города  и его  заместителями  назначается
лицо,  ответственное   за   использование  и   хранение  штампов   с
факсимильным  воспроизведением   подписи,  и  определяется   порядок
использования штампов с факсимильным воспроизведением подписи.
     9.4. Изготовленные  печати  и  штампы,  содержащие наименование
администрации   города   Нижнего   Новгорода  и  (или)  наименование
структурного подразделения администрации города Нижнего Новгорода, а
также  печати  с  воспроизведением Государственного герба Российской
Федерации  подлежат  учету  в управлении делами администрации города
Нижнего  Новгорода в  журнале  учета  печатей и штампов. (Подпункт в
редакции     Распоряжения    Администрации    г.Нижнего    Новгорода
от 01.07.2016 № 973-р)
9.5. Простые печати  и штампы  хранятся в  закрывающихся столах  или
сейфах.
     9.6.  Об  утере  печати  или  штампа незамедлительно ставится в
известность  сектор  по  защите  государственной  тайны. (В редакции
Распоряжения  Администрации  г.Нижнего  Новгорода от 26.11.2012 г. N
539-р)
     9.7.  Пришедшие  в  негодность  и  утратившие значение печати и
штампы    подлежат    уничтожению по  акту в присутствии комиссии по
уничтожению    печатей   и   штампов.   (В   редакции   Распоряжения
Администрации г.Нижнего Новгорода от 01.07.2016 № 973-р)
В акте должны быть указаны:
     время и место уничтожения;
     состав комиссии;
     основание уничтожения печатей и штампов;
     наименование и оттиски уничтоженных печатей и штампов;
     способ уничтожения.
9.8. Простые    круглые    мастичные   печати    (без    изображения
государственной  символики)  ставятся   на  копиях  документов   для
удостоверения   их   соответствия   подлинникам,   за    исключением
документов,  требующих  особого  удостоверения  их  подлинности,  на
которых  ставятся  печати  с  изображением  Государственного   герба
Российской Федерации (N 13).
Оттиск печати должен  захватывать  окончание наименования  должности
лица, подписавшего документ.
     



                                                     Приложение N 1
                                   к Инструкции по делопроизводству
                           в администрации города Нижнего Новгорода


                                Герб
                      города Нижнего Новгорода
     
                      П Р О Т О К О Л (полный)
         совещания _______________________________________
                                (наименование вопроса)

                         г. Нижний Новгород

__________________ N ____________
        (дата)
Председатель: И.О. Фамилия, должность
Секретарь: И.О. Фамилия, должность

Присутствовали:
Фамилии, имена, отчества и наименования должностей присутствующих  в
алфавитном порядке

Повестка дня:
1. Наименование вопроса
2. Наименование вопроса

1. СЛУШАЛИ:
Должность и ФИО докладчика (в родительном падеже).
Изложение содержания доклада (в предложном падеже).

ВЫСТУПИЛИ:
Должность и ФИО выступавшего (в именительном падеже).
Изложение содержания выступления (в предложном падеже).

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):
1.1. Одобрить проект .....
1.2. Поручить  муниципальному   предприятию   .....  (Фамилия   И.О.
директора)  совместно   c   профильным  структурным   подразделением
администрации города доработать ...

2. СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

Председатель (подпись) И.О. Фамилия
Секретарь (подпись) И.О. Фамилия


                                                     Приложение N 2
                                   к Инструкции по делопроизводству
                           в администрации города Нижнего Новгорода
     
                                Герб
                      города Нижнего Новгорода
     
                     П Р О Т О К О Л (краткий)
         совещания _______________________________________
                       (наименование вопроса)

                         г. Нижний Новгород

__________________ N ____________
        (дата)
Председатель: И.О. Фамилия, должность

Присутствовали:
Фамилии, имена, отчества и наименования должностей присутствующих  в
алфавитном порядке
     
             1. О реализации Федерального закона .....
 _________________________________________________________________
 (под чертой фамилии и инициалы выступивших при обсуждении вопроса
                       в именительным падеже)

1.1. Решение, принятое в ходе обсуждения данного вопроса
1.2. +

                     2. О благоустройстве .....
  ________________________________________________________________
                     (И.О.Фамилия, И.О.Фамилия)

     2.1. Поручить  муниципальному   предприятию  +  (Фамилия   И.О.
директора)  совместно с  департаментом  + (Фамилия  И.О.  директора)
произвести ремонт + .
Срок - до + .
     2.2. Директору   департамента    +(Фамилия   И.О.    директора)
подготовить информацию о + .
Срок - оперативно.


Председатель (подпись) И.О. Фамилия



                                                     Приложение N 3
                                   к Инструкции по делопроизводству
                           в администрации города Нижнего Новгорода
     
     
                                Герб
                      города Нижнего Новгорода

               АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНЕГО НОВГОРОДА
     
                        ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
         совещания _______________________________________
                       (наименование вопроса)

                         г. Нижний Новгород

__________________ N ____________
        (дата)
Председатель: И.О. Фамилия, должность
Секретарь: И.О. Фамилия, должность

Присутствовали:
Фамилии, имена, отчества и наименования должностей присутствующих  в
алфавитном порядке

Повестка дня:
1. Наименование вопроса

1. СЛУШАЛИ:
Должность и ФИО докладчика (в родительном падеже).
Краткое изложение содержания доклада (в предложном падеже).

ВЫСТУПИЛИ:
Должность и ФИО выступавшего (в именительном падеже).