Распоряжение Администрации г.Нижнего Новгорода от 19.10.2011 № 478-р

структурных  подразделений   администрации   города,  подготовку   к
пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа,
передает документ на тиражирование.  На документ, рассылаемый  более
чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель по рассылке.
5.6.4. При   наличии   ответственного  исполнителя   все   остальные
исполнители  ответственны  за своевременный  и  качественный  анализ
информации   и    представление    ответственному   исполнителю    в
установленные им сроки необходимых материалов (проектов  документов,
справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель  несет  персональную  ответственность   за
полноту  и   достоверность  всей   информации,  использованной   при
подготовке документа.
     5.6.5.  Документ считается исполненным при условии наличия в СК
ЕСЭДД:
     прикрепленного   электронного   образа   ответа,   подписанного
ЭЦП, с проставленной датой и исходящим номером;
     отметки номера СПД прикрепленного электронного образа  ответа в
карточке документа в поле «Примечание» во вкладке «Исполнитель».
(Подпункт    дополнен  -  Распоряжение     Администрации   г.Нижнего
Новгорода от 02.09.2016 № 1248-р)
     5.6.6. В случае, если в соответствии с резолюцией  (поручением)
главы  администрации  города  ответственным  исполнителем  документа
является  руководитель   структурного  подразделения   администрации
города,  документ (информация)  на  имя главы  администрации  города
готовится за подписью заместителя главы администрации города, в чьем
функциональном подчинении находится ответственный исполнитель.
     
          5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов
  Государственной Думы Федерального собрания Российской Федерации,
          Законодательного собрания Нижегородской области,
              городской Думы города Нижнего Новгорода

5.7.1. Подготовка  и  направление  ответов на  запросы  и  обращения
депутатов осуществляются в соответствии с федеральным,  региональным
законодательством и муниципальными  правовыми актами города  Нижнего
Новгорода.
5.7.2. Письменное  обращение   депутата  Законодательного   Собрания
Нижегородской  области,  городской  Думы  города  Нижнего  Новгорода
считается депутатским запросом, если оно рассмотрено  соответственно
на  заседании   Законодательного  Собрания  Нижегородской   области,
городской  Думы  города  Нижнего   Новгорода  и  оформлено  в   виде
соответствующего  правового  акта. Запрос  депутата  Государственной
Думы  направляется  им  самостоятельно и  не  требует  оглашения  на
заседании соответствующей  палаты  Федерального Собрания  Российской
Федерации.
     5.7.3. Должностные лица администрации города, которым направлен
оформленный в   установленном   порядке  депутатский   запрос   либо
обращение депутата, дают ответ на него в письменной форме:
     в течение  30  календарных  дней  со  дня  поступления  запроса
депутата Государственной Думы Федерального собрания РФ;
     в течение 15 календарных  дней со дня поступления  депутатского
запроса  и  в  течение  7  календарных  дней  (а  при  необходимости
получения дополнительных материалов - в течение 30 календарных дней)
со  дня  поступления обращения  депутата  Законодательного  собрания
Нижегородской области;
     в течение 15 календарных  дней со дня поступления  депутатского
запроса и в течение 30 календарных дней со дня поступления обращения
депутата городской Думы города Нижнего Новгорода.
     5.7.4. Депутат-инициатор  обращения, запроса  вправе  принимать
непосредственное участие в их рассмотрении.
     5.7.5. Ответ на  депутатский  запрос подписывается  должностным
лицом,  которому  направлен  запрос,  либо  лицом,  исполняющим  его
обязанности.
     Направление ответов на депутатские запросы, адресованные  главе
администрации   города,   ответственными   за   подготовку   ответов
должностными лицами за своей подписью не допускается.
5.7.6. Прием,  обработка  и  направление  поступающих  обращений   и
запросов  депутатов  осуществляется  службой ДОУ  в  соответствии  с
установленным порядком работы с поступающими документами.
5.7.7. Обращения и запросы депутатов и документы по их  рассмотрению
формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.

                 5.8. Работа с обращениями граждан

     5.8.1.  Организация  и  обеспечение своевременного рассмотрения
обращений   граждан  и  их  централизованного  учета  осуществляется
департаментом  организационно-кадрового   обеспечения   деятельности
администрации  города  Нижнего  Новгорода.  (В редакции Распоряжения
Администрации г.Нижнего Новгорода от 09.08.2016 № 1102-р)
     5.8.2.  Работа по рассмотрению обращений граждан осуществляется
в  соответствии  с  Федеральным  законом  от  02.05.2006  N 59-ФЗ «О
порядке   рассмотрения   обращений  граждан  Российской  Федерации»,
Законом   Нижегородской   области   от   07.09.2007   N   124-З   «О
дополнительных  гарантиях права граждан на обращение в Нижегородской
области»,  Положением  о  работе с обращениями граждан и организации
личного  приема  граждан  должностными  лицами  администрации города
Нижнего  Новгорода, иными правовыми актами. (В редакции Распоряжения
Администрации г.Нижнего Новгорода от 14.03.2012 г. N 104-р)
     5.8.3.  Поступившие  в  администрацию  города Нижнего Новгорода
письменные  обращения  граждан  рассматриваются  в  срок не более 30
календарных дней с момента регистрации обращения.
     5.8.4.   Обращения  граждан  и  документы  по  их  рассмотрению
формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

                5.9. Работа с документами с пометкой
                 "Для служебного пользования" (ДСП)

     5.9.1.  К  служебной  информации  ограниченного распространения
относится    несекретная    информация,    касающаяся   деятельности
организаций,   ограничения   на  распространение  которой  диктуются
служебной необходимостью.
     Не могут быть отнесены к документам ДСП:
правовые акты администрации города, устанавливающие правовой  статус
муниципальных  организаций, а  также  права, свободы  и  обязанности
граждан, порядок их реализации;
     документы, содержащие   сведения  о   чрезвычайных   ситуациях,
опасных    природных    явлениях   и    процессах,    экологическая,
гидрометеорологическая,     гидрогеологическая,     демографическая,
санитарно-эпидемиологическая и  другая  информация, необходимая  для
обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан  и
производственных объектов;
     положения о  структурных  подразделениях  администрации  города
Нижнего Новгорода, а также их адреса и контактные телефоны;
     порядок рассмотрения    заявлений,    обращений    граждан    и
организаций, а также решения, принятые по ним;
     сведения об   исполнении   бюджета,   состоянии   экономики   и
потребностей населения;
     документы, накапливаемые  в открытых  информационных  системах,
необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.
     5.9.2.   Необходимость  проставления  пометки  "Для  служебного
пользования" (ДСП) определяется должностным лицом, подписывающим или
утверждающим   документ,   на   основании  предложения  руководителя
структурного   подразделения   администрации   города-ответственного
исполнителя.
     Должностное  лицо,  принявшее  решение об отнесении документа к
категории  ДСП, несет персональную ответственность за обоснованность
принятого решения и определяет:
     порядок передачи документов ДСП другим органам и организациям;
     порядок снятия пометки "ДСП" с носителей информации;
     организацию защиты документов ДСП.
5.9.3. При получении письменного запроса с просьбой об  ознакомлении
с  информацией,  имеющей   пометку  ДСП,  решение  об   ознакомлении
заявителя с документом принимает должностное лицо, принявшее решение
об отнесении этого документа к категории ДСП.
5.9.4. За разглашение служебной информации  с пометкой ДСП, а  также
за  нарушение  порядка  обращения с  документами  ДСП  муниципальный
служащий может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
     5.9.5. В   случае   упразднения   структурного    подразделения
администрации города решение о дальнейшем использовании документов с
отметкой  ДСП  принимает   глава  администрации  города,  либо   его
заместитель, в чьем  подчинении находилось упраздненное  структурное
подразделение.
5.9.6. Пометка  "Для  служебного  пользования"  и  номер  экземпляра
проставляется в  правом верхнем  углу первой  страницы документа,  а
также на первой странице сопроводительного письма к документу.
5.9.7. Документы ДСП:
     печатаются с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу
последнего листа   каждого   экземпляра   количества    отпечатанных
экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона;
     учитываются, как правило,  отдельно  от несекретных  документов
(при незначительном объеме документов ДСП разрешается вести их  учет
совместно  с другими  несекретными  документами; к  регистрационному
номеру документа в этом случае добавляется пометка "ДСП");
     передаются работникам  структурных  подразделений  только   под
роспись;
     пересылаются сторонним  организациям   заказными  или   ценными
почтовыми отправлениями; при  необходимости направления в  несколько
адресатов  составляется   список  рассылки,   в  котором   поадресно
проставляются  номера  экземпляров отправляемых  документов,  список
рассылки  подписывается  исполнителем и  руководителем  структурного
подразделения администрации города;
     хранятся в сейфах или металлических шкафах.
5.9.8. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования"
формируются в дела в соответствии  с номенклатурой дел, при этом  на
обложке дела проставляется пометка "Для служебного пользования".
5.9.9. Проверка наличия документов ДСП в структурных  подразделениях
администрации города  проводится не  реже  1 раза  в год  экспертной
комиссией   с   привлечением   работников   администрации    города,
ответственных за учет и хранение этих документов.
5.9.10. О  фактах  утраты  документов  ДСП  ставится  в  известность
руководитель  структурного  подразделения  администрации  города   и
назначается  комиссия  для расследования  обстоятельств  утраты  или
разглашения.
     
             5.10. Работа с документами, имеющими гриф
        «секретно», «совершенно секретно», «особой важности»
     
     5.10.1. Документы,    содержащие   сведения,    отнесенные    в
соответствии   с    законодательством    Российской   Федерации    к
государственной тайне, имеют гриф «секретно», «совершенно секретно»,
«особой важности».
     5.10.2. Использование грифов «секретно», «совершенно секретно»,
«особой важности»  для  засекречивания  сведений,  не  отнесенных  к
государственной тайне, не допускается.
     5.10.3. Отнесение    сведений    к    государственной     тайне
осуществляется    в    соответствии   с    сведений,    составляющих
государственную  тайну,  определяемым  Законом РФ  от  21.07.1993  N
5485-1   (в  ред.   от   18.07.2011)  «О   государственной   тайне»,
руководителями  органов  государственной  власти  в  соответствии  с
должностных лиц,  наделенных  полномочиями по  отнесению сведений  к
государственной   тайне,    утверждаемым   Президентом    Российской
Федерации.
     5.10.4. Степень  секретности  документа  соответствует  степени
тяжести ущерба, который может быть нанесен безопасности  государства
вследствие распространения указанных сведений.
     5.10.5. Соблюдение режима секретности при работе с документами,
содержащими сведения, отнесенные в соответствии с  законодательством
Российской   Федерации  к   государственной   тайне,  в   отраслевых
(функциональных)  структурных  подразделениях  администрации  города
обеспечивает  режимно-секретное подразделение  администрации  города
(далее  -  РСП),  в   администрациях  районов  города  -   сотрудник
администрации соответствующего  района  города, имеющий  необходимый
допуск к работе с документами, содержащими государственную тайну,  и
уполномоченный  главой  администрации   района  города  на   ведение
секретного делопроизводства.
     Регистрация входящих   и    исходящих   секретных    документов
осуществляется   сотрудниками  РСП,   уполномоченными   сотрудниками
администраций районов города.
     5.10.6. Запрещается    разработка    документов,     содержащих
государственную тайну, на персональных компьютерах, не аттестованных
по требованию безопасности информации, отнесенной к  государственной
тайне.
     5.10.7. В конце  рабочего  дня должностные  лица, работающие  с
секретными  документами, обязаны  сдать  их в  РСП,  уполномоченному
сотруднику администрации района города.
     5.10.8. Документы,    содержащие   сведения,    отнесенные    к
государственной  тайне,  хранятся  в  сейфах,  металлических  шкафах
отдельно от несекретных документов.

   5.11. Работа с документами, поступающими из судов, и документами
                    исполнительного производства
     
     5.11.1. Регистрация  документов,  поступающих  в  администрацию
города Нижнего  Новгорода  из судов  (повестки, запросы,  заявления,
решения и др.) по  делам, участником которых являются  администрация
города  Нижнего  Новгорода,   глава  администрации  города   Нижнего
Новгорода,   администрации   районов   города   Нижнего   Новгорода,
муниципальное  образование  "город Нижний  Новгород",  и  документов
исполнительного производства осуществляется департаментом  правового
обеспечения администрации города с использованием автоматизированной
информационной системы.
     5.11.2. Поступающие исковые и  иные заявления в соответствии  с
резолюцией    директора    департамента    правового     обеспечения
администрации  города  направляются  непосредственно  в  структурные
подразделения администрации  города по  подведомственности (далее  -
ответственный    представитель)    для    представления    интересов
администрации города Нижнего  Новгорода, главы администрации  города
Нижнего Новгорода, администрации  районов города Нижнего  Новгорода,
муниципального образования "город Нижний Новгород" соответственно.
     5.11.3. Документы, поступающие  в администрацию города  Нижнего
Новгорода  из судов,  за  исключением исковых  и  иных заявлений,  в
рамках одного дела направляются департаментом правового  обеспечения
администрации города непосредственно ответственному представителю, а
в случае, если ответственный представитель не был определен согласно
пп. 5.11.2,  - в  структурные подразделения  администрации города  в
соответствии   с   резолюцией   директора   департамента   правового
обеспечения администрации города.
     Поступающие документы исполнительного производства направляются
департаментом правового     обеспечения     администрации     города
непосредственно  ответственному  представителю,  а  в  случае,  если
ответственный представитель не был определен согласно пп. 5.11.2,  -
в структурные  подразделения администрации города  в соответствии  с
резолюцией    директора    департамента    правового     обеспечения
администрации города.
     5.11.4. Представительство  интересов  по  поступившим  судебным
документам осуществляется структурными подразделениями администрации
города самостоятельно.
     5.11.5. Ответственность   за   обеспечение    представительства
администрации города,  администрации  района города,  муниципального
образования  "город  Нижний  Новгород"  в  суде  по  поступившим   в
структурное  подразделение  администрации  города  заявлениям  несет
руководитель данного структурного подразделения.
(Пункт 5.11   в   редакции  Распоряжения   Администрации   г.Нижнего
Новгорода от 27.02.2017 № 235-р)

     
                 6. Поисковая система по документам

                    6.1. Регистрация документов
     
6.1.1. Основой  построения  поисковых  систем  является  регистрация
документов:  запись  учетных  данных о  документе  по  установленной
форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые
и нерегистрируемые.
     Перечень нерегистрируемых документов указан в приложении N 4.
6.1.2. Регистрации   подлежат   все  документы,   требующие   учета,
исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы,  поступающие из  других  организаций и  от
физических лиц,  а также  создаваемые -  внутренние и  отправляемые.
Регистрация писем и обращений граждан ведется отдельно от  служебной
документации.
     Документы регистрируются  независимо  от способа  их  доставки,
передачи или создания.
6.1.3. Документы регистрируются  один раз.  При передаче  документа,
зарегистрированного       в      службе       ДОУ       департамента
организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации,  из
одного  подразделения  в  другое регистрационный  номер  службы  ДОУ
департамента   организационно-кадрового   обеспечения   деятельности
администрации должен сохраняться.
6.1.4. Регистрация  документов  производится  в  пределах  групп   в
зависимости  от  названия  вида  документа,  автора  и   содержания.
Например, отдельно регистрируются приказы руководителя  структурного
подразделения по основной деятельности, приказы по кадрам, служебная
переписка, обращения граждан и т.п.
6.1.5. Службой ДОУ департамента организационно-кадрового обеспечения
деятельности администрации осуществляется регистрация в СК ЕСЭДД:
     писем,   адресованных   главе   администрации   города  и   его
заместителям (за исключением глав администраций районов города);
     писем, подготовленных за подписью главы  администрации города и
его заместителей (за исключением глав администраций районов города).
     В подсистеме «Контроль исполнения документов»   единой  системы
электронного документооборота и делопроизводства (далее-КИД ЕСЭДД):
     поручения главы администрации города, в том числе данные в ходе
проведения   постоянно   действующего  оперативного совещания и иных
рабочих совещаний;
     поручения  главы    города   Нижнего Новгорода,  поступившие на
исполнение в администрацию города;
     поручения Губернатора   Нижегородской  области,  поступившие на
исполнение в администрацию города;
     протоколы совещаний, проводимых главой администрации города;
     протоколы   совещаний,   проводимых   главой   города   Нижнего
Новгорода;
     протоколы совещаний, проводимых Губернатором   и Правительством
Нижегородской области;
     Правовые   акты   Губернатора   и   Правительства Нижегородской
области;
     законы Нижегородской области.
     Регистрацию документов, адресованных руководителям   отраслевых
(функциональных) структурных подразделений и территориальных органов
администрации города, осуществляют службы  ДОУ  данных подразделений
самостоятельно.
(Подпункт  в редакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода
от 02.09.2016 № 1248-р)
6.1.6. Регистрация     всех     документов     осуществляется      в
автоматизированных информационных системах (СК ЕСЭДД и КИД ЕСЭДД).(В
редакции     Распоряжения    Администрации    г.Нижнего    Новгорода
от 02.09.2016 № 1248-р)
При регистрации   создаваемого   документа   обязательным   является
корректное заполнение полей  и   прикрепление    электронного образа
данного  документа с  электронной  цифровой подписью  ответственного
сотрудника.   (В   редакции   Распоряжения  Администрации  г.Нижнего
Новгорода от 02.09.2016 № 1248-р)
     После регистрации в КИД ЕСЭДД документы направляются   в службу
контроля  для  постановки  на  автоматизированный  контроль.  (Абзац
дополнен    -   Распоряжение   Администрации   г.Нижнего   Новгорода
от 02.09.2016 № 1248-р)
     В случае получения документа  через   СК   ЕСЭДД   и СК  КИД до
получения  оригинала   документа   на     бумажном   носителе   при 
корректности   заполнения отправителем  всех  необходимых полей  и  
положительного  результата проверки  электронной  цифровой  подписи 
отправителя    такой  документ   регистрируется   в   тот   же день.
Распечатанная       копия       такого    документа   с     пометкой
Ответственного      сотрудника    «Подписано ЭЦП. Число.    Подпись»
используется в  работе  наряду с  оригиналом  документа на  бумажном
носителе. В таком  случае повторной регистрации оригинала  документа
на бумажном носителе не требуется  - на нем проставляется номер  уже
зарегистрированного электронного документа. (В редакции Распоряжения
Администрации г.Нижнего Новгорода от 02.09.2016 № 1248-р)
     Моментом регистрации  документа  (в   том  числе  и   обращения
гражданина) считается  момент фиксации  факта поступления  документа
путем записи регистрационных данных о документе в АИС и проставления
на  документе   даты   и  регистрационного   номера.  На   документе
проставляется номер, в  точности совпадающий с номером,  присвоенным
документу СК ЕСЭДД.   Не   допускается   изменять в номере документа
какие-либо символы (например, проставлять вместо дефиса косую  черту
и  др.).  (В редакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода
от 02.09.2016 № 1248-р)
     Документы, поступившие     в    службу     ДОУ     департамента
организационно-кадрового обеспечения  деятельности администрации  до
12-00, регистрируются и направляются на исполнение в тот же  рабочий
день;   документы,  поступившие   после   12-00,  регистрируются   и
направляются на исполнение на следующий рабочий день, кроме  срочных
документов.
6.1.7. Регистрационный   номер   документа   состоит   из    индекса
структурного    подразделения    по    классификатору    структурных
подразделений, порядкового номера, который, исходя из информационных
потребностей структурного подразделения, может дополняться  индексом
структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом
документа  по  классификатору корреспондентов,  исполнителей  и  др.
Составные части  регистрационного  номера отделяются  друг от  друга
косой чертой или знаком дефиса.
6.1.8. Для достижения  информационной совместимости  регистрационных
данных и создания СК ЕСЭДД устанавливается следующий состав основных
реквизитов   регистрации:  (В  редакции  Распоряжения  Администрации
г.Нижнего Новгорода от 02.09.2016 № 1248-р)
наименование организации (автора или корреспондента);
     наименование вида документа;
     дата и регистрационный номер документа;
     дата поступления;
     заголовок к тексту (краткое содержание документа);
     резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
     срок исполнения документа;
     отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
     Состав основных  реквизитов   регистрации   в  зависимости   от
характера   документа  и   задач   использования  информации   может
дополняться другими реквизитами:
     гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
     внутренняя переадресация документов по исполнителям;
     код по тематическому классификатору;
     ключевые слова;
     количество листов документа;
     наличие приложений;
     должностное лицо, поставившее документ на контроль;
     промежуточные сроки исполнения;
     перенос сроков исполнения;
     срок хранения документа;
     статус документа (проект, версия);
     вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.
     
          6.2. Организация поисковой системы по документам

6.2.1. Для  обеспечения  эффективного использования  информации  при
принятии решений в  администрации города Нижнего Новгорода  внедрена
автоматизированная  система электронного  документооборота,  порядок
работы в которой определяется локальными нормативными актами.
Обработка документов в  автоматизированном режиме осуществляется  на
автоматизированном  рабочем   месте  -   персональный  компьютер   с
установленным программным обеспечением по автоматизации электронного
документооборота.
6.2.2. Информация  о  документах,  полученная  при  их  регистрации,
поступает в СК ЕСЭДД и СК КИД, которая может включать в себя:
картотеки;   (В   редакции   Распоряжения   Администрации  г.Нижнего
Новгорода от 02.09.2016 № 1248-р)
     классификационные справочники;
     подсистему поиска.
6.2.3. В СК ЕСЭДД и СК КИД  поиск конкретного документа или подборки
материалов осуществляется по атрибутам (номерам, датам, содержанию, 
резолюциям и др.  полям).  Поисковый запрос  может  содержать любую 
комбинацию   атрибутов.   (В   редакции  Распоряжения  Администрации
г.Нижнего Новгорода от 02.09.2016 № 1248-р)
6.2.4. СК ЕСЭДД и СК КИД  должны  обеспечивать  поиск  информации  о
деятельности администрации   города      Нижнего   Новгорода,   не  
отнесенной    к государственной  тайне   или   служебной  информации
ограниченного     распространения.    (В    редакции    Распоряжения
Администрации г.Нижнего Новгорода от 02.09.2016 № 1248-р)
     
            7. Организация документов в делопроизводстве
     
     Организация  документов  в делопроизводстве представляет собой
совокупность   видов   работ,   обеспечивающих  сохранность,  учет,
систематизацию   документов,   формирование   и  оформление  дел  в
делопроизводстве   и  их  передачу  в  МКУ  «Архив  города  Нижнего
Новгорода»   в   соответствии   с  установленными  государственными
стандартами   на  документы,  нормативно-методическими  документами
Федерального архивного агентства, Федеральным законом от 22 октября
2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", а также
соответствующими  нормативно-методическими документами по архивному
делу   и   делопроизводству   Нижегородской  области.  (В  редакции
Распоряжения  Администрации  г.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N
206-р)
     Основными видами работ, обеспечивающими правильную  организацию
документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел,
формирование дел,  проведение экспертизы  ценности дел,  составление
описей  дел  постоянного,  временного  сроков  хранения  и  актов  о
выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
     
             7.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел  -  систематизированный перечень  заголовков
(наименований)   дел,   заводимых   в   структурных   подразделениях
администрации города, с указанием сроков их хранения, оформленный  в
установленном порядке.
Номенклатура дел   предназначена    для   организации    группировки
исполненных  документов   в  дела,  систематизации   и  учета   дел,
определения сроков их  хранения и  является основой для  составления
описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения,  описей
дел по личному составу, а также  для учета дел временного (10 лет  и
менее) хранения  и составления  и  актов о  выделении к  уничтожению
документов, не подлежащих хранению.
     7.1.2. Номенклатура  дел  разрабатывается  на  основе  изучения
видов  образующихся   в  деятельности  документов,   их  состава   и
содержания.    При    составлении    номенклатуры    дел     следует
руководствоваться    положениями   о    структурном    подразделении
администрации  города  и  его  структурных  подразделениях,  штатным
расписанием,  планами   и  отчетами   о  работе,   административными
регламентами предоставления муниципальных услуг, номенклатурами  дел
за предшествующие годы.
7.1.3. При составлении заголовков дел и установлении сроков хранения
дел/документов следует  руководствоваться   типовыми  перечнями.   В
настоящее время действуют следующие типовые перечни:
 типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе
деятельности государственных      органов,     органов      местного
самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден
Приказом Министерства  культуры РФ  от 25  августа 2010  г. N  558).
Перечень состоит из 12 разделов по видам документов: в первый  вошли
распорядительно-организационные,   второй-четвертый   -   отражающие
планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет  и
отчетность, восьмой - о работе с кадрами и т. д.;
     Перечень типовых    архивных   документов,    образующихся    в
научно-технической и  производственной  деятельности организаций,  с
указанием сроков  хранения  (утв. Министерства  культуры и  массовых
коммуникаций РФ от  31 июля  2007 г. N  1182). Перечень включает  13
разделов. В разделах 1-5  сгруппированы в основном типовые  архивные
документы     о    научно-исследовательской,     научно-технической,
научно-производственной и проектной деятельности, в разделах 6-12  -
типовые архивные документы об учете, мониторинге природных ресурсов,
производственно-технической,  строительной  и   контрольно-надзорной
деятельности,  в  разделе  13   -  типовые  архивные  документы   по
автоматизированным системам различного назначения.
     Информацию  о  действующих  типовых  и  ведомственных  перечнях
документов  с  указанием  сроков  их  хранения,  типовых и примерных
номенклатурах  дел  следует  получить  в  МКУ  «Архив города Нижнего
Новгорода».   (В   редакции   Распоряжения  Администрации  г.Нижнего
Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р)
     7.1.4. В каждом структурном подразделении администрации  города
составляется номенклатура  дел данного  подразделения, состоящая  из
разделов,  являющихся  номенклатурами дел  внутренних  подразделений
структурного подразделения администрации города (приложение N 5).
     7.1.5.     Номенклатура    дел    структурного    подразделения
администрации  города  составляется  лицом, ответственным за ведение
делопроизводства  в  подразделении  и сдачу документов на хранение в
МКУ  «Архив  города  Нижнего  Новгорода».  (В  редакции Распоряжения
Администрации г.Нижнего Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р)
     7.1.6. Архивный отдел  управления  делами администрации  города
(далее  -  архив,  архивный   отдел)  и  отдел  делопроизводства   и
документационного обеспечения департамента  организационно-кадрового
обеспечения   деятельности   администрации   оказывают   структурным
подразделениям   администрации   города   методическую   помощь    и
согласовывают номенклатуру дел.
      Номенклатура дел   структурного   подразделения   утверждается
руководителем данного подразделения  и предоставляется в службу  ДОУ
департамента   организационно-кадрового   обеспечения   деятельности
администрации.
7.1.7. Вновь  созданное   структурное  подразделение   администрации
города обязано в 6-месячный срок разработать свою номенклатуру дел и
направить  ее  в службу  ДОУ  департамента  организационно-кадрового
обеспечения деятельности администрации.
7.1.8. Номенклатура дел печатается в четырех экземплярах.
     Первый утвержденный  экземпляр  номенклатуры  дел  структурного
подразделения администрации  города является документом  постоянного
срока хранения и включается в  номенклатуру дел в раздел службы  ДОУ
структурного подразделения администрации города.
     Второй используется в службе  ДОУ структурного подразделения  в
качестве рабочего.
     Третий направляется     в      службу     ДОУ      департамента
организационно-кадрового обеспечения деятельности администрации.
     Четвертый - в МКУ «Архив города Нижнего Новгорода». (В редакции
Распоряжения  Администрации  г.Нижнего  Новгорода от 03.06.2013 г. N
206-р)
7.1.9. Сводная номенклатура  дел  в конце  каждого года  уточняется,
утверждается  и  вводится   в  действие   с  01  января   следующего
календарного года.
     7.1.10. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается
с  МКУ  «Архив  города Нижнего Новгорода» не реже 1 раза в 5 лет. (В
редакции   Распоряжения   Администрации   г.Нижнего   Новгорода   от
03.06.2013 г. N 206-р)
     В случае утверждения новой структуры структурного подразделения
администрации города номенклатура дел составляется и согласовывается
заново в предусмотренном настоящей инструкцией порядке.
7.1.11. Основой для определения структуры номенклатуры дел  является
структура    (штатное   расписание)    структурного    подразделения
администрации города.  Номенклатура  дел структурного  подразделения
администрации   города  состоит   из   разделов,  названия   которых
соответствуют    названиям   подразделений    внутри    структурного
подразделения администрации города.
7.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие  все
документируемые    участки   работы    структурного    подразделения
администрации города.
     В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
7.1.13. Графы номенклатуры дела заполняются следующим образом:
7.1.13.1.В графе 1  номенклатуры дел  проставляются индексы  каждого
дела, включенного в номенклатуру.
     Индекс дела  состоит   из  номера  структурного   подразделения
администрации  города, номера,  установленного  в самом  структурном
подразделении  администрации города  для  цифрового обозначения  его
структурного подразделения, и  порядкового номера заголовка дела  по
номенклатуре в пределах структурного подразделения.
     Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
     Например:  23-01-17,  где  23 - номер, присвоенный структурному
подразделению администрации города - управлению делами администрации
города,  01  -  обозначение его структурного подразделения - сектора
документационного  обеспечения, 17 - порядковый номер заголовка дела
по  номенклатуре.  (В  редакции Распоряжения Администрации г.Нижнего
Новгорода от 03.06.2013 г. N 206-р)
     В номенклатуре дел  рекомендуется сохранять одинаковые  индексы
для однородных дел в пределах разных структурных подразделений;  для
переходящих дел индекс сохраняется.
     7.1.13.2. В графу 2  номенклатуры дел включаются заголовки  дел
(томов, частей).
     Заголовок дела  должен  четко,  в  обобщенной  форме   отражать
основное содержание и состав документов дела.
     Не допускается  употребление  в  заголовке  дела   неконкретных
формулировок  ("материалы",  "общая  переписка"  и  т.д.),  а  также
вводных слов и сложных оборотов.
     Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в  следующей
последовательности: название  вида дела (переписка,  журнал и  т.д.)
или разновидности документов  (протоколы, приказы и т.д.);  название
структурного подразделения (автор документа); название  организации,
которой будут  адресованы или  от которой  будут получены  документы
(адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов
дела; название местности (территории), с которой связано  содержание
документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
     Состав элементов  заголовка  дела,  располагаемых  в   принятой
последовательности, определяется характером документов дела.
     В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не
связанных последовательностью  исполнения,  в  качестве  вида   дела
употребляется термин  "документы",  а в  конце  заголовка в  скобках
указываются основные разновидности  документов, которые должны  быть
сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
     
     Например:
     "Документы о проведении  тематических выставок (планы,  списки,
доклады, характеристики экспонатов)".
     
     В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и  по
какому вопросу она ведется.
     В заголовках   дел,   содержащих   переписку   с    однородными
корреспондентами, последние не  указываются, а указывается их  общее
видовое название.
     
     Например:
     Переписка со структурными подразделениями администрации  города
Нижнего Новгорода по основной деятельности.
     
     В заголовках   дел,   содержащих   переписку   с   разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются.
     
     Например:
     Переписка об  организации  семинаров и  совещаний  по  вопросам
документирования управленческой деятельности.
     
     В заголовке  дела  указывается конкретный  корреспондент,  если
переписка ведется только с ним.
     
     Например:
     Переписка с управлением государственной и муниципальной  службы
по вопросам повышения квалификации сотрудников.
     
     При обозначении           в           заголовках            дел
административно-территориальных единиц  учитывается следующее:  если
содержание      дела       касается      нескольких       однородных
административно-территориальных   единиц,   в  заголовке   дела   не
указываются их конкретные названия,  а указывается их общее  видовое
название.
     
     Например:
     Переписка с  главами   администраций  районов  города   Нижнего
Новгорода о социальной защите населения.
     
     В заголовках   дел,    содержащих    плановую   или    отчетную
документацию, обязательно указывается период (квартал, год), на (за)
который составлены планы (отчеты).
     
     Например:
     Годовые отчеты структурных подразделений администрации  города,
подчиненных заместителю главы администрации города Нижнего Новгорода
М.М.Холкиной.
     
     Если дело будет  состоять из  нескольких томов  или частей,  то
составляется  общий  заголовок  дела,  а  затем  при   необходимости
составляются заголовки каждого  тома (части), уточняющие  содержание
заголовка дела.
      При составлении  заголовка  каждого конкретного  дела  следует
учитывать сроки хранения  документов. Документы с постоянным  сроком
хранения, временным (свыше 10  лет) и временным  до 10 лет не  могут
группироваться  в  одно  дело.  Сроки  хранения  устанавливаются  по
перечням документов с указанием сроков их хранения.
     Порядок расположения   заголовков   дел   внутри   разделов   и
подразделов   номенклатуры   дел  определяется   степенью   важности
документов, составляющих дела,  и их взаимосвязью. Заголовки  должны
быть расположены  в определенной  последовательности одинаковой  для
всех разделов  номенклатуры  дел. В  начале располагаются  заголовки
дел,  содержащих организационно-распорядительную  документацию.  При
этом   заголовки   дел,   содержащих   распорядительные    документы
директивных и вышестоящих  органов, располагаются перед  заголовками
дел,  с организационной  документацией,  относящейся к  деятельности
структурного подразделения в целом (положения, регламенты,  уставы).
Далее располагаются названия дел с  организационно-распорядительными
документами   самого   структурного   подразделения   (распоряжения,
приказы,  решения  коллегиальных  органов).  За  этой  группой   дел
последовательно располагаются заголовки  дел, содержащих плановые  и
отчетные документы (годовые, за ними квартальные и месячные),  затем
переписка и журналы регистрации различных видов документов.
     Если в деле формируются копии  документов, то в заголовке  этот
факт необходимо отразить, а в графе примечание указать в каком деле,
либо  в   каком  структурном   подразделении  администрации   города
формируются подлинники документов.
     Например:
     
+-------------+----------------------+--------------+---------------+-----------------+
| Индекс дела |    Заголовок дела    |    Кол-во    | Срок хранения |   Примечание    |
|             |    (тома, частей)    |     дел      |     дела      |                 |
|             |                      |   (томов,    | (тома, части) |                 |
|             |                      |   частей)    |  и NN статей  |                 |
|             |                      |              |  по перечню   |                 |
+-------------+----------------------+--------------+---------------+-----------------+
|             | Правовые акты        |              | ДМН           | (1) Относящиеся |
|             | губернатора          |              | ст. 1 б (1)   | к  деятельности |
|             | Нижегородской        |              |               | структурного    |
|             | области,   городской |              |               | подразделения - |
|             | Думы города  Нижнего |              |               | постоянно       |
|             | Новгорода,           |              |               |                 |
|             | администрации города |              |               |                 |
|             | Нижнего   Новгорода. |              |               |                 |
|             | Копии.               |              |               |                 |
+-------------+----------------------+--------------+---------------+-----------------+
|             | Распоряжения главы   |              | ДМН           | Подлинники в    |
|             | администрации        |              | ст. 1 б (1)   | деле            |
|             | Автозаводского       |              |               |  29-01/01-02    |
|             | района       города. |              |               |                 |
|             | Копии.               |              |               |                 |
+-------------+----------------------+--------------+---------------+-----------------+
     
     Заголовки дел,   заведенных    по   географическому   или    по
корреспондентскому  признакам,  вносятся   в  номенклатуру  дел   по
алфавиту географических названий или корреспондентов.
     Заголовки дел  могут  уточняться  в  процессе  формирования   и
оформления дел.
      Заголовки дел по  вопросам,  не разрешенным  в течение  одного
года,  являются  «переходящими»   и  вносятся  в  номенклатуру   дел
следующего года с тем же индексом.
     7.1.13.3. Графа  3 номенклатуры  дел  заполняется по  окончании
календарного года.
     7.1.13.4. В  графе 4  указывается  срок хранения  дела,  номера
статей  по  типовому  перечню.  При  включении  в  номенклатуру  дел
заголовков документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым
перечнем  документов,  срок их  хранения  устанавливается  постоянно
действующей экспертной комиссией управления делами (по представлению
ЭК  структурного   подразделения)  с  использованием   ведомственных
перечней,  типовых  и  примерных номенклатур  дел.  Постоянный  срок
хранения  согласовывается  так  же  с  комитетом  по  делам  архивов
Нижегородской области.
     7.1.13.5. В графе 5 "Примечание" указываются название  перечней
документов,  использованных  при определении  сроков  хранения  дел,
проставляются отметки о  заведении дел (в  том числе, в  электронном
виде), о переходящих  делах (например, переходящее  с 2010 года),  о
выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за  формирование
дел,  о передаче  дел  в  другой  орган государственной  власти  для
продолжения и др.
     7.1.14. Если  в  течение  года  в  структурных   подразделениях
администрации  города  возникают  новые  документированные   участки
работы,  непредусмотренные  дела,   они  дополнительно  вносятся   в
номенклатуру.
     Для вновь   заводимых  дел   в   каждом  разделе   номенклатуры
оставляются резервные номера.
     7.1.15.  По  окончании  года  в конце номенклатуры дел делается
итоговая  запись  о  количестве  заведенных  дел  (томов). Сведения,
содержащиеся в итоговой записи сводной номенклатуры дел структурного
подразделения  в обязательном порядке сообщаются в МКУ «Архив города
Нижнего  Новгорода»,  о  чем  в  номенклатуре дел делается отметка с
указанием  должности  лица,  сделавшего  отметку  и расшифровкой его
подписи.  (В редакции Распоряжения Администрации г.Нижнего Новгорода
от 03.06.2013 г. N 206-р)
     
            7.2. Формирование дел и их текущее хранение

7.2.1. Дело - совокупность документов (или документ), относящихся  к
одному вопросу или участку деятельности помещенных в одну обложку.
     Формирование дел - группировка исполненных документов в дела  в
соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов  внутри
дела.
7.2.2. Дела формируются в администрации города децентрализовано,  то
есть в структурных подразделениях.
7.2.3. Исполненные  документы  должны в  10-дневный  срок  сдаваться
исполнителем,   в   зависимости   от   принятой   системы    ведения
делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в
структурных   подразделениях,  для   формирования   их  в   дела   в
соответствии с номенклатурой дел.
     7.2.4.  Контроль за правильным формированием дел осуществляется
службой   ДОУ   департамента   организационно-кадрового  обеспечения
деятельности   администрации.   Методическую   помощь   в   вопросах
формирования  дел оказывает МКУ «Архив города Нижнего Новгорода». (В
редакции   Распоряжения   Администрации   г.Нижнего   Новгорода   от
03.06.2013 г. N 206-р)
     7.2.5. При  формировании   дел  в  структурных   подразделениях
администрации города необходимо соблюдать следующие правила:
      помещать в  дело  исполненные  документы,  соответствующие  по
своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
     помещать в  дело документ,  правильно  и полностью  оформленный
(документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);
     помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению  одного
вопроса;
     помещать приложения вместе с основными документами;
     группировать в  дело  документы одного  календарного  года,  за
исключением переходящих дел;
     раздельно группировать в дела документы постоянного и временных
сроков хранения;
      включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
     помещать в    дела    ксерокопии    факсограмм,     телеграммы,
телефонограммы на общих основаниях;
     не помещать  в  дело  документы,  подлежащие  возврату,  лишние
экземпляры и черновики (за исключением особо ценных документов);
     по объему дело не должно  превышать 250 листов, при толщине  не
более 4  см (толщина дел  со сроками  хранения до 10  лет не  должна
превышать 10  см). При  превышении данного  объема заводится  второй
том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок
дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1",
"Т. 2" и т.д.
     Документы внутри    дела    располагаются   сверху    вниз    в
хронологической,  вопросно-логической   последовательности  или   их
сочетании.
     Распорядительные документы  группируются  в  дела  по  видам  и
хронологии с относящимися к ним приложениями.
     Все документы   отчетного   и  информационного   характера   по
исполнению  актов   вышестоящих  органов   власти,  находящихся   на
контроле, подшиваются  в заведенное на  этот акт  дело. Если на  акт
дело  не  заводилось,  то  отчетные  документы  подшиваются  в  дело
переписки постоянного срока хранения за текущий год.
     Если имеется документ  о  снятии с  контроля нескольких  актов,
подшитых в разные  дела, то  следует подшить необходимое  количество
копий этого  документа  в соответствующие  дела  с указанием  номера
дела, в котором подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий (комиссий, рабочих  групп, +) группируются в  два
дела:
     протоколы и решения коллегии (комиссии, рабочей группы, +);
     документы к заседаниям коллегии (комиссии, рабочей группы, +).
     Протоколы в  деле располагаются  в  хронологическом порядке  по
номерам.
     Документы к заседаниям группируются  в отдельное дело, так  же,
как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.
     Документы к  протоколам,  если они  сгруппированы  в  отдельные
дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
     Положения, уставы,  инструкции, утвержденные  распорядительными
документами, являются  приложениями к  ним и  группируются вместе  с
указанными документами.
     Приказы по  основной  деятельности  группируются  отдельно   от
приказов  по  административно-хозяйственным вопросам  и  по  личному
составу.
     При формировании  приказов  по личному  составу  формируются  в
отдельные дела приказы по  личному составу по различным вопросам,  в
соответствии  со  сроками  хранения.  Например,  приказы  о  приеме,
перемещении, увольнении работников формируются отдельно от  приказов
по другим вопросам (очередные отпуска, командировкам и т.д.).
     Ведение дел    муниципальных    служащих    осуществляется    в
соответствии  с действующим  законодательством.  Документы в  личных
делах располагаются по мере их поступления.
     Утвержденные планы, отчеты, сметы,  лимиты, титульные списки  и
другие документы группируются отдельно от их проектов.
     Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам
работы администрации  города,  ее  структурного  подразделения   или
подведомственных организаций и  все документы  по их рассмотрению  и
исполнению  группируются отдельно  от  заявлений граждан  по  личным
вопросам.
     Переписка группируется,  как  правило, за  период  календарного
года  и  систематизируется  в  хронологической   последовательности:
документ-ответ помещается за документом-запросом. При  возобновлении
переписки по  определенному вопросу, начавшейся  в предыдущем  году,
документы включаются в дело  текущего года с указанием индекса  дела
предыдущего года.
     7.2.6. Дела считаются  заведенными  с момента  включения в  них
первого  исполненного  документа.  После  исполнения  документов   и
окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения
физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
     7.2.7. В каждом структурном подразделении администрации  города
приказом  руководителя  назначаются  сотрудники,  ответственные   за
сохранность документов и  формирование их в  дела (как правило,  это
сотрудники, ответственные за делопроизводство и архив). Руководители
подразделений   и   указанные   сотрудники   обязаны    обеспечивать
сохранность документов и дел.
     7.2.8. Законченные   делопроизводством  электронные   документы
формируются   в   дела   (папки,  директории)   в   соответствии   с
номенклатурой дел, отдельно от документов на бумажных носителях,  на
жестком диске специально выделенного компьютера.
     7.2.9. Через  год  после  завершения  дел  в   делопроизводстве
постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения они  подлежат
полному оформлению и описанию (см. п.п. 8.2, 8.3) .
     7.2.10. Завершенные дела постоянного срока хранения, включенные
в опись, хранятся  по месту их  формирования в  течение двух лет,  а
затем сдаются в архивный отдел.
     7.2.11. Завершенные дела  временного срока хранения  со дня  их
заведения  до  передачи   на  уничтожение   хранятся  по  месту   их
формирования.
     7.2.12. Для обеспечения сохранности  и учета документов и  дел,
доступа к  ним  проводится комплекс  работ  по созданию  оптимальных
технических (физических) условий хранения документов и дел:
     размещение дел;
     проверка наличия и состояния документов и дел;
     соблюдение порядка выдачи дел.
     7.2.12.1. Дела  размещают  в рабочих  комнатах  или  специально
отведенных для этой  цели помещениях в  запирающиеся шкафы, сейфы  и
т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и
солнечного света.
     Дела в шкафах  для  их учета  и  быстрого поиска  располагаются
вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой  дел.
На корешках  обложек дел  указываются индексы  по номенклатуре  дел.
Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне
шкафа.
     При поиске какого-либо документа  вначале следует найти  нужный
заголовок дела, затем,  по индексу дела  - соответствующую папку  на
полке.
     7.2.12.2.   Дела   администрации   города   и   ее  структурных
подразделений,  находящиеся  на  текущем  хранении  подлежат  учету.
Периодически,  как  правило,  перед  передачей  в  МКУ «Архив города
Нижнего   Новгорода»,   проводится   проверка  наличия  и  состояния
документов  и  дел  в  целях установления фактического наличия дел и
соответствия  их  количеству,  числящемуся  по  номенклатуре дел. (В
редакции   Распоряжения   Администрации   г.Нижнего   Новгорода   от
03.06.2013 г. N 206-р)
     Проверка наличия и  состояния документов и  дел проводится  при
перемещении  дел,   при   возврате  дел,   при  смене   руководителя
структурного   подразделения,    руководителя   службы   ДОУ,    при
реорганизации и ликвидации структурного подразделения  администрации
города или его структурного подразделения.
     Проверка наличия проводится  путем  сверки статей  номенклатуры
дел  с  описанием  дел  на  обложке,  а  физическое  состояние   дел
определяется  путем  их  визуального  просмотра.  Все   обнаруженные
недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
     В случае   утраты  документов   и   дел  проводится   служебное
расследование, по  результатам  которого, лицо,  виновное в  утрате,
несет ответственность в установленном порядке.
     7.2.12.3. Выдача  дел  другим  подразделениям  производится   с