Распоряжение Правительства Ставропольского края от 26.12.2014 № 435-рп

220. Информация о докладчике и содокладчиках по рассматриваемому аналитическому вопросу (далее для целей настоящего подраздела - список) оформляется на листе бумаги формата А4 с соблюдением всех требований, предъявляемых к оформлению документов, предусмотренных настоящей Инструкцией, и подписывается должностным лицом, ответственным за подготовку аналитического вопроса.

Образец оформления списка приведен в приложении 54 к настоящей Инструкции.

221. Тексты докладов, содокладов, выступлений по предлагаемому к рассмотрению аналитическому вопросу (далее для целей настоящего пункта - материалы) оформляются на листе бумаги формата А4 с соблюдением всех требований, предъявляемых к оформлению документов, предусмотренных настоящей Инструкцией.

Образец оформления материалов приведен в приложении 55 к настоящей Инструкции.

В дальнейшем материалы приобщаются к протоколу заседания Правительства.

Порядок приема материалов для рассмотрения
на заседании Правительства

222. Порядок внесения вопросов, планируемых для рассмотрения на заседании Правительства, определяется Регламентом Правительства.

223. Прием материалов по вопросам, планируемым для рассмотрения на заседаниях Правительства, осуществляется управлением делопроизводства.

Под материалами по вопросам, планируемым для рассмотрения на заседании Правительства, в настоящей Инструкции понимаются:

1) материалы по аналитическим вопросам, рассмотрение которых предусмотрено планом заседаний Правительства, утверждаемым распоряжением Правительства в порядке, предусмотренном Регламентом Правительства;

2) материалы по проектам правовых актов Правительства (постановлений и распоряжений Правительства), рассмотрение которых планируется на заседании Правительства.

224. Рассмотрение вопросов на заседании Правительства осуществляется в соответствии с утвержденной повесткой заседания Правительства.

Вопрос включается в проект повестки заседания Правительства только в том случае, если своевременно (за 10 календарных дней до даты проведения заседания Правительства) в управление делопроизводства представлены:

1) в отношении аналитических вопросов - материалы, указанные в пункте 216 настоящей Инструкции;

2) в отношении проектов правовых актов Правительства:

а) соответствующий проект правового акта Правительства, оформленный и завизированный в установленном порядке;

б) пояснительная записка к данному проекту правового акта Правительства;

в) заключение прокуратуры Ставропольского края (если для рассмотрения на заседании Правительства вносится проект постановления Правительства);

г) указатель рассылки данного проекта правового акта Правительства.

Формирование проекта повестки заседания Правительства

225. Формирование и подписание проекта повестки заседания Правительства осуществляется в порядке, предусмотренном Регламентом Правительства.

Проект повестки заседания Правительства представляет собой перечень вопросов, которые планируется рассмотреть на заседании Правительства, с указанием очередности их рассмотрения, докладчиков (содокладчиков) по каждому вопросу, планируемому для рассмотрения на заседании Правительства, и времени, отведенного для их рассмотрения.

226. В проект повестки заседания Правительства отдельными разделами включаются:

1) аналитические вопросы, подлежащие рассмотрению на заседании Правительства в соответствии с планами заседаний Правительства, утверждаемыми распоряжениями Правительства;

2) вопросы, касающейся законодательной инициативы Правительства;

3) проекты постановлений Правительства;

4) проекты распоряжений Правительства.

В проекте повестки заседания Правительства указывается раздел "Разное", в который могут быть включены вопросы, дополнительно поступившие в управление делопроизводства после подписания проекта повестки заседания Правительства, но до начала проведения заседания Правительства.

Образец оформления проекта повестки заседания Правительства приведен в приложении 56 к настоящей Инструкции.

227. В проект повестки заседания Правительства не включаются проекты правовых актов Правительства, в отношении которых принято решение о рассмотрении их методом опроса членов Правительства или методом заочного голосования членов Правительства.

Порядок ведения заседания Правительства

228. Порядок ведения заседания Правительства - документ, по которому ведется заседание Правительства председательствующим на таком заседании.

В порядке ведения заседания Правительства выделяются следующие его составные части:

1) место, дата и время проведения заседания Правительства;

2) открытие заседания Правительства;

3) утверждение проекта повестки заседания Правительства;

4) рассмотрение аналитических вопросов и принятие по ним решений;

5) рассмотрение вопросов, касающихся законодательной инициативы Правительства, и принятие по ним решений;

6) рассмотрение проектов постановлений Правительства и принятие по ним решений;

7) рассмотрение проектов распоряжений Правительства и принятие по ним решений;

8) рассмотрение дополнительных вопросов, включенных в раздел "Разное" проекта повестки заседания Правительства (при их наличии), и принятие по ним решений;

9) закрытие заседания Правительства.

229. Образец оформления порядка ведения заседания Правительства приведен в приложении 57 к настоящей Инструкции.

Весь текст порядка ведения заседания Правительства оформляется шрифтом N 16.

Список лиц, участвующих в заседании Правительства

230. В рамках подготовки к заседанию Правительства управлением делопроизводства составляется сводный список лиц, участвующих в заседании Правительства.

В данном списке выделяются следующие категории лиц, участвующих в заседании Правительства:

1) члены Правительства;

2) лица, приглашаемые на каждое заседание Правительства;

3) представители Губернатора в муниципальном образовании Ставропольского края;

4) представители общественных объединений и организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Ставропольского края (на основании предложений отдела по обеспечению взаимодействия с институтами гражданского общества, согласованных с руководителем аппарата Правительства);

5) руководители и представители органов исполнительной власти и других организаций, приглашенные на заседание Правительства по обсуждаемым вопросам (на основании предложений органов исполнительной власти, вносящих вопросы для рассмотрения на заседании Правительства);

6) руководители и представители органов местного самоуправления муниципальных образований Ставропольского края (на основании предложений органов исполнительной власти, вносящих вопросы для рассмотрения на заседании Правительства, и управления по региональной политике аппарата Правительства);

7) заместители руководителя аппарата Правительства, представители Губернатора, Правительства в Думе Ставропольского края и работники подразделений аппарата Правительства (в соответствии с функциями, выполняемыми ими при проведении заседания Правительства);

8) представители средств массовой информации (на основании предложений управления пресс-службы Губернатора).

Составленный сводный список лиц, участвующих в заседании Правительства, визируется начальником управления делопроизводства и заместителем руководителя аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей).

Подготовка материалов к заседанию Правительства

231. Материалы по рассматриваемым аналитическим вопросам и проекты правовых актов Правительства, оформленные и завизированные в установленном порядке, пояснительные записки к проектам правовых актов Правительства и проект повестки заседания Правительства (далее - материалы к заседанию Правительства) тиражируются управлением делопроизводства в соответствии со списком лиц, которым направляются материалы к заседанию Правительства (далее для целей настоящего подраздела - список).

232. Список подписывается начальником управления делопроизводства и утверждается заместителем руководителя аппарата Правительства (в соответствии с распределением обязанностей).

233. Работники сектора предварительной экспертизы, обработки и выпуска документов управления делопроизводства:

1) собирают, раскладывают в соответствующие папки материалы к заседанию Правительства и раздают их в соответствии со списком;

2) направляют проект повестки заседания Правительства лицам, приглашаемым для участия в заседании Правительства по обсуждаемым вопросам.

234. В соответствии с Регламентом Правительства материалы к заседанию Правительства не позднее 3 календарных дней до дня очередного заседания Правительства (не позднее 24 часов до внеочередного заседания Правительства) направляются членам Правительства, а также лицам, приглашенным для участия в заседании Правительства.

235. Подготовленные материалы к заседанию Правительства направляются:

1) Губернатору;

2) членам Правительства;

3) лицам, приглашаемым на каждое заседание Правительства:

а) председателю Думы Ставропольского края;

б) главному федеральному инспектору по Ставропольскому краю аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Кавказском федеральном округе;

в) прокурору Ставропольского края;

г) начальнику Главного управления Министерства внутренних дел Российской Федерации по Ставропольскому краю;

д) председателю Контрольно-счетной палаты Ставропольского края;

е) начальнику Управления Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Ставропольскому краю;

ж) начальнику Главного управления Министерства юстиции Российской Федерации по Ставропольскому краю;

4) заместителям руководителя аппарата Правительства;

5) представителям Губернатора, Правительства в Думе Ставропольского края;

6) руководителям подразделений аппарата Правительства, участвующим в заседании Правительства;

7) первому помощнику Губернатора.

Протокол заседания Правительства

236. Результаты рассмотрения на заседании Правительства проектов правовых актов Правительства и других документов (в том числе аналитических вопросов) оформляются правовыми актами Правительства и протоколами заседаний Правительства соответственно.

Протокол заседания Правительства - обязательный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях Правительства.

Дата заседания Правительства является датой принятия решений Правительством по вопросам, рассматриваемым на заседании Правительства.

Протокол заседания Правительства оформляется управлением делопроизводства в течение 3 рабочих дней после дня заседания Правительства с учетом требований к оформлению таких документов, предусмотренных настоящей Инструкцией.

237. В протокол заседания Правительства в обязательном порядке включаются решения по рассмотренным на заседания Правительства аналитическим вопросам.

В случае, если в ходе обсуждения аналитического вопроса на заседании Правительства решение Правительства по данному аналитическому вопросу принимается с учетом его обсуждения (с учетом доработки) и дополнительных поручений, то исполнитель, подготовивший аналитический вопрос, обеспечивает доработку решения Правительства по рассмотренному аналитическому вопросу и согласовывает его в порядке, предусмотренном для согласования проектов решений по рассматриваемым аналитическим вопросам.

Образец оформления таких дополнений приведен в приложении 58 к настоящей Инструкции.

238. Бланк протокола заседания Правительства может быть изготовлен типографским способом или с использованием компьютерной техники. Образец оформления протокола заседания Правительства приведен в приложении 59 к настоящей Инструкции.

239. Подготовленный протокол заседания Правительства визируется и подписывается в порядке, предусмотренном Регламентом Правительства.

Протоколам заседаний Правительства (плановым и внеплановым) управлением делопроизводства присваиваются порядковые номера по единой нумерации в пределах календарного года.

Выписка из протокола заседания Правительства

240. В соответствии с Регламентом Правительства принятые на заседаниях Правительства решения направляются членам Правительства, должностным лицам, ответственным за подготовку аналитических вопросов, исполнителям (должностным лицам, которым даны поручения) в виде выписок из протоколов заседаний Правительства.

241. Выписки из протокола заседания Правительства оформляются сектором предварительной экспертизы, обработки и выпуска документов управления делопроизводства по форме, приведенной в приложении 60 к настоящей Инструкции.

Подготовленные выписки из протокола заседания Правительства заверяются печатью для выпуска документов управления делопроизводства и регистрируются в специальном журнале регистрации выписок из протоколов заседаний Правительства.

Выпискам из протоколов заседаний Правительства присваиваются порядковые номера по единой нумерации в пределах календарного года.

242. Порядковый номер и дата выписки из протокола заседания Правительства указываются на специальном штампе, который проставляется на свободном месте в нижней части последнего листа выписки из протокола заседания Правительства.

243. Копии выписок из протоколов заседаний Правительства направляется сектором предварительной экспертизы, обработки и выпуска документов управления делопроизводства в секретариат Губернатора на бумажном носителе через сектор по обработке служебной переписки управления делопроизводства и в виде их электронных копий с использованием СЭДД "Дело".

Указатель рассылки выписок из протоколов заседаний Правительства не составляется.

244. В дальнейшем выписки из протоколов заседаний Правительства секретариатом Губернатора направляются лицам, указанным в пункте 240 настоящей Инструкции.

Контроль за исполнением поручений, содержащихся в выписках из протоколов заседаний Правительства, осуществляется секретариатом Губернатора.

X. Порядок оформления, подписания и учета договоров
(соглашений, контрактов)

245. Порядок подготовки договоров, соглашений, контрактов, протоколов от имени Ставропольского края или Правительства (далее - договор) определен Регламентом аппарата Правительства.

246. Проект договора оформляется на листе бумаги формата А4 с соблюдением всех требований, предъявляемых к оформлению документов, предусмотренных настоящей Инструкцией, если иное не предусмотрено требованиями другой стороны, подписывающей договор.

Лингвистическая экспертиза проектов договоров управлением делопроизводства не проводится.

247. Проект договора, завизированный (согласованный) в соответствии с требованиями Регламента аппарата Правительства, передается исполнителем договора в управление делопроизводства для его дальнейшего представления на подпись Губернатору (если иное не предусмотрено настоящим разделом).

248. В управлении делопроизводства перед представлением договора на подпись Губернатору:

1) проверяется правильность визирования (согласования) договора, наличие всех страниц договора и приложений к нему, а также наличие необходимых копий экземпляров договора, количество которых предусмотрено договором;

2) на оборотной стороне последнего листа экземпляра договора с визами проставляются отметка об исполнителе договора и отметка о соответствии текста визового экземпляра договора тексту других экземпляров договора, представляемых на подпись Губернатору. Такие отметки заполняются исполнителем договора собственноручно.

249. После подписания договора Губернатором все экземпляры договора поступают в управление делопроизводства, которое обеспечивает скрепление подписи Губернатора соответствующей гербовой печатью и его регистрацию.

Регистрация договора осуществляется начальником управления делопроизводства или его заместителем путем проставления на каждом листе (с оборотной стороны) и на лицевой стороне последнего листа договора штампа "Зарегистрировано в аппарате Правительства Ставропольского края. Регистрационный N______ от ______________" (на приложении (приложениях) к договору такие штампы не проставляются) и присвоения порядкового номера договору по единой нумерации, которая ведется в пределах календарного года.

В случае поступления договора, уже зарегистрированного другой стороной и имеющего регистрационный номер, управление делопроизводства свой регистрационный номер записывает на договоре через дробную черту после имеющегося номера.

После регистрации договора экземпляр договора с визами передается в сектор предварительной экспертизы, обработки и выпуска документов управления делопроизводства для его учета, а другие экземпляры договора возвращаются исполнителю договора, который обеспечивает их подписание другой стороной. На экземпляре договора, являющемся экземпляром аппарата Правительства, управлением делопроизводства проставляется штамп "Подлежит возврату в аппарат Правительства Ставропольского края".

250. После подписания договора другой стороной исполнитель договора возвращает в управление делопроизводства экземпляр договора, являющийся экземпляром аппарата Правительства.

Подлинный экземпляр договора гражданско-правового характера на закупку товарно-материальных ценностей для аппарата Правительства может храниться в управлении учета. При этом копия данного договора с отметкой "Подлинный экземпляр данного соглашения (договора, контракта) находится на хранении в управлении учета, отчетности и финансов аппарата Правительства Ставропольского края" хранится в управлении делопроизводства.

В случае если после подписания договора другой стороной ею были внесены изменения в текст договора и была произведена замена листов ранее подписанного договора, исполнитель договора при представлении в управление делопроизводства экземпляра договора, являющегося экземпляром аппарата Правительства, на данном экземпляре договора собственноручно делает запись о том, что была произведена замена страниц, кем произведена такая замена и по какой причине.

251. Учет договоров осуществляется сектором предварительной экспертизы, обработки и выпуска документов управления делопроизводства.

В течение календарного года все договоры, поступившие в сектор предварительной экспертизы, обработки и выпуска документов управления делопроизводства, учитываются в журнале регистрации договоров, подписанных в текущем году Губернатором, уполномоченными должностными лицами Правительства или аппарата Правительства, наделенными такими полномочиями, образец которого приведен в приложении 61 к настоящей Инструкции.

Такой журнал ведется в электронном виде и по окончании календарного года распечатывается, прошивается, заверяется подписью начальника управления делопроизводства и печатью управления делопроизводства.

252. В конце каждого календарного года сектором предварительной экспертизы, обработки и выпуска документов управления делопроизводства проводится анализ наличия договоров, являющихся экземплярами аппарата Правительства, с подписями сторон. При необходимости управлением делопроизводства направляются письма руководителям органов исполнительной власти и подразделений аппарата Правительства, в которых указываются договоры, незавершенные делопроизводством, и необходимость их представления в аппарат Правительства.

253. Договоры, завершенные делопроизводством, формируются в дела, передаются вместе с журналом их регистрации на хранение в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией.

254. В случае подписания договора уполномоченным должностным лицом Правительства или аппарата Правительства, оформление договора, его визирование (согласование) и учет осуществляются в порядке, предусмотренном настоящим разделом в отношении договоров, подписываемых Губернатором, за исключением особенностей, предусмотренных настоящим пунктом.

Проект договор, завизированный (согласованный) в соответствии с требованиями Регламента аппарата Правительства, передается исполнителем договора на подпись уполномоченному должностному лицу Правительства или аппарата Правительства.

255. Служебные контракты о прохождении государственной гражданской службы Ставропольского края и (или) замещении должностей государственной гражданской службы Ставропольского края в аппарате Правительства (далее - служебный контракт), трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним после их подписания представителем нанимателя (руководителем) регистрируются в отделе кадров управления кадров, государственной, муниципальной службы и наград аппарата Правительства (далее - управление кадров) в журнале регистрации служебных контрактов, трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним.

Регистрация служебных контрактов, трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним производится в течение календарного года. Каждому такому документу присваивается соответствующий индекс:

служебному контракту, подписываемому Губернатором, - индекс "Г";

служебному контракту, подписываемому руководителем аппарата Правительства, - индекс "АП";

трудовым договорам - индекс "ТД";

дополнительным соглашениям к служебным контрактам, трудовым договорам - соответственно индексы "ДГ", "ДАП" и "ДТД".

XI. Организация документооборота
в аппарате Правительства

256. Движение документов в аппарате Правительства с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в сектор по обработке и хранению архивных документов управления делопроизводства на хранение образует документооборот.

Документооборот в аппарате Правительства и документооборот с органами исполнительной власти осуществляется с использованием СЭДД "Дело" с учетом наличия документов на бумажном носителе и прикрепления их электронных копий к РК данного документа в СЭДД "Дело".

Оператором СЭДД "Дело" является государственное казенное учреждение Ставропольского края "Краевой центр информационных технологий" (далее - оператор СЭДД "Дело").

257. Документационное взаимодействие аппарата Правительства с органами государственной власти Ставропольского края, администрациями муниципальных районов и городских округов Ставропольского края, организациями и предприятиями, являющимися участниками системы межведомственного электронного документооборота в Ставропольском крае и использующими СЭДД "Дело", осуществляется в порядке, определяемом оператором СЭДД "Дело".

258. Документационное взаимодействие аппарата Правительства с Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций осуществляется посредством системы защищенной коммуникативной сети с использованием комплекса программы "Деловая почта VipNet" и без направления документов на бумажном носителе на основании подписанного Акта о начале электронного документооборота между Управлением Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций и аппаратом Правительства.

259. Порядок прохождения документов и действия, производимые с ними в аппарате Правительства, определены настоящей Инструкцией и Положением о системе межведомственного электронного документооборота в Ставропольском крае, утвержденным постановлением Правительства Ставропольского края от 13 апреля 2012 г. N 133-п.

Регистрация, внесение резолюций, визирование, подписание, постановка и снятие с контроля, передача на исполнение, ознакомление, списание документа в дело в обязательном порядке фиксируются в РК документов в СЭДД "Дело". При этом в области "Файлы" РК документа в СЭДД "Дело" должны быть прикреплены:

текст документа (формат .doc/.docx/.rtf);

электронная копия документа (формат TIFF, PDF).

260. В аппарате Правительства:

1) входящая корреспонденция, принимается на регистрацию сектором по обработке служебной переписки управления делопроизводства в рабочие дни с 9.00 до 16.00, в предпраздничные дни - с 9.00 до 15.00 и регистрируется в СЭДД "Дело" в день ее поступления;

2) исходящая корреспонденция принимается на отправку сектором по обработке служебной переписки управления делопроизводства от подразделений аппарата Правительства в рабочие дни с 9.00 до 16.00, в предпраздничные дни - с 9.00 до 15.00. и отправляется в этот же день.

Особенности приема и отправки корреспонденции с отметкой "Срочно", "Весьма срочно" и "Вручить немедленно" определяются настоящей Инструкцией.

Прием, первичная обработка и предварительное рассмотрение поступающих документов

261. Корреспонденция, поступившая в аппарат Правительства посредством почтовой, федеральной фельдъегерской, специальной связи и доставленная нарочными, принимается, обрабатывается, учитывается и регистрируется сектором по обработке служебной переписки управления делопроизводства с использованием СЭДД "Дело".

262. Корреспонденция, поступившая в адрес Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства, руководителя аппарата Правительства, министра Ставропольского края, заместителей руководителя аппарата Правительства и представителей Губернатора, Правительства в Думе Ставропольского края, регистрируется сектором по обработке служебной переписки управления делопроизводства и передается работникам, ответственным за делопроизводство в подразделениях аппарата Правительства, под роспись по реестру, образец которого приведен в приложении 62 к настоящей Инструкции.

263. Корреспонденция, поступившая в адрес представителей Губернатора в муниципальном образовании Ставропольского края, Уполномоченного при Губернаторе по правам ребенка, Уполномоченного при Губернаторе по защите прав предпринимателей, руководителей подразделений аппарата Правительства (управлений, отделов), регистрируется самостоятельно работниками, ответственными за делопроизводство в подразделениях аппарата Правительства, либо такими должностными лицами самостоятельно (в случаях, если ведение делопроизводства не возложено на иных лиц).

264. Все поступившие конверты (бандероли) вскрываются (за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Лично"). При вскрытии конвертов (бандеролей) проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, а также наличие указанных к ним приложений. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

При отсутствии в поступившем конверте (поступившей бандероли) какого-либо документа или приложения на документе делается соответствующая отметка - "Без приложений", или составляется акт в 2 экземплярах: первый - остается в секторе по обработке служебной переписки управления делопроизводства, а второй - приобщается к поступившему документу и возвращается отправителю. Возможно решение вопроса о досылке недостающего документа с помощью телефонного разговора с адресантом (корреспондентом, отправителем).

265. Конверты сохраняются и прилагаются к судебным повесткам, а также к документам в том случае, когда только по конверту можно установить адрес отправителя документа, дату отправки и получения документа. В остальных случаях конверты после вскрытия и проверки наличия документов уничтожаются.

266. Поступившие документы учитываются и распределяются на документы, подлежащие регистрации в СЭДД "Дело", и документы, не подлежащие такой регистрации. Перечень таких документов указан в пункте 284 настоящей Инструкции.

Организация приема и передачи документов
с использованием факсимильной связи

267. Факсимильная связь предназначена для оперативной передачи и приема текстов документов и служебных материалов.

Средства факсимильной связи устанавливаются в приемных Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства, руководителя аппарата Правительства, министра Ставропольского края, заместителей руководителя аппарата Правительства, представителей Губернатора, Правительства в Думе Ставропольского края, Уполномоченного при Губернаторе по правам ребенка, Уполномоченного при Губернаторе по защите прав предпринимателей и руководителей подразделений аппарата Правительства.

268. Документы, подлежащие передаче с использованием факсимильной связи, должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом.

269. Документы, передаваемые с использованием факсимильной связи, должны быть зарегистрированы в СЭДД "Дело". В таком случае в РК документа в СЭДД "Дело" делается отметка о способе его направления.

Для передачи факсограммы нескольким организациям составляется список, в котором указываются наименование организации, номер факса, отметка о времени и дате передачи. После передачи факсограммы подлинник письма, передаваемого таким способом, направляется адресату почтовой связью через сектор по обработке служебной переписки управления делопроизводства.

270. Факсограммы, направляемые иностранным адресатам, должны быть завизированы руководителем аппарата Правительства.

Факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода текста, передаваемого таким способом, заверенного лицом, подписавшим факсограмму.

271. Поступившие в аппарат Правительства факсограммы переносятся на бумажный носитель, рассматриваются как входящие документы и регистрируются в СЭДД "Дело". В таком случае в РК документа в СЭДД "Дело" делается отметка о способе его получения. Поступившие факсограммы передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно.

272. Персональная ответственность за правильность передачи (приема) факсограмм возлагается на лиц, ответственных за использование средств факсимильной связи в подразделениях аппарата Правительства, в которых они установлены.

Ответственность за содержание документа, передаваемого с использованием факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче в виде факсограммы, и руководителя соответствующего подразделения аппарата Правительства.

Регистрация поступающих документов

273. В аппарате Правительства в первую очередь обрабатываются документы с отметками, характеризующими степень срочности их исполнения или доставки.

На каждом поступившем документе в правом углу нижнего поля первого листа проставляется регистрационный штамп с указанием места регистрации, регистрационного номера и даты регистрации. В случае невозможности проставления штампа в указанном месте он может быть поставлен на любом свободном от текста месте правой половины листа. Регистрационный номер документа в СЭДД "Дело" формируется автоматически после создания РК для его регистрации.

Документам, не подлежащим регистрации, входящий номер не присваивается.

274. На каждый поступивший документ, подлежащий регистрации, заполняется РК в СЭДД "Дело", в которой указываются необходимые данные о поступившем документе. Подробный порядок заполнения РК документа в СЭДД "Дело" размещен в закладке "Помощь" СЭДД "Дело". Образец заполнения РК входящего документа в СЭДД "Дело" приведен в приложении 63 к настоящей Инструкции.

Информация о зарегистрированных документах автоматически заносится в электронные базы пользователей СЭДД "Дело". РК документа в СЭДД "Дело", при необходимости, может быть распечатана на бумажном носителе. Образец такой РК приведен в приложении 64 к настоящей Инструкции.

275. Поступившие из федеральных органов государственной власти в аппарат Правительства правовые акты:

1) указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации и другие - регистрируются сектором по обработке служебной переписки управления делопроизводства в СЭДД "Дело" и передаются для дальнейшей работы в государственно-правовое управление под роспись по реестру, образец которого приведен в приложении 62 к настоящей Инструкции;

2) указы Президента Российской Федерации о награждении государственными наградами Российской Федерации - регистрируются сектором по обработке служебной переписки управления делопроизводства в СЭДД "Дело" и передаются для дальнейшей работы в управление кадров под роспись по реестру, образец которого приведен в приложении 62 к настоящей Инструкции.

276. Поступившие в аппарат Правительства телеграммы принимаются сектором по обработке служебной переписки управления делопроизводства под роспись с проставлением даты и времени их приема.

Все телеграммы (кроме поздравительных) регистрируются в СЭДД "Дело" сектором по обработке служебной переписки управления делопроизводства и передаются для дальнейшей работы в подразделения аппарата Правительства.

277. Письма, заявления, телеграммы и обращения граждан, поступившие в аппарат Правительства, передаются в управление по работе с обращениями граждан аппарата Правительства (далее - управление по работе с обращениями граждан) для их регистрации в СЭДД "Дело" и дальнейшей работы с ними.

278. Факсограммы, поступившие в аппарат Правительства на номер факсимильного аппарата, указанный в реквизитах соответствующих бланков писем подразделений аппарата Правительства, регистрируется в СЭДД "Дело" работниками, ответственными за делопроизводство в этих подразделениях.

279. Сообщения, поступившие на почтовые ящики электронной почты подразделений аппарата Правительства, регистрируются в СЭДД "Дело" работниками, ответственными за делопроизводство в этих подразделениях.

280. Определения судов, судебные повестки, иные документы из судебных органов, поступившие в адрес Губернатора, Правительства (за исключением документов, не относящихся к судопроизводству), регистрируются в СЭДД "Дело" в секторе по обработке служебной переписки управления делопроизводства и передаются для дальнейшей работы в государственно-правовое управление.

281. Ответы на протокольные поручения Губернатора, данные по итогам его рабочих поездок, поступившие в аппарат Правительства, регистрируются в СЭДД "Дело" в секторе по обработке служебной переписки управления делопроизводства и передаются для дальнейшей работы в секретариат Губернатора.

282. Зарегистрированные сектором по обработке служебной переписки управления делопроизводства документы передаются по назначению в день их поступления.

Документы с пометкой "Весьма срочно", "Срочно" и "Вручить немедленно" сектором по обработке служебной переписки управления делопроизводства незамедлительно передаются в секретариат Губернатора и соответствующие подразделения аппарата Правительства (с учетом порядка регистрации корреспонденции, предусмотренного пунктами 262 и 263 настоящей Инструкции).

283. Документы, поступившие в аппарат Правительства из органов исполнительной власти, других организаций и предприятий, являющихся участниками системы межведомственного электронного документооборота в Ставропольском крае и использующих СЭДД "Дело", обязательно перерегистрируются и им присваиваются входящие регистрационные номера с учетом общей (единой) регистрации входящей корреспонденции в аппарате Правительства.

Перерегистрация таких документов осуществляется работниками сектора по обработке служебной переписки управления делопроизводства и работниками, ответственными за делопроизводство в подразделениях аппарата Правительства, соответственно.

Перечень документов, не подлежащих регистрации

284. К документам, не подлежащим регистрации, не требующим исполнения и не содержащим информацию, используемую в справочных целях, относятся:

1) поздравительные письма;

2) поздравительные телеграммы и открытки;

3) пригласительные билеты;

4) книги, проспекты, журналы, газеты и другие периодические издания;

5) рекламные проспекты, буклеты, брошюры, плакаты;

6) документы, касающиеся бухгалтерского учета, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма (счета, квитанции, накладные, сметы и др.).

Перечень документов, не подлежащих сканированию

285. Не подлежат сканированию при регистрации в СЭДД "Дело":

1) законы Ставропольского края - большие по объему (более 50 листов);

2) информационные бюллетени;

3) книги, проспекты, журналы, газеты и другие периодические издания;

4) каталоги, рекламные проспекты, буклеты, брошюры, плакаты;

5) фотографии;

6) наградные листы;

7) статистические материалы;

8) схемы карт;

9) документы, прилагаемые к прошению о помиловании осужденного;

10) документы, прилагаемые к ходатайству о переводе земли из одной категории в другую (продажа земли);

11) документы, касающиеся бухгалтерского учета, финансовые документы (счета, квитанции, накладные, сметы и др.).

Порядок рассмотрения и доведения
документов до исполнителей

286. Зарегистрированные документы, а также документы, не подлежащие регистрации, передаются на рассмотрение Губернатору, первым заместителям (заместителям) председателя Правительства, руководителю аппарата Правительства, министру Ставропольского края, заместителям руководителя аппарата Правительства, представителям Губернатора, Правительства в Думе Ставропольского края, Уполномоченному при Губернаторе по правам ребенка, Уполномоченному при Губернаторе по защите прав предпринимателей и руководителям подразделений аппарата Правительства (далее для целей настоящего подраздела - должностное лицо).

Повторные запросы и документы, являющиеся ответами на ранее направленные запросы, направляются лицу, подписавшему данный запрос, в случае указания реквизитов исходного документа-запроса.

287. Копии документов с указанием обязательного исполнения и сроками исполнения до 5 рабочих дней могут быть направлены исполнителям до получения соответствующей резолюции должностного лица.

288. Оригиналы документов передаются на рассмотрение и принимаются после их рассмотрения через работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях аппарата Правительства, под роспись не реже двух раз в день (до обеденного перерыва и после), а в случае поступления документов, требующих срочного исполнения, - незамедлительно.

289. Передача в секретариат Губернатора зарегистрированных документов, адресованных Губернатору, осуществляется работниками сектора по обработке служебной переписки управления делопроизводства. Такие документы передаются руководителю (заместителю руководителя) секретариата Губернатора под роспись по реестру, образец которого приведен в приложении 62 к настоящей Инструкции.

290. Срок рассмотрения документов, поступивших на резолюцию должностного лица, не должен быть более 3 рабочих дней. Работники секретариатов обязаны принимать меры по обеспечению сроков рассмотрения документов, определению состава исполнителей и порядка исполнения документов.

291. В случае если исполнение поручения не входит в компетенцию исполнителя, то исполнитель представляет дополнительные предложения об изменении исполнителя поручения в течение 3 календарных дней с даты оформления поручения.

292. Проект резолюции (поручения) Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства, руководителя аппарата Правительства подготавливается руководителями (помощниками) соответствующих секретариатов с использованием СЭДД "Дело" и оформляется на унифицированных бланках резолюций соответствующего должностного лица.

Проекты резолюций (поручений) Губернатора на правовые акты федеральных органов государственной власти, размещенные на "Официальном интернет-портале правовой информации" (www.pravo.gov.ru), в том числе поступившие в аппарат Правительства, подготавливаются государственно-правовым управлением с использованием СЭДД "Дело" и передаются в секретариат Губернатора для оформления на унифицированном бланке резолюций.

После подписания резолюции (поручения) должностным лицом работниками, ответственными за делопроизводство в подразделениях аппарата Правительства, осуществляется внесение в РК в СЭДД "Дело" ее (его) актуальных статуса, текста, реквизитов и электронной копии.

В соответствии с резолюцией (поручением) должностного лица подлинник документа направляется ответственному исполнителю данного документа, соисполнителям данного документа - направляются копии этого документа.

293. Исполнители посредством СЭДД "Дело" получают извещение о направлении документа на исполнение и организуют работу с ним. В случае указания исполнителей, не являющихся участниками системы межведомственного электронного документооборота в Ставропольском крае и не использующих СЭДД "Дело", копии документов и резолюций (поручений) на бумажном носителе или в виде их электронных копий направляются таким исполнителям в порядке, установленном настоящей Инструкцией для работы с отправляемыми документами.

294. Передача документов между подразделениями аппарата Правительства осуществляется самостоятельно работниками, ответственными за делопроизводство в этих подразделениях.

Подготовка документов для отправки

295. Подготовка документов Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства, руководителя аппарата Правительства, министра Ставропольского края, заместителей руководителя аппарата Правительства, представителей Губернатора, Правительства в Думе Ставропольского края, представителей Губернатора в муниципальном образовании Ставропольского края, Уполномоченного при Губернаторе по правам ребенка, Уполномоченного при Губернаторе по защите прав предпринимателей, руководителей подразделений аппарата Правительства для отправки осуществляется работниками соответствующих секретариатов и приемных, либо такими должностными лицами самостоятельно (в случаях, если ведение делопроизводства не возложено на иных лиц).

296. Письма, отправляемые за подписью Губернатора или лица, исполняющего обязанности Губернатора, ответы на письма, поступившие на имя Губернатора или в адрес Правительства, после проведения юридической и лингвистической экспертизы оформляются работниками секретариата Губернатора на гербовом бланке письма Губернатора.

297. Письма за подписью первых заместителей (заместителей) председателя Правительства подготавливаются и оформляются работниками соответствующих секретариатов на гербовом бланке письма Правительства.

298. Письма, отправляемые за подписью министра Ставропольского края, заместителей руководителя аппарата Правительства, представителей Губернатора, Правительства в Думе Ставропольского края, представителей Губернатора в муниципальном образовании Ставропольского края, Уполномоченного при Губернаторе по правам ребенка, Уполномоченного при Губернаторе по защите прав предпринимателей, подготавливаются и оформляются на соответствующих бланках писем.

Письма, отправляемые за подписью руководителей подразделений аппарата Правительства (управлений, отделов), подготавливаются и оформляются на бланках писем соответствующих подразделений аппарата Правительства.

299. Автор (исполнитель) представляет проект письма в электронном виде с использованием СЭДД "Дело" и на бумажном носителе с визами согласования уполномоченных должностных лиц и указанием их фамилий и инициалов.

К проектам писем-ответов за подписью Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства дополнительно прилагается копия исходного письма-запроса.

При направлении письма нескольким адресатам автором (исполнителем) прилагается лист рассылки такого письма.

300. При наличии значительного количества орфографических и грамматических ошибок в тексте проекта письма его оформление на соответствующем бланке письма не производится, и такой проект возвращается исполнителю на доработку.

301. Отправляемые документы с отметками, характеризующими степень срочности их доставки ("Срочно", "Весьма срочно"), и со сроками исполнения до 3 рабочих дней обрабатываются незамедлительно.

Регистрация отправляемых документов

302. На регистрацию принимаются только правильно оформленные и подписанные письма. Обязательным является наличие второго экземпляра письма с визами согласования его проекта и полного комплекта приложений, в том числе и в электронном виде в РК письма в СЭДД "Дело".

Второй экземпляр письма с оригиналом подписи и визами согласования помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Правительства.

303. Место регистрации письма определяется наименованием должности должностного лица, его подписавшего.

304. Регистрация отправляемых документов вне зависимости от вида и способа их доставки, в том числе направляемых посредством электронной почты в администрации муниципальных районов и городских округов Ставропольского края, осуществляется с использованием СЭДД "Дело" в день их подписания или на следующий рабочий день только при наличии в СЭДД "Дело" регистрационной карточки проекта данного документа (далее - РКПД), в которой указываются необходимые реквизиты исходящего документа, включая подпись должностного лица, подписавшего документ, а также прикрепляются текст документа (формат .doc/.docx/.rtf), электронная копия документа (формат TIFF, PDF) и, при наличии, приложения к нему (если они предусмотрены документом).

Образец РКПД в СЭДД "Дело" приведен в приложении 65 к настоящей Инструкции.

305. Реквизит "Регистрационный номер документа" оформляется в порядке, предусмотренном пунктом 52 настоящей Инструкции. Регистрационный номер документа в СЭДД "Дело" формируется автоматически.

Образец РК исходящего документа в СЭДД "Дело" приведен в приложении 66 к настоящей Инструкции.

306. На бланке письма, направляемого в ответ на ранее поступившее письмо-запрос, обязательно заполняется реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа", а также в РК этого документа в СЭДД "Дело" создается "связка" с РК ранее поступившего письма-запроса в СЭДД "Дело".

307. После присвоения письму с использованием СЭДД "Дело" исходящего регистрационного номера на бланке письма заполняются реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный номер документа". На втором экземпляре данного письма заполнение указанных реквизитов осуществляется в соответствующих местах проставленного регистрационного штампа.

Электронная копия полностью подготовленного к отправке письма, не содержащего сведения конфиденциального характера, размещается (сканируется) в РК данного письма в СЭДД "Дело".

Отправка документов

308. Документы, прошедшие регистрацию в подразделениях аппарата Правительства, направляются на отправку правильно оформленными в сектор по обработке служебной переписки управления делопроизводства или возвращаются исполнителю для самостоятельной организации отправки документа. В последнем случае на оборотной стороне последнего листа второго экземпляра документа (без приложений) исполнитель ставит собственноручно подпись, указывает дату, фамилию и инициалы.

Образцы оформления почтового адреса на конверте и реестра на отправку служебной корреспонденции (в случае отправки документов сектором по обработке служебной переписки управления делопроизводства) приведены в приложениях 67 и 68 к настоящей Инструкции.

309. Реквизит "Адресат" в почтовых отправлениях оформляется в последовательности, предусмотренной пунктом 49 настоящей Инструкции.

310. На международных почтовых отправлениях реквизит "Адресат" пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

311. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера сектором по обработке служебной переписки управления делопроизводства к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

312. При получении документов на отправку работники сектора по обработке служебной переписки управления делопроизводства проверяют наличие подписей, исходящих номеров, приложений, указанных в тексте документа, уточняют наименование адресата и сдают их в отделение почтовой связи.

313. На заказную корреспонденцию составляется список заказных писем, отправляемых подразделениями аппарата Правительства, в 2 экземплярах, один из которых после обработки отделением почтовой связи возвращается в сектор по обработке служебной переписки управления делопроизводства с росписью работника данного отделения почтовой связи, обеспечивающего отправку корреспонденции (документов).

Образец оформления вышеуказанного списка приведен в приложении 69 к настоящей Инструкции.

Заказным письмом в обязательном порядке отправляются:

документы, подписанные Губернатором или лицом, исполняющим его обязанности;

сопроводительные письма государственно-правового управления с копиями законов Ставропольского края, копиями правовых актов Губернатора, Правительства, направляемыми в адрес Главного управления Министерства юстиции Российской Федерации по Ставропольскому краю;

копии законов Ставропольского края, копии правовых актов Губернатора, Правительства, направляемые в адрес прокуратуры Ставропольского края;

копии законов Ставропольского края, копии правовых актов Губернатора, Правительства, направляемые в адрес автономной некоммерческой организации "Издательский Дом "Ставропольская правда" для официального опубликования;

документы, направляемые государственно-правовым управлением в судебные органы и федеральные органы государственной власти и их территориальные органы, осуществляющие функции контроля (надзора);

документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, накладные, платежные поручения и другие).

314. Документы, отправляемые почтовой связью, подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

315. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

316. Ответственность за постановку оттисков государственных знаков почтовой оплаты, наносимых франкировальной машиной на отправляемые из аппарата Правительства пакеты и письма, возлагается на заведующего сектором по обработке служебной переписки управления делопроизводства.

317. Документы, отправляемые в органы исполнительной власти с использованием СЭДД "Дело", также подлежат отправке и на бумажном носителе через сектор по обработке служебной переписки управления делопроизводства.

318. Представители (курьеры) органов исполнительной власти и других организаций получают корреспонденцию, предназначенную им, в секторе по обработке служебной переписки управления делопроизводства на основании письма, образец которого приведен в приложении 70 к настоящей Инструкции.

319. Документы, отправляемые в администрации муниципальных районов и городских округов Ставропольского края, подлежат отправке как с использованием СЭДД "Дело" (посредством электронной почты или системы электронного взаимодействия (СЭВ), так и на бумажном носителе через сектор по обработке служебной переписки управления делопроизводства.

Отправка документов с использованием СЭДД "Дело" (посредством электронной почты) осуществляется подразделениями аппарата Правительства самостоятельно.

320. Документы, отправляемые исполнительным аппаратом Ассоциации "Совет муниципальных образований Ставропольского края", Общественной палатой Ставропольского края и представителями Губернатора в муниципальном образовании Ставропольского края, направляются адресатам через сектор по обработке служебной переписки управления делопроизводства.

Отправка документов фельдъегерской связью
и специальной связью

321. Отправка документов, подписанных Губернатором, первыми заместителями председателя Правительства, Президенту Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Аппарату Правительства Российской Федерации, Совету Федерации Федерального Собрания Российской Федерации и Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, Совету Безопасности Российской Федерации, Счетной палате Российской Федерации, аппарату полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Кавказском федеральном округе, руководителям федеральных органов исполнительной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации, в органы государственной власти, расположенные в столицах государств-участников Содружества Независимых Государств (Азербайджанская Республика, Республика Армения, Республика Белоруссия, Республика Казахстан, Республика Молдова, Туркменистан, Республика Узбекистан), осуществляется федеральной фельдъегерской связью или специальной связью через сектор секретного делопроизводства отдела специальной документальной связи и обеспечения режима секретности (далее - сектор секретного делопроизводства отдела специальной документальной связи).

322. Документы отправляются федеральной фельдъегерской связью или специальной связью в соответствии с графиками работы отдела Государственной фельдъегерской службы Российской Федерации в г. Ставрополе и филиала Федерального государственного унитарного предприятия "Главный центр специальной связи" - Управления специальной связи по Ставропольскому краю. На такую отправку документы от подразделений аппарата Правительства принимаются сектором секретного делопроизводства отдела специальной документальной связи ежедневно с 9.00 до 16.00 кроме выходных и нерабочих праздничных дней.

323. На документе, отправляемом федеральной фельдъегерской связью или специальной связью, должен быть указан пункт назначения (город, республика, область, край), полное наименование и точный адрес получателя, исходящий номер документа. При направлении документа в частную организацию необходимо указывать номер телефона получателя.

324. Не принимаются к отправке федеральной фельдъегерской связью или специальной связью документы, направляемые в адрес частных лиц и иностранных дипломатических представительств на территории Российской Федерации.

325. По запросу руководителя подразделения аппарата Правительства, подготовившего документ на отправку федеральной фельдъегерской связью или специальной связью, может осуществляться контроль за вручением данного документа получателю.

Организация работы с внутренними документами

326. Документы, направляемые членами Правительства, руководителем аппарата Правительства, министром Ставропольского края, заместителями руководителя аппарата Правительства, представителями Губернатора, Правительства в Думе Ставропольского края, представителями Губернатора в муниципальном образовании Ставропольского края, Уполномоченным при Губернаторе по правам ребенка, Уполномоченным при Губернаторе по защите прав предпринимателей, подразделениями аппарата Правительства друг другу и получаемые ими друг от друга, являются внутренними документами, регистрируются с использованием СЭДД "Дело" в базе данных "Внутренние документы" и направляются адресату работниками, ответственными за делопроизводство в подразделениях аппарата Правительства.

327. Внутренние документы оформляются на листе бумаги формата А4 с проставлением в левом углу верхнего поля первого листа документа регистрационного штампа с указанием места регистрации, даты регистрации и регистрационного номера, к которому добавляются соответствующие буквы - "вн".

328. При получении внутреннего документа его повторная регистрация не осуществляется. Регистрационный штамп ставится в правом углу нижнего поля первого листа документа с указанием даты поступления документа.

329. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления аналогично порядку прохождения отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

Организации работы с обращениями граждан

330. Все поступившие в аппарат Правительства письменные обращения граждан и приложения к ним, в том числе по почте и факсу, телеграфом, доставленные гражданами лично или их представителями, принятые Губернатором, первыми заместителями (заместителями) председателя Правительства в ходе личного приема граждан (далее - обращения граждан), в течение 3 календарных дней со дня их поступления регистрируются управлением по работе с обращениями граждан в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией для регистрации входящей корреспонденции.

331. Обращения граждан, поступившие в форме электронных документов посредством использования информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", системы электронного взаимодействия между Администрацией Президента Российской Федерации (МЭДО) и аппаратом Правительства, а также аудиофайлы обращений граждан, записанные на автоответчик "Телефона доверия Губернатора Ставропольского края", переносятся на бумажный носитель, расшифровываются и подлежат регистрации с использованием СЭДД "Дело" в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией для регистрации обращений граждан.

332. Содержание устного обращения гражданина на личном приеме граждан Губернатором, первыми заместителями (заместителями) председателя Правительства работниками управления по работе с обращениями граждан заносится в карточку личного приема гражданина, образец которой приведен в приложении 71 к настоящей Инструкции. Такое обращение гражданина подлежит регистрации с использованием СЭДД "Дело" в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией для регистрации обращений граждан.

333. Письма членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Думы Ставропольского края, депутатов органов законодательной (представительной) власти других субъектов Российской Федерации и депутатов советов муниципальных образований Ставропольского края, адресованные Губернатору и (или) членам Правительства, содержащие просьбы о рассмотрении обращений граждан, регистрируются в управлении по работе с обращениями граждан.

334. Обращения граждан с отметкой "Лично", поступившие в адрес Губернатора, членов Правительства и (или) работников аппарата Правительства, после вскрытия которых адресатами установлено, что они не являются письмами личного характера, передаются Губернатором, членами Правительства и (или) работниками аппарата Правительства в управление по работе с обращениями граждан для их дальнейшей регистрации.

335. Работник управления по работе с обращениями граждан, ответственный за прием и регистрацию обращений граждан:

1) проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность конверта и, при необходимости, возвращает в сектор по обработке служебной переписки управления делопроизводства невскрытыми конверты с обращениями граждан, ошибочно поступившие (направленные не по адресу);

2) вскрывает конверты, прикрепляет поступившие к обращениям граждан приложения;

3) в случае отсутствия в конверте обращения гражданина составляет справку следующего содержания: "Письмо в адрес Правительства Ставропольского края отсутствует.", указывает дату, ставит личную подпись;

4) отделяет от обращений граждан денежные знаки (кроме денежных знаков, изъятых из обращения), паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) для возвращения их гражданину почтовым отправлением (денежные знаки возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы оплачиваются за счет гражданина);

5) составляет в 2 экземплярах акт на:

письменные обращения граждан, поступившие с денежными знаками (кроме денежных знаков, изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками;

заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения или обнаружилась недостача приложений, упомянутых авторами обращения в описях на ценные письма;

6) не вскрывая конверт, нестандартный по весу, размеру, форме и имеющий неровности по бокам, странный запах или цвет, в котором прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), сообщает о нем начальнику управления по работе с обращениями граждан для принятия соответствующего решения.

336. При регистрации обращений граждан работник управления по работе с обращениями граждан указывает в РК обращения гражданина в СЭДД "Дело" следующие реквизиты:

1) фамилия и инициалы гражданина, направившего обращение (в именительном падеже);

2) почтовый и (или) электронный адрес гражданина (если обращение подписано двумя и более гражданами, то оно считается коллективным и при регистрации указываются фамилия и инициалы гражданина, чей адрес указан на конверте и в адрес которого направляется ответ);

3) наименование должностного лица, кому адресовано обращение гражданина;

4) наименование органа власти или организации, откуда поступило обращение гражданина, и реквизиты сопроводительного письма (в случае пересылки);

5) дополнительные сведения о гражданине (при их наличии), предусмотренные РК обращения гражданина в СЭДД "Дело".

Особенности присвоения регистрационного номера обращению гражданина определяются управлением по работе с обращениями граждан самостоятельно.

337. Работник управления по работе с обращениями граждан по просьбе обратившегося гражданина на копии или втором экземпляре обращения гражданина делает отметку с указанием даты приема обращения гражданина.

338. Работник управления по работе с обращениями граждан прочитывает обращение гражданина, принимает решение о его рассмотрении в подразделениях аппарата Правительства или направлении его на рассмотрение в государственные органы, органы местного самоуправления муниципальных образований Ставропольского края, иные организации и должностным лицам, в компетенцию которых входит решение вопросов, поставленных гражданином в обращении.

339. На доклад Губернатору, первым заместителям (заместителям) председателя Правительства, как правило, передаются индивидуальные и коллективные обращения, носящие общественно значимый характер, содержащие вопросы нарушения трудового законодательства должностными лицами органов исполнительной власти, а также обращения по вопросам, связанным с деятельностью правоохранительных, налоговых, таможенных органов и Вооруженных Сил.

Отбор обращений, передаваемых в соответствующие секретариаты для доклада, непосредственно осуществляет начальник управления по работе с обращениями граждан совместно с руководителем соответствующего секретариата.

После получения резолюции Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства обращения возвращаются в управление по работе с обращениями граждан для внесения содержания поручений в РК обращений в СЭДД "Дело", затем они направляются по назначению в соответствии с данным поручением.

Общее время прохождения обращений граждан в управлении по работе с обращениями граждан и в соответствующих секретариатах не должно превышать 7 дней со дня их регистрации.

340. Обращение гражданина направляется на рассмотрение в соответствующие подразделения аппарата Правительства, государственные органы, органы местного самоуправления, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с сопроводительным письмом, образцы которого приведены в приложениях 72 и 73 к настоящей Инструкции.

341. Одновременно обратившемуся гражданину направляется уведомление о переадресации его обращения (далее - уведомление), образец которого приведен в приложении 74 к настоящей Инструкции.

342. Обращение гражданина, направляемое на рассмотрение в несколько подразделений аппарата Правительства, государственных органов, органов местного самоуправления, территориальных органов федеральных органов исполнительной власти и должностным лицам, передается на исполнение в копиях.

343. В случае постановки обращения гражданина на контроль в любом свободном от текста верхнем углу обращения гражданина проставляется штамп "Контроль".

В случае постановки обращения гражданина на контроль федеральными органами власти проставляется штамп "Особый контроль".

В случае установления срока рассмотрения обращения гражданина Губернатором, первыми заместителями (заместителями) председателя Правительства в поручении, проставляется штамп "Контроль. Срок _______", в который вписывается дата представления информации в аппарат Правительства.

344. Для обеспечения отправки обращений граждан в подразделения аппарата Правительства, государственные органы, органы местного самоуправления, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, иные организации и должностным лицам на рассмотрение в соответствии с их компетенцией, они передаются по реестру в сектор по обработке служебной переписки управления делопроизводства.

345. Ответы на обращения граждан (далее - ответ), поступающие в аппарат Правительства, регистрируются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции работниками управления по работе с обращениями граждан в СЭДД "Дело".

346. В правом нижнем углу первой страницы ответа проставляется регистрационный штамп управления по работе с обращениями граждан установленного образца, в который вписывается регистрационный номер ответа. В случае если место, предназначенное для постановки вышеуказанного штампа, занято текстом, он может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.

347. Работники управления по работе с обращениями граждан на основе анализа содержания полученного ответа принимают решение о снятии обращения гражданина с контроля или о возврате ответа исполнителю для повторного рассмотрения вопроса, поставленного в обращении гражданина. В РК такого обращения в СЭДД "Дело" вносятся соответствующие отметки.

348. Работники управления по работе с обращениями граждан вносят в РК обращения гражданина в СЭДД "Дело" и в "связанные" с ней РК ответов в СЭДД "Дело" отметки о сроках и результатах рассмотрения обращения гражданина.

349. Ответы на обращения граждан, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации и поставленные на контроль, передаются в электронном виде с использованием системы электронного взаимодействия между Администрацией Президента Российской Федерации (МЭДО) и аппаратом Правительства.

350. После принятия решения о снятии обращения гражданина с контроля внизу по центру первой страницы ответа работник управления по работе с обращениями граждан проставляет штамп "В дело".

351. Хранение обращений граждан и ответов на них осуществляется в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

352. Документы на иностранных языках, поступившие в аппарат Правительства, направляются для их перевода в орган исполнительной власти, ответственный за международные и внешнеэкономические связи, после чего проходят регистрацию с использованием СЭДД "Дело" в секторе по обработке служебной переписки управления делопроизводства. При регистрации такого документа делается отметка о языке оригинала. Текст заверенного перевода такого документа прикрепляется к оригиналу документа.

353. Документы, направляемые зарубежным корреспондентам, в том числе и на иностранном языке, должны согласовываться с заместителем председателя Правительства, ответственным за международные и внешнеэкономические связи.

Указание дат в проектах таких писем производится строго в словесно-цифровой форме.

354. Оформление подлинника документа на иностранном языке и второго экземпляра документа на русском языке осуществляется в соответствии с международными правилами оформления деловой переписки. В остальном порядок подготовки таких документов, их подписание, регистрация и отправление осуществляются в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией.

Учет документооборота

355. Учет документооборота в аппарате Правительства за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год) ведется сектором по обработке служебной переписки управления делопроизводства.

Учет документооборота может проводиться по аппарату Правительства в целом или по его отдельным подразделениям.

Итоговые данные о документообороте в, аппарате Правительства ежемесячно подсчитываются (нарастающим итогом) заведующим сектором по обработке служебной переписки управления делопроизводства с использованием СЭДД "Дело".

Организация работы с документами
в подразделениях аппарата Правительства

356. Корреспонденция, поступающая в секретариат Губернатора, секретариаты, подразделения аппарата Правительства, рассматривается в день ее доставки.

357. Документы, содержащие поручения Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства, руководителя аппарата Правительства, министра Ставропольского края и заместителей руководителя аппарата Правительства руководителям подразделений аппарата Правительства, передаются через соответствующие секретариаты и приемные.

Поручения Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства передаются для исполнения в органы исполнительной власти и территориальные органы федеральных органов исполнительной власти (по согласованию), органы местного самоуправления муниципальных образований Ставропольского края (по согласованию) и иные организации через сектор по обработке служебной переписки управления делопроизводства.

358. Порядок организации работы с поручениями министра Ставропольского края, заместителей руководителя аппарата Правительства, представителей Губернатора, Правительства в Думе Ставропольского края, представителей Губернатора в муниципальном образовании Ставропольского края, Уполномоченного при Губернаторе по правам ребенка, Уполномоченного при Губернаторе по защите прав предпринимателей, руководителей подразделений аппарата Правительства определяется данными должностными лицами.

359. Сроки исполнения поручений определяются руководителем, давшим данное поручение, исходя из срока, установленного органом, направившим документ, или сроков, установленных федеральным законодательством или законодательством Ставропольского края.

Сроки исполнения поручений Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства определены пунктом 155 Регламента аппарата Правительства.

Поручения подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

с грифом "срочно" - в 3-дневный срок;

с грифом "оперативно" - в 10-дневный срок;

без указания срока - не более 30 календарных дней (со дня регистрации в секретариате Губернатора или соответствующих секретариатах);

по запросам членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (депутатскому запросу), депутатов Думы Ставропольского края - не позднее чем в 15-дневный срок с даты получения запроса или в иной, указанный в запросе срок, а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее чем через 30 календарных дней со дня учета запроса в секторе по обработке служебной переписки управления делопроизводства;

протест прокурора Ставропольского края - не позднее чем в 10-дневный срок со дня его поступления в аппарат Правительства;

представление прокурора Ставропольского края - в течение месяца со дня его поступления в аппарат Правительства;

экспертные заключения Главного управления Министерства юстиции Российской Федерации по Ставропольскому краю - в 30-дневный срок со дня их поступления в аппарат Правительства.

Порядок рассмотрения протестов и представлений прокурора Ставропольского края, экспертных заключений Главного управления Министерства юстиции Российской Федерации по Ставропольскому краю определен пунктами 235 - 238 Регламента аппарата Правительства.

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, днем окончания срока исполнения поручения считается ближайший следующий за ним рабочий день.

На документах, имеющих конкретный срок исполнения, в правом верхнем углу первого листа документа может проставляться штамп "Контроль" с указанием даты исполнения документа.

В особых случаях срок исполнения поручения Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства может быть продлен. Порядок продления срока исполнения поручения определен пунктом 157 Регламента аппарата Правительства.

Срок исполнения срочных и оперативных поручений, а также срок исполнения поручения, обусловленный необходимостью реализации положений законодательства Российской Федерации и законодательства Ставропольского края в установленные соответствующими правовыми актами сроки, не продлевается.

Не подлежат контролю документы, имеющие следующие резолюции:

"Для сведения";

"Для учета в работе";

"Для работы";

"Для руководства в работе";

"Для использования в работе".

360. Указание по исполнению документа дается в форме резолюции (поручения).

Резолюция (поручение) пишется на первом листе поступившего документа под реквизитом "Адресат" или оформляется в виде отдельного документа, оформленного на бланке формата А6, на котором и составляется текст резолюции (поручения).

В резолюции (поручении) указываются: фамилия (или фамилии) исполнителя (исполнителей); содержание поручения; срок исполнения; личная подпись должностного лица, дающего указание по исполнению документа; дата составления резолюции; регистрационный номер (входящий номер) поступившего документа; наименование организации; исходящий номер и дата документа, на который составлена резолюция. Образец оформления резолюции (поручения) приведен в приложении 75 к настоящей Инструкции.

Если поручение дано нескольким должностным лицам, то должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное словом "Созыв" или "Свод", организует работу по исполнению поручения, являясь ответственным исполнителем поручения, и несет ответственность за его своевременное и качественное исполнение. Образец оформления такого поручения приведен в приложении 76 к настоящей Инструкции.

Соисполнители поручения представляют ответственному исполнителю свои предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения.

Ответственный исполнитель определяет порядок выполнения поручения, согласования и подготовки проекта документа. При необходимости выполнения в сжатые сроки ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего может создать рабочую группу и провести согласительные совещания. Порядок выполнения поручений определен пунктом 158 Регламента аппарата Правительства.

Ответственный исполнитель с учетом важности содержащихся в документе вопросов:

организует подготовку предложений по их решению и вносит эти предложения на рассмотрение Губернатору, первым заместителям (заместителям) председателя Правительства (согласно тексту резолюции (поручения): "Прошу внести предложения ...", "Доложить ...");

направляет на рассмотрение в органы исполнительной власти обращения, содержащие вопросы, отнесенные к компетенции этих органов.

При указании в резолюции (поручении) в качестве исполнителей документа нескольких лиц с пометкой "По курируемым вопросам" или "По курируемым территориям", "В части касающейся" - ответственным исполнителем считается каждое лицо, указанное в резолюции (поручении).

Документ исполняется в полном соответствии с текстом резолюции (поручения), например:

"Для рассмотрения в установленном порядке" - рассмотрение и направление ответа в организацию, направившую документ;

"Для организации соответствующей работы" - проведение соответствующей работы и направление ответа в организацию, направившую документ, или направление информации об исполнении документа в адрес ответственного исполнителя;

"Прошу рассмотреть и подготовить проект ответа ..." - рассмотрение и подготовка проекта ответа за подписью Губернатора (такой проект ответа визируется всеми исполнителями и начальником государственно-правового управления как на бумажном носителе, так и в РКПД в СЭДД "Дело") или проекта ответа за подписью первого заместителя (заместителя) председателя Правительства (такой проект ответа визируется всеми исполнителями как на бумажном носителе, так и в РКПД в СЭДД "Дело").

К проекту ответа должна быть приложена копия документа с резолюцией (поручением) Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства.

Проект ответа с приложениями (при их наличии) передается руководителю секретариата Губернатора или соответствующего секретариата для его дальнейшего рассмотрения.

361. Переписка с руководителями федеральных органов государственной власти, органов государственной власти других субъектов Российской Федерации, судебными органами, прокуратурой Ставропольского края и Думой Ставропольского края, а также подготовка докладов об исполнении поручений или указаний Президента Российской Федерации осуществляется за подписью Губернатора или лица, исполняющего его обязанности, в соответствии с пунктом 159 Регламента аппарата Правительства.

362. При подготовке служебной записки на имя Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства с предложениями или информацией об исполнении поручения необходимо наличие:

1) ссылки на регистрационный номер документа, в отношении которого давалось поручение;

2) ссылки на поручение Губернатора, поручения первых заместителей (заместителей) председателя Правительства, например: "По Вашему поручению был рассмотрен вопрос о ...";

3) виз соисполнителей поручения или их служебных записок в адрес ответственного исполнителя с предложениями по решению вопроса (в случае если поручение дано двум и более исполнителям);

4) отметки об исполнителе (инициалы, фамилия и номер телефона).

363. При подготовке ответа в адрес организации, направившей документ, необходимо наличие:

1) ссылки на исходящий номер документа;

2) ссылки на поручение Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства, например: "По поручению Губернатора Ставропольского края Ваше обращение рассмотрено ...";

3) виз соисполнителей поручения или их служебных записок в адрес ответственного исполнителя с предложениями по решению вопроса (если поручение дано двум и более исполнителям);

4) сопроводительного письма - в случае направления необходимых материалов по запросу о предоставлении информации;

5) отметки об исполнителе (инициалы, фамилия и номер телефона).

364. Если документ направляется на исполнение в подведомственную или другую организацию, то об этом ставится в известность заявитель в сроки, предусмотренные федеральным законодательством или законодательством Ставропольского края.

365. Поручение Губернатора, первых заместителей (заместителей) председателя Правительства считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения резолюции, документированного подтверждения выполнения, представленного в секретариат Губернатора или соответствующий секретариат (в соответствии с распределением обязанностей). Представленная информация должна содержать сведения об информировании заявителя.

Отметка об исполнении документа также заносится в РК данного документа в СЭДД "Дело" в виде отчета. В отчете обязательно указываются состояние исполнения ("Окончательный", "Промежуточный" - выбирается из выпадающего списка) и дата исполнения. Также следует ввести текст отчета (например: "Ответ от _____________ N _______ направлен в ..."; "Вопрос обсужден на ....."; "Принято постановление Правительства Ставропольского края от _____________ N _______ "; " Заявителю дано разъяснение в личной беседе ....").

Отметка о снятии поручения с контроля вносится в РК соответствующего документа в СЭДД "Дело" и проставляется на копии документа в секретариате Губернатора или соответствующих секретариатах в соответствии с требованиями, установленными Регламентом аппарата Правительства.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа на свободном от текста месте и содержит слова "В дело", дата и подпись лица, ответственного за исполнение документа в соответствии с резолюцией (поручением) или подпись лица руководителя соответствующего секретариата.

XII. Особенности работы с электронными копиями документов

366. Под электронной копией документа понимается файл, содержание, оформление и форматирование которого полностью идентичны исходному документу на бумажном носителе.

В аппарате Правительства создаются и используются электронные копии документов, полученные в результате сканирования подписанных документов и хранящиеся в СЭДД "Дело" в формате TIFF, PDF (далее - электронная копия документа).

367. Единицей учета электронной копии документа является его РК в СЭДД "Дело". При создании РК документа в СЭДД "Дело" обязательным условием является прикрепление электронной копии документа в области "Файлы" РК.

368. Прием и отправка электронных копий документов осуществляются самостоятельно работниками, уполномоченными на их создание.

369. Документы, полученные только в виде их электронных копий, после их исполнения подлежат хранению в течение сроков, предусмотренных для таких видов документов на бумажном носителе.

370. Исполненные документы, поступившие в виде их электронных копий, систематизируются в дела в подразделениях аппарата Правительства в соответствии с их номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составляемых из документов на бумажном носителе.

В таком случае при составлении номенклатуры дел подразделений аппарата Правительства указывается, что соответствующее дело ведется в электронном виде.

Работа с документами с использованием электронной почты

371. В целях повышения оперативности обмена информацией в процессе подготовки документов допускается передача электронных копий документов с использованием электронной почты.

372. Документы, передаваемые с использованием электронной почты, должны быть зарегистрированы в СЭДД "Дело". В РК такого документа в СЭДД "Дело" делается отметка о способе его направления.

Для передачи электронной копии письма с использованием электронной почты нескольким организациям составляется список, в котором указываются наименования организаций, адреса их электронной почты. После передачи электронной копии письма электронной почтой подлинник письма на бумажном носителе направляется адресату почтовой связью через сектор по обработке служебной переписки управления делопроизводства.

373. Сообщения, направляемые иностранным адресатам с использованием электронной почты, должны быть завизированы руководителем аппарата Правительства.

Сообщения, направляемые на иностранных языках с использованием электронной почты, отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим такое сообщение.

Ответственность за содержание письма, передаваемого с использованием электронной почты, возлагается на исполнителя, подготовившего данное письмо для передачи, должностное лицо или руководителя соответствующего подразделения аппарата Правительства.

374. Электронные копии документов, поступивших в аппарат Правительства посредством электронной почты, регистрируется в СЭДД "Дело" в соответствии с требованиями настоящей Инструкции. В РК такого документа в СЭДД "Дело" делается отметка о способе его получения.

Электронная копия такого документа переносится на бумажный носитель и дальнейший порядок работы с данным документом аналогичен порядку работы с документами, поступившими на бумажном носителе.

XIII. Машинописные работы

375. В аппарате Правительства печатаются только документы служебного характера.