Постановление Администрации городского округа "Город Калининград" от 24.08.2015 № 1414

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА

"ГОРОД КАЛИНИНГРАД"

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 24 августа 2015 г.                                                                            N 1414

г. Калининград

О Регламенте администрации городского округа

"Город Калининград"

(В редакции Постановления Администрации городского округа "Город Калининград" от 12.01.2016 № 1; от 10.03.2016 № 278;

от 22.04.2016 № 534; от 07.11.2016 № 1692)

В целях обеспечения условий для повышения эффективности деятельности администрации городского округа "Город Калининград", совершенствования взаимодействия должностных лиц, структурных подразделений администрации городского округа "Город Калининград", руководствуясь Уставом городского округа "Город Калининград", в соответствии с Решением городского Совета депутатов Калининграда от 15.04.2015 N 115 "Об утверждении структуры администрации городского округа "Город Калининград"

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить Регламент администрации городского округа "Город Калининград" (приложение).

2. Руководителям структурных подразделений администрации городского округа ознакомить муниципальных служащих и технических работников с Регламентом администрации городского округа "Город Калининград", довести до сведения руководителей подведомственных организаций.

3. Считать утратившими силу Постановления администрации городского округа "Город Калининград":

- от 05.04.2013 N 444 "О Регламенте администрации городского округа "Город Калининград";

- от 30.10.2013 N 1687 "О внесении изменений в Постановление администрации городского округа от 05.04.2013 N 444 "О Регламенте администрации городского округа "Город Калининград";

- от 06.11.2013 N 1719 "О внесении изменений в Постановление администрации городского округа от 05.04.2013 N 444 "О Регламенте администрации городского округа "Город Калининград";

- от 26.11.2013 N 1811 "О внесении изменений в Постановление администрации городского округа от 05.04.2013 N 444 "О Регламенте администрации городского округа "Город Калининград";

- от 28.01.2014 N 92 "О внесении изменений в Постановление администрации городского округа от 05.04.2013 N 444 "О Регламенте администрации городского округа "Город Калининград";

- от 17.07.2014 N 1098 "О внесении изменений в Постановление администрации городского округа от 05.04.2013 N 444 "О Регламенте администрации городского округа "Город Калининград" (в редакции Постановления от 28.01.2014 N 92)";

- от 04.12.2014 N 1870 "О внесении изменений в Постановление администрации городского округа от 05.04.2013 N 444 "О Регламенте администрации городского округа "Город Калининград" (в редакции от 21.07.2014 N 1112)";

- от 21.07.2014 N 1112 "О внесении изменений в Постановление администрации городского округа от 05.04.2013 N 444 "О Регламенте администрации городского округа "Город Калининград" (в редакции от 28.01.2014 N 92)";

- от 20.02.2015 N 267 "О внесении изменений в Постановление администрации городского округа от 05.04.2013 N 444 "О Регламенте администрации городского округа "Город Калининград" (в редакции от 04.12.2014 N 1870)";

- от 21.05.2015 N 825 "О внесении изменений в Постановление администрации городского округа от 05.04.2013 N 444 "О Регламенте администрации городского округа "Город Калининград".

4. Общему отделу администрации городского округа "Город Калининград" (В.М. Горбань) обеспечить опубликование Постановления в газете "Гражданин", на официальном сайте администрации городского округа "Город Калининград" в сети Интернет.

5. Контроль за исполнением Постановления возложить на управляющего делами администрации городского округа "Город Калининград" И.В. Воробьеву.

Глава городского округа                                                   А.Г. Ярошук

Приложение

к Постановлению администрации

городского округа "Город Калининград"

от 24 августа 2015 г. N 1414

РЕГЛАМЕНТ

администрации городского округа "Город Калининград"

(В редакции Постановления Администрации городского округа "Город Калининград" от 12.01.2016 № 1; от 10.03.2016 № 278;

от 22.04.2016 № 534; от 07.11.2016 № 1692)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. В соответствии с Федеральным законом "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Законом Калининградской области "О правовом регулировании вопросов организации местного самоуправления на территории Калининградской области" и Уставом городского округа "Город Калининград" (далее - Устав города) администрация городского округа "Город Калининград" является исполнительно-распорядительным органом муниципального образования "Городской округ "Город Калининград" и действует под непосредственным руководством главы городского округа "Город Калининград" (далее - глава городского округа).

1.2. Регламент администрации городского округа "Город Калининград" (далее - Регламент) является правовым актом, регулирующим деятельность администрации городского округа "Город Калининград" и главы городского округа при исполнении им полномочий главы администрации городского округа, подписании и обнародовании в порядке, установленном Уставом города, нормативных правовых актов, принятых городским Советом депутатов Калининграда (далее - городской Совет депутатов), определяющим порядок организационного, документационного и информационного обеспечения деятельности администрации городского округа "Город Калининград".

1.3. Администрация городского округа "Город Калининград" (далее -администрация городского округа) осуществляет свою деятельность в соответствии с Конституцией Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Калининградской области, Уставом города, решениями городского Совета депутатов, постановлениями и распоряжениями главы городского округа, постановлениями и распоряжениями администрации городского округа, настоящим Регламентом.

Администрацию городского округа возглавляет на принципах единоначалия глава городского округа.

Администрация городского округа и глава городского округа в соответствии с Федеральным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" имеют печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.

1.4. Глава городского округа и администрация городского округа в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Калининградской области решают вопросы местного значения городского округа и выполняют отдельные государственные полномочия, переданные федеральными законами и законами Калининградской области.

1.5. Глава городского округа (в его отсутствие - первый заместитель главы городского округа) осуществляет в соответствии с федеральными законами и Уставом города международные и внешнеэкономические связи.

Реализация международных связей осуществляется в соответствии с подпунктами 1, 7 пункта 2 статьи 44 Устава города и Решением окружного Совета депутатов г. Калининграда от 09.12.2009 N 294 "О порядке осуществления городским округом "Город Калининград" международных и межмуниципальных связей, участия городского округа в организациях межмуниципального сотрудничества".

Координация международной деятельности, организация работы по осуществлению международных и межмуниципальных связей осуществляются отделом международных связей.

Организация работы по осуществлению внешнеэкономических связей осуществляется отделом социально-экономического развития и внешнеэкономических связей управления экономического развития комитета экономики, финансов и контроля.

1.6. Исполнительные функции глава городского округа осуществляет путем издания распорядительных документов. Порядок подготовки распорядительных документов и их исполнения определяется Регламентом.

1.7. В случае временного отсутствия главы городского округа (командировка, отпуск и иные случаи невозможности исполнения должностных обязанностей) его полномочия, определенные пунктом 8 статьи 44 Устава города, возлагаются на первого заместителя главы администрации городского округа либо, по решению главы городского округа, на одного из заместителей главы администрации городского округа на основании соответствующего распоряжения.

1.8. Структурные подразделения администрации городского округа, наделенные правами юридического лица, а также управление ЗАГС и его структурные подразделения имеют печати, бланки и штампы.

Структурные подразделения администрации городского округа без права юридического лица могут иметь собственные печати, бланки и штампы.

Порядок использования бланков определяется инструкцией по делопроизводству, утверждаемой распоряжением администрации городского округа.

Порядок изготовления, применения, хранения, уничтожения печатей и штампов определяется Положением о порядке применения печатей и штампов в администрации городского округа, утверждаемым распоряжением администрации городского округа.

Ответственность за использование и хранение бланков, печатей и штампов несут руководители соответствующих структурных подразделений.

1.9. В администрации городского округа издаются распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы), оформляются поручения, ведется работа по рассмотрению обращений юридических и физических лиц, заключению договоров, в том числе в целях обеспечения муниципальных нужд, проводятся совещания, предоставляются муниципальные услуги, осуществляется межведомственное взаимодействие в порядке, установленном действующим законодательством, настоящим Регламентом, инструкцией по делопроизводству, другими правовыми актами.

1.10. Информация о работе главы городского округа и администрации городского округа доводится до сведения населения управлением по связям с общественностью и средствами массовой информации администрации городского округа (далее - управление СМИ) через средства массовой информации и официальный сайт администрации городского округа в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

1.11. Взаимодействие структурных подразделений администрации городского округа со средствами массовой информации, журналистами осуществляется через управление СМИ.

1.12. Информация о проводимых мероприятиях, имеющих общегородское значение, направляется структурным подразделением, ответственным за организацию и проведение данного мероприятия, в управление СМИ не позднее чем за 3 рабочих дня до даты проведения запланированного мероприятия.

1.13. Требования Регламента распространяются на все служебные документы главы городского округа и администрации городского округа несекретного характера и обязательны для исполнения всеми сотрудниками администрации городского округа.

1.14. Нарушение требований Регламента влечет привлечение сотрудников администрации городского округа к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

2. СТРУКТУРА И ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА

2.1. Структура администрации городского округа формируется и представляется на утверждение городского Совета депутатов главой городского округа.

2.2. На основании утвержденной структуры утверждаются штатное расписание администрации городского округа, должностные инструкции руководителей структурных подразделений, муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению администрации.

2.3. Положения о структурных подразделениях, наделенных правами юридического лица, утверждаются городским Советом депутатов.

Положения о комитетах, управлениях, отделах администрации городского округа утверждаются распоряжениями администрации городского округа.

Должностные инструкции муниципальных служащих и работников по техническому обеспечению разрабатываются руководителями соответствующих структурных подразделений и утверждаются распоряжениями администрации городского округа.

3. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТЫ, ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНЫХ, АППАРАТНЫХ И РАБОЧИХ СОВЕЩАНИЙ, ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ИСПОЛНЕНИЯ ПОРУЧЕНИЙ

     (Заголовок раздела в редакции Постановления Администрации Муниципального образования "городской округ "Город Калининград" от 07.11.2016 № 1692)

Планирование работы

3.1. Администрация городского округа осуществляет свою работу в соответствии с утвержденным главой городского округа планом основных мероприятий администрации городского округа на месяц (далее - План).

3.2. План состоит из следующих разделов:

- мероприятия под руководством (с участием) главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа;

- мероприятия под руководством заместителей главы администрации, председателей комитетов, заместителя главы администрации, управляющего делами администрации городского округа (далее - управляющий делами);

- основные мероприятия в структурных подразделениях администрации городского округа;

- участие в работе комиссий городского Совета депутатов;

- культурно-массовые и спортивные мероприятия.

3.3. План включает в себя следующие графы:

- дата, время проведения мероприятия;

- наименование;

- наименование структурного подразделения, ответственного за организацию и проведение мероприятия;

- примечание, место проведения мероприятия.

3.4. Разработку проекта Плана осуществляет организационно-инспекторский отдел административного управления администрации городского округа (далее - организационно-инспекторский отдел) по предложениям структурных подразделений администрации городского округа.

3.5. Структурные подразделения администрации городского округа представляют в организационно-инспекторский отдел планы мероприятий на очередной месяц и предложения для включения в План, согласованные с курирующими заместителями главы администрации, председателями комитетов, заместителем главы администрации, до 20-го числа месяца, предшествующего планируемому, на бумажном носителе и в электронном виде.

3.6. Организационно-инспекторский отдел за 3 рабочих дня до истечения месяца, предшествующего планируемому, представляет проект Плана управляющему делами.

Организация рабочих совещаний под руководством главы городского округа по вопросам исполнительской дисциплины

3.61. В целях решения текущих управленческих задач, контроля исполнения распорядительных документов главой городского округа проводятся рабочие совещания по исполнительской дисциплине (далее - Совещание), в которых принимают участие первый заместитель главы городского округа, заместители главы администрации, председатели комитетов, заместитель главы администрации, управляющий делами, заместитель управляющего делами, начальник управления оперативного обеспечения (далее - участники Совещания), а также иные должностные лица администрации и руководители подведомственных организаций (по решению главы городского округа).

3.62. Подготовку и справочно-информационное обеспечение Совещаний осуществляет организационно-инспекторский отдел административного управления.

3.63. Дата и время проведения Совещания предварительно согласовываются с управлением оперативного обеспечения.

3.64. Повестка дня Совещания формируется из документов, подлежащих контролю в администрации городского округа. В нее также могут включаться иные вопросы по предложениям участников Совещания. В этом случае инициаторы рассмотрения вопросов направляют соответствующие материалы в организационно-инспекторский отдел не позднее чем за 2 рабочих дня до дня проведения Совещания.

3.65. Не позднее чем за 1 рабочий день до дня проведения Совещания помощник управляющего делами оповещает участников Совещания о времени его проведения, а также направляет по электронной почте в их адрес повестку дня Совещания.

3.66. Участники Совещания могут по согласованию с главой городского округа привлекать иных должностных лиц и руководителей подведомственных организаций к участию в Совещании, если того требуют вопросы, определенные повесткой дня.

3.67. Материалы Совещания представляются главе городского округа не позднее чем за 1 рабочий день до дня его проведения.

3.68. Решения, принятые на Совещании, оформляются управляющим делами в виде поручения главы городского округа или контрольной резолюцией.

(Подраздел дополнен - Постановление Администрации Муниципального образования "городской округ "Город Калининград" от 07.11.2016 № 1692)

3.7. Подписанный управляющим делами проект Плана представляется на утверждение главе городского округа. План утверждается не позднее последнего рабочего дня месяца, предшествующего планируемому.

Утвержденный главой городского округа План рассылается организационно-инспекторским отделом в структурные подразделения администрации городского округа, подведомственным организациям, в Общественный совет при главе городского округа через систему электронного документооборота "Дело" (далее - СЭД "Дело"), посредством электронной почты либо факсимильной связью.

3.8. С учетом мероприятий Плана и текущих изменений и дополнений организационно-инспекторский отдел еженедельно в среду до 17 часов формирует план основных мероприятий администрации городского округа на следующую неделю и рассылает его в структурные подразделения через СЭД "Дело", посредством электронной почты либо факсимильной связи.

Об изменении даты проведения мероприятия либо его отмене структурное подразделение администрации оперативно информирует организационно-инспекторский отдел.

3.9. Контроль выполнения Плана и недельного плана осуществляет организационно-инспекторский отдел.

Организация оперативных совещаний

3.10. Оперативное совещание является формой коллегиального рассмотрения вопросов деятельности администрации городского округа.

3.11. Основная задача оперативного совещания - рассмотрение наиболее важных и актуальных вопросов, возникающих в процессе деятельности главы городского округа и администрации городского округа, оперативное принятие решений по ним, обеспечение контроля хода исполнения документов и поручений.

3.12. Организационное и справочно-информационное обеспечение оперативного совещания осуществляет организационно-инспекторский отдел.

3.13. Оперативные совещания проводятся ежемесячно. По решению главы городского округа могут проводиться внеплановые или выездные оперативные совещания.

3.14. Оперативные совещания проводятся в соответствии с планом оперативных совещаний на месяц, который формируется организационно-инспекторским отделом на основе поручений главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа, предложений руководителей структурных подразделений, управляющего делами и утверждается главой городского округа.

Ежемесячный план оперативных совещаний включает в себя перечень основных вопросов, подлежащих рассмотрению, с указанием даты их рассмотрения и должностных лиц, ответственных за подготовку материалов (докладчиков и содокладчиков).

3.15. Руководители структурных подразделений администрации городского округа к 20-му числу месяца, предшествующего планируемому, представляют в организационно-инспекторский отдел перечень вопросов, предлагаемых для рассмотрения на оперативных совещаниях, с указанием предполагаемой даты их рассмотрения, докладчиков (содокладчиков).

Вопросы, требующие оперативного рассмотрения, вносятся в повестку очередного оперативного совещания по решению главы городского округа либо по инициативе первого заместителя главы администрации городского округа, заместителей главы администрации, председателей комитетов, заместителя главы администрации, управляющего делами по согласованию с главой городского округа, первым заместителем главы администрации городского округа.

3.16. Решение о снятии или об изменении срока рассмотрения вопроса, предусмотренного планом, либо о включении дополнительных, не включенных в план вопросов для рассмотрения на оперативном совещании принимает глава городского округа, первый заместитель главы администрации городского округа на основании мотивированного предложения (в письменной форме), представленного должностным лицом, ответственным за подготовку вопроса, не позднее чем за 3 рабочих дня до дня проведения оперативного совещания.

3.17. План очередного оперативного совещания формируется из вопросов месячного плана, а также вопросов, требующих оперативного рассмотрения и внесенных главой городского округа, первым заместителем главы администрации городского округа.

3.18. Подписанный управляющим делами план очередного оперативного совещания за 5 рабочих дней до совещания регистрируется организационно-инспекторским отделом в СЭД "Дело" в группе документов "Оперативное совещание" под соответствующим порядковым номером. Электронный вариант прикрепляется к регистрационной карточке, которая рассылается участникам оперативного совещания для ознакомления и организации подготовки материалов по вопросам, предусмотренным планом.

3.18.1. Руководитель структурного подразделения, являющийся докладчиком (или содокладчиком) по вопросам, предложенным к рассмотрению на совещании, вносит в регистрационную карточку подчиненную резолюцию для исполнителей, назначенных им для подготовки материалов.

Руководитель структурного подразделения вправе уполномочить подчиненного ему муниципального служащего на осуществление этих действий, управляющего делами.

3.18.2. Руководители структурных подразделений, которые готовят соответствующие вопросы для рассмотрения на оперативном совещании, за 3 рабочих дня, предшествующих дню проведения совещания, прикрепляют тексты докладов и другие тематические справочно-информационные материалы к регистрационной карточке в СЭД "Дело". Документ считается подписанным руководителем структурного подразделения администрации, если он прикреплен к регистрационной карточке в СЭД "Дело" с использованием учетной записи руководителя или помощника заместителя главы администрации, председателя комитета, заместителя главы администрации, управляющего делами.

3.18.3. Приложения к докладам в виде слайдов, таблиц, фотографий, графиков, диаграмм и т.п. также прикрепляются в электронном виде к регистрационной карточке за 2 рабочих дня до проведения оперативного совещания для организации МКУ "Центр информационно-коммуникационных технологий" (далее - МКУ "ЦИКТ") их демонстрации во время оперативного совещания.

Демонстрация слайдов во время проведения оперативного совещания сопровождается сотрудником структурного подразделения, ответственного за подготовку материалов по соответствующему вопросу плана.

3.18.4. Руководители структурных подразделений, которым поручена подготовка материалов, несут персональную ответственность за их качество и своевременность представления.

3.19. Материалы оперативного совещания (план проведения совещания, доклады и справочно-информационные материалы по включенным в него вопросам) распечатываются организационно-инспекторским отделом из СЭД "Дело" и со списком участников и приглашенных представляются главе городского округа не позднее 14 часов дня, предшествующего дате проведения совещания.

Остальные участники оперативного совещания используют для работы материалы, прикрепленные к регистрационной карточке в СЭД "Дело".

3.19.1. Подведомственные муниципальные предприятия и учреждения, у которых отсутствует СЭД "Дело", представляют материалы к оперативному совещанию на бумажном носителе и посредством электронной почты.

3.19.2. Для обмена информацией посредством электронной почты используются официальные электронные адреса администрации городского округа, подведомственных муниципальных предприятий и учреждений. В переписке участвуют адреса из доменной зоны klgd.ru и (или) зарегистрированные на подведомственные организации доменные и почтовые адреса.

3.19.3. Электронный адрес для представления сведений по оперативным совещаниям: [email protected].

3.20. Состав участников оперативного совещания формируется из постоянных участников совещания и приглашенных лиц. В постоянный состав участников оперативного совещания входят:

- первый заместитель главы городского округа;

- первый заместитель главы администрации городского округа;

- заместители главы администрации, председатели комитетов, заместитель главы администрации городского округа;

- заместители председателя комитета городского хозяйства;

- заместитель председателя комитета экономики, финансов и контроля, начальник управления экономического развития;

- управляющий делами;

- председатель комитета по образованию;

- председатель юридического комитета;

- начальник управления оперативного обеспечения (помощник главы администрации городского округа);

- начальник управления жилищного и коммунального хозяйства;

- начальник управления культуры;

- начальник управления социальной поддержки населения;

- начальник управления по связям с общественностью и СМИ;

- начальник отдела муниципального жилищного контроля и контроля в сфере благоустройства комитета городского хозяйства;

- руководители муниципальных ресурсоснабжающих организаций, подведомственных комитету городского хозяйства.

Списки лиц, приглашенных на оперативное совещание, за 2 рабочих дня до даты проведения совещания представляются структурными подразделениями - постоянными участниками оперативного совещания в организационно-инспекторский отдел и согласовываются с управляющим делами.

3.21. На оперативное совещание могут приглашаться руководители или представители организаций и предприятий, имеющие непосредственное отношение к рассматриваемому вопросу. Ответственными за оповещение и приглашение руководителей или представителей этих организаций являются структурные подразделения, на которые возложена подготовка соответствующих вопросов плана оперативного совещания.

3.22. В случае невозможности личного присутствия на оперативном совещании должностные лица уведомляют организационно-инспекторский отдел о причине отсутствия, а также о замещающих их на оперативном совещании лицах с указанием должностей, фамилий, имен, отчеств по электронной почте до 12 часов дня, предшествующего дате проведения оперативного совещания. В экстренных случаях организационно-инспекторский отдел уведомляется незамедлительно.

Отсутствие на оперативном совещании участников постоянного состава без уважительной причины (отпуск, командировка, болезнь) либо без согласования с главой городского округа или с лицом, исполняющим его обязанности, не допускается.

3.23. Лица, участвующие в оперативном совещании, регистрируются организационно-инспекторским отделом за 10 минут до начала оперативного совещания.

3.24. Время для докладов на оперативном совещании устанавливается до 15 минут, для содокладов - до 5 минут, для выступлений в прениях и информации - до 3 минут. В отдельных случаях по предложению докладчика время доклада может быть увеличено. Материалы оперативного совещания (список присутствующих, план проведения совещания, доклады, информационно-аналитические справки и др.) приобщаются в номенклатурное дело и хранятся в организационно-инспекторском отделе.

3.25. Присутствие представителей средств массовой информации и проведение кино-, видео- и фотосъемок на оперативном совещании допускается по согласованию с управляющим делами по предложению начальника управления по связям с общественностью и средствами массовой информации.

По окончании оперативного совещания управление СМИ организует брифинг для представителей средств массовой информации по рассмотренным на совещании вопросам, обеспечивает информирование граждан через средства массовой информации о вопросах, рассмотренных на совещании, и о принятых по этим вопросам решениях.

3.26. МКУ "ЦИКТ" организует техническое обеспечение оперативных совещаний (аудио- и при необходимости видеозапись совещаний, демонстрацию видео- и фотоматериалов докладчиков, работу звукоусиливающей аппаратуры, прямую трансляцию и т.п.).

Аудио-, видеозаписи оперативных совещаний администрации городского округа хранятся в МКУ "ЦИКТ" в течение 1 года.

МБУ "Служба административно-технического обеспечения" (далее - МБУ "САТО") отвечает за подготовку зала заседаний (оборудование мебелью, освещение, кондиционирование, надлежащий порядок и чистоту).

3.27. Участникам оперативного совещания и приглашенным лицам во время проведения совещания не разрешается пользоваться средствами мобильной связи.

3.28. Ответственным за организацию выездных оперативных совещаний главы городского округа является управление оперативного обеспечения. Руководители структурных подразделений администрации городского округа, руководители муниципальных предприятий и учреждений готовят и представляют в управление оперативного обеспечения материалы для проведения выездного совещания.

Порядок подготовки и исполнения поручений

3.29. Решения, принятые на оперативных и выездных совещаниях, оформляются в виде поручений главы городского округа (далее - поручение) заместителем управляющего делами и управлением оперативного обеспечения соответственно.

Проект поручения предусматривает сквозную нумерацию поручительских пунктов, полное их содержание, назначение ответственных исполнителей, определение сроков исполнения, указание фамилии, имени, отчества лица, подготовившего проект поручения, номера его рабочего телефона, даты.

3.30. Проект поручения рассылается организационно-инспекторским отделом по электронной почте либо факсимильной связью на следующий после проведения совещания рабочий день основным исполнителям для согласования текста поручения и сроков его исполнения.

Если в течение четырех часов с момента рассылки проекта поручения от исполнителей не поступила его уточненная формулировка, проект поручения считается согласованным.

3.31. Согласованный структурными подразделениями проект поручения подписывается управляющим делами и направляется на утверждение главе городского округа.

3.32. Утвержденные главой городского округа поручения регистрируются организационно-инспекторским отделом и рассылаются исполнителям через СЭД "Дело", в случае отсутствия СЭД "Дело" - по электронной почте либо факсимильной связью.

3.33. Поручения, подготовленные по инициативе структурного подразделения администрации городского округа, согласовываются со структурными подразделениями, причастными к их исполнению, визируются руководителем этого структурного подразделения, управляющим делами и направляются на утверждение главе городского округа.

3.34. Лицо, ответственное за контроль исполнения поручений в структурном подразделении администрации городского округа, в течение рабочего дня доводит поручение до сведения руководителя структурного подразделения и вносит в регистрационную карточку в СЭД "Дело" контрольную резолюцию и фамилию ответственного исполнителя.

3.35. В поручении устанавливается срок (календарная дата) его исполнения. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его исчисления считается дата, следующая за днем регистрации поручения. Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в течение одного месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца) от даты регистрации поручения.

В случае, если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель за 3 рабочих дня до даты исполнения документа представляет главе городского округа предложения о продлении срока с указанием обоснованных причин продления и планируемой даты исполнения. Поручение считается продленным только при принятии главой городского округа положительного решения.

3.36. Основным (ответственным) исполнителем поручения является должностное лицо, указанное в поручении как исполнитель (или первый в списке, если назначено несколько исполнителей). Исполнитель несет ответственность за организацию работы по исполнению поручения в полном объеме.

Соисполнители представляют основному (ответственному) исполнителю подписанные руководителем структурного подразделения (его заместителем) предложения и необходимые для полного исполнения поручения материалы за 3 рабочих дня до истечения срока исполнения, если он не превышает 10 рабочих дней, и за 1/3 срока, установленного для исполнения, если он превышает 10 рабочих дней.

3.37. Основной (ответственный) исполнитель определяет порядок согласования и подготовки отчета об исполнении поручения. В случае, если определен короткий срок исполнения поручения, основной исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего при необходимости организует и проводит рабочее совещание с соисполнителями. В тексте итогового (сводного) отчета указывается, с кем он согласован, с кем не согласован, к тексту прилагается протокол разногласий. Соисполнитель направляет свое мнение (позицию) в адрес основного исполнителя.

3.38. Основной (ответственный) исполнитель поручения вносит отчет о ходе исполнения в СЭД "Дело" и прикрепляет файл с проектом отчета об исполнении и пометкой "передано на подпись руководителю".

Подписанный руководителем и зарегистрированный в установленном порядке отчет представляется в организационно-инспекторский отдел управлением оперативного обеспечения администрации городского округа (далее - управление оперативного обеспечения) или общим отделом администрации городского округа (далее - общий отдел) по кругу ведения.

3.39. Отчет об исполнении поручения составляется по каждому конкретному пункту поручения и состоит из следующих разделов:

- "содержание поручения" - в разделе приводится полный текст утвержденного поручения без каких-либо изменений;

- "ответственный исполнитель" - указывается структурное подразделение администрации городского округа и должностное лицо, персонально ответственное за исполнение поручения, соисполнители;

- "срок исполнения" - указывается дата исполнения поручения, а также дата продления срока исполнения поручения, если срок его исполнения был продлен;

- "информация по выполнению поручения" - кратко излагаются основные мероприятия по выполнению поручения и их результаты с указанием реквизитов подготовленных документов; информация заканчивается одним из следующих предложений:

а) "Прошу снять поручение с контроля" - в случае исполнения поручения в полном объеме;

б) "Прошу продлить срок исполнения до __________" - указываются конкретная дата и обоснованные причины необходимости продления;

в) "Прошу назначить основным (ответственным) исполнителем, соисполнителем данного поручения ____________" - указывается структурное подразделение администрации городского округа и обоснованные причины необходимости замены ответственного исполнителя;

г) "Информация докладывается в порядке промежуточного контроля".

Отчет об исполнении поручения составляется на имя главы городского округа, подписывается основным (ответственным) исполнителем и представляется на регистрацию за 1 рабочий день до истечения срока его исполнения.

3.40. Организационно-инспекторский отдел проверяет полноту содержания и правильность оформления отчета об исполнении поручения, вносит сведения об исполнении в СЭД "Дело", заполняет контрольную карточку и представляет материалы заместителю управляющего делами для анализа и последующего доклада главе городского округа, первому заместителю главы администрации городского округа.

В случае необходимости уточнения представленной информации управляющий делами, заместитель управляющего делами либо организационно-инспекторский отдел возвращают представленную информацию с замечаниями в структурное подразделение на доработку. По истечении 5 рабочих дней при отсутствии уточнений от исполнителя соответствующая информация направляется на доклад главе городского округа, первому заместителю главы администрации городского округа.

3.41. В случае, если поручение главы городского округа не исполнено в установленный срок, основной исполнитель (исполнитель) поручения в течение одного рабочего дня после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет по требованию управляющего делами объяснение о состоянии исполнения поручения и причинах его неисполнения в установленный срок на имя главы городского округа.

3.42. Подлинники поручений и все материалы по их исполнению приобщаются к номенклатурному делу "Поручения главы городского округа" и хранятся в организационно-инспекторском отделе.

Организация рабочих совещаний под руководством главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа

3.43. Для решения текущих управленческих задач, выработки согласованных решений заместителями главы администрации, председателями комитетов, заместителем главы администрации, управляющим делами могут инициироваться и организовываться рабочие совещания под руководством главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа (далее - совещание).

3.44. Совещания планируются структурными подразделениями и включаются в ежемесячный План. Дата и время их проведения предварительно согласовываются с управлением оперативного обеспечения.

3.45. При необходимости проведения совещания, не предусмотренного ежемесячным Планом и требующего участия главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа, инициатор проведения совещания (далее - инициатор) также согласовывает дату и время проведения совещания с управлением оперативного обеспечения.

3.46. Подготовку, проведение и справочно-информационное обеспечение совещания осуществляет инициатор и не позднее чем за 3 рабочих дня до дня его проведения оповещает участников совещания, подготавливает и направляет в их адрес вопросы и повестку совещания для ознакомления и необходимой проработки.

3.47. Участники совещания, ответственные за подготовку вопросов, вносимых на рассмотрение, организуют представление инициатору необходимых материалов по вопросам повестки совещания не позднее чем за 2 рабочих дня до дня проведения совещания.

3.48. Материалы совещания (повестка совещания, список участников, заключения, справочно-аналитические материалы и проекты решений (поручений) по включенным в повестку совещания вопросам) формируются инициатором и представляются главе городского округа, первому заместителю главы администрации городского округа не позднее чем за 1 рабочий день до дня его проведения.

Передача материалов остальным участникам совещания осуществляется в группе документов "Служебная переписка" в СЭД "Дело" или посредством электронной почты.

3.49. При необходимости ведения видео-, аудиозаписи совещания, показа (демонстрации) слайдов инициатор за 2 рабочих дня до проведения совещания уведомляет об этом МКУ "ЦИКТ" в установленном порядке.

3.50. Решения, принятые на рабочих совещаниях, оформляются управлением оперативного обеспечения в виде поручений главы городского округа и исполняются в соответствии с пунктами 3.29-3.42 Регламента.

Организация совещаний под руководством заместителей главы администрации, председателей комитетов, заместителя главы администрации, управляющего делами

3.51. В целях оперативного решения вопросов, возникающих в процессе деятельности, а также для выработки согласованных решений заместители главы администрации, председатели комитетов, заместитель главы администрации, управляющий делами (далее - руководитель) могут организовывать рабочие совещания.

3.52. Подготовку и проведение совещания обеспечивают помощники или подчиненное руководителю структурное подразделение, в круг ведения которого входят вопросы, предусмотренные повесткой совещания (далее - организатор). Организатора совещания определяет руководитель.

3.53. Организатор за 3 рабочих дня до дня проведения совещания оповещает участников о его проведении, подготавливает и направляет в их адрес вопросы и повестку дня совещания для ознакомления и необходимой проработки к моменту проведения совещания.

В случае необходимости принятия оперативных решений и проведения совещаний в срочном порядке время организации и подготовки может быть сокращено по согласованию с руководителем, под председательством которого планируется его проведение.

3.54. Материалы совещания (повестка совещания, список участников, заключения, справочно-аналитические материалы и проекты решений (поручений) по включенным в повестку совещания вопросам) формируются организатором и представляются руководителю, под председательством которого запланировано проведение совещания, не позднее чем за 1 рабочий день до дня его проведения.

Передача материалов остальным участникам совещания осуществляется в группе документов "Служебная переписка" в СЭД "Дело" или посредством электронной почты.

3.55. Организатор обеспечивает ведение и оформление протокола совещания в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству в администрации городского округа, в течение 2 рабочих дней, следующих за днем проведения совещания, согласовывает его со всеми участниками совещания и представляет на подпись руководителю, под председательством которого проведено совещание.

3.56. Помощник руководителя, под председательством которого проведено совещание, самостоятельно регистрирует протокол в СЭД "Дело", доводит до сведения исполнителя протокольные решения и осуществляет контроль за их исполнением.

3.57. В случае отсутствия по итогам совещания согласованных решений в течение 3 рабочих дней руководителем представляется доклад с вариантами решений в адрес главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа на рассмотрение или инициируется рабочее совещание под руководством главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа.

Организация аппаратных совещаний

3.58. Совещание под руководством управляющего делами (далее - аппаратное совещание) проводится еженедельно по пятницам.

Основной задачей аппаратного совещания является предварительное подведение итогов работы администрации по исполнению контрольных документов за неделю, оценка состояния исполнительской дисциплины в структурных подразделениях администрации городского округа за текущий отчетный период, а также оперативное решение вопросов, возникающих в процессе деятельности (в пределах компетенции управляющего делами), информирование помощников заместителей главы администрации, председателей комитетов, заместителя главы администрации городского округа (далее - помощники) об основных мероприятиях на предстоящую рабочую неделю, ближайшее время, доведение до сведения руководителей структурных подразделений и их помощников информации, необходимой для организации работы.

3.59. В аппаратном совещании участвуют:

- заместитель управляющего делами;

- начальник административного управления, заместитель управляющего делами;

- представители управления оперативного обеспечения и управления по связям с общественностью и средствами массовой информации, юридического комитета, отдела мобилизационной подготовки, отдела координации деятельности администрации с правоохранительными органами и силовыми структурами по обеспечению безопасности и правопорядка администрации городского округа;

- руководители контрольно-ревизионного управления, общего и организационно-инспекторского отделов, отдела муниципальной службы, муниципальных организаций, подведомственных управляющему делами;

- помощники заместителей главы администрации, председателей комитетов, заместителя главы администрации городского округа, управляющего делами.

При рассмотрении состояния исполнительской дисциплины могут приглашаться иные руководители структурных подразделений администрации городского округа и непосредственные исполнители документов.

3.60. Организационное обеспечение аппаратного совещания осуществляет организационно-инспекторский отдел. Подготовку демонстрационных материалов осуществляют юридический комитет, общий отдел, контрольно-ревизионное управление, управление оперативного обеспечения, организационно-инспекторский отдел и МКУ городского округа "Город Калининград" "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - МКУ "МФЦ").

Обеспечение аудиозаписи (при необходимости - видеозаписи), демонстрацию слайдов и трансляцию заседаний аппаратного совещания осуществляет МКУ "ЦИКТ".

Аудио-, видеозаписи аппаратных совещаний администрации городского округа хранятся в МКУ "ЦИКТ" в течение 1 года.

МБУ "САТО" обеспечивает подготовку зала заседаний.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

И КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Основные используемые термины

Прием документа - фактическое получение документа почтовой или факсимильной связью, посредством электронной почты, непосредственно от физического лица (его представителя) и представителя юридического лица, по рассылке через СЭД "Дело".

Регистрация документа - присвоение регистрационного номера документу, создание регистрационной карточки документа в СЭД "Дело", сканирование, установление связок между документами, зарегистрированными в СЭД "Дело", и контрольных сроков, пересылка в структурное подразделение, осуществляющее обработку документа.

Обработка документа - анализ полученной (представленной) информации, определение ответственных исполнителей, подготовка проектов контрольных (в том числе подчиненных) резолюций, техническая обработка, в том числе пересылка ответственным исполнителям, внесение контрольных (в том числе подчиненных) резолюций в СЭД "Дело".

Контроль за исполнением документа - постановка документа на контроль, анализ хода исполнения документа, информирование главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа, заместителей главы администрации, председателей комитетов, заместителя главы городского округа, управляющего делами о ходе его исполнения, взаимодействие с ответственными исполнителями, внесение в СЭД "Дело" необходимой информации и ее пересылка исполнителям, а также внесение контрольных (подчиненных) резолюций, созданных в ходе исполнения документа, осуществление упреждающего контроля, принятие решения о снятии с контроля, снятие с контроля, закрытие регистрационной карточки в СЭД "Дело".

Оперативное хранение документов - хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив или уничтожения.

4.2. Организация делопроизводства

Общие положения

4.2.1. Основы делопроизводства в администрации городского округа устанавливаются настоящим Регламентом и инструкцией по делопроизводству.

4.2.2. Делопроизводство в администрации городского округа ведется с использованием СЭД "Дело", обеспечивающей документирование и организацию работы с документами. Документы, созданные и используемые в структурных подразделениях администрации городского округа, подлежат регистрации и хранятся в соответствии с номенклатурой дел администрации городского округа.

4.2.3. В целях оперативного обмена документами и сообщениями структурными подразделениями, сотрудниками администрации городского округа используется электронный почтовый ящик, размещенный в доменной зоне klgd.ru, который должен проверяться не менее трех раз в день (с равной периодичностью).

4.2.4. Сообщения, поступившие на электронный почтовый ящик или отправленные с электронного почтового ящика, размещенного в доменной зоне klgd.ru, являются собственностью администрации городского округа и составляют часть внутреннего документооборота.

4.2.5. Ведение секретного делопроизводства возлагается на отдел мобилизационной подготовки администрации городского округа и спецчасть администрации городского округа.

4.2.6. Самостоятельные структурные подразделения, не являющиеся юридическими лицами и подчиняющиеся непосредственно главе городского округа, ведут самостоятельное делопроизводство.

4.2.7. Межуровневое и межведомственное взаимодействие для получения необходимых сведений из органов государственной власти, органов местного самоуправления и подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления учреждений и организаций в рамках исполнения муниципальной функции (услуги) осуществляется через СЭД "Дело".

4.2.8. Координация работы и контроль организации и совершенствования системы документационного обеспечения деятельности администрации городского округа, а также еженедельное и ежемесячное подведение итогов работы по исполнению контрольных документов в структурных подразделениях администрации городского округа возлагаются на управляющего делами.

Прием, регистрация, обработка и отправка корреспонденции, иных документов и информации

4.2.9. Прием и отправка корреспонденции, поступившей в администрацию городского округа и ее структурные подразделения, осуществляются управлением оперативного обеспечения, общим отделом и МКУ "МФЦ" по кругу ведения.

4.2.10. Прием и отправка корреспонденции с грифом "секретно" осуществляются отделом мобилизационной подготовки, спецчастью администрации городского округа.

4.2.11. Прием и отправка корреспонденции, поступившей в самостоятельные структурные подразделения, не являющиеся юридическими лицами, осуществляются в этих подразделениях.

4.2.12. Регистрация и обработка входящих документов администрации городского округа осуществляются через СЭД "Дело".

4.2.13. Документы, требующие срочного решения, и телеграммы доставляются главе городского округа незамедлительно через начальника управления оперативного обеспечения.

4.2.14. В администрации городского округа установлена смешанная (электронно-бумажная) система делопроизводства, при которой осуществляются:

в управлении оперативного обеспечения:

- прием, регистрация и обработка обращений из федеральных, областных, территориальных органов законодательной и исполнительной власти, органов местного самоуправления (далее - органы власти), кроме решений городского Совета депутатов и его постоянных комиссий, в том числе документов, содержащих информацию ограниченного распространения, документов, поступивших в адрес главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа, регистрация и отправка ответов на них за их подписью;

- прием, регистрация и обработка обращений граждан, поступивших в ходе проведения личных приемов, и поручений главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа по итогам личных приемов, регистрация и отправка ответов на обращения граждан за их подписью;

- прием и регистрация входящей корреспонденции, поступившей из Контрольно-счетной палаты городского округа "Город Калининград" в адрес главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа по результатам проведенных проверок;

- прием и регистрация договоров (контрактов, соглашений и т.п.), заключенных главой городского округа, первым заместителем главы администрации городского округа от имени главы городского округа и администрации городского округа;

- обработка обращений физических и юридических лиц, поступивших в адрес главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа;

в общем отделе:

- прием, регистрация входящих документов, поступивших в структурные подразделения администрации городского округа, наделенные правами юридического лица, от органов власти, и ответов на них;

- прием, регистрация корреспонденции, поступившей в адрес заместителя главы администрации, от органов власти, и отправка ответов на нее;

- прием и регистрация внутренней корреспонденции, переписки между структурными подразделениями администрации и отправка ответов на них;

- регистрация и организация согласования проектов постановлений, распоряжений главы городского округа и администрации, проектов решений городского Совета депутатов;

- регистрация и выпуск постановлений, распоряжений главы городского округа и администрации городского округа;

- регистрация распорядительных документов структурных подразделений администрации городского округа, приказов управляющего делами;

- регистрация инициативных писем структурных подразделений администрации городского округа, наделенных правами юридического лица, в органы власти;

в отделе муниципальной службы администрации городского округа:

- регистрация распорядительных документов, связанных с поступлением на муниципальную службу, ее прохождением и увольнением с муниципальной службы, приемом на работу и увольнением лиц, исполняющих обязанности по техническому обеспечению администрации городского округа, приемом (увольнением) директоров муниципальных организаций, работодателем которых является глава городского округа, и других документов по личному составу;

- регистрация трудовых договоров с муниципальными служащими, лицами, исполняющими обязанности по техническому обеспечению, директорами предприятий и учреждений;

- регистрация доверенностей главы городского округа и администрации городского округа;

- регистрация и учет служебных удостоверений;

в организационно-инспекторском отделе:

- прием, регистрация и обработка поручений главы городского округа по реализации указов, распоряжений и поручений Губернатора Калининградской области, постановлений, распоряжений Правительства Калининградской области, протоколов совещаний, проведенных под руководством Губернатора Калининградской области и заместителей председателя Правительства Калининградской области, законов Калининградской области, постановлений Калининградской областной Думы, по итогам оперативных совещаний, том числе выездных, за исключением поручений главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа по итогам личного приема граждан, иных поручений;

- прием и обработка решений городского Совета депутатов, прием, регистрация и обработка решений его комиссий, в том числе протокольных;

- регистрация, обработка и хранение актов служебных проверок, проведенных в администрации городского округа, утвержденных главой городского округа;

в юридическом комитете администрации городского округа:

- прием, регистрация и обработка проектов мировых соглашений (в группе документов "Проекты мировых соглашений");

- регистрация и обработка судебной корреспонденции (решений и определений судов, исковых заявлений, претензий, судебных повесток и прочих документов) администрации городского округа, структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, за исключением обращений о предоставлении сведений или информации, запрашиваемой судебными органами;

- согласование исковых заявлений и жалоб на вынесенные судебные акты, подаваемых комитетом муниципального имущества и земельных ресурсов;

- согласование ответов структурных подразделений на обращения и запросы судебных органов;

- согласование эскизов печатей и штампов администрации городского округа и ее структурных подразделений;

в управлении СМИ:

- прием, регистрация и обработка обращений, поступивших от средств массовой информации в адрес главы городского округа и администрации городского округа, в том числе устных, на "горячую линию", во время прямых радио- и телеэфиров, онлайн-конференций, на электронную почту [email protected];

- прием, регистрация, обработка и учет запросов средств массовой информации на критические выступления, высказанные в адрес главы городского округа и администрации городского округа в средствах массовой информации, в адрес должностных лиц администрации городского округа;

- прием, регистрация, обработка уведомлений на проведение культурно-массовых мероприятий, подготовка и отправка ответов на них;

в контрольно-ревизионном управлении администрации городского округа:

- регистрация и обработка представлений (предписаний), выданных по актам проверок (ревизий);

- регистрация и обработка входящих и исходящих документов управления об устранении нарушений по результатам проверок (ревизий);

в отделе координации деятельности администрации с правоохранительными органами и силовыми структурами по обеспечению безопасности и правопорядка администрации городского округа:

- прием, регистрация и обработка уведомлений о проведении публичных мероприятий;

в отделе реализации уникальных проектов администрации городского округа:

- обработка обращений юридических и физических лиц, поступивших в адрес заместителя главы администрации;

- регистрация и обработка протоколов совещаний, проведенных заместителем главы администрации;

в МКУ "МФЦ":

- прием, регистрация и обработка запросов (заявлений) о предоставлении муниципальных услуг, прием, регистрация и выдача результатов их рассмотрения;

- прием и регистрация обращений по исполнению муниципальных функций, прием, регистрация и выдача результатов их рассмотрения;

- прием и регистрация обращений (заявлений) юридических и физических лиц, поступивших в адрес главы городского округа, первого заместителя главы администрации городского округа, заместителя главы администрации, в структурные подразделения администрации городского округа (за исключением обращений, поступивших от органов власти), с последующей передачей их в управление оперативного обеспечения или общий отдел по кругу ведения;

- прием, регистрация и выдача (отправка) ответов по результатам рассмотрения обращений (заявлений);

- прием, регистрация и отправка инициативной корреспонденции, подготовленной структурными подразделениями администрации городского округа, в адрес юридических и физических лиц;

- прием документов, подаваемых юридическими и физическими лицами в рамках судебного производства в адрес администрации городского округа, структурных подразделений, передача их для регистрации в юридический комитет администрации;

- регистрация и отправка всей исходящей корреспонденции администрации городского округа, за исключением отправленной с курьером в органы власти;

- регистрация и выдача электронных пропусков;

в структурных подразделениях администрации городского округа, наделенных правами юридического лица, по кругу ведения:

- обработка распоряжений и приказов структурных подразделений администрации, обращений юридических и физических лиц, поступивших в структурные подразделения администрации городского округа;

- регистрация, обработка и учет договоров, заключенных заместителями главы администрации, председателями комитетов;

- регистрация и обработка протоколов совещаний, проведенных заместителями главы администрации, председателями комитетов;

- регистрация документов, связанных с приемом на работу и увольнением директоров муниципальных предприятий и учреждений, работодателем для которых является руководитель структурного подразделения;

в самостоятельных структурных подразделениях администрации городского округа, не наделенных правами юридического лица, по кругу ведения:

- прием, регистрация и обработка обращений юридических и физических лиц, поступивших непосредственно в структурные подразделения администрации городского округа, подготовка и отправка ответов на них;

- регистрация и обработка протоколов совещаний, проведенных руководителями структурных подразделений администрации;

в МКУ "ЦИКТ":

- ведение электронной базы "Нормативные правовые акты органов местного самоуправления городского округа";

- координация работы по внедрению и эксплуатации СЭД "Дело" в администрации городского округа;

- администрирование (создание, ликвидация, установка, переадресация, архивирование и т.п.) электронных почтовых адресов;

- обеспечение исполнения Регламента администрации городского округа по исполнению муниципальной функции "Информационное наполнение официального сайта администрации городского округа "Город Калининград";

- размещение в электронном виде сведений, копий документов в информационной системе обеспечения градостроительной деятельности.

4.2.15. Помощник управляющего делами осуществляет:

- регистрацию и обработку поручений управляющего делами;

- регистрацию и обработку протоколов совещаний, проведенных управляющим делами;

- прием, регистрацию и обработку обращений юридических и физических лиц, поступивших непосредственно в адрес управляющего делами, и ответов на них;

- регистрацию исходящих и внутренних документов по результатам деятельности за подписью управляющего делами;

- регистрацию и хранение договоров, заключенных управляющим делами от имени администрации городского округа.

4.2.16. Доставка корреспонденции в Правительство Калининградской области осуществляется управлением оперативного обеспечения и общим отделом.

Инициативная, служебная переписка, запросы, информационные письма, не касающиеся исполнения (соисполнения) контрольных документов, осуществляются в порядке, рекомендованном пользователям по регистрации документов в группе "Служебная переписка" в СЭД "Дело".

4.2.17. Прием телефонограмм и телефаксовых сообщений, адресованных заместителям главы администрации, председателям комитетов, заместителю главы администрации, управляющему делами осуществляется в общем отделе и в приемных заместителей главы администрации городского округа с последующей передачей для регистрации в общий отдел или МКУ "МФЦ" по кругу ведения.

4.2.18. Обращения юридических и физических лиц, поступившие в администрацию городского округа:

- по электронной почте [email protected], принимаются в общем отделе и регистрируются либо передаются на регистрацию в управление оперативного обеспечения, МКУ "МФЦ" и в структурные подразделения администрации по кругу ведения;

- из единой дежурно-диспетчерской службы МКУ "Управление по делам ГО и ЧС г. Калининграда" (далее - ЕДДС), регистрируются оперативным дежурным ЕДДС и направляются на рассмотрение и обработку по вопросам, касающимся сферы городского хозяйства, в комитет городского хозяйства администрации городского округа, по всем другим вопросам - управляющему делами для дальнейшего их направления в структурные подразделения в соответствии с их компетенцией.