Статья: Бухгалтер по расчету зарплаты (рекомендации по организации работы бухгалтера, рассчитывающего зарплату) (Начало) (Типикина И.В., Елина Л.А.) ("Главная книга", 2007, n 22)

надо будет делать перерасчет и требовать от него вернуть деньги обратно.
 3. ЕСН, страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
ЕСН и указанные взносы платить с авансов не надо <27>. Причем независимо от того, удерживают ли в вашей организации с авансов НДФЛ или нет.
 Памятка
 Заработная плата должна выплачиваться работникам не реже чем каждые полмесяца, в день, установленный <28>:
 (или)  трудовым договором;
 (или)  коллективным договором;
 (или)  правилами внутреннего трудового распорядка организации.
 Часть заработной платы, которая выплачивается работнику до истечения месяца без учета конечного результата работы за месяц, считается авансом.
 При выплате аванса никакие налоги и взносы не уплачиваются <29>, поскольку:
 (и)  для целей исчисления НДФЛ датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который была начислена заработная плата <26>;
 (и)  ЕСН, страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний уплачиваются с зарплаты за весь месяц <30>.
 Бухучет
В бухгалтерском учете отражаем аванс так. Если аванс рассчитывается без учета фактически отработанного времени, то расходом его признать нельзя. Поэтому выплата аванса отражается только проводками дебет 70 кредит 50 (51). Эту проводку делаете на основании кассовой книги (расходного кассового ордера) или платежных поручений по перечислению денег работникам. Если же попутно из аванса удерживают, например, алименты, то бухгалтер по расчетам сделает проводки:
Дебет 70 Кредит 50 (51) - выдана (перечислена) сумма аванса за вычетом всех удержаний (то есть то, что работник получает на руки),
Дебет 76 Кредит 51 - перечислены алименты.
Можно сделать еще предварительно и проводку по начислению алиментов:
Дебет 70 Кредит 76 - на сумму алиментов.
 Примечание
 Если за первую половину месяца выплачивается зарплата, рассчитываемая с учетом отработанного времени, то налицо все основания для начисления расхода. Первичный документ - расчетная или расчетно-платежная ведомость. Поэтому проводки будут такие же, как и при начислении зарплаты за вторую половину месяца (ну, об этом мы поговорим позднее - в одном из следующих номеров журнала "Главная книга").
 Программа
 1. Проверяете список работников и изменения их окладов (если они менялись в течение последнего времени).
 2. Если по кому-либо из работников изменения были - корректируете сумму выдаваемого ему аванса.
 3. Распечатываете в двух экземплярах платежную ведомость из программы. В программе документ не проводите.
 4. После выдачи работникам наличных денег или их перечисления на лицевые счета работников формируете проводки на основе расходного кассового ордера или на основе платежных поручений.
Приказ о назначении компенсации за использование
личного автомобиля в служебных целях
Не успели вы разобраться с первым расчетом аванса на новом месте работы, как поступает другой документ.
 Срок обработки документа. До конца текущего месяца.
 Действия.
Обратите внимание на приказ. В нем должны быть указаны:
- фамилия, имя, отчество сотрудника;
- марка автомобиля, государственный номер, объем двигателя;
- размер компенсации (в твердой сумме либо порядок ее определения).
В качестве приложения к приказу нужны копии документов:
- свидетельства о регистрации транспортного средства;
- паспорта транспортного средства (ПТС).
Если работник управляет автомобилем по доверенности, то дополнительно нужна еще и копия этой доверенности <31>.
Потом проверяем, связана ли работа сотрудника, которому установлена компенсация, с постоянными разъездами. Если такой связи нет, надо сообщить главному бухгалтеру об этом факте и предупредить о том, что налоговая инспекция может "вычеркнуть" эту компенсацию из "налоговых" расходов.
Работнику, ответственному за составление и ведение путевых листов (это может быть другой ваш коллега - бухгалтер), нужно сообщить о необходимости выписки путевых листов работнику, которому назначена компенсация.
Если в организации нет работника, который занимается выпиской путевых листов всем сотрудникам, то каждый счастливый обладатель личного автомобиля, которому назначена компенсация, должен сам позаботиться о заполнении путевых листов - в них работник сам должен вести учет служебных поездок <32>. Следовательно, наша задача - обеспечить работника "пустографкой" путевого листа, форма которого используется в нашей организации, и объяснить, как ее нужно заполнять. Желательно сразу сделать несколько копий чистых путевых листов - на случай, если с их заполнением у работника возникнут сложности.
В общем-то, путевой лист можно заполнять по самостоятельно разработанной форме (но в нем должны быть все необходимые реквизиты - в том числе и маршрут пути) <33> либо использовать для этого типовую межотраслевую форму N 3 <34>.
 Внимание!  Компенсация выплачивается работникам за использование ими для служебных поездок личных легковых автомобилей только в тех случаях, когда их работа связана с постоянными служебными разъездами.
Составляем список лиц, которым назначена компенсация за использование личного имущества, и кладем его в папку "Текущая". Этот список лучше сделать в форме таблицы.
----------T---------T----------T-----T---------T-----------T---------------¬
¦Ф.И.О. ¦Должность¦Марка ¦Гос. ¦Мощность ¦Сумма ¦Норматив ¦
¦работника¦ ¦автомобиля¦номер¦двигателя¦компенсации¦компенсации ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦для целей ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦налогообложения¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦прибыли ¦
+---------+---------+----------+-----+---------+-----------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---------+---------+----------+-----+---------+-----------+---------------+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L---------+---------+----------+-----+---------+-----------+----------------
В первых числах каждого месяца необходимо проверять этот список (на предмет его обновления), собирать у работников заполненные путевые листы и начислять компенсацию.
 Налоги
 1. Налог на прибыль.
Конечно, бухгалтеру по расчету зарплаты нет особого дела до того, как сумма компенсации учитывается при расчете налога на прибыль. Но дело в том, что правила, установленные для признания расходами компенсаций в налоговом учете, напрямую влияют на расчет НДФЛ с таких компенсаций. Поэтому давайте все же ознакомимся с правилами признания для целей налогообложения прибыли компенсаций за использование личных автомобилей работникам.
В налоговом учете выплачиваемая работникам компенсация учитывается в составе прочих расходов только в пределах норм <36> и в момент ее фактической выплаты <37>.
 Для справки
 Нормы различаются в зависимости от рабочего объема двигателя легкового автомобиля <35>.
----------------------------------T------------------------------¬
¦Рабочий объем двигателя легкового¦Норма расходов на выплату ¦
¦автомобиля ¦компенсаций (руб. в мес.) ¦
+---------------------------------+------------------------------+
¦До 2000 куб. см включительно ¦ 1200¦
+---------------------------------+------------------------------+
¦Свыше 2000 куб. см ¦ 1500¦
L---------------------------------+-------------------------------
По мнению налоговиков и работников Минфина России, в этих нормах уже учтены расходы на ГСМ и техобслуживание автомобилей. Так что если мы спишем в налоговом учете на расходы сумму компенсации работнику в пределах норм, а потом еще и захотим учесть расходы на бензин по поездкам работника на этом же автомобиле, то при налоговой проверке нам гарантирована головная боль и спор с проверяющими. Если спорить не хотим - выплачиваем работнику все суммы, которые предусмотрены соглашением с ним, а вот в налоговые расходы относим только сумму компенсации в пределах установленных норм. И тогда можем спать спокойно.
Заметьте: эти нормы установлены при использовании автомобиля работником в течение всех рабочих дней месяца. Если же в какие-то рабочие дни месяца машина не использовалась (из-за болезни работника, отпуска или по иным причинам), то размер компенсации, учитываемой в расходах, рассчитывается так <38>:
--------------¬ --------------¬ ---------------------------¬
¦ Сумма ¦ ¦ Норматив ¦ ¦Количество дней, в течение¦
¦ компенсации ¦ ¦ компенсации ¦ ¦ которых автомобиль ¦
¦ в пределах ¦ = ¦ за месяц ¦ x ¦ использовался работником ¦ /
¦ норм ¦ ¦ ¦ ¦ для служебных целей ¦
L-------------- L-------------- L---------------------------
----------------¬
¦ Количество ¦
¦ рабочих дней в¦
/ ¦месяце (в вашей¦
¦ организации) ¦
L----------------
Кстати, по мнению Минфина России, подтвердить использование личного автомобиля в служебных целях могут только путевые листы <39>. В Налоговом кодексе, разумеется, нет такого требования. Впрочем, ничего не говорится о путевых листах и в стародавнем Письме Минфина России от 21.07.1992 N 57 <40>, в котором прописаны условия и порядок выплаты компенсаций <41>. Но налоговики считают, что только путевые листы - первичные документы, без которых расходы на выплату компенсации не будут подтверждены. Следовательно, не выполнится одно из основных условий для признания расходов в налоговом учете - их документальное подтверждение <42>. И компенсацию, выплаченную работнику, просто-напросто вычеркнут из "налоговых" расходов. Так что думайте сами - будете вы спорить с проверяющими или нет. Если спорить нет желания, то печатайте "пустографки" (бланки) путевых листов и требуйте их заполнения от работников, которые получают компенсации за использование личных автомобилей.
 Внимание!  По мнению Минфина и налоговых инспекторов, путевой лист - обязательное условие для признания расходов на компенсацию в налоговом учете.
Немного облегчает жизнь лишь то, что Минфин разрешил составлять один путевой лист на целый месяц или даже квартал <43>.
 2. НДФЛ.
Компенсация за использование личного автомобиля не облагается налогом на доходы физлиц <44>. Но только в пределах, установленных законодательно. Правда, такие пределы для целей расчета НДФЛ никто не устанавливал. Однако Минфин России не растерялся и посчитал, что можно руководствоваться нормами, установленными для налога на прибыль <45>. Поэтому суммы, выплачиваемые сверх этих норм (их можно рассчитать, изучив предыдущий раздел о налоге на прибыль), лучше облагать НДФЛ - конечно, если не хотите поспорить со своей налоговой.
 3. ЕСН, страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве.
С единым социальным налогом ситуация лучше, чем с НДФЛ, - по крайней мере, у плательщиков налога на прибыль. Компенсация в пределах норм сама по себе не облагается ЕСН <46>. А сверхнормативная компенсация у плательщиков налога на прибыль не облагается ЕСН по другому основанию - как выплата, не учитываемая для целей налогообложения прибыли <47>. В аналогичном порядке не начисляются на суммы компенсаций страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, страховые взносы на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве.
 Бухучет
Компенсация за использование личного автомобиля начисляется один раз в месяц - на последнее число месяца либо на дату увольнения работника.
В бухгалтерском учете суммы расходов на выплату компенсаций чаще всего относятся в дебет того же счета, на который относятся и суммы начисляемой работнику зарплаты. Только сумма компенсации отражается не по кредиту счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", а по кредиту счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям". Ведь компенсация за использование личного имущества работников не имеет ничего общего с оплатой труда.
Для того чтобы увериться в собственных силах и не нервничать в конце месяца, когда и так будет полным-полно забот с начислением зарплаты, потренируемся - сделаем расчет суммы компенсации.
Бухгалтерская справка-расчет
суммы компенсации за использование личного автомобиля
в служебных целях от 31.10.2007
В соответствии с Приказом N ________ от ______________ 200_ г.
и трудовым договором N ______________ от ______________200_ г.
работнику _________________ (Ф.И.О., должность) за использование
личного автомобиля в служебных целях (гос. номер _______, мощность
двигателя _________) начисляется ежемесячно компенсация в сумме
2000 руб.
Норматив компенсации для целей налогообложения прибыли -
1200 руб. (мощность двигателя до 2000 куб. см включительно).
Количество рабочих дней в октябре 2007 г. - 23.
На основании путевого листа N Л-1 от 31.10.2007 за октябрь
2007 г. личный автомобиль использовался 15 рабочих дней.
Общая сумма компенсации составит 1304 руб. (2000 руб. / 23 x
15).
Сумма компенсации в пределах норм (установленных для целей
налогообложения прибыли) составит 783 руб. (1200 руб. / 23 дн. x
15 дн.).
На разницу в сумме 521 руб. (1304 руб. - 783 руб.) начисляется
НДФЛ в сумме 68 руб. (521 руб. x 13%).
Сумма компенсации к выдаче на руки работнику _________________
составляет 1236 руб. (1304 руб. - 68 руб.).
Бухгалтер по расчету зарплаты ____________________________
Копию такой бухгалтерской справки-расчета (когда она будет сделана не для примера, а на основе реальных данных) надо будет отдать бухгалтеру-кассиру для того, чтобы он составил расходный кассовый ордер и выдал деньги работнику. Срок подачи справки обычно приходится в организациях на первые числа месяца, следующего за отчетным (например, 5-е число). Если же в вашей организации зарплата перечисляется на