Статья: Бухгалтер по расчету зарплаты (рекомендации по организации работы бухгалтера, рассчитывающего зарплату) (Начало) (Типикина И.В., Елина Л.А.) ("Главная книга", 2007, n 22)

"Главная книга", 2007, N 22
БУХГАЛТЕР ПО РАСЧЕТУ ЗАРПЛАТЫ
(Рекомендации по организации работы
бухгалтера, рассчитывающего зарплату)
Расчет зарплаты - один из наиболее ответственных участков бухгалтерии. И он есть во всех организациях. Ведь у всех есть работники, и работают они не бесплатно. Часто для расчета зарплаты в бухгалтерии выделен отдельный работник - бухгалтер по расчету зарплаты. Он ведет учет расчетов с сотрудниками предприятия и физическими лицами, работающими по договорам гражданско-правового характера (ГПД).
Посмотрим, какие на работника возлагаются обязанности и каким требованиям он должен отвечать, чтобы достойно справляться с ними.
 Требования к работнику
 Знания и навыки.
1. Образование профильное (экономист или бухгалтер) - не ниже среднего специального.
2. Опыт работы: желательно - опыт работы в бухгалтерии (лучше если не менее года).
3. Умение работать с компьютерными программами.
Общие: MS Word, MS Excel.
Специальные: бухгалтерская (зарплатная) программа. Хорошо, если есть опыт работы в отчетных программах, например в программе "Налогоплательщик-2006", программе ПФР и ФСС.
4. Желательно знание налогов и взносов, начисляемых с выплат работникам организации и лицам, работающим по ГПД.
5. Желательно знание расчетов: среднего заработка (при оплате отпуска, начислении пособий), зарплаты.
В организациях, где размеры зарплаты работников относятся к конфиденциальной информации (да, в общем-то, и в других), очень важно на участок "Зарплата" подобрать такого бухгалтера, который, помимо всего прочего, может еще и держать язык за зубами, то есть практически обеспечивать секретность сведений о выплатах работникам.
Чтобы помочь ему в этом ответственном деле, лучше к "зарплатной" программе вообще больше никого не подпускать. Самое простое - установить пароль на программу (или на часть общей бухпрограммы, в которой рассчитывается зарплата работникам). Ведомости по зарплате тоже лучше хранить в сейфе или в другом "секретном" месте.
 Обязанности.
1. Расчет зарплаты и других выплат работникам (премий, пособий, отпускных и т.д.).
2. Расчет вознаграждений по ГПД.
3. Расчет и начисление налогов и взносов, связанных с выплатами физическим лицам:
- НДФЛ,
- ЕСН,
- взносов в ПФР и ФСС, отчислений на обязательное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
4. Составление отчетности по "зарплатным" налогам, заполнение карточек по НДФЛ и ЕСН на работников.
5. Отражение начислений и удержаний на счетах бухучета.
6. Документальное оформление первички (зарплатные ведомости, карточки) и составление налоговой отчетности по "зарплатным" налогам.
Предположим, нашелся претендент (чаще всего - претендентка) на вакантную должность бухгалтера по расчету зарплаты. Прежде чем доверить ей выполнение служебных обязанностей, надо ввести ее в тонкости документооборота в организации.
 Инструкция для бухгалтера
 Систематизируем рабочие документы
Посмотрим, как лучше скомпоновать и систематизировать имеющиеся в организации документы, которые могут потребоваться при расчете зарплаты работникам и начислении прочих выплат. Можно завести рабочие папки - в них бухгалтер по зарплате будет подшивать документы. До обработки поступивших документов их можно хранить в отдельной папке - назовем ее "Текущая".
 К сведению
 Для составления памятки по "зарплатным" налогам можно воспользоваться таблицей "Зарплатные" налоги и не только..." из журнала "Главная книга", 2007, N 17, с. 63.
Рабочие папки можно заводить по разным принципам. Например, по типам документов (приказы, трудовые договоры), по типу операций (зарплата, премии, отчетность). В нашей виртуальной организации, кроме папки "Текущая", мы заведем следующие рабочие папки.
-------------T---------------------------------------------------¬
¦Название ¦Содержание папки ¦
¦папки ¦(перечень документов, которые хранятся в папке) ¦
+------------+---------------------------------------------------+
¦Установочная¦1. Штатное расписание. ¦
¦ ¦2. Учетная политика - при наличии раздела, имеющего¦
¦ ¦отношение к начислению зарплаты и прочим выплатам ¦
¦ ¦работникам (и другим физлицам): ¦
¦ ¦- служебная записка с указанием номеров счетов ¦
¦ ¦(счета 20, 23, 26, 44 и т.д.), к которым относятся ¦
¦ ¦расчеты с той или иной категорией персонала; ¦
¦ ¦- выписка из рабочего плана счетов с аналитическими¦
¦ ¦счетами к синтетическим счетам 20 (23, 26), 44, 70,¦
¦ ¦69. ¦
¦ ¦3. Положение об оплате труда или другой локальный ¦
¦ ¦акт: ¦
¦ ¦- о зарплате (о порядке расчета аванса, сроках ¦
¦ ¦выплаты аванса, зарплаты и прочих начислений ¦
¦ ¦работникам); ¦
¦ ¦- о доплатах по больничным листам (если они ¦
¦ ¦предусмотрены). ¦
¦ ¦4. Памятка о "зарплатных" налогах с различных ¦
¦ ¦выплат работникам и другим физлицам ¦
+------------+---------------------------------------------------+
¦Работники ¦Эта папка оформляется на каждого работника (если ¦
¦ ¦работников немного, то можно в одной общей папке ¦
¦ ¦для каждого работника завести персональные ¦
¦ ¦закладки). В ней хранятся все сведения ¦
¦ ¦о работниках, имеющие отношение к начислению выплат¦
¦ ¦и удержаниям из них. Например: ¦
¦ ¦- приказ о приеме на работу; ¦
¦ ¦- трудовой договор с приложениями; ¦
¦ ¦- если работник - материально-ответственное лицо, ¦
¦ ¦то договор о полной материальной ответственности ¦
¦ ¦<1>; ¦
¦ ¦- копия паспорта работника; ¦
¦ ¦- копия страхового свидетельства государственного ¦
¦ ¦пенсионного страхования; ¦
¦ ¦- копия документа о присвоении ИНН (если есть) - ¦
¦ ¦Свидетельство о постановке на учет в налоговом ¦
¦ ¦органе физического лица по месту жительства на ¦
¦ ¦территории Российской Федерации (форма N 09-2-2 <2>¦
¦ ¦или новая форма N 2-1-Учет <3>); ¦
¦ ¦- справка 2-НДФЛ с предыдущего места работы. ¦
¦ ¦Если нет такой справки, то стандартные налоговые ¦
¦ ¦вычеты работникам лучше предоставлять с 1 января ¦
¦ ¦года, следующего за годом их приема на работу <4>; ¦
¦ ¦- заявление на стандартные налоговые вычеты по ¦
¦ ¦НДФЛ. ¦
¦ ¦Если у налогоплательщика не изменятся ¦
¦ ¦обстоятельства получения стандартных вычетов, ¦
¦ ¦то достаточно получить один раз от работника такое ¦
¦ ¦заявление <5>; ¦
¦ ¦- копия свидетельств о рождении детей (нужна для ¦
¦ ¦предоставления вычетов и пригодится для ¦
¦ ¦распределения детских новогодних подарков); ¦
¦ ¦- копия документа, подтверждающего статус одинокого¦
¦ ¦родителя (свидетельство о разводе, о смерти супруга¦
¦ ¦и т.д.); ¦
¦ ¦- копия документов, дающих право на повышенные ¦
¦ ¦налоговые вычеты по НДФЛ и/или льготы по другим ¦
¦ ¦налогам. Например: ¦
¦ ¦- справка учреждения медико-социальной экспертизы, ¦
¦ ¦подтверждающая факт установления инвалидности ¦
¦ ¦(форма 1503004) <6>; ¦
¦ ¦- удостоверение участника ликвидации последствий ¦
¦ ¦катастрофы на Чернобыльской АЭС <7>; ¦
¦ ¦- расчетные листки; ¦
¦ ¦- Лицевой счет (форма N Т-54) или Лицевой счет ¦
¦ ¦(свт) (форма N Т-54а); ¦
¦ ¦- карточка 1-НДФЛ; ¦
¦ ¦- индивидуальная карточка расчета ЕСН; ¦
¦ ¦- исполнительные листы и иные документы, по которым¦
¦ ¦надо удерживать суммы из выплат работнику. ¦
¦ ¦При увольнении работника дополняем его папку ¦
¦ ¦титульным листом (со списком всех документов) ¦
¦ ¦и прошиваем все документы. По уволенным работникам ¦
¦ ¦документы надо хранить отдельно - чтобы не ¦
¦ ¦перепутать с действующими. Учтите, организация ¦
¦ ¦должна хранить принятые к бухгалтерскому учету ¦
¦ ¦первичные учетные документы в течение сроков, ¦
¦ ¦устанавливаемых правилами организации архивного ¦
¦ ¦дела, но не менее 5 лет <8>. А срок хранения ряда ¦
¦ ¦документов по личному составу (договоры, приказы, ¦
¦ ¦распоряжения, справки) один из самых больших - 75 ¦
¦ ¦лет с момента увольнения работника <9>. За ¦
¦ ¦нарушение этого срока должностным лицам организации¦
¦ ¦грозит штраф в размере от 300 до 500 руб. <10> ¦
+------------+---------------------------------------------------+
¦Зарплата ¦В этой папке собираются все документы, служащие ¦
¦ ¦основанием для начислений работникам зарплаты ¦
¦ ¦и прочих выплат. Этими документами, в частности, ¦
¦ ¦могут быть: ¦
¦ ¦- Табель учета рабочего времени и расчета оплаты ¦
¦ ¦труда (форма N Т-12) или Табель учета рабочего ¦
¦ ¦времени (форма N Т-13) <11> (получаемый из отдела ¦
¦ ¦кадров); ¦
¦ ¦- Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику¦
¦ ¦(форма N Т-60) <11>; ¦
¦ ¦- приказы (распоряжения) о поощрении работников ¦
¦ ¦(форма N Т-11 или N Т-11а) <11>; ¦
¦ ¦- Расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49) или ¦
¦ ¦Расчетная ведомость (форма N Т-51) и Платежная ¦
¦ ¦ведомость (форма N Т-53) <11>; ¦
¦ ¦- Журнал регистрации платежных ведомостей (форма ¦
¦ ¦N Т-53а) ¦
+------------+---------------------------------------------------+
¦ГПД ¦В этой папке по каждому "договорнику" хранится: ¦
¦ ¦- договор; ¦
¦ ¦- акты выполненных работ (оказанных услуг); ¦
¦ ¦- копии платежных документов ¦
+------------+---------------------------------------------------+
¦Налоговая ¦Эта папка относится к расчету за текущий год ¦
¦отчетность ¦налогов и взносов с зарплаты и прочих выплат ¦
¦по ¦работникам и "договорникам". По окончании отчетного¦
¦"зарплатным"¦года и сдаче годовых расчетов и деклараций папка ¦
¦налогам ¦закрывается. ¦
¦ ¦1. Отчетность по ЕСН: ¦
¦ ¦- Налоговая декларация (форма по КНД 1151046) <12>;¦
¦ ¦- Расчетная ведомость по средствам ФСС РФ (форма-4 ¦
¦ ¦ФСС РФ) <13>; ¦
¦ ¦- Расчет авансовых платежей по ЕСН (форма ¦
¦ ¦по КНД 1151050) <14>. ¦
¦ ¦2. Отчетность по НДФЛ - справки по форме 2-НДФЛ ¦
¦ ¦на работников. ¦
¦ ¦3. Отчетность по обязательному пенсионному ¦
¦ ¦страхованию: ¦
¦ ¦- Расчет авансовых платежей по страховым взносам ¦
¦ ¦на обязательное пенсионное страхование (форма ¦
¦ ¦по КНД 1151058) <15>; ¦
¦ ¦- сведения об индивидуальном (персонифицированном) ¦
¦ ¦учете в системе обязательного пенсионного ¦
¦ ¦страхования и сведения об уплаченных страховых ¦
¦ ¦взносах <16>; ¦
¦ ¦- Декларация по страховым взносам на обязательное ¦
¦ ¦пенсионное страхование для лиц, производящих ¦
¦ ¦выплаты физическим лицам (форма по КНД 1151065) ¦
¦ ¦<17>. ¦
¦ ¦4. Статистическая отчетность по труду, например ¦
¦ ¦Сведения о численности и заработной плате ¦
¦ ¦работников по видам деятельности (форма N 1-Т) ¦
¦ ¦<18>. ¦
¦ ¦Ко всем отчетным формам по "зарплатным" налогам ¦
¦ ¦подшиваем копии платежек на перечисление налогов ¦
¦ ¦(взносов). К отчету в ФСС (форма-4 ФСС РФ) ¦
¦ ¦подшиваем копии документов, подтверждающих расходы ¦
¦ ¦из средств фонда соцстраха (больничные, основания ¦
¦ ¦для выплаты пособия по уходу за ребенком, путевки ¦
¦