Статья: Бухгалтер по расчету зарплаты (рекомендации по организации работы бухгалтера, рассчитывающего зарплату) (Начало) (Типикина И.В., Елина Л.А.) ("Главная книга", 2007, n 22)

¦и т.д.) ¦
L------------+----------------------------------------------------
 К сведению
 О материальной ответственности работников читайте отчет о семинаре А.А. Ефремовой в издании "Главная книга. Конференц-зал", 2007, N 8, с. 23.
--------------------------------
<1> Статья 244 ТК РФ.
<2> Приложение N 8 к Приказу МНС России от 03.03.2004 N БГ-3-09/178.
<3> Приложение N 6, утв. Приказом ФНС России от 01.12.2006 N САЭ-3-09/826@.
<4> Пункт 3 ст. 218 НК РФ.
<5> Письмо Минфина России от 27.04.2006 N 03-05-01-04/105.
<6> Приложение N 1 к Постановлению Минтруда России от 30.03.2004 N 41.
<7> Приложение N 1 к Приказу МЧС России N 727, Минздравсоцразвития России N 831, Минфина России N 165н от 08.12.2006 "Об утверждении порядка и условий оформления и выдачи гражданам удостоверения участника ликвидации последствий катастрофы на Чернобыльской АЭС".
<8> Пункт 1 ст. 17 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
<9> Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000.
<10> Статья 13.20 КоАП РФ.
<11> Утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.
<12> Приложение N 1 к Приказу Минфина России от 31.01.2006 N 19н.
<13> Утверждена Постановлением ФСС РФ от 22.12.2004 N 111.
<14> Приложение N 1 к Приказу Минфина России от 09.02.2007 N 13н.
<15> Приложение N 1 к Приказу Минфина России от 24.03.2005 N 48н.
<16> Пункт 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ.
<17> Приложение N 1 к Приказу Минфина России от 27.02.2006 N 30н.
<18> Утверждена Постановлением Росстата от 28.06.2006 N 28.
 Начало работы бухгалтера по зарплате
Перейдем к служебным обязанностям бухгалтера по расчету зарплаты.
Для того чтобы знать, с кого и что спрашивать, при смене бухгалтера по расчету зарплаты нужно, прежде всего, чтобы новый бухгалтер принял дела у своего предшественника. Давайте рассмотрим один из вариантов, как это можно сделать.
Прежде чем приступить к своим обязанностям, проверьте наличие документов, приведенных выше (которые мы разложили в наши виртуальные папки). Если каких-то документов нет, то лучше написать докладную записку на имя главного бухгалтера.
 Программа
 Прежде чем начать работать в программе, нелишним будет распечатать остатки по счетам, с которыми вам предстоит работать (70, 71, 73, субсчет счета 76 по ГПД), и завизировать эти остатки у главбуха. Это поможет разграничить ответственность между вами и вашим предшественником.
 В первую очередь надо сверить  данные на сотрудников , "забитые" в программу, с данными из папок "Работники", а именно:
 - фамилию, имя, отчество (Ф.И.О.). Если работник в течение года менял фамилию, но новые данные в программе отсутствуют, то надо внести в учетные данные программы изменения;
 - паспортные данные (внимание - номер серии XX XX паспорта обязательно должен быть введен через пробел);
 - адрес регистрации (прописки) и адрес фактического проживания. Проверить ошибки в адресе можно будет при формировании справок по форме 2-НДФЛ. Программа сверит адреса работников с адресами из Классификатора адресов и, если есть ошибки, сообщит об этом. Ну а ошибки, естественно, надо будет исправить.
 Классификатор адресов (КЛАДР) можно скачать в Интернете, например на сервере ГНИВЦ (адрес интернет-страницы с Классификатором - http://www.gnivc.ru/document.asp?id=80). Но лучше это делать перед подготовкой годовой отчетности - обычно в I квартале каждого года появляется обновленная версия КЛАДРа;
 - идентификационный номер налогоплательщика (ИНН). На отчетность отсутствие этого номера не влияет. Учтите: ИНН никогда не меняется - даже при смене места жительства или фамилии <19>;
 - номер страхового свидетельства Пенсионного фонда;
 - алгоритм проводок по начислениям (суть - привязка к определенному счету затрат: счет 20, 23, 25, 26, 44, 91-2). Эти счета должны быть указаны по всем физическим лицам. Сверьте данные программы с данными из папки "Установочная";
 - алгоритм проводок по выплатам, которые полностью или частично не учитываются для целей налогообложения прибыли. Они могут учитываться на тех же счетах, что и выплаты в пределах норм, а могут - на отдельных субсчетах к производственным счетам.
 Сложности с организацией налогового учета вынудили многих бухгалтеров вести бухучет, ориентируясь на нормы Налогового кодекса. Одним из последствий такого подхода на практике явилось возникновение следующей схемы бухгалтерского учета нормируемых затрат. В бухгалтерском учете часть нормируемых (для целей налогообложения) расходов учитывается на обычных счетах учета затрат (20, 25, 26, 44), а сверхнормативные расходы относятся на отдельный субсчет к счету 91-2 "Прочие расходы", например на субсчет 91-2-n "Сверхнормативные расходы".
 Это облегчает налоговый учет подобных расходов, позволяет избежать разниц между суммами производственных расходов. Однако учтите, что подобный подход к организации бухгалтерского учета нельзя назвать правильным <20>;
 - сведения о предоставлении каждому из работников стандартных налоговых вычетов, в том числе и на детей.
 Ежемесячный стандартный налоговый вычет сотрудника (сейчас - 400,00 руб.) предоставляется до месяца, в котором доход превысит 20 000,00 руб. <21>.
 Ежемесячный стандартный налоговый вычет на ребенка/детей (сейчас - 600,00 руб. на каждого) предоставляется до месяца, в котором доход превысит 40 000,00 руб. <22>.
 Каждый год требовать от работника заявления на стандартные вычеты не нужно.
Вся предварительная работа успешно сделана. Теперь можно поговорить и о текущих задачах бухгалтера.
--------------------------------
<19> Пункт 3.8 Приложения N 1 к Приказу МНС России от 03.03.2004 N БГ-3-09/178.
<20> Пункт 4 ст. 13 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ.
<21> Подпункт 3 п. 1 ст. 218 НК РФ.
<22> Подпункт 4 п. 1 ст. 218 НК РФ.
 Текущая работа бухгалтера по зарплате
А теперь переходим на "вы" с очень важным и нужным всем бухгалтером по расчету зарплаты.
Вы, наш бесценный сотрудник, приступили к текущей деятельности.
И вот поступает первый документ, подлежащий обработке. (Сразу оговоримся, что названия документов в разных организациях и в разных программах учета могут различаться.)
Приказ об изменении оклада
Предположим, руководителем было принято решение увеличить сотруднику Птицыну-Синицыну оклад на 30%. Вы рады за него. Посмотрим теперь, что же надо сделать вам.
 Программа
 Повышение оклада отражаем в программе. Для этого надо:
 1) выбрать фамилию счастливого сотрудника;
 2) указать новый размер его оклада;
 3) провести документ;
 4) проверить результат: сумма оклада должна быть новой.
 Срок обработки документа. До начисления аванса или зарплаты за месяц, с которого изменился оклад.
 Действия. Посвященный этому событию приказ подшиваете в папку "Работники". Разумеется, при начислении "зарплатных" налогов и расчете суммы оплаты труда за месяц в налоговом и бухгалтерском учете за месяц, в котором изменилась оплата труда работника, нужно учитывать обновленные данные о его окладе.
На следующий день вы замечаете, что сотрудники подозрительно-вопросительно смотрят на вас. Поскольку вы на работе новичок, вы смотрите папку "Установочная". И, посмотрев, обнаруживаете, что близится день выплаты аванса. Вы понимаете, что в этом нет ничего страшного, и, желая порадовать сотрудников и удивить их своей компетентностью, принимаетесь за работу.
Ваша задача - определить тех работников, кому надлежит выплатить аванс, и правильно рассчитать сумму для каждого из них.
Дата выплаты аванса
Сначала проверяем - не пополнились ли ряды сотрудников вновь принятыми на работу. Для пущей уверенности нелишним будет обратиться в кадровый отдел - вдруг до бухгалтерии не дошли какие-то приказы.
В список тех, кому надо выплатить аванс, попадают практически все работающие сотрудники организации. Смотрим в папке "Установочная" правила начисления аванса. Так, аванс выплачивается тем, кто работал в первой половине месяца. Не нужно платить аванс тем работникам, которые в первой половине месяца взяли отпуск, либо болели, либо не были на работе по иным причинам.
Определяем размер начисляемого аванса. И видим, что его в нашей организации платят, ну например, в сумме 50% от "чистого" оклада (оклад за вычетом НДФЛ).
 Примечание
 При определении минимального размера аванса, по мнению Роструда, надо учитывать фактически отработанное работником время за соответствующую половину месяца <23>. При этом должен учитываться только оклад (тарифная ставка) работника. Компенсации, премии и другие поощрительные выплаты учитывать не надо. Они выплачиваются вместе с зарплатой за целый месяц <24>.
 Поэтому в организациях, как правило, устанавливают аванс как процент от "чистой" суммы оклада, выдаваемой на руки (оклад за вычетом НДФЛ - 13%). Полученную сумму округляют до целых рублей и выплачивают в качестве аванса.
 Для справки
 Рабочий "программный" словарь бухгалтера
 "Ввести/внести/занести"  документ в программу учета - открыть соответствующую электронную форму документа, занести в него данные и сохранить.
 "Провести" документ  - сделать бухгалтерские проводки на основании документа.
 "Закрыть"  (месяц, квартал, год) - привести электронные документы в состояние, недоступное для корректировки.
 "Сформировать/формировать"  - создать отчет (получить таблицу) на заданную тему.
 "Переформировать"  - обновить отчет (сделать новую таблицу на заданную тему).
 "Удалить" . В некоторых программах, например в 1С, документ надо сначала "пометить на удаление". Это дает возможность восстановить его (если вдруг вы опомнились и поняли, что документ на самом деле нужен вам) - для этого надо только снять пометку. А для удаления действительно ненужных документов надо провести специальную операцию "удаление".
Ну а раз мы заговорили про оклад, то перед тем, как рассчитать аванс, надо еще раз убедиться - не менялась ли сумма оклада в течение последнего времени у кого-либо из работников. Учтите: чаще всего оклад меняется с 1-го числа месяца. Это значит, что выплачиваемый за этот месяц аванс уже должен быть рассчитан исходя из новой суммы оклада.
Ну вот, проверили данные, выявили, что все изменения (если они были) учтены. Теперь "чистый" оклад каждого работника умножаем на 50%. Чаще всего этого достаточно, чтобы определить сумму выплачиваемого аванса - в случае, если по установленному в организации порядку из сумм выплачиваемого аванса не нужно делать каких-либо удержаний.
С выплачиваемых работникам авансов лучше удерживать алименты и прочие обязательные удержания (по исполнительным листам). Чтобы понять, как обстоят дела в вашей организации, внимательно смотрим в папки "Установочная" и "Работники" и изучаем этот вопрос. Если надо делать обязательные удержания из авансов (у конкретных работников) - особо не огорчаемся. Потому что все в наших руках и ничего сверхсложного в этом нет. Просто из начисленного аванса (а его сумма должна быть в этом случае не менее 50% от установленного оклада - чтобы не придрались проверяющие из трудинспекции) надо будет рассчитать сумму удержаний и вычесть их при определении суммы, которую нужно выдать работнику на руки (или перечислить на его лицевой счет).
А некоторые делают проще - аванс работнику начисляют в сумме, которая определяется как половина оклада минус все удержания.
 Примечание
 Существенно сложнее придется в том случае, если в вашей организации аванс надо рассчитывать так же, как и зарплату (только за первую половину месяца) - за фактически отработанное время. В этом случае понадобится табель учета рабочего времени и расчетная ведомость (форма N Т-51) или расчетно-платежная ведомость (форма N Т-49) <25>.
После того как определились со всеми параметрами (люди, суммы начислений, удержания, суммы к выдаче) и рассчитали сумму аванса, которую надо раздать сотрудникам нашей доблестной организации, заполняем документ - "Платежная ведомость" (форма N Т-53) <25>. Разумеется, собирать подписи с работников рановато. Поэтому в платежной ведомости вам, как бухгалтеру по расчету зарплаты, надо заполнить графы 1 - 4 и 6. В графе 5 впоследствии будут расписываться работники либо же кассир сделает запись о депонировании сумм - это если зарплата выплачивается работникам наличными. Ну а если деньги перечисляются на лицевые счета работников, то в платежной ведомости никаких подписей работников не будет, а будет сделана отметка о безналичном перечислении на их счета.
В конце дня забираем экземпляр подписанного документа себе, второй отдаем бухгалтеру по расчетам (бухгалтеру-кассиру или бухгалтеру, который составляет платежные поручения). Подшиваем свой экземпляр в папку "Зарплата".
 Налоги
 1. Налог на прибыль.
Суммы аванса не отражаются в налоговом учете. Расходом у нас будет зарплата, которая будет начисляться по всем правилам в конце календарного месяца.
 Примечание
 Если в организации аванс рассчитывается за фактически отработанное каждым работником время, то есть все основания для того, чтобы учитывать такую выплату как расход в налоговом учете. Получится, что оплата труда будет учитываться как расход не один раз в месяц (за весь месяц целиком), а двумя частями: за первую половину месяца (аванс) и за вторую половину месяца (так называемый окончательный расчет).
 2. НДФЛ.
Для целей расчета НДФЛ датой фактического получения дохода в виде оплаты труда признается последний день месяца, за который была начислена заработная плата <26>. Поэтому при начислении аванса удерживать и перечислять в бюджет налог не обязательно.
 Примечание
 В некоторых организациях при выплате аванса удерживают и перечисляют НДФЛ. Но это - дело, в общем-то, не обязательное, и в основном налог на доходы удерживают при каждой выплате в крупных организациях с хорошо налаженным программным обеспечением.
 С одной стороны, такой подход усложняет работу бухгалтера. А с другой стороны, у этого подхода есть и существенный плюс. Организация никогда не выплатит работнику больше, чем должна (если, конечно, сумма аванса не превышает 50% от оклада). И даже если на следующий день после получения аванса работник решит уволиться, не