"справочник по кадровым вопросам для бухгалтера" (3-е издание) (васильева а.а.) ("гроссмедиа", "росбух", 2010)

(и, если требуется, копии) трудового договора на руки работнику.
10. Помещение 1-го экземпляра трудового договора в дело, его последующее хранение до передачи его в архив или на уничтожение.
Рассмотрим далее содержание перечисленных этапов. При этом уточним, что их непосредственному выполнению со стороны исполнителя (уполномоченного лица, которому поручена подготовка документа) предшествуют мероприятия предварительного характера.
Подготовка предварительного (чернового) варианта
текста документа
Подготовка предварительного (чернового) варианта текста трудового договора производится исполнителем самостоятельно, в пределах предоставленных полномочий. В случае привлечения к подготовке документа нескольких исполнителей - например, при подготовке унифицированной формы типового (примерного) текста трудового договора - ответственный исполнитель, определенный в соответствии с резолюцией (указанием, распоряжением) руководителя предприятия, возглавляет эту работу и с этой целью выполняет действия.
 Ответственный исполнитель при подготовке унифицированной формы (типового текста) трудового договора:
1) уясняет содержание резолюции (поручения, указания), в соответствии с которой организуется подготовка документа;
2) определяет состав привлекаемых к работе над документом сил и средств;
3) уточняет порядок подготовки документа;
4) устанавливает сроки выполнения работы в целом и каждого ее этапа;
5) распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в подготовке документа;
6) информирует исполнителей о требованиях, предъявляемых к документу, исходных материалах, последовательности и сроках выполнения работы, а также о том, в каком виде и кому именно должны передаваться исполнителями результаты выполненной ими работы;
7) организует взаимодействие между исполнителями в процессе работы, оказывает им необходимую помощь;
8) осуществляет постоянный контроль за надлежащей (своевременной и качественной) подготовкой документа;
9) регулярно докладывает о ходе выполнения работы руководителю предприятия;
10) по окончании работы представляет ее итоговые результаты руководителю предприятия (в виде проекта документа, полностью отвечающего установленным требованиям).
С учетом все более глубокого проникновения информационных технологий в управленческие процессы представляется наиболее целесообразным вести подготовку трудового договора на персональном компьютере (ПК), оснащенном устройством чтения-записи автономных машинных носителей (модулей памяти) и устройством вывода на печать (принтером), как правило используя записи, предварительно выполненные в рабочей тетради, на отдельных листах либо сохраненные на автономных машинных носителях (модулях памяти). К работе, впрочем, должны быть подготовлены не только ПК и упомянутые записи, но и рабочее место исполнителя в целом. Это означает, что на столе в непосредственной близости от ПК исполнителем должны быть размещены в удобном порядке:
законодательные и нормативно-правовые акты, а также локальные акты и организационно-распорядительные документы (в бумажном или электроном виде), необходимые для подготовки трудового договора;
методические и справочные материалы, включая ранее заключенные с соответствующими категориями работников (должностными лицами) трудовые договоры (их копии), унифицированные формы, типовые (примерные) тексты, образцы оформления трудовых договоров и т.п.;
список приложений к трудовому договору (при наличии таковых);
график выполнения работы;
листы согласования (при необходимости);
бланки установленного вида;
писчая бумага для ведения рабочих записей и вывода на печать предварительных вариантов текста документа;
исправные автономные машинные носители.
Уточним, что подготовка предварительного варианта текста трудового договора начинается с определения структуры документа и формулирования его основных положений (в виде отдельных предложений). Затем производится взаимоувязка отдельных предложений в абзацы, выполняемая последовательно для всех разделов (пунктов) документа.
Очевидно, однако, что полученный исполнителем предварительный вариант текста документа пока далек от совершенства и, следовательно, подлежит дальнейшему уточнению. С этой целью выполняется редактирование и корректирование предварительного варианта текста трудового договора, о чем мы и поговорим далее.
Подготовка уточненного варианта текста документа
Необходимо пояснить, что, несмотря на очевидные различия между редактированием и корректированием предварительного варианта текста трудового договора, в рассматриваемом случае эти процедуры могут производиться параллельно. В ходе подготовки уточненного варианта текста документа исполнитель:
вносит необходимые изменения в структуру и содержание трудового договора (в т.ч. посредством изъятия (сокращения) отдельных фрагментов, их перестановки, переформулирования, дополнения, включения в проект документа новых фрагментов, а также изменения нумерации структурных элементов документа (пунктов, подпунктов));
выявляет и исключает из текста не устраненные ранее орфографические, синтаксические, смысловые, фактологические и иные ошибки, искажающие содержание документа.
Уточнение структуры и содержания предварительного варианта текста трудового договора производится посредством чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (т.н. правки). Так, по результатам редактирования в проект документа исполнителем вносится редакционная правка, посредством которой:
уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений) текста;
уточняется последовательность слов в отдельных предложениях и словосочетаниях;
из текста изымаются повторы, длинноты и т.п.;
в текст включаются фрагменты, делающие его более ясным, точным и актуальным;
обеспечивается терминологическое соответствие текста общепринятым нормам и правилам;
достигается стилистическое единообразие текста.
Полностью отредактированный текст трудового договора тщательно корректируется на предмет выявления и устранения всевозможных (см. выше) ошибок. Для фиксации ошибок целесообразно использовать корректорские знаки.
Все произведенные в распечатке изменения безотлагательно вносятся в электронную версию документа. Процедура редактирования и корректирования завершается повторной записью уточненного варианта трудового договора на автономный носитель и его контрольной распечаткой, которую исполнителю целесообразно еще раз проверить (вычитать) до отправки документа на согласование.
Согласование уточненного варианта текста документа
Как отмечалось ранее, согласование уточненного варианта текста трудового договора следует производить в случае, если изложение тех или иных его положений требует предварительной проверки (со стороны заинтересованных организаций (органов управления (власти), структурных подразделений и (или) должностных лиц)) организации в целях установления:
обоснованности содержания, соответствия документа своему функциональному назначению;
соответствия документа законодательству, нормативно-правовым актам и управленческим решениям, принятым ранее соответствующими организациями (органами управления (власти));
соответствия документа локальным актам и управленческим решениям, принятым ранее предприятием.
Оформление документа
Для приведения внешнего вида трудового договора в соответствие с требованиями к управленческой документации производится его оформление. Подчеркнем, что в конечном счете правильность оформления обеспечивает придание трудовому договору законной юридической силы.
В необходимых случаях трудовой договор дополняется приложениями. Уточним в этой связи, что состав приложений к заключаемому трудовому договору определяется с учетом содержания (в частности, условий) документа и в дальнейшем может расширяться.
Наиболее часто в качестве приложений к трудовому договору фигурируют дополнительные соглашения, в соответствии с которыми изменяется содержание документа (его отдельных условий), а также заключаемый в определенных ситуациях ученический договор, выполняющий функцию дополнительного соглашения. Особенности подготовки перечисленных документов рассматриваются далее. Что касается приложений к унифицированной форме (типовому (примерному) тексту) трудового договора, то целесообразность подготовки соответствующих приложений и их состав обычно определяются исполнителем в процессе работы над документом. При этом содержание приложений определяется функциональным назначением каждого из них, а их оформление производится в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003.
В необходимых случаях приложения к унифицированной форме (типовому (примерному) тексту) могут предварительно направляться на согласование. Отметим, что, помимо приложений, входящих в состав унифицированной формы (типового (примерного) текста) трудового договора, к документу, направляемому на рассмотрение руководителя предприятия, могут прилагаться:
пояснительная записка, содержащая сведения об основаниях для разработки документа, его функциональном назначении, основных результатах работы, а также о возникших в процессе согласования унифицированной формы (типового (примерного) текста) разногласиях;
проект приказа (распоряжения) об утверждении унифицированной формы (типового (примерного) текста) трудового договора;
перечень документов, утрачивающих свою силу с утверждением (введением в действие) унифицированной формы (типового (примерного) текста) трудового договора.
Кроме того, к представляемому на рассмотрение руководителя предприятия документу в обязательном порядке прилагается резолюция (поручение, указание и т.п.), в соответствии с которой производилась его разработка.
Подписание документа сторонами трудовых отношений
Рассмотрим далее порядок подписания предназначенного для заключения трудового договора работником и работодателем. Обычно первым окончательно согласованный и оформленный вариант трудового договора подписывает работник. После этого подписанный им трудовой договор передается на подпись руководителю предприятия. Свою подпись под трудовым договором руководитель предприятия должен поставить в течение ранее оговоренных сроков, с тем чтобы обеспечить своевременное вступление документа в законную силу.
Отметим в заключение, что в определенных ситуациях трудовой договор может быть подписан работником и работодателем одновременно. Необходимость в этом может быть, в частности, обусловлена установленной в соответствии с трудовым договором датой начала выполнения работы.
Нормы времени и сроки, отводимые на подготовку
трудового договора
В заключительном параграфе главы мы сосредоточимся на рассмотрении временных показателей, характеризующих подготовку трудового договора. С этой целью прежде всего обратим внимание уважаемых читателей на соответствующие нормы времени.
В соответствии с нормами временные затраты на подготовку унифицированной формы (типового (примерного) текста) документа складываются из:
временных затрат на изучение, обобщение и анализ однотипных управленческих документов (например, ранее заключенных с соответствующими категориями работников трудовых договоров);
временных затрат на корректировку формы (текста);
временных затрат на согласование документа;
временных затрат на оформление документа.
Совокупные затраты на подготовку унифицированной формы (типового (примерного) текста) трудового договора могут быть определены как средние для указанных в нормах видов управленческих документов и составляют 5,1 часа - при условном объеме документа до 5 листов.
Сроки на подготовку унифицированной формы (типового (примерного) текста) трудового договора определяются с учетом соответствующих положений Типовой инструкции по делопроизводству. Уточним, что при определении руководителем предприятия сроков подготовки документа должны приниматься во внимание:
приоритет документа (его важность, срочность и т.п.);
состав документа, планируемый объем документа и приложений к нему;
уровень квалификации исполнителя, которому поручается подготовка документа;
наличие у исполнителя других (в том числе срочных и (или) важных) поручений, в соответствии с которыми предусмотрена подготовка других документов;
нормы времени на подготовку документа в целом и выполнение в рамках этой работы отдельных действий;
сроки, установленные законодательством, нормативно-правовыми актами либо вышестоящими организациями (органами управления (власти)).
При определении сроков, кроме того, учитывается время, необходимое для согласования проекта документа. В целях соблюдения сроков подготовки унифицированных форм (типовых (примерных) текстов) трудовых договоров рекомендуется использовать соответствующие графики, а также схемы прохождения документов и приложений к ним.
Нормы времени на подготовку трудового договора на основе соответствующей унифицированной формы (типового (примерного) текста) трудового договора могут быть определены на основе значений, отражающих затраты времени на набор (впечатку в предусмотренные для этой цели места) текста на типовых бланках (формах).
Теперь вниманию уважаемых читателей предлагаются типовые тексты трудовых договоров, предназначенные для заключения с различными категориями работников. Отличие представленных ниже вариантов трудовых договоров состоит, во-первых, в специфике их функционального назначения и, во-вторых, в наличии в их содержании особых условий, к числу которых могут быть, в частности, отнесены:
условие о сроке действия трудового договора (срочный трудовой договор);
условие об испытании работника при приеме на работу (трудовой договор, предусматривающий испытание работника при приеме на работу);
условие о неразглашении работником охраняемой законом тайны (трудовой договор, содержащий соответствующее условие, а также договоры, заключенные в дополнение к нему; см. ниже);
условие об обязанности работника отработать по окончании обучения не менее установленного договором срока (трудовой договор, содержащий соответствующее условие, а также договор, заключенный в дополнение к нему (ученический договор с работником предприятия, нуждающимся в переподготовке, либо ученический договор, заключенный с лицом, принимаемым на работу));
условие о материальной ответственности работника (трудовой договор, содержащий соответствующее условие, а также заключенный в дополнение к нему договор о полной (частичной) материальной ответственности).
Здесь же мы рассмотрим особенности трудовых договоров, предназначенных для заключения с руководителем предприятия, гражданским служащим, работником-совместителем, работником-надомником, сезонным работником, работником, работающим в условиях Крайнего