"справочник по кадровым вопросам для бухгалтера" (3-е издание) (васильева а.а.) ("гроссмедиа", "росбух", 2010)

"ГроссМедиа", 2010
"РОСБУХ", 2010
СПРАВОЧНИК ПО КАДРОВЫМ ВОПРОСАМ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА
(3-е издание)
А.А.Васильева
ВВЕДЕНИЕ
Регулирование трудовых отношений, организация труда и регламентация трудовой деятельности работников, вопросы надлежащего соблюдения прав работников и работодателей - именно так можно охарактеризовать основные аспекты работы современной кадровой службы.
Бухгалтеру важно правильно отражать все эти аспекты в отчетности предприятия. А ведь это не только начисление заработной платы, отпусков и больничных, хотя даже эта работа не является легкой. Помимо нее в "кадровые" обязанности бухгалтера входит проведение командировочных, расчет, начисление и уплата "зарплатных" налогов, взносов на социальное страхование работников от несчастных случаев и профессиональных заболеваний, расчет расходов на охрану труда и многое другое.
В данной книге мы постарались осветить каждый этап "кадровой" работы с точки зрения работы бухгалтера: прием на работу, оформление, оплата труда, отпусков, командировок, обучения, поощрения и взыскания отдельных сотрудников, переводы, а также увольнение.
Для наглядности мы использовали практические примеры, а также примеры из судебной практики.


Глава 1. ПРИЕМ РАБОТНИКОВ
1.1. Прием на работу
Прием на работу нового работника, прошедшего собеседование и удовлетворяющего квалификационным требованиям, начинается с заявления. Работник пишет заявление на имя руководителя организации, имеющего право подписи документов, связанных с приемом на работу. Как правило, таким руководителем является первое лицо организации (лицо, на основании устава имеющее право действовать без доверенности от имени организации) - директор, генеральный директор, управляющий. Это может быть и иное лицо, наделенное данным правом по доверенности. В дальнейшем это лицо будет именоваться работодателем.
На основании подписанного работодателем заявления оформляются трудовой договор и приказ о приеме на работу. При этом в соответствии со ст. 68 Трудового кодекса РФ именно трудовой договор имеет главенствующее значение, поскольку приказ о приеме на работу должен быть оформлен на основании трудового договора.
Законодательно установлено, что трудовой договор должен быть заключен в письменной форме. Однако трудовой договор будет считаться заключенным и в том случае, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя либо его представителя. При этом работодатель обязан оформить трудовой договор в письменной форме в течение трех дней со дня фактического допущения работника к работе (ч. 2 ст. 67 Трудового кодекса РФ). За несоблюдение указанной обязанности уполномоченный представитель работодателя может быть привлечен к административной ответственности.
В связи с тем что в трудовом договоре две стороны: работник и работодатель, то трудовой договор составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой хранится у работодателя.
При заключении трудового договора работодатель вправе потребовать у работника предъявления следующих документов:
- паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
- трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
- страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;
- документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний либо специальной подготовки.
Запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо вышеуказанных, а также иные документы, дополнительно предусмотренные российским законодательством (в частности, указами Президента РФ или постановлениями Правительства РФ).
Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста 16 лет. С согласия одного из родителей (опекуна, попечителя) и органа опеки и попечительства трудовой договор может быть заключен с учащимся, достигшим возраста 14 лет, - для выполнения в свободное от учебы время легкого труда, не причиняющего вреда его здоровью и не нарушающего процесса обучения.
Приказ о приеме на работу обязательно должен содержать:
- фамилию, имя и отчество работника;
- дату приема на работу;
- должность, на которую принимается работник;
- подразделение, в котором будет работать работник и в котором по штатному расписанию числится должность;
- сведения об окладе (может быть указано, что оклад соответствует штатному расписанию, однако в трудовом договоре заработная плата должна быть указана обязательно);
- срок, на который принимается работник (если это срочный трудовой договор);
- наличие или отсутствие испытательного срока.
Необязательным, но чаще всего используемым реквизитом приказа является основание его издания - заявление работника. В дополнение к заявлению работника в качестве основания может выступать служебная записка руководителя подразделения, в которое идет работать работник.
Несмотря на то что трудовые отношения оформляются трудовым договором, который является правоустанавливающим документом в сфере труда, трудовая книжка является обязательной, как для работника, так и для работодателя. Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если для работника эта работа является основной. В случае если работник, впервые заключающий трудовой договор, в течение пяти дней не приступил к работе без уважительных причин, трудовая книжка такому работнику выписываться не должна.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, т.е. документом, подтверждающим стаж работы, места работы и специальности, по которым работник работал. Порядок заполнения трудовых книжек установлен Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.
Эта Инструкция в соответствии с п. 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила ведения трудовых книжек), утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках", устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек.
Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными).
Пример. Работник принят на работу 5 сентября 2003 г. Следовательно, в трудовой книжке делается запись: "05.09.2003".
Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.
В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается.
Подробнее о ведении и организации учета трудовых книжек см. в гл. 4 "Трудовые книжки".
1.2. Воинский учет в организации
В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. N 719 "Об утверждении Положения о воинском учете" организации обязаны вести воинский учет граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу. Расходы, связанные с ведением воинского учета в организациях, производятся за счет средств этих организаций.
Так, в п. 9 Постановления Правительства РФ N 719 воинский учет граждан по месту их работы осуществляется организациями в соответствии с законодательством РФ. За состояние воинского учета, осуществляемого организациями, отвечают руководители этих организаций. При этом число работников, осуществляющих воинский учет в организациях, определяется с учетом следующих норм:
а) 1 работник, выполняющий обязанности по совместительству, - при наличии на воинском учете менее 500 граждан;
б) 1 освобожденный работник - при наличии на воинском учете от 500 до 2000 граждан;
в) 2 освобожденных работника - при наличии на воинском учете от 2000 до 4000 граждан;
г) 1 освобожденный работник на каждые последующие 3000 граждан, состоящих на воинском учете.
При наличии в органах местного самоуправления или организациях 2 и более работников, осуществляющих воинский учет, они объединяются в отдельное подразделение - военно-учетный стол.
Глава 2. УВОЛЬНЕНИЕ РАБОТНИКОВ
2.1. Основания для увольнения персонала
Ситуации, когда перед работодателем возникает необходимость оформления увольнения работника, встречаются очень часто. С точки зрения трудового законодательства работник увольняется самостоятельно или может быть уволен работодателем (ст. 77 Трудового кодекса РФ) в следующих случаях:
- по соглашению сторон;
- в связи с истечением срока трудового договора, за исключением случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;
- по инициативе работника;
- по инициативе работодателя;
- при переводе работника по его просьбе или с его согласия на работу к другому работодателю либо переводе на выборную работу (должность);
- при отказе работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменением подведомственности (подчиненности) организации или ее реорганизацией;
- при отказе работника от продолжения работы в связи с изменением существенных условий трудового договора;
- при отказе работника от перевода на другую работу вследствие состояния здоровья в соответствии с медицинским заключением;
- при отказе работника от перевода в связи с перемещением работодателя в другую местность;
- по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон;
- при нарушении установленных Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами правил заключения трудового договора, если это нарушение исключает возможность продолжения работы.
Трудовой договор может быть прекращен и по другим основаниям, предусмотренным настоящим Кодексом и иными федеральными законами.
Пример. Организация заключила трудовой договор с новым работником. Прошел почти месяц, но сотрудник на работе так и не появился. Как в таком случае должен поступить работодатель? Можно ли считать трудовой договор с таким работником расторгнутым?
В таком случае договор считается аннулированным. Статья 61 Трудового кодекса РФ предусматривает, что если в трудовом договоре нет упоминания о дате, с которой сотрудник должен приступить к выполнению работы, то такая обязанность появляется у него на следующий рабочий день после вступления договора в силу. А по общему правилу, также изложенному в ст. 61 Трудового кодекса РФ, трудовой договор вступает в силу с момента его подписания сторонами. Таким образом, если в трудовом договоре с сотрудником никаких особенностей начала работы не оговорено, то по истечении одной недели со дня, когда работник должен был выйти на работу (и без уважительных причин не вышел на нее), работодатель вправе аннулировать трудовой договор.
Следовательно, работодатель должен предпринять меры для установления причин неявки работника (например, созвониться с ним или направить курьера и т.п.). А факт невыхода работника на работу лучше зафиксировать актом, подписанным другими работниками или независимыми представителями.
Факт аннулирования договора надо зафиксировать приказом (распоряжением) работодателя. При этом в приказе нужно со ссылкой на ст. 61 Трудового кодекса РФ указать, что трудовой договор аннулирован в связи с тем, что работник не приступил к работе в установленный срок без уважительных причин.
Трудовое законодательство РФ при увольнении работника по любым основаниям обязывает работодателя в последний день работы (день увольнения) выполнить следующие действия:
- выплатить работнику денежную компенсацию за все неиспользованные отпуска. По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска. При предоставлении отпуска с последующим увольнением (при расторжении трудового договора по инициативе работника) этот работник имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен в порядке перевода другой работник;
- выдать работнику трудовую книжку и другие документы, связанные с работой (по письменному заявлению работника);
- произвести с работником окончательный расчет.
Поскольку законодательством предусмотрен различный порядок увольнения по разным основаниям, рассмотрим более подробно порядок действий кадровой службы работодателя для каждого из предусмотренных Трудовым кодексом РФ оснований.
Об особенностях расторжения трудовых договоров мы поговорим в третьем разделе данной книги. В этом же разделе мы сосредоточимся непосредственно на причинах увольнения.
2.2. Увольнение "по обоюдному согласию"
Трудовой кодекс РФ, в соответствии с договорным характером трудовых отношений, установил, что стороны трудового договора вольны в любое время расторгнуть договор по обоюдному согласию. В таком случае трудовой договор прекращается в срок, определенный сторонами. Аннулирование такой договоренности может иметь место лишь при взаимном согласии администрации и работника.
Пример. Работодатель (общество с ограниченной ответственностью "Пульс") и работник (бухгалтер Петрова Л.В.) договорились, что они расторгнут трудовой договор по соглашению сторон через месяц после подписания соглашения о прекращении трудового договора. В течение этого срока работодатель не смог найти работника на вакансию, образующуюся с уходом бухгалтера, и предложил бухгалтеру остаться на работе. Бухгалтер не согласилась, в связи с чем работодателю пришлось уволить ее в обусловленный в соглашении о прекращении трудового договора срок, выдать трудовую книжку, внеся в нее запись о прекращении трудового договора по соглашению сторон (т.е. указав основание - ст. 78 Трудового кодекса РФ), и выдать денежные средства, которые полагались работнику, поскольку в одностороннем порядке отказаться от договоренности прекратить трудовой договор ни работодатель, ни работник не вправе.
2.3. Расторжение срочного трудового договора
Трудовой договор, заключенный на определенный срок, прекращается с истечением срока его действия. Однако работодатель должен помнить, что это не происходит автоматически, когда истечет срок договора. В соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ работодатель