АДМИНИСТРАЦИЯ
АЛТАЙСКОГО КРАЯ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
05.01.2000
№
1-р
Утратило силу - Распоряжение Администрации
Алтайского края от
05.04.2014 г. № 102-р
г.Барнаул
1.
Утвердить прилагаемую примерную инструкцию по делопроизводству в органах
местного самоуправления Алтайского края.
2.
Рекомендовать органам местного самоуправления края на основании настоящей
примерной инструкции разработать индивидуальные инструкции по делопроизводству.
3.
Общему отделу администрации края (В.Н.Кутищев) и управлению архивного дела
администрации края (Н.И.Разгон) оказывать организационно - методическую помощь
по ведению делопроизводства в органах местного самоуправления.
4.
Признать утратившим силу распоряжение администрации края от 05.05.1992 № 474-р.
Глава администрации Алтайского
края
А.А.СУРИКОВ
Утверждена
распоряжением
администрации края
от 5 января 2000 г. № 1-р
ПРИМЕРНАЯ
ИНСТРУКЦИЯ
ПО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОРГАНАХ МЕСТНОГО
САМОУПРАВЛЕНИЯ
АЛТАЙСКОГО КРАЯ
1.
Общие положения
1.1.
Настоящая примерная инструкция определяет порядок ведения делопроизводства по
приему, учету, подготовке, оформлению, размножению (тиражированию), движению,
контролю исполнения, хранению и использованию документов в администрациях
районов и городов, сел и поселков, их отделах, управлениях и комитетах.
Примерная
инструкция составлена с учетом Закона Алтайского края "Об основах местного
самоуправления" от
05.12.1995 № 29-ЗС, ГСДОУ и ГОСТа Р 6.30-97, а также Типовой инструкции по
делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ (М., 1993).
По
вопросам ведения делопроизводства, которые не предусмотрены настоящей
Инструкцией, следует руководствоваться правилами и требованиями Государственной
системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения,
М., 1991, ГОСТ Р 6.30-97.
Порядок
ведения секретного делопроизводства и работы с документами с грифом "Для
служебного пользования" определен особыми инструкциями.
Составление,
оформление и учет документов по кадрам, по записи актов гражданского состояния,
нотариальным действиям, учету военнообязанных производится в порядке,
установленном действующим законодательством, инструкциями, положениями
вышестоящих и других органов.
1.2.
На основе настоящей примерной инструкции органы местного самоуправления
Алтайского края разрабатывают индивидуальные инструкции по делопроизводству,
которые утверждаются руководителем.
1.3.
Ответственность за организацию делопроизводства и полную сохранность документов
Архивного фонда Алтайского края возлагается:
в
администрациях районов и городов края на управляющих делами (секретарей
администраций, заведующих общими отделами);
в
администрациях сел и поселков - на заместителей глав этих администраций;
в
отделах, управлениях и комитетах - на их руководителей.
1.4.
Вновь принятые работники должны быть ознакомлены руководителем с порядком
работы данного учреждения и его Инструкцией по делопроизводству.
2.
Прием, регистрация и рассмотрение
входящей
корреспонденции
2.1.
Все поступающие служебные документы являются входящей корреспонденцией.
2.2.
Регистрация документов - это запись необходимых сведений о документах с
последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты
регистрации.
Основным
принципом регистрации является однократность. Каждый документ должен
регистрироваться в данном учреждении только один раз.
2.3.
Регистрация корреспонденции ведется работником, назначенным приказом,
распоряжением руководителя учреждения.
2.4.
При приеме и регистрации корреспонденции, необходимо:
проверить
правильность доставки, целостность конвертов или упаковки почтовых отправлений;
вскрыть
полученные пакеты, бандероли или посылки, креме тех, на которых имеется надпись
"лично". При вскрытии конверта установить наличие вложенных в него
документов и приложений, а в случае порчи или отсутствия их сообщить об этом
отправителю;
прикрепить
к поступившим документам конверты, если на самом документе отсутствует адрес
отправителя, или когда почтовый штемпель позволяет установить время отправления
и получения его. При получении доплатной корреспонденции конверты сохранить для
представления в бухгалтерию в качестве оправдательных документов, во всех
остальных случаях после проверки конверты уничтожить;
систематизировать
документы на регистрируемые и не подлежащие регистрации;
передать
адресатам или уполномоченным ими лицам именные пакеты с надписью
"лично". Если окажется, что содержащаяся в них корреспонденция имеет
служебный характер, зарегистрировать их;
передать
или переслать неправильно присланные документы по принадлежности, известив об
этом отправителей.
Телефонограммы
принимаются техническим секретарем учреждения, а в нерабочее время, выходные и
праздничные дни - дежурным.
Телефонограммы
записываются в прошнурованную книгу с указанием их порядкового номера,
наименования и номера телефона отправителя, наименования адресата, текста,
времени приема телефонограммы, должности и фамилии лица передавшего, должности
и фамилии лица, принявшего телефонограмму. Ниже ставится подпись должностного
лица, ознакомившегося с телефонограммой, и дата.
2.5.
Регистрации подлежат те документы, которые по своему характеру требуют решения,
ответа, контроля.
Документы,
поступившие из вышестоящих организаций, регистрируются все без исключения.
Перечень
документов, не подлежащих регистрации, определяется ответственным за
организацию делопроизводства и утверждается руководителем. Примерный перечень
таких документов указан в приложении 1 к настоящей Инструкции.
2.6.
Входящая корреспонденция регистрируется: срочная - вне очереди, остальные - в
течение дня ее поступления.
2.7.
Для регистрации всех категорий входящих и исходящих документов применяется, как
правило, единая регистрационная карточка.
На
каждый регистрируемый документ заполняется 2 экземпляра карточки. После
регистрации одна карточка помещается в справочную картотеку, вторая - после
записи резолюции руководителя вместе с документом направляется в структурное
подразделение для исполнения.
При
этом должен соблюдаться следующий порядок заполнения отдельных граф лицевой
стороны регистрационной карточки:
в
графе "Корреспондент" для входящего документа указывается
наименование учреждения, откуда поступил документ, вид документа. В отдельных
случаях может быть указана также должность и фамилия лица, подписавшего
входящий документ;
для
инициативного исходящего документа указывается наименование учреждения, куда он
направляется;
при
массовой рассылке документа указывается обобщенное название корреспондентов.
Например, "Главы администраций", "Отделы, управления и
организации". При регистрации инициативного исходящего документа в этой же
графе указывается фамилия лица, подписавшего документ;
в
графе "Дата и индекс документа" указывается дата документа (число,
месяц, год) и номер, присвоенный ему учреждением - автором;
графа
"Дата поступления и индекс документа" заполняется только для входящих
документов. В ней проставляется дата получения и индекс, присвоенный документу;
календарная
шкала вверху карточки используется для контроля за сроками исполнения
документа. На ней отмечается дата, в которой документ должен быть исполнен
(типовой срок, установленный для исполнения различных групп документов, в
соответствии с пунктом 4.5 настоящей Инструкции либо дата, указанная
руководителем в резолюции). Если срок исполнения продлен, то в шкале отмечается
новая дата, а первая зачеркивается. Отметка о сроке исполнения делается в шкале
на каждый документ, требующий ответа или исполнения, независимо от того, взят
ли он на контроль. Для документа, взятого на особый контроль, перед сроком
исполнения ставится красная буква "К". При взятии на контроль
отдельного вопроса или пункта документа (постановления, распоряжения,
поручения, письма) проставляется срок их исполнения;
в
графе "Краткое содержание" указывается вид (решение, распоряжение и
т.п.), заголовок документа, а при его отсутствии излагается его краткое
содержание;
при
регистрации документа, содержащего несколько поручений, исполняемых в разные
сроки, исполняется дополнительный экземпляр карточки (продолжение), на котором
в этой графе указывается содержание пунктов, взятых на контроль, и сроки их
исполнения;
в
графу "Резолюция" переносится резолюция с документа с указанием
должности лица, подписавшего ее, и дата;
в
графе "Отметка об исполнении" отражается решение вопроса по существу,
дата и индекс ответного документа, результаты исполнения и направление его
"В дело", N и дата.
Оборотная
сторона регистрационной карточки заполняется в процессе движения и исполнения
документа. Записи должны быть краткими и соответствовать основному назначению -
обеспечению контроля за движением, своевременным исполнением и возвратом
документа.
Для
документов, взятых на контроль по срокам исполнения, запись делается по
формуле: дата - кому передан документ;
дата
- факт напоминания о сроке исполнения; дата - факт возвращения исполненного
документа.
2.8.
Регистрационные карточки систематизируются и расставляются в картотеках,
составляющих основу справочного аппарата к служебным документам. Эта картотека
делится на 2 части на исполненные и неисполненные документы. Карточки из
разделов второй части по мере исполнения перемещаются в соответствующий раздел
первой части картотеки.
2.9.
Регистрационно - контрольные карточки изготавливаются типографским способом на
плотной бумаге формата А5 (210 х 148 мм) по ГОСТ Р 6.30-97 (приложение 2).
2.10.
При объеме документооборота до 500 - 600 документов в год, а также в
зависимости от имеющихся условий могут применяться журналы регистрации входящих
документов, которые заполняются строго по форме (приложение 3).
2.11.
Для регистрации документов могут использоваться компьютерная и вычислительная
техника. В автоматизированной системе регистрация документов осуществляется с
использованием машинно-ориентированной регистрационно-контрольной карточки,
построенной на базе обязательных реквизитов регистрации, или путем прямого
ввода их с документа.
2.12.
На каждом входящем документе, подлежащем регистрации, на нижнем поле первого
листа (справа) проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата
его поступления и индекс.
На
документах, не подлежащих регистрации, указываются дата их поступления и номер
дела по номенклатуре, а порядковый номер не проставляется.
Индекс
входящего документа состоит из порядкового регистрационного номера и номера
дела по утвержденной номенклатуре, в котором он должен храниться.
Если
поступивший документ является ответом на письмо или информацией о выполнении
решений, постановлений, распоряжений, то факт его получения отмечается в графе
"Отметка об исполнении" регистрационной карточки исходящего документа
или в журнале исходящей корреспонденции.
2.13.
Все поступившие документы должны рассматриваться в день их поступления
руководителем учреждения или его заместителем в соответствии с распределением
между ними обязанностей. Документы правительства и государственных органов
исполнительной власти передаются на рассмотрение руководителю.
2.14.
Результаты рассмотрения каждого полученного документа, указания о его
исполнении отражаются в резолюции, которая проставляется в правой верхней части
или на любой свободной площади лицевой стороны документа, кроме полей.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе. На нижнем поле этого листа
указывается номер и дата документа, к которому относится резолюция.
Резолюция
должна содержать:
указание,
кому конкретно поручается исполнение документа (фамилия, инициалы),
предписываемое действие, способ, порядок и срок его исполнения, личную подпись
руководителя и дату ее написания.
На
документе не должно быть более одной резолюции. Ответственными за исполнение
документа являются должностные лица, указанные в резолюции.
2.15.
Текст резолюции переносится в регистрационную карточку или журнал регистрации
входящей корреспонденции, а затем документ передается исполнителю.
Если
документ в соответствии с резолюцией руководителя направляется для исполнения
нескольким исполнителям, то ответственным за его исполнение является то
должностное лицо, к ведению которого относится основной вопрос, или то лицо,
которое в резолюции указано первым. Документ передается исполнителям либо
поочередно, либо одновременно в размноженных копиях.
2.16.
Исполнитель обязан ознакомиться с переданными ему документами и выделить те из
них, которые требуют наиболее спешного исполнения.
2.17.
Документы, по которым поставленные в них вопросы могут быть решены в
учреждении, не должны пересылаться в подчиненные или другие организации.
В
случае направления документа или письма на рассмотрение и для принятия мер в
другие учреждения автор должен быть поставлен об этом в известность.
2.18.
Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах их
прохождения осуществляется, как правило, без расписок, но с обязательной
отметкой в соответствующей регистрационной карточке или журнале.
Под
расписку передаются исполнителям контролируемые документы.
2.19.
На документах, по которым поставленные вопросы решены (проведено совещание либо
приняты постановление или распоряжение), исполнитель на нижнем поле первой
страницы документа с левой стороны делает отметку "В дело", N дела, в
котором будет храниться документ, и заверяет ее своей подписью.
3.
Подготовка, оформление и размножение
служебных
документов
3.1.
При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать ряд требований и
правил, обеспечивающих их юридическую силу, целесообразность и обоснованность,
оперативное исполнение и использование.
3.2.
Служебные документы пишутся на бланках. Бланк документа - это лист бумаги с
заранее напечатанными на нем типографским способом или при помощи штампа
постоянными для данного документа информационными реквизитами. Штамп
применителен только для служебных писем.
3.3.
Бланки изготавливаются на белой бумаге форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х
148 мм) и печатаются черной краской.
Бланки
каждого вида изготавливают на основе углового или продольного расположения
реквизитов (приложение 4).
В
случае отсутствия бланка документ оформляется с помощью углового штампа с
наименованием организации, который проставляется в левом верхнем углу с
указанием даты и номера.
На
бланках для решений представительных органов местного самоуправления
муниципального образования <1>, постановлений, распоряжений администрации
в верхней части, перед наименованием органа, печатаются слова "Российская
Федерация".
--------------------------------
<1>
Далее вместо слов "представительных органов местного самоуправления
муниципального образования" будет употребляться термин
"представительный орган".
3.4.
Каждый вид документа должен иметь строго определенный комплекс реквизитов и
стабильный порядок их расположения, соответствующий требованиям ГОСТ Р 6.30-97
"Унифицированная система организационно - распорядительной документации.
Требования к оформлению документов" и настоящей Инструкции.
3.5.
Составление и оформление документов предполагают обязательное соблюдение
следующих требований:
-
указание учреждения - автора (как правило, воспроизводится в бланке
учреждения);
-
указание вида документа;
-
индекс и дата документа;
-
составление заголовка документа;
-
текст документа;
-
адресат;
-
проставление отметок о согласовании текста документа;
-
удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати);
-
проставление отметок о прохождении и исполнении документа и направлении его
"В дело".
3.6.
Важным реквизитом документа является правильное указание его автора.
Для постановлений,
принятых на сессии или заседании, - наименование представительного органа
(приложение 5).
Для
постановлений и распоряжений администрации - наименование администрации
(приложение 6).
При
принятии совместных постановлений представительного органа и администрации
указываются в следующем порядке: слова "Российская Федерация", затем
наименование представительного органа, затем наименование администрации
(приложение 7).
Для
отделов, управлений и комитетов - полное наименование отдела, управления, комитета.
3.7.
Обязательным реквизитом служебных документов, за исключением писем, является
указание их вида. Это решение, постановление, распоряжение, протокол, план
работы, докладная записка, информация. Вид документа указывается под
наименованием учреждения.
3.8.
Заголовок составляется к документам, за исключением телефонограмм, телеграмм,
извещений. Заголовок должен быть максимально кратким и отвечать на вопрос:
"О чем?", Например: "Об отмене...", "О
состоянии...".
Заголовок
к тексту печатается от левой границы текстового поля. Точку в конце заголовка
не ставят. Заголовок, состоящий из нескольких строк, печатается через 1
интервал.
Документы,
оформленные на бумаге формат А5, не нуждаются, как правило, в заголовке.
3.9.
Служебный документ должен иметь дату, в состав которой входят число, месяц и
год.
Для
постановлений представительного органа и протоколов различных заседаний датой
является день, месяц и год их проведения, а для постановлений, распоряжений
администрации и писем - день их подписания.
Датой
документа, требующего утверждения, считается дата его утверждения.
3.10. Элементы даты
должны приводиться цифрами в одной строке, разделенные точками в
последовательности: число месяца, месяц, год. Дату 20 апреля 2000 года можно
оформить: 20.04.2000 - в конце даты точка не ставится. Если число дня или
порядковый номер месяца являются однозначным числом, то перед цифрой ставится
ноль. Например, 2 мая 2000 года следует писать 02.05.2000. Словесно - цифровой
способ, при котором обозначение месяца указывается прописью, предпочтительно
применять в тексте документа. Реквизит "дата" может оформляться
словесно - цифровым способом при подготовке нормативных и финансовых
документов. Например, 15 мая 2000 года.
Дата подписания указывается в левой
верхней части документа.
Если документ готовится не на бланке, то
дата проставляется под наименованием должностного лица, подписавшего документ,
ниже на 2 - 3 интервала. Этот порядок допускается применять в актах, служебных
письмах, приказах, протоколах и других документах.
Все отметки на служебных документах,
связанные с прохождением и исполнением их, датируются и подписываются.
3.11.
Реквизит "Адресат" располагается в верхнем правом углу документа. В
качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные
или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения
указывают в именительном падеже, например:
Администрация края
Топливно - энергетический отдел
Должность
лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
Администрация
края
Управление
делами
Начальнику
сектора по материально - техническому снабжению
П.Б.Матвееву
При
адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав
наименования должности адресата, например:
Председателю
Избирательной
комиссии
Алтайского края
Еремеевой
Н.А.
Если
документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько
структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно,
например:
Администрации
сельских Советов
Заринского
района
Если
письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес,
например:
Отделение
Пенсионного фонда
Российской
Федерации
по
Алтайскому краю
656056,
г. Барнаул,
пр.
Комсомольский, 80-а
При
адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию
и инициалы получателя, например:
658033,
Алтайский край,
Родинский
район, с. Родино,
ул.
Садовая д. 5, кв.12
Сорокину
И.П.
Документ
не должен содержать более четырех адресатов; в противном случае составляется
список на рассылку и на каждом документе указывается только один адрес.
Адреса на почтовых конвертах
указываются в последовательности, установленной Почтовыми правилами.
3.12.
Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта
документа, поэтому каждый документ должен быть согласован с заинтересованными
лицами и организациями. Оформляется согласование либо визированием проекта
документа, либо грифом согласования.
3.13.
Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку его подписи и дату
согласования. При необходимости может быть указана должность визируещего.
3.14.
Проекты постановлений и распоряжений администрации края, района, города, села и
поселка визируются исполнителями, руководителями заинтересованных отделов,
управлений и комитетов, юрисконсультом, заместителями глав администраций,
курирующих соответствующие вопросы (приложение 8).
3.15.
Гриф согласования содержит следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО, написанное
прописными буквами без кавычек, наименование должности (включая наименование
учреждения), личную подпись, инициалы и фамилию лица, с которым согласовывается
документ, и дата согласования, например:
СОГЛАСОВАНО
Глава администрации
Курьинского района
____________________
В.Н.Соловьев
личная
подпись
17.07.99
Если
согласование осуществляется письмом, протоколом, то гриф согласования оформляют
по следующей форме:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской
академии
медицинских наук
от 30.10.1999 N
451-805
или:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
Правления
Страховой компании
"Жизнь"
От 21.12.1999 N 101
Гриф
согласования располагается ниже реквизита "подпись" или на отдельном
листе согласования (приложение 8).
3.16. Элементы даты
должны приводиться цифрами в одной строке, разделенные точками в
последовательности: число месяца, месяц, год. Дату 20 апреля 2000 года можно
оформить: 20.04.2000 - в конце даты точка не ставится. Если число дня или
порядковый номер месяца являются однозначным числом, то перед цифрой ставится
ноль. Например, 2 мая 2000 года следует писать 02.05.2000. Словесно - цифровой
способ, при котором обозначение месяца указывается прописью, предпочтительно
применять в тексте документа. Реквизит "дата" может оформляться
словесно - цифровым способом при подготовке нормативных и финансовых
документов. Например, 15 мая 2000 года.
Дата подписания указывается в левой
верхней части документа.
Если документ готовится не на бланке, то
дата проставляется под наименованием должностного лица, подписавшего документ,
ниже на 2 - 3 интервала. Этот порядок допускается применять в актах, служебных
письмах, приказах, протоколах и других документах.
Все отметки на служебных документах,
связанные с прохождением и исполнением их, датируются и подписываются.
3.17.
Постановления представительного органа подписываются его председателем, при его
отсутствии - заместителем председателя.
Постановления,
распоряжения администрации района, города, села и поселка - главой
администрации, при его отсутствии - заместителем главы администрации,
назначенным главой администрации специальным распоряжением.
В
отделах, управлениях и комитетах документы подписываются руководителем, а при
его отсутствии - заместителем руководителя.
При
подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются
одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности,
например:
Начальник
управления личная
подпись М.А.Медведев
Главный
бухгалтер
личная подпись
Н.И.Рогозина
При
подписании документа несколькими должностными лицами равных должностей их
подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель
председателя
Заместитель главы администрации
районного Собрания
депутатов
личная подпись
И.К.Андреев личная
подпись А.П.Сергеев
Подпись
располагается ниже текста на 2 - 4 интервала, длина строки наименования
должностного лица не должна превышать 8 см и печатается через 1 интервал.
Расшифровка подписи располагается на уровне первой строки наименования
должностного лица у правой границы текстового поля. Между инициалами имени и
фамилией пробел не ставится.
3.18.
Подписанные постановления, распоряжения регистрируются в журнале. Для каждого
вида документа ведется отдельный журнал. Порядковый номер при этом
устанавливается в пределах календарного года (приложение 9).
3.19.
Распоряжения издаются по вопросам, требующим оперативного разрешения. В
соответствии с номенклатурой дел распоряжения по основной деятельности, личному
составу, командировкам и отпускам формируются в самостоятельные дела.
Распоряжения регистрируются в журнале. Порядковый номер распоряжения с
добавлением буквы "р" (12-р, 159-р и т.д.), буквы "л" - по
личному составу, буквы "к" - по командировкам и отпускам устанавливается
в пределах календарного года. Наличие установленных реквизитов обязательно для
всех видов распоряжений (приложение 10).
3.20.
Утверждение - особый способ удостоверения документа, после его подписания.
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента
его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или
должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных
в этих документах.
Элементом
грифа утверждения являются: слово УТВЕРЖДАЮ, написанное заглавными буквами без
кавычек, наименование должности лица, утверждающего документ (включая
наименование организации), личная подпись, ее расшифровка и дата утверждения.
Гриф
утверждения печатается перед текстом в правом верхнем углу документа. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
Залесовского района
Алтайского края
______________ Ф.В.Траутвейн
личная подпись
21.05.99
Допускается
в реквизите "Гриф утверждения" документа центрировать элементы
относительно самой длинной строки, например:
УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
Заринского района
Алтайского края
_________________ И.И.Терешкин
личная подпись
12.09.2000
(в ред. Распоряжения
администрации Алтайского края от 17.04.2000 N 346-р)
При
утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, приказом,
протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ
или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже,
его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЕНА
Постановлением администрации
Суетского района
от 30.03.2000 N 12
УТВЕРЖДЕНО
Распоряжением администрации
Славгородского района
от 15.01.2000 N 10-р
(в ред. Распоряжения администрации
Алтайского края от 17.04.2000 N 346-р)
Гриф
утверждения примерной инструкции по делопроизводству в органах местного
самоуправления Алтайского края следует читать:
УТВЕРЖДЕНА
Распоряжением администрации края
от 05.01.2000 N 1-р
(в ред. Распоряжения
администрации Алтайского края от 17.04.2000 N 346-р)
При
утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются
на одном уровне. Например:
УТВЕРЖДАЮ
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Главного
управления И.о. начальника УВД
сельского хозяйства
и
Алтайского края
продовольствия
администрации полковник милиции
Алтайского края
________________
И.В.Апарин
________________ Ю.К.Валяев
12.10.99
12.10.99
ПЛАН
ОРГАНИЗАЦИОННО
- ПРАКТИЧЕСКИХ МЕРОПРИЯТИЙ ПО
ПРОФИЛАКТИКЕ
КРАЖ СКОТА НА ТЕРРИТОРИИ КРАЯ
В
ОСЕННЕ - ЗИМНИЙ ПЕРИОД 1999 - 2000 ГГ.
3.21.
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.
3.22.
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные
положения. Общие требования к документам и службам документационного
обеспечения. М., 1991 (ГСДОУ) рекомендует примерный перечень документов, на
которые ставится круглая печать (приложение 11).
3.23.
Размноженные экземпляры (ксерокопии) постановлений представительного органа и
постановлений, распоряжений администрации, заверяются специальной печатью
"Для распоряжений" либо "Для постановлений".
Оттиск
печати следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала личную подпись
должностного лица, подписывающего документ.
Ксерокопии
документов с черной печатью являются недействительными.
Копии
документов, используемых в документообороте, заверяются проставлением ниже
реквизита "подпись" заверительной подписи "Верно",
наименования должности лица, заверившего копию, его личной подписи, ее
расшифровка и дата заверения. При расшифровке подписи (инициалы, фамилия лица,
подписавшего документ) скобки не ставятся.
Например:
Верно
Управляющий
делами личная
подпись И.А.Сергеев
01.12.99
3.24.
Независимо от того, по каким вопросам подготавливаются проекты постановлений
представительного органа, постановлений или распоряжений администрации,
необходимо тщательно оформить каждое из них с соблюдением правил, установленных
ГОСТ Р 6.30-97 и настоящей Инструкцией.
Они
должны быть:
экономически
необходимыми, целесообразными, обоснованными, деловыми, конкретными, краткими,
не более четырех машинописных страниц, с указанием способа и срока исполнения.
Недопустимо
принятие постановлений или распоряжений, содержащих общие декларативные
формулировки, не поддающиеся проверке и контролю исполнения.
3.25.
Постановления, распоряжения, другие служебные документы, принимаемые и
издаваемые на основе законов, указов, постановлений, решений и распоряжений
органов государственной власти, должны содержать ссылку на них с указанием
наименования документа, его даты, номера и заголовка.
К
проекту решения, постановления или распоряжения исполнитель прилагает список
лиц и организаций, которым должен быть разослан подписанный документ, а также
указать свою фамилию и номер служебного телефона.
На
документах, оформляемых на двух и более листах, второй и последующий листы
должны быть пронумерованы. Номера листов проставляются посередине верхнего поля
листа арабскими цифрами и без каких-либо знаков в интервале 20 мм от верхнего
края листа.
3.26.
Служебные письма должны быть краткими, не превышать двух страниц, составляться,
как правило, по одному вопросу.
Для
писем применяются бланки (приложение 4).
На
копии письма ставятся визы исполнителя и других работников, с которыми
согласован проект письма.
В
левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа
печатают фамилию или фамилию, имя, отчество исполнителя и номер его служебного
телефона. Ниже указывается индекс машинистки (первые буквы ее имени и фамилии),
количество отпечатанных экземпляров и дата печатания.
(в ред. Распоряжения
администрации Алтайского края от 17.04.2000 N 346-р)
3.27.
Приложение к постановлению представительного органа или постановлению
(распоряжению) администрации (приложение 12) должно обязательно иметь следующие
элементы: приложение, указание вида документа, к которому оно прилагается, его
дату и номер, заголовок, текст, подпись составителя и визы лиц, которые
ответственны за достоверность его содержания. Если в приложении имеются
цифровые показатели, то указывается единица их измерения. При наличии
нескольких приложений на каждом из них проставляется порядковая цифра в той
очередности, в какой они упоминаются в тексте документа. Отметка о номере
приложения и к какому документу оно прилагается указывается в правом верхнем
углу первого листа.
Допускается
выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также
центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный
номер относительно самой длинной строки, например:
Приложение N 2
к
постановлению администрации
Каменского района
от 15.06.2000 N 45
(в ред. Распоряжения
администрации Алтайского края от 17.04.2000 N 346-р)
Приложения
могут иметь также другие служебные документы. В этом случае в основном или
сопроводительном письме ниже текста, перед подписью указывается:
Приложение: на ________ л., в ______ экз.
3.28.
Материалы к различным заседаниям и совещаниям, постановления и распоряжения
размножаются в администрациях районов, городов, сел и поселков в соответствии с
установленными регламентами их работы.
3.29.
Служебные документы печатаются либо на пишущей машинке, либо на компьютере с
использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows шрифтом
Times New Roman размером NN 13, 14, 15 через 1 - 2 интервала. В отдельных
случаях по заказу исполнителя или по согласованию с ним межстрочные интервалы
могут быть изменены.
Для
выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться
шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный
(уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного
текста.
При
печатании таблиц также можно использовать шрифты других размеров.
Устанавливаются
два основных формата бланков документов - А4 и А5; допускается использование
бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327. Каждый лист документа, оформленный как
на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:
20 -
левое;
10 -
правое;
15 -
верхнее;
20 -
нижнее.
(в ред. Распоряжения
администрации Алтайского края от 17.04.2000 N 346-р)
Допускается
печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
3.30.
Ход обсуждения вопросов в коллегиальных органах: на сессиях, собраниях,
коллегиях фиксируются в соответствующих протоколах.
3.31.
Протокол - обязательный документ, фиксирующий ход коллегиального обсуждения
вопросов и принятия постановлений на заседаниях представительного органа
местного самоуправления муниципального образования (сельсовета, поселка)
(приложение 13).
Протокол
оформляется на основании записей хода сессии (заседания, собрания), а также
подготовленных материалов: текстов докладов, содокладов, постановлений, записей
выступлений депутатов.
Текст
протокола должен быть точным, отпечатанным на пишущей машинке. При составлении
протокола необходимо обеспечивать их юридическую полноценность. Она
определяется наличием в протоколе всех необходимых реквизитов, правильным их
оформлением и строгой информацией, содержащейся в протоколе.
Форма
протокола должна включать в себя следующие обязательные реквизиты:
слова
"Российская Федерация";
полное
наименование представительного органа;
наименование
документа (протокол);
порядковые
номера сессии (заседания) и созыва;
дата
и место состоявшейся сессии (заседания). Эти данные печатаются на одном уровне.
Датой
протокола является дата проведения сессии (заседания). Протоколы сессии
нумеруются в нарастающем порядке в пределах созыва.
Во
вводной части протокола указываются:
фамилия,
инициалы и должность лица, открывшего сессию, а также председательствующего и
секретаря сессии (заседания);
установленное
число депутатов, число избранных депутатов в представительный орган, из них
присутствовало на сессии (заседании);
число
отсутствующих депутатов и по каким причинам;
число
приглашенных.
Список
отсутствующих депутатов и приглашенных прилагается к протоколу.
В
повестке дня указывается порядковый номер и наименование каждого вопроса,
внесенного на рассмотрение.
Например:
"О повестке дня _______ сессии (заседания) ___________________
номер
(наименование
_____________________________;
представительного
органа)
"О порядке работы _______ сессии (заседания) _________________
номер
(наименование
_____________________________;
представительного
органа)
или "Регламент работы _______ сессии (заседания) _____________
номер
(наименование
_____________________________;
представительного
органа)
Не
рекомендуется включать в повестку дня вопрос "Разное". Каждый вопрос
должен быть конкретизирован.
Основная
часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение
записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме:
"СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ".
Перед
словом "СЛУШАЛИ" ставят номер вопроса повестки дня, после -
двоеточие. Затем в одной строке указывается формулировка рассматриваемого
вопроса (соответствующая формулировке вопроса в повестке дня); строкой ниже -
фамилия и инициалы докладчика и содокладчика. Если они депутаты, то указывается
номер избирательного округа, должность или род занятий, затем полное изложение
доклада, содоклада или запись "Доклад, содоклад прилагается".
В
подразделе "ВЫСТУПИЛИ" с абзаца указываются фамилия и инициалы
(фамилия указывается в именительном падеже), наименование избирательного округа
и краткое содержание выступлений каждого выступающего. Если слово
предоставляется приглашенному лицу, то указывается его фамилия, инициалы и
должность или род занятий.
Подраздел
"ПОСТАНОВИЛИ" должен содержать принятое постановление.
Например: принять представленный проект правового акта:
принять за основу;
принять с учетом высказанных замечаний;
снять с обсуждения ввиду неподготовленности вопроса
и т.д.
При
голосовании указывается, сколько голосов подано за предложение или
постановление по схеме:
"за"
______, "против" _______, "воздержался" ______.
В
протокольной записи могут содержаться поручения по доработке проекта
постановления с указанием лиц, ответственных за это, сроков исполнения, если
эти сроки не соответствуют Регламенту представительного органа, поручения
должностным лицам, не включенным в проект постановления.
Все
принятые постановления, подписанные главой сельсовета (поселка) или
председателем представительного органа, прилагаются к протоколу.
Регистрация
постановлений представительного органа идет последовательно, начиная с первого
номера в пределах каждого календарного года.
Протокол
сессии подписывается председателем представительного органа и секретарем
сессии.
Подлинные
экземпляры протоколов сессий (заседаний) хранятся в течение установленного
срока в архиве администрации, а затем сдаются в государственный архив на
постоянное хранение.
4.
Организация контроля и проверки исполнения
служебных
документов
4.1.
Ответственность за своевременное исполнение служебных документов возлагается на
руководителей органов местного самоуправления.
4.2.
Контроль за соблюдением сроков исполнения документов осуществляется, как
правило, делопроизводственной службой учреждения или поручается конкретному
лицу, ведущему делопроизводство.
4.3.
Контролю подлежат законы, указы, постановления, распоряжения органов
государственной власти, постановления представительных органов, постановления и
распоряжения администраций, требующие исполнения, письма депутатов, а также
обращения граждан.
По
указанию руководства на контроль могут быть поставлены и другие документы.
4.4.
На контролируемых документах на левом поле первого листа на уровне заголовка
проставляется знак контроля "К" или штамп "Контроль", после
чего документ направляется исполнителю.
4.5.
В соответствии с ГСДОУ установлен следующий перечень документов, подлежащих
контролю за исполнением с указанием сроков исполнения:
законы
Российской Федерации, постановления и распоряжения Государственной Думы
Федерального Собрания Российской Федерации - согласно указанному в них сроку;
указы,
распоряжения Президента Российской Федерации - 10 дней или к указанному в них
сроку; 5 - 7 дней при условии подготовки по ним предложений;
постановления
и распоряжения Правительства Российской Федерации, законы Алтайского края,
постановления краевого Законодательного Собрания, постановления и распоряжения
администрации края - согласно указанному в них сроку;
запросы,
заявления и письма депутатов по их депутатской деятельности, не требующие
дополнительного изучения и проверки, - безотлагательно;
до
30 дней - по письмам и запросам депутатов Государственной Думы Федерального
Собрания РФ;
до 5
дней - по письмам и запросам депутатов краевого Законодательного Собрания;
письма
- запросы и письма - поручения вышестоящих учреждений и организаций - 10 дней;
исходящие
инициативные документы по основным вопросам деятельности - согласно указанному
в них сроку;
обращения
граждан, не требующие дополнительного изучения и проверки, - безотлагательно,
остальные обращения граждан - до 1 месяца;
критические
замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях органов печати, - до 1
месяца;
телеграммы
(телефонограммы) - от 2 до 5 дней.
4.6.
Срок исполнения входящих документов исчисляется с даты их поступления в
учреждение исходящих - со дня отправки, внутренних - с момента подписания
(выходные и праздничные дни в срок исполнения не включаются).
4.7.
Документы должны исполняться в установленный в них срок. В том случае, когда
срок исполнения документов не указан, он должен быть исполнен в срок не более
10 рабочих дней.
Если
в процессе исполнения документа выяснится невозможность соблюдения указанного
срока, он может быть продлен только лицом или учреждением, которое его
установило.
Продление
срока должно быть оформлено соответствующим письмом, просьбой с указанием причин
и сроков, когда будет исполнено, но не позднее чем за 2 - 3 дня до истечения
срока исполнения документа. В противном случае документ считается не
исполненным в срок.
4.8.
Документы, подлежащие контролю, и материалы к ним до окончательного исполнения
хранятся в специальной контрольной папке.
При
передаче контрольного документа одним исполнителем другому в контрольной
карточке делается отметка с указанием даты передачи и фамилии исполнителя,
которому передан документ.
4.9.
Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем
вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не
документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе и
контрольной карточке.
4.10.
После исполнения документы снимаются с контроля. Снять документ с контроля
может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль; при этом
на документе и карточке делается отметка о снятии с контроля.
4.11.
Данные о ходе и результатах исполнения контролируемых документов периодически
обобщаются делопроизводственной службой и докладываются руководству.
5.
Оформление и отправка исходящей корреспонденции
5.1.
Вся служебная переписка, отправляемая адресатам, называется исходящей.
5.2.
Отправку исходящей корреспонденции ведут лица, назначенные руководителем.
5.3.
При подготовке исходящей корреспонденции необходимо руководствоваться
положениями главы 3 настоящей Инструкции.
5.4.
Вся исходящая корреспонденция регистрируется с использованием регистрационной
карточки или в журнале установленной формы (приложение 14).
При
карточной системе регистрации исходящая корреспонденция, являющаяся ответной на
входящие документы и письма, отдельно не регистрируется. Исходящим номером
отправляемого документа - ответа является входящий номер документа - запроса и
дата подписания исходящего документа. В данном случае сведения об отравляемом
документе заносятся в регистрационную карточку входящего документа.
Если
исходящий документ является инициативным, то есть не является ответом на
входящую корреспонденцию, на него заполняется отдельная регистрационная
карточка, которая помещается в раздел "исходящие документы".
Документу присваивается самостоятельный номер, который состоит из номера дела
по номенклатуре, куда будет подшита копия документа и исходящего номера,
например, 02/1-11-154.
Исходящие
телеграммы регистрируются в общем порядке.
При
отправке исходящей корреспонденции ответственный за делопроизводство обязан
проверить наличие указанных в письме приложений, правильность указания адреса,
а также заверена ли копия отправляемого документа или приложения.
При
отправлении документа, подлежащего возврату, в правом верхнем углу первой
страницы документа ставится штамп или отметка "подлежит возврату".
Отправляемые
одновременно одному адресату документы должны быть вложены в один конверт.
Документы
вручаются местным адресатам под расписку в разносной книге (приложение 15).
Исходящая
корреспонденция отправляется по назначению в день ее подписания, а телеграммы и
срочная корреспонденция - немедленно.
6.
Работа с обращениями граждан
6.1.
Делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан <2> в
администрациях районов, городов, сел, поселков, в отделах, управлениях,
комитетах ведется отдельно от других видов делопроизводства.
--------------------------------
<2>
В дальнейшем вместо слов "предложения, заявления и жалобы граждан"
будет употребляться термин "обращения граждан".
Делопроизводство
по обращениям граждан осуществляется администрациями районов, городов, сел и
поселков в соответствии с настоящей Инструкцией.
Делопроизводство
по обращениям граждан возлагается на специально назначенных для этого лиц.
Личную
ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан в органах
местного самоуправления несут их руководители. Они систематически проверяют
порядок ведения делопроизводства в подведомственных им органах, на
предприятиях, в учреждениях и организациях и принимают меры к совершенствованию
этой работы.
Все
поступающие обращения граждан должны быть приняты, учтены, централизованно
зарегистрированы на регистрационно - контрольных карточках (приложение 16) в
день их поступления.
Конверты
к ним сохраняются в тех случаях, когда только по ним нужно установить адрес
отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения
времени их отправления или получения, а также в других необходимых случаях.
При
личном приеме граждан их письменные и устные обращения также подлежат
централизованной регистрации на регистрационно - контрольных карточках.
Регистрационный
индекс обращения указывается в регистрационном штампе. Он состоит из начальной
буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего предложения, заявления,
жалобы (например, Д-401) и может быть дополнен другими обозначениями,
обеспечивающими систематизацию, поиск, анализ и их сохранность.
6.2.
Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной
регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационно - контрольной
карточки указывается регистрационный индекс первого обращения. В правом верхнем
углу повторных обращений и на регистрационно - контрольных карточках делается
отметка "Повторно" и подбирается вся предшествующая переписка.
Повторными
следует считать те обращения, которые поступают от одного и того же лица по
одному и тому же вопросу, если со времени их подачи истек установленный
законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему
ответом.
Обращения
одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным
адресатам и поступившие для рассмотрения в один и тот же орган, на одно и то же
предприятие, в учреждение, организацию, учитываются под регистрационным
индексом первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого
через дробь (например, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3).
6.3.
Количество экземпляров регистрационно - контрольных карточек и картотек
определяется, исходя из необходимости обеспечения учета, справочной работы,
контроля за исполнением поручений по обращениям и их анализа. Картотеки могут
формироваться по расположенным в алфавитном порядке фамилиям лиц, от которых
поступили предложения, заявления и жалобы, по тематике вопросов, затронутых в
письмах.
В
необходимых случаях может вестись алфавитный указатель фамилий граждан, от
которых поступили обращения.
6.4.
Контроль за своевременным разрешением письменных и устных обращений граждан в
местных администрациях возлагается на глав, их заместителей, управляющих делами
(или заведующих общими отделами).
В
отделах, управлениях и комитетах администрации контроль за своевременным
разрешением обращений граждан возлагается на их руководителей, которые обязаны
обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение писем и исполнение
решений, принятых для их разрешения.
Письма
граждан, направленные в местные администрации, их отделы, управления и комитеты,
на предприятия, в учреждения и организации различными адресатами, требующими
сообщить результаты их рассмотрения, берутся на особый контроль. В этом случае
на всех экземплярах регистрационно - контрольных карточек и на письме в
установленном месте проставляется штамп "Контроль" или знак контроля
"К".
Обращения
граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих
мер по их разрешению. Решение о снятии их с контроля принимают главы
администраций или их заместители, руководители отделов, управлений, комитетов,
объединений, организаций и ведомств, или другие должностные лица, ответственные
за своевременное и правильное рассмотрение обращений граждан.
6.5.
Ответы на обращения граждан дают главы администрации, их заместители,
руководители отделов, управлений, комитетов, их заместители. Они даются в
письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая
запись в регистрационной карточке.
Индекс
ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела (по номенклатуре), в
которые подшивается переписка по данному вопросу.
Обращения
граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них
вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы,
соответствующие действующему законодательству.
6.6.
Руководители или по их поручению другие должностные лица должны систематически
анализировать и обобщать письменные и устные обращения граждан, содержащиеся в
них практические замечания с целью своевременного выявления и устранения
причин, порождающих нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан, а
также совершенствования работы государственных органов, предприятий, учреждений
и организаций.
Материалы
для анализа и обобщения подготавливают должностные лица, ведущие
делопроизводство по обращениям граждан, оформляют их в виде аналитических
справок, которые представляют своим руководителям. Аналитические справки
составляются по мере надобности.
6.7.
Письма граждан должны быть возвращены после их разрешения работникам, ведущим
по этим вопросам делопроизводство, со всеми относящимися к ним материалами и
экземпляром регистрационно - контрольной карточки для централизованного
формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей
запрещается.
На
каждом обращении после окончательного решения и его исполнения должна быть
надпись "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это
решение.
Письма
граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также
документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с
утвержденной номенклатурой дел соответствующих администраций, отделов,
управлений, комитетов.
Документы
в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое
обращение и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле
самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления
дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.
При
формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их
полнота (комплектность). Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно
оформленные документы подшивать в дела запрещается.
На
каждое обращение оформляется обложка дела.
6.8.
Местные администрации, отделы, управления и комитеты осуществляют хранение и
использование в справочных и других целях обращения граждан.
Ответственность
за сохранность этих документов возлагается на руководителей и других
должностных лиц, работающих с данной категорией документов.
Сроки
хранения документов по обращениям граждан определяются утвержденными в
установленном порядке номенклатурой дел, образующимися в деятельности местных
администраций отделов, управлений, комитетов. Как правило, устанавливается
пятилетний срок хранения. В необходимых случаях постоянно действующей
экспертной комиссией может быть принято решение об увеличении срока хранения
или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан.
Решения
экспертных комиссий об увеличении сроков хранения дел по обращениям граждан
подлежат утверждению руководителями соответствующего органа, учреждения.
6.9.
По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан
подлежат уничтожению по акту.
7.
Составление номенклатуры и формирование дел
7.1.
В целях правильной группировки документов, установления единообразия в
формировании дел, их учета и сроков хранения составляется и утверждается
индивидуальная номенклатура дел. Для этого используются примерные номенклатуры
дел и рекомендации по их применению (приложения 18 - 20). Индивидуальная
номенклатура дел согласовывается с муниципальным архивным органом.
7.2.
При составлении номенклатуры дел должно быть учтено, что документы постоянного
хранения формируются в дела отдельно от документов временного хранения.
В
номенклатуре необходимо учитывать все документы, образующиеся в результате
деятельности представительного органа и администрации.
Номенклатура
дел ежегодно, не позднее 15 декабря, уточняется, перепечатывается, утверждается
и вводится в действие с 1 января нового года.
7.3.
Формированием документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой в
структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за делопроизводство.
7.4.
Контроль за правильным формированием дел в администрациях района и города
осуществляют управляющие делами, заведующие общими отделами, администрациях сел
и поселков - заместители глав администраций, в отделах, управлениях и комитетах
- лица, ответственные за организацию делопроизводства.
7.5.
Формированию подлежат все исполненные служебные документы, списанные "В
дело". При этом:
проверяется
правильность отнесения документов в то или иное дело, а также правильность
оформления документов: наличие дат, подписей, заверительных надписей на копиях
и т.п.;
устанавливается
последовательность группировки документов внутри дела;
изымаются
лишние дубликаты и черновики документов, а также удаляются скрепки и булавки;
в
дела формируются документы одного делопроизводственного года, за исключением
переходящих дел. Документы представительного органа, указанные в примерных
номенклатурах дел и рекомендациях по их применению, могут формироваться в дела
за период его полномочий. Неисполненные документы подшивать в дела запрещается.
7.6.
Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то
заводится второй том дела, ему присваивается тот же индекс. Индекс дела состоит
из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах
подразделения.
8.
Порядок хранения документов и передачи
дел
в архив
8.1.
Дела с момента их заведения в делопроизводстве и до сдачи в ведомственный архив
хранятся в рабочих комнатах или специальных помещениях, обеспечивающих
сохранность документов. Дела помещаются вертикально, корешками наружу в
запирающихся шкафах канцелярского типа, предохраняющих документы от пыли и
воздействия солнечного света.
8.2.
Работники аппарата представительного органа и администраций хранят у себя
только те документы, которые находятся у них на исполнении и которые они ведут
в соответствии с номенклатурой дел.
Запрещается
делать на документах надписи, пометки, вносить исправления или изменять их
редакцию.
8.3.
В случае необходимости дела выдаются работникам во временное пользование. На
каждое выданное дело заполняется карточка - заместитель. В ней указывается
номер дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения,
предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Завершенные
дела находятся в делопроизводстве в течение последующего года, после чего дела
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в ведомственный
архив администраций.
Дела
временного хранения (до 10 лет включительно) передаются в ведомственный архив
по усмотрению руководства администраций.
8.4.
Документы, отражающие основную деятельность представительного органа и
администрации, отнесены к постоянному сроку хранения, т.к. являются
документальными памятниками истории и культуры народа и частью Архивного фонда
Алтайского края.
8.5.
Администрация обеспечивает полную сохранность документов постоянного срока
хранения в ведомственном архиве до передачи их на государственное хранение.
По
окончании делопроизводственного года производится отбор документов постоянного
срока хранения, для подготовки их к описанию и последующей передачи на
государственное хранение.
8.6.
Перед сдачей в ведомственный архив документы подлежат обработке в структурных
подразделениях, где они отложились.
8.7.
При описании дел на обложке каждого из них указывается полное название
представительного органа или администрации, ниже - номер и название
структурного подразделения или направление деятельности, индекс дела по
номенклатуре, его заголовок, даты начала и окончания дела, количество листов,
срок хранения, архивный шифр. На обложках дел постоянного хранения вверху
проставляется также название архивного учреждения, в которое будет передано
дело на государственное хранение (приложение 17).
В
делах постоянного хранения и по личному составу листы должны быть пронумерованы
простым карандашом. Номер листа ставится в верхнем правом углу. Листы дел,
состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.
В
конце каждого дела постоянного срока хранения вкладывается лист с заверительной
надписью.
8.8.
Описание документов представительного органа и администрации производится
ежегодно. Дела, формируемые в течение срока полномочий представительного
органа, избирательной комиссии, включаются в опись по году их завершения в
делопроизводстве.
Порядок
отбора и подготовки документов на государственное хранение и отбора документов
к уничтожению определяется "Основными правилами работы ведомственных
архивов" (М., 1986 г.).
8.9.
Формы описи дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному
составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками
хранения имеются в методических указаниях по составлению описей дел и научно -
справочного аппарата к ним (Барнаул, 1998 г.).
8.10.
Хранение документов по нотариату (приложение 20, раздел 02/2) должно быть
организовано с учетом перечня сведений конфиденциального характера, утвержденного
Указом Президента РФ от 06.03.1997 N 188 и статьи 5 Основ законодательства РФ о
нотариате, относящих сведения, связанные с нотариальной деятельностью, к
сведениям конфиденциального характера, доступ к которым ограничен в
соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами.
Сведения
(документы) о совершенных нотариальных действиях могут выдаваться только лицам,
от имени и по поручению которых совершены эти действия. Справки о совершенных
нотариальных действиях выдаются по требованию суда, прокуратуры, органов
следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими
делами, а также по требованию арбитражного суда в связи с находящимися в его
разрешении спорами. Справки о завещании выдаются только после смерти завещателя.
Приложение
N 1
к
Примерной инструкции
(к
пункту 2.6)
ПРИМЕРНЫЙ
ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ,
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ РЕГИСТРАЦИИ В ЖУРНАЛЕ
ВХОДЯЩЕЙ
КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
1.
Телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков.
2.
Сообщения о заседаниях, совещаниях и конференциях.
3.
Сводки и информации, присланные для сведения.
4.
Рекламные извещения и плакаты.
5.
Поздравительные письма и пригласительные билеты.
6.
Бухгалтерские документы.
7.
Печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени).
8.
Месячные, квартальные и полугодовые отчеты и формы статистической отчетности.
Приложение
N 2
к
Примерной инструкции
(к
пункту 2.9)
ОБРАЗЕЦ
РЕГИСТРАЦИОННО - КОНТРОЛЬНОЙ КАРТОЧКИ
+-------------------------------------------------------------------+
|1
3 5 7 9 11 13
15 17 19 21 23 25 27 29
31 |
+-------------------------------------------------------------------+
|
|
|
|
