Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 13.05.2013 № 200-р

Приложение N 4

к пункту 3.3

ПРАВИЛА

ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

1. Герб Хабаровского края

Изображение герба Хабаровского края помещают на бланках документов в соответствии с Законом края от 26 сентября 2001 г. N 324 "О флаге и гербе Хабаровского края" и постановлением Губернатора края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".

На бланках документов органов исполнительной власти края герб Хабаровского края изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа посередине зоны, занятой реквизитом "Наименование органа исполнительной власти края".

2. Наименование органа исполнительной власти края

Наименование органа исполнительной власти края - автора документа (полное и сокращенное), помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением об органе исполнительной власти края.

Сокращенное наименование органа исполнительной власти края помещают в скобках под полным наименованием.

Над наименованием управления, комитета, находящихся в ведении органа исполнительной власти края, указывается полное или сокращенное наименование органа исполнительной власти края.

На бланке органа исполнительной власти края допускается размещение наименования его структурного подразделения, которое располагается ниже наименования органа исполнительной власти края.

3. Наименование должностного лица, подписавшего документ

Наименование должностного лица, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц (бланк письма руководителя органа исполнительной власти края, бланк письма заместителя руководителя органа исполнительной власти края, других должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки).

Наименование должностного лица указывается под гербом Хабаровского края.

4. Справочные данные об органе исполнительной власти края

Справочные данные об органе исполнительной власти края указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес органа исполнительной власти края, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению органа исполнительной власти края.

5. Вид документа

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) включается в бланк соответствующего вида документов или указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида документа не указывается в письмах.

Наименование вида документа, создаваемого органом исполнительной власти края, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

6. Место составления (издания) документа

Место составления (издания) документа (г. Хабаровск) указывается в бланках документов органа исполнительной власти края, за исключением бланков писем.

Место составления (издания) документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

7. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.). При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, а число проставляется непосредственно при подписании.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно двумя или более органами исполнительной власти края, должны иметь одну (единую) дату, которая соответствует наиболее поздней дате подписания.

Способ написания даты зависит от характера документа:

в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором день месяца пишется двумя цифрами, месяц - буквами, год - четырьмя цифрами, например: 02 апреля 2013 г. Проставлять ноль в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно. При подготовке особо важных документов все элементы даты пишутся буквами;

в остальных случаях применяется цифровой способ, при котором день месяца и месяц оформляются парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например: 02.04.2013.

8. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в органе исполнительной власти края.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более органами исполнительной власти края, состоит из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных органами исполнительной власти края - авторами документа и расположенных в последовательности, соответствующей обозначению наименований органов исполнительной власти края в заголовочной части документа.

Регистрационный номер документа может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, буквенным обозначением названия документа, первой буквой фамилии лица, подписавшего документ.

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем.

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации.

10. Адресат

Документы адресуют в органы государственной власти, их структурным подразделениям, органам местного самоуправления, организациям, должностным лицам, гражданам.

При адресовании документа в орган государственной власти, орган местного самоуправления, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

                                                   Правительство

                                                 Хабаровского края

                                              Управление по организации

                                           работы с документами Губернатора

                                                 и Правительства края

Если документ направляется нескольким однородным органам, организациям или нескольким структурным подразделениям одного органа или организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                                          Администрации

                                                       городских округов и

                                                      муниципальных районов

                                                        Хабаровского края

При адресовании документа руководителю органа государственной власти, органа местного самоуправления, организации, структурного подразделения их наименования входят в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

                                                  Председателю комитета по

                                                труду и занятости населения

                                                     Правительства края

                                                      Т.А. Воробьевой

или

                                                     Генеральному директору

                                                         ОАО "Термика"

                                                          А.Г. Цицину

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                                   Федеральное бюджетное

                                                 учреждение "Всероссийский

                                                  научно-исследовательский

                                                институт документоведения и

                                                     архивного дела"

                                                  Профсоюзная ул., д. 82,

                                                       Москва, 117393

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии, например:

                                                      Калинину И.П.

                                                  Садовая ул., д. 5, кв. 2,

                                                      с. Богородское,

                                                      Ульчский район,

                                                  Хабаровский край, 681264

Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

Строки реквизита "адрес" центрируются относительно самой длинной строки с межстрочным интервалом "точно".

Отправляемый документ представляется в службу делопроизводства в двух экземплярах. Второй экземпляр, завизированный руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти края, подготовившего документ, и подписанный должностным лицом, оформляется не на бланке. При отправке оригинала адресату сотрудники службы делопроизводства помещают контрольный экземпляр исходящего документа в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. На всех отправляемых экземплярах перечисляются все адресаты, если автор считает это необходимым. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большом количестве адресатов исполнитель составляет указатель рассылки документа. Зарегистрировав в службе делопроизводства подписанный руководителем документ, исполнитель делает необходимое количество копий этого документа и вместе с указателем рассылки представляет в службу делопроизводства для отправки документа адресатам.

11. Наименование документа

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа, например:

Приказ (о чем?) Об утверждении Положения о защите персональных данных государственных служащих и работников органа исполнительной власти края

Письмо (о чем?) Об оказании консультативной помощи

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается в режиме "точно", максимальная длина строки 7,5 см. Если заголовок к тексту превышает 5 строк, то длина его строки продлевается до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту документа заносится при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных.

В проектах законов, нормативных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

12. Текст документа

Документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Текст документа оформляют в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

Тексты документов излагаются от:

1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...;

3-го лица единственного числа: ...Правительство Хабаровского края постановляет...; ...коллегия постановила...; министерство не считает возможным...;

1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили.....

В текстах законов и нормативных правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законов, нормативных правовых актов, изданных органами государственной власти, документов, ранее изданных органом государственной власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их...";

"В соответствии с Положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденном приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2..."

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

13. Отметка о наличии приложений

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

            2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:  письмо Росархива от 05.06.2005 N 02-6/172 и приложение к нему,

             всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:  Справка  о  неплатежеспособных  предприятиях,  для  служебного

             пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (ПРИЛОЖЕНИЕ N 1, ПРИЛОЖЕНИЕ N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

                                                           ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

                                                        к приказу Росархива

                                                         от 15.03.2009 N 35

14. Согласование документа

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Согласование документа оформляется грифом согласования или визой на документе. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

14.1. Гриф согласования

Согласование проекта документа с органами исполнительной власти края и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Главного управления

Министерства юстиции

Российской Федерации

по Хабаровскому краю и

Еврейской автономной области

подпись      К.А. Трошин

дата

СОГЛАСОВАНО

Письмо министерства культуры

Хабаровского края

от 26.09.2012 N 01-18/115

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

В зависимости от содержания документа согласование документа осуществляется с:

должностными лицами Правительства края в случаях, предусмотренных законами и нормативными правовыми актами;

органами исполнительной власти края, интересы которых затрагивает содержание документа;

органами власти, осуществляющими государственный контроль (надзор) в определенной области (пожарный и т.п.);

вышестоящими органами в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов;

подведомственными организациями;

при необходимости, с общественными организациями;

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам органов исполнительной власти края, ими должны быть завизированы.

14.2. Виза

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами органа исполнительной власти края оформляется визой - внутреннее согласование.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Начальник главного

юридического управления

Губернатора и Правительства края -

полномочный представитель Губернатора края

в Законодательной Думе Хабаровского края

Подпись      И.А. Шашкова

Дата

На документах, подлинники которых помещаются в дела органа исполнительной власти края, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.).

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело органа исполнительной власти края, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (согласен с учетом замечаний и др.)

Начальник главного

юридического управления

Губернатора и Правительства края -

полномочный представитель Губернатора края

в Законодательной Думе Хабаровского края

Подпись      И.А. Шашкова

Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

15. Подпись должностного лица

Подпись является обязательным реквизитом документа. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). При оформлении документа на должностном бланке должность не указывается, например,

    не на бланке:

Министр образования и науки

Хабаровского края                   Подпись                А.А. Базилевский

    на бланке:

Министр                             Подпись                А.А. Базилевский

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с приказом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. заместителя министра

финансов края                       Подпись                      Г.И. Бабич

или:

Исполняющий обязанности

заместителя министра финансов края       Подпись                 Г.И. Бабич

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением обязанностей или по алфавиту, например:

Председатель                  личная подпись                   А.П. Яковлев

комиссии

Члены комиссии:               личная подпись                   Б.Н. Иванков

                              личная подпись                   И.Н. Ковалев

                              личная подпись                   К.М. Шкурин

Документы коллегиального органа подписываются председателем (или председательствующим на заседании) этого органа и секретарем.

Документы, направляемые подчиненным и другим организациям, гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Подпись отделяется от последней строки текста 3 - 4 межстрочными интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля в режиме "точно" (12 пт). Допускается центрировать его относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

16. Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу документа, например:

                                                         УТВЕРЖДАЮ

                                                  Руководитель Федерального

                                                    архивного агентства

                                                  Подпись      А.Н. Артизов

                                                             Дата

При утверждении документа приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕНО, согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

                                                            УТВЕРЖДЕНО

                                                       приказом Минкультуры

                                                             России

                                                        от 15.04.2009 N 65

17. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законами или нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов органов исполнительной власти края определяется положением, разрабатываемым органом исполнительной власти края в соответствии с распоряжением Губернатора края от 26 февраля 2006 г. N 94-р "Об упорядочении изготовления, учета, хранения, использования и уничтожения гербовых и простых печатей, штампов Правительства края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края, министерств края и иных органов исполнительной власти края" и постановлением Губернатора края от 31 июля 2006 г. N 143 "О гербовых бланках, гербовых и простых печатях, штампах, вывесках исполнительных органов государственной власти Хабаровского края, краевых государственных предприятий и учреждений".

18. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Подлинник документа находится в деле (наименование органа

исполнительной власти края) N _______ за ____ г.

Верно

Главный специалист                  подпись                 Л.А. Караташова

Дата        Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) прошиваются, нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

19. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает фамилию, имя, отчество или инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

Петр Олегович Николаев

[phone]

    или

Николаев П.О.

[phone]

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя с указанием структурного подразделения.

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

В документах, имеющих гриф конфиденциальности, отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает в себя: указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.

20. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа - резолюция - оформляется непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Морозову Н.В., Федоровой Н.А.

Прошу подготовить проект договора

к 05.12.2012

Подпись Дата

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

21. Отметка о контроле документа

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

22. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, кратких сведений об исполнении; слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ; подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты направления документа в дело.

Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

24. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа в орган исполнительной власти края содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа проставлять в виде штампа.

Отметка о поступлении документа проставляется в нижнем правом углу первого листа документа.

Приложение N 5

к пункту 4.4

                                                      Вносится Губернатором

                                                        Хабаровского края

                                                           Фамилия И.О.

                                                                     Проект

                                   ЗАКОН

                             Хабаровского края

    __________________                                    N __________

                               г. Хабаровск

О  внесении изменений в Закон

Хабаровского края "О жилищных

правоотношениях в Хабаровском

крае" (первое чтение)

Статья 1

Внести в Закон Хабаровского края от 13 октября 2005 года N 304 "О жилищных правоотношениях в Хабаровском крае" (газета "Приамурские ведомости", 2005, 2 ноября; 2009, 17 июля) следующие изменения:

1) части 2 и 6.1 статьи 4 признать утратившими силу;

2) главу 6 дополнить статьей 28.2 следующего содержания:

"Статья 28.2. Единовременная денежная выплата на строительство или приобретение жилого помещения гражданам, указанным в подпункте 2 пункта 3 статьи 23.2 Федерального закона "О ветеранах"

1. ...

2. ....".

Статья 2

Настоящий закон вступает в силу через десять дней после его официального опубликования.

Председатель Законодательной Думы

Хабаровского края                                              И.О. Фамилия

Образец оформления проекта закона Хабаровского края

Приложение N 6

к подпункту 5.2.1

                                                                    Проект

  не                   Губернатор Хабаровского края

менее

 7 см                         ПОСТАНОВЛЕНИЕ

      \/

            Об Основных направлениях

   \/        реализации государственной

1 инт.       политики в области здорового

в режиме     питания жителей Хабаровского

"точно"      края на 2012 - 2015 годы

для ПЭВМ                                                        правое поле

   /\                                                             10 мм <

            1,25 см

            <>  В  целях реализации Концепции государственной политики в

     \/      области  здорового  питания  населения Российской Федерации на

  1 инт.     период до 2015 года, утвержденной Постановлением Правительства

 в режиме    Российской   Федерации   от  09  августа  2005  г.  N  917,  и

"одинарный"  осуществления  профилактических  мероприятий,  направленных на

 для ПЭВМ    здоровое и безопасное питание жителей края, охрану их здоровья

     /\      и улучшение структуры питания,

            ПОСТАНОВЛЯЮ:

                   1. Утвердить прилагаемые:

>        Основные направления реализации государственной политики

левое поле   в области  здорового  питания  жителей  Хабаровского  края  на

    35 мм    2012 - 2015 годы;

                   Мероприятия    по    реализации   Основных   направлений

             государственной  политики  в области здорового питания жителей

             Хабаровского края на 2012 - 2015 годы.

                   2. Главам городских округов и муниципальных районов края

             при  осуществлении  социально-экономической  политики  принять

             меры по насыщению рынка продовольственных  товаров  поваренной

             пищевой  йодированной  солью  и снабжению  детских дошкольных,

             образовательных,       образовательно-оздоровительных        и

             санаторно-оздоровительных   учреждений   продуктами   питания,

             обогащенными йодом, другими микроэлементами, витаминами.

                        (Далее текст не приводится)

                     \/

               4 инт. в режиме

            "одинарный" для ПЭВМ

                     /\

             Губернатор                                          В.И. Шпорт

                      Образец оформления проекта постановления

               нижнее поле

             не менее 20 мм

                 /\

Приложение N 7

к подпункту 5.2.1

                                                                    Проект

                      Губернатор Хабаровского края

не                            РАСПОРЯЖЕНИЕ

менее

7 см 

      \/

  \/

1 инт.       Об обнародовании законов

в режиме     Хабаровского края

"точно"

для ПЭВМ     1,25 см

  /\         <>  В  соответствии  со  статьей 32 Устава Хабаровского края

            обнародовать путем опубликования следующие законы Хабаровского

            края,  принятые  Законодательной  Думой  Хабаровского  края 27

    \/       февраля 2013 г.:

1 инт.             "О  внесении  изменений  в  Закон  Хабаровского  края "О

в режиме     наделении органов местного  самоуправления  Хабаровского  края

"одинарный"  отдельными  государственными полномочиями Хабаровского края по

для ПЭВМ     предоставлению  отдельных  гарантий  прав  граждан  в  области

    /\       образования";

                "Об  общественных экологических  инспекторах  Хабаровского

             края";

                   "О  внесении  изменений  в  статью 3 Закона Хабаровского

>  края  "О порядке  и нормативах  заготовки гражданами древесины

             для собственных нужд на территории Хабаровского края".

                        (Далее текст не приводится)

                                                          правое поле <

                   \/                                         10 мм

             4 инт. в режиме

              "одинарный"

               для ПЭВМ

                   /\

             Губернатор                                          В.И. Шпорт

                  Образец оформления проекта распоряжения

             нижнее поле

             не менее 20 мм

                 /\

Приложение N 8

к подпункту 6.1.3

               Герб

               края

    Правительство Хабаровского края

             УПРАВЛЕНИЕ

         ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

              ПРИКАЗ

       01.02.2013 N __6__

           г. Хабаровск

О проведении расширенного

заседания коллегии управления

по делам архивов Правительства

Хабаровского края

В соответствии с Основными направлениями развития архивного дела в Хабаровском крае на 2013 год

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести 12 марта 2013 г. расширенное заседание коллегии управления по делам архивов Правительства Хабаровского края.

2. Утвердить прилагаемые:

план подготовки расширенного заседания коллегии управления по делам архивов Правительства Хабаровского края;

порядок проведения расширенного заседания коллегии управления по делам архивов Правительства Хабаровского края.

3. Специалистам управления по делам архивов Правительства Хабаровского края обеспечить подготовку и проведение расширенного заседания коллегии в соответствии с планом.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Начальник управления            личная подпись                 И.О. Фамилия

Образец оформления приказа

Приложение N 9

к подпункту 6.3.6

                Герб 

                края 

    Правительство Хабаровского края

            УПРАВЛЕНИЕ

        ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

            ПРОТОКОЛ

         12.03.2013 N 1

          г. Хабаровск

заседания коллегии управления по

делам архивов

Председатель:         Фамилия И.О.

Секретарь:            Фамилия И.О.

Присутствовали: члены  коллегии:  (перечисляются  фамилии и инициалы членов

                коллегии)

                приглашенные - 25 человек (список прилагается).

                               ПОВЕСТКА ДНЯ:

    1. Об итогах работы архивных учреждений края за 2012 год и ...

    Докладчик: Фамилия И.О. - начальник управления...

    2. О ...

1. СЛУШАЛИ:

    Фамилия И.О. - текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

    1. Фамилия И.О. - краткая запись выступления.

    2. Фамилия И.О. - краткая запись выступления.

РЕШИЛИ:

    1. Одобрить ...

    2. ...

2. СЛУШАЛИ:

    В  таком  же  порядке записывается ход обсуждения и принятое решение по

второму вопросу повестки дня.

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Председатель                 личная подпись                    И.О. Фамилия

Секретарь                    личная подпись                    И.О. Фамилия

                       Образец оформления протокола

Приложение N 10

к подпункту 6.4.3

             Герб

             края

          МИНИСТЕРСТВО                           Начальнику управления

            КУЛЬТУРЫ                         по делам архивов Правительства

        Хабаровского края                          Хабаровского края

        Фрунзе ул., д. 61,                            И.О. Фамилия

      г. Хабаровск, 680000

    Тел./факс [phone]

    E-mail:[email protected]

    10/07/2012 N 01/01/11-2660

    На N ______ от ___________

           г. Хабаровск

О предоставлении информации

Уважаемая ____________________!

В связи с созданием в министерстве культуры края стенда руководителей отрасли культуры прошу оказать содействие в предоставлении информации о руководителях отрасли с момента создания по настоящее время (фотокарточка, Фамилия Имя Отчество, годы работы).

Министр                              личная подпись            И.О. Фамилия

Образец оформления письма

Приложение N 11

к подпункту 8.3.8

УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ Входящий N ________________ "____"_____________ ____ г.

Размер регистрационного штампа не более 19 x 41 мм

Образец регистрационного штампа

Приложение N 12

к подпункту 8.8.7

СВЕДЕНИЯ

О ДОКУМЕНТЕ, ВКЛЮЧАЕМЫЕ В ЭЛЕКТРОННУЮ

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНУЮ КАРТОЧКУ

Наименование сведений о документе	Характеристика информации, включаемой в электронную регистрационно-контрольную карточку
1. Адресант	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
2. Адресат	Полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа (в соответствии с реквизитом "Адресат")
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	В соответствии с реквизитом "Подпись"
4. Вид документа	В соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
5. Дата документа	В соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
6. Номер документа	В соответствии с номером, присвоенным документу автором
7. Дата поступления документа	Дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
8. Входящий номер документа	Номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа	В соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
10. Наименование текста	Краткое содержание документа (заголовок к тексту)
11. Индекс дела	Индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
12. Сведения о переадресации документа	На основании резолюции на документе (реквизит "Указания по исполнению")
13. Количество листов основного документа	Количество листов основного документа
14. Количество приложений	Количество приложений
15. Общее количество листов приложений	Общее количество листов приложений
16. Указания по исполнению документа	Исполнители и сроки исполнения
17. Должность, фамилия, инициалы исполнителя
18. Отметка о конфиденциальности

Приложение N 13

к подпункту 10.1.2

         Правительство                                УТВЕРЖДАЮ

       Хабаровского края                         Начальник управления

                                             личная подпись    И.О. Фамилия

           УПРАВЛЕНИЕ                        дата

       ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

       НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

00.00.0000     N  __________

       г. Хабаровск

    На ___________ год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Количество дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Ответственный за

делопроизводство, ведущий

специалист управления               личная подпись      расшифровка подписи

дата

СОГЛАСОВАНО                                 СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК управления по                Протокол ЭПМК управления по делам

делам архивов Правительства              архивов Правительства Хабаровского

Хабаровского края                        края

от              N                        от                N

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______________

году в ____________________________________________________________________

        (наименование исполнительного органа государственной власти края)

По срокам хранения	Всего	в том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Ответственный за

делопроизводство, ведущий

специалист управления           личная подпись          расшифровка подписи

дата

Формат A4 (210 x 297 мм)

Форма номенклатуры дел

Приложение N 14

к пункту 11.7

		Ф. N __________ Д. N __________ Оп. N _________

___________________________________________________________________________

                           (наименование архива)

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                         (наименование учреждения)

______________________________________________________

                          ДЕЛО   N _____ ТОМ   N ___

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________

                             (заголовок дела)

___________________________________________________________________________

                                  (дата)

                                                     На ______ лист _______

                                                     Хранить ______________

Ф. N __________

Д. N __________

Оп. N _________

Формат C4 (230 x 320 мм)

Форма обложки дела постоянного

и временного (свыше 10 лет) хранения