Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 13.05.2013 № 200-р

Изложение текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможно в двух случаях: письмо оформляется на должностном бланке; письмо содержит персональное обращение к адресату.

Письма могут быть простыми и сложными.

Простые письма составляются в случаях, когда не требуется изложения сложных в административном или юридическом отношениях ситуаций. Простое письмо может иметь одну или две смысловые части.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности или сочувствия и др.

Письмо, состоящее из двух частей, включает: обоснование письма - изложение причин написания письма; мотивировку и заключение - просьбу или отказ, напоминание, предложение, согласие, выражение гарантии и т.п.

Текст простого письма не должен превышать одной - двух машинописных страниц.

Сложные письма составляются по вопросам, требующим подробного изложения ситуации, ее анализа, оценки, аргументации, формулировки выводов, мнений, предложений, просьб.

Сложные письма могут содержать до пяти страниц текста. Текст сложного письма состоит из следующих основных частей: вступление, содержание, заключение.

Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать:

ссылку на документ (нормативный правовой, организационно-правовой, распорядительный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма;

констатацию факта, события, сложившейся ситуации.

Содержание письма составляет: детальное описание факта события или сложившейся ситуации; их анализ и приводимые доказательства.

Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами: просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами.

6.4.6. Датой письма является дата его подписания.

6.4.7. В Индивидуальной инструкции по делопроизводству в органе исполнительной власти края необходимо учесть, что право подписи служебных писем устанавливается в положении органа исполнительной власти края, в том числе в положениях о структурных подразделениях, в должностных инструкциях и в должностных регламентах; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания писем при отсутствии руководящих должностных лиц. Как правило, право подписи служебных писем имеют руководитель органа исполнительной власти края, его заместитель или лицо, исполняющее обязанности руководителя органа исполнительной власти края.

6.4.8. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов исполнительной власти края, оформляются на стандартном листе бумаги формата A4. При этом данные о наименовании органов исполнительной власти края, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите "подпись".

6.4.9. Отметка о наличии приложений оформляется в соответствии с пунктом 13 приложения N 4 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

7. Организация работы с обращениями граждан

7.1. Организация работы с обращениями граждан в органе исполнительной власти края осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федерального закона от 09 февраля 2009 года N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления", Регламента Правительства края, Административного регламента предоставления государственной услуги по рассмотрению обращений граждан в Правительстве края.

7.2. Организация работы по рассмотрению письменных и электронных обращений граждан, поступающих в адрес руководителя органа исполнительной власти края, и их регистрация осуществляется службой делопроизводства или уполномоченным лицом в соответствии с распределением должностных обязанностей.

7.3. Письменные и электронные обращения граждан подлежат регистрации в течение трех дней со дня поступления в орган исполнительной власти края.

Регистрация обращений граждан осуществляется в системе электронного документооборота в модуле "Обращения граждан" отдельно от всего документооборота.

7.4. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

7.5. Поступившие в адрес должностных лиц органа исполнительной власти края письма с отметкой "лично", правильно указанными фамилией, инициалами и должностью не вскрываются, а направляются руководителю, которому адресованы. В случаях, когда такие письма квалифицируются как обращения, они рассматриваются в установленном порядке.

7.6. В случае обжалования в обращении судебного решения оно в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

7.7. Обращения граждан, адресованные руководителям структурных подразделений органа исполнительной власти края, направляются по принадлежности.

7.8. Если решение вопросов, поставленных в обращении, поступившем из управления по работе с обращениями граждан Губернатора и Правительства края (далее - Управление), не входит в компетенцию должностного лица или органа исполнительной власти края, обращение с указанием причины отказа в рассмотрении в двухдневный срок возвращается в Управление для направления на рассмотрение в соответствии с компетенцией.

7.9. Обращения граждан, поступившие в орган исполнительной власти края по вопросам, относящимся к компетенции других органов исполнительной власти края, органов местного самоуправления, территориальных подразделений федеральных органов исполнительной власти, в течение семи дней со дня регистрации направляются органам или должностным лицам, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случаев, установленных законодательством.

7.10. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится в целях устранения недостатков в работе органов исполнительной власти края, получения материалов для подготовки аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер в случае повторных (многократных) обращений граждан.

7.11. Письменное обращение, поступившее в орган исполнительной власти края или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации, если в резолюции не установлен сокращенный срок исполнения. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в электронной регистрационно-контрольной карточке. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет служба делопроизводства или уполномоченное лицо в соответствии с распределением должностных обязанностей.

7.12. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другой государственный орган, орган местного самоуправления, должностному лицу руководители структурных подразделений от начальника управления (самостоятельного отдела) до руководителя органа исполнительной власти края вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

7.13. Продление срока рассмотрения обращения должно быть оформлено не менее чем за два дня до истечения срока исполнения.

7.14. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящей организацией, то исполнитель обязан согласовать с ней продление срока рассмотрения обращения.

7.15. Рассмотрение обращения, содержащего вопросы защиты прав ребенка, предложения по предотвращению возможных аварий и иных чрезвычайных ситуаций, производится безотлагательно.

7.16. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ.

7.17. Справки-ответы исполнителей с прилагаемым проектом или копией ответа заявителю анализируются службой делопроизводства и передаются должностному лицу, направившему документы для исполнения, для принятия решения.

В случае если поступивший от исполнителя ответ не отвечает требованиям, установленным пунктом 7.16 настоящей Инструкции по делопроизводству, служба делопроизводства направляет документы исполнителю для доработки в целях устранения замечаний и подготовки дополнительного ответа заявителю.

7.18. Зарегистрированные письменные обращения заявителям не возвращаются. Возврат обращения заявителю возможен до его регистрации. По письменному запросу заявителю возвращаются документы, приложенные к обращению, как во время рассмотрения, так и во время архивного хранения.

8. Организация документооборота и исполнения документов

8.1. Организация документооборота

8.1.1. Движение документов в органе исполнительной власти края с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

8.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органе исполнительной власти края, регламентируются Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти края, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными инструкциями и должностными регламентами.

8.1.3. В документообороте органа исполнительной власти края в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация (организационно-правовые, организационно-распорядительные и информационно-справочные).

8.1.4. Работа в системе электронного документооборота осуществляется в соответствии с инструкцией пользователя системы электронного документооборота, устанавливающей порядок функционирования электронной системы, и Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти края.

Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется руководителем органа исполнительной власти края на основе рекомендаций управления по делам архивов Правительства края и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждаемым руководителем органа исполнительной власти края по согласованию с управлением по делам архивов Правительства края.

8.2. Прием, первичная обработка и распределение поступающих документов

8.2.1. Доставка документов в орган исполнительной власти края осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи и нарочными.

С помощью почтовой связи в орган исполнительный власти края доставляются письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

8.2.2. По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, электронные письма, телефонограммы, электронные документы (по каналам системы электронного документооборота или системы межведомственного электронного документооборота).

8.2.3. Документы, поступающие в орган исполнительный власти края на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке работниками службы делопроизводства.

8.2.4. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.

Все поступившие конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"). При обнаружении некомплектности или повреждения конверта (бандероли) составляется акт в трех экземплярах: первый экземпляр остается в службе делопроизводства, второй - приобщается к полученному документу, третий - направляется отправителю документа.

Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.

Конверты с пометкой "лично" регистрируются в журнале учета (проставляется дата поступления и учетный номер) и передаются по назначению. Остальные документы передаются на регистрацию и рассмотрение.

Регистрации подлежат все документы, за исключением следующих документов:

- рекламные извещения, проспекты, каталоги выставок, плакаты, программы конференций, совещаний;

- поздравительные телеграммы и письма, пригласительные билеты;

- бухгалтерские документы (передаются в финансово-хозяйственный отдел);

- печатные издания (книги, бюллетени, журналы и т.д.).

8.2.5. Поступившие электронные документы передаются на исполнение с использованием системы электронного документооборота.

8.2.6. Документы, адресованные руководству органа исполнительной власти края, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в службе делопроизводства, а затем направляются руководству или в подразделение.

Предварительное рассмотрение документов проводится в целях распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

8.2.7. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.

8.2.8. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на общем бланке, учитывается и оперативно передается руководителю структурного подразделения органа исполнительной власти края, которому она адресована.

8.2.9. Первичная обработка поступающих электронных документов включает проверку правильности адресования (доставки) электронных документов, проверку наличия электронной подписи, наличия указанных в содержании документа приложений.

8.2.10. Документы, поступившие на бумажном носителе, вносятся в систему электронного документооборота после их сканирования.

8.3. Регистрация поступающих документов

8.3.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

8.3.2. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое новый регистрационный номер документу не присваивается.

8.3.4. Регистрация документов производится в валовом порядке. Отдельно регистрируются приказы (распоряжения) руководителя органа исполнительной власти края по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам, обращения граждан.

8.3.5. Регистрация поступающих документов производится в службе делопроизводства.

8.3.6. Документы, принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе делопроизводства.

8.3.7. Регистрация документов в системе электронного документооборота осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией по делопроизводству, Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти края, правовыми актами участников системы электронного документооборота и инструкцией пользователя системы электронного документооборота.

8.3.8. На документе, полученном на бумажном носителе, в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации, порядковый номер в пределах календарного года и индекс в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти края (приложение N 11).

8.3.9. Электронные документы, поступившие в системе электронного документооборота, регистрируются автоматически и передаются адресату или ответственному исполнителю, а также соисполнителям (при наличии).

8.3.10. Регистрация поступающих бумажных документов в системе электронного документооборота включает в себя:

- формирование электронной регистрационно-контрольной карточки документа, в которую путем заполнения полей карточки вносятся сведения о документе;

- создание электронной копии документа путем сканирования и прикрепления ее к электронной регистрационно-контрольной карточке документа;

- присвоение регистрационного номера документу.

8.3.11. Электронные сообщения, поступающие по системе межведомственного электронного документооборота, проходят регистрацию в системе электронного документооборота органа исполнительной власти края в порядке, установленном Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти края. Система электронного документооборота органа исполнительной власти края должна предусматривать регистрацию (учет) и включение в систему электронных сообщений, отправляемых и поступающих по системе межведомственного электронного документооборота.

8.3.12. Результат рассмотрения документа отражается в резолюции. Тексты указаний по исполнению документов (резолюции) вносятся в электронные регистрационно-контрольные карточки руководителем - автором резолюции или уполномоченным для этих целей лицом. В момент занесения текста резолюции при необходимости осуществляется постановка документа на контроль с отметкой в электронной регистрационно-контрольной карточке: вид контроля, дата исполнения документа, ответственный исполнитель. После этого документ направляется на исполнение. В дальнейшем в системе электронного документооборота формируются напоминания о сроках исполнения контрольных документов, без предоставления на бумажных носителях.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

Основному исполнителю предоставляется право определять порядок исполнения документа.

Исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Основной исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

8.3.13. При необходимости исполнения в сжатые сроки резолюции к документам с отметкой "Для служебного пользования" ответственный исполнитель организует работу по оперативному доведению документа до сведения соисполнителей. Необходимость размножения документов, содержащих конфиденциальную информацию, количество их копий определяется лицом, организующим исполнение.

8.3.14. Ответственность за внесение резолюции руководителя в систему электронного документооборота, сохранность документа, поступившего на бумажном носителе, несет уполномоченное лицо органа исполнительной власти края в соответствии с распределением должностных обязанностей (служба делопроизводства, помощник руководителя).

8.4. Регистрация отправляемых документов

8.4.1 Документы, подписанные руководителем (заместителем руководителя) органа исполнительной власти края передаются на регистрацию в службу делопроизводства.

8.4.2. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

8.4.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется централизованно в службе делопроизводства в день их утверждения или подписания.

8.4.5. Регистрация отправляемых электронных документов в системе электронного документооборота включает в себя следующие действия:

- заполнение полей электронной регистрационно-контрольной карточки документа;

- присвоение номера исходящему документу;

- создание электронного документа и прикрепление его к электронной регистрационно-контрольной карточке документа - для документов, формируемых в электронном виде и входящих в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утверждаемый руководителем органа исполнительной власти края по согласованию с управлением по делам архивов Правительства края;

- создание электронной копии документа и прикрепление ее к электронной регистрационно-контрольной карточке документа - для документов, созданных на бумажных носителях.

8.4.6. В системе электронного документооборота фиксируется дата, время отправки электронного документа, его регистрационный номер, сведения об отправителе документа (фамилия, имя, отчество (при наличии), наименование участника системы электронного документооборота).

8.5. Отправка документов

8.5.1. Доставка отработанной корреспонденции в службе делопроизводства осуществляется как непосредственно сотрудниками этих служб, так и средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, через систему электронного документооборота.

8.5.2. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота.

8.5.3. Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата.

8.5.4. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 221, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

8.5.5. Служба делопроизводства проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу отправления (простая, заказная, международная и др.).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в структурное подразделение органа исполнительной власти края, подготовившее данные документы.

8.5.6. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

8.5.7. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа через систему электронного документооборота, по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение-исполнитель совместно со службой делопроизводства.

8.5.8. Отправляемая по почте корреспонденция на бумажном носителе проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи. Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "Для служебного пользования" составляется реестр, который затем возвращается в службу делопроизводства с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

8.5.9. При передаче документов в системе электронного документооборота электронные документы подписываются с использованием усиленной и (или) простой электронной подписи.

8.5.10. Право подписи (использования) усиленной электронной подписи в системе электронного документооборота имеют:

- члены Правительства;

- руководители органов исполнительной власти края;

- лица, уполномоченные руководителями участников системы электронного документооборота;

- руководители структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края и их заместители.

8.5.11. Электронные документы, обмен которыми происходит между структурными подразделениями органа исполнительной власти края (внутренний документооборот), подписываются простой электронной подписью.

8.5.12. При передаче электронных документов другим участникам системы электронного документооборота - органам исполнительной власти края, структурным подразделениям аппарата Губернатора и Правительства края, документы заверяются усиленной электронной подписью должностного лица, указанного в пункте 7.5.10 настоящей Инструкции по делопроизводству.

8.5.13. При передаче электронных документов организациям, не являющимся участниками системы электронного документооборота, посредством системы межведомственного электронного документооборота или других электронных каналов связи, документы заверяются усиленной электронной подписью должностного лица.

8.5.14. После отправки электронного документа, заверенного усиленной электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации", заявителю дается письменный ответ, направляемый по почтовому адресу, указанному в обращении.

8.6. Порядок регистрации и прохождения внутренних документов

8.6.1. Внутренняя переписка - это переписка между руководителями структурных подразделений органа исполнительной власти края.

Наиболее распространенными примерами внутренних документов являются служебные записки, подготавливаемые по весьма широкому кругу вопросов, относящиеся преимущественно к организации внутренней деятельности.

8.6.2. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

8.6.3. Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются в системе электронного документооборота.

8.6.4. Документы, подписанные руководителями и зарегистрированные в системе электронного документооборота, в обязательном порядке направляются в структурные подразделения органа исполнительной власти края, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.

8.6.5. Документы с резолюциями руководителя органа исполнительной власти края "Для сведения" или "Для ознакомления" передаются на ознакомление работникам органа исполнительной власти края в системе электронного документооборота. Отметка об ознакомлении с документом, дата ознакомления автоматически формируется в системе электронного документооборота.

8.7. Учет и анализ объема документооборота

8.7.1. Учет объема документооборота за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов. Система электронного документооборота осуществляет автоматический учет объема документооборота.

Результаты учета количества документов обобщаются службой делопроизводства и представляются руководству.

8.7.2. За единицу учета объема документооборота на бумажном носителе принимается сам документ.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно на основе принятой в органе исполнительной власти края системы учета документов.

Учет объема документооборота может проводиться по органу исполнительной власти края в целом или по отдельным подразделениям.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

8.7.3. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота органа исполнительной власти края.

8.8. Работа исполнителей с документами

8.8.1. На бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью документы, адресованные лицам, не являющимся участниками системы электронного документооборота, или документы, не входящие в перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов, утверждаемый руководителем органа исполнительной власти края по согласованию с управлением по делам архивов Правительства края.

8.8.2. Руководитель органа исполнительной власти края обеспечивает оперативное рассмотрение всех документов независимо от вида носителей, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса в соответствии со сроками.

8.8.3. При рассмотрении документов руководитель определяет документы, требующие срочного исполнения.

Срочные документы передаются исполнителю службой делопроизводства немедленно.

8.8.4. Исполнение документа, поступившего как на бумажном носителе, так и через систему электронного документооборота предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством органа исполнительной власти края или руководителями структурных подразделений, снятие документа с контроля, подготовку к пересылке адресату.

8.8.5. При подготовке документа на бумажном носителе исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

8.8.6. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

8.8.7. При работе исполнителей с электронными документами в системе электронного документооборота формируется электронная регистрационно-контрольная карточка документа, в которую путем заполнения полей карточки вносятся сведения о документе в соответствии с приложением N 12 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

Если подготовленный в системе электронного документооборота документ является ответом на поступивший через систему электронного документооборота электронный документ, то электронный документ-ответ при создании его проекта в системе электронного документооборота связывается с электронной карточкой письма-запроса.

Исполнитель обязан контролировать в системе электронного документооборота ход утверждения, согласования и подписания проекта исходящего документа.

После полного завершения исполнения входящего электронного документа исполнитель обязан направить в системе электронного документооборота на утверждение участнику системы электронного документооборота, осуществляющему контроль за исполнением данного документа, отчет об исполнении.

Отчет об исполнении входящего электронного документа направляется исполнителем только после получения уведомления о регистрации исходящего электронного документа, являющегося ответом на поступивший ему на исполнение электронный документ.

Если поступивший на исполнение электронный документ не требует ответа, исполнитель обязан направить в системе электронного документооборота отчет об ознакомлении или выполнении иных действий по данному электронному документу.

До утверждения отчета об исполнении электронного документа и направления его на списание в дело (проставление отметки "Исполнено, в дело") электронный документ не считается исполненным.

8.9. Организация поисковой системы по документам

В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота органа исполнительной власти края используются обязательные сведения о документе, включаемые в электронную регистрационно-контрольную карточку в соответствии с приложением N 12 к настоящей Инструкции по делопроизводству.

Допускается включение в систему электронного документооборота органа исполнительной власти края дополнительных сведений о документе. В состав дополнительных сведений об электронном документе могут быть включены: наименование автора документа (если автор не совпадает с адресантом (отправителем) электронного документа), отметка о переносе срока исполнения документа, срок хранения документа, наименования приложений к электронному документу, ключевые слова и др.

9. Контроль исполнения документов

9.1. Контроль исполнения документов и поручений руководства органа исполнительной власти края в системе электронного документооборота включает постановку документа на контроль, внесение текста резолюции руководителя, внесение сроков исполнения документов, адресацию документа исполнителям в соответствии с резолюциями, регулирование хода исполнения, внесение данных о выполнении документа, просмотр документов, по которым сроки исполнения просрочены, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

9.2. Контролю подлежат зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается руководителем органа исполнительной власти края.

При постановке на контроль документа, поступившего на бумажном носителе, в правой части верхнего поля документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

9.3. Контроль исполнения обеспечивается определенным в регламенте органа исполнительной власти края структурным подразделением или специалистом.

Контроль за ходом исполнения нормативных правовых актов Губернатора и Правительства края осуществляет главное контрольное управление Правительства края.

9.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: документов, поступивших из вышестоящих органов власти и внутренних, - с даты подписания (утверждения) документа; документов, поступивших из других органов исполнительной власти края, организаций, и обращений граждан - с даты их поступления.

Сроки исполнения документов определяются руководителем органа исполнительной власти края исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

- без указания конкретной даты исполнения:

имеющие в тексте пометку "срочно", - в трехдневный срок;

имеющие пометку "оперативно", - в десятидневный срок;

остальные - в срок не более 30 дней;

- по обращениям граждан:

общий срок - не более 15 дней;

требующим дополнительного изучения и проверки, - в течение 30 дней со дня их регистрации;

в исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", руководитель органа исполнительной власти края либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в системе электронного документооборота.

9.5. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя органа исполнительной власти края, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее трех дней до истечения срока исполнения документа.

Продление срока исполнения поручения Губернатора края, Правительства края допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае руководитель органа исполнительной власти края представляет автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует ответственного за делопроизводство для внесения изменений в систему электронного документооборота (новый срок, дата изменения, подпись).

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.

9.6. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, при увольнении или перемещении работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы.

9.7. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель органа исполнительной власти края или его заместитель. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в электронной регистрационно-контрольной карточке.

9.8. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

9.9. Для осуществления своевременного контроля, а также для анализа исполнительской дисциплины служба контроля или руководитель производит печать списков и статистических данных по исполнению контрольных документов либо проводит анализ ситуации при помощи экранных отчетов в системе электронного документооборота.

10. Составление номенклатуры дел

10.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в органах исполнительной власти края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

10.1.1. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями об органе исполнительной власти края и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности органа исполнительной власти края, их виды, состав и содержание.

10.1.2. В органах исполнительной власти края составляются номенклатуры дел структурных подразделений и сводная номенклатура дел органа исполнительной власти края (приложение N 13).

10.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения органа исполнительной власти края ежегодно составляется (не позднее 15 ноября текущего года на следующий год) сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовывается с архивом органа исполнительной власти края и службой делопроизводства, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в службу делопроизводства органа исполнительной власти края.

10.1.4. Сводная номенклатура дел органа исполнительной власти края (далее - сводная номенклатура дел) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи государственного архива края.

10.1.5. Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы делопроизводства и утверждается (не позднее конца текущего года) руководителем органа исполнительной власти края. Не реже одного раза в 5 лет сводная номенклатура дел представляется для рассмотрения научным экспертно-методическим советом государственного архива края с последующим представлением (при необходимости) на ЭПМК для согласования.

10.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения органа исполнительной власти края получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Полнотекстовый электронный вариант сводной номенклатуры дел может быть выставлен на сервере для общего пользования.

10.1.7. Сводная номенклатура дел печатается в четырех экземплярах. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в номенклатуру дел в раздел службы делопроизводства. Второй - используется в службе делопроизводства в качестве рабочего. Третий - передается в государственный архив края, с которым согласовывалась номенклатура дел. Четвертый - в виде выписок тиражируется для структурных подразделений.

10.1.8. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 01 января следующего календарного года.

10.1.9. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры органа исполнительной власти края.

10.1.10. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия структурных подразделений органа исполнительной власти края либо направления их деятельности. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой органа исполнительной власти края.

10.1.11. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы органа исполнительной власти края. Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

10.1.12. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, содержащейся в системе электронного документооборота, и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

10.2. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в органе исполнительной власти края цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где: 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), вводных слов и сложных оборотов, а также употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти края и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название органа исполнительной власти края или его структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

Документы (планы, списки, доклады, информации) о проведении

семинаров, конференций по вопросам организации

делопроизводства, архивного дела

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Например:

Переписка с муниципальными архивными учреждениями края о

комплектовании Архивного фонда Российской Федерации

научно-технической документацией

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка о награждении работников,

присвоении почетных званий

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с ФГБОУ ВПО "Хабаровский государственный институт

искусств и культуры" по вопросам подготовки кадров

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с главами муниципальных районов, городских округов

края по вопросам социальной защиты населения

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка с администрацией г. Хабаровска

о подготовке к зимнему сезону 2011/2012 года

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые планы работы подведомственных учреждений

Годовые статистические отчеты о расходах

на содержание автотранспорта

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем, при необходимости, составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, например:

- нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

- постановления и распоряжения Губернатора края, Правительства края;

- нормативные правовые акты органа исполнительной власти края;

- распорядительные документы органа исполнительной власти края;

- протоколы заседаний коллегии, комиссий, штабов, совещаний при руководителях и документы к ним;

- планы;

- отчеты;

- справочные документы, переписка;

- вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 (далее - Перечень типовых управленческих архивных документов), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган исполнительной власти края для продолжения и др.

На электронные дела в номенклатуре дел в примечании указывается, что дело ведется в электронном виде.

10.3. Если в течение года в органе исполнительной власти края возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера.

При формировании данных дел номенклатуру дел, содержащуюся в системе электронного документооборота, необходимо дополнять новыми видами дел.

10.4. По окончании года в конце номенклатуры дел ответственным за делопроизводство делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

11. Формирование и оформление дел

11.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

11.2. Дела формируются в органе исполнительной власти края специалистами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

11.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой делопроизводства.

11.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- обеспечить правильное формирование дел, исключив помещение в дела временного срока хранения документов информационного характера, имеющих историческую ценность, подлежащих постоянному хранению;

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.

11.5. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам и хронологии.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации и края.

Все документы (отчеты, информация) об исполнении постановлений, распоряжений Губернатора края, Правительства края, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на это постановление (распоряжение) дело. Если дело не заводилось, то документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы коллегий допускается группировать в два дела: протоколы и решения коллегии; документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение личных дел государственных гражданских служащих осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы органа исполнительной власти края и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

11.6. Дела органа исполнительной власти края подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива органа исполнительной власти края.

11.7. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 14); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 15); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 16); подшивку или переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

11.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа исполнительной власти края указывается полностью, в именительном падеже, приводится официально принятое сокращенное наименование после полного наименования в скобках; наименование структурного подразделения записывается в соответствии с утвержденной структурой; номер дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по сводной номенклатуре дел; заголовок дела - переносится из сводной номенклатуры дел; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется полностью словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.

Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа исполнительной власти края, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для проставления архивного шифра и наименования государственного архива края, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых в нем документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования фондообразователя может проставляться на обложке штампом.

11.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

Внутренняя опись документов дела составляется в обязательном порядке в делах:

- приказы руководителя органа исполнительной власти края по основной деятельности и документы к ним;

- приказы руководителя органа исполнительной власти края по личному составу;

- личные дела уволенных сотрудников.

Необходимость составления внутренней описи документов на другие дела определяется Индивидуальной инструкцией по делопроизводству в органе исполнительной власти края.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

11.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или подшиваются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить только в системе электронного документооборота. При формировании данных дел на бумажных носителях допускается их хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

12. Организация оперативного хранения документов

12.1. С момента заведения и до передачи в архив органа исполнительной власти края дела хранятся по месту их формирования.

Служба делопроизводства, руководители структурных подразделений органа исполнительной власти края и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются вертикально корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив органа исполнительной власти края.

12.2. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы производится с разрешения руководителя службы делопроизводства. Выдача дел осуществляется под расписку с фиксацией в книге выдачи. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя органа исполнительной власти края или его заместителя, курирующего службу делопроизводства, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается только в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

12.3. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в органе исполнительной власти края в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

12.4. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в органе исполнительной власти программно-технических средств и нормативных и методических документов управления по делам архивов Правительства края.

12.5. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем органа исполнительной власти края, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

13. Порядок проведения экспертизы ценности

документов и передачи их на хранение в архив

13.1. Экспертиза ценности документов

13.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

13.1.2. Экспертиза ценности документов в органе исполнительной власти края на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив органа исполнительной власти края.

13.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в органе исполнительной власти края создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).

13.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяется положением о ней, которое утверждается руководителем органа исполнительной власти края. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с государственным архивом края.

13.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного срока хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях органа исполнительной власти края непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК, под непосредственным методическим руководством архива органа исполнительной власти края.

13.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения для передачи в архив органа исполнительной власти края; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

13.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечня типовых управленческих архивных документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

13.1.8. Экспертиза ценности документов, имеющих срок хранения в соответствии со сводной номенклатурой дел с примечанием "ЭПК", осуществляется исполнителем непосредственно при создании электронного документа или службой делопроизводства при регистрации электронного документа. В результате проведения экспертизы ценности возможен пересмотр срока хранения данного документа в сторону увеличения (дела временного срока хранения свыше 10 лет или постоянного срока хранения) в соответствии с критериями ценности данного документа и необходимости формирования дела на бумажном носителе для передачи на постоянное хранение.

13.1.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

13.1.10. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

13.1.11. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения, дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения описи не составляются.

13.1.12. В органе исполнительной власти края в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива органа исполнительной власти края. По этим описям документы сдаются в архив органа исполнительной власти края.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел, которую готовит архив органа исполнительной власти края и по которой он сдает дела на постоянное хранение в государственный архив края.

13.1.13. Описи дел составляются по установленной форме (приложения N 17, 18) и представляются в архив органа исполнительной власти края не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве. При первичной передаче документов на постоянное хранение описи дел должны иметь титульный лист, историческую справку, предисловие, список сокращенных слов.

13.1.14. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

13.1.15. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером;

- порядок нумерации дел в описи валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

13.1.16. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

13.1.17. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения.

13.1.18. Опись дел структурного подразделения органа исполнительной власти края составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив органа исполнительной власти края, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

13.1.19. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 19) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК одновременно. Согласованные ЭК акты утверждаются руководителем органа исполнительной власти края только после утверждения ЭПМК управления по делам архивов Правительства края описей дел постоянного хранения. После этого орган исполнительной власти края имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в установленном порядке.

13.1.20. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего органа исполнительной власти края. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

13.2. Подготовка и передача документов в архив

13.2.1. В архив органа исполнительной власти края передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

13.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив органа исполнительной власти края не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

13.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив органа исполнительной власти края, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

13.2.4. Передача дел в архив органа исполнительной власти края осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем службы делопроизводства.

13.2.5. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив органа исполнительной власти края сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

13.2.6. Прием каждого дела производится работником органа исполнительной власти края, ответственным за архив, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом органа исполнительной власти края и лица, передавшего дела.

Вместе с делами в архив органа исполнительной власти края передаются электронные регистрационно-контрольные карточки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

13.2.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения органа исполнительной власти края лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив органа исполнительной власти края независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

13.2.8. Историческая справка (приложение N 20) дополняется при дальнейшем пополнении фонда, а также в случае реорганизации, изменения структуры, функций структурного подразделения органа исполнительной власти края и т.д. Историческая справка подписывается составителем и лицом, ответственным за делопроизводство и архив.

13.2.9. Передача электронных дел на хранение в архив осуществляется в соответствии с методическими рекомендациями, разрабатываемыми федеральными органами, уполномоченными в сфере архивного дела.

Приложение N 1

к подпункту 3.1.6

Журнал учета выдачи бланков

Наименование вида бланка	Количество экземпляров бланков	Серия и номера бланков	Наименование подразделения, Ф.И.О. получателя	Расписка в получении	Примечания
1	2	3	4	5	6

Форма журнала учета выдачи бланков

Приложение N 2

к подпункту 3.1.10

Журнал учета поступления бланков

Наименование вида бланка	Дата поступления	Дата и номер сопроводительного документа	Наименование организации - поставщика бланков	Количество экземпляров бланков	Серия и номера бланков
1	2	3	4	5	6

Форма журнала учета выдачи бланков

Приложение N 3

к подпункту 3.1.11

           Правительство                          УТВЕРЖДАЮ

         Хабаровского края                 Наименование должности

                                                 руководителя

            УПРАВЛЕНИЕ

         ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ

               АКТ                      __________ ________________________

                                         (подпись)    (расшифровка подписи)

   "_____"________20___ г. N ____

          г. Хабаровск                  дата

Об уничтожении испорченных

номерных гербовых бланков

    Председатель комиссии ________________________________________________,

                                        (Ф.И.О., должность)

члены комиссии: ___________________________________________________________

                                        (Ф.И.О., должности)

составили   акт   о   признании  испорченными  номерных  гербовых  бланков,

хранящихся в ________________________________________________, в том числе:

            (наименование структурного подразделения аппарата)

    1)  гербовые  бланки  писем  управления  по делам архивов Правительства

края N ______.

Всего ____ штук;

    2)  гербовые  общие  бланки  управления  по делам архивов Правительства

края N _______.

Всего _____ штук;

    На ________ номерных гербовых бланков осталось _____ штук, в том числе:

        (дата)

    1)  гербовых  бланков  писем  управления по делам архивов Правительства

края: ____ штук;

    2)  гербовых  общих  бланков  управления по делам архивов Правительства

края: ___ штук;

    Испорченные  гербовые  бланки  уничтожены  в установленном порядке. Акт

составлен в двух экземплярах:

    1-й экземпляр -

    2-й экземпляр -

Председатель комиссии       ________________          _____________________

                                (подпись)              (инициалы, фамилия)

Члены комиссии              ________________          _____________________

                                (подпись)              (инициалы, фамилия)

Образец оформления акта об уничтожении

испорченных номерных гербовых бланков