Постановление Правительства Карачаево-Черкесской Республики от 20.12.2016 № 337

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ПРАВИТЕЛЬСТВО КАРАЧАЕВО-ЧЕРКЕССКОЙ РЕСПУБЛИКИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

20.12.2016                                         г. Черкесск                                             № 337

Об утверждении Порядка постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации и Порядка предоставления копий технических паспортов, оценочной и иной документации, хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации и содержащихся в них сведений

В соответствии со статьей 45 Федерального закона от 24.07.2007 № 221-ФЗ «О государственном кадастре недвижимости» Правительство Карачаево-Черкесской Республики

П О С Т А Н О В Л Я Е Т:

1. Утвердить Порядок постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов) согласно приложению 1.

2. Утвердить Порядок предоставления копий технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов) согласно приложению 2.

3. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя Председателя Правительства Карачаево-Черкесской Республики, курирующего вопросы жилищно-коммунального хозяйства.

Председатель Правительства Карачаево-Черкесской Республики

А.А. Озов

Приложение 1 к постановлению Правительства Карачаево-Черкесской Республики от 20.12.2016  № 337

П О Р Я Д О К

постоянного хранения и использования технических паспортов, оценочной

и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и

организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации

(регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих

документов)

1. Общие положения

1.1. Настоящий  Порядок устанавливает требования к хранению и использованию технических паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 1 января 2013 года в органах и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации учетно-техническая документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации (регистрационные книги, реестры, копии правоустанавливающих документов), расположенных на территории Карачаево-Черкесской Республики, являющихся собственностью Карачаево-Черкесской Республики (далее - Порядок постоянного хранения и использования технической документации).

1.2. Положения настоящего Порядка предназначены для применения органом исполнительной власти Карачаево-Черкесской  Республики, учреждением или организацией, осуществляющими постоянное хранение указанных в п.1.1 настоящего Порядка документов (далее - уполномоченная организация).

1.3. Термины и определения.

В настоящем Порядке применены следующие термины с соответствующими определениями.

Архив - совокупность технической паспортов, оценочной и иной хранившейся по состоянию на 01.01.2013 в органах и организациях по государственному техническому и (или) технической инвентаризации учетно-технической документации об объектах государственного технического учета и технической инвентаризации, расположенных на территории Карачаево-Черкесской Республики (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов), переданных уполномоченной организации, осуществляющей постоянное хранение архива, а также система научно-справочного аппарата к таким документам.

К термину «Архив» неприменимо понятие «архивохранилище».

Архивная выписка – документ, составленный на бланке, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра (инвентарного номера) и номеров листов единицы хранения.

Архивный документ – документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.

Архивохранилище – специально оборудованное помещение (помещения) для хранения документов архива.

Внутренняя опись документов инвентарного дела - учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов. Во внутренней описи первой группы инвентарного дела листы нумеруются в пределах каждого документа, подшиваемого в дело. Во внутренней описи второй и третьей групп инвентарного дела листы нумеруются по порядку в пределах группы.

Единица хранения – инвентарное дело, представляющее собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющую самостоятельное значение, инвентарная или реестровая книга.

Инвентарная книга (книга учета) – книга учета инвентарных дел, образовавшихся в деятельности органов и организациях по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации до 01.01.2013. Листы инвентарной книги должны прошиваются, нумеруются и скрепляются печатью.

Инвентарное дело - систематизированная совокупность технических паспортов, оценочной и иной учетно-технической документации, содержащей информацию об инвентарном объекте по данным технической паспортизации и инвентаризации/учету  изменений.

Инвентарный номер - идентификационный номер, присвоенный инвентарному делу.

Инвентарный объект - объект технической инвентаризации (учета), характеризующийся: наличием основного строения, единством назначения основного строения и вспомогательных (служебных) строений (сооружений) либо совокупностью основных строений, расположенных в пределах одной обособленной территории (земельного участка) - в том числе, комплекс зданий и сооружений производственно-технологического назначения.

Заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком поставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Система научно-справочного аппарата (НСА) к документам архива - комплекс взаимосвязанных архивных справочников и автоматизированных информационно-поисковых систем о составе и содержании документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов, создаваемых на единых научно-методических основах для поиска архивных документов и архивной информации в целях их эффективного использования.

Учет документов архива - система учета количества состава инвентарных дел, хранящихся в архивохранилище.

Электронная форма документа (электронный носитель) - документ, выполненный как структурированный набор данных, создаваемых программно-техническими средствами.

1.4. Дела и документы архива, созданные за счет физических и юридических лиц, не становятся собственностью этих физических и юридических лиц, не являются элементом состава их имущества и товаром в качестве информационного ресурса, не могут быть объектом сделок купли-продажи, передачи прав владения, распоряжения.

1.5. Архив собирает, учитывает, хранит, осуществляет экспертизу, систематизирует и использует:

находящиеся в текущем производстве дела и документы на все объекты недвижимости (жилищный фонд, объекты внешнего благоустройства, производственного назначения, инженерные сети) с момента их регистрации в инвентарных книгах установленного образца, независимо от формы собственности объекта недвижимости, времени создания, вида носителя документальной информации;

оконченные текущим производством дела и документы до их передачи в государственный архив или уничтожения;

учетно-справочный аппарат, фиксирующий состав и содержание, движение архивного фонда (инвентарные, реестровые книги, алфавитные, статистические картотеки, описи дел и документов, в том числе переданных в государственный архив, акты на уничтожение дел и документов, утративших научно-историческое и практическое значение);

информационные и учетные электронные базы данных технической документации;

печатные материалы, в том числе ведомственные издания, дополняющие архивный фонд организации, необходимые для информационно-справочной и иной работы архива.

1.7. В состав технического архива по решению экспертной комиссии может также быть включена управленческая документация.

1.8. Задачами архива являются:

прием, учет, хранение в установленном порядке подлинной и копийной документации;

проверка комплектности принимаемых инвентарных дел и документов на объекты недвижимости, наличия регистрационных свидетельств, в том числе о принадлежности к памятникам архитектуры, истории и культуры;

проверка правильности оформления (подписания) документов, подлежащих приему в архив;

участие в создании и ведение учетно-информационных и поисковых систем;

размножение и рассылка документов внешним абонентам;

контроль за внесением изменений в состав инвентарных дел и документов, учетную документацию;

учет и розыск утраченных документов;

организация работы по экспертизе научной и практической ценности документов;

участие в работе по составлению перечней (описей, реестров) документов, подлежащих передаче в государственный архив;

оформление и описание дел и документов, отобранных для передачи в государственный архив, и передача их в государственный архив;

ведение и представление в установленные сроки реестров, паспортов о составе и содержании хранящихся дел и документов;

обеспечение сохранности, соблюдение порядка доступа к информации дел и документов согласно установленному порядку;

организация экспертизы научной и практической ценности, подготовка в установленном порядке и передача в государственный архив дел и документов на объекты - памятники архитектуры, истории и культуры, других документов, имеющих научно-историческую ценность;

создание и пополнение учетно-справочного аппарата на дела и документы, в том числе в электронном формате (информационно-поисковые базы данных);

организация и ведение учета пользования делами и документами, выдача справок, копий, выписок из документов физическим и юридическим лицам в установленном порядке;

проведение инвентаризации (проверки наличия) и паспортизации дел и документов архива;

изготовление, хранение, учет страховых копий дел и документов страхового фонда и фонда пользования, передача их в установленном порядке в Единый документально-информационный фонд технической инвентаризации объектов недвижимости Российской Федерации.

1.9. Руководитель уполномоченной организации имеет право:

подписывать и заверять в установленном порядке учетные и отчетные документы, а также удостоверять архивные копии для представления и выдачи физическим и юридическим лицам;

контролировать соблюдение в организации, ее структурных подразделениях установленных правил работы с документами. Требовать от других подразделений и должностных лиц выполнения установленных правил оформления передаваемых документов, представления необходимых удостоверяющих документов и свидетельств, необходимых для внесения их в реестры и постановки на архивный учет;

вносить предложения по вопросам совершенствования учетно-отчетной деятельности архива, улучшения в структурных подразделениях работы по оформлению документов, формированию их в дела, подготовке документов к передаче на архивное хранение;

требовать создания необходимых условий для правильного ведения архива и обеспечения сохранности архивных документов;

осуществлять связь с другими учреждениями и организациями по вопросам, входящим в компетенцию архива;

участвовать в работе совещаний, в мероприятиях по повышению квалификации работников архива.

1.10. Руководитель уполномоченной организации несет личную ответственность за:

некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей, возложенных на архив;

ведение архива с нарушением требований законодательства, правил, положений, инструкций и иных нормативных актов;

прием и постановку на инвентарный учет дел и документов;

нарушение порядка уничтожения и списания дел и документов;

недостоверность и нарушение сроков предоставления установленных форм отчетности (паспортов, реестров, отчетов, сведений) заинтересованным органам;

использование предоставленных служебным положением прав в корыстных целях, нанесение материального или иного ущерба государству, обществу, личности;

нарушение трудового законодательства, трудовой дисциплины, правил внутреннего распорядка;

нарушение установленного порядка доступа и выдачи документированной и не документированной информации;

использование электронных и иных копий для выдачи удостоверенных на правах подлинника документов без обращения к подлинникам документов для идентификации информации.

1.11. За нарушение требований настоящего Порядка должностные лица несут ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Нарушения, повлекшие за собой хищения, уничтожение или повреждение предметов и документов, содержащих информацию об объектах-памятниках архитектуры, истории и культуры, иных объектах государственного значения, влекут за собой уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.12. Целью деятельности архива является обеспечение собственников организаций, государственных органов, органов местного самоуправления и владельцев основных фондов информацией о местоположении, техническом состоянии, стоимости и принадлежности строений, помещений и сооружений, выдаваемой на основе, хранящейся в архиве инвентаризационно-технической документации.

1.13. Ведение архивов БТИ осуществляется на основе принципов единства технологии его ведения на всей территории Карачаево-Черкесской Республики, обеспечения в соответствии с действующим законодательством общедоступности и непрерывности актуализации содержащихся в нем сведений, сопоставимости таких сведений со сведениями, содержащимися в других государственных информационных ресурсах .

1.14. Хранение технической документации в Архиве уполномоченной организации осуществляется по хронологически и/или логически связанным совокупностям – архивным фондам. В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения.

1.15. Единицей хранения является:

инвентарное дело на объект технического учета, включающее одно или несколько строений основного назначения, расположенных на отдельном земельном участке, имеющем кадастровый номер, с указанием почтового адреса; при квартальной застройке - на каждое основное строение;

инвентарное дело на объект внешнего благоустройства, инженерные сети и сооружения коммунально-бытового назначения;

всякий сброшюрованный или переплетенный комплект или отдельный чертежный лист, если он не брошюруется с другими материалами, в том числе правоустанавливающие документы на квартиры и иные помещения в многоквартирных домах и нежилых зданиях.

1.16. Перечень материалов основного хранения может дополняться приказом руководителя уполномоченной организации.

1.17. Поступающие в основное хранилище единицы хранения (инвентарные дела, комплекты чертежей и другие) должны иметь четкое наименование, позволяющее их отнесение к тому или иному виду основных фондов.

1.18. Постоянному хранению в архиве подлежат:

Основные документы:

схематические планы городов и поселков;

инвентарные дела и правоустанавливающая документация на строения;

материалы технического учета объектов внешнего благоустройства, инженерных сетей и сооружений.

Прочие документы:

инвентарные книги;

реестровые книги;

алфавитная картотека владельцев строений:

статистические карточки на строения и отчеты о жилом фонде;

книга учета уничтоженных дел на строения;

иные документы, относящиеся к деятельности бюро технической инвентаризации.

1.19. Ведение архивов осуществляется на бумажных и (или) электронных носителях. При несоответствии между сведениями на бумажных носителях и электронных носителях приоритет имеют сведения на бумажных носителях.

1.20. Информация об объектах, содержащаяся в документах архивов, предоставляется пользователям в виде формализованного документа установленного образца.

1.21. Предоставление информации из архивов, отнесенной к государственной тайне или являющейся конфиденциальной, осуществляется в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

1.22. Постановка на технический учет и снятие с учета объекта, а также учет изменений соответствующих сведений об объекте осуществляются на основании представляемых в архивы заявлений пользователей и необходимых в соответствии с настоящим Порядком документов.

1.23. Техническая документация имеет постоянный срок хранения, отчуждение архива не допускается.

1.24. Ответственность за сохранность технической документации несет руководитель уполномоченной организации в соответствии с порядком, установленным законодательством Российской Федерации.

2. Порядок комплектования архива

2.1. В архивохранилище принимаются инвентарные дела, состоящие из документов, указанных в пункте 1.1. настоящего Порядка.

2.2. Уполномоченная организация принимает от органов и организаций по государственному техническому учету и (или) технической инвентаризации документы, указанные в пункте 1.1 настоящего Порядка после проведения совместной инвентаризации (проверки наличия и состояния) с составлением акта по форме согласно приложению 1 к настоящему Порядку.

2.3. Требования, предъявляемые к оформлению инвентарных дел.

2.3.1. Инвентарные дела должны быть полностью сформированы. Сформированное инвентарное дело на инвентарный объект должно состоять из трех групп документов и материалов.

2.3.2. Документы каждой группы инвентарного дела должны быть оформлены, заключены в отдельные обложки (твердые папки), сшиты и пронумерованы; обложки инвентарных дел оформляются по форме согласно приложения 2 к настоящему Порядку.

2.3.3. На каждую группу документов должна быть составлена внутренняя опись документов, входящих в состав группы по форме согласно приложения 3 к настоящему Порядку. Поэтажные планы больших форматов могут быть сброшюрованы и храниться отдельно в соответствии с размером формата; на каждом из них должен быть проставлен инвентарный номер того дела, к которому они относятся.

2.4. В первую группу включаются документы по состоянию на 01.01.2013 года, составленные в следующей последовательности:

технический паспорт (листы прошиты, пронумерованы и скреплены печатью);

инвентаризационная карточка (при наличии);

акт обследования (при наличии).

план земельного участка;

поэтажные планы основных строений;

экспликации к поэтажным планам.        

Скрепление материалов первой группы должно позволять извлечение их из дела для снятия копий и выдачи исполнителям в производство.

При утрате документов первой группы их восстановление должно производиться с выходом на место и использованием материалов второй и третьей групп, брошюровка которых не должна позволять их извлечения из дела.

2.5. Во второй группе («группа правоустанавливающих документов») должны быть сформированы правоустанавливающие и правоподтверждающие документы на объект недвижимости (в том числе на земельный участок), представленные заказчиком работ по технической инвентаризации, сброшюрованные в хронологическом порядке  по мере поступления в архив, а также заявки на проведение работ по технической инвентаризации.

Каждый лист материалов, подшиваемых в данную группу, должен нумероваться нарастающим итогом. Заголовки документов и номера листов дела должны вноситься в опись данной группы документов. Извлечение документов данной группы из дела запрещается.

2.6. В третьей группе («группа первичных и черновых документов»): абрис и черновое описание, подсчеты площадей, фотографии, акты технического обследования, а также технические паспорта и другие материалы, составленные в результате предшествующих обследований (инвентаризаций), но утратившее значение. К этой группе также могут быть отнесены материалы технического характера, предоставленные заказчиком для использования в работе по подготовке учетно-технической документации (проектные материалы, сметная документация, схемы расположения объекта, картографические и геодезические материалы).

Извлечение документов третьей группы из дела, а также внесение каких-либо исправлений и поправок в документы после их подшивки не допускается.

2.7. Документы, утратившие значение в связи с заменой их новыми, должны содержать отметку «Погашено. Дата. Подпись».

2.8. Нумерация документов ведется самостоятельно по каждой группе. Сведения об обнаруженных ошибках должны вноситься в примечаний к описи листов, хранящихся в деле.

2.9. Полученные документы с подписанными актами приема-передачи по форме согласно приложения 4 к настоящему Порядку передаются в уполномоченную организацию, осуществляющую постоянное хранение архива.

3. Организация постоянного хранения документов архива

3.1. Постоянное хранение документов архива в уполномоченной организации, осуществляющей постоянное хранение архива.

3.1.1. К основному хранению в архив принимаются материалы на бумажных носителях, оформленные в установленном порядке, то есть заключенные в твердые панки, сшиты, прошнурованы, пронумерованы и оценены. Скрепление листов дела металлическими предметами не допускается. Планы больших форматов сброшюровываются, нумеруются инвентарным номером дела, к которому относятся и хранятся отдельно.

3.1.2. Стоимость сдаваемых в архив инвентарных дел определяется по расчету, составленному исполнителем, проверенному главным бухгалтером и утвержденному руководителем уполномоченной организации.

Стоимость инвентарного дела определяется исходя из затрат уполномоченной организации на его разработку.

Первоначальная стоимость инвентарного дела указывается в левом верхнем углу на обороте обложки. Последующие затраты, связанные с внесением по результатам текущей инвентаризации, плюсуются к первоначальной стоимости, а новая стоимость дописывается под первоначальной нарастающим итогом.

Стоимость дел, ранее принятых на хранение без оценки определяется инвентаризационной комиссией, создаваемой приказом уполномоченной организации при проведении инвентаризации архива.

3.1.3. Учет поступающих в основное хранилище инвентарных дел производится путем их регистрации в инвентарных книгах.

Книги пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью.

Обязательным требованием к регистрационной записи является указание даты регистрации, регистрационного (инвентарного) номера и наименование дела.

3.1.4. Инвентарная книга на домовой фонд (жилые здания и здания гражданского назначения) заполняется в порядке существующей в архиве комплектации дел в алфавитном порядке наименования улиц или поквартально в целом по каждому городу (другому населенному пункту) независимо от принадлежности.

3.1.5. Инвентарная книга на жилой фонд первоначально заполняется  в порядке существующей в архиве комплектации дел в алфавитном порядке наименования улиц или поквартально в целом по каждому городу (поселку), сельскому населенному пункту без ограничения их по фондам. В дальнейшем инвентарные номера делам присваиваются нарастающим итогом по мере их поступления.

Присвоенный инвентарный номер проставляется в левом верхнем углу обложки дела.

Инвентарный номер, в зависимости от метода группировки дел, состоит:

для дел, хранящихся в алфавитном порядке наименования улиц - из порядкового номера по инвентарной книге;

для дел, хранящихся с разграничением по кварталам, проставляются в виде дроби. В числителе дроби указывается порядковый номер (регистрационный номер) по инвентарной книге, а знаменателе - условный (присвоенный) номер города (района, поселка), номер квартала и номер папки.

Условные номера населенных пунктов принимаются в соответствии с почтовой индексацией.

Детальный порядок нумерации (присвоение регистрационных номеров) инвентарных дел устанавливается приказом руководителя уполномоченной организации.

Инвентарные номера на материалы объектов внешнего благоустройства и инженерных сетей присваиваются в соответствии с порядковой записью в специальной инвентарной книге.

3.1.6. Поиск дел в архиве производится по инвентарному номеру, который указывается в алфавитной и статистической карточках на строение основного назначения, а на объекты внешнего благоустройства и инженерные сети по инвентарному номеру, указанному в алфавите наименования объектов.

3.1.7. В случае раздела одного объекта (домовладения) на два или несколько самостоятельных с обособленными земельными участками, за одним из них сохраняется прежний инвентарный номер, а выделяемым присваиваются инвентарные номера в порядке поступления их в архив.

Документы, относящиеся к общему первоначальному объекту (домовладений), погашаются и оставляются в деле, которому сохранен инвентарный номер.

Инвентарные книги являются доказательным документом о наличии дел, хранящихся в архиве. Для целей доказательства существования объекта и его принадлежности инвентарная книга не используется.

3.1.8. Реестровые книги предназначены для регистрации инвентарных объектов.

Запись в реестровую книгу имеет доказательную силу в части существования объекта на момент регистрации.

Форма реестровой книги предусматривает также регистрацию документов о принадлежности объекта.

Регистрация правоустанавливающего документа имеет юридическое значение для установления собственника объекта на дату регистрации и исчисления сроков.

Реестровые книги ведутся по следующим объектам недвижимости:

зданиям гражданского назначения;

квартирам;

сооружениям коммунально-бытового назначения;

передаточным устройствам.

Регистрация квартир и правоустанавливающих документов на них проводится в реестровой книге.

Реестровые книги ведутся специалистом, назначенным приказом руководителя уполномоченной организации.

3.1.9. Ведение статистической и алфавитной картотек.

Статистические карточки являются главным источником инвентаризационно-технической информации, позволяющим снизить число обращений к материалам основного хранения. Статистические карточки составляются по результатам текущей инвентаризации. Карточки хранятся в ящиках, по видам основных фондов, в порядке, аналогичном алфавитной картотеке владельцев.

Детальный порядок ведения статистической картотеки, в том числе разграничение основных фондов по категориям принадлежности, устанавливается руководством уполномоченной организации.

Если статистические карточки не заводятся, то уполномоченное должностное лицо вносит статистическую информацию в специальные журналы, заведенные по каждому населенному пункту с группировкой их по фондам принадлежности.

Статические карточки составляются исполнителем работ на каждое учтенное основное строение и вместе с инвентарным делом сдаются в архив.

По каждому городу (поселку) карточки хранятся в отдельных ящиках с расположением их по фондам принадлежности и в алфавитном порядке наименования улиц, переулков.

Алфавитная картотека составляется на всех домовладельцев строений и предназначается для отыскивания дела в случае когда местонахождение строения заранее неизвестно.

3.1.10. Алфавитная картотека владельцев строений предназначается для получения информации о принадлежности инвентарных объектов и поиска соответствующих материалов основного хранения в случае, когда местонахождение объекта заранее не известно. Алфавитная карточка по обслуживаемым городам и другим населенным пунктам размещается в ящиках в алфавитном порядке наименования владельцев. На лицевой стороне ящика делается надпись с указанием начальных букв наименования владельца. Группировку алфавитных карточек, целесообразно делать по принципу построения энциклопедических словарей. В алфавитных карточках указывают паспортные данные собственника, год рождения, а по юридическим лицам - данные свидетельства о государственной регистрации.

В небольших населенных пунктах допускается ведение вместо картотеки алфавитной книги с соблюдением установленных правил.

3.1.11. Алфавитные и статистические карточки на снесенные объекты, а также алфавитные карточки выбывших владельцев погашаются с указанием  даты и основания погашения, изымаются из действующей картотеки и хранятся не менее 3-х лет в отдельном ящике, в алфавитном порядке наименований улиц.

3.1.12. Книга учета самовольного строительства ведется в хронологическом порядке выявления эксплуатируемых строительных объектов, не принятых государственной комиссией.

Самовольное возведение строений, не являющихся самостоятельными инвентарными объектами (пристроек, гаражей и других принадлежностей главной вещи), а также перепланировки помещений, в данной книге не фиксируется. Книга учета бесхозных объектов ведется по форме согласно приложения 10 к настоящему Порядку, аналогично книге учета самовольного строительства.

3.1.13. Поступившие в архив инвентарные дела подлежат учету в соответствующих книгах учета поступлений в архив, проверке на соответствие комплекта документов внутренней описи, систематизации работниками архива, и хранятся в архивохранилище в установленном порядке.

3.2.1. Учет и систематизация инвентарных дел заключаются в проверке соответствия присвоенных им инвентарных номеров в соответствующих инвентарных книгах, с указанными номерами на обложках инвентарных дел и размещении их на соответствующем месте в архивохранилище.

3.2.2. Ответственность за сохранность технических паспортов, оценочной и иной документации (регистрационных книг, реестров, копий правоустанавливающих документов и тому подобного) несет руководитель уполномоченной организации, осуществляющей их постоянное хранение в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации порядком.

3.2.3. Учет поступления и выбытия дел, документов в архиве осуществляется на основании:

акта проверки наличия и состояния архивных документов;

акта об обнаружении документов (по форме согласно приложения 5 к настоящему Порядку);

акта об утрате документов (по форме согласно приложения 6 к настоящему Порядку);

акта приема-передачи архивных документов на хранение;

инвентарных книг;

карточек учета выдачи и возврата инвентарных дел (документов) (карта-заместитель) (по форме согласно приложения 7 к настоящему Порядку);

книги регистрации приема-выдачи инвентарных дел (документов) из архива (по форме согласно приложения 8 к настоящему Порядку);

книги учета инвентарных дел на инвентарные объекты, уничтоженные по различным причинам и не подлежащие восстановлению;

реестра инвентарных дел на объекты недвижимости, включенные в установленном порядке в областной и муниципальный список памятников истории и культуры, расположенных на территории Карачаево-Черкесской Республики (помечаются грифом «памятник культуры») (по форме согласно приложения 9 к настоящему Порядку).

На основании указанных документов вносятся необходимые изменения в основной учетный документ архива - книгу учета поступления и выбытия дел, документов при каждом изменении в составе и объеме документов архива.

3.2.4. Учет документов архива может осуществляться и в автоматизированном режиме - в виде учетных баз данных.

3.3. Проверка наличия и состояния документов (инвентаризация архива);

3.3.1. Проверка наличия и состояния документов проводится в целях установления фактического наличия единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

В ходе проверки осуществляется:

установление фактического наличия документов, находящихся на хранении в архиве;

выявление и устранение недостатков в учете документов;

выявление отсутствующих документов и организация их поиска;

выявление и учет документов, требующих реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

3.3.2. Проверка наличия и состояния документов проводится не реже, чем один раз в год.

3.3.3. Единовременные проверки наличия и состояния документов проводятся в архиве:

после перемещения дел в другое помещение;

после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение (эвакуацию) дел или доступ в архивохранилище посторонних лиц;

при смене руководителя уполномоченной организации, заведующего архивом;

при возврате документов в большом количестве после выдачи во временное пользование.

3.3.4. При проверке наличия и состояния документов:

сохраняется порядок расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;

размещаются на свои места обнаруженные во время инвентаризации, неправильно расположенные дела и документы;

изымаются и изолируются дела, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями.

3.3.5. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки записей в книге  учета поступивших на постоянное хранение инвентарных дел и инвентарных дел и инвентарных книгах с описанием дел на обложках (инвентарного номера, названия и адреса объекта и т.п.). Проводится инвентаризация не только бумажных, но и электронных носителей.

Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния архивных документов.

Дела, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи дел и считаются имеющимися в наличии.

3.3.6. Акт проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки. По окончании проверки архива акт (ы) проверки включаются в соответствующее дело и хранятся в архиве.

3.3.7. Если проверкой обнаружена недостача дел и документов, то организуется их поиск.

В этих целях:

изучаются все учтенные документы по выдаче дел из архива;

организуется поиск не обнаруженных при проверке дел, предварительно изучив документы, подтверждающие прием-передачу дел;

проверяются дела, находящиеся рядом с предполагаемым местом хранения отсутствующего инвентарного дела на стеллажах;

изучаются дело, в котором хранятся документы, отражающие движение дел - акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого архива.

3.3.8. Найденные в итоге поиска дела раскладывается на места, а в листе проверки к соответствующему акту инвентаризации делается отметка с указанием даты и подписи должностного лица.

3.3.9. После рассмотрения результатов поиска лицом, ответственным за обеспечение сохранности документов архива, принимается решение о порядке и сроках восстановления утраченных документов (инвентарного дела).

3.3.10. Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива.

4. Режимы хранения документов архива

4.1. Нормативные условия хранения архивных документов обеспечиваются:

созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в здании и помещениях архива, установленных законодательством Российской Федерации.

применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки).

4.2. Требования к помещениям архива.

4.2.1. К помещениям основного назначения архива относятся:

архивохранилище;

помещение для работы с документами (прием, временное размещение, выдача документов и вспомогательные работы с ними);

рабочая комната сотрудников архива.

Допускается многофункциональное использование отдельных помещений с выделением перегородками основных и вспомогательных участков, за исключением архивохранилища.

4.2.2. В целях обеспечения сохранности документации помещение архива должно быть изолированным, сухим и безопасным в противопожарном отношении. Оконные проемы архивохранилищ, расположенных ниже 3 этажа, заделываются металлическими решетками. Входные двери целесообразно обивать железом с устройством запоров, а по окончании рабочего дня помещение архива опечатывать.

4.2.3. Для размещения документации помещение архива оборудуется стеллажами ячейками, высота которых должна обеспечивать вертикальное хранение дел.

Для хранения алфавитной и статической  картотек в помещении архива устанавливаются специально изготовленные шкафы или столы ящиками.

4.2.4 Архивохранилище обеспечивается:

переносной лестницей-стремянкой в целях безопасной работы на верхних стеллажах;

пылесосом для удаления пыли;

рабочим халатом для техника архива.

4.2.5. Архив должен быть расположен в помещениях, обособленных от других помещений уполномоченной организации, осуществляющей постоянное хранение архива. Архивохранилище должно размещаться рядом, но быть изолированным от других помещений архива.

4.2.6. Для помещений архива не допускается использование ветхих, сырых, не отапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим требованиям помещений, а также помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими пожароопасные вещества или применяющими опасные и химические технологии.

4.2.7. Помещения архива должны быть оснащены отопительной и вентиляционной системами. Архивохранилище должно быть безопасным в пожарном отношении, гарантировано от затопления, иметь запасной выход. В помещении не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Хранение документов в помещениях без окон допускается при наличии в архивохранилище естественной или искусственной вентиляции, обеспечивающей 2-3-кратный воздухообмен в час.

4.2.8. Электропроводка должна быть скрытой, розетки – герметичными, переносная электроаппаратура должна быть иметь резиновую изоляцию шнуров.

4.2.9. Отделку помещений архивохранилища проводят с использованием неагрессивных, непылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют нейтральные, безопасные для документов вещества.

4.2.10. В помещениях архива запрещается применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

4.3. Световой режим.

4.3.1. Освещение в архивохранилище может быть естественным или искусственным.

4.3.2. Естественное освещение допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документы хранят в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа.

4.3.3. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах. Допускается применение люминесцентных ламп.

4.3.4. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа, на высоте 1 м от пола - 20-50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).

4.4. Температурно-влажностный режим.

4.4.1. В архивохранилище, оборудованном системой кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов.

№ п/п	Вид документов	Температура (градусы С)	Влажность воздуха (%)
1.	Документы на бумажном носителе	17-19	50-55
2.	Документы на дисковом носителе	15-20	50-65

4.4.2. Резкие колебания температуры и влажности в архивохранилище не допускаются.

4.4.3. В помещении с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещения, использования средства осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80-90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение, устранение причин повышенной влажности).

4.4.4. Температурно-влажностный режим в архивохранилище контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемом помещении - один раз в неделю, в помещении с нерегулируемом климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения -ежедневно.

4.4.5. Контрольно-измерительные приборы (термометры, гигрометры) размещает в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале (по форме согласно приложения 11 к настоящему Порядку).

4.5. Санитарно-гигиенический режим.

4.5.1. Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.

4.5.2. Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах архивохранилища и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

4.5.3. В архивохранилище запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.

4.5.4. В архивохранилище необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков.

Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и архивохранилище подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

Уборка помещений архивохранилища проводится соответствующими специалистами только в присутствии  работников архива.

4.5.5. При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.

4.6. Охранный режим.

4.6.1. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа. Наружные двери помещений для хранения документов должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры, оборудованы устройством сигнализации.

4.6.2. Оконные проемы архивохранилища, расположенного ниже 3 и на последнем этаже, должны быть оборудованы металлическим решетками.

4.6.3. Помещение архивохранилища должно быть оборудовано охранной сигнализацией, системой видеонаблюдения и контроля доступа. Архивохранилище в рабочее время, в случае отсутствия в нем работника архива, должно быть закрыто на ключ.

4.6.4. Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся документы и материальные ценности архива.

4.7. Размещение документов.

4.7.1. Документы в архивохранилище размещаются в порядке, обеспечивающем их комплексное хранение в соответствии с учетными документами и оперативный поиск (в соответствии с инвентарным номером).

4.7.2. Архивохранилище оборудуется стационарными или передвижными металлическими стеллажами, сейфами. Стеллажи и открытые средства хранения устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещениях без окон - с учетом особенностей помещения и оборудования. Не допускается размещение стеллажей вплотную к наружным стенам и источниками тепла.

Расстановка средств хранения осуществляется в соответствии с нормами:

расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см;

расстояние (проход) между стеллажами - 80 см;

расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - 75 см;

расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см;

расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не  менее 15 см.

Оборудование с выдвижными частями (ящиками, секциями, дверцами) устанавливается по специальным нормам с учетом типоразмеров средств хранения.

4.7.3. Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных лотков) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов.

4.7.4. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах и связках.

4.7.5. Все помещения архивохранилища, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются. В каждом отдельной помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.

4.7.6. В целях закрепления места хранения документов составляются постеллажные топографические указатели.

4.7.7. Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (по форме согласно приложения 12 к настоящему Порядку).

4.8. Документы на бумажных носителях хранятся отдельно от документов на электронных носителях.

4.9. Документы на электронных носителях хранятся в специальных «карманах» для дисков на отдельных стеллажах. Инвентарный номер электронного носителя должен соответствовать номеру инвентарного дела.

5. Контроль за состоянием хранения документов

5.1. Уполномоченные представители Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Карачаево-Черкесской Республики проводят проверки состояния хранения документов архива, переданного в  уполномоченную организацию, не реже одного раза в три года, как правило, после проведения инвентаризации.

5.2. Руководитель уполномоченной организации, должен быть извещен о проведении проверки не позднее, чем за 3 (три) рабочих дня.

5.3. По итогам каждой проверки уполномоченными представителями Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Карачаево-Черкесской Республики, проводящими проверку, составляется справка, в которой отражается существующее положение и указываются меры по ликвидации выявленных недостатков и сроки на устранение.

5.4. С выводами проверки должен быть ознакомлен руководитель уполномоченной организации.

6. Порядок доступа в помещение архивохранилища

Руководитель уполномоченной организации распорядительным документом устанавливает перечень работников, которым разрешен доступ в архивохранилище.

7. Использование документов архива

7.1. Основными формами использования документа архива являются:

информационное обеспечение собственника архива и работников уполномоченной организации;

исполнение запросов физических и юридических лиц;

предоставление копий архивных документов по запросам физических и юридических лиц, в том числе и в форме электронных документов;

информирование физических и юридических лиц о наличии и содержании имеющихся в архиве документов.

7.2. Порядок предоставления сведений и выдачи копий документов, хранящихся в архиве, регламентируется Порядком выдачи сведений и копий документов, утвержденным в установленном порядке.

8. Сроки хранения, порядок списания дел и ревизия архива

8.1. Бессрочному (постоянному) хранению в архиве подлежат:

схематические и инвентарные планы городов, поселков, населенных пунктов и кварталов;

инвентарные дела на здания и сооружения, принятые или стоявшие ранее на государственной охране.

обветшавшие реестровые книги, книги учета уничтоженных дел на строения, а также статистические отчеты о домовом фонде.

При ликвидации архива документы бессрочного хранения должны передаваться правопреемнику или в государственные архивы на основании экспертизы ценности документов.

8.2. Постоянному срочному хранению в архиве подлежат: инвентарные дела (с правоустанавливающими документами или без них) на существующие инвентарные объекты.

Материалы инвентаризации на строения (инвентарное дело и правоустанавливающая документация, статическая карточка на строение, алфавитная карточка на владельца) погашенные по причине сноса, пожара, стихийного бедствия, в случае прекращения права пользования земельным участком хранятся в архиве 3 года. По истечении этого срока, исчисляемого с момента сноса или стихийного бедствия, основные показатели инвентаризационного дела записываются в книгу учета уничтоженных дел. При этом графе 4 книги указываются все адреса, которые в свое время были присвоены строению.

В случаях, когда земельный участок не изымается у домовладельца, инвентаризационно-техническая документация подлежит дальнейшему хранению.

Материалы технического учета на ликвидационные (списанные в установленном порядке) объекты внешнего благоустройства, инженерные сети и сооружения хранятся в архиве также 3 года, а затем уничтожаются.

Срок хранения инвентарных обветшавших книг устанавливается решением руководителя уполномоченной организации на период справочной потребности в них, но не менее 3 лет.

Инвентарные дела на уничтоженные инвентарные объекты, находящиеся под арестом, или по) которым не закончено судебное дело - до завершения судебного дела, но не менее 3 лет.

8.3. Инвентарные дела, погашенные по различным основаниям, исключаются из инвентарной книги по данным обследований. При этом в примечании инвентарной книги делается запись, четко объясняющая причину погашения дела.

8.4. По истечении срока хранения документов основные показатели инвентарного дела записываются в книгу учета уничтоженных дел. При этом в книге указывается время, когда впервые была проведена инвентаризация, а также даты последних обследований.

Собственники и владельцы строений (помещений), зарегистрированные к моменту уничтожения объекта собственности, записываются в книги без сокращений в их наименовании. При ссылке на документ, подтверждающий право собственности, полностью указывается наименование органа, выдавшего документ, номер и дату оформления.

По объектам, принадлежащим нескольким лицам, указывается вид собственности, а при долевой собственности - долевое участие.

Технико-экономические показатели (материал стен, физический износ, площадь), даются только по основному строению по последнему обследованию, а восстановительная и действительная стоимости (указать в ценах какого года) - с учетом всех построек и сооружений, имеющихся на земельном участке.

8.5. Списание дел к уничтожению производится на основании акта, составленного комиссией, назначенной приказом руководителя уполномоченной организации. Актом одновременно определяется способ уничтожения документации.

Акты на списание и уничтожение инвентарных дел сдаются на хранение в бухгалтерию уполномоченной организации.

8.6. В целях проверки наличия, состава, состояния и сохранности инвентарных дел основного хранения, не реже одного раза в год, а также при замещении должности техника архива, по распоряжению руководства уполномоченной организации производится инвентаризация материалов основного хранения.

Инвентаризация производится в соответствии с законодательством Российской Федерации, в результате которой:

выявляется наличие и полнота дел:

учитываются пришедшие в ветхость документы;