бюллетени и другие периодические издания
научно-исследовательских институтов;
работы научно-исследовательских институтов, присланные
для сведения;
коммерческие предложения;
печатные издания (книги, журналы, бюллетени, вырезки
из газет);
статистические сборники и информационные справочники;
счета организаций;
образцы проспектов, каталогов и других рекламных
материалов иностранных организаций и фирм, международных ярмарок и выставок;
месячные и квартальные бухгалтерские отчеты;
документы по материально-техническому обеспечению;
формы статистической отчетности;
бухгалтерские документы по внутренним расчетам;
унифицированные формы;
бланки документов;
извещения об отпусках и командировках;
документы (заявки, наряды, списки) по хозяйственному,
культурно-бытовому обслуживанию;
заявления о предоставлении путевок в дома отдыха,
оздоровительные лагеря, детские сады.
368. Работа с незарегистрированными документами не
допускается, за исключением документов, указанных в п. 367 настоящей
Инструкции.
369. На каждый документ в СЭДО заводится
регистрационная карточка. Регистрация документов производится в соответствии с
настоящей Инструкцией.
В том случае, если в поступившем документе имеется ссылка
на другие документы, в его регистрационной карточке в СЭДО осуществляется
связка с ними.
В правой нижней части лицевой стороны первого листа
документа проставляется регистрационный штамп.
После присвоения поступившим документам
регистрационного номера и нанесения штрих-кода документы сканируются.
Электронная копия документа присоединяется к его
регистрационной карточке.
Не подлежат сканированию следующие документы:
содержащие информацию ограниченного доступа, в том
числе с пометками «Для служебного пользования» и «конфиденциально»;
содержащие кадровую информацию и персональные данные,
в том числе о государственных гражданских служащих Калининградской области;
прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также
сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации
(свыше 15 листов);
объемные приложения к документам (брошюры, книги и
т.д.) свыше 50 листов;
оформленные на листах иного, кроме А4, формата;
оформленные на бумаге нестандартной толщины (менее 57
г/м или более 120 г/м).
370. Зарегистрированные документы на имя Губернатора
или в адрес Правительства передаются в Административное управление для
рассмотрения и подготовки проектов указаний по исполнению документа.
Документы, адресованные заместителям Председателя
Правительства и поступившие из федеральных государственных органов
государственной власти, после регистрации передаются для рассмотрения и
подготовки проектов указаний по исполнению документов в соответствующие
секретариаты заместителей Председателя Правительства.
Остальные документы на бумажном носителе в
соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации
(в том числе связанные с финансированием, а также финансовая и бюджетная
отчетность) передаются Административным управлением через ячейки установленного
образца по аналогичным маршрутам в секретариаты соответствующих заместителей
Председателя Правительства, а также ответственным за делопроизводство в
Правительстве.
371. Рассмотренные руководством документы в СЭДО с
применением ЭП автоматически направляются на исполнение указанным в указании по
исполнению документа должностным лицам.
372. Документы на бумажных носителях (ДСП) после
рассмотрения Губернатором вновь возвращаются в Административное управление и
передаются на исполнение заместителям Председателя Правительства и в
структурные подразделения. При этом, исходя из указания по исполнению, документ
копируется в необходимом количестве экземпляров согласно количеству
соисполнителей.
373. Обработка и передача документов на бумажных
носителях исполнителям осуществляется в день их поступления в Правительство
Калининградской области либо в первой половине следующего рабочего дня при
поступлении документов после 17:00 или в нерабочее время (срочные -
немедленно).
374. Обращения граждан регистрируются отдельно от
других документов в сроки, установленные действующим законодательством.
Лица, ответственные за делопроизводство в структурных
подразделениях, обязаны забирать поступившую корреспонденцию не реже двух раз в
день.
375. Входящие документы передаются исполнителям в
течение рабочего дня, срочные документы - немедленно. Для получения
зарегистрированных документов с указанием по исполнению поручения Губернатора с
отметками срочности доставки «Вручить немедленно» и «Срочно», а также с
контрольным сроком исполнения менее 3 дней сотрудник Административного
управления вызывает сотрудника соответствующего секретариата заместителей
Председателя Правительства или ответственного за делопроизводство структурных
подразделений.
376. Заместитель Председателя Правительства,
получивший адресованную ему корреспонденцию по вопросам, не относящимся к его
компетенции в соответствии с распределением обязанностей, по договоренности
(либо со служебной запиской), передает ее через Административное управление
заместителю Председателя Правительства, к сфере ведения которого относятся
вопросы, затрагиваемые в документе.
377. Переадресация (переметка) и передача документов
по принадлежности вопроса из одного структурного подразделения в другое
подразделение, к сфере ведения которого относятся вопросы, затрагиваемые в
документе, осуществляется со служебной запиской через Административное
управление.
Документ должен быть переадресован в течение 3 дней со
дня поступления в секретариат заместителя Председателя Правительства или в структурное
подразделение, если срок его исполнения более 10 дней, и в течение одного дня
при сроке его исполнения менее 10 дней.
Документы с просроченным сроком исполнения могут быть
переадресованы только после продления срока их исполнения в установленном
порядке.
378. Подлинник документа на бумажном носителе,
исполняемого несколькими подразделениями, получает ответственный (головной)
исполнитель.
Административное управление осуществляет направление
подлинника документа в адрес основного исполнителя.
379. В случае, если поступившие документы не требуют
исполнения, руководители структурных подразделений аппарата Правительства
делают на них пометки об ознакомлении и списании в дело (на бланк указания по
исполнению документа ставится отметка: «В дело», подпись и дата).
380. Поступившие телеграммы принимаются под расписку
сотрудниками Административного управления с проставлением даты и времени
приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и
исполнение.
381. Документы, полученные на официальные номера
Правительства по каналам факсимильной связи, регистрируются в установленном
порядке и передаются адресатам в день их приема, срочные - немедленно.
382. Поступающая в Правительство корреспонденция на
иностранных языках регистрируется в Административном управлении и передается в
СЭДО по журналу в Агентство по международным и межрегиональным связям
Калининградской области, которым в течение трех суток организуется подготовка
аннотации для Губернатора и его заместителей с переводом текста документа на
русский язык. После доклада соответствующему должностному лицу эти документы
передаются на регистрацию (регистрируется аналогично остальной входящей
корреспонденции и передается должностному лицу, которому она адресована.)
Глава 3. Организация обработки и передачи исходящих
документов, подготовленных на бумажном носителе
383. Исходящие документы, предназначенные для передачи
на подпись Губернатору и требующие согласования с заместителем Председателя
Правительства в соответствии с распределением обязанностей, либо подготовленные
за подписью заместителя Председателя Правительства, передаются ответственными
за делопроизводство в Правительстве сотрудникам секретариатов соответствующих
заместителей Председателя Правительства.
384. Исходящие документы, предназначенные для передачи
на подпись Губернатору, передаются ответственными за делопроизводство в
Правительстве в Административное управление.
385. Исходящие документы передаются для подписания
(визирования) с подлинниками входящих и внутренних документов, на основании
которых они подготовлены (далее - документы-основания). При этом к исходящему
документу в хронологической последовательности прикладываются входящий
документ-основание с указаниями по исполнению документа, докладные записки о
переносе сроков исполнения поручения, служебные записки, представляющие собой
переписку между структурными подразделениями-соисполнителями в процессе
подготовки документа и другие документы, связанные с его подготовкой.
386. Документы, поступающие на подпись (согласование)
заместителю Председателя Правительства, просматриваются и визируются помощником
заместителя Председателя Правительства. При этом обращается внимание на наличие
документов, послуживших основанием для написания письма, наличие указаний по
исполнению поручения Губернатора, заместителей Председателя Правительства,
руководителей исполнительных органах государственной власти Калининградской
области, правильность и полноту выполнения указания по исполнению документа,
наличие приложений, правильность оформления проекта письма (в том числе
правильность указания адресата, наличие виз исполнителей и соисполнителей,
указание исполнителя и др.).
387. Уполномоченное лицо Административного управления
проверяет наличие оригиналов документов, послуживших основанием для написания
письма, наличие указаний по исполнению поручения Губернатора, заместителей
Председателя Правительства, правильность и полноту выполнения указаний по
исполнению документа, наличие виз руководителей структурных
подразделений-исполнителей и соисполнителей, заместителей Председателя
Правительства, корректора (если письмо передается на подпись Губернатору),
правильность оформления проекта письма, наличие приложений.
388. Ответственность за правильность и полноту
выполнения указаний по исполнению документа, за качество подготовленных
проектов писем за подписью Губернатора, заместителей Председателя Правительства
возлагается на руководителей исполнительных органов государственной власти
Калининградской области.
389. Неправильно или не полностью оформленные и содержащие
грамматические ошибки документы возвращаются исполнителю для доработки и
визирования у соисполнителей и повторного представления на подпись Губернатору
или его заместителю.
390. Все исходящие документы Правительства подлежат
обязательной регистрации в соответствии с настоящей Инструкции. Не прошедший
регистрацию документ не является официальным документом Правительства и на
отправку не принимается.
391. Исходящие документы, подписанные Губернатором и
заместителями Председателя Правительства, регистрируются централизованно в
Административном управлении.
392. Исходящие документы печатаются в количестве,
необходимом для направления адресатам, плюс два экземпляра.
Второй экземпляр является визовым, который в процессе
согласования текста документа визируется исполнителем, начальником отдела,
руководителем исполнительного органа государственной власти Калининградской
области, соисполнителями, заместителями Председателя Правительства и
корректором (если документ подписывается Губернатором).
393. Исходящие документы регистрируются только при
наличии копий всех отправляемых приложений к визовому экземпляру (за
исключением копий законов, актов Президента Российской Федерации и
Правительства Российской Федерации, актов Губернатора и Правительства).
394. После регистрации исходящие документы,
подписанные Губернатором или заместителями Председателя Правительства,
направляются адресатам, визовые экземпляры вместе с приложениями формируются
сотрудниками Административного управления в дела согласно утвержденной номенклатуре
дел, третьи экземпляры передаются структурному подразделению-исполнителю.
395. Вторая и третья копии зарегистрированного
исходящего документа заверяются путем проставления пометки (или оттиска штампа)
«Верно» и подписи сотрудника, осуществляющего регистрацию документа и
удостоверяющего полное соответствие копии подлиннику документа.
396. Отправка исходящей корреспонденции осуществляется
централизованно Административным управлением.
397. На отправку принимаются, в основном, документы,
имеющие дату текущего дня (за исключением копийных экземпляров документов) либо
дату предыдущего дня.
Документы с датой давности двух или более дней к
отправке не принимаются.
398. Передача исходящей документации на отправку из
структурных подразделений Правительства (за подписью их руководителей или их
заместителей) осуществляется ответственными сотрудниками за делопроизводство
после ее регистрации в соответствующих подразделениях.
399. В Административном управлениипроверяется
правильность оформления исходящих документов (адрес, заголовок, подпись,
необходимость проставления печати, наличие приложений, отметка об исполнителе,
соответствие количества экземпляров количеству адресатов) и производится
сортировка документов по форме отправления (простая, заказная, международная).
Неправильно оформленные документы к отправке не
принимаются и возвращаются исполнителю для переоформления.
400. Документы, направляемые по списку рассылки,
принимаются только при наличии оформленного (подписанного руководителем)
указателя рассылки.
Копия указателя рассылки, при необходимости,
направляется всем указанным адресатам.
Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.
Документы, отправленные с нарочным (сотрудником структурного подразделения),
передаются организациям-адресатам под расписку.
Документы, отправляемые одновременно в один адрес,
вкладываются в один конверт.
Досылка или замена разосланного ранее документа
осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ, или
начальника Административного управления.
401. Если подлинный экземпляр документа получает
исполнитель для передачи непосредственно адресату, то на копии документа
(визовом экземпляре), остающейся в деле, исполнитель расписывается за
полученный документ и указывает дату получения (возможно использование штампа
«Подлинный экземпляр получил на руки»).
402. При получении подлинного экземпляра документа
непосредственно заявителем или его доверенным лицом, кроме подписи и даты
получения, указываются паспортные данные заявителя либо делается отметка «по
доверенности» и доверенность подшивается вместе с копией документа в дело.
403. Документы, отправляемые Правительством,
передаются фельдъегерской, почтовой или электрической связью (телеграммы,
факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения), а также по системе МЭДО,
СЭВ. При отправке документов фельдъегерской и почтовой (заказные письма) связью
составляется реестр на отправляемые документы в 3 экземплярах, один из которых
остается в Административном управлении.
404. Фельдъегерской связью осуществляется отправка
документов только адресатам, включенным в перечень федеральных органов
исполнительной власти.
Обработка документов для отправки почтовой связью
осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи,
утвержденными соответствующим постановлением Правительства Российской
Федерации.
405. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии
с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными
соответствующим постановлением Правительства Российской Федерации.
406. Телеграмма сдается на отправку не менее чем в
трех экземплярах аналогично письму: на бланке установленного образца и два
экземпляра (в т. ч. визовой) - на стандартном листе бумаги формата А4. При
направлении в несколько адресов к телеграмме прикладывается указатель рассылки.
407. Отправка документов в Правительство Российской
Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, другие федеральные
органы исполнительной власти, государственные органы и организации
осуществляется по МЭДО. Переписка по МЭДО происходит только с федеральными
органами исполнительной власти, государственными органами и организациями,
включенными в указанную систему и имеющими специальные настройки.
408. Не подлежат отправке по системе МЭДО:
1) документы с пометкой «Для служебного пользования»;
2) документы, имеющие в приложении брошюры, книги,
газеты, журналы, карты, текстовые и иные материалы формата, превышающего А4;
3) документы, не соответствующие требованиям Приказа
Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной
службы охраны Российской Федерации от 27 мая 2015 г. № 186/258 «Об утверждении
Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов
и государственных организаций посредством обмена документами в электронном
виде».
409. При передаче и приеме текстов документов по
каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими
требованиями:
а) объем передаваемого документа (текста, схемы,
графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не
должен превышать 5 листов;
б) ответственность за содержание передаваемой
информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и
руководителя соответствующего подразделения;
в) факсограммы на иностранных языках отправляются при
наличии перевода, заверенного лицом, осуществлявшим перевод;
г) запрещается передавать текст документов с пометкой
«Для служебного пользования».
Подлинники документов, отправляемых по каналам
факсимильной связи, как правило, досылаются адресату почтовой связью или, по
согласованию с ним, подшиваются в дела с отметкой о времени и способе отправки.
Контроль за использованием факсимильной техники,
установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
Глава 4. Порядок прохождения внутренних документов
410. Вопросы между структурными подразделениями
Правительства решаются путем личного общения и / или переписки, если решение
требует документального оформления.
411. Внутренние документы готовятся, оформляются и
исполняются (используются) в пределах Правительства. Внутренние документы
оперативного характера, в том числе докладные и служебные записки, оформляются
на чистом листе бумаги формата А4.
412. Прохождение внутренних документов на этапах их
подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов,
а на этапе исполнения (использования) - поступающих документов.
413. Порядок подготовки, оформления и согласования
проектов распорядительных документов определен настоящей Инструкции.
Подписанные распорядительные документы по вопросам внутренней работы
Правительства регистрируются в Административном управлении и рассылаются по
кругу ведения вопросов.
414. Протоколы и приказы, содержащие поручения
отдельным лицам или подразделениям, могут быть переданы адресатам в виде копий
или выписок из них.
415. Докладные записки на имя членов Правительства или
руководителей структурных подразделения Правительства, служебные записки и
другие внутренние документы оперативного характера после рассмотрения
должностными лицами, которым они были направлены по указанию по исполнению
документа, в общем порядке передаются для исполнения в подразделения или
помещаются в соответствующие дела.
Глава 5. Учет количества документов
416. Учет общего количества документов (объема
документооборота) за определенный период времени (год, месяц) проводится по
регистрационным формам по месту регистрации документов как по отдельным
структурным подразделениям, так и по Правительству Калининградской области в
целом.
417. За единицу учета количества документов
принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров.
По каждой группе (входящие, исходящие,
распорядительные, внутренние) учитывается количество подлинников документов и
отдельно их копии (тираж) (цифры проставляются через косую черту или в
отдельных графах).
418. Сотрудники, ответственные за ведение
делопроизводства в Правительстве, учитывают документы ежедневно при их
получении и подготовке к отправке.
419. Документы, в том числе и обращения (предложения,
заявления, жалобы) граждан, рассмотрение которых входит в компетенцию нескольких
исполнительных органов государственной власти Калининградской области,
учитываются в том подразделении, которое является ответственным исполнителем.
Служебные записки, справки и другие документы соисполнителей учитываются в
группе документов «внутренние».
420. При учете документов, направляемых в другие
организации и ведомства, сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы
учитываются как один документ.
Глава 6. Организация работы с документами на бумажных
носителях, работа исполнителей с документами
421. Прием и учет входящих документов в Правительстве
осуществляется по заполняемым регистрационным карточкам в СЭДО.
422. При рассмотрении корреспонденции ответственный
сотрудник за делопроизводство докладывает своему непосредственном руководителю
о поступивших в структурное подразделение Правительства документах.
423. Документы, присланные для согласования,
рассматриваются в день их поступления. В первую очередь должны обрабатываться
документы с пометками, свидетельствующими о срочности их исполнения или
доставки.
424. Руководители структурного подразделения
Правительства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до
исполнителей (как правило - в день поступления), контроль за качественным
исполнением документов и их сохранность.
425. Ответственные за делопроизводство передают
документы исполнителю согласно указанию по исполнению документа руководителя
подразделения, с занесением указания по исполнению документа в регистрационную
карточку в СЭДО.
Передача документов по принадлежности из одного
подразделения в другое осуществляется в соответствии с настоящей Инструкции.
426. Исполнение документа предусматривает: сбор и
обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление,
согласование, представление на подписание (утверждение) вышестоящему
руководству (Губернатору, заместителям Председателя Правительства) или
руководителю структурного подразделения Правительства, подготовку к пересылке
адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество
экземпляров документа, вид доставки документа, передает документ на
тиражирование (или осуществляет самостоятельно). На документ, рассылаемый более
чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
427. До передачи документов на отправку исполнитель
обязан:
1) указать в регистрационной карточке в СЭДО связи со
всеми документами, на которые есть ссылки в тексте письма;
2) приложить к исходящему письму подлинник документа,
послужившего основанием для его подготовки;
3) на письме-ответе указать номер и дату документа, на
который дается ответ;
проверить полноту оформления документа (правильность
указания адресата и почтового адреса, наличие подписи, виз, приложений, а также
фамилии и номера телефона исполнителя);
4) на письмах, отправляемых в несколько адресов,
отметить адрес того корреспондента, кому посылается данный экземпляр письма;
при отправке документа более чем в четыре адреса
составить список его рассылки.
428. При оперативном решении вопросов без составления
дополнительных документов исполнитель делает отметки на исполняемом документе:
о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением
документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения
(запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного
исполнения.
429. Исполнитель несет ответственность за соблюдение
требований исполнительской дисциплины, за неисполнение действующих нормативных
актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.
430. Подготовленные исполнителями документы
регистрируются в соответствии с требованиями, изложенными в разделе VI
настоящей Инструкции.
431. Ответственные за делопроизводство в Правительстве
контролируют правильность формирования исполненных документов в дела в
соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
432. В случае ликвидации или реорганизации
структурного подразделения ответственный за ведение делопроизводства в данном
подразделении в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все
имеющиеся документы в дела, оформляет и передает дела
подразделению-правопреемнику по акту или по описям дел, один экземпляр которых
направляется в архив.
Глава 7. Работа с парламентскими запросами, запросами
и
обращениями депутатов Государственной Думы и членов
Совета
Федерации, депутатов Калининградской областной Думы
433. Подготовка ответов на парламентские запросы,
запросы и обращения депутатов Калининградской областной Думы, членов Совета
Федерации и депутатов Государственной Думы, а также обращения комитетов и
комиссий Федерального Собрания Российской Федерации осуществляется в
соответствии с законодательством Российской Федерации о статусе члена Совета
Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации, а также законодательством Калининградской области о
статусе депутатов Калининградской областной Думы и действующим Регламентом.
434. Парламентские запросы поступают в виде
постановления соответствующей палаты Федерального Собрания Российской Федерации
с сопроводительным письмом председателя палаты или его заместителя.
В качестве запроса или обращения рассматривается
письмо на бланке члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы,
имеющее соответствующую подпись и дату, а депутатский запрос, кроме этого,
имеет заголовок «Депутатский запрос» или в тексте содержит ссылку на статью 14
Федерального закона «О статусе члена Совета Федерации и статусе депутата
Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации».
435. По запросам и обращениям в исполнительных органах
государственной власти Калининградской области готовятся проекты ответов в
соответствии с указаниями руководства Правительства Калининградской области.
436. Срок представления ответа Правительством
Калининградской области на запросы и обращения членов Совета Федерации и
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации не
должен превышать 30 дней, на парламентские запросы - 15 дней, на запросы
депутатов Калининградской областной Думы - не позднее чем через 14 дней, на
обращения депутатов Калининградской областной Думы - 15 дней от даты
поступления документа в Правительство Калининградской области.
437. Запросы и обращения членов Совета Федерации и
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации,
поступившие с поручением Правительства Российской Федерации, выполняются в
порядке, определенном для поручений Правительства.
438. Если запрос или обращение требуют дополнительной
проверки или дополнительного изучения связанных с ним материалов, автору
необходимо сообщить об этом письменно в 3-дневный срок со дня поступления
запроса (обращения).
439. Ответ на запрос должен быть подписан тем
должностным лицом, которому направлен запрос (обращение), либо лицом, его
замещающим. При этом в ответе члену Совета Федерации или депутату
Государственной Думы указывается, что ответ лицу, по письму которого было
составлено обращение (запрос), направлен и его копия прилагается.
440. Запросы и обращения и документы по их
рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой в Административном
управлении.
Раздел VI. Регистрация документов и построение
справочного аппарата
Глава 1. Общие правила регистрации документов
441. Основой построения поисковых систем является
регистрация документов - запись учетных данных о документе, фиксирующая факт
его создания, поступления или отправления.
442. Регистрации подлежат все документы, требующие
учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа их
доставки, передачи или создания.
Регистрируются документы, поступающие из других
организаций и от физических лиц, а также создаваемые: внутренние и
отправляемые.
443. Документы регистрируются один раз. При передаче
документа из одного подразделения в другое повторная регистрация не
производится.
444. Регистрация документов осуществляется путем
создания электронной регистрационной карточки в СЭДО, которой автоматически
присваивается регистрационный номер, как правило, в пределах календарного года.
445. Для обеспечения учета, контроля исполнения и
анализа документов, информационной совместимости регистрационных данных и
создания поисковых систем устанавливается обязательный минимум реквизитов
регистрации: наименование организации-автора или корреспондента; наименование
вида документа; дата и регистрационный номер документа; дата и индекс
(регистрационный номер) поступления; заголовок к тексту или краткое содержание
документа; указание по исполнению документа (исполнитель, содержание поручения,
автор, дата); количество листов документа; наличие приложений; срок исполнения
документа; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
446. Состав обязательных реквизитов регистрации в
зависимости от характера документа и задач использования информации может быть
дополнен другими реквизитами (гриф ограничения доступа к документу; способ
передачи документа (почтой, факсом) и т.д.).
447. Для удобства регистрации, облегчения поиска
создаваемых документов руководству Правительства присваивается условный индекс.
Классификатор индексов разрабатывается Административным управлением на начало
каждого календарного года в соответствии со структурой Правительства.
Глава 2. Регистрация входящих документов
448. Регистрация поступающих документов производится
централизованно в отделе документационного обеспечения Административного
управления.
На каждый входящий документ в отделе документационного
обеспечения заполняется регистрационная карточка в СЭДО, в которой отмечается
движение документа с момента поступления до его помещения в дело после
исполнения. Информация о зарегистрированных входящих документах передается в
соответствующие подразделения.
449. Регистрация входящих документов осуществляется
путем присвоения документу порядкового регистрационного номера, ввода
оператором в СЭДО данных в регистрационную карточку реквизитов поступившего документа
и нанесения штрих-кода.
В правом нижнем углу (при отсутствии свободного места -
на свободном месте правого поля) лицевой стороны первого листа поступившего
документа печатается штамп, содержащий наименование организации (Правительство
Калининградской области) с указанием даты поступления и регистрационного
номера, который автоматически присваивается СЭДО.
Телеграммы, факсограммы, телефонограммы и сообщения по
электронной почте регистрируются, как и другая входящая корреспонденция.
450. Регистрационный номер входящего документа
соответствует порядковому номеру в общем массиве входящей документации.
Например:
№
1480-1/18 от 09.06.2014
Обращения физических лиц регистрируются как жалобы в
отделе по работе с обращениями граждан Административного управления
соответственно.
Например:
№ 14-7793/9
от 09.06.2014
Документы, поступающие из федеральных органов
государственной власти в адрес заместителей Председателя Правительства
регистрируются отделом документационного обеспечения Административного
управления. При регистрации документов используются начальные буквы фамилии
должностного лица.
Например:
№
7584-1/12-Р от 09.06.2014
451. При сканировании документа его скан образ
присоединяется оператором к регистрационной карточке посредством считывателя
штрих-кода.
В случае регистрации документа, поступившего в
Правительство по электронной почте, к регистрационной карточке документа
оператором прикрепляется файл документа.
452. Документы, поступающие в Правительство на
магнитных носителях, регистрируются только при наличии сопроводительного
письма.
Глава 3. Регистрация исходящих документов
453. Исходящие письма, подписанные Губернатором и
заместителями Председателя Правительства, регистрируются в Административном
управлении.
Регистрация исходящих писем, подписанных
руководителями исполнительных органов государственной власти Калининградской
области и их заместителями, осуществляется в секретариатах соответствующих
подразделений.
454. Регистрация исходящих документов осуществляется в
электронной базе данных путем внесения соответствующих реквизитов документа в
регистрационную карточку документа в СЭДО после их подписания.
455. При регистрации исходящих документов вводятся
следующие реквизиты:
1) основания - указываются номер и дата письма, на
которое дается ответ;
2) гриф (отметка) ограничения доступа к документу (при
наличии);
3) адресаты - учреждения, куда направляется документ;
4) вид доставки;
5) номер бланка;
6) количество листов документа;
7) должность и фамилия должностного лица, которому
направляется документ;
8) содержание - краткое содержание документа;
9) визы - фамилии должностных лиц, завизировавших
документ;
10) отметка о внешнем согласовании (при наличии);
11) подпись - фамилия должностного лица, подписавшего
документ;
12) исполнитель - фамилия исполнителя, готовившего
документ, и его телефон.
Порядковый регистрационный номер и дата документа
присваиваются СЭДО автоматически и с регистрационной карточки переносятся на
документ Административным управлением.
456. При регистрации исходящих документов, подписанных
Губернатором и заместителями Председателя Правительства, используются начальные
буквы фамилии и имени должностного лица, подписавшего документ, порядковый
номер документа в общем массиве данной группы документов и код структурного
подразделения-исполнителя.
Например: АА-2341/04, где:
«АА» - означают начальные буквы фамилии и имени
должностного лица, подписавшего документ (Алиханов Антон),
2341 - порядковый номер исходящего документа
04 - код структурного подразделения.
Глава 4. Регистрация внутренних документов
457. Поручения Губернатора Калининградской области
регистрируются в Административном управлении.
При регистрации поручений, подписанных Губернатором
Калининградской области, используются порядковый номер документа в общем
массиве данной группы документов и индекс «пр».
Например: 14-пр, где
14 - порядковый номер поручения,
«пр» - индекс принадлежности к поручениям.
458. Протоколы совещаний у заместителей Председателя
Правительства, заседаний комиссий и другие регистрируются раздельно порядковыми
номерами в соответствующей группе документов в пределах календарного года.
Протоколы совещаний у Губернатора регистрируются в Административном управлении.
459. При регистрации протоколов, подписанных
Губернатором, используются начальные буквы фамилии и имени должностного лица,
подписавшего документ, порядковый номер документа в общем массиве данной группы
документов и код структурного подразделения-исполнителя.
Например: АА-38/01, где:
«АА» означают начальные буквы фамилии и имени
должностного лица, подписавшего документ,
38 - порядковый номер протокола,
01 - код структурного подразделения.
460. Внутренние документы: справки, докладные записки
(на имя руководителя подразделения), служебные записки и другие -
регистрируются ответственными за делопроизводство по месту их создания в
структурных подразделениях в СЭДО.
Регистрационный номер состоит из индекса
подразделения, подготовившего документ и порядкового номера документа в данной
группе.
Например: 10-234, где
10 - индекс подразделения,
234 - порядковый номер документа.
461. Докладные записки, доклады по исполнению
поручений (резолюций) на имя Губернатора, подготовленные от имени заместителей
Председателя Правительства, служебные записки, служащие для обмена информацией
между заместителями Председателя Правительства, регистрируются в секретариатах
соответствующих заместителей Председателя Правительства.
Исходящий регистрационный номер документов при этом
состоит из буквенного индекса, соответствующего инициалам заместителя
Председателя Правительства и порядкового номера в массиве данной группы
документов, зарегистрированных в данном секретариате.
Например: РА-234, где
«РА» - означают начальные буквы фамилии и имени
заместителя Председателя Правительства (Рольбинов Александр),
234 - порядковый номер исходящего документа.
Глава 5. Построение информационно-поисковых систем по
документам
462. Основой построения поисковых систем является
регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной
форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Для осуществления поиска документа используется
атрибутивная папка в СЭДО «Поиск документов», где указаны основные реквизиты
документа или указания по исполнению документа.
В СЭДО поиск конкретного документа или подборки
материалов осуществляется по реквизитам (заголовок, вид документа, дата
принятия, номер документа и т.п.) или по контексту (по любому слову или фразе,
содержащимся в искомом документе).
Поисковый запрос может содержать любую комбинацию
реквизитов и элементов текста.
Раздел VII. Контроль исполнения документов
463. Организация контроля и сроки исполнения
документов в Правительстве определяются Порядком исполнения поручений и
указаний Президента Российской Федерации, утвержденным Указом Президента
Российской Федерации от 28 марта 2011 г. № 352, Регламентом Правительства
Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской
Федерации от 1 июня 2004 г. № 260, Регламентом.
464. Контроль исполнения документов включает в себя:
постановку поручений на контроль, организацию сбора информации по выполнению
контрольных поручений, подготовку справок предупредительного контроля за
исполнением поручений, подготовку аналитических материалов по результатам
контроля выполнения поручений, еженедельное информирование руководства
Правительства о состоянии исполнения контрольных документов, снятие исполненных
документов с контроля.
465. Документы, поступившие на имя Губернатора и в
адрес Правительства из высших органов государственной власти, контролируются
Административным управлением. Документы, адресованные заместителям Председателя
Правительства или руководителям исполнительных органов государственной власти
Калининградской области, контролируются соответствующими секретариатами или
специально назначенными в подразделениях сотрудниками, ответственными за
контроль. При этом координацию и итоговый контроль осуществляет
Административное управление.
466. Ответственность за своевременность, полноту и
качество исполнения документов возлагается на заместителей Председателя
Правительства и руководителей исполнительных органов государственной власти
Калининградской области.
467. Сотрудники исполнительных органов государственной
власти Калининградской области, допустившие несвоевременное или некачественное
исполнение документов и поручений, могут быть привлечены к дисциплинарной
ответственности в соответствии с действующим законодательством.
468. В случаях если поручение дано нескольким
исполнителям, ответственным (головным) исполнителем является лицо, указанное
первым или обозначенное словом «отв.». Ему предоставляется право созыва
соисполнителей и координации работы по выработке согласованного решения и
подготовке итогового документа (определение сроков представления предложений от
соисполнителей, порядка подготовки и согласования итогового документа).
469. Соисполнители в равной степени несут
ответственность за своевременное и качественное исполнение документа
(поручения).
470. На сотрудников Правительства, осуществляющих
контроль за исполнением документов, возлагаются обязанности:
1) по справочно-информационной работе об исполнении
документов, поступивших в структурные подразделения;
2) по подготовке сводок об исполнении контрольных
документов для руководства структурных подразделений;
3) по проверке исполнения сотрудниками структурных подразделений
контролируемых документов.
471. Учет и контроль по исполнению поручений,
поступивших непосредственно в секретариаты заместителей Председателя
Правительства, осуществляются сотрудниками секретариатов.
472. Контроль за исполнением поручений в Правительстве
подразделяется на:
1) внешний контроль;
2) внутренний контроль;
3) самостоятельный контроль в исполнительных органах
государственной власти Калининградской области и секретариатах заместителей
Председателя Правительства.
473. Определение контрольных сроков и постановку
поручений на «внешний контроль» и «внутренний контроль» в СЭДО осуществляют
Административное управление. Поручения заместителей Председателя Правительства,
не подлежащие «внутреннему контролю», ставятся на самостоятельный контроль в
секретариатах заместителей Председателя Правительства и контролируются
сотрудниками секретариатов заместителей Председателя Правительства.
474. Категории документов, подлежащих постановке на
контроль, приведены в Перечне документов, подлежащих контролю (приложение № 16
к настоящей Инструкции). По указанию Губернатора, Руководителя аппарата
Правительства на контроль могут быть поставлены и другие документы, не
включенные в указанный перечень.
475. Типовые сроки исполнения документов приведены в
приложении № 17 к настоящей Инструкции.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных
днях: поступивших из Правительства Российской Федерации и издаваемых в
Правительстве - от даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из
других организаций - от даты их поступления в Правительство. Срок исполнения
поручений устанавливается за 2 рабочих дня до даты исполнения поручения.
Сроки исполнения документов могут быть
индивидуальными, установленными в тексте документа и (или) указании по
исполнению документа руководителя.
Если последний день срока исполнения документа
(поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в
предшествующий ему рабочий день.
Приостанавливать или отменять исполнение документа
имеет право вышестоящая организация или организация-автор документа.
Изменение срока исполнения документа (поручения) при
наличии мотивированной просьбы производится лицом или вышестоящим органом
(организацией), установившим этот срок.
Сроки исполнения поручений с пометками «срочно» (3
рабочих дня) и «оперативно» (10 рабочих дней) не продлеваются.
По документам, изданным в Правительстве, допускается
продление срока исполнения должностным лицом, подписавшим документ или давшим
поручение, по письменной просьбе руководителя исполнительного органа
государственной власти Калининградской области о продлении, направленной
исполнителем не позднее, чем за три дня до истечения установленного срока.
476. Переадресация (переметка) и передача документов
по принадлежности вопроса из одного структурного подразделения в другое
осуществляет Административное управление в соответствии с настоящей
Инструкцией.
В этом случае ответственность за исполнение
возлагается на должностное лицо, которому документ переадресован.
Документ должен быть переадресован в течение 3 дней со
дня поступления в секретариат заместителя Председателя Правительства или в
структурное подразделение, если срок исполнения более 10 дней, и в течение 1
дня при сроке исполнения менее 10 дней.
Просроченные документы могут быть переадресованы только
после продления срока их исполнения в установленном порядке (доклад о причинах
несвоевременного исполнения поручения в адрес Губернатора или заместителя
Председателя Правительства, давшему поручение, направление промежуточного
ответа в адрес автора обращения (поручения).
477. Документы считаются исполненными и снимаются с
контроля после фактического выполнения поручения (задания, запроса, обращения)
по существу и сообщения результатов всем заинтересованным организациям (лицам)
или другого письменного подтверждения исполнения.
478. Документ, поставленный на контроль в соответствии
с поручениями Губернатора, заместителя Председателя Правительства, Руководителя
аппарата Правительства, снимается с контроля по его решению, принимаемому по
результатам рассмотрения доклада об исполнении поручения. Доклад должен
содержать предложение о снятии поручения с контроля.
Промежуточный ответ или запрос по исполняемому
документу не является основанием для снятия его с контроля.
479. Представляемые для снятия с контроля документы
должны иметь все необходимые визы.
480. Датой исполнения документа (снятия его с
контроля) является дата регистрации документа-ответа, а при недокументированном
решении вопроса - дата списания документа в дело (его фактического исполнения),
подтвержденного руководителем структурного подразделения-исполнителя.
481. Электронная контрольная картотека документов
систематизируется в СЭДО по срокам исполнения документов в Правительстве или
категориям документов (поручения Президента Российской Федерации, поручения
Председателя Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения
Правительства Российской Федерации, Федеральные Законы, поручения Губернатора,
и др.).
482. При выполнении своих должностных обязанностей
сотрудники Административного управления запрашивают сведения об исполнении
поручений у сотрудников, ответственных за контроль, у исполнителей в
исполнительных органах государственной власти Калининградской области и при
необходимости у руководителей исполнительных органов государственной власти
Калининградской области.
Раздел VIII. Особенности работы с документами,
содержащими
служебную информацию ограниченного распространения
483. Работа с документами, содержащими служебную
информацию ограниченного распространения, в Правительстве осуществляется в
порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей,
изложенных в данном разделе.
485. К служебной информации ограниченного
распространения относится несекретная информация, ограничения на
распространение которой диктуются служебной необходимостью.
486. На документах (в необходимых случаях и на их
проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, в
соответствии с настоящей Инструкции проставляется гриф ограничения доступа к
документу («Для служебного пользования» или «ДСП») и номер экземпляра.
Указанная пометка проставляется также на первой
странице сопроводительного письма к документу, на обложке и титульном листе
изданий.
При необходимости (по усмотрению руководства
Правительства) под грифом ограничения доступа (до номера экземпляра) помещают
срок ограничения доступа к документу.
487. Отметка о наличии приложения к документу с грифом
ограничения доступа оформляется в соответствии с настоящей Инструкцией.
488. Печатание проектов документов, содержащих
служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется, как
правило, в подразделении.
На обороте последнего листа каждого экземпляра
документа указывается количество отпечатанных экземпляров и фамилия
исполнителя. Черновики и варианты, файлы с текстом указанных документов
уничтожаются.
489. Прием и учет (регистрация) входящих документов, а
также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения, осуществляются Административным управлением.
При получении открытого документа, имеющего приложения
с грифом ограничения доступа к нему, он учитывается как документ с грифом
«ДСП».
490. Отправка документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения, сторонним организациям осуществляется
Административным управлением фельдъегерской связью, заказными или ценными
почтовыми отправлениями и только в тех случаях, если в них существует служба,
ведущая учет этих документов.
491. При отправке документа, содержащего служебную
информацию ограниченного распространения, нескольким адресатам (более 4)
исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата
проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается исполнителем и
руководителем подразделения, готовившего документ.
492. Передача документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения, и их копий сторонним организациям
допускается только с письменного разрешения Губернатора, заместителей
Председателя Правительства в соответствии с распределением обязанностей.
Передача документов с пометкой «ДСП» сотрудникам
подразделений осуществляется по служебной записке с разрешения соответствующего
руководителя.
493. Копирование документов с пометкой «Для служебного
пользования» производится только Административным управлением с обязательной
отметкой в соответствующих регистрационных карточках. Учет размноженных
документов осуществляется по экземплярно.
494. Исполненные документы с пометкой «Для служебного
пользования» формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. На обложке
дела, в которое помещены такие документы, также проставляется отметка «ДСП».
495. Ознакомление сотрудников подразделений с
документами и делами, имеющими пометку «ДСП» и находящимися на архивном
хранении, осуществляется с согласия руководства Правительства (в соответствии с
распределением обязанностей) или руководителей исполнительных органов
государственной власти Калининградской области, готовивших документы
(сформировавших дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам
подразделений во временное пользование под расписку на срок не более 10 дней.
496. Уничтожение документов с пометкой «Для служебного
пользования» с истекшими сроками хранения, утративших практическое значение и
не имеющих исторической ценности, производится в структурных подразделениях в
установленном порядке по акту (с указанием номеров экземпляров). Копии акта
направляются в Административное управление и в Отдел спецсвязи Правительства
Калининградской области.
497. В случае утраты документов или дел, содержащих
служебную информацию ограниченного распространения, на утраченные документы и
дела с пометкой «ДСП» составляется акт, на основании которого делаются
соответствующие отметки в регистрационных карточках.
498. При снятии грифа ограничения доступа на
документах, делах или изданиях, а также в регистрационных карточках делаются
соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы
(издания) направлялись.
Гриф погашается штампом или от руки с указанием номера
и даты акта или протокола комиссии, послужившего основанием для снятия грифа.
Запись подтверждается подписью сотрудника Административного управления,
занимающегося учетом и хранением документов с грифом «Для служебного
пользования».
499. При смене сотрудника, ответственного за учет
документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт
приема-сдачи этих документов, который утверждается руководителем
соответствующего подразделения.
Результаты проверки оформляются актом.
500. В случае ликвидации исполнительного органа
государственной власти Калининградской области решение о дальнейшем
использовании служебной информации ограниченного распространения принимает
ликвидационная комиссия.
Раздел IX. Организация документов в делопроизводстве
501. Организация работы с документами в
делопроизводстве в Правительстве представляет собой совокупность видов работ,
обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и
оформление дел и передачу их на хранение в архив в соответствии с требованиями,
установленными государственными стандартами на документы, соответствующими
нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству
Правительства.
Глава 1. Составление номенклатуры дел
502. Номенклатура дел представляет собой
систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Правительстве, с
указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Номенклатура дел предназначена для группировки
исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков
их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет
включительно) хранения.
При составлении номенклатуры дел следует
руководствоваться правовыми актами о Правительстве, штатным расписанием и
другими документами, регламентирующими деятельность Правительства и порядок ее
документирования, а также номенклатурой дел организации за прошлый год, описями
дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, типовыми перечнями
документов с указанием сроков их хранения. Изучаются документы, образующиеся в
процессе деятельности Правительства, их виды, состав и содержание.
503. В Правительств составляются номенклатуры дел
структурных подразделений аппарата (приложение № 18 к настоящей Инструкции) и
на их основе сводная номенклатура аппарата Правительства Калининградской
области.
504. Номенклатура дел структурного подразделения на
следующий год составляется делопроизводителем по установленной форме,
подписывается руководителем подразделения, согласовывается с Административным
управлением и предоставляется до 1 ноября текущего года в архив, в том числе в
электронном виде, для ввода в СЭДО, который оформляет сводную номенклатуру дел,
обеспечивает ее согласование с экспертной комиссией (далее - ЭК) и 1 раз в 5
лет с экспертно-проверочной комиссией в области архивного дела.
505. Вновь созданное структурное подразделение
аппарата Правительства обязано в месячный срок разработать проект номенклатуры
дел и представить его на предварительное рассмотрение в Административное
управление.
506. Ответственность за организацию своевременного
составления номенклатуры дел и представление на согласование в Архив
возлагается на руководителей структурных подразделений аппарата Правительства,
которые обязаны своевременно утвердить номенклатуру дел.
507. Сводная номенклатура дел структурных
подразделений аппарата Правительства составляется Архивом.
Номенклатура дел структурных подразделений аппарата
Правительства визируется лицом, ответственным за архив, подписывается начальником
Административного управления, и после одобрения ЭК направляется на согласование
с ЭПК, после чего утверждается Руководителем аппарата Правительства.
Сводная номенклатура дел печатается в 4 экземплярах.
Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного
срока хранения и включается в номенклатуру дел Административного управления,
второй используется в Административном управлении в качестве рабочего, третий применяется
в Архиве, четвертый - передается в областное государственное казенное
учреждение «Государственный архив Калининградской области» (далее - ГАКО).
После утверждения сводной номенклатуры дел структурные
подразделения аппарата Правительства получают выписки соответствующих ее
разделов для использования в работе.
508. Согласованная с ЭПК сводная номенклатура дел в
конце каждого года уточняется, утверждается Руководителем аппарата
Правительства и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
509. В случае изменений функций и структуры сводная
номенклатура дел аппарата Правительства подлежит переработке и согласованию с
ЭПК.
510. В номенклатуру дел структурных подразделений
аппарата Правительства включаются заголовки дел, отражающие все документируемые
участки работы подразделений, дела и справочные материалы с пометкой «Для
служебного пользования», картотеки и журналы.
В номенклатуру дел не включаются периодические
издания.
511. Если в течение года организуются новые
документированные участки работы или возникнут новые дела, то они дополнительно
включаются в номенклатуру дел, для этого в каждом разделе номенклатуры
оставляются резервные номера.
512. Названиями разделов сводной номенклатуры дел
аппарата Правительства являются названия структурных подразделений. В сводной
номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной
структурой.
513. Графы сводной номенклатуры дел, номенклатуры
структурных подразделений аппарата Правительства заполняются следующим образом:
1) в графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы
каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного
в структурном подразделении аппарата Правительства цифрового обозначения
структурного подразделения и отдела, порядкового номера заголовка дела по
номенклатуре в пределах отдела подразделения. Индексы дел обозначаются
арабскими цифрами. Например: 01-07-03, где 01 - обозначение структурного
подразделения, 07 - отдела, 03 - порядкового номера заголовка дела по
номенклатуре;
2) в номенклатуре дел рекомендуется сохранять
одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных
подразделений (отделов); для переходящих дел индекс сохраняется. Например:
07-01-03; 14-01-03; 31-01-03 - постановления Правительства. Копии.;
3) в графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел
(томов, частей).Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать
основное содержание и состав документов дела;
4) порядок расположения заголовков дел внутри разделов
и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов,
составляющих дела, и их взаимосвязью;
5) в начале номенклатуры дел располагаются заголовки
дел, содержащих нормативно-правовую и организационно-распорядительную
документацию. Далее - заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы,
переписку и т.д.;
6) не допускается употребление в заголовке дела
неконкретных формулировок («разные документы», «справочные материалы», «общая,
оперативная переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в
следующей последовательности:
1) название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или
разновидности документов (приказы, протоколы и т.д.);
2) название структурного подразделения аппарата
Правительства (автор документа);
3) название организации, которой будут адресованы или
от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
4) краткое содержание документов дела;
5) название местности (территории), с которой связано
содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела;
указания на копийность документов дела.
При составлении заголовков дел используются
формулировки статей перечней типовых архивных документов с указанием сроков их
хранения.
В заголовках дел, содержащих документы по одному
вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела
употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются
основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле
(планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы о проведении смотра промышленной безопасности
(планы, отчеты, переписка)
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с
кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными
корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с предприятиями по энергосбережению в
промышленности
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными
корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка по участию в деятельности ООН в области
энергетики
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент,
если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с Администрацией Советского городского
округа о представлении муниципального жилья сотрудникам больницы
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных
единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких
однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не
указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами администраций муниципальных
образований по вопросам экспертизы изделий из янтаря
Если содержание дела касается одной
административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название
указывается в заголовке дела.
В
заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается
период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовой отчет резидентов ОЭЗ в Калининградской области
о производстве продукции (форма 1-п)
Если дело будет состоять из нескольких томов или
частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости
составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка
дела.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования
и оформления дел.
В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел
или томов (частей); заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера
статей, согласованный с ЭПК.
Сроки хранения электронных документов соответствуют
срокам хранения документов на бумажных носителях.
В графе 5 проставляются отметки о заведении дел, о
переходящих делах (например, переходящее с 2012 года), о выделении дел к
уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в
другие органы власти или ведомство для продолжения делопроизводства и др.
514. По окончании делопроизводственного года в конце
номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов)
отдельно постоянного и временного срока хранения. Сведения, содержащиеся в
итоговой записи номенклатуры дел:
структурного подразделения - в обязательном порядке
сообщаются ответственным за делопроизводство в Архив до 1 февраля, с
проставлением отметки с указанием должности лица, сделавшего отметку и
расшифровки его подписи;
сводной номенклатуры дел - в обязательном порядке
сообщаются в ГАКО, с проставлением отметки с указанием должности лица,
сделавшего отметку и расшифровки его подписи.
Глава 2. Порядок формирования и оформления дел в
текущем
делопроизводстве
515. Формированием дел называется группировка
исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел структурного
подразделения аппарата Правительства. Дела подлежат оформлению при их заведении
и по завершении года.
Дела формируются ответственным за ведение
делопроизводства в структурном подразделении аппарата Правительства.
Исполненные документы должны в 10-дневный срок
сдаваться исполнителем, ответственным за ведение делопроизводства в структурных
подразделениях для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть
подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или
исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
Формирование дел ведется под непосредственным
методическим руководством Архива.
516. При формировании дел необходимо соблюдать
следующие основные требования:
1) документы постоянного и временного срока хранения
необходимо группировать в отдельные дела;
2) включать в дело по одному экземпляру каждого
документа;
3) в дело помещаются документы, которые по своему содержанию
соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые
и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также
документы, подлежащие возврату;
4) группировать в дело документы одного календарного
года, исключение составляют: переходящие дела, личные дела;
5) дело должно содержать не более 250 листов, при
толщине не более 4 см. При большем объеме дела необходимо формировать несколько
томов. В этом случае к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляют
пометки «Т. 1», «Т.2» и т.д.
517. Внутри дела документы должны быть расположены
так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные
вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие -
по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов
и корреспондентов.
518. Распорядительные документы группируются в дела по
видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
519. Все документы отчетного и информационного
характера по исполнению поручений Губернатора, находящиеся на контроле,
подшиваются в заведенное на этот акт дело.
520. Уставы, положения, инструкции, утвержденные
распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются
вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве
самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.
521. Протоколы и документы к ним располагаются в деле
в хронологическом порядке по номерам протоколов. Документы к протоколам,
сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.
522. Переписка группируется, как правило, за
календарный год и систематизируется в хронологической последовательности,
документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки
по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в
дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года. Документ,
зарегистрированный в конце года, а исполненный в новом году, подшивается вместе
с ответом в дело предыдущего года.
523. Запросы и обращения депутатов Государственной
Думы, а также Калининградской областной Думы, формируются в отдельные дела по
алфавиту фамилий депутатов.
524. Контроль за соблюдением правил формирования дел
структурных подразделений аппарата Правительства осуществляет Административное
управление.
525. Оформление дела включает в себя комплекс работ по
описанию дела на обложке, прошивке, нумерации листов, составлению внутренней
описи и заверительной надписи.
526. Руководители структурных подразделений аппарата
Правительства обязаны организовать работу по подготовке, оформлению и описанию
дел для последующего хранения в архиве.
527. В зависимости от сроков хранения проводится
полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного,
временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
1) подшивку или переплет дела;
2) нумерацию листов дела;
3) составление листа-заверителя (приложение № 19 к
настоящей Инструкции);
4) составление, в необходимых случаях, внутренней
описи документов (приложение № 20 к настоящей Инструкции);
5) оформление реквизитов обложки дела по установленной
форме (приложение № 21 к настоящей Инструкции);
6) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки
дела (регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения
подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию
документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не
составлять.
528. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4
прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения
текста всех документов, дат, виз и указаний по исполнению документа. При
подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки,
скрепки) из документов удаляются.
529. В целях обеспечения сохранности и закрепления
порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме
листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой
нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором.
Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей,
нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные
документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной
стороне на верхнем поле листа.
Сложенный лист (формата A3, А2) разворачивается и
нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата,
подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за
середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями,
вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу
подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и
т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при
этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение
в конверте.
Подшитые в дело документы с собственной нумерацией
листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или
сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения
листов в деле.
В случаях обнаружения большого числа ошибок в
нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов
старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела
составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель
зачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в
делах при подготовке их архивом исполнительных органов государственной власти
Калининградской области к передаче на государственное хранение допускается по
согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
Лист-заверитель составляется в деле на отдельном
листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках -
на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется по установленной
форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных
листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности
нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров,
номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов,
конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также
указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов
в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена
подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на
соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела
или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено
без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на
внутренней стороне обложки дела.
530. Внутренняя опись документов дела составляется для
учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых
вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные,
следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки
которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по
установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах
документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К
внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и
прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней
описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если
дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то
составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне
лицевой обложки дела.
531. Изменения состава документов дела (изъятия,
включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания»
со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая
итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
532. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме и имеет
следующие реквизиты:
1) наименование исполнительного органа государственной
власти Калининградской области - указывается полностью, в именительном падеже,
с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается
в скобках после полного наименования;
2) индекс дела - проставляется цифровое обозначение
дела по номенклатуре дел Правительства Калининградской области;
3) заголовок дела - переносится из номенклатуры дел;
4) дата дела - указывается год(ы) заведения и
окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную
документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются
крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации
(составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется
словами.
В заголовок дела с приказами или протоколами вносятся
их порядковые номера, например: «Распоряжения № 1-50 Правительства
Калининградской области». Если дело состоит из нескольких томов, то на обложку
каждого тома выносится соответствующий заголовок дела из номенклатуры и
проставляется порядковый номер тома. В заголовках дел, содержащих копии
документов, указывается их копийность, подлинность документов не оговаривается.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о
назначении и увольнении лица, на которое заведено дело.
Количество листов выносится на обложку из
заверительной надписи в деле.
Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку
дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения,
указанным в перечне типовых документов с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить
постоянно».
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на
обложках дел постоянного хранения проставляется в отделе архива чернилами
только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных
ЭПК (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается
место для наименования архива, в который будут передаваться дела (ГАКО), кодов
архива и Правительства Калининградской области по Общероссийскому классификатору
предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору органов
государственной власти и управления (ОКОГУ).
По окончании года в надписи на обложках дел
постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при
несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в
заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Глава 3. Организация оперативного хранения документов
533. Дела временного хранения со сроками хранения до
10 лет передаче в Архив не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях
аппарата Правительства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению на
основании акта о выделении к уничтожению.
534. Руководители и сотрудники, отвечающие за
делопроизводство, обязаны контролировать правильное использование документов и
дел, а также обеспечивать их сохранность.
535. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально
отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении
корешками наружу в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих
документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела
располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка
из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по
номенклатуре.
536. Завершенные дела постоянного, временного (свыше
10 лет) хранения и по личному составу хранятся по месту их формирования в
структурных подразделениях и не позднее, чем через три года передаются в отдел
архива.
537. Выдача дел другим структурным подразделениям
разрешается с разрешения Руководителя аппарата Правительства.
На выданное дело заводится карта-заместитель
(приложение № 22 к настоящей Инструкции).
Дела выдаются сотрудникам структурных подразделений на
срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть
возвращено на место его хранения.
538. Выносить служебные дела из здания Правительства
категорически запрещается. Сторонним организациям дела и документы, в том числе
и в электронном виде, выдаются на основании их письменных запросов с разрешения
Руководителя аппарата Правительства по актам.
539. Изъятие документов постоянного хранения из дел
допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства
Правительства с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах
выдачи подлинника.
540. Лица, виновные в утрате, порче или самовольном
уничтожении служебных документов, несут ответственность в установленном
порядке.
Глава 4. Порядок подготовки и передачи дел на архивное
хранение
541. Документы структурных подразделений аппарата
Правительства. После проведения экспертизы ценности по истечении 10 лет
документы постоянного хранения подлежат обязательной передаче на постоянное
хранение в ГАКО.
Хранение документов постоянного, временного (свыше 10
лет) хранения, имеющих практическое значение, и документов по личному составу,
их учет, использование, а также отбор и подготовку к передаче на постоянное
хранение в ГАКО осуществляет Архив Правительства.
542. Подготовка документов к передаче на хранение в
Архив предусматривает проведение экспертизы ценности документов, формирование и
оформление дел, составление описей дел и актов о выделении документов к
уничтожению.
543. Дела с исполненными документами постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив не ранее чем через год и
не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в
дело на хранение.
544. Подготовка документов к передаче на архивное
хранение и на уничтожение предусматривает:
1) экспертизу ценности документов;
2) оформление дел;
3) составление описей дел по результатам экспертизы их
ценности;
4) составление актов о выделении к уничтожению
документов и дел, не подлежащих хранению.
545. Организация проведения и оформление результатов
экспертизы ценности документов.
Экспертиза ценности документов - это изучение
документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков
хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
Экспертиза ценности документов на традиционных
носителях и электронных документов производится по одинаковым принципам, на
основе действующего законодательства, номенклатур дел структурных подразделений
аппарата Правительства и исполнительных органов государственной власти
Калининградской области, методических пособий и рекомендаций Росархива и
Государственного архива Российской Федерации.
Экспертиза ценности проводится: в делопроизводстве -
при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке
дел к передаче в Архив Правительства Калининградской области; в Архиве - в
процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.
Для организации и проведения экспертизы ценности
документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов в
ГАКО создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).
