Постановление Правительства Калининградской области от 10.04.2017 № 180

к приказу Министерства экономики

Калининградской области

от 15.01.2016 № 17

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Правительства

Калининградской области

от 17 июня 2008 г. № 834

Каждое приложение оформляется как самостоятельный документ, имеет название, точно соответствующее тексту, содержащемуся в пункте приказа, самостоятельную нумерацию.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом относительно границ текста. Наименование вида документа (первое слово заголовка) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Интервал между первой и последующими строками заголовка может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера приказа 4 интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста приложения идентичны применяемым при оформлении приказа.

177. Проекты приказов визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшего проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения или в компетенцию которых входят рассматриваемые вопросы.

Визы на бумажных носителях включают в себя личные подписи, дату и расшифровку подписи с указанием инициалов, и фамилии, а при необходимости - должности визирующих.

178. Возражения или замечания по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, прилагаемой к проекту, о чем делается отметка на проекте документа. Автор проекта приказа учитывает замечания или составляет в произвольной форме протокол разногласий.

При внесении изменений принципиального характера приказ подлежит повторному согласованию.

Не допускается использование корректирующей жидкости и исправления в тексте приказа и его приложениях.

Только при наличии всех виз приказ считается согласованным и передается на подпись руководителю.

Пример оформления приказа приведен в приложении № 3 к настоящей Инструкции.

179. Проекты приказов, подготовленные с нарушением установленного порядка, к подписи не принимаются и возвращаются на доработку.

180. Проекты приказов, при необходимости, представляются на подпись с пояснительной запиской, которая должна содержать:

обоснование необходимости его издания;

перечень должностных лиц, с которыми проект должен быть согласован;

сведения о согласовании (отсутствии согласования);

мотивированные возражения по проекту (при наличии);

протокол согласительного совещания (при наличии мотивированных возражений).

К проекту приказа прилагаются:

материалы, послужившие основанием к его изданию (федеральные законы, акты Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, акты Губернатора Калининградской области или акты Правительства Калининградской области или копии статей указанных актов);

ссылка на ранее изданные приказы, подлежащие изменению, или признанию утратившими силу;

указатель рассылки, подготовленный исполнителем.

181. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в тексте документа не указан другой срок.

182. Копии приказов заверяются печатью и направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки.

Глава 3.Совместные приказы

183. Проекты приказов, издаваемых совместно с другими исполнительными органами государственной власти или структурными подразделениями аппарата Правительства, оформляются на бумажном носителе без бланка на стандартных листах бумаги формата А4.

184. При оформлении совместного документа:

наименования исполнительных органов государственной власти или структурных подразделений аппарата Правительства - авторов документа располагаются на одном уровне;

наименование вида документа располагается центровано;

дата документа - единая, соответствует дате более поздней подписи, располагается центровано;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей - авторов документа располагаются ниже текста на одном уровне.

185. Последовательность подписания и регистрации совместного документа должна соответствовать последовательности расположения наименований исполнительных органов государственной власти или структурных подразделений аппарата Правительства - авторов документа. Первыми слева, как правило, располагают наименование, номер и подпись руководителя - инициатора издания документа.

186. На подпись представляются первые экземпляры проекта совместного документа по количеству организаций, издающих его, так как каждая организация должна получить экземпляр документа с подлинными подписями.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста совместных распорядительных документов идентичны размерам, используемым при оформлении проектов приказов по основной деятельности.

187. Визирование совместных распорядительных документов осуществляется в соответствии с пунктом 177. Оформление виз совместного приказа может осуществляться отдельным листом согласования.

Глава 4. Положения, правила, инструкции

188. Положение принимается в случае необходимости установления системно связанных между собой правил по вопросам, отнесенным к компетенции структурного подразделения Правительства.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Инструкция является документом длительного действия (до замены новой).

Методические рекомендации принимаются с целью установления единообразной правоприменительной практики и оказания методической помощи структурным подразделениям при решении вопросов, связанных с основной сферой деятельности.

189. Положения, правила, инструкции, методические рекомендации утверждаются путем издания приказа об их утверждении или проставлением грифа утверждения должностным лицом.

190. Приказ, как правило, издается в случае, если требуется перечислить необходимые организационные мероприятия, указать исполнителей и сроки исполнения, лиц, ответственных за контроль выполнения.

191. Порядок подготовки и оформления проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки и оформления проектов приказов.

192. В том случае, если проект положения (правил, инструкции) утверждается приказом, текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на стандартном листе бумаги формата А4. Если же положение (правила, инструкция) утверждается как самостоятельный документ (кроме должностных инструкций), то его текст печатается на общем бланке шрифтом 13 размера через 1,5 межстрочных интервала.

193. Заголовок к тексту положения (правил) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопрос «Кого? Чего?».

Заголовок должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на который распространяются требования разрабатываемого документа.

194. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается», «имеет право», «рекомендуется».

195. Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение документа и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

196. Основной текст положения (правил, инструкции) по определенной логической схеме может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Главы (разделы) нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими.

197. Пункты нумеруют в пределах раздела. Номер пункта должен состоять из номера раздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.).

198. Главы должны иметь названия. Заголовки печатаются центрованным способом относительно границ текста и могут быть выделены полужирным шрифтом.

Пример оформления положения приведен в приложении № 4 к настоящей Инструкции.

Глава 5. Протокол

199. Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, собраниях, конференциях, заседаниях коллегиальных органов, комиссий (приложение № 5 к настоящей Инструкции).

200. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

201. Ведение записей в ходе заседания, сбор материалов и подготовка текста протокола возлагается на подразделение, готовившее вопросы к обсуждению.

202. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

203. Текст полного протокола состоит, как правило, из вводной и основной частей.

Во вводной части указываются:

Председатель (председательствующий) - инициалы и фамилия.

Секретарь - инициалы и фамилия.

Присутствовали (подчеркивается) - список присутствовавших (при необходимости указываются их должности) или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек (указывается их общее количество и делается пометка «список прилагается». Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня.

Повестка дня - перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, его наименование начинается с предлога «О» («Об»), печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, печатается через 1,5 межстрочных интервала.

204. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

205. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола (кратко) или прилагается к нему; в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается».

206. Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, оформляется по образцу текста приказа; при необходимости приводятся итоги голосования.

207. При принятии решения об утверждении какого-либо документа в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

208. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

Заместитель Министра экономики

Калининградской области                                            И.О. Фамилия

Заместители Министра

Промышленности                                                          И.О. Фамилия

Калининградской области

                                                                                        И.О. Фамилия

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центровано размером шрифта 15 размера и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

209. Протоколы печатаются на бланке протокола Правительства Калининградской области либо стандартном листе бумаги формата А 4(с воспроизведением реквизитов бланка) шрифтом 14 размера и имеют следующие реквизиты:

1) наименование документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом 17 пт и выравнивается по центру;

2) вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру;

3) место проведения совещания (заседания) - указывается, (при необходимости) у кого проводится совещание или где - в том случае, если оно происходило не на обычном месте (например: г. Гвардейск); печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяется от него линейкой и выравнивается по центру;

4) датой протокола является дата заседания, оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита.

5) номеру протокола присваиваются порядковый номер (арабскими цифрами; могут прибавляться буквенные коды) в пределах календарного года.

210. Протоколы совместных заседаний исполнительных органов государственной власти Калининградской области оформляются на чистом листе бумаги формата А4 и имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, написанные через косую черту.

211. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

212. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, в правом верхнем углу первого листа проставляется пометка «Для служебного пользования».

Номер экземпляра печатается ниже грифа через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к нему.

213. Подлинники протоколов за подписью Губернатора, или лица, его замещающего, хранятся в Административном управлении, за подписью заместителя Председателя Правительства и руководителя исполнительного органа государственной власти Калининградской области - в структурном подразделении-исполнителе в соответствии с номенклатурой дел.

214. Протоколы совещаний под руководством Губернатора (заместителя Председателя Правительства) в обязательном порядке направляются: членам Правительства, руководителям исполнительных органов государственной власти Калининградской области, а также иным должностным лицам Правительства, определенным председательствующим.

215. Электронные копии протоколов рассылаются должностным лицам Правительства, ответственным за исполнение.

216. Электронные копии протоколов совещаний, проводимых Губернатором, заместителем Председателя Правительства, рассылаются исполнителям, как правило, в течение суток, а содержащие срочные или оперативные поручения - незамедлительно.

217. В случае проведения межведомственного совещания протоколы направляются руководителям соответствующих федеральных органов исполнительной власти и организаций.

Глава 6. Поручения Губернатора и заместителей Председателя

Правительства

218. Поручение Губернатора и заместителя Председателя Правительства - это индивидуальный акт организационно-распорядительного характера, обязательный для исполнения государственными гражданскими служащими исполнительных органов государственной власти Калининградской области, а также руководством подведомственных учреждений, координацию деятельности которых осуществляют исполнительные органы государственной власти Калининградской области.

219. Проекты поручений готовят: Административное управление, исполнительные органы государственной власти Калининградской области, помощники или советники Губернатора Калининградской области.

220. Обеспечение качественной подготовки проектов поручений по основной деятельности Правительства и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

221. Проекты поручений Губернатора и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте даются поручения, корректором, начальником Административного управления, а также помощниками или советники Губернатора в установленной сфере деятельности.

Перечень лиц, визирующих проект поручения, может быть скорректирован по указанию руководителя, подписывающего данное поручение.

222. Направленный на согласование проект поручения Губернатора в СЭДО или на бумажном носителе визируется в течение суток. В случае несоблюдения сроков согласования проект поручения Губернатора передается на подпись без виз.

223. Если в процессе согласования в проект поручения вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

224. Проекты поручений печатаются на бланках поручений установленной формы (приложение № 6 к настоящей Инструкции).

225. Поручения Губернатора регистрируются в Административного управления по порядку номеров в пределах календарного года.

226. Поручения заместителей Председателя Правительства регистрируются в соответствующих секретариатах заместителей Председателя Правительства по порядку номеров в пределах календарного года.

227. Контроль за исполнением поручений Губернатора возлагается на Административное управление.

228. Контроль за исполнением поручений заместителей Председателя Правительства возлагается на соответствующие секретариаты заместителей Председателя Правительства.

Глава 7.Выписки из документов

229. Выписка - заверенная копия части текста подлинного документа, необходимой для работы или подтверждения какого-либо факта, события, оформленная в соответствии с действующими правилами (приложение № 7 к настоящей Инструкции).

230. Выписка оформляется в случае отсутствия необходимости в копировании всего содержания документа, либо исходя из конфиденциальности, содержащейся в нем информации.

231. Выписка из документа должна содержать следующие реквизиты:

наименование организации - автора документа;

наименование вида документа, из которого делается выписка (ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА; ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА, ВЫПИСКА ИЗ ПОРУЧЕНИЙ и т.д.);

- дата и номер подлинного документа, из которого делается выписка;

- место составления (если указано в документе);

- заголовок;

- часть текста; при оформлении выписки из приказа констатирующая часть, если она есть, записывается, как правило, полностью, а из постановляющей - тот пункт, который необходим;

- подпись - наименование должности лица, подписавшего подлинный документ; вместо личной подписи - слово «Подпись», инициалы и фамилия лица, подписавшего документ;

- заверительная надпись.

Глава 8.Служебные письма

232. Служебные письма готовятся как:

доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции исполнительного органа государственной власти Калининградской области;

отзывы, поправки и экспертные заключения к проектам законодательных актов Калининградской области, проектам актов Губернатора и Правительства, а также проектов законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответы на парламентские или депутатские запросы;

ответы на обращения граждан и различных организаций;

инициативные письма.

233. По содержанию и назначению письма могут быть инструктивными (директивными), гарантийными, информационными, рекламными, письмами-запросами, письмами-ответами, письмами-извещениями, письмами-приглашениями и др.

234. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются указанием по исполнению документа на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора указания по исполнению документа.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

235. Порядок применения бланков Правительства при подготовке служебных писем и распорядительных документов, перечень документов, подписываемых Губернатором, заместителями Председателя Правительства и руководителями исполнительных органов государственной власти Калининградской области представлены в приложении № 8.

236. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более исполнительных органов государственной власти Калининградской области, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименовании исполнительных органов государственной власти Калининградской области, подписавших письмо, включаются в наименование должности в реквизите «подпись».

237. При оформлении совместных писем в каждой организации под подписью ее руководителя проставляется свой регистрационный номер и дата регистрации. Например:

Министр здравоохранения Калининградской области Личная подпись   И.О. Фамилия 15.01.2016 № _____

Министр экономики Калининградской области Личная подпись   И.О. Фамилия 15.01.2016 № _____

238. На письме указывается не более четырех адресатов. Каждый экземпляр документа (по количеству адресов) должен быть оформлен и подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр, отмечен. Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатами не пишется.

239. При направлении документа более чем в четыре адреса подписывается один экземпляр письма. После присвоения ему номера письмо размножается в необходимом количестве экземпляров и отправляется в соответствии с указателем рассылки, содержащим список почтовых адресов.

Если необходимо, чтобы адресат знал, кому еще был направлен документ, ему направляется копия указателя рассылки.

240. Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе, либо если это письмо - ответ на обращение (запрос), подписанное данным должностным лицом.

241. Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации или направляемые на рассмотрение в Правительство Российской Федерации, адресуются без указания конкретного должностного лица.

На прямое поручение Президента Российской Федерации Губернатору, по обращению заявителя в адрес Президента Российской Федерации, исполнитель готовит три самостоятельных ответа - доклад Президенту Российской Федерации, доклад Правительству Российской Федерации и ответ в адрес заявителя о рассмотрении поставленного вопроса и об итогах проделанной работы.

242. В соответствии с Регламентом Правительства Российской Федерации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 1 июня 2004 г. № 260, проекты законодательных актов вносятся в Правительство Российской Федерации за подписью Губернатора Калининградской области, либо лицом, его замещающим.

243. В том случае, если Правительство является ответственным исполнителем, документы, подготовленные во исполнение поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

Например:

Председателю

Правительства Российской

Федерации

И.О. Фамилия

При оформлении документа на имя лица, занимающего несколько должностей, в реквизите «Адресат» проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.

Например:

Заместителю Председателя

Правительства Российской

Федерации

И.О. Фамилия

или

Председателю Комиссии

Правительства Российской

Федерации

по оперативным вопросам

И.О. Фамилия

Датой письма является дата его подписания.

Заголовок к тексту письма оформляется согласно настоящей Инструкции. К тексту документа, состоящего менее чем из десяти строк, заголовок не составляется.

В письме-ответе на специальной строке бланка ниже даты и индекса (исходящего номера) обязательно дается ссылка на номер и дату документа - запроса. Наличие этого реквизита исключает упоминание номера и даты поступившего документа в тексте письма.

244. При подготовке документов на основании поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации ссылка на поручение с указанием его даты и номера располагается ниже заголовка документа и отделяется от него сплошной чертой относительно самой длинной строки заголовка.

Например:

О …..

______________________

Поручение Правительства

Российской Федерации

от 00.00.0000 № АА-П5-0000

Текст письма отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами (24-36 пт) и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Текст должен быть точным, не допускать различных толкований.

Текст письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких взаимосвязанных вопросов, если они будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

При необходимости обращения одновременно по нескольким разнородным вопросам рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в указании по исполнению документа руководителя, и четко отвечать на конкретно поставленный вопрос.

Следует избегать употребления сокращений и аббревиатур, а в случае необходимости использовать только официально принятые сокращения, обозначения, термины. Недопустимо употребление сокращения «РФ» вместо «Российская Федерация». Наименования учреждений, организаций, званий, должностей, географические названия должны точно соответствовать официальным названиям.

Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени Правительства Калининградской области, либо от первого лица множественного числа. Например: «Правительство Калининградской области рассмотрело ...», «Правительство Калининградской области считает ...», «Сообщаем ...», «Направляем ...».

245. Если письмо оформлено на бланке должностного лица или носит конфиденциальный характер, то возможно изложение текста от первого лица единственного числа: «прошу ...», «направляю ...», «считаю необходимым …».

246. Текст письма, как правило, состоит из двух частей.

1) Первая часть - обоснование, изложение причин написания письма, констатация фактов, сложившейся ситуации, ссылка на другие документы.

Допускается начинать текст с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрированным способом через 1,5 межстрочных интервала, как и весь текст, например:

Уважаемый Петр Петрович!

Если письмо подготовлено в дополнение к ранее направленному, то следует указать дату и номер ранее направленного письма.

При ссылке в тексте на какой-либо документ указываются его реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, автор, дата, номер документа, заголовок.

2) Вторая часть, начинающаяся с абзаца, содержит заключения, выводы, предложения, просьбу или отказ и т.д.

Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования.

В заключительной части могут использоваться слова: «просит» (письмо-запрос), «направляет», «представляет» (сопроводительное письмо), «сообщает» (информационное письмо).

Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая отделяется от названия должности запятой и пишется, как правило, от руки должностным лицом, подписывающим письмо.

Например:

С уважением, …

247. Отметка о наличии приложения печатается с красной строки в единственном числе, отделяется от текста 2 межстрочными интервалами.

Приложения справочного характера, подготовленные на бумажных носителях, подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, в двух экземплярах (один прикладывается к визовому экземпляру письма).

248. Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами.

На документах, направляемых в судебные органы: отзывы, ходатайства, возражения, заявления, доверенности отметка об исполнителе может проставляться только на визовом экземпляре.

249. Служебные письма должны быть краткими, как правило, не превышать двух страниц, а в случае, когда требуется по излагаемому вопросу дать глубокий анализ или обоснование предложения - пяти страниц.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

250. Право подписи служебных писем устанавливается в инструкциях, положениях, регламентах, в том числе положениях о структурных подразделениях и должностных регламентах, в которых должен предусматриваться и порядок подписания документов при отсутствии руководящих должностных лиц.

251. Второй экземпляр проекта письма, подготовленного на бумажном носителе, визируется в нижней части лицевой стороны листа.

252. Проекты писем за подписью Губернатора визируются исполнителем, руководителем исполнительного органа государственной власти Калининградской области, в котором оно готовилось, руководителями подразделений-соисполнителей (согласно указанию по исполнению документа), корректором, заместителем Председателя Правительства в соответствии с распределением обязанностей и уполномоченным лицом Административного управления.

253. Служебные письма за подписью Губернатора или заместителей Председателя Правительства, оформляющиеся на бумажном носителе, готовятся не менее чем в трех экземплярах: адресату, Административному управлению и подразделению, готовившему документ (исполнителю). Третий экземпляр также визируется исполнителем и его непосредственным руководителем.

Проект письма представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых оно готовилось.

254. После подписания и регистрации визовые экземпляры писем, подписанные Губернатором или заместителями Председателя Правительства, а также первые экземпляры информационных (инструктивных) писем формируются в дела в отделе документационного обеспечения Административного управления, где хранятся до передачи в архив.

Образец оформления письма приведен в приложении № 9 к настоящей Инструкции.

Глава 9. Телеграммы

255. Телеграммы направляются иногородним адресатам в исключительных случаях, когда другим способом передать информацию нельзя, и по срочным вопросам (с запрещением передачи информации ограниченного распространения).

256. Оформление телеграмм производится в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 222.

Телеграмма печатается прописными буквами на специальном бланке шрифтом 14 размера без переноса слов, красных строк и абзацев, а также поправок и исправлений.

257. Реквизиты телеграммы излагаются в следующем порядке:

1) наименование документа - ТЕЛЕГРАММА;

2) категория телеграммы (правительственная, срочная и т.д.) указывается в верхнем левом углу перед адресатом; при подаче телеграммы категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается;

3) наименование телеграфного пункта места назначения с указанием номера отделения связи;

4) адрес получателя (печатается через 1 межстрочный интервал перед текстом под словом «Телеграмма») - подробный адрес и точное наименование адресата (если адресатом является гражданин - фамилия, имя и отчество или инициалы адресата; если адресатом является должностное лицо - наименование организации, должность, фамилия и инициалы должностного лица; если адресатом является организация - наименование организации).

В адресе телеграммы наименование населенного пункта (город Владивосток, село Никольское, деревня Новая и т.д.) указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области и района, на территории которых находится населенный пункт, - в родительном падеже. Перед номерами строений, корпусов и квартир слова «строение», «корпус» и «квартира» пишутся полностью или сокращенно: «стр», «корп» и «кв».Такие слова, как «проспект», «проезд», «подъезд», «квартал», «бульвар» и т.п. пишутся полностью. Слова «край», «область», «район», «село», «деревня», «улица», «переулок» и «дом» можно писать полностью или сокращенно («кр», «обл», «рн», «с», «дер»», «ул», «д») либо не писать, если это не приведет к неопределенности или неточности адреса;

5) наименование организации печатается в именительном падеже и отделяется от телеграфного адреса 1,5 межстрочным интервалом.

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя печатаются в дательном падеже.

258. Телеграмма может быть адресована в один или несколько адресов.

При подаче телеграммы в четыре и более адресов готовится количество экземпляров телеграммы, соответствующее числу адресатов, плюс необходимое количество копий. В адресе на каждом экземпляре телеграммы указывается только тот пункт, куда следует доставить телеграмму.

К многоадресной телеграмме оформляется список рассылки, подписанный руководителем структурного подразделения или его заместителем, с указанием не более 20 адресов. Если адресов более 20, готовится несколько списков. К каждому списку прилагается экземпляр подписанной телеграммы.

259. Ссылка на номер и дату. Текст ответной телеграммы начинается с указания номера и даты документа, на который дается ответ, без добавления слов «номер», «Ваш», «на Ваш».

Текст телеграммы отделяется от предыдущего реквизита 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5-2 интервала.

Текст телеграммы должен содержать конкретную информацию, излагаться четко, кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением).

Содержащиеся в тексте телеграммы числовые значения, точность передачи которых важна, указываются полными словами. Сочетание цифр и букв используется в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Наименования номерных улиц и номерных организаций пишутся словами.

Знаки «точка», «запятая», «кавычки», «скобка» могут указываться либо полными словами, либо сокращенными словами («тчк», «зпт», «квч», «скб» соответственно), либо соответствующими символьными знаками.

Знаки «вопросительный знак», «тире» («минус»), «плюс», «дробная черта» могут указываться либо полными словами, либо соответствующими символьными знаками.

Знак «номер» указывается либо полным словом, либо сокращенным словом «нр».

Другие знаки могут указываться только полными словами.

Текст телеграммы не дожжен превышать 300 слов и заканчивается точкой - «тчк». Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

После текста телеграммы (в конце текста) проставляется регистрационный номер и дата регистрации.

Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и заверяется печатью Административного управления.

260. Телеграммы категории «Правительственная» подписываются Губернатором или заместителями Председателя Правительства в соответствии с распределением обязанностей.

В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.

Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя сведения, не подлежащие передаче: наименование отправителя, должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму, структурное подразделение, фамилия, инициалы и телефон исполнителя.

Телеграмма подписывается в двух местах (над и под чертой).

261. К проектам телеграмм прилагаются их копии, завизированные аналогично письму на лицевой стороне последнего листа в нижней его части, а также материалы, на основании которых они подготовлены. Визовой экземпляр телеграммы категории «Правительственная» после отправки помещается в дело в отделе документационного обеспечения Административного управления.

Образец оформления телеграммы приведен в приложении № 10 к настоящей Инструкции.

Глава 10. Доклады по исполнению поручений (резолюций), служебные,

докладные и объяснительные записки

262. Доклады по исполнению резолюций (поручений), предоставленные в адрес руководства Правительства, в обязательном порядке должны содержать следующие разделы:

1) вступление - ссылка на документ (резолюцию, поручение), инициировавший подготовку докладной записки;

2) основная часть - информация о проделанной работе по исполнению резолюции (поручения) с указанием мнений (позиций) соисполнителей, отличных от мнения (позиции) ответственного исполнителя, и с указанием соисполнителей, не представивших информацию в соответствии со сроками представления информации, установленными настоящей главой Регламента;

3) резолютивная часть - проект решения для принятия решения руководителем или уполномоченным им лицом относительно дальнейших либо окончательных действий по исполнению резолюции (поручения).

263. Докладные, служебные, объяснительные записки, справки, представления относятся к внутренним документам. Они используются для документального оформления различных решений, служат основанием для издания организационно-распорядительных документов.

264. Докладные и служебные записки создаются по инициативе сотрудника или по заданию его непосредственного руководителя.

Докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне - снизу-вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу, а служебные записки - на горизонтальном.

265. Докладная записка - документ, адресованный руководителю вышестоящего уровня с изложением конкретной проблемы или постановкой вопроса и содержащий выводы и предложения с целью информировать руководство об имевших место фактах, событиях, сложившейся ситуации, требующих принятия определенного решения, либо о выполнении распоряжений или о завершении каких-либо работ, побудить руководителя принять конкретное решение.

Докладная записка составляется в случаях, когда компетенции сотрудника или руководителя подразделения недостаточно для разрешения какой-либо уже сложившейся ситуации или для предупреждения возможной негативной ситуации: проведение различных проверок, награждение, поощрение, выделение новых штатных единиц, командирование сотрудников, нарушение требований Инструкции по делопроизводству и так далее.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер: о ходе выполнения или выполнении какого-либо поручения, заданий, планов, указаний, работ.

266. Служебная записка - документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, т. е. внутреннее деловое письмо.

Служебная записка предназначена для координации действий подразделений и сотрудников внутри Правительства, оперативного обмена документированной служебной информацией. Служебные записки составляются по тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения или должностного лица и не требует обращения к вышестоящему должностному лицу, но находится в зависимости от выполнения своих функций смежным подразделением или должностным лицом.

Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

267. Докладную и служебную записки оформляют на стандартном листе бумаги формата А4.

268. В целях унификации служебных документов в соответствии с требованиями к оформлению организационно-распорядительных документов оба документа имеют одинаковый состав необходимых реквизитов, которые отделяются друг от друга интервалами в соответствии с настоящей Инструкции:

1) наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА) и располагается через 2 межстрочных интервала после наименования подразделения;

2) адресат: наименование должности, И.О. Фамилия (в дательном падеже);

3) дата и регистрационный номер пишутся на одной строке. Датой является дата составления и подписания записки. Дата, как правило, оформляется арабскими цифрами, например: 02.02.2017. Регистрационный номер оформляется согласно настоящей Инструкции;

4) заголовок кратко раскрывает содержание документа, формулируется по общим правилам составления заголовков к документам. Например: «О проведении проверки ...»;

5) текст по оформлению, структуре и содержанию аналогичен построению и изложению делового письма, излагается от первого лица единственного числа и может состоять из двух или трех частей. В первой части (констатирующей) излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа, во второй - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - конкретные выводы, просьбы и предложения. Вторая, аналитическая, часть может отсутствовать.

269. Документ может быть составлен в текстовом и табличном вариантах или их сочетании.

270. Отметка о наличии приложения и подпись автора документа оформляются согласно настоящей Инструкции.

271. Докладная записка визируется исполнителем документа, его руководителем, а также при необходимости сотрудниками заинтересованных подразделений.

272. Служебная записка визируется исполнителем документа, при необходимости его непосредственным руководителем, а также (в зависимости от ситуации) сотрудниками заинтересованных подразделений.

273. Докладная записка подписывается исполнителем, если она представляется руководителю структурного подразделения, и руководителем исполнительного органа государственной власти Калининградской области, если она представляется Губернатору или заместителю Председателя Правительства.

Как и в служебном письме на документе следует проставлять отметку об исполнителе.

Образцы оформления доклада по исполнению резолюции (поручения), служебной и докладной записок приведены в приложениях № 11, 12,13 к настоящей Инструкции.

274. Не допускается направление докладных и служебных записок в сторонние организации.

275. Объяснительная записка - документ, объясняющий руководителю причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения правил внутреннего трудового распорядка, трудовой или технологической дисциплины (опоздание на работу, прогул, отсутствие на рабочем месте и др.), поясняющий какое-либо действие, факт, поступок, происшествие, сложившуюся ситуацию, поступок или поведение отдельных сотрудников.

276. Объяснительная записка может быть оформлена рукописным способом на стандартном листе бумаги.

По структуре, построению и оформлению реквизитов объяснительная записка аналогична докладной записке:

1) наименование структурного подразделения - автора документа;

2) адресат: наименование должности, И.О. Фамилия (в дательном падеже);

3) наименование вида документа - ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;

4) заголовок к тексту,

5) текст состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию, действия, происшествия; текст должен быть объективным, убедительным, давать четкие разъяснения;

6) подпись - объяснительная записка подписывается составителем с указанием должности;

7) дата подписания составителем - в формате: 00.00.0000.

Раздел IV. Общие требования к оформлению проектов

правовых актов Губернатора и Правительства

Глава1. Оформление проектов правовых актов Губернатора

277. Подготовка и оформление проектов правовых актов Губернатора (указов, распоряжений) осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Регламентом и настоящей Инструкцией.

278. Проекты правовых актов Губернатора оформляются на стандартных листах бумаги А4 (210 Ч 297 мм) шрифтом размером 14.

Размеры полей проекта правового акта Губернатора составляют:

для книжной ориентации:

верхнее - 20 мм;

нижнее - не менее 20 мм;

левое - 30 мм;

правое - 15 мм;

для альбомной ориентации:

верхнее - 30 мм;

нижнее - не менее 20 мм;

левое - 15 мм;

правое - 15 мм.

279. Заголовок проекта правового акта Губернатора отделяется от реквизита «Место составления (издания) документа» 1 межстрочным интервалом, печатается с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Наименование, состоящее из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно печатного поля.

280. Реквизиты «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» проекта правового акта Губернатора отделяются от реквизита «Вид правового акта» 2 межстрочными интервалами и выравниваются по центру.

Дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера правового акта. Например:

от 02 апреля 2017 г. № 545

К порядковому номеру распоряжения Губернатора через дефис добавляется строчная буква «р».

281. Реквизит «Место составления (издания) документа» печатается под реквизитами «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» и выравнивается по центру.

282. Текст отделяется от заголовка проекта правового акта Губернатора2 межстрочными интервалами.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Межстрочный интервал должен быть одинарным.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

283. Преамбула в проектах указов Губернатора завершается словом «постановляю:», которое печатается вразрядку.

284. Основной структурной единицей проекта правового акта Губернатора является пункт.

Пункт в тексте проекта правового акта Губернатора имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами с точкой.

Пункты подразделяются на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

285. Все изменения, вносимые в ранее изданный указ (распоряжение) Губернатора, должны соответствовать структуре основного правового акта.

286. При наличии приложений к проекту правового акта Губернатора в тексте на них обязательно делается ссылка.

287. Допускается оформлять прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов Губернатора по вопросам награждения наградами Калининградской области (в других случаях не рекомендуется).

288. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Губернатор Калининградской области», инициала имени, отчества и фамилии Губернатора.

Слова «Губернатор» и «Калининградской области» печатаются от левой границы текстового поля в две строки через 1 межстрочный интервал. Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора печатаются у правой границы текстового поля.

289. Приложения к проектам правовых актов Губернатора оформляются на отдельных листах.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов проектов указов (распоряжений) Губернатора.

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются руководителем структурного подразделения аппарата Правительства или органа исполнительной власти Калининградской области, разработавшего проект.

290. Если в тексте проекта правового акта Губернатора дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через 1 межстрочный интервал дается ссылка на указ или распоряжение Губернатора.

Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Например:

Приложение № 1

к Указу Губернатора

Калининградской области

2017 г.№

При наличии в тексте проекта правового акта Губернатора формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на правовой акт Губернатора, его дату, номер.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Указом Губернатора

Калининградской области

2017 г. №

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, порядок - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ.

291. Заголовок к тексту приложения выравнивается по центру. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) печатается прописными буквами полужирным шрифтом и вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.).

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 1 межстрочным интервалом.

292. Текст приложения к проекту правового акта Губернатора может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, вводится нумерация граф, которая повторяется на каждой странице.

293. В тексте приложения к проекту правового акта Губернатора могут быть выделены разделы, главы, которые должны иметь заголовки, отражающие в краткой форме содержание указанных структурных единиц приложения.

294. Структурные единицы приложения к проекту правового акта Губернатора оформляются следующим образом:

1) раздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование при этом обозначении и наименование раздела печатаются по центру печатного поля прописными буквами полужирным шрифтом;

2) глава имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование при этом обозначении и наименование главы печатаются по центру печатного поля прописными буквами полужирным шрифтом;

3) пункт обозначается арабской цифрой сточкой;

4) пункты подразделяются на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

295. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

296. Ссылка на сноску в приложении к проекту правового акта Губернатора оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается в конце страницы либо в конце приложения, либо под таблицей под чертой. После знака сноски текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

297. Образцы оформления проектов указа, распоряжения Губернатора приведены в приложении № 14 к настоящей Инструкции.

Глава 2. Оформление проектов правовых актов Правительства

298. Подготовка и оформление проектов правовых актов (постановлений и распоряжений) Правительства осуществляется в соответствии с Регламентом и настоящей Инструкцией.

299. Проект правового акта Правительства печатается на стандартном листе бумаги формата А4шрифтом размером 14.

Размеры полей проекта правового акта Правительства составляют:

для книжной ориентации:

верхнее - 20 мм;

нижнее - не менее 20 мм;

левое - 30 мм;

правое - 15 мм;

для альбомной ориентации:

верхнее - 30 мм;

нижнее - не менее 20 мм;

левое - 15 мм;

правое - 15 мм.

300. Реквизит «Наименование высшего органа исполнительной власти»отделяется от реквизита «Герб Калининградской области» 1 межстрочным интервалом, печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

301. Реквизит «Наименование вида документа» отделяется от реквизита «Наименование высшего органа исполнительной власти» 1 межстрочным интервалом, печатается прописными буквами вразрядку, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

302. Реквизиты «Дата» и «Регистрационный номер документ» отделяются от реквизита «Наименование вида документа» 2 межстрочными интервалами и выравниваются по центру.

Дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера правового акта. Например:

от 02 апреля 2017 г. № 545

303. Реквизит «Место составления (издания) документа» отделяется от реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа» 1 межстрочным интервалом и выравнивается по центру.

304. Заголовок проекта правового акта Правительства отделяется от реквизита «Место составления (издания) документа» 1 межстрочными интервалами, печатается с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

305. Текст отделяется от заголовка проекта правового акта Правительства 2межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером 14.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля. Межстрочные интервалы должны быть одинарными.

306. Текст подразделяется на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

307. Преамбула в проектах правовых актов Правительства завершается словами «Правительство Калининградской области постановляет:», последнее слово печатается полужирным шрифтом вразрядку.

308. Преамбула в проектах правовых актов Правительства может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

309. Постановляющая (распорядительная) часть проектов правовых актов Правительства подразделяется на пункты.

310. Пункт в тексте проекта правового акта Правительства имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами с точкой.

311. При наличии приложений к проекту правового акта Правительства в тексте на них обязательно делается ссылка.

312. Подпись отделяется от текста3 межстрочными интервалами и состоит из слов «Губернатор Калининградской области», инициала имени, отчества и фамилии Губернатора.

Слова «Губернатор» и «Калининградской области» печатаются от левой границы текстового поля в две строки через 1 межстрочный интервал. Инициалы имени, отчества и фамилия Губернатора печатаются у правой границы текстового поля.

313. Приложения к проектам правовых актов Правительства печатаются на отдельных листах и подписываются руководителем структурного подразделения аппарата Правительства или органа исполнительной власти Калининградской области, разработавшего проект правового акта.

314. Порядок оформления приложений к проекту правового акта Правительства аналогичен оформлению приложений к проектам правовых актов Губернатора.

315. Образец оформления проекта постановления Правительства приведен в приложении № 15 к настоящей Инструкции.

Глава 3. Некоторые особенности использования приемов юридической техники при оформлении проектов правовых актов Губернатора и Правительства

316. Нумерация проектов правовых актов Губернатора и Правительства(далее в настоящей главе соответственно - правовой акт, проект правового акта) должна быть сквозной. Недопустимо изменять нумерацию разделов, глав, пунктов и подпунктов проектов правовых актов при внесении в них изменений и признании утратившими силу структурных единиц проектов правовых актов.

317. Если правовой акт дополняется новыми структурными единицами, то их необходимо обозначать дополнительно цифрами, помещаемыми после основных цифровых или буквенных обозначений (например, глава 5.1, пункт 3.1, подпункт 7.2).

318. Если дополнения вносятся в конец правового акта или в конец структурной единицы правового акта, то необходимо продолжать имеющуюся нумерацию.

319. При признании абзаца утратившим силу пересчет последующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в структурную единицу правового акта, к которой относится абзац.

320. При необходимости сделать ссылку в проекте правового акта на иной правовой акт указываются следующие реквизиты в следующей последовательности: вид правового акта, дата его подписания, регистрационный номер и наименование правового акта.

321. При ссылках на кодексы Российской Федерации дата подписания и регистрационный номер кодекса не указываются.

При указании номера законодательного акта Российской Федерации следует учитывать, что цифра, находящаяся после дефиса, должна быть римской, а не арабской, например: Закон Российской Федерации от 21 февраля 1992 года № 2395 - I «О недрах».

322. Если проект правового акта влечет за собой внесение изменений в иные правовые акты, эти изменения включаются в проект правового акта или представляются одновременно в виде самостоятельного правового акта.

323. Обозначения абзацев при ссылках на них указываются словами. При этом первым считается тот абзац, с которого начинается структурная единица, в составе которой он находится.

324. Внесением изменений в правовые акты Губернатора и Правительства считается:

1) признание утратившей силу структурной единицы правового акта;

2)исключение структурной единицы не вступившего в силу правового акта;

3) замена слов, цифр;

4) исключение слов, цифр, предложений, граф и строк таблицы;

5) новая редакция структурной единицы правового акта;

6) дополнение структурной единицы правового акта новыми словами, цифрами или предложениями;

7) дополнение правового акта новыми структурными единицами.

325. Исключению подлежат только отдельные слова, цифры или предложения, находящиеся в составе структурных единиц правового акта. Структурные единицы правового акта (разделы, главы, пункты, подпункты, абзацы) подлежат признанию утратившими силу. Однако до тех пор, пока правовой акт или отдельные его структурные единицы не вступят в силу, признавать их утратившими силу нельзя. Еще не вступившие в силу, но потерявшие свое значение структурные единицы правового акта подлежат исключению.

326. Независимо от того, имеются ли в тексте проекта правового акта замена слов, цифр, исключение слов, цифр или предложений, новая редакция структурной единицы правового акта, дополнение структурной единицы правового акта новыми словами, цифрами или предложениями либо дополнение правового акта новыми структурными единицами, наименование проекта правового акта всегда содержит только слово «изменение» в соответствующем числе.

Тоже правило действует в отношении абзаца первого пункта проекта правового акта, предусматривающего решение о внесении изменений.

327. Изменения всегда вносятся только в основной правовой акт. Вносить изменения в основной правовой акт путем внесения изменений в изменяющий его правовой акт недопустимо. Отступление от данного правила возможно только при необходимости устранения технической ошибки.

328. Вносимые в правовой акт изменения должны излагаться последовательно с указанием конкретной структурной единицы, в которую вносятся изменения.

329. При дополнении приложения к правовому акту пунктом, главой, находящимися на стыке соответственно глав, разделов, указывается точное местоположение дополняемых пункта, главы со ссылкой на соответствующую главу, раздел.

Пример (в главе 2 имеется 7 пунктов):

главу 2 дополнить пунктом 7.1 следующего содержания…

или

главу 3 дополнить пунктом 7.1 следующего содержания…

330. Внесение изменений в обобщенной форме в правовой акт (в том числе замена слов и словосочетаний с использованием формулировки «по тексту») не допускается. Изменение должно быть оформлено с указанием конкретной структурной единицы правового акта, которая изменяется.

331. При внесении изменения в правовой акт сначала указывается, какая структурная единица изменяется, потом указывается характер изменений.

При внесении дополнения в структурную единицу правового акта указываются слова, после которых это дополнение должно находиться, например:

пункт 4 после слов «…….» дополнить словами «….».

В случае, если дополняется словами пункт, подпункт или абзац и это дополнение должно находиться в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка: подпункт 1 пункта 3 добавить словами «….».

332. Изложение в новой редакции документа (порядка, положения, правил и т.д.), утвержденного правовым актом, вместо оформления внесения в него изменений допускается в случаях, если:

1) необходимо внести в правовой акт изменения, требующие переработки документа по существу и не позволяющие ограничиться новой редакцией его отдельных структурных единиц;

2) необходимо внести в правовой акт изменения, затрагивающие почти все его структурные единицы.

333. Структурная единица правового акта излагается в новой редакции в случаях, если:

1) необходимо внести существенные изменения в данную структурную единицу;

2) неоднократно вносились изменения в текст данной структурной единицы.

334. При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин «цифры», а не «числа».

При необходимости заменить слова и цифры употребляется термин «слова».

335. Если в проекте правового акта содержится перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, либо пункт о внесении изменений в иные правовые акты, это обязательно должно быть отражено в наименовании проекта правового акта.

Например:

«Об утверждении положения о Министерстве природных ресурсов и экологии Калининградской области и об изменении и признании утратившими силу некоторых постановлений Правительства Калининградской области».

В случае если проектом правового акта предлагается признать утратившим силу не только правовые акты в целом, но и отдельные структурные единицы правовых актов, либо только отдельные структурные единицы правовых актов, то в наименовании проекта правового акта следует избегать громоздкости, необходимо использовать обобщенную формулировку «о признании утратившими силу отдельных решений».

Неправильно:

«О признании утратившими силу Указа Губернатора Калининградской области от 27 апреля 2015 года № 46 и подпункта 4 пункта 9 Указа Губернатора Калининградской области от 12 сентября 2006 года № 101».

Правильно:

«О признании утратившими силу отдельных решений Губернатора Калининградской области».

336. Перечень правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, должен быть юридически обоснованным и исчерпывающе полным, с тем чтобы не был упущен ни один правовой акт, противоречащий новому правовому акту, в связи с которым составляется данный перечень, и не был включен для признания утратившим силу ни один правовой акт или его структурная единица, сохраняющие свое значение.

337. Правовые акты в перечне правовых актов, подлежащих признанию утратившими силу, располагаются в хронологическом порядке (по дате их подписания).

В пределах одной и той же даты подписания правовые акты располагаются в порядке возрастания их регистрационных номеров.

338. Если правовой акт еще не вступил в силу, а необходимость в нем отпала, применяется термин «отменить».

Если отпала необходимость в структурной единице, не вступившей в силу, используется термин «исключить».

339. В проектах правовых актов должны употребляться полные официальные наименования органов, организаций.

Глава 4. Требования к оформлению пояснительной записки к

проектам правовых актов Губернатора и Правительства

340. Пояснительная записка к проектам правовых актов Губернатора и Правительства оформляется на стандартных листах бумаги формата А4.

341. Наименование вида документа печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру печатного поля.

342. Заголовок пояснительной записки отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру печатного поля. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное наименование проекта правового акта, к которому подготовлена пояснительная записка.

343. Текст пояснительной записки отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом 14 размера.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

В тексте пояснительной записки кратко излагаются мотивы внесения проекта правового акта, обоснование и суть проекта, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы.

344. Подпись отделяется от текста пояснительной записки 3 межстрочными интервалами.

Подпись включает наименование должности лица, подписывающего пояснительную записку, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

При наличии нескольких подписей они располагаются одна под другой в соответствии с занимаемыми должностями.

Подписи отделяются одна от другой 1 - 2 межстрочными интервалами.

Глава 5. Порядок применения Инструкции при оформлении проектов

правовых актов Губернатора и Правительства

345. Проекты правовых актов Губернатора и Правительства, устанавливающие новое правовое регулирование, оформляются в соответствии с настоящей Инструкцией.

346. При внесении изменений в ранее принятые правовые акты Губернатора и Правительства настоящая Инструкция должна применяться в той части, в какой это допустимо без изменения или нарушения формы и содержания этих правовых актов.

347. Требование, содержащее в пункте 346настоящейИнструкции, применяется на период действия правовых актов Губернатора и Правительства, которые приняты до утверждения настоящей Инструкции.

V. Организация документооборота и исполнения документов

Глава 1. Организация документооборота

348. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

349. Все документы в Правительстве делятся на документопотоки:

поступающая документация (входящая);

отправляемая документация (исходящая);

внутренняя документация, разрабатываемая в Правительстве и не направляемая за пределы.

350. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Правительстве, регламентируются Регламентом, настоящей Инструкцией, положениями об исполнительных органах государственной власти Калининградской области, должностными регламентами.

Глава 2. Организация доставки документов

351. Доставка документов в Правительство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и специальной связи на основании заключенных договоров (контрактов), а также электрической связи, непосредственно нарочными (курьерами) самих отправителей и по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), сервера электронного взаимодействия (СЭВ).

352. Почтовой связью доставляется письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

353. По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.

354. По системе межведомственного электронного документооборота поступают: постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, письма Аппарата Правительства Российской Федерации, письма из Управления делами Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, из федеральных органов исполнительной власти, государственных органов и организаций, включенных в указанную систему.

Глава 3. Прием, обработка и распределение входящих документов

355. Поступающие в Правительство документы принимаются, проходят стадии первичной обработки, регистрации, предварительного рассмотрения и распределения в Административном управлении.

356. Документы, поступившие фельдсвязью по окончании рабочего дня, в выходные и праздничные дни, принимаются в приемной Губернатора сотрудниками Секретариата Губернатора.

357. Корреспонденция, поступившая фельдъегерской связью, принимается по описи. Сотрудник отдела документационного обеспечения, принимающий фельдъегерскую почту, расписывается на каждом листе описи, представленной фельдъегерями, сверяя корреспонденцию по количеству и адресам отправителей. Номера на конвертах должны совпадать с номерами в описи. В случае обнаружения поврежденных пакетов в почтовом реестре (описи) делается соответствующая запись.

358. Первый экземпляр описи возвращается фельдъегерю, визовой подшивается в дело отдела документационного обеспечения. Расписка в реестре (описи) за получение корреспонденции заверяется оттиском печати Правительства с текстом внутри «Административное управление. Для документов» или «Административное управление. Для пакетов».

359. При приеме нарочной корреспонденции после проверки на обороте последнего листа каждого документа ставится штамп с указанием даты поступления документа в Правительство.

360. Служебные документы, адресованные Губернатору, поступившие в приемную Губернатора, заместителей Председателя Правительства или непосредственно в структурные подразделения, подлежат обязательной передаче в Административное управление для регистрации.

361. При отсутствии входящего регистрационного номера на документе, послужившем основанием для подготовки структурным подразделением исходящего письма, исходящий документ к регистрации и отправке по официальным каналам связи Правительства Калининградской области не принимается.

362. В процессе первичной обработки конверты (бандероли) проверяются на целостность упаковки, правильность доставки (адреса). Все конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «вручить лично», вскрываются.

363. Ошибочно присланные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю с приложением соответствующего акта.

364. При нарушении целостности упаковки документов сотрудник отдела документационного обеспечения Административного управления проставляет на упаковке отметку «Поступило в поврежденном виде», которую заверяет своей подписью с расшифровкой и указанием даты. В этом случае почтовое отправление направляется на исполнение с упаковкой.

365. Конверты (упаковка) от поступившей корреспонденции уничтожаются через 2 рабочих дня.

Конверты (упаковка) сохраняются и прилагаются к поступившим документам в следующих случаях:

1) обязательно - к обращениям граждан;

2) к документам, связанным с рассмотрением дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах (претензии, иски, повестки, решения, определения, постановления судов и т.д.);

3) к уведомлениям о собраниях акционеров акционерных обществ;

4) если в документе не указан адрес отправителя и (или) соответствующие реквизиты (номер, дата);

5) если дата, проставленная на документе, расходится с датой, указанной в почтовом штемпеле на конверте более чем на два рабочих дня;

6) если проставленная в почтовом штемпеле на конверте дата отправления или получения имеет значение в качестве доказательства времени отправки или получения данных документов.

Затем проверяется наличие документов, включая приложения, а также соответствие номеров документов номерам, указанным на конвертах, правильность (полнота) оформления документа.

366. При отсутствии приложений либо отсутствии необходимых реквизитов документа (подпись, дата и регистрационный номер) документ возвращается отправителю с приложением соответствующего акта.

При обнаружении повреждений или отсутствии документов составляется акт об отсутствии (или повреждении) документов (приложений) в почтовом отправлении в двух экземплярах. Один экземпляр акта направляется отправителю документа, второй подшивается в соответствующее дело.

367. Поступающие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

повестки дня заседаний Правительства и материалы к заседаниям;

материалы к заседаниям рабочих групп и комиссий Правительства;

сводки и справки по контролю исполнения поручений;

поздравительные и благодарственные письма, телеграммы, пригласительные билеты;

программы семинаров, конференций, симпозиумов и подобных мероприятий;