Постановление Правительства Калининградской области от 10.04.2017 № 180

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

ПРАВИТЕЛЬСТВО КАЛИНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

10 апреля 2017 года № 180

г. Калининград

Об утверждении инструкции по делопроизводству в Правительстве

Калининградской области

В соответствии с пунктом 5 правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калининградской области, установленных постановлением Правительства Калининградской области от 16 февраля 2017 года № 61, Правительство Калининградской области постановляет:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в Правительстве Калининградской области согласно приложению.

2. Руководителям органов исполнительной власти Калининградской области, руководителям структурных подразделений аппарата Правительства Калининградской области обеспечить ознакомление работников соответствующих органов исполнительной власти Калининградской области и структурных подразделений аппарата Правительства Калининградской области с инструкцией, утвержденной настоящим постановлением, и принять меры по ее неукоснительному соблюдению.

3. Постановление вступает в силу с 25 апреля 2017 года и подлежит официальному опубликованию.

Временно исполняющий обязанности

Губернатора Калининградской области                                        А.А. Алиханов

Приложение

к постановлению Правительства

Калининградской области

от 10 апреля 2017 г. № 180

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Правительстве

Калининградской области

Раздел I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Калининградской области (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Правительства Калининградской области (далее - Правительство) документов, совершенствования делопроизводства.

2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р7.0.97 -2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденным Приказом Росстандарта от 08 декабря 2016 года № 2004-ст, постановлением Правительства от 16 февраля 2017 года № 61 «Об установлении правил делопроизводства в исполнительных органах государственной власти Калининградской области».

3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий. Система электронного документооборота, применяемая в Правительстве, должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

4. Организация делопроизводства в Правительстве осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства, утвержденным постановлением Правительства Калининградской области от 24 июня 2011 года № 450 (далее - Регламент), настоящей Инструкцией с использованием автоматизированной поисковой системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), иными распорядительными документами, регламентирующими работу электронного документооборота с использованием электронной подписи.

5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Правительстве осуществляется Административным управлением Правительства (далее - Административное управление).

6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами и сохранность документов в структурных подразделениях аппарата Правительства (далее - структурные подразделения) возлагается на их руководителей.

Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях осуществляют работники, назначаемые приказом Руководителя аппарата Правительства (далее - работники, ответственные за делопроизводство). Перечень функций, возлагаемых на работников, ответственных за делопроизводство, приведен в приложении № 1 к настоящей Инструкции.

7. Работники Правительства (далее - работники)несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции и сохранность находящихся у них документов.

8. Об утрате документа работник обязан немедленно сообщить непосредственному руководителю и начальнику Административного управления.

9. Содержание документов не подлежит разглашению. Передача работником документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя.

10. При временном уходе в отпуск, на время болезни, выезде в командировку или в случае увольнения и перемещения работник обязан передать все находящиеся у него документы другому работнику, на которого возложено исполнение обязанностей, что предусмотрено положением должностного регламента работника.

11. Рассматриваемые и подготавливаемые в Правительстве проекты документов, а также принятые по ним решения до их официального опубликования в установленном порядке относятся к материалам, содержащим служебную информацию, используемую в соответствии с полномочиями должностных лиц.

12. Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.

Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются специальными правовыми актами (инструкциями, положениями, правилами).

13. Взаимодействие со средствами массовой информации (далее - СМИ), ответы на запросы СМИ осуществляют заместители Председателя Правительства, работники Управления по информационной политике и взаимодействию со средствами массовой информации (Пресс-службы) Правительства либо другие уполномоченные лица в пределах их компетенции.

Ответы на запросы СМИ предоставляются в соответствии с Законом Российской Федерации от 27 декабря 1991 года № 2124-1 «О средствах массовой информации» и Федеральным законом от 09 февраля 2009 года № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления».

14. Переписка между структурными подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

Раздел II. Правила подготовки и оформления документов

Глава 1. Общие требования

15. Документы, создаваемые в Правительстве, оформляются на бланках, соответствующих стандарту, на бумаге формата А4 (210Ч297 мм), А5 (210Ч148 мм) или в виде электронных документов.

16. Каждый вид служебного документа имеет свой состав обязательных реквизитов, отсутствие или неправильное указание которых делает документ недействительным. Набор реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

17. При подготовке документов применяются текстовые редакторы с использованием шрифтовых гарнитур с «засечками» типа Times New Roman или их аналогов размером 14 пунктов (далее - пт), для многостраничных документов (положения, инструкции и другие) - 13 пт. Для оформления некоторых реквизитов писем допускается уменьшение размера шрифта до 12 пт, для оформления таблиц - до 10 пт.

18. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные записки и т.д.), авторами которых являются сотрудники структурных подразделений, могут быть написаны от руки.

19. Строки в многострочных реквизитах документа (кроме текста) печатаются через 1 межстрочный интервал, отделяя реквизиты друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

20. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документов», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.

21. Текст документов печатается через 1,5 межстрочных интервала на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Через 2 интервала печатаются тексты документов для устного прочтения (доклады), а также проекты текстов, подлежащие редактированию, телеграммы.

22. Строки реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» центрируются по отношению к самой длинной строке, а строки реквизита «Адресат» могут выравниваться по левой границе рабочего поля.

Не допускается выравнивание текста по левой границе рабочего поля, а реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения» и «Гриф согласования» - по правой границе.

23. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Каждый лист документа должен иметь поля, в мм:

левое - 20;

правое - 10;

верхнее - 20;

нижнее - 20.

24. Документы на двух и более страницах нумеруются в центре верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания, на первом листе номер не ставится.

25. Приложения к документам имеют самостоятельную нумерацию.

Глава 2. Бланки документов

26. Документы, создаваемые в Правительстве, оформляются на бланках с изображением герба Калининградской области (далее - гербовые) установленной формы, изготовленных на листах белой бумаги формата А4 (210Ч297 мм) в соответствии с требованиями ГОСТ Р.6.30-2003. При переписке между подразделениями бланки не используются.

27. В Правительстве применяются следующие виды бланков документов (приложение № 2к настоящей Инструкции):

1) бланки правовых актов, в том числе:

бланк указа Губернатора;

бланк распоряжения Губернатора;

бланк постановления Правительства;

бланк распоряжения Правительства;

бланк приказа Руководителя аппарата Правительства;

2) бланк письма Губернатора;

3) бланк письма Правительства;

4) бланк резолюции по исполнению документа.

28. Гербовые бланки строгой отчётности изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензию на соответствующий вид деятельности.

Не разрешается использование и изготовление гербовых бланков строгой отчётности с помощью компьютерной и копировальной техники.

29. При изготовлении бланков (в зависимости от вида) используются следующие реквизиты: герб Калининградской области, основной государственный регистрационный номер, идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет, наименование Правительства, справочные данные, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления.

Глава 3. Порядок учета, выдачи и хранения бланков

30. В целях обеспечения порядка использования бланков документов в Правительстве Административным управлением ведется учет, выдача и хранение бланков.

31. Бланки писем Губернатора и Правительства, бланки правовых актов Губернатора и Правительства выдаются в Административном управлении по журналу учета бланков.

32. Бланки документов, применяемые в Правительстве, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. Самостоятельное изготовление и использование не учтенных в установленном порядке бланков запрещается.

Глава 4. Оформление реквизитов документов

33. При оформлении документов используются следующие реквизиты:

1) герб Калининградской области;

2) наименование высшего органа исполнительной власти;

3) наименование структурного подразделения;

4) наименование должности;

5) справочные данные;

6) наименование вида документа;

7) дата документа;

8) регистрационный номер документа;

9) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

10) место составления (издания) документа;

11) гриф ограничения доступа к документу;

12) адресат;

13) гриф утверждения документа;

14) указания по исполнению документа (резолюция);

15) заголовок к тексту;

16) текст документа;

17) отметка о контроле;

18) отметка о приложении;

19) подпись;

20) гриф согласования документа;

21) виза;

22) печать;

23) отметка о заверении копии;

24) отметка об исполнителе;

25) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

26) отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов документов определяется его видом и назначением.

34. Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с ними могут использоваться другие реквизиты, например отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

Глава 5. Реквизит «Герб Калининградской области»

35. Изображение герба Калининградской области помещают на бланках документов в соответствии с Уставным законом Калининградской области «О гербе и флаге Калининградской области».

36. Изображение герба помещается:

- от границы верхнего поля документа посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование высшего органа исполнительной власти» при угловом варианте расположения реквизитов;

- от границы левого поля документа на одном уровне с реквизитом «Наименование высшего органа исполнительной власти» при продольном варианте расположения реквизитов;

- от границы верхнего поля правового акта посередине зоны, занятой реквизитом «Наименование высшего органа исполнительной власти» либо реквизитом «Вид документа».

Глава 6. Реквизит «Наименование высшего органа

 исполнительной власти»

37. Наименование высшего органа исполнительной власти должно соответствовать наименованию, установленному Уставом (Основным Законом) Калининградской области.

38. Наименование структурного подразделения аппарата Правительства помещается:

в сокращенном виде на бланках писем под наименованием высшего органа исполнительной власти;

в полном виде на записках за подписью руководителя либо исполняющего обязанности руководителя структурного подразделения аппарата Правительства.

Глава 7. Реквизит «Наименование должности»

39. Наименование должности лица, подписавшего документ, указывается на бланках писем должностных лиц, имеющих право использовать должностные бланки.

Глава 8. Реквизит «Справочные данные»

40. Справочные данные Правительства указываются в бланках писем и включают в себя: официальный почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес.

Глава 9. Реквизит «Наименование вида документа»

41. Наименование вида документа должно соответствовать содержанию документируемого действия, печатается прописными буквами вразрядку (ПОСТАНОВЛЕНИЕ, ПРОТОКОЛ) и выравнивается по центру.

42. В письме наименование вида документа не указывается.

Глава 10. Реквизит «Дата документа»

43. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа (план, регламент, инструкция, положение, отчет) - дата его утверждения.

44. Документы, изданные совместно двумя или более структурными подразделениями Правительства, должны иметь одну (единую) дату. При этом датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

45. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо лицом, осуществляющим регистрацию документа (правовые акты, письма и др.).

46. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, для числа оставляется место (без кавычек).Способ написания даты зависит от характера документа.

47. В правовых актах, документах, содержащих сведения финансового характера, дата оформляется словесно-цифровым способом, при этом день месяца не заключается в кавычки и оформляется двумя цифрами.

Например: 09 апреля 2014 г.

В остальных случаях, в том числе в заголовках документов, при регистрации служебных писем, доверенностей, соглашений (договоров, контрактов) и иных документов, используется цифровой способ оформления даты: день и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами; буква «г» после цифр не ставится. Если число или порядковый номер месяца являются однозначными, то перед цифрой ставится ноль.

Например: 09.02.2014.

Если предложение после даты не заканчивается, точка после указания года не ставится.

48. Дата на документах, оформленных на бланках, проставляется в специально отведенном месте. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (за исключением договоров, контрактов, соглашений), дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ, и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии 2 межстрочных интервалов от предыдущего реквизита.

49. Все служебные отметки на документе, подготовленном на бумажном носителе, связанные с его прохождением и исполнением, в том числе указания по исполнению документа и визы согласования, необходимо датировать и подписывать.

Глава 11. Реквизит «Регистрационный номер документа»

50. При регистрации документа ему присваивается определенный регистрационный номер, который состоит из его порядкового номера и возможных дополнительных индексов, содержащих информацию о корреспонденте, исполнителях и т.д. Индексация документов осуществляется, как правило, в пределах календарного года.

51. Регистрационный номер проставляется на бланках в специально отведенном месте. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (за исключением служебных и докладных записок, а также совместных писем и приказов), номер печатается под реквизитом «Дата» от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатался документ.

Глава 12. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату

входящего документа»

52. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (далее - ссылка на номер) используется в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная или служебная записка), и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

53. Ссылка на номер и дату документа проставляется на бланках в специально отведенном месте. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (докладная, служебная записка), - на 1,5 межстрочных интервала ниже реквизитов «дата» и «регистрационный номер» (исходящий) документа-ответа.

54. При заполнении регистрационной карточки в СЭДО ссылка на номер и дату документа указывается во вкладке «Связи».

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания даты и индекса поступившего документа в тексте ответа, освобождая текст от вспомогательной справочной информации.

Глава 13. Реквизит «Место составления (издания) документа»

55. Место составления или издания документа (Калининградская область) указывается в бланках документов Правительства.

Глава 14. Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу»

56. Гриф ограничения доступа к документу проставляется без кавычек в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу. Номер экземпляра печатается на 1,5 интервала (18 тп) ниже грифа и центрируется по отношению к нему, например:

Для служебного

Пользования

экз. 02

Если документ подготовлен в одном экземпляре, то проставляется:

Экз.

единственный

Глава 15. Реквизит «Адресат»

57. Адресат печатается от центра текстового поля в правом верхнем углу документа через 1 межстрочный интервал. Как правило, все строки реквизита центрируются по отношению к самой длинной строке (не более 8 см). При направлении письма нескольким адресатам все строки реквизита «Адрес» выравниваются по левой границе рабочего поля.

58. Наименование организации и ее структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Министерство финансов

Калининградской

области

59. При направлении документа в несколько однородных организаций или несколько структурных подразделений одной организации их названия указываются обобщенно, например:

Руководителям органов

исполнительной власти

Калининградской

области

60. При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а наименование должности и фамилия лица, которому адресован документ, в дательном падеже. Инициалы и фамилия печатаются после наименования должности через 1,5 межстрочных интервала, например:

Министерство юстиции

Российской Федерации

Начальнику управления

Систематизации

Законодательства

И.О. Фамилия

61. При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в наименование должности адресата, например:

Заместителю Министра

финансов

Калининградской области

И.О. Фамилия

Или

Генеральному

директору АО

«Связьинвест»

И.О. Фамилия

62. При направлении документов лицам, имеющим звание (воинское или ученое) или ученую степень, перед фамилией может указываться звание или ученая степень, например:

Декану экономического

Факультета

профессору Л.И. Черенкову

63. В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Реквизиты почтового адреса указываются в следующей последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года № 234:

- для юридического лица- полное или сокращенное наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

- название улицы, номер дома, номер квартиры;

- название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

- название района;

- название республики, края, области, автономного округа (области);

- название страны (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

64. Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, и постоянным корреспондентам.

65. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, при адресовании документа физическому лицу - после нее.

Если письмо адресуется должностному лицу организации, в реквизите «Адресат» указывают ее наименование, а затем почтовый адрес, например:

Руководителю Агентства

по имуществу

Калининградской области

И.О. Фамилия

Московский проспект,

д.95,.

г. Калининград, 236000

66. При адресовании документа физическому лицу сначала указывают фамилию и инициалы получателя в дательном падеже, а затем почтовый адрес. Например:

Калинину И.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

пос. Липки, Гурьевский р-н,

Калининградская обл., 238011

67. При оформлении документа, содержащего от двух до четырех адресов, допускается уменьшение размера шрифта адресатов до 12 (пт).

Например:

Министерство финансов

Калининградской области

Министерство развития

Инфраструктуры

Калининградской области

Министерство здравоохранения

Калининградской области

Министерство сельского

хозяйства Калининградской области

68. При направлении документа более, чем в четыре адреса, составляется указатель рассылки, в котором отмечается, кому направлен документ и дата отправки.

69. Исключение составляют оформляемые в связи с судебными делами документы, в которых может указываться больше адресов в соответствии с действующим законодательством.

Глава 16. Реквизит «Гриф утверждения документа»

70. Документ утверждается уполномоченными должностными лицами или специально издаваемым документом.

71. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа, подлежащего утверждению. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, не превышающей 10 см и ограниченной правым полем документа. Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕНО), расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата утверждения отделяются 1,5 межстрочными интервалами (18 пт), остальные строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал.

72. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

должность

Личная подпись И.О. Фамилия

20 февраля 2017 г.

73. При утверждении документа правовым актом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН,УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН

постановлением Правительства

Калининградской

области

от 16.03.2017 № 105

74. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с первым словом наименования документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, план - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, программа - УТВЕРЖДЕНА.

При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне и первым слева - гриф организации-инициатора издания или ответственного исполнителя документа.

Например:

УТВЕРЖДАЮ Министр здравоохранения Калининградской области _______________ И.О. Фамилия (личная подпись) 15 января 2017 г.

УТВЕРЖДАЮ Министр экономики Калининградской области _______________ И.О. Фамилия (личная подпись) 15 января 2017 г.

Глава 17. Реквизит «Указание по исполнению документа (резолюция)»

75. Резолюция, наложенная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя: фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

76. При наличии нескольких исполнителей ответственным исполнителем считается названный первым в резолюции.

77. Резолюция пишется от руки на первом листе поступившего документа на свободном от текста месте.

Резолюция может оформляться на бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Глава 18. Реквизит «Заголовок к тексту»

78. Заголовок составляется исполнителем ко всем документам, оформленным на бланках формата А4, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4-5 строк).

79. Заголовок к тексту - краткое изложение содержания документа, формулируется одной фразой. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с наименованием вида документа. Например: постановление (о чем?) «О порядке работы...», протокол (чего?) заседания экспертной комиссии, акт (чего?) передачи имущества и т.д.

80. Заголовок должен содержать две основные части: тему/предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено. Например: «О подготовке проекта договора».

81. Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок должен быть сформулирован обобщенно.

82. Заголовок печатается с прописной буквы через 1 межстрочный интервал. Точки в конце заголовка не ставятся.

83. Заголовок к служебным письмам оформляется под реквизитами бланка, печатается от левой границы текстового поля. Допускается все строки реквизита центрировать по отношению к самой длинной строке. Если заголовок к тексту письма превышает 90 знаков (3 строки), допускается уменьшение шрифта до 12-13размера.

84. Заголовок к тексту может занимать 4-5 строк по 28-30 знаков в строке.

В проектах правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрированным способом.

Глава 19. Реквизит «Текст документа»

85. В Правительстве текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

86. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом особенностей делового стиля, вида документа и его назначения. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

87. При подготовке документов по однотипным, повторяющимся ситуациям (например, некоторые сопроводительные письма и т.д.) рекомендуется использовать трафаретные части текста.

88. Рекомендуется составлять документы по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел.

89. Текст документа оформляется в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

90. Связный текст содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях.

Связный текст состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указываются причины, цели, основания составления документа. В этой части при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с другими, ранее изданными документами по данному вопросу.

91. В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указывают его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту.

92. При ссылке на даты выпуска документов не допускается использование таких сокращений как с.г. (сего года), т.г. (текущего года).

93. На протяжении всего текста следует придерживаться одного способа оформления даты. Не допускается разрыв даты при ее переносе на другую строку.

94. При ссылке на межправительственные соглашения, протоколы, контракты и другие совместные документы следует указывать стороны, их подписавшие.

95. Во второй (заключительной) части текста излагаются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения, справки, служебные записки - оценку фактов, выводы).

96. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его можно разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами, разделенными точками. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки), которые пишутся с прописной буквы, точка в конце заголовка не ставится.

97. В распорядительных и внутренних документах (объяснительные, большинство служебных и докладных записок), адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

98. В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

99. В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

100. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «решили»).

101. В письмах используются следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа («просим предоставить...», «направляем на рассмотрение»);

от первого лица единственного числа («прошу выслать», «считаю необходимым»);

от третьего лица единственного числа («Правительство не возражает»).

102. В документах, устанавливающих права и обязанности органов исполнительной власти Калининградской области, структурных подразделений аппарата Правительства, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акты, справки) используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («Министерство осуществляет функции», «комиссия установила», «члены комиссии пришли к выводу»).

103. Не допускается разнесение по разным строкам текста составных частей написания даты, номера правового акта, фамилии и инициалов, числовых значений и их единиц измерения.

104. Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова «Примечание» и «Основание» печатаются от левой границы текстового поля.

105. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

106. Для наглядности и удобства сравнения цифровых показателей, характеристики объектов по ряду признаков в документах могут использоваться таблицы.

107. Название таблицы, точно и кратко отражающее ее содержание, помещается над таблицей посередине.

108. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

109. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Глава 20. Реквизит «Отметка о контроле»

110. Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа «Контроль» на верхнем поле документа справа.

В СЭДО отметка о контроле и срок отображаются в пункте поручения.

Глава 21. Реквизит «Отметка о приложении»

111. Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к правовым актам, планам, отчетам, договорам и другим документам.

112. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма выше реквизита «Подпись» через 2 межстрочный интервал. Слово «Приложение» печатается от левого поля с отступом 1,25 см от левой границы текстового поля, после него ставится двоеточие.

113. Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, включает в себя сведения о количестве листов и количестве экземпляров приложений, печатается с красной строки, всегда в единственном числе, отделяется от текста 2 межстрочными интервалами и оформляется следующим образом:

Приложение: на 18 л. в 1 экз.

114. Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений в отметке о приложении указывается наименование каждого приложения, количество листов и количество экземпляров они нумеруются. Наименование приложений отделяют друг от друга 1,5 межстрочными интервалами. Если наименование приложения занимает несколько строк, оно печатается через 1 межстрочный интервал.

Например:

Приложение: 1. Заключение на проект на 4 л. в 2 экз.

2. Справка о результатах проверки на 3 л. в 1 экз.

115. В том случае, если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: заключение Экспертно-проверочной комиссии от

22.02.2013 № 14 и приложение к нему, всего на 15 л.

116. Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, отметка о наличии приложений имеет следующее оформление:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только во второй адрес.

117. В том случае, если приложения сброшюрованы, указывается только количество экземпляров (без указания количества листов) одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Приложение: брошюра в 2 экз.

Или

Приложение: Техническое задание на разработку системы «Электронный архив» в 2 экз.

Глава 22. Реквизит «Подпись»

118. Подпись отделяется от последней строки текста или отметки о наличии приложения 2-3 межстрочными интервалами.

119. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

120. Если документ оформлен на бланке, то реквизит «Подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.

Например:

Заместитель Председателя

Правительства                             Личная подпись                         И.О. Фамилия

Калининградской области

или на бланке:

Заместитель Председателя

Правительства                             Личная подпись                           И.О. Фамилия

121. Наименование должности лица в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, по отношению к самой длинной строке.

122. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией (инициалы пишутся перед фамилией). Последняя буква фамилии в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

123. При оформлении документа на бланке должностного лица, наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.

124. При подписании документа несколькими должностными лицами не всегда их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Подписи отделяются одна от другой 1-2 интервалами.

125. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, подписи располагаются на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границами текстового поля, а расшифровки подписи располагаются под наименованиями должностей через 1,5 межстрочных интервала, например:

Министр здравоохранения Калининградской области Личная подпись И.О. Фамилия

Министр экономики Калининградской области Личная подпись И.О. Фамилия

126. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии                  Личная подпись                     И.О. Фамилия

Члены комиссии:                            Личная подпись                      И.О. Фамилия

                                                         Личная подпись                      И.О. Фамилия

127. При отсутствии должностного лица, подпись которого оформлена на проекте документа, документ подписывается его заместителем или иным должностным лицом, имеющим право подписи. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ).

Не допускается ставить предлог «за» или косую черту перед наименованием должности.

Например:

Временно исполняющий                  Личная подпись                     И.О. Фамилия

обязанности начальника

Административного управления

Правительства

Калининградской области

Глава 23. Реквизит «Гриф согласования документа»

128. Согласование проекта документа, создаваемого в Правительстве, с другими организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Министр экономики

Калининградской области

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Если согласование осуществляется письмом, решением, протоколом и т.д., гриф согласования оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Росавтодора

от 30.04.2017 № 01-15/155-К

129. Гриф согласования оформляется под реквизитом «Подпись» ближе к нижнему полю документа.

130. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка «Лист согласования прилагается».

131. Согласование документа может проходить как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

132. Согласование проводится как внутри Правительства (внутреннее), так и вне его (внешнее) и оформляется соответственно визой на документе или грифом согласования.

133. Согласование документа осуществляется в следующей последовательности:

с должностными лицами исполнительных органов государственной власти или структурных подразделений аппарата Правительства Калининградской области;

с руководителями подведомственных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;

с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;

с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

134. Проекты распорядительных документов (указов, распоряжений, постановлений, приказов, протоколов) на бумажных носителях визируются на оборотной стороне последнего листа подлинника, остающегося в Правительстве.

135. Каждое приложение к распорядительному документу, подготовленному на бумажном носителе, также визируется в нижней части оборотной стороны последнего листа.

136. Допускается полистное визирование документа и его приложений.

На проекте законодательного акта, на копии отправляемого документа (письма, телеграммы), докладной (служебной) записки, на других внутренних документах (планы, объяснительная записка, заявление, заявка и т.п.), подготовленных на бумажном носителе, визы проставляются ниже подписи на лицевой стороне документа.

137. Внутреннее согласование на бумажном носителе оформляется визой, которая включает в себя личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия), дату визирования и, при необходимости, должность визирующего.

138. Представляемые на подпись Губернатору документы визируются исполнителем и руководителем исполнительного органа государственной власти или структурного подразделения Правительства Калининградской области, подготовившего проект документа, заместителями Председателя Правительства в соответствии с распределением обязанностей, Руководителем аппарата Правительства, помощниками Губернатора, а также, по согласованию, иными должностными лицами.

139. Обязательному рассмотрению и согласованию корректором (лингвистом) Административного управления подлежат следующие проекты документов:

проекты писем, подготовленные за подписью Губернатора, в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и именные обращения в адрес Председателя и членов Правительства Российской Федерации, руководства Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Совета Безопасности Российской Федерации, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, высших должностных лиц иных субъектов Российской Федерации и организаций.

Обязательному рассмотрению и согласованию корректором (лингвистом) Правого управления Правительства Калининградской области (далее - Правовое управление) подлежат следующие проекты документов:

подготовленные Правительством для направления на согласование в заинтересованные федеральные органы исполнительной власти проекты федеральных законов, проекты актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации, проекты актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации;

проекты законов Калининградской области, проекты актов (указов и распоряжений) Губернатора, проекты актов (постановлений и распоряжений) Правительства.

140. Обязательному согласованию с Правовым управлением подлежат:

проекты нормативных правовых актов Калининградской области, включая проекты указов и распоряжений Губернатора, постановлений и распоряжений Правительства;

проекты договоров (контрактов, соглашений);

проекты положений, правил, инструкций, методических рекомендаций Правительства;

проекты документов разъяснительного и методического характера по правовым вопросам;

проекты доверенностей на предоставление интересов и совершение действий от имени Правительства;

проекты поручений и протоколов совещаний под руководством Губернатора;

проекты писем за подписью Губернатора в адрес Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и именные обращения в адрес Председателя и членов Правительства Российской Федерации, руководства Администрации Президента Российской Федерации, Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Северо-Западном федеральном округе;

иные документы в случаях, установленных актами Губернатора или Правительства;

141. Разногласия по проекту документа могут сниматься в рабочем порядке.

При отсутствии согласованной позиции исполнительный орган государственной власти или структурное подразделение аппарата Правительства Калининградской области, готовит служебное письмо, содержащее обоснованное мнение, с приложением служебных писем, содержащих различные мнения соисполнителей по данному документу, и докладывает Губернатору или заместителю Председателя Правительства (в соответствии с распределением обязанностей) для принятия соответствующего решения.

Если в процессе согласования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию.

Повторного согласования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие сущности его содержания, в том числе изменения редакционного характера (ответственным исполнителем).

142. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, то при наличии двух (трех) грифов согласования их располагают на одном уровне, при большем количестве - двумя вертикальными рядами, либо на отдельном «Листе согласования», на котором указывается, к какому документу он относится: наименование, автор, дата, номер. В этом случае на документе перед подписью делается отметка «Лист согласования прилагается».

Глава 24. Реквизит «Виза»

143. Согласование проекта документа, создаваемого в Правительстве, с должностными лицами оформляется визой. Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ.

144. На проектах правовых актов визы проставляются на оборотной стороне листа, где есть реквизит подписи вышестоящего должностного лица.

145. В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело, или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте. На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю. Допускается полистное визирование документа и его приложений. При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

Начальник Административного управления

Правительства Калининградской области

Подпись И.О. Фамилия

Дата

146. Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Глава 25. Реквизит «Печать»

147. Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

148. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

149. Правительство в соответствии с Уставным законом Калининградской области от 04 мая 2010 года № 440 «О гербе и флаге Калининградской области» применяет печать с изображением герба Калининградской области (далее - гербовая). В Правительстве Калининградской области используются две равнозначные гербовые печати.

150. Кроме гербовых печатей в Правительстве Калининградской области используются иные печати.

151. Письма, выполняемые на бланках (кроме гарантийных), не требуют удостоверения печатью.

Глава 26. Реквизит «Отметка о заверении копии документа»

152. Отметка о заверении копии состоит из слова «Верно» (с большой буквы без кавычек и знаков препинания), наименования должности сотрудника, осуществляющего заверение (не более 28 печатных знаков в строке), личной подписи, расшифровки подписи и даты заверительной надписи и пишется от левой границы текстового поля.

153. Подлинник документа находится в деле

(наименование структурного подразделения аппарата Правительства)

№ ____ за _____ г.

Верно

Должность          Подпись          И.О. Фамилия

Дата                                 Печать

154. В заверительной надписи возможно указание на местонахождение подлинника документа.

155. При заверении копии документа заверительная надпись располагается ниже реквизита «Подпись» и отделяется от него 2-3 межстрочными интервалами.

156. При пересылке копий документов в другие организации или выдаче на руки гражданам заверительную надпись на копиях рассылаемых документов следует заверять печатью.

Глава 27. Реквизит «Отметка об исполнителе»

157. Отметка об исполнителе документа включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его служебного телефона.

158. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и печатается от левой границы текстового поля шрифтом № 8.

Например:

И.И. Иванов

(4012) 599-599

159. На документе, подготовленном группой исполнителей, указывается фамилия основного исполнителя.

Глава 28. Реквизит «Отметка об исполнении документа и

направлении его в дело»

160. Отметка об исполнении документа и направлении (списании) его в дело размещается в левой части нижнего поля первого листа (при отсутствии свободного места - в нижнем поле оборотной стороны последнего листа) исполненного документа и включает в себя: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении; слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. При исполнении электронного документа отметка об исполнении проставляется в регистрационной карточке документа аналогичным образом.

Например:

Направлены предложения в Правительство Российской Федерации от 00.00.0000 №....

В дело № 00-00. (или:«В дело .... Служебная записка прилагается».)

Дата                                  Личная подпись исполнителя                 И.О. Фамилия

161. При оперативном решении вопросов (документ не требует письменного ответа, ответ корреспонденту дан при личной встрече или по телефону или вопрос решен иным способом) указываются результаты работы по документу. В этом случае отметка об исполнении документа может быть оформлена следующим образом:

«Министр ... Фамилия И.О. 20.03.2017 участвовал в совещании по данному вопросу в Минэкономразвития России. В дело ...» (или: «Документ согласован в рабочем порядке 20.03.2017 Министром ... Фамилия И.О. В дело ....)

Дата                          Личная подпись руководителя                       И.О. Фамилия

162. Документы, содержащие поручения Губернатора или заместителей Председателя Правительства, списываются «в дело» по согласованию с Секретариатом Губернатора Калининградской области или секретариатами соответствующих заместителей Председателя Правительства.

Глава 29. Реквизит «Отметка о поступлении документа»

163. Отметка о поступлении документа в Правительство содержит очередной порядковый номер и дату поступления (при необходимости - время поступления) и проставляется в левом нижнем поле первого листа документа или на его обороте. При приеме документов на обороте последнего листа документа проставляется штамп с отметкой о дате поступления документа в Правительство.

Раздел III. Состав управленческих документов Правительства,

особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

Глава 1. Состав управленческих документов

164. Деятельность Правительства обеспечивается комплексом управленческих документов. Их состав определяется действующим законодательством, компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с вышестоящими, подведомственными и сторонними организациями.

165. По вопросам, требующим рассмотрения и подготовки проекта решения, Губернатор, заместители Председателя Правительства дают письменные поручения (в том числе в форме указаний по исполнению документа), поручения, оформляемые протоколом совещания, проведенного под их руководством.

166. Правительство издает следующие распорядительные документы: распоряжения, постановления, поручения.

167. По вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию различных органов и организаций, принимаются совместные распорядительные документы.

168. Установленные распорядительными документами требования и правила могут быть отменены (изменены) только путем издания новых распорядительных документов. Запрещается применять в этих целях такой вид документа, как письмо.

Глава 2. Приказы по основной деятельности

169. Приказ по основной деятельности - распорядительный документ, издаваемый по основным вопросам деятельности в Правительстве.

Приказ по основной деятельности не имеет срока действия, если иное не предусмотрено самим приказом.

170. Приказы готовятся на основании планов работы, поручений Губернатора, заместителей Председателя Правительства, Руководителя аппарата Правительства, либо руководителей исполнительных органов государственной власти Калининградской области, либо в инициативном порядке в соответствии с компетенцией, устанавливаемой положениями о них.

При подготовке приказов следует изучить ранее изданные по соответствующим вопросам распорядительные документы.

171. Проект приказа должен соответствовать действующему законодательству, исключать противоречия и дублирования с ранее изданными распорядительными документами, возможность различного понимания изложенных в документе положений и поручений, а содержащиеся в нем поручения не должны превышать компетенцию и права исполнительного органа государственной власти или структурного подразделения аппарата Правительства.

172. Проект приказа печатается в одном экземпляре на бланке установленного образца шрифтом 14 размера.

173. Приказ имеет следующие реквизиты:

1) Герб Калининградской области.

2) Наименование исполнительного органа государственной власти

3) Наименование вида документа - приказ.

4) Дата и номер печатаются центрованным способом. Датой приказа является дата его подписания. Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа в пределах календарного года.

Например: 05 июня 2014 г. № 1080.

5) Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа и соответствовать перечню действий, предписываемых в распорядительной части текста. Заголовок начинается с предлога «О» (о чем?). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру, например:

О признании резидентом

6) Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом 14размерачерез 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа состоит, как правило, из двух взаимозависимых частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение», «в связи» и т. д. Если приказ издается на основании или во исполнение другого документа, то в констатирующей части указывается наименование вида этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

При подготовке приказов во исполнение документов вышестоящих органов текст этих документов, как правило, не приводится, а поручения в адрес исполнителя конкретизируются в распорядительной части приказа.

Свободный пересказ документа вышестоящего органа не допускается, возможно только точное дословное изложение текста отдельных пунктов.

При необходимости издания приказа в дополнение или во изменение ранее изданного документа в констатирующей части пишется: «Во изменение ...» или «В дополнение ...» и указывается дата, номер и заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Констатирующая часть приказа должна быть лаконичной или может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в пояснении или обосновании.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается без выделения шрифтом вразрядку (с увеличенным интервалом между буквами до 3 пунктов), в совместных приказах - «приказываем».

Если содержание приказа не нуждается в пояснении, текст может содержать только распорядительную часть, которая излагается в повелительной форме.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых управленческих действий с указанием исполнителя и сроков исполнения каждого действия. Сроки исполнения должны быть реальными, с учетом времени, необходимого на издание, рассылку и доведение приказа до исполнителя.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Формулировки распорядительной части приказа должны быть конкретными, краткими, четкими, не допускающими различных толкований, не противоречащими ранее изданным распорядительным документам.

При указании в качестве исполнителя структурное подразделение его наименование указывается в дательном падеже, а фамилия соответствующего руководителя указывается в скобках в именительном падеже (инициалы в тексте ставятся после фамилии).

Например:

«Административному управлению (Фамилия И.О.)...»

Если исполнение управленческого действия предписывается конкретному должностному лицу, соответствующий пункт приказа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже, например:

«Начальнику Административного управления Фамилия И.О. ...»

В одном пункте может содержаться одно и то же указание в адрес нескольких исполнителей, например:

«Руководителям органов исполнительной власти Калининградской области ...»

Наименования упоминаемых в приказах приводятся в соответствии с их официальными наименованиями. Допускается употребление официально принятых сокращенных наименований.

Утверждение документа приказом происходит, как правило, в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения.

Если по данному вопросу издано несколько документов, следует, по возможности, предусматривать в проекте нового документа объединение действующих норм с одновременной отменой ранее изданных по этому вопросу актов.

Не допускается размещение в распорядительной части текста приказа таблиц, инструкций, правил, порядков, положений, схем, эмблем, поясняющих слов (предложений), определений, неофициальных сокращений названий, ссылок и другой информации, не обладающей императивным стилем властных предписаний. Указанные части текста оформляются как приложения к приказу, юридически связанные с распорядительной частью текста, о чем в распорядительной части текста приказа делается ссылка.

При необходимости внесения изменений в ранее изданный приказ, в проекте приказа дается новая редакция соответствующих пунктов (подпунктов) действующего приказа, например:

«Абзац четвертый пункта 12.1 изложить в следующей редакции: ...».

Или

«Абзац пятый пункта 3 после слов «...» дополнить словами «...».

Если приказ отменяет ранее изданный приказ, какие-то его положения или приложения, то в одном из пунктов распорядительной части текста должна быть ссылка на отменяемый документ (пункт документа, номер приложения) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу ...». При большом количестве документов, подлежащих признанию утратившими силу или изменению, их перечни оформляются в виде приложения к приказу.

Если приказ предполагается ввести в действие не с момента его подписания, необходимо указать срок введения его в действие.

В текст не следует включать пункт «Приказ довести до сведения ...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, подготовленном исполнителем вместе с проектом приказа.

В последнем пункте распорядительной части, как правило, указывается должностное лицо, обладающее достаточными властными полномочиями в отношении исполнителей поручений (заданий) приказа, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Этим лицом не может быть один из исполнителей поручений (заданий) приказа.

7) Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 межстрочными интервалами, состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля с пробелом перед фамилией.

174. Приказы, подготовленные по оперативным, организационным и кадровым вопросам внутренней работы аппарата Правительства, подписывает Руководитель аппарата Правительства.

175. Перечни, списки, положения, уставы, таблицы, графики, образцы документов и т.п. оформляются как приложения к приказу, о чем в соответствующих пунктах текста приказа делаются ссылки в скобках «(приложение №)» или без скобок «согласно приложению» (если приложение одно).

176. Приложения являются неотъемлемой частью распорядительного документа.

В одном приказе могут присутствовать как приложения, утверждаемые данным приказом (правила, положения, инструкции, регламенты, планы мероприятий и т.д.), так и документы информационно-справочного характера (таблицы, графики, образцы документов и т.п.). Как правило, сначала помещаются утверждаемые приложения, а затем приложения справочного характера.

При этом в тексте приказа употребляются формулировки «утвердить» (положение, устав, программу, план и т.д.), «ввести в действие» (типовые требования, форму бланка, нормативы, правила, форму отчетности и т.д.) или «организовать работу в соответствии с Положением ... (приложение № ...)».

На первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», через 1,5 межстрочных интервала дается ссылка на соответствующий приказ.

При этом возможно использование цифрового способа написания даты. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, длина которой не должна превышать 10 см и ограничивается правым полем документа.

При наличии нескольких приложений они последовательно, по мере ссылки на них в тексте проекта приказа, нумеруются.

Приложение №

к приказу Административного

управления Правительства

Калининградской области

от 15.01.2014 № 17

При утверждении приказом только одного документа, оформленного приложением к этому приказу, слово «Приложение» на лицевой части его первого листа может быть заменено на слово «УТВЕРЖДЕНО» (УТВЕРЖДЕ(А), УТВЕРЖДЕНЫ), согласованное по роду и числу с видом утверждаемого документа (положение, инструкция, правила, регламент и т.п.).Например:

УТВЕРЖДЕНО

приказом аппарата Правительства

Калининградской области

от 10.03.2016 № 345

Если данные, приведенные в приложении, утверждены документом другой организации, указание на это помещается в правом верхнем углу ниже обозначения приложения к приказу, например:

Приложение №