Постановление Правительства Республики Карелия от 15.02.2017 № 64-П

6. Отчет о трудозатратах группы управления проектом и рабочей группы проекта

№ п/п	Позиция в проекте	Ф. И. О.	Должность, место работы	Суммарные трудозатраты, дней	Качество работ*
1.	Куратор проекта				-
2.	Руководитель рабочей группы проекта
3.	Администратор проекта
4.	Ответственный исполнитель
Итого

*Необходимо указать одну из оценок качества выполнения работы:

-     «работа выполнена качественно»;

-     «имеются замечания к качеству работы»;

-     «низкое качество выполнения работы».

7. Оценка реализации проекта

№ п/п	Наименование критерия успешности реализации проекта		Критерий достигнут? (поставьте символ «V»)			Если «да», то присваивается %		Значение критерия, %
			да		нет
1.	Цель и результат проекта достигнуты					55%
2.	Требования к результату проекта соблюдены					15%
3.	Допустимые отклонения по расходам на реализацию проекта соблюдены					15%
4.	Допустимые отклонения от срока проекта соблюдены					15%
Итого сумма всех критериев «П»
Статус реализации проекта				Диапазон значений критериев			Фактическое значение критериев
Проект реализован успешно		Проект реализован успешно, со значительными отклонениями		55% d П d 70%
		Проект реализован успешно, с незначительными отклонениями		70% < П < 100%
		Проект реализован успешно, без отклонений		П = 100%
Проект не реализован, ресурсы1 не использованы2				П < 55%
Проект не реализован, ресурсы1 использованы2
Проект приостановлен				х			х

¹ Поставьте символ «V» в соответствующей ячейке напротив диапазона значений критериев, в который попадает результат.

² При частичном или полном освоении ресурсов, выделенных в качестве форм участия в проекте территориальных органов федеральных органов власти в Республике Карелия, органов исполнительной власти Республики Карелия, органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Карелия, а также из средств фондов и иных организаций, в качестве учредителей которых выступают указанные структуры.

Утвержден постановлением Правительства Республики Карелия

от 15 февраля 2017 года № 64-П

Регламент

администрирования проектов в органах исполнительной
власти Республики Карелия

Общие положения

1.            Регламент администрирования проектов в органах исполнительной власти Республики Карелия (далее – Регламент) разработан в целях обеспечения контроля за реализацией проектов на всех этапах управления проектами в органах исполнительной власти Республики Карелия.

2.            Под администрированием проектов в целях настоящего Регламента понимается совокупность механизмов контроля и мониторинга проектов на всех этапах управления проектами.

3.            Администрирование проектов в органах исполнительной власти Республики Карелия на уровне отдельного проекта осуществляется руководителем рабочей группы проекта, на региональном уровне – Государственным контрольным комитетом Республики Карелия.

4.            Общее администрирование и межведомственная координация проектов осуществляется ответственным за проектное управление.

5.            Администрирование проектов осуществляется в соответствии с Положением об организации проектного управления в органах исполнительной власти Республики Карелия (далее – Положение), настоящим Регламентом.

6.            Администрирование проектов осуществляется с момента регистрации инициативной заявки по вопросу открытия проекта (далее – инициативная заявка) и до передачи документации по проекту в архив.

Администрирование разработки проектов

7.            Государственным контрольным комитетом Республики Карелия в ходе разработки проекта осуществляется контроль за соблюдением следующих сроков рассмотрения инициативной заявки и подготовки документации по проекту:

а) рассмотрение инициативной заявки осуществляется:

на заседании экспертной комиссии – в срок, не превышающий одного месяца с момента регистрации инициативной заявки;

на заседании проектного комитета – в срок, не превышающий двух месяцев с момента регистрации инициативной заявки;

б) разработка и согласование плана управления проектом осуществляется в срок, не превышающий трех месяцев с момента регистрации инициативной заявки;

в) рассмотрение плана управления проектом проектным офисом осуществляется в срок, не превышающий пяти рабочих дней с момента представления плана управления проектом в проектный офис.

8.            Государственный контрольный комитет Республики Карелия ежемесячно представляет ответственному за проектное управление сведения о проектах, по которым отсутствует утвержденная документация.

9.            В случае превышения сроков разработки документации по проекту на этапе планирования проекта ответственный за проектное управление направляет кураторам и руководителям рабочих групп проектов письма об устранении нарушений сроков разработки соответствующей документации.

10.       Ответственный за проектное управление на ежемесячных рабочих совещаниях информирует кураторов проектов о нарушениях сроков разработки проектов.

Администрирование хода реализации проектов

11.       Администрирование хода реализации проектов осуществляется Государственным контрольным комитетом Республики Карелия и включает контроль за соблюдением сроков выполнения работ по проектам, предупреждение и устранение рисков в ходе их реализации.

12.       При администрировании на этапе реализации проектов Государственный контрольный комитет Республики Карелия взаимодействует с органами исполнительной власти Республики Карелия, участвующими в реализации проектов, в части:

выявления причин отклонений от плана управления проектом;

контроля за выявлением и качественной оценки рисков;

выполнения мероприятий по предупреждению рисков и контроля за результатами выполнения указанных мероприятий;

устранения последствий в случае наступления рисков и дальнейшего планирования после их устранения.

13.       Контроль за соблюдением сроков выполнения работ по проектам осуществляется по результатам выполнения контрольных событий проекта (либо по переносу данного события), информация о выполнении которых передается руководителем рабочей группы проекта в Государственный контрольный комитет Республики Карелия не позднее чем за одни сутки до наступления срока, указанного в плане управления проектом.

14.       Государственный контрольный комитет Республики Карелия ежемесячно представляет ответственному за проектное управление сведения о проектах, по которым работы не выполнены в установленные сроки.

15.       Ответственный за проектное управление на ежемесячных рабочих совещаниях информирует кураторов о проектах, реализующихся с отклонениями.

16.       Руководители рабочих групп проектов ежемесячно, в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным, представляют в Государственный контрольный комитет Республики Карелия информацию о принятых мерах по устранению отклонений от плана управления проектом в ходе разработки и реализации проекта согласно приложению к Регламенту.

Администрирование завершения проектов

17.       Контроль за соблюдением сроков подготовки отчета о реализации проекта осуществляется Государственным контрольным комитетом Республики Карелия. Государственный контрольный комитет Республики Карелия осуществляет процедуру проверки итоговой отчетной документации в срок до 30 рабочих дней с даты ее получения. Результаты проверки с рекомендациями передаются ответственному за проектное управление.

18.       Отчет представляется в Государственный контрольный комитет Республики Карелия не позднее чем через 15 рабочих дней после выполнения последнего контрольного события согласно плану управления проектом.

19.       Согласование отчета о реализации проекта осуществляется ответственным за проектное управление.

20.       Государственный контрольный комитет Республики Карелия ежемесячно представляет ответственному за проектное управление сведения об отклонениях в ходе разработки отчетной документации.

Приложение

к Регламенту администрирования

проектов в органах исполнительной

власти Республики Карелия

Информация

о принятых мерах по устранению отклонений от плана управления проектом в ходе разработки и реализации проекта

№ проекта в реестре	Наимено-вание проекта	Отклонение	Дата рассмотрения отклонения при руководителе органа власти	Принятые и планируемые меры *
		- название контрольной даты/отсутствие более 2 месяцев утвержденной проектной документации; - подробное указание сложившейся ситуации, причин отклонения и ответственных за его наступление	- указывается фактическая дата еженедельного совещания при руководителе органа власти, на котором рассматривалось отклонение в ходе реализации проектов	- меры по недопущению отклонения с указанием сроков выполнения; - меры по устранению отклонения с указанием сроков выполнения; - последствия принятия мер; - дополнительные риски, появившиеся после наступления отклонения; - дальнейшие планируемые к выполнению меры по стабилизации ситуации

_________________

*По запросу Государственного контрольного комитета Республики Карелия необходимо в рабочем порядке представлять копии документов, подтверждающих принятие мер.

Утвержден

постановлением Правительства

Республики Карелия

от 15 февраля 2017 года № 64-П

Порядок

организации и проведения проверок реализации проектов в органах исполнительной власти Республики Карелия

Общие положения

1.       Настоящим Порядком установлены требования и последовательность действий при проведении проверок достижения планируемых результатов проектов, реализуемых в Республике Карелия (далее – проверки проектов).

2.       Проверка проектов – систематический, независимый и документированный процесс, позволяющий определить на основе представления объективных свидетельств соответствие/несоответствие степени выполнения требований к ходу реализации проекта и его параметров требованиям и параметрам, установленным документацией.

3.       Ответственность за планирование, организацию и проведение проверок проектов в органах исполнительной власти Республики Карелия возлагается на Государственный контрольный комитет Республики Карелия.

4.       Проектным офисом осуществляется методическая помощь и координация процесса проверки.

Принципы проведения проверки проекта

5.       Проверка проекта осуществляется на этапе его реализации.

6.       Проверка осуществляется на основе следующих принципов:

актуальность,

достижимость,

реалистичность,

эффективность.

7.       Проверкой охватываются промежуточные и конечные результаты работ по проекту.

8.       Объектами проверки являются результат, требования к результату и контрольные события с соответствующими качественными и количественными характеристиками, утвержденные в документации проекта и отчетных документах.

9.       Проверки проектов проводятся как планово, так и внепланово.

9.1.               Плановая проверка проекта проводится в соответствии с контрольными сроками достижения результатов, указанных в документации проекта, с целью:

выявления соответствия объекта проверки при реализации проекта указанным в документации параметрам;

выявления и последующего устранения (предупреждающие (корректирующие) действия) потенциальных (произошедших) отклонений и рисков в проекте;

проверки реализации решений по итогам предыдущих проверок (в случае если имело место отклонение, в отношении которого необходимо было применить соответствующие корректирующие меры).

10.  Внеплановая проверка проекта проводится в случае наличия жалоб граждан в отношении, работ проводимых в рамках проекта, а также в иных случаях по инициативе члена группы управления проектом, экспертной комиссии по рассмотрению проектов или по инициативе проектного офиса.

Планирование проверок проектов

11.  Государственный контрольный комитет Республики Карелия ежемесячно, до 10-го числа каждого месяца, предшествующего плановой проверке, формирует план-график проведения проверок проектов на территории Республики Карелия (далее – план-график) с указанием территорий реализации проектов по форме согласно приложению № 1 к настоящему Порядку, который утверждается ответственным за проектное управление в срок до 22-го числа месяца, предшествующего плановой проверке.

12.  При формировании плана-графика в него включаются проекты в следующей очередности:

завершенные проекты, результаты которых не были проверены ранее;

реализуемые проекты с пройденными контрольными событиями;

реализуемые проекты с текущими контрольными событиями, наступившими в течение месяца, на который составляется план-график.

        Выполнение контрольных событий подтверждается документами, указанными в пункте 13 Положения об организации проектного управления в органах исполнительной власти Республики Карелия.

13.  Оригинал сводного плана-графика хранится в Государственном контрольном комитете Республики Карелия, который осуществляет рассылку его копий координирующим органам проектов, охваченных проверкой, в срок до 28-го числа каждого месяца, предшествующего плановой проверке.

Подготовка к выездной проверке

14.  В качестве информации для осуществления проверки используются сведения, указанные в документах, перечисленных в пункте 13 Положения об организации проектного управления в органах исполнительной власти Республики Карелия, сведения, представленные кураторами и руководителями рабочих групп проектов, а также сведения от исполнителей проекта.

15.  Для проведения проверки Государственный контрольный комитет Республики Карелия собирает необходимую документацию либо иную информацию, достоверно и в полной мере характеризующую объект проверки.

16.  При отсутствии достаточной для полноценной проверки проекта информации дополнительные сведения запрашиваются у соответствующих органов исполнительной власти Республики Карелия.

17.  При необходимости информация запрашивается у исполнителей проекта.

18.  Проектным офисом подготавливается контрольный лист проверки в свободной форме, в котором перечисляются все результаты проекта, подлежащие проверке, а также качественные и количественные показатели, указанные в документах и характеризующие объект проверки.

19.  Для оценки количественных и качественных характеристик объекта на основании собранной информации необходимо подготовить доступные измерительные инструменты.

20.  При необходимости Государственный контрольный комитет Республики Карелия может привлекать к проверке проекта экспертов, в том числе из числа членов экспертной комиссии по рассмотрению проектов.

Проведение (осуществление) проверки проекта

21.  В соответствии с утвержденным сводным ежемесячным планом-графиком Государственный контрольный комитет Республики Карелия проводит проверку проекта в установленные в плане-графике сроки.

        Проведение проверки осуществляется в срок до 20 рабочих дней с даты начала проверки, утвержденной в плане-графике. Проведение проверки осуществляется посредством:

осмотра объекта проверки;

опроса должностных лиц;

наблюдения за деятельностью, производственной средой;

анализа документации;

экспертной оценки.

22.  Проверка осуществляется в отношении каждого объекта, зафиксированного в плане-графике в графе «объект проверки», в соответствии с контрольным листом, подготовленным согласно пункту 18 настоящего Порядка:

а) на первом этапе при проведении визуального осмотра объекта проверки производится его фотографирование с условием однозначной интерпретации состояния объекта по фотографии;

б) на втором этапе проверка осуществляется в отношении каждого количественного показателя (площадь, объем, количество штук и т.п.), заявленного в документах, либо иной информации, характеризующей объект проверки;

в) на третьем этапе осуществляется проверка на соответствие качественных показателей (цвет, вид, размер, состав и т.п.), заявленных в документах, либо иной информации, характеризующей объект проверки;

г) далее проверка проводится в отношении объема затрат на работы/услуги и приобретенные товары и иные ценности в рамках проекта, фактическую стоимость которых необходимо сравнить с плановыми и отчетными значениями.

Осуществляется анализ затрат на работы по проектам с участием федерального, республиканского, местного бюджетов, а также финансируемым из средств фондов и иных некоммерческих организаций, учредителем которых является Правительство Республики Карелия.

23. При проверке завершенного проекта осуществляется проверка достижения результата проекта и всех требований к результату проекта, которые были получены и отражены в итоговом отчете, а также в документации на выполнение отдельных работ по проекту. Каждое требование к результату проекта, поддающееся визуальному осмотру, фотографируется в обязательном порядке.

24. Объем действий по проверке, указанных в пунктах 21 – 23 настоящего Порядка, не ограничен и может изменяться в зависимости от информации, собранной в процессе проверки.

25. При невозможности интерпретации характеристик объекта проверки Государственным контрольным комитетом Республики Карелия в ходе проведения проверки собирается дополнительная информация, в том числе от исполнителей работ по проекту, привлекаются эксперты.

Привлечение экспертов осуществляется по решению Государственного контрольного комитета Республики Карелия.

Порядок оформления результатов проверки

26. По результатам проверки объекту проверки присваивается статус «соответствие» или «несоответствие».

27. Статус «несоответствие» присваивается в случаях:

в реализованных проектах – результат проекта не достигнут, либо не все требования к результату проекта выполнены;

в реализуемых проектах с истекшими контрольными сроками осуществления мероприятий и работ – контрольное событие не выполнено или выполнено с количественными и качественными параметрами, отличными от заявленных в документах;

в реализуемых проектах с текущими контрольными событиями – контрольное событие, отмеченное как пройденное (выполненное), не выполнено.

28. При соответствии фактических проверяемых показателей документальным объекту присваивается статус «соответствие».

29. Статус «соответствие/несоответствие» объекта проверки по факту проверки проекта фиксируется соответствующей отметкой в графе протокола по результатам проведения проверки проекта (далее – протокол) по форме согласно приложению № 2 к настоящему Порядку.

30. По итогам проведения проверки проекта Государственный контрольный комитет Республики Карелия подписывает протокол с учетом выявленных потенциальных несоответствий, если таковые установлены, и прикладывает к нему фотографии, документы и иные материалы, полученные в ходе проведения проверки.

31. Протоколы по результатам проведения проверок проектов хранятся в Государственном контрольном комитете Республики Карелия.

32. В случае выявления несоответствий Государственный контрольный комитет Республики Карелия в течение двух рабочих дней со дня получения протокола по результатам проверки подготавливает проект письма об устранении несоответствий в проекте.

33. Проверка считается завершенной, если все процедуры, предусмотренные планом-графиком, выполнены, все несоответствия в проектах устранены, результаты проверок доведены до сведения всех заинтересованных сторон.

34. Государственный контрольный комитет Республики Карелия ежемесячно готовит отчет о проведенных проверках проектов и действиях, предпринятых в случае выявления несоответствий, по форме согласно приложению № 3 к настоящему Порядку в срок до 10-го числа месяца, следующего за отчетным.

Результаты проверок проектов, в ходе которых выявлены несоответствия, передаются Государственным контрольным комитетом Республики Карелия ответственному за проектное управление для принятия соответствующих решений.

Проведение (осуществление) проверки отчетной документации в подсистеме управления внутренними процессами региональной информационно-аналитической системы (ПУВП РИАС)

35. Государственный контрольный комитет Республики Карелия проверяет отчетную документацию реализуемых и реализованных проектов, подтверждающую выполнение контрольных событий (далее – отчетная документация).

36. В случае наличия замечаний к отчетной документации Государственный контрольный комитет Республики Карелия составляет сводную информацию о проектах с некорректным подтверждением контрольных событий по форме согласно приложению № 4 к настоящему Порядку.

37. Основанием для замечания к отчетной документации является несоответствие представленной документации плану управления проектом.

38. Государственный контрольный комитет Республики Карелия осуществляет контроль за последующей подготовкой надлежащей отчетной документации, подтверждающей выполнение контрольных событий.

Приложение № 1

к Порядку организации и проведения

проверок реализации проектов в органах

исполнительной власти Республики Карелия

План-график проведения проверок реализации проектов на территории Республики Карелия

в течение _____________ 20 _____ года

№ п/п

Наименование проекта

№ проекта в реестре

Территория реализации проекта

Ф. И. О. лиц, участвую-щих в проведе-нии проверки

Куратор

Объект проверки

Дата проведения проверки

­­­­­­­­­­­­­______________                           _____________________

         (подпись)                                               (расшифровка подписи)

Приложение № 2

к Порядку организации и проведения

проверок реализации проектов в органах

исполнительной власти Республики Карелия

Протокол по результатам проведения проверки реализации проекта

Дата проведения проверки «____ »      ________________ 20 ____ года

Ф. И. О., должность лица, осуществлявшего проверку

№ п/п	Наименование проекта	№ проекта в реестре	Территория реализации проекта	Объект проверки*	Статус «соответствие/ несоответствие» по факту проверки**	Примечание***