постановление Губернатора Курской области от 29.06.2016 № 160-пг

Уничтожение дел, документов с грифом "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится в структурных подразделениях по акту. В учетных формах делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

8.12. Проверка наличия документов и дел с грифом "Для служебного пользования" проводится по решению руководителя структурного подразделения, но не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя структурного подразделения. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих документов.

Результаты проверки оформляются актом.

На утраченные дела, документы и издания с грифом "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

8.13. За утрату документов с грифами "Для служебного пользования", "Персональные данные", разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник Администрации Курской области, органа исполнительной власти Курской области может быть привлечен к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

8.14. Снятие грифа "Для служебного пользования" производится по представлению исполнителя документа руководителем органа исполнительной власти Курской области, структурного подразделения Администрации Курской области или должностным лицом, подписавшим или утвердившим документ.

При снятии грифа "Для служебного пользования" на документах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для снятия грифа, а также ставятся подпись и дата.

О снятии грифа исполнителем информируются все адресаты, которым эти документы направлялись.

Снятие грифа "Для служебного пользования" с входящих документов и материальных носителей не допускается.

8.15. Настоящий порядок работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, распространяется на работу с иными машинными носителями служебной информации ограниченного распространения (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации - гибкие магнитные диски, жесткие магнитные диски и др.).

8.16. В случае реорганизации или ликвидации структурных подразделений решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает должностное лицо, которому подчинено данное структурное подразделение.

IX. Организация контроля за исполнением

поручений и указаний Президента Российской Федерации,

Правительства Российской Федерации, правовых актов

Губернатора Курской области, Администрации Курской области,

поручений Губернатора Курской области и иных документов

9.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Общий контроль исполнения документов осуществляют Губернатор Курской области, первый заместитель Губернатора Курской области, заместители Губернатора Курской области, Управляющий делами Администрации Курской области, руководители структурных подразделений Администрации области, руководители органов исполнительной власти Курской области.

9.2. Постановка на контроль осуществляется на основе указаний, содержащихся в резолюциях должностных лиц Администрации Курской области. При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

Постановка на контроль заданий, указаний, изложенных в правовых актах Губернатора Курской области, Администрации Курской области, осуществляется по распоряжению Управляющего делами Администрации Курской области.

В Администрации Курской области контроль за исполнением документов и поручений ведется с использованием СЭД "Дело".

9.3. Контроль за исполнением постановлений, распоряжений, поручений Губернатора Курской области и иных документов включает:

а) контроль по существу решения вопросов, поставленных в актах и поручениях Губернатора Курской области, иных документах;

б) контроль за сроками исполнения.

9.4. Контроль по существу решения вопросов, поставленных в актах, поручениях Губернатора Курской области, иных документах, осуществляют Губернатор Курской области, первый заместитель Губернатора Курской области, заместители Губернатора Курской области, Управляющий делами Администрации Курской области лично.

9.5. Контроль за сроками исполнения осуществляют:

а) указов, распоряжений, поручений Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, других правительственных документов, простой служебной корреспонденции - канцелярия управления делами; секретариаты первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, непосредственно исполнители;

б) заданий, указаний, изложенных в постановлениях и распоряжениях Губернатора Курской области, Администрации Курской области, поручений Губернатора Курской области - отдел контроля, секретариаты первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, непосредственно исполнители;

в) документов, поступающих по каналам специальной документальной связи, - отдел специальной документальной связи Администрации Курской области, секретариаты первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, непосредственно исполнители;

г) секретных документов - отдел режима секретности и секретного делопроизводства Администрации Курской области, секретариаты первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Курской области, непосредственно исполнители;

д) письменных обращений граждан - управление по работе с обращениями граждан управления делами Администрации Курской области, секретариаты первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, непосредственно исполнители.

9.6. Контроль за исполнением поручений и указаний Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации в Администрации Курской области осуществляется в соответствии с разделом 13 Регламента Администрации Курской области.

Контроль за исполнением поручений, содержащихся в правовых актах, протоколах заседаний, совещаний в Администрации Курской области, а также поручений Губернатора Курской области осуществляется в соответствии с разделом 14 Регламента Администрации Курской области.

9.7. В структурных подразделениях Администрации Курской области, органах исполнительной власти Курской области контроль за исполнением актов, поручений Губернатора Курской области, иных документов осуществляют уполномоченные лица в соответствии с должностными обязанностями, которые ведут контрольную картотеку, состоящую из учетно-контрольных карточек, направляемых отделом контроля за исполнением постановлений и распоряжений Губернатора Курской области управления делами Администрации Курской области (далее - отдел контроля), и следят за сроком и ходом исполнения поступивших актов, поручений Губернатора Курской области, иных документов.

9.8. Отдел контроля осуществляет: формирование картотеки контролируемых актов, поручений Губернатора Курской области, иных документов по срокам и по исполнителям, направление карточки контролируемого акта, поручения Губернатора Курской области, иного документа в структурное подразделение исполнителя, выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя, напоминание подразделению-исполнителю о сроках исполнения.

В случае просрочки в исполнении актов, поручений Губернатора Курской области, иных документов отдел контроля направляет в адрес исполнителя письменные напоминания.

9.9. В случае длительной командировки, ухода в отпуск, болезни, увольнения исполнителя закрепленные за ним акты, поручения Губернатора Курской области, иные документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому исполнителю с обязательным указанием в учетно-контрольной карточке. Об этом должностное лицо, ответственное за контроль исполнения актов, поручений Губернатора Курской области, иных документов, сообщает в отдел контроля.

9.10. Сроки исполнения документов определяются должностными лицами Администрации Курской области и исчисляются в календарных днях.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

содержащие конкретную дату исполнения - в назначенный срок;

имеющие пометку "незамедлительно" - в суточный срок; "срочно" - в 3-дневный срок и имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок с даты подписания поручения (резолюции);

без указания конкретной даты исполнения - в срок не более месяца с даты регистрации документа в канцелярии управления делами;

запросы депутатов Государственной Думы, членов Совета Федерации, депутатов Курской областной Думы подлежат исполнению в 30-дневный срок со дня получения;

протесты, требования прокуратуры Курской области - в 10-дневный срок со дня получения;

представления прокуратуры Курской области - в срок не более месяца со дня получения;

запросы редакций средств массовой информации - в 7-дневный срок со дня получения.

По актам и поручениям Губернатора Курской области, иным документам, рассчитанным на длительный период действия (год и более), устанавливаются промежуточные сроки представления докладов о ходе его исполнения.

Если установленный срок исполнения документа приходится на выходные или праздничные дни, сроком их исполнения считается последний рабочий день перед выходными и праздничными днями.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока исполнения представляет на имя руководителя, установившего этот срок, обоснованные предложения по продлению срока исполнения с указанием нового срока.

Решение руководителя об изменении срока исполнения документа фиксируется на первом листе письма о продлении и содержит слова "Срок контроля продлить до_____" с указанием нового срока, подписывается руководителем с проставлением даты.

В случае временного отсутствия руководителя вопросы, поступившие к нему на рассмотрение, согласование (подписание документов, продление срока исполнения, снятие с контроля и т.п.), рассматриваются другим руководителем в соответствии с распределением обязанностей.

Документы, по которым срок исполнения своевременно не был продлен, считаются не исполненными в срок.

9.11. Документ об исполнении или о продлении срока исполнения поручения готовится ответственным исполнителем в форме докладной записки на имя Губернатора Курской области за подписью первого заместителя Губернатора Курской области, заместителя Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, руководителя структурного подразделения и направляется в отдел контроля за 2 дня до окончания контрольного срока для проведения проверки и анализа его исполнения в соответствии с поручениями Губернатора Курской области, указаниями и заданиями, изложенными в правовых актах. Рекомендуемый объем докладной записки, направляемой в адрес Губернатора Курской области, - не более 3 листов. Информацию о ходе исполнения поручений необходимо завершать выводом о состоянии исполнения поручения.

Например:

Поручение исполнено и может быть снято с контроля.

Поручение остается на контроле, прошу продлить срок исполнения поручения до 25 марта 2016 года.

К докладной записке об исполнении документа прилагаются:

- подлинник документа, по которому были даны поручения;

- подлинник резолюции Губернатора Курской области, во исполнение которой подготовлена информация;

- другие имеющиеся материалы по исполнению документа (о продлении срока исполнения и т.п.).

Если сроки доклада исполнения контрольных поручений носят периодичный характер (еженедельно, ежедекадно, ежемесячно), к докладным запискам о ходе исполнения поручений вышеуказанные материалы могут не прилагаться.

После визирования отдел контроля направляет данные материалы в канцелярию для регистрации и передачи их Губернатору Курской области для принятия решения.

Информация, не содержащая конкретных сведений (предложений) о реализации поставленных в поручении Губернатора Курской области, ином документе задач, необходимого информационно-справочного материала, возвращается исполнителю для доработки.

После доработки информация повторно представляется в отдел контроля. Информация, представленная с нарушением срока, должна содержать объяснение о причинах задержки.

В случае если исполнение поручения завершилось изданием правового акта или подписанием Губернатором Курской области письма, информация в отдел контроля не представляется, и поручение снимается с контроля на основании подписанных Губернатором Курской области документов.

9.12. Основанием для снятия правового акта, поручения Губернатора Курской области, иного документа или его отдельных пунктов с контроля может служить:

выполнение;

истечение срока действия;

признание акта Губернатора Курской области утратившим силу;

включение заданий в другие акты и поручения Губернатора Курской области;

невозможность выполнения в связи с изменившимися обстоятельствами.

Правовой акт, поручение Губернатора Курской области, иной документ считается снятым с контроля со дня наложения резолюции об этом Губернатором Курской области или, по его поручению, Управляющим делами Администрации Курской области.

Материалы о снятии с контроля правового акта, поручения Губернатора Курской области, иного документа после вынесения решения об этом поступают в отдел контроля для отметки, затем направляются в структурное подразделение, на исполнении у которого находился документ.

После окончания работы над документом лицо, ответственное за делопроизводство, заполняет электронную регистрационную карточку документа исполнения поручения в СЭД "Дело".

9.13. В случае если поручение не исполнено в установленный срок, Управляющий делами Администрации Курской области докладывает Губернатору Курской области о фактах нарушения сроков исполнения поручений и вносит предложения о привлечении виновных должностных лиц к ответственности.

9.14. Отдел контроля совместно с канцелярией управления делами Администрации Курской области не реже одного раза в квартал проводит проверки состояния исполнительской дисциплины за выполнением актов, поручений Губернатора Курской области, иных документов в секретариатах заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, структурных подразделениях Администрации Курской области, органах исполнительной власти Курской области.

По итогам проведенной проверки составляется акт, один экземпляр которого передается руководителю органа исполнительной власти Курской области, руководителю структурного подразделения Администрации Курской области, в которых проведена проверка, второй - Управляющему делами Администрации Курской области для доклада Губернатору Курской области.

X. Печатные и копировально-множительные работы

10.1. Печатные работы.

Печатание документов осуществляется в секретариатах Губернатора Курской области, первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, в структурных подразделениях Администрации Курской области с использованием компьютерной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции.

10.2. Копировально-множительные работы.

10.2.1. Копировально-множительные работы осуществляются отделом полиграфии и технического обслуживания управления делами Администрации Курской области, секретариатами Губернатора Курской области, первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, структурными подразделениями Администрации Курской области.

10.2.2. Отдел полиграфии и технического обслуживания управления делами Администрации Курской области осуществляет копировально-множительные работы на основании заказа (приложение N 12 к настоящей Инструкции), подписанного руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения Администрации Курской области:

законов Курской области, постановлений, распоряжений Губернатора Курской области, постановлений, распоряжений Администрации Курской области;

правительственной почты;

больших по объему документов для организационно-технического обеспечения мероприятий, проводимых Губернатором Курской области, первым заместителем Губернатора Курской области, заместителями Губернатора Курской области, Управляющим делами Администрации Курской области.

Копирование полноцветных документов и документов формата A2 - A0 осуществляется на основании заказа (приложения N 13 и N 14 к настоящей Инструкции), подписанного Управляющим делами Администрации Курской области, первым заместителем Управляющего делами Администрации Курской области, заместителем Управляющего делами Администрации Курской области - руководителем секретариата Губернатора Курской области.

Копирование бланков документов, используемых в Администрации Курской области, осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией. Копировально-множительные работы подлежат учету на основании заказов.

10.2.3. На копирование сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов в несброшюрованном, расшитом виде, четко напечатанные. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться заказчику вместе с первым экземпляром (подлинником) документа.

10.2.4. Секретариаты Губернатора Курской области, первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, структурные подразделения Администрации Курской области, имеющие множительную технику, осуществляют копировально-множительные работы небольших по объему документов самостоятельно с обязательной записью в журнале выполненных работ (приложение N 15 к настоящей Инструкции).

10.2.5. Использование копировально-множительной техники в структурных подразделениях Администрации Курской области осуществляется в соответствии с Инструкцией по использованию копировально-множительной техники, утвержденной распоряжением Администрации Курской области от 09.07.2014 N 515-ра.

XI. Организационное, документационное и информационное

обеспечение мероприятий, проводимых в Администрации

Курской области

11.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение подготовки и проведения заседаний, совещаний, встреч и других мероприятий (далее именуются - мероприятия), проводимых с участием Губернатора Курской области, первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области осуществляют органы исполнительной власти Курской области, структурные подразделения Администрации Курской области в соответствии с планами подготовки к этим мероприятиям.

Мероприятия проводятся в соответствии с планами работы Администрации Курской области или по решению Губернатора Курской области.

11.2. Организационное, документационное и информационное обеспечение подготовки и проведения мероприятий осуществляется в соответствии с разделом 8 Регламента Администрации Курской области, Порядком проведения в выделенном помещении ВП-313 мероприятий, не содержащих государственную тайну, утвержденным распоряжением Администрации Курской области от 10.07.2015 N 510-ра, Порядком проведения мероприятий в малом зале N 101 Дома Советов, утвержденным распоряжением Губернатора Курской области от 27.08.2010 N 580-рг.

Проведение мероприятий с использованием конфиденциальной информации осуществляется в соответствии с инструкцией о порядке проведения заседаний, совещаний и других мероприятий в Администрации Курской области с использованием конфиденциальной информации, утвержденной Губернатором Курской области от 07.07.2015 N 476-рг.

Заявки на проведение мероприятий в помещениях N 101, N 211, N 313 Дома Советов подаются руководителями органов исполнительной власти Курской области, структурных подразделений Администрации Курской области, соответствующих секретариатов, ответственными за проведение мероприятия, на имя Управляющего делами Администрации Курской области за три дня до проведения мероприятия (приложение N 16 к настоящей Инструкции).

Проведение совещаний в Администрации Курской области в режиме видеоконференцсвязи (за исключением совещаний, проводимых в специально оборудованном защищенном помещении) проводится в соответствии с Регламентом использования системы видеоконференцсвязи Администрации Курской области по заявке органа исполнительной власти Курской области, структурного подразделения Администрации Курской области, выступающего организатором проведения данного мероприятия (приложение N 17 к настоящей Инструкции).

11.3. Подготовка необходимых для проведения материалов возлагается на органы исполнительной власти Курской области, структурные подразделения Администрации Курской области, к ведению которых относятся рассматриваемые на совещании вопросы.

11.4. Управление делами Администрации Курской области обеспечивает взаимодействие с органами исполнительной власти Курской области, структурными подразделениями Администрации Курской области и координацию их работы в части организационного обеспечения подготовки и проведения мероприятий.

Комитет информатизации, государственных и муниципальных услуг Курской области и комитет хозяйственного обеспечения Администрации Курской области осуществляют техническое обеспечение проведения совещаний.

11.5. Комитет информации и печати Курской области обеспечивает организацию работы с представителями средств массовой информации.

XII. Учет и анализ объемов документооборота

12.1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами в Администрации Курской области и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Администрацию Курской области и создаваемых ею документов, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

12.2. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются канцелярией управления делами и представляются Управляющему делами Администрации Курской области в установленном порядке в виде справок и отчетов статистического и аналитического характера.

Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в Администрацию Курской области и созданных им за определенный период времени (месяц, год).

Учет количества документов проводится по регистрационным данным и по ежемесячным отчетам, представляемым в канцелярию управления делами (приложение N 11 к настоящей Инструкции).

12.3. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

12.4. Учет копируемых и тиражируемых документов отдельно ведется по учетным данным отдела полиграфии и технического обслуживания управления делами Администрации Курской области для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально-множительного бюро и определения численности персонала.

12.5. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

XIII. Порядок изготовления, использования,

учета, хранения и уничтожения печатей и штампов

13.1. Порядок изготовления печатей и штампов.

13.1.1. Порядок изготовления гербовых печатей регламентируется ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

Размещение заказов на изготовление гербовых печатей осуществляется только на предприятиях, имеющих сертификат соответствия.

Гербовые печати изготавливаются в строго ограниченном количестве. Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве принимает Губернатор Курской области.

13.1.2. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи должностных лиц Администрации Курской области определяется Губернатором Курской области.

13.1.3. Размещение заказов на изготовление печатей и штампов осуществляет комитет хозяйственного обеспечения Администрации Курской области на основании заявки структурного подразделения Администрации Курской области (с эскизами печатей и штампов) по согласованию с Управляющим делами Администрации Курской области (приложение N 18 к настоящей Инструкции).

13.2. Использование печатей и штампов.

13.2.1. Оттиск печати Администрации Курской области с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (гербовая печать) проставляется на документах, отражающих информацию о фактах, имеющих особое юридическое значение (договоры, соглашения, контракты); права организации или отдельных лиц, финансовых документах.

Гербовая печать проставляется также и в иных установленных случаях.

13.2.2. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера оттиск печати проставляют на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения оттиска печати обозначается символом "м.п." без наименования должности и подписи. Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.

13.2.3. Копии актов Губернатора Курской области, Администрации Курской области заверяются печатью "Отдел делопроизводства Управления делами Администрации Курской области".

13.2.4. Телеграммы, копии документов из архива Администрации Курской области заверяются круглой (не гербовой) печатью, с оттиском "Канцелярия управления делами Администрации Курской области".

13.2.5. При отправке документов на пакетах проставляется специальная печать "Для пакетов".

13.2.6. Оттиски штампов проставляются на документах для регистрации корреспонденции и для отметок справочного характера.

13.2.7. Штамп с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Курской области разрешается использовать при подготовке поздравительных, благодарственных писем, почетных грамот, приглашений на мероприятия по согласованию с Губернатором Курской области.

13.3. Учет, порядок хранения и передачи печатей и штампов.

13.3.1. Все печати и штампы, используемые в Администрации Курской области, подлежат обязательному учету в комитете хозяйственного обеспечения Администрации Курской области. Регистрация печатей и штампов осуществляется в специальном журнале (приложение N 19 к настоящей Инструкции).

13.3.2. Журнал учета печатей и штампов прошнуровывается, скрепляется печатью и подписью руководителя, каждый лист журнала нумеруется. Журнал включается в номенклатуру дел Администрации Курской области.

13.3.3. Выдача печатей и штампов работникам Администрации Курской области производится под роспись в журнале учета печатей и штампов.

13.3.4. Гербовые и простые печати должны храниться в сейфах или металлических шкафах, простые печати могут храниться в закрытых ящиках стола. Ответственность за хранение и использование печатей и штампов несут лица, получившие их в установленном порядке.

13.3.5. Запрещается передача гербовой печати посторонним лицам и вынос ее за пределы здания Администрации Курской области.

Не допускается передача печатей и штампов другим гражданским служащим без соответствующих записей в журнале учета печатей и штампов.

13.3.6. Проверка наличия печатей и штампов, а также порядок их хранения и использования производится не реже одного раза в год.

При выявлении нарушений положений, установленных настоящим порядком, лица, ответственные за работу с печатями и штампами, несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.

13.3.7. При увольнении работник, получивший печати и штампы, обязан сдать их в комитет хозяйственного обеспечения Администрации Курской области.

13.3.8. В случае утраты или хищения печатей и штампов лица, ответственные за хранение и использование печатей и штампов, немедленно ставят об этом в известность Управляющего делами Администрации Курской области и комитет хозяйственного обеспечения Администрации Курской области.

Изготовление дубликатов печатей и штампов производится после проведения служебной проверки.

13.4. Уничтожение печатей и штампов.

13.4.1. Пришедшие в негодность, изношенные, не используемые и устаревшие печати и штампы передаются в комитет хозяйственного обеспечения Администрации Курской области для централизованного уничтожения по акту с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.

13.4.2. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и дальнейшего использования.

Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который хранится вместе с журналом учета печатей и штампов. Данный акт является основанием для внесения отметки об уничтожении печати и штампа в журнал учета печатей и штампов.

XIV. Документальный фонд

Администрации Курской области

14.1. Разработка и ведение номенклатуры дел.

14.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации Курской области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Администрации Курской области. Документальный фонд Администрации Курской области - совокупность документов, образующихся в процессе ее деятельности.

Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организацию передачи дел в архив Администрации Курской области возложена на канцелярию управления делами.

14.1.2. Номенклатура дел составляется на основе изучения положения об Администрации Курской области, штатного расписания Администрации Курской области, регламента Администрации Курской области, положений о структурных подразделениях Администрации Курской области и других документов, регламентирующих деятельность Администрации Курской области и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности Администрации Курской области.

В Администрации Курской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений Администрации Курской области и сводная номенклатура дел Администрации Курской области.

14.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения Администрации Курской области составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, согласовывается с канцелярией управления делами, подписывается руководителем подразделения и представляется в канцелярию управления делами (приложение N 20 к настоящей Инструкции).

Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в канцелярию управления делами.

14.1.4. Сводная номенклатура дел Администрации Курской области составляется канцелярией управления делами на основании номенклатур дел структурных подразделений Администрации Курской области (приложение N 21 к настоящей Инструкции).

Один раз в 5 лет номенклатура дел Администрации Курской области согласовывается с ЭПК архивного управления Курской области.

Номенклатура дел Администрации Курской области, подписанная начальником канцелярии управления делами, утверждается Управляющим делами Администрации Курской области после ее согласования с Центральной экспертной комиссией Администрации Курской области не позднее 1 ноября текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

В случае изменения структуры Администрации Курской области номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с ЭПК архивного управления Курской области.

14.1.5. Номенклатура дел готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело канцелярии управления делами, 2-й используется в канцелярии управления делами как рабочий экземпляр, 3-й применяется в архиве Администрации Курской области, 4-й - в ОКУ "Госархив Курской области". Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в канцелярии управления делами в электронном виде.

14.1.6. Названиями разделов номенклатуры дел Администрации Курской области являются названия структурных подразделений Администрации Курской области. В сводной номенклатуре разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации Курской области.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации Курской области.

14.1.7. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации Курской области цифрового обозначения (кода) структурного подразделения Администрации Курской области и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений Администрации Курской области.

Переходящие (незаконченные дела) переносятся в номенклатуру дел следующего года с сохранением первоначального индекса. К переходящим делам относятся дела, формируемые по предметно-вопросному признаку, если решение вопроса длится более года. Например, дела, включающие документы по выполнению решений комиссий, советов, поручений, правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации с длительными сроками исполнения, личные дела, регистрационно-учетные журналы, ведущиеся более одного года, и т.д.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:

Распоряжения Администрации Курской области по личному составу.

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (постановления, распоряжения, протоколы, др.); название Администрации Курской области или структурного подразделения Администрации Курской области (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:

Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с органами местного самоуправления по вопросам подготовки и переподготовки кадров.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка по вопросам подготовки проектов нормативных правовых актов.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Курской областной Думой по вопросам законотворческой деятельности.

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами муниципальных районов по вопросам мобилизационной подготовки.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовой отчет Администрации Курской области об исполнении сметы расходов за 2015 год.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный ЭПК архивного управления Курской области срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой исполнительный орган государственной власти для продолжения и др.

Если в течение года в Администрации Курской области возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

14.2. Формирование дел и их текущее хранение.

14.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

В Администрации Курской области дела формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях Администрации Курской области.

14.2.2. При формировании дел в структурных подразделениях Администрации Курской области необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; вместе с основными документами помещать приложения; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях; помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты); не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных).

По объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.

14.2.3. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых законов Курской области, постановлений, распоряжений Губернатора Курской области, постановлений, распоряжений Администрации Курской области и выписки из соответствующих протоколов совещаний.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Губернатора Курской области или Администрации Курской области, находящихся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Если имеется документ о снятии с контроля нескольких актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа.

Документы комиссий, совещаний группируются в рамках календарного года в два дела: а) протоколы и решения; б) документы к заседаниям комиссий, совещаний.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам, начиная с первого номера. Документы к заседаниям комиссий, совещаниям группируются в отдельное дело. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

При формировании распоряжений по личному составу формируются в отдельные дела распоряжения по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, распоряжения о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от распоряжений по отпускам, применению дисциплинарных взысканий и т.д.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Администрации Курской области, ее подразделений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

14.2.4. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Администрации Курской области, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

14.2.5. Дела со дня их заведения до передачи в архив Администрации Курской области или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

14.2.6. Руководители структурных подразделений Администрации Курской области и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя подразделения или работника, ответственного за делопроизводство, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения Администрации Курской области.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

14.2.7. Контроль за правильным оформлением дел осуществляет канцелярия управления делами.

14.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение.

14.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на хранение в архив Администрации Курской области и на уничтожение предусматривает: экспертизу ценности документов; оформление дел; составление описей дел по результатам экспертизы их ценности; составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

14.3.2. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Курской области.

Экспертиза ценности документов в Администрации Курской области на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел; при подготовке дел к передаче в архив.

14.3.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации Курской области создаются постоянно действующая Центральная экспертная комиссия Администрации Курской области (далее - ЦЭК) и экспертные комиссии (далее - ЭК) в структурных подразделениях Администрации Курской области.

Функции и права ЦЭК и ЭК, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются Губернатором Курской области (для ЦЭК) и Управляющим делами Администрации Курской области (для ЭК).

Положение о ЦЭК до его утверждения подлежит согласованию с ОКУ "Госархив Курской области".

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Администрации Курской области; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурном подразделении Администрации Курской области, а также выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

14.3.4. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Администрации Курской области.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

14.3.5. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов сформированные дела Администрации Курской области подлежат оформлению в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. N 526.

14.3.6. Оформление дел проводится работниками канцелярии и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации Курской области, при методической помощи ОКУ "Госархив Курской области".

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу. Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 22 к настоящей Инструкции); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 23 к настоящей Инструкции); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 24 к настоящей Инструкции); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

14.4. Порядок составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

14.4.1. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

14.4.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу (приложения N 25 и N 26 к настоящей Инструкции). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями Администрации Курской области, служат основой для подготовки сводной описи дел Администрации Курской области, которую готовит канцелярия управления делами и по которой она сдает дела на государственное хранение в ОКУ "Госархив Курской области".

Описи дел структурных подразделений Администрации Курской области составляются по установленной форме (приложение N 27 к настоящей инструкции) и представляются в канцелярию управления делами не позднее чем через два года после завершения дел в делопроизводстве.

В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование структурного подразделения Администрации Курской области (например, управление делами Администрации Курской области), которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишется его новое наименование.

Опись дел структурного подразделения Администрации Курской области подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с канцелярией управления делами и утверждается руководителем структурного подразделения. Опись дел структурного подразделения Администрации Курской области составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в канцелярию управления делами, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. При наличии в структурном подразделении Администрации Курской области ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК.

14.5. Оформление дел и подготовка дел к передаче на архивное хранение.

14.5.1. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать.

14.5.2. На обложке дела указываются реквизиты: наименование "Администрация Курской области" и наименование структурного подразделения Администрации Курской области, делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование "Администрация Курской области" (указывается полностью, в именительном падеже);

наименование структурного подразделения Администрации Курской области - записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;

делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел Администрации Курской области;

заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел Администрации Курской области, согласованной с ЭПК архивного управления Курской области (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера распоряжений, протоколов и др.);

дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (постановления, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания распоряжений о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа-заверителя дела.

Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи по перечню" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел Администрации Курской области после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Администрации Курской области, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве Администрации Курской области чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК.

14.5.3. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.

14.5.4. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись, или опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

14.5.5. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

14.5.6. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замены их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.

14.5.7. Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона.

Дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).

Документы Администрации Курской области являются областной собственностью, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в ОКУ "Росархив Курской области" как часть Архивного фонда Российской Федерации.

14.6. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

14.6.1. По результатам отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени в структурных подразделениях Администрации Курской области оформляется акт о выделении документов к уничтожению (приложение N 28 к настоящей Инструкции).

Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2013 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2017 г.).

Сводный Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется канцелярией управления делами на дела всей Администрации Курской области на основе соответствующих актов структурных подразделений Администрации Курской области.

14.6.2. Отбор документов к уничтожению и составление сводного акта о выделении документов к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно).

Согласованный ЦЭК сводный акт утверждается Управляющим делами Администрации Курской области только после утверждения ЭПК архивного управления Курской области описей дел постоянного хранения.

14.6.3. После утверждения Управляющим делами Администрации Курской области сводного акта о выделении документов к уничтожению дела могут быть переданы на уничтожение. После уничтожения дел в номенклатуре дел Администрации Курской области проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от_____ N ______" с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

14.7. Передача дел на архивное хранение.

14.7.1. В архив Администрации Курской области передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

Передача документов в архив Администрации Курской области производится по утвержденным описям дел структурных подразделений Администрации Курской области.

14.7.2. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Администрации Курской области через 2 года после завершения их в делопроизводстве. Например, дела 2015 года должны быть сданы в архив после 1 января 2018 года.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив Администрации Курской области не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях Администрации Курской области и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

14.7.3. Передача дел в архив Администрации Курской области осуществляется по графику, составленному канцелярией управления делами, согласованному с руководителями структурных подразделений Администрации Курской области и утвержденному Управляющим делами Администрации Курской области.

В период подготовки дел структурным подразделением Администрации Курской области к передаче в архив Администрации Курской области сотрудником канцелярии управления делами Администрации Курской области предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации Курской области. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения Администрации Курской области обязаны устранить.

Прием дел производится работником канцелярии управления делами в присутствии работника структурного подразделения Администрации Курской области с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника канцелярии управления делами и лица, передавшего дела).

14.7.4. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив Администрации Курской области сотрудниками структурных подразделений Администрации Курской области с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив.

14.7.5. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения Администрации Курской области, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Администрации Курской области, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

14.8. Организация оперативного хранения документов.

14.8.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

Руководители структурных подразделений Администрации Курской области и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещаются на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив.

14.8.2. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения Управляющего делами Администрации Курской области. Выдача дел сотрудникам структурных подразделений Администрации Курской области для работы осуществляется под расписку в книге выдачи дел из хранилища. В ней указываются дата выдачи дела, индекс дела, номер фонда и описи, структурное подразделение, кому выдано дело, дата возвращения дела, также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Администрации Курской области на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Управляющего делами Администрации Курской области, по актам.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Управляющего делами Администрации Курской области с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Приложение N 1

к Инструкции по делопроизводству

в Администрации Курской области

ОБРАЗЦЫ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ,

ПРИМЕНЯЕМЫХ В АДМИНИСТРАЦИИ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

АДМИНИСТРАЦИЯ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

305002, г. Курск, Красная площадь, Дом Советов

тел.: (471+2) 70-11-72 факс: (471+2) 70-82-09

E-mail: [email protected]

Образец бланка письма Администрации Курской области

с изображением герба Курской области

ГУБЕРНАТОР

КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

305002, г. Курск, Красная площадь, Дом Советов

тел.: (471+2) 55-68-21 факс: (471+2) 70-82-09, 70-82-03

E-mail: [email protected]

Образец бланка письма Губернатора Курской области с

изображением герба Курской области

GOVERNOR

OF KURSK REGION

House of Soviets, Red Sguare, 305002, Kursk,

Russian Federation

tel.: [phone] fax: [phone],70-82-03

E-mail: [email protected]

Образец бланка письма Губернатора Курской области на

английском языке с изображением герба Курской области

                                ГУБЕРНАТОР

                              КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

                               ПОСТАНОВЛЕНИЕ

         от _______________       Курск         N ___________

Образец бланка постановления Губернатора Курской области

с изображением герба Курской области

ПРОЕКТ

                                ГУБЕРНАТОР

                              КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

                         П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

                 от _______________ Курск             N __________

Образец бланка проекта постановления Губернатора

Курской области

(оборотная сторона бланка)

Ответственные за подготовку и            __________________________________

качество проекта документа:              (место для проставления условного

                                                    знака "Н")

первый зам. Губернатора Курской области, _________________________________

зам. Губернатора Курской области,         (место для проставления номера

                                              позиции классификации акта)

Управляющий делами Администрации

Курской области            _________________ _________________ ______________

                              (Ф.И.О.)           (подпись)         (дата)