постановление Губернатора Курской области от 29.06.2016 № 160-пг

                                                           N _____

или

                                                         УТВЕРЖДЕН

                                                  распоряжением Губернатора

                                                       Курской области

                                                 от _______________________

                                                           N ____

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, состав - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, программа - УТВЕРЖДЕНА.

Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СОСТАВ и т.д.). Заголовок приложения печатается полужирным шрифтом с интервалом в одну строку. Интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименования граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

Направление правовых актов осуществляется отделом делопроизводства управления делами Администрации Курской области согласно указателю рассылки через систему электронного документооборота "Дело". В отдельных случаях правовые акты могут направляться на бумажном носителе через канцелярию управления делами Администрации Курской области. В указателях рассылки правовых актов, изменяющих или дополняющих ранее принятые акты, исполнитель должен указать те органы и организации, которым посылались ранее принятые акты, или их правопреемников.

Если правовые акты должны быть направлены организациям, не указанным в утвержденных указателях рассылки, исполнитель должен дополнительно внести в указатель рассылки наименования этих организаций и их почтовые и электронные адреса.

V. Особенности подготовки и оформления отдельных

видов документов Администрации Курской области

5.1. Подготовка и оформление договоров (соглашений).

5.1.1. Организация работы с договорами и соглашениями, подлежащими подписанию Губернатором Курской области или по его поручению должностным лицом Администрации Курской области, осуществляется в соответствии с разделом 11 Регламента Администрации Курской области.

5.1.2. Текст договора (соглашения) фиксирует соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирует эти отношения.

Перед подписанием договор (соглашение) передается на согласование заинтересованным лицам (оформляется лист согласования).

Текст договора (соглашения) состоит из преамбулы и статей, в которых указываются соответствующие условия заключаемого договора. Статьи договора (соглашения), как правило, имеют заголовки.

Преамбула содержит следующую информацию: наименования сторон (полные и сокращенные), кто их представляет и на основании каких документов действуют их представители.

Число разделов - статей текста договора (соглашения) может быть различным в зависимости от условий договора и согласия сторон. Как правило, включаются следующие разделы: предмет договора, условия и сроки выполнения действий в зависимости от предмета договора, права и обязанности сторон, ответственность сторон, порядок разрешения споров, срок действия договора и порядок вступления его в силу, а также порядок расторжения, изменения договора (соглашения).

Заключительная часть содержит юридические адреса сторон с указанием почтового адреса, банковских реквизитов и подписи (должность лица, уполномоченного подписать договор (соглашение), его личная подпись и расшифровка подписи).

Подписи должностных лиц под договором (соглашением) заверяются печатями, воспроизводящими наименование юридических и физических лиц, и располагаются, как правило, на одном уровне.

5.1.3. Ряд вопросов договора (соглашения) может быть вынесен в приложения. В этом случае все документы должны рассматриваться как составные части договора (соглашения).

В договоре (соглашении) и в приложениях к нему делается оговорка, что все приложенные документы являются неотъемлемой частью договора (соглашения).

5.1.4. Дата заключения договора (соглашения) печатается от правой границы текстового поля словесно-цифровым способом (месяц и год).

Если договор (соглашение) подписывается несколькими сторонами, то датой подписания договора является наиболее поздняя дата, при условии, что дата вступления договора (соглашения) в силу не оговорена сторонами.

5.1.5. Подписанные Губернатором Курской области или по его поручению иным должностным лицом договоры (соглашения) регистрируются в секретариате Губернатора Курской области. Регистрационный номер на договоре (соглашении), как правило, проставляется ниже реквизита "Подпись".

5.1.6. Количество экземпляров договора (соглашения) обусловлено количеством сторон, его подписавших, но не менее двух экземпляров. Все экземпляры договора (соглашения) должны содержать имеющиеся приложения, подлинные подписи уполномоченных должностных лиц и оттиски печатей.

5.1.7. Порядок заключения, утверждения, опубликования, приостановления и расторжения соглашений об осуществлении международных и внешнеэкономических связей от имени Администрации Курской области осуществляется в соответствии с Законом Курской области от 15 сентября 2010 г. N 76-ЗКО "О соглашениях об осуществлении международных и внешнеэкономических связей Курской области".

5.1.8. Подготовка проектов соглашений о предоставлении субсидий, субвенций и иных межбюджетных трансфертов из федерального бюджета бюджету Курской области и их подписание осуществляются в соответствии с правилами, установленными Правительством Российской Федерации.

Соглашения о предоставлении субсидий, субвенций и иных межбюджетных трансфертов из федерального бюджета бюджету Курской области в секретариате Губернатора Курской области могут не регистрироваться. В этом случае подлинники соглашений хранятся в уполномоченных органах исполнительной власти Курской области.

5.1.9. Подготовка, подписание и хранение инвестиционных соглашений осуществляются в соответствии с постановлением Губернатора Курской области от 29.02.2008 N 102 "О мерах по реализации статьи 10.1 Закона Курской области "Об инвестиционной деятельности в Курской области".

5.2. Подготовка и оформление протокола.

5.2.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Записи во время заседаний (совещаний), сбор материалов и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря коллегиального органа или сотрудников органов исполнительной власти Курской области, структурных подразделений Администрации Курской области, готовивших вопросы к обсуждению. Протокол должен быть подготовлен не позднее чем через 3 рабочих дня со дня заседания (совещания). К протоколу прилагаются список присутствующих с указанием порядкового номера, фамилии, инициалов, должности и места работы, стенограмма, при необходимости рассылки выписок из протокола, решений прилагается указатель рассылки.

5.2.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются следующие реквизиты:

    Председатель  -  И.О.Фамилия

    Секретарь     -  И.О.Фамилия

Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствующих.

После перечисления участников в протоколе оформляется перечень вопросов, подлежащих обсуждению, который начинается словами "Повестка дня" и располагается центровано через два - три интервала от списка участников. Повестка дня содержит перечисление пунктов (вопросов) повестки дня, фиксирующих последовательность обсуждения, с фамилиями докладчиков. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, располагается в порядке значимости и отвечает на вопрос "О чем?", например:

    1.  О   ходе   выполнения  постановления  Губернатора  Курской  области

от " "            2015 г. N      "О ...       ".

    Докладчик - И.И.Иванов

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей:

СЛУШАЛИ: (Краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу текст).

ВЫСТУПИЛИ: (Краткое содержание каждого выступления, заданные вопросы и ответы).

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ): (Решение формируется с использованием модели, принятой для распорядительных документов: что сделать, исполнить, срок исполнения).

Решения, выработанные на совещании, вносятся в протокол после слова РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Решение может содержать один или несколько пунктов, располагающихся по значимости, каждый из которых нумеруется.

В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, в тексте протокола содержатся ссылки на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.

Особое мнение участника совещания по принимаемому решению записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения).

В качестве исполнителя может быть указано одно или несколько должностных лиц либо структурное подразделение. Срок может быть указан как календарная дата или как период выполнения работы.

Слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.

Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение совещания (заседания). С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Каждый вопрос печатается с красной строки, фамилии при этом допускается не указывать.

5.2.3. Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

5.2.4. Протокол оформляет секретарь заседания (приложение N 4 к настоящей Инструкции). Юридическую силу протокол приобретает только при наличии двух подписей - председателя и секретаря заседания. Подписи располагаются от границы левого поля через 3 межстрочных интервала ниже текста протокола. Подписи включают в себя: наименование должности (председатель и секретарь заседания), личные подписи и расшифровку подписей.

5.2.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным органам исполнительной власти Курской области, структурным подразделениям Администрации Курской области, организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает исполнитель, ответственный за подготовку вопроса.

5.2.6. Протоколы печатаются на листах стандартной формы формата A4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование вида документа - слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом N 17 и выравнивается по центру.

Вид совещания, заседания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Дата протокола оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний советов, комиссий, коллегии и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Текст протокола печатается через 1 - 1,5 межстрочных интервала. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

По отдельным решениям коллегиальных органов могут приниматься правовые акты Губернатора Курской области, Администрации Курской области.

5.2.7. Оформление выписки из протокола.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводятся все реквизиты бланка, вводная часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. В этом случае название документа оформляется как ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА (приложение N 5 к настоящей Инструкции).

5.3. Подготовка и оформление служебных писем.

5.3.1. Служебные письма Губернатора Курской области, Администрации Курской области, структурных подразделений Администрации Курской области готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Российской Федерации, Губернатора Курской области, первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, структурных подразделений Администрации Курской области;

как исполнение поручений Президента Российской Федерации, Губернатора Курской области, первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области по вопросам, относящимся к компетенции Губернатора Курской области, Администрации Курской области;

как сопроводительные письма к проектам законов Курской области, другим документам;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

5.3.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются Губернатором Курской области, первым заместителем Губернатора Курской области, заместителями Губернатора Курской области, Управляющим делами Администрации Курской области, руководителями органов исполнительной власти Курской области, структурных подразделений Администрации Курской области.

5.3.3. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы или на стандартных листах бумаги формата A4.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

5.3.4. Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Администрация Курской области считает...", "Комитет финансов Курской области рассмотрел..."), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...").

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается обоснование, причины написания письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

5.3.5. Служебные письма подлежат визированию:

исполнителем, ответственным за подготовку служебного письма;

руководителем органа исполнительной власти Курской области, структурного подразделения Администрации Курской области;

первым заместителем Губернатора Курской области, заместителями Губернатора Курской области, Управляющим делами Администрации Курской области в соответствии с распределением обязанностей.

Визирование осуществляется на проекте письма на лицевой стороне последнего листа ниже реквизита "Подпись".

5.3.6. Служебные письма подписываются Губернатором Курской области, первым заместителем Губернатора Курской области, заместителями Губернатора Курской области, Управляющим делами Администрации Курской области, руководителями структурных подразделений Администрации Курской области или по их поручению другими должностными лицами.

5.3.7. Информация об исполнителе служебного письма оформляется в соответствии с пунктом 2.2.20 настоящей Инструкции.

5.3.8. Датой письма является дата его подписания.

5.4. Подготовка и оформление записок (докладных, служебных, объяснительных, пояснительных).

5.4.1. Докладная записка - документ, адресованный руководителю и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения. Она готовится как по инициативе исполнителя, так и по указанию руководителя.

Докладная записка на имя Губернатора Курской области, подготовленная структурным подразделением Администрации Курской области, органом исполнительной власти Курской области, в обязательном порядке визируется первым заместителем Губернатора Курской области, заместителем Губернатора Курской области, Управляющим делами Администрации Курской области в соответствии с распределением обязанностей.

Докладная записка оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 и имеет следующие основные реквизиты: наименование органа исполнительной власти Курской области, адресат, вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дату документа, регистрационный номер документа, наименование документа (заголовок к тексту), текст документа, отметку о наличии приложений, подпись должностного лица, отметку об исполнителе, при необходимости - ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта.

5.4.2. Служебные записки используются для информационного обмена между структурными подразделениями Администрации Курской области, органами исполнительной власти Курской области и применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности (вопросы материально-технического обеспечения, запросы, уточнение заданий, информация по запросам, разъяснения и другие). Служебные записки составляются только по тем вопросам, которые требуют обязательного документального подтверждения. Переписка между структурными подразделениями Администрации Курской области по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

Служебная записка оформляется аналогично докладной записке, за исключением реквизита "Вид документа" (СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА).

5.4.3. Объяснительная записка - документ, объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительная записка пишется составителем, как правило, от руки на чистом листе бумаги.

5.4.4. Пояснительная записка - документ, сопровождающий основной документ и поясняющий содержание отдельных положений основного документа; содержащий обоснование необходимости принятия данного документа, характеристику целей, задач, основных положений проекта документа (законопроекта, проекта постановления и др.); поясняющий (объясняющий) причины каких-либо действий, событий, фактов.

Пояснительная записка составляется на стандартном листе бумаги формата A4.

Текст оформляется в виде связного текста. В одной его части констатируется или излагается содержание положений, пунктов и разделов основного документа или управленческой ситуации, событий, фактов. В другой - объясняются причины: приводятся расчеты, экономическое и юридическое обоснование и другие доказательства. Пояснения к положениям, разделам, пунктам основного документа могут располагаться с учетом степени их значимости или могут быть пронумерованы в соответствии с номерами положений, разделов и пунктов основного документа.

Заголовок записки должен сочетаться с наименованием основного документа, например:

"Пояснительная записка к проекту закона Курской области "О бюджетном процессе в Курской области"

или

"Пояснительная записка к проекту постановления Администрации Курской области "О переводе земельного участка из одной категории в другую".

Пояснительная записка к проектам актов Губернатора Курской области, Администрации Курской области подписывается руководителем с указанием наименования должности.

5.5. Оформление доверенности.

Доверенность - это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом (физическим или юридическим) другому лицу для представительства перед третьими лицами.

Доверенность выдается за подписью Губернатора Курской области или иного лица, уполномоченного на это, с проставлением печати Губернатора Курской области или Администрации Курской области.

5.6. Оформление акта.

5.6.1. Акт - документ, подтверждающий какой-либо факт, событие, действие. Акт составляется при приеме-передаче документов, материальных ценностей, при инвентаризации.

В большинстве случаев акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно распоряжением) по указанию руководителя.

В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.

5.6.2. Акт оформляется на стандартном листе бумаги формата A4. Дата и место составления должны соответствовать дате и месту актируемого события.

5.6.3. Акт имеет заголовок, начинающийся с предлога "О" ("Об"), например, "О приеме-передаче материальных ценностей" или "О списании испорченных бланков".

5.6.4. Текст акта состоит из трех частей: введения, констатирующей части и выводов. В тексте указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт, фамилии членов комиссии располагаются по алфавиту.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо проделанной работы составителями акта, ее результаты.

В заключительной части акта делаются выводы или рекомендации.

Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. В этом случае после текста перед подписями указывают количество составляемых экземпляров акта и их местонахождение, например:

Составлен в 2 экземплярах:

1-й экз. направлен в комитет финансов Курской области,

2-й экз. - в дело.

5.6.5. При наличии приложений на них делается ссылка.

5.6.6. Акт подписывают председатель и все составители. Должности перед фамилиями не указываются.

5.6.7. Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с отметкой о своем несогласии. Особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

5.6.8. Ряд разновидностей актов требует утверждения. Например, акт о списании пришедшей в негодность мебели, акт о выделении к уничтожению документов и дел Администрации Курской области и т.д. Утверждение оформляется грифом в установленном порядке (приложение N 6 к настоящей Инструкции).

5.7. Оформление телеграмм.

5.7.1. Телеграммы направляются только по срочным вопросам и лишь в тех случаях, когда другим способом передать информацию нельзя.

Телеграммы оформляются в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.

В правом верхнем углу указывается категория телеграммы: "правительственная", "срочная", "обыкновенная". При подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается.

Ниже указывается подробный адрес (куда) и адресат (кому).

При направлении телеграмм в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, главам муниципальных образований указываются: город, наименование должности, фамилия, инициалы имени, отчества, в остальных случаях - адрес полностью, наименование должности, фамилия, инициалы имени, отчества.

При направлении телеграмм частным лицам наименование должности не указывают.

При адресовании телеграмм в четыре адреса и более прилагается указатель рассылки, подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы, где указывается адрес и кому направляется телеграмма.

5.7.2. Текст телеграммы оформляется на стандартных листах бумаги формата A4 или формата A5 (приложение N 7 к настоящей Инструкции).

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, если при этом не искажается содержание, с сокращенными обозначениями знаков препинания, например: точка - ТЧК; запятая - ЗПТ; двоеточие - ДВТЧ; кавычки - КВЧ; скобки - СКБ; номер - НР.

Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Конец текста телеграммы заканчивается точкой (ТЧК). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой.

Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы.

При ответе на поступивший документ в тексте телеграммы делается ссылка на его номер и дату.

5.7.3. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указываются наименование должности, инициалы имени, отчества и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

Телеграммы подписывают Губернатор Курской области, первый заместитель Губернатора Курской области, заместители Губернатора Курской области, Управляющий делами Администрации Курской области.

Телеграммы категории "правительственная" подписывает только Губернатор Курской области или лицо, исполняющее его обязанности.

5.7.4. Визирование телеграмм осуществляется аналогично визированию писем с обязательным визированием в управлении делами Администрации Курской области.

5.7.5. Регистрационный номер телеграмме, подписанной Губернатором Курской области, первым заместителем Губернатора Курской области, заместителями Губернатора Курской области, Управляющим делами Администрации Курской области, присваивается в соответствующем секретариате.

Регистрационный номер проставляется выше реквизита "Подпись" у левой границы текстового поля.

5.7.6. Наименование и адрес отправителя указываются под чертой и включают в себя полный почтовый адрес отправителя, наименование органа исполнительной власти (Администрация Курской области), дату отправки, фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.

Два экземпляра телеграммы передаются в канцелярию управления делами для отправки.

5.8. Оформление телефонограмм.

5.8.1. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается получателем.

5.8.2. Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещание, заседание и т.д.).

5.8.3. Исходящая телефонограмма оформляется на стандартном листе бумаги, с указанием всех необходимых реквизитов, в двух экземплярах и подписывается руководителем или ответственным исполнителем.

При оформлении телефонограммы указываются:

наименование структурного подразделения-отправителя;

регистрационный номер (при необходимости) и дата;

время приема-передачи;

адресат;

текст;

подпись.

В левом верхнем углу печатаются наименование организации, структурного подразделения - отправителя, наименование вида документа - ТЕЛЕФОНОГРАММА (печатается прописными буквами), регистрационный номер, дата (датой телефонограммы является дата ее передачи).

В правом верхнем углу печатается адрес получателя.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается их список с указанием номеров телефонов. В этом случае в телефонограмме делается отметка "Передано согласно списку (список прилагается)".

Текст телефонограммы оформляется с абзаца. В тексте следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. В телефонограмме не должно быть более 50 слов.

Реквизит "Подпись" состоит из наименования должности лица, подписавшего телефонограмму, его инициалов и фамилии для входящих телефонограмм, а также личной подписи для исходящих телефонограмм.

Отметка о приеме телефонограммы состоит из слова "Принял", наименования должности, инициалов имени и отчества, фамилии лица, принявшего телефонограмму, номера телефона, по которому принята телефонограмма.

5.8.4. Входящая телефонограмма записывается принимающим на чистом листе бумаги с соблюдением стандартных правил оформления.

Телефонограммы оформляются в двух экземплярах и регистрируются. Первый экземпляр передается на рассмотрение руководителю, которому она адресована, второй экземпляр телефонограммы направляется в дело.

5.9. Оформление факсограмм.

5.9.1. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя и прием этой информации в виде копии факсимиле.

5.9.2. Передача документов по каналам факсимильной связи осуществляется сотрудниками секретариатов Губернатора Курской области, его заместителей, Управляющего делами Администрации Курской области, структурных подразделений Администрации Курской области.

5.9.3. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов. На передаваемом документе в верхнем правом углу может проставляться отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки".

5.9.4. Запрещается по каналам факсимильной связи передавать документы с отметкой о конфиденциальности ("Для служебного пользования").

5.9.5. Учет и регистрация поступивших в Администрацию Курской области по каналам факсимильной связи факсограмм осуществляется в канцелярии управления делами в порядке, установленном пунктом 6.2 настоящей Инструкции.

Поступивший вслед за факсограммой подлинник документа повторно не регистрируется, а направляется исполнителю (в соответствующее структурное подразделение).

5.9.6. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется руководителями структурных подразделений Администрации Курской области.

VI. Организация работы с документами

6.1. Организация документооборота.

Движение документов в Администрации Курской области, органах исполнительной власти Курской области с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

В Администрации Курской области различают три основных потока документации:

документы, поступившие из сторонних организаций (входящие);

документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

внутренние документы (документы, создаваемые в структурных подразделениях Администрации Курской области, органах исполнительной власти области и используемые работниками в управленческом процессе).

Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, определяются Регламентом Администрации Курской области, Положением о государственной информационной системе Курской области "Система электронного документооборота органов власти Курской области "Дело" и настоящей Инструкцией.

6.2. Прием и первичная обработка поступающих документов.

6.2.1. Доставка корреспонденции в Администрацию Курской области осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, специальной связи, электросвязи или непосредственно нарочными (курьерами) самих отправителей.

6.2.2. Прием, предварительное рассмотрение и распределение входящей корреспонденции производятся канцелярией управления делами.

6.2.3. При приеме корреспонденции проверяется сохранность упаковки и правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается в почтовое отделение.

Конверты (бандероли) с документами (за исключением с пометкой "лично") вскрываются, проверяется их комплектность, целостность документов и приложений к ним.

При несоответствии адресата, указанного в документе, почтовому адресу на конверте документ пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

При обнаружении некомплектности или неисправимом повреждении конверта (бандероли) с документами составляется акт (приложение N 7 к настоящей Инструкции) в трех экземплярах: первый экземпляр остается в канцелярии управления делами, второй - приобщается к полученному документу, третий - направляется отправителю документа.

Конверты поступивших документов уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов.

6.2.4. Поступившие документы сотрудниками канцелярии управления делами распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Перечень документов, не подлежащих регистрации в канцелярии управления делами, приведен в приложении N 9 к настоящей Инструкции.

Не подлежат регистрации в канцелярии управления делами документы, поступившие в органы исполнительной власти Курской области.

Передача нерегистрируемых документов осуществляется в тот же день. Документы, поступившие в канцелярию управления делами после 16.00, передаются на следующий рабочий день. Документы с отметкой "Срочно", "Оперативно" и др. передаются незамедлительно.

Передача нерегистрируемых документов осуществляется по реестру под расписку (с указанием даты передачи документа, фамилии работника, принявшего документ), за исключением газет, журналов, поздравительных открыток и телеграмм.

Корреспонденция, поступившая в Администрацию Курской области, на иностранных языках без регистрации направляется в комитет Администрации Курской области по развитию внешних связей для осуществления перевода. После осуществления перевода документ регистрируется в установленном порядке.

Получение документов сотрудниками, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях Администрации Курской области, осуществляется не реже трех раз в день: до 11.00, до 15.00, до 17.00.

Получение документов сотрудниками, ответственными за работу с документами в органах исполнительной власти области, осуществляется не реже двух раз в день: до 13.00, до 16.00.

Ошибочно переданные в подразделения документы возвращаются в канцелярию управления делами в течение 2 часов.

6.2.5. В Администрации Курской области регистрация документов осуществляется децентрализованно:

законы Курской области, постановления и распоряжения Губернатора Курской области, постановления и распоряжения Администрации Курской области регистрируются в отделе делопроизводства управления делами Администрации Курской области;

протоколы заседаний Администрации Курской области регистрируются в отделе по подготовке заседаний Администрации Курской области управления делами Администрации Курской области;

договоры (соглашения), подписанные Губернатором Курской области или по его поручению иным должностным лицом, регистрируются в секретариате Губернатора Курской области;

входящая служебная корреспонденция, адресованная Губернатору Курской области, первому заместителю Губернатора Курской области, заместителям Губернатора Курской области, Управляющему делами Администрации Курской области, в структурные подразделения Администрации Курской области, регистрируется в канцелярии управления делами;

обращения граждан и общественных объединений регистрируются в управлении по работе с обращениями граждан управления делами Администрации Курской области.

Органы исполнительной власти Курской области самостоятельно осуществляют прием, обработку, регистрацию и распределение адресованных им документов.

Зарегистрированные в канцелярии управления делами документы, адресованные должностным лицам Администрации Курской области, при поступлении в секретариаты Губернатора Курской области, первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, структурные подразделения Администрации Курской области, органы исполнительной власти Курской области повторно не регистрируются.

Документы, поступившие должностным лицам Администрации Курской области, минуя канцелярию управления делами, должны быть переданы в канцелярию управления делами на регистрацию.

Документы (письма, телеграммы), поступившие в Администрацию Курской области после 18.00, в выходные и праздничные дни, передаются в канцелярию управления делами на регистрацию в первый рабочий день до 10.00.

6.2.6. Предварительное рассмотрение и распределение входящей корреспонденции производится канцелярией управления делами в соответствии с установленным распределением обязанностей между заместителями Губернатора Курской области, Управляющим делами Администрации Курской области.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа должностному лицу.

Губернатору Курской области направляются для принятия решения документы, поступающие от Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации.

6.2.7. На поступающих в канцелярию управления делами документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в правой части нижнего поля первого листа документа проставляется отметка (штамп) о поступлении документа в Администрацию Курской области с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера, включающего индекс структурного подразделения в соответствии с номенклатурой дел Администрации Курской области и порядковый номер. Составные части номера разделены дефисом.

Поступившие в канцелярию управления делами документы с отметкой "Срочно", "Оперативно" и др. после 16.00 регистрируются незамедлительно с указанием времени поступления документа.

Если поступивший документ является ответом на исходящий запрос, он получает регистрационный номер по номенклатуре входящей корреспонденции в следующих случаях:

ответ поступил из органов государственной власти Российской Федерации;

документ наряду с информацией по запросу содержит вопросы, требующие решения.

В иных случаях поступивший ответ направляется по реестру руководителю структурного подразделения Администрации Курской области, ответственному за подготовку исходящего документа.

6.2.8. Входящие документы, адресованные Губернатору Курской области, первому заместителю Губернатора Курской области, заместителям Губернатора Курской области, Управляющему делами Администрации Курской области, регистрируются канцелярией управления делами в СЭД "Дело".

При регистрации осуществляется сканирование поступившего на бумажном носителе документа в черно-белом изображении в формате *.pdf, заполняется электронная регистрационная карточка, вследствие чего документ включается в систему электронного документооборота.

Перечень входящих документов, не подлежащих преобразованию в электронную форму при их регистрации, приведен в приложении N 10 к настоящей Инструкции.

6.2.9. Зарегистрированные в СЭД "Дело" подлинники документов и корреспонденция с пометкой "лично" передаются на рассмотрение должностным лицам Администрации Курской области канцелярией управления делами через сотрудников, ответственных за работу с документами, по реестру под роспись (с указанием даты передачи документа, фамилии сотрудника, принявшего документ).

6.3. Порядок рассмотрения документов должностными лицами Администрации Курской области.

6.3.1. Подготовка документов, поступивших в секретариаты Губернатора Курской области, первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, осуществляется специалистами секретариатов и включает:

ознакомление с содержанием документов;

подготовку и оформление проекта резолюции по исполнению документов;

направление документов для рассмотрения должностными лицами Администрации Курской области.

По входящим документам, требующим исполнения, специалисты секретариатов подготавливают проекты резолюций следующего содержания: инициалы имени, отчества, фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата.

Резолюции могут быть оформлены на самом документе или на бланке резолюции.

6.3.2. Должностные лица Администрации Курской области при рассмотрении входящих документов:

определяют исполнителя и дают указание по исполнению документа в резолюции;

подписывают подготовленные письма (при наличии замечаний возвращают проект письма исполнителю для доработки);

оформляют отметку о списании документа в дело.

После рассмотрения документов должностными лицами указания по их исполнению (резолюции) переносятся в электронную регистрационную карточку.

Резолюции Губернатора Курской области в электронную регистрационную карточку вносятся работниками канцелярии управления делами.

Резолюции первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, руководителей структурных подразделений Администрации Курской области вносятся в электронную регистрационную карточку специалистами соответствующих секретариатов и подразделений.

Подлинный экземпляр документа с резолюцией, подписанной должностными лицами Администрации Курской области, передается ответственному исполнителю в соответствии с установленным порядком направления документов в Администрации Курской области. Соисполнителям направляются копии документов.

При наличии в документе приложений копия делается лишь с сопроводительного письма, приложение размещается в СЭД "Дело".

Документы, поступившие в структурные подразделения Администрации Курской области, органы исполнительной власти Курской области не по направлению деятельности, незамедлительно возвращаются тому, кто направил документ.

6.3.3. При рассмотрении документов руководители структурных подразделений Администрации Курской области, органов исполнительной власти Курской области:

организуют работу с поступившими на исполнение документами;

выделяют документы, требующие срочного исполнения;

обеспечивают подготовку (при необходимости) ответных документов, своевременность и качество исполнения поручений.

Срочные документы рассматриваются в день их поступления, остальные - не позднее следующего дня.

Передача документа ответственному исполнителю осуществляется в день рассмотрения документа руководителем.

6.3.4. При наличии в резолюции нескольких исполнителей ответственным исполнителем является лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное (на ответственного исполнителя могут указывать слова "созыв", "свод" или "отв."). Иные исполнители будут являться соисполнителями поручения.

Ответственный исполнитель руководит работой соисполнителей, обеспечивает взаимодействие и координацию их деятельности, осуществляет контроль за своевременным представлением соисполнителями необходимых материалов.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

6.4. Регистрация, обработка и отправка исходящих документов.

6.4.1. Исходящими документами Администрации Курской области являются служебные документы, направляемые в организации должностным лицам.

Работа с исходящими документами включает проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку.

6.4.2. Исходящие документы (служебные письма и телеграммы), подписанные Губернатором Курской области, первым заместителем Губернатора Курской области, заместителями Губернатора Курской области, Управляющим делами Администрации Курской области, регистрируются сотрудниками соответствующих секретариатов.

Исходящие документы, подписанные руководителями структурных подразделений Администрации Курской области, регистрируются сотрудниками соответствующих подразделений.

Не допускается отправлять документы, не имеющие регистрационного номера и даты.

Первый экземпляр (оригинал) исходящего документа, оформленный на бланке, и приложения к нему с подлинной подписью направляются адресату.

Копия оригинала с визовым экземпляром и всеми приложениями к нему, содержащими подлинные подписи должностных лиц, на правах подлинника остается в секретариате или соответствующем подразделении Администрации Курской области.

6.4.3. Регистрация документов в секретариатах, структурных подразделениях Администрации Курской области осуществляется в СЭД "Дело" путем заполнения регистрационной электронной карточки и с прикреплением электронного образа исходящего документа в электронную регистрационную карточку.

Органы исполнительной власти Курской области самостоятельно осуществляют регистрацию исходящих документов в СЭД "Дело", а также их обработку и отправку.

6.4.4. При заполнении электронной карточки формируются связи (с указанием регистрационного номера, даты и типа связи) со всеми документами СЭД "Дело", ссылки на которые присутствуют в исходящем документе.

6.4.5. Подписанные и зарегистрированные документы доставляются адресатам почтой, фельдсвязью, спецсвязью, электронной почтой, передаются по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО) или по факсу.

Отправка исходящих документов фельдсвязью, спецсвязью, почтой и телеграфом осуществляется канцелярией управления делами.

Отправка исходящей корреспонденции фельдсвязью и спецсвязью осуществляется по указанию Управляющего делами Администрации Курской области.

Отправка исходящей корреспонденции электронной почтой, факсимильной связью, по системе МЭДО осуществляется самостоятельно.

6.4.6. Документы, предназначенные для отправки за подписью руководителей Администрации Курской области, принимаются сотрудником канцелярии управления делами полностью оформленными (зарегистрированными и скомплектованными со всеми приложениями) по реестру с указанием адресата, его почтового адреса и структурного подразделения Администрации Курской области.

Неправильно оформленные документы канцелярией управления делами возвращаются исполнителям.

Письма и телеграммы, не связанные с деятельностью Администрации области, к отправке не принимаются.

6.4.7. Документы на отправку передаются до 16.00. Поступившие документы обрабатываются и отправляются в тот же день. Корреспонденция, поступившая в канцелярию управления делами после 16.00, отправляется на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

Заказными письмами и бандеролями отправляются документы, связанные с участием Администрации Курской области в судах общей и специальной юрисдикции; решения комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав Администрации Курской области о допуске или недопуске лиц, имевших судимость, к деятельности с участием несовершеннолетних; документы с грифом "Для служебного пользования".

6.4.8. Учет простой корреспонденции осуществляется канцелярией управления делами в электронном виде. Заказная корреспонденция и корреспонденция для отправки на фельдсвязь и спецсвязь передается канцелярией управления делами по реестру.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

6.4.9. Документы с пометкой "Для служебного пользования" исполнители передают в канцелярию управления делами законвертованными в пакет/конверт. На пакете/конверте указывается получатель и учетный номер документа.

6.4.10. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Администрации Курской области ежемесячно представляют в канцелярию управления делами отчеты о документообороте по установленной форме (приложение N 11 к настоящей Инструкции).

6.5. Порядок прохождения внутренних служебных документов.

К категории внутренних служебных документов относится переписка по вопросам текущей деятельности между заместителями Губернатора Курской области, Управляющим делами Администрации Курской области, структурными подразделениями Администрации Курской области, органами исполнительной власти Курской области.

Работа с внутренними служебными документами на этапе их подготовки и оформления организуется так же, как с исходящими документами, а на этапе исполнения - как с входящими документами.

Подготовка и регистрация внутренних документов осуществляется секретариатами, структурными подразделениями Администрации Курской области, органами исполнительной власти Курской области в СЭД "Дело". Исполнитель формирует электронную карточку внутреннего документа. При ее заполнении указывается связь (регистрационные номера, даты и типы связи) со всеми документами СЭД "Дело", ссылки на которые присутствуют в документе, и прикрепляется электронный образ подготовленного документа.

Документы первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, руководителей структурных подразделений Администрации Курской области, адресованные Губернатору Курской области, направляются через канцелярию управления делами (за исключением документов, указанных в приложении N 9 к настоящей Инструкции) и подлежат регистрации.

В остальных случаях регистрация внутренних служебных документов в канцелярии управления делами не ведется. Канцелярия управления делами выполняет роль экспедиции, то есть обеспечивает передачу документов от одного структурного подразделения Администрации Курской области другому по реестру.

6.6. Особенности прохождения почты из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Курской областной Думы, от депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Курской областной Думы.

6.6.1. Документы, поступающие в Администрацию Курской области из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Счетной Палаты Российской Федерации, Общественной палаты Российской Федерации, Курской областной Думы (далее - правительственные документы), регистрируются в канцелярии управления делами в СЭД "Дело" в отдельной картотеке в соответствии с номенклатурой дел Администрации Курской области.

6.6.2. На правительственных документах, адресованных Губернатору Курской области, в правом верхнем углу первого листа ставится штамп "Подлежит возврату".

По исполнении подлинники правительственных документов, адресованные Губернатору Курской области, возвращаются в канцелярию управления делами.

Документы, адресованные первому заместителю Губернатора Курской области, заместителям Губернатора Курской области, Управляющему делами Администрации Курской области, передаются на исполнение без возврата и после исполнения хранятся в соответствующих секретариатах до завершения дел в делопроизводстве.

6.6.3. Рассмотрение правительственных документов осуществляется в порядке, установленном пунктом 6.3 настоящей Инструкции.

6.6.4. Порядок исполнения поручений, указаний, определенных правительственными документами, осуществляется в соответствии с пунктом 13 Регламента Администрации Курской области.

VII. Особенности работы с электронными документами

7.1. В Администрации Курской области создаются и используются:

электронные документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе и хранящиеся в СЭД "Дело".

Электронный документ оформляется по общим правилам делопроизводства и имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

7.2. Состав электронных документов Администрации Курской области, создаваемых без предварительного документирования на бумажном носителе, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности структурных подразделений Администрации Курской области, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется исключительно в форме электронных документов, утверждается Управляющим делами Администрации Курской области по согласованию с экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) архивного управления Курской области.

7.3. При передаче электронных документов в другие государственные органы и иные организации документы подписываются электронной подписью (далее - ЭП) должностного лица Администрации Курской области в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

7.4. Информация, содержащаяся в электронном документе, подписанном ЭП, может быть передана (распечатана) на бумажный носитель. Такой бумажный носитель будет являться копией электронного документа.

7.5. Документы, создаваемые в Администрации Курской области и (или) поступившие в Администрацию Курской области на бумажном носителе, включаются в СЭД "Дело" после сканирования (в черно-белом изображении в формате *.pdf) и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в СЭД "Дело" возможно после его сравнения с подлинником документа на бумажном носителе.

7.6. В целях учета и поиска документов в СЭД "Дело" используются обязательные сведения о документе, включаемые в регистрационно-контрольную карточку:

N п/п	Наименование сведений о документе	Характеристика информации, включаемой в регистрационно-контрольную карточку
1.	Корреспондент	полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - отправителя документа (на основании бланка документа или в соответствии с данными, указанными в обращении гражданина)
2.	Адресат	полное официальное и сокращенное наименование организации или фамилия, инициалы лица - получателя документа
3.	Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ	реквизит "Подписал"
4.	Вид документа	в соответствии с указанием вида документа на бланке документа или на основании оценки содержания документа
5.	Дата документа	в соответствии с датой, обозначенной в документе автором, или на основании почтового штемпеля на конверте, если в документе дата отсутствует
6.	Номер документа	в соответствии с номером, присвоенным документу автором
7.	Дата поступления документа	дата, указанная в отметке о поступлении (входящем штампе)
8.	Входящий номер документа	номер, проставленный в отметке о поступлении (входящем штампе)
9.	Ссылка на исходящий номер и дату документа	в соответствии со сведениями, указанными в соответствующем реквизите
10.	Наименование текста	краткое содержание документа либо заголовок к тексту (реквизит "Содержание")
11.	Индекс дела	индекс дела по номенклатуре дел, указывающий на место хранения документа
12.	Указания по исполнению документа	резолюция или поручение руководителя, определяющее характер исполнения документа и срок исполнения (реквизит "Поручение")
13.	Должность, фамилия и инициалы исполнителя	должность, фамилия и инициалы исполнителя
14.	Отметка о конфиденциальности	в соответствии с реквизитом "Доступ" ("Общий", "ДСП", "Персональные данные")

7.7. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации Курской области и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде (отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание").

7.8. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Администрации Курской области в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

После истечения срока, установленного для их хранения, подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного Управляющим делами Администрации Курской области.

VIII. Порядок работы с документами, содержащими

служебную информацию ограниченного распространения

8.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Администрации Курской области, органов исполнительной власти Курской области, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Соблюдение режима конфиденциальности для такой информации является обязательным.

Виды конфиденциальной информации установлены Указом Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 года N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера".

8.2. К служебной информации ограниченного распространения не могут быть отнесены:

законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации;

документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическую, гидрометеорологическую, гидрогеологическую, демографическую, санитарно-эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасного функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом;

документы, содержащие информацию о деятельности органов исполнительной власти и органов местного самоуправления, об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне;

описания структур органов исполнительной власти, их функций, направлений и форм деятельности, а также адреса;

порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;

решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;

сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;

документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан.

8.3. На документах (в необходимых случаях и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

8.4. Решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения принимается по предложению исполнителя руководителем органа исполнительной власти Курской области, структурного подразделения Администрации Курской области или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 8.2 настоящей Инструкции.

Служебная информация ограниченного распространения без санкции в письменном виде соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

8.5. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (служащий) может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

8.6. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

8.7. Прием и регистрация документов, машинных носителей информации с грифом "Для служебного пользования" осуществляются работниками канцелярии, которым поручен прием и учет несекретных документов.

8.8. Для документов и других машинных носителей информации ограниченного распространения (далее по тексту - документы) установлено два вида грифа ограничения доступа: "Для служебного пользования" (ДСП) и "Персональные данные", которые проставляются на документах и других машинных носителях информации, содержащей сведения ограниченного распространения.

Работа с документами, содержащими персональные данные, осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", требованиями Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" и принятыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами Курской области.

Документы с грифом "Для служебного пользования" учитываются совместно с другими несекретными документами, к регистрационному индексу документа добавляется пометка "ДСП". В электронной регистрационной карточке документа с грифом "Для служебного пользования" в окне "Доступ" производится запись "ДСП", электронные образы таких документов в СЭД "Дело" не размещаются.

Машинные носители информации, предназначенные для обработки, хранения или передачи служебной информации ограниченного распространения, регистрируются в журнале регистрации машинных носителей, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

При печатании документов с грифом "Для служебного пользования" в правом верхнем углу первой страницы документа проставляются гриф ограничения доступа и номер экземпляра, например:

                                                 Для служебного пользования

                                                                   Экз. N 1

На оборотной или лицевой стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа проставляются учетный номер, количество отпечатанных экземпляров, фамилия исполнителя, фамилия работника, печатавшего документ, дата печатания. Например:

Уч. N 01-01/22ДСП

отп. 2 экз.

N 1-адресату

N 2-дело

исп. Иванов И.И.

тел. 33-33-33

01.02.2016

8.9. Документы с грифом "Для служебного пользования":

копируются (тиражируются) только с письменного разрешения руководителей органов исполнительной власти Курской области, структурных подразделений Администрации Курской области или их заместителей. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. При этом на документе, а также в журнале учета основного документа делается отметка, когда и сколько экземпляров копий снято и за каким номером учтены копии. На копиях документов в правом верхнем углу первой страницы ставится пометка "КОПИЯ" и номер экземпляра копии, начиная с N 1;

передаются работникам органов исполнительной власти Курской области, структурных подразделений Администрации Курской области по реестру под расписку;

пересылаются другим организациям фельдъегерской (или специальной) связью, заказными почтовыми отправлениями;

передаются в канцелярию на отправку в законвертованном виде. На конверте/пакете кроме необходимых почтовых реквизитов в правом верхнем углу делается пометка "Для служебного пользования", под ней указываются учетные номера всех документов, вложенных в конверт/пакет;

рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, в котором подготовлен документ;

хранятся в сейфах или надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

8.10. Служебную информацию ограниченного распространения запрещается:

передавать по незащищенным каналам компьютерно-модемной связи;

записывать на неучтенные магнитные и другие носители информации;

обрабатывать средствами вычислительной техники без проведенных в соответствии с действующим законодательством аттестационных мероприятий.

8.11. Исполненные документы с грифом "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел структурных подразделений Администрации Курской области.

Документы группируются в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется гриф "Для служебного пользования".