постановление Губернатора Курской области от 29.06.2016 № 160-пг

ГУБЕРНАТОР КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 29 июня 2016 г. N 160-пг

Об утверждении инструкции по делопроизводству

в Администрации Курской области

В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации Курской области документов, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности постановляю:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Курской области (далее - Инструкция).

2. Руководителям отраслевых органов исполнительной власти Курской области, контрольных органов исполнительной власти Курской области, органов, обеспечивающих деятельность Администрации Курской области, обеспечить соблюдение установленных Инструкцией требований.

3. Рекомендовать органам местного самоуправления Курской области привести правовые акты, устанавливающие требования к организации работы с документами, в соответствие с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.

4. Признать утратившими силу постановления Губернатора Курской области:

от 29.05.2002 N 310 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Курской области и Правил оформления документов в Администрации Курской области";

от 08.07.2005 N 516 "О внесении изменений в постановление Губернатора Курской области от 29.05.2002 N 310 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Курской области и Правил оформления документов в Администрации Курской области";

от 23.10.2006 N 460 "О вопросах согласования проектов актов Губернатора Курской области и органов исполнительной власти Курской области";

от 11.11.2015 N 510-пг "О внесении изменений в постановление Губернатора Курской области от 29.05.2002 N 310 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Курской области и Правил оформления документов в Администрации Курской области".

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Управляющего делами Администрации Курской области А.Т.Стрелкова.

6. Постановление вступает в силу с 1 сентября 2016 года.

Губернатор

Курской области

А.Н.МИХАЙЛОВ

Утверждена

постановлением

Губернатора Курской области

от 29 июня 2016 г. N 160-пг

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Курской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации Курской области документов и разработана в целях совершенствования системы делопроизводства, повышения эффективности работы с документами, обеспечения контроля за их исполнением.

Инструкция разработана в соответствии с федеральным законодательством, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-ст, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 N 76, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526, Регламентом Администрации Курской области, утвержденным постановлением Губернатора Курской области от 22.02.2012 N 86-пг.

1.2. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников Администрации Курской области, отраслевых органов исполнительной власти Курской области, контрольных органов исполнительной власти Курской области.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе электронными документами, подготовка, обработка, хранение которых осуществляются с использованием государственной информационной системы Курской области "Система электронного документооборота органов власти Курской области "Дело" (далее - СЭД "Дело").

1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики использования современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации Курской области осуществляет управление делами Администрации Курской области.

Непосредственное ведение делопроизводства в органах, обеспечивающих деятельность Администрации Курской области, секретариатах Губернатора Курской области, первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области (далее - структурные подразделения Администрации Курской области) возлагается на гражданских служащих, служащих (далее - работников) с обязательным включением этих обязанностей в их должностные регламенты (инструкции).

Инструктивные письма управления делами Администрации Курской области по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения всеми работниками Администрации Курской области, отраслевых органов исполнительной власти Курской области, контрольных органов исполнительной власти Курской области.

Изменения в Инструкцию могут быть внесены только по согласованию с управлением делами Администрации Курской области.

1.6. Организация и ведение делопроизводства в отраслевых органах исполнительной власти Курской области, контрольных органах исполнительной власти Курской области (далее - органы исполнительной власти Курской области) осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях органа исполнительной власти Курской области.

1.7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Администрации Курской области, органах исполнительной власти Курской области, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами несут их руководители.

Структурные подразделения, на которые возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства, обеспечивают организацию и ведение делопроизводства в соответствии с Инструкцией, знакомят всех работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.

1.8. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения, перемещения по службе работники обязаны передать все находящиеся у них на исполнении (контроле) документы и дела по указанию руководителя другому работнику.

В случае утраты документа работник незамедлительно докладывает руководителю структурного подразделения Администрации Курской области и лицу, отвечающему за делопроизводство, которые организуют проведение служебной проверки. О результатах проверки информируется Управляющий делами Администрации Курской области.

1.9. Передача документов (копий документов) и материалов в средства массовой информации осуществляется комитетом информации и печати Курской области.

Передача информации другим путем запрещается.

1.10. Информация, содержащаяся в проектах правовых актов Губернатора Курской области, Администрации Курской области, проектах других документов, на стадии их подготовки является конфиденциальной и может использоваться только в служебных целях в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или знакомящегося с соответствующими документами.

1.11. В органах исполнительной власти Курской области могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции методические документы (инструкции), конкретизирующие отдельные вопросы организации делопроизводства.

II. Бланки документов в Администрации Курской области,

оформление реквизитов документов

2.1. Бланки документов Губернатора Курской области, Администрации Курской области.

2.1.1. Документы Губернатора Курской области, Администрации Курской области оформляются на бланках установленной формы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) и A5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов.

При подготовке документов в электронном виде применяются шрифты размером N 14 (для оформления табличных материалов N 12, N 13, N 14). Документы в основном печатаются через 1 или 1,5 интервала, допускается печатание документа через 2 интервала.

Документы, оформленные на бланках, должны иметь поля:

левое - 27,5 мм;

правое - 22,5 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон их расположения размещают продольным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) способом.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

2.1.2. В Администрации Курской области применяются следующие бланки документов:

бланк постановления Губернатора Курской области с изображением герба Курской области;

бланк проекта постановления Губернатора Курской области;

бланк распоряжения Губернатора Курской области с изображением герба Курской области;

бланк проекта распоряжения Губернатора Курской области;

бланк постановления Администрации Курской области с изображением герба Курской области;

бланк проекта постановления Администрации Курской области;

бланк распоряжения Администрации Курской области с изображением герба Курской области;

бланк проекта распоряжения Администрации Курской области;

бланк проекта закона Курской области;

бланк письма Администрации Курской области с изображением герба Курской области;

бланк письма Губернатора Курской области с изображением герба Курской области;

бланк письма Губернатора Курской области на английском языке с изображением герба Курской области.

Образцы бланков документов, применяемых в Администрации Курской области, приведены в приложении N 1 к настоящей Инструкции.

2.1.3. Бланки документов Администрации Курской области разрабатываются на основе продольного варианта расположения реквизитов, то есть посередине листа вдоль верхнего поля.

Проектирование и изготовление бланков документов осуществляются управлением делами Администрации Курской области.

Бланки постановлений, распоряжений Губернатора Курской области, проектов постановлений, распоряжений Губернатора Курской области, постановлений, распоряжений Администрации Курской области, проектов постановлений, распоряжений Администрации Курской области, писем Губернатора Курской области, Администрации Курской области, проектов законов Курской области в черно-белом изображении и бланков писем Губернатора Курской области на английском языке в цветном изображении изготавливаются с помощью компьютерной, копировально-множительной техники.

Бланки писем Губернатора Курской области, Администрации Курской области в цветном изображении изготавливаются типографским способом.

2.1.4. Проектирование бланков резолюций, бланков коллегиальных органов осуществляется самостоятельно секретариатами Губернатора Курской области, первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, структурными подразделениями по согласованию с Управляющим делами Администрации Курской области и изготавливаются с помощью компьютерной, копировально-множительной техники.

2.1.5. На оборотной стороне гербовых бланков документов в верхней части по центру проставляются учетные порядковые номера.

2.1.6. Запрещается тиражирование бланков документов Губернатора Курской области, Администрации Курской области в органах исполнительной власти Курской области, структурных подразделениях Администрации Курской области на копировально-множительных аппаратах и использование копий бланков для оформления подлинников документов.

2.1.7. Бланки документов используются строго по назначению и не могут передаваться в другие организации.

2.1.8. Бланки постановлений, распоряжений Губернатора Курской области, Администрации Курской области, писем Губернатора Курской области, Администрации Курской области являются бланками строгой отчетности и подлежат учету в журналах по видам бланков. Журналы учета бланков ведутся в электронном виде.

2.1.9. Бланки документов хранятся в надежно запираемых шкафах или сейфах.

2.1.10. Выдача бланков с изображением герба Курской области:

писем Губернатора Курской области, Администрации Курской области в цветном, черно-белом изображении и писем Губернатора Курской области на английском языке в цветном изображении осуществляется первым заместителем Управляющего делами Администрации Курской области;

постановлений, распоряжений Губернатора Курской области, Администрации Курской области осуществляется отделом делопроизводства управления делами Администрации Курской области.

Выдача бланков писем Администрации Курской области в цветном и черно-белом изображении, проектов постановлений, распоряжений Губернатора Курской области, проектов постановлений, распоряжений Администрации Курской области осуществляется отделом (канцелярией) управления делами Администрации Курской области (далее - канцелярия управления делами).

Уничтожение испорченных и неизрасходованных гербовых бланков документов осуществляется по акту.

Контроль за использованием и хранением гербовых бланков документов возлагается на управление делами Администрации Курской области и руководителей структурных подразделений Администрации Курской области.

Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по поручению Губернатора Курской области.

2.1.11. Бланки органов исполнительной власти Курской области изготавливаются ими самостоятельно с использованием компьютерной техники. Наименование органа исполнительной власти Курской области располагается под наименованием высшего органа исполнительной власти Курской области "Администрация Курской области", печатается одним шрифтом с размером шрифта текста "Администрация Курской области" либо на 2 шрифта меньше.

2.2. Оформление реквизитов документов.

Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Администрации Курской области, являются:

1) герб Курской области;

2) наименование организации (Администрация Курской области);

3) наименование должности;

4) справочные данные об Администрации Курской области;

5) наименование вида документа;

6) дата документа;

7) регистрационный номер документа;

8) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

9) место составления (издания) документа;

10) адресат;

11) гриф утверждения документа;

12) гриф согласования документа;

13) указания по исполнению документа (резолюция);

14) заголовок к тексту;

15) текст документа;

16) подпись;

17) отметка о приложении;

18) виза;

19) отметка о контроле;

20) отметка об исполнителе;

21) гриф ограничения доступа к документу;

22) печать;

23) отметка о заверении копии;

24) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

25) отметка о поступлении документа.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Документ, оформленный на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.

2.2.1. Герб Курской области.

Герб Курской области воспроизводится на бланках документов Губернатора Курской области, Администрации Курской области.

Воспроизведение изображения герба Курской области на бланках (многоцветное, одноцветное) установлено Законом Курской области от 17 декабря 1996 г. N 19-ЗКО "О гербе и флаге Курской области".

2.2.2. Наименование организации.

Наименование Администрации Курской области воспроизводится на бланке в соответствии с наименованием, предусмотренным в Уставе Курской области и в Положении об Администрации Курской области, утвержденном постановлением Губернатора Курской области от 24.12.2001 N 930.

Если документ подготавливается Администрацией Курской области совместно с двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на стандартном листе бумаги формата A4.

Наименование организаций одного уровня располагают на одном уровне. Наименование организаций разного уровня располагают друг над другом.

2.2.3. Наименование должности.

Реквизит "Наименование должности" указывается на бланках должностных лиц Администрации Курской области (бланк Губернатора Курской области).

2.2.4. Справочные данные об Администрации Курской области содержат сведения, необходимые при информационных контактах.

Справочные данные об Администрации Курской области располагаются на бланке письма и включают: почтовый адрес, номера телефонов, факсов, адрес электронной почты.

2.2.5. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, создаваемого в Администрации Курской области, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

2.2.6. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

2.2.7. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Администрации Курской области.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания, утверждения.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который дополняется индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более органами, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих органов и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Место проставления регистрационного номера зависит от используемого бланка и вида документа.

2.2.8. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа используется при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и включают в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

2.2.9. Место составления (издания) документа.

Место составления (издания) документа (Курск) указывается в бланках документов Администрации Курской области, за исключением бланков писем.

2.2.10. Адресат.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным лицам или физическим лицам. Наименование организации, ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

                                                      Министерство культуры

                                                      Российской Федерации

                                                      Управление делами

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указывают перед фамилией, например:

                                              Председателю комитета

                                              хозяйственного обеспечения

                                              Администрации Курской области

                                              И.О.Фамилия

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то следует указывать обобщенно, например:

                                               Главам муниципальных районов

                                               Курской области

Строки реквизита "Адресат" выравниваются по левому краю.

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:

                                                   Председателю комитета

                                                хозяйственного обеспечения

                                              Администрации Курской области

                                                         И.О.Фамилия

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

При адресовании документов постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

При адресовании документа физическому лицу инициалы получателя указываются после фамилии, затем указывается почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, например:

                                      Иванову И.И.

                                      ул. Ленина, д. 5, кв. 12,

                                      пос. Золотухино, Золотухинский район,

                                      Курская обл., 301264

На международных почтовых отправлениях адрес пишется латинскими буквами и арабскими цифрами. Допускается написание адреса на языке страны назначения при условии повторения наименования страны назначения на русском языке.

2.2.11. Гриф утверждения документа.

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

                                                 УТВЕРЖДАЮ

                                                 Губернатор Курской области

                                                 подпись        И.О.Фамилия

                                                 15.11.2015

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

                                                         УТВЕРЖДАЮ

                                                 Губернатор Курской области

                                                 подпись        И.О.Фамилия

                                                         12.11.2015

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования вида документа в творительном падеже с указанием даты утверждения и регистрационного номера.

Примерный Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении N 2 к настоящей Инструкции.

2.2.12. Гриф согласования документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами без кавычек и знаков препинания в конце), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование органа исполнительной власти, организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Министр здравоохранения

Российской Федерации

подпись     И.О.Фамилия

20.02.2016

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляет исполнитель следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 15.11.2015 N 430-162

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании "Росгосстрах"

от 15.11.2015 N 10

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: Лист согласования прилагается.

Лист согласования может оформляться следующим образом:

                             ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

            проекта Положения об общих принципах сотрудничества

СОГЛАСОВАНО                               СОГЛАСОВАНО

Председатель комитета                     Председатель комитета социального

здравоохранения Курской области           обеспечения Курской области

подпись            И.О.Фамилия            подпись          И.О.Фамилия

Дата                                      Дата

СОГЛАСОВАНО                               СОГЛАСОВАНО

Председатель комитета по                  Председатель комитета образования

культуре Курской области                  и науки Курской области

подпись            И.О.Фамилия            подпись           И.О.Фамилия

Дата                                      Дата

Заполненный лист согласования подписывается и датируется ответственным исполнителем и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.

2.2.13. Указания по исполнению документа (резолюция).

Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на специальном бланке резолюции.

Бланк резолюции Губернатора Курской области изготавливается на листе формата A6 (формата A5) с изображением герба Курской области и с указанием его должности.

Бланки резолюции первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области, руководителей структурных подразделений Администрации Курской области изготавливаются на листе формата A6 (формата A5) с указанием их должностей.

В состав резолюции входят следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дата.

Резолюция, оформленная на бланке, скрепляется с документом и является неотъемлемой его частью, содержит регистрационный номер и дату документа, к которому составляется резолюция.

Написание резолюции соответствующим должностным лицом на самом документе осуществляется между реквизитами "Адресат" и "Текст документа" или на свободном поле документа.

2.2.14. Заголовок к тексту.

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа, его основную смысловую нагрузку. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа, быть максимально кратким и точным (отвечает на вопрос "о чем?") и иметь ключевое слово.

Например: "Об отмене постановления ....", "Об организации деятельности органов опеки...", "О реализации Указа Президента Российской Федерации ...", "Об образовании комиссии...".

Заголовок к тексту может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. Точку в конце заголовка не ставят. Заголовок печатается через 1 интервал под реквизитом бланка. В проектах законодательных, иных правовых актов заголовок к тексту оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом. Для выделения заголовка используется полужирный шрифт.

2.2.15. Текст документа.

Текст документа отражает основное смысловое содержание документа - управленческое действие, решение.

Текст документа составляют на русском языке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на государственном (русском) или английском языке.

Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов (подзаголовки) пишутся с прописной буквы. Допускается их написание прописными буквами. Точка в конце заголовков (подзаголовков) не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой в конце.

Текст печатается на расстоянии 2 - 3 интервала от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части, указываются причины, основания, цели составления документа. В этой части при необходимости могут быть названы ранее изданные нормативные акты или другие документы по данному вопросу, указываются их реквизиты по следующей схеме: название вида документа, автор, дата, регистрационный индекс, заголовок, например:

В соответствии с Федеральным законом от 8 августа 2001 г. N 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей" и Постановлением Правительства Российской Федерации от 17 мая 2002 г. N 319 "Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти, осуществляющем государственную регистрацию юридических лиц, крестьянских (фермерских) хозяйств, физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей"....

Во второй части излагаются решения, поручения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

В правовых документах (постановлениях, приказах) используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРИКАЗЫВАЮ) или от третьего лица единственного числа (Администрация Курской области ПОСТАНОВЛЯЕТ).

В первой части документа указывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.

Распорядительная часть делится на пункты, если исполнение документа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Пункты, которые включают управленческие действия, носящие распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме, например:

1. Создать рабочую группу в составе....

В том случае, если действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся перед фамилией) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны организации, органы исполнительной власти Курской области или структурные подразделения Администрации Курской области.

Сведения об управленческом действии передаются глаголом в неопределенной форме и дополнением с обозначением объекта действия, например:

1. Управляющему делами Администрации Курской области А.Т. Стрелкову подготовить проект Инструкции по делопроизводству...

2. Комитету по управлению имуществом Курской области (В.В. Гнездилов) обеспечить проведение государственной кадастровой оценки земель....

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных должностных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа, например:

1. Контроль за исполнением распоряжения возложить на Управляющего делами Администрации Курской области А.Т. Стрелкова.

В распорядительных документах коллегиальных органов используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа (РЕШИЛА).

В совместных постановлениях или решениях двух и более структурных подразделений текст излагается от первого лица множественного числа (ПОСТАНОВИЛИ, РЕШИЛИ).

В протоколах (документах, фиксирующих ход обсуждения вопросов и принятия решений) постоянно действующих коллегиальных органов, коллегий, ученых, технических, методических советов и временных коллегиальных органов (конференций, собраний, совещаний, заседаний, переговоров, встреч) используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

Документы должны быть написаны официально-деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом.

К основным стилевым чертам официально-деловой речи относятся:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

лаконичность и краткость текста.

Особенностью делового стиля является широкое употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов, например:

Установлено, что в период с... по...

В соответствии с...

В целях...

Направляем (представляем, высылаем) Вам...

Считаем целесообразным...

Как правило, в текстах используются отглагольные существительные со значением действия (оказать помощь, произвести ремонт) или глаголы в форме третьего лица (акт подписан членами комиссии и утвержден руководством).

В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами, например:

В связи с низкой эффективностью использования..., а также в связи с недостаточной загруженностью... просим Вас решить вопрос о...

В служебных документах неуместно употреблять выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности сообщить".

Особенности написания дат и чисел, часто употребляемых сокращений слов, знаков обозначения единиц измерения, фамилий и имен приведены в приложении N 3 к настоящей Инструкции.

2.2.16. Подпись.

В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия структурного подразделения, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

не на бланке:

Председатель комитета

строительства и архитектуры

Курской области                      подпись                    И.О.Фамилия

на бланке комитета строительства и архитектуры Курской области:

Председатель

комитета                             подпись                    И.О.Фамилия

При оформлении документа на бланке письма должностного лица под текстом документа наименование должности не указывается, а реквизит "Подпись" состоит из личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Губернатор

Курской области                      подпись                    И.О.Фамилия

Главный бухгалтер                    подпись                    И.О.Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Председатель комитета                      Председатель комитета

образования и науки                        здравоохранения

Курской области                            Курской области

подпись     И.О. Фамилия                   подпись              И.О.Фамилия

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии                подпись                    И.О.Фамилия

Члены комиссии                       подпись                    И.О.Фамилия

                                     подпись                    И.О.Фамилия

Возможно расположение подписей по алфавиту фамилий.

Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем.

При отсутствии должностного лица проект документа может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующим направлением деятельности, например:

И.о. председателя комитета

здравоохранения Курской области       подпись                   И.О.Фамилия

или

Первый заместитель председателя комитета

здравоохранения Курской области       подпись                   И.О.Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Подпись отделяется от последней строки текста 2 - 3 интервалами.

Наименование должности в реквизите "Подпись" печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности, печатается без пробела между инициалами имени, отчества и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем, например:

                                                                 И.И.Иванов

Использование факсимильной подписи Губернатора Курской области осуществляется в соответствии с пунктом 13.2.7 настоящей Инструкции.

Удостоверение подлинности электронного документа осуществляется посредством электронной подписи (далее - ЭП) или иными способами, предусмотренными законодательством. Удостоверение подлинности электронного документа посредством ЭП осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

2.2.17. Отметка о приложении.

Отметка о приложении в документе отделяется от текста 1,5 - 2 интервалами, печатается от границы левого поля и заканчивается двоеточием. Текст о наличии приложения печатается через 1 межстрочный интервал.

Если письмо имеет приложение, названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение о комитете финансов Курской области

               на 5 л. в 1 экз.

            2. Положение о комитете агропромышленного комплекса

               Курской области на 4 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В этом случае указывают только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Приложение: в 3 экз.

или

Приложение: Техническое задание на разработку Типовой

            инструкции по документационному обеспечению

            управления организаций в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Письмо Росархива от 05.06.2004 N 02-6/172 и

            приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложение к документу содержится на носителе информации, представленной в электронно-цифровой форме, то в отметке о наличии приложений указываются наименование носителя информации (дискета, flash-диск, компакт-диск и др.) и количество штук.

Приложение: компакт-диск - 1 шт.

Приложение к правовому акту (постановление, распоряжение) оформляется следующим образом: на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N " с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, например:

                                                Приложение N 1

                                                к постановлению

                                                Губернатора Курской области

                                                от 15.11.2015 N 31-пг

Если приложение одно, порядковый номер не указывается, например:

                                                Приложение

                                                к постановлению

                                                Губернатора Курской области

                                                от 15.11.2015 N 31-пг

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

                                                      ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

                                                      к постановлению

                                                Губернатора Курской области

                                                  от 15.11.2015 N 31-пг

При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:

Приложение: согласно описи на 205 л.

2.2.18. Виза.

Согласование проекта документа с должностными лицами в органах исполнительной власти Курской области, структурных подразделениях Администрации Курской области оформляется визой, включающей в себя: наименование должности и личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, например:

Председатель административно-правового комитета

Администрации Курской области

подпись          И.О.Фамилия

Дата

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

С проектом не согласен, замечания прилагаются

Председатель административно-правового комитета

Администрации Курской области

подпись         И.О.Фамилия

Дата

Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, экономических и иных структур, первым заместителем Губернатора Курской области, заместителями Губернатора Курской области, Управляющим делами Администрации Курской области, курирующими данный вопрос, административно-правовым комитетом Администрации Курской области и руководителем службы делопроизводства (при необходимости).

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к документу.

Допускается полистное визирование финансовых, регистрационных и иных особо важных документов.

2.2.19. Отметка о контроле.

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения. Сроки исполнения документа устанавливаются в соответствии со сроками, обозначенными законодательством, организацией, направившей поручение или просьбу, распорядительным документом или резолюцией должностного лица.

Срок проставляется в форме даты завершения исполнения. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль" на наиболее важных документах.

2.2.20. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе документа включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона, адрес электронной почты (при наличии). Рекомендуется указывать также код города для убыстрения и упрощения связи.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

В.П.Петрова

52-14-35

или

В.П.Петрова

8 [phone]

Отметка об исполнителе печатается шрифтом N 10 - 12.

2.2.21. Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Гриф ограничения доступа к документам, содержащим информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования".

Работа с документами ограниченного распространения осуществляется в соответствии с порядком, изложенным в разделе VIII настоящей Инструкции.

2.2.22. Печать.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печати бывают гербовые, включающие изображение Государственного герба Российской Федерации и официальное наименование высшего органа исполнительной власти Курской области, высшего должностного лица Курской области, и простые, воспроизводящие лишь наименование органа исполнительной власти Курской области, структурного подразделения Администрации Курской области.

Простые печати могут иметь различную форму: круглую, квадратную, треугольную. Простую печать ставят на копиях документов, размноженных экземплярах распорядительных документов при их рассылке, справках о месте работы и т.д.

Порядок изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей и штампов изложен в разделе XIII настоящей Инструкции.

2.2.23. Отметка о заверении копии.

При заверении соответствия копии (включая ксерокопию) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа) на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, оттиск печати (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

               Верно

Начальник отдела делопроизводства

управления делами Администрации

Курской области                         подпись                 И.О.Фамилия

Дата                     печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, подпись и вся информация на оттиске печати должна быть четкой.

2.2.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении: "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем подразделения, в котором исполнен документ, например:

Отправлен факс от 15.11.2015 N 217

В дело N _______

подпись

Дата

или

Принято распоряжение Губернатора Курской области от 01.06.2016 N 121-рг

"О создании экспертной комиссии"

В дело N ________

подпись

Дата

2.2.25. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в Администрацию Курской области содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Отметка о поступлении документа в Администрацию Курской области проставляется в виде штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа.

+--------------------------------+

|       Управление делами        |

| Администрации Курской области  |

| ____________________ 20 ____ г.|

| Вход N ______________________  |

+--------------------------------+

III. Подготовка проектов законов Курской области,

оформление законов Курской области

3.1. Подготовка проектов законов Курской области.

3.1.1. Подготовка проектов законов Курской области, вносимых Губернатором Курской области в Курскую областную Думу, рассмотрение и оформление законов Курской области, поступивших Губернатору Курской области для подписания и обнародования, осуществляются в соответствии с Законом Курской области от 2 декабря 2002 г. N 57-ЗКО "О правовых актах, принимаемых Курской областной Думой", разделом 10 Регламента Администрации Курской области, утвержденного постановлением Губернатора Курской области от 22.02.2012 N 86-пг (далее - Регламент Администрации Курской области), и настоящей Инструкцией.

3.1.2. Проект закона Курской области (далее - законопроект), подготавливаемый для внесения Губернатором Курской области в Курскую областную Думу в порядке законодательной инициативы, печатается на бланке проекта закона Курской области шрифтом N 14.

Законопроект имеет следующие реквизиты:

1. Наименование субъекта Российской Федерации - Курская область.

2. Наименование вида акта - закон.

3. Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. Печатается с прописной буквы через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Отвечает на вопрос "о чем?" издан закон или в нем приводится название закона (например, "О государственной службе Курской области", "Устав Курской области"). Точка в конце заголовка не ставится.

4. Текст отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал прописными буквами шрифтом N 14.

5. Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Губернатор Курской области", инициалов имени, отчества и фамилии.

Слова "Губернатор" и "Курская область" печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля в первой строке печатается слово "Губернатор", во второй строке от границы левого поля печатаются слова "Курской области". Инициалы имени, отчества, фамилия Губернатора Курской области печатаются у правой границы текстового поля.

6. Визы включают в себя личную подпись визирующего (с расшифровкой) и дату. Виза проставляется на оборотной стороне бланка проекта закона Курской области.

3.2. Принятые Курской областной Думой законы, подписанные Губернатором Курской области, передаются в установленном порядке в отдел делопроизводства управления делами Администрации Курской области для их регистрации.

Дата подписания закона располагается у левого поля листа ниже реквизита "Место составления (издания) документа" и оформляется словестно-цифровым способом через 1 межстрочный интервал.

Номер закона располагается у левого поля листа ниже даты подписи через 1 межстрочный интервал.

Например:

г. Курск

2 марта 2016 г.

N 2-ЗКО

Нумерация ведется в пределах календарного года.

IV. Подготовка и оформление правовых актов

Губернатора Курской области, Администрации

Курской области

4.1. Проекты правовых актов Губернатора Курской области, Администрации Курской области разрабатываются в соответствии с федеральным и областным законодательством, планами работы Администрации Курской области, а также на основании решений, принятых на заседаниях Администрации Курской области, поручений Губернатора Курской области, первого заместителя Губернатора Курской области, заместителей Губернатора Курской области, Управляющего делами Администрации Курской области или по инициативе структурных подразделений Администрации Курской области, органов исполнительной власти Курской области.

4.2. Правовые акты, имеющие нормативный характер, издаются в виде постановлений Губернатора Курской области, Администрации Курской области. Правовые акты по оперативным и другим текущим вопросам, не имеющие нормативного характера, издаются в виде распоряжений Губернатора Курской области, Администрации Курской области.

4.3. Подготовка, принятие и регистрация постановлений, распоряжений Губернатора Курской области осуществляются в соответствии с порядком подготовки, принятия и регистрации постановлений, распоряжений Администрации Курской области, установленным разделом 9 Регламента Администрации Курской области.

4.4. Проекты постановлений, распоряжений Губернатора Курской области, Администрации Курской области (далее - акты Губернатора Курской области и Администрации Курской области) печатаются на соответствующих бланках с пометкой "Проект". После прохождения визирования исполнитель переносит текст документа на соответствующий бланк.

Акты Губернатора Курской области и Администрации имеют следующие реквизиты:

1. Герб Курской области.

2. Наименование вида акта - постановление Губернатора Курской области; распоряжение Губернатора Курской области; постановление Администрации Курской области; распоряжение Администрация Курской области.

3. Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

В отдельных распоряжениях Губернатора Курской области, Администрации Курской области заголовок может отсутствовать.

4. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 межстрочный интервал.

Текст проектов актов Губернатора Курской области и Администрации Курской области печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть актов Губернатора Курской области, Администрации Курской области может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть).

Преамбула в проектах постановлений Губернатора Курской области, Администрации Курской области завершается словами ПОСТАНОВЛЯЮ или ПОСТАНОВЛЯЕТ, которые печатаются прописными буквами.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобой.

Все изменения и дополнения, вносимые в акты Губернатора Курской области, Администрации Курской области, должны соответствовать структуре основного акта.

Если в правовые акты Губернатора Курской области, Администрации Курской области вносятся изменения или они признаются утратившими силу, либо подлежат отмене или их действие приостанавливается, то в преамбуле или в постановляющей части указываются все ранее принятые правовые акты Губернатора Курской области, Администрации Курской области.

Если при подготовке правового акта выявились необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, а также, если в акт неоднократно вносились изменения, которые затрудняют чтение и применение правового акта, то в целях упорядочения разрабатывается новый единый акт. В проект такого акта включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах предписания.

При наличии приложений к актам Губернатора Курской области, Администрации Курской области в тексте документа на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов актов Губернатора Курской области по вопросам награждения почетными грамотами, присвоения почетных званий.

5. Подпись на правовом акте оформляется в соответствии с подпунктом 5 пункта 3.1.2 настоящей Инструкции.

При отсутствии Губернатора Курской области реквизит "Подпись" оформляется следующим образом:

И.о. Губернатора

Курской области                        подпись                  И.О.Фамилия

6. Дата проставляется в день подписания документа цифровым способом. Печатается от левой границы текстового поля.

7. Регистрация документов после их подписания осуществляется в отделе делопроизводства управления делами Администрации Курской области.

Регистрационный номер печатается у правой границы текстового поля.

При регистрации документа ему присваивается порядковый регистрационный номер, после которого через дефис добавляются буквенные обозначения вида документа: "пг" (постановление Губернатора Курской области), "рг" (распоряжение Губернатора Курской области), "па" (постановление Администрации Курской области), "ра" (распоряжение Администрации Курской области). К документам по личному составу, в зависимости от срока их хранения, добавляются буквы "л" или "к".

Нумерация ведется в пределах календарного года.

8. Приложения к актам Губернатора Курской области, Администрации Курской области оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов актов Губернатора Курской области, Администрации Курской области.

В приложениях к акту помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Если в тексте акта Губернатора Курской области, Администрации Курской области дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово Приложение, ниже через 1,5 межстрочных интервала от этого слова дается ссылка на акт Губернатора Курской области, Администрации Курской области.

Оформление приложений к актам Губернатора Курской области, Администрации Курской области осуществляется в соответствии с пунктом 2.2.17 настоящей Инструкции.

При наличии в тексте актов Губернатора Курской области, Администрации формулировки "Утвердить" на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на правовой акт, его дату, номер и оформляется аналогично приложению:

                                                         УТВЕРЖДЕНО

                                                 постановлением Губернатора

                                                       Курской области

                                                  от ____________________