|
Расширенный поиск
Постановление Губернатора Сахалинской области от 14.01.2002 № 2Утратил силу - Постановление Губернатора Сахалинской области от 25.10.2004 г. N 48, за исключением пункта 2. ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ от 14 января 2002 г. N 2 г. Южно-Сахалинск Об Инструкции по делопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области (В редакции Постановлений Губернатора Сахалинской области от 05.09.2003 г. N 46; от 17.10.2003 г. N 54) В соответствии со статьями 24, 30 Устава Сахалинской области, Регламентом администрации Сахалинской области, утвержденным постановлением администрации области от 21.11.2001 N 66-па, постановляю: 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области (прилагается). 2. Признать утратившими силу: 2.1. постановления губернатора области: - от 31.12.97 N 621 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Сахалинской области"; - от 09.02.98 N 55 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации Сахалинской области"; - от 26.11.98 N 63 "О мерах по исполнению постановления губернатора области от 31.12.97 N 621"; - от 05.06.98 N 239 "О внесении изменений в постановление губернатора области от 31.12.97 N 621 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Сахалинской области"; - от 16.09.98 N 356 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации Сахалинской области"; - от 30.09.98 N 378 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации Сахалинской области"; - от 02.11.98 N 412 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации Сахалинской области"; - от 17.12.98 N 469 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации Сахалинской области"; - от 10.04.2000 N 144 "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в администрации Сахалинской области"; - от 03.07.2000 N 281 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в администрации Сахалинской области"; - от 06.10.2000 N 421 "О дополнении Инструкции по делопроизводству в администрации Сахалинской области"; - от 01.12.2000 N 488 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в администрации Сахалинской области"; - от 06.02.2001 N 68 "О внесении дополнения в Инструкцию по делопроизводству в администрации Сахалинской области"; - от 29.06.2001 N 295 "О внесении изменений и дополнений в Инструкцию по делопроизводству в администрации Сахалинской области"; - от 25.06.2001 N 335 "Об утверждении бланков губернатора Сахалинской области и администрации Сахалинской области"; - от 13.08.2001 N 346 "О внесении изменения в постановление губернатора области от 25.07.2001 N 335". 2.2. пункт 3 постановления губернатора области от 14.05.98 N 206 "Об отмене и о внесении изменений в постановления губернатора области". Губернатор области И.П.Фархутдинов Утверждена постановлением губернатора области от 14 января 2002 N 2 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ АДМИНИСТРАЦИИ САХАЛИНСКОЙ ОБЛАСТИ (В редакции Постановлений Губернатора Сахалинской области от 05.09.2003 г. N 46; от 17.10.2003 г. N 54) 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1. 1. Инструкция по делопроизводству в аппарате администрации Сахалинской области (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в аппарате администрации Сахалинской области (далее именуется Аппарат) в процессе осуществления им своих функций по обеспечению деятельности губернатора Сахалинской области (далее - Губернатор) и администрации Сахалинской области (далее - Администрация), областных и территориальных органах исполнительной власти Сахалинской области, возглавляемых Администрацией (далее - органы исполнительной власти области). 1.2. Инструкция подготовлена на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Росархива от 27.11.2000 N 68), государственного стандарта ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформление документов". Регламента Администрации и с учетом опыта работы с документами в Аппарате, органах исполнительной власти области. (В редакции Постановления Губернатора Сахалинской области от 17.10.2003 г. N 54) Делопроизводство в Аппарате организовано и ведется на основе настоящей Инструкции и других нормативно - методических документов, не противоречащих ей. Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами: порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми и другими, независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документированной информации должны отвечать требованиям Положения об информационной вычислительной сети Аппарата и органов исполнительной власти области и настоящей Инструкции. 1. 3. Порядок работы с секретными документами данной Инструкцией не регламентируется. 1. 4. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для работников Аппарата и органов исполнительной власти области. 1. 5. Организация и совершенствование системы делопроизводства на основе единой технической политики и внедрения технологий автоматизированной обработки документов, копировально - множительной, машинописной и организационной техники, методическое руководство службами делопроизводства, обучение работников, контроль за соблюдением требований Инструкции, установленного порядка работы с документами в Аппарате, органах исполнительной власти области осуществляются управлением делами Аппарата (далее - управление делами) и общим отделом Аппарата (далее - общим отделом). Письма управления делами и общего отдела по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения в Аппарате и органах исполнительной власти области. 1. 6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в органах исполнительной власти области возлагается на их руководителей. 1. 7. Ведение делопроизводства в органах исполнительной власти области осуществляется службами делопроизводства или работником, специально назначенным для выполнения этих функций. Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции ее работников разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются руководителем органа исполнительной власти области. 1. 8. На работников службы делопроизводства органа исполнительной власти области возлагается выполнение следующих основных обязанностей: - прием, учет (регистрация) и распределение входящих (поступающих) документов; - учет (регистрация) внутренних документов; - передача документов на рассмотрение руководителю органа исполнительной власти области и после получения соответствующих указаний (резолюций) - непосредственно работнику - исполнителю; - учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам); - контроль за сроками прохождения и рассмотрения документов; - организация справочно - информационной работы по вопросам делопроизводства; - подготовка проекта номенклатуры дел подразделения; - ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, обеспечение их сохранности, передача дел в Архив; - выдача работникам документов и дел, контроль за их возвратом; - сверка наличия документов, находящихся на исполнении у работников; - анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя органа исполнительной власти области об исполнении документов и поручений; - подготовка предложений по совершенствованию работы с документами; - передача информации (ежедневная) о ходе прохождения и исполнения документов в базу данных автоматизированной системы "Канцелярия" (при наличии автоматизированной системы); - ознакомление работников с нормативными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к организации делопроизводства; - консультирование работников, проведение практических занятий по вопросам работы с документами; - учет печатей, штампов и бланков документов, используемых в органе исполнительной власти области. 1. 9. Служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений и распоряжений Губернатора, Администрации и проектах других документов, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего или знакомящегося с соответствующими документами. 1. 10. Передача работникам других организаций копий подписанных Губернатором документов допускается только по его указанию (разрешению) или по указанию (разрешению) руководителя Аппарата, управляющего делами (в соответствии с распределением обязанностей), о чем делаются соответствующие записи на подлинниках документов, а также в электронных карточках документов (учетных карточках) с указанием фамилии должностного лица, разрешившего передачу документа. Передача документов (копий документов) представителям средств массовой информации осуществляется пресс - центром Аппарата, а также должностными лицами Администрации и Аппарата (в соответствии с должностными инструкциями). В связи со служебной необходимостью передача документов (копий документов) структурных подразделений Аппарата (далее - подразделений Аппарата) работникам других организаций допускается с разрешения руководителей этих подразделений или их заместителей. При утрате документов руководитель подразделения Аппарата информирует общий отдел, отдел информационной безопасности контрольного управления Аппарата (далее - отдел информационной безопасности; контрольное управление), управляющего делами, руководителя Аппарата. Руководитель Аппарата (управляющий делами) назначает служебное расследование. В случае несанкционированного разглашения содержащейся в документах служебной информации руководитель подразделения Аппарата докладывает в отдел информационной безопасности и руководителю Аппарата или лицу, его замещающему. 1. 11. В органах исполнительной власти области могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции методические документы. 1. 12. При обращении с документами, поступившими в Аппарат, не разрешается вносить правки, делать пометки, работать с ними вне служебных кабинетов. 1. 13. При уходе в отпуск, выезде в командировку, в случае болезни или увольнении работник по указанию руководителя подразделения Аппарата, органа исполнительной власти области передает находящиеся у него на исполнении документы другому работнику. 1. 14. Переписка между подразделениями в Аппарате запрещается, за исключением случаев, определенных указаниями руководителя Аппарата. 2. ПРИЕМ, ОБРАБОТКА, РЕГИСТРАЦИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПАЮЩЕЙ В АППАРАТ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ 2. 1. Движение документов в Аппарате с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот Аппарата. Организация документооборота должна отвечать следующим требованиям: - прохождение документов должно быть оперативным и целенаправленно регулироваться; - каждое перемещение документа должно быть оправданным: следует исключать или ограничивать возвратные перемещения документов, инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью; - в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов должно быть максимальное единообразие; - основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в Аппарате только один раз. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения Аппарата в другое он повторно не регистрируется. 2. 2. Вся поступающая в Аппарат корреспонденция принимается, обрабатывается и регистрируется в канцелярии общего отдела. При регистрации на первом листе документа, в правом нижнем углу, на свободном от текста месте проставляется штамп, который состоит из наименования "Администрация Сахалинской области", слов "входящий N", буквенно - цифровой даты. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. 2. 3. Не подлежат регистрации поступающие в Аппарат статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, программы совещаний, конференций, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты. 2. 4. При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки, комплектность и целостность документов, приложений к ним. На документе проставляется входящий порядковый номер и дата поступления. При повреждении или недостаче документа составляется акт (приложение 35) в трех экземплярах, один из которых остается в канцелярии общего отдела, другой - приобщается к поступившему документу, третий - посылается отправителю. Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки документов. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. 2. 5. В канцелярии общего отдела документ регистрируется в автоматизированной системе "Канцелярия" в день его поступления путем заполнения электронной регистрационной карточки (приложение 36). При этом входящему документу присваивается регистрационный номер, указываются инициалы имени, отчества и фамилия должностного лица (или наименование подразделения Аппарата) Администрации, Аппарата, которому документ направляется. 2. 6. Информация о зарегистрированных документах, их прохождении и исполнении хранится в технологической базе данных автоматизированной системы "Канцелярия" не менее 5 лет. 2. 7. Законы Российской Федерации, указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации регистрируются в государственно - правовом управлении Аппарата (далее - государственно - правовое управление). 2. 8. Письма граждан, поступившие на имя Губернатора, регистрируются в отделе по работе с населением управления Аппарата по работе с общественностью и населением (далее - отдел по работе с населением; управление по работе с общественностью и населением). 2. 9. Служебные документы, полученные работниками Аппарата минуя канцелярию, подлежат обязательной регистрации в канцелярии общего отдела. 2. 10. Передача (переадресация) зарегистрированных документов из одного подразделения Аппарата (органа исполнительной власти области) в другое производится с согласия лица, поручившего рассмотреть документ, при отсутствии поручения - по договоренности между руководителями подразделений. При этом на оборотной стороне документа проставляются фамилия нового исполнителя и дата переадресации документа. 2. 11. Зарегистрированные в канцелярии общего отдела документы передаются из одного подразделения Аппарата или органа исполнительной власти области в другое только через канцелярию общего отдела с отметкой (переадресацией) в автоматизированной системе "Канцелярия". 2. 12. Поступившие в подразделение Аппарата, орган исполнительной власти области документы передаются его руководителю и далее согласно резолюции на исполнение работникам подразделения Аппарата, органа исполнительной власти области. Резолюция включает фамилию исполнителя (исполнителей), текст поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату. Фамилия исполнителя, текст резолюции и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся в электронную карточку. 2. 13. При работе с документами, поступившими в подразделение Аппарата, орган исполнительной власти области и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо правки и пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией. 2. 14. Служба делопроизводства органа исполнительной власти области ежемесячно сверяет наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с данными, занесенными в базу данных, представляет руководителю органа исполнительной власти области справку о прохождении и исполнении документов. 2. 15. Все документы, поступившие в адрес Губернатора, вице-губернаторов области, руководителей подразделений Аппарата, в том числе и деловая переписка между должностными лицами Администрации, Аппарата и органов исполнительной власти области, регистрируются, классифицируются и заносятся в базу данных автоматизированной системы "Канцелярия" и в тот же день канцелярией общего отдела через секретариат Губернатора направляются: - поступившие на имя Губернатора - Губернатору или вице-губернаторам области в соответствии с распределением обязанностей между ними; - нормативно - правовые акты, принятые органами государственной власти Российской Федерации, иные документы федеральных органов государственной власти, содержащие поручения и рекомендации в адрес органов исполнительной власти Сахалинской области - в государственно - правовое управление Аппарата; - документы, поступившие от правоохранительных, судебных органов, прокуратуры - в контрольное управление или государственно - правовое управление; - поступивший на имя Губернатора протест прокурора (исковое заявление, решение суда или заключение Управления Министерства юстиции по Сахалинской области) на решение Губернатора, Администрации направляется в соответствующий орган исполнительной власти области (подразделение Аппарата), готовивший проект данного решения, для подготовки ответа и в копиях - государственно - правовому управлению для информационно - консультативного обеспечения, в контрольное управление - для контроля. Письма одинакового содержания, поступившие одновременно на имя двух или более должностных лиц, направляются в один адрес старшему по государственной должности лицу. Секретариат Губернатора, исходя из содержания поступившей на имя Губернатора корреспонденции, вправе направить ее в адрес непосредственных исполнителей для рассмотрения (приложение 33). Документы, поступившие от Сахалинской областной Думы (далее - областная Дума), канцелярией общего отдела передаются в управление Аппарата по взаимодействию с областной Думой (далее - управление по взаимодействию с областной Думой). Через управление по взаимодействию с областной Думой направляются в областную Думу: - законопроекты, вносимые Губернатором; - письма и обращения Губернатора в областную Думу; - ответы на письма областной Думы, Совета Думы и постоянных комиссий; - ответы на депутатские запросы, принятые областной Думой. По депутатским обращениям и обращениям руководителей аппарата областной Думы материалы рассматриваются и даются на них ответы теми подразделениями Аппарата, органами исполнительной власти области, в чей адрес они поступили. 2. 16. Проекты резолюций Губернатора по правовым актам, поступившим из федеральных органов государственной власти, по иным служебным документам, адресованным Губернатору, готовит секретариат Губернатора, а поступившим на имя других должностных лиц - их помощники. Проекты резолюций Губернатора по документам, поступившим из областной Думы, готовит управление по взаимодействию с областной Думой. 2. 17. Проекты резолюций должны содержать конкретные поручения, фамилии исполнителей и сроки исполнения, а при необходимости - указание "контроль" за исполнением документа. В тексте резолюции, по возможности кратком, должна быть использована устоявшаяся терминология. В случае необходимости подготовки ответа: - резолюция "Для ответа" указывает на необходимость подготовки и отправки ответа корреспондентам и заявителям непосредственно исполнителем, копия ответа вместе с копией поступившего документа направляется должностному лицу, подписавшему резолюцию; - резолюция "Для подготовки проекта ответа" определяет необходимость подготовки проекта ответа и направления его вместе с поступившими документами в адрес должностного лица, подписавшего резолюцию. При этом прохождение проектов ответов по цепи исполнителей должно точно соответствовать обратному порядку направления резолюций. 2. 18. Право подписи на резолюциях в случае отсутствия Губернатора, иных должностных лиц имеют: - от имени Губернатора - должностное лицо, уполномоченное Губернатором; - от имени иных должностных лиц - лица, уполномоченные ими. 2. 19. После наложения резолюции (указания) об исполнении документов, секретариат Губернатора передает их в канцелярию общего отдела. В случае постановки Губернатором документа на контроль он передается канцелярией в контрольное управление под роспись, затем документы направляются исполнителям. На контрольной карточке, оставшейся в контрольном управлении, делаются отметки о прохождении и исполнении документа. 2. 20. В случае, когда документ (поручение) должен исполняться несколькими подразделениями совместно, ответственным за исполнение является лицо, названное в качестве исполнителя в резолюции или документе первым или помечается словом "созыв", которому передается подлинник документа. Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок путем ознакомления (в течение двух дней) всех исполнителей с документом, определяет количество необходимых копий и обеспечивает размножение документов, осуществляет свод материалов, согласованных с соисполнителями, для принятия совместного решения, которое докладывается руководителю, наложившему резолюцию. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документов. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. 3. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ НОРМАТИВНО - ПРАВОВЫХ АКТОВ И РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, ПРОТОКОЛОВ 3. 1. Нормативно - правовыми актами являются постановления Губернатора и Администрации. Распорядительными документами являются распоряжения Губернатора и Администрации, приказы руководителя Аппарата. При подготовке проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов (далее - решения) подразделения Аппарата, органы исполнительной власти области руководствуются Регламентом Администрации (далее - Регламент), утвержденным постановлением Администрации от 21.11.2001 N 66-па, и настоящей Инструкцией. 3. 2. Решения имеют следующие реквизиты: - герб Сахалинской области; - наименование органа государственной власти (губернатор Сахалинской области, администрация Сахалинской области); - наименование вида акта (постановление Губернатора, постановление Администрации, распоряжение Губернатора, распоряжение Администрации, приказ руководителя Аппарата); - дата, номер акта и место принятия акта; - заголовок в краткой форме, обозначающий предмет, регулируемый актом; - подписи лиц, официально уполномоченных подписывать соответствующие акты; - печать (на копиях). 3. 3. Требования к содержательной стороне проектов нормативных правовых актов: - текст должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования; - в преамбуле акта указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие причиной или поводом для его издания, а также могут содержаться ссылки на законы и иные акты, в соответствии с которыми принимается данный документ; в преамбулу не включаются положения нормативного характера. В распоряжениях преамбула, как правило, отсутствует; - преамбула в постановлениях Губернатора завершается словом "ПОСТАНОВЛЯЮ"; - преамбула в постановлениях Администрации завершается словами "администрация области ПОСТАНОВЛЯЕТ"; - в постановляющей части должны отражаться пункты, предусматривающие конкретные поручения, механизмы реализации устанавливаемых данным актом норм и поручений, сроки их исполнения, поручения о контроле за исполнением; - в проекте, в случае необходимости, должны быть определены порядок и сроки вступления в силу нормативно - правового акта и указания о его официальном опубликовании в установленном порядке; - в приложениях к нормативно - правовому акту помещаются планы мероприятий, списки, программы, графики, схемы и т.п., если они необходимы для надлежащего применения акта; - приложения к решениям должны иметь отметку, связывающую их с основными документами и придающую им юридическую силу, подписываются руководителем, подготовившим документ и отвечающим за его содержание; - если в тексте акта написано: "утвердить прилагаемое Положение (Устав или иной документ нормативного характера)", то в приложениях нормативного характера перед его заголовком помещается гриф утверждения (п. 13.23.) Наименования упоминаемых в акте органов, организаций и других объектов приводятся в полном соответствии с их официальным названием, предусмотренным в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п. 3. 4. На подпись Губернатору, руководителю Аппарата проекты решений передаются только отпечатанными на персональных компьютерах в машинописном бюро общего отдела на бланках установленного образца (с использованием электронных шаблонов - приложения 1, 2) в соответствии с ГОСТами на организационно - распорядительную документацию. Не допускается никаких помарок, рукописных исправлений, зачеркиваний и вставок, употребление сокращенных слов, кроме общепринятых наименований, пользование средством "Штрих". 3. 5. Проект решения визируется исполнителем и руководителем органа исполнительной власти области, подразделения Аппарата, подготовившего документ, и согласовывается исполнителем с заинтересованными органами государственной власти и местного самоуправления, государственными, общественными и другими организациями в соответствии с порядком, установленным Регламентом. Согласование проекта документа оформляется на справке согласования (приложения 7, 9) путем визирования с указанием даты, фамилии и должности визирующего. Срок рассмотрения проектов документов, представленных на согласование в органы исполнительной власти области и заинтересованные организации, не должен превышать двух дней. В случае, если проект решения не согласован в каком-либо органе исполнительной власти области, подразделении Аппарата или имеются замечания, к нему прилагаются соответственно: письменное обоснование отказа от согласования или замечания по проекту, подписанные должностным лицом. 3. 6. В процессе подготовки проекта решения исполнителем готовится электронная копия документа. Электронные копии подготовленных и согласованных проектов документов сдаются на дискете или отправляются по электронной почте исполнителем в сектор по подготовке и выпуску документов общего отдела. 3. 7. Согласованные проекты решений должны пройти проверку на соблюдение правильности оформления в общем отделе, о чем должна быть сделана соответствующая отметка уполномоченными должностными лицами. Внесение изменений или дополнений, изменяющих смысл документа, в согласованные проекты решений, актов не допускается. Подготовленные проекты постановлений и распоряжений Губернатора, Администрации передаются руководителю Аппарата, который принимает решение об их окончательной готовности к представлению Губернатору на подпись. 3. 8. Принятые Администрацией постановления, при необходимости и в соответствии с внесенными на заседании Администрации поправками, дорабатываются авторами проектов в течение 5 дней или в срок, установленный на заседании, и представляются на подпись Губернатору. Протокол заседания Администрации (приложение 6) оформляется общим отделом и в течение недели после заседания представляется на подпись председательствующему на заседании Администрации. 3. 9. Внесение изменений и дополнений в подписанные решения не допускается. 3. 10. Решения после их подписания направляются в сектор по подготовке и выпуску документов общего отдела, который осуществляет их регистрацию и хранение, снятие копий и их передачу в канцелярию общего отдела для рассылки. Подлинники решений, материалы к ним находятся на хранении до сдачи в госархив в секторе по подготовке и выпуску документов общего отдела; выдавать их для работы за пределы сектора запрещается. 3. 11. Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений Губернатора. К порядковому номеру распоряжений по основной деятельности добавляется буква "р". К порядковому номеру постановлений Администрации добавляются буквы "па". К порядковому номеру распоряжений Администрации добавляются буквы "ра". 3. 12. Копии решений, заверенные печатью общего отдела, направляются канцелярией общего отдела адресатам согласно списку рассылки (приложения 10, 11), подготовленному и завизированному руководителем органа, внесшего документ, и секретариатом Губернатора, помощником вице-губернатора области, управляющего делами или руководителя Аппарата (в соответствии с распределением обязанностей). Решения, требующие оперативного принятия мер, могут быть переданы по факсу и компьютерной сети, для чего в списке рассылки делается отметка. Решения, изменяющие или дополняющие ранее принятые, направляются учреждениям и организациям, которым эти документы рассылались. Для формирования информационных баз данных "КонсультантПлюс:Сахалинский Выпуск", информационно - правовой системы "Кодекс", Федерального агентства Правительственной связи при Президенте Российской Федерации (ФАПСИ) копии решений (кроме приказов руководителя Аппарата) передаются ООО "Консультант - Сахалин", Сахалинскому региональному центру обслуживания информационно - правовой системы "Кодекс", Региональному информационно - аналитическому центру (РИАЦ) ФАПСИ в Сахалинской области согласно заключенным договорам и Порядку передачи документов. Абонентам электронной почты Администрации электронные копии решений передаются по электронной почте, о чем в списке рассылки делается отметка. 3. 13. Решения, не носящие нормативного правового характера и не затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу с момента их подписания, если иное не определено в самом решении. 3. 14. Решения, носящие нормативный характер и (или) затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, должны быть опубликованы официально для всеобщего сведения, при этом в решение в обязательном порядке включается пункт о его опубликовании в газете "Губернские ведомости". Решения, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, вступают в силу на всей территории области одновременно не ранее чем через десять дней после их официального опубликования, если иное не определено в самом решении. Официальным опубликованием решений считается первая публикация текста в газете "Губернские ведомости", которая является официальным печатным изданием Администрации. Официальными являются также тексты решений, распространяемые в машиночитаемом виде ООО "Консультант - Сахалин" в справочной правовой системе "КонсультантПлюс:Сахалинский Выпуск". Контроль за правильностью и своевременностью опубликования решений осуществляется органами, внесшими проект решения. 3. 15. Решения Губернатора, Администрации могут быть опубликованы в иных печатных изданиях, а также доведены до всеобщего сведения (обнародованы) по телевидению и радио, разосланы государственным органам, должностным лицам, предприятиям, учреждениям, организациям по каналам связи по разрешению Губернатора или лица, исполняющего его обязанности. 3. 16. Сектор по подготовке и выпуску документов общего отдела: - обеспечивает направление в Управление Министерства юстиции РФ по Сахалинской области копий решений нормативного характера на бумажном и электронном носителях в 7-дневный срок после их принятия для включения этих актов в федеральный регистр и проведения юридической экспертизы; - по письменному запросу Управления Министерства юстиции РФ по Сахалинской области в соответствии с согласованным сторонами графиком осуществляет передачу специалисту управления одного экземпляра нормативных актов предыдущих периодов, имеющихся в наличии в секторе по подготовке и выпуску документов. Электронная копия направляется по электронной почте или записывается на дискету, предварительно предоставленную Управлением Министерства юстиции РФ по Сахалинской области. Передача всех документов оформляется записью в журнале по форме, установленной в приложении 28. 4. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ЗАКОНОПРОЕКТОВ И ИНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ, ВНОСИМЫХ ГУБЕРНАТОРОМ В САХАЛИНСКУЮ ОБЛАСТНУЮ ДУМУ 4. 1. Подготовка проектов законов Сахалинской области и постановлений Сахалинской областной Думы для внесения губернатором области в Сахалинскую областную Думу (далее - законопроекты) осуществляется в соответствии с Порядком, установленным Законом Сахалинской области от 03.04.2000 N 168 "О законодательной деятельности в Сахалинской области", и Регламентом. 4. 2. Законопроекты, вносимые Губернатору, должны быть согласованы разработчиком со всеми заинтересованными органами власти, учреждениями, организациями, общественными объединениями в соответствии с Регламентом. Согласование осуществляется на бланках установленного образца (приложение 8) с обязательным указанием фамилии, инициалов должностного лица, согласовавшего документ, и даты согласования. 4. 3. Законопроекты, подготовленные и согласованные в соответствии с Регламентом и настоящей Инструкцией, вносятся разработчиком Губернатору через канцелярию общего отдела. Проект письма Губернатора в областную Думу оформляется на бланке (приложение 12). 4. 4. Управление по взаимодействию с областной Думой: - обеспечивает направление в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Сахалинской области копий законов Сахалинской области на бумажном и электронном носителях в 7-дневный срок после их подписания для включения этих актов в федеральный регистр и проведения юридической экспертизы; - по письменному запросу Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Сахалинской области в соответствии с согласованным сторонами графиком осуществляет передачу специалисту управления одного экземпляра нормативных актов предыдущих периодов, имеющихся в наличии в управлении по взаимодействию с областной Думой. Электронная копия направляется по электронной почте или записывается на дискету, предварительно предоставленную Управлением Министерства юстиции Российской Федерации по Сахалинской области. Передача всех документов оформляется записью в журнале по форме, установленной в приложении 28. 5. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ У ГУБЕРНАТОРА, ВСТРЕЧ ГУБЕРНАТОРА, РАБОЧИХ ПОЕЗДОК ГУБЕРНАТОРА ПО РАЙОНАМ ОБЛАСТИ, ОФОРМЛЕНИЕ ПОРУЧЕНИЙ ГУБЕРНАТОРА, ДАННЫХ ВО ВРЕМЯ И ПОСЛЕ КОМАНДИРОВОК (ЗАРУБЕЖНЫХ, В ФЕДЕРАЛЬНЫЕ ОРГАНЫ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ И ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ, СУБЪЕКТЫ ФЕДЕРАЦИИ), СОВЕЩАНИЙ В АППАРАТЕ, У ВИЦЕ-ГУБЕРНАТОРОВ ОБЛАСТИ 5. 1. Поручения, данные на совещаниях с участием Губернатора во время рабочих поездок губернатора области в районы, в соответствии с Регламентом оформляются протоколами на бланках установленной формы (приложение 30) секретариатом Губернатора в день их проведения или на следующий день. Поручения Губернатора, данные во время и после командировок (зарубежных, в федеральные органы исполнительной и законодательной власти, в субъекты Федерации), оформляются секретариатом Губернатора на бланке установленной формы (приложение 31) в день или на следующий день после прибытия из командировки Губернатора. 5. 2. Организацию встреч Губернатора с населением и оформление протоколов встреч (приложение 32) осуществляет управление по работе с общественностью и населением. 5. 3. В случае отсутствия вопросов для рассмотрения на заседаниях Администрации, Губернатором (или лицом его замещающим) проводятся совещания с руководителями областных исполнительных органов власти, структурных подразделений Аппарата. Поручения, данные Губернатором (или лицом его замещающим), оформляются секретариатом Губернатора (приложение 31). Руководитель Аппарата проводит совещания с руководителями и специалистами Аппарата (аппаратные совещания). Протоколы аппаратных совещаний ведет помощник руководителя Аппарата. 5. 4. Протоколы заседаний комиссий, возглавляемых вице-губернаторами области, ведут секретари комиссий или по поручению вице-губернатора области - помощники и специалисты групп. 5. 5. Протоколы совещаний, проводимых вице-губернаторами области, руководителем Аппарата, управляющим делами, ведут помощники и специалисты групп по их поручению, они же ведут контроль за их исполнением. 5. 6. Протоколы оформляются на основании стенограмм или звукозаписей хода заседаний, а также других материалов (справок, проектов, решений). В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится звукозапись, содержание выступлений в протокол не включается. Стенограмма прилагается к протоколу. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты: председатель; секретарь; присутствовали; повестка дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали, Выступили, Постановили (Решили). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью. Документ, утверждаемый коллегиальным органом, прилагается к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы совместных совещаний (собраний) должны иметь составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе совещания. Порядок подготовки и выпуска протоколов и решений коллегиальных органов определяется в положениях об этих органах или регламентах их работы. 6. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОГОВОРОВ, СОГЛАШЕНИЙ, ПРОТОКОЛОВ НАМЕРЕНИЙ И ДРУГИХ ДОКУМЕНТОВ, ПРИНИМАЕМЫХ ОТ ИМЕНИ АДМИНИСТРАЦИИ 6. 1. Договоры, протоколы намерений, соглашения и другие документы, заключаемые Администрацией (далее - документы, заключаемые от имени Администрации), оформляются и подписываются Губернатором (исполняющим обязанности Губернатора) в соответствии с Регламентом. 6. 2. Проект договора (соглашения, протокола намерений), заключаемого от имени Администрации, вносится органом исполнительной власти области и согласовывается со всеми заинтересованными органами в соответствии с Регламентом. Согласование оформляется на справке согласования установленной формы (приложение 7) и, при необходимости, путем дополнительного визирования с указанием даты, фамилии и должности визирующего. При этом подписи согласований располагаются на оборотной стороне каждого листа проекта договора, соглашения. 6. 3. После подписания всеми сторонами документы передаются в сектор по подготовке и выпуску документов общего отдела для их регистрации и хранения. Подлинник документа хранится в секторе по подготовке и выпуску документов общего отдела. Копии документов, заверенные печатью общего отдела, рассылаются заинтересованным органам согласно списку рассылки (приложение 10), составленному должностными лицами, подготовившими документ. 6. 4. Печать Администрации ставится на документ после его подписания и регистрации. 6. 5. Настоящий порядок сохраняется и при подписании документов за пределами области. 7. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ В АППАРАТЕ 7. 1. Настоящий раздел Инструкции определяет в соответствии с Регламентом порядок работы в Аппарате с документами и поручениями, поставленными на контроль за исполнением. 7. 2. Контролю за исполнением подлежат нормативно - правовые акты органов государственной власти Российской Федерации, Президента Российской Федерации, Губернатора, Администрации, областной Думы, документы полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, поручения, содержащиеся в резолюциях Губернатора, вице-губернаторов области. 7. 3. Основанием для постановки на контроль за исполнением документа являются указание об установлении контроля за его исполнением или конкретные задания, поручения в адрес исполнительных органов, должностных лиц органов исполнительной власти области в тексте документа либо в тексте резолюции. 7. 4. Непосредственный контроль за исполнением поручений, содержащихся в нормативно - правовых актах Губернатора, Администрации, в резолюциях на служебную корреспонденцию, осуществляется контрольным управлением, вице-губернаторами области, управляющим делами, руководителями органов исполнительной власти области, которые назначают лиц, ответственных за учет и организацию контроля за исполнением поручений, содержащихся в документах и адресованных им для исполнения. 7. 5. Нормативно - правовые акты Президента Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации регистрируются в государственно - правовом управлении, доводятся до сведения ответственных исполнителей в соответствии с резолюциями Губернатора и направляются для документального контроля в контрольное управление. Законы Российской Федерации, указы, распоряжения и поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения, поручения Правительства Российской Федерации, поручения полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе, обращения, запросы депутатов Государственной Думы, письма - поручения и письма - запросы вышестоящих органов власти, которые Губернатор поставил на контроль, секретариат Губернатора направляет через канцелярию общего отдела в контрольное управление, где заполняется контрольная карточка, на которую переносится резолюция (указание), проставляется отметка о контроле "К" и исполнителе. Отметка об особом контроле "ОК" проставляется на тех документах и контрольных карточках, в которых определен срок представления информации (справки, докладной записки и т.д.) в вышестоящие органы, министерства и ведомства. Контрольное управление: - ведет контрольную картотеку поставленных на контроль Губернатором документов (правительственных документов, документов органов исполнительной власти области, администраций городов и районов), его поручений, ведет учет о представлении информации в вышестоящие органы по выполнению правительственных документов и поручений по группам вице-губернаторов области, руководителя Аппарата; - сверяет не реже одного раза в месяц наличие документов, находящихся на контроле у помощников и специалистов групп вице-губернаторов области, управляющего делами, составляет сводку исполнения документов и докладывает Губернатору о состоянии работы с документами; - направляет ежемесячно на группы вице-губернаторов области, руководителя Аппарата, управляющего делами перечни решений и поручений, сроки исполнения которых истекли на первое число месяца, и в порядке предупредительного контроля - перечни решений и поручений, подлежащих исполнению до конца месяца, квартала, года; - хранит все материалы снятых с контроля постановлений и распоряжений Губернатора, Администрации в течение сроков, установленных номенклатурой дел. 7. 6. При поступлении контрольного документа в орган исполнительной власти области работник, назначенный ответственным за учет и организацию контроля, обязан: - внести документ в учетный журнал контрольных документов с указанием контрольных сроков исполнения документа в целом, ответственного исполнителя, контрольных сроков исполнения и конкретных исполнителей отдельных поручений и заданий, содержащихся в нем; - довести документ до сведения руководителя органа исполнительной власти области и исполнителей (под расписку); - систематически информировать руководителя органа исполнительной власти области о приближающихся сроках исполнения документов; - напоминать исполнителям о сроках исполнения поручений и заданий, содержащихся в документе; - представлять в контрольное управление, в соответствии с указанными в документе сроками, информацию о ходе исполнения и об исполнении контрольного документа; в информации должны быть отражены конкретные результаты работы по его исполнению. 7. 7. Если исполнение поручено нескольким лицам, ответственность за своевременное исполнение документа и предоставление информации несет исполнитель, указанный первым. Ответственность за исполнение документа в установленные сроки несут все исполнители, перечисленные в резолюции либо указанные в самом документе. 7. 8. Если в резолюции или документе, подлежащем контролю, срок исполнения не определен, он устанавливается согласно Регламенту и настоящей Инструкции. Если исполнение документа или отдельных его поручений установлено в течение года или более длительных сроков (областные программы и др.), информация о ходе исполнения документа представляется за полугодие и за год. Документы с пометкой "срочно" исполняются в течение трех дней. 7. 9. Если по объективным причинам возникает необходимость продления срока исполнения постановления (распоряжения) Губернатора, Администрации, ответственный за исполнение не позднее чем за неделю до истечения установленного срока представляет объяснительную записку о причинах неисполнения к указанному сроку поручений, содержащихся в документе, и предложения о новом сроке исполнения документа руководителю Аппарата и информирует контрольное управление. В случае принятия Губернатором решения о продлении срока исполнения документа, соответствующим подразделением Аппарата (органом исполнительной власти области) готовится проект постановления (распоряжения). В случае невозможности исполнения в установленные сроки поручений, содержащихся в решениях или в резолюциях на служебные письма и иную деловую корреспонденцию, руководитель подразделения Аппарата (органа исполнительной власти области) не позднее чем за неделю до истечения установленного срока должен представить должностному лицу, подписавшему резолюцию, мотивированные предложения о продлении сроков исполнения, текст промежуточного ответа на имя корреспондента (по служебным письмам) с дальнейшим информированием контрольного управления. В иных случаях контрольный документ считается неисполненным. 7. 10. Контрольное управление в целях упреждающего контроля и принятия оперативных мер по исполнению контрольных документов и поручений в соответствии с Регламентом составляет информационные сводки о ходе исполнения контрольных документов. 7. 11. По каждому контрольному документу в течение пяти дней после окончания контрольного срока (по документам, имеющим пометку "срочно" - в течение одного дня) в контрольное управление исполнителем, ответственным за контроль исполнения документа, представляется справка об исполнении документа за подписью вице-губернатора области, курирующего соответствующее направление работы (в соответствии с распределением обязанностей). В справке должны быть отражены конкретные результаты работы по исполнению контрольного документа, а также предложения о снятии документа с контроля. При необходимости к справке прикладываются другие информационные материалы, связанные с исполнением контрольного документа. 7. 12. Снятию с контроля подлежат документы, по которым задания и поручения выполнены в полном объеме. Снятие документа с контроля не означает прекращения действия правовых норм, установленных им. 7. 13. Решения Губернатора, Администрации при наличии официальных справок руководителей органов исполнительной власти области или специалистов Аппарата, ответственных за их исполнение, снимаются с контроля вице-губернатором области, руководителем Аппарата, управляющим делами (в соответствии с распределением обязанностей). На документах, снятых с контроля, делается отметка "В дело" или "С контроля снять", дата, подпись Губернатора, вице-губернатора области, руководителя Аппарата, управляющего делами (в соответствии с распределением обязанностей). 7. 14. Информация об исполнении поручений, содержащихся в нормативно - правовых актах, документах Президента Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе и областной Думы, согласовывается с руководителем Аппарата либо с вице-губернатором области (в соответствии с распределением обязанностей) и предлагается ими для снятия с документального контроля. 7. 15. Служебные письма и иная деловая корреспонденция снимаются с контроля по решению должностного лица, подписавшего резолюцию, либо лица, уполномоченного им. 7. 16. Документ (подлинник) подлежит возврату в канцелярию общего отдела со справкой об исполнении документа и обязательной резолюцией (указанием) Губернатора (вице-губернатора области, руководителя Аппарата, управляющего делами) о снятии с контроля или отметкой "В дело". Документы, снятые с контроля Губернатором или вице-губернаторами области, руководителем Аппарата, управляющим делами, информации, направленные в вышестоящие органы, но не возвращенные в канцелярию общего отдела, считаются неисполненными. 8. СРОКИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 8. 1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с момента подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций - с момента поступления. Сроки исполнения могут быть типовыми и индивидуальными. Индивидуальные сроки устанавливаются Губернатором, вице-губернаторами области, если не указан срок в самом документе. Срок исполнения фиксируется в резолюции (указании) руководителя. Типовые сроки исполнения документов установлены на основании актов органов представительной и исполнительной власти Российской Федерации, а также центральных отраслевых органов управления: - поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, полномочного представителя Президента Российской Федерации в Дальневосточном федеральном округе - в указанный в поручении срок либо в месячный срок со дня подписания; - запросы и обращения Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации - не позднее 15 дней, депутатов областной Думы - в недельный срок, при необходимости в проверке или дополнительном изучении вопроса срок может быть продлен до одного месяца с обязательным сообщением об этом депутату в трехдневный срок; - письма - поручения и письма - запросы вышестоящих организаций - к указанному в письме сроку или установленному Губернатором; - обращения министерств и ведомств во исполнение документов Правительства Российской Федерации - согласно указанному в них сроку; - экспертные заключения Управления Министерства юстиции Российской Федерации по Сахалинской области - до 20 дней; - телеграммы, радиограммы, ВЧ-граммы, требующие срочного решения - до двух дней, остальные - в течение 10 дней; - протоколы совещаний, коллегий при Губернаторе - согласно установленному в них сроку; - исходящие инициативные письма Губернатора, Администрации по основным вопросам деятельности - согласно установленному в них сроку; - критические замечания и предложения, содержащиеся в выступлениях органов печати - до 15 дней; - заявления и жалобы граждан - в срок до одного месяца со дня поступления, не требующие дополнительного изучения и проверки - не более 15 дней; - поручения с конкретной датой исполнения выполняются в указанный срок; - поручения без указания конкретной даты, имеющие в тексте пометку "срочно", исполняются в 3-дневный срок, остальные - в месячный срок. Срок исчисляется в календарных днях с даты их подписания; - письма предприятий, организаций, учреждений, муниципальных образований - до 10 дней; - протокол разногласий: - составление и направление - до 10 дней, рассмотрение - до 20 дней. 8. 2. Контроль за исполнением документа осуществляется с момента постановки документа на контроль (записи в резолюции Губернатора). 8. 3. Если исполнитель не может в установленный срок исполнить документ, он должен не позднее чем за 3 дня до истечения срока обратиться с письменной просьбой о продлении срока исполнения документа с указанием причин отсрочки к Губернатору, вице-губернатору области, руководителю Аппарата, управляющему делами (в соответствии с распределением обязанностей). 9. РАССМОТРЕНИЕ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН 9.1. Общие положения 9. 1.1. Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством, постановлениями и распоряжениями Губернатора, Администрации, Регламентом и настоящей Инструкцией. 9. 1.2. Работу с обращениями граждан осуществляет отдел по работе с населением. Работники отдела по работе с населением осуществляют централизованный учет и организацию рассмотрения письменных и устных обращений граждан, поступающих в Администрацию, анализируют характер вопросов, поднимаемых гражданами, информируют об их содержании Губернатора, выявляют причины появления жалоб и предлагают меры по их устранению. Возникающие вопросы, связанные с обращениями граждан, отдел по работе с населением решает в тесном взаимодействии с соответствующими органами исполнительной власти области, подразделениями Аппарата. 9. 1.3. Обращения граждан подразделяются на предложения, заявления и жалобы: - предложения - обращения граждан, направленные на улучшение деятельности государственных органов, рыночных структур экономики и общественных организаций; - заявления - обращения граждан с требованием о восстановлении прав и законных интересов граждан, нарушенных действиями или решениями государственных органов, владельцами предприятий и организаций различных форм собственности, должностными лицами и общественными организациями. 9. 1.4. Работа с предложениями, заявлениями и жалобами граждан осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством, постановлениями и распоряжениями Губернатора, Администрации, Регламентом, соответствующими должностными обязанностями и настоящей Инструкцией. 9.2. Порядок работы с обращениями граждан 9. 2.1. Все поступившие в канцелярию общего отдела обращения граждан передаются в отдел по работе с населением, где производится их регистрация в день поступления. Данные о регистрации вносятся в электронную базу данных. В органах исполнительной власти области письменные и устные обращения граждан, при отсутствии средств автоматизации, регистрируются в специальных журналах. Конверты к письмам сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения предложения, заявления или жалобы. 9. 2.2. На всех поступивших в адрес Администрации письменных и устных обращениях граждан в правом нижнем углу лицевой стороны обращения проставляется регистрационный штамп с указанием даты и регистрационного номера. Для автоматизированного учета и анализа письменных и устных обращений граждан в отделе по работе с населением применяются средства электронно - вычислительной техники (ЭВТ) с соответствующим программным обеспечением. Запись на ЭВТ дублируется машинограммной регистрационно - контрольной карточкой при помощи вывода ее на дисплей и последующей распечаткой на принтере (приложение 38). Данная регистрация карточки используется в качестве вспомогательной справочной картотеки в целях страховки информации об обращениях граждан от предотвращения повторной их регистрации. 9. 2.3. Устные обращения граждан предварительно фиксируются в специальном журнале и учетной карточке с последующим вводом данных в память персонального компьютера (приложение 39). 9. 2.4. На каждое письменное обращение гражданина заводится дело и регистрационная карточка в трех экземплярах. Первый экземпляр карточки ставится в картотеку, второй остается в деле, третий - у помощников вице-губернаторов области. 9. 2.5. Повторным письменным и устным обращениям граждан присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе регистрационно - контрольной карточки указывается регистрационный номер первого обращения. В правом верхнем углу повторного обращения, а также на регистрационно - контрольной карточке делается пометка "повторно" и приобщается вся предшествующая переписка. Повторными следует считать предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу и поступившие для рассмотрения в один и тот же орган исполнительной власти в случае несогласия автора с ответом. 9. 2.6. Поступившие в адрес Администрации письменные обращения граждан после их регистрации и оформления отделом по работе с населением передаются через секретариат Губернатору, вице-губернаторам области (в соответствии с распределением обязанностей) или начальником отдела направляются по принадлежности руководителям органов исполнительной власти области. Губернатор, вице-губернаторы области рассматривают переданные им обращения, определяют конкретных исполнителей, после чего их помощники возвращают "дело" с резолюцией в отдел по работе с населением. 9. 2.7. Обращения граждан должны направляться исполнителям в соответствующие организации и учреждения не позднее чем в 5-дневный срок со дня регистрации в отделе по работе с населением. Работники отдела извещают авторов обращений в письменной или устной форме о том, куда направлены для рассмотрения их письма и телеграммы. Об устном уведомлении делается запись в карточке. 9. 2.8. Если поручение по обращению заявителя дано нескольким органам исполнительной власти области, ответственным исполнителем считается тот орган, руководитель которого указан первым. Органам исполнительной власти области - соисполнителям направляются копии обращений, а они представляют ответственному исполнителю необходимые материалы или информацию для обобщения и подготовки ответа автору обращения в форме служебной записки. В служебной записке указывается, к какому регистрационному номеру она относится; исходящий номер органа исполнительной власти области - соисполнителя не проставляется, т.к. внутренняя переписка не подлежит регистрации. 9. 2.9. Письма рассматриваются в срок до одного месяца со дня их регистрации, а письма, не требующие дополнительного изучения и проверки - не более 15 дней. Если для решения соответствующего обращения необходимо проведение специальной проверки, запрос дополнительных документов и материалов либо принятие других мер, сроки рассмотрения могут быть продлены, в порядке исключения, Губернатором, вице-губернаторами области, давшими поручение, но не более чем на один месяц, о чем сообщается автору. 9. 2.10. Предложения, заявления и жалобы граждан, поступающие с прямого эфира в передаче "Час губернатора", рассматриваются в сроки, указанные на карточке. 9. 2.11. Регистрационный индекс письменного и устного обращения граждан состоит из порядкового номера обращения в пределах каждого календарного года. Регистрационный индекс может иметь дополнительно и другие обозначения, обеспечивающие систематизацию и поиск обращения в валовой карточке (например: ЛП - личный прием). При регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан пишется их фамилия, имя, отчество, место работы или домашний адрес. Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после принятия окончательного решения и исчерпывающих мер по разрешению предложений, заявлений и жалоб, решение об этом принимается Губернатором, вице-губернатором области, который дал указание о контроле. 9. 2.12. Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают Губернатор, вице-губернаторы области в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в регистрационно - контрольной карточке. Ответы авторам обращений подписываются Губернатором, вице-губернаторами области или руководителями органов исполнительной власти области в зависимости от содержания поручения и сложности вопроса. Копия ответа вместе с основанием (материалы обращения) передаются из органа исполнительной власти области - исполнителя в отдел по работе с населением. На копии ответа заявителю указывается фамилия ответственного исполнителя и номер телефона, а также должны быть визы соискателей (с их расшифровкой). 9. 2.13. Материалы для анализа и обобщения ежеквартально подготавливаются отделом по работе с населением и оформляются в виде аналитических справок и статистических отчетов. 9. 2.14. Заявления, предложения, жалобы граждан после их исполнения списываются "в дело" должностным лицом, принявшим данное решение. (В редакции Постановления Губернатора Сахалинской области от 05.09.2003 г. N 46) Предложения, заявления и жалобы граждан, направляемые для разрешения в органы исполнительной власти области, подлежат возврату в отдел по работе с населением вместе с ответом на них. Ответы, подготовленные в органах исполнительной власти области в адрес вышестоящих органов государственной власти, регистрируются на отправку только в отделе по работе с населением. На каждом заявлении, предложении, жалобе после их исполнения должна быть надпись "в дело", личная подпись должностного лица, принявшего это решение, дата. Предложения, заявления, жалобы граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их решением, а также документы по личному приему граждан формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Документы в этих делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое предложение, заявление, жалоба и другие документы, связанные с их рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу. Повторные письменные обращения или дополнительные материалы подшиваются к данной группе документов. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Не разрешенные предложения, заявления, жалобы граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дело запрещается. 9. 2.15. Ответственность за сохранность документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан возлагается на вице-губернаторов области, руководителей органов исполнительной власти области, учреждений, организаций, предприятий и должностных лиц, работающих с данной категорией документов. Срок хранения документов по предложениям, заявлениям и жалобам определяется по согласованию, номенклатуре дел. По истечении установленного срока хранения дела подлежат уничтожению согласно настоящей Инструкции (приложение 42). 9.3. Организация работы по личному приему граждан 9. 3.1. Личный прием граждан в Администрации осуществляют: Губернатор, первый вице-губернатор области, вице-губернаторы области, руководители органов исполнительной власти области. 9. 3.2. График приема граждан составляется начальником отдела по работе с населением на первое число каждого месяца, согласовывается со всеми должностными лицами, внесенными в него, и опубликовывается в печати. 9. 3.3. Предварительную запись на прием осуществляют работники отдела по работе с населением. На каждое обращение заполняется карточка приема граждан (приложение 39). При повторных обращениях к карточке прикладываются все имеющиеся материалы по этому заявителю (карточка предыдущего приема, учетная карточка письма, "Дело"). 9. 3.4. При необходимости работники отдела по работе с населением дают гражданам разъяснения и справки. 9. 3.5. Перед приемом граждан работники отдела по работе с населением проводят необходимую проработку вопроса и до приема информируют ведущего прием руководителя о записавшихся гражданах. 9. 3.6. После завершения личного приема поручения должностного лица, ведущего прием, направляются работниками отдела по работе с населением исполнителям. 9. 3.7. Поступившие ответы о принятых мерах по реализации поручений передаются на ознакомление должностному лицу, осуществлявшему прием. 9. 3.8. Рассмотрение обращений считается завершенным после списания их "В дело" ведущим прием руководителем. Если контроль за рассмотрением заявления продолжается, то на учетной карточке делается отметка о продлении срока рассмотрения. 9. 3.9. Ответственность за состояние делопроизводства по материалам с личного приема граждан и выполнение настоящей Инструкции возлагается на начальника отдела по работе с населением. 10. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ СЛУЖЕБНУЮ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ 10.1. Общие положения 10. 1.1. Настоящий раздел Инструкции определяет общий порядок обращения с документами и машинными носителями информации (МНИ), содержащими служебные сведения ограниченного распространения в Администрации. Под МНИ понимаются магнитные ленты, жесткие (счетные и несчетные) магнитные диски, оптические диски, гибкие магнитные диски (дискеты) и магнитные карты. 10. 1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Администрации, ее Аппарата, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. 10. 1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения: законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации; документы, содержащие информацию о чрезвычайных ситуациях, экономическую, метеорологическую, демографическую, санитарно - эпидемиологическую и другую информацию, необходимую для обеспечения безопасности функционирования населенных пунктов, производственных объектов, безопасности граждан и населения в целом; документы, содержащие информацию о деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления (описание структуры органов, их функции, направления и формы деятельности, а также их адреса), об использовании бюджетных средств и других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения, за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне; документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах органов государственной власти, органов местного самоуправления, общественных объединений, организаций, представляющие общественный интерес или необходимые для реализации прав, свобод и обязанностей граждан; порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц; решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке. 10. 1.4. На документах, а в необходимых случаях и на их проектах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования". 10. 1.5. Категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям, порядок снятия пометки "Для служебного пользования" с носителей информации ограниченного распространения, организацию защиты служебной информации ограниченного распространения определяет Губернатор. 10. 1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 10.1.3. настоящей Инструкции. 10. 1.7. Служебная информация ограниченного распространения без санкции Губернатора, вице-губернаторов области, руководителя Аппарата, управляющего делами не подлежит разглашению (распространению). 10. 1.8. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник Аппарата, органа исполнительной власти области) может быть привлечен к дисциплинарной или иной, предусмотренной законодательством, ответственности. 10. 1.9. В случае ликвидации органа исполнительной власти области решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия. 10. 1.10. К работе с документами, содержащими сведения ограниченного распространения, допускаются работники Аппарата, органов исполнительной власти области, ознакомленные с настоящей Инструкцией. 10.2. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения 10. 2.1. Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" на документах, МНИ и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документы. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. 10. 2.2. Прием и учет (регистрация) документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются работником общего отдела, которому поручено выполнение этой задачи. 10. 2.3. При смене работника общего отдела, осуществляющего учет документов с пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема - передачи этих документов другому работнику, который утверждается управляющим делами или руководителем Аппарата. 10. 2.4. Документы с пометкой "Для служебного пользования": - учитываются отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами. В электронной регистрационной карточке документа с пометкой "Для служебного пользования" производится запись "ДСП"; - печатаются, как правило, в машинописном бюро общего отдела с указанием на оборотной стороне в левом нижнем углу последнего листа каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона. На лицевой стороне каждого листа документа в левом нижнем углу проставляются наименование файла, дата печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ; - передаются исполнителем после подписания вместе с черновиками работнику канцелярии для регистрации. Черновики документа уничтожаются, о чем делается отметка в учетных формах; - копируются (тиражируются) с письменного разрешения руководителей Администрации, Аппарата. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно (приложение 40); - передаются работникам Аппарата, органов исполнительной власти области под расписку, пересылаются другим организациям спецсвязью; - не передаются по незащищенным каналам компьютерно - модемной связи; - рассылаются в несколько адресов согласно указателю рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается губернатором области (вице-губернатором области, управляющим делами); - хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах). 10. 2.5. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел подразделений Аппарата, органов исполнительной власти области несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка "Для служебного пользования". 10. 2.6. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих научной и исторической ценности, производится по акту (приложение 42). В учетных формах об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт. 10. 2.7. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования" проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми руководителем Аппарата или управляющим делами. В состав таких комиссий обязательно включаются работники, ответственные за учет и хранение этих материалов. В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой "Для служебного пользования", проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом. 10. 2.8. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации ставятся в известность начальник отдела информационной безопасности, управляющий делами, руководитель Аппарата и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются управляющему делами, руководителю Аппарата. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делается соответствующая отметка в учетных формах. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дела фонда. 10. 2.9. При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись. 10. 2.10. За утрату документов с пометкой "Для служебного пользования", разглашение служебной информации ограниченного распространения, нарушение правил работы с документами, содержащими такую информацию, работник Аппарата, органа исполнительной власти области привлекается к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности. 10.3. Порядок обращения с машинными носителями, содержащими информацию ограниченного распространения 10. 3.1. Служебная информация, содержащая сведения ограниченного распространения, для хранения записывается только на учетные съемные МНИ. Хранение информации с пометкой "Для служебного пользования" на несъемных МНИ без применения специальных мер защиты от несанкционированного доступа запрещается. Разрешение на использование специальных мер защиты, позволяющих осуществлять запись и хранение служебной информации, содержащей сведения ограниченного распространения, на несъемных МНИ, дается Губернатором, вице-губернаторами области, руководителем Аппарата, управляющим делами (в соответствии с распределением обязанностей) и оформляется в письменном виде. 10. 3.2. Все МНИ, предназначенные для записи информации, содержащей сведения ограниченного распространения, учитываются в журнале учета МНИ (приложение 41). При регистрации дискеты, используемой для работы с персональной ЭВМ, на нее наклеивается этикетка (как правило, такие этикетки поставляются фирмами вместе с дискетами), на которую наносятся следующие реквизиты: - гриф секретности; - регистрационный номер по журналу; - фамилия и инициалы пользователя (при нескольких пользователях проставляется учетный номер списка лиц, допущенных к информации на данной дискете); - подпись лица, проводившего регистрацию, заверенная печатью, и дата регистрации. 10. 3.3. Регистрация несекретных МНИ может проводиться в журнале регистрации МНИ, предназначенных для записи информации "Для служебного пользования". 10. 3.4. Перед началом обработки информации, содержащей сведения ограниченного распространения, на ЭВМ пользователи обязаны принять меры, исключающие возможность визуального обзора информации лицами, не допущенными к ней. 10. 3.5. Режим хранения МНИ с записанной на них информацией, содержащей сведения ограниченного распространения, их выдача пользователям, передача от одного пользователя к другому должны соответствовать требованиям, предъявляемым к документам с пометкой "Для служебного пользования". 10. 3.6. Разрешение на стирание потерявшей практическое значение информации, записанной на МНИ, хранящихся в Аппарате, дается Губернатором, вице-губернаторами области, руководителем Аппарата, управляющим делами (в соответствии с распределением обязанностей). Стирание информации производится лицом, допущенным к работе с соответствующей категорией стираемой информации, в присутствии лица, ответственного за хранение МНИ, с применением программ, не позволяющих восстановить информацию с помощью программных инструментальных средств. После ее стирания делается отметка в журнале (приложение 41), заверенная подписями ответственного лица за хранение МНИ и лица, производившего стирание, и проставляется дата. МНИ, после стирания с них информации, с учета не снимаются и гриф секретности не снимается. 10. 3.7. Пришедшие в негодность МНИ уничтожаются физическим способом, не позволяющим восстановить записанную на них информацию. Уничтожение МНИ оформляется актом и отражается в журнале регистрации. 10. 3.8. Перед обработкой информации с МНИ, полученных от сторонних организаций, необходимо проверить их на "зараженность вирусами". 10. 3.9. Распечатка на принтерах подготовленных на МНИ документов, содержащих сведения ограниченного распространения, разрешается только на ЭВМ, размещенных в помещениях машинописного бюро или самого исполнителя, с соблюдением требований пункта 10.3.4. настоящей Инструкции. 10. 3.10. На отпечатанном документе на оборотной стороне последнего листа наряду с другими необходимыми данными указывается учетный номер дискеты (МД N ... ). 10. 3.11. Передача информации, содержащей сведения ограниченного распространения, сторонним организациям посредством копирования информации на представленные ими МНИ разрешается только с письменного разрешения Губернатора, вице-губернаторов области, руководителя Аппарата, управляющего делами (в соответствии с распределением обязанностей). Представленные МНИ должны быть отформатированы и не иметь записанной информации. 11. ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ, ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ 11.1. Изготовление и использование бланков документов 11. 1.1. Бланки документов и электронные шаблоны, применяемые в Аппарате, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям или лицам. 11. 1.2. Бланки писем, постановлений и распоряжений Губернатора, Администрации являются бланками строгой отчетности и подлежат учету в общем отделе. Бланки документов используются при подготовке проектов документов в Аппарате и органах исполнительной власти области. В отдельных случаях бланки документов могут выдаваться в подразделения Аппарата, органы исполнительной власти области. При этом в журнале учета указывается фамилия должностного лица, давшего разрешение на выдачу бланков, наименование организации или учреждения и фамилия их представителя, получившего их. 11. 1.3. Изготовление бланков документов Губернатора, Администрации обеспечивается общим отделом. Не разрешается изготовление бланков документов Губернатора, Администрации в подразделениях Аппарата, органах исполнительной власти области на компьютерах и копировально - множительных аппаратах. 11. 1.4. Общий отдел: - оформляет заказы на изготовление бланочной продукции и обеспечивает контроль за их исполнением; - осуществляет хранение и учет выдачи изготовленных бланков документов; - обеспечивает контроль за правильностью использования бланков документов. 11. 1.5. Электронные шаблоны бланков документов по разрешению начальника общего отдела могут передаваться в подразделения Аппарата, органы исполнительной власти области. При этом в передаваемые шаблоны проставляются идентификаторы, позволяющие определить организацию, получившую электронный шаблон. 11. 1.6. Руководители подразделений Аппарата, органов исполнительной власти области несут ответственность за обеспечение сохранности бланков документов Губернатора, Администрации и правильность их использования. 11.2. Изготовление и использование печатей и штампов 11. 2.1. Для удостоверения подлинности документов и соответствия копий документов подлинникам в Аппарате используются гербовые и другие печати. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы. 11. 2.2. Печать Администрации с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая печать) хранится в финансово - кредитном отделе Аппарата и проставляется на документах международного характера и государственного значения, скрепленных подписью Губернатора или, по его поручению, вице-губернатора области, управляющего делами. Гербовая печать проставляется также на служебных удостоверениях личности должностных лиц, назначаемых на должность Губернатором, на командировочных удостоверениях, на документах личного состава, доверенностях и финансовых документах. 11. 2.3. На копиях постановлений и распоряжений Губернатора, Администрации, подготовленных к тиражированию, проставляется круглая (не гербовая) печать общего отдела. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте, при этом он должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. 11. 2.4. Изготовление гербовой печати производится по указанию Губернатора. Образцы печатей и штампов согласовываются с руководителем Аппарата. Заявки на их изготовление направляются в хозяйственный отдел управления делами, который оформляет заказ на их изготовление. 11. 2.5. Все печати и штампы регистрируются в канцелярии общего отдела и выдаются работникам Аппарата под расписку в специальном журнале учета, хранятся в надежно закрываемых и опечатываемых сейфах или металлических шкафах. 11. 2.6. Контроль за правильностью хранения и использования печатей и штампов в Аппарате осуществляет общий отдел, который незамедлительно ставится в известность в случае утери печати, штампа. 11. 2.7. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в общий отдел и уничтожаются по акту, а в журнале учета проставляются соответствующие отметки. 11. 2.8. Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов возлагаются на руководителей подразделений Аппарата, в которых эти печати и штампы используются. При смене руководителя подразделения печати и штампы передаются по акту с отметкой в журнале учета. Руководители подразделений Аппарата возлагают ответственность за хранение и использование печатей и штампов на одного из подчиненных им работников. 12. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ 12.1. Печатание документов 12. 1.1. Печатание документов осуществляется в машинописном бюро общего отдела, а также непосредственно в подразделениях Аппарата с использованием компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции. 12. 1.2. В машбюро общего отдела печатаются только служебные документы, при этом печатание документов под диктовку не производится. В первоочередном порядке печатаются проекты постановлений и распоряжений Губернатора, Администрации, документы первого вице-губернатора области, вице-губернаторов области, управляющего делами, документы к мероприятиям, проводимым с участием Губернатора, вице-губернаторов области. Срочные документы печатаются в очередности, определяемой ведущим специалистом машинописного бюро по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей, кроме указанных, или с наличием правленых карандашом ошибок. При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований учреждений и организаций, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов. 12. 1.3. Документы, создаваемые в Администрации, печатаются в машбюро на соответствующих бланках или на стандартных листах бумаги с использованием электронных шаблонов и, как правило, текстового редактора WinWord 97 или в другом, совместимом с ним, шрифтом Times New Roman или Times New Roman Cyr размером N 13. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре. Корректорские работы специалистами, печатающими документы, не производятся. Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (с.) и знаков препинания. На каждой странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляется отметка (колонтитул), содержащая идентификатор, который определяет наименование файла на машинном носителе и автоматизированное рабочее место, где документ был распечатан. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона (по требованию исполнителя) проставляются на лицевой стороне последнего листа документа внизу слева. 12. 1.4. Черновики и испорченные экземпляры отпечатанных документов уничтожаются в машинах для уничтожения бумаг или в разорванном виде помещаются в закрывающиеся металлические бачки или в крафт - мешки для последующего уничтожения. 12.2. Копирование (тиражирование) документов 12. 2.1. Копировально - множительные работы осуществляются в копировально - множительном бюро хозяйственного отдела. Копирование (тиражирование) небольших по объему документов может производиться непосредственно в подразделениях Аппарата, имеющих множительную технику. 12. 2.2. В копировально - множительное бюро хозяйственного отдела на копирование сдаются только служебные документы, при этом ведется журнал учета количества и тиража откопированных документов. 12. 2.3. На копирование сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов в несброшюрованном виде, четко напечатанные. Заказы на копирование выполняются в порядке очередности их поступления. 12. 2.4. Тираж изготовленных копий документов должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с первым экземпляром (подлинником) документа. О выполнении работы в журнале учета делается соответствующая запись. 12. 2.5. Порядок использования имеющейся копировально - множительной техники в подразделениях Аппарата устанавливается их руководителями. 12.3. Звукозапись мероприятий 12. 3.1. Звуковая запись мероприятий, проводимых с участием Губернатора, вице-губернаторов области, обеспечивается управлением делами и выполняется в диктофонном варианте или системой документирования устных выступлений. 12. 3.2. Звукозапись научно - практических конференций и семинаров, проводимых в большом (малом) зале Администрации подразделениями Администрации по их заявкам, осуществляет управление делами Аппарата (хозяйственный отдел, отдел автоматизированных информационных систем). 12. 3.3. Расшифровку звукозаписей коллегий при Губернаторе, заседаний Администрации, других мероприятий по поручению Губернатора, руководителя Аппарата, управляющего делами осуществляет машбюро общего отдела, при этом на лицевой стороне последнего листа стенограммы пишется слово "диктозапись", указывается фамилия работника, ответственного за расшифровку звукозаписи, проставляется дата. Подготовленная стенограмма передается исполнителю, о чем производится запись в журнале. 12. 3.4. Звукозаписи мероприятий, используемые при расшифровке, размагничиваются после подготовки стенограмм. 12.4. Прием и передача текстов документов по официальным каналам факсимильной связи 12. 4.1 Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера Администрации, предназначены для передачи только служебных документов. 12. 4.2. При приеме и передаче текстов служебных документов по указанным телефаксам необходимо руководствоваться следующими требованиями: - объем передаваемого документа (тексты, схемы, графические изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 х 297) черным цветом, не должен превышать 5 листов; - документ для передачи по каналу факсимильной связи должен быть подписан Губернатором (вице-губернаторами области, руководителем Аппарата, управляющим делами) и после регистрации в канцелярии передан в приемные Губернатора, вице-губернаторов области; - ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения Аппарата, органа исполнительной власти области; - факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму, а доставляются адресату без перевода; - запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования"; - подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале учета без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи по телефаксу возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки; - поступившие факсограммы учитываются в журнале учета без проставления регистрационного штампа, передаются в канцелярию общего отдела для регистрации и дальнейшей передачи их адресатам. 12. 4.3. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в приемных Губернатора и вице-губернаторов области, осуществляется общим отделом. 13. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ И ТЕЛЕГРАММ 13. 1. Содержание служебного письма должно быть кратким, ясным, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации. Образцы написания служебных писем прилагаются. 13. 2. Служебные письма печатаются на бланках установленной формы формата А4 (210 х 297); письма, имеющие текст в несколько строк, печатаются на бланках формата А5. Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 3,5 см; правое - 1,5 см; верхнее - не менее 2 см; нижнее - не менее 2 см. 13. 3. Служебное письмо имеет следующие реквизиты: а) герб Сахалинской области; б) наименование органа - администрация Сахалинской области; в) индекс предприятия связи, почтовый адрес, номер телефона, номер телефакса; г) дата; д) номер; ж) адресат; з) заголовок; и) текст; к) приложение; л) подпись; м) фамилия исполнителя и номер его телефона. 13. 4. Письма по вопросам, относящимся к компетенции Губернатора, оформляются на бланке Губернатора (приложение 12). Письма по вопросам, относящимся к компетенции Администрации, адресованные органам законодательной, исполнительной и судебной власти, субъектам Российской Федерации, правительственным учреждениям, организациям, их руководителям или конкретным должностным лицам, органам местного самоуправления, оформляются на бланках Администрации (приложения 13, 14) и подписываются Губернатором, а в его отсутствие - исполняющим обязанности Губернатора. 13. 5. Письма за подписью вице-губернаторов области по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются также на бланках Администрации. 13. 6. Письма за подписью руководителей подразделений Аппарата и их заместителей по вопросам, входящим в компетенцию подразделений, оформляются на бланках подразделений Аппарата (приложения 15 - 27). 13. 7. Сопроводительные письма и некоторые другие документы могут оформляться на бланках с трафаретными частями текста. 13. 8. Письмо объемом более одной страницы имеет заголовок, который в краткой форме раскрывает его основное содержание. 13. 9. На лицевой или оборотной стороне последнего листа письма в левом нижнем углу проставляется фамилия исполнителя и номер его телефона. 13. 10. Исходящие письма отправляются с подлинной подписью. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости с указанием рассылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел. 13. 11. Телеграммы за подписью должностных лиц печатаются на писчей бумаге формата А4. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк); текст телеграммы печатается без исправлений, без переноса слов, абзацев и не должен превышать двух машинописных страниц. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, где указывается должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму (без инициалов имени и отчества). 13. 12. В письмах - ответах указывается номер и дата документа, на который дается ответ; дата и номер письма выносятся в заголовок его первого листа. 13. 13. Подписание письма, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (с предлогом "за" или косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не допускается. 13. 14. Представляемые на подпись письма должны быть завизированы исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за подготовку документов. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа на нижнем его поле: на втором экземпляре документа, отправляемого в один адрес (кроме телеграммы), и на последнем экземпляре документа, отправляемого в несколько адресов. 13. 15. На письме указывается дата его подписания, утверждения. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2001 г. следует оформлять: 05.01.2001. Допускается словесно - цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2001 г. В тексте документа используется только словесно - цифровой способ. 13. 16. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. При направлении письма руководителю органа исполнительной власти области или организации их наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата пишутся в дательном падеже). 13. 17. При направлении письма в орган исполнительной власти области или организацию их наименование пишется в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. 13. 18. При направлении письма в несколько однородных органов исполнительной власти области или организаций их наименования указываются обобщенно (например: главам городских и районных администраций, руководителям органов исполнительной власти области). 13. 19 Адресат указывается в правом верхнем поле письма. Полный почтовый адрес указывается в случае его направления разовому корреспонденту (кроме документов, адресованных правительственным органам власти). 13. 20. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес; при адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, а затем инициалы и фамилию получателя. 13. 21. В адресной части документа (письма, телеграммы) может быть указано не более четырех адресатов. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, и на каждом экземпляре документа указывается только один адресат. 13. 22. Копии отправляемых (исходящих) писем заверяются работником службы делопроизводства проставлением надписи "Верно", даты, личной подписи и печати службы делопроизводства. 13. 23. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности, подписи, инициалов имени, отчества и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения. При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Допускается в реквизите "Гриф утверждения" документа центрировать элементы относительно самой длинной строки. 13. 24. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. 13. 25. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять. 13. 26. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль". 13. 27. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Июнь
|
