|
Расширенный поиск
Распоряжение Мэра г. Хабаровска от 18.02.1999 № 127-рМЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА РАСПОРЯЖЕНИЕ N 127-р 18 февраля 1999 г. г. Хабаровск Утратилo силу - Распоряжение Мэра г. Хабаровска от 08.12.2003 г. N 3051-р Об утверждении инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Во исполнение постановления мэра города от 08.10.1998 N 2303 "О внедрении ГОСТа Р 6.30-97 на организационно-распорядительную документацию в органах местного самоуправления, учреждениях, организациях, на предприятиях города Хабаровска", а также в целях совершенствования документационного обеспечения управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации г. Хабаровска. 2. Главам районных администраций, руководителям департаментов, комитетов, управлений и отделов в месячный срок разработать на ее основании и утвердить Инструкции по документационному обеспечению управления возглавляемых ими структурных подразделений. 3. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания. 4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на управляющего делами администрации города Шевцову В.В. Мэр города П.Д.Филиппов УТВЕРЖДЕНО Распоряжение мэра города Хабаровска от 18 февраля 1999 г. N 127-р Инструкция по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации г. Хабаровска СОГЛАСОВАНО ЭПМК управления по делам архивов администрации Хабаровского края Протокол от 25.12.1998 N 15 ОДОБРЕНО ЦЭК администрации г. Хабаровска Протокол от 05.02.1999 N 1 ВВЕДЕНИЕ Инструкция по документационному обеспечению управления (далее по тексту - Инструкция) Хабаровской городской Думы (в дальнейшем - Дума) и администрации г. Хабаровска (в дальнейшем - администрация) подготовлена управлением делами администрации с целью разъяснения и конкретизации порядка применения и внедрения утвержденного постановлением Госстандарта России от 31.07.1997 ГОСТа Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее по тексту - ГОСТ), который введен в действие 31 июля 1998 г., Методических рекомендаций по оформлению документов на основе ГОСТа Р 6.30-97 (М. 1998 г.), Основных положений государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. ГОСТ является нормативным документом, устанавливающим требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и субъекта Российской Федерации. Положения ГОСТа распространяются на организационно-распорядительные документы (далее по тексту - документы), входящие в состав Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) - решения, постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности: - федеральных органов государственной власти и органов государственной власти субъектов Российской Федерации; - предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности. Настоящая инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на основе положений ГОСТа, ГСДОУ и предназначена для внедрения в Думе и администрации: - единых правил оформления реквизитов документов и вариантов их расположения на основе современной нормативной базы по документационному обеспечению; - новых информационных технологий подготовки документов и передачи документной информации; - делового стиля документов, основных требований при составлении и унификации текстов документов; - правил изготовления документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную обработку текста документа; - правил проектирования бланков документов; - правил учета, использования и хранения бланков и печатей; - правил оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники, машиночитаемыми и др. независимо от их носителей. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в Думе и администрации единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагается на управление делами. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в Думе возлагается на ее секретаря, в администрации - на управляющего делами, в структурных подразделениях администрации - на их руководителей. Права, обязанности и ответственность сотрудников, участвующих в делопроизводственном обслуживании деятельности Думы и администрации, определяются их должностными инструкциями. Самостоятельные структурные подразделения администрации организуют и ведут делопроизводство на основании индивидуальных инструкций о делопроизводстве и других нормативно-методических документов, не противоречащих настоящей Инструкции. Инструкция о делопроизводстве структурного подразделения администрации утверждается его руководителем. Работники Думы и структурных подразделений администрации несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководству и сообщается в секретариат администрации. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства Думы, администрации и структурных подразделений. При увольнении работника, ответственного за делопроизводство и архив, или его перемещении, имеющиеся у него документы (описи, акты, протоколы, планы, указания по архивному делу и делопроизводству) по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику по акту приема-передачи (приложение 1). Инструкция состоит из введения, 10 разделов и приложений. Введение к Инструкции раскрывает ее назначение и структуру. Раздел 1 "Состав реквизитов документов" содержит перечень реквизитов ГОСТа. Раздел 2 "Требования к оформлению реквизитов документов" конкретизирует требования ГОСТа к реквизитам документов Думы и администрации, их оформлению. Раздел 3 "Особенности подготовки отдельных видов документов" содержит рекомендации, применение которых обеспечивает качественную подготовку проектов организационно-распорядительных и справочно-информационных документов Думы и администрации. Раздел 4 "Требования к документам, изготовляемым машинописным способом" разъясняет и конкретизирует сформулированные в ГОСТе правила изготовления документов с помощью пишущих машин, принтеров ЭВМ и т.д. Раздел 5 "Порядок разработки стандартных бланков" разъясняет требования ГОСТа к различным видам бланков документов, разрабатываемых в Думе и администрации. Раздел 6 "Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков" содержит основные требования к учету гербовых бланков в Думе и администрации. Раздел 7 "Организация документооборота" разъясняет прохождение документов с момента их поступления до направления в дело, регистрацию документов. Раздел 8 "Организация контроля за исполнением документов" раскрывает порядок контроля за исполнением организационно-распорядительных документов Думы и администрации. Раздел 9 "Составление номенклатуры и формирование дел" разъясняет требования к составлению номенклатуры дел Думы и администрации, формированию дел. Раздел 10 "Подготовка документов к последующему хранению и использованию" конкретизирует требования к подготовке документов к передаче на государственное и ведомственное хранение. В приложениях даны: образцы оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов, создающихся в Думе и администрации; образцы бланков; порядок работы с жалобами, заявлениями и предложениями граждан, с документами по личному составу; правила использования модемной связи в администрации; примеры часто употребляемых сокращенных слов; а также особенности написания дат, чисел, требования к изготовлению и использованию печатей и штампов Думы и администрации. 1. СОСТАВ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ При подготовке и оформлении документов используются 29 реквизитов: 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - код формы документа; 06 - наименование организации; 07 - справочные данные об организации; 08 - наименование вида документа; 09 - дата документа; 10 - регистрационный номер документа; 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 - место составления или издания документа; 13 - гриф ограничения доступа к документу; 14 - адресат; 15 - гриф утверждения документа; 16 - резолюция; 17 - заголовок к тексту; 18 - отметка о контроле; 19 - текст документа; 20 - отметка о наличии приложения; 21 - подпись; 22 - гриф согласования документа; 23 - визы согласования документа; 24 - печать; 25 - отметка о заверении копии; 26 - отметка об исполнителе; 27 - отметка об исполнении документа и направление его в дело; 28 - отметка о поступлении документа в организацию; 29 - отметка для автоматического поиска документа. 2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 2.1. Реквизит 02 "Герб субъекта Российской Федерации" Использование на бланках Думы и администрации гербов Хабаровского края и города Хабаровска регламентируется постановлениями главы администрации Хабаровского края от 14.07.1994 N 352 "Об утверждении положений о флаге и гербе Хабаровского края - субъекта Российской Федерации", от 24.11.1994 N 564 "О порядке воспроизведения герба Хабаровского края на бланках документов и гербовых печатях краевой Думы, администрации края, ее комитетов, управлений и отделов и органов местного самоуправления", Уставом муниципального образования г. Хабаровска, утвержденного постановлением Хабаровской краевой Думы от 1 октября 1996 г., решением Малого Совета Хабаровского городского Совета народных депутатов от 14.07.1992 N 35 "О Положении о гербе города Хабаровска", настоящей Инструкцией. Изображение гербов Хабаровского края и города Хабаровска помещают на верхнем поле бланков документов Думы и администрации. Высота герба - 17 мм, расстояние между гербами - 4 мм. 2.2. Реквизит 03 "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)" Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (Положением) об организации. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. 2.3. Реквизит 04 "Код организации" Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). 2.4. Реквизит 05 "Код формы документа" Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). 2.5. Реквизит 06 "Наименование организации" Этот реквизит должен точно соответствовать наименованию, закрепленному в статье 9 Устава муниципального образования города Хабаровска и иметь следующий вид: ХАБАРОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА или АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА Автором документа может быть Дума, ее комиссии, администрация и ее структурные подразделения. Наименование структурного подразделения администрации должно точно соответствовать наименованию, закрепленному в Положении о нем. АДМИНИСТРАЦИЯ КРАСНОФЛОТСКОГО РАЙОНА ГОРОДА ХАБАРОВСКА Наименование комиссии Думы или структурного подразделения администрации указывают в том случае, если они являются автором документа, располагают его ниже наименования Думы и администрации, например: ХАБАРОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА ФИНАНСОВО-БЮДЖЕТНАЯ И ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ КОМИССИЯ или АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА УПРАВЛЕНИЕ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И ЭКСПЛУАТАЦИИ ЖИЛИЩНОГО ФОНДА Авторами организационно-распорядительных и информационно-справочных документов могут быть как депутаты Думы, так и должностные лица администрации, имеющие право подписи (приложения 2, 3). Наименование должности в реквизите "Подпись" на таких документах не указывается. Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланке (приложение 4). В этом случае наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При этом наименования организаций следует располагать в соответствии с рангом, в случае оформления документов организаций одного ранга их наименования располагают на одном уровне. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. Возможно оформление реквизитов совместных документов на средствах электронно-вычислительной техники. 2.6. Реквизит 07 "Справочные данные об организации" Данный реквизит содержит сведения, важные для Думы и администрации при информационных контактах. Справочные данные о Думе и администрации включают почтовый адрес, номера телефонов Думы и секретариата, номера телефакса и электронной почты, код по ОКПО. Оформляют их на бланках писем Думы и администрации ниже их наименований. 2.7. Реквизит 08 "Наименование вида документа" Наименование вида документа, изданного Думой, администрацией или ее структурным подразделением, регламентируется Уставом муниципального образования г. Хабаровска, Регламентом администрации и ее аппарата, а также настоящей Инструкцией. Наименование вида документа должно соответствовать компетенции Думы и администрации, содержанию документируемого управленческого действия. В бланке письма наименование вида документа не указывается. 2.8. Реквизит 09 "Дата документа" Этот реквизит содержит указанное на документе время его создания и (или) подписания, утверждения, принятия, согласования, регистрации, опубликования. Указанные действия обязательно датируются, поэтому ГОСТ определяет местонахождение даты каждого из них. Если автором документа являются две и более организаций, то его датой считается наиболее поздняя дата подписания. Дату проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.), датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке. ГОСТом установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования (14 июня 1998 года или 5 октября 1998 г.), а в остальных случаях - цифровой (14.06.1998 или 05.10.1998). Эти различия обусловлены сложившейся практикой, а также стремлением затруднить подделку даты. В международных стандартах установлен цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (1998.06.14 или 1998 11 05 или 98.06.14). Действующий ГОСТ допускает датирование в соответствии с международными стандартами, не оговаривая конкретные случаи. 2.9. Реквизит 10 "Регистрационный номер документа" Реквизит "Регистрационный номер документа" - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрации подлежат все создающиеся в Думе и администрации документы и поступающие от других организаций и частных лиц кроме документов, не подлежащих регистрации, в соответствии с Перечнем документов, не подлежащих регистрации (приложение 5). Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив документов Думы и администрации и находится под их контролем и ответственностью. Структура регистрационного номера зависит от вида документа. В его состав обязательно входит порядковый номер регистрации, который может дополняться индексом дела по номенклатуре, в который будет подшит документ, например: 1.13-1076 (1.13 - номер дела по номенклатуре; 1076 - порядковый регистрационный), кодом документа, кодом автора, корреспондента и др. Индексом решения Думы является его порядковый номер в пределах созыва Думы, индексом постановления, распоряжения, приказа, протокола является его порядковый номер (в пределах календарного года). Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более структурными подразделениями администрации, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих подразделений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. 2.10. Реквизит 11 "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" Реквизит "Ссылка на регистрационный номер и дату документа" используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа. Наличие такого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации. 2.11. Реквизит 12 "Место составления или издания документа" Реквизит оформляется на общем бланке, состоит из указания города Хабаровска. Место издания в документе может не называться, если оно включено в состав наименования организации, но указывается, если документ был составлен в другом месте нахождения. Данный реквизит указывают в соответствии с принятым административно-территориальным делением, и оно включает общепринятые сокращения. Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его регистрации. 2.12. Реквизит 13 "Гриф ограничения доступа к документу" Реквизит свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу. Цель ограничения доступа к информации, содержащейся в документе, заключается в защите служебной документированной информации, неправомерное обращение, с которой может нанести различного рода ущерб ее собственнику, пользователю и иному лицу. Дума, администрация и ее структурные подразделения - владельцы документов принимают меры к охране информации в соответствии с Инструкцией "О порядке учета, обращения и хранения документов, дел и изданий, содержащих несекретные сведения ограниченного распространения", утвержденной распоряжением мэра города Хабаровска от 11.02.1997 N 55-р. Отметка об ограничении доступа к документу (ДСП) проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. 2.13. Реквизит 14 "Адресат" Реквизит рассматривается как совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату точно и без неоправданных затрат труда. Документ адресуется Думе, организациям, структурным подразделениям администрации, должностным лицам, гражданам. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например: Администрация Хабаровского края Управление государственной службы. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например: Хабаровская городская Дума Секретарю Зацепиной Л.И. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например: Главам администраций районов г. Хабаровска. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При количестве адресатов более четырех рекомендуется составлять список рассылки документа. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам (в этом случае целесообразно применять списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами). Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 1997 г. N 1239. В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях (это положение распространяется на написание почтового адреса в документе в реквизитах "Справочные данные об организации", "Адресат"): - наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц); - название улицы, номер дома, номер квартиры; - название населенного пункта (города, поселка и т.п.); - название области, края, автономного округа (области), республики; - страна (для международных почтовых отправлений); - почтовый индекс. В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте. Написание почтового адреса на конверте производится в следующем порядке: адрес корреспондента пишется в правой нижней части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу. Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например: Дальневосточная академия государственной службы ул. Муравьева-Амурского, д. 33, г. Хабаровск, 680000 При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например: Чирикановой О.В. ул. Краснореченская, д. 171, кв. 100, г. Хабаровск, 680023 В ГОСТе не нашел разрешения вопрос о правилах обращения к получателю документа в силу того, что практика использования в обращении слова "товарищ" устарела, а новая в настоящее время не является общепринятой. В соответствии с ГОСТом при обращении к должностному лицу указываются только его фамилия и инициалы, например: Смирнову Н.П., без указания слова товарищ (т.) или господин (г-н). 2.14. Реквизит 15 "Гриф утверждения документа" Гриф утверждения документа - реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания. Документ утверждается выборным или должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слов УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например: УТВЕРЖДАЮ Управляющий делами администрации г. Хабаровска Личная подпись В.В.Шевцова 12.09.1999 При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, например: УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ Директор департамента Начальник управления экономики, муниципальной собственности инвестиций и промышленной г. Хабаровска политики администрации г. Хабаровска Личная подпись В.Ф.Лебеда Личная подпись А.И.Меняйлов Дата Дата При утверждении документа постановлением, решением, приказом, указанием гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕНО Постановление Мэра г. Хабаровска от 15.08.1998 N 117 или УТВЕРЖДЕНО Решение Хабаровской городской Думы от 30.09.1998 N 182 Перечень документов администрации, подлежащих утверждению, определяется настоящей Инструкцией (приложение 6). Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. 2.15. Реквизит 16 "Резолюция" Резолюция - реквизит документа, который оформляется соответствующим должностным лицом и содержит указание по исполнению данного документа. В резолюции определяются структурные подразделения или должностные лица, которым поручается выполнение задания, выработка предложений и др. Резолюция включает фамилию исполнителя (фамилии исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например: Зацепиной Л.И. Шевцовой В.В. Дехтяру И.Н. Прошу подготовить предложения и оформить их в виде таблицы поправок согласно приложению к 21.12.1998 Личная подпись 10.12.1998 При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции. Резолюция, как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. 2.16. Реквизит 17 "Заголовок к тексту" Заголовок к тексту - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении. Заголовок должен отвечать на вопросы: о чем (о ком), чего (кого)? Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: "О подготовке проекта договора". Заголовок составляет составитель документа. Печатается он без кавычек, переносы не желательны, в конце заголовка точка не ставится. Заголовок не проставляется на телеграммах, телефонограммах, извещениях, сопроводительных письмах и на документах, оформленных на бланке формата А5. Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, базу данных. 2.17. Реквизит 18 "Отметка о контроле" Реквизит "Отметка о контроле" обозначает, что документ поставлен на контроль с целью обеспечения его исполнения в сроки, указанные в резолюции, или типовые сроки исполнения. Существует два вида срока исполнения документов: типовой и индивидуальный: - типовой срок исполнения документа - это срок, установленный нормативно-правовым актом; - индивидуальный срок исполнения документа - это срок, установленный распорядительным документом Думы и администрации или указанный в резолюции. В соответствии с ГОСТом отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", штампом "Контроль", "Особый контроль", которые проставляются напротив заголовка к тексту на левом поле документа. Порядок организации контроля за исполнением документа изложен в разделе 8. 2.18. Реквизит 19 "Текст документа" Правила оформления этого реквизита изложены в разделе 3 "Особенности подготовки отдельных видов документов". 2.19. Реквизит 20 "Отметка о наличии приложения" Отметка о наличии приложения располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами. Если приложение названо в тексте, то отметка о наличии приложения имеет вид: Приложение: на 3 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, дается его наименование с указанием количества листов и количества экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами (без знака N): Приложение: 1. Протокол собрания учредителей АКБ "Бизон-Капитал" на 5 л. в 1 экз. 2. Проект плана поэтапного ввода системы информационного обеспечения производства на 2 л. в 1 экз. Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом: Приложение: Постановление от 31 марта 1997 г. N 17 и приложения к нему, всего на 25 л. Если приложения к документу сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение или нет: Приложение: в 3 экз. или Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронная канцелярия" в 3 экз. Если документ направляется в несколько адресов, а приложение только в один адрес, то отметка о приложении имеет вид: Приложение: на 2 л. в 1 экз. в первый адрес. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение к постановлению Мэра г. Хабаровска от 15.06.1998 N 323 Приложения к решениям Думы подписываются ее секретарем, а к распорядительным документам администрации - управляющим делами; приложения к письмам подписываются исполнителями или руководителями структурных подразделений. 2.20. Реквизит 21 "Подпись" В состав реквизита входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Подпись располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения, например: Начальник управления экономики, инвестиций и промышленной политики администрации г. Хабаровска Личная подпись А.И.Меняйлов Начальник управления Личная подпись А.И.Меняйлов При подписании документа несколькими должностными лицами организации их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Председатель комитета Личная подпись В.Ф.Лебеда Начальник отдела арендных отношений и платежей Личная подпись А.А.Савченко Документы коллегиального органа подписываются председателем этого органа и секретарем. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в ней в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Личная подпись В.В.Шевцова Члены комиссии Личная подпись О.А.Крюкова Личная подпись Т.П.Панюшкина Личная подпись Н.С.Юрченко При подписании документа несколькими лицами одного ранга их подписи располагают на одном уровне, например: Начальник финансового отдела Начальник отдела экономики, администрации г. Хабаровска инвестиций и промышленной политики администрации г. Хабаровска Личная подпись А.Я.Чукалкин Личная подпись А.И.Меняйлов 12.07.1998 13.07.1998 Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии или с указанием, что он временно исполняет обязанности должностного лица. Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности, например: И.о. начальника отдела Личная подпись Б.И.Заславский 2.21. Реквизит 22 "Гриф согласования документа" Гриф согласования документа используется при согласовании проекта документа как внутри администрации (структурными подразделениями и должностными лицами), так и с другими учреждениями, организациями и предприятиями города. Проекты распорядительных документов мэра города должны быть согласованы со всеми исполнителями. Если автор проекта не достиг такого согласования, то создается согласительная комиссия с участием соответствующих заместителей мэра города. Если и в этом случае не достигнуто согласие, то на рассмотрение мэру города представляются два проекта документа (в целом либо по его отдельным частям с указанием авторов). Проекты постановлений, распоряжений, выполнение которых требует финансового обеспечения, обязательно согласовываются с финансовым отделом и с вице-мэром города; проекты документов по вопросам социально-экономического характера согласовываются с управлением экономики, инвестиций и промышленной политики и т.д. Срок согласования проекта документа с должностными лицами не должен превышать трех дней. Отдел юридической экспертизы в случае несогласия с проектом дает заключение с изложением причин отклонения и порядка разрешения поставленных им вопросов. После того, как проект прошел согласование с юристами, его представляют для рассмотрения одному из заместителей мэра города. Заместители мэра города согласовывают окончательный вариант распорядительных документов, входящих в их компетенцию. Ответственность за качество подготовки, порядок и сроки согласования распорядительных документов возлагается на руководителей структурных подразделений администрации - авторов проекта документа. Контроль за соблюдением порядка подготовки и согласования проектов документов осуществляется секретариатом. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, и оформляется ниже реквизита "Подпись" на лицевой стороне документа от границы левого поля, например: СОГЛАСОВАНО Начальник финансового отдела администрации г. Хабаровска Личная подпись А.Я.Чукалкин 23.04.1998 Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляется по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук от 30.09.1998. N 02-15/1247-Т Если у лиц, согласовывающих проект документа, возникли принципиальные разногласия по нему, то их целесообразно оформлять справкой. На документе делается запись: "С проектом постановления не согласен, аргументы изложены в прилагаемой справке". Если разногласия незначительные и небольшие по объему, то они излагаются непосредственно на проекте документа, например: "С п. 3 проекта постановления Мэра города не согласен из-за срока. Предлагаю продлить его до 15 июля 1999 года". Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования. В этом случае на документе делается отметка: "Лист согласования прилагается". Лист согласования оформляется следующим образом: ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта постановления Мэра г. Хабаровска от __________ N _____ "О внесении изменений в Положение "О порядке регулирования арендных отношений" СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Начальник Дальневосточного Председатель комитета по территориального управления управлению государственным по антимонопольной политике имуществом Хабаровского края и поддержке новых экономических структур Личная подпись В.А. Бодров Личная подпись Г.А.Громова 15.06.1998 16.06.1998 СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Начальник управления экономики Начальник финансового отдела инвестиций и промышленной администрации г. Хабаровска политики Личная подпись А.И.Меняйлов Личная подпись А.Я.Чукалкин 17.06.1998 17.06.1998 Внешнее согласование в зависимости от содержания документа, осуществляется в следующей очередности: - со структурными подразделениями администрации и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы; - с общественными организациями - в случаях необходимости или предусмотренных положениями об этих организациях; - с органами, осуществляющими государственный надзор в определенной области (экологической, пожарной и др.); - с вышестоящими органами - в случаях, когда в законодательстве предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов. 2.22. Реквизит 23 "Визы согласования документа" Визы согласования документа - это реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации - автора документа с его содержанием. Он считается внутренним согласованием распорядительного документа. Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату и оформляется, как правило, от руки. При необходимости указывается должность визирующего, например: Начальник отдела юридической экспертизы Личная подпись И.Н.Дехтяр 13.08.1999 Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании делается отметка, например: Замечания прилагаются Личная подпись С.И.Соколов 15.10.1998 Замечания обязательно докладываются должностному лицу, подписывающему документ. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в администрации, оформляются ниже подписи на лицевой стороне последнего листа документа или на оборотной стороне последнего листа распорядительного документа. Допускается оформлять визы на отдельном листе. При оформлении виз на отдельном листе указывается, к какому документу этот лист относится: наименование, автор, дата, номер. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути. 2.23. Реквизит 24 "Печать" Печать проставляется на документах, требующих особого удостоверения. Перечень документов администрации, на которых проставляется гербовая печать, дан в приложении 7. Печать следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте. Как правило, это место нанесения печати обозначается символом "М.П." без захвата наименования должности и подписи. Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым. Гербовая печать хранится у управляющего делами администрации. 2.24. Реквизит 25 "Отметка о заверении копии" Копия - воспроизведение подлинника документа со всеми его реквизитами. Копии документов выдаются с разрешения руководства Думы и администрации или руководителей структурных подразделений. Копия документа воспроизводится рукописным, машинописным способом или средствами оперативной полиграфии. При изготовлении копии рукописным или машинописным способом документ перепечатывается полностью, включая элементы бланка. Копия заверяется должностным лицом, удостоверяющим полное соответствие ее подлиннику. Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Администрация выдает и заверяет копии только тех документов, которые созданы в администрации. Копии постановлений, распоряжений мэра города, решений Думы подготавливаются секретариатом и заверяются управляющим делами. Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита "Подпись" и состоит из слова "Верно", должности лица, заверяющего копию, личной подписи, расшифровки подписи, например: Верно. Управляющий делами администрации Личная подпись В.В.Шевцова 16.03.1998 Если копия документа включает в себя несколько страниц текста, при необходимости заверяется каждая страница. При решении дел, касающихся приема на работу, направления на учебу, удовлетворения трудовых, жилищных и других прав сотрудников Думы и администрации допускается изготовление копий документов, выданных другими организациями, необходимых для решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свидетельств о полученном образовании и т.д.) в соответствии с действующим законодательством. При оформлении копий документов, касающихся прав и интересов сотрудников администрации на документах - подлинниках делается отметка о том, кому и когда выдана копия, а на самой копии - о том, что подлинник хранится в администрации или у владельца документа. Указанные копии заверяются начальником отдела кадров, удостоверяющим полное соответствие подлиннику. При пересылке копий документов в другие организации или выдаче их на руки заверительная подпись должна удостоверяться печатью. На копиях (ксерокопиях) документов, имеющих юридическую силу (постановления, распоряжения администрации, инструктивные письма и т.д.), ставится печать секретариата администрации. Копии распорядительных актов мэра города, решений Думы направляются секретариатом с сопроводительным письмом в адрес исполнителей, заинтересованных организаций согласно списку на рассылку. Копии ранее принятых распорядительных актов Думы и администрации выдаются предприятиям, организациям или физическим лицам по поручению управляющего делами в установленном порядке. 2.25. Реквизит 26 "Отметка об исполнителе" Реквизит "Отметка об исполнителе" проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа, она включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона, например: Милованов или Милованов Станислав Евгеньевич 32 59 60 32 59 60 При изготовлении документа машинописным способом отметка об исполнителе может дополняться кодом машинистки, состоящим из первых букв ее имени и фамилии (Н.М. - Наталья Максимова), количеством отпечатанных экземпляров и датой печатания, например: Кузнецова Вера Петровна 32 96 51 НМ 2 01.05.1998 2.26. Реквизит 27 "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, например: Отправлен факс от 01.04.1999 N 131 В дело N 01-15 Личная подпись 01.04.1999 или Издан приказ от 01.04.1998 N 12 "О создании экспертной комиссии" В дело N 02-26 Личная подпись 12.09.1999 2.27. Реквизит 28 "Отметка о поступлении документа в организацию" Отметка о поступлении документа в организацию проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизита являются: порядковый номер, дата поступления документа в организацию. При необходимости - часы и минуты. 2.28. Реквизит 29 "Отметка для автоматического поиска документа" Отметка для автоматического поиска документа проставляется в момент подготовки документа, оформляется как колонтитул и включает в себя данные, необходимые для поиска документа. Реквизит может включать в себя имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа. Отметка для автоматического поиска документа может дополняться другими поисковыми данными. 3. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ Документирование управленческой деятельности Думы и администрации заключается в фиксации на бумаге и других носителях по установленным правилам управленческих действий, т.е. в создании управленческих документов. Документы в Думе и администрации оформляются как рукописным и машинописным способом, так и с помощью электронно-вычислительной техники. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение и поиск, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, обеспечивать качество документов как источников информации. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для конкретного вида документа. Деятельность Думы и администрации обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией Думы и администрации, выполняющих нормотворческие, распорядительные функции по отношению к структурным подразделениям, а также учреждениям, организациям и предприятиям города и исполнительные - по отношению к вышестоящим органам власти. В процессе деятельности Думы и администрации создаются следующие виды документов: - организационные (уставы, положения, инструкции, правила); - распорядительные (решения, постановления, распоряжения, приказы); - справочно-информационные (протоколы, извещения, акты, заключения, письма, обзоры, докладные записки, справки, сводки, заявления, представления, телеграммы, телефонограммы, доклады, договоры, отзывы, объяснительные записки, отчеты, списки, перечни и др.). На все эти документы распространяются требования ГОСТа. 3.1. Виды организационных документов, порядок их подготовки 3.1.1. Устав, положение, инструкция Устав, положение являются важнейшими нормативно-правовыми актами, в которых закрепляются функции, обязанности и права Думы и администрации. Устав - свод правил, регулирующих организацию и деятельность местного самоуправления. Положение - нормативный акт, имеющий сводный характер, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы структурных подразделений администрации. Текст положения (устава) должен содержать следующие основные разделы: - общие положения (указываются основания для создания муниципального образования или структурного подразделения, основные направления деятельности); - задачи и функции; - права (закрепляются права руководителя на издание распорядительных документов, четко определяются круг вопросов и состав распорядительной документации, издаваемой руководителем и его заместителем); - организация работы (формулируется общий порядок деятельности муниципального образования или его подразделения). Положение (устав) утверждается в установленном порядке. Датой положения (устава) является дата его утверждения. Положение (устав) печатается на бумаге формата А4. Формуляр положения (устава) имеет следующие реквизиты: название муниципального образования или его подразделения, гриф утверждения, название вида документа, место издания, дата, индекс, заголовок к тексту, текст, гриф согласования. Инструкция - правовой акт, издаваемый администрацией, ее структурными подразделениями в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны их деятельности. Инструкции также создаются в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов. Заголовок инструкции должен четко определять круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования: "Инструкция о ведении делопроизводства"; "Должностная инструкция инспектора по контролю"; "Инструкция о порядке предоставления льгот лицам, работающим в районах Крайнего Севера" и др. Текст инструкции делится на разделы, пункты, подпункты по определенной логической схеме. Начинается инструкция разделом "Общие положения", в котором указывается цель ее издания, область распространения, порядок использования и т.д. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой). Текст инструкции носит указывающий характер, поэтому рекомендуется использовать в ней четкие формулировки с распорядительными словами типа: "должен", "следует", "необходимо", "имеет право", "не допускается", "рекомендуется", "запрещается". Текст инструкции излагается от третьего лица, например: "Руководители или по их поручению другие должностные лица должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан...". Инструкция оформляется на общем бланке формата А4, она утверждается распорядительным документом или непосредственно руководителем, о чем свидетельствует гриф утверждения. На инструкции может быть сделана отметка о том, что она является приложением к распорядительному документу. В распорядительном документе устанавливается срок введения инструкции в действие, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. 3.2. Виды распорядительных документов, порядок их подготовки 3.2.1. Решение Хабаровской городской Думы Основным правовым и нормативным актом городской Думы является решение (приложение 8). Решения принимаются на заседаниях Думы, вопросы вносятся на ее рассмотрение согласно плану. Планирование работы осуществляется по полугодиям. Планы утверждаются решениями Думы в январе и июле текущего года. Вне плана на заседания Думы могут вноситься вопросы по поручению мэра города или по согласованию с ним. В этом случае исполнитель в докладной записке на имя мэра города обосновывает необходимость внеочередного рассмотрения вопроса, представляет мэру города проект решения Думы и после согласования с ним продолжает работу с документами согласно установленным правилам. Проекты решений Думы готовят депутатские комиссии, структурные подразделения администрации, органы территориального общественного самоуправления в соответствии с регламентом Думы. Руководители подразделений несут личную ответственность за качество подготовки документов на заседание Думы. Проекты решений должны быть согласованы с руководителями заинтересованных структурных подразделений администрации, предприятий и организаций города, заместителями мэра города. Все проекты решений, подготовленные администрацией, в обязательном порядке представляются мэру города и направляются им в Думу. Возможно проведение совещаний представителей администрации, заинтересованных лиц и депутатов той или иной комиссии с привлечением экспертов. В данном случае протокол совещания может рассматриваться как согласовательный документ. При согласовании проекта решения обязательна виза отдела юридической экспертизы, а если оно связано с бюджетным финансированием, - финансового отдела. Если по проекту решения возникли разногласия и не достигнуто соглашение, не найден компромиссный вариант, необходимо представить замечания по проекту на отдельном листе. Не позднее, чем за 10 дней до заседания комиссий Думы, оформленные проекты решений с резолюцией мэра города о внесении на рассмотрение Думы должны быть представлены секретарю Думы, который проверяет представленные документы на комплектность, правильность оформления и при необходимости возвращает их на доработку. Согласованные мэром города проекты решений Думы передаются в секретариат администрации на размножение и рассылку согласно списку, подписанному секретарем Думы. Заседания комиссий Думы протоколируются. Протокол заседания ведет специалист секретариата, который после заседания комиссии оформляет протокол и передает его секретарю Думы для дальнейшей работы. На заседаниях комиссий Думы в результате обсуждения представленных проектов принимаются решения о внесении в повестку заседания Думы того или иного вопроса или отклонении его. Работник секретариата администрации по поручению секретаря Думы готовит выписки из протоколов заседаний комиссий для руководителей подразделений администрации и разработчиков проектов решений Думы об итогах рассмотрения проектов решений. В случаях, когда депутатскими комиссиями принимаются решения о внесении вопросов в повестку дня заседания Думы, ответственные исполнители дорабатывают проекты решений Думы с учетом поправок, предложений и замечаний, поступивших в ходе обсуждения. Доработанные проекты решений представляются секретарю Думы не позднее, чем за четыре дня до его заседания. Секретарь Думы не позднее, чем за три дня до ее заседания представляет мэру города проект повестки заседания Думы и доработанные проекты решений Думы. Повестка дня заседания Думы, проекты решений передаются секретарем Думы в секретариат администрации, который обеспечивает тиражирование документов. Ход заседания Думы стенографируется работником секретариата администрации. Расшифрованная стенограмма не позднее, чем через месяц после заседания передается на подпись секретарю Думы. В ходе заседания Думы работником секретариата администрации ведется протокол, который не позднее, чем через три дня после заседания Думы представляется на подпись председателю Думы. Подписанный председателем Думы протокол передается секретарю Думы. В случаях, когда в протокол вносятся поручения председателя Думы, копии протокола или выписки из него передаются исполнителям. Контроль за исполнением протокольных поручений, данных председателем Думы в ходе заседания городской Думы, осуществляется секретариатом администрации и отделом контроля контрольно-правового управления в установленном порядке. Проекты решений Думы, внесенные на ее заседания, подписываются председателем Думы - мэром города незамедлительно, если решения приняты большинством голосов депутатов без поправок и замечаний. В случае принятия решений с поправками, внесением дополнений, изменений, исполнитель дорабатывает проекты решений и не позднее, чем через три дня после заседания передает их секретарю Думы для представления на подпись мэру города. Принятые на заседании решения Думы направляются мэру города, который в течение семи дней подписывает их. Секретарь Думы проверяет представленный секретариатом протокол заседания Думы, подписывает документы к нему (стенограмму, список приглашенных) и приложения к решениям Думы. Оформленные документы передаются в секретариат администрации. Секретариат не позднее двух дней после поступления документов от секретаря Думы производит регистрацию и рассылку копий решений Думы исполнителям согласно листку рассылки. Подлинники документов заседания Думы формируются в дело. Публикации решений Думы осуществляются в газете "Хабаровские вести", если иное средство массовой информации не указано в тексте решения. Отдел по связям со средствами массовой информации и общественными организациями администрации обеспечивает опубликование решений Думы, передачу их по радио и на телевидении. Секретариат администрации направляет ежемесячно перечень решений Думы и их тексты по важнейшим вопросам городского хозяйства в "Сборник нормативных актов администрации города и городской Думы". Сборник с опубликованными нормативными актами направляется в администрацию края, Законодательную Думу Хабаровского края, представителю Президента Российской Федерации, Хабаровскую городскую Думу и структурным подразделениям администрации (согласно списку рассылки). 3.2.2. Постановление, распоряжение мэра города Хабаровска Постановление - правовой акт, принимаемый мэром города в целях разрешения наиболее важных и принципиальных вопросов, оно рассчитано на неоднократное применение, затрагивает интересы учреждений, организаций, предприятий, большинства населения города и является актом подзаконного административного нормотворчества (приложение 9). Распоряжение - правовой акт, издаваемый в целях разрешения оперативных вопросов (приложение 10). Юридическим основанием для издания распорядительных документов являются: - Законы, Указы Президента Российской Федерации, постановления Правительства РФ, Законы Хабаровского края и решения Хабаровской городской Думы, постановления главы администрации Хабаровского края; - осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения администрацией города возложенных на нее задач в соответствии с Уставом муниципального образования города Хабаровска; - правовое регулирование работы аппарата администрации города, его отделов, управлений и комитетов. Необходимость подготовки распорядительных документов определяется мэром города, его заместителями, управляющим делами, руководителями структурных подразделений администрации, инициативными группами предприятий города, а также общественными комиссиями и советами. Подготовка проекта распорядительного документа включает: - определение мэром города должностного лица, которому поручается подготовка проекта распорядительного документа; - обоснование необходимости подготовки проекта распорядительного документа, если его инициатором является структурное подразделение администрации, в обязательном порядке должно быть согласовано с мэром города или его заместителями; - получение необходимых письменных заключений или анализа для последующей доработки распорядительного документа; - согласование или визирование доработанного проекта распорядительного документа; - представление соответствующими должностными лицами согласованного проекта распорядительного документа на подпись мэру города. Примерная технология подготовки проекта распорядительного документа (в дальнейшем технология) включает в себя следующие элементы: - что делать (наличие проблемы, ее количество и качество); - с какими затратами (ресурсы); - как делать (управленческие действия); - кому делать (сроки); - где делать (место); - что это даст (экономический, социальный, экологический, технический эффект); - этапы подготовки распорядительного документа; - выявление управленческой проблемы или задачи; - предварительная постановка цели; - сбор необходимой информации; - анализ информации; - выбор метода решения проблемы; - экономическое обоснование выбранного решения; - согласования проекта с органами управления и исполнителями; - окончательное оформление проекта распорядительного документа и подписание его мэром города; - организация выполнения распорядительного документа; - исполнение контроля принятого распорядительного документа. При составлении и оформлении распорядительного документа должны соблюдаться следующие требования: точное, юридически правильное название распорядительного документа, заголовок. В распорядительных документах, издаваемых на принципах единоначалия, используется форма изложения текста от первого лица единственного числа (ПОСТАНОВЛЯЮ, ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ). В первой части распорядительного документа (констатирующей) указывается основание или причина составления документа. Во второй части (распорядительной) излагается решение. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть. Распорядительная часть документа начинается со слова, определяющего действие, например: ПОСТАНОВЛЯЮ: которое печатается от границы левого поля, прописными буквами без разбивки. Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, если исполнение распорядительного документа предполагает несколько исполнителей и выполнение различных по характеру действий. Нумерация пунктов и подпунктов выполняется арабскими цифрами, например: 1.; 1.1.; 1.2.1. и т.д. Пункты, носящие управленческий характер, начинаются с глагола в неопределенной форме, например: 1. Создать комиссию в составе... В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны структурные подразделения администрации или организации, например: Начальнику контрольно-правового управления Ващишину С.А. подготовить проект Положения "О системе информационной безопасности администрации города Хабаровска". Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами арабских цифр, например: Срок представления - 15.03.1998. Проект распорядительного документа, подготовленный во исполнение документа вышестоящего органа, должен содержать ссылку на него с указанием наименования документа, его номера и даты и начинаться словами: "В соответствии с...", "В целях...", "Во исполнение...". Предпоследний пункт проекта постановления содержит указание на кого возлагается контроль за исполнением документа (структурное подразделение, должностное лицо администрации или организации). При необходимости в конце проекта в хронологическом порядке указываются распорядительные документы (или их отдельные пункты), отменяемые или утратившие силу, например: Отменить п. 4 постановления Мэра города от 15.06.1998 N 701 "О...". Признать утратившим силу... Если необходимо дать новую редакцию отдельных пунктов действующих распорядительных документов, то в их текст вносятся уточнения путем исключения, дополнения или замены отдельных слов и фраз, например: Пункт 2 изложить в следующей редакции: "..." В части второй пункта 3 исключить слова: "...". Обязательным требованием является приложение к проекту распорядительного документа полного текста ранее принятого акта. Последний пункт проекта распорядительного документа содержит указания на порядок и срок его вступления в силу, например: Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания или Настоящее постановление вступает в силу по истечении 10 дней после его подписания или Настоящее постановление вступает в силу со дня его опубликования в... и т.д. При подготовке проекта распоряжения после констатирующей части текста документа сразу излагается распорядительная, например: В связи с подготовкой к празднованию 100-летия краевой клинической больницы: 1. Выделить из внебюджетного фонда социально-экономического развития города... 2.... Проекты распорядительных документов передаются для проверки правильности оформления управляющему делами через секретариат. Проекты документов и необходимые справки к ним передаются в рукописном или отпечатанном виде и не должны превышать 3 - 5 страниц. После проверки правильности оформления проекта документа управляющий делами, если у него нет замечаний, передает проект в машбюро. Рассмотрение проектов и их передача в печать производится в один и тот же день. Проект распорядительного документа должен быть согласован с исполнителями, руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Ответственность за качество подготовки, порядок и сроки согласования проектов документов возлагается на руководителей структурных подразделений администрации, являющихся авторами проектов. Проекты распорядительных документов по важнейшим проблемам городского хозяйства передаются мэром города на рассмотрение коллегии при мэре города. Члены коллегии должны быть ознакомлены с текстом согласованного проекта постановления за 3 дня до ее заседания. После рассмотрения проекта постановления на коллегии он возвращается на доработку должностному лицу - автору документа на срок, не превышающий трех дней, если на заседании коллегии не был оговорен другой срок. Для доработки документов, не рассматриваемых на коллегии, дается тот же срок, если другой не указан в поручении мэра города. Доработанный проект с визой докладчика и заместителя мэра города, к ведению которого относится обсуждаемый вопрос, передается в секретариат для его представления на подпись мэру города или, в случае его отсутствия, другому должностному лицу, замещающему его. Подписанные распорядительные документы передаются в секретариат для регистрации. 3.2.3. Распоряжение мэра города, приказ городской администрации по личному составу К распорядительным документам по личному составу администрации относятся: - распоряжения мэра города по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, аттестации, тарификации, доплатах, изменении фамилии) со сроком хранения 75 лет (приложения 11, 12); - распоряжения мэра города по личному составу (о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, взыскании) со сроком хранения 3 года (приложения 13, 14); - приказы заместителя управляющего делами администрации по личному составу на работников, занимающих должности, не отнесенные к муниципальным должностям, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности органов местного самоуправления (о приеме, увольнении, перемещении, аттестации, тарификации, доплатах, изменении фамилии) со сроком хранения 75 лет (приложение 15); - приказы заместителя управляющего делами администрации по личному составу на работников, занимающих должности, не отнесенные к муниципальным должностям, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности органов местного самоуправления (о предоставлении отпусков, командировании, поощрении, взыскании) со сроком хранения 3 года. Юридическим основанием для издания распорядительных документов по личному составу является Кодекс законов о труде (КЗОТ) Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации и нормативные акты Министерства труда и социального развития Российской Федерации. Основанием для подготовки распорядительных документов по личному составу являются личное заявление работника администрации, служебная или докладная записка руководителя структурного подразделения. Заявление визируется руководителем структурного подразделения администрации и заместителем мэра города или управляющим делами администрации, курирующими данное структурное подразделение. Докладная или служебная записка визируется заместителем мэра города. Личные заявления, служебные и докладные записки представляются в отдел кадров не менее чем за две недели до наступления события. Проект распорядительного документа готовится специалистами отдела кадров в течение трех дней после поступления заявления, затем представляются на подпись мэру города. Регистрация каждой группы распорядительных документов по личному составу ведется в отдельных журналах. Порядковый номер регистрации в журнале является номером распорядительного документа. Нумерация ведется в пределах календарного года. Первый экземпляр распорядительного документа подшивается в дело, его копии в этот же день представляются в отдел бухгалтерского учета и отчетности и в структурные подразделения администрации. 3.3. Виды информационно-справочных документов, порядок их подготовки 3.3.1. Протокол Протокол состоит из обозначения вида документа (протокол), его номера, даты проведения протоколируемого события, заголовка, повестки дня, изложения докладов, сообщений, выступлений по обсуждаемым вопросам, решения (приложение 16). В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. В повестке дня перечисляются все вопросы, внесенные на рассмотрение. Слова "Повестка дня" пишутся от начала левого поля, а пункты повестки дня - с красной строки. После каждого вопроса повестки дня указываются должность, фамилия и инициалы докладчика, например: Повестка дня: 1. О ходе выполнения бюджета города на 1997 год. Доклад начальника финансового отдела администрации города Чукалкина А.Я. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть строится по схеме: Председатель - Секретарь - Присутствовали: Текст основной части протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела состоит из трех частей: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ. Прописными буквами от начала левого поля пишется слово "СЛУШАЛИ", указываются фамилия и инициалы докладчика, например: 1. СЛУШАЛИ: Чукалкина А.Я. - текст доклада прилагается. Слово "ВЫСТУПИЛИ" пишется от начала левого поля, фамилии и инициалы, выступающих печатаются с абзаца, указываются их должности, например: ВЫСТУПИЛИ: 1. Меняйлов А.И., начальник управления экономики, инвестиций и промышленной политики - излагается краткая запись выступления. 2. Шевцова В.В., управляющий делами администрации города - излагается краткая запись выступления. Слово "РЕШИЛИ" пишется от начала левого поля, оно имеет значение действия, а не принятия распорядительного документа. РЕШИЛИ: (Решение принято единогласно и прилагается). 2. СЛУШАЛИ: и т.д. Протокол подписывают председатель и секретарь. Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу. При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения). При оформлении протоколов соблюдается следующий принцип систематизации прилагаемых к протоколам документов: проекты постановлений мэра города с приложениями к ним в соответствии с пунктами повестки дня, доклады, содоклады, справки, обзоры, списки приглашенных. Ход обсуждения вопросов на заседаниях коллегий, комиссий, штабов, образованных при администрации города, протоколируется. Протоколы ведут секретари соответствующих комиссий и штабов. Они же ведут их учет, регистрацию и контроль исполнения. Ход обсуждения вопросов на заседании Думы и коллегии при мэре города протоколируется и стенографируется секретариатом администрации. Протоколы аппаратных совещаний при мэре города ведет консультант мэра города, рассылку протоколов осуществляет секретариат. Протоколы заседаний коллегии, соответствующих комиссий и штабов, аппаратных совещаний при мэре города нумеруются арабскими цифрами в пределах календарного года, протоколы заседаний городской Думы нумеруются в пределах созыва. Протоколы и стенограммы заседаний Думы, коллегии и аппаратных совещаний, являются документами постоянного срока хранения, они должны обрабатываться в установленном порядке и включаться в опись дел постоянного хранения. Протоколы аппаратных совещаний при мэре города отрабатываются в установленном порядке, включаются в опись постоянного срока хранения. 3.3.2. Письмо По содержанию и назначению письмо, как вид документа, может быть инструктивным (директивным), гарантийным, информационным, рекламным, коммерческим, письмо-запрос, письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-ответ и др. При заключении контрактов с иностранными партнерами используется кредитное письмо. Письмо оформляется только на бланке письма (приложения 17, 18, 19, 20, 21). В практике работы администрации используются 3 вида письма: письмо-запрос, письмо-ответ, сопроводительное письмо. Письма с небольшим по объему текстом должны оформляться на бланке формата А5. В письме-ответе обязательно оформление реквизита "Ссылка на регистрационный номер и дату документа", который состоит из слов: На N ________ от __________. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. В деловой переписке принята форма изложения текста от первого лица множественного числа (просим, сообщаем, направляем, напоминаем, высылаем и т.д.), так как должностное лицо, подписавшее письмо, выступает от имени организации. Документы должны быть написаны деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений и текстов в целом. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения, точность и ясность изложения, лаконичность и краткость текста. Специфика делового стиля определяется назначением документа. Однозначность понимания текста обеспечивает употребление терминов. В официальных документах используется отраслевая или корпоративная терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ, а также специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления. В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать: - не "при сем направляем", а "направляем"; - не "сего года", а "этого года (текущего года)"; - не "настоящим сообщаем", а "сообщаем"; - не "настоящий акт составлен", а "акт составлен". Особенностью делового стиля является употребление устойчивых (шаблонных, стандартизованных) языковых оборотов, например: Установлено, что в период с... по... В соответствии с... В целях... Направляем (представляем, высылаем) Вам... Считаем целесообразным.... В официальных документах используются простые распространенные предложения, односоставные или двусоставные, с обособленными оборотами, например: "В связи с крайне низкой эффективностью использования..., а также в связи с недостаточной загруженностью... просим Вас решить вопрос о...." В служебных документах неуместно употреблять выражения типа "Будьте так любезны" или "Не откажите в любезности сообщить". В деловой переписке используются местоимения "мы" и "Вы" вместо "я" и "он". Страдательные конструкции предпочтительнее действительных, например: не "мы выполним", а "нами будет выполнено"; не "Вы предлагаете", а "Вами предложено". Форма изложения текста письма от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, направляю и т.д.) возможна в двух случаях: когда письмо оформляется на должностном бланке; если письмо носит конфиденциальный характер или содержит персональное обращение к адресату. Письмо состоит из следующих основных частей: обращение; вступление; основное содержание; заключение. Если письмо состоит из двух частей, то первая - это обоснование, изложение причин написания письма, мотивировка, а вторая - заключение, просьба или отказ, напоминание, предложение и т.п. Письмо, состоящее из одной части, - это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования. Текст письма не должен превышать двух машинописных страниц. При обращении к адресату учитывается его служебное положение, сфера деятельности и т.д. Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются: Уважаемый Сергей Петрович! Господин Титов! Сергей Петрович! Уважаемый господин Титов! Уважаемый г-н Титов! Уважаемая госпожа Петровская! Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма). При обращении к высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм, а также к духовным лицам различных вероисповеданий принято обращение с указанием должности без фамилии. Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать: - ссылку на документ (организационно-правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; - констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами "просим" (письмо-просьба или запрос), "высылаем", "направляем", "представляем" (сопроводительное письмо), "сообщаем" (информационное письмо). Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, например: "С уважением...", "Искренне Ваш...". Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой, например: С уважением, Президент компании Личная подпись А.Н. Попов Письма на бланке администрации города подписывают мэр города, его заместители, управляющий делами. Они регистрируются и отправляются секретариатом. Письма за подписью руководителей структурных подразделений печатаются на бланках отделов, управлений, комитетов, регистрируются и отправляются ими самостоятельно. 3.3.3. Справка, сообщение, информация, докладная и объяснительная записки Справка, сообщение, информация - краткое изложение действий по конкретному поводу (поручению, распоряжению, событию), описание достигнутых результатов, их оценка, выводы и предложения. Наиболее многочисленной является группа справок, удостоверяющих какой-либо юридический факт и выдаваемых гражданам или учреждениям. Справка информационного характера - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий. Составляется для сообщений вышестоящей организации о фактах, результатах проверок, командировок и т.п. Справки оформляются на общем бланке и имеют следующие реквизиты: наименование администрации, структурного подразделения; адресат; название вида документа; дата; индекс; заголовок; текст; подпись. Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, сопоставления и анализа полученных сведений. Подписывают справку (как внутренний документ) лицо, ее составлявшее и несущее ответственность за представленные данные. Справка состоит из трех частей: - в первой части указывается причина, повод ее составления; - во второй кратко излагается сущность вопроса; - в третьей даются выводы и предложения составителя. Справка может состоять только из второй части (справки личного характера). В конце справки (сообщения, информации) ниже подписи руководителя администрации (структурного подразделения) следует указать исполнителя (выполнить реквизит 22). Докладная записка - подробное описание проблемы, события с их анализом, оценкой действий, связанных с описываемыми событиями, выводами и предложениями, она адресуется руководителю структурного подразделения или вышестоящему должностному лицу, содержит обстоятельное изложение какого либо вопроса с выводами и предложениями составителя (приложение 22.) Докладная записка состоит из трех частей: - в первой части указывается причина, повод ее составления; - во второй кратко излагается сущность вопроса; - в третьей даются выводы и предложения составителя. Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. 3.3.4. Акт Акт - документ, составленный несколькими лицами (комиссией) и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Акты составляются по результатам ревизий финансовой или хозяйственной деятельности, проверок по определенным вопросам, при приеме-передаче дел и др. Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего, члены комиссий должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи. Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы акта (о ликвидации, о списании документов и т.п.). Заголовок к тексту акта излагает в краткой форме содержание действия, отраженного в акте: (о результатах ревизии финансово-хозяйственной деятельности, о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.). Текст акта состоит из трех частей: Первая часть - вводная, в ней указываются основание для составления акта и лица, присутствующие при его составлении. Акт начинается со слова "Основание", которое печатается через два межстрочных интервала после заголовка с абзаца. В именительном падеже указывается наименование распорядительного документа, послужившего основанием для составления акта, его дата, номер и заголовок, например: Основание: распоряжение Мэра г. Хабаровска от 24.06.1998 N 89 "О проведении инвентаризации материальных ценностей". С новой строки от левого поля пишется слово "Составлен:" и перечисляются должности, фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии (председатель, члены комиссии по алфавиту). После слова "Присутствовали:", перечисляются должности, фамилии и инициалы присутствующих. Вторая часть (констатирующая) начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи, существо проведенной работы, ее результаты. Они могут быть оформлены таблицей. Третья часть - заключительная, в ней излагаются выводы, рекомендации. Эта часть не обязательна. Акт может заканчиваться и констатацией факта. После текста, перед подписями, при необходимости указывают количество составленных экземпляров и место их нахождения. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. При оформлении подписей должности не указываются: Председатель комиссии И.И.Иванов Члены комиссии: А.Н.Белова В.Б.Поспелов Присутствовали: А.И.Сидорова А.Н.Соловьева Особое мнение составителя акта или присутствующих излагается ниже подписей на первом экземпляре или на отдельном листе. Ряд разновидностей акта требует утверждения, которое оформляется соответствующим грифом. 4. ТРЕБОВАНИЯ К ДОКУМЕНТАМ, ИЗГОТОВЛЯЕМЫМ МАШИНОПИСНЫМ СПОСОБОМ Документы могут изготавливаться на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств электронно-вычислительной техники (ЭВТ). Отдельные внутренние документы, авторами которых являются сотрудники Думы, администрации и структурных подразделений, могут писаться от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). Шаг письма и межстрочный интервал устанавливается по ГОСТу 6.10.5-87 (в миллиметрах): 2,6 - шаг письма (размер печатного знака); 4,25 - межстрочный интервал. ГОСТ не дает указаний, какими видами шрифтов следует пользоваться при изготовлении документов при помощи печатающих устройств средств ЭВТ, поэтому основное требование к шрифтам заключается в том, чтобы они были хорошо читаемыми. Текст документов рекомендуется печатать на бланках формата А4 через 1,5 - 2 межстрочных интервала, на бланках формата А5 и менее - через 1 межстрочный интервал. Тексты докладов и документов, предназначенных к типографскому изданию, допускается печатать через два интервала. Реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. Составные части реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения документа", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования" отделяют друг от друга 1,5 - 2 межстрочными интервалами, например: СОГЛАСОВАНО Начальник отдела юридической экспертизы Личная подпись И.Н.Дехтяр Дата Другие реквизиты документа отделяют друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами. Наименование вида документа печатается прописными буквами без разбивки. Слово "Мэр" применительно к мэру города печатается с прописной буквы во всех случаях. Расшифровка подписи в реквизите "Подпись" располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля без пробела между инициалами и фамилией. Максимальная длина строки многострочных реквизитов - 28 печатных знаков. Рекомендуется при печатании документов соблюдать отступ от левой границы текстового поля: 0 - для печатания реквизитов "Заголовок к тексту", "Текст документа" (без абзацев), "Отметка о наличии приложения", "Отметка об исполнителе", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"; наименования должности в реквизитах; "Подпись" и "Гриф согласования документа", заверительной надписи "Верно", а также слов ПРИКАЗЫВАЮ, СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПРЕДЛАГАЮ; 5 - для обозначения начала абзаца в тексте; 32 - для печатания реквизита "Адресат"; 40 - для печатания реквизитов "Гриф утверждения документа" и "Гриф ограничения доступа к документу"; 48 - для расшифровки подписи в реквизитах "Подпись", "Гриф утверждения" (если документ утверждается должностным лицом). Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, то слова "Примечание" и "Основание" печатаются от левой границы текстового поля, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал. При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй должен печататься так, чтобы не заходил за границы правого поля. При изготовлении документов на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера листов проставляются арабскими цифрами посредине верхнего поля, без знаков тире (-), кавычек (" "). Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа. 5. ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ СТАНДАРТНЫХ БЛАНКОВ Бланк документа - это состав реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа. Бланки документов должны разрабатываться на основе состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТом. Размеры полей и площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в ГОСТе. В бланках документов, создаваемых в Думе, администрации и структурных подразделениях, устанавливаются следующие размеры полей (в мм): 35 - левое; 10 - правое; 20 - верхнее; 10 - нижнее. Для оформления документов Думы и администрации, как правило, применяются бланки четырех видов: - общий бланк формата А4 (210 x 297 мм) - используется для оформления постановлений, распоряжений, решений, приказов, протоколов, отчетов, справок, актов, служебных записок и др. (приложения 23, 24, 25, 26); - бланки письма форматов А4 и А5 (210 x 148 мм) - используются для оформления единственного вида документа - письма (приложения 27, 28); - бланк формата А3 (420 x 297) - используется для оформления документов, содержательная текстовая часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета; - бланк формата А6 (105 x 148 мм) - особый вид должностного бланка для оформления резолюций (поручения) (приложение 29). Схемы расположения реквизитов даны в приложениях 30, 31. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов. Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Гербовые бланки Думы, администрации и структурных подразделений изготавливаются исключительно типографским способом, имеют в качестве реквизита герб Хабаровского края и герб города Хабаровска, они являются объектом строгой отчетности. Использование ксерокопий данных бланков при создании документов не допускается. Требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков изложены в разделе 6. Бланки структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеет право подписи. Общий бланк администрации может включать следующие реквизиты: - герб Хабаровского края и герб города Хабаровска (02); - наименование администрации (структурного подразделения) (06); - место составления документа (12). Кроме этих реквизитов на общем бланке допускается размещение ограничительных отметок для следующих реквизитов: - код формы документа по ОКУД (05); - дата документа (09); - регистрационный номер документа (10); - заголовок к тексту (17); - отметка о контроле (18). Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в администрации большого количеств данных видов документов. При разработке этих бланков в общий бланк вносятся реквизиты: - герб Хабаровского края и герб г. Хабаровска (02); - наименование вида документа (08). Бланк письма может включать следующие реквизиты: - герб Хабаровского края и герб г. Хабаровска (02); - код организации по ОКПО (04); - код формы документа по ОКУД (05); - наименование администрации (структурного подразделения) (06); - справочные данные об администрации (07). Кроме этих реквизитов в бланке письма могут размещаться ограничительные отметки для следующих реквизитов: - дата документа (09); - регистрационный номер документа (10); - ссылка на регистрационный номер и дату документа (11); - адресат (14); - заголовок к тексту (17); - отметка о контроле (18). В бланках должностного лица дополнительный реквизит "Наименование должности" размещается ниже реквизита "Наименование организации". Бланки каждого вида могут изготавливаться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка. Изображения гербов на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строки "Администрация", а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. На бланках, для их учета, рекомендуется проставлять типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие реквизиты. Допускается также проставлять учетные порядковые номера на оборотной стороне бланка. Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТа Р 6.30-97. На его основе разрабатываются следующие бланки документов администрации города: бланки для постановлений и распоряжений с продольным расположением реквизитов; бланки для писем формата А4 и формата А5; общий бланк формата А4 с угловым расположением реквизитов. Бланки документов Думы и администрации (далее: гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету. Гербовые бланки изготовляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия. Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии структурного подразделения документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью структурного подразделения. Изготовление гербовых бланков для Думы и администрации осуществляется по заказу секретариата администрации города 6. ТРЕБОВАНИЯ К УЧЕТУ, ИСПОЛЬЗОВАНИЮ И ХРАНЕНИЮ БЛАНКОВ Гербовые бланки в Думе, администрации и структурных подразделениях подлежат учету. Учет гербовых бланков ведется раздельно по всем видам бланков в регистрационном журнале (приложение 32). Гербовые бланки хранят в надежно закрываемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение гербовых бланков осуществляется по акту с отметкой в регистрационном журнале. Контроль за использованием и хранением гербовых бланков, выдаваемых секретариатом отделам, комитетам, управлениям, департаментам администрации города возлагается на ответственных за делопроизводство соответствующих структурных подразделений администрации города. Регистрационный журнал включается в номенклатуру дел структурного подразделения администрации города. Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков проводится не реже одного раза в год центральной экспертной комиссией администрации города. О проведенных проверках делаются отметки в регистрационном журнале. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения начальника структурного подразделения для принятия мер. 7. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА 7.1. Первичная обработка документов Общие правила организации документооборота включают в себя порядок прохождения и исполнения входящих, исходящих и внутренних документов в процессе их получения и подготовки, порядок приема и передачи документов. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело образует документооборот. Вся поступающая в администрацию на имя мэра, его заместителей, управделами (далее по тексту - руководство) корреспонденция обрабатывается в секретариате. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Электронная почта обрабатывается в отделе компьютерно-информационного обеспечения в соответствии с порядком использования модемной связи администрации города Хабаровска (приложение 33). Законы, указы Президента, постановления Правительства Российской Федерации и другие нормативные акты исполнительных вышестоящих органов регистрируются в секретариате, после регистрации передаются в отдел юридической экспертизы. Все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, вскрываются. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним необходимо сообщить об этом отправителю. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить отправителя или время отправки и получения документа. На входящих документах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа. Отметка о поступлении проставляется на нижней части первого листа документа справа. Если там нет места, штамп ставится на оборотной стороне, на нижней части листа справа. Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Зарегистрированные в секретариате документы передаются руководству администрации через помощников или секретарей приемных, которые обязаны сделать отметку о поступлении документов в журнале регистрации входящей корреспонденции. После рассмотрения документов, которые должны рассматриваться в день поступления, помощник делает отметки о поручениях, сроках исполнения и исполнителях каждого документа для осуществления контроля и через секретаря приемной передает эти сведения в секретариат для внесения в учетную карточку. Указания по исполнению документа даются в форме резолюции. Как правило, на документе должна быть одна резолюция. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. После рассмотрения документа руководством секретариат изготавливает его копию с резолюцией и передает исполнителю под роспись. При повторном поступлении документа к нему прилагаются полученный ранее документ и переписка, отражающая ход его исполнения. 7.2. Регистрация документов Регистрация документов - это запись в учетных формах кратких сведений о документах и проставление на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Цель регистрации - обеспечение учета, контроля и поиска документов. Основным принципом регистрации является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в администрации только один раз. Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы, а также предложения, заявления и жалобы граждан. При регистрации документов в качестве справочного материала используется перечень документов, не подлежащих регистрации, указанный в приложении 5. Номер входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа. Инициативный и ответный документы имеют единый индекс, который присваивается инициативному документу и повторяется в ответном документе. При регистрации заявлений, жалоб ставится первая буква фамилии автора и через черточку - регистрационный номер. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется единая регистрационная карточка (приложение 34). Регистрационная карточка заполняется машинописным способом. Календарная шкала карточки используется для контроля за сроками исполнения документа. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Июль
|
