Распоряжение Мэра г. Хабаровска от 18.02.1999 № 127-р

     Для проставления отметок о получении,  регистрации  и  оформления
отправки документов используются соответствующие штампы.
     Изготовление гербовой и других печатей  и  штампов  администрации
города производится на основании поручения мэра города.
     Письмо-заявка на изготовление печатей  и  штампов  с  приложением
образцов  печатей  и  штампов,  согласованных  с  управляющим  делами,
передаются секретариатом учреждению-исполнителю.
     Изготовленные печати и штампы выдаются секретариатом под расписку
руководителям структурных подразделений.
     Гербовая печать  администрации  города  проставляется  только  на
документах,   подписанных   председателем   Думы,  мэром  города,  его
заместителями, управляющим делами и секретарем Думы.
     Гербовая  печать  проставляется  на   служебных   удостоверениях,
платежных   поручениях,  других  финансовых  документах  на  получение
денежных средств и в иных установленных случаях.
     На копиях распорядительных  актов  мэра  города  и  решений  Думы
проставляется печать секретариата.
     На копиях документов по личному составу, в трудовых  книжках  при
увольнении  работника  и в других определенных случаях ставится печать
отдела кадров.
     Оттиск печати проставляется на документах в  строго  определенном
месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности
лица, подписавшего документ.
     При   оформлении   входящей   корреспонденции   на    документах,
поступивших   в   секретариат   администрации,   проставляется   штамп
установленного образца; при  оформлении  отправки  корреспонденции  на
конвертах  проставляется  штамп  с  наименованием  и  почтовым адресом
администрации.
     Печати и штампы должны храниться в несгораемых шкафах или сейфах.
     Ответственность и контроль  за  соблюдением  порядка  хранения  и
использования   печатей   и  штампов  в  подразделениях  администрации
возлагается на их руководителей.
     При смене руководителя подразделения печати и  штампы  передаются
по акту.
     В  случае  реорганизации,  ликвидации  структурных  подразделений
администрации  города  печати  и  штампы  сдаются  в  секретариат  для
уничтожения. Уничтожение оформляется  актом,  который  рассматривается
комиссией администрации города, подписывается заведующим секретариатом
и утверждается управляющим делами.





                                                         Приложение 46
                                     к Инструкции по документационному
                                  обеспечению управления в Хабаровской
                                        городской Думе и администрации
                                                     города Хабаровска

               Порядок работы с жалобами, заявлениями,                
                        предложениями граждан                         

     Особую группу документов,  поступающих  в  администрацию  города,
составляют жалобы, заявления, предложения граждан.
     Жалобы - обращения с требованием о восстановлении прав и законных
интересов   граждан,  нарушенных  действиями  либо  решениями  органов
власти, владельцами различных форм собственности, должностными  лицами
и общественными организациями.
     Заявления  -  обращения  в  целях  реализации  прав  и   законных
интересов граждан.
     Предложения  -  обращения  граждан,  направленные  на   улучшение
деятельности органов власти, совершенствование социально-экономических
отношений в крае, городе.
     Письменное  обращение  гражданина  должно  быть  им  подписано  с
указанием  фамилии,  имени,  отчества  и  содержать  помимо  изложения
существа предложения, заявления или жалобы также данные  о  месте  его
жительства,  работы или учебы. Обращения, не содержащие этих сведений,
признаются анонимными и рассмотрению не подлежат.
     Жалобы, заявления, предложения граждан рассматривают  структурные
подразделения администрации города в соответствии с их компетенцией.
     Руководители подразделений  администрации  и  другие  должностные
лица  в  случаях,  когда  в  обращениях граждан содержатся вопросы, не
относящиеся к их ведению, направляют не позднее, чем в 5-дневный  срок
копии  этих  обращений по принадлежности, извещая при этом заявителей,
куда им нужно обращаться. Руководители администрации,  ее  структурных
подразделений несут личную ответственность за организацию рассмотрения
обращений граждан.
     Запрещается направлять жалобы граждан для рассмотрения  в  органы
или должностным лицам, действия которых обжалуются.
     Руководители   администрации,   структурных   подразделений   при
получении обращений граждан обязаны:
     - внимательно разобраться в их существе, в  случае  необходимости
запросить   нужные  документы,  направлять  работников  на  места  для
проверки, принимать другие меры для объективного разрешения вопроса;
     - сообщать гражданам в письменной или устной  форме  о  решениях,
принятых   по   жалобам,  заявлениям,  предложениям,  а  в  случае  их
отклонения указывать мотивы, по просьбам  граждан  разъяснять  порядок
обжалования;
     - систематически, 1  раз  в  квартал,  анализировать  и  обобщать
жалобы,  заявления,  предложения  граждан  по  курируемому направлению
городского хозяйства с целью  своевременного  выявления  и  устранения
причин,   порождающих   жалобы,   изучения   общественного   мнения  и
совершенствования  работы   подведомственных   отделов,   предприятий,
учреждений.
     Заявления и  жалобы  разрешаются  в  срок  до  1  месяца  со  дня
поступления,  а  не  требующие  дополнительного  изучения и проверки -
безотлагательно, но не позднее 10 дней.
     Обращения   и    запросы    депутатов    Государственной    Думы,
Законодательной  Думы  Хабаровского  края,  Хабаровской городской Думы
разрешаются безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня поступления.
     Все поступающие в администрацию на  имя  мэра  города  письменные
обращения  граждан  принимаются  и  учитываются  приемной  по  жалобам
администрации  города,  которая  является  структурным  подразделением
управления делами.
     Приемная по жалобам администрации города:
     - проверяет правильность адресования корреспонденции;
     -  вскрывает  конверты,  проверяет  наличие  в  них   документов,
скрепкой к тексту письма подкалывает конверт;
     -  проставляет  регистрационный  штамп  в  нижней  части  лицевой
стороны первого листа обращения;
     - вникает в  содержание  каждого  обращения  и  заводит  на  него
учетно-регистрационную карточку;
     - заводит накопительную папку  на  каждое  обращение  граждан,  в
которую  помещает  оригинал  обращения,  документы (если они приложены
автором),  контрольно-регистрационную  карточку   и   все   материалы,
связанные с разрешением жалобы, заявления, предложения;
     - готовит материалы по рассмотренным и разрешенным  обращениям  в
архив. На учетной карточке в графе "Направлено" в этом случае делается
отметка "В дело". На письме  (в  правом  нижнем  углу  первого  листа)
указывается причина направления обращения в архив, делается отметка "В
дело" с указанием его  индекса  по  номенклатуре,  даты  исполнения  и
фамилии исполнителя;
     -   вносит   данные   о    поступивших    обращениях    (согласно
регистрационно-контрольной  карточке  и  соответствующей  программе) в
компьютер;
     - готовит обзоры поступивших обращений, аналитические  записки  и
информации по территориям и отдельным темам;
     - готовит  на  имя  мэра  города  ежемесячно  справки  по  итогам
рассмотрения  жалоб, заявлений и предложений, ежеквартально и ежегодно
- статистический отчет.
     В регистрационно-контрольной карточке:
     - указываются фамилия и инициалы ответственного  за  рассмотрение
обращения,  дата  поступления обращения, которая переносится со штампа
регистрации. Фамилия  и  инициалы  заявителя  пишутся  в  именительном
падеже, указывается его адрес.
     Если письмо подписано двумя  и  более  авторами,  то  указываются
первые  три  фамилии  и общее число авторов. Такое обращение считается
коллективным.  Адрес  указывается  одного  из  авторов.  Коллективными
являются   также   бесфамильные   обращения   от  имени  администрации
предприятий, организаций, а  также  резолюции  митингов,  собраний.  В
графе "Тип автора" учетной карточки указывается "коллективное";
     - делается отметка о том, кому адресовано обращение (мэру города,
его заместителям) в зависимости от характера обращения;
     - определяется  и  отмечается  социальное  положение  и  льготный
состав авторов обращений (кроме коллективных);
     -  составляется  аннотация  на   обращение.   Она   должна   быть
лаконичной,  краткой,  отражать основное содержание жалобы, заявления,
предложения. В графе "Аннотация" указывается также  количество  листов
письма;
     - проставляется шифр темы согласно  утвержденному  классификатору
тем  обращений.  Тематический  шифр  и  подшифр должны соответствовать
аннотации. Если в письме ставится ряд вопросов, то все они шифруются;
     - определяется и отмечается  тип  обращения:  жалоба,  заявление,
предложение;
     -  заполняется  графа  "Направлено"  с  соблюдением   юридических
требований   к   написанию   наименований  должности,  государственных
органов,  организаций  и  учреждений,  кому  или   куда   направляется
обращение.
     Руководители подразделений администрации города:
     - рассматривают в день поступления жалобы, заявления, предложения
граждан  по вопросам, входящим в их компетенцию согласно распределению
обязанностей и в соответствии с положениями об  отделах,  управлениях,
комитетах, департаментах администрации;
     -  дают  поручения  должностным  лицам  по  разрешению  вопросов,
содержащихся  в  жалобах,  заявлениях,  предложениях,  о  чем делается
соответствующая отметка в контрольно-учетной карточке.
     Приемная  по  жалобам  пересылает  копии  обращений   граждан   с
резолюцией руководителя ответственным исполнителям в срок не позднее 5
дней со  дня  поступления  документа  в  администрацию.  Информация  о
переданных  на  исполнение  обращениях  вводится  в  компьютер. Автору
обращения  направляется  сообщение  (письменно  или  устно,   если   в
обращении  указан телефон заявителя) о том, кому направлен документ на
исполнение.
     Ответственный исполнитель в установленные законодательством сроки
организует   решение  вопросов,  поставленных  в  обращениях  граждан,
готовит  разъяснения  или  обоснования  в  отказе.  При  необходимости
должностное  лицо,  которому поручено разрешение обращения, привлекает
специалистов,  создает  комиссии,  проводит  совещания,  выезжает  для
лучшего ознакомления с ситуацией на место.
     Ответственный   исполнитель   готовит   материалы    об    итогах
рассмотрения  обращений  граждан,  где  даются  полные  ответы  на все
поставленные вопросы.
     Материалы направляются на имя руководителя администрации, давшего
поручение должностному лицу, за подписью исполнителя.
     Руководитель   администрации   знакомится    с    представленными
материалами,   делает   в   случае   необходимости   замечания,   дает
дополнительные поручения.
     Исполнитель в соответствии с резолюцией дорабатывает материалы  и
готовит   ответ   за  подписью  руководителя  администрации,  которому
обращение передано на рассмотрение.
     Ответ на обращение  печатается  на  бланке  письма  администрации
города  и  со  всеми  материалами,  отражающими  работу  по разрешению
жалобы, заявления, предложения (копии  запросов,  ответы  на  запросы,
протоколы совещаний, акты обследований и пр.) передаются в приемную по
жалобам.
     Приемная  по  жалобам  администрации  города   направляет   ответ
заявителю,  материалы  и  копию  ответа  -  в  накопительную  папку. В
случаях, когда  все  вопросы,  содержащиеся  в  обращении,  разрешены,
накопительная папка с материалами направляется в архив, о чем делается
соответствующая  отметка  в  регистрационно-контрольной   карточке   и
вносится в компьютерную базу данных.
     В случаях, когда на обращения граждан даются ответы  с  указанием
сроков  исполнения  поставленных вопросов (гарантии), данные обращения
остаются на контроле до  исполнения  гарантий,  после  чего  материалы
направляются в архив.





                                                         Приложение 47
                                     к Инструкции по документационному
                                  обеспечению управления в Хабаровской
                                        городской Думе и администрации
                                                     города Хабаровска

                Написание отдельных наименований слов                 
                           и словосочетаний                           

              Требования к употреблению сокращений слов               
                            и наименований                            

     В постановлениях,  распоряжениях  мэра  города  следует  избегать
употребления   сокращенных  слов,  наименования  упоминаемых  органов,
учреждений  и  организаций  приводятся  в  полном  соответствии  с  их
официальным   наименованием.   В   приложениях   к   постановлениям  и
распоряжениям  все  сокращения  слов  и   наименований   должны   быть
общепринятыми, например: МИД России, МВД России.
     В официальных документах не допускается  употребление  сокращения
"РФ" вместо слов "Российская Федерация".
     При необходимости многократного употребления наименования органа,
его  подразделения,  учреждения, организации в рамках одного документа
при первом упоминании приводится его полное, а в  скобках  сокращенное
наименование,  например:  подразделение  Администрации  города  (далее
именуется - подразделение Администрации).

                   Написание буквенных аббревиатур                    

     Аббревиатуры, читаемые по названиям букв, не склоняются и пишутся
прописными буквами. Например: МВД, ЭВМ, МГТС, МГУ, ООН.
     Аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются и пишутся прописными
буквами,  если  образованы  от имени собственного, например: МИД, ВАК,
(МИДа,  ВАКу),  а  также  ГОСТ  (ГОСТом);  строчными   буквами,   если
образованы от имени нарицательного, например: вуз (вуза).

             Требования к сокращению часто употребляемых              
                            слов и величин                            

     Все сокращения слов и наименований должны быть  общепринятыми,  а
их написание - унифицировано. Например, сокращенно записываются:
     1) названия единиц измерения (при цифрах):

метр                  - м                   тонна            - т
миллиметр             - мм                  гектар           - га
килограмм             - кг                  секунда          - с
грамм                 - г                   центнер          - ц

    2) различные обозначения:

область   - обл.                    миллион          - млн.
район     - р-н (при названии)      миллиард         - млрд.
город     - г.                      рубль            - р. (руб.)
поселок   - пос.                    железнодорожный  - ж.д.
село      - с (при названии)        страница     - с. (при цифрах)
проспект  - просп.                  таблица          - таб.
площадь   - пл.                     рисунок          - рис.
дом       - д.                      другой (другие)  - др.
корпус    - корп.                   смотри           - см.
подъезд   - под.                    прочее           - пр.
этаж      - эт.                     и тому подобное  - и т.п.
кабинет   - каб.                    пункт - п. (в машинописи - пт)
комната   - к.                      то есть          - т.е.
год, годы - г., гг. (при цифрах)    и так далее      - и т.д.
тысяча    - тыс.

     Округление  числовых  значений  величин  до   первого,   второго,
третьего   и   последующих  десятичных  знаков  для  различных  типов,
размеров, видов одного названия, как правило, должно быть  одинаковым.
Например: 89,775; 16,323.
     В написании имен, географических названий, терминов,  должностей,
учреждений  и  т.д.  должно  соблюдаться единообразие принципов и форм
сокращения.  Например,  при  сокращении  после  цифр  слов  год,  годы
необходимо  сокращать  и  слова  век,  века  после  цифр, обозначающих
столетия.
     Если однажды  в  тексте  фамилия  написана  с  двумя  инициалами,
например: Иванов В.В., она и в дальнейшем должна писаться также.
     Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества  от  фамилии,
переносить их на другую строку или страницу.





                                                         Приложение 48
                                     к Инструкции по документационному
                                  обеспечению управления в Хабаровской
                                        городской Думе и администрации
                                                     города Хабаровска

                   Особенности написания дат, чисел                   
                   и употребляемых сокращений слов                    

                            Написание дат                             

     Даты и календарные сроки в тексте документов рекомендуется писать
следующим образом:
     3 ноября 1997 г., в ноябре 1997 г., в первом полугодии 1997 г., в
1  квартале  1997 г., но: за II месяцев 1997 года, в 1997 году, бюджет
на 1997 год, с 1988 по 1997 год, в 1993-1997 годах.
     В названиях праздников и знаменательных  дат  с  прописной  буквы
пишутся  первое  слово  и имена собственные: Восьмое марта, Новый год,
День российской печати, но: День Победы, Рождество Христово.
     Если начальное порядковое числительное в таком названии  написано
цифрой,   то  с  прописной  буквы  пишется  следующее  за  ним  слово.
Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта.
     Порядковое числительное пишется словами и  со  строчной  буквы  в
словосочетаниях    типа:   представители   Российской   Федерации   на
восемьдесят пятом заседании Генеральной Ассамблеи ООН.
     Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами,  пишутся
с   наращением:   8-й   ряд,   80-е   годы.  Порядковые  числительные,
обозначаемые римскими  цифрами,  пишутся  без  наращения:  II  очередь
строительства.
     Если  подряд  идут  два  порядковых  числительных,   обозначенных
арабскими  цифрами  и  разделенных  запятой  или  соединенных  союзом,
падежное окончание наращивается у каждого, например: 5-й,  6-й  класс;
9-е  и  10-е  классы;  в  8-й или 9-й класс; советники государственной
службы 2-го и 3-го классов.
     Если несколько (более двух) порядковых числительных, обозначенных
арабскими   цифрами,  идут  подряд,  падежное  окончание  наращивается
только у последнего, например: ученики 5, 7,  9-х  классов;  референты
государственной службы 1, 2 и 3-го классов.
     Если два порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами,
написаны  через  тире,  то  падежное  окончание  наращивается только у
второго, например: 8 - 10-е классы, 50 - 60-е годы, в 20 - 30-х годах.
     Не  требуют  наращения  падежных   окончаний   такие   порядковые
числительные,  обозначенные арабскими цифрами, как номера томов, глав,
страниц,  иллюстраций,  приложений  и   т.п.,   если   родовое   слово
предшествует  числительным, например: в томе 6, в главе 5, на странице
85, на рисунке 15, в таблице 8, из приложения 6.
     Знак номера не ставится перед порядковыми номерами  приложений  и
таблиц,  номерами  иллюстраций, глав, страниц, например: приложение 2,
таблица 1, глава 4, страница 5.
     Римскими цифрами (без наращения падежного окончания) по  традиции
принято  обозначать  века,  кварталы,  порядковые  номера конференций,
конгрессов, международных объединений, ассамблей, годовщин, спортивных
состязаний,  например:  XX век, XIX - XX века, XX столетие, I квартал,
II квартал, III квартал, IV квартал, X  Международный  астрономический
съезд, XII Олимпийские игры, XXV Всемирная ассамблея здравоохранения.

                           Написание чисел                            

     Для  написания  чисел  используется  буквенная  (четыре   пишущие
машины,   пять  ПЭВМ),  цифровая  (25  ПЭВМ,  20  печатных  листов)  и
буквенно-цифровая (130-тысячный) формы чисел.
     Буквенно-цифровая  форма  чисел  рекомендуется  для   обозначения
крупных круглых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями тыс., млн.,
млрд.: 5 тыс. рублей, 12  млн.  рублей,  20  млрд.  рублей.  Составные
количественные числительные пишутся раздельно в полной или сокращенной
форме: один миллион девятьсот сорок пять  тысяч  шестьсот  сорок  один
рубль (1945641 руб.).
     В  тексте  составные  количественные  числительные  рекомендуется
писать  цифрами,  а  в  начале  абзаца  - словами. Если при числе дано
сокращенное обозначение единицы измерения,  число  (даже  однозначное)
должно быть дано цифрами, например: 3 л, 12 г, 580 кг.
     Если в предложении, наряду с однозначными,  часто  встречаются  и
многозначные количественные числительные, в целях унификации следует и
однозначные   количественные   числительные   писать    цифрами,    за
исключением  числительных  в косвенных падежах, например: в библиотеку
поступило 5 ПЭВМ, а в архив - 3 или:  в  библиотеке  не  хватает  трех
машин, в архиве - двух.
     Названия единиц измерения в  тексте  постановлений,  распоряжений
рекомендуется  писать: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб.
метров, 20 млн. тонн; в приложениях сокращенно: 5 тыс. м,  16  т,  120
кв. м, 60 куб. м, 20 млн. т.
     Существительное после дробного числа согласуется  с  дробной  его
частью  и  ставится  в  родительном  падеже  единственного числа: 28,5
метра, 46,2 кв. метра, но 28,5 тыс. метров.
     При обозначении количества предметов, а также количества людей не
употребляются  слова  "штук",  "человек":  10  автомобилей,  а не штук
автомобилей;  5  программистов,  а  не  5  человек  программистов.  Но
пишется: 10 листов бумаги.
     Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе
числительные,  пишутся:  150-летие,  3-месячный  срок,  25-процентный,
3-дневный, 1-, 2- и 3-секционные шкафы.
     Если в документе встречаются выражения с числительными типа  1,95
раза,  то  в  том  же  документе подобные числительные, которые обычно
рекомендуется писать словами, также пишутся цифрами, например:...  при
увеличении  скорости в 1,95 раза производительность труда увеличится в
1,5 раза... (но не "в полтора раза").
     Числа  приблизительные,  когда  они  стоят   на   втором   месте,
рекомендуется   писать   словами,   например:  получено  пачек  двести
бумаги...,... человек триста.
     В номерах  телефонов  принято  отделять  дефисом  (или  пробелом)
справа  налево  по  две  цифры,  например:  45-12,  3-45-12, 29-02-10,
123-45-12 (или 45 12,..., 123 45 12).
     В номерах автомобилей части двойного номера  соединяются  дефисом
или  разделяются  пробелом,  например:  12-45 КУМ, 17-98 ММТ или 15 51
ОЛМ, Я 12 21 МО, Б 347 00.
     Между  частями  двойного  номера  дома  ставится   косая   черта,
например: ул. Ильинка, д. 90/2.
     Литер пишется слитно с номером дома, например:  Пушкинский  пер.,
д. 7а.
     Знаки номера, параграфа, процентов,  градуса,  минуты  и  секунды
ставятся  только  при  цифрах, к которым они относятся, и в заголовках
граф табличных форм.
     Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов и
т.п. также пишутся словами.
     Знаки  N,  %  и  т.д.  при  нескольких  числах  (т.е.  когда  они
обозначают   соответствующие   понятия   во  множественном  числе)  не
удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда чисел.
     Математические обозначения =,  <,  >,  +,  -  и  др.  допускается
применять  только  в  формулах;  в  тексте  документов  их  необходимо
передавать словами: равно, меньше, больше, плюс, минус.
     При оформлении дат, календарных  сроков,  денежных  выражений,  а
также  в  названиях  праздников  и знаменательных дат не рекомендуется
отрывать словесные выражения от  цифровых,  переносить  их  на  другую
строку или страницу.
     Не  рекомендуется  также  отрывать   знаки   номера,   параграфа,
процентов, градуса, минуты и секунду от соответствующих цифр.
     В  этих  целях   между   цифровыми   и   словесными   выражениями
проставляется жесткий пробел.