|
Расширенный поиск
Распоряжение Мэра г. Хабаровска от 18.02.1999 № 127-рВ графе "Дата поступления и индекс документа" отмечается дата поступления документа и индекс, который ему присваивается в администрации. В графе "Дата и индекс документа" проставляется дата документа и индекс, присвоенный документу учреждением-автором. В графе "Корреспондент" пишется название организации, откуда поступил или куда направляется документ. При регистрации заявлений и жалоб граждан пишется их фамилия, имя, отчество, место работы и домашний адрес, карточки ведутся в алфавитном порядке. В графе "Краткое содержание" указывается вид документа, его заголовок или краткое содержание. При записи в карточку содержания резолюции указывается также ее автор и дата. Запись об исполнении документа должна отражать решение вопроса по существу, дату и индекс ответного документа. Если не требуется составление письменного ответа, делается конкретная запись о том, кем и как решен вопрос, поставленный в инициативном документе. В графе "Контрольные отметки" фиксируются отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и причины задержки исполнения документа. Графа может быть использована для записей, отражающих движение документа. Регистрационные карточки, внесенные в базу данных компьютера в определенном порядке, составляют основу справочного аппарата к служебным документам администрации. Справочная картотека обеспечивает поиск документа в делопроизводстве, наблюдение за его исполнением и поиск информации, заключенной в документе. Справочная картотека ведется по дате поступления. Исходящие документы, подписанные руководством администрации, передаются в секретариат для регистрации и отправки в обязательном порядке. Обработка отправляемой корреспонденции включает ее сортировку, адресование, фальцевание и вложение в конверты, заклеивание конвертов и их отправку. Внутренние документы (распоряжения, приказы, докладные записки и др.) готовятся, оформляются и исполняются в пределах самой администрации. Документы, направляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. На конверте проставляются регистрационные номера документов, данные заносятся в реестр отправки. При отправлении документа, подлежащего возврату, на первой странице документа ставится штамп "Подлежит возврату". Телеграммы и срочная корреспонденция отправляются немедленно. Прием и передача документов на всех этапах документооборота осуществляется под роспись о получении с отметкой в регистрационных карточках или компьютере. Передача документа из одного подразделения администрации в другое осуществляется через секретариат, где зарегистрирован документ, в регистрационных карточках делается отметка о передаче документа. Учет объема документооборота производится ежемесячно, анализ исполнения документов - еженедельно. 7.3. Подсчет объема документооборота Рациональная организация делопроизводства предполагает учет объема документооборота в администрации. Входящие, исходящие и внутренние документы подлежат учету, а также письма, заявления и жалобы граждан. Под объемом документооборота понимается количество документов, полученных и созданных администрацией за определенный отрезок времени (год, месяц). Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также для анализа различных аспектов управленческой деятельности. Результаты учета объема документооборота представляет секретариат администрации для обобщения и выработки мер по совершенствованию работы с документами. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации. За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по журналам работ в машинописном и копировально-множительном бюро. По ним определяют расход бумаги и затраты времени на операции по экспедиционной обработке документов. Машинограммы подсчитываются на общих основаниях по месту регистрации. Поступающие документы и документы, создающиеся в администрации, подсчитываются отдельно. Подсчет объема документооборота целесообразно проводить по группам документов: распорядительные, статистические, переписка, письма граждан, финансовые, договорные и др. Подсчет документооборота может проводиться как по администрации, так и по отдельному структурному подразделению. Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме. Работа проводится специально выделенной группой сотрудников секретариата. 8. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ Контролю за исполнением документов подлежат наиболее важные документы, а именно: - поручения и указания, содержащиеся в законах, указах, постановлениях, распоряжениях, решениях вышестоящих органов; - постановления и распоряжения мэра города; - решения Хабаровской городской Думы; - поручения, задания комитетам, отделам и управлениям администрации города, учреждениям, расположенным на территории города; - документы, по которым требуется ответ в вышестоящие учреждения; - предложения, заявления и жалобы граждан. Документы, поступающие в структурные подразделения администрации города, должны рассматриваться в соответствии с указанными в них сроками, а также в порядке их значимости. Первоочередному рассмотрению подлежат документы с резолюцией мэра города, в которых указан конкретный срок исполнения, постановления и распоряжения мэра города, решения городской Думы и т.д. Примерный перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения дан в приложении 35. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение. Действия по контролю за исполнением включают в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки. Контроль за исполнением документов в администрации города осуществляется заместителями мэра города через консультантов и помощников, управляющим делами, секретариатом, отделом контроля контрольно-правового управления, приемной по жалобам администрации города, а также руководителями структурных подразделений. Непосредственный контроль за прохождением и исполнением входящей корреспонденции на имя руководства от вышестоящих организаций, предприятий и организаций города осуществляет секретариат управления делами, а также консультант, помощники заместителей мэра, которые работают непосредственно с руководителями структурных подразделений. Ответы на документы, прошедшие регистрацию в секретариате, сдаются структурными подразделениями администрации на подпись мэру, его заместителям через секретариат (кроме информаций отдела контроля контрольно-правового отдела администрации). Отметка об исполнении документов структурными подразделениями делается в секретариате ежедневно (копии ответов подшиваются согласно номенклатуре дел). Справка по контролю за прохождением и исполнением документов в администрации города готовится секретариатом 2 раза в месяц к аппаратному совещанию при мэре города. Контроль за прохождением и исполнением жалоб граждан осуществляется приемной по жалобам администрации города. Общий контроль за прохождением и исполнением постановлений и распоряжений администрации Хабаровского края, мэра города, указаниями и поручениями мэра города осуществляет отдел контроля контрольно-правового управления в соответствии с Положением об организации контроля, утвержденным постановлением мэра города от 14.10.1993 N 1319. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые сроки исполнения устанавливаются для наиболее массовых категорий документов, подлежащих контролю, в соответствии с существующим законодательством. В остальных случаях сроки исполнения документов не должны превышать 10 дней. Месячный срок исполнения может быть установлен для документов, сложных по характеру исполнения. Документы, поступившие из вышестоящих организаций, исполняются в сроки, установленные в этих документах; постановления и распоряжения в сроки, оговоренные в самом документе. Если в инициативном документе сроки не указаны, то они устанавливаются руководством администрации. За несколько дней до истечения срока исполнения документа исполнителю следует напомнить об окончании срока исполнения. Срок исполнения документа исчисляется с момента поступления его в администрацию. Он может быть изменен или продлен только лицом или учреждением, которые его установили. Предложения о продлении срока исполнения документа должны быть представлены исполнителем не позднее, чем за 2 - 3 дня до истечения срока исполнения документа, в исключительном случае - в день исполнения документа с принятым решением руководителя, поставившего документ на контроль. В противном случае документ считается не исполненным в срок. Контроль за исполнением документов осуществляется с момента постановки документа на контроль. В случае задержки в исполнении документов контрольная служба администрации обязана принять меры для выяснения и устранения причин задержки и обеспечения своевременного исполнения документов. Контроль за исполнением документов администрации ведется по карточной системе на основании базы данных компьютерного учета. Контрольные карточки заводятся и на поручения руководства администрации, отданные в устной форме. Один экземпляр контрольной карточки, с контрольным сроком исполнения, направляется в структурное подразделение администрации города - исполнителю. На контролируемых документах и карточках ставится знак контроля "К" или штамп "Контроль". Для отметки о контроле отведено определенное место на левом поле бланка на уровне заголовка к тексту (реквизит 18). Карточки группируются в специальных контрольных картотеках, которые имеются в подразделениях аппарата, осуществляющих контроль (или компьютерах). Контрольные карточки (машинный учет) ведется по исполнителям и срокам исполнения. Документ снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов и сообщения результатов заинтересованным учреждениям и лицам. Снять документ с контроля может только то должностное лицо (или служба), которое поставило его на контроль. Данные об исполнении документа и снятии с контроля вносятся в контрольную карточку (компьютер). Сводку об исполнении документов в администрации составляют: отдел контроля, приемная по жалобам - ежемесячно, секретариат управления делами - два раза в месяц. Сводки периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля. Предложения мэру города о премировании вносятся с учетом состояния исполнительской дисциплины в работе с документами. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на нижнем поле первого листа документа слева и включает следующие данные: краткие сведения об исполнении документа, слово "В дело", номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться документ, дату и подпись руководителя структурного подразделения администрации, в котором исполнен документ. Отметка "В дело" свидетельствует о том, что работа с документом закончена. 9. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ 9.1. Составление номенклатуры дел Документы после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности администрации, подшитый в отдельную обложку. В целях правильного формирования документов в дела, обеспечивающие быстрый поиск документов по их содержанию и видам, проводится классификация документов в делопроизводстве. Основной формой классификации является номенклатура дел (приложение 36). Номенклатура дел - это систематизированный список наименований дел, заводимых в администрации, с указанием сроков их хранения. Сводная (единая) номенклатура дел администрации, в которую включаются документы юридически несамостоятельных структурных подразделений, разрабатывается секретариатом управления делами, рассматривается на заседании центральной экспертной комиссии (ЦЭК) и представляется в экспертно-методическую комиссию (ЭМК) государственного архива Хабаровского края для согласования. Номенклатура дел оформляется по форме, установленной государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Согласованная номенклатура дел утверждается управляющим делами администрации. Утвержденная и согласованная номенклатура дел действует в течение 5 лет и подлежит пересоставлению и пересогласованию в случае коренных изменений в структуре и функциях администрации. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и перепечатывается, после чего вводится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры является документом постоянного хранения. Классификационными делениями (разделами) номенклатуры дел являются структурные подразделения аппарата администрации. В номенклатуру дел должны быть включены все дела и документы, отражающие документируемые участки работы администрации. Дела органов и подразделений администрации, действующих на общественных началах, также включаются в номенклатуру дел администрации. Не включаются в номенклатуру дел печатные издания, сборники постановлений органов государственного управления Российской Федерации, брошюры, справочники, бюллетени и другие подобные документы. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс состоит из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурной части администрации. Разделы и подразделы номенклатуры дел располагаются в порядке их значимости. Принцип значимости применяется и при расположении заголовков дел. В заголовке указывается род заводимого дела (переписка) или вид документа (постановления, приказы). При составлении заголовка соблюдается правильное отражение информации о событиях и фактах, а также краткость и четкость его формулировки. Для внесения в номенклатуру дел в течение года вновь возникших дел в каждом ее разделе оставляются резервные номера. По окончанию делопроизводственного года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). На начало года на все дела, предусмотренные номенклатурой, заводятся папки, на которых указываются: полное название администрации, номер дела по номенклатуре и его заголовок, дата (год), срок хранения дела. 9.2. Формирование дел Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой. При формировании дел следует проверять состав документов, включенных в дело. Не должно быть черновиков, вариантов, дублетных экземпляров и документов, подлежащих возврату. В процессе группировки документов проверяется правильность их оформления (наличие подписей, даты, индекса, отметок "В дело N..." и т.п.). Неисполненные, недооформленные и неправильно оформленные документы в дела не включаются. Документы постоянного и временного срока хранения формируются в отдельные дела. В каждом деле должно быть не более 250 листов. Дела с документами постоянного срока хранения должны быть сформированы только из первых экземпляров документов, подписаны подлинно мэром города или его заместителем. Документы аппарата администрации, комиссий при ней группируются в дела за календарный год. Исключение составляют переходящие дела (личные дела и личные карточки сотрудников, книги учета движения трудовых книжек и др.), формирование которых за период нескольких лет вызывается необходимостью. Расположение документов внутри дел производится в порядке разрешения вопросов по хронологии и по алфавиту. Преимущественное значение имеет вопросный принцип систематизации, предусматривающий расположение документов в логической последовательности решения того или иного вопроса, который в основе своей совпадает с расположением документов по их датам (подписания, поступления, исполнения). При хронологическом порядке расположения документов постоянного срока хранения наиболее ранние документы находятся в начале дела. Постановления и распоряжения мэра города группируются в дела в хронологической последовательности с относящимися к ним приложениями в пределах календарного года. Документы заседаний коллегии группируются в одно дело: протокол, рекомендации и документы к ним. Документы заседаний городской Думы формируются посозывно. В одно дело подшивают протокол, список приглашенных, стенограмма, решения Думы и документы к ним (посозывно). В деятельности администрации должно создаваться и отдельно формироваться, как правило, три вида распоряжений: - распоряжения по основной деятельности - срок хранения постоянно; - распоряжения по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, аттестации, тарификации, доплатам, изменении фамилии) - срок хранения 75 лет; - распоряжения по личному составу (о предоставлении отпусков, командировании, поощрении, взысканиях) - срок хранения 3 года. Документы в личных делах располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, заявления о приеме на работу, направление; анкета, листок по учету кадров, автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнение к личному листку по учету поощрений; справки и другие документы, относящиеся к данному лицу. Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются в них по алфавиту фамилий. Предложения, заявления, жалобы граждан формируются раздельно в алфавитном порядке, так как сроки хранения дел различные: - предложения и заявления граждан об улучшении работы администрации и документы по их рассмотрению (постоянно); - заявления и жалобы граждан по личным вопросам и документы по их рассмотрению (5 лет ЦЭК). Переписка группируется в дела за период календарного года в хронологической последовательности. Внутри дела документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела за предыдущий год, в котором хранятся предшествующие документы по этому вопросу. 10. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив администрации, а затем в Государственный архив Хабаровского края. Экспертиза научной и практической ценности документов - это определение политического; народнохозяйственного; социально-культурного и иного значения документов в целях их отбора на хранение и установления сроков хранения. Экспертиза ценности документов Думы и администрации осуществляется центральной экспертной комиссией (в дальнейшем - ЦЭК), которая назначается распоряжением мэра города в количестве 5 - 7 человек, а экспертизу ценности структурных подразделений администрации осуществляют экспертные комиссии (ЭК, приложение 37). ЭК структурного подразделения администрации возглавляет один из заместителей руководителя, работа ЭК ежегодно планируется, ее заседания протоколируются (приложения 38, 39). Задачи, функции, порядок работы ЭК подразделений регламентируются положениями о них (приложение 40). ЦЭК возглавляет управляющий делами администрации. Работа ЦЭК организуется в соответствии с положением о ней, утвержденным мэром города и согласованным с Государственным архивом Хабаровского края. ЦЭК осуществляет следующие функции: рассматривает проекты номенклатур дел Думы и администрации, организует ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение; рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в государственный архив, и описи дел по личному составу; рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Заседания ЦЭК протоколируются. Отбор документов и дел администрации к уничтожению оформляется актом (приложение 41). Уничтожение включенных в акт документов и дел производится администрацией после того, как описи дел постоянного хранения за соответствующий период времени утверждены архивными органами. После завершения экспертизы ценности документов и отборе их для дальнейшего хранения проводится научно-техническое оформление дел в соответствии с требованиями Основных правил работы ведомственных архивов. Документы постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) подшиваются в твердую обложку или переплетаются, листы нумеруются черным графитным карандашом в правом верхнем углу. В конце дела на отдельном листе составляется заверительная надпись, на обложке дела указывается количество листов в деле (приложение 42). Дела временного (до 10 лет включительно) хранения оформляются упрощенно: они не подшиваются (остаются на скоросшивателях), листы не нумеруются. На дела постоянного хранения и по личному составу составляются описи (приложение 43). Описи дел постоянного хранения, предназначенных для последующей передачи в государственный архив, подлежат утверждению экспертно-проверочной методической комиссии (ЭПМК) управления по делам архивов администрации Хабаровского края через два года после завершения дел в делопроизводстве, не считая года текущего делопроизводства, например: в 1999 году должны быть представлены описи дел за 1996 год. Годовой раздел описи составляется в четырех экземплярах, подписывается составителем его и ответственным за делопроизводство и архив и направляется в госархив края для представления его на рассмотрение ЭПМК управления по делам архивов администрации Хабаровского края. Одновременно с годовым разделом описи дел постоянного хранения представляется раздел описи дел по личному составу за эти же годы (приложение 44). Годовой раздел описи утверждается управляющим делами администрации города после утверждения его ЭПМК. При первичной передаче документов на государственное хранение описи должны иметь титульный лист, историческую справку, список сокращенных слов, предисловие. В администрации ответственность за сохранность документов возлагается на главного специалиста секретариата. В архивохранилищах или служебных кабинетах, где хранятся архивные документы, должны быть установлены средства пожаротушения. В администрации должен быть разработан план экстренной эвакуации документов на случай пожара, приобретены для этих целей мешкотара, шпагат, брезент. При смене работника администрации, ответственного за архив, все документы должны передаваться по акту. Акт приема-передачи документов утверждается управляющим делами администрации. Дела постоянного хранения в течение 5 лет находятся в администрации, а затем сдаются на хранение в госархив края. Подготовка документов к последующему хранению самостоятельных структурных подразделений администрации, являющихся источниками комплектования госархива края, должна осуществляться также. Приложение 1 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец акта о приеме-передаче документов и дел при смене ответственного за делопроизводство и архив Герб Герб края города АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ ГОРОДА ХАБАРОВСКА Начальник управления УПРАВЛЕНИЕ Личная ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И ЭКСПЛУАТАЦИИ подпись Г.И.Микичура ЖИЛИЩНОГО ФОНДА Дата АКТ 11.10.1996 N 5 г. Хабаровск Приема-передачи архивных документов и дел при смене ответственного за делопроизводство и архив Основание: приказ начальника управления от 08.10.1996 N 45 "О передаче архивных документов". Составлен комиссией в составе: председатель - Самарский В.И., заместитель начальника управления, члены комиссии: Гущен А.П., начальник технического отдела, Девятова З.А., начальник финансово- экономического отдела, Дьякова Л.А., начальник жилищного отдела, Муравьев И.А., начальник отдела коммунального хозяйства, Шуваева И.Ю., главный специалист по общим вопросам технического отдела, ответственный за делопроизводство и архив. В период с 11 по 16 октября 1996 г. Девятова Зоя Александровна, начальник финансово-экономического отдела, передала, а Шуваева Ирина Юрьевна, главный специалист по общим вопросам, ответственный за делопроизводство и архив, приняла в присутствии комиссии документы управления за 1956-1996 годы и научно-справочный аппарат к ним: ----T-------------------------------T------T-------------T----------¬ ¦N ¦ Название дел ¦Кол-во¦ Крайние ¦Примечание¦ ¦пп ¦ ¦ дел ¦ даты дел ¦ ¦ +---+-------------------------------+------+-------------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +---+-------------------------------+------+-------------+----------+ ¦1. ¦Приказы управляющего трестом по¦ 41 ¦1956-1996 гг.¦ ¦ ¦ ¦производственной деятельности ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦2. ¦Приказы управляющего трестом по¦ 37 ¦1956-1996 гг.¦ ¦ ¦ ¦личному составу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦... ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦39.¦Описи дел по личному составу ¦ 2 ¦1956-1996 гг.¦ ¦ L---+-------------------------------+------+-------------+----------- Итого принято 245 (двести сорок пять) дел. Одновременно передаются 3 (три) фотоальбома. Составлен в трех экземплярах: 1 экз. - в архив, 2 экз. - начальнику управления, 3 экз. - в отдел кадров. Передал Личная подпись З.А.Девятова Принял Личная подпись И.Ю.Шуваева Председатель комиссии Личная подпись В.И.Самарский Члены комиссии: Личные подписи А.П.Гущен Л.А.Дьякова И.А.Муравьев Приложение 2 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец бланка письма должностного лица (управляющего делами) Герб Герб края города АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА УПРАВЛЯЮЩИЙ ДЕЛАМИ ул. Карла Маркса, 66, г. Хабаровск, 680000 тел. 32-96-58, 23-43-94, факс 32-53-46, ОКПО 04021660 _________ N ____________ На N _______ от ____________ -- -¬ -- -¬ Приложение 3 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец бланка письма должностного лица (секретаря Хабаровской городской Думы) Герб Герб края города ХАБАРОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА СЕКРЕТАРЬ ул. Карла Маркса, 66, г. Хабаровск, 680000 тел. 23-63-47, факс 32-53-46, каб. 218, ОКПО 04021660 _________ N ____________ На N _______ от ____________ -- -¬ -- -¬ Приложение 4 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец совместного письма администрация города Хабаровска КОНТРОЛЬНО-ПРАВОВОЕ ОБЪЕДИНЕННЫЙ УПРАВЛЕНИЕ МЕЖВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ 28.10.1998 N 02-03/56/1-14/98 Об автоматизации объединенного Мэру г. Хабаровска межведомственного архива Филиппову П.Д. Во исполнение постановления администрации Хабаровского края от 05.03.1998 N 83 "О создании автоматизированной информационной системы архивных учреждений Хабаровского края" просим утвердить смету на приобретение сетевого оборудования комплектующих изделий и компьютеров, необходимых для создания локальной вычислительной сети объединенного межведомственного архива и ее соединения по сети "Электронная почта" с ЛВС управления по делам архивов администрации Хабаровского края, к которой будут подключены все архивные учреждения городов и районов края. Для справки сообщаем, что компьютерный парк межведомственного архива состоит из машин марки АТ-80286 - 1 шт., ХТ-8086 - 3 шт., Pentium - 1 шт., а задачи автоматизированной системы архивных учреждений края "Архивы" сможет решать только класс "Pentium". Приложение: на 1 л. в 1 экз. Начальник управления Заведующий архивом Личная подпись С.А.Ващишин Личная подпись Л.И.Люсая Приложение 5 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Перечень документов, не подлежащих регистрации 1. Письма, присланные в копии для сведения. 2. Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестки дня. 3. Сводки, информации, присланные для сведения. 4. Учебные планы, программы. 5. Рекламные извещения, плакаты. 6. Поздравительные письма и пригласительные билеты. 7. Бухгалтерские документы (передаются в бухгалтерию). 8. Печатные издания. 9. Формы статистической отчетности. 10. Пакеты с пометкой "Лично". 11. Документы на иностранных языках без перевода. Приложение 6 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Примерный перечень документов с грифом утверждения АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.). ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.). ИНСТРУКЦИИ (правила) - (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.). НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.). ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.). ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.). ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.). ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; структурном подразделении; премировании и т.д.). ПРОГРАММЫ (проведения работ, мероприятий; командировок и т.д.). РАСЦЕНКИ на производство работ. СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.). СТАНДАРТЫ (государственные, отраслевые, на технические условия). Структура и штатная численность. Тарифные ставки. Уставы организаций. ФОРМЫ унифицированных документов. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. Приложение 7 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Перечень документов, на которых ставится гербовая печать АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания, экспертизы и т.д.). АРХИВНЫЕ СПРАВКИ (копии). ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.). ДОГОВОРЫ. ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, капитальное строительство). ЗАЯВКИ (на оборудование, изобретение и т.д.). ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.). ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в Высшую Аттестационную Комиссию. ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ. КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ. НОРМЫ (расхода). ОБРАЗЦЫ ОТТИСКОВ ПЕЧАТЕЙ И ПОДПИСЕЙ работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. ПРЕДСТАВЛЕНИЯ И ХОДАТАЙСТВА. ПИСЬМА ГАРАНТИЙНЫЕ (на выполнение работ, услуг и т.д.). ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные) в банк; на получение и перевод валюты; на импорт и т.д.). ПОЛОЖЕНИЯ об отделах, управлениях, комитетах, департаментах. ПРОТОКОЛЫ (выдвижения народных заседателей и т.д.). РЕЕСТРЫ (чеков, бюджетных поручений, представляемых в банк). СМЕТА РАСХОДОВ (на содержание аппарата управления, на калькуляцию к договору и т.д.). СОГЛАШЕНИЯ. СПРАВКИ (лимитные, о начисляющей и причитающейся зарплате). ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ. УДОСТОВЕРЕНИЯ. УСТАВЫ организаций. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. Приложение 8 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец решения Хабаровской городской Думы Герб Герб края города ХАБАРОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА РЕШЕНИЕ 26.06.1998 N 179 г. Хабаровск О введении сбора за уборку территории города На основании статьи 21 Закона Российской Федерации "Об основах налоговой системы в Российской Федерации" от 27.12.1991 N 2118-1 и п. 2.8 статьи 13 Устава муниципального образования города Хабаровска, в целях обеспечения достаточного финансирования работ, связанных с санитарной очисткой и уборкой территории города, Хабаровская городская Дума РЕШИЛА: 1. Ввести на территории города Хабаровска сбор за уборку территории города. 2. Направлять средства, поступающие от плательщиков, в доход бюджета города в счет уплаты данного сбора, строго по целевому назначению на финансирование работ, связанных с уборкой территории города. 3. Утвердить Положение о порядке взимания сбора за уборку территории города согласно приложению 1 и форму расчета суммы сбора согласно приложению 2. 4. Обязать администрацию города Хабаровска в месячный срок утвердить порядок индексации ставки сбора за уборку территории, установленной настоящим решением, для физических лиц (владельцев строений), в зависимости от фактически произведенных за истекший квартал затрат по работам, связанным с уборкой территории города. 5. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на вице-мэра города Казаченко В.П. 6. Опубликовать настоящее решение в средствах массовой информации. 7. Настоящее решение вступает в силу с 01.08.1998. Мэр города Личная подпись П.Д.Филиппов Приложение 9 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец постановления мэра г. Хабаровска Герб Герб края города МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА ПОСТАНОВЛЕНИЕ 28.09.1998 N 301 г. Хабаровск О внедрении ГОСТа Р 6.30-97 на организационно-распорядительную документацию В связи с принятием и введением в действие постановлением Госстандарта России от 31.07.1997 N 273 ГОСТа Р 6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов" ПОСТАНОВЛЯЮ: 1. Обеспечить с 1 октября 1998 г. внедрение ГОСТа Р 6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов" на организационно-распорядительную документацию администрации города, ее структурных подразделений, учреждений, организаций, предприятий. 2. Утвердить Мероприятия по внедрению Государственного стандарта Р 6.30-97 (приложение 1) и Порядок изготовления, учета, использования и хранения бланков документов с воспроизведением гербов Хабаровского края и города Хабаровска (приложение 2). 3. Администрациям города и районов, руководителям отделов, управлений и комитетов, учреждениям, организациям и предприятиям разработать до 12 октября 1998 года мероприятия по внедрению ГОСТа Р 6.30-97 с учетом Методических рекомендаций по оформлению документов на основе ГОСТа Р 6.30-97, разработанных Федеральной архивной службой России. 4. Администрациям города и районов обеспечить до 1 января 1999 г. изготовление бланков с воспроизведением гербов Хабаровского края и города Хабаровска и погашение списанных бланков в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-97. 5. Управлению делами администрации города: 5.1. Обеспечить согласование эскизов бланков документов с воспроизведением гербов Хабаровского края и города Хабаровска городской администрации и ее структурных подразделений с управлением по делам архивов администрации Хабаровского края. 5.2. Оказать структурным подразделениям администрации города, учреждениям, организациям, предприятиям методическую помощь по внедрению ГОСТа Р 6.30-97. 6. Возложить ответственность за своевременное внедрение и соблюдение требований ГОСТа Р 6.30-97 на глав районных администраций, руководителей отделов, управлений и комитетов, предприятий, учреждений и организаций города. 7. Администрациям города и районов к 15 октября 1998 г. и к 1 января 1999 г. представить в управление по делам архивов администрации Хабаровского края информацию о ходе выполнения мероприятий по внедрению ГОСТа Р 6.30-97. 8. Пресс-службе администрации города (Цедрик М.Ж.) настоящее постановление дать в изложении в газете "Хабаровские вести". 9. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управляющего делами администрации города Шевцову В.В. 10. Настоящее постановление вступает в силу со дня его подписания. Мэр города Личная подпись П.Д.Филиппов Приложение 10 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец распоряжения мэра г. Хабаровска Герб Герб края города МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА РАСПОРЯЖЕНИЕ 12.03.1998 N 45 г. Хабаровск Об утверждении Положения о системе информационной безопасности администрации города Во исполнение законодательных и иных нормативно-правовых актов Российской Федерации по вопросам информации, а также в соответствии с концепцией информационной безопасности Хабаровского края и с целью обеспечения единого подхода к выработке методической и организационной основы информационной безопасности администрации города: 1. Утвердить Положение о системе информационной безопасности администрации г. Хабаровска (приложение 1). 2. Утвердить состав Совета по информационной безопасности (приложение 2). 3. Возложить контроль за организацией выполнения вышеуказанного Положения на начальника контрольно-правового управления Ващишина С.А. 4. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания. Мэр города Личная подпись П.Д.Филиппов Приложение 11 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец распоряжения мэра г. Хабаровска об увольнении Герб Герб края города МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА РАСПОРЯЖЕНИЕ 20.04.1998 N 112-р г. Хабаровск Об увольнении Светловой М.И. 1. Уволить Светлову Марину Ивановну, экономиста 2 категории планово-экономического отдела управления жилищно-коммунального хозяйства и эксплуатации жилищного фонда 25 апреля 1998 г. в связи с реорганизацией управления и сокращением должности по ст.33 п.1 КЗоТа РФ, с выплатой ежемесячного пособия в размере средней месячной заработной платы в течение трех месяцев, с предоставлением льгот, предусмотренных ст.40 КЗоТа РФ. 2. Сохранить Светловой М.И. среднюю заработную плату на период трудоустройства, но не свыше одного года со дня увольнения, с учетом выплаты выходного пособия. Выплату заработной платы производить при предоставлении паспорта и трудовой книжки. 3. Бухгалтерии произвести выплату компенсации за неиспользованный отпуск за отработанный период с 08.04.1997 по 30.04.1998 в количестве 20 дней. Основание: Распоряжение Мэра города от 16.04.1998 N 98 "О реорганизации управления жилищно-коммунального хозяйства и эксплуатации жилищного фонда" Мэр города Личная подпись П.Д.Филиппов С приказом ознакомлен: Личная подпись Дата Приложение 12 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец распоряжения мэра г. Хабаровска об изменении фамилии Герб Герб края города МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА РАСПОРЯЖЕНИЕ 11.10.1998 N 106-р г. Хабаровск Об изменении фамилии Синютиной О.В. Считать Синютину Ольгу Владимировну, специалиста отдела компьютерно-информационного обеспечения контрольно-правового управления Чирикановой Ольгой Владимировной в связи с вступлением в брак. Основание: свидетельство о заключении брака N 555 от 06.06.1998, выданное Дворцом бракосочетания г. Хабаровска; личное заявление Чирикановой О.В. от 10.06.1998. Мэр города Личная подпись П.Д.Филиппов С приказом ознакомлен: Личная подпись Дата Приложение 13 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец распоряжения мэра г. Хабаровска о командировании Герб Герб края города МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА РАСПОРЯЖЕНИЕ 01.10.1998 N 160-кр г. Хабаровск О командировании в г. Комсомольск-на-Амуре Чупиной Г.М. 1. Командировать Чупину Галину Михайловну, помощника депутата Государственной Думы Цоя В.Е., в г. Комсомольск-на-Амуре для выполнения служебного поручения, срок командировки 24 дня - с 30.10.1998 по 23.11.1998. 2. Бухгалтерии произвести оплату проезда и командировочных расходов. Основание: Представление депутата Государственной Думы Цоя В.Е. от 19.10.1998 N 1-П/377. Мэр города Личная подпись П.Д.Филиппов Приложение 14 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец распоряжения мэра г. Хабаровска о предоставлении отпуска Герб Герб края города МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА РАСПОРЯЖЕНИЕ 23.07.1998 N 162-кр г. Хабаровск О предоставлении отпуска Анисимовой Е.В. Предоставить Анисимовой Елене Владимировне, бухгалтеру расчетной группы 2 категории администрации города, отпуск без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам с 23 по 29 июля 1998 года. Основание: заявление Анисимовой Е.В. от 19.07.1998 Мэр города Личная подпись П.Д.Филиппов С приказом ознакомлен: Личная подпись Дата Приложение 15 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец приказа администрации г. Хабаровска о приеме на работу Герб Герб края города АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА ПРИКАЗ 01.10.1998 N 100-кр г. Хабаровск О приеме на работу Ян Е.И. Принять Ян Елену Ивановну с 1 октября 1998 г. на должность уборщика служебных помещений хозяйственной группы администрации города с окладом согласно штатному расписанию. Ян Е.И. производить выплату трех 10-процентных надбавок за непрерывный стаж работы в южных районах Дальнего Востока. Основание: заявление Ян Е.И. от 25.09.1998. Заместитель Личная подпись Т.В.Кулешова управляющего делами С распоряжением ознакомлен: Личная подпись Дата Приложение 16 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец протокола заседания коллегии Герб Герб края города АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА ПРОТОКОЛ 10.03.1998 N 3 Заседания коллегии при Мэре города Председатель Казаченко В.П., вице-мэр города Присутствовали: члены коллегии - Бутаков В.Н., Васильченко В.И., Ветышев С.Н., Кучеров А.Н., Королев О.В., Крейс И.А., Лебеда В.Ф., Шевченко С.И., приглашенные - 48 человек (список прилагается) Повестка дня: 1. Об итогах исполнения бюджета города за 9 месяцев 1998 года, основных направлениях бюджетного финансирования на 1999 год. Доклад Черной С.М., заместителя начальника финансового департамента администрации города. 2. Об организации и совершенствовании работы по развитию сети дополнительных платных услуг, оказываемых предприятиями, организациями и учреждениями, финансируемыми из бюджета города. Доклад Меняйлова А.И., начальника управления экономики, инвестиций и промышленной политики администрации города. 1. СЛУШАЛИ: Черную С.М. - текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: 1. Печерица А.Ф., заместитель начальника Государственной налоговой инспекции по Хабаровскому краю - (краткая запись выступления от третьего лица). 2. Крейс И.А., первый заместитель Мэра города - (краткая запись выступления от третьего лица). 3. Казаченко В.П., вице-мэр города - (краткая запись выступления от третьего лица). РЕШИЛИ: 1. Принять прилагаемый проект постановления за основу. 2. Финансовому департаменту администрации города доработать проект постановления с учетом высказанных замечаний и предложений. 2. СЛУШАЛИ: Меняйлова А.И. - текст доклада прилагается. ВЫСТУПИЛИ: 1. Пустовой С.И., начальник отдела здравоохранения администрации города. 2. Шкап В.А., генеральный директор городского центра специализированной медицинской помощи 10 горбольницы. 3. Самарский В.И., и.о. начальника управления ЖКХ и эксплуатации жилищного фонда администрации города. ... РЕШИЛИ: 1. Принять прилагаемый проект постановления за основу. 2. Управлению экономики, инвестиций и промышленной политики администрации города доработать проект постановления с учетом высказанных замечаний и предложений. (Стенограмма хода заседания коллегии прилагается). Председатель коллегии Личная подпись В.П.Казаченко Приложение 17 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец письма-напоминания Герб Герб Заведующему объединенным края города межведомственным архивом администрации г. Хабаровска АДМИНИСТРАЦИЯ Люсой Л.И. ГОРОДА ХАБАРОВСКА УПРАВЛЕНИЕ ЭКОНОМИКИ, ИНВЕСТИЦИЙ И ПРОМЫШЛЕННОЙ ПОЛИТИКИ ул. Карла Маркса, 66, г. Хабаровск, 680000 тел. 23-69-17, факс 32-53-46 12.12.1997 N 4-17/102 На N ______ от __________ О расширении сети дополнительных услуг Управление экономики, инвестиций и промышленной политики администрации города напоминает, что Вам необходимо было в соответствии с постановлением Мэра города от 17.11.1997 N 3182 "О порядке регулирования цен, тарифов на услуги (продукцию), оказываемые на территории г. Хабаровска" представить предложения о стимулировании расширения сети дополнительных платных услуг и увеличении их объемов. Просим представить свои предложения до 06.01.1998. В случае непредставления в указанный срок необходимой информации мы будем вынуждены проинформировать контрольно-правовое управление администрации города. Начальник управления Личная подпись А.И.Меняйлов Пелипейко 22 66 37 Приложение 18 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец сопроводительного письма Герб Герб края города АДМИНИСТРАЦИЯ Начальнику управления экономики, ГОРОДА ХАБАРОВСКА инвестиций и промышленной политики администрации ОБЪЕДИНЕННЫЙ г. Хабаровска МЕЖВЕДОМСТВЕННЫЙ Меняйлову А.И. АРХИВ ул. Калинина, 110, г. Хабаровск, 680028 тел. 23-64-75, 32-65-40 02.01.1998 N 7-14/34 На N _______ от _______ -- -¬ Направляем план дополнительных платных услуг с поквартальной разбивкой, оказываемых объединенным межведомственным архивом в 1998 году. Приложение: на 1 л. в 1 экз. Заведующий архивом Личная подпись Л.И.Люсая Приложение 19 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец письма-задания Герб Герб края города Секретарю Хабаровской АДМИНИСТРАЦИЯ городской Думы ГОРОДА ХАБАРОВСКА Зацепиной Л.И. ул. Карла Маркса, 66, г. Хабаровск, 680000 тел. 23-64-75, факс 32-53-46, [email protected] ОКПО 04021660 12.05.1997 N 126/1.26 На N _______ от __________ О внесении дополнений в план работы заседания городской Думы В связи с завершением проверки соблюдения законодательства при использовании внебюджетных фондов администрациями города и районов в 1997 году необходимо включить в план работы очередного заседания городской Думы вопрос о рассмотрении ее итогов, изложенных в представлении прокурора города от 30.04.1998 N 11-ПР. Мэр города Личная подпись П.Д.Филиппов Приложение 20 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец письма-задания Герб Герб края города Директору Российского государственного архива АДМИНИСТРАЦИЯ Дальнего Востока ГОРОДА ХАБАРОВСКА Торопову А.А. ул. Карла Маркса, 66, г. Хабаровск, 680000 тел. 32-96-58, 23-43-94, ул. Алеутская, 10 а, ОКПО 04021660 г. Владивосток, ГСП, 690600 22.05.1998 N 1.21/134 На N _____ от _______ О предоставлении сведений о винокуренном заводе Богданова г. Хабаровска В связи с написанием исторической справки об АООТ "Спиртовик" просим Вас предоставить сведения об истории винокуренного завода Богданова за период с 1906 по 1938 годы включительно, с которого начиналось акционерное общество. Управляющий делами Личная подпись В.В.Шевцова Приложение 21 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец письма-просьбы Герб Герб края города АДМИНИСТРАЦИЯ Управляющему делами ГОРОДА ХАБАРОВСКА администрации г. Хабаровска Шевцовой В.В. ОБЪЕДИНЕННЫЙ МЕЖВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ ул. Калинина, 110, г. Хабаровск, 680028 тел.: 23-64-75, 32-65-40 02.01.1998 N 7-14/34 На N ________ от _______ Об установке охранно-пожарной сигнализации В целях более надежного обеспечения сохранности архивных документов, предотвращения краж и хищений, участившихся в последнее время, а также пресечения преступных посягательств на работников прошу Вашего разрешения оборудовать средствами охранно-пожарной сигнализации все помещения объединенного межведомственного архива и обратиться с соответствующим ходатайством в управление внутренних дел Кировского района. Заведующий архивом Личная подпись Л.И.Люсая Приложение 22 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец докладной записки Герб Герб края города АДМИНИСТРАЦИЯ Мэру г. Хабаровска ГОРОДА ХАБАРОВСКА Филиппову П.Д. ОБЪЕДИНЕННЫЙ МЕЖВЕДОМСТВЕННЫЙ Управляющему делами АРХИВ администрации г. Хабаровска Шевцовой В.В. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА 22.05.1998 N 7-14/34 О состоянии делопроизводства администрации г. Хабаровска Во исполнение постановления Главы администрации города от 17.10.1994 N 3607 "О совершенствовании делопроизводства и обеспечении сохранности документов" объединенным межведомственным архивом совместно с секретариатом администрации города была проведена следующая работа: оказана методическая и практическая помощь отделам, управлениям и комитетам администрации города в создании экспертных комиссий, проведении экспертизы ценности документов, разработке индивидуальных инструкций о делопроизводстве, составлении номенклатур дел. К сожалению, принятых мер оказалось недостаточно. Уровень состояния делопроизводства, как показала проверка в 1997 году, особенно в части подготовки и оформления организационно- распорядительных документов, продолжает оставаться низким, также имеют место случаи незаконного уничтожения документов постоянного срока хранения ... На основании вышеизложенного считаю, что в аппарате управления должна быть создана структура, осуществляющая контроль за состоянием делопроизводства... Заведующий архивом Личная подпись Л.И.Люсая Приложение 23 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец продольного общего бланка Хабаровской городской Думы Герб Герб края города ХАБАРОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА _____________ N _____________ г. Хабаровск -- -¬ Приложение 24 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец углового общего бланка администрации г. Хабаровска Герб Герб края города -- -¬ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА _________ N _________ г. Хабаровск -- -¬ Приложение 25 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец продольного бланка решения Хабаровской городской Думы Герб Герб края города ХАБАРОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА РЕШЕНИЕ _____________ N _____________ г. Хабаровск -- -¬ Приложение 26 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец продольного бланка постановления мэра г. Хабаровска Герб Герб края города МЭР ГОРОДА ХАБАРОВСКА ПОСТАНОВЛЕНИЕ _____________ N _____________ г. Хабаровск -- -¬ Приложение 27 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец углового бланка письма администрации г. Хабаровска Герб Герб края города АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА ул. Карла Маркса, 66, г. Хабаровск, 680000 тел. 23-64-75, факс 32-53-46, [email protected] ОКПО 04021660 _________ N ___________ На N ________ от ______ -- -¬ Приложение 28 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец продольного бланка письма Хабаровской городской Думы Герб Герб края города ХАБАРОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА ул. Карла Маркса, 66, г. Хабаровск, 680000 тел. 23-63-47, факс 32-53-46, каб. 218, ОКПО 04021660 ____________ N __________ На N ________ от _____________ -- -¬ -- -¬ Приложение 29 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец бланка для оформления резолюции (формат а6) ----------------------------------------¬ ¦ НАЧАЛЬНИК ОТДЕЛА ¦ ¦ КОМПЬЮТЕРНО-ИНФОРМАЦИОННОГО ¦ ¦ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ¦ ¦ КОНТРОЛЬНО-ПРАВОВОГО УПРАВЛЕНИЯ ¦ ¦ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА ХАБАРОВСКА ¦ ¦ ¦ ¦ САБИТОВА ¦ ¦ ЛЮБОВЬ ГЕННАДЬЕВНА ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---------------------------------------- Приложение 30 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Схема расположения реквизитов и границ зон на продольном бланке формата А4 35 мм 10 мм ----------------------------------------------------¬ ¦ -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -¬ ¦/\ ¦ 01 02 03 13 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ + - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ¦ ¦ ¦ ¦06 07 04 05 08 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - + ¦ ¦ ¦ 09 10 11 12 ¦ ¦ ¦ + - - - - - - - -T- - - - T - - - - - - - + ¦ ¦ ¦ 14 15 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ < ----------- > <------------ > ¦ ¦ ¦ ¦ 73 мм ¦ ¦ 78 мм ¦ ¦ ¦ ¦ 18 - - - - - - - - ¦ ¦ ¦ 17 ¦ ¦16 ¦ ¦ ¦297 мм ¦ + - - - - - - - - L - - - - - - - ¦ ¦ ¦ /\ 19 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 120 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ мм ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ +- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ¦ ¦ ¦20 мм 20 21 24 ¦ ¦ ¦ ¦ /\ +- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ¦ ¦ ¦ ¦ ¦22 23 25 ¦ ¦ ¦ ¦ 40 ¦ 26 ¦ ¦ ¦ мм ¦ + - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - + ¦ ¦ ¦ ¦ 27 28 29 ¦ ¦ ¦ \/ L - - - - - - - - - - - - - - - - - - - --- ¦\/ L---------------------------------------------------- <------------------------------------------------> 210 мм Приложение 31 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Схема расположения реквизитов и границы зон на угловом бланке формата А4 35 мм <--- 73 мм -- > <--- 78 мм --- > 10 мм ----------------------------------------------------¬ ¦ -- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -¬ ¦/\ ¦ 01 02 03 ¦ ¦ 13 ¦ ¦ ¦ + - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - + ¦ ¦ ¦ ¦06 07 ¦ ¦ 14 15 ¦ ¦ ¦ 04 05 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦08 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 09 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦11 12 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ - - - - - - - - ¦ ¦ ¦ ¦ ¦17 ¦ ¦ 16 ¦ ¦ ¦ 18 + - - - - - - - -- - - - - - - - - - - - + ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦297 мм ¦ + - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - + ¦ ¦ ¦ /\ 19 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 120 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ мм ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ +- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ¦ ¦ ¦20 мм 20 21 24 ¦ ¦ ¦ ¦ /\ +- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ¦ ¦ ¦ ¦ ¦22 23 25 ¦ ¦ ¦ ¦ 40 ¦ 26 ¦ ¦ ¦ мм ¦ + - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - + ¦ ¦ ¦ ¦ 27 28 29 ¦ ¦ ¦ \/ L - - - - - - - - - - - - - - - - - - - --- ¦\/ L---------------------------------------------------- <------------------------------------------------> 210 мм Приложение 32 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Журнал учета поступления и выдачи гербовых бланков ---T--------------T--------------------------------------------------T--------------------------------T-----------¬ ¦NN¦ Наименование ¦ Поступление ¦ Выдача ¦Примечание ¦ ¦пп¦вида гербового+-----------T---------T-------------T------T-------+------T-------T------T----------+(отметка об¦ ¦ ¦ бланка ¦ Дата ¦ Номер ¦Наименование ¦Кол-во¦Серия и¦Кол-во¦Серия и¦Кому ¦Расписка в¦уничтожении¦ ¦ ¦ ¦поступления¦сопровод.¦организации -¦ экз. ¦ номер ¦ экз. ¦номер ¦выдано¦получении ¦ и т.д.)¦ ¦ ¦ ¦ ¦документа¦ поставщика ¦ ¦бланка ¦ ¦бланка ¦(ФИО) ¦ и дата ¦ ¦ +--+--------------+-----------+---------+-------------+------+-------+------+-------+------+----------+-----------+ ¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ L--+--------------+-----------+---------+-------------+------+-------+------+-------+------+----------+------------ Приложение 33 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Порядок использования модемной связи администрации г. Хабаровска 1. Документ подлежит передаче по электронной почте только в случае, если на нем есть резолюция: - мэра г. Хабаровска; - вице-мэра г. Хабаровска; - заместителей мэра; - управляющего делами администрации; - начальников отделов и управлений администрации. 2. Передаче по электронной почте подлежат документы, содержащие информацию, требующую оперативного ознакомления абонента. К таким документам относятся: - постановления мэра; - различная информация, требующая оперативного исполнения; - информация межрегионального и международного значения. 3. Документ, подлежащий передаче по электронной почте, должен быть набран в текстовом редакторе WORD или в электронных таблицах EXCEL. На документе обязательно должен присутствовать колонтитул, содержащий в себе название и дату создания файла. Документ должен быть представлен в двух видах: в виде твердой копии (на бумажном носителе) с резолюцией соответствующего руководителя и в электронном виде на дискете формата 1,44 Мбайт. 4. Передача информации. Оператор обязан зарегистрировать в журнале учета передаваемой информации по электронной почте: - с использованием какой почты (INTERNET или ГАС "Выборы" "DIMAIL") отправлена информация; - куда; - название файла (название документа). На документе ставится штамп с указанием исходящего номера и даты отправки. Сам документ подшивается в специальную папку в отделе компьютерно-информационного обеспечения. 5. Прием информации. При приеме информации, полученной по электронной почте, оператор обязан: - зарегистрировать полученную информацию в журнале регистрации, указав вид электронной почты (INTERNET или ГАС "Выборы" "DIMAIL"), дату, от кого получена информация, название файла, название документа; - сообщить адресату о получении информации и выяснить есть ли у данного подразделения техническая возможность считать полученную информацию и в случае отсутствия таковой распечатать ее; - передать адресату полученную информацию, используя почтовый ящик адресата, организованный на сервере. Приложение 34 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец регистрационной карточки -----------------------------------------------------------------¬ ¦УПБ Корреспондент: ¦ ¦ ¦ ¦Дата регистрации: 30.07.98 Дата вх. документа: 28.07.98¦ ¦Регистрационный номер: 5311-1.12 Номер вх. документа: 1281 ¦ ¦ ¦ ¦ Краткое содержание: ¦ ¦ ¦ ¦О приравнивании условий оплаты труда работников ¦ ¦административно-технической инспекции к муниципальным ¦ ¦служащим ¦ ¦ ¦ ¦ Кому направлен: ¦ ¦ ¦ ¦Филиппов Казаченко 31.07.98 * Чукалкину 03.08.98 ¦ ¦ ¦ ¦ Исполнение: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L----------------------------------------------------------------- Приложение 35 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Перечень документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения Законы, Указы Президента, постановления Правительства Российской Федерации - согласно указанному в них сроку. Распоряжения, указания, письма Правительства Российской Федерации, постановления и письма министерств Российской Федерации - 10 дней или к указанному в них сроку; 5-7 дней при условии подготовки по ним постановлений, распоряжений. Законы Хабаровского края, постановления Законодательной Думы Хабаровского края - согласно указанному в них сроку. Решения Хабаровской городской Думы, постановления и распоряжения главы администрации края, мэра города, глав администраций районов - согласно указанному в них сроку. Запросы, заявления и письма депутатов Государственной Думы, Законодательной Думы Хабаровского края и Хабаровской городской Думы, не требующих дополнительного изучения и проверки, - безотлагательно; до 30 дней - по остальным письмам и запросам. Рекомендации коллегии при мэре города - согласно указанному в них сроку. Исходящие инициативные документы по основным вопросам деятельности - согласно указанному в них сроку. Письма - поручения и письма - запросы вышестоящих учреждений и организаций - к указанному в них сроку или в течение 10 дней. Письма предприятий, учреждений, организаций - 30 дней. Предложения, заявления и жалобы граждан: - безотлагательно - по письмам и заявлениям, не требующим проверки и дополнительного изучения; - до 1 месяца - по остальным письмам и заявлениям. Критические замечания и предложения, высказанные участниками совещаний, а также содержащиеся в выступлениях печати, - до 1 месяца. Телеграммы, телефаксы - от 2 до 5 дней. Приложение 36 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец номенклатуры дел и итоговой записи к ней УПРАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ Г. ХАБАРОВСКА НА 1998 ГОД Сроки хранения в номенклатуре дел проставлены в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. Москва 1998 г. Герб Герб края города АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ ГОРОДА ХАБАРОВСКА Управляющий делами администрации г. Хабаровска НОМЕНКЛАТУРА Личная подпись ДЕЛ В.В.Шевцова Дата 20.12.1997 N 1-14 г. Хабаровск На 1998 год --------T---------------------T---------T------------T-----------¬ ¦Индекс ¦ Заголовок дела ¦ Кол-во ¦ Срок ¦Примечание ¦ ¦ дела ¦ ¦ дел ¦ хранения и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ номер ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статьи по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Перечню ¦ ¦ +-------+---------------------+---------+------------+-----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +-------+---------------------+---------+------------+-----------+ ¦ ¦1. СЕКРЕТАРИАТ ¦ ¦До ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦минования ¦ ¦ ¦1-1 ¦Постановления главы ¦ ¦надобности ¦ ¦ ¦ ¦администрации ¦ ¦ст.8 ¦ ¦ ¦ ¦Хабаровского края, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦присланные для ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦сведения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦1-2 ¦Постановления главы ¦ ¦Постоянно ¦ ¦ ¦ ¦администрации ¦ ¦ст.8 ¦ ¦ ¦ ¦Хабаровского края, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦касающиеся ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦деятельности ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦администрации города ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦1-3 ¦Распоряжения главы ¦ ¦До ¦ ¦ ¦ ¦администрации ¦ ¦минования ¦ ¦ ¦ ¦Хабаровского края, ¦ ¦надобности ¦ ¦ ¦ ¦присланные для ¦ ¦ст.8 ¦ ¦ ¦ ¦сведения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦1-4 ¦Распоряжения главы ¦ ¦Постоянно ¦ ¦ ¦ ¦администрации ¦ ¦ст.8 ¦ ¦ ¦ ¦Хабаровского края, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦касающиеся ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦деятельности ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦администрации города ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦1-5 ¦Постановления Мэра ¦ ¦Постоянно ¦ ¦ ¦ ¦города и документы ¦ ¦ст.8 ¦ ¦ ¦ ¦к ним ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦1-6 ¦... ¦ ¦ ¦ ¦ L-------+---------------------+---------+------------+------------ Начальник секретариата Личная подпись Н.П.Бесхлебная Дата ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО ЦЭК администрации г. Хабаровска ЭПМК управления по делам архивов Протокол от _____ N __________ администрации Хабаровского края Протокол от _______ N _________ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 1998 году -------------------------------T-----T---------------------------¬ ¦ ¦ ¦ В том числе ¦ ¦ По срокам хранения ¦Всего+------------T--------------+ ¦ ¦ ¦переходящих ¦с отметкой ЭПК¦ +------------------------------+-----+------------+--------------+ ¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦Итого: ¦ ¦ ¦ ¦ L------------------------------+-----+------------+--------------- Начальник секретариата Личная подпись Н.П.Бесхлебная Дата ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО ЦЭК администрации г. Хабаровска ЭПМК управления по делам архивов Протокол от _____ N __________ администрации Хабаровского края Протокол от _______ N _________ Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 1998 году Приложение 37 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец приказа руководителя структурного подразделения о назначении ответственного за делопроизводство и архив и создании экспертной комиссии (ЭК) Герб Герб края города АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА УПРАВЛЕНИЕ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И ЭКСПЛУАТАЦИИ ЖИЛИЩНОГО ФОНДА ПРИКАЗ 01.08.1997 N 57 г. Хабаровск О назначении ответственного за делопроизводство и архив и создании экспертной комиссии (ЭК) Во исполнение законодательных и иных нормативно-правовых актов РФ по архивному делу, а также Законов Хабаровского края от 31.01.1996 N 19 "Об архивном фонде Хабаровского края и архивах", от 26.03.1997 N 8 "Об административной ответственности за правонарушения в области архивного дела", в целях обеспечения контроля за состоянием и сохранностью документов, правильной организации текущего делопроизводства ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Назначить ответственным за делопроизводство и архив Шуваеву И.Ю., главного специалиста по общим вопросам технического отдела. 2. Вменить в обязанность Шуваевой И.Ю. организацию текущего делопроизводства и контроль за обеспечением сохранности документов. 3. Ежегодно, до 25 декабря, представлять мне на утверждение номенклатуру дел. 4. Утвердить состав экспертной комиссии (приложение 1) и Положение о ней (приложение 2). 5. Членам экспертной комиссии: 5.1. Ежегодно, после завершения делопроизводственного года, проводить экспертизу ценности документов и дел. По результатам экспертизы составлять описи на дела свыше 10 лет хранения. Описи представлять на рассмотрение экспертной комиссии. Уничтожение документов производить после утверждения мною акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. 5.2. Работу экспертной комиссии ежегодно планировать, заседания ее протоколировать. 6. Контроль за исполнением приказа возложить на Самарского В.И., заместителя начальника управления. Начальник управления Личная подпись Г.И.Микичура Приложение 38 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец плана работы экспертной комиссии Герб Герб края города АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ ГОРОДА ХАБАРОВСКА УПРАВЛЕНИЕ Начальник управления ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО Личная подпись ХОЗЯЙСТВА И ЭКСПЛУАТАЦИИ Г.И.Микичура ЖИЛИЩНОГО ФОНДА Дата ПЛАН 10.11.1997 N 7-2 г. Хабаровск Работы экспертной комиссии на 1998 год -----T------------------------T----------T------------T----------¬ ¦ N ¦Наименование мероприятия¦ Срок ¦Исполнитель ¦Примечание¦ ¦ пп ¦ ¦исполнения¦ ¦ ¦ +----+------------------------+----------+------------+----------+ ¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +----+------------------------+----------+------------+----------+ ¦1. ¦Рассмотреть на ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦заседаниях ЭК: ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦1.1.¦Опись дел по личному ¦декабрь ¦Шуваева И.Ю.¦ ¦ ¦ ¦составу за 1991 - 1995 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦годы и опись личных дел ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦уволенных сотрудников за¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦1990 - 1996 годы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦1.2.¦Акт о выделении к ¦декабрь ¦Гущен А.П. ¦ ¦ ¦ ¦уничтожению документов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦с истекшими сроками ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦хранения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦1.3.¦Номенклатуру дел на ¦декабрь ¦Шуваева И.Ю.¦ ¦ ¦ ¦1999 год ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦1.4.¦Положение об ЭК ¦декабрь ¦Шуваева И.Ю.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦1.5.¦Инструкцию о ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦делопроизводстве ¦ноябрь ¦Шуваева И.Ю.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦1.6.¦... ¦ ¦ ¦ ¦ L----+------------------------+----------+------------+----------- Секретарь экспертной Личная подпись И.Ю.Шуваева комиссии Приложение 39 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец протокола заседания экспертной комиссии Герб Герб края города АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА УПРАВЛЕНИЕ ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО ХОЗЯЙСТВА И ЭКСПЛУАТАЦИИ ЖИЛИЩНОГО ФОНДА ПРОТОКОЛ 11.12.1998 N 5 г. Хабаровск Заседания экспертной комиссии Председатель - Самарский В.И., заместитель начальника управления, секретарь - Шуваева И.Ю., главный специалист по общим вопросам технического отдела, члены: Гущен А. П., начальник технического отдела, Девятова З.А., начальник финансово- экономического отдела, Дьякова Л.А., начальник жилищного отдела, Муравьев И.А., начальник отдела коммунального хозяйства. Повестка дня: 1. Рассмотрение номенклатуры дел управления жилищно- коммунального хозяйства и эксплуатации жилищного фонда на 1999 год. Доклад Шуваевой И.Ю. 2. Рассмотрение описи дел по личному составу за 1991-1995 годы. Доклад Шуваевой И.Ю. 3. Рассмотрение акта о выделении дел к уничтожению. Доклад Гущена А.П. 1. СЛУШАЛИ: Шуваеву И.В. - она проинформировала о порядке составления номенклатуры дел управления на 1999 год, которая разработана в соответствии с "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения" (М., Главархив СССР, ВНИИДАД, 1989 г.). ВЫСТУПИЛИ: Муравьев И.А. - (краткая запись выступления от третьего лица). РЕШИЛИ: 1. Номенклатуру дел на 1999 год одобрить, представить ее на утверждение начальнику управления. 2. Рекомендовать специалистам управления формировать дела в строгом соответствии с номенклатурой дел. 3. Провести проверку формирования дел в структурных подразделениях управления в 1 квартале 1999 года. 2. СЛУШАЛИ: Шуваеву И.Ю. - она проинформировала об итогах экспертизы ценности документов за 1991 - 1995 годы. ВЫСТУПИЛИ: Дьякова Л.А. - (краткая запись выступления от третьего лица). РЕШИЛИ: 1. Опись дел по личному составу за 1991-1995 годы в количестве 20 дел и опись личных дел уволенных работников за 1990-1996 годы в количестве 16 дел одобрить и представить на утверждение начальнику управления. 3. СЛУШАЛИ: Гущена А.П. - он проинформировал комиссию об организации и проведении работы по отбору документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. ВЫСТУПИЛИ: Дьякова Л.А. - (краткая запись выступления от третьего лица). РЕШИЛИ: 1. Одобрить акт от 01.06.1997 N 2 о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения за 1991 - 1995 годы и представить его на утверждение начальнику управления. После утверждения акта все документы, отобранные к уничтожению, сдать на переработку на предприятие "Вторсырье". Председатель Личная подпись В.И. Самарский Секретарь Личная подпись И.Ю.Шуваева Приложение 40 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец Положения об экспертной комиссии Герб Герб края города АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДЕНО ГОРОДА ХАБАРОВСКА УПРАВЛЕНИЕ Приказ начальника управления ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО от 01.08.1997 N 57 ХОЗЯЙСТВА И ЭКСПЛУАТАЦИИ ЖИЛИЩНОГО ФОНДА ПОЛОЖЕНИЕ 01.08.1997 N 8 г. Хабаровск О постоянно действующей экспертной комиссии управления жилищно- коммунального хозяйства и эксплуатации жилищного фонда 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов управления и отбору их на хранение и к уничтожению создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). 1.2. ЭК является совещательным органом. Решения комиссии вступают в силу после утверждения их начальником управления, а в необходимых случаях - центральной экспертной комиссией (ЦЭК) администрации г. Хабаровска. 1.3. ЭК назначается приказом начальника управления. В состав ЭК включаются начальники отделов управления под председательством заместителя начальника управления. Секретарем комиссии назначается должностное лицо, отвечающее за делопроизводство. 1.4. В своей работе ЭК руководствуется: - законодательными и иными нормативно-правовыми актами РФ, края и города по архивному делу; - основными положениями государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ М. 1991 г.); - ГОСТом Р 6.30-97; - правилами, инструкциями и указаниями архивных органов; - инструкцией о делопроизводстве и номенклатурой дел управления; - типовыми и ведомственными перечнями документов; - настоящим Положением. 2. ФУНКЦИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ Экспертная комиссия осуществляет следующие функции: 2.1. Ежегодно организует и проводит отбор документов управления для дальнейшего хранения и к уничтожению. 2.2. Рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению, управления, а также подведомственных предприятий. 2.3. Рассматривает предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных действующими перечнями, и определении сроков хранения документов, не представленных перечнями, выносит решение о представлении этих предложений на утверждение ЦЭК администрации города. 2.4. Принимает участие в подготовке и рассмотрении проектов индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений управления, а также других методических пособий по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки документов для последующего хранения и использования. 2.5. Осуществляет контроль за работой экспертных комиссий подведомственных управлению предприятий, оказывает им методическую и практическую помощь в составлении номенклатур дел, описей, организации хранения и учета документов. 3. ПРАВА ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ Экспертной комиссии предоставляется право: 3.1. В соответствии с установленными требованиями давать указания структурным подразделениям управления и экспертным комиссиям подведомственных предприятий по вопросам отбора документов на хранение и к уничтожению, упорядочения и передачи их в архив. 3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений управления розыска недостающих дел, предоставления письменного объяснения в случае их отсутствия. 3.3. Запрашивать от структурных подразделений управления и подведомственных предприятий сведения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов. 3.4. Заслушивать на своих заседаниях информации работников делопроизводства, председателей экспертных комиссий подведомственных предприятий по вопросам состояния делопроизводства, учета и сохранности дел. 3.5. Приглашать на заседания ЭК в качестве консультантов и экспертов специалистов управления и подведомственных предприятий, а также, в случае необходимости, работников архивных учреждений. 3.6. Принимать участие в организации и проведении общественных смотров и проверок состояния делопроизводства управления и подведомственных предприятий. 3.7. Информировать начальников структурных подразделений управления о деятельности ЭК. 4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ 4.1. Экспертная комиссия работает в контакте с ЦЭК администрации города и государственным архивом Хабаровского края. 4.2. ЭК осуществляет свою деятельность в соответствии с планом, утвержденным начальником управления, и отчитывается перед ним о проделанной работе. 4.3. Заседания ЭК проводятся по мере необходимости, но не реже двух раз в год. 4.4. Заседания ЭК протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии и утверждаются начальником управления. 4.5. Решения принимаются большинством голосов. При разделении голосов поровну спорные вопросы разрешаются в пределах установленной компетенции начальником управления. Обязательному согласованию с ЦЭК администрации города подлежат: - решения ЭК об одобрении описей дел; - проекты типовых и примерных номенклатур дел; - предложения об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями и номенклатурами дел; - предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями, типовыми и примерными номенклатурами дел. К документам, направляемым на рассмотрение ЦЭК, прилагается выписка из протокола заседания ЭК управления. 4.6. Решения ЭК, принимаемые по результатам работы экспертных комиссий подведомственных предприятий, доводятся до сведения их руководителей. 4.7. Ведение делопроизводства ЭК и хранение документов возлагается на секретаря комиссии. Приложение 41 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец акта о выделении к уничтожению документов Герб Герб края города АДМИНИСТРАЦИЯ УТВЕРЖДАЮ ГОРОДА ХАБАРОВСКА Начальник управления УПРАВЛЕНИЕ Личная подпись ЖИЛИЩНО-КОММУНАЛЬНОГО Г.И.Микичура ХОЗЯЙСТВА И ЭКСПЛУАТАЦИИ Дата ЖИЛИЩНОГО ФОНДА АКТ 11.10.1996 N 5 г. Хабаровск О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989) отобраны к уничтожению, как не имеющие научно- исторической ценности и утратившие практическое значение документы управления жилищно-коммунального хозяйства и эксплуатации жилищного фонда -----T-------------------------T--------------T-------T---------T----------¬ ¦ N ¦ Заголовок дела или ¦ Дата дела ¦Кол-во ¦ Срок ¦Примечание¦ ¦ пп ¦групповой заголовок дел ¦или крайние ¦ дел ¦хранения ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ даты дел ¦ ¦ дела и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ номера ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦статей по¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Перечню ¦ ¦ +----+-------------------------+--------------+-------+---------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +----+-------------------------+--------------+-------+---------+----------+ ¦1. ¦Полугодовые, квартальные,¦1973, 1974, ¦ 9 ¦5 л. ¦ ¦ ¦ ¦месячные отчеты о ¦1976-1978, ¦ ¦ст.293 в ¦ ¦ ¦ ¦производстве продукции ¦1980, 1983, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦и ее реализации ¦1985, 1986 гг.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦2. ¦Полугодовые, квартальные,¦1981, 1982, ¦ 7 ¦5 л. ¦ ¦ ¦ ¦месячные отчеты по ¦1984, ¦ ¦ст.293 в ¦ ¦ ¦ ¦труду ¦1986-1988, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦1990 гг. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦... ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦39. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L----+-------------------------+--------------+-------+---------+----------- Итого 39 (тридцать девять) дел за 1973 - 1990 годы. Описи дел по личному составу согласованы с ЭМК госархива Хабаровского края. Главный специалист по общим вопросам технического отдела, ответственный за делопроизводство и архив Личная подпись И.Ю.Шуваева 11.10.1996 ОДОБРЕНО Протокол ЭК управления от 11.11.1996 N 2 Документы в количестве 39 (тридцати девяти) дел сданы на базу "Вторсырье" на переработку по приемо-сдаточной накладной от 20.11.1996 N 110. Изменения в учетные документы внесены. Главный специалист по общим вопросам технического отдела, ответственный за делопроизводство и архив Личная подпись И.Ю.Шуваева 22.11.1996 Приложение 42 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец оформления обложки дела АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА ХАБАРОВСКА ДЕЛО N 1-5 ПОСТАНОВЛЕНИЯ МЭРА ГОРОДА И ДОКУМЕНТЫ К НИМ 1997 год на 150 листах ХРАНИТЬ ПОСТОЯННО Приложение 43 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец описи дел постоянного хранения ФОНД N ________ УТВЕРЖДАЮ Управляющий делами ОПИСЬ N 1 администрации дел постоянного хранения г. Хабаровска администрации г. Хабаровска Личная подпись за 1995 год В.В.Шевцова Дата ----T------T--------------------------T----------T------T----------¬ ¦N ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦Дата дела ¦Кол-во¦Примечание¦ ¦пп ¦ дела ¦ ¦ ¦листов¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦в деле¦ ¦ +---+------+--------------------------+----------+------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ +---+------+--------------------------+----------+------+----------+ ¦568¦ 1-3 ¦Постановления NN 1 - 41 ¦ 4-10 ¦ 242¦ ¦ ¦ ¦ ¦главы администрации города¦ январь ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦и документы к ним ¦ 1995 г.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦569¦ 1-3 ¦Постановления NN 42 - 60 ¦ 10-11 ¦ 195¦ ¦ ¦ ¦ ¦главы администрации города¦ январь ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦и документы к ним ¦ 1995 г.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦...¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦603¦ ... ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---+------+--------------------------+----------+------+----------- В данный раздел описи внесено 36 (тридцать шесть) дел с N 568 по N 603. Главный специалист секретариата, ответственный за архив 10.10.1996 Т.М.Охрименко УТВЕРЖДЕНО ОДОБРЕНО ЭПМК управления по делам архивов ЦЭК администрации администрации Хабаровского края г. Хабаровска Протокол от 15.10.1996 N 11 Протокол от 13.10.1996 N 3 Приложение 44 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Образец описи дел по личному составу ФОНД N ________ УТВЕРЖДАЮ Управляющий делами ОПИСЬ N администрации дел по личному составу г. Хабаровска администрации г. Хабаровска Личная подпись за 1995 год В.В.Шевцова Дата ----T------T---------------------T-------T--------T-------T----------¬ ¦N ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦ Дата ¦ Срок ¦Кол-во ¦Примечание¦ ¦пп ¦дела ¦ ¦ дела ¦хранения¦листов ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦в деле ¦ ¦ +---+------+---------------------+-------+--------+-------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ +---+------+---------------------+-------+--------+-------+----------+ ¦ ¦ ¦ 1995 год ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦21.¦ 1-6 ¦Распоряжения Мэра ¦1995 г.¦75 лет ¦ 142 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦города по личному ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦составу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦22.¦ 1-7 ¦Приказы администрации¦1995 г.¦75 лет ¦ 195 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦города по личному ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦составу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦23.¦ 8-11 ¦Лицевые счета ¦1995 г.¦75 лет ¦ 103 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦работников ¦ ¦в ЭПК ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦администрации города ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦28.¦ ... ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---+------+---------------------+-------+--------+-------+----------- В данный раздел описи внесено 7 (семь) дел с N 21 по N 28. Главный специалист секретариата, Т.М.Охрименко ответственный за архив 10.10.1996 ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО ЦЭК администрации г. Хабаровска ЭПМК управления по делам архивов Протокол от 13.11.1996 N 3 администрации Хабаровского края Протокол от 15.12.1996 N 11 Приложение 45 к Инструкции по документационному обеспечению управления в Хабаровской городской Думе и администрации города Хабаровска Порядок изготовления и использования печатей и штампов Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в администрации и Думе используются гербовая и другие печати. Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Июль
|
