|
Расширенный поиск
Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 30.10.2002 № 813-рУтратил силу - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 11.08.2006 г. N 491-р ГУБЕРНАТОР ХАБАРОВСКОГО КРАЯ РАСПОРЯЖЕНИЕ N 813-р от 30 октября 2002 г. г. Хабаровск Об утверждении инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (В редакции Распоряжения Губернатора Хабаровского края от 26.02.2006 г. N 94-р) 1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края. 2. Руководителям структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края довести требования настоящей Инструкции по делопроизводству до сведения всех сотрудников аппарата и обеспечить контроль за их выполнением. 3. Признать утратившим силу распоряжение главы администрации края от 29 июля 1999 г. N 385-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Хабаровского края". 4. Контроль за выполнением требований Инструкции по делопроизводству возложить на управляющего делами Губернатора края Ломакина Н.Н. 5. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания. Губернатор края В.И.Ишаев УТВЕРЖДЕНА Распоряжением Губернатора края от 30 октября 2002 г. N 813-р ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АППАРАТЕ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ХАБАРОВСКОГО КРАЯ 1. Общие положения 1.1. Инструкция по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края (далее именуется Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Инструкция устанавливает общие требования к организации работы с документами в аппарате Губернатора и Правительства края. 1.2. Инструкция разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, зарегистрированной Министерством юстиции Российской Федерации 26 декабря 2000 г. N 2508, законами Хабаровского края, постановлениями и распоряжениями Губернатора края. 1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. 1.4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления в аппарате Губернатора и Правительства края, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях осуществляется общим отделом управления делами Губернатора края (далее именуется общий отдел). 1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края (далее именуются подразделения) возлагается на их руководителей. Руководитель подразделения своим приказом либо письменным распоряжением назначает сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в подразделении, на которого возлагаются следующие основные функции: прием и учет документов, полученных подразделением, правильность их регистрации; передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующих указаний - исполнителю; учет и регистрация исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку; контроль за прохождением документов в подразделении; проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения; контроль за своевременным списанием в дела исполненных документов; разработка номенклатуры дел подразделения; формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение; учет гербовых бланков; проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами. 1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией. 1.7. С содержанием служебных документов могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению. Информация, раскрывающая содержание указанных документов, не подлежит разглашению (распространению) без разрешения руководства аппарата Губернатора и Правительства края. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения и в сектор делопроизводства. 1.8. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются в установленном порядке управлением правительственной информации края, а в отдельных случаях - главным государственно-правовым управлением Губернатора и Правительства края. 1.9. Сотрудники аппарата Губернатора и Правительства края несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. 1.10. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах. 2. Подготовка и оформление проектов актов Губернатора края 2.1. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Губернатора края производятся министерствами края, комитетами, управлениями Правительства края в соответствии с порядком, установленным Губернатором края, и настоящей Инструкцией (приложения 1, 2). Ответственность за качество подготовки проектов возлагается на руководителей министерств края, комитетов, управлений Правительства края, представляющих проект акта. 2.2. Проекты актов Губернатора края вносятся с сопроводительным письмом, подписанным руководителем министерства края, комитета, управления Правительства края, в котором излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и существо вопроса, наличие разногласий, результаты проработки и экспертизы с оценкой возможных последствий принятия предлагаемых решений, а также позиция подразделения, ответственного за подготовку проекта акта. При необходимости к письму прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта. 2.3. Проекты актов Губернатора края по кадровым вопросам готовятся отделом кадров главного управления государственной службы Губернатора и Правительства края в установленном порядке. 2.4. Проекты актов Губернатора края в случае необходимости должны содержать пункт о возложении контроля за их выполнением. 2.5. Проект, подготовленный во исполнение документов вышестоящих органов государственной власти и управления, других нормативных актов, а также законов Хабаровского края, постановлений Губернатора края, должен содержать ссылку на них с указанием их реквизитов: даты, номера, наименования документа и начинаться словами: "Во исполнение...", "В соответствии...", "В целях..." и т.п. Если акт Губернатора края издается не во исполнение каких-либо нормативных правовых актов или документов, к представляемому проекту должен прилагаться инициативный документ, на основании которого издается данный нормативный правовой акт. 2.6. К проектам актов Губернатора края о внесении изменений, дополнений в ранее принятые нормативные правовые акты Губернатора края или признании их утратившими силу должны быть приложены копии этих нормативных правовых актов. 2.7. Проекты актов Губернатора края и приложения к ним, подготавливаемые для последующего согласования, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). 2.8. Согласование проектов актов оформляется на отдельном листе согласования визой, включающей должность, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату (приложение 3). Имеющиеся у должностного лица возражения или замечания по проекту документа излагаются, как правило, в виде отдельного документа и прилагаются к проекту. 2.9. Если в процессе согласования в проект акта Губернатора края вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект акта внесены уточнения редакционного характера, не меняющие его существа. 2.10. Проекты актов Губернатора края визируются: - руководителями министерств края, комитетов, управлений Правительства края или лицами, исполняющими их обязанности, которые представили проект и которым в проекте акта предусматриваются задания или поручения, а также руководителями других заинтересованных организаций; - заместителем Председателя Правительства края в соответствии с распределением обязанностей; - главным государственно-правовым управлением Губернатора и Правительства края с проставлением специального штампа на оборотной стороне каждого листа проекта документа; - управляющим делами Губернатора края; - руководителем аппарата Губернатора и Правительства края. Проекты актов Губернатора края, касающиеся деятельности муниципальных образований городов и районов края, подлежат обязательному согласованию с главами муниципальных образований городов и районов края. 2.11. По проектам актов Губернатора края, внесенным с разногласиями, авторами проекта подготавливаются предложения для их рассмотрения Губернатором края. 2.12. Проекты документов представляются на согласование сотрудниками заинтересованных подразделений. Пересылка их по почте запрещается. Период со дня согласования проекта документа заинтересованными организациями до момента представления его на подпись Губернатору края не должен превышать месячный срок. В противном случае он подлежит пересогласованию. 2.13. Проекты актов Губернатора края печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) с использованием текстового редактора WinWord 97 или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером N 14 (межстрочный интервал - одинарный). Для выделения части текста документа, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста. 2.14. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, имеет следующие размеры полей: левое - 35 мм, правое - 12 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - не менее 20 мм. 2.15. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания. 2.16. Гриф секретности или пометка "Для служебного пользования" с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения. Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через 1,5 межстрочных интервала (18 пт) и центрируется по отношению к ним. 2.17. Постановления и распоряжения Губернатора края имеют следующие реквизиты: 1) Государственный герб Российской Федерации; 2) герб Хабаровского края; 3) наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ Губернатора Хабаровского края или РАСПОРЯЖЕНИЕ Губернатора Хабаровского края); 4) заголовок; Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ). Он может формулироваться с помощью отглагольных существительных в предложном падеже и отвечает, как правило, на вопрос: "О чем (о ком)?" издан документ ("Об отмене...", "Об организации...", "О состоянии..."). Заголовок печатается на расстоянии не менее 8 см от верхнего края листа в отведенном для него месте, пишется с прописной буквы. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал (в режиме "точно" для ПЭВМ); 5) текст; Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст печатается на расстоянии 2 межстрочных интервалов от заголовка через 1,5 интервала (в режиме "одинарный" для ПЭВМ) в установленных границах полей. <*> -------------------------------- <*> Допускается изменение интервалов между реквизитами "Заголовок", "Текст", "Подпись" при необходимости размещения текста проекта акта Губернатора края на одной странице. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении - распорядительную часть). Преамбула в постановлениях Губернатора края завершается словом ПОСТАНОВЛЯЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки от левой границы текстового поля. Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые оформляются арабскими цифрами. Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятое постановление, распоряжение, должны соответствовать структуре основного нормативного акта, копия которого должна быть приложена к представляемому проекту. При наличии приложений к постановлению, распоряжению Губернатора края в тексте на них обязательно делается ссылка; 6) подпись; Отделяется от текста 4 межстрочными интервалами и состоит из слова "Губернатор", инициалов и фамилии Губернатора края. Слово "Губернатор" печатается от левой границы текстового поля, а инициалы и фамилия Губернатора края печатаются у правой границы текстового поля; 7) дата; Проставляется в день подписания документа, оформляется арабскими цифрами: день и месяц - двумя парами, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 1 июня 2002 г. следует оформлять 01.06.2002. Печатается на бланке на отведенном для нее месте. 8) индекс (номер); Проставляется на бланке после подписания документа на отведенном для него месте. К порядковому номеру распоряжения Губернатора края через дефис добавляются строчная буква "р"; 9) приложения; Приложения к проектам постановлений и распоряжений Губернатора края оформляются на отдельных листах бумаги (приложения 4 - 6). Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений и распоряжений. В приложениях к акту помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения подписываются руководителем структурного подразделения, внесшего проект. Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт от этого слова дается ссылка на постановление или распоряжение Губернатора края. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 интервал (в режиме "точно" для ПЭВМ). Самая длинная строка ограничивается правым полем документа. Длина строки не должна превышать 8 см. Последняя строка с указанием даты и номера акта печатается через межстрочный интервал "точно" (18 пт). При наличии нескольких приложений они нумеруются, например: ПРИЛОЖЕНИЕ 1 к постановлению Губернатора Хабаровского края от 07.05.2002 N 215 Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов. Длина черты 2 - 3 см. При наличии в тексте постановления, распоряжения формулировки "Утвердить" (прилагаемые положение, программу, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер и оформляется аналогично приложению. Например: УТВЕРЖДЕНО постановлением Губернатора Хабаровского края от 23.02.2002 N 86 Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, состав - УТВЕРЖДЕН. Заголовок к тексту приложения центрируется относительно текста. Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами без разрядки (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 0,5 интервала. Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 4 интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами. При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются с абзаца относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов жирным шрифтом. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы нумеруются и на второй и последующих страницах указываются только номера граф. Допускается повторение заголовочной части таблицы (наименование граф) на каждой странице. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка. На одной странице не должно проставляться более трех сносок. В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы, подразделы, пункты, подпункты и главы нумеруются, как правило, арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2.). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1.). 2.18. В постановлениях и распоряжениях Губернатора края следует употреблять полные наименования органов власти, предприятий, учреждений, организаций, должностей упоминаемых лиц. 2.19. Полностью согласованные проекты актов Губернатора края вместе с необходимыми документами представляются в протокольный сектор общего отдела управления делами Губернатора края (далее именуется протокольный сектор) на бумажном и электронном носителях. Проекты актов, подготовленные с отступлением от установленных правил, подлежат возврату. 2.20. Подготовленный проект акта Губернатора края вместе с необходимыми сопроводительными документами протокольным сектором передается помощнику Губернатора края, который представляет проект акта Губернатору края. 2.21. Управляющий делами Губернатора края (или лицо, его замещающее) утверждает указатель рассылки акта, подписанного Губернатором края, после чего документы передаются в протокольный сектор для регистрации и выпуска. 2.22. Постановления и распоряжения Губернатора края регистрируются раздельно в пределах календарного года, при этом к порядковому номеру распоряжений через дефис добавляется буква "р". 2.23. Акты Губернатора края направляются адресатам (в виде копий) в соответствии с указателями рассылки, подписанными исполнителями, причем акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, направляются тем органам и организациям, которым посылались ранее принятые акты, или их правопреемникам. Если акты Губернатора края направляются организациям, не входящим в утвержденные указатели рассылки, то исполнитель должен внести в указатель рассылки наименования этих организаций и их почтовые адреса. Дополнительная рассылка актов Губернатора края осуществляется по заявке подразделения - исполнителя либо по указанию управляющего делами Губернатора края или его заместителя, о чем делается отметка в соответствующем указателе рассылки. Замена разосланных актов производится по указанию управляющего делами Губернатора края или лица, его замещающего. 2.24. Подлинник акта Губернатора края, лист согласования, справка подразделения и указатель рассылки остаются в протокольном секторе, остальные материалы возвращаются подразделению - исполнителю для формирования дела. 3. Подготовка и оформление документов Правительства края 3.1. Подготовка и оформление проектов постановлений Правительства края. Подготовка и оформление проектов постановлений Правительства края производится структурными подразделениями Правительства края в соответствии с порядком, устанавливаемым Губернатором, Председателем Правительства края, аналогичном порядку подготовки актов Губернатора края (приложение 7). 3.2. Проекты постановлений Правительства края, вносимые на рассмотрение расширенного заседания Правительства края, приложения, справки и информация к ним представляются управляющему делами Губернатора края министерствами края, комитетами, управлениями Правительства края за десять дней до заседания, по истечении этого срока вопросы в повестку заседания не включаются. 3.3. Протокол расширенного заседания Правительства края. 3.3.1. Протокол расширенного заседания Правительства края (далее именуется протокол) составляется протокольным сектором на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Протокол должен быть подготовлен и представлен на подпись Губернатору края не позднее чем через 3 дня со дня заседания. 3.3.2. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части оформляются следующие реквизиты: Председатель или Председательствующий; Присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших; Повестка заседания; Докладчики по каждому пункту повестки заседания. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки заседания. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ. Основная часть протокола печатается через один межстрочный интервал. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения. Допускается краткая форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые решения по соответствующим вопросам. 3.3.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Датой протокола является дата заседания. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании, например ПРОТОКОЛ N 3/4. 3.3.4. Протоколы печатаются на специальном бланке протокола формата А4, имеют следующие реквизиты: наименование вида документа (ПРОТОКОЛ); вид заседания, совещания; дата и номер протокола. Дата, оформленная цифровым или словесно-цифровым способом, и номер протокола печатаются на отведенных на бланке местах; подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем (приложение 8). 3.4. Служебные письма. 3.4.1. Служебные письма министерствами края, управлениями, комитетами, отделами Правительства края готовятся: как ответы о выполнении поручений Губернатора края; как исполнение поручений Губернатора края по обращениям граждан по вопросам, относящимся к их компетенции; как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Хабаровского края; как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц; как инициативные письма. 3.4.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя с учетом сроков исполнения поручений и запросов организаций, предприятий или частных лиц. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений. 3.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках письма формата А4 или А5. Изготовление бланков письма с изображением Государственного герба Российской Федерации и герба Хабаровского края средствами электронно-вычислительной техники запрещается. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по центру верхнего поля листа арабскими цифрами. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации - адресата. 3.4.4. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Управление считает...", "Министерство края рассмотрело...". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "Прошу...", "Направляю...". 3.4.5. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями. 4. Правила оформления документов 4.1. Бланки документов. 4.1.1. Документы Губернатора и Правительства края оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм). Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма Губернатора края, Правительства края и его структурных подразделений оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (с изменением от 21.01.2000 N 1). Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка. 4.1.2. В аппарате Губернатора и Правительства края применяются следующие бланки: бланк постановления и бланк распоряжения Губернатора края с продольным расположением реквизитов; бланк постановления Правительства края; бланк для писем Губернатора края формата А4 с продольным расположением реквизитов; общий бланк и бланк для писем формата А4 с угловым и продольным расположением реквизитов; бланк для писем формата А5; бланк приказа руководителя аппарата Губернатора и Правительства края. 4.1.3. Бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и герба Хабаровского края изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам управления делами Губернатора края. 4.1.4. Бланки документов используются строго по назначению, подлежат учету общим отделом и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам. В переписке между руководителями Правительства края бланки документов не используются. 4.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки организационно-распорядительных документов. 4.2.1. Заголовок к тексту документа. Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "О чем?" - "О выделении...", "Об изменении..." и т.д. К тексту сопроводительного письма, оформленного на бланке формата А5, заголовок не составляется. 4.2.2. Дата документа. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2002 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (29.04.2002). 4.2.3. Подпись документа. Документы, направляемые первым должностным лицам в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются Губернатором края или, по его поручению, первым заместителем Председателя Правительства края. Документы, направляемые другим организациям, ведомствам или частным лицам, подписываются Губернатором края, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. 4.2.4. Адресование документа. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже, например: Министерство культуры Российской Федерации Управление делами При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном, например: Министерство образования Российской Федерации Управление делами Ведущему специалисту А.И.Петрову При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например: Генеральному директору объединения "Агропром" В.Д.Иванову При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например: И.П.Калинину ул. Садовая, д. 5, кв. 12 с. Богородское, Ульчский район, Хабаровский край, 681264 4.2.5. Согласование документа. Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям. Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения конкретным должностным лицам, ими должны быть завизированы. Порядок визирования проектов нормативных актов Губернатора края и постановлений Правительства края изложен в разделе 3 настоящей Инструкции. Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Например: СОГЛАСОВАНО Начальник главного государственно-правового управления Губернатора и Правительства края подпись М.Л.Слепцов 21.07.2002 или СОГЛАСОВАНО Письмо Министерства здравоохранения Российской Федерации от 12.06.2002 N Г7-03/1442 Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись". Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности: с должностными лицами Правительства края; с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе; при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями; с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов. 4.2.6. Утверждение документа. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Гриф утверждения оформляется следующим образом: УТВЕРЖДАЮ Заместитель Председателя Правительства Хабаровского края по социальным вопросам подпись С.А.Чиханацкий 17.04.2002 При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом руководителя структурного подразделения Правительства края, например: УТВЕРЖДЕНО приказом министра природных ресурсов Хабаровского края от 16.07.2002 N 15 Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении 9. 4.2.7. Резолюция. В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему представляется право созыва соисполнителей и координация их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным. На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата. Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. 4.2.8. Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например: Максимова Нина Сергеевна 30 88 14 4.2.9. Оформление приложений к документу. Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.). Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом: Приложение: на 8 л. в 3 экз. Если приложения не названы в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров, например: Приложение: 1. Справка о ... на 3 л. в 2 экз. 2. Проект ... на 8 л. в 3 экз. Если приложения сброшюрованы, количество листов в них не указывается. Приложения к распорядительным документам содержат в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием документа, его даты и номера, например: ПРИЛОЖЕНИЕ к распоряжению Губернатора Хабаровского края от 20.07.2002 N 509-р 4.2.10. Отметка об исполнении документа. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ (приложение 10). 5. Организация документооборота и исполнения документов 5.1. Организация документооборота. 5.1.1. Движение документов в аппарате Правительства края и его структурных подразделениях с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот. 5.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их работников. 5.2. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции. 5.2.1. Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в аппарат Губернатора и Правительства края корреспонденции производятся в централизованном порядке сектором делопроизводства. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов. На корреспонденции, поступившей в сектор делопроизводства после 15.00 часов, проставляется штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку "Вручить лично", вскрываются. При обнаружении повреждения конверта (бандероли), при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 2 экземплярах: первый экземпляр остается в секторе делопроизводства, второй направляется отправителю документа. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов. 5.2.2. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые в системе "Делопроизводство" и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции приведен в приложении 11. 5.2.3. Регистрация поступивших документов, за исключением письменных обращений граждан, производится в секторе делопроизводства с вводом информации о них в систему "Делопроизводство". На зарегистрированных документах в нижней части первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата регистрации документа, его входящий номер, а также количество листов основного документа и количество листов приложения к нему. Здесь же указываются фамилия и инициалы руководителя, которому направляется документ. При регистрации поступившего документа в системе "Делопроизводство" в электронную карточку вводятся необходимые данные о документе. Данные о зарегистрированных документах хранятся в системе "Делопроизводство" не менее 5 лет. 5.2.4. Распределение поступающей корреспонденции осуществляется сектором делопроизводства в соответствии с распределением обязанностей между заместителями Председателя Правительства края и руководителем аппарата Губернатора и Правительства края, а также с учетом вопросов, отнесенных к сферам ведения подразделений. 5.2.5. Передача зарегистрированного документа из одного подразделения в другое производится через сектор делопроизводства. 5.2.6. Документы, поступившие непосредственно в подразделение (незарегистрированные), должны быть в обязательном порядке направлены на регистрацию в сектор делопроизводства. 5.2.7. Требования к регистрации документов при организации поиска по ним изложены в разделе 6 настоящей Инструкции. 5.3. Организация доставки документов. 5.3.1. Доставка обработанной в секторе делопроизводства корреспонденции в министерства, комитеты, управления и ведомства Правительства края осуществляется как непосредственно уполномоченными сотрудниками этих подразделений, так и средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи. 5.3.2. По каналам электрической связи отправляются: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. 5.3.3. Документы для отправки передаются в сектор делопроизводства полностью оформленными, зарегистрированными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ. 5.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи. 5.4.1. Электронные сообщения, отправляемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики в процессе исполнения. 5.4.2. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями: объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов; документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения; ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения; запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования". Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями. 5.5. Учет количества документов. 5.5.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится в секторе делопроизводства. Результаты учета количества документов обобщаются и представляются руководству. 5.5.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении. 5.6. Работа исполнителей с документами. 5.6.1. Руководители министерств края, комитетов, управлений Правительства края обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса. 5.6.2. При рассмотрении документов руководитель выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются немедленно. 5.6.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Правительства края или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки. 5.6.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах. 5.6.5. При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.). Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. 6. Поисковая система по документам 6.1. Регистрация документов. 6.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. 6.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. 6.1.3. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется, но делается отметка в регистрационной карте. 6.1.4. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, постановления и распоряжения Губернатора края, постановления Правительства края, приказы руководителя аппарата Губернатора и Правительства края по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан. Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу. 6.1.5. Документы регистрируются в электронных карточках. 6.1.6. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: - наименование организации (автора или корреспондента); - наименование вида документа; - дата и регистрационный номер документа; - дата и индекс поступления; - заголовок к тексту (краткое содержание документа); - резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); - срок исполнения документа; - отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами. 6.2. Организация поисковой системы по документам. 6.2.1. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений создаются поисковые системы по документам. 6.2.2. Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники. Например, справочные картотеки (по корреспондентам, видам документов, авторам документов и др.), контрольно-справочные, кодификационные, по обращениям граждан, алфавитные и другие в зависимости от задач поиска информации. 6.2.3. Поисковые системы должны обеспечивать поиск информации, не отнесенной к государственной тайне или служебной информации ограниченного распространения. 7. Контроль исполнения документов 7.1. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. 7.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы. При постановке документа на контроль на левом поле документа делается отметка (штампом) "Контроль". 7.3. Контроль исполнения обеспечивает руководитель структурного подразделения Правительства края и по его поручению специальная служба контроля. 7.4. Контроль за ходом исполнения нормативных правовых актов Губернатора и Правительства края осуществляет главное контрольное управление Губернатора края. 7.5. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются руководителем, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Документы подлежат исполнению в следующие сроки: с конкретной датой исполнения - в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно" - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца; по обращениям граждан, требующим дополнительного изучения и проверки - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, следующего за нерабочим днем. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме. 7.6. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока. Продление срока исполнения поручения допускается в исключительных случаях. В этом случае руководители министерств края, комитетов, управлений Правительства края представляют автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее, чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа. 7.7. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа. 7.8. Снятие документа с контроля осуществляет руководитель структурного подразделения или по его поручению другой ответственный работник. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об его исполнении и направлении в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "в дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ. 7.9. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. 7.10. Сектор делопроизводства не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в министерствах края, комитетах, управлениях Правительства края и подведомственной сети для информирования руководителей Правительства края и принятия необходимых мер. 8. Организация документов в делопроизводстве Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив учреждения в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Хабаровского края. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. 8.1. Составление номенклатуры дел. 8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в аппарате Губернатора и Правительства края с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 8.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях аппарата Губернатора и Правительства края, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности аппарата Губернатора и Правительства края, их виды, состав и содержание. 8.1.3. В аппарате Губернатора и Правительства края составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение 12) и сводная номенклатура дел Правительства края. Номенклатура дел структурного подразделения составляется отделом (лицом), ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в общий отдел. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в общий отдел. 8.1.4. Сводная номенклатура дел составляется общим отделом на основе номенклатур дел структурных подразделений. 8.1.5. Сводная номенклатура дел подписывается начальником общего отдела, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется ЭК) Правительства края, с экспертной проверочной комиссией (далее именуется ЭПМК) управления по делам архивов Правительства края и утверждается управляющим делами Губернатора края. Согласовывается номенклатура дел с управлением по делам архивов Правительства края не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в учреждении. 8.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Правительства края получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. 8.1.7. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. 8.1.8. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Правительства края. 8.1.9. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой аппарата Губернатора и Правительства края. 8.1.10. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Правительства края. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. 8.1.11. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12 - 05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название управления, комитета, отдела Правительства края или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например: Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов) В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с органами местного самоуправления по вопросам подготовки и переподготовки кадров В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: Переписка с Министерством транспорта Российской Федерации по вопросам... При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с главами городов, районов края о социальной защите населения В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты) например: Годовые отчеты ЗАО "Болшевский текстиль" о работе автотранспорта Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Например: - нормативные и инструктивные документы вышестоящих органов; - постановления и распоряжения Губернатора края; - протоколы заседаний коллегии, комиссий, штабов, совещаний при руководителях и документы к ним; - планы; - отчеты; - справочные документы, переписка; - вспомогательные, регистрационные журналы, картотеки и т.д. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с управлением по делам архивов Правительства края срок хранения. В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1999 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. 8.1.12. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера. 8.1.13. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов). 8.2. Формирование и оформление дел. 8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. 8.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д. 8.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с постановлением главы администрации края от 13 февраля 1998 г. N 57 "О порядке ведения личных дел государственных служащих государственной службы Хабаровского края". Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. 8.2.4. Дела Правительства края подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками службы ДОУ и специалистами структурных подразделений, назначенных ответственными за делопроизводство, при методической помощи и под контролем ведомственного архива Правительства края. 8.2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение 13); нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела. 8.2.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Правительства края; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование Правительства края указывается полностью, в именительном падеже; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Правительства края; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел Правительства края, согласованной с ЭПМК управления по делам архивов Правительства края; дата дела - указывается год заведения и год окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно". По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения. 8.2.7. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 8.3. Организация оперативного хранения документов. 8.3.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив Правительства края дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в ведомственный архив Правительства края. 8.3.2. Из ведомственного архива выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта - заместитель. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения управляющего делами Губернатора края или его заместителя. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения управляющего делами Губернатора края с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. 9. Порядок передачи документов на хранение в архив Документы Правительства края являются краевой собственностью и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на государственное хранение в государственный архив Хабаровского края как государственная часть архивного фонда Хабаровского края. Для хранения документов Государственной части Архивного фонда Хабаровского края и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче в государственный архив Хабаровского края Правительство края образует архив. Подготовка документов к передаче на хранение в архив Правительства края включает работу специалистов общего отдела и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел. 9.1. Экспертиза ценности документов. 9.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. 9.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в аппарате Правительства края создается постоянно действующая экспертная комиссия. 9.1.3. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, утвержденным управляющим делами Губернатора края. 9.1.4. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях Правительства края непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК. 9.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Правительства края; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. 9.1.6. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Правительства края путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Правительства края. 9.1.7. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются. 9.1.8. В каждом структурном подразделении Правительства края описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива Правительства края. По этим описям документы сдаются в архив Правительства края. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Правительства края, которую готовит архив учреждения и по которой он сдает дела на государственное хранение в государственный архив Хабаровского края. 9.1.9. Описи дел структурных подразделений составляются в двух экземплярах по установленной форме (приложение 14) и представляются в архив Правительства края через два года после завершения дел в делопроизводстве. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с начальником общего отдела и утверждается руководителем структурного подразделения. 9.1.10. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение 15) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Правительства края одновременно. Согласованные акты утверждаются управляющим делами Губернатора края только после утверждения ЭПМК управления по делам архивов Правительства края описей дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком. 9.1.11. Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всего Правительства края. 9.2. Подготовка и передача документов в архив. 9.2.1. В ведомственный архив Правительства края передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении. Их передача производится только по описям дел. 9.2.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив Правительства края, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 9.2.3. Передача дел в архив Правительства края осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному управляющим делами Губернатора края. 9.2.4. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Правительства края сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Правительства края. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. 9.2.5. Прием каждого дела производится заведующим архива Правительства края в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела. 9.2.6. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Правительства края лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Правительства края независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. 10. Изготовление и использование печатей и штампов (Раздел утратил силу - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 26.02.2006 г. N 94-р) Приложение 1 к Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края Образец ¦ Губернатор Хабаровского края ¦ ¦ ПОСТАНОВЛЕНИЕ не ¦ менее ¦ ___________ N ______ 8 см ¦ г. Хабаровск ¦ ¦ \/ ---- ¦ Об Основных направлениях \/ реализации государственной 1 инт. в политики в области здорового режиме питания жителей Хабаровского "точно" края на 2002 - 2006 годы для ПЭВМ /\ ¦ 1,25 см <-->В целях реализации Концепции государственной политики в области здорового питания населения Российской Федерации на период до 2005 года, ¦ утвержденной Постановлением Правительства Российской \/ Федерации от 9 августа 1998 г. N 917, и 1 инт. осуществления профилактических мероприятий, в режиме направленных на здоровое и безопасное питание "одинар- жителей края, охрану их здоровья и улучшение ный" структуры питания, для ПЭВМ ПОСТАНОВЛЯЮ: /\ 1. Утвердить прилагаемые: ¦ Основные направления реализации государственной политики в области здорового питания жителей Хабаровского края на 2002 - 2006 годы; Мероприятия по реализации Основных направлений государственной политики в области здорового питания левое жителей Хабаровского края на 2002 - 2006 годы. правое поле 2. Главам муниципальных образований городов и поле 3,5 см районов края при осуществлении социально- 1,2 см -------> экономической политики принять меры по насыщению <------ рынка продовольственных товаров поваренной пищевой йодированной солью и снабжению детских дошкольных, образовательных, образовательно-оздоровительных и санаторно-оздоровительных учреждений продуктами питания, обогащенными йодом, другими микроэлементами, витаминами. (Далее текст не приводится) ¦ \/ 4 инт. в режиме "одинарный" для ПЭВМ /\ ¦ Губернатор подпись В.И.Ишаев нижнее поле не менее 2 см /\ ¦ Приложение 2 к Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края Образец ¦ Губернатор Хабаровского края ¦ ¦ РАСПОРЯЖЕНИЕ не ¦ менее ¦ ___________ N ______ 8 см ¦ г. Хабаровск ¦ ¦ \/ ---- ¦ О выдаче Сертификата \/ законопослушного 1 инт. в налогоплательщика режиме Хабаровского края "точно" для ПЭВМ /\ ¦ 1,25 см <-->За своевременную и полную уплату налогов, сборов и других обязательных платежей в бюджеты всех ¦ уровней и государственные внебюджетные фонды, на \/ основании решения Совета по взаимодействию 1 инт. финансовых, налоговых органов, органов федерального в режиме казначейства и других органов, осуществляющих "одинар- контроль за поступлением доходов в бюджет, от 7 июня ный" 2002 г. N 1: для ПЭВМ 1. Выдать Сертификат законопослушного /\ налогоплательщика Хабаровского края сроком на два ¦ года филиалу Банка внешней торговли (открытое акционерное общество "Внешторгбанк") в г. Хабаровске левое (Воробьев В.В.). правое поле поле 3,5 см 1,2 см -------> <------ (Далее текст не приводится) ¦ \/ 4 инт. в режиме "одинарный" для ПЭВМ /\ ¦ Губернатор подпись В.И.Ишаев нижнее поле не менее 2 см /\ ¦ Приложение 3 к Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края Образец Лист согласования проекта постановления Губернатора Хабаровского края "Об утверждении Положения о коллегии министерства природных ресурсов края" СОГЛАСОВАНО Первый заместитель Председателя Правительства края по экономическим вопросам подпись, И.О.Фамилия дата Заместитель Председателя Правительства края по вопросам промышленности, транспорта и связи подпись, И.О.Фамилия дата Министр природных ресурсов края подпись, И.О.Фамилия дата Начальник главного управления государственной службы Губернатора и Правительства края подпись, И.О.Фамилия дата Начальник главного государственно- правового управления Губернатора и Правительства края подпись, И.О.Фамилия дата Управляющий делами Губернатора края подпись, И.О.Фамилия дата Руководитель аппарата Губернатора и Правительства края подпись, И.О.Фамилия дата Фамилия, имя, отчество, телефон исполнителя Приложение 4 к Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края Образец УТВЕРЖДЕНЫ постановлением Губернатора Хабаровского края от 28.06.2002 N 311 ¦ \/ 4 инт. в режиме "одинарный" для ПЭВМ /\ ¦ ¦ \/ ¦ ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ 1,5 инт. \/ /\ 1 инт. в реализации государственной политики в ¦ режиме области здорового питания жителей "точно" Хабаровского края на 2002 - 2006 годы для ПЭВМ /\ ¦ ¦ \/ 2 - 3 инт. в режиме "одинарный" для ПЭВМ /\ ¦ Основной целью реализации государственной политики в области здорового питания жителей Хабаровского края на 2002 - 2006 годы является укрепление здоровья населения края, в первую очередь беременных женщин, детей и подростков. Анализ показателей здоровья населения Хабаровского края свидетельствует об их ухудшении по всем группам болезней, связанных с фактором питания, в том числе: - по болезням эндокринной системы - в 1,8 - 3,0 раза; - по болезням крови и кроветворных органов - в 1,4 - 2,8 раза; - по болезням костно-мышечной системы - в 3,1 раза; - врожденных аномалий - в 1,6 раза; - новообразованиям - в 1,9 - 2,1 раза. Отмечается тенденция к снижению числа детей, находящихся на грудном вскармливании. В 2001 году только 28 процентов детей находились на грудном вскармливании шесть и более месяцев. (Далее текст не приводится) ¦ \/ 3 инт. в режиме "одинарный" для ПЭВМ /\ ¦ Наименование должности подпись И.О.Фамилия руководителя структурного подразделения, готовящего проект Приложение 5 к Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края Образец УТВЕРЖДЕНЫ постановлением Губернатора Хабаровского края от 08.08.2002 N 375 ПОВЫШАЮЩИЕ КОЭФФИЦИЕНТЫ к ставкам земельного налога на 2002 год в районах и городах Хабаровского края ----T-------------------------------T-------------T--------------¬ ¦ N ¦ Районы и города края ¦Земли городов¦Земли сельских¦ ¦п/п¦ ¦ и поселков ¦ населенных ¦ ¦ ¦ ¦ ¦пунктов и вне ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ их границ ¦ L---+-------------------------------+-------------+--------------- 1. Амурский район 180 180 2. Аяно-Майский район - 120 - 150 (Далее текст не приводится) Наименование должности руководителя структурного подразделения, готовящего проект подпись И.О.Фамилия Приложение 6 к Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края Образец УТВЕРЖДЕНЫ постановлением Губернатора Хабаровского края от 07.08.2002 N 372 МЕРОПРИЯТИЯ по реализации основных направлений социально-экономического развития Ульчского района на период до 2005 года и на перспективу до 2010 года ----T----------------------------T----------T--------------------¬ ¦ N ¦ Содержание мероприятий ¦ Срок ¦ Исполнители ¦ ¦п/п¦ ¦исполнения¦ ¦ +---+----------------------------+----------+--------------------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ L---+----------------------------+----------+--------------------- 1. Разработать план мероприятий IV открытое акционерное по выпуску сушеных квартал общество строганых пиломатериалов и 2002 г. "Дальлеспром", экспортной щепы с корпорация использованием отходов "Росэкспортлес", производства для выработки министерство лесной тепловой и электрической промышленности края энергии в Де-Кастринском лесопромышленном узле 2. Провести расширение и 2003 Департамент модернизацию питомника год природных ресурсов Кизинского лесхоза по Дальневосточному региону 3. Восстановить теплицы и 2002 - - " - организовать выращивание 2003 гг. саженцев лесных культур (Далее текст не приводится) Наименование должности подпись И.О.Фамилия руководителя структурного подразделения, готовящего проект Приложение 7 к Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края Образец ¦ Правительство Хабаровского края ¦ ¦ ПОСТАНОВЛЕНИЕ не ¦ менее ¦ ___________ N ______ 8 см ¦ г. Хабаровск ¦ ¦ ¦ \/ \/ ---- 1 инт. в Об основных направлениях режиме обеспечения экономики края "точно" кадрами рабочих профессий для ПЭВМ /\ ¦ 1,25 см ¦ <-->В целях подготовки высококвалифицированных \/ кадров рабочих профессий, обеспечивающих необходимые 1 инт. темпы роста объемов производства и качества в режиме выпускаемой продукции, Правительство края "одинар- ПОСТАНОВЛЯЕТ: ный" 1. Утвердить прилагаемый состав комиссии по для ПЭВМ прогнозированию и координации подготовки и /\ переподготовки рабочих кадров в Хабаровском крае. ¦ 2. Утвердить прилагаемые контрольные показатели подготовки и переподготовки рабочих кадров для правое левое отраслей народного хозяйства края на период до 2005 поле поле года. 1,2 см 3,5 см <------ -------> (Далее текст не приводится) ¦ \/ 4 инт. в режиме "одинарный" для ПЭВМ /\ ¦ Губернатор, Председатель Правительства края подпись В.И.Ишаев нижнее поле не менее 2 см /\ ¦ Приложение 8 к Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края Образец Правительство Хабаровского края ПРОТОКОЛ расширенного заседания Правительства края 18.04.2002 N 4 г. Хабаровск ПРЕДСЕДАТЕЛЬ: Ишаев В.И. - Губернатор, Председатель Правительства края ПРИСУТСТВОВАЛИ: фамилии и инициалы участников расширенного заседания Правительства края в алфавитном порядке приглашенные: человек (список прилагается). ПОВЕСТКА ЗАСЕДАНИЯ: 1. О задачах по разграничению государственной собственности на землю и повышению доходов от использования земель на территории Хабаровского края. Докладчик: Громова Г.А. - заместитель Председателя Правительства края - министр имущественных отношений края. 2. О мерах по подготовке и проведению весенне-полевых работ, заготовке грубых кормов сельскохозяйственными предприятиями края всех форм собственности. Докладчик: Кологоров Н.В. - заместитель Председателя Правительства края - министр сельского хозяйства края. 1. СЛУШАЛИ: Громову Г.А. - доклад изложен в стенограмме хода расширенного заседания Правительства края. ВЫСТУПИЛИ: 1. Фамилия, инициалы - наименование должности 2. Фамилия, инициалы - наименование должности РЕШИЛИ: Излагается принятое решение по данному вопросу. В таком же порядке записывается ход обсуждения и принятое решение по второму вопросу повестки дня. Стенограмма хода расширенного заседания Правительства края прилагается. Губернатор, Председатель Правительства края подпись В.И.Ишаев Приложение 9 к Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края ПЕРЕЧЕНЬ документов, подлежащих утверждению АКТЫ (проверок и ревизий, экспертизы, приема законченных строительством объектов, передачи дел, ликвидации организаций, учреждений, предприятий); ЗАДАНИЯ (на проектирование, капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских работ, технические и др.); ИНСТРУКЦИИ, правила (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и др.); НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, численности работников и т.д.); ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.); ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы, и т.д.); ПЛАНЫ (производственные, научно-исследовательских работ, поставок продукции, распределения продукции, работы коллегии, ученого совета); ПОЛОЖЕНИЯ (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.); ПРОГРАММЫ (проведения работ, мероприятий, командировок и пр.); РАСЦЕНКИ (на производство работ и т.д.); СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, на проведение мероприятий, на капитальное строительство и т.д.); СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ; ТАРИФНЫЕ СТАВКИ; УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ; ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. Приложение 10 к Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края СХЕМА РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ 10 ¦<-->¦ --------------------------------------------------------+----+------- ¦ ¦ 3 /\ ¦ -------T-- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ¬ ¦--- ¦ ¦ /\ 01 02 03 13 ¦ 17 ¦ ¦ ¦ ---+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -+ ¦--- ¦ ¦ ¦ /\ ¦ /\ ¦ ¦ ¦ 20¦ ¦ 06 07 04 05 08 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦30 ¦ ¦ 77¦ ---+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 09 10 11 12 ¦ \/ ¦ ¦ ¦ +- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -+ +--- ¦ ¦ ¦ ¦ 14 15 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 73 ¦ 78 ¦ ¦ ¦ \/ ¦<--------------->¦ <---------------------->¦ ¦ ¦ ¦- - - - ¬+- - - - - - - - -+ ¦ ¦ ¦ /\ ¦ ¦ ¦ ¦ 18¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ 18 17 16 ¦ ¦ ¦ ¦L - - - -+- - - - - - - - -+- + - - - - - - - - - - - -+ ¦ ¦ ¦¦<----->¦ ¦ ¦ ¦ 30 ---+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -+ ¦ ¦297 ¦ /\ 19 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 120¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ---+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ¦ ¦ ¦ /\ ¦ ¦ ¦ ¦ 20¦ ¦ 20 21 24 ¦ ¦ ¦ \/ ¦ ¦ ¦ ¦ ---+- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - ¦ ¦ ¦ /\ 22 23 25 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 40¦ 26 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +- - - - - - - - - - - - - T - - - T - - - - -+ +--- ¦ ¦ \/ 27 28 29 ¦ 16 ¦ ¦ ---+- - - - - - - - - - - - - + - - - + - - - - -- +--- ¦ ¦ ¦ 10 \/ +---------T--------------------------T-------T---------------+------- ¦ 35 ¦ 94 ¦ 30 ¦ ¦ ¦<------->¦<------------------------>¦<----->¦ ¦ ¦ 210 ¦ ¦<---------------------------------------------------------->¦ Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка СОСТАВ реквизитов документов 01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - код формы документа; 06 - наименование организации; 07 - справочные данные об организации; 08 - наименование вида документа; 09 - дата документа; 10 - регистрационный номер документа; 11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 12 - место составления или издания документа; 13 - гриф ограничения доступа к документу; 14 - адресат; 15 - гриф утверждения документа; 16 - резолюция; 17 - заголовок к тексту; 18 - отметка о контроле; 19 - текст документа; 20 - отметка о наличии приложения; 21 - подпись; 22 - гриф согласования документа; 23 - визы согласования документа; 24 - печать; 25 - отметка о заверении копии; 26 - отметка об исполнителе; 27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 28 - отметка о поступлении документа в организацию; 29 - отметка для автоматического поиска документа. Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01, 02, 04, 05, 06, 07, 08, а также отметки для расположения реквизитов 09, 10, 11, 14, 17, 18, 19. При оформлении документов используют следующие реквизиты: 09, 10, 11, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29. Приложение 11 к Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края ПЕРЕЧЕНЬ документов, не подлежащих регистрации в секторе делопроизводства общего отдела управления делами Губернатора края 1. Письма, присланные для сведения. 2. Сводки и информация, присланные для сведения. 3. Учебные планы, программы. 4. Рекламные извещения, плакаты, программы конференций, совещаний. 5. Поздравительные письма и пригласительные билеты. 6. Бухгалтерские документы (передаются в финансовый отдел управления делами Губернатора края). 7. Печатные издания. 8. Формы статистической отчетности. 9. Обращения граждан (передаются в службу по работе с обращениями граждан Губернатора и Правительства края). Анонимные заявления и обращения, кроме тех, в которых извещается о готовящихся или совершенных преступлениях (передаются в службу по работе с обращениями граждан Губернатора и Правительства края). 10. Нормативные правовые акты и документы Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации (передаются в главное государственно-правовое управление Губернатора и Правительства края). Приложение 12 к Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края Форма номенклатуры дел структурного подразделения ПРАВИТЕЛЬСТВО ХАБАРОВСКОГО КРАЯ Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 00.00.0000 N ____ _______________________ г. Хабаровск На ____________ год -------T--------------------T-----------T-------------T----------¬ ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦Количество ¦Срок хранения¦Примечание¦ ¦ дела ¦ (тома, частей) ¦дел (томов,¦ дела (тома, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ частей) ¦ части) и ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦номер статей ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ по перечню ¦ ¦ +------+--------------------+-----------+-------------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ +------+--------------------+-----------+-------------+----------+ ¦ Название раздела ¦ +------T--------------------T-----------T-------------T----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Наименование должности руководителя структурного подразделения подпись расшифровка подписи дата СОГЛАСОВАНО Начальник общего отдела управления делами Губернатора Хабаровского края подпись расшифровка подписи дата Ведущий специалист ведомственного архива подпись расшифровка подписи дата Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______ году в структурном подразделении ----------------------------------T-------T----------------------¬ ¦ По срокам хранения ¦ Всего ¦ в том числе: ¦ ¦ ¦ +-----------T----------+ ¦ ¦ ¦переходящих¦с отметкой¦ ¦ ¦ ¦ ¦ "ЭПК" ¦ +---------------------------------+-------+-----------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ +---------------------------------+-------+-----------+----------+ ¦Постоянного ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------------------+-------+-----------+----------+ ¦Временного (свыше 10 лет) ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------------------+-------+-----------+----------+ ¦Временного (до 10 лет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦включительно) ¦ ¦ ¦ ¦ +---------------------------------+-------+-----------+----------+ ¦ИТОГО ¦ ¦ ¦ ¦ L---------------------------------+-------+-----------+----------- Наименование должности ответственного за делопроизводство подпись расшифровка подписи дата Итоговые сведения переданы в службу ДОУ Наименование должности передавшего сведения подпись расшифровка подписи дата Формат А4 (210 x 297 мм) Приложение 13 к Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения -------------------¬ ______________________________________________¦Ф. N _____________¦ ¦Оп. N ____________¦ ______________________________________________¦ ¦ ¦Д. N _____________¦ ______________________________________________L------------------- __________________________________________________________________ (наименование архива) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ (наименование учреждения и структурного подразделения) ДЕЛО N ____ ТОМ N ____ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ (заголовок дела) __________________________________________________________________ (дата) На _______ лист Хранить ___________ --------------¬ ¦Ф. N ________¦ ¦Оп. N _______¦ ¦Д. N ¦ ¦________ ¦ L-------------- Формат С4 (230 x 320 мм) Приложение 14 к Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения ________________________________________________________________ (наименование учреждения) __________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения подпись расшифровка подписи дата ОПИСЬ N ----T------T----------------T-------T------T----------T----------¬ ¦ N ¦Индекс¦ Заголовок дела ¦ Дата ¦Коли- ¦ Срок ¦Примечание¦ ¦п/п¦ дела ¦ (тома, части) ¦ дела ¦чество¦ хранения ¦ ¦ ¦ ¦(тома,¦ ¦(тома, ¦листов¦ дела ¦ ¦ ¦ ¦части)¦ ¦части) ¦в деле¦ (тома, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(томе,¦ части) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦части)¦ ¦ ¦ +---+------+----------------+-------+------+----------+----------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 <1> ¦ 7 ¦ +---+------+----------------+-------+------+----------+----------+ ¦ Название раздела ¦ +---T------T----------------T-------T------T----------T----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+------+----------------+-------+------+----------+----------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ В данную опись внесено ____________________ дел с N ____ по N ____ (цифрами и прописью) в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя описи подпись расшифровка подписи дата -------------------------------- <1> Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения. СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО <2> Начальник общего отдела Протокол ЭК структурного управления делами подразделения Губернатора Хабаровского от _________ N ____ края подпись расшифровка дата подписи Передал ______________________________________________________________ дел (цифрами и прописью) и ________________________ регистрационно-контрольных картотек к (цифрами и прописью) документам <3>. Наименование должности сотрудника структурного подразделения подпись расшифровка подписи дата Принял __________________________ дел и __________________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных картотек к документам. Ведущий специалист ведомственного архива подпись расшифровка подписи дата Формат А4 (210 x 297 мм) -------------------------------- <2> При наличии ЭК структурного подразделения. <3> Передаются вместе с делами канцелярии. Приложение 15 к Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению ПРАВИТЕЛЬСТВО УТВЕРЖДАЮ ХАБАРОВСКОГО Наименование должности КРАЯ руководителя АКТ подпись расшифровка подписи _________________ дата (место составления) о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании _____________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ____________________ (название фонда) ----T-----------T------T-------T---------T-------T--------T------¬ ¦ N ¦ Заголовок ¦Дата ¦Номера ¦Индекс ¦Коли- ¦ Сроки ¦Приме-¦ ¦п/п¦ дела или ¦дела ¦описей ¦дела ¦чество ¦хранения¦чание ¦ ¦ ¦ групповой ¦или ¦(номен-¦(тома, ¦дел ¦ дела ¦ ¦ ¦ ¦ заголовок ¦край- ¦клатур)¦части) по¦(томов,¦ (тома, ¦ ¦ ¦ ¦ дел ¦ние ¦за годы¦номен- ¦частей)¦ части) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦даты ¦ ¦клатуре ¦ ¦и номера¦ ¦ ¦ ¦ ¦дел ¦ ¦или номер¦ ¦ статей ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦дела по ¦ ¦ по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦описи ¦ ¦перечню ¦ ¦ +---+-----------+------+-------+---------+-------+--------+------+ ¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ +---+-----------+------+-------+---------+-------+--------+------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +---+-----------+------+-------+---------+-------+--------+------+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ L---+-----------+------+-------+---------+-------+--------+------- Итого _____________________________ дел за _________________ годы. (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК ________________________________ (наименование архивного учреждения) (протокол от _________________ N _______________) Наименование должности лица, проводившего экспертизу подпись расшифровка подписи дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК от ______ N ____ Документы в количестве ______________________________________ дел, (цифрами и прописью) весом _________ кг сданы в _______________________________________ (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от __________________ N ________________ Наименование должности работника учреждения, сдавшего документы подпись расшифровка подписи дата Изменения в учетные документы внесены. Наименование должности работника (службы ДОУ), внесшего изменения в учетные документы подпись расшифровка подписи дата Формат А4 (210 x 297 мм) Приложение 16 к Инструкции по делопроизводству в аппарате Губернатора и Правительства Хабаровского края ПЕРЕЧЕНЬ документов, на которых ставится печать (Приложение утратило силу - Распоряжение Губернатора Хабаровского края от 26.02.2006 г. N 94-р) ------------------------------------------------------------------ Информация по документуЧитайте также
Изменен протокол лечения ковида23 февраля 2022 г. МедицинаГермания может полностью остановить «Северный поток – 2»23 февраля 2022 г. ЭкономикаБогатые уже не такие богатые23 февраля 2022 г. ОбществоОтныне иностранцы смогут найти на портале госуслуг полезную для себя информацию23 февраля 2022 г. ОбществоВакцина «Спутник М» прошла регистрацию в Казахстане22 февраля 2022 г. МедицинаМТС попала в переплет в связи с повышением тарифов22 февраля 2022 г. ГосударствоРегулятор откорректировал прогноз по инфляции22 февраля 2022 г. ЭкономикаСтоимость нефти Brent взяла курс на повышение22 февраля 2022 г. ЭкономикаКурсы иностранных валют снова выросли21 февраля 2022 г. Финансовые рынки |
Архив статей
2024 Ноябрь
|
